Anbudet
Anbud 2014-09-30 Upphandlande organisation Upphandling Stockholms stad, Södermalm stadsdelsförvaltning Stefan Tengbom Drift av Hammarby och Danvikstulls dagliga verksamheter 298-2014-2.2.2. Sista anbudsdag: 2014-09-30 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen Anbudslämnare Säljare: Anbud: Organisationsnr.: Frösunda Omsorg AB Anbud för Södermalm Sdf (14/31) 5565092482 1. Upphandling av driften av Hammarby och Danvikstulls dagliga verksamheter 1.1. Anbudsinbjudan 1.1.1. Inledning Södermalms stadsdelsnämnd i Stockholm inbjuder er att lämna anbud på driften av Hammarby dagliga verksamhet och Danvikstulls dagliga verksamhet. Uppdraget omfattar daglig verksamhet enligt Lag om stöd och service åt vissa funktionshindrade (LSS) 9 § punkt 10. Alla människor ska tillförsäkras integritet, självbestämmande och delaktighet oavsett om de har en funktionsnedsättning eller inte. Människor med funktionsnedsättning ska, så långt det är möjligt, ha samma möjligheter som alla andra att leva ett självständigt liv och att ha ett arbete att gå till. Inriktningen för stöd och service till personer med funktionsnedsättning är att identifiera och ta bort det som hindrar delaktighet i samhället och ett självständigt liv. Omsorg och insatser ska präglas av värdighet och respekt och hänsyn ska tas till de olika behov som yngre och äldre har. Personer med funktionsnedsättning kan själva välja boende och korttidsboende samt utförare av daglig verksamhet, hemtjänst, ledsagning, avlösning och personlig assistans. I Stockholms stads vision, uttryckt i Vision 2030 – ett Stockholm i världsklass, finns tillgång till en samhällsservice av högsta kvalitet. Servicen är offentligt finansierad, men driften präglas av mångfald. Stadens arbete ska präglas av ett tydligt brukarfokus. Alla personer med funktionsnedsättning ska erbjudas en god omsorg, stöd och service. Insatserna ska Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 1 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. utformas med respekt för den enskildes önskemål och syfta till att skapa förutsättningar för självständighet och delaktighet i samhället. Målet för daglig verksamhet är att utveckla den enskildes möjligheter till förvärvsarbete. 1.1.1.1. Uppdraget Upphandlingen omfattar driften av daglig verksamhet vid Hammarby och Danvikstulls dagliga verksamheter. Anbud kan lämnas på en, eller båda enheterna. Utföraren ska ge en meningsfull daglig verksamhet för deltagarna. Detta ska ges i enlighet med biståndshandläggares beslut och beställning, avtal, förfrågningsunderlag och anbud. Utföraren är skyldig att ta emot de personer som beställaren anvisar. Hammarby dagliga verksamhet Hammarby dagliga verksamhet är belägen på Färgargårdstorget 3 i Stockholm. I dagsläget har verksamheten tillstånd för 48 platser. Verksamheten har inriktning mot friskvård, hantverk, miljö-trädgård-kök, legoarbete, IT/redaktion-foto. Danvikstulls dagliga verksamhet Danvikstulls dagliga verksamhet är belägen på Alsnögatan 7 i Stockholm. I dagsläget har verksamheten tillstånd för 25 platser. Verksamheten har estetiska och sinnesstimulerande arbetsuppgifter, som musik, media/foto, kommunikation och skapande. I utvärderingsbilagan för respektive verksamhet ges en mer detaljerad redovisning av antal arbetstagare, vårdnivåer, befintlig personal och övriga bemanningsuppgifter. 1.1.2. Upphandlingens bakgrund, omfattning och förutsättningar 1.1.2.1. Avtalsperiod Upphandlingen omfattar verksamhetsdriften av Hammarby dagliga verksamhet och Danvikstulls dagliga verksamhet Anbud kan avse den ena, eller båda verksamheterna. Daglig verksamhet är en av huvudformerna i insatserna enligt LSS. Det är insatser för personer med funktionsnedsättning som har ett omfattande behov av stöd, service och omvårdnad. Insatserna ska skapa förutsättningar för att leva ett så normalt liv som möjligt. Målet med upphandlingen är att teckna avtal med utförare som kan bedriva verksamheten med god kvalitet och att säkerställa en stabil organisation för driften. Utföraren ska ha alla nödvändiga tillstånd för att bedriva verksamheten. Tillstånd för verksamheten enligt LSS 23 § ska sökas hos Inspektionen för vård och omsorg (IVO) omgående, eller senast inom fem arbetsdagar, efter det att tilldelningsbeslutet fattats. Se vidare under punkt 1.3.1.1. Tillstånd. Driften av de dagliga verksamheterna var under 2008 föremål för upphandling och drivs i dag av Attendo LSS AB (Hammarby) och Frösunda Omsorg AB (Danvikstull). Nuvarande avtal löper ut den 31 mars 2015. Södermalms stadsdelsnämnd anlitar upphandlingsavdelningen vid serviceförvaltningen i Stockholms stad för att administrera upphandlingen. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 2 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. 1.1.2.1.1. Valfrihetssystem Kommunfullmäktige beslutade den 9 september 2009 att tillämpa LOV, Lagen om valfrihetssystem, från och med den 1 september 2009 vid upphandling av enskilt drivna verksamheter inom boende och daglig verksamhet inom omsorgen om personer med funktionsnedsättning enligt LSS. Vid konkurrensutsättning av egen verksamhet sker upphandlingarna fortsatt genom LOU, Lagen om offentlig upphandling. Inom Stockholms stad bedrivs LSS-verksamheterna i tre regiformer: - Egen regi - Entreprenad - Enskild verksamhet Samtliga tre regiformer ingår i stadens valfrihetssystem, d.v.s. den enskilde kan välja bland samtliga verksamheter oavsett regiform. Såväl privata företag som ideella organisationer kan ansöka om att bli godkända som leverantörer. Kommuner och landsting ges möjlighet att genom avtal reglera förutsättningarna för valfrihetssystem. Alla leverantörer som ansökt och som uppfyller de fastställda kraven godkänns, varefter avtal tecknas. Lagen bygger på att det inte finns någon priskonkurrens mellan leverantörerna. I stället ges den enskilde möjlighet att välja den verksamhet hon eller han uppfattar tillhandahåller den högsta kvaliteten. 1.1.2.1.2. Lagar, föreskrifter och riktlinjer Verksamheten ska bedrivas enligt de mål och riktlinjer som följer av lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS), socialtjänstlagen (SoL), hälso- och sjukvårdslagen (HSL), offentlighets- och sekretesslagen (OFS), arbetsmiljölagen (AML) samt alla vid varje tillfälle gällande lagar och förordningar. Vidare ska verksamheten bedrivas i enlighet med allmänna råd och anvisningar, utfärdade av bl.a Socialstyrelsen. Stockholms stads mål, policies, riktlinjer och anvisningar för verksamhet för personer med funktionsnedsättning ska efterföljas under hela avtalstiden i de delar som är tillämpliga för den aktuella verksamheten. Mål och åtaganden finns i stadens årliga budgetbeslut, vilken utföraren är skyldig att ta del av, samt i stadens riktlinjer. En närmare specificering av de viktigaste dokumenten framgår av avsnitt 3, "Krav på tjänsten". Stockholms stad har stort fokus på arbetet med kvalitetsutveckling. Oavsett om verksamheten drivs i stadens egen regi eller om den är upphandlad på entreprenad, ska kvaliteten i omsorgen till medborgarna vara hög. Staden arbetar för att i verksamheterna uppnå Vision 2030 om ett Stockholm i världsklass. Därför är det ett krav att även upphandlade utförare utvecklar kvalitetsarbetet. Beställaren ansvarar för att utföraren delges de anvisningar och riktlinjer som efter hand utfärdas av staden och är relevanta för denna typ av verksamhet. Staden ska informera och ge skriftliga underlag beträffande den enskilde samt annan information som behövs för att uppdraget ska kunna utföras. 1.1.2.1.3. Avtalsperiod Avtalstiden är fr.o.m. 2015-04-01 eller från avtalets tecknande till och med 2019-03-31. Om parterna är överens kan avtalet förlängas på samma villkor i två år. Överenskommelse om förlängning skall vara skriftlig och träffas senast tolv månader före avtalstiden utgång. Avtalet (upphandlingskontraktet) anses slutet när beställaren fattat tilldelningsbeslut och behöriga företrädare för båda parter undertecknat avtalet. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 3 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. 1.1.2.2. Stadens organisation Stockholms stad består för närvarande av 14 stadsdelsnämnder och 17 facknämnder inklusive kommunstyrelse. I koncernen Stockholms Stadshus AB ingår ungefär 20 bolag där staden äger aktiemajoritet. Varje stadsdelsnämnd, facknämnd och bolag utgör egna upphandlande myndigheter. En närmare beskrivning av stadens organisation och verksamhet återfinns på www.stockholm.se Närmare beskrivning av stadsdelsnämndens verksamhet återfinns på www.stockholm.se/OmStockholm/Forvaltningar-och-bolag/Stadsdelsforvaltningar/Sodermal m/ Stadens organisation är i ständig förändring och organisation, verksamheter och driftsformer kan ändras under pågående avtalstid som en följd av politiska beslut. 1.1.2.3. Beslut om daglig verksamhet Stockholms stad, genom Södermalms stadsdelsnämnd, är huvudman för verksamheten. Varje enskild stadsdelsnämnd är ansvariga för beslut om plats i daglig verksamhet och övriga frågor som ingår i myndighetsutövningen. För varje enskild insats fattar biståndshandläggare beslut och gör en beställning. Stadens dagliga verksamheter är en gemensam resurs för alla stadsdelar och platserna förmedlas genom enheten för bedömning och förmedling vid socialförvaltningen. När biståndshandläggare fattat beslut om plats i daglig verksamhet görs en bedömning av individuell nivåplacering av enheten för bedömning och förmedling vid socialförvaltningen. Bedömningen utgår från individernas behov enligt sju kriterier. Mer information om bedömningskriterierna finns i bilaga 4, manual för nivåbedömning. Vid förändringar i stödbehov gör bedömningskansliet ny bedömning av nivåplacering. Stadens ersättning till stadsdelsnämnderna utgår från aktuella vårdnivåer för de personer som för tillfället får insatser. Denna ersättning är inte personbunden, d.v.s. den är inte riktad till den enskilde utan en metod att fördela stadens resurser till stadsdelsnämnderna. Se ersättningsnivåer för 2014 i bilaga 2. 1.1.2.4. Ansvar för hälso- och sjukvård I daglig verksamhet enligt LSS ansvarar kommunerna i allmänhet för hälso- och sjukvården förutom läkartjänster. Enligt en överenskommelse mellan landstinget och länets kommuner utför dock landstinget hälso- och sjukvården för personer som tillhör LSS personkrets. Staden är fortfarande huvudman för hälso- och sjukvården, vilket bl.a. innebär att de dagliga verksamheterna omfattas av stadsdelens medicinskt ansvariga sjuksköterskas (MAS) ansvar. Se vidare avsnitt 3, "Krav på tjänsten". Ett lagförslag om att överföra huvudmannaskapet för hemsjukvården från landstingen till kommunerna är för närvarande föremål för remissbehandling. Det finns ingen fastslagen tid för förändringen av huvudmannaskapet. I samband med detta kommer en förändring av ansvaret för hälso- och sjukvården eventuellt att bli aktuell, vilket kan komma att innebära att utföraren ska ansvara för hälso- och sjukvården till och med sjuksköterskenivå. 1.1.2.5. Ekonomiska villkor Uppdraget ska utföras med de ekonomiska ersättningar som framgår av Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 4 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. avsnittet "Ersättningsvillkor". Ersättningen utgår från nivåplaceringar enligt punkten "Beslut om daglig verksamhet" ovan. 1.1.3. Upphandlingsform Upphandlingen genomförs med förenklat förfarande i enlighet med lagen om offentlig upphandling, LOU (2007:1091), (2010:571), 15 kapitlet. 1.1.4. Att lämna anbud 1.1.4.1. Visning av lokaler Det är ett krav att den som lämnar anbud ska ha besökt den dagliga verksamhet som anbud omfattar. Inga frågor utöver de rörande lokalernas beskaffenhet kommer att besvaras av kontaktpersonerna, utan anbudsgivare hänvisas rörande frågor av annat än lokalspecifik karaktär till frågor och svar i tendsign.com. Under veckorna 37 och 38 visas lokalerna efter överenskommelse med lokalintendent Anna Hougner, e-post: [email protected] , telefonnummer 08- 508 12 054. Anbudsgivaren bekräftar att kravet på besök i lokalerna är uppfyllda. (Fritextsvar) Vi bekräftar att kravet på besök i lokalerna är uppfyllda. Vi har besökt Hammarbys dagliga verksamhet och Danvikstulls dagliga verksamhet Ange datum då besök genomfördes vid den eller de verksamheter som anbud avser och namn på den eller de personer från anbudsgivaren som genomförde besöket: (Fritextsvar) Visning genomfördes 2014-09-19. Deltagare: Regionchef Frösunda - Rosalie Gnipe Bid Manager Frösunda - Eva Höxter" 1.1.4.2. Elektroniskt anbudsförfarande I upphandlingen används elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet Visma TendSign för upphandlingen. Anbudsgivare som vill delta i upphandlingen ska lämna in elektroniskt anbud via systemet. Anbudsgivaren får genom TendSign: - tillkommande information - kontroll av att alla frågor ställda i förfrågningsunderlaget är besvarade vid avlämnandet - en tydlig information ifall inte alla obligatoriska krav är uppfyllda För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom att göra en enkel registrering på www.tendsign.com. Det är kostnadsfritt för anbudsgivare att använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd registrering får man omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet kan ni kontakta TendSigns support på 013-47 47 520, öppettider för supporten 08:00-17:00. E-postadress: [email protected] Företag under bildande (som ej har organisationsnummer) får inloggning till system TendSign genom att kontakta TendSigns support på 013-47 47 520. 1.1.4.3. Synpunkter och frågor på förfrågningsunderlaget Om anbudsgivare upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende är det viktigt att staden kontaktas så att missförstånd kan undvikas. Det är viktigt att frågor ställs senast åtta dagar före anbudstidens utgång, så att de hinner besvaras och delges Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 5 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. samtliga intressenter i god tid före anbudstidens utgång. Frågor om upphandlingen ska ställas via tendsign.com. Av frågeställningen ska klart framgå vilken punkt, bilaga eller krav frågeställningen avser. Samtliga svar på inkomna frågor och eventuell annan information om upphandlingen under anbudstiden delges registrerade anbudsgivare via Visma TendSign. Anbudsgivare uppmanas att löpande under anbudstiden kontrollera om tillkommande information har lämnats. I det fall någon får förfrågningsunderlaget från annan än från stadens ombud ankommer det på anbudsgivaren att före inlämnande av anbud kontrollera om tillkommande information har lämnats. Endast skriftliga svar är bindande för staden. Vid behov kan frågor även ställas till ansvarig upphandlare på serviceförvaltningen: Stefan Tengbom, 08-508 11 847, [email protected] 1.1.4.4. Inlämnande av elektroniskt anbud Anbudet ska vara skrivet på svenska och lämnas elektroniskt via tendsign.com senast den dag som angetts som sista anbudsdag. Den upphandlande myndigheten har inte möjlighet att pröva ett anbud som inkommer för sent. Observera att TendSigns support stänger kl. 17.00. Om inte samtliga i förfrågningsunderlaget begärda uppgifter lämnas så kan detta medföra att den upphandlande myndigheten måste utesluta anbudet. 1.1.4.5. Upphandlingens delar Upphandlingen består av två delar. Flera delar i förfrågningsunderlaget är gemensamma för de båda verksamheterna, såsom kvalificeringsdel och större delen av kravspecifikationen. Anbud kan lämnas på en eller båda verksamheterna. Utvärderingsdelen är separat för var och en av de två verksamheterna som anbudsgivaren väljer att lämna anbud på. Olika tilldelningsbeslut kommer att meddelas för var och en av verksamheterna. Överprövning kan således begäras för vart och ett av de olika tilldelningsbesluten. Ange för vilken eller vilka verksamheter som anbud lämnas! (Fritextsvar) Vi önskar att lämna anbud för Hammarby dagliga verksamhet och Danvikstulls dagliga verksamhet 1.1.4.6. Anbudstidens utgång Anbudet ska vara inlämnat senast 2014-09-30 1.1.4.7. Anbudets giltighetstid Lämnat anbud ska vara bindande t.o.m. 2015-03-31 Anbudets giltighetstid enligt ovan bekräftas (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.1.4.8. Reservationer/alternativa anbud Anbudsgivaren ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i detta förfrågningsunderlag med bilagor. Alternativa anbud och reservationer accepteras inte. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 6 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. 1.1.4.9. Anbudsgivande organisation Ange den anbudsgivande organisationens namn, organisationsnummer, adress och telefonnummer. (Fritextsvar) Frösunda Omsorg AB Orgnr: 556509-2482 Adress: Box 708, 169 27 Solna Besöksadress: Frösundaviks allé 15, 169 70 Solna Tel: 010-130 3000 1.1.4.10. Behörig firmatecknare Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare. Undertecknat dokument (bilaga 1) bifogas anbudet med namnet "Bilaga undertecknat anbud". Om annan än behörig firmatecknare har undertecknat anbudet ska fullmakt bifogas anbudet med namnet "Bilaga fullmakt" av vilken ska framgå att den som signerat anbudet har rätt att underteckna anbudet. Har behörig företrädare undertecknat anbudet (alternativt finns fullmakt) och är dokumentet/dokumenten bifogade till anbudet? (Bifogat dokument) Bilaga 1 Anbudets underskrift.pdf 1.1.4.11. Originalhandlingar Undertecknade intyg och handlingar som begärs in av beställaren ska skannas in och laddas upp med anbudet. Beställaren förbehåller sig rätten att under utvärderingsperioden vid behov begära att dessa handlingar även lämnas in i original. 1.1.5. Upphandlingsärendet efter öppning av anbud 1.1.5.1. Öppning av anbud Anbud kommer att öppnas så snart som möjligt efter anbudstidens utgång. 1.1.5.2. Anbudsprövning Anbudsprövning kommer att ske i tre steg: Steg 1 - Kvalificering: Prövning av att krav på anbudsgivaren uppfylls. Endast de anbudsgivare som godkänns beträffande krav på leverantören går vidare till steg 2. Steg 2 - Prövning av att krav på tjänsten uppfylls: I avsnittet "Krav på tjänsten" anges de krav som ställs på tjänsten. Bedöms ett anbud inte klara samtliga dessa krav går anbudet inte vidare till den slutliga värderingen. Prövning av om ett anbud klarar kraven sker utifrån anbudsgivarens intyganden och beskrivningar. Här ingår även prövning av om avtalsvillkoren accepterats. Endast de anbud som bedöms uppfylla samtliga krav i kravspecificeringen går vidare till steg 3, anbudsutvärdering. Steg 3 - Anbudsutvärdering: Utvärderingen sker av de anbud som godkänts i kvalificeringen och Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 7 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. beträffande kravspecificering utifrån vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga i form av erbjuden kvalitet till den av staden bestämda ersättningen. Utvärdering av anbud kommer att ske utifrån de förutsättningar som anges i utvärderingsbilagan för respektive verksamhet. 1.1.5.3. Meddelande om tilldelningsbeslut och avtalsspärr Tilldelningsbeslut fattas av Södermalms stadsdelsnämnd. Snarast efter det att tilldelningsbeslutet fattats kommer samtliga anbudsgivare att underrättas om detta samt skälen för beslutet. Meddelande om tilldelningsbeslut skickas elektroniskt till den person som uppgivits som kontaktperson av anbudsgivaren. Utföraren ska efter det att tilldelningsbeslut meddelats vara beredd att snarast underteckna avtal. Beställaren kommer att underteckna avtalet tidigast elva dagar efter det att meddelande om tilldelningsbeslutet skickats. 1.1.5.4. Tidsplan Anbudsöppning: Snarast efter anbudstidens slut Beräknad tidpunkt för tilldelningsbeslut: november 2014 Övertagandeprocess: december 2014 till och med mars 2015 Avtalsstart: 1 april 2015 1.2. Krav på leverantören/Kvalificeringskrav 1.2.1. Allmänna förutsättningar De krav som ställs i detta avsnitt avser den anbudsgivande organisationen. Eventuella undantag från angivna krav anges tydligt. Här anges de krav som ställs på anbudsgivarens kompetens och erfarenhet, kapacitet samt ekonomiska och finansiella ställning. Vidare anges de bevis med mera som anbudsgivaren måste bifoga och redovisa i sitt anbud för att styrka att de angivna kraven uppfylls. För att en anbudsgivare ska vara kvalificerad måste de krav som redovisas i detta avsnitt vara uppfyllda. 1.2.2. Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandlingen Enligt 10 kap 1§ LOU ska en myndighet utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling, om myndigheten får kännedom om att leverantören enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som omfattar: 1.sådan brottslighet som avses i artikel 2.1 i rådets gemensamma åtgärd98/733/RIF om att göra deltagande i en kriminell organisation i Europeiska unionens medlemsstater till ett brott, 2.bestickning enligt viss närmare angiven definition i lagparagrafen, 3.bedrägeri enligt viss närmare angiven definition i lagparagrafen, 4.penningtvätt också enligt viss närmare definition i lagparagrafen. Kontroll görs av att ingen av de omständigheter föreligger som framgår av 10 kap 2 § i LOU. Av paragrafen framgår att anbud får förkastas om någon av nedanstående omständigheter föreligger eller om en anbudsgivare i väsentligt hänseende låtit bli att lämna upplysningar om dessa förhållanden: 1.är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3.är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 8 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. 4.har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen, 5.inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. Är anbudsgivaren en juridisk person, får denne uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott enligt punkt 3 eller gjort sig skyldig till fel enligt punkt 4. Anbudsgivaren ska i anbudet bekräfta att företaget inte är föremål för ovan nämnda omständigheter. Härmed intygas att ovan angivna grunder för uteslutning inte föreligger. (Ja/Nej svar) Svar: Ja Ange namn och funktion för den person inom den anbudsgivande organisationen som gör ovanstående intygande! (Fritextsvar) Susanne Sidén, Verkställande direktör 1.2.3. Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter mm Staden kommer att kontrollera att anbudsgivarna är registrerade hos Bolagsverket samt har betalat föreskrivna skatter och sociala avgifter. Till anbudet behöver inte, utöver i de nedan specificerade fallen, bifogas några intyg från bolagsverk, skattemyndigheter m.fl. om registrering och skatteskulder etc. Beställaren kommer själv att kontrollera dessa förhållanden via Upplysningscentralen och Skatteverket. Anbudsgivare ska dock vara beredd att förtydliga sin ekonomiska och juridiska ställning om så skulle behövas. Utländska anbudsgivare ska bifoga intyg på att de är registrerade i bolagsregister eller motsvarande, samt att skatter och avgifter är betalda. Organisationer som ej är registrerade i Bolagsverket eller motsvarande register, ska inge stadgar samt protokoll från senaste konstituerande styrelsemöte samt senaste årsmötesprotokoll. Anbudsgivaren ska lämna en kortfattad redogörelse för sin företags-/organisationsform. Redogörelsen ska också omfatta ägarstruktur och koncernförhållanden. Redogör för den anbudsgivande organisationens företags-/organisationsform samt ägarstruktur och eventuella koncernförhållanden. (Fritextsvar) Frösunda Omsorg AB är ett aktiebolag. I Frösunda koncernen finns det drygt 8000 medarbetare och vi erbjuder ett brett tjänsteutbud inom affärsområdena Funktionsnedsättning, Personlig assistans, Individ & Familj samt Äldreomsorg. Varje affärsområde leds av en affärsområdeschef som även sitter i Frösundas företagsledning. Vår koncernledning består av vår VD, fyra affärsområdeschefer, Finans- och ekonomichef, Affärsutvecklingschef, HR-direktör samt Kvalitetschef. Frösunda leds av VD, Susanne Sidén. Susanne är därtill styrelseledamot. Koncernmoderbolaget heter Frösunda Bidco AB. Ägarförhållande Våren 2010 förvärvade HG Capital Frösunda av den tidigare ägaren Polaris Equity. HG Capital är ett brittiskt investmentbolag med specialiserad kompetens inom bland annat vård- och omsorgssektorn. De verkar på den europeiska marknaden och satsar på väletablerade företag. Som ägare tillför HG Capital branschspecifik kompetens och ett aktivt och engagerat stöd. HG Capital har satt upp målet att Frösunda ska vara det självklara valet i Norden och en förebild för hur social omsorg drivs ansvarsfullt och med hög kvalitet. Som ägare vill HG Capital att Frösunda: • sätter kunderna i första rummet • möter kunderna i livets alla skeenden och situationer utifrån individuella behov och med högsta möjliga Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 9 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. kvalitet • har ett NKI (Nöjd Kund Index) som överstiger 90 % • tar ett samhällsansvar genom att ta en aktiv del i den sociala välfärden • bidrar till hög samhällsnytta genom att använda de resurser och skattemedel som samhället ställer till förfogande på ett ansvarsfullt och effektivt sätt • skapar god och långsiktig värdetillväxt Frösunda har ett flertal fristående helägda dotterbolag. Följande dotterbolag finns bland annat inom Frösunda koncernen: Frösunda Omsorg i Sverige. Frösunda LSS i Väst AB, Frösunda Omsorg i Uppland AB Frösunda LSS i Södra Sverige AB, Frösunda Omsorg i Stockholm AB. Den aktuella verksamheten kommer att bedrivas inom Frösunda omsorg AB. 1.2.4. Information om stadens samarbete med Skatteverket Stockholms stad har träffat en överenskommelse med Skatteverket om seriositetskontroll av leverantörer. Detta förebyggande samarbete omfattar samtliga leverantörer och underleverantörer som utför arbete åt staden. Mer information finns på http://foretag.stockholm.se/Upphandling-och-valfrihet/Att-tanka-pa-nar-du-ska-lamna-anb ud/ 1.2.5. Krav på ekonomisk ställning Det är viktigt att leverantör har ekonomiska förutsättningar att fullgöra uppdraget under den tid som avtalet gäller. Anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning godkänns om denne enligt Upplysningscentralen (UC) har riskklass 3 eller högre. Upplysningar från UC kommer att inhämtas av den upphandlande myndigheten efter anbudsöppningen. Anbudsgivare bör själv kontrollera sin riskklassificering hos UC innan anbud lämnas för att utröna om denne på annat sätt behöver visa att kraven på ekonomisk stabilitet uppfylls. För utländska företag gäller krav på motsvarande rating enligt likvärdigt kreditvärderingsinstitut. Om anbudsgivaren har en lägre riskklassificering eller inte är riskkvalificerat, ska anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning godkännas om denna kan styrkas på annat sätt. För att godkännas i dessa fall ska anbudsgivaren inkomma med bevis på att den har tillgång till likvida medel som uppfyller kraven på resurs enligt nedan. Detta kan styrkas med exempelvis koncerngaranti eller lånelöfte från bank. Resursen ska bedömas vara disponibel i två månader från och med övertagandedatum. Beträffande bolag under bildande ska resursen avse bolaget under bildande. Senast inför avtalstecknande ska intyg lämnas om att resursen gäller bolaget. Åberopande av egna eller koncernmoders resurser skall styrkas med senast registrerade årsredovisningen. Syftet med detta krav är att säkerställa anbudsgivarens förmåga att klara av utbetalningar i form av löner och andra utbetalningar i anslutning till övertagandet av verksamheten. Kravet på resurs är 0,7 miljoner kronor avseende Danvikstulls dagliga verksamhet och 0,9 miljoner kronor avseende Hammarby dagliga verksamhet. Lämnas anbud på båda enheterna adderas resurssäkerhetskravet för de båda enheterna. Observera att kravet på resurs endast gäller för det fall anbudsgivaren har riskklass lägre än 3 hos UC. Uppfylls kravet på ekonomisk och finansiell ställning? (Ja/Nej svar) Svar: Ja Inge eventuellt intyg gällande organisationens resurs enligt vad som efterfrågas ovan (Fritextsvar) Se bilaga 2 Koncerngaranti Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 10 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Inge årsredovisning som styrker organisationens ekonomiska och finansiella ställning om så åberopas (Fritextsvar) Se Bilaga 2a ÅR Frösunda Bidco AB RÅ 2013 Kravet uppfylls? (Ja/Nej svar) 1.2.6. Kompetens och erfarenhet Anbudsgivare ska ha dokumenterad kompetens och erfarenhet av att organisera och driva verksamheten enligt de förutsättningar som anges i förfrågningsunderlaget. Däri innefattas att ha kännedom om samt följa och tillämpa de lagar, författningar, tillämpningsföreskrifter och övriga anvisningar som gäller. Ledningen för verksamheten har avgörande betydelse för möjligheterna att på bästa sätt utföra det aktuella uppdraget. Det är viktigt att ledningen finns närvarande, tillgänglig och stödjande i verksamheten. Av särskild betydelse är de personliga kvalifikationerna och erfarenheterna av att ansvara för denna typ av verksamhet hos den eller de personer, som ska leda verksamheten såväl under övertagandefasen som tiden därefter. För att detta ska uppnås ska följande krav uppfyllas: 1. Anbudsgivarens organisation ska antingen ha drivit verksamhet för personer med funktionsnedsättning eller så ska den anbudsgivande organisationen ha minst en person i ledningen som i annan verksamhet varit ansvarig eller medansvarig för drift av verksamhet för personer med funktionsnedsättning. 2. För en person i organisationens ledning krävs dessutom dokumenterad relevant högskoleutbildning om minst 120 poäng, alternativt 180 högskolepoäng, exempelvis socionom eller social omsorgsexamen eller annan högskoleutbildning som kan prövas likvärdig. Äldre relevant högskoleutbildning, som tidigare omfattade ett lägre antal poäng, kommer att godkännas. 3. Den som är eller kommer att förestå verksamheten ska vid kvalificeringen och under avtalstiden ha vitsordad personlig lämplighet och ha kompetens och erfarenhet enligt SOSFS 2002:9 5 §. För att styrka att dessa krav uppfylls ska anbudet innehålla: - Beskrivning av företaget, verksamhetens inriktning och kompetensresurser. - Beskrivning av tidigare uppdrag avseende verksamhet för personer med funktionsnedsättning som den anbudsgivande organisationen drivit, alterntaivt ledningspersonal varit ansvarig eller medansvarig för i tidigare verksamhet. - Meritförteckning för person i ledningen innehållande namn, teoretisk kompetens och erfarenhet samt examensbevis, diplom eller annat dokument som styrker att ställda utbildningskrav är uppfyllt. - Meritförteckning för den person som avses närmast leda verksamheten, om sådan person finns när anbudet lämnas. I annat fall ska framgå vilka krav som kommer att ställas på ledningen vid anställningen. Beskriv anbudsgivande organisation, verksamhetens inriktning och kompetensresurser. (Fritextsvar) Frösundas organisation, verksamhetens inriktning och kompetensresurser Frösunda startade 1989 med affärsidén att personer med funktionsnedsättning, oavsett, ska kunna var delaktiga i samhället och ha möjlighet att ta del av dess utbud av aktiviteter och upplevelser. 1994 kom Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) vilket skapade en stark efterfrågan på just vår kompetens och vårt engagemang. Under 20 års tid har vi utvecklat vår organisation med syftet att erbjuda våra kunder omsorg för högsta möjliga livskvalitet. Frösunda är nu en koncern med ett antal fristående dotterbolag. Vi är idag över 8 000 medarbetare över hela Sverige som ger vård, omsorg och stöd och service till personer med funktionsnedsättning eller social problematik. Vi erbjuder också skola och äldreomsorg. Det gör oss till en av de ledande privata aktörerna i Sverige. Vår affärsidé är att leverera offentligt finansierad vård och omsorg bättre än andra privata och Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 11 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. offentliga utförare. Frösunda leds av VD Susanne Sidén och därtill utgörs ledningen av vår styrelse samt företagsledning. Susanne har det övergripande driftansvaret för vår organisation samt för det löpande utvecklingsarbetet inom kvalitet och metoder. Susannes viktigaste uppgift som VD för Frösunda är att leda företaget för att säkerställa ett gott ledarskap och kundfokus genom hela organisationen. Detta gör hon genom att förankra sin ledarskapsidé på alla nivåer. Såväl styrelsemöten och företagsledningens möten hålls i största möjliga mån ute på våra verksamheter. Vid dessa möten bjuds en kund in för att berätta om sin upplevelse av respektive verksamhetsområde. Under 2013 har vi på Frösunda fokuserat på att utvecklat vår organisation och vårt värderingsarbete. Ett resultat av detta är att vi har valt att förstärka värderingarna samt antagit en ny mission. Detta för att anpassa värderingarna och missionen till såväl verksamhetens som omvärldens utveckling. Det ställs större och större krav på oss som organisation och vi har gjort ett aktivt val att fokusera på kvalitetsutveckling och ett flertal moment som kvalitetssäkrar vår verksamhet. Vår affärsidé är att leverera offentligt finansierad vård och omsorg bättre än andra privata och offentliga utförare. Frösundas Mission: Vi får förtroende för att vi tar ansvar. Frösundas mission kommer av vår tro på att förtroende är centralt i det vi gör, i varje situation. Förtroende är inget vi får med automatik utan vi förtjänar förtroende genom våra handlingar. Att ta ansvar och vara transparent, även när något gått fel, är det bästa sättet att förtjäna förtroende. Frösundas Vision: Vi är det självklara valet i Norden och en förebild för hur social omsorg drivs ansvarsfullt och med hög kvalitet. Vår strävan är att vara den utförare som kunden väljer om han eller hon ges möjlighet att välja. Det är således inte vi själva som avgör huruvida vi har god kvalitet eller ej – det gör kunden. Frösundas fyra affärsområden Vi har fyra affärsområden som leds av var sin affärsområdeschef som även sitter i Frösundas företagsledning. Affärsområdena är i sin tur är indelade i geografiska regioner. Varje region leds av minst en regionchef. Detta för att stärka den lokala närvaron och starkt samarbete på lokal nivå. Regioncheferna sitter därutöver i affärsområdets ledningsgrupp. Respektive verksamhet leds i sin tur av en verksamhetschef som är direkt ansvariga för verksamheten. Frösundas kundorienterade affärsområden är: • Funktionsnedsättning - Affärsområdet omfattar verksamheter i egen regi och på uppdrag av kommuner via entreprenad inom daglig verksamhet, boende, coachning, sär- och träningsskola och korttidsvistelse. • Personlig assistans - Affärsområdet är uppdelad i sju regioner och lokala assistanskontor i hela Sverige från Luleå till Malmö. Vi driver personlig assistans både i egen regi samt på entreprenad. • Äldreomsorg - Affärsområdet omfattar verksamheter i egen regi och entreprenad på uppdrag av kommuner. • Individ och familj - Affärsområdet omfattar verksamheter för barn och vuxna inom områdena HVB, familjehem, socialpsykiatri och missbruksvård Inom våra affärsområden är stödet individuellt anpassat och präglas av lyhördhet för varje kunds behov och önskemål. Vår långa erfarenhet, i kombination med vår välanpassade organisation, gör att vi kan erbjuda våra kunder unika mervärden och en omsorg för högsta livskvalitet - helt enkelt ”det där lilla extra”. Frösunda har ett strukturerat ledningssystem för kvalitet, enligt SOSFS 2011:9 (och SOSFS 2005:12). Ledningssystemet för kvalitet finns tillgängligt på vårt intranät och samtliga medarbetare kommer att nå vårt intranät via verksamhetsgemensamma datorer. Genom vårt kvalitetsledningssystem säkerställer vi att kunden tillförsäkras omsorg och hälso- och sjukvård av god kvalitet. Basen i vårt arbete utgår ifrån de lagar som styr vår verksamhet liksom metoder baserade på forskning och evidens. På det adderas de värden som utgår ifrån kundernas individuella behov och önskemål. Frösundas kvalitetsmål Basen i vårt arbete utgår ifrån de lagar som styr vår verksamhet liksom metoder baserade på forskning och evidens. På det adderas de värden som utgår ifrån kundernas individuella behov och önskemål. Frösundas kvalitetsmål: • Nöjd Kund Index på minst 90 procent. Kundnöjdhet handlar om att våra kunder ska få den omsorg de behöver och önskar för att känna högsta möjliga livskvalitet. Vad som är livskvalitet för varje enskild kund är individuellt och ska beskrivas i den individuella genomförandeplanen. Vår målsättning är ett Nöjd Kund Index på minst 90 %. Vi vet av erfarenhet att det är tre faktorer; Tillgänglighet, Trygghet och Transparens. Dessa faktorer avgör hur kunden upplever kvaliteten i det vi gör. - Tillgänglighet är att vara nåbara för våra kunder och deras närstående på det sätt och de tider som passar dem. - Trygghet skapar vi genom att ständigt arbeta med att bibehålla och stärka kontinuiteten i alla delar av arbetet såsom personkontakter, tider, dokumentation, rutiner och funktionellt larm. - Transparens betyder att beställare, kunder och närstående ska veta vad de kan förvänta sig av Frösunda i Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 12 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. alla givna situationer. Det betyder också att vi står för de fel och brister som kan förekomma både inför kunder, anhöriga och beställare och är öppna med åtgärder och resultat från interna och externa kontroller. • 100 procents avtalstrohet. Avtalstrohet betyder att vi uppfyller våra avtal in i minsta detalj. Våra beställare ska kunna lita på Frösunda. Det betyder inte att vi inte kan göra fel, men vår ambition är att alltid rätta till felaktigheter på snabbaste och bästa tänkbara sätt. Vi ser gärna att vi och beställaren tillsammans kommer överens om hur detta följs upp i fortsättningen. Avtalstroheten ska vara 100 %. • 100 procents regulatorisk följsamhet. Regulatorisk följsamhet innebär att vi följer de lagar och föreskrifter som styr och leder oss. Via interna och externa tillsyner säkerställs av att vi bedriver en god och säker omsorg. Den regulatoriska följsamheten ska vara 100 %. Målen realiseras genom en ändamålsenlig organisation där de levs och tydliggörs i alla led från koncernledningen ut till samtliga medarbetare. En grundförutsättning för att lyckas är att ledningen har gedigen erfarenhet och kompetens från vård och omsorg. Vår erfarenhet är att det är mycket svårt att verka i den komplexa miljö som omsorgen innebär utan att ha erfarenhet från branschen. Det är också svårt att få trovärdighet ut i organisationen om inte våra ledare har arbetar nära våra kunder. I koncernledningen har vi lagt oss i vinn att ha en god balans mellan drift och stab. Vidare har vi en heterogen grupp med en jämn spridning mellan könen, olika åldrar och bakgrunder från såväl privat som kommunal verksamhet. Mångfalden bidrar till att se på frågeställningar ur olika synvinklar. Affärsområdet Funktionsnedsättning Frösunda har arbetat i enighet med LSS-lagstiftningen sedan den trädde ikraft 1994, vilket ger oss 20 års erfarenhet av att tillgodose kundens behov av individuellt anpassat stöd, aktiviteter och goda levnadsvillkor. Vi har under årens lopp vi utvecklat en egen Fritidsförening, Funki Models - en modellagentur för personer med funktionsnedsättning, Team Frösunda med ett flertal OS-medaljörer i Paralympics, anpassade älgjakter i norr - för att göra skog och mark tillgängliga för alla. Vår erfarenhet delar vi gärna med oss av till Södermalms och Danvikstulls dagliga verksamhet. Vårt affärsområde Funktionsnedsättning vänder sig till kunder med omvårdnads- och stödbehov enligt LSS. Det inbegriper vårt tjänsteutbud inom egen regi och entreprenad avseende daglig verksamhet, grupp – och servicebostad, korttidsboende, coachning och ledsagarverksamhet och skola. Idag har affärsområdet två skolor, 31 boende inom egen regi, 62 entreprenader, 10 dagliga verksamheter inom egen regi samt sex på entreprenad. Affärsområdeschef heter Eva Ingemarsdotri. Eva har examen inom Social omsorg, verksamhetsledning med inriktning mot äldre och funktionshindrade samt flertalet påbyggnadsutbildningar och lång erfarenhet som ledare. Eva har arbetat i Frösunda sedan 2010, först som regionchef och sedan som affärsområdeschef. Affärsområdet är indelat i sex regioner vilka leds av var sin regionchef. Region Stockholm Syd/Väst och Region Stockholm DV Om vi får förtroendet att driva Hammarby och Danvikstills dagliga verksamhet kommer de att tillhöra Region Sthlm Daglig Verksamhet som leds av regionschef Rosalie Gnipe. I regionen finns idag tre dagliga verksamheter på entreprenad samt åtta i egen regi. Rosalie är utbildad socionom och har arbetat inom vård och omsorg sedan 2006. Kompetensresurser På koncernövergripande nivå har Frösunda gemensamma stödfunktioner i enighet med nedanstående punkter. De har till uppgift att stödja våra affärsområden, chefer och medarbetare. Syftet är att skapa så goda förutsättningar som möjligt utifrån våra kvalitetsmål och en omsorg för högsta livskvalitet. • Kvalitets – Riktlinjer, uppföljning och utvärderingar, uppstartsteam, tillståndsansökningar, sakkunniga inom bla ISO, Safedoc, ledningssystem, vård- och omsorgsavvikelser, Lex Sarah, Lex Maria. • HR – Personal- och arbetsgivarfrågor, handledning och kompetensutveckling, policys, support och stöd, bistå vid förhandling och avtalstolkning, Frösunda akademin • Ekonomi Shared service – IT, Lön, Ekonomi, Inköp • Affärsutveckling – Anbud, etablering, konceptutveckling, kommunikation och marknadsföring/analys Utöver våra stödfunktioner har Frösunda ytterligare kompetensresurser. • En centralt anställt dietist. Vår dietist arbetar evidensbaserat och är sakkunnig inom områdena mat, måltider och nutritionsbehandling. Dietisten är en stödfunktion och kunskapsresurs till chefer, sjuksköterskor, kockar, kostombud och andra stödfunktioner. • En centralt anställd medicinskt ansvarig sjuksköterska som stöttar våra verksamheter efter behov. • Verksamhetsstöd – är en avdelning med 25 välutbildade handledare och kompetensutvecklare som arbetar med att löpnade kompetensutveckla, handleda samt stödja våra verksamhetschefer och medarbetare. • Krisberedskap. Vår Centrala Arbetsledning och Krishantering tar emot krissamtal på kvällar och helger när Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 13 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. medarbetaren behöver akut arbetsledning och stöd på tider när närmaste chef, regionchef eller affärsområdeschef inte är i tjänst. Det kan gälla hot och våld, större olycka, t ex. brand, dödsfall eller dylikt. • Vår HR-direktör som tillsammans med vår VD på ett eget och unikt sätt utbildar våra chefer i ledarskap, Frösundas värderingar och kultur. • Erfaren projektledare som ansvarar för uppstart av en verksamhet. Uppstartsansvarig vars uppdrag består av att säkerställa kvaliteten utifrån både beställarens krav samt Frösundas egna interna krav på kvalitet vid en verksamhetsövergång. • Sakkunniga avseende tillståndsansökningar hos IVO. • I Frösunda har vi en Kundombudsman som rapporterar direkt till VD. Till vår kundombudsman kan kunder, närstående och gode män vända sig med klagomål och synpunkter. Kundombudsmannen ombesörjer återkoppling till kunden inom 24 timmar. Beskriv tidigare uppdrag avseende verksamhet för personer med funktionsnedsättning som organisationen drivit, alternativt ledningspersonal varit ansvarig eller medansvarig för i tidigare verksamhet. Ange även uppdragsgivare och tidsperiod för uppdrag/anställning! (Fritextsvar) Våra entreprenader och motsvarande verksamheter Frösunda har drivit entreprenadverksamheter inom funktionsnedsättning sedan 1998 och i nuvarande bolagsform sedan 2004. Det här ger oss lång erfarenhet av att både genomföra övertaganden samt driva verksamheter utifrån rådande avtal på uppdrag åt kommuner. Nedan följer ett urval av våra entreprenader för att visa vår erfarenhet av att utföra uppdrag av liknande art och omfattning. FRÖSUNDAS DAGLIGA VERKSAMHETER – ENTREPRENADER På uppdrag åt Stockholm stad och Södermalms SDF driver Frösunda dagliga verksamheterna Danvikstull, Stora Blecktornet och Äppelgården. Sedan den 1 maj 2009 driver Frösunda Danvikstulls dagliga verksamhet. Danvikstulls dagliga verksamhet ligger vid Hammarbykanalen vid Danvikstullsbron. Målgruppen för Danvikstulls dagliga verksamhet är vuxna personer med utvecklingsstörning, autism eller autismliknande tillstånd. Verksamheten utgår från den enskildes behov, förutsättningar och önskemål. I verksamheten arbetar man gemensamt för att ge varje deltagare högsta livskvalitet genom trygghet, trivsel, personlig utveckling och självständighet. Danvikstulls dagliga verksamhet erbjuder arbetsgemenskap, kreativt skapande, trygghet och social samvaro. Danvikstulls DV startade 2009-05-01-2013-03-31 och är nu inne på förlängningsperiod som sträcker sig tom 2015-03- 31. Stora Blecktornet och Äppelgårdens DV driver Frösunda under avtalsperioden 2012-02-01-2016-01-31. Frösunda Stora Blecktornet är ett hus med gamla anor. Det är en daglig verksamhet med konferens- och caféverksamhet som, med stöd av personal, drivs av personer med lindrig utvecklingsstörning. Konferensoch caféverksamhet är Stora Blecktornets huvudsakliga uppgift. Vi bakar, gör smörgåsar, kokar kaffe och te, sköter serveringen, diskar, handlar, arbetar i trädgården. Blecktornets verksamhetsidé är att erbjuda varje enskild person sysselsättning så nära ett självständigt arbete som möjligt. Blecktornets mål är att varje person utifrån var och ens förutsättningar, behov, intresse och önskemål ska få en personlig utveckling, social gemenskap och ett ökat samhällsdeltagande. Frösunda Äppelgården, en arbetsinriktad daglig verksamhet enligt LSS. Idag är verksamheten indelad i fem olika arbetsgrupper som arbetar på olika verksamheter. De är Hamn- och Kontorsgruppen, Ekengruppen, Hornskroken, Skansengruppen och Bergsundsfiket. Hamn och Kontorsgruppen utgår från egen lokal i Tegelvikshamnen. Gruppens arbetsuppgifter är till stor del förlagda utomhus i hamnområdet men även med kontorsarbetsuppgifter och källsortering. I Hamn- och kontorsgruppen arbetar idag fem arbetstagare tillsammans med två arbetsledare. Ekengruppen arbetar på Södermalms stadsdelsförvaltning vid Medborgarplatsen på Södermalm. Vi arbetar med service utifrån arbetsuppgifter vi får från olika avdelningar på stadsdelsförvaltningen. I gruppen arbetar idag fem arbetstagare tillsammans med två arbetsledare. Fixargruppen hjälper till på Hornskrokens vård och omsorgsboende vid Zinkensdamm på Södermalm. På Hornskroken utför vi olika servicearbeten i huset åt boendets pensionärer och personal. I gruppen arbetar idag fyra arbetstagare tillsammans med en arbetsledare Skansengruppen arbetar med olika arbetsuppgifter inom Skansenområdet på Djurgården. På Skansen arbetar idag sju parkvårdare tillsammans med en arbetsledare. Vi samarbetar med och får arbetsuppgifter från Park- och trädgårdsavdelningen, Byggnadsavdelningen, Försäljningsavdelningen och Visningsavdelningen Bergsundsgruppen driver Bergsundsfiket på Bergsunds vård- och omsorgsboende där vi bakar mycket och driver ett café men även utför andra arbetsuppgifter. På Bergsundsfiket arbetar idag sex arbetstagare tillsammans med två arbetsledare. Åt Farsta stadsdelsförvaltning har Frösunda driftansvar för tre olika verksamheter; Stora Edsvalla, Lilla Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 14 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Edsvalla och Höken. Kontraktsperioden är tre år och vi tog över verksamheterna den 1 mars 2012 och avtalet har möjlighet till förlängning under två år. Stora och Lilla Edsvalla är två dagliga verksamheter för kunder med autism samt måttlig till grav utvecklingsstörning. Höken erbjuder personer som har lindrig eller måttlig utvecklingstörning eller Aspergers syndrom en arbetsplats som i så stor utsträckning som möjligt liknar den ordinarie arbetsmarknadens. Idag arbetar vi indelade i två olika arbetsgrupper utplacerade på olika verksamheter, Servicegruppen och Café Tuben. Frösunda Café Tuben är en del av Höken dagliga verksamhet och håller till i aktivitetshuset Tuben i Farsta centrum. Vi handlar, bakar, gör smörgåsar och annat som behövs göra i ett café. Wiveka Eklund intygar vår drift av ovanstående entreprenader inom dagliga verksamheter på uppdrag av Farsta SDF. Utöver ovanstående entreprenader driver Frösunda tio dagliga verksamheter i egen regi för både personkrets 1 och 2. Ett flertal av våra verksamheter är arbetsinriktade verksamhet med syftet att skapa trivsel, trygghet och personlig utveckling. Några är riktade till personer med Asperberger syndrom och andra neuropsykiatriska funktionshinder som tex Greenteam och vårt hunddagis i Täby. Ange följande uppgifter för en referent hos uppdragsgivare som kan styrka erfarenhet av tidigare uppdrag: namn, titel, organisationstillhörighet, adress, telefonnummer samt ev. mobilnummer och e-postadress (Fritextsvar) Wiveka Eklund, Verksamhetscontroller/Enheteschef, Farsta Stadsdelsförvaltning, Box 133, 123 22 Farsta, 08-50819635, 076-1219635, [email protected] Inge meritförteckning för person i företagets ledning innehållande namn, teoretisk kompetens och erfarenhet samt examensbevis, diplom eller annat dokument som styrker uppfyllande av ställda utbildnings- och kunskapskrav! (Bifogat dokument) Bilaga 3a CV - Eva Ingemarsdotri.doc Bilaga 3b Intyg - Eva Ingemarsdotri.pdf Inge meritförteckning på den person som kommer att närmast leda verksamheten innehållande namn, teoretisk kompetens och erfarenhet samt examensbevis, diplom eller annat dokument som styrker ställda utbildningskrav. Alternativt beskriv vilka krav som kommer att ställas på denna person vid anställningen. (Bifogat dokument) Bilaga 3c CV - Rosalie Gnipe.pdf Bilaga 3d Intyg - Rosalie Gnipe.pdf Kraven uppfylls? (Ja/Nej svar) 1.2.7. Ledningssystem för kvalitet Anbudsgivaren ska ha ett ledningssystem som uppfyller de krav som finns i tillämpliga lagar och föreskrifter och allmänna råd från Socialstyrelsen om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Ledningssystemet ska göra det möjligt att säkerställa att verksamheten uppfyller de krav och mål som i lag och föreskrifter ställs på verksamheten och ska bl.a. innehålla rutiner för systematisk klagomålshantering, rutiner för avvikelsehantering samt rutiner för att upptäcka, förebygga och förhindra övergrepp och brister i vården. Anbudsgivaren ska till anbudet bifoga sitt ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Anbudsgivaren bekräftar att kraven på ledningssystem uppfylls (Ja/Nej svar) Svar: Ja Till anbudet ska anbudsgivarens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete bifogas. (Bifogat dokument) Bilaga 4 Ledningssystem för kvalite.docx Kravet uppfylls? (Ja/Nej svar) Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 15 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. 1.2.8. Rekrytering m.m. Anbudsgivaren ska ha en plan för nyrekrytering av personal med relevant kompetens så att inte personalbrist uppstår. Detta är särskilt viktigt om det uppstår en generell brist inom Stockholmsområdet på utbildad personal. Anbudsgivaren bekräftar att plan för nyrekrytering finns. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.2.9. Referenser I förfrågningsunderlaget efterfrågas referenter i kvalificeringen (se punkt 1.2.6). All referenstagning kommer att dokumenteras skriftligt. Referent får inte tillhöra den anbudsgivande organisationen. Referent får inte vara i beroendeförhållande eller ha uppdrag hos den referensen avser. 1.3. Krav på tjänsten 1.3.1. Allmänt I detta avsnitt redovisas obligatoriska krav på tjänsten. Utföraren förbinder sig att utföra tjänsten i enlighet med kraven i detta förfrågningsunderlag med bilagor. Anbudslämnare åtar sig därvid att uppfylla alla krav i detta avsnitt och ska bekräfta detta genom att svara ja under sista punkten i avsnittet. Anlitar utföraren underentreprenör förbinder sig utföraren att av denne avkräva motsvarande utfästelse. 1.3.1.1. Tillstånd Utföraren ska ha alla nödvändiga tillstånd för att bedriva verksamheten. Tillstånd för verksamheten enligt 23 § LSS ska sökas hos Inspektionen för vård och omsorg (IVO) omgående, eller senast inom fem arbetsdagar, efter det att tilldelningsbeslutet fattats. Utföraren förpliktigar sig att uppfylla att de krav som ställs av IVO för att tillstånd ska ges. Om utföraren inte beviljas tillstånd eller om beviljat tillstånd upphör att gälla så utgör detta grund för hävning av avtalet. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.1.2. Målgrupp Verksamheterna ska vara inriktade mot personer med utvecklingsstörning, autism eller autismliknande tillstånd tillhörande personkretsen enligt 1 § 1 p LSS. 1.3.2. Lagstiftning, riktlinjer och mål Uppdraget omfattar drift av de aktuella verksamheterna på ett sådant sätt att den vid varje tidpunkt uppfyller de krav som ställs i gällande lagstiftning, förordningar och föreskrifter inom området samt mål och riktlinjer utfärdade av Stockholms stad. De viktigaste styrdokumenten för verksamheten är: Lagstiftning - Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) - Socialtjänstlagen (SoL) Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 16 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. - Offentlighets- och sekretesslagen (OFS) Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) Patientsäkerhetslagen (2010:659) Livsmedelslagen (2006:804) Arbetsmiljölagen med därtill hörande författningar och föreskrifter Författningar och allmänna råd Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS) - 2002:9 (S) om bostad med särskild service för vuxna enligt 9kap 9§ lagen (1993:387) om stöd till vissa funktionshindrade, LSS - 2006:5 om dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS med tillhörande handbok - 2011:9 om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete - 2011:5 (S) om Lex Sarah - 2005:28 om Lex Maria Räddningsverkets allmänna råd om systematiskt brandskyddsarbete (SRVFS 2004:3) www.srv.se Stadens riktlinjer och styrdokument - Program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning 2011-2016 www.stockholm.se/FamiljOmsorg/funktionsnedsattning/Program-for-delaktighet-for-person er-med-funktionsnedsattning1/ - Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt SOFS 2011:9 - Insatser enligt LSS och bistånd enligt SoL för barn, ungdomar och vuxna (reviderad version mars 2007) http://www.stockholm.se/-/Sok/? q=Insatser+enligt+LSS+och+bist%c3%a5nd+enligt+SoL+f%c3%b6r+barn,+ungdomar+oc h+vuxna&uaid=924ED1F38D870D3CE55686CF8F232850:3137322E32302E3135312E31 3132:5246521742917351077 - Riktlinjer för handläggning av insatser enligt LSS och bistånd enligt SoL till barn ungdomar och vuxna med funktionsnedsättning http://www.stockholm.se/-/Sok/? q=riktlinjer+dokumentation&uaid=5F430F46D57560C38BF41AA0C9B8E634:3137322E32 302E3135312E313132:5246893078212302259 - Överenskommelse mellan Stockholms läns landsting och Stockholms stad om hälso- och sjukvårdsansvar (KF 2002, reviderad 2009). www.stockholm.se/OmStockholm/Politik-och-demokrati/Stadsovergripande-styrdokument/ - Överenskommelse mellan Stockholms läns landsting och kommunerna i Stockholms län om samverkan när en individ behöver praktisk hjälp med egenvård (KF 2012) - Överenskommelse mellan kommunerna och landstinget i Stockholms län om samordning av insatser för habilitering och rehabilitering enligt SOSFS 2007:10 och ändringar 2008:20 (KF 2012) - Det regionala vårdprogrammet "ADHD, lindrig utvecklingsstörning och autismspektrum-tillstånd hos barn, ungdomar och vuxna" www.vardsamordning.sll.se/sv/Publikationer/ADHD-lindrig-utvecklingsstorning-och-autismsp ektrumtillstand-hos-barn-ungdomar-och-vuxna/ Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 17 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.3. Uppdragets genomförande 1.3.3.1. Allmänt Verksamheten ska bedrivas i enlighet med vad som anges i avtal, förfrågningsunderlag och anbud. Verksamheten ska vid varje tidpunkt uppfylla de krav som ställs i gällande lagstiftning, förordningar, författningar och föreskrifter inom området samt mål och riktlinjer utfärdade av Stockholms stad. Insatserna ska ges med utgångspunkt från biståndshandläggarens beställning samt de individuella mål och delmål som finns för den enskilde. Verksamheten ska bedrivas i enlighet med LSS 5 § och 6 §. Utföraren ska bedriva verksamhet av god kvalitet. Kvaliteten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras i enlighet med gällande lagar och föreskrifter. Utvärdering av insatsernas kvalitet ska ske utifrån hur det påverkat måluppfyllnaden för den enskilde, som en naturlig del i kvalitetsarbetet. Verksamheten ska vara kunskapsbaserad, vilket innebär att den ska knyta an till och utgå från aktuell forskning och utveckling inom området. Individualisering och inflytande Olika personer har olika förutsättningar att ta emot och delta i det stöd som ges för en viss insats. Hänsyn ska i varje enskilt fall tas till rådande förutsättningar. Det stöd som ges ska präglas av en hög grad av individualisering och av ett gott bemötande med respekt för den enskilde. Den enskildes önskemål och individuella behov av stöd och service ska alltid stå i fokus. Utförarens arbetsmetoder ska syfta till att det individuellt utformade stödet till brukaren också säkerställer att denne genom insatsen, tillförsäkras inflytande, delaktighet, värdighet, trygghet och utvecklar sin självständighet. Detta ska även avspeglas i den enskildes delaktighet i genomförande av insatserna. Insatserna ska präglas av en helhetssyn på människan och genomsyras av grundtanken att brukarna har förmåga att själva välja hur de vill leva sitt liv. Stödet ska utformas så att det påverkar och stärker den boendes förmåga att leva ett självständigt liv och ha en fungerande vardag. Kommunikationssätt ska anpassas till brukarnas behov och förmåga. Trygghet och säkerhet Trygghet och förutsebarhet i tillvaron är grundläggande behov för alla människor, liksom att själv ha kontroll över sådant som rör den egna personen. Nya miljöer, nya människor i ens närhet, förändringar i aktiviteter och dagliga rutiner skapar osäkerhet, särskilt för den som har funktionsnedsättningar. Den enskilde ska känna trygghet i genomförande av insatserna och ska kunna utveckla fungerande relationer till personalen. Den ska kunna lita på att dennes behov av stöd, service och omsorg blir tillgodosett samt känna till vad stödet innehåller och vem som tillgodoser det. Brukarna ska ges nödvändig kompensation för samtliga sina funktionsnedsättningar med hjälpmedel för syn, hörsel, begåvning etc. Med hänsyn till känslighet hos målgruppen är det viktigt att eventuella förändringar i verksamheten genomförs med varsamhet och omtanke. Brukarna ska ha en trygg och säker miljö. Utföraren ska så långt som möjligt se till brukarnas säkerhet. Detta kan bland annat göras genom att personalen med ett adekvat förhållningssätt bemöter ett eventuellt självskadande och utagerande beteende hos brukarna. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 18 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.3.2. Den dagliga verksamhetens innehåll Den dagliga verksamheten ska utformas individuellt med hänsyn till den enskildes funktionsnedsättning. Utföraren ska erbjuda den enskilde stimulans, utveckling, meningsfullhet och gemenskap. Verksamheten ska erbjuda deltagarna möjlighet till regelbunden fysisk aktivitet. Både aktiviteter med habiliterande inriktning och mer produktionsinriktade arbetsuppgifter kan förekomma. Innehållet i arbetsuppgifter ska överensstämma med den enskildes förmåga, behov och intresse. Vid behov ska den enskilde få möjlighet till en individuellt anpassad daglig verksamhet på arbetsplatser inom staden eller externt. Verksamheten ska utformas så att den bidrar till att öka personens förutsättningar att senare få en anställning i arbetslivet. Utföraren ska kunna erbjuda den enskilde daglig verksamhet åtta timmar per dag vid heltid, mellan klockan 08.00 och 16.00, samt vid behov, mellan klockan 07.00 och 17.00. Den dagliga verksamheten ska ha öppet alla vardagar under hela året, undantaget två vardagar, en på våren och en på hösten, för personalens planering av verksamheten. Utbildning, konferenser, personalmöten och semester får inte påverka verksamhetens kvalitet eller öppettider. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.3.3. Stöd, service och omvårdnad Med särskilt stöd och särskild service avses hjälp i den dagliga livsföringen med syfte att individen får stöd med det hon eller han har svårigheter med eller inte klarar själv. Utföraren ska erbjuda stöd, service och omvårdnad som tillgodoser den enskildes psykiska, fysiska och sociala behov. I omvårdnaden ligger en skyldighet att stödja och hjälpa brukaren med dagliga personliga behov som denne kan ha svårigheter att tillgodose själv. Omvårdnaden kan bestå av praktisk hjälp eller vara av mer vägledande natur, allt utifrån den enskildes behov och förutsättningar. Genom omvårdnaden kan hinder i den dagliga livsföringen undanröjas eller minskas. Utföraren ska t.ex. ge stöd med: · Hjälp med att äta, dricka och förflytta sig. · Hjälp med att sköta personlig hygien och att klä sig. · Hjälp med att kommunicera, upprätthålla sociala kontakter och bryta isolering. · Hjälp med vardagsekonomi och individuella inköp. · Hjälp med att göra tillvaron begriplig, förutsebar och trygg samt hjälp att planera framåt. · Hjälp med att göra tillgänglig den hälso- och sjukvård, inklusive habilitering, rehabilitering och hjälpmedel, och den tandvård som den enskilde behöver. · Hjälp med att se till att misstankar om övergrepp och andra brott mot den enskilde polisanmäls. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.3.4. Delaktighet Utföraren ska arbeta för att brukarna ska ha så stor delaktighet och inflytande som möjligt i hur verksamheten fungerar och utvecklas. Detta ska bland annat ske genom Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 19 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. regelbundna möten och olika typer av råd. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.3.5. Förberedelse för daglig verksamhet, mottagande och avslut Utföraren ska förbereda för att ta emot och ge stöd, service och omvårdnad till personer som erbjuds plats i den dagliga verksamheten. Planeringen ska ske i samverkan mellan den enskilde, utförare, biståndshandläggare, avlämnande utförare/vårdgivare och i förekommande fall anhöriga och gode män. Den enskilde ska ges en genomtänkt, bra och personligt anpassad introduktion i verksamheten. Särskilt utsedd personal ska vara ansvarig för varje persons introduktion.Utföraren ska ha en skriftlig rutin för hur man planerar, förbereder och introducerar nya deltagare i verksamheten. När den enskilde börjar i daglig verksamhet ska han/hon informeras om de rättigheter och de verksamhetsmål som finns. Den enskilde ska också upplysas om sin rätt till personlig stödperson. Stödpersonen ska ha en kontinuerlig dialog med den enskilde. Stödpersonen ska ha en ersättare utsedd så att kontinuitet kan uppnås vid semester eller annan frånvaro. Om den enskilde inte är nöjd med sin stödperson har han/hon rätt att byta. När en person står inför att avsluta sitt deltagande i verksamheten ska detta förberedas och planeras så att enskilde ges också en genomtänkt, bra och personligt anpassad avslutning i verksamheten. Planeringen ska ske i samverkan mellan den enskilde, utföraren, biståndshandläggare, ny utförare och, i förekommande fall, anhöriga och gode män. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.3.6. Beställning och genomförandeplan Den enskildes deltagande i daglig verksamhet föregås av en beställning från beställaren till utföraren. Beställningen ska vara skriftlig och ange vad insatsen syftar till för den enskilde. Med utgångspunkt i beställningen ska utföraren upprätta en genomförandeplan tillsammans med den enskilde/legal ställföreträdare eller om den enskilde så ånska, annat biträde eller ombud. Av genomförandeplanen ska det framgå hur och när insatsen ska utföras och när, mål och delmål ska uppnås. Arbetssättet ska vara beskrivet på ett sådant sätt att det går att följa upp. Utföraren ska se till att genomförandeplanen godkänns av den enskilde främst genom underskrift. Genomförandeplanen ska vara beställaren tillhanda senast 15 dagar efter påbörjad insats. Utföraren ska löpande följa upp arbetssätten för att uppnå överenskomna mål och delmål i genomförandeplanen. Utifrån den enskildes förändrade behov eller i övrigt förändrade förutsättningar ska utföraren i samråd med bBeställaren anpassa och revidera genomförandeplanen. Utföraren ska omedelbart underrätta beställaren om insatserna för den enskilde innebär så stora förändringar att beställningen och eller genomförandeplanen måste revideras. Den ska följas upp löpande och revideras samt förvaras på ett betryggande sätt. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 20 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Vid uppföljning av insats ska beställning och genomförandeplan utvärderas. Utföraren ska följa upp det arbetssätt som valts för att nå den enskildes mål och delmål. Genomförandeplanen ska bl.a. innehålla följande uppgifter: · · · · · · · om det ingår flera delar i insatsen och i så fall vilka vilka mål som gäller för insatsen, eller delar av den när och hur insatsen, eller delar av den ska, genomföras på vilket sätt den enskilde har utövat inflytande över planeringen vilka personer som har deltagit i planeringen när planen har fastställts när och hur planen skall följas upp Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.3.7. Råd och stöd enligt 9 § p. 1 LSS I de fall den enskilde har beslut om eller önskar insatsen råd och stöd enligt 9 § 1p LSS ska utföraren medverka till att den enskilde ges tillgång till insatsen. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.3.8. Individuell plan enligt 10 § LSS I de fall den enskilde har individuell plan enligt 10 § LSS ska utföraren tillse att beslutade och planerade insatser, som ligger inom utförarens ansvarsområde, genomförs i samråd med den enskilde/legal ställföreträdare. I de fall den enskilde begär att få upprätta en individuell plan, ska utföraren bistå den enskilde med det stöd som han/hon behöver för att få individuell plan upprättad. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.3.9. Stödperson Varje brukare ska ha minst en stödperson inom personalgruppen. Stödpersonens arbetsuppgifter syftar bl.a. till, att i dialog med brukaren, medverka till att den enskildes intressen tas tillvara och tillförsäkras den insats som är beviljad, planerad och överenskommen. Stödpersonen har också en viktig uppgift i att bistå den enskilde i dennes kontakter mot omvärlden. Stödpersonen ska ha en kontinuerlig dialog med brukaren och dennes närstående och ställföreträdare. För stödpersonen ska utses en ersättare, så att kontinuitet uppnås vid semester eller annan frånvaro. Om den enskilde inte är nöjd med sin stödperson har han/hon rätt att byta. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.3.10. Tekniska hjälpmedel Utföraren ansvarar för att införskaffa och bekosta de arbetstekniska hjälpmedel och den medicintekniska utrustning, som inte bekostas av landstinget, liksom för drift, underhåll och skötsel. Utföraren ansvarar för att servcieavtal finns för funktions- och säkerhetskontroll av hjälpmedel. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 21 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.3.11. Mat och måltider Utföraren är skyldig att erbjuda lunch till de deltagare som så önskar och som har behov av det. Kosten ska vara näringsrik och av god kvalitet. Den enskilde ska erbjudas lunch och mellanmål. Enskilda som är i behov av specialkost, ska erbjudas detta. Så långt det är möjligt ska hänsyn tas till den enskildes önskemål av hälso-, etniska eller religiösa skäl. Vid behov av kosttillägg och dietistkompetens bekostar utföraren detta. Personalen ska ha kunskap om och tillämpa egentillsyn i livsmedelshanteringen enligt Livsmedelslagen 2006:804 och Livsmedelsförordningen 2006:813. Måltiderna ska vara en positiv och trevlig upplevelse som bidrar till att öka deltagarnas trivsel. Måltiderna har en viktig roll som källa till sociala kontakter och gemenskap. Maten och dukningen ska vara anpassad till deltagarnas funktionsnedsättningar, men även till årstider, helger och högtider. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.3.12. Tolk och ledsagare Utföraren ombesörjer och bekostar att tolk anlitas när den enskilde har behov av detta. Utföraren svarar för att personal eller annan lämplig person vid behov följer med brukaren till läkare, tandläkare, frisör etc. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.3.13. Hantering av privata medel Den enskilde handhar själv sina privata medel, eventuellt med stöd av legal ställföreträdare. I de fall detta inte är möjligt och de privata medlen hanteras av utföraren ska stadsdelsnämndens riktlinjer för hantering av privata medel följas. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.3.14. Hälso- och sjukvård Kommunen har enligt 18 och 18 a §§ Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) sjukvårdsansvar (exklusive läkarvård) och ansvar för habilitering och rehabilitering för personer som vistas i daglig verksamhet. Enligt en principöverenskommelse mellan Stockholms läns landsting och Kommunförbundet Stockholms län utför landstinget sjukvårdsinsatser för personer som tillhör LSS personkrets. I utförarens ansvar ligger att se till att den som har daglig verksamhet får tillgång till den hälso- och sjukvård samt den tandvård som han eller hon behöver. Vid förändringar i den enskildes hälsotillstånd ska kontakt tas med sjuksköterska vid vårdcentralen. Om behov finns ska personal ledsaga brukaren vid besöken. Om den enskilde inte kan ta ansvar för sina läkemedel ska utförarens personal inte överta Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 22 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. något moment i läkemedelshanteringen utan att ha fått skriftlig delegering av sjuksköterska vid vårdcentralen. Insatser som motsvarar egenvård ska kunna genomföras av utförarens personal. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.3.15. Delegering av hälso- och sjukvårdsuppgifter Utförarens personal får utföra hälso- och sjukvårduppgifter endast efter delegering från primärvårdens ansvariga sjuksköterska. Den som tar emot delegering blir då hälso- och sjukvårdspersonal för den delegerade uppgiften och ska följa MAS regler. Delegering av en arbetsuppgift får endast ske när det är förenligt med god och säker hälsooch sjukvård enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 1997:14). Delegering ska ske restriktivt och dokumenteras skriftligt. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.3.16. Läkemedel Den enskilde bör om så är möjligt själv ansvara för omhändertagandet av läkemedel och för den egna medicineringen, om patientansvarig läkare beslutat om det. Om utföraren handhar läkemedel och instruktioner ska dessa förvaras i låst utrymme. Arbetstagaren medför själv aktuella läkemedel till den dagliga verksamheten om det kan ske under säkra former. Om inte detta kan ske måste säkrare rutiner upprättas i det enskilda fallet. Ansvarig sjuksköterska i primärvården har ansvaret för hanteringen av läkemedlen med möjlighet att delegera överlämnandet till annan befattningshavare. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.3.17. Vårdhygien Utföraren ska uppfylla en god hygienisk standard enligt hälso- och sjukvårdslagen. Utföraren ansvarar för att hygienutrustning finns. Utföraren ansvarar vidare för att personalen får utbildning i hygienrutiner och aktuella vårdprogram. För att förebygga smittspridning och medverka till att minimera antalet vårdrelaterade infektioner ska verksamheten tillämpa följande: - ”Vårdhygien för särskilda boendeformer i Stockholms län” utarbetade av Vårdhygien, Stockholms läns landsting, vilken bl.a. innehåller regler om arbetskläder - aktuella handlingsprogram utarbetade av smittskyddsenheten vid Stockholms läns landsting (t.ex. MRSA och virusorsakad gastroenterit). www.smittskyddstockholm.se - Socialstyrelsens föreskrifter om basal hygien inom hälso- och sjukvården m.m. (SOSFS 2007:19) - alla, för verksamheten, relevanta handlingsprogram för infektioner som kan bli aktuella Utföraren ska ha rutiner som reglerar hanteringen av personal som drabbats av TBC- eller MRSA-smitta eller vid misstanke om sådan diagnos. Hanteringsrutinerna ska grunda sig på Stockholms stads stadsledningskontors ”Riktlinjer vid misstanke om TBC- och MRSA-smitta” Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 23 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. cirkulär 6-07. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.3.18. Medicinskt ansvarig sjuksköterska Stadsdelsnämndens medicinskt ansvariga sjuksköterska (MAS) har det medicinska ansvaret enl. § 24 pp 1-3 HSL och förordningen om yrkesverksamhet på hälso- och sjukvårdens område (FYHS). Utföraren ska samverka med MAS och följa de rutiner och riktlinjer för kommunal hälso- och sjukvård som är antagna av stadsdelsnämnden. Utföraren ansvarar för att gällande rutiner och riktlinjer följs av personalen. Nämnda rutiner och riktlinjer bygger på hälso- och sjukvårdens författningar och ger bland annat direktiv om hur och när kontakt ska tas med hälso- och sjukvårdspersonal, läkemedelshantering, delegering, dokumentation av hälsooch sjukvårdsinsatser och rapportering av avvikelser. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.3.19. Anmälningsskyldighet och lokal avvikelsehantering Utföraren ska utarbeta rutiner för lokal avvikelsehantering samt tillse att dessa är väl kända av personalen. Utföraren ska rapportera avvikelse från gällande rutiner och riktlinjer till verksamhetschef enligt hälso- och sjukvårdslagen och MAS, som i förekommande fall ansvarar för anmälan enligt Lex Maria. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.3.20. Utrustning, förbrukningsartiklar m.m. Utföraren ska tillhandahålla och bekosta den medicinska och övriga utrustning, de arbetsredskap, hjälpmedel och förbrukningsartiklar som åtgår för att fullgöra åtagandet. Utföraren ska bekosta de inkontinenshjälpmedel som individuellt ska utprovas och förskrivas av primärvårdens sjuksköterska. