1. No category

Produktionsplanering Region
Östergötland
Dagens
tema, 2015-01-01, Förnamn Efternamn
Region Östergötland
Brister i tillgängligheten
Region Östergötland
Produktionsplanering
För att med patienten i ett kundfokus
 skapa ett bra flöde,
 få ökad kontroll på vad som bör göras och vad som
görs
 samt synliggöra och skapa en medvetenhet hos
medarbetaren vad vi gör och varför.
Region Östergötland
Utmaningar/frågeställningar för
verksamheten?
Planera ur ett
helhetsperspektiv?
Jobba aktivt med
väntelistor?
Att planera utifrån
patientbehov?
Koppling mellan
produktion
och schema?
Att ha koll på
resurserna?
Att hålla
vårdgarantin?
Att följa upp och
redovisa utfall?
Att kunna ge
tid direkt?
Att ha bra flyt när
patienten kommer?
Region Östergötland
Optimala
resursscheman
Vad är nyttan?
• Ger kontroll över verksamhetens inflöden (Behov)
• Ger möjlighet till kontinuerlig, relevant och tydlig
uppföljning o styrning
• Skapar framförhållning
• Ger större tydlighet i scheman
• Skapar ett gemensamt språk och därmed en
tydlighet kring vad som ska göras
Region Östergötland
Regiondirektörens
verksamhetsplan 2015
Produktionsplanering enligt LiÖ modellen
Region Östergötland
Produktionsplaneringscykel
Region Östergötland
Produktionsplanering
• Planering av vad som behöver göras utifrån
– Uppdrag
– Behov
• Med hänsyn till
– Resurstillgång
Region Östergötland
Detaljeringsgrad/planeringshorisont
Allokeringavavresurser
resurser
Allokering
Detaljeringsgrad Daglig
styrning
Hög
Produktionsplan,
Produktionsplan,
kapacitetsplan…
kapacitetsplan…
Kortsiktig
planering
Långsiktig
planering
Uppdrag
Strategisk
planering
Låg
0-6v
12-20v
1 år
3 år
Planeringshorisont
Region Östergötland
Produktionsplan
• En långsiktig produktionsplan visar vad vi ska
producera (i antal) av olika produkter över en period
om minst 12 månader.
• Planen ska vara nedbruten till veckonivå så variationer
på den nivån är med i planeringen
Plan 2013
Årsbehov
V1
V2
V3
…
V52
4000
50
90
90
90
50
(antal besök)
Nybesök Normal Hand
Region Östergötland
Planeringnivå
Centrumnivå
Sinnescentrum
Kliniknivå
Enhetsnivå
Region Östergötland
HPK
Mottagning
Klinik
Operation
Mottagning
Produktionsplanering –
en del av Lean
Region Östergötland
Produktionsplaneringprocess Region
Östergötland
Region Östergötland
Basdata
• Ta fram/besluta vilka produkter som skall produceras.
• Definiera vilka resurser och tid som respektive produkt
drar
Region Östergötland
Produkten i långsiktig planering
Exempel:
Nybesök Normal Hand
Återbesök Normal Hand
Nybesök Avancerad Hand
Region Östergötland
Produkten i långsiktig planering
Nybesök Normal Hand
Kartlägg de stora patientflöden som finns inom
verksamheten.
Region Östergötland
–
HPK: Hand, Plastik, Brännskada
–
Primärvård: Tillfällig sjukdom, Kronisk
sjukdom, BVC, Primärprevention
–
Endokrinmedicin: Osteoporos, Diabetes,
Endokrinologi
Produkten i långsiktig planering
Nybesök Normal Hand
Vad gör vi med patienterna?
– Nybesök
– Återbesök
– Operation
– Behandling
– Vårdtillfälle
– Hembesök
– Administrativ patientkontakt (Tel.
Begreppen ovan kallas produkttyp
Region Östergötland
Produkten i långsiktig planering
Nybesök Normal Hand
Mer detaljerad valfri specifikation, t ex:
– Vårdgivare/nivå: Normal, avancerad,
Läkare, SSK, Kurator…
– Resursåtgång: Kort, mellan, lång…
– Undergruppering: – Spec av patientgrupp
(Rökavvänjning, Barn, ..)
– Tidsåtgång: 15 min, 30 min, 60 min
– …..
