1. No category

ARIS in BPR – how to succeed?
dr Tomasz Ordysiński
Stages in ARIS methodology
Project preparation
phase
Definition of present
state processes
Analysis and design of
target concept (future)
Implementation
and futher changes
continuation
1. Project preparation (1)





Procedures definition
Objectives definition
Creating BPR teams
Choosing methods and tools for project realization
Time schedule definition
1. Project preparation (2)
BPR team
leader
Team knowledge
and experience
Specific
models o
procedur
BPR team
Specific
project
objective
General project
objectives
General
models of
procedures
Project
preparation
phase
Terms an
documenta
book
ARIS
Toolset
Methods and
1. Project preparation (3)
Strategy
planning
BPR project
need
defining
procedure
models
defining
project
organization
defining
project
budget
defining
objectives of
particular
project phases
defining
methods
and tools
there are
changes
required
changing
general
realization
project
defining problem
to solve
general
realization
project ready
selection of
BPR range
in organization
defining general
project
objectives
general
realization
project
acceptation
defining internal
project
objectives
lack of
project
acceptation
start of
BPR project
Definition of
present
state processes
2. Definition of present state processes (1)
BPR team
leader
Team knowledge
and experience
Specific
models of
procedures
BPR team
Selected
employees
Present
state
models
Definition of
present
state processes
Specific
project
objectives
Specific
project
objectives
ARIS
Toolset
Terms and
documentation
book
Word
processor
2. Definition of present state processes (2)
Interview and
forms
preparation
BPR team +
selected
employees
Interviews
realization
Process
modeling using
ARIS
Models check
and
consolidation
Present state
model
zainteresowanie
od strony
klienta/zapytanie ofertowe
skierowanie
do Zastępcy
Sekretarka
"mały"klient
zaakceptował
ofertę
System
firmy
towary są
na magazynie
skierowanie do
Działu Ofertowania
Handlowiec
sprawdzenie
czy klient jest w bazie
klient wyraził
chęć zakupu
sprawdzenie
dostępności
towarów
Handlowiec
towarów nie ma
w magazynie
towary są w magazynie,
ale ich stan
jest zbyt niski
Uzupełnienie stanu
magazynu
(Kier. DH)
poinformowanie
o koszcie i terminie
sprowadzenia
Zamówienie
towaru do
dostawcy
uzupełniono stan
magazynu
klienta
nie ma w bazie
klient
zaakceptował
i koszt
i termin
sprowadzenia
klient jest w bazie
Handlowiec
klient
nie zaakceptował
i kosztu
i terminu
sprowadzenia
Handlowiec
Zaświadczenie
o nr NIP
wprowadzenie
danych klienta
do bazy
System
firmy
przygotowanie
zamówienia
Kierownik
Działu handlowego
Zaświadczenie
o nr REGON
wprowadzono
dane klienta
do bazy
przygotowano
zamówienie
System
firmy
przygotowanie
oferty
Dział ofertowania
i realizacji produkcji
pobranie zaliczki
od klienta
i wystawienie
KP
przekazano
zamównienie
z Działu handlowego
Zamówienie
towaru do
dostawcy
podpisanie
niestandardowego
zamówienia przez
klienta
Handlowiec
KP
klient podpisał
zamówienie
wprowadzanie listy
towarów
Handlowiec
Zamówienie
towaru do
dostawcy
klient wpłacał
zaliczkę
klient nie
wpłacał zaliczki
Kontroler
finansowy
Zamówienie
towaru do
dostawcy
wysłanie zamówienia
do PSB
wysłanie zamówienia
do dostawcy
Kierownik
Działu handlowego
Kierownik
Działu handlowego
KP
rozliczenie zaliczki
wysłano zamówienie
klienta
rozliczono zaliczkę
odebranie towaru
od dostawcy
Magazynier
Dostawca
zapytanie klienta
o sposób
płatności
ustalenie ceny
i podpisanie
oferty
odebrano towar
od dostawcy
Zastępca
Prezesa
płatność kartą
płatność gotówką
specjalny klient faktura na koniec