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.4. Förändring av stöd- och omvårdnadsbehov Personer som deltar i daglig verksamhet gör det med mycket olika behov och förutsättningar. Förutsättningarna kan förändras över tid till följd av t.ex. ökad ålder eller förändrade behov och förmågor. Utföraren ska anpassa verksamheten och personalens kompetens till den enskildes individuella förutsättningar och utveckling. Det kräver en flexibilitet i verksamheten och hos personalen för att möta förändrade behov hos enskilda individer. Utföraren ska informera beställaren vid förändrade behov och uppmärksamma den enskildes möjligheter till utveckling. Utföraren ska omgående kontakta biståndshandläggaren om brukares stöd- och omvårdnadsbehov förändras i sådan grad att biståndsbeslut och individuell planering behöver omprövas. Utföraren ska även omgående informera biståndshandläggaren om insatserna för den enskilde inte följer uppgjord genomförandeplan. Utföraren ska meddela biståndshandläggaren om längre tids frånvaro än en månad eller Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 24 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. annan förändring av betydelse. Information om sjukhusvistelse ska meddelas biståndshandläggaren så fort den kommer till utförarens kännedom. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.5. Övertagande av verksamhet och personal Vid ett eventuellt byte av utförare förutsätts ett bra övertagande att samtliga berörda (avlämnande och övertagande utförare) och beställaren i alla avseenden arbetar för att sätta brukarna i första rummet. Övertagandet av verksamheten ska organiseras så att det inte medför några brister i omvårdnad och service. Det förutsätts att utföraren medverkar i förberedelserna för övertagandet av entreprenaden. Vidare ska utföraren utse en person som på plats ansvarar för övertagandet. Ett bra verksamhetsövertagande förutsätter ett nära och kontinuerligt samarbete mellan utföraren, beställaren och den frånträdande utföraren. Övertagandet ska följas upp och utvärderas på den tillträdande utförarens initiativ. Beställaren ska ha möjlighet att genom egen personal följa upp att brukarnas välfärd inte blir åsidosatt under det praktiska övertagandet. För att upprätthålla personalkontinuitet ska arbetstagarna i de dagliga verksamheterna erbjudas anställning hos utföraren på de villkor som anges i MBL 28 § och LAS 6 b §. Detta krav ställs för att upprätthålla verksamhetens kontinuitet och kvalitet för brukarna. Utföraren ska ha en konkret plan för presentation av företaget och hur övertagandet av verksamhetsdriften och personal kommer att ske. Denna ska kunna redovisas för stadsdelsnämnden, brukare och berörd personal. I utvärderingsbilagan för respektive verksamhet redovisas befintlig personal som vägledning för anbudsgivare. Det bör observeras att det kan ske förändringar i förhållande till dessa uppgifter, vilket kan påverka omfattningen av utförarens ansvar enligt gällande bestämmelser om verksamhetsövergång. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja Redovisa en konkret plan för hur personal- och verksamhetsövertagandet kommer att ske, inklusive förslag till tidsplan, där det framgår att ovanstående krav uppfylls. (Fritextsvar) Frösunda har en konkret plan för hur personal- och verksamhetsövertagande kommer att genomföras i Södermalm SDF. I planen framgår även namngivna personer inom vår organisation som kommer att ansvara för övertagandet från stadsdelsförvaltningen. Övertagande av personal Det är vanligt att det vid övertaganden uppstår en oro i medarbetargruppen. Oron handlar ofta om en osäkerhet inför den nya arbetsgivaren, nya arbetssätt, förändrat schema och andra praktiska och konkreta förändringar. Vår erfarenhet är att det bästa sättet få en bra start på övertagandet är genom tidig och tydlig information. Våra viktigaste åtgärder för att minimera oro är därför att: -Hantera den oundvikliga oro som uppkommer i medarbetargruppen genom klar, tydlig och strukturerad information i ett så tidigt skede som möjligt -Så snabbt som möjligt tydligt informera om de viktiga faktorerna som påverkar medarbetarnas vardag som schema, villkor och arbetssätt -Erbjuda medarbetarna fler olika sätt för att ta till sig informationen genom olika mötestillfällen med både skriftlig och muntlig information Nyckeln till ett framgångsrikt övertagande är alltså att nå ut med adekvat information vid rätt tidpunkt. Information som gör att medarbetarna snabbt kan fatta beslut om huruvida man är intresserad av att Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 25 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. arbeta med det nya schemat, de nya arbetssätten och därmed för den nya utföraren. Vi vet också att det är viktigt att genomföra en uppstartsprocess från grunden även i de fall vi bedriver verksamheten sedan tidigare. I det fall vi får ett förtroende att driva Danvikstulls dagliga verksamhet vidare blir en av våra viktigaste uppgifter i uppstarten att för chefer, medarbetare, kunder och andra intressenter tydliggöra de nya förutsättningarna som beställaren gett oss i det nya uppdraget. För att säkerställa att vi kan leva upp till våra högt ställda målsättningar om tydlig information har vi ett strukturerat arbetssätt. Vi driver våra övertaganden i enlighet med en process där vi använder best practice inom projektledning. Det innebär bland annat att vi arbetar på följande sätt: • Strukturerad och beprövad process • God riskkontroll och projektstyrning där vi arbetar enligt en fördefinierad projektmodell. Se en sammanfattning av projektmodellen nedan. • En tydlig roll- och ansvarsfördelning där hela företaget från ledning och neråt är involverade i projektet: Styrgrupp tillika resursägare – Projektgrupp med representanter från alla involverade verksamhetsfält – Genomförande osv. Framgångsfaktorer för ett smidigt övertagande är bland annat: • Tillräckliga resurser: vi har en dedikerad avdelning som arbetar enbart med övertaganden och uppstart samt har omfattande personalresurser inom HR, Information/Kommunikation, Kvalitet, Ekonomi och IT, samt inom respektive affärsområde. Detta innebär att vi har personella resurser att genomföra flera komplicerade övertaganden parallellt. • En mycket senior projektchef (HR-direktören) garanterar att projektet får status inom organisationen • Erfarenhet: vi har genomfört ett stort antal övertaganden. Detta innebär att vi har förvärvat omfattande erfarenheter kring vilka hinder som kan uppstå och hur vi på bästa sätt löser dessa. • Att inte resurserna från övertagandeprocessen försvinner för snabbt när övertagandet är genomfört. Vi har sett att förstärkningen av ledningsfunktioner ger god effekt om de finns kvar även en period efter övertagandet. Övertagande vid ett förtroende i Södermalm Om vi får förtroende att driva verksamheten i Södermalm så kommer en projektledare från vårt uppstartsteam att bilda en projektgrupp. Att ha en ansvarig projektgrupp som är med under hela verksamhetsövergången främjar trygghet, kontinuitet och stabilitet – för alla parter. Detta säkerställer också att inga brister i hälso- och sjukvård eller övrig omvårdnad och service uppstår. Projektgruppen kommer att bestå av: • Vår HR-representant Annette Granström • Projektledare Eva Malmborg från uppstartsteamet (biträdande projektchef tillika ansvarig på plats för övertagandet) • Affärsområdeschef Eva Ingemarsdotri • Regionchef Rosalie Gnipe • IT-ansvarig Camilla Wallin • Business Controller Anette Torberg • Information - och kommunikationsansvarig Peter Fond •´Verksamhetschef/er (från och med en månad innan avtalsstart) Utöver ovanstående kommer ytterligare personer från personal-, utbildning-, ekonomi- och IT avdelningen enligt presentation nedan. Våra olika roller vid ett övertagande Projektchef (PC) Projektchefen tillika HR-direktören har det yttersta ansvaret för att hålla ihop projektet från start till mål. Vidare har hon ett särskilt ansvar för HR-relaterade frågor såsom att vi följer kollektivavtal och gällande lagstiftning samt fackliga frågor som exempelvis inrangering av personal. Projektledare (PL) Projektledaren utför arbetsuppgifter på uppdrag av projektchefen. Projektledaren har till uppgift att samordna och fördela arbetet i projektgruppen inför och under övergången. Projektledaren har också till uppgift att samordna möten och andra informationsträffar tillsammans med Södermalms stadsdelsförvaltning. I samarbete med kommunen sammanställer projektledaren information till medarbetare, kunder, närstående samt deras företrädare. Rollen inkluderar även att lyssna in förväntningar och önskemål. Projektledaren ansvarar för att vid projektplanens fastställande upprätta en riskanalys. Riskanalysen dokumenteras i avsatt avsnitt och uppdateras kontinuerligt. Affärsområdeschef (AOC) Har det övergripande ansvaret inom sitt affärsområde och deltar i styrgruppen som ansvarig och stöd i aktiviteterna utifrån detta perspektiv. Regionchef (RC) Det finns en tydlig ansvarsfördelning mellan projektledaren och regionchefen där projektledaren ansvarar för processen och samordning av aktiviteter medan regionchefen ansvarar för innehållet i aktiviteterna. Ansvarig regionchef Mattias Ragnegård har till uppgift att säkerställa att de beslut som tas går i linje med Frösundas riktlinjer, avtal, förfrågningsunderlag, anbud samt de lagar som styr verksamheten. Regionchefen ansvarar även för framställande av verksamhetsplanen. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 26 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Verksamhetschef (VC) Rekryteringen av verksamhetschefen startar omedelbart efter en eventuell tilldelning. Verksamhetschefen påbörjar sin anställning senast fyra veckor innan uppstartsdagen. Detta för att säkerställa att verksamhetschefen hinner lära känna Frösunda, vår mission, värderingar och stödfunktioner samt IT-system, ledningssystem och rutiner. Verksamhetschefen arbetar tillsammans med projektledaren och regionchef för samordning av befintliga medarbetare under övergången. Projektgruppen med ansvarig projektledare samarbetar vartefter med beställarens utsedda representanter och vi har fortlöpande möten med kommunen ca var tredje vecka eller oftare vid behov. Frösunda lägger stor vikt vid ett gott samarbete med kommunen för att överlämningen skall ske så smidigt som möjligt för alla parter. Vid en övergång arbetar vi på detaljnivå med det som påverkar övergången. Det kan exempelvis vara övertagande av olika inköp- och leveransavtal, övertagande av medarbetare och teknisk utrustning så som IT och telefoni. Varje aktivitet inom övergången bryts ner i anpassade projektplaner (ex en egen för kommunikation, IT, HSL, HR) för att inte missa något. Specifika resurser vid övergången Inom de specifika projektplanerna för respektive aktivitet finns en tydligt utpekad ansvarig person, såsom: • Sakkunnig från Kvalitetsavdelningen Allan Lindkvist säkerställer att arbetet med kundernas genomförandeplaner följer Frösundas rutiner i enlighet med lagstiftningen och ICF-anpassning. Kartläggning sker under den första månaden efter verksamhetsövertagandet. • Kvalitetsstöd Per Norbeck säkerställer att alla rutiner lokalanpassas under den första månaden efter verksamhetsövertagandet • HR-specialist Eva Sjölund ansvarar för HR-övertagande av medarbetare, inrangering och informationslinje • Affärsutvecklingschef Conny Björkman ansvarar för informationsmöten med kunderna • IT-specialist Camilla Wallin ansvarar för implementering av IT-system, telefoni och datorstöd • Utbildning och handledningssexpert Annika Sefbom ansvarar för kompetenskartläggning och övergripande kompetensutvecklingsplan Preliminär plan för övertagande av entreprenad i Södermalm Nedan följer en preliminär plan för ett övertagande av personal och verksamheten i Södermalm. Plan för övertagande – medarbetare Alla datum är preliminära och bygger på att Frösunda får tillgång till kontaktuppgifter mm. Samtliga informationsmöten vill vi planera in så snart som det är praktiskt möjligt efter ett tilldelningsbesked. Tilldelningsbesked kommer den 21 november 2014. Anbudsavdelningen är ansvarig för att hålla koll på detta. Samma dag som tilldelning upprättar PL Eva Malmborg en projektplan där en styrgrupp och projektgrupp besätts. Den 25 november 2014 har PL ett internt uppstartsmöte med projektgruppen. Den 2 december 2014 tecknar VD avtal med stadsdelsförvaltningen. Den 5 december kommer ett möte med kommunen att genomföras där Frösunda presenterar sin projektgrupp samt att PL presenterar ett förslag på övertagandeplan. Samma dag kommer PL samt Frösundas kommunikationsavdelning upprätta microsite för löpande information. Microsite är en lokal hemsida där kunder och närstående kan följa övertagandeprocessen och få aktuell information om Frösunda och dagliga verksamheten i Södermalm. Vidare kommer kommunen i samarbete med PL gå ut med inbjuden till tillsvidareanställda om informationsmöte med Frösunda och kommunen. Den 12 december 2014 kommer IT-ansvarig besöka samtliga verksamheter för att undersöka vad Frösunda behöver göra som exempelvis dragning av ledningar eller trådlöst internet. Den 15 december 2014 kommer informationstillfälle för medarbetare att hållas samt en från HR-avdelningen att medverka. Syftet med träffen är att berätta för medarbetarna vilka Frösunda är, presentation av övertagandeplanen, information om vilka villkor som gäller vid övergången för medarbetarna. Därutöver får medarbetarna tillfälle att ställa frågor till både kommunen och Frösunda. För att alla ska kunna närvara på informationstillfället kommer två styckena att hållas. En på förmiddagen (10:00-12:00) samt en på eftermiddagen (15:00-17:00). Den 18 december kommer ett informationstillfälle för anhöriga/kunder/god man att hållas. Kommunen kommer att vara ansvarig för denna träff och från Frösunda kommer EC samt AOC att medverka. Syftet med träffen är att berätta vilka Frösunda är samt att presentera övertagandeplanen. Därutöver kommer de som är med på informationstillfället ha möjlighet att ställa frågor till båda parter. Under vecka 2 2015 kommer VC samt HR-ansvarig vara med på respektive enhets APT. Genom detta ges ytterligare ett tillfälle för personalen att träffa Frösunda. Detta är ett tillfälle att prata mer verksamhetsnära och om hur Frösunda tänker driva de dagliga verksamheterna. Vi kommer även att bjuda in alla timanställda till en informationsträff 12 januari 2015. Frösunda är ansvarig för denna träff och VC samt HR kommer att närvara på detta tillfälle. Syftet är att ge en kort presentation om Frösunda samt att ge information om timanställdas möjlighet till fortsatt anställning. Därutöver kommer de som är med på informationstillfället ha möjlighet att ställa frågor till oss. Den 20 januari 2015 är det sista dag för tillsvidareanställda att ge besked om de vill fortsätta sin anställning från och med årsskiftet eller inte med Frösunda som arbetsgivare. Detta gör vi för att få en prognos över personallägen för att kunna bedöma om vi skulle behöva nyrekrytera personal. Den 14 februari 2015 kommer VC göra en första verksamtsplan för hur verksamheterna ska drivas. Den 21 februari 2015 är in rangering klar. Den 4 mars 2015 kommer VC att tillträda sin anställning. IT kommer att leverera datorer med mera den 16 mars 2015 (kommer dock att installeras den 1 april 2015). Den 17 mars 2015 kommer registrering vara klar av medarbetarna i IT-system med mera. Den 1 april 2015 är det övertagandedagen. Då kommer verksamhetschefen finnas på plats, de anställda får Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 27 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. sina anställningsavtal samt att de får ta del av sitt schema. Man kommer även få inloggningsuppgifter till Frösundas webbaserade lärosystem, lönesystem samt dokumentationssystem. IT-system kommer att installeras i verksamheterna. Den 2 april 2015 kommer kvalitetsstöd, administrativt stöd och dokumentationsstödjare påbörja sitt uppdrag. Allt enligt verksamhetsplanen. Senast den 28 april 2015 ska samtliga medarbetare vara klar med sin introduktionsutbildning. Den 30 april 2015 görs en medarbetar- samt kundundersökning för att kolla att vi uppnår en bra kvalité i verksamheterna. Den 20 maj 2015 kommer en uppföljning av genomförandet, kundnöjdheten med mera att genomföras. Plan för övertagande – kunder och närstående Tilldelningsbesked kommer den 21 november 2014. Anbudsavdelningen är ansvarig för att hålla kolla på detta. Samma dag som tilldelning upprättar PL Eva Malmborg en projektplan där en styrgrupp och projektgrupp besätts. Den 25 november 2014 har PL ett internt uppstartsmöte med projektgruppen. Den 2 december 2014 tecknar VD avtal med stadsdelsförvaltningen. Den 5 december kommer ett möte med kommunen att genomföras där Frösunda presenterar sin projektgrupp samt att PL presenterar ett förslag på övertagandeplan. Samma dag kommer PL samt Frösundas kommunikationsavdelning upprätta microsite för löpande information. Microsite är en lokal hemsida där kunder och närstående kan följa övertagandeprocessen och få aktuell information om Frösunda och den dagliga verksamheten i Södermalm. Den 18 december 2014 kommer ett informationstillfälle för anhöriga/kunder/god man att hållas. Kommunen kommer att vara ansvarig för denna träff och från Frösunda kommer VC samt AOC att medverka. Syftet med träffen är att berätta vilka Frösunda är samt att presentera övertagandeplanen. Därutöver kommer de som är med på informationstillfället ha möjlighet att ställa frågor till båda parter. Den 1 mars 2014 kommer VC att tillträda sin anställning. Den 30 april 2015 görs en medarbetar- samt kundundersökning för att kolla att vi uppnår en bra kvalité i verksamheterna. Den 20 maj 2015 kommer en uppföljning av genomförandet, kundnöjdheten med mera att genomföras. Projektmodell övertagande Frösundas projektmodell innehåller information om hur vi ska arbeta med övertagandeprojekt. I nedanstående avsnitt presenteras några exempel ur projektmodellen då den är mycket omfattande. I modellen finns våra kunskaper och erfarenheter inbyggda så att de kommer till användning varje gång. Det centrala i projektmodellen är Projektplanen och tidsplanen. Vårt sätt att organisera projekt inom övertaganden beskrivs under avsnittet ”Organisation” där också alla ingående roller beskrivs med ansvar och arbetsuppgifter. Hur vi arbetar i övertagandeprojektet med informationsöverföring/informationsspridning och rapportering beskrivs i avsnittet ”Möten och rapportering”. Vår mall för övertagandeprojekt innehåller följande delar: • Projektplan – Uppstart och övertagande av verksamhet • Versionshistorik • Bakgrund • Mål • Organisation (I detta avsnitt ingår: Styrgrupp, Projektledare, Utbildningsansvarig, Kommunikationsansvarig samt IT-ansvarig) • Möten och rapportering (Rapporteringsplan, Tillstånd, Ekonomisk plan, IT, HR – personalplanering, Utbildning, Information/kommunikation, Projektledarens uppgifter och ansvar, Regionchefens roll under uppstart, VCs roll under uppstart) • Riskanalys Projektledarens verktyg Ett exempel på Projektledarens verktyg är Mötesplanen vilket är projektledarens aktivitetsplan och är det huvudverktyg som Projektledaren använder för sin planering. När projektet planeras lägger projektledaren upp en mötesplan med datum och säkerställer att deltagare planerar in relevanta datum i sin kalender. I mötesplanen ingår följande; • Objektsgenomgång • Delaktiviteter, uppstartsmöten. PL kommer att kalla till följande möten: Genomgång av HR delprojekt tillsammans med HR-ansvarig. Genomgång av IT delprojekt där IT-ansvarig kommer att vara med. Genomgång av HR delprojekt och kommunikationsplan där den kommunikationsansvarige kommer att delta. Genomgång av utbildning delprojekt och utbildningsplan tillsammans med den utbildningsansvarige. På dessa projektmöten har PL till sin hjälp en projektplan under upprättande samt en aktivitetsplan. • Aktiviteter och möten som behöver genomföras enligt PL • SG1 (Fastställande av projektplan) • Aktiviteter och möten som behöver genomföras enligt PL • SG2 (Genomgång av projektet, pågående aktiviteter) • Aktiviteter och möten som behöver genomföras enligt PL • Genomgång av samtliga kunders genomförandeplaner, upprättande av bemötande- och aktivitetsplan enligt befintlig dokumentationsrutin. VC kommer att vara ansvarig för detta. Det ska vara klart senast 14 dagar efter övertagandedagen. • En 6-månadersuppföljning genomförs • Aktiviteter och möten som behöver genomföras enligt PL Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 28 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. • SG3 (Redovisning av slutrapport) Riskanalysen För att Projektledarens ska kunna skaffa sig en löpande bild om vilka kända risker som finns i projektet samt hantera dem arbetar vi med en löpande riskanalys. Riskanalysen bygger på principen att när en risk blir känd graderas den i konsekvens och effekt. Konsekvens x effekt utgör riskvärdet. Riskvärdet använder sedan projektledaren för att prioritera vilka risker som är viktigast att arbeta med inom kort. I riskanalysen ska det framgå risk, vilken påverkan det har på projektet (skala: 1-5), sannolikhet (skala: 1-5), riskvikt (som fås fram genom att multiplicera vilken påverkan det har på projektet samt sannolikheten). Slutligen ska en åtgärd/riskminimeringsåtgärd framgå. Rollbeskrivning Varje roll i projektet är beskriven med sina uppgifter och ansvar. Detta för att skapa en tydlighet och sätta förväntningar. Ange namn på den person inom anbudsgivarens organisation som kommer ansvara för att överta verksamheten från nuvarande utförare. (Fritextsvar) Rosalie Gnipe är den personen inom Frösundas organisation som kommer att ansvara för att överta verksamheten från nuvarande utförare. Rosalie är Regionchef för Sthlm Daglig Verksamhet och sitter med i ledningsgruppen för affärsområdet funktionsnedsättning. 1.3.6. Samverkan 1.3.6.1. Samverkan och informationsplikt Utföraren och beställaren ska samverka för att skapa bästa möjliga förutsättningar för uppdragets genomförande och en god service och omvårdnad. Vidare är utföraren och beställaren skyldiga att omgående informera varandra om samtliga förändringar och förhållanden som kan påverka förutsättningarna för vardera partens åtaganden och ansvar. Utföraren ska vid behov samverka med andra myndigheter, hälso- och sjukvård, anhöriga och andra för den enskilde viktiga personer och organisationer liksom med legala ställföreträdare. Samverkan ska leda till att behov av stöd och hjälp tillgodoses på den enskildes villkor. Som ett komplement till utförarens egen verksamhet kan samarbete med frivilliga organisationer finnas för att tillgodose den enskildess sociala, kulturella, andliga och mentala behov. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.7. Dokumentation enligt LSS och HSL Utföraren ska kontinuerligt dokumentera insatsen för varje brukare. För dokumentationen ansvarar den person som förestår verksamheten. Syftet med all dokumentation är att göra insatserna tydliga för brukaren och hans eller hennes företrädare, vara ett arbetsredskap för personalen samt att kunna följa upp att brukare får de insatser han/hon har rätt till. Dokumentationen ska möjliggöra en systematisk uppföljning av den enskildes utveckling och uppfyllande av mål och delmål under insatsen. Utföraren ska informera den enskilde om att dokumentationen förs. Dokumentationen av insatser enligt LSS ska göras i enlighet med tillämpliga delar av Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Personalen ska ha tillgång till den dokumentation som bedöms nödvändig för att ge en god och säker service och omvårdnad. Det ska finnas fungerande rutiner för informationsöverföring mellan arbetspass. Dokumentation ska ske med vid var tid gällande lagar, förordningar och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Utföraren ansvarar för att dokumentationen förvaras så att Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 29 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. obehöriga inte får tillgång till den. Utföraren ska tillse att samtlig dokumentation överlämnas till beställaren enligt gällande gallringsregler när en insats avslutas. Detta gäller också om ansvaret för verksamheten övergår till annan. I samband med att utföraren tillträder uppdraget ska denne inhämta den enskildes medgivande att ta del av sociala dokumentationen och övrig dokumentation som rör denne. Utföraren svarar för att kopiera aktuella handlingar som behövs för verksamheten. Originalhandlingarna ska överföras till beställaren när kopieringens slutförts, dock senast en månad efter avtalsstarten. I de fall utföraren inte får den enskildes tillstånd att kopiera dokumentation ska denna omedelbart kontakta beställaren som genomför menprövning i varje enskilt fall. All dokumentationen som rör den enskilde ska förvaras brandsäkert och i övrigt på ett betryggande sätt, så att obehöriga inte får tillgång till den. Dokumentationen ska kunna användas för forskning och utvecklingsarbete. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.7.1. Datorbaserad dokumentation Stockholms stad har datorbaserade system för verksamhet och dokumentation enligt SoL och LSS, benämnda Paraplysystemet respektive ParaSol. Utföraren ansvarar för fortlöpande dokumentation i Paraplysystemet. Detta gäller uppgifter om in- och utflyttning m.m. som underlag för de boendes hyra. Utföraren ska använda dokumentationssystemet ParaSol för omvårdnadsdokumentation inklusive dokumentation av avvikelsehantering. Utföraren ska med stadens hjälp ansluta sig till Paraplysystemet och ParaSol. Utföraren ska tillgodogöra sig och följa stadens regler och policys för informationssäkerhet. Staden ansvarar för att riktlinjer angående denna kommer utföraren tillhanda. Utföraren ansvarar för den löpande personalutbildning i IT-frågor som är nödvändig för uppdraget. Utföraren kan komma att erbjudas att delta i av staden anordnad utbildning inom ämnesområdet. Av säkerhetsskäl finns det endast en accessform som ger utföraren extern åtkomst till stadens sociala system via Internet från egen utrustning och från utförarens upphandlade Internetleverantör. För att lösningen ska kunna tillämpas ställs i huvudsak följande krav på den enskilda utföraren: • Användare som ska rapportera i stadens system ska införskaffa och använda "hårt certifikat" vid autentisering. • Utföraren tillhandahåller och ansvarar för dator med kringutrustning inklusive mjukvara. • Den Internetleverantör som entreprenören anlitar ska tillhandahålla en svensk ip-adress (behöver inte vara fast). Utföraren står för kostnader som uppstår i samband med administrationen av behörigheter för utförarens anställda till stadens infrastruktur och system. Beställaren debiterar utföraren tertialvis för kostnader för utförarens rapportering i stadens IT-system. Debiteringen grundas på utförarens antal registrerade konton i systemet ParaInn den sista dagen i mars, juli och Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 30 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. november. Då stadens kostnader för licenser m.m. kan ändras över tid kan ersättningens storlek komma att ändras något under avtalets löptid. Ersättningen är för närvarande 165 kronor per konto och tertial. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.8. Personal 1.3.8.1. Arbetsledning, personal och bemanning Brukarnas behov och önskemål ska styra arbetets organisation och utveckling. Utföraren ska under avtalsperioden inkl. eventuell förlängning uppfylla och upprätthålla de kompetenskrav för verksamhetens ledning som framgår av Socialstyrelsens föreskrifter, för närvarande SOSFS 2002:9. Ledningen ska finnas tillgänglig för medarbetarna och vara närvarande i den dagliga driften. Verksamheten ska vara organiserad på sådant sätt att det vid varje tidpunkt går att nå någon med arbetsledande funktion. Utföraren ska ha en etisk plattform som arbetet vilar på och som utgör grunden för insatserna. Värdegrunden ska omfatta alla involverade yrkesgrupper. Målet ska vara en god och säker service och omvårdnad. Denna uttalade värdegrund ska bilda bas för kommunikation och samarbete. En viktig utgångspunkt är att de anställda behandlar varandra med respekt. Utföraren svarar för att det i verksamheten finns personal i sådan omfattning och med sådan kompetens att brukarnas behov av personligt stöd, service, omvårdnad och säkerhet alltid kan tillgodoses. Praktikanter och volontärer får inte användas av utföraren för att fullgöra uppdrag hos beställaren utan beställarens skriftliga medgivande. Antalet personal som ger den enskilde stöd ska vara begränsat till så få olika personer som möjligt. Utföraren ska eftersträva kontinuitet i personalgruppen och kontinuitet i arbetssätt. Personalen ska ha för arbetsuppgifterna adekvat utbildning, erfarenhet och lämpliga personliga egenskaper. Medarbetarna ska vara väl förtrogna med verksamhetens inriktning och mål. De ska ha kunskaper om olika funktionsnedsättningar och fördjupade kunskaper om den enskilde brukarens speciella funktionsnedsättning. Personalens grundsyn ska vara att brukarnas behov alltid kommer i första rummet. Brukarna ska kunna behålla sin integritet och behandlas med respekt. För personer, som har begränsade möjligheter att kommunicera med talet, ska alternativ kom-munikation uppmuntras. Personalens kunskap om alternativ kommunikation ska hela tiden utvecklas. All personal ska behärska svenska språket på ett sådant sätt att de kan kommunicera med brukare och närstående/ställföreträdare samt övrig personal. De ska även skriftligt kunna göra nödvändig dokumentation på svenska. Det ska finnas personal/tolkhjälp så att kommunikation kan ske även med brukare som inte talar svenska. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 31 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Personal får inte ha uppdrag som god man/förvaltare för någon brukare inom verksamheterna. Utföraren ansvarar för att personalen kontinuerligt ges den utbildning och fortbildning som behövs för att varje anställd ska vara lämpad att utföra sina arbetsuppgifter. Utföraren ska arbeta systematiskt med fortbildning och vid behov extern handledning i syfte att höja kompetensen i arbetsgruppen och erbjuda utvecklingsmöjligheter för den enskilde arbetstagaren. För alla anställda ska finnas en kompetensutvecklingsplan. Utföraren ska anställa och ansvara för personal i egenskap av arbetsgivare med beaktande av vid var tid gällande lagar och avtal. Anlitar utföraren underentreprenörer förbinder sig utföraren att av denne avkräva motsvarande utfästelse. Utföraren ska under avtalstiden alltid kunna redovisa bemanning och täthetsschema. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.9. Sekretess och tystnadsplikt Utföraren ansvarar för att all personal iakttar och efterlever gällande lagstiftning om offentlighet och sekretess inom verksamheten. Utföraren ska se till att all personal är informerad om bestämmelserna och har undertecknat en förbindelse om tystnadsplikt. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.10. Avvikelse- och klagomålshantering 1.3.10.1. Avvikelsehantering och anmälan om missförhållanden Verksamheten ska ha rutiner för hur avvikelser identifieras, dokumenteras, analyseras och åtgärdas samt för hur vidtagna åtgärder följs upp. Det ska tydligt framgå vem som ansvarar för att rutinerna följs. Det som framkommer i avvikelsehanteringen ska tas tillvara i förbättringsarbetet. Utgångspunkten ska vara att identifiera och åtgärda strukturella brister och brister i verksamhetens rutiner i syfte att utveckla och säkerställa en god kvalitet och säkerhet för brukarna. Utföraren ska omgående informera beställaren om avvikelser som föranleder åtgärder. Utföraren ska på begäran lämna ut sammanställning över avvikelser och vilka åtgärder som vidtagits. Avvikelser, allvarliga skador och sjukdomar som inträffar eller riskerar att inträffa i verksamhet som innefattas i hälso- och sjukvård rapporteras på det sätt som anges i regler utarbetade av MAS. Vid avvikelser som gäller hälso- och sjukvård kontaktas landstingets primärvård omgående. Avvikelser rapporteras till sjuksköterska på en särskild blankett. Verksamheten ska tillsammans med sjuksköterskan utreda händelser och vidta åtgärder för att förhindra upprepning. Vid allvarliga händelser kontaktas även den medicinskt ansvariga sjuksköterskan. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.10.2. Klagomålshantering Brukaren eller dennes företrädare ska informeras om vart han/hon vänder sig med Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 32 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. synpunkter och klagomål på verksamheten. Utföraren ska ha rutiner för hur synpunkter och klagomål på verksamheten tas emot, åtgärdas, utreds, sammanställs och analyseras. Utföraren ska på begäran av beställaren när som helst under avtalstiden kunna redovisa vilka synpunkter och klagomål som inkommit och vilka åtgärder som vidtagits med anledning av dessa. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.11. Uppföljning, utvärdering och tillsyn Utförarens uppföljning Utförarens ledningssystem ska innehålla de utarbetade och fastställda rutiner som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Rutinerna ska vara väl kända av personalen och tillämpas i verksamheten. Ledningssystemen ska kontinuerligt följas upp, utvärderas och utvecklas utifrån verksamhetens behov och de förändringar som görs i t.ex. Socialstyrelsens allmänna råd eller arbetsmiljölagstiftning med föreskrifter. Utföraren ska göra de uppföljningar av verksamheten som krävs för att säkerställa att dennes åtaganden och ansvar uppfylls. Uppföljningarna ska även ske genom brukarenkäter. Utförarens uppföljning genom brukarenkäter kan vid särskilda tillfällen initieras och utföras av staden. Beställaren ska informeras om resultatet av genomförda uppföljningar och dokumentationen av uppföljningarna ska hållas tillgänglig för staden. Beställarens uppföljning, kontroll och utvärdering Beställaren kommer att följa upp och kontrollera verksamheten. Utföraren ska samarbeta och ge staden full insyn i verksamheten inklusive tillgång till journaler och dokumentation, så att beställaren genom medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS), biståndshandläggare, verksamhetsplanerare, funktionshindersinspektörer, revisorer eller annan personal eller konsult, som beställaren anlitar, kan genomföra tillsyn, uppföljningar och utvärderingar. Uppföljning görs på både individ- och verksamhetsnivå. Beställarens kvalitetskontroller kommer bl.a. att innehålla följande moment: - Regelbunden uppföljning av att utföraren svarar upp mot krav och villkor i gällande avtal och i anbud beskrivna åtaganden. - Uppföljningar av hur den enskildes omvårdnadsbehov tillgodoses. - Beställaren kommer att regelbundet genomföra brukarenkäter. I samband med dessa ankommer det på utföraren att medverka, bl.a. genom att distribuera enkätformulär till brukare/ställföreträdare. Staden ska utan föranmälan kunna genomföra granskning av de dagliga verksamheterna och upprättad dokumentation. Uppföljningar ska av staden planeras på ett sådant sätt att dessa inte inverkar mer än nödvändigt på utförarens verksamhet. Utföraren - åtar sig att i samband med tillsyn och uppföljningar ställa begärda handlingar, lokaler och personal till beställarens förfogande. Utföraren ska bistå beställaren och staden i övrigt med de uppgifter denne begär. - är skyldig att tillse att beställarens MAS kan utöva sitt ansvar enligt 24 § hälso- och Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 33 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. sjukvårdslagen och enligt lagen om yrkesverksamhet inom hälso- och sjukvårdens område. - ska ge IVO och andra tillsynsmyndigheter den insyn eller tillgång till uppgifter som dessa myndigheter kan komma att kräva. - ska hålla beställaren informerad om avvikelser, synpunkter och klagomål samt till beställaren redovisaavvikelser och mottagna klagomål tre ggr/år för redovisning i stadens tertialrapporter och årsredovisningar. - ska lämna aktuell verksamhetsinformation till beställaren för uppdatering av stadens hemsida. - ska till personal och ledning återföra de resultat som framkommit i den samlade uppföljningen samt åtgärda eventuella brister. Om resultaten visar att stöd, service och omvårdnad inte uppfyller ställda krav vad gäller kvaliteten, ska en åtgärdsplan snarast upprättas av utföraren och redovisas för beställaren. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.12. Publicering av åtagande och uppföljningsstatistik Utförarens beskrivning av de dagliga verksamheterna och åtaganden för dessa kommer liksom resultatet av vissa uppföljningar att publiceras på stadens och stadsdelsnämndens hemsidor (under rubriken "Jämför service"). Endast resultat av stadens centralt beslutade uppföljning publiceras. Resultaten presenteras på enhetligt sätt för alla verksamheter och förutsätter utförarens medverkan. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.13. Rapporterings- och anmälningsskyldighet 1.3.13.1. Lex Sarah Utföraren ansvarar för att all personal känner till skyldigheten att rapportera missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande enligt 14 kap 3 § SoL och 24 § a-g LSS. Utföraren ska i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2011:5 ha skriftliga rutiner för hur skyldigheten att rapportera, utreda, avhjälpa och undanröja missförhållanden och risker för missförhållanden ska fullgöras. Blankett hämtas från Inspektionen för Vård och Omsorgs (IVOs) hemsida. Missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande Utföraren ansvarar för att beställande nämnd omedelbart informeras om inkommen rapport. Allvarligt missförhållande eller påtaglig risk för allvarligt missförhållande Utföraren ansvarar för att beställande nämnd omedelbart informeras om anmälan till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Utföraren ska till beställande nämnd skicka dels en kopia på anmälan till IVO dels kopia av den utredning som gjorts med anledning av det inträffade. Om utredningen inte har avslutats när anmälan till IVO lämnas in, ska utredningen lämnas in till IVO så snart den färdigställts. Kopia på utredningen ska samtidigt skickas till beställande nämnd. Informationen ska omfatta vad som framkommit under utredningen, ställningstagandet samt vidtagna och planerade åtgärder. Vidare påminns om den anmälningsskyldighet av arbetsskador m.m. som föreligger enligt arbetsmiljölagstiftningen. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 34 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. 1.3.14. Lokaler och inventarier 1.3.14.1. Lokaler Beställaren disponerar samtliga lokaler medan utföraren har tillgång till de lokaler som krävs för uppdraget. Mellan beställaren och utföraren föreligger inte något hyresförållande och inte heller föreligger någon besittningsrätt för utföraren. Utföraren är skyldig att bedriva verksamheten i de av beställaren tillhandahållna lokalerna. Lokalerna får inte utan beställarens medgivande nyttjas för annat ändamål. Utföraren får, under den tid uppdraget varar, för uppdragets utförande nyttja lokalerna på villkor motsvarande de som gäller mellan beställaren och fastighetsägaren med nedan angivna undantag. Beställaren svarar för och bekostar - Hyra och eventuella hyresförändringar - Uppvärmningskostnader - Oförutsedda kostnader p.g.a. förändringar i gällande skattesystem och myndighetsförelägganden kopplade till lokalerna Utföraren bekostar således elektricitet för verksamhetens lokaler (inklusive personalutrymmen) samt sophantering och samtliga övriga kostnader som är förenade med driften av verksamheten. Utföraren får inte göra ändringar i lokalen eller av beställaren tillhandahållen inredning/utrustning utan skriftligt godkännande från beställaren. Utföraren äger inte heller rätt att utan beställarens och fastighetsägarens skriftliga tillstånd sätta upp skyltar, markiser, antenner eller dylikt. Beställaren äger rätt att löpande kontrollera lokalens skötsel och underhåll. Om brist konstateras äger beställaren rätt att omgående åtgärda bristen på utförarens bekostnad. Utföraren skall godkänna lokalerna i det skick som föreligger. Efter avtalsperiodens slut skall lokalerna vara i samma skick som vid periodens start. Hänsyn skall tas till normal förslitning. Detsamma gäller om lokalerna renoverats under perioden. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.14.2. Inventarier Fastighetsägaren eller i förekommande fall beställaren ansvarar för fasta inventarier i verksamheterna. Undantag gäller om utförarens personal åsamkar skada på de fasta inventarierna på grund av ovarsam hantering. Lösa och fasta inventarier samt övrig utrustning ägs av beställaren men får nyttjas av utföraren, som också svarar för reparations- och underhållskostnader samt återanskaffning. Utföraren har kostnadsansvaret för dessa anskaffningar, trots att så är fallet får inte anskaffning av inventarier ske utan samråd med beställaren om anskaffningskostnaden är mer än 30 000 kronor. Vid avtalets början och slut ska beställaren och utföraren gemensamt inventera och värdera dessa. En inventarieförteckning ska upprättas. Inventarierna är beställarens egendom och Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 35 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. ska väl vårdas av utföraren. Om värdet vid slutbesiktning överstiger värdet vid tillträdet ersätter beställaren utföraren för mellanskillnaden. Om värdet vid slutbesiktning understiger värdet vid tillträdet ersätter utföraren beställaren för mellanskillnaden. Utföraren skall se till att lokalerna är välvårdade och svarar för alla löpande kostnader för lokalernas drift och verksamhetens genomförande enligt avtal. Inventarier och annan utrustning skall vid återlämnandet vara i fullt brukbart skick, med hänsyn till normalt slitage. En gemensam besiktning av lokaler och inventarier skall göras och ett besiktningsprotokoll med inventarieförteckning samt värdering av inventarier skall upprättas. Mer information om tekniska data framgår i stycket nedan. Beställaren äger rätt att löpande kontrollera skötsel och underhåll av utrustning och inventarier. Om brist konstateras äger beställaren rätt att omgående åtgärda bristen på utförarens bekostnad. Innan uppdraget upphör ska utföraren återställa lokalerna till godtagbart skick samt avlägsna inventarier, utrustning och annat som tillhör utföraren. Om det inte bortförts tillfaller detta beställaren utan ersättning. Senast under den sista dagen för uppdraget ska gemensam besiktning ske i samband med att samtliga nycklar återlämnas. Utföraren ansvarar för att kalla till besiktning. Vid denna konstateras eventuella brister i utförarens åtagande. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.14.2.1. Tekniska data Fastighetsägare: Fastighetsägare för Hammarby dagliga verksamhets lokaler är HSB Brf Hamnvakten, HSB Stockholm, 112 84 Stockholm. Fastighetsägare för Danvikstulls dagliga verksamhets lokaler är HIBY AB, gm Aberdden management AB, Box 3039, 103 63 Stockholm. Verksamheten flyttar till ny lokal i samma fastighet i augusti 2014. Beställaren har förstahandskontrakt på samtliga lokaler. Telefoni: Utförarenstår för sin egen telefoni och tecknar egna abonnemang. Sopor: Hantering av sopor ingår i hyran. Utföraren bekostar hantering av grovsopor som inte kan deponeras i de grovsoputrymmen som hyresvärden upplåter. Nuvarande utförare har under 2013 inte haft några kostnader för grovsopor. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.14.3. Nycklar Utföraren ska ha säkra rutiner för hantering av nycklar till verksamheten. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 36 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Utföraren ansvarar för låsbyte om nycklar förkommer. Vid avtalstidens slut ansvarar utföraren för att samtliga nycklar återlämnas till beställaren. Ansvaret för nyckelsystemet skrivs över på utföraren vid övertagandet. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.14.4. Städning, tvätt, fönsterputs m.m. Utföraren ska se till att lokalerna städas och vårdas så att rimliga krav på hygien och trivsel upprätthålls. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.15. IT och telefoni Utföraren svarar för samtliga abonnemangs- och trafikkostnader, licenser o.dyl. avseende telefoner, fax, datautrustning, TV m.m. i administrations- och personallokaler samt i gemensamma utrymmen. Utföraren svarar för att modern IT-teknik finns tillgänglig för att underlätta kommunikationen med beställaren, t. ex. möjlighet att kommunicera via e-post. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.16. Gåvor och donationer Eventuella gåvor eller donationer till till verksamheten av inventariekaraktär, inklusive konst och konsthantverk, ska dokumenteras och tillföras inventarieförteckning samt skriftligen meddelas till stadsdelsnämnden. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.17. Säkerhet Utföraren ska enligt lagen om skydd mot olyckor (SFS 2003:778) svara för att systematiskt brandskyddsarbete (SBA) utförs enligt de förordningar, föreskrifter och allmänna råd som gäller för verksamhet och lokaler. Det systematiska brandskyddsarbetet ska vara utformat enligt Räddningsverkets allmänna råd om systematiskt brandskyddsarbete (SRVFS 2004:3). Utföraren övertar samtliga stadens skyldigheter som följer av lagen om skydd mot olyckor. Det innebär att utföraren och dennes personal har ansvaret för allt förebyggande säkerhetsarbete inom lokalerna, bl.a. brandskydd. Utföraren åtar sig därför att ha en personalorganisation som också garanterar brukarnas säkerhet vid brand och utrymning. Beställaren ansvarar för att det finns en godtagbar säkerhetsnivå beträffande brandlarm, brandsläckningsutrustning, säkra utrymningsvägar m.m. och att det inte finns särskilda säkerhetsrisker betingade av brukarnas ålder eller funktionsnedsättningar. Utföraren är skyldig att fortlöpande kontrollera funktionen av allt i lokalen förekommande tekniskt brandskydd och omgående anmäla brister till beställaren. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 37 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Utföraren förbinder sig vidare att se till att räddningsvägar, utrymningsvägar, sprinkleranordningar och andra brandskyddsanordningar vid varje tidpunkt hålls fria från hindrande föremål. Utföraren är skyldig att ersätta all skada som uppkommit till följd av brist i hans tillsynsarbete. Utföraren ska anmäla till anläggningsskötaren om brandlarmsanläggningen tillfälligt stängs av helt eller delvis t.ex. vid hantverksarbeten. Utföraren svarar för att personalen regelbundet informeras om rutiner och säkerhetsarbete. Beställaren och utföraren ansvarar tillsammans för återkommande övningar och personalinstruktioner för evakuering av brukarna. Lokalen omfattas av kravet på skriftlig redogörelse för brandskyddet enligt ovanstående lag. Utföraren ska årligen redovisa sin skyddskontrollplan och utbildningsplan för beställaren och förbinder sig att lämna beställaren de uppgifter som behövs för att beställaren skall kunna fullgöra sin redogörelseskyldighet. Utföraren ansvarar för utryckningskostnader vid fel- eller falsklarm, som orsakas av denne eller på grund av dennes bristande tillsyn. Utföraren ska ha säkerhetsföreskrifter rörande verksamheten. Dessa ska regelbundet ses över och alltid när behov uppstår. Säkerhetsföreskrifterna ska b.la. omfatta beredskap, planering och rutiner vid extra ordinära händelser som berör verksamheten. 1.3.18. Kris- och katastrofplan Stadsdelsnämnden har en lokal beredskaps- och handlingsplan för de större olyckor, kriser eller extraordinära händelser som berör nämnden. Vid sådana händelser kan stadsdelsdirektören utlösa planen. Om planen utlöses ska utföraren medverka i den del som berör verksamheten. Utföraren ska vara införstådd med detta och åta sig att följa nämndens anvisningar om en krissituation skulle inträffa. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.3.19. Intyg om att kraven uppfylls Anbudsgivare ska för att godkännas vad gäller kraven i kravspecifikationen i avsnitt 3 intyga att denne kommer att uppfylla samtliga ställda krav. Härmed intygas att samtliga angivna krav på tjänsten accepteras och kommer att uppfylls. (Ja/Nej svar) Svar: Ja Ange namn och funktion för den person inom den anbudsgivande organisationen som gör intygandet! (Fritextsvar) Eva Ingermarsdottri, Affärsområdeschef Funktionsnedsättning 1.4. Ersättningsvillkor 1.4.1. Ersättning Ersättning för daglig verksamhet Utföraren erhåller en fast ersättning per deltagare och dag. Uppsägning av plats-tomgångsersättning Tomgångsersättningen är 75% av beviljad ersättningsnivå, från den dag platsen sägs upp Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 38 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. fram till att en plats tas i anspråk, dock amximalt under 30 dagar. 2014 års nivåersättning för daglig verksamhet framgår av bilaga 2. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.4.2. Förändring i ersättning Beslut om ersättningen fattas av kommunfullmäktige i samband med budgetbeslutet varje år. Stadsdelsnämnden ansvarar för att utföraren informeras om beslutade förändringar i ersättningen. Angivna krav accepteras och kommer att uppfyllas. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.5. Utvärderingskriterier- anbudsutvärdering 1.5.1. Utvärderingskriterier och anbudsutvärdering Verksamheten ska bedrivas på ett sådant sätt att den vid varje tidpunkt uppfyller de krav som ställs i socialtjänstlagen, lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, hälso- och sjukvårdslagen, övrig aktuell lagstiftning, förordningar och föreskrifter samt Stockholms stads mål, riktlinjer och policy inom området. De grundkrav som ställs i detta förfrågningsunderlag ska vara uppfyllda. Hur utvärderingen genomförs och kriterier för denna framgår av utvärderingsbilagan för respektive verksamhet. 1.6. Kommersiella villkor och avtalsvillkor 1.6.1. Inledning I detta avsnitt finns de avtalsvillkor som tillsammans med kraven på utföraren och kraven på tjänsten utgör underlag till det slutliga avtalet (upphandlingskontraktet) mellan stadsdelsnämnden och den anbudsgivare som tilldelas kontrakt. I de fall anbudsgivarens anbud antas kommer ett originalavtal att tas fram. Originalavtalet kommer att ha samma utförande och innehåll som nedan, men då kompletterat med de uppgifter om företagsnamn och kontaktpersoner mm som saknas i denna version. Avtalet kan också komma att kompletteras med särskilda åtaganden som anbudsgivaren gjort i sitt anbud. 1.6.2. Avtal Mellan Stockholms Stad, Södermalms stadsdelsnämnd, organisationsnummer 212 000-0142, nedan kallad beställaren och xxxxxxxx, organisationsnummer xxxxxxx, nedan kallad utföraren, har upprättats följande avtal gällande driften av XXX dagliga verksamhet inom Södermalms stadsdelsnämnd. 1.6.3. Handlingar som reglerar parternas åtagande Förekommer i nedan under 1-7 nämnda kontraktshandlingar mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i nedan angiven ordning. 1. Ändringar och tillägg till avtal Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 39 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Avtal Kompletterande förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag med bilagor Kompletteringar av anbud Anbud Beställning 1.6.4. Ändringar eller tillägg Ändringar eller tillägg till avtalet ska för sin giltighet skriftligen vara godkända av behöriga företrädare för beställaren och utföraren. 1.6.5. Avtalsperiod Avtalstiden är fr.o.m. 2015-04-01 eller från avtalets tecknande till och med 2019-03-31. Om parterna är överens kan avtalet förlängas på samma villkor i två år. Överenskommelse om förlängning skall vara skriftlig och träffas senast tolv månader före avtalstiden utgång. 1.6.6. Huvudmannaskap Staden är genom Södermalms stadsdelsnämnd huvudman och ytterst ansvarig för verksamheten och beslutar i alla frågor som innefattar myndighetsutövning. 1.6.7. Tillstånd Utföraren ska ha alla nödvändiga tillstånd för att bedriva verksamheten. Tillstånd för verksamheten enligt 23 § LSS ska sökas hos Inspektionen för vård och omsorg (IVO) omgående, eller senast inom fem arbetsdagar efter det att tilldelningsbeslutet fattats. Utföraren förpliktigar sig att uppfylla att de krav som ställs av IVO för att tillstånd ska ges. Om utföraren inte beviljas tillstånd eller om beviljat tillstånd upphör att gälla så utgör detta grund för hävning av avtalet. 1.6.8. Åtagande Utföraren ska utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta avtal och med den skicklighet, snabbhet och omsorg som beställaren har anledning att förvänta av en välrenommerad utförare. Uppdraget ska utföras i full överensstämmelse med de krav som ställts i förfrågningsunderlag med bilagor och med de i anbudet lämnade uppgifterna. 1.6.9. Verksamhetsövergång För att upprätthålla personalkontinuitet ska arbetstagarna vid de dagliga verksamheterna erbjudas anställning hos utföraren på de villkor som anges i MBL 28 § och LAS 6 b §. Detta krav ställs för att upprätthålla verksamhetens kontinuitet och kvalitet för brukarna. 1.6.10. Skatter m.m. Utföraren förbinder sig att under hela avtalstiden fullgöra sina skyldigheter vad gäller socialförsäkringsavgifter och skatter. Beställaren kommer löpande kontrollera att utföraren fullgör sina skyldigheter i detta avseende. Utföraren garanterar att dess underleverantörer uppfyller motsvarande krav. 1.6.11. Arbetsgivaransvar Utföraren ska anställa och ansvara för personal i egenskap av arbetsgivare med beaktande vid var tid gällande lagar och avtal. Utföraren svarar för löner, arbetsgivaravgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade kostnader för sig och sin personal. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 40 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Utföraren ska inte vidta åtgärd som kan väntas medföra åsidosättande av lagar eller kollektivavtal eller annars strida mot vad som är allmänt godtaget inom utförarens verksamhetsområde. Om utföraren anlitar underentreprenör ska utföraren av denne avkräva motsvarande utfästelse. 1.6.12. Dialog med stadens Jobbtorg Utföraren ska inleda dialog med stadens Jobbtorg i syfte att pröva om det finns arbetssökande som motsvarar nuvarande, eller kommande, personalbehov hos leverantören. 1.6.13. Arbetsmiljö Utförarens ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete enligt Arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS) 2001:01. Enligt Arbetsmiljölagen 3 kap 2c § ska arbetsgivaren svara för att den företagshälsovård som arbetsförhållandena kräver finns att tillgå. Personalen ska informeras om vart de kan vända sig med frågor som hör till områdena arbetsmiljö och rehabilitering. Överenskommelse om samordningsansvar ska träffas när två eller flera arbetsgivare samtidigt bedriver verksamhet på ett gemensamt arbetsställe. Detsamma gäller vid anlitande av underentreprenör. Samordningsansvaret regleras av arbetsmiljölagen (AML). Oberoende av detta har varje arbetsgivare arbetsmiljöansvar för sina egna anställda. 1.6.14. Meddelarfrihet Personal som är anställd i verksamheten ska beträffande verksamhet som omfattas av avtalet ha i huvudsak samma meddelarfrihet som råder för motsvarande offentligt anställd personal. Denna meddelarfrihet ska dock inte omfatta uppgifter som avser affärsförhållande, eller som allmänt sett kan rubba konkurrensförhållande för utföraren. Vidare råder det inte meddelarfrihet för uppgifter om enskildas personliga och privata ekonomiska förhållanden eller som rör säkerhet. I meddelarfriheten innefattas inte heller information som gäller pågående förhandlingar rörande löne- eller andra anställningsvillkor eller som är hemlig enligt lag. Personer i ledande ställning i företaget, eller därmed jämförlig ställning, omfattas inte av den här angivna meddelarfriheten. Det åligger utföraren att informera berörd personal om den meddelarfrihet som ska råda i verksamheten. Utföraren åtar sig även att respektera meddelarskydd i ovan angiven omfattning. 1.6.15. Antidiskrimineringsklausul 1. Utföraren ska vid utförandet av den avtalade tjänsten/entreprenaden i Sverige följa vid varje tidpunkt gällande antidiskrimineringslagstiftning. De lagar som avses för närvarande är 16 kap 8 och 9§§ brottsbalken samt diskrimineringslagen (2008:567). 2. Utföraren är under avtalstiden skyldig att på begäran av den upphandlande enheten skriftligen redovisa de åtgärder som vidtagits med anledning av förpliktelserna enligt punkt 1. Tiden för redovisning skall vara minst en vecka, om inte längre tid överenskommits. 3. Om utföraren inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att förete enligt punkt 2 eller om utförareren vid utförandet av kontraktet inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt de lagar mot diskriminering som angetts i punkt 1, äger den upphandlande myndigheten rätt att säga upp avtalet till förtida avveckling med en i villkoren föreskriven uppsägningstid. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 41 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. 4. Utföraren ska ålägga underleverantör den skyldighet som anges i punkterna 1-3, i enlighet med de av NOU uppställda kraven i enlighet med följande: För det första ska villkoren endast omfatta en underleverantör som utför den verksamhet som uppdraget avser i Sverige och som omfattas av svensk materiell rätt. För det andra bör underleverantören utföra en väsentlig del av det uppdrag som upphandlingskontraktet avser. Det bör normalt vara fallet om uppdraget utgör en procentuellt stor andel av kontraktsvärdet. För det tredje krävs att huvudleverantören har faktisk möjlighet att införa motsvarande antidiskrimineringsvillkor i avtalet med den aktuelle underleverantören. 5. Eftersom det är av mycket stor betydelse för den upphandlande myndigheten att dess leverantörer lever upp till grundläggande demokratiska värderingar skall en lagakraftvunnen dom mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering enligt de lagar mot diskriminering som angetts i punkt 1 anses utgöra ett väsentligt kontraktsbrott. Den upphandlande myndigheten äger i dessa fall rätt att häva avtalet. 1.6.16. Lokaler Parterna är överens om att det inte föreligger något hyresförhållande mellan parterna och att det inte heller föreligger någon besittningsrätt för utföraren. 1.6.17. Miljöarbete Utföraren ska i sitt miljöarbete i den dagliga verksamheten sträva efter att minimera negativt miljöpåverkande faktorer i verksamheten. Arbetet ska omfatta de miljömål som framgår av Stockholms stads miljöprogram. Särskilt avses programmets punkt 2.1 vad gäller lokalvård och förbrukningsartiklar, punkt 3.1 och 3.2 energianvändning och punkt 5.1 avfallshantering. Miljöprogrammet återfinns på http://www.stockholm.se/-/Nyheter/Klimat-Miljo/Nytt-tufft-miljoprogram-for-Stockholms-stad/ Utföraren ansvarar för att utbilda personalen i de miljöfrågor som är relevanta för verksamheten. 1.6.18. Insyn i utförarens verksamhet Beställaren har rätt att kontrollera och följa upp utförarens verksamhet. Beställaren ska för detta ändamål ges tillgång till sådana uppgifter om verksamheten som beställaren anser behövs inklusive journaler och annan dokumentation. Utföraren ska ge beställaren insyn i företagets ekonomiska ställning genom att på begäran lämna en skriftlig verksamhetsberättelse med bokslut och balansräkning för utföraren. Stadens revisorer ska äga rätt att på samma sätt som i verksamhet i stadens regi kontrollera och utvärdera verksamheten. Beställaren kan även uppdra åt fristående konsult, revisor eller annan att utföra uppföljning, kontroll eller utvärdering. Utföraren förbinder sig att bereda representanter för staden eller dess uppdragstagare tillträde och insyn i sådan utsträckning att de kan genomföra sitt uppdrag. 1.6.19. Avgifter Utföraren får inte ta ut avgift av brukaren för åtaganden som omfattas av detta avtal. 1.6.20. Fakturakrav och betalning Fakturan ställs till beställaren med adress: Södermalms stadsdelsförvaltning Ref : (3 siffror för förvaltningens nummer samt 3 siffror för kostnadsställe, meddelas senare av beställaren) Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 42 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. c/o BGC, STH (samt 3 siffror för förvaltningens nummer) 106 42 Stockholm Beställaren har organisationsnummer 212000-0142. Fakturering ska ske månadsvis. Beställaren utbetalar ersättning inom 30 dagar efter fakturadatum. Faktureringsavgift, eller annan liknande avgift, ska inte utgå. Eventuell dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen. Staden har infört elektronisk fakturahantering. Pappersfakturor skannas in av ett ombud och hanteras därefter i stadens ekonomisystem. För att denna process ska fungera krävs att fakturor ställda till staden innehåller följande information: • Fakturadatum • Unikt fakturanummer • Köparens namn och fakturaadress (förvaltningens namn och fakturaadress enligt beskrivning ovan) • Referens (stadens referens enligt beskrivning ovan) • Utförarens namn och adress • Utförarens organisationsnummer • Utförarens momsregistreringsnummer • Uppgift om F-skattebevis • Vad tjänsten avser (ev. specifikation i bilaga) • Referens ID till person enligt stadens riktlinjer (namn och personnummer får inte anges), kategori, ersättningsnivå (pris) samt eventuella avdrag för sjukhusvistelse • Personer som flyttar in eller ut under månaden och avräkning för dessa • Datum då tjänsterna utförts • Betalningsvillkor, förfallodatum • Bank- och/eller plusgiro • Belopp (nettobelopp, momsbelopp samt bruttobelopp) • Momssats • Vid befrielse från moms ska hänvisning till relevant bestämmelse i momslag, momsdirektiv eller annan uppgift om att omsättningen är skattebefriad anges • Vi eventuell räntefakturering ska fakturanummer för ursprungsfakturan finnas angiven. • Ovanstående uppgifter får inte finnas i färgade fält Då tjänsten omfattas av sekretess för t.ex. uppgifter om vilka personer som deltar i verksamheten, måste fakturor och eventuella fakturabilagor kodas eftersom de ska skannas. Fakturor och eventuella fakturabilagor kodas med det besluts-ID som finns för varje beslutad insats i Paraplysystemet. Namn och/eller personnummer får inte förekomma på fakturorna. Saknas uppgift om besluts-ID ska ansvarig handläggare kontaktas för besked om detta. Kraven på fakturans innehåll kan komma att förändras och kommer då att meddelas våra leverantörer. 1.6.21. Försäkringar Utföraren ska teckna och under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring och andra erforderliga försäkringar som håller beställaren skadeslös vid skada. Ansvarsförsäkringen ska gälla för person- och sakskada med ett belopp om minst 10 miljoner kronor per skada och minst 20 miljoner kronor per år. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 43 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Försäkringen ska innefatta ansvar för skador som utföraren orsakar tredje man till följd av verksamheten. Utföraren ska senast vid avtalets undertecknande styrka att han har tecknat ovannämnda försäkring genom att tillställa beställaren en kopia av försäkringsbrev. Bevis om att förnyad försäkring finns ska överlämnas till beställaren senast en vecka innan försäkringen går ut. I annat fall äger beställaren rätt att teckna försäkring på utförarens bekostnad. Samordning av inträffade skador Skador som anmäls till utföraren ska regleras av utföraren och/eller dennes försäkringsbolag direkt mot den skadelidande. Utföraren förbinder sig att medverka till och aktivt arbeta för en snabb, smidig och korrekt skadereglering. Målsättningen skall vara att samtliga skador bör regleras med en handläggningstid om högst två månader. För skador som den skadelidande anmäler till beställaren, gäller följande. Utföraren förbinder sig att följa den reglering som beställaren eller beställarens försäkringsbolag gör och att till beställaren återbetala den ersättning inklusive beställarens självrisk som blir resultatet av regleringen. Denna ersättning ska betalas till beställaren senast inom 30 dagar efter det att utbetalning har gjorts av beställaren och/eller beställarens försäkringsbolag. Om beställaren i stället skickar skadeanmälan vidare till utföraren, gäller stycke 1 ovan. 1.6.22. Uppgifter med anledning av förnyad upphandling Utföraren förbinder sig att med anledning av förnyad upphandling till beställaren lämna uppgifter, t.ex. statistik om uppdraget, personalstyrkans storlek, fördelning mellan olika yrkeskategorier, sysselsättningsgrad och löner. Syftet med detta är att anbudsgivare ska ges likvärdiga förutsättningar att beräkna anbuden. 1.6.23. Överlåtelse av avtal - underleverantör Utföraren får inte, vare sig helt eller delvis, överlåta eller pantsätta sina rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal till annan fysisk eller juridisk person utan beställarens skriftliga godkännande. Utföraren får inte heller anlita underleverantör och/eller närbesläktade företag för att fullgöra hela eller del av uppdraget utan beställarens skriftliga godkännande. Detta gäller även byte av underleverantör. Utföraren ansvarar för att anlitad underleverantör i tillämpliga delar uppfyller de krav som anges i detta förfrågningsunderlag. 1.6.24. Omförhandling Part får påkalla omförhandling av avtalsvillkor under avtalstiden om ändrade förhållanden gör att villkoren väsentligen motverkar parternas gemensamma förutsättningar. Anmälan om omförhandling ska ske så snart det åberopade förhållandet blir känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten och befriar ej part från att fullgöra berörd kontraktsförpliktelse intill dess eventuell överenskommelse om ändring träffats. 1.6.25. Fel och brister Utföraren förbinder sig att omedelbart rätta till samtliga fel och brister i utfört uppdrag. Om utföraren inte kan tillförsäkra brukarna en god och säker verksamhet har beställaren rätt att själv utföra åtagandena på utförarens bekostnad i avvaktan på att utföraren vidtar åtgärder för rättelse. Beställaren har tolkningsföreträde i dessa avseenden. 1.6.26. Avtalsbrott Om utföraren inte fullgör sina åtaganden enligt avtalet och efter anmodan inte inom skälig tid vidtar rättelse har beställaren rätt att antingen avhjälpa bristen på utföraren bekostnad eller Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 44 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. göra avdrag på ersättningen. Beställaren har även rätt att häva avtalet om utföraren inte fullgör sina åtaganden enligt avtalet och efter anmodan inte inom skälig tid vidtar rättelse. Beställaren har härutöver rätt att häva avtal om utföraren inte fullgör sina skyldigheter vad gäller socialförsäkringsavgifter och skatter, försätts i konkurs eller eljest befinner sig vara på sådant obestånd att utföraren inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden. Vid kontraktsbrott av väsentlig betydelse äger part rätt att häva avtalet. Hävande part är därvid berättigad till skadestånd. 1.6.27. Vite Tillgodoser inte utföraren att brukarna får en god och säker service och omvårdnad eller i övrigt inte fullgör sina åtagande eller äger beställaren rätt att göra avdrag på ersättningen med 5 % av månadsersättningen per påbörjad kalendervecka som bristen består. Vitet utgår till den dag bristen upphör. Vitet förfaller till betalning 30 dagar efter det att bristen upphört. 1.6.28. Skadeståndsansvar Utföraren svarar i förhållande till beställaren för skadestånd, som beställaren på grund av vållande av utföraren eller personal som denne svarar för, kan komma att förpliktas utge till tredje man. Uppkommer skador på byggnader, utrustning, inventarier eller redskap på grund av försumlighet från personalens sida ska utföraren svara för eventuella kostnader. 1.6.29. Force majeure Om part på grund av myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, bojkott, blockad eller annan omständighet som han inte kan råda över är förhindrad att fullgöra sina åtaganden enligt detta avtal skall han, i nödvändig omfattning, vara befriad från desamma. Föreligger ovannämnda omständigheter har beställaren rätt att så länge de består, själv utföra avtalade åtaganden. Ersättningen till utföraren reduceras i förhållande till i vilken grad han inte kan fullgöra sina åtaganden. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Parterna skall omgående informera varandra om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. 1.6.30. Tvist Tvist mellan staden och utföraren med anledning av tolkning eller tillämpning av det avtal som kommer att slutas mellan parterna ska avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt, med Stockholms tingsrätt som första instans. 1.6.31. Accept av villkor Härmed bekräftas att samtliga angivna villkor och krav i förfrågningsunderlaget med bilagor och kommersiella villkor uppfylls och accepteras. (Ja/Nej svar) Svar: Ja 1.7. Bilagor Bilaga 1, Anbudets underskrift Bilaga 2, Ersättning för daglig verksamhet Bilaga 3, Referensmall erfarenhet Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 45 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Bilaga 4, Manual för nivåbedömning 9 10 § LSS Bilaga 5 a, Ritning Danvikstull Bilaga 5 b, Ritning Hammarbyhamnen Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 46 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. 2. Utvärderingsbilaga Danvikstulls dagliga verksamhet 2.1. Förutsättningar 2.1.1. Beskrivning av verksamheten vid Danvikstulls dagliga verksamhet Danvikstulls dagliga verksamhet är belägen på Alsnögatan 7 i Stockholm. I dagsläget har verksamheten tillstånd för 25 platser. Verksamheten har estetiska och sinnesstimulerande arbetsuppgifter, som musik, media/foto, kommunikation och skapande. I bilaga 5 till förfrågningsunderlaget finns ritningar över verksamhetens lokaler. Antal brukare och vårdnivå Heltid: 6 personer i vårdnivå 4. 6 personer i vårdnivå 5. 3 personer i vårdnivå 6. Deltid: 1 person i vårdnivå 5. Heltid med personlig assistent: 3 personer i vårdnivå 7. Därutöver finns sex deltagare från andra kommuner. För dessa saknas vårdnivå. Befintlig personal Tillsvidareanställd personal Verksamhetschef. Tjänstgöringsgrad: 85%. Månadslön, exkl. pf: Ingen uppgift. Samordnare/vårdare/kock. Tjänstgöringsgrad: 100%. Månadslön, exkl. pf: 31 230 kronor. (Arbetar som kock/samordnare t.o.m. 31/12, därefter nytt beslut.) Aktivitetshandledare/Vårdare. Tjänstgöringsgrad: 100%. Månadslön, exkl. pf: 26 350 kronor. Aktivitetshandledare/Vårdare. Tjänstgöringsgrad: 100%. Månadslön, exkl. pf: 26 250 kronor. Aktivitetshandledare/Vårdare. Tjänstgöringsgrad: 100%. Månadslön, exkl. pf: 25 550 kronor. Aktivitetshandledare/Vårdare. Tjänstgöringsgrad: 100%. Månadslön, exkl. pf: 24 350 kronor. Aktivitetshandledare/Vårdare. Tjänstgöringsgrad: 100%. Månadslön, exkl. pf: 22 350 kronor. Aktivitetshandledare/Vårdare. Tjänstgöringsgrad: 100%. Månadslön, exkl. pf: 25 530 kronor. Aktivitetshandledare/Vårdare. Tjänstgöringsgrad: 100%. Månadslön, exkl. pf: 25 000 kronor. Aktivitetshandledare/Vårdare. Tjänstgöringsgrad: 100%. Månadslön, exkl. pf: 22 250 kronor. (Tjänstledig på 25%). Aktivitetshandledare/Vårdare. Tjänstgöringsgrad: 92%. Månadslön, exkl. pf: 24 150 kronor. Aktivitetshandledare/Vårdare. Tjänstgöringsgrad: 92%. Månadslön, exkl. pf: 24 000 kronor. Aktivitetshandledare/Vårdare. Tjänstgöringsgrad: 100%. Månadslön, exkl. pf: 22 350 kronor. (Tjänstledig) Vikariatsanställd personal Aktivitetshandledare/Vårdare. Tjänstgöringsgrad: 85%. Månadslön, exkl. pf: 22 350 kronor. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 47 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Timanställd personal Vårdbiträde, vid behov. Vårdbiträde, vid behov. Vårdbiträde, vid behov. Vårdbiträde, vid behov. Timlön: Timlön: Timlön: Timlön: 130 130 130 130 kronor. kronor. kronor. kronor. Observera att uppgifterna är framtagna vid en viss tidpunkt och att förhållandena med stor sannolikhet kommer att förändras under upphandlingens genomförande och under tiden från upphandlingens avslutande till verksamhetsövergång. Uppgifter om personal, vårdnivåer och vissa kostnader (el, sopor m.m.) ska betraktas som ungefärliga och lämnas för att ge anbudsgivare viss vägledning inför anbudsgivande Uppgifter om väsentliga förändringar av dessa förhållanden som kommer till den upphandlande myndighetens kännedom kommer att delges dem som hämtat anbudsunderlaget. 2.1.2. Utvärdering Verksamheten ska bedrivas på ett sådant sätt att den vid varje tidpunkt uppfyller de krav som ställs i socialtjänstlagen, lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, hälsooch sjukvårdslagen, övrig aktuell lagstiftning, förordningar och föreskrifter samt Stockholms stads mål, riktlinjer och policy inom området. De grundkrav som ställs i detta förfrågningsunderlag ska vara uppfyllda. Anbudsgivaren ska göra beskrivningar enligt nedanstående kriterier. Samtliga kriterier ska beskrivas kort och koncist utan att göra avkall på innehållet. Ovidkommande resonemang, hänvisningar etc. bör undvikas, liksom ingående beskrivningar av etablerade metoder. Beskrivningar och åtaganden ska utformas utifrån förhållandena vid den specifika dagliga verksamhet som anbudet avser och ta sin utgångspunkt i den enskilda individen. Samtliga beskrivningar och åtaganden i anbudet kommer att utgöra avtalsinnehåll. Åtagandena kommer att ligga till grund för information till brukare och andra intressenter. Om åtagandena inte uppfylls ska utföraren garantera att rättelse sker. Beskrivningen bör även formuleras så att den kan bilda underlag för beställarens uppföljningar av verksamheten. Utvärderingen är indelad i tre kriterier. Poäng, vikt samt viktad maxpoäng för respektive kriterium framgår nedan. Varje kriterium är indelat i bedömningsgrunder. Hur dessa är viktade framgår av respektive bedömningsgrund nedan. Kriterierna kommer att utvärderas utifrån de mervärden, i förhållande till ställda krav, som anbudsgivarens beskrivningar och åtaganden bedöms medföra i tjänstens utförande för den enskilde i den aktuella verksamheten. Poäng erhålls utifrån de mervärden som görs troliga genom beskrivningar och åtaganden. Kriterium 1: Förhållningssätt och värdegrund Max. 200 Poäng - Vikt 12 % Kriteriet är indelat i två bedömningsgrunder Kriterium 2: Stöd, service och omvårdnad som möjliggör goda levnadsvillkor och ett självständigt liv Max. 300 Poäng - Vikt 63 % Kriteriet är indelat i tre bedömningsgrunder Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 48 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Kriterium 3: Systematiskt utveckling Max.200 poäng - Vikt 25 % Kriteriet har två bedömningsgrunder Får flera anbud samma sammanlagda poängantal så vinner det anbud som har högst poäng för kriterier med högst vikt. Jämförelse sker för kriterierna i ordning från högsta till lägsta vikt och avbryts när en anbudsgivare har högre poäng för ett kriterium, och därmed vunnit. Om anbud ändå inte går att skilja åt kommer lottning att avgöra tilldelningen. Utvärderingsgrupp Bedömningen av åtaganden och beskrivningar beträffande utvärderingskriterierna kommer att genomföras av en grupp om minst tre personer från Stockholms stad, där deltagarna är tjänstemän som genom sitt arbete är sakkunniga avseende daglig verksamhet enligt LSS. Varje deltagare gör först en egen, självstädnig, bedömning av anbudet. Därefter träffas gruppen för att göra en gemensam utvärdering av anbudet. Bedömingen görs i konsensus. 