Anpassas för varje kliniks behov
Region Östergötland
Produkten i långsiktig planering
Exempel:
Nybesök Normal Hand
Återbesök Normal Hand
Nybesök Avancerad Hand
Produkttyp + Valfri del + Process/Patientflöde
Region Östergötland
Vad ska planeras? Inte bara produkter
Patientkontakt som
man inte kan mäta i tid
Produkter
Nybesök Normal Hand
Admin
Forskning
Återbesök Normal Hand
Jour
Rond
Operation Normal Hand
Brev
Remiss
etc
Definieras i antal som skall
Utföras/produceras
Region Östergötland
Övriga aktiviteter
Indirekt patientarbete
etc
Definieras som
avsatt tid/vecka
Övrig administration
Produktkatalogen - Vilka resurser
krävs?
Produkt
Vårdtjänst (Cosmic)
Resurs
Resursåtgång
(timmar)
Nybesök
Normal
Hand
Ex. Nybesök
Normal
Hand
Region Östergötland
Läkare
1
SSK
0,5
Långsiktig planering
Hur många besök
behöver olika
patientgrupper under
ett år
• Hur ser behov 12 månader framåt och vad ska
produceras 12 månader framåt
• Finns resurser för den valda produktionen
• Hur skall resurser allokeras/fördelas
• Hur påverkas budgeten av produktionsplanen
Region Östergötland
Långsiktig planering – Arbetsprocess
Hur ser behovet ut? Antal
väntande/kö och prognoser
Styrning!
Uppföljning
Produktionsplanering
Kapacitetsplanering
Finns resurser/
kapacitet?
Utfall
Behöver några
åtgärder tas?
Region Östergötland
Beslutande
möte
Produktionsplan
&
Handlingsplaner
Hur hittar man behovet?
• Historik
•
•
•
•
•
Inflöden
Produktion
Kö
Beläggning
…….
• Prognos
•
•
•
•
•
Region Östergötland
nya uppdrag
nya metoder
trender
händelser i omvärlden
…
Produktionsplan - årsnivå
Produkt/Vårdtjänst
Nybesök Normal Hand
Återbesök Normal Hand
…
Region Östergötland
2014
2000
1000
Prognos Resurstillgång
På årsnivå
• Vilka resurser kommer vi att ha tillgång till?
Förändringar från tidigare?
• Arbetstid?
• Förväntad frånvaro?
Region Östergötland
Resurstillgång per anställd
Bruttokapacitet
Frånvaro
Semester
Utbildning
Sjukdom
etc
Övriga aktiviteter
Admin
Forskning
Avdelningsarbete
Jour
Nettokapacitet
Rond
Remiss
etc
Produkter
Nybesök Normal Hand
Återbesök Normal Hand
Operation Normal Hand
Region Östergötland
Prognos resurstillgång
Vad är vår
resurstillgång är under
året
Region Östergötland
Resurs
Nettokapacitet
(timmar)
Läkare
DSK
SSK
USK
…
10000
3000
3800
3600
SUMMA
20400
Från produkter till kapacitetsbehov
Produktkatalog
Kö (2013)
Nybesök Normal Hand
2000
500
Återbesök Normal Hand
1000
30
Behov
2014
Tillgång
Produkter
mantimmar
Nybesök Normal Hand
…
2014
Region Östergötland
Resursåtgång för att täcka behov
Produkt/Aktivitet
Nybesök Normal Hand
Återbesök Normal Hand
Återbesök Kroniker
Återbesök BVC
Nybesök Primärprevention
Administration
Antal
LK
DSK
SSK
DiabSSK
(tim)
(tim)
(tim)
(tim)
2000
2000
1000
1000
1000
500
4000
2400
200
200
3300
300
200
500
2000
500
N/A
2000
300
600
800
Möten
N/A
250
80
600
120
Telefontid
N/A
300
600
2000
400
Remissgranskning
N/A
500
400
200
50
7950
1880
4600
5170
Region Östergötland
Har vi kapacitet/resurser så det räcker
för behovet?