tygodnia
płatność odroczona
System
firmy
wystawienie
dokumentu
WZ na materiały
klient
decyduje się na
kredyt
WZ
poinformowanie
klienta o
możliwości
odebrania towaru
Handlowiec
dostarczenie
materiałów
klientowi przez
dostawcę
wybór spedytora
Kartoteka
firm
spedycyjnych
dostarczono
materiały klientowi
wybrano
firmę
spedycyjną
podpisanie WZ
przez klienta
wystawienie zlecenia
transportu
klient podpisał WZ
wystawiono zlecenie
transportu
Kierownik
Działu handlowego
Zlecenie
transportu
Klient
klient pojawił się
po odbiór
towaru
Kierownik
Działu handlowego
koniec tygodnia
roboczego
odebranie
dokumentu WZ
przekazanie
dostawcy
danych
odbierającego
potwierdzono
odebranie towaru
przez klienta
przekazano
dostawcy
dane odbierającego
Dane odbiorcy
zapłata przy
użyciu terminala
zapłacono kartą
wpisanie
zapłaty kartą
do zeszytu
przyjęcie
zapłaty gotówką
przyjęto gotówką
oraz
wydano resztę
potwierdzenie
transakcji
z terminala
dostarczenie
materiałów
klientowi przez
spedytora
Spedytor
Zeszyt płatności
kartami płatniczymi
Handlowiec
wystawienie
paragonu
za materiały
dostarczenie
oferty
do klienta
Paragon za
materiały
sprzedane
dostarczono
materiały klientowi
System
firmy
wpisano
zapłatę kartą
do zeszytu
wystawienie
faktury
za materiały
wystawienie faktury
za palety
Faktura za palety
dla klienta
Klient
podpisanie WZ
przez klienta
Faktura za
materiały
sprzedane
wystawiono
pragaon
za materiały
wystawiono
fakturę
za materiały
wystawiono
faktury za palety
WZ
klient podpisał WZ
odebranie
dokumentu WZ
Kierownik
Działu handlowego
Faktura za materiały
od dostawcy
czekamy na odpowiedź
Faktura za
odebranie faktury
usługi
za transport
transportowe
odebrano fakturę
za usługi
transportowe
potwierdzono
odebranie towaru
przez klienta
wprowadzenie
materiaów na
stan magazynu
System
firmy
wprowadzono
materiały na
stan magazynu
wystawienie
faktury
za materiały
KP
wystawienie faktury
za palety
Faktura za
materiały
sprzedane
wystawiono
fakturę
za materiały
wystawiono
faktury za palety
Kierownik
Działu handlowego
dostarczenie faktury
klientowi
dostarczono
fakturę klientowi
odebranie oryginału
Fakrtura za
faktury
materiały
towarowej od dostawcy
otrzy,mano oryginał
faktuty towarowej
Faktura za palety
dla klienta
2. Definition of present state processes (3)
Start of interview
preparation
identify
the process
interfaces
identifing
starting
event
defining
procedures
identyfinig
end
event
check if the
model is complete
fix term
choosing
respondent
model
incomplete
defining
part of the
process
secure technical
resources
complete
model
assign
organization
unit
preparation
finished
identify
input/output
data
describe
object
atributes
check if
the model
coherent
model
incoherent
prepare
respondents
part of
the process
described
correct
model
create
function tree
choose another
function
model checked
choosing
function
consolidate
model
another
function
chosen
all functions
described
present
state model
ready
3. Analysis and design of target concept (future)
(1)
Specific
models of
procedures
Present
state
models
BPR team
leader
BPR team
Reference
models
Target process
models
Analysis and design of
target concept (future)
Specific
project
objectives
Team knowledge
and experience
ARIS
Toolset
Specific
project
objectives
Terms and
documentation
book
Word
processor
Project
management
tool
3. Analysis and design of target concept (future)
(2)
Analisys of value chain,
time, cost, quality
Analysis of
weak sides of
the process
Searching for
improvement
method
"mały"klient
zaakceptował
ofertę
System
firmy
towary są
na magazynie
Handlowiec
sprawdzenie
