2016 års interna kontrollplan för kommunstyrelsen samt
1 (2) Datum 2015-10-13 Budget- och utvecklingschef Raymond Lützhöft 0410-73 31 35 [email protected] Diarienummer KS 2015/788 Tjänsteskrivelse Till kommunstyrelsen 2016 års interna kontrollplan för kommunstyrelsen samt kommungemensamma kontrollmål för samtliga nämnder. Enligt kommunens reglemente för intern kontroll (KF 2012-04-23 §85) skall nämnderna varje år senast vid årets sista sammanträde antaga en intern kontrollplan för kommande år. Dessutom skall kommunstyrelsen senast vid novembersammanträdet besluta om kommungemensamma kontrollmål. Denna plan och de kommungemensamma målen skall följas upp av nämnderna och nämnden skall senast i samband med upprättande av årsanalysen rapportera resultatet från uppföljningen till kommunstyrelsen. I arbetet med 2016 års interna kontrollplan har en arbetsgrupp bestående av tjänstemän inom kommunlednings- och räddningstjänstförvaltningen tagit fram ett förslag till dels kontrollmål för kommunstyrelsens egna förvaltningar och dels kommungemensamma kontrollmål för samtliga nämnder. I arbetsgruppen har förutom tf kommundirektör även ingått personalchefen, strategiska chefen, kommunjuristen, räddningschefen och undertecknad. Förslaget i sin helhet framgår av bilaga 1 och där är de kommungemensamma målen särskilt angivna. I arbetet med kontrollmålen har diskuterats bl.a. de olika frågeställningar och problemområden som tagits upp i tidigare års uppföljning och även granskningar gjorda av revisionen samt beslut i kommunstyrelsen respektive kommunfullmäktige. Denna inventering resulterade i en bruttolista på kontrollmål och utifrån denna har arbetsgruppen sedan gjort en prioritering med hjälp av en så kallad risk- och sårbarhetsanalys. Det slutliga resultatet av denna framgår av bilaga 2. Trelleborg1000, v 1.0, 2008-09-16 När det gäller utformningen av beslutsunderlaget till nämnderna inklusive risk- och sårbarhetsanalysen skall de mallar användas som det interna nätverket för intern kontroll utarbetat. Vidare skall uppföljningen av kontrollplanen redovisas i en särskild rapport och godkännande av denna måste ske i ett särskilt nämndsbeslut. I denna redovisning är det också viktigt att dokumentera den risk- och sårbarhetsanalys som besluten om kontrollmål grundar sig på. Ekonomiavdelningen www.trelleborg.se E-post: [email protected] Postadress: 231 83 Trelleborg Besöksadress: Rådhuset, Algatan 13 Fakturaadress: Box 173, 231 23 Trelleborg Telefon: 0410-73 30 00 Fax: 0410-441 90 Org.nr: 212000-1199 2 (2) Mot bakgrund av ovanstående föreslår undertecknad att kommunstyrelsen dels fastställer de interna kontrollmålen för kommunstyrelsens förvaltningar och dels fastställer de kommungemensamma interna kontrollmålen enligt bilaga 1 samt uppmanar nämnderna att använda dessa i det ordinarie kontrollarbetet för år 2016. Raymond Lützhöft Budget- och utvecklingschef Bilaga 1 INTERN KONTROLLPLAN VID KOMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN OCH RÄDDNINGSTJÄNSTEN År 2016 Upprättad 151013 Kontrollmål Uppföljning och kontroll av externa leverantörer Kontrollmoment Kontroll av att det finns rutiner för uppföljning och kontroll av externa leverantörer. Förvaltningschefernas användning av Kontrollera att alla förvaltningschefer Stratsys använder Stratsys enligt upplägget i beslutet om nytt ledningssystem 150622. Kvalitetskontroll av ekonomiska rapporter Kontroll av att det finns rutiner för kvalitetskontroll av ekonomiska rapporter. Rapportering i Min lön Kontrollera att medarbetarnas sjukfrånvaro o vab rapporteras i Min lön Kompetens för W3D3. Kontrollera att alla förvaltningar har kompetens att utföra nuvarande arbetsuppgifter i W3D3. Beslutade åtgärder vid uppföljning av intern Har åtgärder genomförts av förvaltningen kontrollplan enligt nämndsbeslut vid uppföljning av intern kontrollplan? Risk- och sårbarhetsanalys inom kris- och Hur bedrivs arbetet med risk- och säkerhetsarbetet sårbarhetsanalysen inom nämnderna och kommunens som helhet? Kontrollnivå Kontrollansvarig Kommentarer Rapportering till