Produkt/Aktivitet
Nybesök Normal Hand
Återbesök Normal Hand
Återbesök Kroniker
Läkare DSK SSK DiabSSK
Summa
2000
1000
3000
500
100
600
2400
200
200
3300
10100
2400
Återbesök BVC
Nybesök Primärprevention
300
200
500
2100
Administration
2000
300
600
800
6600
Möten
250
80
600
120
1660
Telefontid
300
600 2000
400
3900
Remissgranskning
500
400
50
1300
Summa behov
7650
1880 4600
5170
22100
Summa Tillgång
8000
2200 3800
4500
21300
Diff.
350
320 -800
-670
140
Region Östergötland
200
Vad gör man om det inte går ihop
Påverka
•
•
Behovet
Tillgången
Chefen styr med strategiska beslut om t ex:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Beviljande av ledigheter
Arbetstider
Kompetensutveckling
Fördelning av individers tid
Fördelning av arbetsuppgifter mellan yrkeskategorier
Standardisera arbetssätt där det är möjligt
Prioritering – kurser, konferenser etc
Beslut om t ex administrativ tid
Rekrytering
….
Region Östergötland
Långsiktig planering – Arbetsprocess
Uppföljning
Region Östergötland
Produktionsplanering
Kapacitetsplanering
Beslutande
möte
Produktionsplan
&
Handlingsplaner
Produktionsplan per vecka
Plan 2013
(antal besök)
…
Årsbehov
V1
V2
V3
4000
80
90
90
90
3000
60
70
70
80
Återbesök Kroniker
4000
0
80
80
80
Återbesök BVC
2000
0
40
40
40
Nybesök Normal Hand
Återbesök Normal Hand
…
Region Östergötland
Långsiktigplanering/vecka
Produktkatalog
V1
V2
V3
…
Nybesök Normal Hand
80
90
90
90
Återbesök Normal Hand
70
80
80
80
mantimmar
Nybesök Normal Hand
…
V1
Region Östergötland
V2
V3
…
Omsätt lång plan till kort
Region Östergötland
Kortsiktig planering
Omfattar:
•
•
•
•
Schemaläggning av aktiviteter/skapa tidböcker
Schemaläggning av resurser
Matchning tidbok/resursschema
Bokning av patienter
Region Östergötland
Kortsiktig planering
Produktionsplaner från
långsiktigplanering
V1
V2
V3
V4
…
Nybesök Normal Hand
80
90
90
90
90
Återbesök Normal Hand
70
80
80
80
80
…
Planering
av
aktiviteter
Planering av
resurser
Frånvaroschema
Region Östergötland
Godkänn
schema
Resursscheman och
Aktivitetsscheman
(Schemamallar/Tidbok)
Veckoschema/kortsiktig
produktionsplan för mottagning
Måndag
Tisdag
Oplanerat
Mottagning
Operation
Oplanerat
Region Östergötland
Onsdag
Oplanerat
Mottagning
Mottagning
Planerat
Hur ska planeringen
se ut på veckonivå för
Torsdag
Fredag
att matcha behovet?
Planerat
Operation
Hembesök
Hembesök
Oplanerat
……
Produktvariant
Vårtjänst
Kategori 1
Produkt
Produktvariant
Produkttyp + Valfri + Process
Nybesök Normal Hand
Delprocess
Aktivitet
Båtbensfraktur
Microkirurgi
Karpaltunnelsyndrom
Region Östergötland
Kategori 2
Avgipsning
Bokningsunderlag
Delprocess/Produktvariant
Aktivitet/Valfritt
Process/Patientflöde
Produkt
Region Östergötland
Produktion - Daglig styrning
• I den dagliga verksamheten sker avvikelser t
ex personal eller patienter som uteblir.
• Justeringar och anpassningar måste göras.
.
Region Östergötland
Uppföljning/Styrning
Region Östergötland
Uppföljning/Styrning
Plan 2013
V1
V2
V3
V4
…
(antal besök)
Plan:
Nybesök Normal Hand
80
90
90
90
90
Utfall:
Nybesök Normal Hand
60
70
90
70
80
Avvikelse
Nybesök Normal Hand
-10
-20
Region Östergötland
-20
Uppföljning på kliniknivå:
verksamhetsnära uppföljning
Olika tidshorisont t ex:
• Dagligen
• Veckovis
• Månadsvis
Uppföljning ger underlag till förbättringar i
planeringen
Region Östergötland
Uppföljning på kliniknivå: Verktyg
Region Östergötland
Olika roller/planeringsperspektiv
Uppföljning
Basdata
Långsiktig planering
Uppdrag
Kortsiktig planering
Produktion
Vad, när och hur mycket ska vi producera?