2.2. Utvärderingskriterier 2.2.1. Kriterium 1 - Förhållningssätt och samverkan Vikt för kriteriet: sammanlagt 12 % Kriterium 1 utgörs av två bedömningsgrunder. Vikt och poäng framgår av respektive bedömningsgrund. 2.2.1.1. Bedömningsgrund 1:1 Värdegrund - vikt 7 % Anbudsgivaren ska kortfattat beskriva den värdegrund som ska finnas inom den dagliga verksamheten och tydliggöra hur värdegrunden systematiskt och metodiskt sprids och förankras för att få genomslag i stödet till den enskilde. 50 eller 100 poäng kan utdelas för det mervärde som bedöms finnas i anbudsgivarens beskrivningar och åtaganden avseende värdegrund och värdegrundsarbete vid den aktuella dagliga verksamheten. Av beskrivningar och åtaganden ska framgå och göras troligt att värdegrunden kommer att genomsyra hela verksamheten och personalens förhållningssätt i planeringen, utförandet och uppföljningen av stödet till den enskilde brukaren, till exempel genom särskild tid och metoder för kontinuerlig vardaglig handledning, reflektion och utbildning. Gör beskrivning i enlighet med vad som anges ovan! (Fritextsvar) FRÖSUNDAS VÄRDEGRUND – VÄRDERINGSDRIVET BETEENDE Vår värdegrund har sin utgångspunkt i LSS-lagens grundläggande principer och FN:s deklaration om de mänskliga rättigheterna som slår fast att alla människor har lika värde och samma rättigheter samt FN:s barnkonvention som slår fast varje barns grundläggande mänskliga rättigheter. Grunden för vårt värdegrundsarbete ligger ledarskapet, organisationen och medarbetarnas kompetenser. Med vårt ursprung i personlig assistans har vi en lång och dokumenterad erfarenhet av att alltid ha den enskilde individens behov i fokus i allt vi gör. Vår värdegrund består av följande beståndsdelar: • Det värderingsdrivna beteendet • Det salutogena förhållningssättet • Deltagarorienterade ledarskapet Frösundas värderingar Frösunda har anammat tre företagsgemensamma värderingar som speglar det sätt på vilket vi ska bemöta våra deltagare. Våra värderingar är respekt, engagemang och nyfikenhet. Vår värdegrund och värderingarna i sig saknar betydelse om dessa inte omsätts till praktisk handling. Därför har vi arbetat aktivt med att definierar mycket tydliga beteenden kopplade till varje värdering. Detta för att tolkningsutrymmet ska bli så litet som möjligt. Dessa beteenden har implementerats från högsta ledningen och vidare ut till alla medarbetare i Frösunda. Vår erfarenhet och första insikt i samband med detta arbete har varit att vi känner stor ödmjukhet inför det arbete som ska göras då det kräver mycket arbete bara att definiera de olika beteendena utifrån ett deltagar- och medarbetarperspektiv. Under 2013 har samtliga Frösundas chefer genomgått denna ”beteendeutbildning” och till slutet av 2014 ska samtliga av våra medarbetare ha genomgått den. Om vi får förtroendet att driva Danvikstulls DV så åtar vi oss att samtliga medarbetare får Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 49 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. beteendeutbildning inom 3 månader från övertagandet. RESPEKT - Genom ett värdigt och individuellt bemötande skapar vi trygghet och glädje. Respekt innebär att vårt stöd och omsorg ska grundas på respekt för deltagarens rätt till självbestämmande, inflytande och integritet. Stödet ska utföras med empati, förståelse och respekt för våra deltagare och deras närstående. Ett vänligt bemötande där man ser deltagaren som en individ har positiv effekt på våra deltagares livskvalitet. Samtliga medarbetare i Frösunda är ansvariga för kommunikationen och ska alltid kunna möta människor i olika situationer. Vi säkerställer detta genom Frösundas värderingsdrivna beteende, kontinuerlig handledning och kompetensutveckling. Våra värderingsledare säkerställer detta i vardagen bland annat genom att agera modeller och förebilder. Beteenden: Jag tror på varje individs förmåga och möjligheter• Jag behandlar varje individ värdigt och med integritet ENGAGEMANG - Vi bryr oss om människor och känner stolthet över vad vi åstadkommer. Ett engagerat ledarskap är avgörande för att verksamheten ska hålla hög kvaliteter. Därför har vi valt att fokusera extra på våra ledare under det senaste året för att engagemanget ska få ökat genomslag på verksamhetsnivå. Engagemang innebär till exempel att vi inte ger upp i kommunikationen med deltagare eller närstående. Genom att arbeta aktivt med kompetensutveckling, hälsofrämjande arbete och kvalitetshöjande aktiviteter får vi en höjd kompetens och ökad motivation hos våra medarbetare. När vi frågar våra deltagare om vad som är den enskilt viktigaste skillnaden mellan en medarbetare som gör ett bra respektive ett mindre bra arbete får vi ständigt samma svar – det är medarbetarnas engagemang som är skillnaden som gör skillnad. Beteenden: Jag förmedlar stolthet över att arbeta för Frösunda• Jag inspirerar och använder min positiva energi och humor NYFIKENHET - Vi söker aktivt nya kunskaper som gör skillnad för våra deltagare. Nyfikenhet innebär också att vi ställer krav på våra medarbetare att med ett öppet sinne ta sig an nya arbetsmetoder och rutiner som höjer kvaliteten för deltagaren. Nyfikenhet innebär att vi lyssnar, tar reda på hur deltagaren vill ha det på sin dagliga verksamhet. Ibland kan vi tycka att någon har ett sämre beteende, då ska instinkten inte vara att döma, utan vi ska respektfullt försöka ta reda på varför personen agerar så som han eller hon gör och möta denne där den är. Den reella deltagarfokusen bygger på ett aktivt lyssnande. Frösunda kompetensutvecklar medarbetarna så att de inte bara ska höra vad deltagarna har att säga – de ska kunna lära och förstå också – även när deltagarna själva saknar förmåga att omsätta sina tankar och känslor i ord. Beteenden: Jag är öppen och intresserad av vad som sker hos våra deltagare, medarbetare, konkurrenter, i omvärlden och fångar chanserna när de kommer• Jag är intresserad av den enskilda människans perspektiv och lyssnar aktivt på dennes behov och önskemål IMPLEMENTERING AV VÄRDEGRUND För att påvisa hur vår värdegrund genomsyras i verksamheten och medarbetarnas förhållningssätt i planeringen, utförandet och uppföljningen av stödet till den enskilde deltagaren, kommer vi här nedan tydliggöra hur värdegrunden, på ett systematiskt och metodiskt sätt sprids och förankras i hela vår organisation för att få genomslag i stödet till den enskilde deltagaren på Danvikstulls dagliga verksamhet. Ledarskapet – grunden för det värderingsdrivna beteendet I Frösundas ledning har åtta av elva ledande personer mycket lång erfarenhet av omsorgsarbete. Driftsansvariga (fem personer inklusive VD) har tillsammans närmare 150 års erfarenhet från omsorg. Detta speglar den syn Frösunda har på de speciella utmaningar som finns i att arbeta med vård och omsorg. Det krävs omfattande kompetens och erfarenhet för att etablera ett gott ledarskap som förgrenar sig ut i organisationen. För att tydliggöra Frösundas ledarskap har ledningen fattat beslut om åtta kompetenser som är avgörande för att vi ska lyckas leverera en hög livskvalitet för våra deltagare. Våra ledare utvärderas kontinuerligt mot dessa. För varje nivå av ledare finns dokumenterade krav i vilken grad respektive kompetens ska uppfyllas. Även om värderingarna ska genomsyra allt vi gör så handlar ändå en kompetens specifikt om att leva värderingarna. Utifrån detta är en av chefernas allra viktigaste uppgifter är att vara modell och förebild. På Frösunda är cheferna inte administratörer – de är tydliga, kommunikativa och närvarande ledare med deltagaren i fokus.. Vårt deltagarorienterade ledarskap leder till ett värderingsdrivet arbetssätt Som ledare är man förebild i att levandegöra Frösundas värderingar i vardagens möten. De allra flesta företag och organisationer har ett antal grundläggande värderingar som verksamheten vilar på. Ibland får dock dessa inte det genomslag som är tänkt och önskvärt. Vi menar att det beror på att man inte har definierat de beteenden och handlingar som ska följa av de framtagna värderingarna. De blir en ”pappers-produkt”. Vår arbetsmodell i värderingsdrivet arbetssätt bygger på evidensbaserade metoder kring beteendeförändring i organisationer. Det är vad medarbetarna GÖR som skapar resultat, inte vilka de ÄR. Egenskaper, värderingar, attityder är det vi normalt arbetar med för att få beteendeförändring. Som ledare på Frösunda ska man aktivt stödja individens utveckling för att nå verksamhetens mål. Våra ledare måste besitta mod, i begreppet mod lägger vi in att en chef måste klara av att fatta svåra beslut. Det innebär att utmana och ställa höga förväntningar på våra medarbetare. När cheferna definierar och ställer högre förväntningar visar det sig att de allra flesta medarbetare faktiskt påbörjar en resa för att svara upp mot de ställda kraven vare sig det handlar om bemötande, arbetssätt eller samarbete. Det handlar om att Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 50 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. vara tydlig i dessa kritiska frågor, men att samtidigt ge verktyg och stöttning. Det är det vi menar med att vi tror på varje individs förmåga. Så vår syn är att tydligt definierade krav är bra – de får medarbetarna att växa. När vi kan visa att vi har en tro på varje medarbetare, en tydlighet i vad vi förväntar oss och en ledare som kan agera förebild i verksamheten, då lyckas vi också engagera våra medarbetare och skapa ett värderingsdrivet arbetssätt. För att säkerställa ett kundorienterat ledarskap på Danvikstulls dagliga verksamhet har vi en heltid verksamhetschef (VC) på plats i verksamheten samtliga vardagar med undantag för regionmöten, utbildningar och konferenser. Verksamhetschefen medverkar på arbetsplatsträffar (APT) och ansvarar för att 60 minuter avsätts till värdegrundsarbete i enlighet med vår agenda för APT. Medarbetarsamtal och lönesättning kopplas strategiskt till det värdegrunds- och värderingsdrivna beteendet. Det salutogena förhållningssättet Våra värderingar och arbetsmetoder grundar sig på forskningen bakom KASAM och vårt mål med att arbeta salutogent är att ge deltagaren meningsfullhet och livskvalitet. För oss handlar det om att ha ett förhållningssätt där våra medarbetare i varje situation och aktivitet i individens vardag tänker utifrån KASAM. Att i varje moment under dagen tänka igenom situationen för individen i form av: • Hur kan jag motivera individen till att vilja delta? • Hur förklarar jag, visar och beter mig för att individen ska veta och förstå vad som händer och vad som förväntas av honom eller henne? • Hur får jag individen att känna att ”jag kan”? Vi uppmuntrar våra deltagare att genomföra det som de klarar av att göra och vi ger stöd endast vid behov. Vi kommunicerar aktivt med våra deltagare och frågar alltid vad de har för önskemål, när och hur deltagaren vill ha sitt stöd. Vi arbetar med motivation och uppmuntran och låter deltagaren bestämma över sin vardag. Genom ett aktivt lyssnande tar vi in deltagarens behov vilket skapar möjligheter till en meningsfull dag med värdighet och självbestämmande. För att det salutogena förhållningssättet ska få fullt genomslag på Danvikstulls DV åtar vi oss, under första och andra avtalsåret, att utbilda samtliga medarbetare i detta. Verksamhetschefen får vidareutbildning i det salutogena ledarskapet. FRÖSUNDAS ORGANISATION I följande avsnitt beskrivs olika funktioner och deras uppgifter att förankra och levandegöra värderingarna. På Frösunda är vi övertygade om att vi aldrig blir starkare än vår svagaste länk. Det betyder att värderingarna måste levas i företagsledningen och hela vägen ut i organisationen. Vi menar att det är naivt att tro att värderingarna annars ska få fullt genomslag VD och företagsledningen De signaler som sänds ut av VD och företagsledningen är de signaler som kommer att sändas vidare i varje led ända ut till den deltagarnära medarbetaren. Därför har vår företagsledning under 2013 genomfört ett arbete tillsammans med Ekman & Partners för att säkerställa att hela ledningsgruppen ställer sig bakom Frösundas mål och värderingar. Detta skedde dels genom att hela ledningsgruppen har fått jobba tillsammans under ett antal heldagar och dels genom att samtliga medlemmar i ledningsgruppen har fått individuell coachning. Frösundas kvalitetsmål fram till 2016 ser ut som följer: • Nöjd Kund Index ska överstiga 90 % som ett genomsnitt över samtliga affärsområden. • 100 % avtalstrohet. • 100 % regulatorisk följsamhet. För att få genomslag ut i hela organisationen måste alla leda sina respektive medarbetare i denna riktning. De flesta av oss har själva i olika sammanhang sett konsekvenserna av att detta inte görs och många gånger räcker det med att en eller två personer inte fullt ut står bakom målen och värderingarna för att den önskvärda effekten ska utebli. VD har också en ständig dialog med deltagare och närstående, exempelvis genom att delta på närståendeträffar och personalmöten, men framför allt genom de så kallade VDs kundpaneler. Dessa gruppmöten är utmärkta tillfällen för VD att få förstahandsinformation kring vad som händer ute i verksamheterna. Av samma anledning så rapporterar Frösundas kundombudsman direkt till VD. När informationen går direkt undviks filtrering på vägen fram till högsta ledningen och kommunikationen underlättas väsentligt. Koncernledningen är kontinuerligt ute och besöker våra verksamheter och minst två dagar per år har samtliga personer i ledningen praktik på någon av våra verksamheter. Under 2013 har exempelvis vår affärsområdeschef för äldreomsorg genomfört sina praktikdagar på 3 olika dagliga verksamheter inklusive Danvikstulls dagliga verksamhet som vi driver på entreprenad åt Södermalm Sdf. Affärsområdeschefen (AOC) AOC ingår i företagsledningen och är ytterst ansvarig för all verksamhet i affärsområdet. Det innebär bland annat att säkerställa att ledarna arbetar efter vår värdegrund och att ledarnas kompetenser matchar vår ledarskapsprofil. Detta följs upp av VD genom den normala månadsuppföljningen med respektive AOC, Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 51 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. genom VD:s kundpaneler samt rapporterna från kundombudsmannen och kvalitetsavdelningen. Regionchefen (RC) RC ingår i ledningsgruppen för affärsområdet Funktionsnedsättning och rapporterar till AOC. Ett verktyg för RC när det gäller att följa upp det värderingsdrivna beteendet är resultaten från deltagar- närstående- och medarbetarundersökningar. Stora delar av undersökningarna fokuserar på just det värderingsdrivna beteendet. RC följer även upp ledarutvärderingarna noga och gör givetvis också själv regelbundna utvärderingar av ledarskapet genom månatliga möten med VCn, deltagande på verksamheternas APT möten och oplanerade och informella besök i verksamheterna. Rapporteringen mellan RC och AOC sker formellt genom månatliga ledningsgruppsmöten med månadsuppföljningarna, men desto oftare ”informellt” genom en tät dialog samt regelbundna möten. Verksamhetschefen (VC) VC är huvudansvarig för att organisera arbetet i verksamheten och säkerställa att alla medarbetare arbetar utifrån våra beslutade värderingsdrivna beteenden. Respektfullhet, engagemang och nyfikenhet är våra värderingar som präglar det sätt som vi ska agera på och uppfattas som. Som VC för Danvikstulls DV kommer man vara en förebild i att levandegöra våra värderingar i vardagens möten. Han eller hon är bärare av Frösundas värderingar och den som säkerställer leverans i enlighet med uppdraget. Till sitt stöd har han/hon bland annat verksamhetens värderingsledare (se nedan). Vi säkerställer ledarskapet genom en strukturerad rekryteringsprocess, att tillhandahålla kontinuerlig kompetensutveckling och handledning under avtalstiden samt genom systematiska uppföljningar från vår kvalitets- och HR-avdelning. Medarbetarna Vi säkerställer att vår värdegrund och värderingar är tydliga för våra medarbetare genom att: • Vid rekrytering ta hjälp av ett självskattningstest. Vi anställer inte personer som inte når minst godkänd nivå avseende det värderingsdrivna beteendet • Vi har tagit fram en egen webbaserad bemötandeutbildning som bygger på olika case från verkligheten för våra medarbetare. Den efterföljs av workshops på APT på varje enhet. • Kontinuerligt kompetensutveckla samtliga medarbetare med avseende på kvalitet och det värderingsdrivna beteendet • Varje chef har ansvar för att ta fram tydliga åtgärdsplaner för de medarbetare som inte uppfyller lägsta nivå av generella och lokala beteenden • Medarbetare som agerar efter våra värderingar uppmuntras synligt för detta. Vi lyfter fram goda exempel på vårt intranät, APT-möten, i informationsbrev/ månadsbrev och i gemensamma sammanhang. Genom att berätta för alla våra medarbetare om de förebilder vi har, skapar vi en tydlighet om vad som krävs samt motivation att själv bli en förebild. Vår företagsledning utser varje år ett antal förebilder (dessa kan nomineras av vem som helst ute i organisationen) som får möjlighet att göra en gemensam studieresa till någon av våra ”systerenheter” i Europa för att studera hur man där arbetar med kvalitet och värderingar. • Alla medarbetare deltar i värdegrundsarbete i samband med vår introduktionsutbildning. Introduktionsutbildningen är obligatorisk för nyanställda i Frösunda och genomförs inom en månad efter ett övertagande av en entreprenad samt vid nyrekrytering. För att säkra kvalitetsnivån genomgår även verksamhetens vikarier vår webbaserade introduktionsutbildning. • Kommunicera värderingarna internt och externt på olika sätt, exempelvis via tavlor, våra månatliga informationsbrev som går ut tillsammans med lönespecifikationen, på intranätet osv. LOKAL IMPLEMENTERING AV VÄRDEGRUNDEN För att säkerställa att individen bemöts i enighet med våra värderingar åtar vi oss att implementera vår värdegrund på Danvikstulls DV från och med dag ett. VC anställs minst fyra veckor innan ett övertagande för att han eller hon ska få en bra introduktion i Frösunda. Detta säkerställer att VC hinner sätta sig in i Frösunda som organisation, i våra verksamhetssystem samt vårt värderingsarbete inklusive våra förväntningar på ledarskapet i den specifika verksamheten och utifrån det tecknade avtalet. Redan vid rekryteringen av VC matchas Frösundas ledarprofil mot individens förmågor. Om vi får förtroendet att driva Danvikstulls DV kommer VC att arbeta enligt ett deltagarorienterat ledarskap för att direkt, och indirekt via värderingsledaren, instruera och vägleda medarbetarna i det dagliga arbetet avseende det värderingsdrivna beteendet. I samband med övertagandet kommer alla medarbetare vid Danvikstulls dagliga verksamhet att genomgå en webbintroduktion i värdegrundsarbetet. I webbintroduktionen för medarbetare bland annat: • Genomgång av aktuella lagar och föreskrifter såsom LSS, Lex Sarah mm • Frösundas värderingar och hur den hänger samman med den nationella värdegrunden • Systematiskt förbättringsarbete • Det salutogena förhållningssättet Vi kommer att bryta ner värdegrunden till tillämpad form i den dagliga verksamheten och arbeta systematiskt med implementering under minst 60 minuter på verksamhetens arbetsplatsträffar. Vi säkerställer att värdegrunden omsätts i praktisk handling genom ett deltagarorienterat ledarskap, värderingsledare samt kontinuerlig uppföljning vid arbetsplatsträffar. Vi arbetar både individuellt och i grupp under våra värderingsmöten. Alla ska få komma till tals och det ska vara ett öppet och tillåtande klimat. Frösunda har en företagsövergripande värdegrund, men vi vill även att samtliga verksamheter ska ges möjlighet att arbeta fram sin egen specifika värdegrund, det är målet med Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 52 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. implementeringen. Vår erfarenhet säger oss att medarbetarna blir mer motiverande när de har möjlighet att vara delaktiga och påverka sitt arbete. De är medarbetarna som känner verksamheten och deltagarna bäst, det vill vi förvalta och utveckla genom att bidra med vår långa erfarenhet. VC ansvarar för att dokumentera genomförda värderingsmöten och arbetsplatsträffar och rapportera detta vid månatliga regionchefsmöten. Vi åtar oss att implementera vårt värdegrundsarbete på Danvikstulls dagliga verksamhet i enlighet med nedanstående steg: NULÄGESANALYS: För att få kunskaper om vilka förutsättningar som finns på verksamheten genomförs en nulägesanalys. Det är en enkel analys som genomförs med medarbetare och deltagare. Resultatet utgör en guide för hur värdegrundsarbetet ska utföras. I normalfallet, så följer vår arbetssätt punkterna nedan, men om vi identifierar speciella förhållanden som kräver andra arbetssätt finns de tillgängliga i form av fler aktiviteter och utökad handledning. OBLIGATORISK WEBBINTRODUKTION i våra värderingar: För att få en god grund för vidare arbete och att säkerställa att alla har en grundläggande kunskap om hur vi arbetar genomförs innan första värdegrundsmötet en webbintroduktion. Den kan genomföras när som helst under en viss bestämd tidsperiod. Introduktionen tar ca 60 minuter och den är obligatorisk. VÄRDEGRUNDSMÖTE 1: För att säkerställa att värdegrunden omvandlas till praktiskt arbete arbetar vi konkret och praktiskt med värderingsdrivna beteenden på första mötet. Vi fokuserar på våra mission och värderingar och jobbar med utgångspunkt i dessa för att säkerställa exempelvis deltagarnas rätt till personlig integritet och självbestämmande. Vi tar gemensamt fram två till tre önskvärda beteenden, som främjar den enskildes upplevelse av värdigt liv, utifrån varje värdeord. VÄRDEGRUNDSMÖTE 2: Vid detta möte fokuserar vi på och fördjupar oss i våra mission och värderingar utifrån olika problemställningar för att konkretisera dessa. Vid detta mötes slut har vi totalt drygt åtta önskvärda beteenden som tillsammans blir grunden för hur vi i vår verksamhet säkerställer att vi inriktar vårt arbete på att de personer som har daglig verksamhet får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande. VÄRDEGRUNDSMÖTE 3: Vid detta möte görs en planering för vilka aktiviteter och förändringar som behöver genomföras för att möjliggöra de önskvärda beteendena. För varje beteende görs sedan en aktivitetsplan med tidsplanering, ansvarsfördelning samt en uppföljningsplan. Efter att samtliga medarbetare genomgått introduktionen i värdegrundsutbildningen startar vårt arbete med att upprätthålla den värdegrund vi har satt. För att ständigt hålla värdegrunden levande avsätts alltid minst 60 minuter i samband med varje APT. Värdegrunden och värderingarna förankras sedan fortlöpande genom att vara integrerat i vår rekryteringsprocess, ingå i introduktionen för nyanställda samt vara en viktig punkt vid mål- och utvecklingssamtal. Efter att den gemensamma värdegrundsplaneringen är klar får alla medarbetare i uppgift att göra en individuell planering för sina egna förhållningssätt och beteenden. Den individuella planen följs upp vid måloch utvecklingssamtal och uppföljningsmöten under året. En gång om året på en av planeringsdagarna, åtar vi oss att, göra ett större gemensamt arbete för att utvärdera och därtill revidera värdegrunden efter verksamhetens behov. Den avsatta tiden används exempelvis till: • • • • • Storytelling och goda exempel Diskussioner kring de olika värdeorden Uppföljning av värdegrundsarbetet Framtagandet av förbättringsåtgärder Planering av åtgärder och förbättringar inkl. tidsramar för genomförande På Danvikstulls DV kommer vi att ha 2 planeringsdagar per år där vi åtar oss att följa upp vårt värdegrundsarbete och värderingsdrivna beteenden. Våra verksamheter utvecklas och förändras och det är av största vikt att vi följer utvecklingen och reviderar vårt sätt att bemöta våra deltagare och varandra. Kontaktmannaskapet – kärnan i deltagarmötet Kontaktmannaskapet är ett nyckelverktyg eftersom det är i mötet mellan oss, deltagaren och närstående som livskvalitet skapas. Det är i kontaktmannaskapet den lyhörda och inkännande dialogen sker och det är då vi förstår vad det är individen behöver och önskar. Kontaktmannens viktigaste verktyg (vid sidan av sig själv) är genomförandeplanen och den sociala dokumentationen. Frösundas värderingsledare Vi åtar oss att utse en värderingsledare på Danvikstulls DV för att säkerställa vårt värdegrundsarbete. Värderingsledarens enskilt viktigaste uppgift är att vara modell och förebild i det dagliga arbetet utifrån framtagna beteenden och vårt värdegrundsperspektiv. Hon eller han ansvarar för att kvalitets- och värdegrundsarbetet på verksamheten metodiskt planeras, följs, utvärderas och rapporterar löpande till verksamhetschefen. Värderingsledaren ska stötta medarbetarna i värdegrundsarbetet i det dagliga stödet till deltagaren. Värderingsledaren har som uppgift att varje vecka ta fram ett gott exempel från en medarbetare som gjort något extra för en eller flera deltagare och/eller närstående gällande bemötande och vårt arbetssätt. Det Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 53 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. goda exemplet förmedlas till verksamhetschefen som varje månad sammanställer detta och förmedlar till hela medarbetargruppen. Vårt systematiska arbete för ständiga förbättringar inspirerar våra medarbetare till engagemang och delaktighet. Kontinuitet i medarbetargruppen Kontinuitet i medarbetargruppen är en bidragande faktor till att värdegrunden enklare sprids och förankras för att få genomslag till stödet till den enskilde. För att säkra kontinuitet kring varje enskild deltagare arbetar vi med kontakmannaskap. Vi säkerställer att vi rekryterar och behåller bra och kompetenta medarbetare i Frösunda. Vi åtar oss att hålla en låg personal omsättning genom bland annat en god medarbetarpolitik, kontinuerlig kompetensutveckling och handledning och höga tjänstgöringsgrader – så medarbetarna trivs och stannar i Frösunda. Agenda vid arbetsplatsträffar - APT VC ansvarar för att vid APT säkerställa att konkreta arbetssituationer och etiska utmaningar med utgångspunkt i värderingarna och beteenden diskuteras. På APT hålls dessa värderings- och beteendediskussioner av värderingsledarna. Varje APT ska hållas i enlighet med Frösundas standardagenda: DEL 1 – Värderingar och beteenden (60 min) • 20 min genomgång, där alla får lämna exempel på situationer där det värderingsdrivna arbetet fungerat bra och mindre bra. • 4 x 10 min övning: två medarbetare övar mot varandra med två medarbetare som observatörer. En medarbetare är närstående eller deltagare och en medarbetare spelar sig själv enligt givna förutsättningar. Vi försöker agera så realistiskt som möjligt så att vi kan träna på våra beteenden. Observatörerna får redogöra för vad de sett och tillsammans reflekterar vi sedan över hur vi kan utveckla beteendet. DEL 2 – Kvalitetsarbete (60 min) • Genomgång av kvalitetsrådets arbete och dess förslag på åtgärdsplaner. DEL 3 – Praktiskt och övrig information (60 min) • Information från Frösunda, arbetsmiljö, brandskydd, personalförändringar m.m. Utbildning och kompetensutveckling För att säkerställa att samtliga medarbetare vet hur de ska arbeta och agera utifrån våra värderingar och värderingsdrivna beteenden kommer verksamhetschefen att upprätta individuella kompetensutvecklingsplaner tillsammans med medarbetarna. Genom kontinuerlig kompetensutveckling säkerställer vi en repetitiv inlärningsprocess vilken är grunden för att värderingarna verkligen ska ”sätta sig”. Samtliga medarbetare kommer att gå vår interna halvdagsutbildning - Bemötande utifrån våra värderingar - under första avtalsåret. Värderingsledarna går därtill - Vår värderingsledarutbildning - under första avtalsåret. BEMÖTANDE UTIFRÅN VÅRA VÄRDERINGAR: Detta är en intern halvdagsutbildning som handlar om ett önskvärt beteende utifrån våra värderingar; respekt, engagemang och nyfikenhet. Varje värderingsutbildning inleds med att en deltagare och en närstående utifrån olika konkret perspektiv berättar hur värderingar påverkar beteenden och bemötande. VÅR VÄRDERINGSLEDARUTBILDNING: Detta är en intern ledarskapsutbildning som enbart syftar till att stärka rollen som modell och förebild. Utbildningen är indelad i fyra steg om halvdagar och omfattar följande moduler: • Modell och förebild – att leva Frösundas värderingar • Förtroendeingivande kommunikation • Kvalitetsarbete i praktiken • Att möta närstående Handledning Medarbetarna på Danvikstulls dagliga verksamhet kommer att erbjudas, efter en noggrann behovsinventering, fortlöpande handledning utifrån verksamhetens specifika behov minst 10 gånger per år. Två av dessa tillfällen kommer specifikt att behandla etiska dilemman. Vi åtar oss – att med stöd från handledare från vårt interna Metodstöd- påbörja samtliga terminer med ett handledningstillfälle utifrån verksamhetens värdegrund. Syftet är att ge medarbetargruppen stöd i bemötandet utifrån värderingsdrivna beteenden och hur vi på bästa sätt ska arbeta för att säkerställa att värdegrundsarbetet kommer deltagaren till nytta. Etiskt råd Vi håller för närvarande på och bildar ett etiskt råd som ska arbeta med komplicerade och utmanande frågor som berör verksamheten. Frågeställningar som etiska rådet arbetar med kan handla om allt ifrån ägarfrågor/vinster i vården till närståendes önskan om aktiviteter när dennes nära och kära inte vill själv. Det etiska rådet ska ha en blandad sammansättning vad gäller erfarenhet och kompetens, exempelvis präst, filosof eller forskare. Efter varje möte kommer vi att öppna upp med en chatt för våra alla våra medarbetare inklusive medarbetarna på Danvikstulls DV för att ta del av informationen och aktivt delta i chatten. Ett sammandrag av chatten läggs sedan ut på intranätet. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 54 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Mål och utvecklingssamtal MoU Varje befattning har mätbara mål som innehavaren ska uppnå. Det kan vara kvalitetsmål, beteendemål, bemötandemål, etc. Utifrån aktuella mål diskuterar chef och medarbetare vid utvecklingssamtalet vad som krävs för att uppnå dessa. MoU ger chef och medarbetare en tydlig bild av vad som ska utvärderas vid ett utvecklingssamtal. Varje utvecklingssamtal innehåller diskussioner kring hur medarbetaren har genomfört sina arbetsuppgifter, måluppföljning, etc. Vi följer upp medarbetarnas bemötande i Mål och utvecklingssamtal (MoU) med syfte att: Säkra värderingarna, kompetensen samt beteendena. MoU och lönesättning kopplas strategiskt till det värdegrunds- och värderingsdrivna beteendet. Vi åtar oss att årligen genomföra MoU med respektive medarbetare på Danvikstulls DV. Fadderskap Verksamhetschef har till uppgift att utse en fadder till våra nyanställda medarbetare. Samtliga medarbetare får en fadder som har erfarenhet av Frösunda och kan stödja den nya medarbetaren i olika frågesättningar utifrån våra värderingar och förhållningssätt. Fadderskapet pågår under tre månader och bidrar till att den nyanställde känner sig både välkommen men också mer säker i sin nya roll. Fadderskapet är ett sätt för oss att skapa tillfälle för reflektion tillsammans med en annan medarbetare och det ger medarbetaren ett inledande kolligalt stöd. Teamarbete För att säkerställa att det dagliga arbetet med våra deltagare bygger på värdegrunden och våra värderingsdrivna beteenden så åtar vi oss att medarbetarna kontinuerligt ska utföra stödet i team. Exempelvis när kontaktmannen utvärderar genomförandeplanen med ”sin” deltagare så är en kollega bisittare och kan därefter ge feedback på situationen. Bisittaren kan vara vice kontaktperson, värderingsledaren, verksamhetschefen eller representant från vår avdelning Metodstöd. Detta med syftet att ge varandra feedback på hur vi bemöter våra deltagare i vardagen och att vi följer det vi kommit överens om i implementeringsfasen. Kvalitetsråd Vi åtar oss att bilda ett kvalitetsråd för verksamheten. Kvalitetsrådet träffas sex gånger per år och identifierar samt analyserar systematiska brister kring beteenden och värderingar. Bland annat bearbetar rådet samtliga avvikelser som har uppståt. Kvalitetsrådet föreslår en åtgärdsplan till APT som beslutar om den samma. Protokollen tillsändes beställaren om så önskas. Förebild Medarbetare som agerar efter våra värderingar uppmuntras synligt för detta. Vi lyfter fram goda exempel på vårt intranät, i månadsbreven, och i gemensamma sammanhang såsom vid arbetsplatsträffar. Genom att berätta för alla våra medarbetare om de förebilder vi har inom verksamheten och Frösunda, skapar vi en tydlighet om vad som krävs och motivation att själv bli en förebild. När våra medarbetare uppfattar att de ingår i ett sammanhang, gör nytta och får ytterligare kompetenser inom sin yrkesroll uppstår en positiv effekt gällandes motivation, engagemang och deltagarnytta. UPPFÖLJNING AV VÄRDEGRUNDSARBETE Om vi får åter förtroendet att driva Danvikstulls dagliga verksamhet så åtar vi oss att systematisk följa upp vårt värdegrundsarbete. Se avsnitt 2.2.3.3. Uppföljning Utvärderingsgruppens bedömning utifrån anbudsgivarens beskrivning (Fasta svarsalternativ) 7,00 % 2.2.1.2. Bedömningsgrund 1:2. Samverkan - vikt 5 % Anbudsgivaren ska utifrån den dagliga verksamhet som anbudet avser, beskriva hur man avser att samverka med andra parter runt den enskilde på dennes villkor och med iakttagande av gällande sekretessbestämmelser, t.ex. boende och berörda enheter inom landstinget. 50 eller 100 poäng kan utdelas för det mervärde som bedöms finnas i anbudsgivarens beskrivningar och åtaganden om arbetssätt samt regelbunden och planerad samverkan med andra aktörer med den enskilde brukaren i fokus. Gör beskrivning i enlighet med vad som anges ovan! (Fritextsvar) Frösunda har ett strukturerat ledningssystem för kvalitet, enligt SOSFS 2011:9 (och SOSFS 2005:12). Ledningssystemet för kvalitet och koncerngemensamma processer och policys samt rutiner och lokala rutiner för varje affärsområde finns på vårt Intranät. Se vidare bilaga 4 för beskrivning av vårt ledningssystem. Frösundas ledningssystem består av 10 delar eller manualer, som alla är direkt härledda ur föreskriften om kvalitetsledning. Samverkan är en av dessa 10 delar. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 55 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Frösundas samverkansprocesser och rutiner baserar sig på våra värdegrund och värderingar och säkerställer kvaliteten på våra insatser som i sin tur bidrar till att deltagaren, utifrån dennes behov och förutsättningar, återvinner eller bibehåller bästa möjliga funktionsförmåga samt skapar goda villkor för ett självständigt liv och ett aktivt deltagande i samhällslivet. Av processen och rutinerna framgår det tydligt hur samverkan ska bedrivas i verksamheten så att det möjliggör ett följsamt samarbete mellan berörda verksamheter inom socialtjänsten och med anhöriga/närstående/ställföreträdare, myndigheter, föreningar och andra organisationer. Frösundas företagsövergripande värderingar och Danvikstulls DVs lokala värdegrund kommer att genomsyra hur vi samverkar med anhöriga/närstående/ställföreträdare samt externa aktörer. De värderingsdrivna beteenden som verksamheten tar fram kommer att ligga i grund för vårt bemötande gentemot närstående/ställföreträdare. Vårt värderingsdrivna beteende ska säkerställa att vårt bemötande är professionellt, personligt och empatiskt. Behovet av samverkan måste bedömas för varje enskild deltagare i relation till dennes unika behov, önskemål och övriga förutsättningar. Arbetssätt och rutiner för samverkan Verksamhetschefen ansvarar för att utifrån Frösundas samverkansprocesser skapa lokala arbetssätt för samverkan som är anpassad till Danvikstulls DV. Det är sedan deltagarens kontaktman som är den samverkansansvariga och som säkerställer att det finns deltagarnära rutiner för samverkan, detta för att åstadkomma en regelbunden och planerad samverkan med deltagaren i fokus. Våra rutiner utgår alltid utifrån deltagarens önskemål, villkor och dennes medgivande. Kontaktmannen börjar alltid med att fråga deltagaren vilka personer som vi får lov att tala med i dennes nätverk vilket dokumenteras i medgivandeintyget. Det är deltagarens behov som styr vilka vi ska samverka med. Medgivandeintyget skrivs under av deltagaren eller legal företrädare och kontaktmannen. Samtliga medarbetare i verksamheten har skyldighet att känna till samverkansrutinerna för varje deltagare. Kontinuitet - relationsbildning All våra arbetssätt, metoder, processer, rutiner och policyn är till för att skapa en hög omsorgskontinuitet i våra insatser för varje enskild deltagare. För att säkra kontinuitet kring varje enskild deltagare arbetar vi med kontakmannaskap. En viktig aspekt i att skapa och upprätthålla en hög omsorgskontinuitet är genom samverkan med alla berörda aktörer runt varje enskild deltagare. Vi vet att en viktig faktor för att uppnå hög omsorgskontinuitet är att rekrytera och behålla bra och kompetenta medarbetare i vår organisation. Medarbetarkontinuitet skapar i sin tur regelbundenhet i samverkan med närstående/ställföreträdare och externa aktörer. Relationsbildningen är en viktig aspekt i att skapa ett gott samarbete, och relationer bygger vi inte över en natt, utan goda respektfulla relationer byggs utifrån förtroende hos närstående/ställföreträdare och andra externa aktörer. Och då är det viktigt att vi har kontinuitet i medarbetargruppen runt varje enskild deltagare för att bilda förtroende och långsiktiga samarbeten. Detta gör vi bland annat genom en god medarbetarpolitik så medarbetarna trivs och stannar på Frösunda, kontinuerlig kompetensutveckling och handledning för medarbetarna och höga tjänstgöringsgrader om så önskas - för att värna om en hög kontinuitet och minska antalet personer kring deltagaren. Detta för att omsorgen ska utföras av ett fåtal personer som deltagaren känner väl och som denne har förtroende för. Verksamhetschefen tar månadsvis ut bemanningsstatistik ur vårt HR-system och följer på det sätt upp bland annat kontinuiteten. Rapport kan skickas till beställaren vid önskemål. Kontaktman (Stödperson) - samverkansansvarig I Danvikstulls dagliga verksamhet kommer varje deltagare ha en kontaktman som är samordningsansvarig. Huvuduppgiften för den samordningsansvariga är att samordna insatserna i dialog med deltagaren. Kontaktpersonen stödjer deltagaren att identifiera viktiga aktörer för att upprätta en samordningsplan som sedan ligger i grund för vårt samverkansarbete. Samtliga i medarbetargruppen ska sedan ta del av denna plan. Genomförandeplan Efter att deltagaren gett sitt medgivande upprättas rutiner för samverkan med närstående/legal företrädare. Rutinerna dokumenteras i deltagarens genomförandeplan. Exempel på samverkansformer och rutiner är: • Om deltagaren vill att närstående/ ställföreträdare ska bjudas in vid upprättandet av genomförandeplanen samt vid uppföljning av den. • Inbjudan till nätverksmöten – vilka ska delta och hur ofta ska mötena hållas. • Vill deltagaren att vi bjuder in närstående till gemensamma träffar med andra närstående mm. Kontaktmannen följer tillsammans med deltagaren upp samverkansrutinerna minst två gånger per år i samband att genomförandeplanen utvärderas. Verksamhetschefen har det övergripande ansvaret att utvärderingarna genomförs. Löpande kontakt och överenskommelse Det ingår i kontaktmannens ansvarar att skapa en relation och upprätthålla en kontakt med deltagarens närstående/ställföreträdare enligt överenskommelse. Det kan t.ex. vara att kontaktmannen ringer en gång i veckan till närstående, mailar veckoplaneringen, bjuder in till gemensamma aktiviteter med mera. Överenskommelsen ska finnas dokumenterad i genomförandeplanen. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 56 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Vi åtar oss att upprätta ett kontaktmannaskapskontrakt med respektive deltagare. Deltagaren, kontaktman och närstående/ställföreträdare upprättar tillsammans kontraktet. Kontraktet är en överenskommelse mellan parternas ansvarsområden och vem som ska stödja deltagaren med vad för att skapa en tydlighet i deltagarens insats. Vid ett övertagande Om vi får förtroendet av Södermalms Sdf att driva Danvikstulls DV kommer vår samverkan med anhöriga/ närstående/ställföreträdare samt externa aktörer påbörjas i samband med ett övertagande. Frösunda är mycket mån om att varje övergång ska bli så trygg, bra och smidig som möjligt för deltagare, närstående och medarbetare. Under uppstartstiden, det vill säga tiden från det att Frösunda fått beskedet att vi fått förtroende att driva en verksamhet till det att vi tar över, har vi som komplement till övrig kommunikation och möten en webbsida tillgänglig på Frösundas webbplats för deltagare, anhörig, god man, företrädare och medarbetare. Som en del av övergångsprocessen publiceras här löpande information vad som händer och vad som är på gång. Den som inte kunnat medverka vid ett möte ska kunna hitta relevant information här i efterhand. På sidan finns uppgifter till kontaktpersoner inom Frösundas HR-ansvarige, uppstartsansvarige samt regionchef. Dessutom finns information om de enheterna/tjänsteområde upphandlingen gäller samt uppstartsdatum. Som medarbetare finns också en FAQ – frågor och svar – rörande deras anställning. För vikarier finns formulär för att specificera önskemål rörande vikariatet. Allt för att underlätta för medarbetarna att få tillgång till rätt information. Genom att ha samma sida för både deltagare, närstående och medarbetare skapar det en transparens i vad som händer där både deltagare och medarbetare ska hållas informerade löpande. Om Frösunda får förtroendet att driva Danvikstulls dagliga verksamhet åtar vi oss att skapa en microsite. I samband med ett övertagande bjuder verksamhetschefen in närstående/ställföreträdare inom tre månader för att lära känna deltagarens nätverk, ta emot synpunkter, lyssna på eventuella önskemål. När deltagare börjar på Danvikstulls dagliga verksamhet (DV) När en deltagare börjar på Danvikstulls DV tilldelas han eller hon en kontaktman och en vice kontaktman som deltagaren har rätt till att byta. Ett viktigt uppdrag i kontaktmannaskapet är att lära känna deltagaren och närstående/ställföreträdare. För att närstående ska integreras i våra olika samarbetsformer arbetar vi med att skapa en god kontakt och bra kommunikation mellan närstående, verksamhetschef och medarbetare. För att lyckas vet vi att närstående behöver känna att de blir tagna på allvar, att de blir bekräftade och respekterade som kunskapskälla. Vi åtar oss att inleda samverkan med närstående/ ställföreträdare på följande vis: •Innan deltagaren börjar på Danvikstulls DV gör kontaktmannen och verksamhetschefen, om deltagaren önskar och vill, ett besök på deltagarens tidigare sysselsättning/arbetsplats/skola och även ett hembesök på deltagarens boende för att få en ordentlig överrapportering och skapa kontakt med deltagarens närstående, kontaktperson på boendet och/eller personliga assistenter. •I samband med att deltagaren börjat, under första veckan, på Danvikstulls DV håller kontaktmannen och deltagaren ett samverkansmöte med deltagarens nätverk. Vilka som deltar i mötet utgår ifrån deltagaren. Här bestämmer vi tillsammans När, Hur och Hur ofta samverkan ska ske med olika personer i deltagarens närverk som sedan dokumenteras i deltagarens genomförandeplan och följs upp minst två gånger per år. Vi uppmuntrar till att närstående och deltagarens kontaktperson på boendet eller personliga assisten deltar vid mötet för att vi ska få möjlighet att träffas, berätta om Danvikstulls och gå igenom deltagarens, boendets och närståendes förväntningar. •Deltagarens närstående/ställföreträdande får en välkomstmapp, vilken finns på 10 olika språk. Vi har en anpassad välkomstmapp för närstående där de framgår kontaktuppgifter till Danvikstulls DV och verksamhetschefen, kontaktuppgifter till kundombudsman, rutiner för synpunkter och klagomål med mera. I samband med att deltagare börjar hos oss talar vi alltid om vem närstående ska vända sig till för att lämna synpunkter på vår verksamhet samt vilka rutiner som finns. En sammanställning över synpunkter och klagomål samt åtgärder kommer att sammanställas minst tre gånger per år och redovisas beställaren. Verksamhetschefen ansvarar för att återkoppla synpunkter och klagomål till närstående inom 24 timmar, alla dagar i veckan. • Vi åtar oss att utvärderar introduktionen för att ta del av närstående/ ställföreträdares upplevelser vad gäller hur introduktionen fungerat, hur vårt bemötande har varit, hur delaktiga de känner att det har varit samt om de har ytterligare önskemål och synpunkter. Detta göra verksamhetschefen en vecka efter introduktionsperioden genom att kontakta närstående via telefon eller via mail. Utvärdering är viktig för att närstående/ ställföreträdare inte minst för att öka deras delaktighet men ger oss också möjlighet att utveckla verksamheten och anpassa arbetssätt och mål för att öka deltagarens självständighet. SAMVERKAN MED NÄRSTÅENDE/ STÄLLFÖRETRÄDARE Vi åtar oss att ha regelbunden och planerad samverkan med närstående/ställföreträdare enligt nedan beskrivning. Närståendeträffar Vi åtar oss att bjuda in till en närståendeträff en gång per halvår på Danvikstulls daglig verksamhet. Verksamhetschefen är med vid träffarna och svarar på frågor. Vi anordnar med trevligheter och fikar, visar bilder från aktiviteter med mera. Målet är att stärka relationen med närstående genom gemenskap, kunskapsutbyte och aktiviteter. Det är under ett av dessa möten som verksamhetschefen presenterar resultatet från deltagare- närståendeundersökningarna samt handlingsplanen för de vidtagna förbättringsåtgärderna. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 57 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Månadsbrev Vi åtar oss att skicka månadsbrev till närstående. Verksamhetschefen skickar månadsbrev till deltagarens närstående/legal företrädare. Brevet skickas via mail eller post och presenterar en sammanfattning av vad som är aktuellt i Danvikstulls DV och i Frösunda i sin helhet. Till exempel övergripande beslut, rapporter om händelser/resultat samt kommande aktiviteter. Drop-in-eftermiddag/kväll Vi åtar oss att avsätta två eftermiddagar/kvällar i månaden som drop-in då närstående/ställföreträdare är välkomna till Danvikstulls DV för samtal utan förhandsmeddelande eller tidsbokning. Verksamhetschefen ansvarar för drop-in-kvällen och syftet är öka möjligheten till individuella samtal med verksamhetschefen samt säkerställa en öppen, tillgänglig och trygg verksamhet även för närstående. När drop-in-kvällarna inträffar informeras via vårt månadsbrev. Närståenderåd Verksamhetschefen tillsammans med Värderingsledaren kommer att leda ett närståenderåd på Danvikstulls DV. Detta för att skapa ett forum där närstående kan dela erfarenheter, synpunkter samt delge förbättringsförslag. Vid första träffen kommer vi att gå igenom våra värderingar och verksamhetens värderingsdrivna beteenden. Vi åtar oss att bjuda in till närståenderåd fyra gånger per år. Föreläsningar Vi åtar oss att bjuda in närstående/ ställföreträdare till föreläsningar en gång per år, där medarbetare från våra dagliga verksamheter berättar om sina aktiviteter på verksamheterna. Vi driver idag ett stort utbud av dagligverksamheter med olika inriktningar. Vi har t ex ett flertal dagliga verksamheter med inriktning konst och musik i Stockholms närområde. Här finns hantverkspedagoger med lång erfarenhet som kan beskriva möjligheterna för deltagare att arbeta i en stimulerande i kreativ miljö. Andra verksamheter vi i driver idag är inriktade mot verkstad och snickeriarbeten. På dessa arbetsplatser byggs bl a staket och renoveras möbler. Vår arbetskonsult samt arbetsterapeuten kommer även att ha föreläsningar för närstående/ställföreträdare en gång per år under avtalsperioden. Det kan handla om att ta tillvara och utveckla fysiska, kognitiva och sociala färdigheter eller informera om hjälpmedel i hemmet eller på arbetsplatsen. Arbetskonsulenten informerar om t ex arbetsprövningsplatser och uppföljning av arbetsprövning. Studiebesök Vi kommer även att anordna studiebesök en gång per år för närstående/ställföreträdare till några av våra dagliga verksamheter i Stockholmsområdet. De kommer även att bjudas in till vernissage, basarer och andra tillställningar som våra dagliga verksamheter bjuder in till. Anhörigas riksförbund Frösunda har ett nära och förtroendefullt samarbete med Anhörigas riksförbund. Dels genom kunskapsutbyte och dels genom att delta på AHR:s anhörigriksdag varje år. Anhörigriksdagen är en mötesplats med fokus på att skapa goda förutsättningar för närstående som vårdar och stödjer närstående. Samarbetet handlar också om att öka kunskapen för närstående och bidra till bättre förutsättningar för närstående som vårdar sina närstående. SAMVERKAN MED ANDRA AKTÖRER Samverkan internt och externt styrs genom våra samverkansprocesser. Grunden för vår samverkan sätts i huvudprocesserna exempelvis genom samverkansavtal, och rutiner för hur samverkan ska ske skapas på lokal nivå utifrån deltagarens behov och förutsättningar. Som exempel samverkar vi med stadsdelsförvaltningar och kommun, med hälso-och sjukvården vid vårdplanering, vid in- och utflytt i våra verksamheter samt efter behov och önskemål under tiden deltagaren går på en av våra dagliga verksamheter, samt för verksamhetens behov. I samband med upprättandet av deltagarens genomförandeplan fastställs behovet av och omfattningen av olika typer av samverkan kring deltagaren. För verksamhetens del finns rutiner gällande exempelvis samverkan kring läkarinsatser, munhälsovård, fotvårdsspecialister samt olika frivilligorganisationer och skolor. Vi tydliggör årligen och skriftligen i verksamhetsplanen vilka externa parter vi övergripande ska samverka med. Vi vill ännu en gång poängtera att samverkan sker efter medgivande från deltagaren för att säkerställa att deltagarens behov alltid är i fokus. Nätverkskarta För att säkerställa att samverkan sker med deltagaren i fokus, åtar vi oss att arbetar med nätverkskartor tillsammans med deltagarna på dagliga verksamheten för att skapa en helhetssyn över deltagarens nätverk. Kartan är dels ett kommunikationsredskap mellan kontaktman och deltagare, och dels ett hjälpmedel för deltagaren att visualisera sitt nätverk. När vi ritat upp nätverkskartan så gör vi tillsammans en analys av den och titta på vilka relationer som deltagaren vill utveckla och på vilket sätt. När nätverkskartan är utvärderad, åtar sig kontaktmannen att sammanställa vilka aktörer och organisationer som deltagaren har kontakt med idag, samt aktörer och organisationer som deltagaren skulle vilja få kontakt med framöver. Med utgångspunkt i sammanställningen kontaktar sedan verksamhetschefen relevanta aktörer för att initiera samarbeten med syftet att främjar deltagarens utveckling och bredda det sociala nätverket. Ett exempel kan vara att gå på studiebesök på ett företag som intresserar deltagaren lite extra. Idag arbetar vi aktivt med Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 58 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. nedanstående organisationer för att ge deltagaren stöd i att ta tillvara på deltagarens sociala, kulturella och andliga behov och intressen: • • • • • • • • • • • Hjärnkraft Riksförbundet Attention Autism och Aspergerföreningen FUB Arbetsförmedlingen – om deltagaren vill komma ut i arbetslivet alt praktikplats Hjälpmedelcentralen Skansen Skolor RSFU gällande sex, samlevnad och preventivmedel PUFFA Ridskolor m.m. På respektive verksamhet kommer vi att tillhandahålla med informationsmaterial och ge tips på aktuella föreläsningar som kan vara av intresse för deltagare och närstående. Vi kommer att arrangera årliga träffar med aktiviteter där närstående och intresseorganisationer bjuds in. Deltagarens boende För att skapa trygghet och kontinuitet för deltagaren åtar vi oss att utveckla samverkansrutiner mellan boendet och deltagarens dagliga sysselsättning redan från dag ett. Dessa rutiner dokumenteras i deltagarens genomförandeplan. Vi bjuder in deltagarens kontaktman på boendet till ett möte i början av varje termin. Detta för att bland annat komma överens om rutiner för samverkan och/eller stämma av befintliga rutiner. Deltagarens kontaktman på Danvikstulls dagliga verksamhet och kontaktmannen på boendet håller sedan en kontinuerlig kontakt utifrån fastställda rutiner som finns dokumenterade i genomförandeplanen. Det kan vara till exempel att kontinuerlig dialog förs vid bestämda tidpunkter via telefon och mail samt vid behov. I samband med uppföljningen av genomförandeplanen följer vi upp hur detta samarbete fungerar. Deltagaren kan också alltid själv informera boendet respektive daglig verksamheten om hur dagen/kvällen/natten varit. Flera av våra deltagare använder sig av kontaktböcker för att delge information mellan verksamheterna. I kontaktboken kan deltagaren, antingen själv eller med stöd av medarbetare, skriva ner och/eller använda bilder av vilka aktiviteter som deltagaren gjort eller om något har blivit fel under dagen och som kan komma att påverka eftermiddagen när deltagaren kommer hem. Det är viktigt att poängtera att detta görs med iakttagande av gällande sekretessbestämmelser. Hälsa och sjukvård Vårt ansvar och åtaganden är att se till att den som har daglig verksamhet hos oss får tillgång till den hälsooch sjukvård samt den tandvård som han eller hon behöver. Frösunda utformar en samverkansöverenskommelse med den vårdgivare som Stockholm stad anger att verksamheten ska samarbeta med. Frösunda har en standardiserad övergripande mall som underlag för samarbetet i enlighet med rutiner och riktlinjer som bygger på hälso- och sjukvårdens författningar. Överenskommelsen anger omfattning av samarbete, arbetsuppgifter samt ansvarsfördelning som till exempel om hur och när kontakt ska tas med hälso- och sjukvårdspersonal, läkemedelshantering, delegering, dokumentation av hälso och sjukvårdsinsatser och rapportering av avvikelser. Medarbetare som arbetar på Danvikstulls dagliga verksamhet samt primärvårdens sjuksköterska som ansvarar för deltagarnas hälso- och sjukvård har enligt mallen gemensamma och synkroniserade arbetsrutiner och en tydlig ansvarsfördelning om hur patientsäkerheten säkerställs. Besök bokas för deltagarens räkning vid behov eller om deltagaren själv uttryckt sådant önskemål och kontaktmannen är alltid behjälplig med att ta kontakt med hemsjukvården eller deltagarens fasta läkarkontakt. Kontaktuppgifter finns alltid dokumenterat i den sociala journalen för hur kontakter ska tas. Med deltagarens livskvalitet i fokus åtar vi oss att samverka med deltagarens husläkare, distriktsköterska, tandläkare, fotvård, sjukvård och psykiatrin. Minst en gång per år eller mer vid överenskommelse träffas verksamhetschefen och Stadsdelsnämndens medicinskt ansvariga sjuksköterska (MAS) för att gemensamt följa upp patientsäkerheten samt hur det dagliga arbetet fungerar i enlighet med riktlinjer och lokala rutiner. Uppföljningen handlar exempelvis om kommunikation och informationsöverföring, delegerade medicinska arbetsuppgifter, läkemedelshantering, avvikelsehantering, dokumentation, habilitering/hjälpmedel, tandvård, info till närstående, hygien och omhändertagande av avliden. Rapport om egenkontrollens resultat skickas till Frösundas kvalitetsavdelning och medicinskt ansvarig sjuksköterska. Resultatet av genomgången kan skickas till stadsdelens kontaktperson enligt överenskommelse. Om deltagare akut förs till sjukhus ansvarar tjänstgörande medarbetare för att närstående/ställföreträdare samt sjuksköterska informeras. Våra medarbetare ska alltid om behov och önskemål ifrån deltagaren finns ledsaga deltagaren till olika besök och möten. Re/habilitering Hälsofrämjande och funktionsbevarande åtgärder är viktiga för flertalet deltagare. När deltagaren bedöms Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 59 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. ha behov av insatser av rehabilitering eller habilitering samverkar kontaktmannen och vår egen arbetsterapeut med andra viktiga aktörer som till exempel logopeder och sjukgymnaster som tillsammans skapar det tvärprofessionella teamet runt deltagaren. De samordnar planeringen tillsammans med dagliga verksamhetens övriga medarbetare. När våra medarbetare ska utföra funktionsbevarande insatser (vardagsrehabilitering) upprättas skriftliga instruktioner för detta även om åtgärden är att betrakta som rådgivning för deltagarens egenvård. Vi samverkar även avseende fysiska aktiviteter som är en viktig del för deltagarens välbefinnande. Valet av fysiska aktiviteter ska vara professionellt bedömda av teamet runt deltagaren så att träningsaktiviteten passar deltagaren. Resultatet av aktiviteten utvärderas minst två gånger per år, då tillsammans med deltagaren och dennes närstående och dokumenteras i genomförandeplanen. Sjukgymnast och arbetsterapeut samarbetar med deltagarens kontaktman, sjuksköterska för att tillsammans öka motivation hos deltagaren att träna och delta i aktivitet med hälsa och välbefinnande i fokus. Beställaren Med deltagaren i fokus samverkar vi aktivt med beställaren och närstående vid en verksamhetsövergång för att övergången inte ska medföra några brister i deltagarens omvårdnad och service. Frösunda har en väl detaljerad och strukturerad process för övertagande för att inget ska falla mellan stolarna. Se vidare under punkt 1.3.5. övertagande av personal och verksamhet. Vi delger Stockholm stad kontinuerligt under övertagandefasen hur långt vi har kommit i processen. När tidigare utförare är någon annan än staden så löper arbetet parallellt med att synkronisera processen med nuvarande utförare också. Tre månader efter ett övertagande så har regionchefen en uppföljning med staden för att utvärdera hur den första tiden fortlöpt. Även vår kvalitetsavdelning genomför en intern uppföljning efter tre månader i verksamheterna för att säkerställa att vårt arbete har fortlöpt i enighet med våra processer. Vi är öppna med resultatet av våra uppföljningar, ett av våra ledord är transparens, och resultatet av vår internuppföljning delges beställaren. Därefter har verksamhetschef kontinuerliga träffar och uppföljningar med staden utifrån deltagarens behov och överenskommelse med ansvarig handläggare. Frösunda åtar sig att upprätta en rapportstruktur som följer stadsdelens krav och önskemål, samt överensstämmer med förväntningarna på samverkan enligt stadens rutin för kvalitetsuppföljning av dagliga verksamheter. Vi åtar oss att samverka med handläggare samt för deltagaren relevanta personer när deltagaren behöver upprätta en individuell plan, vårdplan enligt hälso- och sjukvårdslagen och/eller en habiliteringsplan. För dessa kontakter upprättas samverkansrutiner som dokumenteras i genomförandeplanen. Deltagarens kontaktman kommer medverka med upprättandet samt vid utvärderingen om deltagare eller dennes företrädare vill det. Vi samverkar gärna med Stockholms stad, Södermalm Sdf, i samverkans – och utvecklingsfrågor som ger oss möjlighet att utföra en omsorg som erbjuder våra deltagare högsta möjliga livskvalitet. Oavsett. Samverkan med andra verksamheter inom Frösunda Vi åtar oss att ta tillvara på våra medarbetares kunskaper och färdigheter samt att dessa förmedlas vidare till andra medarbetare inom och utanför den aktuella verksamheten. Hos oss finns en rik kompetensbank och medarbetare med en specifik kunskap bjuds in till annan verksamhet, berättar och handleder annan medarbetargrupp. Om deltagarna är i behov av en specifik kompetens, t.ex. om Danvikstulls DV vill ha stöd i att utveckla sin verksamhet så kan medarbetare från annan Frösundaverksamhet ge stöd i arbetet med att vara en arbetsplatsinriktad verksamhet, eller om de skulle vilja utveckla sitt legoarbete då ett flertal av våra verksamheter driver legoarbete. Syftet med att ta stöd av varandra är att ta vara på den samlade kompetens och hjälpa varandra att utveckla professionaliteten i den vardagliga verksamheten. Med deltagaren i fokus åtar vi oss att samverka med andra verksamheter för att stödja deltagaren i att utveckla sociala kontakter. Vi kommer att en gång per år bjuda in till aktivitet mellan våra dagliga verksamheter i Stockholmsregionen för att ge möjlighet till ett utökat socialt nätverk och samverkan. Riksförbundet Attention Frösunda samverkar med Riksförbundet Attention, en intresseorganisation för personer med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. Varje år genomför vi tillsammans NPF-forum, en nationell konferens, som syftar till att öka intresset och öka kunskapen om neuropsykiatriska funktionsnedsättningar som Aspergers syndrom och ADHD eftersom denna grupp lätt hamnar i svårigheter till följd av brist på förståelse hos omgivningen. Det handlar om ett arbete som ska leda till att personer med NPF-diagnoser ska bli bemötta med respekt och få det stöd de behöver i skolan, på arbetsmarknaden och på fritiden. Vi uppmuntrar våra deltagare och medarbetare att delta under forumet som innehåller båda föreläsningar och mässutställning. Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen Att samverka med Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen är viktigt och är i linje med Sveriges Kommuner och Landstings vilja för att fler personer med funktionsnedsättning ska komma i arbete. Vi samverkar med Försäkringskassan (FK) och Arbetsförmedlingen (AF) och denna samverkan genomförs alltid utifrån de behov Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 60 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. och förutsättningar som finns hos respektive deltagare och utifrån var i processen deltagaren befinner sig. Om deltagaren vill att en individuell plan upprättad så medverkar deltagarens kontaktman alternativt arbetskonsulenten vid upprättandet. Syftet är att vi, aktörerna runt deltagaren, gemensamt ska ge deltagaren förutsättningar för att etablera sig på arbetsmarknaden och ge dem det stöd de behöver för att klara övergången från daglig verksamhet till lönearbete. Se vidare i avsnitt 2.2.2.2. ökad delaktighet i arbetslivet. UPPFÖLJNING AV SAMVERKANSARBETET För att säkerställa att vi lever upp till detta åtar vi oss att genomföra årliga mätningar genom närståendeundersökningar. Resultatet presenteras på nästkommande närståendeträff i verksamheten. Resultatet av undersökningar mynnar ut i tydliga rekommendationer gällande vårt framförvarande kvalitetsutvecklingsarbete i verksamheten. Om vi får åter förtroendet att driva Danvikstulls dagliga verksamhet så åtar vi oss att systematisk följa upp vårt samverkansarbete. Se avsnitt 2.2.3.3. Uppföljning Utvärderingsgruppens bedömning utifrån anbudsgivarens beskrivning (Fasta svarsalternativ) 5,00 % 2.2.2. Kriterium 2 - Stöd, service och omvårdnad som möjliggör goda levnadsvillkor och ett självständigt liv Vikt för kriteriet: sammanlagt 63 % Kriterium 2 utgörs av tre bedömningsgrunder. Vikt och poäng framgår av respektive bedömningsgrund. 2.2.2.1. Bedömningsgrund 2:1. Ökad självständighet - vikt 18 % Anbudsgivaren ska utifrån den dagliga verksamhet som anbudet avser beskriva metoder och rutiner för att uppnå en ökad självständighet för varje deltagare. Redogör för hur den enskildes individuella önskemål, behov och förmåga kommer att beaktas vad gäller aktiviteter och sysselsättning. Beskriv också hur anbudsgivaren avser att välkomna och introducera nya deltagare i verksamheten. Beskriv hur den sociala dokumentationen används i det dagliga arbetet. 50 eller 100 poäng kan utdelas för det mervärde som bedöms finnas i anbudsgivarens beskrivningar och åtaganden vad gäller rutiner, metoder och arbetssätt för att åstadkomma individuellt utformad stöd och service. Till grund för bedömningen kommer också att ligga hur anbudsgivaren visar att man aktivt kommer att använda dokumentationen och genomförandeplanen i det dagliga arbetet för att kunna mäta måluppfyllelse och visa den enskildes utveckling. Gör beskrivning i enlighet med vad som anges ovan! (Fritextsvar) Delaktighet för att nå självständighet För att säkerställa att deltagaren ges möjlighet till inflytande, delaktighet och medbestämmande över stödet och omsorgens med målet att öka sin självständighet kommer ”Stockholm – en stad för alla, Program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning 2011–2016” vara ett vägledande dokument för oss. Verksamhetschefen (VC) kommer att ansvara för att samtliga medarbetare på Danvikstulls DV känner till och vet vad som står i ”Program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning 2011–2016”. De kommer inom två månader efter ett övertagande att gå igenom programmet tillsammans med medarbetargruppen under två arbetsplatsträffar. Programmet kommer även att ingå i vår introduktion för nyanställda. Minst en APT per år kommer att innehålla en genomgång av programmet för att dokumentet ska hållas levande i verksamheten. Kontaktman Inför att en deltagare ska börja hos oss utses en kontaktman (stödperson) för den enskilde. Det utses också alltid i samband med detta en ersättare till kontaktmannen. Båda personerna arbetar i nära kontakt med deltagaren och är i största möjligaste mån de personer som deltagaren träffar mest inom ramen för sin dagliga verksamhet. Deltagaren informeras alltid om att det har möjlighet att byta kontaktman om behov finns. Kontaktmannen är ansvarig för att deltagaren får den verksamhet den önskar och beställningen avser och det stöd som krävs samt att dokumentationen förs i enlighet med gällande lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd. Detta gör kontaktmannen genom frekventa uppföljningar av den sociala dokumentationen däribland genomförandeplanen ibland tillsammans med VC. Om kontaktmannen vid Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 61 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. uppföljning i dokumentationen upptäcker att planerade insatser inte genomförts enligt genomförandeplanen ska kontaktmannen göra en avvikelserapportering kring bristen. Vi åtar oss att 100 % av deltagaren ska ha en utsedd kontaktman och en vice kontaktman vid startsamtalet. Vi kommer att genomföra en kontaktmannaskapsutbildning för medarbetarna på Danvikstulls DV. Utbildning och kunskapstest sker under det första året som kontaktman. Planerad utbildning och godkänt resultat på kunskapstest följs upp av VC genom Frösunda akademin (vår utbildningsplattform). Statistik över antal utbildade kontaktmän delges beställaren årligen. Uppföljning görs av VC och avvikelser från målet rapporteras månadsvis i månadsrapport och samverkansmöte. För att arbeta som kontaktman ska man ha genomgått Frösundas kontaktmannaskapsutbildning, klarat Frösundas värderingstest och ha validerat goda kunskaper i dokumentation. När alla kompetenser är på plats kan man söka om att få Frösundas kontaktmannaintyg som ett bevis på att man har dessa kompetenser. Social dokumentation för ökad självständighet Utifrån beslutet och målet för insatsen upprättas en genomförandeplan tillsammans med deltagaren. Vi har som rutin att upprätta en tillfällig genomförandeplan tillsammans med deltagaren från och med första dagen i verksamheten. Syftet är att säkerställa deltagarens självbestämmande, inflytande över sin arbetsdag, sitt stöd och verksamhetens innehåll från dag ett. Senast 15 dagar efter beställningen har inkommit ska deltagarens genomförandeplan vara fastställd och godkänd av deltagaren och sändas digitalt till staden genom systemet ParaSol. Kontaktmannen ansvarar för att genomförandeplanen upprättas tillsammans med deltagaren och om deltagaren önskar närstående, ställföreträdare eller andra viktiga personer i deltagarens nätverk. Syftet med genomförandeplanen är att beskriva hur insatsen praktiskt ska genomföras så att målet för insatsen uppfylls. Av genomförandeplanen framgår bland annat vilka mål som gäller för insatsen eller delar av den, när och hur insatsen ska genomföras, på vilket sätt deltagaren har utövat inflytande över planeringen och vilka personer som har deltagit i planeringen. Genomförandeplanen utvärderas minst två gånger per år samt oftare vid behov. Utvärderingen innebär att vi går igenom målen tillsammans och om målen har gett önskat resultat för deltagaren. Genomförandeplanen är ett levande dokument och är det verktyg som styr insatsen och de aktiviteter, sysselsättningen, arbetsträning som är den dagliga sysselsättningen. Målen i genomförande planen kan bli uppfyllda tidigare eller senare än planerat och det innebära att delar av genomförandeplanen skrivs om. När ett delmål är uppfyllt eller flera, bör nya delmål upprättas. Om ett delmål inte uppfylls inom uppsatt tid kan det revideras, t.ex. ska metoden ändras, är målet för högt uppsatt? etc. Det är sedan dokumentationen av hur insatsen genomförs som är vårt viktigaste verktyg för att följa vägen till målet. Vårt ledord för dokumentation är transparens, gentemot deltagare och beställare. Vår Sociala dokumentation består av genomförandeplan, journalanteckningar och eventuella arbetsanteckningar. I genomförandeplanen ingår bemötandeplan, riskbedömning och aktivitetsplan. Vi dokumentera med stor respekt för den enskildes integritet och utifrån ett etiskt uttryckssätt. Frösunda företag följer standarden: International Classification of Functioning, Disability and Health, (ICF) och vi har tagit fram en affärsområdesspecifik ICF-förteckning med ett urval av sökord. Vårt sätt att dokumentera följer väl definierade rutiner som säkerställer en kontinuitet i deltagarens insats, respekt för individens integritet samt regulatorisk följsamhet. I dokumentation framgår inte bara vad som görs utan även hur individen utvecklas och vilka framsteg som sker. I vår sociala dokumentation noteras även andra viktiga händelser som har betydelse för våra deltagare, även om det inte handlar om målen i genomförandeplanen. Den sociala dokumentation utgår från genomförandeplanen, delmålen och aktivitetsplanen och beskriver arbetet som utförts. I aktivitetsplanen framgår vilka aktiviteter som ska genomföras, när och hur. I den sociala dokumentationen följs aktivitetsplanen upp genom att medarbetaren skriver hur aktiviteten genomförts. Det kan vara vilka moment som deltagaren klarade självständigt, i vilka moment behövde deltagaren stöd, hur deltagaren utvecklats under aktiviteten. I den sociala dokumentationen framkommer även om insatsen eller aktiviteten inte genomförts och anledning till detta. Den sociala dokumentationen är ett verktyg för personalen att systematiskt se utvecklingen och framstegen, men även notera när inte genomförandeplanen följs och målen inte uppnås. Den ansvarige kontaktpersonen eller annan medarbetare använder den sociala dokumentation som utgångspunkt för arbetet. De medarbetare som arbetar med den specifika deltagaren ser vid varje tillfälle hur arbetet tidigare genomförts och vilka förändringar som skett och hur arbetet ska utföras framöver. I den sociala dokumentationen framgår t.ex. hur långt deltagaren kommit i att lära sig en ny uppgift, vad nästa steg är i processen och om stödet ska utföras på ett annat sätt, alternativt hur en ny aktivitet genomförs, vad som fungerade bra och vad som behövs ändra på till nästa gång. Den sociala dokumentationen används även över tid för att följa utvecklingen för deltagaren. Genom att dokumentera enligt Frösundas riktlinjer (och Socialstyrelsens allmänna råd) kan våra medarbetare följa deltagarens utveckling, vilket kan vara svårt i det dagliga arbetet om inte vi dokumenterar. När medarbetarna går igenom den sociala dokumentationen över tid framkommer det systematiska arbetet eller systematiska fel/brister. På en av våra enheter framkom att för en deltagare fungerade inte en specifik aktivitet en special dag och den ansvariga kontaktpersonen undersökte då genom att kontakta boende och närstående vad som hände före eller efter den dagliga verksamheten. Det framkom att deltagaren hade en aktivitet genom boende på kvällen innan vilket gjorde att deltagaren lade sig senare än övriga dagar i veckan och således var tröttare än vanligt. Kontaktmannen bytte då dag för aktiviteten på dagliga Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 62 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. verksamheten. All vår dokumentation formuleras och upprättas så att det är uppföljningsbart och möjliggör för en systematisk uppföljning av deltagarens utveckling och uppfyllande av mål och delmål under insatsen. Med kontinuerliga uppföljningar hittar vi strategier och arbetsmetoder som stärker deltagarens självständighet. VC ansvarar för att genomföra regelbundna stickprovskontroller av deltagarens sociala dokumentation med hjälp av vår EGENKONTROLL CHECKLISTA som är ett systematiskt verktyg och innehåller 7 punkter såsom dokumentation, avtal rutiner mm. VC går igenom checklistan vid stickprovskontrollen och kan då snabbt få en uppfattning om hur dokumentation/sociala journalen ser ut på enheten. Finns allt i den sociala journalen, är dokumentationen korrekt etc. Om det finns brister kan VC genom checklistan se om det är en slumpmässigt eller systematiskt brist eller fel. Syftet är att säkerställa att dokumentationen sker löpande och regelbundet och med respekt för den enskilde. Vår kvalitetsavdelning genomför årligen en genomgång av dokumentationen i verksamheten för att säkerställa att genomförandeplanen och sociala dokumentationen. Eventuella avvikelser dokumenteras och åtgärdsplan upprättas. Rutiner när deltagare börjar När en deltagare önskar att få påbörja sin sysselsättning/arbete i en av våra dagliga verksamheter erbjuds deltagaren innan beslut att komma på ett studiebesök. VC berättar om verksamheten, dess rutiner och arbetsuppgifter. Visar runt i lokalerna och deltagaren får möjlighet ställa de frågor som denne har. Det är inte ovanligt att deltagaren vill komma på fler besök innan denne bestämt sig. Vid studiebesök har deltagaren alltid möjlighet att ta med sig anhöriga, god man, boendepersonal etc. för att t.ex. kunna diskutera med någon om verksamheten innan han/hon tar sitt beslut. När personen väljer att börja så kommer vi i samråd med deltagaren och dennes handläggare överens om startdatum och samtalar om målet med sysselsättningen/arbetet på verksamheten. Inför deltagarens start utses en ordinarie kontaktman (stödperson) till deltagaren samt en vice kontaktman. Det är kontaktmannen som ansvarar för att introducera deltagaren och ev. personliga assistenter i verksamheten. Kontaktmannen förbereder introduktionen, tar nödvändiga kontakter och inhämtar information. Vilka som deltar i mötet utgår ifrån deltagaren. I vissa fall, om deltagaren önskar och vill, åker kontaktmannen även ut till tidigare verksamhet/skola och boende för att få ordentlig överrapportering. Första dagen genomför kontaktmannen och VC ett startsamtal. Samtalet innebär att kontaktmannen och VC sätter sig tillsammans med deltagaren och har ett första samtal för att ta reda på vilka önskemål, intressen och deltagaren har, vilka tider och vilka dagar deltagaren vill jobba och om deltagaren kan tänka sig att vara på en praktikplats. Informationen ligger till grund för deltagarens tillfälliga genomförandeplan som upprättas från deltagarens första dag, i samband med startsamtalet. Utifrån startsamtalet gör vi ett individuellt schema över introduktionsperioden som är på två veckor. Under introduktionen har deltagaren möjlighet om intresse finns att prova ett så brett utbud av aktiviteter och arbetsuppgifter. Kontaktmannen har en daglig avstämning med deltagaren under den första tiden (mellan två till tre veckor) för att säkerställa att deltagaren är nöjd med sina olika arbetsuppgifter och schema. Kontaktmannen informerar även övriga medarbetare om planeringen, deltagarens önskemål, behov och dennes utveckling på varje morgonmöte under introduktionsperioden. Under första veckan efter att deltagaren har börjat håller kontaktmannen och deltagaren ett samverkansmöte med deltagarens nätverk. Vilka som deltar i mötet utgår ifrån deltagaren. Här bestämmer vi tillsammans När, Hur och Hur ofta samverkan ska ske. Detta dokumenteras i deltagarens genomförandeplan och följs upp minst 2 ggr/år. Vi åtar oss att utvärderar introduktionen i enlighet med en framtagen checklista en månad efter att deltagaren börjat på Danvikstulls DV för att ta del av deltagarens upplevelser vad gäller hur introduktionen fungerat, hur deltagaren trivs med sina arbetsuppgifter och om deltagaren har några ytterligare önskemål och synpunkter. En viktig fråga är hur deltagaren upplevde valet av sin kontaktman. Om deltagaren inte är nöjd med valet av kontaktman försöker VC reda ut vad som inte upplevdes som bra och hur verksamheten kan göra för att möta deltagaren på bästa sätt. Om en deltagare önskar byta kontaktman ska VC tillse att detta sker inom en vecka. Utvärdering är viktig för att deltagaren ska vara delaktighet och ha inflytande samt att vi får möjlighet att utveckla verksamheten och anpassa arbetssätt och mål för att öka deltagarens självständighet. I samband med introduktionen åtar vi oss att göra en kartläggning av deltagarens individuella behov och resurser och en kommunikationsbedömning tillsammans med arbetsterapeut och arbetskonsulent. Kartläggningen och kommunikationsbedömningen innebär en inventering av deltagarens styrkor, förmågor och resurser. Resultaten ligger till grund för utformningen av det individuella stödet som inbegriper t.ex. behov av hjälpmedel, särskild struktur, förhållningssätt och kommunikation. Arbetsterapeuten och arbetskonsulenten går även igenom verksamheten/arbetsplatsen för att säkerställa att den är rätt anpassad utifrån deltagarens behov och säkerställa en meningsfull sysselsättning/arbetsdag. Syftet är att skapa förutsättningar för deltagaren att vara så delaktig och självständig som möjligt på sin arbetsplats. Resultaten dokumenteras i deltagarens genomförandeplan och kompletteras om deltagarens behov och önskemål förändras. Kommunikationsbedömning – att kunna välja och välja bort En av våra viktigaste uppgifter i vårt arbete med att öka deltagarens självständighet är att ge denne stöd i att göra egna aktiva val och kunna tacka nej när den inte vill. Det kan vara beslut om vad han/hon vill i livet, Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 63 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. vill arbeta med, vilket stöd de vill ha, att välja den aktivitet som intresserar och att kunna bestämma vad man vill äta till lunch. Vi åtar oss att genomföra en kommunikationsbedömning tillsammans med deltagaren och dennes kontaktman under det första och andra avtalsåret. Det är arbetsterapeuten som utför bedömningen. Syftet med vår bedömning är att säkerställa att deltagaren, vid behov, har ett anpassat stöd för kommunikation. Arbetsterapeuten använder sig av specifikt utformade checklistor för kommunikationsbedömning med utgångspunkt i vår arbetsmetod. Om deltagaren är i behov av specifika hjälpmedel, samverkar vi med habilitering samt de instanser som förskriver hjälpmedel. Med kunskap och individuellt anpassat stöd för kommunikation säkerställer vi deltagarens möjlighet till inflytande och självbestämmande i vardagen. Resultatet dokumenteras i deltagarens genomförandeplan som följs upp regelbundet. ARBETSMETODER Nedan följer beskrivning av evidensbaserade arbetsmetoder som vi åtar oss att införa och arbeta med på Danvikstulls DV för att uppnå en ökad självständighet för varje deltagare. TEACCH som arbetsmetod Vi åtar oss att arbeta med tydliggörande pedagogik utifrån TEACCH-modellen. TEACCH modellen är ett habiliteringsprogram som ger deltagaren med autismspektrumtillstånd trygghet och förutsägbarhet i vardagen. Metoden bygger på struktur och visuellt stöd samt på ett nära samarbete mellan föräldrar och professionella. Tydliggörande pedagogik Tydliggörande pedagogik är hämtat från TEACCH-modellen men anpassat efter svenska förhållanden i samarbete med Riksföreningen Autism. Deltagare med autism har ofta en stark visuell förmåga. Med visuellt stöd kan de bättre förstå sin omvärld och därmed lära sig nya färdigheter. Därför åtar vi oss att arbeta med tydliggörande pedagogik. I och med att våra deltagare lär sig mer och blir mer självständiga ökar självkänslan. När omgivningens krav är tydliga blir följden ofta att beteendeproblemen minskar.Tydliggörandet skall svara på frågorna: VAR? VAD? NÄR? HUR LÄNGE? HUR MYCKET? VAD HÄNDER SEDAN? HUR? TYDLIGGÖRANDE I RUM/ MILJÖ - svarar på frågan var. Genom tydliga fysiska och visuella avgränsningar kan man ge deltagare med autism en tydlig bild av vad som förväntas i olika rum/miljöer. På Danvikstulls DV kommer vi att skapa en tydlig plats för matsalen. Vi kommer att hänga upp bilder på råvaror på väggarna, duka borden med duk och blommor, ha veckans matsedel synligt upphängt och skärma av delar av matsalen för deltagare som vill äta ostört. Vi åtar oss att inreda varje arbetsrum/aktivitetsrum så att det påminner om själva aktiviteten eller produkten/ tjänsten som produceras. TYDLIGGÖRANDE I TID SCHEMA - svarar på frågorna vad och när. Schemat ska visa vilka aktiviteter som ska ske och i vilken ordning dessa kommer. Schemat ska anpassas efter deltagarens förmåga att förstå information, från konkreta föremål till abstrakt skriven text. Vi åtar oss att använda oss av föremål, foto, tecknade bilder, bild + text, text, agenda. Schemats längd kommer att anpassas efter deltagarens förmåga att förstå information. Exempel på det är information direkt i situationen, 2-4 sekvenser åt gången, halvdagsschema, heldagsschema osv. ARBETSORDNINGEN - svarar på frågorna hur länge, hur mycket och vad som händer sedan. Arbetsordningen ska visa hur länge en deltagare arbetar med en uppgift/aktivitet och anpassas efter deltagarens förmåga att förstå information. Vi använder oss av föremål, färgmatchning, symboler (bokstäver, siffror), ord, text. Sist i arbetsordningen finns information om vad som händer efter det att aktiviteten är färdig (t ex schemakort som tar deltagaren tillbaka till schemat eller vid behov av mer konkret information exempelvis en frukt eller en bild på en rolig aktivitet). VISUELL INFORMATION - svarar på frågan hur. Genom visuell instruktion ska deltagare med autism få reda på hur han/hon ska genomföra en uppgift/aktivitet. Instruktionen ska anpassas efter förmågan att förstå information. Från det mest konkreta som att materialet talar för sig själv, t.ex. tre pusselbitar i tre pusselhål, till en skriven arbetsordning, t.ex. ett recept. Exempel på andra visuella instruktioner som Frösunda använder är organisation i lådor, avgränsning av ytor, betoning av viktig information (färgkodning), bild-mallar, skrivna instruktioner. Alternativ och kompletterande kommunikation - AKK För deltagare på Danvikstulls DV som har någon sorts utav kommunikationshinder som till exempel motoriska talsvårigheter, afasi och andra språkliga handikapp kommer vi att arbete med AKK som är ett samlingsnamn för den kommunikation som inte bygger på talet. För att täcka en persons kommunikativa behov behövs oftast flera olika vägar. Därför är det viktigt att veta vilka förutsättningar deltagaren har för att man ska kunna hitta det redskap. Vi vår kommunikationskartläggning som utförs av vår arbetsterapeut lyckas vi spåra vilka andra kommunikations sett som deltagaren responderar till. Det kan till exempel vara via signaler och handling som är oftast knutna till en viss situation. Att gång på gång avvika från en aktivitet kan vara tecken på att deltagaren inte gillar aktiviteten. För att lyckas fånga upp detta ställer det extra krav på att våra medarbetare måste vara extra lyhörda. Deltagarens sätt att kommunicera dokumenteras i sociala dokumentationen. Medarbetarna fokuserar sedan på att utveckla deltagarens kommunikation för att öka deltagarens självständighet. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 64 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. TAKK- Tecken som AKK När man kommunicerar med någon med intellektuell funktionsnedsättning, så brister det ofta i samspel och kommunikation. Då är det en fördel att man stärker detta med tecken och använda det som stöd när man pratar och kommunicerar. Vi åtar oss att utforma TAKK individuellt så det passar varje deltagare. Fördelarna med tecken är att man inte behöver mindre finmotorik än själva talet, man får använda alla sinnen, det ökar koncentrationsförmågan, det mer tydliggör det talade språket, tecken är ibland mer konkreta och mer liknar dess betydelse, man har alltid med sig tecken, medarbetare pratar mindre och tecken hör mer ihop med kroppsspråket och fungerar bra ihop. Exempel på hur en av våra dagliga verksamheter uppmärksammar och arbetar med AKK: På en av våra dagliga verksamheter har man morgonmöte varje dag. Medarbetarna har känt att man behöver strukturera upp mötet lite mer. De vill att alla deltagare ska ha chans att förstå vad som ska hända under dagen. De ska även kunna fråga och våga säga sin åsikt. Man ska också träna på att lyssna och vänta på sin tur. Mötet ska vara så självgående så att medarbetarna inte ska behöva hålla i mötet utan bara vara där som stöd. Deltagarna består av fem män och en kvinna. Tre pratar väldigt ”sluddrigt” och av männen har autism och pratar inte alls. Han sitter helst utanför och studerar vad de andra gör. Två av männen pratar bra och en av dem kan läsa. En av deltagarna pratar hela tiden och om samma saker så det är lätt att man ofta ”tystar” ner honom. Alla dessa behöver AKK på något sätt och även då tecken som stöd. Först satte sig medarbetarna ner och skrev ner stolpar. De fotograferade almanackan och närvarolistan för att alla skulle känna igen materialet. Sedan tog man fram bilder som man visste att de kände igen. En dagordningslista med ord utan bilder skulle göras till den som kunde läsa. En av deltagarna fick bara bilder och några fick dagordning både med skrivna ord och också bilder. En fick bara bilder på sin dagordning. Man letade även fram tecken till orden: allihopa, almanacka, närvarolista, jobba, måla, sjunga och slut. Man beslutade även att teckna maten som man skulle äta varje dag. Tanken var att de även skulle träna turordning, att vänta på sin tur och förstå när man ska lyssna på andra. Man skulle även försöka att få en trevlig pratstund till fikat. Medarbetarna dokumenterade kontinuerlig och kunde därför systematiskt se utvecklingen och framstegen med arbetet. Idag arbetar man kontinuerligt med bilder, de fotograferar med digitalkamera och använder Picsbilder. De används till att strukturera dagarna. Varje deltagare och medarbetare har ett eget dagsschema som de följer till punkt och pricka. Man följer de olika färgerna på dagarna med mera. På verksamheten finns en ettårs almanacka runt om ett av rummen. Varje dag vänder man en lapp, så man ska få förståelse för hur långt ett år är och man kan prata om när påsken, midsommar, julen är m.m. Deltagarna är nu mer självständiga och arbetar utifrån sina förutsättningar. Det har blivit mer självsäkra och kan nu förstå och kommunicera fram sina åsikter mer effektivt. Medarbetarna ger nu en mer individbaserad service och insats och kan coacha våra deltagare för att lyfta fram deras fungerande egenskaper. Samtliga av våra medarbetare på Danvikstulls DV kommer att utbildas inom AKK under första 24 månaderna efter ett övertagande och fortbildas inom under kontraktstiden. Mitt behov av ditt stöd Vi kommer att använda arbetsverktyg ”Mitt behov av ditt stöd” på Danvikstulls DV. I samråd med deltagaren och/eller dennes företrädare formuleras dokumentet. I dokumentet beskrivs moment som är viktiga för att just min vardag ska fungera så bra som möjligt. Det är lika viktigt att det i dokumentet framgår vilka moment jag behöver stöd i och på vilket sätt som det tydligt framgår vilka moment jag behöver få utföra utan stöd för att utveckla min självständighet. Mitt behov av ditt stöd är ett arbetsverktyg som utvecklas utifrån målen i genomförandeplanen och beskrivs alltid i jag-form med individen i fokus. I takt med att en deltagare utvecklas ligger det i medarbetarens roll att arbeta med att motivera deltagaren och uppmuntra till fortsatt utveckling. Det kan i praktiken t ex innebära att en deltagare som inledningsvis haft svårt att koncentrera sig på en uppgift i ett rum där flera personer deltar i samma aktivitet, efter hand lyckas vidareutveckla sin koncentrationsförmåga och självständighet. Detta på ett sätt som möjliggör att han eller hon även klarar att bli avbruten i en arbetsuppgift och själv kan återuppta sina uppgifter för att slutligen på egen hand obehindrat kunna växla mellan flera parallella arbetsuppgifter. Medarbetarens roll är att hela tiden ligga steget före och att anpassa arbetsuppgifter, struktur och förhållningssätt för att stimulera till utveckling i takt med deltagarens framsteg och självständighet. Träning till självständighet Genom motivation och uppmuntran arbetar våra medarbetare ständigt med att deltagarna ska vara så självständiga som möjligt. Det kan handla från att kunna äta självständigt till att själv kunna åka kommunalt till sin individuella praktikplats och utföra sina arbetsuppgifter. Motivera, träna – öva för att själv kunna utföra moment självständigt. Vår uppgift är att motiverar våra deltagare att våga testa nya saker, uppgifter, platser mm. Uppmanar/utmanar dem att ta egna beslut och även ta ansvar för dem. Vi arbetar med delmålen i genomförandeplanen för att i ens takt träna, testa, öva så att våra deltagare når deras samtliga mål i genomförandeplanen. För att uppnå självständighet för deltagarna arbetar våra medarbetare med motivation och uppmuntran. Det kan handla allt i från att kunna äta självständigt till att själv kunna åka till sin individuella praktikplats och utföra sina arbetsuppgifter. Deltagarens mål kan vara t ex att öka sin självständighet genom att Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 65 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. självständigt kunna resa kollektivt till och från sin dagliga verksamhet eller praktikplats. För att uppnå målet upprättar vi en individuell planering av reseträning. Med den som utgångspunkt stöttar vi deltagaren i olika steg. Vi utgår från deltagarens kunskaper och färdigheter och kognitiva förutsättningar. Därefter ser vi vilket stöd deltagaren ytterligare behöver för att nå sitt mål. Motivera, träna – öva för att själv kunna utföra moment självständigt. Vår uppgift är att motiverar våra deltagare att våga testa nya saker, uppgifter, platser mm. Uppmanar/utmanar dem att ta egna beslut och även ta ansvar för dem. Vi arbetar med delmålen i genomförandeplanen för att i ens takt träna, testa, öva så att våra deltagare når deras samtliga mål i genomförandeplanen. Teknikstöd Vi kommer att arbeta med teknikstöd så som telefoner och läsplattor. Vi åtar oss att tillhandahålla 4 läsplattor och trådlös internetuppkoppling till Danvikstulls DV. Läsplattan kommer att användas som ett kommunikationshjälpmedel för deltagare som har talsvårigheter. Det här med syftet att deltagaren ska kunna leva så självständigt som möjligt. Vi kommer att använda oss utav Prizmo eller ScanRead Mobil app, med vilken man kan fotografera text och som sedan kan läsas upp. Vi kommer också att använda oss ut av Dictus eller Dragon Dictation som är två appar som gör det omvända – tala in det deltagaren vill så omvandlar appen deltagarens inspelade röst till text som deltagaren dessutom kan dela eller mejla till andra. Vi kommer att använda oss ut av Pratkort appen som innehåller 450 unika illustrationer. Varje bildkort i Pratkort symboliserar ett ord, och när deltagaren pekar på bilden läses det högt av en röst. Pratkort går också att bygga vidare på med egna bilder, tagna med läsplattans kamera. Till exempel på aktiviteter, kollegor och närstående. Medarbetarna på Danvikstulls DV kommer att få stöd och handledning i att använda teknikstöd som arbetssätt av vår arbetsterapeut. Samtalsteknik För att säkerställa den enskildes delaktighet och självbestämmande arbetar vi utifrån Motivational Interview (MI) som är en personcentrerad och guidande metod för kommunikation med målet att tydliggöra och förstärka deltagarens egen motivation till förändring och utveckling. Samtalsteknik ingår i vårt utbud av kompetensutveckling som kommer att erbjudas medarbetargrupperna på Danvikstulls DV under första avtalsåret. Individuellt anpassat schema Utifrån veckoplaneringen gör vi tillsammans ett individuellt dagsschema och/eller veckoschema för deltagaren. Scheman kan se olika ut och anpassas efter deltagaren. Exempelvis kan varje dag ha en egen färg, då det kan vara lättare att komma ihåg och hålla isär vad som ska hända på till t.ex. den bruna dagen eller blåa dagen. Om deltagaren vill ha med sig planeringen ut skapar vi en liten plastficka som man kan stoppa i fickan med små bilder. En bit färgad tejp visar vilken veckodag det är. Vi arbetar därtill med månadsböcker och årshjul. Att följa ett schema och kunna utföra aktiviteter i vardagen, utan att ha någon som är med, höjer avsevärt individens självkänsla och självständighet. För att ta vårt stöd ett steg längre – med syftet att öka deltagarens självständighet - identifierar vi färdigheter som deltagaren behöver öva på för att en högre grad av självständighet uppnås. Utifrån detta stöttar vi sedan på anpassat sätt och individen ökar sin självständighet succesivt. Vi åtar oss att arbeta med scheman för att förtydliga deltagarens dag med syftet att ge ökad självständighet och delaktighet i vardagen. Ansvarsområden När vi tar över driften av en ny entreprenad så har vi som rutin, vid kartläggningen av genomförandeplanen, att kontaktmannen frågar deltagaren om denne kan tänka sig att vara ansvarsombud. Ansvarsombud innebär att deltagaren tillsammans med sin kontaktman ansvarar för ett visst område i verksamhet. Kontaktmannen dokumenterar deltagarens ansvarsområde i genomförandeplanen samt vilket stöd deltagaren behöver för att kunna utföra sin ansvarsuppgift. Omvärldsorientering För att våra deltagare ska kunna vara aktiva medborgare, behöver de veta vad som händer runt om i världen. Vi prenumerera på tidningen 8 sidor som är en lättläst Nyhetstidning. För oss handlar det om delaktighet och demokrati oavsett funktionsnedsättning. Vi kommer att utse tre läsombud under första avtalsåret och tillhandahålla utbildning. 8 Sidor kommer en gång i veckan och i samband med det har vi en gemensam lässtund under eftermiddagen. Lässtunden kommer att vara schemalagd och läsombudet ansvarar för aktiviteten. Läsningen blir en gemensam aktivitet som stimulerar till nya tankar, det väcker minnen och skapar delaktighet. Deltagarnas planeringsdag Vi kommer att genomföra två planeringsdagar tillsammans med deltagare på Danvikstulls DV per år. Det här är ett forum där deltagarna har möjlighet att utvärdera verksamheten samt komma med egna förslag på förändring och förbättring. Vid planeringsdagarna deltar samtliga deltagare och medarbetare i verksamheten. Inför en planeringsdag lämnar både medarbetare och deltagare in förslag på vad som ska tas upp. På ett arbetsplatsmöte bestämmer vi tillsammans vilka punkter agendan ska innehålla. Det är VCen som håller i mötet och närstående/ställföreträdare kan också delta. Deltagarnas arbetsplatsmöte Vi kommer att ha APT en gång var annan vecka med en eller flera deltagare från varje grupp, VC och en medarbetare. Arbetsterapeut och arbetskonsulent deltar minst 2 gånger per termin. På APT utgår vi från en agenda som vi tar fram tillsammans med deltagarna. Agendan kan innehålla punkter som rör kvalitetsfrågor, Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 66 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. utveckling av arbetsområden och synpunkter från gruppen. Enskilda möten med kontaktmannen Deltagarna har en gång i veckan individuella avstämningsmöten med sin kontaktman. Innehållet i mötena varierar, det kan vara en avstämning om hur veckan varit, om deltagaren vill göra en annan arbetsuppgift med mera. Det kan vara uppföljning av aktivitet, utvärdering av delmål, fördelning av ansvar mm. Det kan vara att revidera delmål eller sätta nya. Syftet är att deltagaren får ta ansvar för sin genomförandeplan och vara delaktig i sin vardag och utveckling. Utifrån deltagarens behov så arbetar vi med informerande val, tydliggörande pedagogik, bilder, symboler och text. Utvärderingsgruppens bedömning utifrån anbudsgivarens beskrivning (Fasta svarsalternativ) 18,00 % 2.2.2.2. Bedömningsgrund 2:2. Ökad delaktighet i arbetslivet vikt 30 % Anbudsgivaren ska utifrån den dagliga verksamhet som anbudet avser beskriva hur man systematiskt arbetar för att öka deltagarnas delaktighet i arbetslivet. Beskrivningen ska avse metoder och arbetssätt som möjliggör för den enskilde att övergå till lönearbete. 50 eller 100 poäng kan utdelas för det mervärde som bedöms finnas i anbudsgivarens beskrivningar och åtaganden om arbetssätt och metoder som möjliggör för enskilda deltagare att övergå till lönearbete. Till grund för bedömningen ligger bl.a. former för, och åtaganden om, systematisk samverkan och utbyte med utomstående företag och organisationer. I bedömningen ingår också hur anbudsgivaren systematiskt arbetar för att informera, motivera och förbereda enskilda deltagare för det reguljära arbetslivet. Gör beskrivning i enlighet med vad som anges ovan! (Fritextsvar) För att ta tillvara deltagens arbetsförmåga och öka andelen anställda personer med funktionsnedsättning i Stockholms stad kommer vi att tillämpa en modell som motsvarar Supported Employment under avtalstiden. Frösunda kommer att ha Stockholms stads målbild att andelen med funktionsnedsättning som övergår till lönearbete efter deltagande i dagliga verksamheter enligt LSS är 5 % år 2015 och 2016. Vår organisation har idag ett flertal dagliga verksamheter som arbetar aktivt med att deltagaren ska få ett arbete på öppna arbetsmarknaden i samhället. I takt med att Frösunda har vuxit har behovet av företagsövergripande arbetssätt och metoder vuxit fram för att öka delaktigheten i arbetslivet för samtliga av våra deltagare i Frösunda. Vi har därför påbörjat projektet ”Ett arbete för alla” vars syfte är att ta fram beprövade arbetssätt och verktyg som kan användas av våra medarbetar i deras arbete med deltagare som har som mål att ha en praktikplats alternativ en anställning på arbetsmarknaden. Ett annat syfte är att systematisera samarbetet och utbytet mellan våra olika verksamheter och utomstående företag och organisationer. Nedan beskriver vi projektet mer i detalj. FRÖSUNDAS PROJEKT "ETT ARBETE FÖR ALLA" Frösunda har som mål att öka delaktigheten i arbetslivet för deltagarna i våra dagliga verksamheter. För att uppnå detta mål har vi ett nystartat projekt med just detta fokus. Om vi får förtroende att driva Danvikstulls DV att ingå i projektet. Vårt mål med projektet är: • att vara den utföraren som ligger i framkant med att systematisk få ut våra deltagare i den öppna arbetsmarknaden • att antalet deltagare på en arbetsplatsförlagd verksamhet ska öka med 20 % till 2016 • att antalet deltagare som fått anställning på den öppna arbetsmarknaden ska öka med 5 % till 2016 Bakgrunden med projektet är att vi har under många år arbetat för att deltagarna ska vara delaktiga i arbetslivet men aldrig tidigare på ett företagsövergripande sätt. På många av våra verksamheter finns idag arbetsplatsförlagda verksamheter såsom; • • • • • • Greenteam (9 deltagare) Hundcenter (10 deltagare) Höken (24 deltagare) Blecktornet (38 deltagare) Polygon (7 deltagare) Individuella praktikplatser (10 deltagare) Det finns nu önskemål om att öka den arbetsplatsförlagda verksamheten samt att kunna erbjuda deltagare individuella praktikplatser som leder till anställning i större omfattning. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 67 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Syftet med projektet är att ta fram arbetssätt och verktyg som kan användas av våra medarbetare i deras arbete med deltagare som har som mål att få en praktikplats eller en anställning på arbetsmarknaden. Vi har tillsatt en arbetsgrupp med medarbetare (arbetsterapeuter, arbetscoacher, verksamhetschefer och sakkunniga). Gruppen utgår ifrån grundmetoden Supported Employment och kollar i första hand på de arbetssätt och verktyg som idag används både i våra egna verksamheter och i branschen. Gruppen kommer att analysera och utvärdera metoder, arbetssätt och verktyg som användes för våra deltagare som har fått anställning på den öppna arbetsmarknaden. Gruppen kommer att ta fram en bank med verktyg att användas i arbetet. Banken ska innehålla olika delar t.ex. • Överenskommelse med deltagaren (vilket ansvar har deltagaren alt medarbetaren, hur ska kontakten se ut, vilka i nätverket kring deltagaren ska vara involverade mm) • Yrkesprofil – kartläggning (Önskemål om arbetsplats, Förmågor – styrkor hos våra deltagare, arbetsförmågebedömning,) • Praktik-/Jobbsökning (Hur söker vi en praktikplats?, Vilka faktorer är viktiga? Hur kontaktar vi olika arbetsgivare, Hur finner vi en bra praktikplats. Hur gör vi en arbetsplatsanalys, hur går en jobbmatchning till) Studiebesök, prova på jobb/praktik. • Kontakt med arbetsgivare/praktikplatser (Hur bibehåller vi en bra relation med våra arbetsplatser? Hur ska vi samarbeta?) • Stöd på och utanför praktik/arbetsplatsen., Att stödja en deltagare på arbetsplats, handleda personal på arbetsplats mm. Dessa arbetssätt och verktyg kommer att vara tillgänglig för samtliga medarbetare på Frösunda via en informationsbank. Denna informationsbank kommer bland annat att innehålla följande; • Styrkor hos våra deltagare • Arbetsförmågebedömning • Hur man hittar en bra praktikplats eller en anställning på arbetsmarknaden • Hur man stödjer deltagaren på arbetsplatsen • Hur man handleder personalen på arbetsplatsen Informationsbanken möjliggör följande; • Frösunda kommer att höja kvaliteten i arbetet • Frösunda kommer att arbeta mer metodiskt och systematiskt • Frösunda kommer att kunna följa upp arbetet i de olika verksamheterna • Frösunda kommer att öka samarbetet mellan de olika verksamheterna för att delge varandra kunskaper och kompetenser Vår nuvarande samverkan och utbyte med utomstående företag och organisationer Frösunda kan erbjuda en stor bredd av olika arbetsmöjligheter vad gäller delaktighet i arbetslivet för våra deltagare. Vid val av en arbetsinriktad verksamhet kan våra deltagare välja efter önskemål och behov att arbeta i grupp eller enskilt i våra egna lokaler på dagligverksamheten. Arbetsuppgifterna kan variera allt ifrån bakning till dataarbete och kontorsgöromål. Legoarbete i form av kuvertering och packning till externa företag arbetar deltagarna även med i våra lokaler. Frösunda har redan idag samarbete med ett antal externa företag och organisationer (arbetsplatsförlagd verksamhet) där deltagarna arbetar i grupp och har praktikplatser. Nedan ger vi exempel på företag och organisationer indelat i arbetskategorier som vi samarbetar med. Arbetskategori: Skötsel, städ och vaktmästeri: Verksamheter: Tjustagolf bana och Arninge golfklubb, Ellas Gårds tennisklubb, Karbyhallen, Hjorthagen IP Arbetskategori: Caféverksamhet Verksamheter: Polishuset i Täby, Täby Racketcenter, Bergsunds vård- och omsorgsboende, Café Tuben aktivitetshuset Tuben i Farsta centrum. Arbetskategori: Konferensgöromål, kontorsarbete Verksamheter: Ekengruppen, Äppelgården Södermalms stadsdelsförvaltning Arbetskategori: Servering, aktiviteter för boenden, servicearbeten Verksamheter: Hornskroken vård och omsorgsboende, Södermalms stadsdelsförvaltning Arbetskategori: Renhållning, källsortering Verksamheter: Tegelvikshamnen Arbetskategori: Park, trädgårdsarbete, målning Verksamheter: Skansen Frösunda kan även erbjuda individuell arbetspraktik på extern praktikplats. Vi åtar oss att fortsätta och vidareutveckla vår samverkan och utbyte med ovanstående företag och organisationer men även att samverka med nya förtag och organisationer. YRKESROLLER MED FOKUS PÅ ATT ÖKA DELAKTIGHET I ARBETSLIVET Arbetskonsulenten Frösunda kommer att rekrytera en arbetskonsulent med lämplig kompetens och adekvat högskole- eller universitetsutbildning. Han eller hon ska bland annat ha erfarenhet av att handleda personer med funktionsnedsättning, kartlägga behov och resurser hos deltagaren, kunskap om lagar och förordningar Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 68 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. samt väl dokumenterad erfarenhet av arbetsmarknadsfrågor och arbete med ADL-bedömningar. Arbetskonsulenten kommer att ansvara för att samverka med arbetsgivare, hitta lämpliga praktikplatser samt lönearbete hos olika arbetsgivare. I rollen som arbetskonsulent ingår att kartlägga deltagarens resurser och behov för att sedan matcha dessa med arbetsplatser. Arbetskonsulenten kommer även att arbeta med uppföljande stöd för både deltagaren och arbetsplatsen. Samverkan är även en viktig del av rollen. Arbetskonsulenten kommer att delta i samverkan i olika nätverk samt utveckla kontakter med andra aktörer runt målgruppen. Arbetskonsulenten har till uppgift att uppmuntra medarbetare att ge alla deltagare som kan tänkas vara intresserade av att arbeta stöd med att kontakta arbetskonsulenten. Arbetskonsulenten kommer att ha erfarenhet och kunskap av en modell motsvarande Supported Employment. Vi åtar oss att under avtalstiden att denne uppdaterar sig på nyheter inom området och deltar i minst två föreläsningar/seminarium per år. Arbetsterapeuten Frösundas heltidsanställda arbetsterapeut kommer att kartlägga deltagarnas resurser och förmågor för att coacha och handleda dem till arbete. Kartläggning arbetsplatsens funktionalitet kommer också att genomföras av arbetsterapeuten så att den motsvara deltagarens behov av hjälpmedel. Kartläggningens syfte är att säkerställa att deltagarens erbjuds ett så individuellt anpassat arbete som möjligt. FRÖSUNDAS NUVARANDE ARBETSSÄTT När en deltagare vill ha arbete på den öppna arbetsmarknaden kommer vi att arbeta enligt vår arbetsmodell motsvarande Supported Employment. Ledstjärnan i modellen är att deltagaren själv väljer och bestämmer hur arbetet och stödet ska se ut. Målet är att de som har möjlighet ska få en anställning med lönebidrag alternativt en arbetsplatsförlagd praktik, enskilt eller i grupp. Stödet är alltid individuellt, men ramarna i vår arbetsmetod är stående. Modellen innehåller fem steg vilket presenteras nedan. 1. Överenskommelse med deltagaren Det första steget är att tillsammans med deltagaren göra en överenskommelse. I överenskommelsen ska följande punkter tas upp: • Samarbete och ansvarsfördelning mellan arbetskonsulent/arbetsterapeut och deltagaren • Mål- och aktivitetsplanering – Handlingsplan. Genomförandeplanen ersätter i många fall denna punkt, men för vissa deltagare behövs en specifik aktivitetsplanering eller handlingsplan. • Karriärplanering • Hur stödet från arbetskonsulenten/arbetskonsulenten ska utformas under bra perioder och i svackor. • Hur ska kommunikationen se ut under denna period? Både deltagaren och arbetskonsulenten/arbetskonsulenten skriver under överenskommelsen och vid behov andra personer i deltagarens nätverk. Överenskommelsen är att bra verktyg för att tydliggöra hur samarbetet ska se ut framöver. 2. Yrkesprofil (kartläggning) Andra steget är att göra en yrkesprofil. Yrkesprofilen behövs för att lära känna deltagaren och skapa ett förtroende. I yrkesprofilen identifieras deltagarens resurser och förmågor. En sammanställning görs av tidigare erfarenhet och kompetens. Följande delar lyfts fram i yrkesprofilen (kartläggningen) • Jobbpreferenser/önskemål: kan vara geografiskt läge, bransch och arbetsuppgifter, stödstrategier, arbetstid • Arbetslivserfarenhet: I denna del tar vi upp både formell såsom utbildning, kurser och informell erfarenhet och kompetens • Kognitiva förmågor: kan vara problemlösning, koncentration, minne, planering, tidsuppfattning, generalisering • Kommunikation: kan vara muntlig, skriftlig, hur deltagaren meddelar sig, hur deltagaren uttrycker tankar och känslor, inlärningsstilar • Samarbetsförmåga/socialt samspel: Hur samarbetet fungerar med kollegor, hur och när deltagaren ber om hjälp, feedback. • Fysisk förmåga: handlar om rörlighet, uthållighet, balans och finmotorik • Vardagsstruktur: tar upp frågor om hygien, sömn, mat, dygnsrytm, fritid, ekonomi 3. Jobbsökande Deltagarens arbetsprofil är ett underlag för jobbmatchning och förberedelse för att möta arbetsplats och kollegor. Vi lägger stor vikt vid att hitta en arbetsplats som, tillsammans med arbetsuppgifterna, kan anpassas efter personens önskemål och färdigheter. Arbetskonsulenten gör tillsammans med deltagaren en inventering av aktuella arbetsplatser. Arbetskonsulenten och/eller deltagare kontaktar aktuella företag utifrån yrkesprofilen och informerar om vårt arbete och syftet med kontakten. Syftet är att utveckla samarbetet med möjliga arbetsgivare där deltagaren kan utföra arbetsprövning/praktik på ett för deltagaren skräddarsytt sätt. Nästa steg blir ett studiebesök på aktuell praktikplats. Då genomförs även en arbetsplatsanalys. I samband med att vi letar arbetsplats får deltagaren möjlighet att göra flera studiebesök på olika företag om intresse finns. Vi kommer även ge deltagarna möjlighet att göra studiebesök och prova-på-jobb i våra dagliga verksamheter som vi driver i egen regi. Om en deltagare till exempel vill arbeta i en butik så kan denne prova på det arbetet på en daglig verksamhet med en liten butik. Deltagaren får det stöd som denne behöver och det är alltid deltagaren som fattar samtliga beslut - typ av arbete som är aktuellt, vilken arbetsplats som passar och om den blivande arbetsplatsen ska känna till funktionsnedsättningen eller inte. I denna del av arbetet besöker vi även arbetsförmedlingen och kollar platsbanken, går på informationsträffar på bibliotek och högskolor, besöker mässor där arbetsgivare söker Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 69 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. arbetskraft, tittar på relevanta sidor på internet och tidningar. Arbetskonsulenten kontaktar även deltagarens nätverk för att skaffa så många potentiella stöttepelare som möjligt för att få deras stöd gällande att utforska arbetstillfällen, söka arbete och ge stöd efteråt. Deltagaren får stöd med att utforma ett personligt brev och aktuellt CV, vi kan spela rollspel för att deltagaren ska känna sig trygg på en intervju mm. Efter studiebesök görs en s.k. Jobbmatchning där deltagaren och arbetskonsulenten fundera över förhållandet mellan yrkesprofilen, arbetsplatsanalysen och studiebesöket. Är det en bra matchning? Därefter fattas beslut om att starta praktik på aktuell arbetsplats eller göra flera andra studiebesök på andra företag. En framgångsfaktor är att det finns engagerade arbetsplatshandledare på arbetsplatsen d.v.s. representant från arbetsgivaren som har på sig ett visst handledaransvar. 4. Arbetsgivarengagemang Under denna del ska arbetskonsulenten skapa och bygga upp en relation med arbetsplatsen. Viktigt att möta de olika personalkategorierna och ta reda på och klargöra förväntningar och förutsättningar. Arbetskonsulentens uppgift är även att ta reda på arbetsplatsens behov av utbildning, handledning och stöd. Tillsammans med arbetsplatsen ska arbetskonsulenten ta fram former för introduktion och systematiskt stöd samt rutiner och syfte för utvärderingarna och utvecklingsarbetet. 5. Personligt stöd på och utanför arbetsplatsen Uppföljande stödet är ett kontinuerligt stöd till deltagaren och dennes omgivning för att upprätthålla sin praktikplats/arbete över en längre tid. Stödet syftar till att stötta deltagaren i sociala och arbetsrelaterade situationer. Deltagaren får alltid löpande stöd under pågående arbete av arbetskonsulenten. Vi gör upp en rutin tillsammans för hur ofta arbetskonsulenten ska besöka deltagaren på sin arbetsplats och om vi ska talas vid på telefon med en viss frekvens. Det är arbetskonsulentens arbetsuppgift att anpassa stödet utifrån de utmaningar som deltagaren stöter på. Det kan innebära stöd i att träna förmågan att samspela med arbetskamrater och chef. Den fysiska miljön kan behöva anpassas utifrån deltagarnas behov, det kan handla om att flytta om möbler på arbetsplatsen eller skapa en bullerfri och lugn arbetshörna. Stödet från arbetskonsulenten fortsätter så länge deltagaren vill och behöver. Regelbundna utvärderingar ska göras för att följa upp deltagarens utveckling. Vi kan även i denna del erbjuda deltagaren att ingå i en s.k. off-jobb grupp. I denna grupp träffar deltagare andra som har en praktikplats för att diskutera det som händer på arbetsplatsen och få stöd av andra i liknade situation. Frågor som kan diskuteras kan var hur mycket ska man berätta om sitt privatliv, ska man följa med arbetskamraterna på afterwork, bemötande från sina arbetskamrater. Uppföljningar görs regelbundet av delmål och de långsiktiga målen i 3 parts samtal med deltagaren, arbetsgivaren och arbetskonsulenten. HUR FRÖSUNDA IDENTIFIERAR, väljer ut samt samverkar med företrädare för arbetsplatser till deltagarna Vi arbetar utifrån en arbetsstege i tre steg. Första steget i arbetsstegen är att identifiera vad deltagarna vill arbeta med och i vilket geografiskt område. Det andra steget handlar om att kontakta potentiella intressanta företag som man kan samarbeta med för att deltagarna ska få en praktikplats som i vissa fall kan övergå till en anställning. Det tredje och viktigaste steget är hur fortsatt samarbete ska ske med aktuella företrädare för arbetsplatserna. För att kunna arbeta utifrån arbetsstegen måste samtliga medarbetare inom den dagliga verksamheten vara medvetna om en deltagare har en arbetsförmåga där deltagaren dessutom strävar till att få ett lönearbete. Detta görs genom att ha en bra dokumentation som samtliga medarbetare kontinuerligt ska ta del av. Två tjänster i verksamheten kommer enbart beröra deltagarens strävan efter att få ett lönearbete. Vi kommer att ha en arbetsterapeut som ska se vad deltagarna har för förmågor och resurser för att få deltagarna till arbete. Vi kommer också ha en arbetskonsulent som kommer att sköta mycket av kontakten med företagen. Steg 1 – Identifiering och kartläggning Det som styr hur vi identifierar aktuella företag är deltagarnas intresse och önskemål. I detta arbete är arbetsterapeuten med för att kunna kartlägga vad deltagaren har för resurser och förmågor för att kunna få ett lönearbete. Därutöver tar vi hänsyn till deltagarens krav på geografiskt område och kommunikationsmöjligheter. Vi vet att deltagarna finner en större motivation till att arbeta om de själva får vara med och bestämma var de ska arbeta någonstans. Erfarenheten visar att det är lättare att samarbeta med små och medelstora företag där ansvarig personal kan ta självständiga beslut om praktikanter. Kontakten sker då direkt med de olika företagen. När vi tillsammans med deltagarna kommit fram till vilka arbetsuppgifter som är av individens intresse gör vi en kartläggning om vilka företag som kan vara intressanta för deltagaren. Exempelvis tittar vi på olika företags hemsidor och tar fram information om företaget. Hur framställer företaget sig på hemsidan? Hur många arbetar på företaget? Vilka olika arbetsuppgifter kan finnas? Här arbetar framför allt arbetskonsulenten tillsammans med deltagaren och går igenom vilka företag som kan vara lämpliga för deltagaren. Steg 2 – Kontakt med företag Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 70 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. När arbetskonsulenten har gjort sin kartläggning av potentiella intressanta företag kontaktar arbetskonsulenten företagen. Beroende på vad deltagaren vill att vi informera om kan första kontakten se lite olika ut. Ett sätt kan vara att arbetskonsulenten beskriver vårt företag och berättar om vår verksamhet och informerar om varför vi kontaktar just det företaget. Ett annat sätt kan vara att uppge att vi är intresserad av att komma på studiebesök. Ett annat att vi har en deltagare som är intresserad av att praktisera på företaget och att deltagarens mål är anställning. Hur den första kontakten tas beror alltid på vilken deltagare vi arbetar med och vilka förmågor, behov och förutsättningar som finns. Vid första kontakten försöker vi alltid i alla fall få komma på studiebesök. En viktig faktor är att informera företaget om syftet med studiebesöket. Är det för att deltagaren vill få ett första intryck och information om arbetsuppgifterna eller har deltagaren önskemål och praktik. Under studiebesöket görs en strukturerad arbetsplatsanalys. Syftet med ett studiebesök är dels för att deltagaren ska få information om företaget och dess arbetsuppgifter dels att få känna av atmosfären och att träffa eventuella blivande arbetskamrater för att kunna ta ett beslut om detta företag skulle kunna vara aktuellt. Vid studiebesök eller efter tas frågan upp om möjlighet till praktik. I kontakten med företaget kommer arbetskonsulenten att kontakta en ledande befattningshavare om företaget är ett litet eller medelstort företag. Om det är ett större företag kommer arbetskonsulenten att kontakta platschefen eller en person med liknande befattningen. Vi informerar alltid företrädarna på arbetsplatsen om hur vi praktisk arbetar med våra deltagare på praktikplatsen. Att det är arbetskonsulenten som ger stödet till deltagaren och handleder arbetsgivaren i bl.a. bemötande av person med funktionsnedsättning. En viktig del i denna fas är att innan beslut om praktik för en deltagare är att undersöka/efterfråga information om bl.a. arbetsmiljöpolicy, försäkringar, kollektivavtal. Steg 3 – Samverkan Det tredje steget handlar om samverkan med aktuella företag oavsett om det har en praktikant eller inte. Samverkan med företrädarna för arbetsplatserna handlar i första hand hur vi praktiskt kan arbeta för att de ska kunna ha en praktikant som eventuellt kan få en anställning. Vi informerar om vårt företag, vår affärsidé och vårt uppdrag. Vi pratar om allas rättigheter till en sysselsättning eller arbete. Vi lämnar information om forskning och undersökningar där företagarna får good will när de har anställda med funktionsnedsättning. Grunderna för samarbetet är att vi är överens om syftet med praktiken/anställningen och hur ansvarsfördelningen ser ut mellan våra företag. D.v.s. vad ska vår arbetskonsulent ansvara för och vad ska arbetsplatsen ansvara för. Vi har regelbunden och löpande kontakt med företrädarna på arbetsplatsen dels utifrån vilket behov våra deltagare har dels utifrån vilket behov företaget har. Det ligger i arbetskonsulentens arbetsuppgifter att regelbundet göra arbetsplatsbesök och kontinuerligt följa upp personens dagliga verksamhet. Det ingår även i arbetskonsulentens arbetsuppgift utifrån arbetsplatsanalysen och deltagarens behov ta fram ev. hjälpmedel som t.ex. schema, systematiska arbetsbeskrivningar, tidshjälpmedel. Utifrån deltagarens och arbetsplatsens behov kan stödet från arbetskonsulenten variera från 100 % stöd på arbetsplatsen till besök någon gång i veckan tillsammans med telefonsamtal. Arbetskonsulenten fungerar inte endast som ett stöd för deltagaren utan även som ett stöd till företagets personal för att de ska kunna ha en kontakt med någon från vårt företag. En viktig del i samverkan är att vi har regelbundna uppföljningar och utvärderingar tillsammans med deltagaren och arbetsplatsen företrädare. Vi erbjuder handledning, information till personalgruppen till de företagen som erbjuder praktikplats/anställning till deltagarna. Handledningen består bland annat om information gällande olika funktionshinder och bemötande i olika situationer. Detta gäller även för företag som vi samverkar med som inte har en aktuell deltagare hos. För dessa företag för vi även en regelbunden kontakt med för att säkra upp att det företaget kan ha en deltagare framöver. Samverkan med Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen Att samverka med Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen är viktigt och är i linje med Sveriges Kommuner och Landstings vilja för att fler personer med funktionsnedsättning ska komma i arbete. Samverkan med Försäkringskassan (FK) och Arbetsförmedlingen (AF) genomförs alltid utifrån de behov och förutsättningar som finns hos respektive deltagare och utifrån var i processen deltagaren befinner sig. Om deltagaren vill att en individuell plan upprättad så medverkar deltagarens kontaktman alternativt arbetskonsulenten vid upprättandet. Syftet är att vi, aktörerna runt deltagaren, gemensamt ska ge deltagaren förutsättningar för att etablera sig på arbetsmarknaden och ge dem det stöd de behöver för att klara övergången från daglig verksamhet till lönearbete. Samverkan Grundläggande trygghet och stabilitet är en förutsättning för att kunna tillgodogöra sig insatser med målsättningen att etablera sig på arbetsmarknaden eller finna en meningsfull sysselsättning. När deltagaren är ute i praktik på öppna arbetsmarknaden (och har aktivitetsersättning) och anställning är målet, informerar vi löpande aktuell LSS-handläggare om resultaten, och när vi tillsammans med arbetsgivaren anser att deltagaren har möjlighet till anställning kontaktas FK och AF. Arbetskonsulenten blir ansvarig för kommunikationen med FK samt AF. Det som gäller idag är att FK kallar till möte med AF (samverkan) då en person inte kan vara aktuell på AF med ersättning från FK utan att FK är involverad. På mötet görs en planering hur arbetet ska gå vidare. Ibland behöver deltagarna skriva in sig på AF innan möte. Detta varierar dock från AF kontor till kontor. AF har ansvar för kontakt med arbetsgivaren angående anställning och eventuell ekonomiskt bidrag (lönebidrag eller dylikt). Beroende på anställning förs diskussion om exempelvis deltidsersättning från FK, vilande ersättning med mera, Då vi vet att en framgångsfaktor att behålla arbete över tid är fortsatt support i någon form arbetar vi för att deltagaren ska få fortsatt hjälp Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 71 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. genom andra arbetsmarknadsåtgärder. Vissa deltagare har inte någon ersättning från FK och i dessa fall sker ingen samverkan med FK utan vi tar tillsammans med deltagararen kontakt med AF. Stödet i dessa fall kan se olika ut. Ibland räcker det att stötta deltagaren att själv kontakta AF, ibland kontaktar vi AF tillsammans och följer med på besök på AF. Allt utifrån deltagarens behov och önskemål. Vi fortsätter att stötta deltagarna och AF har kontakt med arbetsgivaren för diskussion om anställning och ekonomiskt bidrag. Vi använder oss också av den samverkan som redan finns idag mellan AF och FK. Ibland erbjuder de oss som arbetsgivare ett konsultativt stöd för att vi ska kunna fullfölja vårt rehabiliteringsansvar. Företagets arbetskonsulent kommer arbeta aktivt med att ha en bra kontakt med myndigheterna då de kan hjälpa till med kartläggningen av potentiella arbetsgivare åt deltagaren. Därutöver erbjuder myndigheterna förberedande insatser innan arbetet som vi tar del av om respondenten inte har möjlighet till lönearbete eller praktikplats. Frösunda ser därutöver positivt på FK:s projekt ”En enklare vardag” där syftet är att minska krånglet för personer som lever med funktionsnedsättning. Vi följer det projektet med spänning där vi hoppas att vi kommer att närma oss FN:s konvention om mänskliga rättigheter. Där finner vi bland annat att funktionsnedsatta ska ha samma möjligheter som andra i att vara delaktiga i samhället och ta del av sina rättigheter. Samverkansträff Frösunda kommer årligen att bjuda in representanter från AF och FK till den Individuella placeringsdelen i upphandlingen. De deltagare som är intresserade av att lyssna är välkomna! Syftet är att på ett pedagogiskt sätt berätta för deltagarna om deras respektive myndighet och på vilket sätt de kan ge deltagaren stöd inför och under en praktik alternativt lönearbete. Utvärderingsgruppens bedömning utifrån anbudsgivarens beskrivning (Fasta svarsalternativ) 30,00 % 2.2.2.3. Bedömningsgrund 2:3. Stimulerande aktiviteter - vikt 15 % Anbudsgivaren ska utifrån den dagliga verksamhet som anbudet avser beskriva hur man avser att erbjuda deltagarna stimulerande aktiviteter och sysselsättning. Beskriv hur dessa kontinuerligt anpassas till de enskilda deltagarnas identitet och känsla av sammanhang. 50 eller 100 poäng kan utdelas för det mervärde som bedöms finnas i anbudsgivarens beskrivningar och åtaganden om metoder och arbetssätt för att ge ge verksamheten en tydlig inriktning inom vilken deltagarnas känsla av samhörighet, sammanhang och identitet främjas. Gör beskrivning i enlighet med vad som anges ovan! (Fritextsvar) Frösundas utgångspunkt är att varje person är en aktiv människa med egna resurser och en inre drivkraft. Deltagaren ska, så långt det är möjligt, ha kvar ansvaret för sitt liv och den egna personen. Vi arbetar mycket med motivation och på att göra deltagaren uppmärksam på dennes egna – fungerande – resurser och möjligheter. Slutligen tar vi vara på och förstärker de positiva processer som alltid finns där. Det gäller bara att se dem. Med det här som utgångspunkt på Danvikstulls DV i Södermalm – vår tro på varje unik deltagare – skapar vi en grundläggande förutsättning och möjlighet för deltagaren att på sikt ska komma ut i arbetslivet. Vi vill utveckla verksamheterna så att de kan bidrar till en ökad möjlighet för deltagaren att ta sig ut i arbetslivet. Vi kommer att arbeta efter Stockholms stads inriktningsmål, där kvalitet och valfrihet ska ständigt utvecklas och förbättras. När det gäller utveckling av arbetet/aktiviteterna på Danvikstulls DV så kommer vi att ansvara för att dessa kommer att vara individanpassade utifrån varje deltagares behov, intressen och dagsform. Vi kommer att ge deltagarna i de dagliga verksamheterna möjlighet att kunna prova på aktiviteter och arbete utanför sin ordinarie dagliga verksamhet. Vi vill ge förutsättningar och möjligheter för deltagaren att på sikt komma ut i arbetslivet. ÅRLIG PLANERING MED FOKUS PÅ UTVECKLING Vi åtar oss att arbeta fram en årlig verksamhetsplan för Danvikstulls DV. Planen kommer att utgå ifrån Frösundas värderingar och kvalitetsmål samt våra medarbetare, deltagare, närstående och samarbetspartners synpunkter på utvecklingen av verksamheten. Medarbetargruppen kommer aktivt att vara delaktig i verksamhetsplaneringen och målformuleringar samt dela upp aktiviteter och ansvarsområden mellan sig. Planen följs sedan regelbundet upp under året och fungerar därmed som ett levande dokument. Med en naturlig process kring planerad utveckling och regelbunden utvärdering stimuleras verksamheten att aktivt verka för vidareutvecklingen av verksamheten med målet att alltid erbjuda bästa möjliga dagliga verksamhet för våra deltagare. Planeringstid för medarbetarna på Danvikstulls DV kommer att förläggas under tid då deltagarna inte är på plats så att det inte påverkar deltagaren beviljade insats. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 72 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Nedan följer våra beskrivningar och åtaganden av metoder och arbetssätt för att ge verksamheten en tydlig inriktning inom vilken deltagarnas känsla av samhörighet, sammanhang och identitet främjas. DET SALUTOGENA FÖRHÅLLNINGSSÄTTET Vårt mål med att arbeta salutogent är att ge deltagaren meningsfullhet och livskvalitet. Våra värderingar och arbetsmetoder grundar sig på forskningen bakom KASAM. För oss handlar det om att ha ett förhållningssätt där våra medarbetare i varje situation och aktivitet i individens vardag tänker utifrån KASAM. Att i varje moment under dagen tänka igenom situationen för individen i form av: • Hur kan jag motivera individen till att vilja delta? • Hur förklarar jag, visar och beter mig för att individen ska veta och förstå vad som händer och vad som förväntas av honom eller henne? • Hur får jag individen att känna att ´jag kan´? Det salutogena förhållningssättet innebär att vi fokuserar på hälsa snarare än ohälsa. Vi uppmuntrar våra deltagare att genomföra det som de klarar av att göra och vi ger stöd endast vid behov. Vi kommunicerar aktivt med våra deltagare och frågar alltid vad de har för önskemål, när och hur deltagaren vill ha sitt stöd. Vi arbetar med motivation och uppmuntran och låter deltagaren bestämma över sin vardag. Genom ett aktivt lyssnande tar vi in deltagarens behov vilket skapar möjligheter till en meningsfull dag med värdighet och självbestämmande. För att det salutogena förhållningssättet ska få fullt genomslag på Danvikstulls DV åtar vi oss, under första och andra avtalsåret, att utbilda samtliga medarbetare i detta. VCen får vidareutbildning i det salutogena ledarskapet. För att kunna arbeta utifrån ett salutogent förhållningssätt så är det avgörande att tillsammans med deltagaren hitta lustfyllda moment i vardagen, förmågor, och små steg mot bibehållen självständighet och funktioner. Deltagarens genomförandeplan utgår från en analys i tre steg: 1. Vad vill deltagaren göra, vilka vanor tar deltagaren med sig in på jobbet? 2. Vilka delar klarar deltagaren på egen hand? 3. Vilket stöd behöver deltagaren för att kunna leva sitt liv på sitt sätt där det finns funktionsbegränsningar? Genom deltagarens genomförandeplan säkerställer vi att deltagaren och/eller dennes närstående alltid har möjlighet att vara delaktig i utformningen av insatsen. GENOMFÖRANDEPLAN Utifrån beslutet och målet för insatsen upprättas en genomförandeplan tillsammans med deltagaren. Syftet med genomförandeplanen är att beskriva hur insatsen praktiskt ska genomföras så att målet för insatsen uppfylls. Av genomförandeplanen framgår bland annat vilka mål som gäller för insatsen eller delar av den, när och hur insatsen ska genomföras, på vilket sätt deltagaren har utövat inflytande över planeringen och vilka personer som har deltagit i planeringen. Genomförandeplanen utvärderas minst två gånger per år samt oftare vid behov. Utvärderingen innebär att vi går igenom målen tillsammans och om målen har gett önskat resultat för deltagaren. Genomförandeplanen är ett levande dokument och är det verktyg som styr insatsen och de aktiviteter, sysselsättningen, arbetsträning som är den dagliga sysselsättningen. Målen i genomförande planen kan bli uppfyllda tidigare eller senare än planerat och det innebära att delar av genomförandeplanen skrivs om. När ett delmål är uppfyllt eller flera, bör nya delmål upprättas. Om ett delmål inte uppfylls inom uppsatt tid kan det revideras, t.ex. ska metoden ändras, är målet för högt uppsatt? etc. Det är sedan dokumentationen av hur insatsen genomförs som är vårt viktigaste verktyg för att följa vägen till målet. Vår Sociala dokumentation består av genomförandeplan, journalanteckningar och eventuella arbetsanteckningar. I genomförandeplanen ingår bemötandeplan, riskbedömning och aktivitetsplan. Den sociala dokumentation utgår från genomförandeplanen, delmålen och aktivitetsplanen och beskriver arbetet som utförts. I aktivitetsplanen framgår vilka aktiviteter som ska genomföras, när och hur. I den sociala dokumentationen följs aktivitetsplanen upp genom att medarbetaren skriver hur aktiviteten genomförts. Det kan vara vilka moment som deltagaren klarade självständigt, i vilka moment behövde deltagaren stöd, hur deltagaren utvecklats under aktiviteten. I den sociala dokumentationen framkommer även om insatsen eller aktiviteten inte genomförts och anledning till detta. Den sociala dokumentationen är ett verktyg för personalen att systematiskt se utvecklingen och framstegen, men även notera när inte genomförandeplanen följs och målen inte uppnås. Majoriteten av anteckningar i den sociala dokumentation ska utgå från vad som har hänt utifrån delmålen. Den ansvarige kontaktpersonen eller annan medarbetare använder den sociala dokumentation som utgångspunkt för arbetet. De medarbetare som arbetar med den specifika deltagaren ser vid varje tillfälle hur arbetet tidigare genomförts och vilka förändringar som skett och hur arbetet ska utföras framöver. I den sociala dokumentationen framgår t.ex. hur långt deltagaren kommit i att lära sig en ny uppgift, vad nästa steg är i processen och om stödet ska utföras på ett annat sätt, alternativt hur en ny aktivitet genomförs, vad som fungerade bra och vad som behövs ändra på till nästa gång. Den sociala dokumentationen används även över tid för att följa utvecklingen för deltagaren. Genom att dokumentera enligt Frösundas riktlinjer (och Socialstyrelsens allmänna råd) kan våra medarbetare följa deltagarens utveckling, vilket kan vara svårt i det dagliga arbetet om inte vi dokumenterar. När medarbetarna går igenom den sociala dokumentationen över tid framkommer det systematiska arbetet eller systematiska fel/brister. På en av våra enheter framkom att för en deltagare fungerade inte en specifik aktivitet en special dag och den ansvariga kontaktpersonen undersökte då genom att kontakta boende och Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 73 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. närstående vad som hände före eller efter den dagliga verksamheten. Det framkom att deltagaren hade en aktivitet genom boende på kvällen innan vilket gjorde att deltagaren lade sig senare än övriga dagar i veckan och således var tröttare än vanligt. Kontaktmannen bytte då dag för aktiviteten på dagliga verksamheten. Kontaktmannen är ansvarig för den sociala dokumentationen för respektive deltagare, vilket innebär att ansvara för att dokumentation sker enligt aktuella riktlinjer. INDIVIDUELLA ÖNSKEMÅL, BEHOV OCH INTRESSEN När deltagaren påbörjar sin dagliga verksamhet så ges deltagaren möjlighet att prova ett så brett utbud av aktiviteter och arbetsuppgifter som deltagaren önskar under sin introduktionsperiod och även efter introduktionsperioden. Detta både på Danvikstulls DV samt inom ramen för våra egna dagliga verksamheter. Introduktionens längd är individanpassad men brukar vara mellan en och fyra veckor. Under introduktionen har kontaktmannen en tät avstämning med deltagaren och följer upp hur det går med olika arbetsuppgifter och aktiviteter. Kontaktmannen är med deltagaren i största möjligaste mån. Att ge deltagaren möjlighet att prova på olika aktiviteter under introduktionen är en av våra rutiner för att säkerställa att arbetsuppgifterna utgår från deltagarens intresse och att de är anpassade utifrån hans/hennes behov av stöd. Därefter upprättar vi tillsammans ett arbetsschema/aktivitetsplan vilken dokumenteras i genomförandeplanen. Om deltagaren vill göra löpande studiebesök så sätter vi upp ett mål avseende hur många studiebesök deltagaren vill göra under en termin. Målet dokumenteras i genomförandeplanen som kontaktmannen ansvarar för att upprätta tillsammans med deltagaren. Kontaktmannen ansvarar att planen följs upp minst två gånger per år. Aktiviteter dokumenteras löpande. När en individ har lågt deltagande vid en aktivitet följs det upp. Vi frågar vad vi kan göra annorlunda och förbättra för att deltagaren ska vilja delta. Vi kommer att ansvara för att alla deltagare får ett individuellt och anpassat arbetsscheman och att den enskilde utifrån sin förmåga får vara delaktig i utformningen av detta. Vi kommer att ge deltagare som har behov av att arbeta på mer än ett ställe ska få möjlighet att göra det, t ex 50 % på en daglig verksamhet och 50 % på en arbetsplatsförlagd verksamhet som till exempel Frösunda Polygon. Vi kommer även erbjuda deltagarna olika aktiviteter inom den egna dagliga verksamheten och på andra verksamheter som t.ex. ett veckoschema som innehåller både produktion, konst, musik, friskvård och massage, ett annat schema kan innehålla individuell praktikplats, deltagande i sånggrupp, ADL träning, reseträning och läsning. Att göra aktiviteter utanför dagliga verksamheten För att deltagaren inte ska känna sig isolerad utan få tillgång till och kunna delta på lika villkor i samhällets samhörighet så lyfter vi blicken och tittar på det som finns utanför verksamheten. Vad kan våra deltagare göra med stöd av oss ute i samhället? Exempelvis kan vi gå till Friskis och Svettis och träna, gå och bowla, gå på teater, besöka ett muséum, spela tennis, gå till simhallen med mera. Produktionsinriktade arbetsuppgifter Vi tillvaratar den enskildes möjligheter att självständigt klara sina arbetsuppgifter. Vi åtar oss att utveckla Danvikstulls DV genom kreativa idéer gällande nya arbetsuppgifter och införskaffning av material som kan användas i skapandet. Vi har ett aktivt miljötänk och i skapandet arbetar vi exempelvis med återbruk av konserver. Av dessa har våra deltagare bland annat gjort lampor. Produktionsinriktade arbetsuppgifter som vi bland annat har kompetens kring är legojobb, hantverk, konst, textilarbete, snickeri och möbelrenovering, paketering, målning, tryckeri. Den enskilde ges stöd utifrån sina egna förutsättningar och vi vill att våra deltagare ska ha ett så självständigt och aktivt ”arbetsliv” som möjligt, med ett stort mått av valfrihet och grundläggande trygghet. Om vi får förtroendet att driva Danvikstulls DV åtar vi oss att skapa en daglig verksamhet där det finns förutsättningar för ökad självständighet och en meningsfull arbetsdag. Praktikplatser Med hjälp av arbetskonsulenten, som vi åtar oss att anställa på Danvikstulls DV, kommer vi att stödja deltagarna att hitta praktikplatser, som stämmer överens med de önskemål och förutsättningar som deltagarna har. Genom att skapa arbetsuppgifter och praktikplatser utanför den dagliga verksamheten ger vi ge våra deltagare möjlighet till en sysselsättning knuten till övriga samhället. Vi utgår från Supported Employment. Vi kommer från och med hösten 2014 ha en särskild utvecklingscoach anställd i regionen, som arbetar enbart för våra dagliga verksamheter i Stockholm. Genom kontakter med övriga samhället arbetar denna med att öka arbets- och sysselsättningsmöjligheterna för deltagarna. Genom vårt samarbete med externa företag kan vi ge chansen till en individuell praktikplacering eller deltagande i en utflyttad grupp på heltid. Vi har även nyligen lanserat projektet ”Ett arbete för alla” vars huvuduppgift är att identifiera, testa och utveckla arbetssätt, verktyg och samverkan för att öka deltagarnas delaktighet i arbetslivet. Se avsnitt 2.2.2.2. Ökad delaktighet i arbetslivet för mer information. Kultur och samhälle i vardagen Musik, sång, dans, teater och konst har en stor betydelse på våra dagliga verksamheter. Nedan kommer vi beskriva varför just dessa områden är så viktiga för oss. Dessa specifika områden kommer vi att utveckla på Danvikstulls DV. Vår tanke är att vinningen med att utöva kultur i vardagen bland annat är – en enorm glädje samtidigt som det stärker individens självkänsla. Det stärker även sättet att uttrycka sig och kommunicera. Vi kommer att erbjuda deltagarna på Danvikstulls DV minst en aktivitet per månad kopplat till en aktuell samhällsfråga. Aktiviteten kommer möjliggöra för deltagaren att utifrån sina förutsättningar förstå, delta och Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 74 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. påverka samhället. Konst Genom konstens alla former kan vi – genom vår erfarenhet- utveckla intresset för konst och ge deltagarna möjlighet att kommunicera via konsten. Vi vill ge konstnärer med funktionsnedsättning möjlighet att uttrycka sig i bild, form och färg. Vi har verksamheter med konst och skapande som huvudfokus där konsten är ett är ett viktigt uttryckssätt. Vår erfarenhet och även andra studier har visat att möjligheten att få utöva konst och annan skapande verksamhet har en positiv inverkan på personer med funktionsnedsättning. Även deltagare med motoriska svårigheter kan känna sammanhang och samhörighet genom att t.ex. måla, rita eller skulptera. Vi åtar oss att bilda en konstgrupp med skapande som inriktning på Danvikstulls DV om intresse finns hos deltagarna. I konstgruppen kommer deltagarna att få bland annat möjlighet att måla och arbeta med lera. Vi kommer även att skapa konst via textiler. Vi kommer inte att enbart erbjuda konst som underhållning utan vi kommer att motivera våra deltagare att vara aktiva utövare. När vi skapar konst stärks självkänslan och identiteten hos våra deltagare bland annat då andra deltagare, närstående och medarbetare ger positiv feedback. Vi kommer att inreda ett av rummen på Danvikstulls DV till en ateljé för konst av färg, lera och textilier. Vi kommer att hänga upp deltagarnas egenmålade tavlor på väggarna i ateljén, ställa upp deras produkter av lera och textiler. Vi inreder rummet med omsorg så att det både ser ut och känns som en riktig ateljé. Vernissage I vårt arbete att öka deltagarnas samhörighet, sammanhang och identitet åtar vi oss att anordna regelbundna vernissager med våra andra dagliga verksamheter med konstnärligt inriktning och skapande. Dessa enheter kommer tillsammans att arrangera vernissage där närstående och samarbetspartners är välkomna. Upplägget kan se lite olika ut, exempel kan vara att man arbetar under en hel termin med ett visst tema som man har gemensamt bestämt och har en vernissage som avslutning. Vernissagen kan ordnas i våra egna utrymmen eller i externa lokaler. Under vernissagen kan deltagarna från konstgruppen på Danvikstulls DV ställa upp sina konstverk så att andra deltagare, närstående, medarbetare, samarbetspartners och beställare kan ta del av konsten. Här kan man kolla på andra deltagares konstverk, nätverka, byta erfarenheter och skapa goda kontakter. Musik, sång, teater och dans I flera av våra verksamheter används musik som ett sätt att kommunicera. På Danvikstulls DV kommer vi att skapa en musik och dans rum med mikrofoner och stereosystem. Vi kommer att hänga upp bilder på välkända artister som våra deltagare känner igen för att inspirera och motivera våra deltagare. Vi kommer även att införskaffa olika instrument så som elgitarr, trumset, piano, flöjt etc. Vi kommer att om intresse finns starta ett eget band med våra deltagare som är intresserade av att spela instrument och sjunga. Vi vet av erfarenhet att när våra deltagare sjunger välkända melodier och spelar olika instrument tränas minnet. Sången kan även ge en positiv effekt på talförmågan. Sång och musik lugnar den oroliga, piggar upp den trötta och skapar känsla av sammanhang och samhörighet. Dansen tillfredsställer många behov på ett naturligt och otvunget sätt. Dansen blir en kanal in till inre rum bortom språk och gränser. Sammantaget av detta gör att musik, sång dans, och konst är oerhört viktigt för oss och våra deltagare. Teater är en annan uttrycksform som finns i flera av våra verksamheter. Vi kommer att om intresse finns på Danvikstulls DV att skapa en teatergrupp som en gång i veckan med hjälp av en extern teaterterapeut från Teaterförbundet och medarbetare tillsammans arbetar fram en teaterföreställning som sedan resulterar i en teatershow som presenteras en gång om året i en riktig teaterlokal i Danvikstulls sjöstad för vänner, närstående, beställare och andra samarbetspartners. Teatergruppen genomför allt arbetet kring pjäsen tillsammans från att välja skript till att ta fram scenkläder och scendekorationer i varsamhetens egen ateljé. Vi har under flera år sett hur viktigt det är för våra deltagare att använda dessa kanaler för att kommunicera och interagera med sin omgivning. Stimulansen och samhörigheten blir större i vardagen genom våra praktiska aktiviteter. Ett exempel på en av våra dagliga verksamheter är enheten Annorlunda med inriktning mot kultur, musik och teater. Verksamheten är uppdelad i två delar för att skapa variation för deltagare. En del av veckan ligger fokus på kultur med musik, drama och skapande verksamhet. Under den andra delen erbjuds arbetsplatsförlagd verksamhet i samverkan med företag och föreningar i närområdet. Verksamheten använder en alternativ metod för inlärning av musik baserad på siffror och färger. Med specialgjord notation och förenklade instrument blir inlärningsprocessen lite enklare. Media och kommunikation Vi kommer att inreda ett av rummen på Danvikstulls DV till en Media och kommunikation center med 10 datorer, färglaserskrivare, bindingmaskin, digitalkamera, lamineringsmaskin, webcameror etc. Vi kommer att med stor omsorg säkerställa att Media och kommunikation centret liknar en riktig arbetsplats. Vi åtar oss att skapa olika grupper, som tillexempel kommunikationsgruppen, fotogruppen, mediagruppen. Kommunikationsgruppen kommer till exempel att ansvara för att producera den egna verksamhetens kommunikationsmaterial, månadsbrev, månadsböcker men även för andra verksamheter i närområdet. Här jobbar man som på en vanlig arbetsplats och har en arbetsprocess med marknadsföring och försäljning, Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 75 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. mottagande av beställning, produktion, kvalitetssäkring av slutprodukt och leverans till kund. Vi åtar oss att en av våra medarbetare från vår marknad och kommunikationsavdelning en gång per år ska besöka Danvikstulls DVs kommunikationsgrupp för att handleda gruppen. Mediagruppen kommer till exempel att ansvara för Danvikstulls bloggen, ta bilder, formulera texter och svara på inlägg. Media och kommunikationsrummet kommer även att användas för deltagare som befinner sig nära eller har en önskan att närma sig arbetsmarknaden. Här kommer vår arbetsterapeut och arbetskonsulent att tillsammans utforma anpassade arbetssätt som hjälper våra deltagare att söka praktikplatser. Vi kommer att lära våra deltagare att skriva en CV och ett personligt brev. Vi kommer att kolla på olika kunskapsfilmer om olika arbeten och arbetsplatser. Vi kommer att vägleda och coacha våra deltagare att söka praktikplatser, ringa på jobbannonser, besöka verksamheter. För mer information kring hur Frösunda arbetar med att öka delaktigheten av deltagarna i arbetlivet se avsnitt 2.2.2.2. Vidareutveckling av befintlig verksamhet Kontinuerlig vidareutveckling av verksamheten och arbetsuppgifter är en viktig del av vårt uppdrag. Här är vi öppna för nya idéer och har bred kompetens och erfarenhet både av att förvalta och vidareutveckla dagliga verksamheter med olika inriktning. En naturlig vidareutveckling av Danvikstulls dagliga verksamhet baseras på intressen och behov hos de aktuella deltagarna. Vid ett övertagande kan våra andra dagliga verksamheter vara inspiration och erfarenhetsmodeller. Kommunikation och kognitiva hjälpmedel för att kunna möta deltagaren på bästa sätt kommer att utvecklas kontinuerligt i verksamheterna efter deltagarnas behov. Vi vill stimulera till utevistelse på Danvikstulls DV. Utflykterna ska baseras på deltagarens intresse och planeras i arbetsgruppen. Vi kommer att tillhandahålla anpassade fordon så att den dagliga verksamheten kan bedrivas utifrån gällande uppdrag. SINNESTIMULERING OCH HABILITERANDE AKTIVITETER På Danvikstulls DV kommer vi att erbjuda aktiviteter för att ta tillvara och utveckla deltagarens fysiska och kognitiva funktioner och förmågor. Verksamheten ska vara av habiliterande karaktär och ge miljöombyte, social samhörighet, självkänsla och självförtroende, samt skapa en trygg och glädjefull dag. Vi kommer att arbeta med sinnesstimulering i form av taktil stimulering, massage, vattensäng, bolltäcke och musik. När det gäller friskvård så kommer det att finnas aktiviteter så som bassängbad, gruppgympa, avslappning och gym/träning. Våra medarbetare kommer att stödja deltagaren att öka sin rörlighet, balans, koordination och förmågan att förflytta sig om det behovet finns. Vi kommer även att arbeta aktivt med minnesträning och koncentration. Med Danvikstulls dagliga verksamhet som referenspunkt och den erfarenhet vi har kommer vi vid en övergång vara bollplank, komma med idéer och därigenom arbeta coachande i vidareutvecklingen av de habiliterande aktiviteterna. Våra medarbetare kommer att hjälpa deltagarna som behöver stöd i att lära sig det sociala samspelet i en arbetsgrupp och de regelverk som finns på en arbetsplats, att kunna arbeta i grupp, att sköta sin hygien och respektera varandra. Deltagare som behöver hjälp och stöd i att göra vardagen tydlig och begriplig, så att deras möjligheter till självständighet ökar, skall få detta behov tillgodosett. Taktil massage Om vi förtroende att bedriva Danvikstulls DV kommer vi att erbjuda samtliga deltagare taktil massage. Vi kommer att ha två utbildade medarbetare inom taktil massage i verksamheten. Taktil massage är en massagemetod som skiljer sig från annan massage då man inte arbetar med musklerna. Istället kommer massören på varje kroppsdel att stryka med händerna. Detta sker med ett medvetet rörelsemönster och tryck. För de som är känsliga för beröring kan strykningarna ske utanpå kläderna. Syftet med den taktila massagen är att ge; • • • • • • • • Smärtlindring Ro Bättre sömn Ökad nyfikenhet Ökad livskänsla Ökad livsgnista Avslappning Välbefinnande Att använda sig av taktil massage är en fördel för deltagarna då man behöver beröring för att känseln är ett väldigt viktigt sinne. I massagen frigör man ett hormon som heter oxytocin. Oxytocin är ett hormon som gör så att varje deltagare blir harmoniska och avspända. Vi kommer under varje taktila massage att utgå från deltagarens önskemål. Detta är nödvändigt för att massagen ska vara effektfull samt att deltagaren känner sig trygg under massagen. Rum för sinnesstimulering Om vi får förtroende att driva Danvikstulls DV kommer vi att inreda ett rum till det så kallade ”svarta rummet” Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 76 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. och ett rum till det så kallade ”vita rummet”. Detta är i enighet med Snoezelenmetoden där grundidén är att man erbjuder deltagaren en sinnesstimulering i en anpassad miljö kopplat till ett speciellt förhållningssätt. Det svarta rummet är anpassat till deltagare som är känsliga för många intryck ska må bra. Rummet innehåller några få självlysande saker som exempelvis ljusband och ljuslister runt en omgivning som är i svart dekor. Av detta kommer det en positiv effekt för deltagaren genom att stress lindras samt att ångest och oro dämpas. Detta är en välprövad metod för att främja deltagarens känsla av identitet. I det svarta rum som Frösunda kommer att inreda kommer det också att finnas en musiksäng. I denna säng kan man ligga ned och känna musikens vibrationer till musiken man lyssnar på. I det vita rummet är det vit dekor och i rummet ska man kunna gå ner i varv. Detta görs samtidigt som att syn och hörsel stimuleras. Tillvaron är kravlös och man ska känna, uppleva, se och lyssna att vi alla är jämlika med hjälp av tilltalande sinneseffekter. När man kommer in i det vita rummet sänks rösten automatiskt och man kommer dras med i avslappningsmusiken som finns i bakgrunden. I det vita rummet kommer deltagaren få välja om man vill slappna av i en säng eller en fåtölj. Precis som namnet ”vita rummet” medger kommer det att vara en vit säng, en vit portfölj, vita väggar, vita kuddar och olika lampor etc. Att erbjuda det vita rummet för deltagaren görs för att främja deltagarens känsla av identitet. Resultatet av en stund i vita rummet är ofta att deltagaren blir mer pigga och aktiva vilket möjliggör att man främjar deltagarens känsla av både samhörighet och sammanhang. Djur och natur Vi vill underlätta för våra deltagare att hålla kontakt med naturen. Det kan ske i organiserad form, men också spontant, det beror på vad som passar deltagaren och verksamheten bäst. Vi vill gärna bidra till att det i verksamheterna ska finns utrymme för kortare eller längre promenad samt utflykter i skog och natur. Naturen kan användas för att ge en social samhörighet eller till att få en lugn och stilla stund. Om deltagaren inte har motivationen eller inte kan ta sig ut i naturen lika ofta som han eller hon skulle vilja kan vi istället ta in naturen till deltagaren. Sommartid tar vi in blommor, bär och frukter och vintertid ställer vi ut gran- eller tallris i verksamheterna. Hänsyn tas givetvis till allergier. Aktiviteter så som att mata fåglar, plantera frön och kryddor, plocka löv som kan användas i skapande form är något vi kan erbjuda deltagarna som går på verksamheterna. Forskning visar på att närheten till djur har positiva effekter gällande det känslomässiga behovet av närhet, trygghet och välbefinnande. Om det finns ett djurintresse i Danvikstulls DV kan vi tillgodose det intresset genom att besöka exempelvis en bondgård eller 4H-gård. Djurets krav på uppmärksamhet kan även stärka individens koncentration och fokus vilken vi ser som en positiv effekt av samvaron med djur. Under sommaren 2014 öppnade vi en daglig verksamhet tillsammans med Skölds djurgård i Täby med inriktning mot hästar och ridning. Vi åtar oss att vid ett förtroende erbjuda samtliga deltagare på Danvikstulls DV som är intresserade av hästar och ridning en prova på dag i ridskolan för att testa rida och lära sig hästar och hästskötsel. Uppstart och utveckling av nya grupper Det är deltagarens behov som styr verksamheternas utveckling. Vi har vana att starta upp och driva dagliga verksamheter med både basverksamheter och utflyttade verksamheter. Vi har tydliga rutiner och processer för hur det ska genomföras. Därför är det inte främmande för oss att starta upp nya ”yrkesgrupper” inom ramen för Danvikstulls dagliga verksamhet. Detta sker givetvis i dialog med beställaren och utifrån deltagarens intresse och behov. Vi kommer arbeta för att verksamheterna är så lik en vanlig arbetsplats som möjligt – med utgångspunkt att det passar aktuella deltagare. Deltagaren kanske har en egen idé som denne vill utforska gällande vad som kan utvecklas och förändras? Omsorgshund Vi kommer att använda oss av en omsorgshund på Danvikstulls DV. På en av våra gruppbostäder som vi driver i Stockholm har vi en omsorgshund och en utbildad terapihundförare. Vi vill utveckla vårt arbete med denna hund även på verksamheterna i Södermalm genom att hunden besöker verksamheterna 1-2 gånger per månad. Det har visat sig att genom lek med hunden kan deltagaren själv komma på̊ hur hon kan klara en uppgift på̊ ett nytt sätt, trots en funktionsnedsättning. I lek med hunden flyttas fokus från oförmåga till förmåga. Genom olika lekar och genom att använda hundleksaker kan man träna sina ADL-funktioner. Personer som är svåra att nå̊ med traditio¬nella arbetsmetoder vill plötsligt delta och kom¬municera. Många mår bättre och fungerar bättre med hjälp av omsorgshundar. I arbetar med rehabilitering av personer med förvärvad hjärnskada har det visat sig att omsorgshund haft god inverkan på individen. I teamet kring omsorgshund kommer arbetsterapeuten att ingå. Samverkan Vi har förmånen att driva ett flertal dagliga verksamheter både via entreprenadavtal och i egen regi. Vid ett övertagande av Danvikstulls DV finns möjligheten till utbyte och samverkan med dessa verksamheter. Vår tolkning av Danvikstulls DV är att det är en välfungerande enhet och att det skulle vara roligt och inspirerande att ta del av personalens kompetens. Det finns stora möjligheter till samverkan och erfarenhetsutbyte mellan våra medarbetare och medarbetare i Danvikstulls DV. För oss är kunskapsutbytet mellan våra verksamheter viktigt utifrån enskildes behov av samordnade insatser, men även för att skapa ett stimulerande och utvecklande arbete för medarbetarna. Vi ser intern Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 77 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. samverkan som ett tillfälle att skapa god hälsa, meningsfull fritid, social tillhörighet och god miljö. Utvärderingsgruppens bedömning utifrån anbudsgivarens beskrivning (Fasta svarsalternativ) 15,00 % 2.2.3. Kriterium 3 - Systematisk utveckling 2.2.3.1. Systematisk utveckling Vikt för kriteriet: 25 % Kriterium 3 utgörs av två bedömningsgrunder. Vikt och poäng framgår av bedömningsgrunden. 