1. No category

Møteinnkalling
Kontrollutvalget Skiptvet
Møtested:
Tidspunkt:
Skiptvet kommune, møterom Lund
29.09.2015 kl. 09:00
Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon 908 55 384, e-post
[email protected]
Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.
Skiptvet, 25.09.2015
Pål Simensen
Leder
(sign.)
-1-
Kontrollutvalget Skiptvets møte 29.09.2015
Sakliste
U.off.
PS 15/21
Protokoll fra kontrollutvalgets møte 03.09.2015
PS 15/22
Endring av vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjonsprosjekt
"Spesialundervisning", Skiptvet kommune
Eventuelt
PS 15/23
-2-
Saksnr.:
Dokumentnr.:
Løpenr.:
Klassering:
Saksbehandler:
2015/16184
1
158786/2015
510/127
Casper Støten
Møtebok
Behandlet av
Kontrollutvalget Skiptvet
Møtedato
29.09.2015
Protokoll fra kontrollutvalgets møte 03.09.2015
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
Protokoll fra kontrollutvalgets møte 03.09.2015 godkjennes
Rakkestad, 25.09.2015
Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS
Vedlegg

Protokoll fra kontrollutvalgets møte 03.09.2015
Vurdering
Protokoll fra kontrollutvalgets møte 03.09.2015 legges frem for godkjenning.
-3-
Utvalgssaksnr.
15/21
Møteprotokoll
Kontrollutvalget Skiptvet
Møtedato:
Tidspunkt:
Møtested:
Fra – til saksnr.:
03.09.2015,
fra kl. 09:00 til kl. 09:45
Skiptvet kommune, møterom Lund
15/18 – 15/20
MEDLEMMER
Pål E. Simensen, leder
Jorunn Lilleng
Torleif Olsen
Gry Bjerketvedt Moen
Per Hjalmar Espenes
MØTT
VARAMEDLEMMER
X
X
X
X
X
Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5.
Møtende fra revisjonen: Rita Elnes
Møtende fra kontrollutvalgssekretariatet: Casper Støten
…………………….
Pål E. Simensen
…………………….
Jorunn Lilleng
…………………..
…………………….
Torleif Olsen
……………………
Gry Bjerketvedt Moen
Per Hjalmar Espenes
Merknader
Kontrollutvalget Skiptvets møte 03.09.2015
Sakliste
U.off.
PS 15/18
Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 10.06.2015
PS 15/19
Informasjon fra revisjonen
PS 15/20
Eventuelt
-4-
PS 15/18 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 10.06.2015
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
Protokoll fra kontrollutvalgets møte 10.06.2015 godkjennes
Rakkestad, 10.08.2015
IØKUS IKS
Kontrollutvalget Skiptvets behandling 03.09.2015:
Protokollen legges frem for godkjenning.
Kontrollutvalget Skiptvets vedtak/innstilling 03.09.2015:
Sekretariatets innstilling vedtas.
PS 15/19 Informasjon fra revisjonen
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
Informasjon fra revisjonen tas til orientering
Rakkestad, 10.08.2015
IØKUS IKS
Kontrollutvalget Skiptvets behandling 03.09.2015:
Distriktrevisor Rita Elnes informerte om nye arbeidsmetoder innen regnskapsrevisjonen. Ved å
fokusere på samme områder i flere kommuner samtidig ønsker revisjonen å øke
produktiviteten og kvaliteten innen regnskapsrevisjon.
Forvaltningsrevisjonen går i gang med rapport om spesialundervisning og estimerer at denne
vil bli behandlet i november.
Rita Elnes informerte også på forespørsel fra utvalget om bemanningssituasjonen i IØKR IKS,
og uttalte at den var god, men sårbar ved sykefravær.
Utvalgsleder Pål E. Simensen tok opp til orientering situasjonen rundt ressursgjennomgangen
i IØKR IKS. Rita Elnes informerte om fremgangen i saken og bekreftet at saken for revisjonens
del nå er avsluttet.
Kontrollutvalget Skiptvets vedtak/innstilling 03.09.2015:
Sekretariatets innstilling vedtas.