czy klient jest w bazie
Handlowiec
towarów nie ma
w magazynie
poinformowanie
o koszcie i terminie
sprowadzenia
Zamówienie
towaru do
dostawcy
uzupełniono stan
magazynu
klienta
nie ma w bazie
klient
zaakceptował
i koszt
i termin
sprowadzenia
klient jest w bazie
Handlowiec
Defining new
process flows
klient
nie zaakceptował
i kosztu
i terminu
sprowadzenia
Handlowiec
Zaświadczenie
o nr NIP
wprowadzenie
danych klienta
do bazy
System
firmy
przygotowanie
zamówienia
Kierownik
Działu handlowego
Zaświadczenie
o nr REGON
wprowadzono
dane klienta
do bazy
przygotowano
zamówienie
System
firmy
pobranie zaliczki
od klienta
i wystawienie
KP
przekazano
zamównienie
z Działu handlowego
Zamówienie
towaru do
dostawcy
podpisanie
niestandardowego
zamówienia przez
klienta
Handlowiec
KP
klient podpisał
zamówienie
wprowadzanie listy
towarów
Handlowiec
Zamówienie
towaru do
dostawcy
klient wpłacał
zaliczkę
klient nie
wpłacał zaliczki
Flow simulation
of new process
klient wyraził
chęć zakupu
sprawdzenie
dostępności
towarów
towary są w magazynie,
ale ich stan
jest zbyt niski
Uzupełnienie stanu
magazynu
(Kier. DH)
Reference model and
benchmarking methods
Kontroler
finansowy
Zamówienie
towaru do
dostawcy
wysłanie zamówienia
do PSB
wysłanie zamówienia
do dostawcy
Kierownik
Działu handlowego
Kierownik
Działu handlowego
KP
rozliczenie zaliczki
wysłano zamówienie
klienta
rozliczono zaliczkę
odebranie towaru
od dostawcy
Magazynier
Dostawca
zapytanie klienta
o sposób
płatności
odebrano towar
od dostawcy
płatność kartą
płatność gotówką
specjalny klient faktura na koniec
tygodnia
płatność odroczona
System
firmy
wystawienie
dokumentu
WZ na materiały
klient
decyduje się na
kredyt
WZ
poinformowanie
klienta o
możliwości
odebrania towaru
Handlowiec
Kierownik
Działu handlowego
koniec tygodnia
roboczego
dostarczenie
materiałów
klientowi przez
dostawcę
wybór spedytora
Kartoteka
firm
spedycyjnych
dostarczono
materiały klientowi
wybrano
firmę
spedycyjną
podpisanie WZ
przez klienta
wystawienie zlecenia
transportu
klient podpisał WZ
wystawiono zlecenie
transportu
Kierownik
Działu handlowego
Zlecenie
transportu
Klient
klient pojawił się
po odbiór
towaru
odebranie
dokumentu WZ
przekazanie
dostawcy
danych
odbierającego
potwierdzono
odebranie towaru
przez klienta
przekazano
dostawcy
dane odbierającego
Dane odbiorcy
zapłata przy
użyciu terminala
zapłacono kartą
wpisanie
zapłaty kartą
do zeszytu
przyjęcie
zapłaty gotówką
przyjęto gotówką
oraz
wydano resztę
potwierdzenie
transakcji
z terminala
dostarczenie
materiałów
klientowi przez
spedytora
Spedytor
Zeszyt płatności
kartami płatniczymi
Handlowiec
wystawienie
paragonu
za materiały
Paragon za
materiały
sprzedane
dostarczono
materiały klientowi
System
firmy
wpisano
zapłatę kartą
do zeszytu
wystawienie
faktury
za materiały
wystawienie faktury
za palety
Faktura za palety
dla klienta
Klient
podpisanie WZ
przez klienta
Faktura za
materiały
sprzedane
wystawiono
pragaon
za materiały
wystawiono
fakturę
za materiały
wystawiono
faktury za palety
WZ
klient podpisał WZ
odebranie
dokumentu WZ
Kierownik
Działu handlowego
Faktura za materiały
od dostawcy
Faktura za
odebranie faktury
usługi
za transport
transportowe
odebrano fakturę
za usługi
transportowe
potwierdzono
odebranie towaru
przez klienta
wprowadzenie
materiaów na
stan magazynu
System
firmy
wprowadzono
materiały na
stan magazynu
Model of target
process state
"mały"klient
zaakceptował
ofertę
System
firmy
towary są
na magazynie
Handlowiec
sprawdzenie
czy klient jest w bazie
klient wyraził
chęć zakupu
sprawdzenie
dostępności
towarów
Uzupełnienie stanu
magazynu
(Kier. DH)