2.2.3.2. Bedömningsgrund 3:1 Kunskapsbaserad utveckling av verksamheten - vikt 20 % Anbudsgivaren ska utifrån den dagliga verksamhet som anbudet avser beskriva hur man säkerställer att verksamheten bedrivs och utvecklas i enlighet med aktuell forskning och utveckling inom området. 50 eller 100 poäng kan utdelas för det mervärde som bedöms finnas i anbudsgivarens beskrivningar och åtaganden som systematiskt säkerställer att arbetssätt och förhållningssätt utvecklas i enlighet med aktuell forskning och utveckling inom området. I bedömningen ingår hur utvecklingen inom området kontinuerligt och systematiskt följs, prövas och tillämpas i verksamheten. Åtaganden kan till exempel avse former för kunskapsinhämtning och spridning samt kontinuerlig vidareutbildning av personalen. Gör beskrivning i enlighet med vad som anges ovan! (Fritextsvar) FRÖSUNDAS VÄRDESKAPANDE MODELL AFFÄRSUTVECKLING – HR – AFFÄRSOMRÅDE – UPPFÖLJNING Frösunda arbetar med en värdeskapande modell där Affärsutveckling tillsammans med Affärsområdet lägger fast hur koncepten och tjänsterna ska definieras. HR säkerställer ett samlat och behovsstyrt utbud av effektiva utbildningsaktiviteter genom Frösunda-akademin samt säkerställer en träffsäker och relevant rekryterings- och målstyrningsprocess. Affärsområdet utför stöd, service och omsorg i enlighet med våra koncept och Kvalitetsavdelningen följer systematiskt upp att arbetet fått den förväntade effekten. När så inte är fallet åläggs verksamheten att göra en förbättringsplan och/eller så skickas input tillbaka till Affärsutveckling som får i uppgift att se över relevansen i koncepten. Våra metoder och arbetssätt bygger på vårt bemötande och att vi använder evidens och forskning där det finns. Vi ska vara det mest innovativa företaget inom branschen och leda utvecklingen när det gäller dagliga verksamheter. Vi följer all den gällande lagstiftningen. Frösundas metodstöds-avdelning (ligger under HR) ansvarar för att säkerställa att samtliga metoder som föreslås i koncepten är kvalitetssäkrade utifrån ett forskningsperspektiv. Kvalitetsavdelningen ansvarar för att våra rutiner och checklistor är uppdaterade i enlighet med aktuell lagstiftning. Nedan följer våra metoder, arbetssätt och åtaganden som systematiskt säkerställer att arbetssätt och förhållningssätt utvecklas i enlighet med aktuell forskning och utveckling inom området. AFFÄRSUTVECKLING Tillgodogörande av aktuell forskning och utveckling Utgångspunkten i Frösundas arbete när det gäller att verksamheten bedrivs och utvecklas i enlighet med aktuell forskning och utveckling inom området är våra koncept. Konceptet definierar vad vi gör, hur vi gör, när vi gör liksom vem som ansvarar. I detta ingår också vårt sätt att följa upp verksamheten. Ledningssystem inkluderar såväl policys som lokala rutiner som behövs för att leva upp till konceptet. När vi definierat konceptet har vi tagit hänsyn till aktuell forskning och utveckling inom området. Ett sådant utvecklingsarbete börjar alltid hos de behov som individen och den målgrupp verksamheten har. I fallet med Danvikstulls DV styr målgruppen innehållet och vårt fokus i utvecklingsarbetet. I detta utvecklingsarbete är systematisk insamling av aktuell forskning och utveckling inom området centralt i syfte att kontinuerligt omvandla ny kunskap till nya aktiviteter, verktyg eller arbetssätt som är möjliga att införa i verksamheten. Våra koncept och tjänster gås igenom och uppdateras en gång per år. Det övergripande ansvaret för detta ligger på vår Affärsutvecklingsavdelning och ledningen på företaget fattar beslut om uppdateringar och införande i verksamheten. Vår process för Koncept/Tjänsteutveckling säkerställer ett systematiskt tillvägagångssätt för att ta vara på nya rön och/eller möjligheter, testa dem i Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 78 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. verksamheten för att sedan skapa rutiner och verktyg tillgängliga för medarbetaren. I detta arbete med att skapa de konkreta verktyg medarbetaren behöver i sitt dagliga arbete finns det på Frösunda en avdelning för såväl Metodstöd som Kvalitet. Dessa funktioner ansvarar för att bryta ner en metod, ett arbetssätt eller en specifik stödinsats till rutiner och verktyg och göra dem tillgängliga i det lokala ledningssystemet på verksamheten. Likaså finns det ett flertal experter att tillgå när det gäller utbildning, handledning och stöd i olika metoder och arbetssätt som verksamheten kan behöva använda. På vår Affärsutvecklingsavdelning finns en funktion som arbetar med omvärldsbevakning såsom publikationer från ett utvalt antal universitet och vårdhögskolor, Statens Offentliga Utredningar (SOU), Socialstyrelsen, Inspektionen för Vård och Omsorg samt mässor och konferenser. Frösunda välkomnar vidare studenter som vill skriva sina C-uppsatser i våra verksamheter. Deras arbete är ofta lämpligt för att validera evidens kring olika arbetsmetoder. KVALITETSAVDELNING Frösundas Kvalitetsavdelning består av sakkunniga avseende lagstiftning, tillståndsansökningar, vård- och omsorgsavvikelser, processer samt dokumentation och ledningssystem för kvalitet. Förutom sakkunniga finns här också företagets MAS och dietist. I vår kvalitetsavdelning arbetar sakkunniga med att bevaka aktuell forskning och ta del av rapporter. Avdelningen samverkar med vår bolagsjurist gällande propositioner, lagändringar och vilken effekt det kan få i våra verksamheter. Rapporter sammanställs och skickas löpande till verksamhetscheferna som delger medarbetargruppen vid arbetsplatsträffar. Kvalitetsavdelningen har som huvuduppgift att skapa förutsättningar för kvalitetsarbetet i våra verksamheter. De omsätter lagar i rutiner och dokument vilka medför deltagarvärden och skapar ett effektivt kvalitetsarbete. De ansvara för att via ett externt undersökningsbolag, utföra samtliga av Frösundas deltagare, närstående och medarbetarundersökningar. Inom kvalitetsavdelningen avsätts tid för att analysera forskningsrapporter och avhandlingar. Som exempel har vi under 2013 anammat två avhandlingsrapporter: • Interaktion i särskilt boende för personer med utvecklingsstörning och utmanande beteende, Helena Antonsson, Umeå universitet, 2013. • Utmanande beteenden, Utmanade verksamheter, Petra Björne, Ingela Andersson, Magnus Björne, Mats Olsson och Sylvester Pagmert, Malmö vård och omsorg, 2012. Rapporterna har resulterat i ett medvetet arbete gällande begränsningsåtgärder i våra gruppbostäder och dagliga verksamheter för personer med funktionsnedsättning. Vi har upprättat en handlingsplan för hur vi ska hantera begränsningsåtgärder när vi tar över en entreprenad där det finns exempelvis lås och grindar som gör att deltagarens rörelsefrihet inskränks. Deltagarens rätt till ett värdigt liv är en självklarhet för oss och genom att uppmärksamma och aktivt arbeta med handledning och utbildning avseende denna problematik säkerställer vi en ökad kvalitet för våra deltagare. Vår handlingsplan finns tillgänglig för medarbetare på vårt intranät. Medicinskt ansvarig sjuksköterska Frösundas har en egen MAS. Hon är sakkunnig inom vård- och omsorgsavvikelser, Lex Sarah, Lex Maria. Hon följer utvecklingen bland annat gällande krav som ställs på läkemedelshanteringen, dokumentation samt hur omvårdnadsfrågor löses på ett för deltagaren optimalt sätt. Vår MAS medverkar till ökad kvalitet för deltagarna genom att upprätthålla och utveckla verksamhetens kvalitet och säkerhet inom ramen för vårt kvalitetssystem. MAS delger aktuell forskning till våra medarbetare dels genom att samverkar med stadsdelsförvaltnings MAS, besöker våra verksamheter och samtalar med arbetsgruppen, sammanställer länkar till forskningsrapporter och avhandlingar som skickas till våra verksamhetschefer. Hon deltar även regelbundet på regionmöten med verksamhetschef och regionchef för att delge ny forskning, nya kunskaper och rutiner, vilket sedan förmedlas vidare till enheterna av verksamhetscheferna. Vi åtar oss att MAS deltar vid regionmöten vid aktuella verksamheter minst två gånger per år. Dietist Vår dietist deltar i olika nätverk där hon får tillgång till ny forskning och kan diskutera med andra sakkunniga och dietister. Exempel på nätverk är: dietisternas riksförbund, livsmedelsverkets nätverk för arbete med mat och måltider inom LSS, och kommundietisternas nätverk. Hon tar även del av information från smittskyddsinstitutet, nutritionsföretags nyhetsbrev och utbildningar samt tidskrifter som dietistaktuellt och nordisk nutrition. Vår dietist uppdaterar kontinuerligt våra riktlinjer, utbildar våra medarbetare utifrån ny forskning och evidens. Genom detta arbete höjs kvalitén för deltagarna. Inspektionen för vård och omsorg IVO Frösundas kvalitetsavdelning tar kontinuerligt del av tillsynsrapporter från IVO. Det här är för oss ett strukturerat arbetssätt att ta del av myndighetens åsikter och återföra kunskapen till våra verksamheter. Vi jämför våra verksamheter med andra enheter och följer utvecklingen inom branschen. Rapporter generaliseras och återförs till våra verksamhetschefer i likande verksamheter. Genom att analysera IVOs rapporter och ta del av det som de uppmärksammar och påtalar i olika verksamheter, som vi inte driver själva, kan vi ständigt utveckla och förbättra våra egna verksamheter. På samma sätt arbetar vi med Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 79 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. tillsyner och undersökningar som beställaren genomfört. Vi åtar oss att löpande sammanställa tillsynsrapporter, analysera, och sedan delge våra verksamhetschefer resultatet. Förbättringsförslag utarbetas därefter i medarbetargruppen. Syftet är att systematiskt arbeta med att förbättra verksamheterna i enighet med myndighetens riktlinjer. Uppstart Vi åtar oss att representanter från avdelningen medverkar vid övertagandeprocessen av Danvikstulls DV. De träffar då medarbetarna, deltagare och närstående. Obligatoriskt är att en intern tillsyn görs vid nystartande av och vid övertagande av verksamheter. De gör även en mindre medarbetarundersökning i samband med uppstart samt en avtalsuppföljning efter tre, sex och tolv månader. Därefter gör representanter från avdelningen årliga kvalitetskontroller av verksamheter under avtalsperioden. För att säkerställa att vi alltid håller det vi lovar gör vår kvalitetsavdelning såväl systematiska som oanmälda uppföljningar. Bland annat ansvarar de för att mäta deltagarnöjdheten, göra interna tillsyner, föreslå kvalitetshöjande åtgärder på både en central och lokal nivå samt organisera våra så kallade Mystery Shoppers. De senare är ett antal personer som agerar fiktiva deltagare/närstående för att testa vår tillgänglighet och vårt bemötande, se vidare i avsnitt 2.2.3.3. Uppföljning. Allt detta gör vi för att säkerställa att vi kontinuerligt och på ett systematiskt sätt bedriver Danvikstulls DV i enlighet med aktuell forskning och utveckling inom området. Deltagarundersökningar Deltagarundersökningar är en grundpelare i Frösundas kvalitetsutvecklingsarbete mot att nå vårt gemensamma mål om 90 % deltagarupplevd kvalitet och nöjdhet. Frösunda åtar sig att genomföra årliga deltagarundersökningar på Danvikstulls DV. Under 2013 genomfördes en pilotstudie i form av enkäter, telefonintervjuer och muntliga intervjuer i affärsområdet funktionsnedsättning. Piloten utgick ifrån en förstudie, där närstående och deltagare tillfrågats vilka områden de anser vara viktigt att få besvara och på vilket sätt. Svar har sedan utgjort frågorna i enkäten. Resultaten av de externa deltagarundersökningarna sammanställs via extern samarbetspartner och redovisades i Förtroenderedovisningen i mars 2014. Vårt mål med piloten var att ta fram ett deltagaranpassat system för mätning av nöjdheten och säkerställa att deltagarna ges bästa möjliga förutsättning att medverka och påverka utifrån sin funktionsnedsättning. När resultatet av en deltagarundersökning är sammanställt delges denna verksamhetschef. Verksamhetschefen ansvarar för att kommunicera resultatet skriftligt och muntligt för medarbetargruppen på en arbetsplatsträff där handlingsplan uträttas. Verksamhetschefen delger även resultatet samt handlingsplanen till deltagarna på en planeringsdag och till närstående/ställföreträdare vid en närståendeträff, se vidare i avsnitt 2.2.3.3. Uppföljning. Närståendeundersökningar På verksamheterna kommer vi att genomföra två gånger per år närståendeundersökningar. Genom våra löpande undersökningar följer vi upp hur nöjda deltagarnas närstående är med oss som utförare och vilken kvalitet de anser att verksamheten håller. Det här är ett för oss som utförare att tillvarata närståendes synpunkter och åsikter. Resultaten presenteras både skriftligt i månadsbrevet samt vid en närståendeträff. Resultatet av mätningen tillsänds även beställaren. Verksamhetschefen och deltagarens kontaktman bjuder även in närstående och deltagare till individuella uppföljningssamtal minst två gånger per år för att samla in fördjupad information om vad som fungerar bra, mindre bra eller vad som eventuellt fungerar dåligt. Medarbetarundersökningar Vi genomför regelbundna medarbetarundersökningar för att ge våra medarbetare möjlighet att reflektera och påverka organisationen och arbetsplatsen. Undersökningarna genomförs vart annat år för att vi ska kunna arbeta igenom det omfattande materialet och genomföra förändringsåtgärder. Vid ett förtroende av Södermalm Sdf åtar vi oss att genomföra en första medarbetarenkät när vi tar över verksamheterna, detta för att få en snabb inblick över enheternas och medarbetarens övergripande kunskap. Beställarens uppföljning på verksamhets- och individnivå Verksamhetschef, värderingsledare och/eller representant från vår kvalitetsavdelning medverkar aktivt vid löpande dialog och uppföljningar. När beställaren genomfört en uppföljning åtar vi oss att arbeta enligt nedanstående för att säkerställa att resultatet används med syftet att öka verksamhetens kvalitet och deltagarens livskvalitet: • Samtliga resultat delges medarbetargruppen vid arbetsplatsträffar, resultaten delges även kvalitetsrådet som säkerställer att vi arbetar systematiskt med förbättringsåtgärder • Resultatet av undersökningar och mätningar återförs till medarbetare vid arbetsplatsträff • Påvisas kvalitetsbrister upprättas en åtgärdsplan inkl. tidsplan, vilken alltid får godkännas av beställaren. • Vi genomför löpande förbättringar i verksamheten utifrån uppföljningsresultaten samt redovisar genomförda förbättringar till beställaren, närstående och deltagare. När beställaren följt upp verksamheten kommer resultatet att presenteras för Frösundas ledning genom månadsrapporteringen – från verksamhetschef – regionchef – affärsområdeschef - VD. Resultatet kommer därtill att presenteras för medarbetarna vid APT. Eventuella åtgärdsplaner i följs upp på APT till dess att planen är 100 % genomförd. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 80 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. HR - METODSTÖD Frösundas centrala enhet, Metodstöd, ligger strategiskt placerad under HR avdelningen. Metodstöds primära ansvar är att utveckla, implementera och kvalitetssäkra de metoder som finns i våra verksamheter. För att kunna möta de behov som finns i alla våra Affärsområden finns ett brett kunnande i enheten. Exempel på kompetens som finns att tillgå är: beteendevetare, speciallärare, socionomer, arbetsterapeuter, psykologer, logopeder. Frösundas Metodstöd följer aktuell forskning om arbetsmetoden genom vidareutbildning av sig själva, följer utvecklingen av arbetsmetoder via interna utvärderingar, studerar forskningsrapporter via universitet och publikationer andra forskningsinstitutioner, går på föreläsningar, medverkar vid konferenser och samverkar med intresseorganisationer och håller egna föreläsningar för externa samverkansparter. Nya idéer, studier och informationen hämtas in i gruppen via dessa kanaler, kritiskt granskas, testas, utvecklas och anpassas i relation till våra Affärsområden för att sedan på ett systematiskt sätt spridas vidare till våra verksamheter. Gruppen har därtill egen handledning med erfaren handledare. Genom att fortlöpande säkerställa sin egen kompetens kan de stötta våra medarbetare och deltagare på ett bättre sätt. Inom avdelningen finns ett flertal personer som har ansvar för kompetensutveckling och handledning inom Funktionsnedsättning. De följer utvecklingen av arbetsmetoder och utbildningar. Avdelningen delger sin kompetens inom aktuell forskning till verksamhetschefer och medarbetargrupper vid handledning och kompetensutveckling. Information läggs även upp i Frösunda akademin, på vårt intranät och vår hemsida där medarbetaren har ett eget ansvar för att läsa om nyheter. Frösunda Akademin För att säkerställa att våra medarbetare på ett systematiskt sätt kontinuerligt utvecklas och för att vi ska nå våra kvalitetsmål så åtar vi oss att samtliga medarbetare i Danvikstulls DV erhåller en löpande kompetensutveckling i form av handledning och utbildning. Som stöd för vårt strategiska HR-arbete ligger Frösundas Akademin som är ett webbaserad Learning Management System (LMS) i vilken våra chefer och medarbetare kan hanterar och administrera mål, aktiviteter och uppföljning av kompetenshöjande åtgärder. Via Frösunda Akademin har vi möjlighet att erbjuda våra medarbetare kompetensutveckling från första anställningsdagen samtidigt som den möjliggör läroprocessen med förstudier, webbaserade utbildningar, kunskapstester, utvärderingar, uppföljningar, statistik, dokumentation mm. Läroplattformen är tillgänglig via vårt intranät och externa hemsida och man loggar enkelt in med ett personligt lösenord som medarbetaren får i samband med en anställning. Akademin fylls succesivt på med utbildningar från vår avdelning Metodstöd som säkerställer att våra medarbetare får rätt kompetensutveckling. Vi åtar oss att tillhandahålla tre utbildningsdagar per år för kompetensutveckling till respektive medarbetare i Danvikstulls DV varav minst en dag om året är till vidareutbildning inom aktuell forskning och utbildning. I samband med ett övertagande genomför verksamhetschefen en validering av medarbetarens nuvarande kompetens i förhållande till verksamhetens behov och vår Mål – och Ansvarsbeskrivning. Resultatet ligger sedan till grund för medarbetarens individuella kompetensutvecklingsplan. Kompetensutveckling sker sedan löpande under avtalsperioden enligt den prioriteringsordning som verksamhetschefen beslutar. När våra medarbetare får ytterligare kompetenser inom sin yrkesroll uppstår en positiv effekt gällandes motivation, engagemang och deltagarnytta. Via Akademin kan vi även föra tydlig statistik över antalet inloggningar, anmälningar, genomgångna utbildningar, aktuella aktiviteter. Plattformen ger oss även en tydlig koppling mellan våra Mål – och ansvarsbeskrivningar, kompetens – och utvecklingsplaner samt Mål- och Utvecklingssamtal. Akademin är vårt valideringsverktyg som säkerställer att medarbetaren tagit till sig kompetensutvecklingen och den kommer att finnas tillgänglig för samtliga medarbetare och verksamhetschef i Danvikstulls DV. När det framkommer forskningsrapporter eller nya rutiner som vi vill säkerställa att samtliga medarbetare tar del av läggs dessa upp i Frösunda akademin. Detta sker på initiativ av kvalitetsavdelningen, metodstöd, processägare eller verksamhetschef. Medarbetaren får informationen att det inkommit en rapport som ska läsas och till vilket datum aktiviteten ska vara genomförd. Till rapporten/rutinen lägger vi till ett mindre kunskapstest som medarbetaren ska genomföra. Verksamhetschefen ansvarar för att handlingsplan upprättas vid icke-godkända test. Verksamhetschef kan via webbportalen följa upp resultat och ta ut statistik som vilket tillsänds både kvalitetsavdelningen och beställaren. REGELBUNDEN OCH PLANERAD ÅTERFÖRING TILL Danvikstulls DV För att säkerställa att resultatet av aktuell forskning, utveckling, deltagarundersökningar, beställarens uppföljning på verksamhets- och individnivå används för förbättringar av verksamheten, åtar vi oss att återföra resultatet till medarbetare på ett regelbundet och strukturerat sätt. Syftet är att genom återföring, systematiskt förbättra verksamheten och erbjuda deltagaren ökad livskvalitet. Åtagandet sker i enighet med nedanstående. Vårt intranät är grundstenen och hjärtat i Frösundas kommunikation. Syftet med intranätet är att fungera som ett verksamhetsstöd, ett kunskapsnav och en informationskanal, dygnet runt. I Frösunda finns ett flertal redaktörer som ansvarar för att publicera nyheter, vägledande information, rapporter och artiklar, Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 81 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. kampanjer och projekt. På intranätet finns därtill vårt ledningssystem, riktlinjer, specifikationer, mallar och styrdokument tillgängliga dygnet runt. Vi uppmuntrar medarbetaren gå in på intranätet under sitt arbetspass för att ta del av aktuell information. Årsplan och verksamhetsplan I Frösundas verksamheter upprättas årsplaner varje år. Dels för affärsområdet i sin helhet, för respektive region samt på lokal nivå för respektive verksamhet. Årsplanerna är ett viktigt arbetsverktyg i våra verksamheter. Detta för att skapa en helhetssyn över årets åtaganden. Årsplanen innehåller datum när månatliga rapporter ska in, när verksamhetsplanen ska upprättas, skyddsronder, när kontroller ska genomföras med mera. Årsplanen utgör basen för hur verksamheten styrs, följs upp och utvecklas. Årsflödet säkerställer att vi följer upp och utvärderar rätt aktiviteter vid rätt tidpunkt på året. Vi åtar oss att upprätta en årsplan för Danvikstulls DV för att strukturera utvecklings- och förbättringsarbetet på ett tydligt sätt. Vi åtar oss att varje år skriva en verksamhetsplan för Danvikstulls DV. Verksamhetsplanen är en beskrivning av vad vi vill uppnå under kommande verksamhetsår. Verksamhetsplanen utgår från en analys av sammanhanget, från Frösundas vision, policys och andra styrdokument, från samarbetsparters behov, och beställning resultat från deltagare- och närstående undersökning samt ny forskning. Hänsyn tas tillvara vad som är realistiskt att uppnå med de förutsättningar som finns. Planeringsprocessen bidrar till att skapa framförhållning och överenskommelser mellan medarbetarna, verksamhetschef och Frösunda. Verksamhetschef skriver varje år en verksamhetsberättelse vilket är en sammanställning och analys av vad som har uppnåtts under föregående verksamhetsår. Verksamhetschef går igenom berättelsen tillsammans med arbetsgruppen för att återkoppla året som gått och resultatet av olika aktiviteter. Verksamhetsplanen skickas årligen till beställaren. Arbetsplatsträffar Vi åtar oss att genomföra två arbetsplatsträffar per månad i Danvikstulls DV. APT genomförs i enighet med standardagenda. Utöver våra värderingsövningar sker återkoppling till medarbetargruppen av verksamhetschefen. Det gäller bland annat kvalitetsarbete, månadsuppföljning, resultat av genomförda undersökningar och mätningar med mera. Under arbetsplatsträffen följs mål och rutiner för verksamheten upp och det görs kontroller av beslutade förbättringar. Detta ger en tydlighet och systematik i arbetet. Minst fyra gånger per år har vi förlängda APT för att säkerställa verksamhetens förbättringsarbete utifrån resultatet av genomförda undersökningar gjorda av beställaren och Frösunda. Förbättringsportalen Frösunda bedriver förbättringsarbeten inom en mängd områden. Dessa definieras inom två huvudkategorier; deltagarnära och organisatoriska. Det deltagarnära förbättringsarbetet består exempelvis av rutiner för vård- och omsorgsavvikelser och synpunkter och klagomål. Det organisatoriska förbättringsarbetet fokuserar på utveckling av processer, rutiner och dokument. Ärenden som överlämnas från Förbättringsportalen till processägare ska hanteras senast inom 14 dagar. Inkomna förslag, resultat och avvikelser återförs till våra medarbetare via månadsrapporter som publiceras på intranätet samt via regionchef till verksamhetschef. Samverkan mellan verksamheter För att ta del av varandras kunskap från resultat av aktuell forskning startar vi kontinuerligt upp projekt mellan våra medarbetargrupper. Inom affärsområdet Funktionsnedsättning pågår bland annat ett projekt gällande teknikstöd. Projektet leds av vår regionchef i Stockholm, David Lagmyr, deltar gör även verksamhetschefen Helena Hallgren från Danvikstulls dagliga verksamhet samt verksamhetschef från entreprenaden Ulrika i Linköping, medarbetare från Karlstad samt representant från Metodstöd. Projektet syftar till att utveckla vårt stöd till deltagarna utifrån forskningsrön gällande teknikstöd för personer med funktionsnedsättning. Både Ulrika, Danvikstull och Karlstad arbetar aktivt med teknikstöd vilket är en kompetens vi gärna delar med medarbetargrupperna i Danvikstulls DV. Vi åtar oss att från andra avtalsåret initiera projekt mellan Danvikstulls DV och andra Frösundaverksamheter utifrån deltagarens behov och medarbetarnas intresse. Förslagsvis med vår dagliga verksamhet Dalagatan och Brolunda som är två av våra framkantsverksamheter vilka är certifierade enligt ISO 9001:2 008. Genom samverkan mellan våra verksamheter vill vi säkerställa ett löpande förbättrings - och utvecklingsarbete med deltagarens behov i fokus och därmed öka kvaliteten för deltagarna. Utvecklingsgrupper Vi åtar oss att starta en utvecklingsgrupp per avtalsår mellan olika yrkesroller. Utvecklingsgrupperna syftar till att skapa en arena för reflektion och dialog kring den egna verksamheten och aktuell forskning. Verksamhetschef är sammankallande part och gruppen leds ofta av en medarbetare. Gruppen träffas åtta till tio gånger per år och vi bjuder medarbetare från Danvikstulls DV och representant från beställaren. Utvecklingsgruppen gör vid första tillfället ett plan för vilka intressanta ämnen man vill fördjupa sig i under året, ämnena ska vara relevanta för aktuella verksamheter och syfta till att öka kvalitén för deltagaren. Kvalitetsavdelningen och Metodstöd hjälper sedan till att ta fram en aktuell forskningsrapport till respektive tillfälle som vi går igenom och samtalar om. Medarbetaren ansvarar för att göra en sammanställning av intressanta reflektioner som delges övriga i arbetsgruppen. Utvecklingsgruppens rapporter och tillhörande sammanfattning presenteras på verksamhetens APT. Kvalitetsråd Vi åtar oss att bilda ett kvalitetsråd för Danvikstulls DV vars uppgift är att se över kvaliteten i verksamheten. Syftet med kvalitetsrådet är att hantera rapporterade förbättringsförslag, avvikelser samt klagomål och Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 82 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. synpunkter från deltagare, närstående, företrädare, beställare och medarbetare samt föreslå kvalitetsförbättringar. De inhämtar även kunskap om verksamhetens kvalitet genom uppföljning av data i kvalitetsregister och öppna jämförelser i förekommande fall. Kvalitetsråden är grunden till Frösundas ständiga utvecklingsarbete. Kvalitetsrådet diskuterar även metodutveckling, forskningsrön, värdegrund och värderingsfrågor och information från Metodstödsavdelningen. Verksamhetschefen leder kvalitetsrådet som består av verksamhetens kvalitetsombud och en eller två medarbetare från verksamheten. Rådet sammanträder minst 4 gånger per år och en gång per år åtar vi oss att utföra öppen kvalitetsråd där såväl deltagare och anhöriga är bjudna att delta. På varje APT och planeringsdagar finns en punkt där Kvalitetsrådet går igenom och förankrar samt genomför det planerade förbättringsarbetet. Kvalitetsrådskonferens En gång per år åtar vi oss att genomföra en kvalitetsrådskonferens med samtliga av våra dagliga verksamheters kvalitetsombud i Stockholm. Syfte är att säkerställa att vi arbetar systematiskt och enhetligt med förbättringsåtgärder och utveckling i samtliga av våra dagliga verksamheter. Vår regionchef för Stockholm dagliga verksamheter tillsammans med sakkunniga från vår Kvalitetsavdelning eller Metodstöd kommer att organisera och hålla i kvalitetsrådskonferensen. FRÖSUNDAS PROJEKT ”KOMMUNIKATION OCH DELAKTIGHET” I tillägg till vad som beskrivits ovan gällande vårt systematiska sätt att arbeta kring hur vi säkerställer att verksamheten bedrivs och utvecklas enligt aktuell forskning och utveckling kommer vi om vi får förtroendet att driva Danvikstulls DV att åta oss att starta projektet ”kommunikation och delaktighet” på Danvikstulls DV. Projekt kring kommunikation och delaktighet Frösunda skall skapa förutsättningar för deltagaren att kunna vara delaktig i arbetslivet precis som andra människor och detta utifrån individens egna önskemål och behov. Hur aktivt deltagaren önskar att vara och har behov av kan variera mellan olika personer, men kan också variera under olika skeenden i livet. Deltagaren skall således ha inflytande över graden av delaktighet. Vi avser därför att i samarbete med en utomstående aktör såsom exempelvis Abilia AB (Abilia utvecklar, tillverkar och säljer moderna hjälpmedel för personer med funktionsnedsättningar inom områdena kommunikation, kognition och omgivningskontroll och larm) driva ett utvecklingsprojekt som syftar till att skapa bästa möjliga förutsättningar för deltagarna att kunna kommunicera. Projektet har till uppgift att tillsammans med arbetstagarna och medarbetarna i verksamheten undersöka och testa nya tekniska lösningar liksom utveckla arbetssätt i verksamheten för hur den nya tekniken på bästa möjliga sätt kan användas i vardagen för deltagarens bästa. I verksamheten kommer främst två medarbetare att ingå och arbeta i projektet. Forskningscirklar Vi åtar oss att skapa en forskarcirkel där medarbetare från verksamheten och experter inom aktuell målgrupp träffas för att diskutera och utbyta idéer kring hur olika forskningsmetoder eller utvecklingsområden kan komma deltagarna på Danvikstulls DV till nytta. En forskarcirkel kan således beskrivas som ett deltagarbaserat forsknings- och utvecklingsarbete. En av experterna kommer att vara någon av våra medarbetare på avdelningen för metodsstöd som har mycket lång erfarenhet av att arbeta med personer med funktionsnedsättning. En annan expert kommer att vara en forskare från ett universitet eller högskola som leder diskussionen. Utkomsten från en forskarcirkel kan till exempel vara ett projekt där verksamheten bestämmer sig för att testa något/några av de områden som diskuteras eller att medarbetarna ser att en viss åtgärd eller instrument kan börja användas och att det då kan behövas en utbildningsinsats. Fokus i forskarcirkeln ligger således att se till hur ny forskning direkt kan komma deltagarna till nytta. I vårt åtagande ingår att genomföra minst en forskarcirkel per år under avtalsperioden. Vid dessa tillfällen träffas en grupp om 4-6 medarbetare tillsammans med experten under en dag. Verksamhetschefen är ansvarig för att säkerställa att forskarcirklarna genomförs och att resultatet av arbetet tas om hand i verksamheten. Alla typer av åtgärder och projekt dokumenteras i det lokala ledningssystemet och dess förbättringslogg. Vidareutbildning Då alla medarbetare inte samtidigt kan delta i ovanstående projekt och forskningscirklar lämnar vi åtagande om att alla medarbetare minst 1 dag om året ges möjlighet till vidareutbildning inom något av de områden som har direkt koppling till aktuell forskning och utveckling inom området. Denna vidareutbildning kommer att vara kopplad till arbetssättet på verksamheten så att vidareutbildningen direkt kommer arbetstagaren till nytta. Utvärderingsgruppens bedömning utifrån anbudsgivarens beskrivning (Fasta svarsalternativ) 20,00 % 2.2.3.3. Bedömningsgrund 3:2. Uppföljning - vikt 5 % Anbudsgivaren ska utifrån den dagliga verksamhet som anbudet avser beskriva hur man Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 83 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. avser arbeta med resultatet av beställarens brukarundersökningar, beställarens uppföljning på verksamhets- och individnivå, omvärldsbevakning och analys samt hur anbudsgivaren säkerställer att resultatet används för att öka kvaliteten för brukarna. 50 eller 100 poäng kan utdelas för det mervärde som bedöms finnas i anbudsgivarens beskrivningar och åtaganden om regelbunden och planerad återföring till personalen av resultatet av olika former av uppföljning och analys samt om det görs troligt att resultatet används för förbättringar av verksamheten som kommer den enskilde till del. Gör beskrivning i enlighet med vad som anges ovan (Fritextsvar) VERKSAMHETSUPPFÖLJNING: Individ och verksamhetsövergripande nivå Frösunda har ett strukturerat ledningssystem för kvalitet, enligt SOSFS 2011:9 (och SOSFS 2005:12). Ledningssystemet för kvalitet och koncerngemensamma processer och policys samt rutiner och lokala rutiner för varje affärsområde finns på vårt Intranät, se vidare bilaga 4 för ledningssystem för kvalitet. Genom vårt kvalitetsledningssystem, som innehåller utarbetade och fastställda rutiner, säkerställer vi att deltagaren tillförsäkras omsorg och hälso- och sjukvård av god kvalitet. Vårt system är väl utvecklat med systematiska egenkontroller, anpassade deltagarundersökningar och uppföljningar och analyser av verksamheternas resultat. Vi har därtill utförliga rutiner för när handlingsplaner ska utarbetas för att säkerställa förbättringsarbetet i verksamheten. Vi ställer krav på att våra medarbetare deltar aktivt i utvecklingsarbetet med deltagaren i fokus. Detta sker genom Frösundas kundorienterade ledarskap och vardaglig handledning av verksamhetschef, utvecklingssamtal, minst två dagars kompetensutveckling per år samt deltagande vid arbetsplatsträffar, kvalitetsråd och egenkontroller. Frösundas ledningssystem följs upp kontinuerligt, utvärderas och utvecklas utifrån verksamhetens behov och förändringar i Socialstyrelsens allmänna råd och eller arbetsmiljölagstiftning. Detta görs av sakkunniga i vår Kvalitetsavdelning. Vi åta oss att arbeta i enlighet med Södermalms Sdfs metoder för uppföljning både på individnivå och verksamhetsövergripande nivå. Vi kommer att regelbundet samverka med staden vid varje uppföljning och åtgärda eventuella brister som framkommer. VÅRT KVALITETSARBETE SKAPAR VÄRDE FÖR DELTAGAREN Basen i vårt arbete utgår ifrån de lagar som styr vår verksamhet liksom metoder baserade på forskning och evidens. På det adderas de värden som utgår ifrån deltagarnas individuella behov och önskemål. Givet detta definierar vi kvalitet på nedanstående sätt: 1. Kundnöjdhet 2. Avtalstrohet 3. Regulatorisk följsamhet Frösundas kvalitetsavdelning Frösunda har en kvalitetsavdelning som består av sakkunniga medarbetare avseende lagstiftning, tillståndsansökningar, vård- och omsorgsavvikelser, processer samt dokumentation och ledningssystem för kvalitet. Förutom sakkunniga finns här också företagets MAS och dietist. Kvalitetsavdelningen har som huvuduppgift att skapa förutsättningar för kvalitetsarbetet i våra verksamheter. De omsätter lagar i rutiner och dokument vilka medför deltagarvärden och skapar ett effektivt kvalitetsarbete. Verksamhetschefen ansvarar för planering av verksamhetens kvalitetsarbete, dokumenterar förbättringsområden och handlingsplaner, följer upp avvikelser, synpunkter och klagomål, tar fram lokala rutiner och ansvarsfördelningar för kvalitetsarbetet. Vår kvalitetspyramid Vår kvalitetspyramid säkerställer att vi i alla dess delar skapar värden för deltagarna. Pyramiden består av 3 delar Deltagare ----- Leverans ----- Kontroll och uppföljning Deltagarperspektivet – I basen finns beslut som gäller deltagaren i enlighet med genomförandeplanen. Det byggs sedan på beställarens syfte och mål med insatsen. I toppen finns deltagarens egna önskningar för största möjliga livskvalitet avseende deras uttalade och underförstådda behov, krav, önskemål och arbetsförmåga. Leveransperspektivet – I botten finns vårt förhållningssätt och bemötande, lagar, förordningar och föreskrifter. Ovanpå det finns policys, processer och rutiner, ledarskap, kompetens och medarbetarskap. I toppen finns bästa möjliga kunskap och vår strävan att förstå och implementera nya rön i verksamheten. Kontroll och uppföljning – I basen finns egna kontroller, tillsammans med tillsyn och inspektioner från myndigheters kontrollorgan. På det lägger vi koncerngemensam kontroll, kollegial kontroll, nöjdmedarbetarindex och nyckeltal. DELTAGARUNDERSÖKNINGAR Frösunda har genom en pilotstudie som ägde rum under 2013 skapat enkätfrågor för Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 84 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. deltagarundersökningen som är speciellt utformade för målgruppen i respektive Affärsområde. Pilotstudien initierades och genomfördes av vår kvalitetsavdelning i form av enkäter, telefonintervjuer och i våra öppna kvalitetsråd där deltagare och anhöriga tillfrågades vilka områden och frågor de anser vara viktigt att få besvara i en deltagare och närstående undersökning och Hur vi på bästa sätt kan anpassa frågorna och svarsalternativen så att våra deltagare själva kan svara utifrån sin funktionsnedsättning. Utfallet har sedan utgjort frågorna och svarsalternativen i enkäten för 2013. Undersökningen besvarades självständigt av den enskilde eller med stöd av en person som den enskilde inte står i beroendeställning till. Resultatet av deltagarundersökningen sammanställdes av vår externa oberoende undersökningsföretag och redovisades i vårt årliga Förtroenderedovisningen i mars 2014. Enkätfrågorna och Hur vi genomför undersökningen kommer att kontinuerligt utvärderas och förbättras för att säkerställa att deltagarna ges bästa möjliga förutsättning att medverka och påverka utifrån sin funktionsnedsättning. Vi åtar oss att arbeta systematiskt med resultatet av Frösundas årliga och/eller av stadens initierade brukarundersökningar för Danvikstulls dagliga verksamhet för att öka kvaliteten för deltagarna genom följande steg: Efter avslutad deltagarundersökning sammanställs resultatet av den externa part som har utfört undersökningen och skickas först till Frösundas kvalitetsavdelning som upprättar analysarbete. Vår kvalitetschef Christine Rosencrantz redovisar resultaten både skriftligt och muntligt till Frösundas koncernledning och en av våra sakkunniga från kvalitetsavdelningen presenterar resultaten till ledningsgruppen för affärsområdet Funktionsnedsättning bestående av affärsområdeschef och regionchefer. Regioncheferna presenterar sedan resultatet på ett av deras månatliga regionala möten med verksamhetschefer som i sin tur presenterar resultatet för sin medarbetargrupp på en APT i verksamheten. Även om helhetsresultatet på deltagarundersökningen är i linje med verksamhetens mål finns det alltid delområden som har fått sämre resultat än andra, därför bryter vi ner och presenterar resultatet separat för olika delområden och frågeställningar. Vilka specifika frågeställningar som vi sedan skall arbeta med bestäms både på regional nivå och på verksamhetsnivå tillsammans med medarbetarna. Ett delområde kan vara: Deltagarens delaktighet i verksamhetens utformning och en frågeställning kan vara: Jag känner mig alltid delaktig i alla beslut som berör verksamhetens utformning och utbud av aktiviteter. Planerad återföring av resultatet till medarbetarna För att medarbetarna ska bli delaktiga i processen och själva komma med förslag på förbättringsåtgärder delar verksamhetschefen in medarbetarna i olika fokusgrupper baserad på det frågeställningar som verksamheten behöver utveckla och förbättra med deltagarna i fokus. Fokusgruppen avsätter sedan tid för att komma med förslag på förbättringsåtgärder. Under nästkommande APT avsätter verksamhetschefen extra tid för att tillsammans med medarbetargruppen arbeta igenom fokusgruppernas olika förslag på åtgärder och upprätta en handlingsplan på vilka åtgärder som ska utföras. I handlingsplanen ska det tydligt framgå vilka åtgärder som skall göras, vem som ansvarar för att det blir gjort, när åtgärderna skall vara genomförda, vem som ansvara för att följa upp och hur dessa ska bidra till ökad kvalité gör deltagarna i verksamheten. Löpande under nästkommande APTer följer sedan verksamhetschefen upp hur utvecklingsarbetet fortlöper samt informerar regionchefen på månatliga regionmöten. Åtgärderna kan resultera bland annat i följande: • Ändringar av lokala processer och rutiner • Mer kompetensutveckling och/eller handledning för medarbetarna • Förändring av bemanningsscheman Deltagarna och närstående får ta del av resultatet och handlingsplanen via personliga möten med kontaktmannen som vi åtar oss att erbjuda varje deltagare efter att undersökningen har genomförts. Vi presenterar även resultatet och förbättringsåtgärderna på nästkommande planeringsdag för deltagarna och närståendeträff samt via verksamhetens månadsbrev. Planerad återföring av resultatet till deltagare Vi åtar oss att presentera resultatet av deltagarundersökningen genom följande steg: Det första steget i vårt arbete är att vi åtar oss att presentera resultatet på en planeringsdag med deltagarna på Danvikstulls dagliga verksamhet. Resultatet delges deltagarna både muntligt och skriftligt. Vid behov förtydligar vi resultatet med bilder eller tecken. Denna planeringsdag är viktigt för oss eftersom arbetet med undersökningen kan leda till att vi ibland behöver ställa följdfrågor till deltagarna. Våra deltagares synpunkter är det centrala i samtliga av våra förbättringsåtgärder. Vi tar upp det aktuella frågeställningarna som vi behöver förbättra och diskuterar det med deltagarna. Sedan går vi igenom handlingsplanen med de olika förbättringsåtgärder som skall utföras. Syftet med deltagarnas planeringsdag är att fånga upp deltagarnas synpunkter på förbättringsåtgärderna. Det som framkommer dokumenteras och handlingsplanens justeras. Om Danvikstulls DV behöver stöd vid planeringsdagar och vid arbetet med resultatet av deltagarundersökningar utifrån deltagarnas behov, så åtar vi oss att tillhandahålla representant från vårt Metodstöd. De kan ge medarbetarna stöd och vägledning på vilket sätt vi kan kommunicera resultat, stötta deltagaren att vara delaktig och göra egna val utifrån sin funktionsnedsättning. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 85 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Det andra steget i vårt arbete är att vi åtar oss att erbjuda ett personligt möte med deltagaren och deltagarens kontaktman för att gå igenom resultatet samt handlingsplanen efter utvärderingen. Alla deltagare kan eller vill inte prata i grupp, vi utför därför detta personliga möte för att säkerställa att samtliga av våra deltagare kommer till tals. Deltagaren kan om han/hon vill, även bjuda in närstående/ställföreträdare på detta möte. Om deltagaren medgiver så dokumenteras samtalet och handlingsplanen justeras därefter. Vidare följs åtgärderna upp och utvärderas via återkommande deltagrundersökningar på Danvikstulls DV. Genom löpande planeringsdagar med deltagarna under avtalsperioden säkerställer vi deltagarnas delaktighet och inflytande samt att resultaten arbetas igenom ordentligt i respektive verksamhet för att öka kvaliteten för deltagarna. Vi åtar oss att arbeta på samma sätt när beställaren genomför deltagarundersökningar i verksamheterna. Frösunda kommer löpande att informera beställaren om resultatet av våra genomförda undersökningar och uppföljningar samt handlingsplanen för det åtgärder som har vidtagits. NÄRSTÅENDEUNDERSÖKNING Vid minst två tillfällen per år kommer vi att genomföra närståendeundersökningar på verksamheten. Vårt mål är ett Närstående Index som uppvisar minst 90 % nöjdhet. Fokus i undersökningen är personligt bemötande i enlighet med våra beslutade beteenden och de närståendes trygghet. Resultatet av mätningarna och handlingsplanen av vidtagna åtgärder redovisas på en närståendeträff, i månadsbrevet och i samverkansmöte mellan oss och beställaren samt i vår årliga Förtroenderedovisning. Verksamhetschefen och deltagarens kontaktman bjuder även in närstående och deltagare till individuella uppföljningssamtal minst två gånger per år för att samla in fördjupad information om vad som fungerar bra, mindre bra eller vad som eventuellt fungerar dåligt. MEDARBETARUNDERSÖKNING Frösunda genomför vart annat år en medarbetarundersökning för samtliga anställda. Mätningen ger tal för nöjd medarbetarindex (NMI), ledarskapsindex (LSI) och NPS (Net Promoter Score). Resultatet utgör ett viktigt underlag för varje enhets arbete för förbättring. Ledarskapsindex LSI (vart annat år) är som ovan beskrivits en viktig del av resultatet från vår medarbetarundersökning. I denna finns specifika frågor som mäter ledarskapet generellt, men också specifikt de beteenden som är utmärkande för Frösundas ledare. UPPFÖLJING PÅ INDIVIDNIVÅ MED FOKUS PÅ KVALITET Uppföljning av genomförandeplan Genomförandeplanen utvärderas minst två gånger per år samt oftare vid behov. Vid utvärderingen medverkar deltagaren, kontaktmannen, handläggaren och i det flesta fall även verksamhetschefen. Om deltagaren önskar kan även närstående delta. Utvärderingen innebär att vi går igenom målen tillsammans och om målen har gett önskat resultat för deltagaren. Vi åtar oss att 100 % av våra deltagare ska ha en upprättad genomförandeplan senast inom 15 dagar från att beställningen har inkommit. Verksamhetschef ansvarar för att genomföra regelbundna stickprovskontroller av deltagarens sociala dokumentation med hjälp av vår EGENKONTROLL CHECKLISTA som är ett systematiskt verktyg och innehåller 7 punkter såsom dokumentation, avtal rutiner mm. VC går igenom checklistan vid stickprovskontrollen och kan då snabbt få en uppfattning om hur dokumentation/sociala journalen ser ut på enheten. Finns allt i den sociala journalen, är dokumentationen korrekt etc. Om det finns brister kan VC genom checklistan se om det är en slumpmässigt eller systematiskt brist eller fel. Syftet är att säkerställa att dokumentationen sker löpande och regelbundet och med respekt för den enskilde. Utöver detta genomför vår kvalitetsavdelning en årlig genomgång av dokumentationen i verksamheten för att säkerställa att genomförandeplanen och sociala dokumentationen är aktuell och komplett och om den innehåller konkreta och mätbara mål och delmål och om målen följs upp. Eventuella avvikelser dokumenteras, åtgärdsplan upprättas och beställaren informeras. Uppföljning av Mål- och ansvarsbeskrivning Frösundas ledning har under 2013 tagit fram Mål- och Ansvarsbeskrivningar (MoA) för samtliga yrkesroller inom Frösunda. Dessa kan liknas vid en modern befattningsbeskrivning som innehåller olika delar vilka berör befattningen. De beskriver befattningens syfte, mål, huvudsakliga arbetsuppgifter, ansvarområden, kompetenskrav, osv. Alla medarbetare i Frösunda har en MoA vilken utgår från samma mall – från VD till Kundnära medarbetare. Syftet är att tydliggöra alla våra befattningar och hur våra medarbetare tillsammans med sin chef kan konkretisera yrkesrollens olika utmaningar och möjligheter. MoA kommer användas vid rekrytering, kompetensutveckling, målhantering samt utvecklingssamtal. Mål- och ansvarsbeskrivningarna (MoA) ligger till grund för Frösundas kompetenskrav på våra medarbetare samt även vårt strategiska HR-arbete. Vi följer årligen upp medarbetarnas kompetens och mål utifrån Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 86 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. respektive MoA i det individuella mål- och utvecklingssamtalet. Under mål- och utvecklingssamtalet identifierar vi tillsammans starka kompetenser och egenskaper utifrån medarbetarens mål samt även utvecklingsområden. Dessa ligger sedan till grund för individuell kompetensutveckling. Den sammanlagda måluppfyllelsen ligger till grund för medarbetarens lönesamtal. Mål- och utvecklingssamtal genomförs en gång om året med efterföljande uppföljningsmöten som ska ske minst en gång per år, det innebär uppföljning av kompetens och kompetensutveckling minst 2 gånger per för alla medarbetare. Mål- och Utvecklingssamtal Mål- och utvecklingssamtalen både förbereds och dokumenteras i Frösunda akademin. Mål- och ansvarsbeskrivningen ger chef och medarbetare en tydlig bild av vad som ska utvärderas vid ett utvecklingssamtal. Varje mål- och utvecklingssamtal innehåller diskussioner kring hur medarbetaren har genomfört sina arbetsuppgifter, måluppföljning, etc. Här diskuteras dessutom ledarens förväntningar på medarbetaren vilket kopplas till medarbetarens kompetensutvecklingsplan samt specifika verksamhetsmål. Utifrån dessa arbetar sedan chefen tillsammans med medarbetaren upp en utvecklingsplan för hur medarbetaren ska arbeta vidare. Medarbetarens framtida karriär diskuteras också, det kan även vara så att medarbetaren vill ha nya utmaningar och mål och eventuellt byta tjänst. Chefen gör då en kompetensutvecklingsplan för framtida yrkesroll. Våra Mål- och Ansvarsbeskrivningar ger oss en tydlighet i vad för typ av kompetenser vi behöver för respektive yrkesroll. Vid varje anställning görs en kompetenskartläggning utifrån våra fastställda kompetenskrav för yrkesrollen. Utifrån var varje enskild medarbetare befinner sig i sin yrkesroll, har vi möjlighet att erbjuda individanpassad kompetensutveckling som matchar yrkesrollen och verksamhetens behov. Medarbetarens individuella kompetensutvecklingsprogram sammankopplas med Mål- och Ansvarsbeskrivningen genom vår portal Frösunda Akademien. Medarbetaren och närmaste chef kan genom portalen på ett överskådligt sätt inventera de utbildningar som medarbetaren behöver för att nå sina individuella mål. Utbildningskatalogen med aktuella datum finns upplagda i systemet och man ansöker även om en utbildningsplats direkt online. Efter genomförd utbildning med godkänt resultat sparas eventuella certifikat och utbildningsbevis direkt under medarbetarens inloggningsprofil. Validering av utbildning – mätning av tillgodosedd kunskap Vi arbetar med olika typer av valideringsverktyg både före, under och efter respektive utbildning. Dels är det intressant att se våra medarbetares kompetensnivå innan påbörjad utbildning, samtidigt som om utbildningen genererat någon kompetenshöjning. Utöver våra valideringsverktyg, utvärderar medarbetaren varje utbildning vilket gör att vi får en direkt feedback på utbildningens innehåll. Det bildar därefter underlag för vidareutveckling av våra utbildningar som vi utvecklar kontinuerligt för att säkra våra läromål. För effektmätning använder vi oss av Kirkpatricks välkända metoder. UPPFÖLJNING PÅ VERKSAMHETSNIVÅ Avtalsgenomgång vid övertagande Vid ett övertagande av en verksamhet, oavsett om det är en förlängning eller en nystart, åtar vi oss att gå igenom avtalet tillsammans med medarbetarna. Det är verksamhetschefen och regionchefen som tillsammans håller i genomgången. Man går igenom såväl intentionerna i LSS, stadsdelens mål och vision, avtalet samt anbud och förfrågningsunderlag från upphandlingen. Detta för att säkerställa att medarbetarna är medvetna om vad som står i avtalet och vilka åtaganden vi som utförare ska genomföra. Vi vill att samtliga av våra medarbetare känner sig delaktiga i hur vi som utförare ska driva verksamheten. Kopia på avtalen, anbudet och förfrågningsunderlaget finns på varje enhet och är tillgängliga för alla medarbetare. Dessa handlingar hålls sedan ständigt aktuella vid planeringsdagar och APT möten som enhetens medarbetare kontinuerligt genomför. På en av våra 2 planeringsdagar per år går vi igenom mervärden mer ingående med medarbetargruppen för att diskutera hur vi har lyckats och vad vi kan utveckla och göra bättre. Verksamhetsuppföljning När beställaren utför en planerad eller oplanerad tillsyn/ uppföljningen ställer verksamhetschefen begärda handlingar, lokaler och medarbetare till beställarens förfogande. Om beställaren har skickat ut ett förberedande underlag innan mötet går verksamhetschefen igenom den och fyller i det efterfrågade uppgifterna innan uppföljningen/tillsynen. Verksamhetschefen och värderingsledaren och/eller representant från vår kvalitetsavdelning tillsammans med beställaren genomför sedan uppföljningen av verksamheten. Vid uppföljningen kan en eller två medarbetare från verksamheten också delta. När resultatet från uppföljningen kommer skickar verksamhetschefen det till kvalitetsavdelningen, regionchefen och kvalitetsrådet som säkerställer att vi arbetar systematiskt med förbättringsåtgärder. Om uppföljningen visar att verksamheten har brister åtgärdas dessa så snart som möjligt. Om resultaten visar att stöd, service och omvårdnad inte uppfyller ställda krav vad gäller kvaliteten, ska en åtgärdsplan snarast upprättas av utföraren och redovisas för beställaren. Resultatet av verksamhetsuppföljningen presenteras sedan på nästkommande APT möte för medarbetargruppen där verksamhetschefen och personalgruppen tillsammans diskuterar vilka åtgärder som skall göras. Utifrån diskussionen som hela medarbetargruppen Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 87 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. haft görs sedan en handlingsplan utefter de aktuella bristerna som skall åtgärdas. I handlingsplanerna skall tydligt framgå: Vilka är de identifierade bristerna, Hur ska vi åtgärda dem? Vem skall ansvara för att det blir gjort?, När ska det vara åtgärdat? Arbetet med handlingsplanerna följs sedan upp vid regionmöte som verksamhetschefen har tillsammans med regionchefen samt på de regelbundna APT. Det följs även upp i den årliga egenkontrollen att allt är åtgärdat. Förbättringsportalen Frösunda bedriver förbättringsarbeten inom en mängd områden. Dessa definieras inom två huvudkategorier; deltagarnära och organisatoriska. Det deltagarnära förbättringsarbetet består exempelvis av rutiner för vård- och omsorgsavvikelser och synpunkter och klagomål. Det organisatoriska förbättringsarbetet fokuserar på utveckling av processer, rutiner och dokument. Ärenden som överlämnas från Förbättringsportalen till processägare ska hanteras senast inom 14 dagar. Inkomna förslag, resultat och avvikelser återförs till våra medarbetare via månadsrapporter som publiceras på intranätet samt via regionchef till verksamhetschef. Synpunkter och klagomål Frösunda har ett väl utvecklat system för synpunkter och klagomål i enlighet med vårt ledningssystem för kvalitet. Att hantera synpunkter och klagomål från deltagare är en central del i arbetet med att öka vår deltagarnöjdhet. Varje deltagares upplevelse är unika och ska hanteras och bemötas med stor respekt utan att värderas som mer eller mindre viktigt. När en deltagare, närstående, medarbetare eller annan person som är delaktig i arbetet runt deltagare lämnar ett klagomål eller en synpunkt, säkerställer vi först och främst att bristen åtgärdas omgående. Synpunkter och klagomål kan lämnas via förtryckt formulär i brevlåda på verksamheten, direkt till medarbetare eller verksamhetschef, via telefon till verksamheten eller e-post via vår hemsida, eller direkt till vår Kundombudsman. Alla synpunkter och klagomål dokumenteras och verksamhetschefen ansvarar för att upprätta en åtgärdsplan med tydliga tid- och ansvarsangivelser, samt tidpunkt för återkoppling till den som lämnat synpunkten eller klagomålet. Statistik för synpunkter och klagomål rapporteras in till kvalitetsavdelningen och till beställaren minst en gång per år. Dock kommer vi vid varje synpunkt och klagomål omgående rapportera det till registratorn. Verksamhetschefen ansvarar för att alla medarbetare arbetar enligt rutinerna för synpunkter och klagomål. Information ges i samband med vårt introduktionsprogram och löpande på arbetsplatsträffar. Vi åtar oss att hålla beställaren informerad om avvikelser, synpunkter och klagomål samt till beställaren redovisa avvikelser och mottagna klagomål tre ggr/år för redovisning i stadens tertialrapporter och årsredovisningar. Kvalitetsråd Vi åtar oss att bilda ett kvalitetsråd för Danvikstulls DV vars uppgift är att se över kvaliteten i verksamheten. Syftet med kvalitetsrådet är att hantera rapporterade förbättringsförslag, avvikelser samt klagomål och synpunkter från deltagare, närstående, företrädare, beställare och medarbetare samt föreslå kvalitetsförbättringar. De inhämtar även kunskap om verksamhetens kvalitet genom uppföljning av data i kvalitetsregister och öppna jämförelser i förekommande fall. Kvalitetsråden är grunden till Frösundas ständiga utvecklingsarbete. Kvalitetsrådet diskuterar även metodutveckling, forskningsrön, värdegrund och värderingsfrågor och information från Metodstödsavdelningen. Verksamhetschefen leder kvalitetsrådet som består av verksamhetens kvalitetsombud och en eller två medarbetare från verksamheten. Rådet sammanträder minst 4 gånger per år och en gång per år åtar vi oss att utföra öppen kvalitetsråd där såväl deltagare och anhöriga är bjudna att delta. På varje APT och planeringsdagar finns en punkt där Kvalitetsrådet går igenom och förankrar samt genomför det planerade förbättringsarbetet. Kvalitetsrådskonferens En gång per år åtar vi oss att genomföra en kvalitetsrådskonferens med samtliga av våra dagliga verksamheters kvalitetsombud i Stockholm. Syfte är att säkerställa att vi arbetar systematiskt och enhetligt med förbättringsåtgärder och utveckling i samtliga av våra dagliga verksamheter. Vår regionchef för Stockholm dagliga verksamheter tillsammans med sakkunniga från vår Kvalitetsavdelning eller Metodstöd kommer att organisera och hålla i kvalitetsrådskonferensen. Förtroenderedovisning Vi upprättar varje år en Förtroenderedovisning som ett steg i Frösundas kvalitetsarbete. Frösunda har valt att kalla rapporten Förtroenderedovisning och inte det sedvanliga kvalitetsbokslutet, eftersom kvalitet och öppenhet är vårt sätt att bygga förtroende och skapa tillit. Rapporten innehåller det gångna årets kvalitetsarbete, avvikelser och händelser och synpunkter och klagåmål samt medarbetar- och deltagarberättelser och därmed ger en ökad transparens gällande hur vi arbetar. Det är en sammanställning av vad vi gjort det gångna året och vad vi tänker göra kommande år. Vi åtar oss att årligen bjuda in till gemensam presentation av resultatet av vår Förtroenderedovisning för närstående/ställföreträdare på Danvikstulls DV. Då beskriver vi även hur vi ska arbeta med förbättringsåtgärder på verksamheten. Detta för att ge en öppen och samlad bild av Frösundas kvalitetsarbete och tillgodose närståendes förväntan på öppenhet och information. Verksamhetschefen och deltagarens kontaktman bjuder även in närstående till individuella uppföljningssamtal för att samla in fördjupad information om vad som fungerar bra, mindre bra eller vad som eventuellt fungerar dåligt. Förtroenderedovisningen skickas till beställaren varje år. Kollegial kontroll Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 88 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Vi åtar oss att genomföra fyra kollegiala kontroller per år med syftet att skapa en plattform för lärande och utveckling – för kvalitet. Våra kollegiala kontroller är ett lärandetillfälle med stöd av checklistor för att skapa uppföljning och reflektion om den egna verksamheten. De ingår tre olika samtals teman, som varierar varje termin, kontrollerna är ett verktyg för riskanalys och utvecklingsarbete och de genomförs av alla verksamhetschefer. De kollegiala kontrollerna dokumenteras och samlas in av respektive regionchef samt delges kvalitetsavdelningen för att resultatet ska vara med som en grund i Förtroenderedovisningen samt i verksamhet - och affärsplaneringen. Interna kontroller Kvalitetsavdelningen gör riktade kartläggningar och/eller fördjupningar utifrån väsentlighet och risk baserad på den kunskap som tillförs via externa tillsyner, egenkontroll m.m. Obligatoriskt är att vår kvalitetsavdelning genomför två olika tillsyner vid ett övertagande av en entreprenad. Den första genomförs i samband med starten och den andra efter sex månader. Syftet är att säkerställa att arbetet skett i enighet med avtal och anbud. Ansvarig person från kvalitetsavdelningen återrapporterar till verksamhetschefen som i sin tur ansvarar för att delge medarbetarna vid nästkommande arbetsplatsträff. Vi genomför därefter regelbundna interna kontroller på verksamheterna gällande bland annat avtalstrohet, dokumentation och kompetensutveckling. Vi åtar oss att arbeta i enighet med detta på Danvikstulls DV för att säkerställa att resultatet av kontrollerna omsätts i verksamhetsförbättrande åtgärder. Kritiska rutiner På Frösunda arbetar vi aktivt med kritiska rutiner, exempel rutiner synpunkter och klagomål, anmälan av allvarliga missförhållanden, Lex Sarah och Lex Maria. Kvalitetsavdelningen ansvarar för våra rutiner. Utifrån rutinerna upprättas ett kunskapstest som publiceras på Frösunda akademin. Verksamhetschefen ansvarar för att följa upp att samtliga medarbetare har genomfört kunskapstestet inom angiven tidsperiod. Testresultaten kategoriseras och icke godkända testresultat leder till insatser för att nå resultatet. Alla medarbetare ska känna till våra kritiska rutiner, vara uppdaterade på hur de ska agera enligt rutinen samt vara pålästa om innehåll och agerande. Vi åtar oss att göra en kritisk rutin av aktuellt avtal för att säkerställa att arbetet sker i enighet med vad som avtalats gällande Danvikstulls dagliga verksamhet. Egenkontroll Genom vår egenkontroll checklista identifierar vi starka och svaga delar av vår verksamhet och kartlägger hur leveranssäkra vi är. Samtliga egenkontroller som genomförs i verksamheten samlas upp av verksamhetschef som rapporterar dessa till vår kvalitetsavdelning. Kvalitetsavdelningen genomför sedan affärsområdes specifika analyser samt analyser på koncernövergripande nivå. Vi åtar oss att anpassa egenkontrollerna i verksamheterna. Kontrollerna kommer att vara verksamhetsspecifika och anpassat utifrån avtal, aktuell forskning samt analyser gjorda av vår kvalitetsavdelning. Månadsuppföljning Verksamhetschef gör varje månad en uppföljning. Månadsuppföljning är basen i vårt arbete för att nå våra mål, 90 % deltagarnöjdhet, 100 % avtalstrohet och 100 % regulatorisk följsamhet. En gång varje månad följer vi upp antalet vård- och omsorgsavvikelser samt typ, genomförda egenkontroller och kollegiala kontroller, samt typ och antal synpunkter och klagomål. Resultatet delges medarbetargruppen vid arbetsplatsträffar. Frösundas månadsvisa uppföljning av sina verksamheter på olika nivåer gör att informationen om verksamheten kommer Frösundas högsta ledning till kännedom snabbt. Ledningen kan då ställa ytterligare frågor och vidta snabba åtgärder. Rapporteringen omfattar nyckeltal inom HR, kvalitet och ekonomi. På motsvarande sätt går beslut och åtgärder ut via de olika ledningsgrupperna så att hela organisationen för del av och kan agera efter fattade beslut. Mystery Shopper´s Vi åtar oss även att mäta genom Mystery Shopper´s en gång per år. Mystery Shopper’s används för att säkerställa vårt bemötande mot deltagare och närstående. Dessa personer har till uppgift att ta kontakt med oss som arbetar på Frösunda på olika sätt; genom att ringa, mejla eller genom att besöka några av våra verksamheter eller huvudkontoret. De undersöker bland annat om vi svarar när de ringer eller mejlar, hur lång tid det tar innan vi svarar och/eller återkopplar, hur vi svarar – det vill säga, vilket bemötande man får samt hur kontakten följs upp. Resultatet av våra Myster Shopper´s tillsänds beställaren. VDs Kundpanel Frösundas VD träffar fyra gånger per år kundpaneler från varje affärsområde. Mötena sker på ett avspänt sätt där deltagarna för berätta om sina upplevelser och ge konkreta förbättringsförslag. Syftet är att säkerställa att vårt arbete med ständiga förbättringar når våra deltagare. VD anonymiserar materialet och delger affärsområdescheferna förbättringsförslagen. Återkoppling till deltagarna sker på nästa träff med VD. Ett exempel är att våra medarbetare nekat deltagare att sitta på sin altan och dricka öl. Detta ledde till att vi kunde ha en värderingsbaserad diskussion kring vad det innebär att vi arbetar i deltagarens bostad och vad deras självbestämmande innebär. VD kan direkt observera om de fattade besluten i verksamheten har verkställts eller inte. Frösundas kundombudsman Frösundas kundombudsman sammanställer månadsvis samtliga inkomna synpunkter och klagomål vilka avidentifieras och rapporterar direkt till vår VD. Företagsledningen går igenom sammanställningen vid månadens ledningsgrupp. Affärsområdeschef delger sedan regionchef som i sin tur presenterar resultatet för sina verksamhetschefer. Verksamhetschefen har sedan ansvar för att medarbetarna tar del av resultatet Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 89 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. på nästkommande arbetsplatsträff. Syftet med processen är att ständigt förbättra och utveckla vårt bemötande vilket ska ske i enighet med våra värderingsdrivna beteenden och verksamhetens värdegrund. Vi åtar oss att kvartalsvis rapportera genomförda förbättringsinsatser på Danvikstulls dagliga verksamhet till Södermalm stadsdelsförvaltning. Utvärderingsgruppens bedömning utifrån anbudsgivarens beskrivning (Fasta svarsalternativ) Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 90 av 133 5,00 % Refnr.: 298-2014-2.2.2. 3. Utvärderingsbilaga Hammarby dagliga verksamhet 3.1. Förutsättningar 3.1.1. Beskrivning av verksamheten vid Hammarby dagliga verksamhet Hammarby dagliga verksamhet är belägen på Färgargårdstorget 3 i Stockholm. I dagsläget har verksamheten tillstånd för 48 platser. Verksamheten har inriktning mot friskvård, hantverk, miljö-trädgård-kök, legoarbete, IT/redaktion-foto. I bilaga 5 till förfrågningsunderlaget finns ritningar över verksamhetens lokaler. Antal brukare och vårdnivå Heltid: 2 personer i vårdnivå 7. 1 person i vårdnivå 6. 6 personer i vårdnivå 5. 8 personer i vårdnivå 4. 22 personer i vårdnivå 3. 2 personer i vårdnivå 2. Deltid: 1 person i vårdnivå 5. 1 person i vårdnivå 2. Därutöver finns två deltagare från andra kommuner. För dessa saknas vårdnivå. Befintlig personal Tillsvidareanställd personal Vårdare. Tjänstgöringsgrad: 100%. Månadslön, exk. pf: 23 763 kronor. Vårdare. Tjänstgöringsgrad: 100%. Månadslön, exk. pf: 25 010 kronor. Vårdare. Tjänstgöringsgrad: 100%. Månadslön, exk. pf: 22 771 kronor. Vårdare. Tjänstgöringsgrad: 80%. Månadslön, exk. pf: 18 976 kronor. Vårdare. Tjänstgöringsgrad: 100%. Månadslön, exk. pf: 25 176 kronor. Vårdare. Tjänstgöringsgrad: 100%. Månadslön, exk. pf: 24 338 kronor. Vårdare. Tjänstgöringsgrad: 100%. Månadslön, exk. pf: 24 643 kronor. Vårdare. Tjänstgöringsgrad: 100%. Månadslön, exk. pf: 24 222 kronor. Vårdare. Tjänstgöringsgrad: 100%. Månadslön, exk. pf: 23 553 kronor. Vårdare. Tjänstgöringsgrad: 100%. Månadslön, exk. pf: 21 775 kronor. Vårdare (hantverkspedagog). Tjänstgöringsgrad: 100%. Månadslön, exk. pf: 19 800 kronor. Vårdare (hantverkspedagog). Tjänstgöringsgrad: 87,5%. Månadslön, exk. pf: 20 098 kronor. Vårdare. Tjänstgöringsgrad: 83,75%. Månadslön, exk. pf: 19 090 kronor. Vårdare. Tjänstgöringsgrad: 100%. Månadslön, exk. pf: 23 000 kronor. Vårdare. Tjänstgöringsgrad: 100%. Månadslön, exk. pf: 23 855 kronor. Arbetsterapeut. Tjänstgöringsgrad: 100%. Månadslön, ekl. pf: 29 238 kronor. Ekonomibiträde. Tjänstgöringsgrad: 100%. Månadslön, exkl. pf: 22 938. Timanställd personal Vårdbiträde, vid behov. Vårdbiträde, vid behov. Vårdbiträde, vid behov. Vårdbiträde, vid behov. Timlön: Timlön: Timlön: Timlön: Utskrivet: 2014-09-30 23:55 110 110 130 110 kronor. kronor. kronor. kronor. Sida 91 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Observera att uppgifterna är framtagna vid en viss tidpunkt och att förhållandena med stor sannolikhet kommer att förändras under upphandlingens genomförande och under tiden från upphandlingens avslutande till verksamhetsövergång. Uppgifter om personal, vårdnivåer och vissa kostnader (el, sopor m.m.) ska betraktas som ungefärliga och lämnas för att ge anbudsgivare viss vägledning inför anbudsgivande Uppgifter om väsentliga förändringar av dessa förhållanden som kommer till den upphandlande myndighetens kännedom kommer att delges dem som hämtat anbudsunderlaget. 