Vilka resurser åtgår?
Hur planerar vi för att utföra denna planerade produktion?
Hur går det för oss och vad får det för konsekvenser?
Vilka är våra övergripande
riktlinjer?
Hur mycket planerar vi att
producera och vilka resurser
krävs?
Planeringsverktyg
Uppföljningsverktyg
Verksamhetschef
Region Östergötland
Vilka resurser finns tillgängliga
för produktion?
Produktionsplanerare
Cosmic
Schemaläggare
Bokningsansvarig
Konkreta roller och arbetsuppgifter i
processen
Ägare av klinikens produktionsplan är verksamhetschefen.
• Roller, rutiner och arbetssätt ska beskrivas och tillsättas.
• Flera roller kan innehas av en och samma person.
• Samverkan; det ska finnas en röd tråd genom alla steg i
planeringsprocessen
Planeringsperioder
Remisshantering
Väntelistor
Bokning av patient
Schemaläggning av aktiviteter och personal m.m.
Region Östergötland
Roller
Centrumstab/Centrumteam – Centrumstaben ansvarar för att stötta
kliniker i produktionsplaneringsarbetet.
Teamet består av t ex ekonom, verksamhetsutvecklare, logistiker,
cosmic förvaltning och HR-konsult.
•
Huvudfokus för staben är metodstöd och ledningsstöd.
Verksamhetschef (Klinikledning) – Driftledningsansvar, vilket
betyder ansvar för planering, uppföljning och styrning i nära
samarbete med produktionsplanerare. Samarbetar med
centrumteam
•
Mottagare av uppdrag
•
Styrning
Region Östergötland
Roller
Produktionsplanerare – arbetar på kliniknivå med klinikens
långsiktiga planering samt med uppföljning av produktionsvolymer.
Samarbetar med centrumteam, ledningsgrupp och klinikens andra
planeringsroller.
•
Ta fram produktionsbehov
•
Ta fram produktionsplan
•
Ta fram långsiktledighetsönskemål
•
Uppföljning och styrning av långsiktigplanering
Aktivitetsplanerare – har till uppgift att lägga
aktivitetsscheman(kortsiktig produktionsplan), motsvarande
schemamallar i Cosmic, utifrån den långsiktiga produktionsplanen.
Arbetar tätt tillsammans med schemaläggare så att planerna blir
bra både ur ett aktivitets- och resursperspektiv.
•
Skapa aktivitetsschema utifrån långsiktig produktionsplan
Region Östergötland
Roller
Schemaläggare – har till uppgift att resursätta aktiviteterna i
aktivitetsschemat med hänsyn till gällande regelverk. Resurser
avser klinikens personal och vid behov även andra resurser (t ex
inhyrd personal, rum och utrustning). Arbetar tätt tillsammans med
aktivitetsplanerare så att planerna blir bra både ur ett aktivitets- och
resursperspektiv.
•
•
•
Resurssätter aktivitetschemat kopplat till arbetstider
Inhämtar och stämmer avvikelser såsom semester,
sjukfrånvaro, partiell frånvaro mm
ATL – kontroller, regelverk mm
Bokningsansvarig – har till uppgift att boka in patienter och
hantera väntelistor.
Produktionskoordinator – har till uppgift att sköta den löpande
driften i verksamheten, planera och koordinera dagarna utifrån
saker som sker löpande.
Region Östergötland
Införande modell - detalj
Modul 1
Modul 2
Modul 3
Modul 4
Modul 5
Modul 6
7 tillfällen
4 tillfällen
6 tillfällen
5 tillfällen
4 tillfällen
2 tillfällen
Region Östergötland
Dagens tema, 2013-01-01, Förnamn Efternamn
Status balansprojekt
• 2 piloter 2015, implementering
produktionsplanering enligt LiÖ modell inklusive
nytt IT stöd (Gat)
• Färdigutveckling ver 1 nytt IT-stöd (Gat) för
långsiktig planering
• Det finns en Schema-modul i Gat, förstudie
gällande användning för LiÖ genomförs under
2015
Region Östergötland
Kontakt
[email protected]
Region Östergötland