klient
zaakceptował
i koszt
i termin
sprowadzenia
klient jest w bazie
Handlowiec
klient
nie zaakceptował
i kosztu
i terminu
sprowadzenia
Handlowiec
Zaświadczenie
o nr NIP
wprowadzenie
danych klienta
do bazy
System
firmy
przygotowanie
zamówienia
Kierownik
Działu handlowego
Zaświadczenie
o nr REGON
wprowadzono
dane klienta
do bazy
wystawienie
faktury
za materiały
poinformowanie
o koszcie i terminie
sprowadzenia
Zamówienie
towaru do
dostawcy
uzupełniono stan
magazynu
klienta
nie ma w bazie
Handlowiec
towarów nie ma
w magazynie
towary są w magazynie,
ale ich stan
jest zbyt niski
przygotowano
zamówienie
Zamówienie
towaru do
dostawcy
KP
wystawienie faktury
za palety
Faktura za palety
dla klienta
Faktura za
materiały
sprzedane
wystawiono
fakturę
za materiały
System
firmy
pobranie zaliczki
od klienta
i wystawienie
KP
podpisanie
niestandardowego
zamówienia przez
klienta
Handlowiec
wystawiono
faktury za palety
przekazano
zamównienie
z Działu handlowego
KP
klient podpisał
zamówienie
wprowadzanie listy
towarów
Kierownik
Działu handlowego
Handlowiec
Zamówienie
towaru do
dostawcy
klient wpłacał
zaliczkę
klient nie
wpłacał zaliczki
Kontroler
finansowy
Zamówienie
towaru do
dostawcy
wysłanie zamówienia
do PSB
wysłanie zamówienia
do dostawcy
Kierownik
Działu handlowego
dostarczenie faktury
klientowi
Kierownik
Działu handlowego
KP
rozliczenie zaliczki
wysłano zamówienie
klienta
dostarczono
fakturę klientowi
rozliczono zaliczkę
odebranie towaru
od dostawcy
Magazynier
Dostawca
zapytanie klienta
o sposób
płatności
odebranie oryginału
Fakrtura za
faktury
materiały
towarowej od dostawcy
odebrano towar
od dostawcy
otrzy,mano oryginał
faktuty towarowej
płatność kartą
płatność gotówką
specjalny klient faktura na koniec
tygodnia
płatność odroczona
System
firmy
wystawienie
dokumentu
WZ na materiały
klient
decyduje się na
kredyt
WZ
poinformowanie
klienta o
możliwości
odebrania towaru
Handlowiec
Kierownik
Działu handlowego
koniec tygodnia
roboczego
dostarczenie
materiałów
klientowi przez
dostawcę
wybór spedytora
dostarczono
materiały klientowi
wybrano
firmę
spedycyjną
Kartoteka
firm
spedycyjnych
podpisanie WZ
przez klienta
wystawienie zlecenia
transportu
klient podpisał WZ
wystawiono zlecenie
transportu
odebranie
dokumentu WZ
przekazanie
dostawcy
danych
odbierającego
potwierdzono
odebranie towaru
przez klienta
przekazano
dostawcy
dane odbierającego
Kierownik
Działu handlowego
Zlecenie
transportu
Klient
klient pojawił się
po odbiór
towaru
Dane odbiorcy
zapłata przy
użyciu terminala
zapłacono kartą
wpisanie
zapłaty kartą
do zeszytu
przyjęcie
zapłaty gotówką
przyjęto gotówką
oraz
wydano resztę
potwierdzenie
transakcji
z terminala
dostarczenie
materiałów
klientowi przez
spedytora
Spedytor
Zeszyt płatności
kartami płatniczymi
Handlowiec
wystawienie
paragonu
za materiały
Paragon za
materiały
sprzedane
dostarczono
materiały klientowi
System
firmy
wpisano
zapłatę kartą
do zeszytu
wystawienie
faktury
za materiały
wystawienie faktury
za palety
Faktura za palety
dla klienta
Klient
podpisanie WZ
przez klienta
Faktura za
materiały
sprzedane
wystawiono
pragaon
za materiały
wystawiono
fakturę
za materiały
wystawiono
faktury za palety
WZ
klient podpisał WZ
odebranie
dokumentu WZ
Kierownik
Działu handlowego
Faktura za materiały
od dostawcy
Faktura za
odebranie faktury
usługi
za transport
transportowe
odebrano fakturę
za usługi
transportowe
potwierdzono
odebranie towaru
przez klienta
wprowadzenie
materiaów na
stan magazynu
System
firmy
wprowadzono
materiały na
stan magazynu
wystawienie
faktury
za materiały
KP
wystawienie faktury
za palety
Faktura za
materiały