3.1.2. Utvärdering Verksamheten ska bedrivas på ett sådant sätt att den vid varje tidpunkt uppfyller de krav som ställs i socialtjänstlagen, lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, hälsooch sjukvårdslagen, övrig aktuell lagstiftning, förordningar och föreskrifter samt Stockholms stads mål, riktlinjer och policy inom området. De grundkrav som ställs i detta förfrågningsunderlag ska vara uppfyllda. Anbudsgivaren ska göra beskrivningar enligt nedanstående kriterier. Samtliga kriterier ska beskrivas kort och koncist utan att göra avkall på innehållet. Ovidkommande resonemang, hänvisningar etc. bör undvikas, liksom ingående beskrivningar av etablerade metoder. Beskrivningar och åtaganden ska utformas utifrån förhållandena vid den specifika dagliga verksamhet som anbudet avser och ta sin utgångspunkt i den enskilda individen. Samtliga beskrivningar och åtaganden i anbudet kommer att utgöra avtalsinnehåll. Åtagandena kommer att ligga till grund för information till brukare och andra intressenter. Om åtagandena inte uppfylls ska utföraren garantera att rättelse sker. Beskrivningen bör även formuleras så att den kan bilda underlag för beställarens uppföljningar av verksamheten. Utvärderingen är indelad i tre kriterier. Poäng, vikt samt viktad maxpoäng för respektive kriterium framgår nedan. Varje kriterium är indelat i bedömningsgrunder. Hur dessa är viktade framgår av respektive bedömningsgrund nedan. Kriterierna kommer att utvärderas utifrån de mervärden, i förhållande till ställda krav, som anbudsgivarens beskrivningar och åtaganden bedöms medföra i tjänstens utförande för den enskilde i den aktuella verksamheten. Poäng erhålls utifrån de mervärden som görs troliga genom beskrivningar och åtaganden. Kriterium 1: Förhållningssätt och värdegrund Max. 200 Poäng - Vikt 12 % Kriteriet är indelat i två bedömningsgrunder Kriterium 2: Stöd, service och omvårdnad som möjliggör goda levnadsvillkor och ett självständigt liv Max. 300 Poäng - Vikt 63 % Kriteriet är indelat i tre bedömningsgrunder Kriterium 3: Systematiskt utveckling Max.200 poäng - Vikt 25 % Kriteriet har två bedömningsgrunder Får flera anbud samma sammanlagda poängantal så vinner det anbud som har högst poäng för kriterier med högst vikt. Jämförelse sker för kriterierna i ordning från högsta till Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 92 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. lägsta vikt och avbryts när en anbudsgivare har högre poäng för ett kriterium, och därmed vunnit. Om anbud ändå inte går att skilja åt kommer lottning att avgöra tilldelningen. Utvärderingsgrupp Bedömningen av åtaganden och beskrivningar beträffande utvärderingskriterierna kommer att genomföras av en grupp om minst tre personer från Stockholms stad, där deltagarna är tjänstemän som genom sitt arbete är sakkunniga avseende daglig verksamhet enligt LSS. Varje deltagare gör först en egen, självstädnig, bedömning av anbudet. Därefter träffas gruppen för att göra en gemensam utvärdering av anbudet. Bedömingen görs i konsensus. 3.2. Utvärderingskriterier 3.2.1. Kriterium 1 - Förhållningssätt och samverkan Vikt för kriteriet: sammanlagt 12 % Kriterium 1 utgörs av två bedömningsgrunder. Vikt och poäng framgår av respektive bedömningsgrund. 3.2.1.1. Bedömningsgrund 1:1 Värdegrund - vikt 7 % Anbudsgivaren ska kortfattat beskriva den värdegrund som ska finnas inom den dagliga verksamheten och tydliggöra hur värdegrunden systematiskt och metodiskt sprids och förankras för att få genomslag i stödet till den enskilde. 50 eller 100 poäng kan utdelas för det mervärde som bedöms finnas i anbudsgivarens beskrivningar och åtaganden avseende värdegrund och värdegrundsarbete vid den aktuella dagliga verksamheten. Av beskrivningar och åtaganden ska framgå och göras troligt att värdegrunden kommer att genomsyra hela verksamheten och personalens förhållningssätt i planeringen, utförandet och uppföljningen av stödet till den enskilde brukaren, till exempel genom särskild tid och metoder för kontinuerlig vardaglig handledning, reflektion och utbildning. Gör beskrivning i enlighet med vad som anges ovan! (Fritextsvar) FRÖSUNDAS VÄRDEGRUND – VÄRDERINGSDRIVET BETEENDE Vår värdegrund har sin utgångspunkt i LSS-lagens grundläggande principer och FN:s deklaration om de mänskliga rättigheterna som slår fast att alla människor har lika värde och samma rättigheter samt FN:s barnkonvention som slår fast varje barns grundläggande mänskliga rättigheter. Grunden för vårt värdegrundsarbete ligger ledarskapet, organisationen och medarbetarnas kompetenser. Med vårt ursprung i personlig assistans har vi en lång och dokumenterad erfarenhet av att alltid ha den enskilde individens behov i fokus i allt vi gör. Vår värdegrund består av följande beståndsdelar: • Det värderingsdrivna beteendet • Det salutogena förhållningssättet • Deltagarorienterade ledarskapet Frösundas värderingar Frösunda har anammat tre företagsgemensamma värderingar som speglar det sätt på vilket vi ska bemöta våra deltagare. Våra värderingar är respekt, engagemang och nyfikenhet. Vår värdegrund och värderingarna i sig saknar betydelse om dessa inte omsätts till praktisk handling. Därför har vi arbetat aktivt med att definierar mycket tydliga beteenden kopplade till varje värdering. Detta för att tolkningsutrymmet ska bli så litet som möjligt. Dessa beteenden har implementerats från högsta ledningen och vidare ut till alla medarbetare i Frösunda. Vår erfarenhet och första insikt i samband med detta arbete har varit att vi känner stor ödmjukhet inför det arbete som ska göras då det kräver mycket arbete bara att definiera de olika beteendena utifrån ett deltagar- och medarbetarperspektiv. Under 2013 har samtliga Frösundas chefer genomgått denna ”beteendeutbildning” och till slutet av 2014 ska samtliga av våra medarbetare ha genomgått den. Om vi får förtroendet att driva Hammarbys DV så åtar vi oss att samtliga medarbetare får beteendeutbildning inom 3 månader från övertagandet. RESPEKT - Genom ett värdigt och individuellt bemötande skapar vi trygghet och glädje. Respekt innebär att vårt stöd och omsorg ska grundas på respekt för deltagarens rätt till självbestämmande, inflytande och integritet. Stödet ska utföras med empati, förståelse och respekt för våra deltagare och deras närstående. Ett vänligt bemötande där man ser deltagaren som en individ har positiv effekt på våra deltagares livskvalitet. Samtliga medarbetare i Frösunda är ansvariga för kommunikationen och ska alltid kunna möta människor i olika situationer. Vi säkerställer detta genom Frösundas Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 93 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. värderingsdrivna beteende, kontinuerlig handledning och kompetensutveckling. Våra värderingsledare säkerställer detta i vardagen bland annat genom att agera modeller och förebilder. Beteenden: Jag tror på varje individs förmåga och möjligheter• Jag behandlar varje individ värdigt och med integritet ENGAGEMANG - Vi bryr oss om människor och känner stolthet över vad vi åstadkommer. Ett engagerat ledarskap är avgörande för att verksamheten ska hålla hög kvaliteter. Därför har vi valt att fokusera extra på våra ledare under det senaste året för att engagemanget ska få ökat genomslag på verksamhetsnivå. Engagemang innebär till exempel att vi inte ger upp i kommunikationen med deltagare eller närstående. Genom att arbeta aktivt med kompetensutveckling, hälsofrämjande arbete och kvalitetshöjande aktiviteter får vi en höjd kompetens och ökad motivation hos våra medarbetare. När vi frågar våra deltagare om vad som är den enskilt viktigaste skillnaden mellan en medarbetare som gör ett bra respektive ett mindre bra arbete får vi ständigt samma svar – det är medarbetarnas engagemang som är skillnaden som gör skillnad. Beteenden: Jag förmedlar stolthet över att arbeta för Frösunda• Jag inspirerar och använder min positiva energi och humor NYFIKENHET - Vi söker aktivt nya kunskaper som gör skillnad för våra deltagare. Nyfikenhet innebär också att vi ställer krav på våra medarbetare att med ett öppet sinne ta sig an nya arbetsmetoder och rutiner som höjer kvaliteten för deltagaren. Nyfikenhet innebär att vi lyssnar, tar reda på hur deltagaren vill ha det på sin dagliga verksamhet. Ibland kan vi tycka att någon har ett sämre beteende, då ska instinkten inte vara att döma, utan vi ska respektfullt försöka ta reda på varför personen agerar så som han eller hon gör och möta denne där den är. Den reella deltagarfokusen bygger på ett aktivt lyssnande. Frösunda kompetensutvecklar medarbetarna så att de inte bara ska höra vad deltagarna har att säga – de ska kunna lära och förstå också – även när deltagarna själva saknar förmåga att omsätta sina tankar och känslor i ord. Beteenden: Jag är öppen och intresserad av vad som sker hos våra deltagare, medarbetare, konkurrenter, i omvärlden och fångar chanserna när de kommer• Jag är intresserad av den enskilda människans perspektiv och lyssnar aktivt på dennes behov och önskemål IMPLEMENTERING AV VÄRDEGRUND För att påvisa hur vår värdegrund genomsyras i verksamheten och medarbetarnas förhållningssätt i planeringen, utförandet och uppföljningen av stödet till den enskilde deltagaren, kommer vi här nedan tydliggöra hur värdegrunden, på ett systematiskt och metodiskt sätt sprids och förankras i hela vår organisation för att få genomslag i stödet till den enskilde deltagaren på Hammarbys dagliga verksamhet. Ledarskapet – grunden för det värderingsdrivna beteendet I Frösundas ledning har åtta av elva ledande personer mycket lång erfarenhet av omsorgsarbete. Driftsansvariga (fem personer inklusive VD) har tillsammans närmare 150 års erfarenhet från omsorg. Detta speglar den syn Frösunda har på de speciella utmaningar som finns i att arbeta med vård och omsorg. Det krävs omfattande kompetens och erfarenhet för att etablera ett gott ledarskap som förgrenar sig ut i organisationen. För att tydliggöra Frösundas ledarskap har ledningen fattat beslut om åtta kompetenser som är avgörande för att vi ska lyckas leverera en hög livskvalitet för våra deltagare. Våra ledare utvärderas kontinuerligt mot dessa. För varje nivå av ledare finns dokumenterade krav i vilken grad respektive kompetens ska uppfyllas. Även om värderingarna ska genomsyra allt vi gör så handlar ändå en kompetens specifikt om att leva värderingarna. Utifrån detta är en av chefernas allra viktigaste uppgifter är att vara modell och förebild. På Frösunda är cheferna inte administratörer – de är tydliga, kommunikativa och närvarande ledare med deltagaren i fokus.. Vårt deltagarorienterade ledarskap leder till ett värderingsdrivet arbetssätt Som ledare är man förebild i att levandegöra Frösundas värderingar i vardagens möten. De allra flesta företag och organisationer har ett antal grundläggande värderingar som verksamheten vilar på. Ibland får dock dessa inte det genomslag som är tänkt och önskvärt. Vi menar att det beror på att man inte har definierat de beteenden och handlingar som ska följa av de framtagna värderingarna. De blir en ”pappers-produkt”. Vår arbetsmodell i värderingsdrivet arbetssätt bygger på evidensbaserade metoder kring beteendeförändring i organisationer. Det är vad medarbetarna GÖR som skapar resultat, inte vilka de ÄR. Egenskaper, värderingar, attityder är det vi normalt arbetar med för att få beteendeförändring. Som ledare på Frösunda ska man aktivt stödja individens utveckling för att nå verksamhetens mål. Våra ledare måste besitta mod, i begreppet mod lägger vi in att en chef måste klara av att fatta svåra beslut. Det innebär att utmana och ställa höga förväntningar på våra medarbetare. När cheferna definierar och ställer högre förväntningar visar det sig att de allra flesta medarbetare faktiskt påbörjar en resa för att svara upp mot de ställda kraven vare sig det handlar om bemötande, arbetssätt eller samarbete. Det handlar om att vara tydlig i dessa kritiska frågor, men att samtidigt ge verktyg och stöttning. Det är det vi menar med att vi tror på varje individs förmåga. Så vår syn är att tydligt definierade krav är bra – de får medarbetarna att växa. När vi kan visa att vi har en tro på varje medarbetare, en tydlighet i vad vi förväntar oss och en ledare som kan agera förebild i verksamheten, då lyckas vi också engagera våra medarbetare och skapa ett värderingsdrivet arbetssätt. För att säkerställa ett kundorienterat ledarskap på Hammarbys dagliga verksamhet har vi en heltid verksamhetschef (VC) på plats i verksamheten samtliga vardagar med undantag för regionmöten, Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 94 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. utbildningar och konferenser. Verksamhetschefen medverkar på arbetsplatsträffar (APT) och ansvarar för att 60 minuter avsätts till värdegrundsarbete i enlighet med vår agenda för APT. Medarbetarsamtal och lönesättning kopplas strategiskt till det värdegrunds- och värderingsdrivna beteendet. Det salutogena förhållningssättet Våra värderingar och arbetsmetoder grundar sig på forskningen bakom KASAM och vårt mål med att arbeta salutogent är att ge deltagaren meningsfullhet och livskvalitet. För oss handlar det om att ha ett förhållningssätt där våra medarbetare i varje situation och aktivitet i individens vardag tänker utifrån KASAM. Att i varje moment under dagen tänka igenom situationen för individen i form av: • Hur kan jag motivera individen till att vilja delta? • Hur förklarar jag, visar och beter mig för att individen ska veta och förstå vad som händer och vad som förväntas av honom eller henne? • Hur får jag individen att känna att ”jag kan”? Vi uppmuntrar våra deltagare att genomföra det som de klarar av att göra och vi ger stöd endast vid behov. Vi kommunicerar aktivt med våra deltagare och frågar alltid vad de har för önskemål, när och hur deltagaren vill ha sitt stöd. Vi arbetar med motivation och uppmuntran och låter deltagaren bestämma över sin vardag. Genom ett aktivt lyssnande tar vi in deltagarens behov vilket skapar möjligheter till en meningsfull dag med värdighet och självbestämmande. För att det salutogena förhållningssättet ska få fullt genomslag på Hammarbys DV åtar vi oss, under första och andra avtalsåret, att utbilda samtliga medarbetare i detta. Verksamhetschefen får vidareutbildning i det salutogena ledarskapet. FRÖSUNDAS ORGANISATION I följande avsnitt beskrivs olika funktioner och deras uppgifter att förankra och levandegöra värderingarna. På Frösunda är vi övertygade om att vi aldrig blir starkare än vår svagaste länk. Det betyder att värderingarna måste levas i företagsledningen och hela vägen ut i organisationen. Vi menar att det är naivt att tro att värderingarna annars ska få fullt genomslag VD och företagsledningen De signaler som sänds ut av VD och företagsledningen är de signaler som kommer att sändas vidare i varje led ända ut till den deltagarnära medarbetaren. Därför har vår företagsledning under 2013 genomfört ett arbete tillsammans med Ekman & Partners för att säkerställa att hela ledningsgruppen ställer sig bakom Frösundas mål och värderingar. Detta skedde dels genom att hela ledningsgruppen har fått jobba tillsammans under ett antal heldagar och dels genom att samtliga medlemmar i ledningsgruppen har fått individuell coachning. Frösundas kvalitetsmål fram till 2016 ser ut som följer: • Nöjd Kund Index ska överstiga 90 % som ett genomsnitt över samtliga affärsområden. • 100 % avtalstrohet. • 100 % regulatorisk följsamhet. För att få genomslag ut i hela organisationen måste alla leda sina respektive medarbetare i denna riktning. De flesta av oss har själva i olika sammanhang sett konsekvenserna av att detta inte görs och många gånger räcker det med att en eller två personer inte fullt ut står bakom målen och värderingarna för att den önskvärda effekten ska utebli. VD har också en ständig dialog med deltagare och närstående, exempelvis genom att delta på närståendeträffar och personalmöten, men framför allt genom de så kallade VDs kundpaneler. Dessa gruppmöten är utmärkta tillfällen för VD att få förstahandsinformation kring vad som händer ute i verksamheterna. Av samma anledning så rapporterar Frösundas kundombudsman direkt till VD. När informationen går direkt undviks filtrering på vägen fram till högsta ledningen och kommunikationen underlättas väsentligt. Koncernledningen är kontinuerligt ute och besöker våra verksamheter och minst två dagar per år har samtliga personer i ledningen praktik på någon av våra verksamheter. Under 2013 har exempelvis vår affärsområdeschef för äldreomsorg genomfört sina praktikdagar på 3 olika dagliga verksamheter inklusive Danvikstulls dagliga verksamhet som vi driver på entreprenad åt Södermalm Sdf. Affärsområdeschefen (AOC) AOC ingår i företagsledningen och är ytterst ansvarig för all verksamhet i affärsområdet. Det innebär bland annat att säkerställa att ledarna arbetar efter vår värdegrund och att ledarnas kompetenser matchar vår ledarskapsprofil. Detta följs upp av VD genom den normala månadsuppföljningen med respektive AOC, genom VD:s kundpaneler samt rapporterna från kundombudsmannen och kvalitetsavdelningen. Regionchefen (RC) RC ingår i ledningsgruppen för affärsområdet Funktionsnedsättning och rapporterar till AOC. Ett verktyg för RC när det gäller att följa upp det värderingsdrivna beteendet är resultaten från deltagar- närstående- och medarbetarundersökningar. Stora delar av undersökningarna fokuserar på just det värderingsdrivna beteendet. RC följer även upp ledarutvärderingarna noga och gör givetvis också själv regelbundna utvärderingar av ledarskapet genom månatliga möten med VCn, deltagande på verksamheternas APT möten Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 95 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. och oplanerade och informella besök i verksamheterna. Rapporteringen mellan RC och AOC sker formellt genom månatliga ledningsgruppsmöten med månadsuppföljningarna, men desto oftare ”informellt” genom en tät dialog samt regelbundna möten. Verksamhetschefen (VC) VC är huvudansvarig för att organisera arbetet i verksamheten och säkerställa att alla medarbetare arbetar utifrån våra beslutade värderingsdrivna beteenden. Respektfullhet, engagemang och nyfikenhet är våra värderingar som präglar det sätt som vi ska agera på och uppfattas som. Som VC för Hammarby DV kommer man vara en förebild i att levandegöra våra värderingar i vardagens möten. Han eller hon är bärare av Frösundas värderingar och den som säkerställer leverans i enlighet med uppdraget. Till sitt stöd har han/hon bland annat verksamhetens värderingsledare (se nedan). Vi säkerställer ledarskapet genom en strukturerad rekryteringsprocess, att tillhandahålla kontinuerlig kompetensutveckling och handledning under avtalstiden samt genom systematiska uppföljningar från vår kvalitets- och HR-avdelning. Medarbetarna Vi säkerställer att vår värdegrund och värderingar är tydliga för våra medarbetare genom att: • Vid rekrytering ta hjälp av ett självskattningstest. Vi anställer inte personer som inte når minst godkänd nivå avseende det värderingsdrivna beteendet • Vi har tagit fram en egen webbaserad bemötandeutbildning som bygger på olika case från verkligheten för våra medarbetare. Den efterföljs av workshops på APT på varje enhet. • Kontinuerligt kompetensutveckla samtliga medarbetare med avseende på kvalitet och det värderingsdrivna beteendet • Varje chef har ansvar för att ta fram tydliga åtgärdsplaner för de medarbetare som inte uppfyller lägsta nivå av generella och lokala beteenden • Medarbetare som agerar efter våra värderingar uppmuntras synligt för detta. Vi lyfter fram goda exempel på vårt intranät, APT-möten, i informationsbrev/ månadsbrev och i gemensamma sammanhang. Genom att berätta för alla våra medarbetare om de förebilder vi har, skapar vi en tydlighet om vad som krävs samt motivation att själv bli en förebild. Vår företagsledning utser varje år ett antal förebilder (dessa kan nomineras av vem som helst ute i organisationen) som får möjlighet att göra en gemensam studieresa till någon av våra ”systerenheter” i Europa för att studera hur man där arbetar med kvalitet och värderingar. • Alla medarbetare deltar i värdegrundsarbete i samband med vår introduktionsutbildning. Introduktionsutbildningen är obligatorisk för nyanställda i Frösunda och genomförs inom en månad efter ett övertagande av en entreprenad samt vid nyrekrytering. För att säkra kvalitetsnivån genomgår även verksamhetens vikarier vår webbaserade introduktionsutbildning. • Kommunicera värderingarna internt och externt på olika sätt, exempelvis via tavlor, våra månatliga informationsbrev som går ut tillsammans med lönespecifikationen, på intranätet osv. LOKAL IMPLEMENTERING AV VÄRDEGRUNDEN För att säkerställa att individen bemöts i enighet med våra värderingar åtar vi oss att implementera vår värdegrund på Hammarby DV från och med dag ett. VC anställs minst fyra veckor innan ett övertagande för att han eller hon ska få en bra introduktion i Frösunda. Detta säkerställer att VC hinner sätta sig in i Frösunda som organisation, i våra verksamhetssystem samt vårt värderingsarbete inklusive våra förväntningar på ledarskapet i den specifika verksamheten och utifrån det tecknade avtalet. Redan vid rekryteringen av VC matchas Frösundas ledarprofil mot individens förmågor. Om vi får förtroendet att driva Hammarbys DV kommer VC att arbeta enligt ett deltagarorienterat ledarskap för att direkt, och indirekt via värderingsledaren, instruera och vägleda medarbetarna i det dagliga arbetet avseende det värderingsdrivna beteendet. I samband med övertagandet kommer alla medarbetare vid Hammarbys dagliga verksamhet att genomgå en webbintroduktion i värdegrundsarbetet. I webbintroduktionen för medarbetare bland annat: • Genomgång av aktuella lagar och föreskrifter såsom LSS, Lex Sarah mm • Frösundas värderingar och hur den hänger samman med den nationella värdegrunden • Systematiskt förbättringsarbete • Det salutogena förhållningssättet Vi kommer att bryta ner värdegrunden till tillämpad form i den dagliga verksamheten och arbeta systematiskt med implementering under minst 60 minuter på verksamhetens arbetsplatsträffar. Vi säkerställer att värdegrunden omsätts i praktisk handling genom ett deltagarorienterat ledarskap, värderingsledare samt kontinuerlig uppföljning vid arbetsplatsträffar. Vi arbetar både individuellt och i grupp under våra värderingsmöten. Alla ska få komma till tals och det ska vara ett öppet och tillåtande klimat. Frösunda har en företagsövergripande värdegrund, men vi vill även att samtliga verksamheter ska ges möjlighet att arbeta fram sin egen specifika värdegrund, det är målet med implementeringen. Vår erfarenhet säger oss att medarbetarna blir mer motiverande när de har möjlighet att vara delaktiga och påverka sitt arbete. De är medarbetarna som känner verksamheten och deltagarna bäst, det vill vi förvalta och utveckla genom att bidra med vår långa erfarenhet. VC ansvarar för att dokumentera genomförda värderingsmöten och arbetsplatsträffar och rapportera detta vid månatliga regionchefsmöten. Vi åtar oss att implementera vårt värdegrundsarbete på Hammarby dagliga verksamhet i enlighet med nedanstående steg: NULÄGESANALYS: För att få kunskaper om vilka förutsättningar som finns på verksamheten genomförs en Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 96 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. nulägesanalys. Det är en enkel analys som genomförs med medarbetare och deltagare. Resultatet utgör en guide för hur värdegrundsarbetet ska utföras. I normalfallet, så följer vår arbetssätt punkterna nedan, men om vi identifierar speciella förhållanden som kräver andra arbetssätt finns de tillgängliga i form av fler aktiviteter och utökad handledning. OBLIGATORISK WEBBINTRODUKTION i våra värderingar: För att få en god grund för vidare arbete och att säkerställa att alla har en grundläggande kunskap om hur vi arbetar genomförs innan första värdegrundsmötet en webbintroduktion. Den kan genomföras när som helst under en viss bestämd tidsperiod. Introduktionen tar ca 60 minuter och den är obligatorisk. VÄRDEGRUNDSMÖTE 1: För att säkerställa att värdegrunden omvandlas till praktiskt arbete arbetar vi konkret och praktiskt med värderingsdrivna beteenden på första mötet. Vi fokuserar på våra mission och värderingar och jobbar med utgångspunkt i dessa för att säkerställa exempelvis deltagarnas rätt till personlig integritet och självbestämmande. Vi tar gemensamt fram två till tre önskvärda beteenden, som främjar den enskildes upplevelse av värdigt liv, utifrån varje värdeord. VÄRDEGRUNDSMÖTE 2: Vid detta möte fokuserar vi på och fördjupar oss i våra mission och värderingar utifrån olika problemställningar för att konkretisera dessa. Vid detta mötes slut har vi totalt drygt åtta önskvärda beteenden som tillsammans blir grunden för hur vi i vår verksamhet säkerställer att vi inriktar vårt arbete på att de personer som har daglig verksamhet får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande. VÄRDEGRUNDSMÖTE 3: Vid detta möte görs en planering för vilka aktiviteter och förändringar som behöver genomföras för att möjliggöra de önskvärda beteendena. För varje beteende görs sedan en aktivitetsplan med tidsplanering, ansvarsfördelning samt en uppföljningsplan. Efter att samtliga medarbetare genomgått introduktionen i värdegrundsutbildningen startar vårt arbete med att upprätthålla den värdegrund vi har satt. För att ständigt hålla värdegrunden levande avsätts alltid minst 60 minuter i samband med varje APT. Värdegrunden och värderingarna förankras sedan fortlöpande genom att vara integrerat i vår rekryteringsprocess, ingå i introduktionen för nyanställda samt vara en viktig punkt vid mål- och utvecklingssamtal. Efter att den gemensamma värdegrundsplaneringen är klar får alla medarbetare i uppgift att göra en individuell planering för sina egna förhållningssätt och beteenden. Den individuella planen följs upp vid måloch utvecklingssamtal och uppföljningsmöten under året. En gång om året på en av planeringsdagarna, åtar vi oss att, göra ett större gemensamt arbete för att utvärdera och därtill revidera värdegrunden efter verksamhetens behov. Den avsatta tiden används exempelvis till: • • • • • Storytelling och goda exempel Diskussioner kring de olika värdeorden Uppföljning av värdegrundsarbetet Framtagandet av förbättringsåtgärder Planering av åtgärder och förbättringar inkl. tidsramar för genomförande På Hammarbys DV kommer vi att ha 2 planeringsdagar per år där vi åtar oss att följa upp vårt värdegrundsarbete och värderingsdrivna beteenden. Våra verksamheter utvecklas och förändras och det är av största vikt att vi följer utvecklingen och reviderar vårt sätt att bemöta våra deltagare och varandra. Kontaktmannaskapet – kärnan i deltagarmötet Kontaktmannaskapet är ett nyckelverktyg eftersom det är i mötet mellan oss, deltagaren och närstående som livskvalitet skapas. Det är i kontaktmannaskapet den lyhörda och inkännande dialogen sker och det är då vi förstår vad det är individen behöver och önskar. Kontaktmannens viktigaste verktyg (vid sidan av sig själv) är genomförandeplanen och den sociala dokumentationen. Frösundas värderingsledare Vi åtar oss att utse en värderingsledare på Hammarbys DV för att säkerställa vårt värdegrundsarbete. Värderingsledarens enskilt viktigaste uppgift är att vara modell och förebild i det dagliga arbetet utifrån framtagna beteenden och vårt värdegrundsperspektiv. Hon eller han ansvarar för att kvalitets- och värdegrundsarbetet på verksamheten metodiskt planeras, följs, utvärderas och rapporterar löpande till verksamhetschefen. Värderingsledaren ska stötta medarbetarna i värdegrundsarbetet i det dagliga stödet till deltagaren. Värderingsledaren har som uppgift att varje vecka ta fram ett gott exempel från en medarbetare som gjort något extra för en eller flera deltagare och/eller närstående gällande bemötande och vårt arbetssätt. Det goda exemplet förmedlas till verksamhetschefen som varje månad sammanställer detta och förmedlar till hela medarbetargruppen. Vårt systematiska arbete för ständiga förbättringar inspirerar våra medarbetare till engagemang och delaktighet. Kontinuitet i medarbetargruppen Kontinuitet i medarbetargruppen är en bidragande faktor till att värdegrunden enklare sprids och förankras för att få genomslag till stödet till den enskilde. För att säkra kontinuitet kring varje enskild deltagare arbetar vi med kontakmannaskap. Vi säkerställer att vi rekryterar och behåller bra och kompetenta Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 97 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. medarbetare i Frösunda. Vi åtar oss att hålla en låg personal omsättning genom bland annat en god medarbetarpolitik, kontinuerlig kompetensutveckling och handledning och höga tjänstgöringsgrader – så medarbetarna trivs och stannar i Frösunda. Agenda vid arbetsplatsträffar - APT VC ansvarar för att vid APT säkerställa att konkreta arbetssituationer och etiska utmaningar med utgångspunkt i värderingarna och beteenden diskuteras. På APT hålls dessa värderings- och beteendediskussioner av värderingsledarna. Varje APT ska hållas i enlighet med Frösundas standardagenda: DEL 1 – Värderingar och beteenden (60 min) • 20 min genomgång, där alla får lämna exempel på situationer där det värderingsdrivna arbetet fungerat bra och mindre bra. • 4 x 10 min övning: två medarbetare övar mot varandra med två medarbetare som observatörer. En medarbetare är närstående eller deltagare och en medarbetare spelar sig själv enligt givna förutsättningar. Vi försöker agera så realistiskt som möjligt så att vi kan träna på våra beteenden. Observatörerna får redogöra för vad de sett och tillsammans reflekterar vi sedan över hur vi kan utveckla beteendet. DEL 2 – Kvalitetsarbete (60 min) • Genomgång av kvalitetsrådets arbete och dess förslag på åtgärdsplaner. DEL 3 – Praktiskt och övrig information (60 min) • Information från Frösunda, arbetsmiljö, brandskydd, personalförändringar m.m. Utbildning och kompetensutveckling För att säkerställa att samtliga medarbetare vet hur de ska arbeta och agera utifrån våra värderingar och värderingsdrivna beteenden kommer verksamhetschefen att upprätta individuella kompetensutvecklingsplaner tillsammans med medarbetarna. Genom kontinuerlig kompetensutveckling säkerställer vi en repetitiv inlärningsprocess vilken är grunden för att värderingarna verkligen ska ”sätta sig”. Samtliga medarbetare kommer att gå vår interna halvdagsutbildning - Bemötande utifrån våra värderingar - under första avtalsåret. Värderingsledarna går därtill - Vår värderingsledarutbildning - under första avtalsåret. BEMÖTANDE UTIFRÅN VÅRA VÄRDERINGAR: Detta är en intern halvdagsutbildning som handlar om ett önskvärt beteende utifrån våra värderingar; respekt, engagemang och nyfikenhet. Varje värderingsutbildning inleds med att en deltagare och en närstående utifrån olika konkret perspektiv berättar hur värderingar påverkar beteenden och bemötande. VÅR VÄRDERINGSLEDARUTBILDNING: Detta är en intern ledarskapsutbildning som enbart syftar till att stärka rollen som modell och förebild. Utbildningen är indelad i fyra steg om halvdagar och omfattar följande moduler: • Modell och förebild – att leva Frösundas värderingar • Förtroendeingivande kommunikation • Kvalitetsarbete i praktiken • Att möta närstående Handledning Medarbetarna på Hammarbys dagliga verksamhet kommer att erbjudas, efter en noggrann behovsinventering, fortlöpande handledning utifrån verksamhetens specifika behov minst 10 gånger per år. Två av dessa tillfällen kommer specifikt att behandla etiska dilemman. Vi åtar oss – att med stöd från handledare från vårt interna Metodstöd- påbörja samtliga terminer med ett handledningstillfälle utifrån verksamhetens värdegrund. Syftet är att ge medarbetargruppen stöd i bemötandet utifrån värderingsdrivna beteenden och hur vi på bästa sätt ska arbeta för att säkerställa att värdegrundsarbetet kommer deltagaren till nytta. Etiskt råd Vi håller för närvarande på och bildar ett etiskt råd som ska arbeta med komplicerade och utmanande frågor som berör verksamheten. Frågeställningar som etiska rådet arbetar med kan handla om allt ifrån ägarfrågor/vinster i vården till närståendes önskan om aktiviteter när dennes nära och kära inte vill själv. Det etiska rådet ska ha en blandad sammansättning vad gäller erfarenhet och kompetens, exempelvis präst, filosof eller forskare. Efter varje möte kommer vi att öppna upp med en chatt för våra alla våra medarbetare inklusive medarbetarna på Hammarby DV för att ta del av informationen och aktivt delta i chatten. Ett sammandrag av chatten läggs sedan ut på intranätet. Mål och utvecklingssamtal MoU Varje befattning har mätbara mål som innehavaren ska uppnå. Det kan vara kvalitetsmål, beteendemål, bemötandemål, etc. Utifrån aktuella mål diskuterar chef och medarbetare vid utvecklingssamtalet vad som krävs för att uppnå dessa. MoU ger chef och medarbetare en tydlig bild av vad som ska utvärderas vid ett utvecklingssamtal. Varje utvecklingssamtal innehåller diskussioner kring hur medarbetaren har genomfört sina arbetsuppgifter, måluppföljning, etc. Vi följer upp medarbetarnas bemötande i Mål och utvecklingssamtal (MoU) med syfte att: Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 98 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Säkra värderingarna, kompetensen samt beteendena. MoU och lönesättning kopplas strategiskt till det värdegrunds- och värderingsdrivna beteendet. Vi åtar oss att årligen genomföra MoU med respektive medarbetare på Hammarby DV. Fadderskap Verksamhetschef har till uppgift att utse en fadder till våra nyanställda medarbetare. Samtliga medarbetare får en fadder som har erfarenhet av Frösunda och kan stödja den nya medarbetaren i olika frågesättningar utifrån våra värderingar och förhållningssätt. Fadderskapet pågår under tre månader och bidrar till att den nyanställde känner sig både välkommen men också mer säker i sin nya roll. Fadderskapet är ett sätt för oss att skapa tillfälle för reflektion tillsammans med en annan medarbetare och det ger medarbetaren ett inledande kolligalt stöd. Teamarbete För att säkerställa att det dagliga arbetet med våra deltagare bygger på värdegrunden och våra värderingsdrivna beteenden så åtar vi oss att medarbetarna kontinuerligt ska utföra stödet i team. Exempelvis när kontaktmannen utvärderar genomförandeplanen med ”sin” deltagare så är en kollega bisittare och kan därefter ge feedback på situationen. Bisittaren kan vara vice kontaktperson, värderingsledaren, verksamhetschefen eller representant från vår avdelning Metodstöd. Detta med syftet att ge varandra feedback på hur vi bemöter våra deltagare i vardagen och att vi följer det vi kommit överens om i implementeringsfasen. Kvalitetsråd Vi åtar oss att bilda ett kvalitetsråd för verksamheten. Kvalitetsrådet träffas sex gånger per år och identifierar samt analyserar systematiska brister kring beteenden och värderingar. Bland annat bearbetar rådet samtliga avvikelser som har uppståt. Kvalitetsrådet föreslår en åtgärdsplan till APT som beslutar om den samma. Protokollen tillsändes beställaren om så önskas. Förebild Medarbetare som agerar efter våra värderingar uppmuntras synligt för detta. Vi lyfter fram goda exempel på vårt intranät, i månadsbreven, och i gemensamma sammanhang såsom vid arbetsplatsträffar. Genom att berätta för alla våra medarbetare om de förebilder vi har inom verksamheten och Frösunda, skapar vi en tydlighet om vad som krävs och motivation att själv bli en förebild. När våra medarbetare uppfattar att de ingår i ett sammanhang, gör nytta och får ytterligare kompetenser inom sin yrkesroll uppstår en positiv effekt gällandes motivation, engagemang och deltagarnytta. UPPFÖLJNING AV VÄRDEGRUNDSARBETE Om vi får åter förtroendet att driva Hammarbys dagliga verksamhet så åtar vi oss att systematisk följa upp vårt värdegrundsarbete. Se avsnitt 3.2.3.3. Uppföljning Utvärderingsgruppens bedömning utifrån anbudsgivarens beskrivning (Fasta svarsalternativ) 7,00 % 3.2.1.2. Bedömningsgrund 1:2. Samverkan - vikt 5 % Anbudsgivaren ska utifrån den dagliga verksamhet som anbudet avser, beskriva hur man avser att samverka med andra parter runt den enskilde på dennes villkor och med iakttagande av gällande sekretessbestämmelser, t.ex. boende och berörda enheter inom landstinget. 50 eller 100 poäng kan utdelas för det mervärde som bedöms finnas i anbudsgivarens beskrivningar och åtaganden om arbetssätt samt regelbunden och planerad samverkan med andra aktörer med den enskilde brukaren i fokus. Gör beskrivning i enlighet med vad som anges ovan! (Fritextsvar) Frösunda har ett strukturerat ledningssystem för kvalitet, enligt SOSFS 2011:9 (och SOSFS 2005:12). Ledningssystemet för kvalitet och koncerngemensamma processer och policys samt rutiner och lokala rutiner för varje affärsområde finns på vårt Intranät. Se vidare bilaga 4 för beskrivning av vårt ledningssystem. Frösundas ledningssystem består av 10 delar eller manualer, som alla är direkt härledda ur föreskriften om kvalitetsledning. Samverkan är en av dessa 10 delar. Frösundas samverkansprocesser och rutiner baserar sig på våra värdegrund och värderingar och säkerställer kvaliteten på våra insatser som i sin tur bidrar till att deltagaren, utifrån dennes behov och förutsättningar, återvinner eller bibehåller bästa möjliga funktionsförmåga samt skapar goda villkor för ett självständigt liv och ett aktivt deltagande i samhällslivet. Av processen och rutinerna framgår det tydligt hur samverkan ska bedrivas i verksamheten så att det möjliggör ett följsamt samarbete mellan berörda verksamheter inom socialtjänsten och med anhöriga/närstående/ställföreträdare, myndigheter, föreningar och andra organisationer. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 99 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Frösundas företagsövergripande värderingar och Hammarby DVs lokala värdegrund kommer att genomsyra hur vi samverkar med anhöriga/närstående/ställföreträdare samt externa aktörer. De värderingsdrivna beteenden som verksamheten tar fram kommer att ligga i grund för vårt bemötande gentemot närstående/ställföreträdare. Vårt värderingsdrivna beteende ska säkerställa att vårt bemötande är professionellt, personligt och empatiskt. Behovet av samverkan måste bedömas för varje enskild deltagare i relation till dennes unika behov, önskemål och övriga förutsättningar. Arbetssätt och rutiner för samverkan Verksamhetschefen ansvarar för att utifrån Frösundas samverkansprocesser skapa lokala arbetssätt för samverkan som är anpassad till Hammarby DV. Det är sedan deltagarens kontaktman som är den samverkansansvariga och som säkerställer att det finns deltagarnära rutiner för samverkan, detta för att åstadkomma en regelbunden och planerad samverkan med deltagaren i fokus. Våra rutiner utgår alltid utifrån deltagarens önskemål, villkor och dennes medgivande. Kontaktmannen börjar alltid med att fråga deltagaren vilka personer som vi får lov att tala med i dennes nätverk vilket dokumenteras i medgivandeintyget. Det är deltagarens behov som styr vilka vi ska samverka med. Medgivandeintyget skrivs under av deltagaren eller legal företrädare och kontaktmannen. Samtliga medarbetare i verksamheten har skyldighet att känna till samverkansrutinerna för varje deltagare. Kontinuitet - relationsbildning All våra arbetssätt, metoder, processer, rutiner och policyn är till för att skapa en hög omsorgskontinuitet i våra insatser för varje enskild deltagare. För att säkra kontinuitet kring varje enskild deltagare arbetar vi med kontakmannaskap. En viktig aspekt i att skapa och upprätthålla en hög omsorgskontinuitet är genom samverkan med alla berörda aktörer runt varje enskild deltagare. Vi vet att en viktig faktor för att uppnå hög omsorgskontinuitet är att rekrytera och behålla bra och kompetenta medarbetare i vår organisation. Medarbetarkontinuitet skapar i sin tur regelbundenhet i samverkan med närstående/ställföreträdare och externa aktörer. Relationsbildningen är en viktig aspekt i att skapa ett gott samarbete, och relationer bygger vi inte över en natt, utan goda respektfulla relationer byggs utifrån förtroende hos närstående/ställföreträdare och andra externa aktörer. Och då är det viktigt att vi har kontinuitet i medarbetargruppen runt varje enskild deltagare för att bilda förtroende och långsiktiga samarbeten. Detta gör vi bland annat genom en god medarbetarpolitik så medarbetarna trivs och stannar på Frösunda, kontinuerlig kompetensutveckling och handledning för medarbetarna och höga tjänstgöringsgrader om så önskas - för att värna om en hög kontinuitet och minska antalet personer kring deltagaren. Detta för att omsorgen ska utföras av ett fåtal personer som deltagaren känner väl och som denne har förtroende för. Verksamhetschefen tar månadsvis ut bemanningsstatistik ur vårt HR-system och följer på det sätt upp bland annat kontinuiteten. Rapport kan skickas till beställaren vid önskemål. Kontaktman (Stödperson) - samverkansansvarig I Hammarbys dagliga verksamhet kommer varje deltagare ha en kontaktman som är samordningsansvarig. Huvuduppgiften för den samordningsansvariga är att samordna insatserna i dialog med deltagaren. Kontaktpersonen stödjer deltagaren att identifiera viktiga aktörer för att upprätta en samordningsplan som sedan ligger i grund för vårt samverkansarbete. Samtliga i medarbetargruppen ska sedan ta del av denna plan. Genomförandeplan Efter att deltagaren gett sitt medgivande upprättas rutiner för samverkan med närstående/legal företrädare. Rutinerna dokumenteras i deltagarens genomförandeplan. Exempel på samverkansformer och rutiner är: • Om deltagaren vill att närstående/ ställföreträdare ska bjudas in vid upprättandet av genomförandeplanen samt vid uppföljning av den. • Inbjudan till nätverksmöten – vilka ska delta och hur ofta ska mötena hållas. • Vill deltagaren att vi bjuder in närstående till gemensamma träffar med andra närstående mm. Kontaktmannen följer tillsammans med deltagaren upp samverkansrutinerna minst två gånger per år i samband att genomförandeplanen utvärderas. Verksamhetschefen har det övergripande ansvaret att utvärderingarna genomförs. Löpande kontakt och överenskommelse Det ingår i kontaktmannens ansvarar att skapa en relation och upprätthålla en kontakt med deltagarens närstående/ställföreträdare enligt överenskommelse. Det kan t.ex. vara att kontaktmannen ringer en gång i veckan till närstående, mailar veckoplaneringen, bjuder in till gemensamma aktiviteter med mera. Överenskommelsen ska finnas dokumenterad i genomförandeplanen. Vi åtar oss att upprätta ett kontaktmannaskapskontrakt med respektive deltagare. Deltagaren, kontaktman och närstående/ställföreträdare upprättar tillsammans kontraktet. Kontraktet är en överenskommelse mellan parternas ansvarsområden och vem som ska stödja deltagaren med vad för att skapa en tydlighet i deltagarens insats. Vid ett övertagande Om vi får förtroendet av Södermalms Sdf att driva Hammarbys DV kommer vår samverkan med anhöriga/ närstående/ställföreträdare samt externa aktörer påbörjas i samband med ett övertagande. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 100 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Frösunda är mycket mån om att varje övergång ska bli så trygg, bra och smidig som möjligt för deltagare, närstående och medarbetare. Under uppstartstiden, det vill säga tiden från det att Frösunda fått beskedet att vi fått förtroende att driva en verksamhet till det att vi tar över, har vi som komplement till övrig kommunikation och möten en webbsida tillgänglig på Frösundas webbplats för deltagare, anhörig, god man, företrädare och medarbetare. Som en del av övergångsprocessen publiceras här löpande information vad som händer och vad som är på gång. Den som inte kunnat medverka vid ett möte ska kunna hitta relevant information här i efterhand. På sidan finns uppgifter till kontaktpersoner inom Frösundas HR-ansvarige, uppstartsansvarige samt regionchef. Dessutom finns information om de enheterna/tjänsteområde upphandlingen gäller samt uppstartsdatum. Som medarbetare finns också en FAQ – frågor och svar – rörande deras anställning. För vikarier finns formulär för att specificera önskemål rörande vikariatet. Allt för att underlätta för medarbetarna att få tillgång till rätt information. Genom att ha samma sida för både deltagare, närstående och medarbetare skapar det en transparens i vad som händer där både deltagare och medarbetare ska hållas informerade löpande. Om Frösunda får förtroendet att driva Hammarby dagliga verksamhet åtar vi oss att skapa en microsite. I samband med ett övertagande bjuder verksamhetschefen in närstående/ställföreträdare inom tre månader för att lära känna deltagarens nätverk, ta emot synpunkter, lyssna på eventuella önskemål. När deltagare börjar på Hammarby dagliga verksamhet (DV) När en deltagare börjar på Hammarby DV tilldelas han eller hon en kontaktman och en vice kontaktman som deltagaren har rätt till att byta. Ett viktigt uppdrag i kontaktmannaskapet är att lära känna deltagaren och närstående/ställföreträdare. För att närstående ska integreras i våra olika samarbetsformer arbetar vi med att skapa en god kontakt och bra kommunikation mellan närstående, verksamhetschef och medarbetare. För att lyckas vet vi att närstående behöver känna att de blir tagna på allvar, att de blir bekräftade och respekterade som kunskapskälla. Vi åtar oss att inleda samverkan med närstående/ ställföreträdare på följande vis: •Innan deltagaren börjar på Hammarby DV gör kontaktmannen och verksamhetschefen, om deltagaren önskar och vill, ett besök på deltagarens tidigare sysselsättning/arbetsplats/skola och även ett hembesök på deltagarens boende för att få en ordentlig överrapportering och skapa kontakt med deltagarens närstående, kontaktperson på boendet och/eller personliga assistenter. •I samband med att deltagaren börjat, under första veckan, på Hammarby DV håller kontaktmannen och deltagaren ett samverkansmöte med deltagarens nätverk. Vilka som deltar i mötet utgår ifrån deltagaren. Här bestämmer vi tillsammans När, Hur och Hur ofta samverkan ska ske med olika personer i deltagarens närverk som sedan dokumenteras i deltagarens genomförandeplan och följs upp minst två gånger per år. Vi uppmuntrar till att närstående och deltagarens kontaktperson på boendet eller personliga assisten deltar vid mötet för att vi ska få möjlighet att träffas, berätta om Hammarby och gå igenom deltagarens, boendets och närståendes förväntningar. •Deltagarens närstående/ställföreträdande får en välkomstmapp, vilken finns på 10 olika språk. Vi har en anpassad välkomstmapp för närstående där de framgår kontaktuppgifter till Hammarby DV och verksamhetschefen, kontaktuppgifter till kundombudsman, rutiner för synpunkter och klagomål med mera. I samband med att deltagare börjar hos oss talar vi alltid om vem närstående ska vända sig till för att lämna synpunkter på vår verksamhet samt vilka rutiner som finns. En sammanställning över synpunkter och klagomål samt åtgärder kommer att sammanställas minst tre gånger per år och redovisas beställaren. Verksamhetschefen ansvarar för att återkoppla synpunkter och klagomål till närstående inom 24 timmar, alla dagar i veckan. • Vi åtar oss att utvärderar introduktionen för att ta del av närstående/ ställföreträdares upplevelser vad gäller hur introduktionen fungerat, hur vårt bemötande har varit, hur delaktiga de känner att det har varit samt om de har ytterligare önskemål och synpunkter. Detta göra verksamhetschefen en vecka efter introduktionsperioden genom att kontakta närstående via telefon eller via mail. Utvärdering är viktig för att närstående/ ställföreträdare inte minst för att öka deras delaktighet men ger oss också möjlighet att utveckla verksamheten och anpassa arbetssätt och mål för att öka deltagarens självständighet. SAMVERKAN MED NÄRSTÅENDE/ STÄLLFÖRETRÄDARE Vi åtar oss att ha regelbunden och planerad samverkan med närstående/ställföreträdare enligt nedan beskrivning. Närståendeträffar Vi åtar oss att bjuda in till en närståendeträff en gång per halvår på Hammarby daglig verksamhet. Verksamhetschefen är med vid träffarna och svarar på frågor. Vi anordnar med trevligheter och fikar, visar bilder från aktiviteter med mera. Målet är att stärka relationen med närstående genom gemenskap, kunskapsutbyte och aktiviteter. Det är under ett av dessa möten som verksamhetschefen presenterar resultatet från deltagare- närståendeundersökningarna samt handlingsplanen för de vidtagna förbättringsåtgärderna. Månadsbrev Vi åtar oss att skicka månadsbrev till närstående. Verksamhetschefen skickar månadsbrev till deltagarens närstående/legal företrädare. Brevet skickas via mail eller post och presenterar en sammanfattning av vad som är aktuellt i Hammarby DV och i Frösunda i sin helhet. Till exempel övergripande beslut, rapporter om händelser/resultat samt kommande aktiviteter. Drop-in-eftermiddag/kväll Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 101 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Vi åtar oss att avsätta två eftermiddagar/kvällar i månaden som drop-in då närstående/ställföreträdare är välkomna till Hammarby DV för samtal utan förhandsmeddelande eller tidsbokning. Verksamhetschefen ansvarar för drop-in-kvällen och syftet är öka möjligheten till individuella samtal med verksamhetschefen samt säkerställa en öppen, tillgänglig och trygg verksamhet även för närstående. När drop-in-kvällarna inträffar informeras via vårt månadsbrev. Närståenderåd Verksamhetschefen tillsammans med Värderingsledaren kommer att leda ett närståenderåd på Hammarby DV. Detta för att skapa ett forum där närstående kan dela erfarenheter, synpunkter samt delge förbättringsförslag. Vid första träffen kommer vi att gå igenom våra värderingar och verksamhetens värderingsdrivna beteenden. Vi åtar oss att bjuda in till närståenderåd fyra gånger per år. Föreläsningar Vi åtar oss att bjuda in närstående/ ställföreträdare till föreläsningar en gång per år, där medarbetare från våra dagliga verksamheter berättar om sina aktiviteter på verksamheterna. Vi driver idag ett stort utbud av dagligverksamheter med olika inriktningar. Vi har t ex ett flertal dagliga verksamheter med inriktning konst och musik i Stockholms närområde. Här finns hantverkspedagoger med lång erfarenhet som kan beskriva möjligheterna för deltagare att arbeta i en stimulerande i kreativ miljö. Andra verksamheter vi i driver idag är inriktade mot verkstad och snickeriarbeten. På dessa arbetsplatser byggs bl a staket och renoveras möbler. Vår arbetskonsult samt arbetsterapeuten kommer även att ha föreläsningar för närstående/ställföreträdare en gång per år under avtalsperioden. Det kan handla om att ta tillvara och utveckla fysiska, kognitiva och sociala färdigheter eller informera om hjälpmedel i hemmet eller på arbetsplatsen. Arbetskonsulenten informerar om t ex arbetsprövningsplatser och uppföljning av arbetsprövning. Studiebesök Vi kommer även att anordna studiebesök en gång per år för närstående/ställföreträdare till några av våra dagliga verksamheter i Stockholmsområdet. De kommer även att bjudas in till vernissage, basarer och andra tillställningar som våra dagliga verksamheter bjuder in till. Anhörigas riksförbund Frösunda har ett nära och förtroendefullt samarbete med Anhörigas riksförbund. Dels genom kunskapsutbyte och dels genom att delta på AHR:s anhörigriksdag varje år. Anhörigriksdagen är en mötesplats med fokus på att skapa goda förutsättningar för närstående som vårdar och stödjer närstående. Samarbetet handlar också om att öka kunskapen för närstående och bidra till bättre förutsättningar för närstående som vårdar sina närstående. SAMVERKAN MED ANDRA AKTÖRER Samverkan internt och externt styrs genom våra samverkansprocesser. Grunden för vår samverkan sätts i huvudprocesserna exempelvis genom samverkansavtal, och rutiner för hur samverkan ska ske skapas på lokal nivå utifrån deltagarens behov och förutsättningar. Som exempel samverkar vi med stadsdelsförvaltningar och kommun, med hälso-och sjukvården vid vårdplanering, vid in- och utflytt i våra verksamheter samt efter behov och önskemål under tiden deltagaren går på en av våra dagliga verksamheter, samt för verksamhetens behov. I samband med upprättandet av deltagarens genomförandeplan fastställs behovet av och omfattningen av olika typer av samverkan kring deltagaren. För verksamhetens del finns rutiner gällande exempelvis samverkan kring läkarinsatser, munhälsovård, fotvårdsspecialister samt olika frivilligorganisationer och skolor. Vi tydliggör årligen och skriftligen i verksamhetsplanen vilka externa parter vi övergripande ska samverka med. Vi vill ännu en gång poängtera att samverkan sker efter medgivande från deltagaren för att säkerställa att deltagarens behov alltid är i fokus. Nätverkskarta För att säkerställa att samverkan sker med deltagaren i fokus, åtar vi oss att arbetar med nätverkskartor tillsammans med deltagarna på dagliga verksamheten för att skapa en helhetssyn över deltagarens nätverk. Kartan är dels ett kommunikationsredskap mellan kontaktman och deltagare, och dels ett hjälpmedel för deltagaren att visualisera sitt nätverk. När vi ritat upp nätverkskartan så gör vi tillsammans en analys av den och titta på vilka relationer som deltagaren vill utveckla och på vilket sätt. När nätverkskartan är utvärderad, åtar sig kontaktmannen att sammanställa vilka aktörer och organisationer som deltagaren har kontakt med idag, samt aktörer och organisationer som deltagaren skulle vilja få kontakt med framöver. Med utgångspunkt i sammanställningen kontaktar sedan verksamhetschefen relevanta aktörer för att initiera samarbeten med syftet att främjar deltagarens utveckling och bredda det sociala nätverket. Ett exempel kan vara att gå på studiebesök på ett företag som intresserar deltagaren lite extra. Idag arbetar vi aktivt med nedanstående organisationer för att ge deltagaren stöd i att ta tillvara på deltagarens sociala, kulturella och andliga behov och intressen: • • • • • Hjärnkraft Riksförbundet Attention Autism och Aspergerföreningen FUB Arbetsförmedlingen – om deltagaren vill komma ut i arbetslivet alt praktikplats Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 102 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. • • • • • • Hjälpmedelcentralen Skansen Skolor RSFU gällande sex, samlevnad och preventivmedel PUFFA Ridskolor m.m. På respektive verksamhet kommer vi att tillhandahålla med informationsmaterial och ge tips på aktuella föreläsningar som kan vara av intresse för deltagare och närstående. Vi kommer att arrangera årliga träffar med aktiviteter där närstående och intresseorganisationer bjuds in. Deltagarens boende För att skapa trygghet och kontinuitet för deltagaren åtar vi oss att utveckla samverkansrutiner mellan boendet och deltagarens dagliga sysselsättning redan från dag ett. Dessa rutiner dokumenteras i deltagarens genomförandeplan. Vi bjuder in deltagarens kontaktman på boendet till ett möte i början av varje termin. Detta för att bland annat komma överens om rutiner för samverkan och/eller stämma av befintliga rutiner. Deltagarens kontaktman på Hammarbys dagliga verksamhet och kontaktmannen på boendet håller sedan en kontinuerlig kontakt utifrån fastställda rutiner som finns dokumenterade i genomförandeplanen. Det kan vara till exempel att kontinuerlig dialog förs vid bestämda tidpunkter via telefon och mail samt vid behov. I samband med uppföljningen av genomförandeplanen följer vi upp hur detta samarbete fungerar. Deltagaren kan också alltid själv informera boendet respektive daglig verksamheten om hur dagen/kvällen/natten varit. Flera av våra deltagare använder sig av kontaktböcker för att delge information mellan verksamheterna. I kontaktboken kan deltagaren, antingen själv eller med stöd av medarbetare, skriva ner och/eller använda bilder av vilka aktiviteter som deltagaren gjort eller om något har blivit fel under dagen och som kan komma att påverka eftermiddagen när deltagaren kommer hem. Det är viktigt att poängtera att detta görs med iakttagande av gällande sekretessbestämmelser. Hälsa och sjukvård Vårt ansvar och åtaganden är att se till att den som har daglig verksamhet hos oss får tillgång till den hälsooch sjukvård samt den tandvård som han eller hon behöver. Frösunda utformar en samverkansöverenskommelse med den vårdgivare som Stockholm stad anger att verksamheten ska samarbeta med. Frösunda har en standardiserad övergripande mall som underlag för samarbetet i enlighet med rutiner och riktlinjer som bygger på hälso- och sjukvårdens författningar. Överenskommelsen anger omfattning av samarbete, arbetsuppgifter samt ansvarsfördelning som till exempel om hur och när kontakt ska tas med hälso- och sjukvårdspersonal, läkemedelshantering, delegering, dokumentation av hälso och sjukvårdsinsatser och rapportering av avvikelser. Medarbetare som arbetar på Hammarby dagliga verksamhet samt primärvårdens sjuksköterska som ansvarar för deltagarnas hälso- och sjukvård har enligt mallen gemensamma och synkroniserade arbetsrutiner och en tydlig ansvarsfördelning om hur patientsäkerheten säkerställs. Besök bokas för deltagarens räkning vid behov eller om deltagaren själv uttryckt sådant önskemål och kontaktmannen är alltid behjälplig med att ta kontakt med hemsjukvården eller deltagarens fasta läkarkontakt. Kontaktuppgifter finns alltid dokumenterat i den sociala journalen för hur kontakter ska tas. Med deltagarens livskvalitet i fokus åtar vi oss att samverka med deltagarens husläkare, distriktsköterska, tandläkare, fotvård, sjukvård och psykiatrin. Minst en gång per år eller mer vid överenskommelse träffas verksamhetschefen och Stadsdelsnämndens medicinskt ansvariga sjuksköterska (MAS) för att gemensamt följa upp patientsäkerheten samt hur det dagliga arbetet fungerar i enlighet med riktlinjer och lokala rutiner. Uppföljningen handlar exempelvis om kommunikation och informationsöverföring, delegerade medicinska arbetsuppgifter, läkemedelshantering, avvikelsehantering, dokumentation, habilitering/hjälpmedel, tandvård, info till närstående, hygien och omhändertagande av avliden. Rapport om egenkontrollens resultat skickas till Frösundas kvalitetsavdelning och medicinskt ansvarig sjuksköterska. Resultatet av genomgången kan skickas till stadsdelens kontaktperson enligt överenskommelse. Om deltagare akut förs till sjukhus ansvarar tjänstgörande medarbetare för att närstående/ställföreträdare samt sjuksköterska informeras. Våra medarbetare ska alltid om behov och önskemål ifrån deltagaren finns ledsaga deltagaren till olika besök och möten. Re/habilitering Hälsofrämjande och funktionsbevarande åtgärder är viktiga för flertalet deltagare. När deltagaren bedöms ha behov av insatser av rehabilitering eller habilitering samverkar kontaktmannen och vår egen arbetsterapeut med andra viktiga aktörer som till exempel logopeder och sjukgymnaster som tillsammans skapar det tvärprofessionella teamet runt deltagaren. De samordnar planeringen tillsammans med dagliga verksamhetens övriga medarbetare. När våra medarbetare ska utföra funktionsbevarande insatser (vardagsrehabilitering) upprättas skriftliga instruktioner för detta även om åtgärden är att betrakta som rådgivning för deltagarens egenvård. Vi samverkar även avseende fysiska aktiviteter som är en viktig del för deltagarens välbefinnande. Valet av fysiska aktiviteter ska vara professionellt bedömda av teamet runt deltagaren så att träningsaktiviteten passar deltagaren. Resultatet av aktiviteten utvärderas minst två Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 103 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. gånger per år, då tillsammans med deltagaren och dennes närstående och dokumenteras i genomförandeplanen. Sjukgymnast och arbetsterapeut samarbetar med deltagarens kontaktman, sjuksköterska för att tillsammans öka motivation hos deltagaren att träna och delta i aktivitet med hälsa och välbefinnande i fokus. Beställaren Med deltagaren i fokus samverkar vi aktivt med beställaren och närstående vid en verksamhetsövergång för att övergången inte ska medföra några brister i deltagarens omvårdnad och service. Frösunda har en väl detaljerad och strukturerad process för övertagande för att inget ska falla mellan stolarna. Se vidare under punkt 1.3.5. övertagande av personal och verksamhet. Vi delger Stockholm stad kontinuerligt under övertagandefasen hur långt vi har kommit i processen. När tidigare utförare är någon annan än staden så löper arbetet parallellt med att synkronisera processen med nuvarande utförare också. Tre månader efter ett övertagande så har regionchefen en uppföljning med staden för att utvärdera hur den första tiden fortlöpt. Även vår kvalitetsavdelning genomför en intern uppföljning efter tre månader i verksamheterna för att säkerställa att vårt arbete har fortlöpt i enighet med våra processer. Vi är öppna med resultatet av våra uppföljningar, ett av våra ledord är transparens, och resultatet av vår internuppföljning delges beställaren. Därefter har verksamhetschef kontinuerliga träffar och uppföljningar med staden utifrån deltagarens behov och överenskommelse med ansvarig handläggare. Frösunda åtar sig att upprätta en rapportstruktur som följer stadsdelens krav och önskemål, samt överensstämmer med förväntningarna på samverkan enligt stadens rutin för kvalitetsuppföljning av dagliga verksamheter. Vi åtar oss att samverka med handläggare samt för deltagaren relevanta personer när deltagaren behöver upprätta en individuell plan, vårdplan enligt hälso- och sjukvårdslagen och/eller en habiliteringsplan. För dessa kontakter upprättas samverkansrutiner som dokumenteras i genomförandeplanen. Deltagarens kontaktman kommer medverka med upprättandet samt vid utvärderingen om deltagare eller dennes företrädare vill det. Vi samverkar gärna med Stockholms stad, Södermalm Sdf, i samverkans – och utvecklingsfrågor som ger oss möjlighet att utföra en omsorg som erbjuder våra deltagare högsta möjliga livskvalitet. Oavsett. Samverkan med andra verksamheter inom Frösunda Vi åtar oss att ta tillvara på våra medarbetares kunskaper och färdigheter samt att dessa förmedlas vidare till andra medarbetare inom och utanför den aktuella verksamheten. Hos oss finns en rik kompetensbank och medarbetare med en specifik kunskap bjuds in till annan verksamhet, berättar och handleder annan medarbetargrupp. Om deltagarna är i behov av en specifik kompetens, t.ex. om Hammarby DV vill ha stöd i att utveckla sin verksamhet så kan medarbetare från annan Frösundaverksamhet ge stöd i arbetet med att vara en arbetsplatsinriktad verksamhet, eller om de skulle vilja utveckla sitt legoarbete då ett flertal av våra verksamheter driver legoarbete. Syftet med att ta stöd av varandra är att ta vara på den samlade kompetens och hjälpa varandra att utveckla professionaliteten i den vardagliga verksamheten. Med deltagaren i fokus åtar vi oss att samverka med andra verksamheter för att stödja deltagaren i att utveckla sociala kontakter. Vi kommer att en gång per år bjuda in till aktivitet mellan våra dagliga verksamheter i Stockholmsregionen för att ge möjlighet till ett utökat socialt nätverk och samverkan. Riksförbundet Attention Frösunda samverkar med Riksförbundet Attention, en intresseorganisation för personer med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. Varje år genomför vi tillsammans NPF-forum, en nationell konferens, som syftar till att öka intresset och öka kunskapen om neuropsykiatriska funktionsnedsättningar som Aspergers syndrom och ADHD eftersom denna grupp lätt hamnar i svårigheter till följd av brist på förståelse hos omgivningen. Det handlar om ett arbete som ska leda till att personer med NPF-diagnoser ska bli bemötta med respekt och få det stöd de behöver i skolan, på arbetsmarknaden och på fritiden. Vi uppmuntrar våra deltagare och medarbetare att delta under forumet som innehåller båda föreläsningar och mässutställning. Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen Att samverka med Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen är viktigt och är i linje med Sveriges Kommuner och Landstings vilja för att fler personer med funktionsnedsättning ska komma i arbete. Vi samverkar med Försäkringskassan (FK) och Arbetsförmedlingen (AF) och denna samverkan genomförs alltid utifrån de behov och förutsättningar som finns hos respektive deltagare och utifrån var i processen deltagaren befinner sig. Om deltagaren vill att en individuell plan upprättad så medverkar deltagarens kontaktman alternativt arbetskonsulenten vid upprättandet. Syftet är att vi, aktörerna runt deltagaren, gemensamt ska ge deltagaren förutsättningar för att etablera sig på arbetsmarknaden och ge dem det stöd de behöver för att klara övergången från daglig verksamhet till lönearbete. Se vidare i avsnitt 3.2.2.2. ökad delaktighet i arbetslivet. UPPFÖLJNING AV SAMVERKANSARBETET Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 104 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. För att säkerställa att vi lever upp till detta åtar vi oss att genomföra årliga mätningar genom närståendeundersökningar. Resultatet presenteras på nästkommande närståendeträff i verksamheten. Resultatet av undersökningar mynnar ut i tydliga rekommendationer gällande vårt framförvarande kvalitetsutvecklingsarbete i verksamheten. Om vi får åter förtroendet att driva Hammarbys dagliga verksamhet så åtar vi oss att systematisk följa upp vårt samverkansarbete. Se avsnitt 3.2.3.3. Uppföljning Utvärderingsgruppens bedömning utifrån anbudsgivarens beskrivning (Fasta svarsalternativ) 5,00 % 3.2.2. Kriterium 2 - Stöd, service och omvårdnad som möjliggör goda levnadsvillkor och ett självständigt liv Vikt för kriteriet: sammanlagt 63 % Kriterium 2 utgörs av tre bedömningsgrunder. Vikt och poäng framgår av respektive bedömningsgrund. 3.2.2.1. Bedömningsgrund 2:1. Ökad självständighet - vikt 18 % Anbudsgivaren ska utifrån den dagliga verksamhet som anbudet avser beskriva metoder och rutiner för att uppnå en ökad självständighet för varje deltagare. Redogör för hur den enskildes individuella önskemål, behov och förmåga kommer att beaktas vad gäller aktiviteter och sysselsättning. Beskriv också hur anbudsgivaren avser att välkomna och introducera nya deltagare i verksamheten. Beskriv hur den sociala dokumentationen används i det dagliga arbetet. 