Frekvens Kommungemensam Nämnds sekreterare 1 ggn 1 Förvaltningschef Kommungemensam Systemansvarig Tertial 2 Kvalitetschef Kommungemensam Systemförvaltare Månad 3 Förvaltningschef Kommunstyrelsen Lönechefen Tertial 4 Personalchef Kommunstyrelsen Kommunsekreterare 1 ggn 5 Kommundirektör Kommunstyrelsen Kommunjurist 1 ggn 6 Kommundirektör Kommunstyrelsen Brandingenjör 1 ggn 7 Räddningschef Kommentarer: 1) Redovisning av rutiner för uppföljning och kontroll av externa leverantörer av tjänster i syfte att förebygga, minimera och upptäcka fusk och ekonomiska oegentligheter. Rutinerna skall vara dokumenterade och genomförda uppföljningar under 2015 skall redovisas. Vidare skall det kontrolleras om en uppföljning sker av de krav som förekommer i avtalen med leverantören. Denna kontroll skall ske genom stickprov på fem tecknade avtal under åren 2014-2015. 2) Genomgång av samtliga förvaltningschefers användande av Stratsys. Kontrollera att cheferna har en fungerande inloggning samt om de analyserar, rapporterar och godkänner enligt anvisningarna i systemet. Kontrollen ska göras genom granskning av förvaltningschefens användning vid senaste redovisningstillfället (dr1, dr2 eller bokslut). 3) Stickprov utföres på ekonomirapporter i Raindance och QlickView för varje förvaltning av systemförvaltare för Raindance. Tre olika rapporter på tre olika beslutsnivåer i varje system och vid varje tillfälle. 4) Kontroll sker genom avstämning av inrapporterad sjukfrånvaro och VAB i Min lön med anmäld frånvaro till Sjuk-/friskanmälningstjänsten hos MedHelp. 5) Kontrollen ska ske på ett urval av 5 personer inom varje förvaltning som har genomgått en utbildning i w3d3. Kontrollera om dessa personer känner till dokumenthanteringsplanen och Lagen om offentlig handling och vad som skall diarieföras enligt denna. Vidare skall kontrolleras i tillämpbara fall om utvalda personer kan skapa kallelse/protokoll jobba med arbetsdokument och söka ärende som personen själv inte handlagt 6) Beslutade åtgärder enligt nämndens uppföljning av kontrollplan 2013-15 prickas av och redovisning sker av ej utförda åtgärder. 7) Kontroll av att risk- och sårbarhetsanalyserna finns dokumenterade och att det sker en kontroll av dessa minst en gång om året. Kontroll skall också göras av att det finns en rapport om vad som har gjorts och hur läget är inom kris och säkerhetsarbetet. RL/2015-10-13 Bil 1 Intern kontrollplan KS o räddningstjänst 2016 vers 151013 Bilaga 2 RISKANALYS INTERN KONTROLL Kontrollår: 2016 Upprättad: 150922 Förvaltning: Kommunledningsförvaltningen och räddningstjänsten Riskområden Sannolikhet Konsekvens Risk Prioritering Att det inte finns rutiner för uppföljning och kontroll av externa leverantörer? Att det inte bedrivs ett arbete med risk- och sårbarhetsanalys inom kris- och säkerhetsarbetet inom nämnderna och kommunens som helhet? Att det inte finns rutiner för kvalitetskontroll av ekonomiska rapporter? Att det inte finns köptrohet avseende ramavtal för livsmedel och kontorsmaterial? Att förvaltningarna inte har kunskap om och följer de IT policyn som är beslutade av kommunstyrelsen/kommunfullmäktige? Att förvaltningarna inte genomför de åtgärder som nämnderna beslutat om vid uppföljning av den intern kontrollplanen? Att politikerna inte har god tillgång till aktuella och adekvata handlingar i digitalt format? 4 3 3 3 12 9 1 7 4 2 4 3 3 2 12 6 8 3 3 3 9 6 1 3 3 Att alla förvaltningschefer inte använder Stratsys enligt upplägget i beslutet om nytt ledningssystem (KF 150622)? Att alla förvaltningar inte har kompetens att utföra nuvarande arbetsuppgifter i W3D3? 4 3 12 2 4 3 12 5 Att medarbetarnas sjukfrånvaro o vab inte rapporteras i Min lön 4 3 12 4 Sannolikheten och konsekvensen värderas var för sig på en skala: Sannolikhet skala 4 3 2 1 Sannolik Möjlig Mindre sannolik Osannolik 4 3 2 1 Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Konsekvens skala Därefter multipliceras de, per risk, för att få fram ett riskvärde: Risk koefficient 1-3 Låg 4-8 Medel 9-16 Hög Priritering från 1 osv RL/2015-10-13
© Copyright 2024