sprzedane
wystawiono
fakturę
za materiały
wystawiono
faktury za palety
Kierownik
Działu handlowego
dostarczenie faktury
klientowi
dostarczono
fakturę klientowi
odebranie oryginału
Fakrtura za
faktury
materiały
towarowej od dostawcy
otrzy,mano oryginał
faktuty towarowej
Faktura za palety
dla klienta
3. Analysis and design of target concept (future)
(3)
function was
executed
recogniction of
function results
check whether the
results are used in
other function
the results
are not used
by other function
the results are
used by other
function
establish the
output (result)
norm
norm
established
check whether
the results are
compatible with
norms
the results
are compatible
with norms
the results
are not compatible
with norms
search the
way of
improvement
improvement
accepted
3. Analysis and design of target concept (future)
(4)
Function was
chosen
check whether
the function creates
value in other process
Check whether the
function is necessary
in process
function
creates value
for other
process
function is
necessary
function is
not necessary
check whether
the function
increases process
value
Function
increases
the process value
Function does not
increase
the process value
functio
no
3. Analysis and design of target concept (future)
- benchmarking
Qualitative and quantitative benchmarking criteria
Productivity
Order completed per hour, number of employees involved
in order realization, the share of value adding functions in
total cost of functions …
Quality
Errors (mistakes) ratio, number of complaints, information
accessibility and correctness, cost of complaints service …
Time
Time of order realization, transport time, ratio of on-time
and delayed deliveries…
Customer
satisfaction
Quality noticed by customer, product durability, customer
friendly service, guarantee range, delivery punctuality …
3. Analysis and design of target concept (future)
- summarization
Present state
models ready
The need of
target concept
Check possibilty of
benchmarking
usage
Check availability
of reference models
choose the
analysis tools
redesign
processes
analyze strong
and weak sides
of the process
analyze time
and cost of
processes
simulate
processes
Function's
results
analysis
Function's
added value
analysis
Workflow
analysis
Organizational
units
analysis
check phase III
objectives
Find the
improvement
ways
Objectives
accomplished
Objectives not
accomplished
4. Implementation and futher changes
continuation (1)
Procedures
models
BPR team
leader
BPR team
Target models
of processes
Process realization
team
Constant
improvement
mechanisms
Team knowledge
and experience
Implementation
and futher changes
continuation phase
Specific
project
objectives
Specific
project
objectives
ARIS
Toolset
4. Implementation and futher changes
continuation (2)
Analysis and design of
target concept (future)
small changes
in IT
required
need of concept
implementation
Project of new
IT system
implementation
prepare
implementation
plan
new organizational plan of process
structure
integration
plan ready
ready
plan of IT
resources
usage ready
change the
organizational
structure
create teams
for process
realization
New IT system
required
plan of training
ready
assign
IT resources to
processes
perform process
flow tests
problems
with process
flow occured
analyze and
evaluate IT
resources
correct process
flow
process
flow ok
train employe
prepare mecha
of change
continuatio
REENGINEERING
EVOLUTIONARY
CHANGES
The level of
organization
changes
REENGINEERING
EVOLUTIONARY
CHANGES
REENGINEERING
Summarization
PROCESSES
Case study – Gate Gourmet (Geneva dep.) (1)