50 eller 100 poäng kan utdelas för det mervärde som bedöms finnas i anbudsgivarens beskrivningar och åtaganden vad gäller rutiner, metoder och arbetssätt för att åstadkomma individuellt utformad stöd och service. Till grund för bedömningen kommer också att ligga hur anbudsgivaren visar att man aktivt kommer att använda dokumentationen och genomförandeplanen i det dagliga arbetet för att kunna mäta måluppfyllelse och visa den enskildes utveckling. Gör beskrivning i enlighet med vad som anges ovan! (Fritextsvar) Delaktighet för att nå självständighet För att säkerställa att deltagaren ges möjlighet till inflytande, delaktighet och medbestämmande över stödet och omsorgens med målet att öka sin självständighet kommer ”Stockholm – en stad för alla, Program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning 2011–2016” vara ett vägledande dokument för oss. Verksamhetschefen (VC) kommer att ansvara för att samtliga medarbetare på Hammarby DV känner till och vet vad som står i ”Program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning 2011–2016”. De kommer inom två månader efter ett övertagande att gå igenom programmet tillsammans med medarbetargruppen under två arbetsplatsträffar. Programmet kommer även att ingå i vår introduktion för nyanställda. Minst en APT per år kommer att innehålla en genomgång av programmet för att dokumentet ska hållas levande i verksamheten. Kontaktman Inför att en deltagare ska börja hos oss utses en kontaktman (stödperson) för den enskilde. Det utses också alltid i samband med detta en ersättare till kontaktmannen. Båda personerna arbetar i nära kontakt med deltagaren och är i största möjligaste mån de personer som deltagaren träffar mest inom ramen för sin dagliga verksamhet. Deltagaren informeras alltid om att det har möjlighet att byta kontaktman om behov finns. Kontaktmannen är ansvarig för att deltagaren får den verksamhet den önskar och beställningen avser och det stöd som krävs samt att dokumentationen förs i enlighet med gällande lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd. Detta gör kontaktmannen genom frekventa uppföljningar av den sociala dokumentationen däribland genomförandeplanen ibland tillsammans med VC. Om kontaktmannen vid uppföljning i dokumentationen upptäcker att planerade insatser inte genomförts enligt genomförandeplanen ska kontaktmannen göra en avvikelserapportering kring bristen. Vi åtar oss att 100 % av deltagaren ska ha en utsedd kontaktman och en vice kontaktman vid startsamtalet. Vi kommer att genomföra en kontaktmannaskapsutbildning för medarbetarna på Hammarby DV. Utbildning och kunskapstest sker under det första året som kontaktman. Planerad utbildning och godkänt resultat på kunskapstest följs upp av VC genom Frösunda akademin (vår utbildningsplattform). Statistik över antal utbildade kontaktmän delges beställaren årligen. Uppföljning görs av VC och avvikelser från målet rapporteras månadsvis i månadsrapport och samverkansmöte. För att arbeta som kontaktman ska man ha genomgått Frösundas Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 105 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. kontaktmannaskapsutbildning, klarat Frösundas värderingstest och ha validerat goda kunskaper i dokumentation. När alla kompetenser är på plats kan man söka om att få Frösundas kontaktmannaintyg som ett bevis på att man har dessa kompetenser. Social dokumentation för ökad självständighet Utifrån beslutet och målet för insatsen upprättas en genomförandeplan tillsammans med deltagaren. Vi har som rutin att upprätta en tillfällig genomförandeplan tillsammans med deltagaren från och med första dagen i verksamheten. Syftet är att säkerställa deltagarens självbestämmande, inflytande över sin arbetsdag, sitt stöd och verksamhetens innehåll från dag ett. Senast 15 dagar efter beställningen har inkommit ska deltagarens genomförandeplan vara fastställd och godkänd av deltagaren och sändas digitalt till staden genom systemet ParaSol. Kontaktmannen ansvarar för att genomförandeplanen upprättas tillsammans med deltagaren och om deltagaren önskar närstående, ställföreträdare eller andra viktiga personer i deltagarens nätverk. Syftet med genomförandeplanen är att beskriva hur insatsen praktiskt ska genomföras så att målet för insatsen uppfylls. Av genomförandeplanen framgår bland annat vilka mål som gäller för insatsen eller delar av den, när och hur insatsen ska genomföras, på vilket sätt deltagaren har utövat inflytande över planeringen och vilka personer som har deltagit i planeringen. Genomförandeplanen utvärderas minst två gånger per år samt oftare vid behov. Utvärderingen innebär att vi går igenom målen tillsammans och om målen har gett önskat resultat för deltagaren. Genomförandeplanen är ett levande dokument och är det verktyg som styr insatsen och de aktiviteter, sysselsättningen, arbetsträning som är den dagliga sysselsättningen. Målen i genomförande planen kan bli uppfyllda tidigare eller senare än planerat och det innebära att delar av genomförandeplanen skrivs om. När ett delmål är uppfyllt eller flera, bör nya delmål upprättas. Om ett delmål inte uppfylls inom uppsatt tid kan det revideras, t.ex. ska metoden ändras, är målet för högt uppsatt? etc. Det är sedan dokumentationen av hur insatsen genomförs som är vårt viktigaste verktyg för att följa vägen till målet. Vårt ledord för dokumentation är transparens, gentemot deltagare och beställare. Vår Sociala dokumentation består av genomförandeplan, journalanteckningar och eventuella arbetsanteckningar. I genomförandeplanen ingår bemötandeplan, riskbedömning och aktivitetsplan. Vi dokumentera med stor respekt för den enskildes integritet och utifrån ett etiskt uttryckssätt. Frösunda företag följer standarden: International Classification of Functioning, Disability and Health, (ICF) och vi har tagit fram en affärsområdesspecifik ICF-förteckning med ett urval av sökord. Vårt sätt att dokumentera följer väl definierade rutiner som säkerställer en kontinuitet i deltagarens insats, respekt för individens integritet samt regulatorisk följsamhet. I dokumentation framgår inte bara vad som görs utan även hur individen utvecklas och vilka framsteg som sker. I vår sociala dokumentation noteras även andra viktiga händelser som har betydelse för våra deltagare, även om det inte handlar om målen i genomförandeplanen. Den sociala dokumentation utgår från genomförandeplanen, delmålen och aktivitetsplanen och beskriver arbetet som utförts. I aktivitetsplanen framgår vilka aktiviteter som ska genomföras, när och hur. I den sociala dokumentationen följs aktivitetsplanen upp genom att medarbetaren skriver hur aktiviteten genomförts. Det kan vara vilka moment som deltagaren klarade självständigt, i vilka moment behövde deltagaren stöd, hur deltagaren utvecklats under aktiviteten. I den sociala dokumentationen framkommer även om insatsen eller aktiviteten inte genomförts och anledning till detta. Den sociala dokumentationen är ett verktyg för personalen att systematiskt se utvecklingen och framstegen, men även notera när inte genomförandeplanen följs och målen inte uppnås. Den ansvarige kontaktpersonen eller annan medarbetare använder den sociala dokumentation som utgångspunkt för arbetet. De medarbetare som arbetar med den specifika deltagaren ser vid varje tillfälle hur arbetet tidigare genomförts och vilka förändringar som skett och hur arbetet ska utföras framöver. I den sociala dokumentationen framgår t.ex. hur långt deltagaren kommit i att lära sig en ny uppgift, vad nästa steg är i processen och om stödet ska utföras på ett annat sätt, alternativt hur en ny aktivitet genomförs, vad som fungerade bra och vad som behövs ändra på till nästa gång. Den sociala dokumentationen används även över tid för att följa utvecklingen för deltagaren. Genom att dokumentera enligt Frösundas riktlinjer (och Socialstyrelsens allmänna råd) kan våra medarbetare följa deltagarens utveckling, vilket kan vara svårt i det dagliga arbetet om inte vi dokumenterar. När medarbetarna går igenom den sociala dokumentationen över tid framkommer det systematiska arbetet eller systematiska fel/brister. På en av våra enheter framkom att för en deltagare fungerade inte en specifik aktivitet en special dag och den ansvariga kontaktpersonen undersökte då genom att kontakta boende och närstående vad som hände före eller efter den dagliga verksamheten. Det framkom att deltagaren hade en aktivitet genom boende på kvällen innan vilket gjorde att deltagaren lade sig senare än övriga dagar i veckan och således var tröttare än vanligt. Kontaktmannen bytte då dag för aktiviteten på dagliga verksamheten. All vår dokumentation formuleras och upprättas så att det är uppföljningsbart och möjliggör för en systematisk uppföljning av deltagarens utveckling och uppfyllande av mål och delmål under insatsen. Med kontinuerliga uppföljningar hittar vi strategier och arbetsmetoder som stärker deltagarens självständighet. VC ansvarar för att genomföra regelbundna stickprovskontroller av deltagarens sociala dokumentation med hjälp av vår EGENKONTROLL CHECKLISTA som är ett systematiskt verktyg och innehåller 7 punkter såsom dokumentation, avtal rutiner mm. VC går igenom checklistan vid stickprovskontrollen och kan då snabbt få en Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 106 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. uppfattning om hur dokumentation/sociala journalen ser ut på enheten. Finns allt i den sociala journalen, är dokumentationen korrekt etc. Om det finns brister kan VC genom checklistan se om det är en slumpmässigt eller systematiskt brist eller fel. Syftet är att säkerställa att dokumentationen sker löpande och regelbundet och med respekt för den enskilde. Vår kvalitetsavdelning genomför årligen en genomgång av dokumentationen i verksamheten för att säkerställa att genomförandeplanen och sociala dokumentationen. Eventuella avvikelser dokumenteras och åtgärdsplan upprättas. Rutiner när deltagare börjar När en deltagare önskar att få påbörja sin sysselsättning/arbete i en av våra dagliga verksamheter erbjuds deltagaren innan beslut att komma på ett studiebesök. VC berättar om verksamheten, dess rutiner och arbetsuppgifter. Visar runt i lokalerna och deltagaren får möjlighet ställa de frågor som denne har. Det är inte ovanligt att deltagaren vill komma på fler besök innan denne bestämt sig. Vid studiebesök har deltagaren alltid möjlighet att ta med sig anhöriga, god man, boendepersonal etc. för att t.ex. kunna diskutera med någon om verksamheten innan han/hon tar sitt beslut. När personen väljer att börja så kommer vi i samråd med deltagaren och dennes handläggare överens om startdatum och samtalar om målet med sysselsättningen/arbetet på verksamheten. Inför deltagarens start utses en ordinarie kontaktman (stödperson) till deltagaren samt en vice kontaktman. Det är kontaktmannen som ansvarar för att introducera deltagaren och ev. personliga assistenter i verksamheten. Kontaktmannen förbereder introduktionen, tar nödvändiga kontakter och inhämtar information. Vilka som deltar i mötet utgår ifrån deltagaren. I vissa fall, om deltagaren önskar och vill, åker kontaktmannen även ut till tidigare verksamhet/skola och boende för att få ordentlig överrapportering. Första dagen genomför kontaktmannen och VC ett startsamtal. Samtalet innebär att kontaktmannen och VC sätter sig tillsammans med deltagaren och har ett första samtal för att ta reda på vilka önskemål, intressen och deltagaren har, vilka tider och vilka dagar deltagaren vill jobba och om deltagaren kan tänka sig att vara på en praktikplats. Informationen ligger till grund för deltagarens tillfälliga genomförandeplan som upprättas från deltagarens första dag, i samband med startsamtalet. Utifrån startsamtalet gör vi ett individuellt schema över introduktionsperioden som är på två veckor. Under introduktionen har deltagaren möjlighet om intresse finns att prova ett så brett utbud av aktiviteter och arbetsuppgifter. Kontaktmannen har en daglig avstämning med deltagaren under den första tiden (mellan två till tre veckor) för att säkerställa att deltagaren är nöjd med sina olika arbetsuppgifter och schema. Kontaktmannen informerar även övriga medarbetare om planeringen, deltagarens önskemål, behov och dennes utveckling på varje morgonmöte under introduktionsperioden. Under första veckan efter att deltagaren har börjat håller kontaktmannen och deltagaren ett samverkansmöte med deltagarens nätverk. Vilka som deltar i mötet utgår ifrån deltagaren. Här bestämmer vi tillsammans När, Hur och Hur ofta samverkan ska ske. Detta dokumenteras i deltagarens genomförandeplan och följs upp minst 2 ggr/år. Vi åtar oss att utvärderar introduktionen i enlighet med en framtagen checklista en månad efter att deltagaren börjat på Hammarby DV för att ta del av deltagarens upplevelser vad gäller hur introduktionen fungerat, hur deltagaren trivs med sina arbetsuppgifter och om deltagaren har några ytterligare önskemål och synpunkter. En viktig fråga är hur deltagaren upplevde valet av sin kontaktman. Om deltagaren inte är nöjd med valet av kontaktman försöker VC reda ut vad som inte upplevdes som bra och hur verksamheten kan göra för att möta deltagaren på bästa sätt. Om en deltagare önskar byta kontaktman ska VC tillse att detta sker inom en vecka. Utvärdering är viktig för att deltagaren ska vara delaktighet och ha inflytande samt att vi får möjlighet att utveckla verksamheten och anpassa arbetssätt och mål för att öka deltagarens självständighet. I samband med introduktionen åtar vi oss att göra en kartläggning av deltagarens individuella behov och resurser och en kommunikationsbedömning tillsammans med arbetsterapeut och arbetskonsulent. Kartläggningen och kommunikationsbedömningen innebär en inventering av deltagarens styrkor, förmågor och resurser. Resultaten ligger till grund för utformningen av det individuella stödet som inbegriper t.ex. behov av hjälpmedel, särskild struktur, förhållningssätt och kommunikation. Arbetsterapeuten och arbetskonsulenten går även igenom verksamheten/arbetsplatsen för att säkerställa att den är rätt anpassad utifrån deltagarens behov och säkerställa en meningsfull sysselsättning/arbetsdag. Syftet är att skapa förutsättningar för deltagaren att vara så delaktig och självständig som möjligt på sin arbetsplats. Resultaten dokumenteras i deltagarens genomförandeplan och kompletteras om deltagarens behov och önskemål förändras. Kommunikationsbedömning – att kunna välja och välja bort En av våra viktigaste uppgifter i vårt arbete med att öka deltagarens självständighet är att ge denne stöd i att göra egna aktiva val och kunna tacka nej när den inte vill. Det kan vara beslut om vad han/hon vill i livet, vill arbeta med, vilket stöd de vill ha, att välja den aktivitet som intresserar och att kunna bestämma vad man vill äta till lunch. Vi åtar oss att genomföra en kommunikationsbedömning tillsammans med deltagaren och dennes kontaktman under det första och andra avtalsåret. Det är arbetsterapeuten som utför bedömningen. Syftet med vår bedömning är att säkerställa att deltagaren, vid behov, har ett anpassat stöd för kommunikation. Arbetsterapeuten använder sig av specifikt utformade checklistor för kommunikationsbedömning med utgångspunkt i vår arbetsmetod. Om deltagaren är i behov av specifika hjälpmedel, samverkar vi med Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 107 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. habilitering samt de instanser som förskriver hjälpmedel. Med kunskap och individuellt anpassat stöd för kommunikation säkerställer vi deltagarens möjlighet till inflytande och självbestämmande i vardagen. Resultatet dokumenteras i deltagarens genomförandeplan som följs upp regelbundet. ARBETSMETODER Nedan följer beskrivning av evidensbaserade arbetsmetoder som vi åtar oss att införa och arbeta med på Hammarby DV för att uppnå en ökad självständighet för varje deltagare. TEACCH som arbetsmetod Vi åtar oss att arbeta med tydliggörande pedagogik utifrån TEACCH-modellen. TEACCH modellen är ett habiliteringsprogram som ger deltagaren med autismspektrumtillstånd trygghet och förutsägbarhet i vardagen. Metoden bygger på struktur och visuellt stöd samt på ett nära samarbete mellan föräldrar och professionella. Tydliggörande pedagogik Tydliggörande pedagogik är hämtat från TEACCH-modellen men anpassat efter svenska förhållanden i samarbete med Riksföreningen Autism. Deltagare med autism har ofta en stark visuell förmåga. Med visuellt stöd kan de bättre förstå sin omvärld och därmed lära sig nya färdigheter. Därför åtar vi oss att arbeta med tydliggörande pedagogik. I och med att våra deltagare lär sig mer och blir mer självständiga ökar självkänslan. När omgivningens krav är tydliga blir följden ofta att beteendeproblemen minskar.Tydliggörandet skall svara på frågorna: VAR? VAD? NÄR? HUR LÄNGE? HUR MYCKET? VAD HÄNDER SEDAN? HUR? TYDLIGGÖRANDE I RUM/ MILJÖ - svarar på frågan var. Genom tydliga fysiska och visuella avgränsningar kan man ge deltagare med autism en tydlig bild av vad som förväntas i olika rum/miljöer. På Hammarby DV kommer vi att skapa en tydlig plats för matsalen. Vi kommer att hänga upp bilder på råvaror på väggarna, duka borden med duk och blommor, ha veckans matsedel synligt upphängt och skärma av delar av matsalen för deltagare som vill äta ostört. Vi åtar oss att inreda varje arbetsrum/aktivitetsrum så att det påminner om själva aktiviteten eller produkten/ tjänsten som produceras. TYDLIGGÖRANDE I TID SCHEMA - svarar på frågorna vad och när. Schemat ska visa vilka aktiviteter som ska ske och i vilken ordning dessa kommer. Schemat ska anpassas efter deltagarens förmåga att förstå information, från konkreta föremål till abstrakt skriven text. Vi åtar oss att använda oss av föremål, foto, tecknade bilder, bild + text, text, agenda. Schemats längd kommer att anpassas efter deltagarens förmåga att förstå information. Exempel på det är information direkt i situationen, 2-4 sekvenser åt gången, halvdagsschema, heldagsschema osv. ARBETSORDNINGEN - svarar på frågorna hur länge, hur mycket och vad som händer sedan. Arbetsordningen ska visa hur länge en deltagare arbetar med en uppgift/aktivitet och anpassas efter deltagarens förmåga att förstå information. Vi använder oss av föremål, färgmatchning, symboler (bokstäver, siffror), ord, text. Sist i arbetsordningen finns information om vad som händer efter det att aktiviteten är färdig (t ex schemakort som tar deltagaren tillbaka till schemat eller vid behov av mer konkret information exempelvis en frukt eller en bild på en rolig aktivitet). VISUELL INFORMATION - svarar på frågan hur. Genom visuell instruktion ska deltagare med autism få reda på hur han/hon ska genomföra en uppgift/aktivitet. Instruktionen ska anpassas efter förmågan att förstå information. Från det mest konkreta som att materialet talar för sig själv, t.ex. tre pusselbitar i tre pusselhål, till en skriven arbetsordning, t.ex. ett recept. Exempel på andra visuella instruktioner som Frösunda använder är organisation i lådor, avgränsning av ytor, betoning av viktig information (färgkodning), bild-mallar, skrivna instruktioner. Alternativ och kompletterande kommunikation - AKK För deltagare på Hammarby DV som har någon sorts utav kommunikationshinder som till exempel motoriska talsvårigheter, afasi och andra språkliga handikapp kommer vi att arbete med AKK som är ett samlingsnamn för den kommunikation som inte bygger på talet. För att täcka en persons kommunikativa behov behövs oftast flera olika vägar. Därför är det viktigt att veta vilka förutsättningar deltagaren har för att man ska kunna hitta det redskap. Vi vår kommunikationskartläggning som utförs av vår arbetsterapeut lyckas vi spåra vilka andra kommunikations sett som deltagaren responderar till. Det kan till exempel vara via signaler och handling som är oftast knutna till en viss situation. Att gång på gång avvika från en aktivitet kan vara tecken på att deltagaren inte gillar aktiviteten. För att lyckas fånga upp detta ställer det extra krav på att våra medarbetare måste vara extra lyhörda. Deltagarens sätt att kommunicera dokumenteras i sociala dokumentationen. Medarbetarna fokuserar sedan på att utveckla deltagarens kommunikation för att öka deltagarens självständighet. TAKK- Tecken som AKK När man kommunicerar med någon med intellektuell funktionsnedsättning, så brister det ofta i samspel och kommunikation. Då är det en fördel att man stärker detta med tecken och använda det som stöd när man pratar och kommunicerar. Vi åtar oss att utforma TAKK individuellt så det passar varje deltagare. Fördelarna med tecken är att man inte behöver mindre finmotorik än själva talet, man får använda alla sinnen, det ökar koncentrationsförmågan, det mer tydliggör det talade språket, tecken är ibland mer konkreta och mer liknar dess betydelse, man har alltid med sig tecken, medarbetare pratar mindre och tecken hör mer ihop med Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 108 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. kroppsspråket och fungerar bra ihop. Exempel på hur en av våra dagliga verksamheter uppmärksammar och arbetar med AKK: På en av våra dagliga verksamheter har man morgonmöte varje dag. Medarbetarna har känt att man behöver strukturera upp mötet lite mer. De vill att alla deltagare ska ha chans att förstå vad som ska hända under dagen. De ska även kunna fråga och våga säga sin åsikt. Man ska också träna på att lyssna och vänta på sin tur. Mötet ska vara så självgående så att medarbetarna inte ska behöva hålla i mötet utan bara vara där som stöd. Deltagarna består av fem män och en kvinna. Tre pratar väldigt ”sluddrigt” och av männen har autism och pratar inte alls. Han sitter helst utanför och studerar vad de andra gör. Två av männen pratar bra och en av dem kan läsa. En av deltagarna pratar hela tiden och om samma saker så det är lätt att man ofta ”tystar” ner honom. Alla dessa behöver AKK på något sätt och även då tecken som stöd. Först satte sig medarbetarna ner och skrev ner stolpar. De fotograferade almanackan och närvarolistan för att alla skulle känna igen materialet. Sedan tog man fram bilder som man visste att de kände igen. En dagordningslista med ord utan bilder skulle göras till den som kunde läsa. En av deltagarna fick bara bilder och några fick dagordning både med skrivna ord och också bilder. En fick bara bilder på sin dagordning. Man letade även fram tecken till orden: allihopa, almanacka, närvarolista, jobba, måla, sjunga och slut. Man beslutade även att teckna maten som man skulle äta varje dag. Tanken var att de även skulle träna turordning, att vänta på sin tur och förstå när man ska lyssna på andra. Man skulle även försöka att få en trevlig pratstund till fikat. Medarbetarna dokumenterade kontinuerlig och kunde därför systematiskt se utvecklingen och framstegen med arbetet. Idag arbetar man kontinuerligt med bilder, de fotograferar med digitalkamera och använder Picsbilder. De används till att strukturera dagarna. Varje deltagare och medarbetare har ett eget dagsschema som de följer till punkt och pricka. Man följer de olika färgerna på dagarna med mera. På verksamheten finns en ettårs almanacka runt om ett av rummen. Varje dag vänder man en lapp, så man ska få förståelse för hur långt ett år är och man kan prata om när påsken, midsommar, julen är m.m. Deltagarna är nu mer självständiga och arbetar utifrån sina förutsättningar. Det har blivit mer självsäkra och kan nu förstå och kommunicera fram sina åsikter mer effektivt. Medarbetarna ger nu en mer individbaserad service och insats och kan coacha våra deltagare för att lyfta fram deras fungerande egenskaper. Samtliga av våra medarbetare på Hammarby DV kommer att utbildas inom AKK under första 24 månaderna efter ett övertagande och fortbildas inom under kontraktstiden. Mitt behov av ditt stöd Vi kommer att använda arbetsverktyg ”Mitt behov av ditt stöd” på Hammarby DV. I samråd med deltagaren och/eller dennes företrädare formuleras dokumentet. I dokumentet beskrivs moment som är viktiga för att just min vardag ska fungera så bra som möjligt. Det är lika viktigt att det i dokumentet framgår vilka moment jag behöver stöd i och på vilket sätt som det tydligt framgår vilka moment jag behöver få utföra utan stöd för att utveckla min självständighet. Mitt behov av ditt stöd är ett arbetsverktyg som utvecklas utifrån målen i genomförandeplanen och beskrivs alltid i jag-form med individen i fokus. I takt med att en deltagare utvecklas ligger det i medarbetarens roll att arbeta med att motivera deltagaren och uppmuntra till fortsatt utveckling. Det kan i praktiken t ex innebära att en deltagare som inledningsvis haft svårt att koncentrera sig på en uppgift i ett rum där flera personer deltar i samma aktivitet, efter hand lyckas vidareutveckla sin koncentrationsförmåga och självständighet. Detta på ett sätt som möjliggör att han eller hon även klarar att bli avbruten i en arbetsuppgift och själv kan återuppta sina uppgifter för att slutligen på egen hand obehindrat kunna växla mellan flera parallella arbetsuppgifter. Medarbetarens roll är att hela tiden ligga steget före och att anpassa arbetsuppgifter, struktur och förhållningssätt för att stimulera till utveckling i takt med deltagarens framsteg och självständighet. Träning till självständighet Genom motivation och uppmuntran arbetar våra medarbetare ständigt med att deltagarna ska vara så självständiga som möjligt. Det kan handla från att kunna äta självständigt till att själv kunna åka kommunalt till sin individuella praktikplats och utföra sina arbetsuppgifter. Motivera, träna – öva för att själv kunna utföra moment självständigt. Vår uppgift är att motiverar våra deltagare att våga testa nya saker, uppgifter, platser mm. Uppmanar/utmanar dem att ta egna beslut och även ta ansvar för dem. Vi arbetar med delmålen i genomförandeplanen för att i ens takt träna, testa, öva så att våra deltagare når deras samtliga mål i genomförandeplanen. För att uppnå självständighet för deltagarna arbetar våra medarbetare med motivation och uppmuntran. Det kan handla allt i från att kunna äta självständigt till att själv kunna åka till sin individuella praktikplats och utföra sina arbetsuppgifter. Deltagarens mål kan vara t ex att öka sin självständighet genom att självständigt kunna resa kollektivt till och från sin dagliga verksamhet eller praktikplats. För att uppnå målet upprättar vi en individuell planering av reseträning. Med den som utgångspunkt stöttar vi deltagaren i olika steg. Vi utgår från deltagarens kunskaper och färdigheter och kognitiva förutsättningar. Därefter ser vi vilket stöd deltagaren ytterligare behöver för att nå sitt mål. Motivera, träna – öva för att själv kunna utföra moment självständigt. Vår uppgift är att motiverar våra deltagare att våga testa nya saker, uppgifter, platser mm. Uppmanar/utmanar dem att ta egna beslut och även ta ansvar för dem. Vi arbetar med delmålen i genomförandeplanen för att i ens takt träna, testa, öva så att våra deltagare når deras samtliga mål i genomförandeplanen. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 109 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Teknikstöd Vi kommer att arbeta med teknikstöd så som telefoner och läsplattor. Vi åtar oss att tillhandahålla 4 läsplattor och trådlös internetuppkoppling till Hammarby DV. Läsplattan kommer att användas som ett kommunikationshjälpmedel för deltagare som har talsvårigheter. Det här med syftet att deltagaren ska kunna leva så självständigt som möjligt. Vi kommer att använda oss utav Prizmo eller ScanRead Mobil app, med vilken man kan fotografera text och som sedan kan läsas upp. Vi kommer också att använda oss ut av Dictus eller Dragon Dictation som är två appar som gör det omvända – tala in det deltagaren vill så omvandlar appen deltagarens inspelade röst till text som deltagaren dessutom kan dela eller mejla till andra. Vi kommer att använda oss ut av Pratkort appen som innehåller 450 unika illustrationer. Varje bildkort i Pratkort symboliserar ett ord, och när deltagaren pekar på bilden läses det högt av en röst. Pratkort går också att bygga vidare på med egna bilder, tagna med läsplattans kamera. Till exempel på aktiviteter, kollegor och närstående. Medarbetarna på Hammarby DV kommer att få stöd och handledning i att använda teknikstöd som arbetssätt av vår arbetsterapeut. Samtalsteknik För att säkerställa den enskildes delaktighet och självbestämmande arbetar vi utifrån Motivational Interview (MI) som är en personcentrerad och guidande metod för kommunikation med målet att tydliggöra och förstärka deltagarens egen motivation till förändring och utveckling. Samtalsteknik ingår i vårt utbud av kompetensutveckling som kommer att erbjudas medarbetargrupperna på Hammarby DV under första avtalsåret. Individuellt anpassat schema Utifrån veckoplaneringen gör vi tillsammans ett individuellt dagsschema och/eller veckoschema för deltagaren. Scheman kan se olika ut och anpassas efter deltagaren. Exempelvis kan varje dag ha en egen färg, då det kan vara lättare att komma ihåg och hålla isär vad som ska hända på till t.ex. den bruna dagen eller blåa dagen. Om deltagaren vill ha med sig planeringen ut skapar vi en liten plastficka som man kan stoppa i fickan med små bilder. En bit färgad tejp visar vilken veckodag det är. Vi arbetar därtill med månadsböcker och årshjul. Att följa ett schema och kunna utföra aktiviteter i vardagen, utan att ha någon som är med, höjer avsevärt individens självkänsla och självständighet. För att ta vårt stöd ett steg längre – med syftet att öka deltagarens självständighet - identifierar vi färdigheter som deltagaren behöver öva på för att en högre grad av självständighet uppnås. Utifrån detta stöttar vi sedan på anpassat sätt och individen ökar sin självständighet succesivt. Vi åtar oss att arbeta med scheman för att förtydliga deltagarens dag med syftet att ge ökad självständighet och delaktighet i vardagen. Ansvarsområden När vi tar över driften av en ny entreprenad så har vi som rutin, vid kartläggningen av genomförandeplanen, att kontaktmannen frågar deltagaren om denne kan tänka sig att vara ansvarsombud. Ansvarsombud innebär att deltagaren tillsammans med sin kontaktman ansvarar för ett visst område i verksamhet. Kontaktmannen dokumenterar deltagarens ansvarsområde i genomförandeplanen samt vilket stöd deltagaren behöver för att kunna utföra sin ansvarsuppgift. Omvärldsorientering För att våra deltagare ska kunna vara aktiva medborgare, behöver de veta vad som händer runt om i världen. Vi prenumerera på tidningen 8 sidor som är en lättläst Nyhetstidning. För oss handlar det om delaktighet och demokrati oavsett funktionsnedsättning. Vi kommer att utse tre läsombud under första avtalsåret och tillhandahålla utbildning. 8 Sidor kommer en gång i veckan och i samband med det har vi en gemensam lässtund under eftermiddagen. Lässtunden kommer att vara schemalagd och läsombudet ansvarar för aktiviteten. Läsningen blir en gemensam aktivitet som stimulerar till nya tankar, det väcker minnen och skapar delaktighet. Deltagarnas planeringsdag Vi kommer att genomföra två planeringsdagar tillsammans med deltagare på Hammarby DV per år. Det här är ett forum där deltagarna har möjlighet att utvärdera verksamheten samt komma med egna förslag på förändring och förbättring. Vid planeringsdagarna deltar samtliga deltagare och medarbetare i verksamheten. Inför en planeringsdag lämnar både medarbetare och deltagare in förslag på vad som ska tas upp. På ett arbetsplatsmöte bestämmer vi tillsammans vilka punkter agendan ska innehålla. Det är VCen som håller i mötet och närstående/ställföreträdare kan också delta. Deltagarnas arbetsplatsmöte Vi kommer att ha APT en gång var annan vecka med en eller flera deltagare från varje grupp, VC och en medarbetare. Arbetsterapeut och arbetskonsulent deltar minst 2 gånger per termin. På APT utgår vi från en agenda som vi tar fram tillsammans med deltagarna. Agendan kan innehålla punkter som rör kvalitetsfrågor, utveckling av arbetsområden och synpunkter från gruppen. Enskilda möten med kontaktmannen Deltagarna har en gång i veckan individuella avstämningsmöten med sin kontaktman. Innehållet i mötena varierar, det kan vara en avstämning om hur veckan varit, om deltagaren vill göra en annan arbetsuppgift med mera. Det kan vara uppföljning av aktivitet, utvärdering av delmål, fördelning av ansvar mm. Det kan vara att revidera delmål eller sätta nya. Syftet är att deltagaren får ta ansvar för sin genomförandeplan och vara delaktig i sin vardag och utveckling. Utifrån deltagarens behov så arbetar vi med informerande val, Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 110 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. tydliggörande pedagogik, bilder, symboler och text. Utvärderingsgruppens bedömning utifrån anbudsgivarens beskrivning (Fasta svarsalternativ) 18,00 % 3.2.2.2. Bedömningsgrund 2:2. Ökad delaktighet i arbetslivet vikt 30 % Anbudsgivaren ska utifrån den dagliga verksamhet som anbudet avser beskriva hur man systematiskt arbetar för att öka deltagarnas delaktighet i arbetslivet. Beskrivningen ska avse metoder och arbetssätt som möjliggör för den enskilde att övergå till lönearbete. 50 eller 100 poäng kan utdelas för det mervärde som bedöms finnas i anbudsgivarens beskrivningar och åtaganden om arbetssätt och metoder som möjliggör för enskilda deltagare att övergå till lönearbete. Till grund för bedömningen ligger bl.a. former för, och åtaganden om, systematisk samverkan och utbyte med utomstående företag och organisationer. I bedömningen ingår också hur anbudsgivaren systematiskt arbetar för att informera, motivera och förbereda enskilda deltagare för det reguljära arbetslivet. Gör beskrivning i enlighet med vad som anges ovan! (Fritextsvar) För att ta tillvara deltagens arbetsförmåga och öka andelen anställda personer med funktionsnedsättning i Stockholms stad kommer vi att tillämpa en modell som motsvarar Supported Employment under avtalstiden. Frösunda kommer att ha Stockholms stads målbild att andelen med funktionsnedsättning som övergår till lönearbete efter deltagande i dagliga verksamheter enligt LSS är 5 % år 2015 och 2016. Vår organisation har idag ett flertal dagliga verksamheter som arbetar aktivt med att deltagaren ska få ett arbete på öppna arbetsmarknaden i samhället. I takt med att Frösunda har vuxit har behovet av företagsövergripande arbetssätt och metoder vuxit fram för att öka delaktigheten i arbetslivet för samtliga av våra deltagare i Frösunda. Vi har därför påbörjat projektet ”Ett arbete för alla” vars syfte är att ta fram beprövade arbetssätt och verktyg som kan användas av våra medarbetar i deras arbete med deltagare som har som mål att ha en praktikplats alternativ en anställning på arbetsmarknaden. Ett annat syfte är att systematisera samarbetet och utbytet mellan våra olika verksamheter och utomstående företag och organisationer. Nedan beskriver vi projektet mer i detalj. FRÖSUNDAS PROJEKT "ETT ARBETE FÖR ALLA" Frösunda har som mål att öka delaktigheten i arbetslivet för deltagarna i våra dagliga verksamheter. För att uppnå detta mål har vi ett nystartat projekt med just detta fokus. Om vi får förtroende att driva Hammarby DV att ingå i projektet. Vårt mål med projektet är: • att vara den utföraren som ligger i framkant med att systematisk få ut våra deltagare i den öppna arbetsmarknaden • att antalet deltagare på en arbetsplatsförlagd verksamhet ska öka med 20 % till 2016 • att antalet deltagare som fått anställning på den öppna arbetsmarknaden ska öka med 5 % till 2016 Bakgrunden med projektet är att vi har under många år arbetat för att deltagarna ska vara delaktiga i arbetslivet men aldrig tidigare på ett företagsövergripande sätt. På många av våra verksamheter finns idag arbetsplatsförlagda verksamheter såsom; • • • • • • Greenteam (9 deltagare) Hundcenter (10 deltagare) Höken (24 deltagare) Blecktornet (38 deltagare) Polygon (7 deltagare) Individuella praktikplatser (10 deltagare) Det finns nu önskemål om att öka den arbetsplatsförlagda verksamheten samt att kunna erbjuda deltagare individuella praktikplatser som leder till anställning i större omfattning. Syftet med projektet är att ta fram arbetssätt och verktyg som kan användas av våra medarbetare i deras arbete med deltagare som har som mål att få en praktikplats eller en anställning på arbetsmarknaden. Vi har tillsatt en arbetsgrupp med medarbetare (arbetsterapeuter, arbetscoacher, verksamhetschefer och sakkunniga). Gruppen utgår ifrån grundmetoden Supported Employment och kollar i första hand på de arbetssätt och verktyg som idag används både i våra egna verksamheter och i branschen. Gruppen kommer att analysera och utvärdera metoder, arbetssätt och verktyg som användes för våra deltagare som har fått anställning på den öppna arbetsmarknaden. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 111 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Gruppen kommer att ta fram en bank med verktyg att användas i arbetet. Banken ska innehålla olika delar t.ex. • Överenskommelse med deltagaren (vilket ansvar har deltagaren alt medarbetaren, hur ska kontakten se ut, vilka i nätverket kring deltagaren ska vara involverade mm) • Yrkesprofil – kartläggning (Önskemål om arbetsplats, Förmågor – styrkor hos våra deltagare, arbetsförmågebedömning,) • Praktik-/Jobbsökning (Hur söker vi en praktikplats?, Vilka faktorer är viktiga? Hur kontaktar vi olika arbetsgivare, Hur finner vi en bra praktikplats. Hur gör vi en arbetsplatsanalys, hur går en jobbmatchning till) Studiebesök, prova på jobb/praktik. • Kontakt med arbetsgivare/praktikplatser (Hur bibehåller vi en bra relation med våra arbetsplatser? Hur ska vi samarbeta?) • Stöd på och utanför praktik/arbetsplatsen., Att stödja en deltagare på arbetsplats, handleda personal på arbetsplats mm. Dessa arbetssätt och verktyg kommer att vara tillgänglig för samtliga medarbetare på Frösunda via en informationsbank. Denna informationsbank kommer bland annat att innehålla följande; • Styrkor hos våra deltagare • Arbetsförmågebedömning • Hur man hittar en bra praktikplats eller en anställning på arbetsmarknaden • Hur man stödjer deltagaren på arbetsplatsen • Hur man handleder personalen på arbetsplatsen Informationsbanken möjliggör följande; • Frösunda kommer att höja kvaliteten i arbetet • Frösunda kommer att arbeta mer metodiskt och systematiskt • Frösunda kommer att kunna följa upp arbetet i de olika verksamheterna • Frösunda kommer att öka samarbetet mellan de olika verksamheterna för att delge varandra kunskaper och kompetenser Vår nuvarande samverkan och utbyte med utomstående företag och organisationer Frösunda kan erbjuda en stor bredd av olika arbetsmöjligheter vad gäller delaktighet i arbetslivet för våra deltagare. Vid val av en arbetsinriktad verksamhet kan våra deltagare välja efter önskemål och behov att arbeta i grupp eller enskilt i våra egna lokaler på dagligverksamheten. Arbetsuppgifterna kan variera allt ifrån bakning till dataarbete och kontorsgöromål. Legoarbete i form av kuvertering och packning till externa företag arbetar deltagarna även med i våra lokaler. Frösunda har redan idag samarbete med ett antal externa företag och organisationer (arbetsplatsförlagd verksamhet) där deltagarna arbetar i grupp och har praktikplatser. Nedan ger vi exempel på företag och organisationer indelat i arbetskategorier som vi samarbetar med. Arbetskategori: Skötsel, städ och vaktmästeri: Verksamheter: Tjustagolf bana och Arninge golfklubb, Ellas Gårds tennisklubb, Karbyhallen, Hjorthagen IP Arbetskategori: Caféverksamhet Verksamheter: Polishuset i Täby, Täby Racketcenter, Bergsunds vård- och omsorgsboende, Café Tuben aktivitetshuset Tuben i Farsta centrum. Arbetskategori: Konferensgöromål, kontorsarbete Verksamheter: Ekengruppen, Äppelgården Södermalms stadsdelsförvaltning Arbetskategori: Servering, aktiviteter för boenden, servicearbeten Verksamheter: Hornskroken vård och omsorgsboende, Södermalms stadsdelsförvaltning Arbetskategori: Renhållning, källsortering Verksamheter: Tegelvikshamnen Arbetskategori: Park, trädgårdsarbete, målning Verksamheter: Skansen Frösunda kan även erbjuda individuell arbetspraktik på extern praktikplats. Vi åtar oss att fortsätta och vidareutveckla vår samverkan och utbyte med ovanstående företag och organisationer men även att samverka med nya förtag och organisationer. YRKESROLLER MED FOKUS PÅ ATT ÖKA DELAKTIGHET I ARBETSLIVET Arbetskonsulenten Frösunda kommer att rekrytera en arbetskonsulent med lämplig kompetens och adekvat högskole- eller universitetsutbildning. Han eller hon ska bland annat ha erfarenhet av att handleda personer med funktionsnedsättning, kartlägga behov och resurser hos deltagaren, kunskap om lagar och förordningar samt väl dokumenterad erfarenhet av arbetsmarknadsfrågor och arbete med ADL-bedömningar. Arbetskonsulenten kommer att ansvara för att samverka med arbetsgivare, hitta lämpliga praktikplatser samt lönearbete hos olika arbetsgivare. I rollen som arbetskonsulent ingår att kartlägga deltagarens resurser och behov för att sedan matcha dessa med arbetsplatser. Arbetskonsulenten kommer även att arbeta med uppföljande stöd för både deltagaren och arbetsplatsen. Samverkan är även en viktig del av rollen. Arbetskonsulenten kommer att delta i samverkan i olika nätverk samt utveckla kontakter med andra aktörer runt målgruppen. Arbetskonsulenten har till uppgift att uppmuntra medarbetare att ge alla deltagare som kan tänkas vara intresserade av att arbeta stöd med att kontakta arbetskonsulenten. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 112 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Arbetskonsulenten kommer att ha erfarenhet och kunskap av en modell motsvarande Supported Employment. Vi åtar oss att under avtalstiden att denne uppdaterar sig på nyheter inom området och deltar i minst två föreläsningar/seminarium per år. Arbetsterapeuten Frösundas heltidsanställda arbetsterapeut kommer att kartlägga deltagarnas resurser och förmågor för att coacha och handleda dem till arbete. Kartläggning arbetsplatsens funktionalitet kommer också att genomföras av arbetsterapeuten så att den motsvara deltagarens behov av hjälpmedel. Kartläggningens syfte är att säkerställa att deltagarens erbjuds ett så individuellt anpassat arbete som möjligt. FRÖSUNDAS NUVARANDE ARBETSSÄTT När en deltagare vill ha arbete på den öppna arbetsmarknaden kommer vi att arbeta enligt vår arbetsmodell motsvarande Supported Employment. Ledstjärnan i modellen är att deltagaren själv väljer och bestämmer hur arbetet och stödet ska se ut. Målet är att de som har möjlighet ska få en anställning med lönebidrag alternativt en arbetsplatsförlagd praktik, enskilt eller i grupp. Stödet är alltid individuellt, men ramarna i vår arbetsmetod är stående. Modellen innehåller fem steg vilket presenteras nedan. 1. Överenskommelse med deltagaren Det första steget är att tillsammans med deltagaren göra en överenskommelse. I överenskommelsen ska följande punkter tas upp: • Samarbete och ansvarsfördelning mellan arbetskonsulent/arbetsterapeut och deltagaren • Mål- och aktivitetsplanering – Handlingsplan. Genomförandeplanen ersätter i många fall denna punkt, men för vissa deltagare behövs en specifik aktivitetsplanering eller handlingsplan. • Karriärplanering • Hur stödet från arbetskonsulenten/arbetskonsulenten ska utformas under bra perioder och i svackor. • Hur ska kommunikationen se ut under denna period? Både deltagaren och arbetskonsulenten/arbetskonsulenten skriver under överenskommelsen och vid behov andra personer i deltagarens nätverk. Överenskommelsen är att bra verktyg för att tydliggöra hur samarbetet ska se ut framöver. 2. Yrkesprofil (kartläggning) Andra steget är att göra en yrkesprofil. Yrkesprofilen behövs för att lära känna deltagaren och skapa ett förtroende. I yrkesprofilen identifieras deltagarens resurser och förmågor. En sammanställning görs av tidigare erfarenhet och kompetens. Följande delar lyfts fram i yrkesprofilen (kartläggningen) • Jobbpreferenser/önskemål: kan vara geografiskt läge, bransch och arbetsuppgifter, stödstrategier, arbetstid • Arbetslivserfarenhet: I denna del tar vi upp både formell såsom utbildning, kurser och informell erfarenhet och kompetens • Kognitiva förmågor: kan vara problemlösning, koncentration, minne, planering, tidsuppfattning, generalisering • Kommunikation: kan vara muntlig, skriftlig, hur deltagaren meddelar sig, hur deltagaren uttrycker tankar och känslor, inlärningsstilar • Samarbetsförmåga/socialt samspel: Hur samarbetet fungerar med kollegor, hur och när deltagaren ber om hjälp, feedback. • Fysisk förmåga: handlar om rörlighet, uthållighet, balans och finmotorik • Vardagsstruktur: tar upp frågor om hygien, sömn, mat, dygnsrytm, fritid, ekonomi 3. Jobbsökande Deltagarens arbetsprofil är ett underlag för jobbmatchning och förberedelse för att möta arbetsplats och kollegor. Vi lägger stor vikt vid att hitta en arbetsplats som, tillsammans med arbetsuppgifterna, kan anpassas efter personens önskemål och färdigheter. Arbetskonsulenten gör tillsammans med deltagaren en inventering av aktuella arbetsplatser. Arbetskonsulenten och/eller deltagare kontaktar aktuella företag utifrån yrkesprofilen och informerar om vårt arbete och syftet med kontakten. Syftet är att utveckla samarbetet med möjliga arbetsgivare där deltagaren kan utföra arbetsprövning/praktik på ett för deltagaren skräddarsytt sätt. Nästa steg blir ett studiebesök på aktuell praktikplats. Då genomförs även en arbetsplatsanalys. I samband med att vi letar arbetsplats får deltagaren möjlighet att göra flera studiebesök på olika företag om intresse finns. Vi kommer även ge deltagarna möjlighet att göra studiebesök och prova-på-jobb i våra dagliga verksamheter som vi driver i egen regi. Om en deltagare till exempel vill arbeta i en butik så kan denne prova på det arbetet på en daglig verksamhet med en liten butik. Deltagaren får det stöd som denne behöver och det är alltid deltagaren som fattar samtliga beslut - typ av arbete som är aktuellt, vilken arbetsplats som passar och om den blivande arbetsplatsen ska känna till funktionsnedsättningen eller inte. I denna del av arbetet besöker vi även arbetsförmedlingen och kollar platsbanken, går på informationsträffar på bibliotek och högskolor, besöker mässor där arbetsgivare söker arbetskraft, tittar på relevanta sidor på internet och tidningar. Arbetskonsulenten kontaktar även deltagarens nätverk för att skaffa så många potentiella stöttepelare som möjligt för att få deras stöd gällande att utforska arbetstillfällen, söka arbete och ge stöd efteråt. Deltagaren får stöd med att utforma ett personligt brev och aktuellt CV, vi kan spela rollspel för att deltagaren ska känna sig trygg på en intervju mm. Efter studiebesök görs en s.k. Jobbmatchning där deltagaren och arbetskonsulenten fundera över förhållandet mellan yrkesprofilen, arbetsplatsanalysen och studiebesöket. Är det en bra matchning? Därefter fattas beslut om att starta praktik på aktuell arbetsplats eller göra flera andra studiebesök på andra företag. En framgångsfaktor är att det finns engagerade arbetsplatshandledare på arbetsplatsen d.v.s. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 113 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. representant från arbetsgivaren som har på sig ett visst handledaransvar. 4. Arbetsgivarengagemang Under denna del ska arbetskonsulenten skapa och bygga upp en relation med arbetsplatsen. Viktigt att möta de olika personalkategorierna och ta reda på och klargöra förväntningar och förutsättningar. Arbetskonsulentens uppgift är även att ta reda på arbetsplatsens behov av utbildning, handledning och stöd. Tillsammans med arbetsplatsen ska arbetskonsulenten ta fram former för introduktion och systematiskt stöd samt rutiner och syfte för utvärderingarna och utvecklingsarbetet. 5. Personligt stöd på och utanför arbetsplatsen Uppföljande stödet är ett kontinuerligt stöd till deltagaren och dennes omgivning för att upprätthålla sin praktikplats/arbete över en längre tid. Stödet syftar till att stötta deltagaren i sociala och arbetsrelaterade situationer. Deltagaren får alltid löpande stöd under pågående arbete av arbetskonsulenten. Vi gör upp en rutin tillsammans för hur ofta arbetskonsulenten ska besöka deltagaren på sin arbetsplats och om vi ska talas vid på telefon med en viss frekvens. Det är arbetskonsulentens arbetsuppgift att anpassa stödet utifrån de utmaningar som deltagaren stöter på. Det kan innebära stöd i att träna förmågan att samspela med arbetskamrater och chef. Den fysiska miljön kan behöva anpassas utifrån deltagarnas behov, det kan handla om att flytta om möbler på arbetsplatsen eller skapa en bullerfri och lugn arbetshörna. Stödet från arbetskonsulenten fortsätter så länge deltagaren vill och behöver. Regelbundna utvärderingar ska göras för att följa upp deltagarens utveckling. Vi kan även i denna del erbjuda deltagaren att ingå i en s.k. off-jobb grupp. I denna grupp träffar deltagare andra som har en praktikplats för att diskutera det som händer på arbetsplatsen och få stöd av andra i liknade situation. Frågor som kan diskuteras kan var hur mycket ska man berätta om sitt privatliv, ska man följa med arbetskamraterna på afterwork, bemötande från sina arbetskamrater. Uppföljningar görs regelbundet av delmål och de långsiktiga målen i 3 parts samtal med deltagaren, arbetsgivaren och arbetskonsulenten. HUR FRÖSUNDA IDENTIFIERAR, väljer ut samt samverkar med företrädare för arbetsplatser till deltagarna Vi arbetar utifrån en arbetsstege i tre steg. Första steget i arbetsstegen är att identifiera vad deltagarna vill arbeta med och i vilket geografiskt område. Det andra steget handlar om att kontakta potentiella intressanta företag som man kan samarbeta med för att deltagarna ska få en praktikplats som i vissa fall kan övergå till en anställning. Det tredje och viktigaste steget är hur fortsatt samarbete ska ske med aktuella företrädare för arbetsplatserna. För att kunna arbeta utifrån arbetsstegen måste samtliga medarbetare inom den dagliga verksamheten vara medvetna om en deltagare har en arbetsförmåga där deltagaren dessutom strävar till att få ett lönearbete. Detta görs genom att ha en bra dokumentation som samtliga medarbetare kontinuerligt ska ta del av. Två tjänster i verksamheten kommer enbart beröra deltagarens strävan efter att få ett lönearbete. Vi kommer att ha en arbetsterapeut som ska se vad deltagarna har för förmågor och resurser för att få deltagarna till arbete. Vi kommer också ha en arbetskonsulent som kommer att sköta mycket av kontakten med företagen. Steg 1 – Identifiering och kartläggning Det som styr hur vi identifierar aktuella företag är deltagarnas intresse och önskemål. I detta arbete är arbetsterapeuten med för att kunna kartlägga vad deltagaren har för resurser och förmågor för att kunna få ett lönearbete. Därutöver tar vi hänsyn till deltagarens krav på geografiskt område och kommunikationsmöjligheter. Vi vet att deltagarna finner en större motivation till att arbeta om de själva får vara med och bestämma var de ska arbeta någonstans. Erfarenheten visar att det är lättare att samarbeta med små och medelstora företag där ansvarig personal kan ta självständiga beslut om praktikanter. Kontakten sker då direkt med de olika företagen. När vi tillsammans med deltagarna kommit fram till vilka arbetsuppgifter som är av individens intresse gör vi en kartläggning om vilka företag som kan vara intressanta för deltagaren. Exempelvis tittar vi på olika företags hemsidor och tar fram information om företaget. Hur framställer företaget sig på hemsidan? Hur många arbetar på företaget? Vilka olika arbetsuppgifter kan finnas? Här arbetar framför allt arbetskonsulenten tillsammans med deltagaren och går igenom vilka företag som kan vara lämpliga för deltagaren. Steg 2 – Kontakt med företag När arbetskonsulenten har gjort sin kartläggning av potentiella intressanta företag kontaktar arbetskonsulenten företagen. Beroende på vad deltagaren vill att vi informera om kan första kontakten se lite olika ut. Ett sätt kan vara att arbetskonsulenten beskriver vårt företag och berättar om vår verksamhet och informerar om varför vi kontaktar just det företaget. Ett annat sätt kan vara att uppge att vi är intresserad av att komma på studiebesök. Ett annat att vi har en deltagare som är intresserad av att praktisera på företaget och att deltagarens mål är anställning. Hur den första kontakten tas beror alltid på vilken deltagare vi arbetar med och vilka förmågor, behov och förutsättningar som finns. Vid första kontakten försöker vi alltid i alla fall få komma på studiebesök. En viktig faktor är att informera företaget om syftet med Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 114 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. studiebesöket. Är det för att deltagaren vill få ett första intryck och information om arbetsuppgifterna eller har deltagaren önskemål och praktik. Under studiebesöket görs en strukturerad arbetsplatsanalys. Syftet med ett studiebesök är dels för att deltagaren ska få information om företaget och dess arbetsuppgifter dels att få känna av atmosfären och att träffa eventuella blivande arbetskamrater för att kunna ta ett beslut om detta företag skulle kunna vara aktuellt. Vid studiebesök eller efter tas frågan upp om möjlighet till praktik. I kontakten med företaget kommer arbetskonsulenten att kontakta en ledande befattningshavare om företaget är ett litet eller medelstort företag. Om det är ett större företag kommer arbetskonsulenten att kontakta platschefen eller en person med liknande befattningen. Vi informerar alltid företrädarna på arbetsplatsen om hur vi praktisk arbetar med våra deltagare på praktikplatsen. Att det är arbetskonsulenten som ger stödet till deltagaren och handleder arbetsgivaren i bl.a. bemötande av person med funktionsnedsättning. En viktig del i denna fas är att innan beslut om praktik för en deltagare är att undersöka/efterfråga information om bl.a. arbetsmiljöpolicy, försäkringar, kollektivavtal. Steg 3 – Samverkan Det tredje steget handlar om samverkan med aktuella företag oavsett om det har en praktikant eller inte. Samverkan med företrädarna för arbetsplatserna handlar i första hand hur vi praktiskt kan arbeta för att de ska kunna ha en praktikant som eventuellt kan få en anställning. Vi informerar om vårt företag, vår affärsidé och vårt uppdrag. Vi pratar om allas rättigheter till en sysselsättning eller arbete. Vi lämnar information om forskning och undersökningar där företagarna får good will när de har anställda med funktionsnedsättning. Grunderna för samarbetet är att vi är överens om syftet med praktiken/anställningen och hur ansvarsfördelningen ser ut mellan våra företag. D.v.s. vad ska vår arbetskonsulent ansvara för och vad ska arbetsplatsen ansvara för. Vi har regelbunden och löpande kontakt med företrädarna på arbetsplatsen dels utifrån vilket behov våra deltagare har dels utifrån vilket behov företaget har. Det ligger i arbetskonsulentens arbetsuppgifter att regelbundet göra arbetsplatsbesök och kontinuerligt följa upp personens dagliga verksamhet. Det ingår även i arbetskonsulentens arbetsuppgift utifrån arbetsplatsanalysen och deltagarens behov ta fram ev. hjälpmedel som t.ex. schema, systematiska arbetsbeskrivningar, tidshjälpmedel. Utifrån deltagarens och arbetsplatsens behov kan stödet från arbetskonsulenten variera från 100 % stöd på arbetsplatsen till besök någon gång i veckan tillsammans med telefonsamtal. Arbetskonsulenten fungerar inte endast som ett stöd för deltagaren utan även som ett stöd till företagets personal för att de ska kunna ha en kontakt med någon från vårt företag. En viktig del i samverkan är att vi har regelbundna uppföljningar och utvärderingar tillsammans med deltagaren och arbetsplatsen företrädare. Vi erbjuder handledning, information till personalgruppen till de företagen som erbjuder praktikplats/anställning till deltagarna. Handledningen består bland annat om information gällande olika funktionshinder och bemötande i olika situationer. Detta gäller även för företag som vi samverkar med som inte har en aktuell deltagare hos. För dessa företag för vi även en regelbunden kontakt med för att säkra upp att det företaget kan ha en deltagare framöver. Samverkan med Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen Att samverka med Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen är viktigt och är i linje med Sveriges Kommuner och Landstings vilja för att fler personer med funktionsnedsättning ska komma i arbete. Samverkan med Försäkringskassan (FK) och Arbetsförmedlingen (AF) genomförs alltid utifrån de behov och förutsättningar som finns hos respektive deltagare och utifrån var i processen deltagaren befinner sig. Om deltagaren vill att en individuell plan upprättad så medverkar deltagarens kontaktman alternativt arbetskonsulenten vid upprättandet. Syftet är att vi, aktörerna runt deltagaren, gemensamt ska ge deltagaren förutsättningar för att etablera sig på arbetsmarknaden och ge dem det stöd de behöver för att klara övergången från daglig verksamhet till lönearbete. Samverkan Grundläggande trygghet och stabilitet är en förutsättning för att kunna tillgodogöra sig insatser med målsättningen att etablera sig på arbetsmarknaden eller finna en meningsfull sysselsättning. När deltagaren är ute i praktik på öppna arbetsmarknaden (och har aktivitetsersättning) och anställning är målet, informerar vi löpande aktuell LSS-handläggare om resultaten, och när vi tillsammans med arbetsgivaren anser att deltagaren har möjlighet till anställning kontaktas FK och AF. Arbetskonsulenten blir ansvarig för kommunikationen med FK samt AF. Det som gäller idag är att FK kallar till möte med AF (samverkan) då en person inte kan vara aktuell på AF med ersättning från FK utan att FK är involverad. På mötet görs en planering hur arbetet ska gå vidare. Ibland behöver deltagarna skriva in sig på AF innan möte. Detta varierar dock från AF kontor till kontor. AF har ansvar för kontakt med arbetsgivaren angående anställning och eventuell ekonomiskt bidrag (lönebidrag eller dylikt). Beroende på anställning förs diskussion om exempelvis deltidsersättning från FK, vilande ersättning med mera, Då vi vet att en framgångsfaktor att behålla arbete över tid är fortsatt support i någon form arbetar vi för att deltagaren ska få fortsatt hjälp genom andra arbetsmarknadsåtgärder. Vissa deltagare har inte någon ersättning från FK och i dessa fall sker ingen samverkan med FK utan vi tar tillsammans med deltagararen kontakt med AF. Stödet i dessa fall kan se olika ut. Ibland räcker det att stötta deltagaren att själv kontakta AF, ibland kontaktar vi AF tillsammans och följer med på besök på AF. Allt utifrån deltagarens behov och önskemål. Vi fortsätter att stötta deltagarna och AF har kontakt med arbetsgivaren för diskussion om anställning och ekonomiskt bidrag. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 115 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Vi använder oss också av den samverkan som redan finns idag mellan AF och FK. Ibland erbjuder de oss som arbetsgivare ett konsultativt stöd för att vi ska kunna fullfölja vårt rehabiliteringsansvar. Företagets arbetskonsulent kommer arbeta aktivt med att ha en bra kontakt med myndigheterna då de kan hjälpa till med kartläggningen av potentiella arbetsgivare åt deltagaren. Därutöver erbjuder myndigheterna förberedande insatser innan arbetet som vi tar del av om respondenten inte har möjlighet till lönearbete eller praktikplats. Frösunda ser därutöver positivt på FK:s projekt ”En enklare vardag” där syftet är att minska krånglet för personer som lever med funktionsnedsättning. Vi följer det projektet med spänning där vi hoppas att vi kommer att närma oss FN:s konvention om mänskliga rättigheter. Där finner vi bland annat att funktionsnedsatta ska ha samma möjligheter som andra i att vara delaktiga i samhället och ta del av sina rättigheter. Samverkansträff Frösunda kommer årligen att bjuda in representanter från AF och FK till den Individuella placeringsdelen i upphandlingen. De deltagare som är intresserade av att lyssna är välkomna! Syftet är att på ett pedagogiskt sätt berätta för deltagarna om deras respektive myndighet och på vilket sätt de kan ge deltagaren stöd inför och under en praktik alternativt lönearbete. Utvärderingsgruppens bedömning utifrån anbudsgivarens beskrivning (Fasta svarsalternativ) 30,00 % 3.2.2.3. Bedömningsgrund 2:3. Stimulerande aktiviteter - vikt 15 % Anbudsgivaren ska utifrån den dagliga verksamhet som anbudet avser beskriva hur man avser att erbjuda deltagarna stimulerande aktiviteter och sysselsättning. Beskriv hur dessa kontinuerligt anpassas till de enskilda deltagarnas identitet och känsla av sammanhang. 50 eller 100 poäng kan utdelas för det mervärde som bedöms finnas i anbudsgivarens beskrivningar och åtaganden om metoder och arbetssätt för att ge ge verksamheten en tydlig inriktning inom vilken deltagarnas känsla av samhörighet, sammanhang och identitet främjas. Gör beskrivning i enlighet med vad som anges ovan! (Fritextsvar) Frösundas utgångspunkt är att varje person är en aktiv människa med egna resurser och en inre drivkraft. Deltagaren ska, så långt det är möjligt, ha kvar ansvaret för sitt liv och den egna personen. Vi arbetar mycket med motivation och på att göra deltagaren uppmärksam på dennes egna – fungerande – resurser och möjligheter. Slutligen tar vi vara på och förstärker de positiva processer som alltid finns där. Det gäller bara att se dem. Med det här som utgångspunkt på Hammarby DV i Södermalm – vår tro på varje unik deltagare – skapar vi en grundläggande förutsättning och möjlighet för deltagaren att på sikt ska komma ut i arbetslivet. Vi vill utveckla verksamheterna så att de kan bidrar till en ökad möjlighet för deltagaren att ta sig ut i arbetslivet. Vi kommer att arbeta efter Stockholms stads inriktningsmål, där kvalitet och valfrihet ska ständigt utvecklas och förbättras. När det gäller utveckling av arbetet/aktiviteterna på Hammarby DV så kommer vi att ansvara för att dessa kommer att vara individanpassade utifrån varje deltagares behov, intressen och dagsform. Vi kommer att ge deltagarna i de dagliga verksamheterna möjlighet att kunna prova på aktiviteter och arbete utanför sin ordinarie dagliga verksamhet. Vi vill ge förutsättningar och möjligheter för deltagaren att på sikt komma ut i arbetslivet. ÅRLIG PLANERING MED FOKUS PÅ UTVECKLING Vi åtar oss att arbeta fram en årlig verksamhetsplan för Hammarby DV. Planen kommer att utgå ifrån Frösundas värderingar och kvalitetsmål samt våra medarbetare, deltagare, närstående och samarbetspartners synpunkter på utvecklingen av verksamheten. Medarbetargruppen kommer aktivt att vara delaktig i verksamhetsplaneringen och målformuleringar samt dela upp aktiviteter och ansvarsområden mellan sig. Planen följs sedan regelbundet upp under året och fungerar därmed som ett levande dokument. Med en naturlig process kring planerad utveckling och regelbunden utvärdering stimuleras verksamheten att aktivt verka för vidareutvecklingen av verksamheten med målet att alltid erbjuda bästa möjliga dagliga verksamhet för våra deltagare. Planeringstid för medarbetarna på Hammarby DV kommer att förläggas under tid då deltagarna inte är på plats så att det inte påverkar deltagaren beviljade insats. Nedan följer våra beskrivningar och åtaganden av metoder och arbetssätt för att ge verksamheten en tydlig inriktning inom vilken deltagarnas känsla av samhörighet, sammanhang och identitet främjas. DET SALUTOGENA FÖRHÅLLNINGSSÄTTET Vårt mål med att arbeta salutogent är att ge deltagaren meningsfullhet och livskvalitet. Våra värderingar och arbetsmetoder grundar sig på forskningen bakom KASAM. För oss handlar det om att ha ett förhållningssätt där våra medarbetare i varje situation och aktivitet i individens vardag tänker utifrån KASAM. Att i varje moment under dagen tänka igenom situationen för individen i form av: Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 116 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. • Hur kan jag motivera individen till att vilja delta? • Hur förklarar jag, visar och beter mig för att individen ska veta och förstå vad som händer och vad som förväntas av honom eller henne? • Hur får jag individen att känna att ´jag kan´? Det salutogena förhållningssättet innebär att vi fokuserar på hälsa snarare än ohälsa. Vi uppmuntrar våra deltagare att genomföra det som de klarar av att göra och vi ger stöd endast vid behov. Vi kommunicerar aktivt med våra deltagare och frågar alltid vad de har för önskemål, när och hur deltagaren vill ha sitt stöd. Vi arbetar med motivation och uppmuntran och låter deltagaren bestämma över sin vardag. Genom ett aktivt lyssnande tar vi in deltagarens behov vilket skapar möjligheter till en meningsfull dag med värdighet och självbestämmande. För att det salutogena förhållningssättet ska få fullt genomslag på Hammarbys DV åtar vi oss, under första och andra avtalsåret, att utbilda samtliga medarbetare i detta. VCen får vidareutbildning i det salutogena ledarskapet. För att kunna arbeta utifrån ett salutogent förhållningssätt så är det avgörande att tillsammans med deltagaren hitta lustfyllda moment i vardagen, förmågor, och små steg mot bibehållen självständighet och funktioner. Deltagarens genomförandeplan utgår från en analys i tre steg: 1. Vad vill deltagaren göra, vilka vanor tar deltagaren med sig in på jobbet? 2. Vilka delar klarar deltagaren på egen hand? 3. Vilket stöd behöver deltagaren för att kunna leva sitt liv på sitt sätt där det finns funktionsbegränsningar? Genom deltagarens genomförandeplan säkerställer vi att deltagaren och/eller dennes närstående alltid har möjlighet att vara delaktig i utformningen av insatsen. GENOMFÖRANDEPLAN Utifrån beslutet och målet för insatsen upprättas en genomförandeplan tillsammans med deltagaren. Syftet med genomförandeplanen är att beskriva hur insatsen praktiskt ska genomföras så att målet för insatsen uppfylls. Av genomförandeplanen framgår bland annat vilka mål som gäller för insatsen eller delar av den, när och hur insatsen ska genomföras, på vilket sätt deltagaren har utövat inflytande över planeringen och vilka personer som har deltagit i planeringen. Genomförandeplanen utvärderas minst två gånger per år samt oftare vid behov. Utvärderingen innebär att vi går igenom målen tillsammans och om målen har gett önskat resultat för deltagaren. Genomförandeplanen är ett levande dokument och är det verktyg som styr insatsen och de aktiviteter, sysselsättningen, arbetsträning som är den dagliga sysselsättningen. Målen i genomförande planen kan bli uppfyllda tidigare eller senare än planerat och det innebära att delar av genomförandeplanen skrivs om. När ett delmål är uppfyllt eller flera, bör nya delmål upprättas. Om ett delmål inte uppfylls inom uppsatt tid kan det revideras, t.ex. ska metoden ändras, är målet för högt uppsatt? etc. Det är sedan dokumentationen av hur insatsen genomförs som är vårt viktigaste verktyg för att följa vägen till målet. Vår Sociala dokumentation består av genomförandeplan, journalanteckningar och eventuella arbetsanteckningar. I genomförandeplanen ingår bemötandeplan, riskbedömning och aktivitetsplan. Den sociala dokumentation utgår från genomförandeplanen, delmålen och aktivitetsplanen och beskriver arbetet som utförts. I aktivitetsplanen framgår vilka aktiviteter som ska genomföras, när och hur. I den sociala dokumentationen följs aktivitetsplanen upp genom att medarbetaren skriver hur aktiviteten genomförts. Det kan vara vilka moment som deltagaren klarade självständigt, i vilka moment behövde deltagaren stöd, hur deltagaren utvecklats under aktiviteten. I den sociala dokumentationen framkommer även om insatsen eller aktiviteten inte genomförts och anledning till detta. Den sociala dokumentationen är ett verktyg för personalen att systematiskt se utvecklingen och framstegen, men även notera när inte genomförandeplanen följs och målen inte uppnås. Majoriteten av anteckningar i den sociala dokumentation ska utgå från vad som har hänt utifrån delmålen. Den ansvarige kontaktpersonen eller annan medarbetare använder den sociala dokumentation som utgångspunkt för arbetet. De medarbetare som arbetar med den specifika deltagaren ser vid varje tillfälle hur arbetet tidigare genomförts och vilka förändringar som skett och hur arbetet ska utföras framöver. I den sociala dokumentationen framgår t.ex. hur långt deltagaren kommit i att lära sig en ny uppgift, vad nästa steg är i processen och om stödet ska utföras på ett annat sätt, alternativt hur en ny aktivitet genomförs, vad som fungerade bra och vad som behövs ändra på till nästa gång. Den sociala dokumentationen används även över tid för att följa utvecklingen för deltagaren. Genom att dokumentera enligt Frösundas riktlinjer (och Socialstyrelsens allmänna råd) kan våra medarbetare följa deltagarens utveckling, vilket kan vara svårt i det dagliga arbetet om inte vi dokumenterar. När medarbetarna går igenom den sociala dokumentationen över tid framkommer det systematiska arbetet eller systematiska fel/brister. På en av våra enheter framkom att för en deltagare fungerade inte en specifik aktivitet en special dag och den ansvariga kontaktpersonen undersökte då genom att kontakta boende och närstående vad som hände före eller efter den dagliga verksamheten. Det framkom att deltagaren hade en aktivitet genom boende på kvällen innan vilket gjorde att deltagaren lade sig senare än övriga dagar i veckan och således var tröttare än vanligt. Kontaktmannen bytte då dag för aktiviteten på dagliga verksamheten. Kontaktmannen är ansvarig för den sociala dokumentationen för respektive deltagare, vilket innebär att ansvara för att dokumentation sker enligt aktuella riktlinjer. INDIVIDUELLA ÖNSKEMÅL, BEHOV OCH INTRESSEN Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 117 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. När deltagaren påbörjar sin dagliga verksamhet så ges deltagaren möjlighet att prova ett så brett utbud av aktiviteter och arbetsuppgifter som deltagaren önskar under sin introduktionsperiod och även efter introduktionsperioden. Detta både på Hammarby DV samt inom ramen för våra egna dagliga verksamheter. Introduktionens längd är individanpassad men brukar vara mellan en och fyra veckor. Under introduktionen har kontaktmannen en tät avstämning med deltagaren och följer upp hur det går med olika arbetsuppgifter och aktiviteter. Kontaktmannen är med deltagaren i största möjligaste mån. Att ge deltagaren möjlighet att prova på olika aktiviteter under introduktionen är en av våra rutiner för att säkerställa att arbetsuppgifterna utgår från deltagarens intresse och att de är anpassade utifrån hans/hennes behov av stöd. Därefter upprättar vi tillsammans ett arbetsschema/aktivitetsplan vilken dokumenteras i genomförandeplanen. Om deltagaren vill göra löpande studiebesök så sätter vi upp ett mål avseende hur många studiebesök deltagaren vill göra under en termin. Målet dokumenteras i genomförandeplanen som kontaktmannen ansvarar för att upprätta tillsammans med deltagaren. Kontaktmannen ansvarar att planen följs upp minst två gånger per år. Aktiviteter dokumenteras löpande. När en individ har lågt deltagande vid en aktivitet följs det upp. Vi frågar vad vi kan göra annorlunda och förbättra för att deltagaren ska vilja delta. Vi kommer att ansvara för att alla deltagare får ett individuellt och anpassat arbetsscheman och att den enskilde utifrån sin förmåga får vara delaktig i utformningen av detta. Vi kommer att ge deltagare som har behov av att arbeta på mer än ett ställe ska få möjlighet att göra det, t ex 50 % på en daglig verksamhet och 50 % på en arbetsplatsförlagd verksamhet som till exempel Frösunda Polygon. Vi kommer även erbjuda deltagarna olika aktiviteter inom den egna dagliga verksamheten och på andra verksamheter som t.ex. ett veckoschema som innehåller både produktion, konst, musik, friskvård och massage, ett annat schema kan innehålla individuell praktikplats, deltagande i sånggrupp, ADL träning, reseträning och läsning. Att göra aktiviteter utanför dagliga verksamheten För att deltagaren inte ska känna sig isolerad utan få tillgång till och kunna delta på lika villkor i samhällets samhörighet så lyfter vi blicken och tittar på det som finns utanför verksamheten. Vad kan våra deltagare göra med stöd av oss ute i samhället? Exempelvis kan vi gå till Friskis och Svettis och träna, gå och bowla, gå på teater, besöka ett muséum, spela tennis, gå till simhallen med mera. Produktionsinriktade arbetsuppgifter Vi tillvaratar den enskildes möjligheter att självständigt klara sina arbetsuppgifter. Vi åtar oss att utveckla Hammarby DV genom kreativa idéer gällande nya arbetsuppgifter och införskaffning av material som kan användas i skapandet. Vi har ett aktivt miljötänk och i skapandet arbetar vi exempelvis med återbruk av konserver. Av dessa har våra deltagare bland annat gjort lampor. Produktionsinriktade arbetsuppgifter som vi bland annat har kompetens kring är legojobb, hantverk, konst, textilarbete, snickeri och möbelrenovering, paketering, målning, tryckeri. Den enskilde ges stöd utifrån sina egna förutsättningar och vi vill att våra deltagare ska ha ett så självständigt och aktivt ”arbetsliv” som möjligt, med ett stort mått av valfrihet och grundläggande trygghet. Om vi får förtroendet att driva Hammarby DV åtar vi oss att skapa en daglig verksamhet där det finns förutsättningar för ökad självständighet och en meningsfull arbetsdag. Praktikplatser Med hjälp av arbetskonsulenten, som vi åtar oss att anställa på Hammarby DV, kommer vi att stödja deltagarna att hitta praktikplatser, som stämmer överens med de önskemål och förutsättningar som deltagarna har. Genom att skapa arbetsuppgifter och praktikplatser utanför den dagliga verksamheten ger vi ge våra deltagare möjlighet till en sysselsättning knuten till övriga samhället. Vi utgår från Supported Employment. Vi kommer från och med hösten 2014 ha en särskild utvecklingscoach anställd i regionen, som arbetar enbart för våra dagliga verksamheter i Stockholm. Genom kontakter med övriga samhället arbetar denna med att öka arbets- och sysselsättningsmöjligheterna för deltagarna. Genom vårt samarbete med externa företag kan vi ge chansen till en individuell praktikplacering eller deltagande i en utflyttad grupp på heltid. Vi har även nyligen lanserat projektet ”Ett arbete för alla” vars huvuduppgift är att identifiera, testa och utveckla arbetssätt, verktyg och samverkan för att öka deltagarnas delaktighet i arbetslivet. Se avsnitt 3.2.2.2. Ökad delaktighet i arbetslivet för mer information. Kultur och samhälle i vardagen Musik, sång, dans, teater och konst har en stor betydelse på våra dagliga verksamheter. Nedan kommer vi beskriva varför just dessa områden är så viktiga för oss. Dessa specifika områden kommer vi att utveckla på Hammarby DV. Vår tanke är att vinningen med att utöva kultur i vardagen bland annat är – en enorm glädje samtidigt som det stärker individens självkänsla. Det stärker även sättet att uttrycka sig och kommunicera. Vi kommer att erbjuda deltagarna på Hammarby DV minst en aktivitet per månad kopplat till en aktuell samhällsfråga. Aktiviteten kommer möjliggöra för deltagaren att utifrån sina förutsättningar förstå, delta och påverka samhället. Konst Genom konstens alla former kan vi – genom vår erfarenhet- utveckla intresset för konst och ge deltagarna möjlighet att kommunicera via konsten. Vi vill ge konstnärer med funktionsnedsättning möjlighet att uttrycka sig i bild, form och färg. Vi har verksamheter med konst och skapande som huvudfokus där konsten är ett är ett viktigt uttryckssätt. Vår erfarenhet och även andra studier har visat att möjligheten att få utöva konst och annan skapande verksamhet har en positiv inverkan på personer med funktionsnedsättning. Även deltagare med motoriska svårigheter kan känna sammanhang och samhörighet genom att t.ex. måla, rita Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 118 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. eller skulptera. Vi åtar oss att bilda en konstgrupp med skapande som inriktning på Hammarby DV om intresse finns hos deltagarna. I konstgruppen kommer deltagarna att få bland annat möjlighet att måla och arbeta med lera. Vi kommer även att skapa konst via textiler. Vi kommer inte att enbart erbjuda konst som underhållning utan vi kommer att motivera våra deltagare att vara aktiva utövare. När vi skapar konst stärks självkänslan och identiteten hos våra deltagare bland annat då andra deltagare, närstående och medarbetare ger positiv feedback. Vi kommer att inreda ett av rummen på Hammarby DV till en ateljé för konst av färg, lera och textilier. Vi kommer att hänga upp deltagarnas egenmålade tavlor på väggarna i ateljén, ställa upp deras produkter av lera och textiler. Vi inreder rummet med omsorg så att det både ser ut och känns som en riktig ateljé. Vernissage I vårt arbete att öka deltagarnas samhörighet, sammanhang och identitet åtar vi oss att anordna regelbundna vernissager med våra andra dagliga verksamheter med konstnärligt inriktning och skapande. Dessa enheter kommer tillsammans att arrangera vernissage där närstående och samarbetspartners är välkomna. Upplägget kan se lite olika ut, exempel kan vara att man arbetar under en hel termin med ett visst tema som man har gemensamt bestämt och har en vernissage som avslutning. Vernissagen kan ordnas i våra egna utrymmen eller i externa lokaler. Under vernissagen kan deltagarna från konstgruppen på Hammarby DV ställa upp sina konstverk så att andra deltagare, närstående, medarbetare, samarbetspartners och beställare kan ta del av konsten. Här kan man kolla på andra deltagares konstverk, nätverka, byta erfarenheter och skapa goda kontakter. Musik, sång, teater och dans I flera av våra verksamheter används musik som ett sätt att kommunicera. På Hammarby DV kommer vi att skapa en musik och dans rum med mikrofoner och stereosystem. Vi kommer att hänga upp bilder på välkända artister som våra deltagare känner igen för att inspirera och motivera våra deltagare. Vi kommer även att införskaffa olika instrument så som elgitarr, trumset, piano, flöjt etc. Vi kommer att om intresse finns starta ett eget band med våra deltagare som är intresserade av att spela instrument och sjunga. Vi vet av erfarenhet att när våra deltagare sjunger välkända melodier och spelar olika instrument tränas minnet. Sången kan även ge en positiv effekt på talförmågan. Sång och musik lugnar den oroliga, piggar upp den trötta och skapar känsla av sammanhang och samhörighet. Dansen tillfredsställer många behov på ett naturligt och otvunget sätt. Dansen blir en kanal in till inre rum bortom språk och gränser. Sammantaget av detta gör att musik, sång dans, och konst är oerhört viktigt för oss och våra deltagare. Teater är en annan uttrycksform som finns i flera av våra verksamheter. Vi kommer att om intresse finns på Hammarby DV att skapa en teatergrupp som en gång i veckan med hjälp av en extern teaterterapeut från Teaterförbundet och medarbetare tillsammans arbetar fram en teaterföreställning som sedan resulterar i en teatershow som presenteras en gång om året i en riktig teaterlokal i Hammarby sjöstad för vänner, närstående, beställare och andra samarbetspartners. Teatergruppen genomför allt arbetet kring pjäsen tillsammans från att välja skript till att ta fram scenkläder och scendekorationer i varsamhetens egen ateljé. Vi har under flera år sett hur viktigt det är för våra deltagare att använda dessa kanaler för att kommunicera och interagera med sin omgivning. Stimulansen och samhörigheten blir större i vardagen genom våra praktiska aktiviteter. Ett exempel på en av våra dagliga verksamheter är enheten Annorlunda med inriktning mot kultur, musik och teater. Verksamheten är uppdelad i två delar för att skapa variation för deltagare. En del av veckan ligger fokus på kultur med musik, drama och skapande verksamhet. Under den andra delen erbjuds arbetsplatsförlagd verksamhet i samverkan med företag och föreningar i närområdet. Verksamheten använder en alternativ metod för inlärning av musik baserad på siffror och färger. Med specialgjord notation och förenklade instrument blir inlärningsprocessen lite enklare. Media och kommunikation Vi kommer att inreda ett av rummen på Hammarby DV till en Media och kommunikation center med 10 datorer, färglaserskrivare, bindingmaskin, digitalkamera, lamineringsmaskin, webcameror etc. Vi kommer att med stor omsorg säkerställa att Media och kommunikation centret liknar en riktig arbetsplats. Vi åtar oss att skapa olika grupper, som tillexempel kommunikationsgruppen, fotogruppen, mediagruppen. Kommunikationsgruppen kommer till exempel att ansvara för att producera den egna verksamhetens kommunikationsmaterial, månadsbrev, månadsböcker men även för andra verksamheter i närområdet. Här jobbar man som på en vanlig arbetsplats och har en arbetsprocess med marknadsföring och försäljning, mottagande av beställning, produktion, kvalitetssäkring av slutprodukt och leverans till kund. Vi åtar oss att en av våra medarbetare från vår marknad och kommunikationsavdelning en gång per år ska besöka Hammarby DVs kommunikationsgrupp för att handleda gruppen. Mediagruppen kommer till exempel att ansvara för Hammarby bloggen, ta bilder, formulera texter och svara på inlägg. Media och kommunikationsrummet kommer även att användas för deltagare som befinner sig nära eller har en önskan att närma sig arbetsmarknaden. Här kommer vår arbetsterapeut och arbetskonsulent att Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 119 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. tillsammans utforma anpassade arbetssätt som hjälper våra deltagare att söka praktikplatser. Vi kommer att lära våra deltagare att skriva en CV och ett personligt brev. Vi kommer att kolla på olika kunskapsfilmer om olika arbeten och arbetsplatser. Vi kommer att vägleda och coacha våra deltagare att söka praktikplatser, ringa på jobbannonser, besöka verksamheter. För mer information kring hur Frösunda arbetar med att öka delaktigheten av deltagarna i arbetlivet se avsnitt 3.2.2.2. Vidareutveckling av befintlig verksamhet Kontinuerlig vidareutveckling av verksamheten och arbetsuppgifter är en viktig del av vårt uppdrag. Här är vi öppna för nya idéer och har bred kompetens och erfarenhet både av att förvalta och vidareutveckla dagliga verksamheter med olika inriktning. En naturlig vidareutveckling av Hammarby dagliga verksamhet baseras på intressen och behov hos de aktuella deltagarna. Vid ett övertagande kan våra andra dagliga verksamheter vara inspiration och erfarenhetsmodeller. Kommunikation och kognitiva hjälpmedel för att kunna möta deltagaren på bästa sätt kommer att utvecklas kontinuerligt i verksamheterna efter deltagarnas behov. Vi vill stimulera till utevistelse på Hammarby DV. Utflykterna ska baseras på deltagarens intresse och planeras i arbetsgruppen. Vi kommer att tillhandahålla anpassade fordon så att den dagliga verksamheten kan bedrivas utifrån gällande uppdrag. SINNESTIMULERING OCH HABILITERANDE AKTIVITETER På Hammarby DV kommer vi att erbjuda aktiviteter för att ta tillvara och utveckla deltagarens fysiska och kognitiva funktioner och förmågor. Verksamheten ska vara av habiliterande karaktär och ge miljöombyte, social samhörighet, självkänsla och självförtroende, samt skapa en trygg och glädjefull dag. Vi kommer att arbeta med sinnesstimulering i form av taktil stimulering, massage, vattensäng, bolltäcke och musik. När det gäller friskvård så kommer det att finnas aktiviteter så som bassängbad, gruppgympa, avslappning och gym/träning. Våra medarbetare kommer att stödja deltagaren att öka sin rörlighet, balans, koordination och förmågan att förflytta sig om det behovet finns. Vi kommer även att arbeta aktivt med minnesträning och koncentration. Med Hammarby dagliga verksamhet som referenspunkt och den erfarenhet vi har kommer vi vid en övergång vara bollplank, komma med idéer och därigenom arbeta coachande i vidareutvecklingen av de habiliterande aktiviteterna. Våra medarbetare kommer att hjälpa deltagarna som behöver stöd i att lära sig det sociala samspelet i en arbetsgrupp och de regelverk som finns på en arbetsplats, att kunna arbeta i grupp, att sköta sin hygien och respektera varandra. Deltagare som behöver hjälp och stöd i att göra vardagen tydlig och begriplig, så att deras möjligheter till självständighet ökar, skall få detta behov tillgodosett. Taktil massage Om vi förtroende att bedriva Hammarby DV kommer vi att erbjuda samtliga deltagare taktil massage. Vi kommer att ha två utbildade medarbetare inom taktil massage i verksamheten. Taktil massage är en massagemetod som skiljer sig från annan massage då man inte arbetar med musklerna. Istället kommer massören på varje kroppsdel att stryka med händerna. Detta sker med ett medvetet rörelsemönster och tryck. För de som är känsliga för beröring kan strykningarna ske utanpå kläderna. Syftet med den taktila massagen är att ge; • • • • • • • • Smärtlindring Ro Bättre sömn Ökad nyfikenhet Ökad livskänsla Ökad livsgnista Avslappning Välbefinnande Att använda sig av taktil massage är en fördel för deltagarna då man behöver beröring för att känseln är ett väldigt viktigt sinne. I massagen frigör man ett hormon som heter oxytocin. Oxytocin är ett hormon som gör så att varje deltagare blir harmoniska och avspända. Vi kommer under varje taktila massage att utgå från deltagarens önskemål. Detta är nödvändigt för att massagen ska vara effektfull samt att deltagaren känner sig trygg under massagen. Rum för sinnesstimulering Om vi får förtroende att driva Hammarby DV kommer vi att inreda ett rum till det så kallade ”svarta rummet” och ett rum till det så kallade ”vita rummet”. Detta är i enighet med Snoezelenmetoden där grundidén är att man erbjuder deltagaren en sinnesstimulering i en anpassad miljö kopplat till ett speciellt förhållningssätt. Det svarta rummet är anpassat till deltagare som är känsliga för många intryck ska må bra. Rummet innehåller några få självlysande saker som exempelvis ljusband och ljuslister runt en omgivning som är i svart dekor. Av detta kommer det en positiv effekt för deltagaren genom att stress lindras samt att ångest och oro dämpas. Detta är en välprövad metod för att främja deltagarens känsla av identitet. I det svarta rum som Frösunda kommer att inreda kommer det också att finnas en musiksäng. I denna säng kan man ligga ned och känna musikens vibrationer till musiken man lyssnar på. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 120 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. I det vita rummet är det vit dekor och i rummet ska man kunna gå ner i varv. Detta görs samtidigt som att syn och hörsel stimuleras. Tillvaron är kravlös och man ska känna, uppleva, se och lyssna att vi alla är jämlika med hjälp av tilltalande sinneseffekter. När man kommer in i det vita rummet sänks rösten automatiskt och man kommer dras med i avslappningsmusiken som finns i bakgrunden. I det vita rummet kommer deltagaren få välja om man vill slappna av i en säng eller en fåtölj. Precis som namnet ”vita rummet” medger kommer det att vara en vit säng, en vit portfölj, vita väggar, vita kuddar och olika lampor etc. Att erbjuda det vita rummet för deltagaren görs för att främja deltagarens känsla av identitet. Resultatet av en stund i vita rummet är ofta att deltagaren blir mer pigga och aktiva vilket möjliggör att man främjar deltagarens känsla av både samhörighet och sammanhang. Djur och natur Vi vill underlätta för våra deltagare att hålla kontakt med naturen. Det kan ske i organiserad form, men också spontant, det beror på vad som passar deltagaren och verksamheten bäst. Vi vill gärna bidra till att det i verksamheterna ska finns utrymme för kortare eller längre promenad samt utflykter i skog och natur. Naturen kan användas för att ge en social samhörighet eller till att få en lugn och stilla stund. Om deltagaren inte har motivationen eller inte kan ta sig ut i naturen lika ofta som han eller hon skulle vilja kan vi istället ta in naturen till deltagaren. Sommartid tar vi in blommor, bär och frukter och vintertid ställer vi ut gran- eller tallris i verksamheterna. Hänsyn tas givetvis till allergier. Aktiviteter så som att mata fåglar, plantera frön och kryddor, plocka löv som kan användas i skapande form är något vi kan erbjuda deltagarna som går på verksamheterna. Forskning visar på att närheten till djur har positiva effekter gällande det känslomässiga behovet av närhet, trygghet och välbefinnande. Om det finns ett djurintresse i Hammarby DV kan vi tillgodose det intresset genom att besöka exempelvis en bondgård eller 4H-gård. Djurets krav på uppmärksamhet kan även stärka individens koncentration och fokus vilken vi ser som en positiv effekt av samvaron med djur. Under sommaren 2014 öppnade vi en daglig verksamhet tillsammans med Skölds djurgård i Täby med inriktning mot hästar och ridning. Vi åtar oss att vid ett förtroende erbjuda samtliga deltagare på Hammarby DV som är intresserade av hästar och ridning en prova på dag i ridskolan för att testa rida och lära sig hästar och hästskötsel. Uppstart och utveckling av nya grupper Det är deltagarens behov som styr verksamheternas utveckling. Vi har vana att starta upp och driva dagliga verksamheter med både basverksamheter och utflyttade verksamheter. Vi har tydliga rutiner och processer för hur det ska genomföras. Därför är det inte främmande för oss att starta upp nya ”yrkesgrupper” inom ramen för Hammarby dagliga verksamhet. Detta sker givetvis i dialog med beställaren och utifrån deltagarens intresse och behov. Vi kommer arbeta för att verksamheterna är så lik en vanlig arbetsplats som möjligt – med utgångspunkt att det passar aktuella deltagare. Deltagaren kanske har en egen idé som denne vill utforska gällande vad som kan utvecklas och förändras? Omsorgshund Vi kommer att använda oss av en omsorgshund på Hammarby DV. På en av våra gruppbostäder som vi driver i Stockholm har vi en omsorgshund och en utbildad terapihundförare. Vi vill utveckla vårt arbete med denna hund även på verksamheterna i Södermalm genom att hunden besöker verksamheterna 1-2 gånger per månad. Det har visat sig att genom lek med hunden kan deltagaren själv komma på̊ hur hon kan klara en uppgift på̊ ett nytt sätt, trots en funktionsnedsättning. I lek med hunden flyttas fokus från oförmåga till förmåga. Genom olika lekar och genom att använda hundleksaker kan man träna sina ADL-funktioner. Personer som är svåra att nå̊ med traditio¬nella arbetsmetoder vill plötsligt delta och kom¬municera. Många mår bättre och fungerar bättre med hjälp av omsorgshundar. I arbetar med rehabilitering av personer med förvärvad hjärnskada har det visat sig att omsorgshund haft god inverkan på individen. I teamet kring omsorgshund kommer arbetsterapeuten att ingå. Samverkan Vi har förmånen att driva ett flertal dagliga verksamheter både via entreprenadavtal och i egen regi. Vid ett övertagande av Hammarby DV finns möjligheten till utbyte och samverkan med dessa verksamheter. Vår tolkning av Hammarby DV är att det är en välfungerande enhet och att det skulle vara roligt och inspirerande att ta del av personalens kompetens. Det finns stora möjligheter till samverkan och erfarenhetsutbyte mellan våra medarbetare och medarbetare i Hammarby DV. För oss är kunskapsutbytet mellan våra verksamheter viktigt utifrån enskildes behov av samordnade insatser, men även för att skapa ett stimulerande och utvecklande arbete för medarbetarna. Vi ser intern samverkan som ett tillfälle att skapa god hälsa, meningsfull fritid, social tillhörighet och god miljö. Utvärderingsgruppens bedömning utifrån anbudsgivarens beskrivning (Fasta svarsalternativ) 15,00 % 3.2.3. Kriterium 3 - Systematisk utveckling 3.2.3.1. Systematisk utveckling Vikt för kriteriet: 25 % Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 121 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Kriterium 3 utgörs av två bedömningsgrunder. Vikt och poäng framgår av respektive bedömningsgrund. 3.2.3.2. Bedömningsgrund 3:1 Kunskapsbaserad utveckling av verksamheten - vikt 20 % Anbudsgivaren ska utifrån den dagliga verksamhet som anbudet avser beskriva hur man säkerställer att verksamheten bedrivs och utvecklas i enlighet med aktuell forskning och utveckling inom området. 50 eller 100 poäng kan utdelas för det mervärde som bedöms finnas i anbudsgivarens beskrivningar och åtaganden som systematiskt säkerställer att arbetssätt och förhållningssätt utvecklas i enlighet med aktuell forskning och utveckling inom området. I bedömningen ingår hur utvecklingen inom området kontinuerligt och systematiskt följs, prövas och tillämpas i verksamheten. Åtaganden kan till exempel avse former för kunskapsinhämtning och spridning samt kontinuerlig vidareutbildning av personalen. Gör beskrivning i enlighet med vad som anges ovan! (Fritextsvar) FRÖSUNDAS VÄRDESKAPANDE MODELL AFFÄRSUTVECKLING – HR – AFFÄRSOMRÅDE – UPPFÖLJNING Frösunda arbetar med en värdeskapande modell där Affärsutveckling tillsammans med Affärsområdet lägger fast hur koncepten och tjänsterna ska definieras. HR säkerställer ett samlat och behovsstyrt utbud av effektiva utbildningsaktiviteter genom Frösunda-akademin samt säkerställer en träffsäker och relevant rekryterings- och målstyrningsprocess. Affärsområdet utför stöd, service och omsorg i enlighet med våra koncept och Kvalitetsavdelningen följer systematiskt upp att arbetet fått den förväntade effekten. När så inte är fallet åläggs verksamheten att göra en förbättringsplan och/eller så skickas input tillbaka till Affärsutveckling som får i uppgift att se över relevansen i koncepten. Våra metoder och arbetssätt bygger på vårt bemötande och att vi använder evidens och forskning där det finns. Vi ska vara det mest innovativa företaget inom branschen och leda utvecklingen när det gäller dagliga verksamheter. Vi följer all den gällande lagstiftningen. Frösundas metodstöds-avdelning (ligger under HR) ansvarar för att säkerställa att samtliga metoder som föreslås i koncepten är kvalitetssäkrade utifrån ett forskningsperspektiv. Kvalitetsavdelningen ansvarar för att våra rutiner och checklistor är uppdaterade i enlighet med aktuell lagstiftning. Nedan följer våra metoder, arbetssätt och åtaganden som systematiskt säkerställer att arbetssätt och förhållningssätt utvecklas i enlighet med aktuell forskning och utveckling inom området. AFFÄRSUTVECKLING Tillgodogörande av aktuell forskning och utveckling Utgångspunkten i Frösundas arbete när det gäller att verksamheten bedrivs och utvecklas i enlighet med aktuell forskning och utveckling inom området är våra koncept. Konceptet definierar vad vi gör, hur vi gör, när vi gör liksom vem som ansvarar. I detta ingår också vårt sätt att följa upp verksamheten. Ledningssystem inkluderar såväl policys som lokala rutiner som behövs för att leva upp till konceptet. När vi definierat konceptet har vi tagit hänsyn till aktuell forskning och utveckling inom området. Ett sådant utvecklingsarbete börjar alltid hos de behov som individen och den målgrupp verksamheten har. I fallet med Hammarby DV styr målgruppen innehållet och vårt fokus i utvecklingsarbetet. I detta utvecklingsarbete är systematisk insamling av aktuell forskning och utveckling inom området centralt i syfte att kontinuerligt omvandla ny kunskap till nya aktiviteter, verktyg eller arbetssätt som är möjliga att införa i verksamheten. Våra koncept och tjänster gås igenom och uppdateras en gång per år. Det övergripande ansvaret för detta ligger på vår Affärsutvecklingsavdelning och ledningen på företaget fattar beslut om uppdateringar och införande i verksamheten. Vår process för Koncept/Tjänsteutveckling säkerställer ett systematiskt tillvägagångssätt för att ta vara på nya rön och/eller möjligheter, testa dem i verksamheten för att sedan skapa rutiner och verktyg tillgängliga för medarbetaren. I detta arbete med att skapa de konkreta verktyg medarbetaren behöver i sitt dagliga arbete finns det på Frösunda en avdelning för såväl Metodstöd som Kvalitet. Dessa funktioner ansvarar för att bryta ner en metod, ett arbetssätt eller en specifik stödinsats till rutiner och verktyg och göra dem tillgängliga i det lokala ledningssystemet på verksamheten. Likaså finns det ett flertal experter att tillgå när det gäller utbildning, handledning och stöd i olika metoder och arbetssätt som verksamheten kan behöva använda. På vår Affärsutvecklingsavdelning finns en funktion som arbetar med omvärldsbevakning såsom publikationer från ett utvalt antal universitet och vårdhögskolor, Statens Offentliga Utredningar (SOU), Socialstyrelsen, Inspektionen för Vård och Omsorg samt mässor och konferenser. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 122 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Frösunda välkomnar vidare studenter som vill skriva sina C-uppsatser i våra verksamheter. Deras arbete är ofta lämpligt för att validera evidens kring olika arbetsmetoder. KVALITETSAVDELNING Frösundas Kvalitetsavdelning består av sakkunniga avseende lagstiftning, tillståndsansökningar, vård- och omsorgsavvikelser, processer samt dokumentation och ledningssystem för kvalitet. Förutom sakkunniga finns här också företagets MAS och dietist. I vår kvalitetsavdelning arbetar sakkunniga med att bevaka aktuell forskning och ta del av rapporter. Avdelningen samverkar med vår bolagsjurist gällande propositioner, lagändringar och vilken effekt det kan få i våra verksamheter. Rapporter sammanställs och skickas löpande till verksamhetscheferna som delger medarbetargruppen vid arbetsplatsträffar. Kvalitetsavdelningen har som huvuduppgift att skapa förutsättningar för kvalitetsarbetet i våra verksamheter. De omsätter lagar i rutiner och dokument vilka medför deltagarvärden och skapar ett effektivt kvalitetsarbete. De ansvara för att via ett externt undersökningsbolag, utföra samtliga av Frösundas deltagare, närstående och medarbetarundersökningar. Inom kvalitetsavdelningen avsätts tid för att analysera forskningsrapporter och avhandlingar. Som exempel har vi under 2013 anammat två avhandlingsrapporter: • Interaktion i särskilt boende för personer med utvecklingsstörning och utmanande beteende, Helena Antonsson, Umeå universitet, 2013. • Utmanande beteenden, Utmanade verksamheter, Petra Björne, Ingela Andersson, Magnus Björne, Mats Olsson och Sylvester Pagmert, Malmö vård och omsorg, 2012. Rapporterna har resulterat i ett medvetet arbete gällande begränsningsåtgärder i våra gruppbostäder och dagliga verksamheter för personer med funktionsnedsättning. Vi har upprättat en handlingsplan för hur vi ska hantera begränsningsåtgärder när vi tar över en entreprenad där det finns exempelvis lås och grindar som gör att deltagarens rörelsefrihet inskränks. Deltagarens rätt till ett värdigt liv är en självklarhet för oss och genom att uppmärksamma och aktivt arbeta med handledning och utbildning avseende denna problematik säkerställer vi en ökad kvalitet för våra deltagare. Vår handlingsplan finns tillgänglig för medarbetare på vårt intranät. Medicinskt ansvarig sjuksköterska Frösundas har en egen MAS. Hon är sakkunnig inom vård- och omsorgsavvikelser, Lex Sarah, Lex Maria. Hon följer utvecklingen bland annat gällande krav som ställs på läkemedelshanteringen, dokumentation samt hur omvårdnadsfrågor löses på ett för deltagaren optimalt sätt. Vår MAS medverkar till ökad kvalitet för deltagarna genom att upprätthålla och utveckla verksamhetens kvalitet och säkerhet inom ramen för vårt kvalitetssystem. MAS delger aktuell forskning till våra medarbetare dels genom att samverkar med stadsdelsförvaltnings MAS, besöker våra verksamheter och samtalar med arbetsgruppen, sammanställer länkar till forskningsrapporter och avhandlingar som skickas till våra verksamhetschefer. Hon deltar även regelbundet på regionmöten med verksamhetschef och regionchef för att delge ny forskning, nya kunskaper och rutiner, vilket sedan förmedlas vidare till enheterna av verksamhetscheferna. Vi åtar oss att MAS deltar vid regionmöten vid aktuella verksamheter minst två gånger per år. Dietist Vår dietist deltar i olika nätverk där hon får tillgång till ny forskning och kan diskutera med andra sakkunniga och dietister. Exempel på nätverk är: dietisternas riksförbund, livsmedelsverkets nätverk för arbete med mat och måltider inom LSS, och kommundietisternas nätverk. Hon tar även del av information från smittskyddsinstitutet, nutritionsföretags nyhetsbrev och utbildningar samt tidskrifter som dietistaktuellt och nordisk nutrition. Vår dietist uppdaterar kontinuerligt våra riktlinjer, utbildar våra medarbetare utifrån ny forskning och evidens. Genom detta arbete höjs kvalitén för deltagarna. Inspektionen för vård och omsorg IVO Frösundas kvalitetsavdelning tar kontinuerligt del av tillsynsrapporter från IVO. Det här är för oss ett strukturerat arbetssätt att ta del av myndighetens åsikter och återföra kunskapen till våra verksamheter. Vi jämför våra verksamheter med andra enheter och följer utvecklingen inom branschen. Rapporter generaliseras och återförs till våra verksamhetschefer i likande verksamheter. Genom att analysera IVOs rapporter och ta del av det som de uppmärksammar och påtalar i olika verksamheter, som vi inte driver själva, kan vi ständigt utveckla och förbättra våra egna verksamheter. På samma sätt arbetar vi med tillsyner och undersökningar som beställaren genomfört. Vi åtar oss att löpande sammanställa tillsynsrapporter, analysera, och sedan delge våra verksamhetschefer resultatet. Förbättringsförslag utarbetas därefter i medarbetargruppen. Syftet är att systematiskt arbeta med att förbättra verksamheterna i enighet med myndighetens riktlinjer. Uppstart Vi åtar oss att representanter från avdelningen medverkar vid övertagandeprocessen av Hammarby DV. De träffar då medarbetarna, deltagare och närstående. Obligatoriskt är att en intern tillsyn görs vid nystartande av och vid övertagande av verksamheter. De gör även en mindre medarbetarundersökning i samband med uppstart samt en avtalsuppföljning efter tre, sex och tolv månader. Därefter gör representanter från avdelningen årliga kvalitetskontroller av verksamheter under avtalsperioden. För att säkerställa att vi alltid Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 123 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. håller det vi lovar gör vår kvalitetsavdelning såväl systematiska som oanmälda uppföljningar. Bland annat ansvarar de för att mäta deltagarnöjdheten, göra interna tillsyner, föreslå kvalitetshöjande åtgärder på både en central och lokal nivå samt organisera våra så kallade Mystery Shoppers. De senare är ett antal personer som agerar fiktiva deltagare/närstående för att testa vår tillgänglighet och vårt bemötande, se vidare i avsnitt 3.2.3.3. Uppföljning. Allt detta gör vi för att säkerställa att vi kontinuerligt och på ett systematiskt sätt bedriver Hammarby DV i enlighet med aktuell forskning och utveckling inom området. Deltagarundersökningar Deltagarundersökningar är en grundpelare i Frösundas kvalitetsutvecklingsarbete mot att nå vårt gemensamma mål om 90 % deltagarupplevd kvalitet och nöjdhet. Frösunda åtar sig att genomföra årliga deltagarundersökningar på Hammarby DV. Under 2013 genomfördes en pilotstudie i form av enkäter, telefonintervjuer och muntliga intervjuer i affärsområdet funktionsnedsättning. Piloten utgick ifrån en förstudie, där närstående och deltagare tillfrågats vilka områden de anser vara viktigt att få besvara och på vilket sätt. Svar har sedan utgjort frågorna i enkäten. Resultaten av de externa deltagarundersökningarna sammanställs via extern samarbetspartner och redovisades i Förtroenderedovisningen i mars 2014. Vårt mål med piloten var att ta fram ett deltagaranpassat system för mätning av nöjdheten och säkerställa att deltagarna ges bästa möjliga förutsättning att medverka och påverka utifrån sin funktionsnedsättning. När resultatet av en deltagarundersökning är sammanställt delges denna verksamhetschef. Verksamhetschefen ansvarar för att kommunicera resultatet skriftligt och muntligt för medarbetargruppen på en arbetsplatsträff där handlingsplan uträttas. Verksamhetschefen delger även resultatet samt handlingsplanen till deltagarna på en planeringsdag och till närstående/ställföreträdare vid en närståendeträff, se vidare i avsnitt 3.2.3.3. Uppföljning. Närståendeundersökningar På verksamheterna kommer vi att genomföra två gånger per år närståendeundersökningar. Genom våra löpande undersökningar följer vi upp hur nöjda deltagarnas närstående är med oss som utförare och vilken kvalitet de anser att verksamheten håller. Det här är ett för oss som utförare att tillvarata närståendes synpunkter och åsikter. Resultaten presenteras både skriftligt i månadsbrevet samt vid en närståendeträff. Resultatet av mätningen tillsänds även beställaren. Verksamhetschefen och deltagarens kontaktman bjuder även in närstående och deltagare till individuella uppföljningssamtal minst två gånger per år för att samla in fördjupad information om vad som fungerar bra, mindre bra eller vad som eventuellt fungerar dåligt. Medarbetarundersökningar Vi genomför regelbundna medarbetarundersökningar för att ge våra medarbetare möjlighet att reflektera och påverka organisationen och arbetsplatsen. Undersökningarna genomförs vart annat år för att vi ska kunna arbeta igenom det omfattande materialet och genomföra förändringsåtgärder. Vid ett förtroende av Södermalm Sdf åtar vi oss att genomföra en första medarbetarenkät när vi tar över verksamheterna, detta för att få en snabb inblick över enheternas och medarbetarens övergripande kunskap. Beställarens uppföljning på verksamhets- och individnivå Verksamhetschef, värderingsledare och/eller representant från vår kvalitetsavdelning medverkar aktivt vid löpande dialog och uppföljningar. När beställaren genomfört en uppföljning åtar vi oss att arbeta enligt nedanstående för att säkerställa att resultatet används med syftet att öka verksamhetens kvalitet och deltagarens livskvalitet: • Samtliga resultat delges medarbetargruppen vid arbetsplatsträffar, resultaten delges även kvalitetsrådet som säkerställer att vi arbetar systematiskt med förbättringsåtgärder • Resultatet av undersökningar och mätningar återförs till medarbetare vid arbetsplatsträff • Påvisas kvalitetsbrister upprättas en åtgärdsplan inkl. tidsplan, vilken alltid får godkännas av beställaren. • Vi genomför löpande förbättringar i verksamheten utifrån uppföljningsresultaten samt redovisar genomförda förbättringar till beställaren, närstående och deltagare. När beställaren följt upp verksamheten kommer resultatet att presenteras för Frösundas ledning genom månadsrapporteringen – från verksamhetschef – regionchef – affärsområdeschef - VD. Resultatet kommer därtill att presenteras för medarbetarna vid APT. Eventuella åtgärdsplaner i följs upp på APT till dess att planen är 100 % genomförd. HR - METODSTÖD Frösundas centrala enhet, Metodstöd, ligger strategiskt placerad under HR avdelningen. Metodstöds primära ansvar är att utveckla, implementera och kvalitetssäkra de metoder som finns i våra verksamheter. För att kunna möta de behov som finns i alla våra Affärsområden finns ett brett kunnande i enheten. Exempel på kompetens som finns att tillgå är: beteendevetare, speciallärare, socionomer, arbetsterapeuter, psykologer, logopeder. Frösundas Metodstöd följer aktuell forskning om arbetsmetoden genom vidareutbildning av sig själva, följer utvecklingen av arbetsmetoder via interna utvärderingar, studerar forskningsrapporter via universitet och publikationer andra forskningsinstitutioner, går på föreläsningar, medverkar vid konferenser och samverkar Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 124 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. med intresseorganisationer och håller egna föreläsningar för externa samverkansparter. Nya idéer, studier och informationen hämtas in i gruppen via dessa kanaler, kritiskt granskas, testas, utvecklas och anpassas i relation till våra Affärsområden för att sedan på ett systematiskt sätt spridas vidare till våra verksamheter. Gruppen har därtill egen handledning med erfaren handledare. Genom att fortlöpande säkerställa sin egen kompetens kan de stötta våra medarbetare och deltagare på ett bättre sätt. Inom avdelningen finns ett flertal personer som har ansvar för kompetensutveckling och handledning inom Funktionsnedsättning. De följer utvecklingen av arbetsmetoder och utbildningar. Avdelningen delger sin kompetens inom aktuell forskning till verksamhetschefer och medarbetargrupper vid handledning och kompetensutveckling. Information läggs även upp i Frösunda akademin, på vårt intranät och vår hemsida där medarbetaren har ett eget ansvar för att läsa om nyheter. Frösunda Akademin För att säkerställa att våra medarbetare på ett systematiskt sätt kontinuerligt utvecklas och för att vi ska nå våra kvalitetsmål så åtar vi oss att samtliga medarbetare i Hammarby DV erhåller en löpande kompetensutveckling i form av handledning och utbildning. Som stöd för vårt strategiska HR-arbete ligger Frösundas Akademin som är ett webbaserad Learning Management System (LMS) i vilken våra chefer och medarbetare kan hanterar och administrera mål, aktiviteter och uppföljning av kompetenshöjande åtgärder. Via Frösunda Akademin har vi möjlighet att erbjuda våra medarbetare kompetensutveckling från första anställningsdagen samtidigt som den möjliggör läroprocessen med förstudier, webbaserade utbildningar, kunskapstester, utvärderingar, uppföljningar, statistik, dokumentation mm. Läroplattformen är tillgänglig via vårt intranät och externa hemsida och man loggar enkelt in med ett personligt lösenord som medarbetaren får i samband med en anställning. Akademin fylls succesivt på med utbildningar från vår avdelning Metodstöd som säkerställer att våra medarbetare får rätt kompetensutveckling. Vi åtar oss att tillhandahålla tre utbildningsdagar per år för kompetensutveckling till respektive medarbetare i Hammarby DV varav minst en dag om året är till vidareutbildning inom aktuell forskning och utbildning. I samband med ett övertagande genomför verksamhetschefen en validering av medarbetarens nuvarande kompetens i förhållande till verksamhetens behov och vår Mål – och Ansvarsbeskrivning. Resultatet ligger sedan till grund för medarbetarens individuella kompetensutvecklingsplan. Kompetensutveckling sker sedan löpande under avtalsperioden enligt den prioriteringsordning som verksamhetschefen beslutar. När våra medarbetare får ytterligare kompetenser inom sin yrkesroll uppstår en positiv effekt gällandes motivation, engagemang och deltagarnytta. Via Akademin kan vi även föra tydlig statistik över antalet inloggningar, anmälningar, genomgångna utbildningar, aktuella aktiviteter. Plattformen ger oss även en tydlig koppling mellan våra Mål – och ansvarsbeskrivningar, kompetens – och utvecklingsplaner samt Mål- och Utvecklingssamtal. Akademin är vårt valideringsverktyg som säkerställer att medarbetaren tagit till sig kompetensutvecklingen och den kommer att finnas tillgänglig för samtliga medarbetare och verksamhetschef i Hammarby DV. När det framkommer forskningsrapporter eller nya rutiner som vi vill säkerställa att samtliga medarbetare tar del av läggs dessa upp i Frösunda akademin. Detta sker på initiativ av kvalitetsavdelningen, metodstöd, processägare eller verksamhetschef. Medarbetaren får informationen att det inkommit en rapport som ska läsas och till vilket datum aktiviteten ska vara genomförd. Till rapporten/rutinen lägger vi till ett mindre kunskapstest som medarbetaren ska genomföra. Verksamhetschefen ansvarar för att handlingsplan upprättas vid icke-godkända test. Verksamhetschef kan via webbportalen följa upp resultat och ta ut statistik som vilket tillsänds både kvalitetsavdelningen och beställaren. REGELBUNDEN OCH PLANERAD ÅTERFÖRING TILL HAMMARBY DV För att säkerställa att resultatet av aktuell forskning, utveckling, deltagarundersökningar, beställarens uppföljning på verksamhets- och individnivå används för förbättringar av verksamheten, åtar vi oss att återföra resultatet till medarbetare på ett regelbundet och strukturerat sätt. Syftet är att genom återföring, systematiskt förbättra verksamheten och erbjuda deltagaren ökad livskvalitet. Åtagandet sker i enighet med nedanstående. Vårt intranät är grundstenen och hjärtat i Frösundas kommunikation. Syftet med intranätet är att fungera som ett verksamhetsstöd, ett kunskapsnav och en informationskanal, dygnet runt. I Frösunda finns ett flertal redaktörer som ansvarar för att publicera nyheter, vägledande information, rapporter och artiklar, kampanjer och projekt. På intranätet finns därtill vårt ledningssystem, riktlinjer, specifikationer, mallar och styrdokument tillgängliga dygnet runt. Vi uppmuntrar medarbetaren gå in på intranätet under sitt arbetspass för att ta del av aktuell information. Årsplan och verksamhetsplan I Frösundas verksamheter upprättas årsplaner varje år. Dels för affärsområdet i sin helhet, för respektive region samt på lokal nivå för respektive verksamhet. Årsplanerna är ett viktigt arbetsverktyg i våra verksamheter. Detta för att skapa en helhetssyn över årets åtaganden. Årsplanen innehåller datum när månatliga rapporter ska in, när verksamhetsplanen ska upprättas, skyddsronder, när kontroller ska genomföras med mera. Årsplanen utgör basen för hur verksamheten styrs, följs upp och utvecklas. Årsflödet säkerställer att vi följer upp och utvärderar rätt aktiviteter vid rätt tidpunkt på året. Vi åtar oss att upprätta Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 125 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. en årsplan för Hammarby DV för att strukturera utvecklings- och förbättringsarbetet på ett tydligt sätt. Vi åtar oss att varje år skriva en verksamhetsplan för Hammarby DV. Verksamhetsplanen är en beskrivning av vad vi vill uppnå under kommande verksamhetsår. Verksamhetsplanen utgår från en analys av sammanhanget, från Frösundas vision, policys och andra styrdokument, från samarbetsparters behov, och beställning resultat från deltagare- och närstående undersökning samt ny forskning. Hänsyn tas tillvara vad som är realistiskt att uppnå med de förutsättningar som finns. Planeringsprocessen bidrar till att skapa framförhållning och överenskommelser mellan medarbetarna, verksamhetschef och Frösunda. Verksamhetschef skriver varje år en verksamhetsberättelse vilket är en sammanställning och analys av vad som har uppnåtts under föregående verksamhetsår. Verksamhetschef går igenom berättelsen tillsammans med arbetsgruppen för att återkoppla året som gått och resultatet av olika aktiviteter. Verksamhetsplanen skickas årligen till beställaren. Arbetsplatsträffar Vi åtar oss att genomföra två arbetsplatsträffar per månad i Hammarby DV. APT genomförs i enighet med standardagenda. Utöver våra värderingsövningar sker återkoppling till medarbetargruppen av verksamhetschefen. Det gäller bland annat kvalitetsarbete, månadsuppföljning, resultat av genomförda undersökningar och mätningar med mera. Under arbetsplatsträffen följs mål och rutiner för verksamheten upp och det görs kontroller av beslutade förbättringar. Detta ger en tydlighet och systematik i arbetet. Minst fyra gånger per år har vi förlängda APT för att säkerställa verksamhetens förbättringsarbete utifrån resultatet av genomförda undersökningar gjorda av beställaren och Frösunda. Förbättringsportalen Frösunda bedriver förbättringsarbeten inom en mängd områden. Dessa definieras inom två huvudkategorier; deltagarnära och organisatoriska. Det deltagarnära förbättringsarbetet består exempelvis av rutiner för vård- och omsorgsavvikelser och synpunkter och klagomål. Det organisatoriska förbättringsarbetet fokuserar på utveckling av processer, rutiner och dokument. Ärenden som överlämnas från Förbättringsportalen till processägare ska hanteras senast inom 14 dagar. Inkomna förslag, resultat och avvikelser återförs till våra medarbetare via månadsrapporter som publiceras på intranätet samt via regionchef till verksamhetschef. Samverkan mellan verksamheter För att ta del av varandras kunskap från resultat av aktuell forskning startar vi kontinuerligt upp projekt mellan våra medarbetargrupper. Inom affärsområdet Funktionsnedsättning pågår bland annat ett projekt gällande teknikstöd. Projektet leds av vår regionchef i Stockholm, David Lagmyr, deltar gör även verksamhetschefen Helena Hallgren från Danvikstulls dagliga verksamhet samt verksamhetschef från entreprenaden Ulrika i Linköping, medarbetare från Karlstad samt representant från Metodstöd. Projektet syftar till att utveckla vårt stöd till deltagarna utifrån forskningsrön gällande teknikstöd för personer med funktionsnedsättning. Både Ulrika, Danvikstull och Karlstad arbetar aktivt med teknikstöd vilket är en kompetens vi gärna delar med medarbetargrupperna i Hammarby DV. Vi åtar oss att från andra avtalsåret initiera projekt mellan Hammarby DV och andra Frösundaverksamheter utifrån deltagarens behov och medarbetarnas intresse. Förslagsvis med vår dagliga verksamhet Dalagatan och Brolunda som är två av våra framkantsverksamheter vilka är certifierade enligt ISO 9001:2 008. Genom samverkan mellan våra verksamheter vill vi säkerställa ett löpande förbättrings - och utvecklingsarbete med deltagarens behov i fokus och därmed öka kvaliteten för deltagarna. Utvecklingsgrupper Vi åtar oss att starta en utvecklingsgrupp per avtalsår mellan olika yrkesroller. Utvecklingsgrupperna syftar till att skapa en arena för reflektion och dialog kring den egna verksamheten och aktuell forskning. Verksamhetschef är sammankallande part och gruppen leds ofta av en medarbetare. Gruppen träffas åtta till tio gånger per år och vi bjuder medarbetare från Hammarby DV och representant från beställaren. Utvecklingsgruppen gör vid första tillfället ett plan för vilka intressanta ämnen man vill fördjupa sig i under året, ämnena ska vara relevanta för aktuella verksamheter och syfta till att öka kvalitén för deltagaren. Kvalitetsavdelningen och Metodstöd hjälper sedan till att ta fram en aktuell forskningsrapport till respektive tillfälle som vi går igenom och samtalar om. Medarbetaren ansvarar för att göra en sammanställning av intressanta reflektioner som delges övriga i arbetsgruppen. Utvecklingsgruppens rapporter och tillhörande sammanfattning presenteras på verksamhetens APT. Kvalitetsråd Vi åtar oss att bilda ett kvalitetsråd för Hammarby DV vars uppgift är att se över kvaliteten i verksamheten. Syftet med kvalitetsrådet är att hantera rapporterade förbättringsförslag, avvikelser samt klagomål och synpunkter från deltagare, närstående, företrädare, beställare och medarbetare samt föreslå kvalitetsförbättringar. De inhämtar även kunskap om verksamhetens kvalitet genom uppföljning av data i kvalitetsregister och öppna jämförelser i förekommande fall. Kvalitetsråden är grunden till Frösundas ständiga utvecklingsarbete. Kvalitetsrådet diskuterar även metodutveckling, forskningsrön, värdegrund och värderingsfrågor och information från Metodstödsavdelningen. Verksamhetschefen leder kvalitetsrådet som består av verksamhetens kvalitetsombud och en eller två medarbetare från verksamheten. Rådet sammanträder minst 4 gånger per år och en gång per år åtar vi oss att utföra öppen kvalitetsråd där såväl deltagare och anhöriga är bjudna att delta. På varje APT och planeringsdagar finns en punkt där Kvalitetsrådet går igenom och förankrar samt genomför det planerade förbättringsarbetet. Kvalitetsrådskonferens Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 126 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. En gång per år åtar vi oss att genomföra en kvalitetsrådskonferens med samtliga av våra dagliga verksamheters kvalitetsombud i Stockholm. Syfte är att säkerställa att vi arbetar systematiskt och enhetligt med förbättringsåtgärder och utveckling i samtliga av våra dagliga verksamheter. Vår regionchef för Stockholm dagliga verksamheter tillsammans med sakkunniga från vår Kvalitetsavdelning eller Metodstöd kommer att organisera och hålla i kvalitetsrådskonferensen. FRÖSUNDAS PROJEKT ”KOMMUNIKATION OCH DELAKTIGHET” I tillägg till vad som beskrivits ovan gällande vårt systematiska sätt att arbeta kring hur vi säkerställer att verksamheten bedrivs och utvecklas enligt aktuell forskning och utveckling kommer vi om vi får förtroendet att driva Hammarby DV att åta oss att starta projektet ”kommunikation och delaktighet” på Hammarby DV. Projekt kring kommunikation och delaktighet Frösunda skall skapa förutsättningar för deltagaren att kunna vara delaktig i arbetslivet precis som andra människor och detta utifrån individens egna önskemål och behov. Hur aktivt deltagaren önskar att vara och har behov av kan variera mellan olika personer, men kan också variera under olika skeenden i livet. Deltagaren skall således ha inflytande över graden av delaktighet. Vi avser därför att i samarbete med en utomstående aktör såsom exempelvis Abilia AB (Abilia utvecklar, tillverkar och säljer moderna hjälpmedel för personer med funktionsnedsättningar inom områdena kommunikation, kognition och omgivningskontroll och larm) driva ett utvecklingsprojekt som syftar till att skapa bästa möjliga förutsättningar för deltagarna att kunna kommunicera. Projektet har till uppgift att tillsammans med arbetstagarna och medarbetarna i verksamheten undersöka och testa nya tekniska lösningar liksom utveckla arbetssätt i verksamheten för hur den nya tekniken på bästa möjliga sätt kan användas i vardagen för deltagarens bästa. I verksamheten kommer främst två medarbetare att ingå och arbeta i projektet. Forskningscirklar Vi åtar oss att skapa en forskarcirkel där medarbetare från verksamheten och experter inom aktuell målgrupp träffas för att diskutera och utbyta idéer kring hur olika forskningsmetoder eller utvecklingsområden kan komma deltagarna på Hammarby DV till nytta. En forskarcirkel kan således beskrivas som ett deltagarbaserat forsknings- och utvecklingsarbete. En av experterna kommer att vara någon av våra medarbetare på avdelningen för metodsstöd som har mycket lång erfarenhet av att arbeta med personer med funktionsnedsättning. En annan expert kommer att vara en forskare från ett universitet eller högskola som leder diskussionen. Utkomsten från en forskarcirkel kan till exempel vara ett projekt där verksamheten bestämmer sig för att testa något/några av de områden som diskuteras eller att medarbetarna ser att en viss åtgärd eller instrument kan börja användas och att det då kan behövas en utbildningsinsats. Fokus i forskarcirkeln ligger således att se till hur ny forskning direkt kan komma deltagarna till nytta. I vårt åtagande ingår att genomföra minst en forskarcirkel per år under avtalsperioden. Vid dessa tillfällen träffas en grupp om 4-6 medarbetare tillsammans med experten under en dag. Verksamhetschefen är ansvarig för att säkerställa att forskarcirklarna genomförs och att resultatet av arbetet tas om hand i verksamheten. Alla typer av åtgärder och projekt dokumenteras i det lokala ledningssystemet och dess förbättringslogg. Vidareutbildning Då alla medarbetare inte samtidigt kan delta i ovanstående projekt och forskningscirklar lämnar vi åtagande om att alla medarbetare minst 1 dag om året ges möjlighet till vidareutbildning inom något av de områden som har direkt koppling till aktuell forskning och utveckling inom området. Denna vidareutbildning kommer att vara kopplad till arbetssättet på verksamheten så att vidareutbildningen direkt kommer arbetstagaren till nytta. Utvärderingsgruppens bedömning utifrån anbudsgivarens beskrivning (Fasta svarsalternativ) 20,00 % 3.2.3.3. Bedömningsgrund 3:2. Uppföljning - vikt 5 % Anbudsgivaren ska utifrån den dagliga verksamhet som anbudet avser beskriva hur man avser arbeta med resultatet av beställarens brukarundersökningar, beställarens uppföljning på verksamhets- och individnivå, omvärldsbevakning och analys samt hur anbudsgivaren säkerställer att resultatet används för att öka kvaliteten för brukarna. 50 eller 100 poäng kan utdelas för det mervärde som bedöms finnas i anbudsgivarens beskrivningar och åtaganden om regelbunden och planerad återföring till personalen av resultatet av olika former av uppföljning och analys samt om det görs troligt att resultatet används för förbättringar av verksamheten som kommer den enskilde till del. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 127 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Gör beskrivning i enlighet med vad som anges ovan (Fritextsvar) VERKSAMHETSUPPFÖLJNING: Individ och verksamhetsövergripande nivå Frösunda har ett strukturerat ledningssystem för kvalitet, enligt SOSFS 2011:9 (och SOSFS 2005:12). Ledningssystemet för kvalitet och koncerngemensamma processer och policys samt rutiner och lokala rutiner för varje affärsområde finns på vårt Intranät, se vidare bilaga 4 för ledningssystem för kvalitet. Genom vårt kvalitetsledningssystem, som innehåller utarbetade och fastställda rutiner, säkerställer vi att deltagaren tillförsäkras omsorg och hälso- och sjukvård av god kvalitet. Vårt system är väl utvecklat med systematiska egenkontroller, anpassade deltagarundersökningar och uppföljningar och analyser av verksamheternas resultat. Vi har därtill utförliga rutiner för när handlingsplaner ska utarbetas för att säkerställa förbättringsarbetet i verksamheten. Vi ställer krav på att våra medarbetare deltar aktivt i utvecklingsarbetet med deltagaren i fokus. Detta sker genom Frösundas kundorienterade ledarskap och vardaglig handledning av verksamhetschef, utvecklingssamtal, minst två dagars kompetensutveckling per år samt deltagande vid arbetsplatsträffar, kvalitetsråd och egenkontroller. Frösundas ledningssystem följs upp kontinuerligt, utvärderas och utvecklas utifrån verksamhetens behov och förändringar i Socialstyrelsens allmänna råd och eller arbetsmiljölagstiftning. Detta görs av sakkunniga i vår Kvalitetsavdelning. Vi åta oss att arbeta i enlighet med Södermalms Sdfs metoder för uppföljning både på individnivå och verksamhetsövergripande nivå. Vi kommer att regelbundet samverka med staden vid varje uppföljning och åtgärda eventuella brister som framkommer. VÅRT KVALITETSARBETE SKAPAR VÄRDE FÖR DELTAGAREN Basen i vårt arbete utgår ifrån de lagar som styr vår verksamhet liksom metoder baserade på forskning och evidens. På det adderas de värden som utgår ifrån deltagarnas individuella behov och önskemål. Givet detta definierar vi kvalitet på nedanstående sätt: 1. Kundnöjdhet 2. Avtalstrohet 3. Regulatorisk följsamhet Frösundas kvalitetsavdelning Frösunda har en kvalitetsavdelning som består av sakkunniga medarbetare avseende lagstiftning, tillståndsansökningar, vård- och omsorgsavvikelser, processer samt dokumentation och ledningssystem för kvalitet. Förutom sakkunniga finns här också företagets MAS och dietist. Kvalitetsavdelningen har som huvuduppgift att skapa förutsättningar för kvalitetsarbetet i våra verksamheter. De omsätter lagar i rutiner och dokument vilka medför deltagarvärden och skapar ett effektivt kvalitetsarbete. Verksamhetschefen ansvarar för planering av verksamhetens kvalitetsarbete, dokumenterar förbättringsområden och handlingsplaner, följer upp avvikelser, synpunkter och klagomål, tar fram lokala rutiner och ansvarsfördelningar för kvalitetsarbetet. Vår kvalitetspyramid Vår kvalitetspyramid säkerställer att vi i alla dess delar skapar värden för deltagarna. Pyramiden består av 3 delar Deltagare ----- Leverans ----- Kontroll och uppföljning Deltagarperspektivet – I basen finns beslut som gäller deltagaren i enlighet med genomförandeplanen. Det byggs sedan på beställarens syfte och mål med insatsen. I toppen finns deltagarens egna önskningar för största möjliga livskvalitet avseende deras uttalade och underförstådda behov, krav, önskemål och arbetsförmåga. Leveransperspektivet – I botten finns vårt förhållningssätt och bemötande, lagar, förordningar och föreskrifter. Ovanpå det finns policys, processer och rutiner, ledarskap, kompetens och medarbetarskap. I toppen finns bästa möjliga kunskap och vår strävan att förstå och implementera nya rön i verksamheten. Kontroll och uppföljning – I basen finns egna kontroller, tillsammans med tillsyn och inspektioner från myndigheters kontrollorgan. På det lägger vi koncerngemensam kontroll, kollegial kontroll, nöjdmedarbetarindex och nyckeltal. DELTAGARUNDERSÖKNINGAR Frösunda har genom en pilotstudie som ägde rum under 2013 skapat enkätfrågor för deltagarundersökningen som är speciellt utformade för målgruppen i respektive Affärsområde. Pilotstudien initierades och genomfördes av vår kvalitetsavdelning i form av enkäter, telefonintervjuer och i våra öppna kvalitetsråd där deltagare och anhöriga tillfrågades vilka områden och frågor de anser vara viktigt att få besvara i en deltagare och närstående undersökning och Hur vi på bästa sätt kan anpassa frågorna och svarsalternativen så att våra deltagare själva kan svara utifrån sin funktionsnedsättning. Utfallet har sedan utgjort frågorna och svarsalternativen i enkäten för 2013. Undersökningen besvarades självständigt av den enskilde eller med stöd av en person som den enskilde inte står i beroendeställning till. Resultatet av deltagarundersökningen sammanställdes av vår externa oberoende undersökningsföretag och redovisades i vårt årliga Förtroenderedovisningen i mars 2014. Enkätfrågorna och Hur vi genomför undersökningen kommer att kontinuerligt utvärderas och förbättras för att säkerställa att deltagarna ges bästa möjliga förutsättning att medverka och påverka utifrån sin funktionsnedsättning. Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 128 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. Vi åtar oss att arbeta systematiskt med resultatet av Frösundas årliga och/eller av stadens initierade brukarundersökningar för Hammarbys dagliga verksamhet för att öka kvaliteten för deltagarna genom följande steg: Efter avslutad deltagarundersökning sammanställs resultatet av den externa part som har utfört undersökningen och skickas först till Frösundas kvalitetsavdelning som upprättar analysarbete. Vår kvalitetschef Christine Rosencrantz redovisar resultaten både skriftligt och muntligt till Frösundas koncernledning och en av våra sakkunniga från kvalitetsavdelningen presenterar resultaten till ledningsgruppen för affärsområdet Funktionsnedsättning bestående av affärsområdeschef och regionchefer. Regioncheferna presenterar sedan resultatet på ett av deras månatliga regionala möten med verksamhetschefer som i sin tur presenterar resultatet för sin medarbetargrupp på en APT i verksamheten. Även om helhetsresultatet på deltagarundersökningen är i linje med verksamhetens mål finns det alltid delområden som har fått sämre resultat än andra, därför bryter vi ner och presenterar resultatet separat för olika delområden och frågeställningar. Vilka specifika frågeställningar som vi sedan skall arbeta med bestäms både på regional nivå och på verksamhetsnivå tillsammans med medarbetarna. Ett delområde kan vara: Deltagarens delaktighet i verksamhetens utformning och en frågeställning kan vara: Jag känner mig alltid delaktig i alla beslut som berör verksamhetens utformning och utbud av aktiviteter. Planerad återföring av resultatet till medarbetarna För att medarbetarna ska bli delaktiga i processen och själva komma med förslag på förbättringsåtgärder delar verksamhetschefen in medarbetarna i olika fokusgrupper baserad på det frågeställningar som verksamheten behöver utveckla och förbättra med deltagarna i fokus. Fokusgruppen avsätter sedan tid för att komma med förslag på förbättringsåtgärder. Under nästkommande APT avsätter verksamhetschefen extra tid för att tillsammans med medarbetargruppen arbeta igenom fokusgruppernas olika förslag på åtgärder och upprätta en handlingsplan på vilka åtgärder som ska utföras. I handlingsplanen ska det tydligt framgå vilka åtgärder som skall göras, vem som ansvarar för att det blir gjort, när åtgärderna skall vara genomförda, vem som ansvara för att följa upp och hur dessa ska bidra till ökad kvalité gör deltagarna i verksamheten. Löpande under nästkommande APTer följer sedan verksamhetschefen upp hur utvecklingsarbetet fortlöper samt informerar regionchefen på månatliga regionmöten. Åtgärderna kan resultera bland annat i följande: • Ändringar av lokala processer och rutiner • Mer kompetensutveckling och/eller handledning för medarbetarna • Förändring av bemanningsscheman Deltagarna och närstående får ta del av resultatet och handlingsplanen via personliga möten med kontaktmannen som vi åtar oss att erbjuda varje deltagare efter att undersökningen har genomförts. Vi presenterar även resultatet och förbättringsåtgärderna på nästkommande planeringsdag för deltagarna och närståendeträff samt via verksamhetens månadsbrev. Planerad återföring av resultatet till deltagare Vi åtar oss att presentera resultatet av deltagarundersökningen genom följande steg: Det första steget i vårt arbete är att vi åtar oss att presentera resultatet på en planeringsdag med deltagarna på Hammarbys dagliga verksamhet. Resultatet delges deltagarna både muntligt och skriftligt. Vid behov förtydligar vi resultatet med bilder eller tecken. Denna planeringsdag är viktigt för oss eftersom arbetet med undersökningen kan leda till att vi ibland behöver ställa följdfrågor till deltagarna. Våra deltagares synpunkter är det centrala i samtliga av våra förbättringsåtgärder. Vi tar upp det aktuella frågeställningarna som vi behöver förbättra och diskuterar det med deltagarna. Sedan går vi igenom handlingsplanen med de olika förbättringsåtgärder som skall utföras. Syftet med deltagarnas planeringsdag är att fånga upp deltagarnas synpunkter på förbättringsåtgärderna. Det som framkommer dokumenteras och handlingsplanens justeras. Om Hammarby DV behöver stöd vid planeringsdagar och vid arbetet med resultatet av deltagarundersökningar utifrån deltagarnas behov, så åtar vi oss att tillhandahålla representant från vårt Metodstöd. De kan ge medarbetarna stöd och vägledning på vilket sätt vi kan kommunicera resultat, stötta deltagaren att vara delaktig och göra egna val utifrån sin funktionsnedsättning. Det andra steget i vårt arbete är att vi åtar oss att erbjuda ett personligt möte med deltagaren och deltagarens kontaktman för att gå igenom resultatet samt handlingsplanen efter utvärderingen. Alla deltagare kan eller vill inte prata i grupp, vi utför därför detta personliga möte för att säkerställa att samtliga av våra deltagare kommer till tals. Deltagaren kan om han/hon vill, även bjuda in närstående/ställföreträdare på detta möte. Om deltagaren medgiver så dokumenteras samtalet och handlingsplanen justeras därefter. Vidare följs åtgärderna upp och utvärderas via återkommande deltagrundersökningar på Hammarbys DV. Genom löpande planeringsdagar med deltagarna under avtalsperioden säkerställer vi deltagarnas delaktighet och inflytande samt att resultaten arbetas igenom ordentligt i respektive verksamhet för att öka Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 129 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. kvaliteten för deltagarna. Vi åtar oss att arbeta på samma sätt när beställaren genomför deltagarundersökningar i verksamheterna. Frösunda kommer löpande att informera beställaren om resultatet av våra genomförda undersökningar och uppföljningar samt handlingsplanen för det åtgärder som har vidtagits. NÄRSTÅENDEUNDERSÖKNING Vid minst två tillfällen per år kommer vi att genomföra närståendeundersökningar på verksamheten. Vårt mål är ett Närstående Index som uppvisar minst 90 % nöjdhet. Fokus i undersökningen är personligt bemötande i enlighet med våra beslutade beteenden och de närståendes trygghet. Resultatet av mätningarna och handlingsplanen av vidtagna åtgärder redovisas på en närståendeträff, i månadsbrevet och i samverkansmöte mellan oss och beställaren samt i vår årliga Förtroenderedovisning. Verksamhetschefen och deltagarens kontaktman bjuder även in närstående och deltagare till individuella uppföljningssamtal minst två gånger per år för att samla in fördjupad information om vad som fungerar bra, mindre bra eller vad som eventuellt fungerar dåligt. MEDARBETARUNDERSÖKNING Frösunda genomför vart annat år en medarbetarundersökning för samtliga anställda. Mätningen ger tal för nöjd medarbetarindex (NMI), ledarskapsindex (LSI) och NPS (Net Promoter Score). Resultatet utgör ett viktigt underlag för varje enhets arbete för förbättring. Ledarskapsindex LSI (vart annat år) är som ovan beskrivits en viktig del av resultatet från vår medarbetarundersökning. I denna finns specifika frågor som mäter ledarskapet generellt, men också specifikt de beteenden som är utmärkande för Frösundas ledare. UPPFÖLJING PÅ INDIVIDNIVÅ MED FOKUS PÅ KVALITET Uppföljning av genomförandeplan Genomförandeplanen utvärderas minst två gånger per år samt oftare vid behov. Vid utvärderingen medverkar deltagaren, kontaktmannen, handläggaren och i det flesta fall även verksamhetschefen. Om deltagaren önskar kan även närstående delta. Utvärderingen innebär att vi går igenom målen tillsammans och om målen har gett önskat resultat för deltagaren. Vi åtar oss att 100 % av våra deltagare ska ha en upprättad genomförandeplan senast inom 15 dagar från att beställningen har inkommit. Verksamhetschef ansvarar för att genomföra regelbundna stickprovskontroller av deltagarens sociala dokumentation med hjälp av vår EGENKONTROLL CHECKLISTA som är ett systematiskt verktyg och innehåller 7 punkter såsom dokumentation, avtal rutiner mm. VC går igenom checklistan vid stickprovskontrollen och kan då snabbt få en uppfattning om hur dokumentation/sociala journalen ser ut på enheten. Finns allt i den sociala journalen, är dokumentationen korrekt etc. Om det finns brister kan VC genom checklistan se om det är en slumpmässigt eller systematiskt brist eller fel. Syftet är att säkerställa att dokumentationen sker löpande och regelbundet och med respekt för den enskilde. Utöver detta genomför vår kvalitetsavdelning en årlig genomgång av dokumentationen i verksamheten för att säkerställa att genomförandeplanen och sociala dokumentationen är aktuell och komplett och om den innehåller konkreta och mätbara mål och delmål och om målen följs upp. Eventuella avvikelser dokumenteras, åtgärdsplan upprättas och beställaren informeras. Uppföljning av Mål- och ansvarsbeskrivning Frösundas ledning har under 2013 tagit fram Mål- och Ansvarsbeskrivningar (MoA) för samtliga yrkesroller inom Frösunda. Dessa kan liknas vid en modern befattningsbeskrivning som innehåller olika delar vilka berör befattningen. De beskriver befattningens syfte, mål, huvudsakliga arbetsuppgifter, ansvarområden, kompetenskrav, osv. Alla medarbetare i Frösunda har en MoA vilken utgår från samma mall – från VD till Kundnära medarbetare. Syftet är att tydliggöra alla våra befattningar och hur våra medarbetare tillsammans med sin chef kan konkretisera yrkesrollens olika utmaningar och möjligheter. MoA kommer användas vid rekrytering, kompetensutveckling, målhantering samt utvecklingssamtal. Mål- och ansvarsbeskrivningarna (MoA) ligger till grund för Frösundas kompetenskrav på våra medarbetare samt även vårt strategiska HR-arbete. Vi följer årligen upp medarbetarnas kompetens och mål utifrån respektive MoA i det individuella mål- och utvecklingssamtalet. Under mål- och utvecklingssamtalet identifierar vi tillsammans starka kompetenser och egenskaper utifrån medarbetarens mål samt även utvecklingsområden. Dessa ligger sedan till grund för individuell kompetensutveckling. Den sammanlagda måluppfyllelsen ligger till grund för medarbetarens lönesamtal. Mål- och utvecklingssamtal genomförs en gång om året med efterföljande uppföljningsmöten som ska ske minst en gång per år, det innebär uppföljning av kompetens och kompetensutveckling minst 2 gånger per för alla medarbetare. Mål- och Utvecklingssamtal Mål- och utvecklingssamtalen både förbereds och dokumenteras i Frösunda akademin. Mål- och ansvarsbeskrivningen ger chef och medarbetare en tydlig bild av vad som ska utvärderas vid ett utvecklingssamtal. Varje mål- och utvecklingssamtal innehåller diskussioner kring hur medarbetaren har Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 130 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. genomfört sina arbetsuppgifter, måluppföljning, etc. Här diskuteras dessutom ledarens förväntningar på medarbetaren vilket kopplas till medarbetarens kompetensutvecklingsplan samt specifika verksamhetsmål. Utifrån dessa arbetar sedan chefen tillsammans med medarbetaren upp en utvecklingsplan för hur medarbetaren ska arbeta vidare. Medarbetarens framtida karriär diskuteras också, det kan även vara så att medarbetaren vill ha nya utmaningar och mål och eventuellt byta tjänst. Chefen gör då en kompetensutvecklingsplan för framtida yrkesroll. Våra Mål- och Ansvarsbeskrivningar ger oss en tydlighet i vad för typ av kompetenser vi behöver för respektive yrkesroll. Vid varje anställning görs en kompetenskartläggning utifrån våra fastställda kompetenskrav för yrkesrollen. Utifrån var varje enskild medarbetare befinner sig i sin yrkesroll, har vi möjlighet att erbjuda individanpassad kompetensutveckling som matchar yrkesrollen och verksamhetens behov. Medarbetarens individuella kompetensutvecklingsprogram sammankopplas med Mål- och Ansvarsbeskrivningen genom vår portal Frösunda Akademien. Medarbetaren och närmaste chef kan genom portalen på ett överskådligt sätt inventera de utbildningar som medarbetaren behöver för att nå sina individuella mål. Utbildningskatalogen med aktuella datum finns upplagda i systemet och man ansöker även om en utbildningsplats direkt online. Efter genomförd utbildning med godkänt resultat sparas eventuella certifikat och utbildningsbevis direkt under medarbetarens inloggningsprofil. Validering av utbildning – mätning av tillgodosedd kunskap Vi arbetar med olika typer av valideringsverktyg både före, under och efter respektive utbildning. Dels är det intressant att se våra medarbetares kompetensnivå innan påbörjad utbildning, samtidigt som om utbildningen genererat någon kompetenshöjning. Utöver våra valideringsverktyg, utvärderar medarbetaren varje utbildning vilket gör att vi får en direkt feedback på utbildningens innehåll. Det bildar därefter underlag för vidareutveckling av våra utbildningar som vi utvecklar kontinuerligt för att säkra våra läromål. För effektmätning använder vi oss av Kirkpatricks välkända metoder. UPPFÖLJNING PÅ VERKSAMHETSNIVÅ Avtalsgenomgång vid övertagande Vid ett övertagande av en verksamhet, oavsett om det är en förlängning eller en nystart, åtar vi oss att gå igenom avtalet tillsammans med medarbetarna. Det är verksamhetschefen och regionchefen som tillsammans håller i genomgången. Man går igenom såväl intentionerna i LSS, stadsdelens mål och vision, avtalet samt anbud och förfrågningsunderlag från upphandlingen. Detta för att säkerställa att medarbetarna är medvetna om vad som står i avtalet och vilka åtaganden vi som utförare ska genomföra. Vi vill att samtliga av våra medarbetare känner sig delaktiga i hur vi som utförare ska driva verksamheten. Kopia på avtalen, anbudet och förfrågningsunderlaget finns på varje enhet och är tillgängliga för alla medarbetare. Dessa handlingar hålls sedan ständigt aktuella vid planeringsdagar och APT möten som enhetens medarbetare kontinuerligt genomför. På en av våra 2 planeringsdagar per år går vi igenom mervärden mer ingående med medarbetargruppen för att diskutera hur vi har lyckats och vad vi kan utveckla och göra bättre. Verksamhetsuppföljning När beställaren utför en planerad eller oplanerad tillsyn/ uppföljningen ställer verksamhetschefen begärda handlingar, lokaler och medarbetare till beställarens förfogande. Om beställaren har skickat ut ett förberedande underlag innan mötet går verksamhetschefen igenom den och fyller i det efterfrågade uppgifterna innan uppföljningen/tillsynen. Verksamhetschefen och värderingsledaren och/eller representant från vår kvalitetsavdelning tillsammans med beställaren genomför sedan uppföljningen av verksamheten. Vid uppföljningen kan en eller två medarbetare från verksamheten också delta. När resultatet från uppföljningen kommer skickar verksamhetschefen det till kvalitetsavdelningen, regionchefen och kvalitetsrådet som säkerställer att vi arbetar systematiskt med förbättringsåtgärder. Om uppföljningen visar att verksamheten har brister åtgärdas dessa så snart som möjligt. Om resultaten visar att stöd, service och omvårdnad inte uppfyller ställda krav vad gäller kvaliteten, ska en åtgärdsplan snarast upprättas av utföraren och redovisas för beställaren. Resultatet av verksamhetsuppföljningen presenteras sedan på nästkommande APT möte för medarbetargruppen där verksamhetschefen och personalgruppen tillsammans diskuterar vilka åtgärder som skall göras. Utifrån diskussionen som hela medarbetargruppen haft görs sedan en handlingsplan utefter de aktuella bristerna som skall åtgärdas. I handlingsplanerna skall tydligt framgå: Vilka är de identifierade bristerna, Hur ska vi åtgärda dem? Vem skall ansvara för att det blir gjort?, När ska det vara åtgärdat? Arbetet med handlingsplanerna följs sedan upp vid regionmöte som verksamhetschefen har tillsammans med regionchefen samt på de regelbundna APT. Det följs även upp i den årliga egenkontrollen att allt är åtgärdat. Förbättringsportalen Frösunda bedriver förbättringsarbeten inom en mängd områden. Dessa definieras inom två huvudkategorier; deltagarnära och organisatoriska. Det deltagarnära förbättringsarbetet består exempelvis av rutiner för Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 131 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. vård- och omsorgsavvikelser och synpunkter och klagomål. Det organisatoriska förbättringsarbetet fokuserar på utveckling av processer, rutiner och dokument. Ärenden som överlämnas från Förbättringsportalen till processägare ska hanteras senast inom 14 dagar. Inkomna förslag, resultat och avvikelser återförs till våra medarbetare via månadsrapporter som publiceras på intranätet samt via regionchef till verksamhetschef. Synpunkter och klagomål Frösunda har ett väl utvecklat system för synpunkter och klagomål i enlighet med vårt ledningssystem för kvalitet. Att hantera synpunkter och klagomål från deltagare är en central del i arbetet med att öka vår deltagarnöjdhet. Varje deltagares upplevelse är unika och ska hanteras och bemötas med stor respekt utan att värderas som mer eller mindre viktigt. När en deltagare, närstående, medarbetare eller annan person som är delaktig i arbetet runt deltagare lämnar ett klagomål eller en synpunkt, säkerställer vi först och främst att bristen åtgärdas omgående. Synpunkter och klagomål kan lämnas via förtryckt formulär i brevlåda på verksamheten, direkt till medarbetare eller verksamhetschef, via telefon till verksamheten eller e-post via vår hemsida, eller direkt till vår Kundombudsman. Alla synpunkter och klagomål dokumenteras och verksamhetschefen ansvarar för att upprätta en åtgärdsplan med tydliga tid- och ansvarsangivelser, samt tidpunkt för återkoppling till den som lämnat synpunkten eller klagomålet. Statistik för synpunkter och klagomål rapporteras in till kvalitetsavdelningen och till beställaren minst en gång per år. Dock kommer vi vid varje synpunkt och klagomål omgående rapportera det till registratorn. Verksamhetschefen ansvarar för att alla medarbetare arbetar enligt rutinerna för synpunkter och klagomål. Information ges i samband med vårt introduktionsprogram och löpande på arbetsplatsträffar. Vi åtar oss att hålla beställaren informerad om avvikelser, synpunkter och klagomål samt till beställaren redovisa avvikelser och mottagna klagomål tre ggr/år för redovisning i stadens tertialrapporter och årsredovisningar. Kvalitetsråd Vi åtar oss att bilda ett kvalitetsråd för Hammarby DV vars uppgift är att se över kvaliteten i verksamheten. Syftet med kvalitetsrådet är att hantera rapporterade förbättringsförslag, avvikelser samt klagomål och synpunkter från deltagare, närstående, företrädare, beställare och medarbetare samt föreslå kvalitetsförbättringar. De inhämtar även kunskap om verksamhetens kvalitet genom uppföljning av data i kvalitetsregister och öppna jämförelser i förekommande fall. Kvalitetsråden är grunden till Frösundas ständiga utvecklingsarbete. Kvalitetsrådet diskuterar även metodutveckling, forskningsrön, värdegrund och värderingsfrågor och information från Metodstödsavdelningen. Verksamhetschefen leder kvalitetsrådet som består av verksamhetens kvalitetsombud och en eller två medarbetare från verksamheten. Rådet sammanträder minst 4 gånger per år och en gång per år åtar vi oss att utföra öppen kvalitetsråd där såväl deltagare och anhöriga är bjudna att delta. På varje APT och planeringsdagar finns en punkt där Kvalitetsrådet går igenom och förankrar samt genomför det planerade förbättringsarbetet. Kvalitetsrådskonferens En gång per år åtar vi oss att genomföra en kvalitetsrådskonferens med samtliga av våra dagliga verksamheters kvalitetsombud i Stockholm. Syfte är att säkerställa att vi arbetar systematiskt och enhetligt med förbättringsåtgärder och utveckling i samtliga av våra dagliga verksamheter. Vår regionchef för Stockholm dagliga verksamheter tillsammans med sakkunniga från vår Kvalitetsavdelning eller Metodstöd kommer att organisera och hålla i kvalitetsrådskonferensen. Förtroenderedovisning Vi upprättar varje år en Förtroenderedovisning som ett steg i Frösundas kvalitetsarbete. Frösunda har valt att kalla rapporten Förtroenderedovisning och inte det sedvanliga kvalitetsbokslutet, eftersom kvalitet och öppenhet är vårt sätt att bygga förtroende och skapa tillit. Rapporten innehåller det gångna årets kvalitetsarbete, avvikelser och händelser och synpunkter och klagåmål samt medarbetar- och deltagarberättelser och därmed ger en ökad transparens gällande hur vi arbetar. Det är en sammanställning av vad vi gjort det gångna året och vad vi tänker göra kommande år. Vi åtar oss att årligen bjuda in till gemensam presentation av resultatet av vår Förtroenderedovisning för närstående/ställföreträdare på Hammarby DV. Då beskriver vi även hur vi ska arbeta med förbättringsåtgärder på verksamheten. Detta för att ge en öppen och samlad bild av Frösundas kvalitetsarbete och tillgodose närståendes förväntan på öppenhet och information. Verksamhetschefen och deltagarens kontaktman bjuder även in närstående till individuella uppföljningssamtal för att samla in fördjupad information om vad som fungerar bra, mindre bra eller vad som eventuellt fungerar dåligt. Förtroenderedovisningen skickas till beställaren varje år. Kollegial kontroll Vi åtar oss att genomföra fyra kollegiala kontroller per år med syftet att skapa en plattform för lärande och utveckling – för kvalitet. Våra kollegiala kontroller är ett lärandetillfälle med stöd av checklistor för att skapa uppföljning och reflektion om den egna verksamheten. De ingår tre olika samtals teman, som varierar varje termin, kontrollerna är ett verktyg för riskanalys och utvecklingsarbete och de genomförs av alla verksamhetschefer. De kollegiala kontrollerna dokumenteras och samlas in av respektive regionchef samt delges kvalitetsavdelningen för att resultatet ska vara med som en grund i Förtroenderedovisningen samt i verksamhet - och affärsplaneringen. Interna kontroller Kvalitetsavdelningen gör riktade kartläggningar och/eller fördjupningar utifrån väsentlighet och risk baserad på den kunskap som tillförs via externa tillsyner, egenkontroll m.m. Obligatoriskt är att vår kvalitetsavdelning Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 132 av 133 Refnr.: 298-2014-2.2.2. genomför två olika tillsyner vid ett övertagande av en entreprenad. Den första genomförs i samband med starten och den andra efter sex månader. Syftet är att säkerställa att arbetet skett i enighet med avtal och anbud. Ansvarig person från kvalitetsavdelningen återrapporterar till verksamhetschefen som i sin tur ansvarar för att delge medarbetarna vid nästkommande arbetsplatsträff. Vi genomför därefter regelbundna interna kontroller på verksamheterna gällande bland annat avtalstrohet, dokumentation och kompetensutveckling. Vi åtar oss att arbeta i enighet med detta på Hammarbys DV för att säkerställa att resultatet av kontrollerna omsätts i verksamhetsförbättrande åtgärder. Kritiska rutiner På Frösunda arbetar vi aktivt med kritiska rutiner, exempel rutiner synpunkter och klagomål, anmälan av allvarliga missförhållanden, Lex Sarah och Lex Maria. Kvalitetsavdelningen ansvarar för våra rutiner. Utifrån rutinerna upprättas ett kunskapstest som publiceras på Frösunda akademin. Verksamhetschefen ansvarar för att följa upp att samtliga medarbetare har genomfört kunskapstestet inom angiven tidsperiod. Testresultaten kategoriseras och icke godkända testresultat leder till insatser för att nå resultatet. Alla medarbetare ska känna till våra kritiska rutiner, vara uppdaterade på hur de ska agera enligt rutinen samt vara pålästa om innehåll och agerande. Vi åtar oss att göra en kritisk rutin av aktuellt avtal för att säkerställa att arbetet sker i enighet med vad som avtalats gällande Hammarby dagliga verksamhet. Egenkontroll Genom vår egenkontroll checklista identifierar vi starka och svaga delar av vår verksamhet och kartlägger hur leveranssäkra vi är. Samtliga egenkontroller som genomförs i verksamheten samlas upp av verksamhetschef som rapporterar dessa till vår kvalitetsavdelning. Kvalitetsavdelningen genomför sedan affärsområdes specifika analyser samt analyser på koncernövergripande nivå. Vi åtar oss att anpassa egenkontrollerna i verksamheterna. Kontrollerna kommer att vara verksamhetsspecifika och anpassat utifrån avtal, aktuell forskning samt analyser gjorda av vår kvalitetsavdelning. Månadsuppföljning Verksamhetschef gör varje månad en uppföljning. Månadsuppföljning är basen i vårt arbete för att nå våra mål, 90 % deltagarnöjdhet, 100 % avtalstrohet och 100 % regulatorisk följsamhet. En gång varje månad följer vi upp antalet vård- och omsorgsavvikelser samt typ, genomförda egenkontroller och kollegiala kontroller, samt typ och antal synpunkter och klagomål. Resultatet delges medarbetargruppen vid arbetsplatsträffar. Frösundas månadsvisa uppföljning av sina verksamheter på olika nivåer gör att informationen om verksamheten kommer Frösundas högsta ledning till kännedom snabbt. Ledningen kan då ställa ytterligare frågor och vidta snabba åtgärder. Rapporteringen omfattar nyckeltal inom HR, kvalitet och ekonomi. På motsvarande sätt går beslut och åtgärder ut via de olika ledningsgrupperna så att hela organisationen för del av och kan agera efter fattade beslut. Mystery Shopper´s Vi åtar oss även att mäta genom Mystery Shopper´s en gång per år. Mystery Shopper’s används för att säkerställa vårt bemötande mot deltagare och närstående. Dessa personer har till uppgift att ta kontakt med oss som arbetar på Frösunda på olika sätt; genom att ringa, mejla eller genom att besöka några av våra verksamheter eller huvudkontoret. De undersöker bland annat om vi svarar när de ringer eller mejlar, hur lång tid det tar innan vi svarar och/eller återkopplar, hur vi svarar – det vill säga, vilket bemötande man får samt hur kontakten följs upp. Resultatet av våra Myster Shopper´s tillsänds beställaren. VDs Kundpanel Frösundas VD träffar fyra gånger per år kundpaneler från varje affärsområde. Mötena sker på ett avspänt sätt där deltagarna för berätta om sina upplevelser och ge konkreta förbättringsförslag. Syftet är att säkerställa att vårt arbete med ständiga förbättringar når våra deltagare. VD anonymiserar materialet och delger affärsområdescheferna förbättringsförslagen. Återkoppling till deltagarna sker på nästa träff med VD. Ett exempel är att våra medarbetare nekat deltagare att sitta på sin altan och dricka öl. Detta ledde till att vi kunde ha en värderingsbaserad diskussion kring vad det innebär att vi arbetar i deltagarens bostad och vad deras självbestämmande innebär. VD kan direkt observera om de fattade besluten i verksamheten har verkställts eller inte. Frösundas kundombudsman Frösundas kundombudsman sammanställer månadsvis samtliga inkomna synpunkter och klagomål vilka avidentifieras och rapporterar direkt till vår VD. Företagsledningen går igenom sammanställningen vid månadens ledningsgrupp. Affärsområdeschef delger sedan regionchef som i sin tur presenterar resultatet för sina verksamhetschefer. Verksamhetschefen har sedan ansvar för att medarbetarna tar del av resultatet på nästkommande arbetsplatsträff. Syftet med processen är att ständigt förbättra och utveckla vårt bemötande vilket ska ske i enighet med våra värderingsdrivna beteenden och verksamhetens värdegrund. Vi åtar oss att kvartalsvis rapportera genomförda förbättringsinsatser på Hammarby dagliga verksamhet till Södermalm stadsdelsförvaltning. Utvärderingsgruppens bedömning utifrån anbudsgivarens beskrivning (Fasta svarsalternativ) Utskrivet: 2014-09-30 23:55 Sida 133 av 133 5,00 % Refnr.: 298-2014-2.2.2.
© Copyright 2024