-5-
PS 15/20 Eventuelt
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
Saken legges frem uten innstilling
Rakkestad, 10.08.2015
IØKUS IKS
Kontrollutvalget Skiptvets behandling 03.09.2015:
Utvalgsleder tok opp til diskusjon sin bekymring for fremtidige kontrollutvalgslederes
godtgjørelse, og var av den oppfatning at denne burde likestilles med andre utvalgslederes
godtgjørelse.
Utvalget sa seg enig i at for lav godtgjørelse relativt til andre kunne føre med seg et
demokratisk problem i kommunen, gjennom å ha en negativ innvirkning på kontrollutvalgets
anseelse og legitimitet som kommunens viktigste verktøy for egenkontroll.
Kontrollutvalget Skiptvets vedtak/innstilling 03.09.2015:
-6-
Saksnr.:
Dokumentnr.:
Løpenr.:
Klassering:
Saksbehandler:
2015/16184
3
158844/2015
510/127
Casper Støten
Møtebok
Behandlet av
Kontrollutvalget Skiptvet
Møtedato
29.09.2015
Utvalgssaksnr.
15/22
Endring av vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjonsprosjekt
"Spesialundervisning", Skiptvet kommune
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
Forvaltningsrevisjonsprosjekt som er vedtatt for 2015 – «Spesialundervisning»
avsluttes. Forvaltningsrevisjonsprosjekt som er vedtatt for 2016 - «Kjøp og salg av
tjenester» fremskyndes til 2015. Nytt prosjekt for 2016 behandles på et senere
tidspunkt.
Rakkestad, 25.09.2015
Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS
Sammendrag
Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Spesialundervisning» som ble vedtatt i kontrollutvalget i
Skiptvet 24.09.2014, og i kommunestyret i Skiptvet 28.10.2014, kolliderer med et tilsyn fra
fylkesmannen som også inkluderer tilsyn med feltet spesialundervisning i kommunen.
Vedlegg
 VS: forvaltningsrevisjonsprosjekt (Mailkorrespondanse mellom forvaltningsrevisjonen
og virksomhetsleder oppvekst Johan Søfteland)
 Angående tilsyn i Skiptvet (Mail fra forvaltningsrevisjonen til sekretariatet)
 Varsel om tilsyn – Skiptvet kommune (Fylkesmannen)
 Vedlegg 1 - Informasjon til elever og foreldre (Fylkesmannen)
 Vedlegg 2 - dokumentasjonskrav (Fylkesmannen)
-7-
Saksopplysninger
Forvaltningsrevisjonen har fått en forespørsel fra oppvekstleder i kommunen om å utsette
prosjekt «Spesialundervisning». Fylkesmannens tilsyn bør normalt vike for egenkontrollen,
men i lys av at fylkesmannens tilsyn allerede har blitt utsatt i ett år kommer fylkesmannen
ikke til å vike i dette tilfellet. Forvaltningsrevisjonen ser det som lite hensiktsmessig at to
relativt like tilsyn blir gjennomført parallelt, og ber derfor kontrollutvalget om å ta stilling til
dette for å komme frem til en løsning.
Vurdering
Sekretariatet ser seg enig i revisjonens konklusjon om at det er lite hensiktsmessig å
gjennomføre parallelle tilsyn både av hensyn til ressursbruk i forvaltningsrevisjonen og
tilsynsbyrden det ville påføre skolesektoren i Skiptvet kommune.
Sekretariatet ber kontrollutvalget merke seg at det finnes mulighet både for å utsette eller
avslutte prosjektet, og det vil også være mulighet for å be om at fylkesmannens rapport blir
lagt frem for kontrollutvalget når denne foreligger. Det vil være hensiktsmessig å vurdere om
man skal fremskynde eller vedta et annet forvaltningsrevisjonsprosjekt, for å sikre at
forvaltningsrevisjonens ressurser blir utnyttet i denne perioden.