Company and environment




Catering used to be one of airline company department
Outsourcing made it outside company of Swissair but it belong to
international holding Swissair Beteiligungen AG (“global player”). GG
consists of 68 companies (14000 employees) in 22 countries. Annually
thy produce app. 100 billions of meals.
Geneva department hires app. 400 employees, they produce from 8000
to 10000 meal for app. 110 flights per day, including private or VIP
flights
Why BPR?




Airline companies are constantly cutting on costs (less income)
Globalization – airline company wants to have “single sourcing” (the
same supplier in all countries they fly)
Ecology aspects – increasing cost of plastic dish utilization
Competition – “return catering” (planes should be still in the air, if the
flight is short the supply should be enough for both directions)
Case study – Gate Gourmet (Geneva dep.) (2)

Service details



The airline company strictly controls even the way the food is
placed on plate – the offer must be perfectly adjusted to
requirements.
Catering is not only meals. They must also supply: refreshing
tissues, paper towels, newspapers, tax free goods or even
toothpicks. Totally it can be 20000 of articles for long flight (all
packed in metal trolleys and delivered on board just-in-time)
Company organization before BPR

Geneva department consist of 4 functional departments:




Supply and Logistic,
Account and IT,
Meal production,
Supportive activities.
Case study – Gate Gourmet (Geneva dep.) (3)
Management
Supply and Logistic
1.
2.
Orders management
Storage management
Account and IT
1.
Controlling
Meal production
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Cold meals
Hot meals
Bakery
Cake baking
Portioning
Placing meals on plate
Supportive activities
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Transport
Board equipment
Dishes
Dish/trolley washing
Refreshments
On-board sale
Case study – Gate Gourmet (Geneva dep.) (4)

BPR beginning

Management meeting to identify basic (crucial) processes:




Despite the fact that meals production department hires more than a
half of total employees it’s not a most important GG service
The most important it to deliver supplies on board in perfect time,
quantity and quality – THE BIGGEST MISTAKE IS TO CAUSE
FLIGHT DELAY!!
The conclusion – basic business area of company is logistic not
food production, so outsource it.
New organization (team/process oriented) is introduced on
following picture.
Case study – Gate Gourmet (Geneva dep.) (5)
Management
HR
Finance
EQUIPMENT/MEAL TRANSPORT
CUSTOMER SERVICE
MEAL PRODUCTION AND PREPARATION
SPECIAL FLIGHTS
Delivery
Case study – Gate Gourmet (Geneva dep.) (6)

EQUIPMENT/MEAL TRANSPORT



Collection of dirty dishes/trolleys from airplanes
Different variants (for each team) depending on the flight
duration and airline company – the aim was to eliminate storage.
(Before BPR the trolley was waiting for next use for 2 days when
transport and washing takes only 2 hours)
Some trolleys (e.g. with drinks) are refilled on-board at once
(without cleaning). There are special transport cars.
Case study – Gate Gourmet (Geneva dep.) (7)

CUSTOMER SERVICE




The team executes the process from offer presentation to
invoicing for service.
There is a customer segmentation e.g. Last minute (constant
contact with other teams to check free resources and coordinate
actions).
Customer can get information about every phase of his order
realization.
IT solutions are crucial.
Case study – Gate Gourmet (Geneva dep.) (8)
MEAL PRODUCTION AND PREPARATION

Outsourcing
Outside
suppliers
MEAL PRODUCTION
AND PREPARATION
“Salt & Pepper” line
“Finger food” line
“Sweet” line
“Soft” line
EQUIPMENT/MEAL TRANSPORT

Case study – Gate Gourmet (Geneva dep.) (9)

SPECIAL FLIGHTS

The team (only 6 employees) is responsible for whole service
because it’s unique e.g. meals are ordered in certain
restaurants.