-8-
Side 1 av 2
Fra: Rønningen Anita[[email protected]] Dato: 24.09.2015 14:53:44 Til: Støten
Casper Tittel: VS: Forvaltningsrevisjonsprosjekt
Fra: Ødegård Lene
Sendt: 15. september 2015 09:01
Til: 'Johan Søfteland'
Kopi: Rønningen Anita
Emne: SV: Forvaltningsrevisjonsprosjekt
Hei,
Takk for rask tilbakemelding på epost. Fint om du tar kontakt med fagansvarlig forvaltningsrevisor Anita
Rønningen på onsdag, for en prat vedrørende din forespørsel. Du treffer henne på tlf: 900 86 740.
Med vennlig hilsen
Lene Ødegård
Forvaltningsrevisor
_____________________________________
Telefon: 69 22 31 10
Mobil: 99 54 82 80
E-mail: [email protected]
Fra: Johan Søfteland [mailto:[email protected]]
Sendt: 14. september 2015 19:24
Til: Ødegård Lene
Emne: Re: Forvaltningsrevisjonsprosjekt
Prøvde å ringe deg i dag. Utfordringa vår er at me har eit stort nasjonalt tilsyn i skulane i Skiptvet i haust,
og vil gjerne utsette forvaltningsrevisjonen til neste år. Eg vil gjerne snakke med deg om dette, er i
Skottland nå, men attende på jobb på onsdag. Kan me snakkast då og avklare dette ?
Mvh
Johan Søfteland
Sendt fra min iPad
Den 14. sep. 2015 kl. 09.45 skrev Ødegård Lene <[email protected]>:
Hei,
I forbindelse med forvaltningsrevisjonsprosjektet vi skal gjennomføre i deres kommune har
jeg prøvd å kontakte deg per telefon. Da jeg ikke får tak i deg, sender jeg deg denne mailen
med ønske om at du tar kontakt med meg så snart du har mulighet for å avtale tidspunkt for
et oppstartsintervju.
Med vennlig hilsen
Lene Ødegård
Forvaltningsrevisor
_____________________________________
-9file:///C:/ePhorte/PdfDocProc/EPHORTEFK/101999732_FIX.HTML
25.09.2015
Side 2 av 2
Telefon: 69 22 31 10
Mobil: 99 54 82 80
E-mail: [email protected]
-10file:///C:/ePhorte/PdfDocProc/EPHORTEFK/101999732_FIX.HTML
25.09.2015
Side 1 av 3
Fra: Rønningen Anita[[email protected]]
Dato: 23.09.2015 11:01:33
Til: Rovedal Anita; Støten Casper
Kopi: Elnes Rita; Klavestad Svend-Harald
Tittel: Angånde tilsyn i Skiptvet
Hei!
Det er vedtatt i kontrollutvalg og kommunestyre i Skiptvet kommune at det skal gjennomføres et
forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandler Spesialundervisning i grunnskolen, i 2015.
Nå er det slik at fylkesmann også skal inn på et tilsyn som omhandler blant annet spesialundervisning.
Oppvekstleder i kommunen har derfor bedt oss om å utsette prosjektet. I utgangspunktet er det slik at
fylkesmann skal vike for kommunens egenkontroll, men fylkesmann viser til at deres tilsyn har blitt utsatt
ett år, etter kommunens ønske, og at de nå ikke kan utsette det videre.
Forvaltningsrevisjonen ser det som lite hensiktsmessig at det skal gjennomføres to relativt like tilsyn på
samme virksomhet, samtidig. Dette også på grunn av tilsynsbelastningen for virksomheten.
Vi ber derfor kontrollutvalget ta stilling til om de ønsker å utsette vårt forvaltningsrevisjonsprosjekt, evt
avslutte det, og i stedet velge et annet prosjekt.
Hvis vi i forvaltningsrevisjonen skal få utnyttet våre ressurser effektivt ser vi det som hensiktsmessig at
det blir gjort et vedtak så snart som mulig i kontrollutvalget.
Til informasjon: kontrollutvalget kan be om å få forelagt fylkesmannens tilsynsrapport for området, når
den foreligger.
Viser for øvrig til mailutveksling mellom fylkesmann og revisjon nedenfor. Vedleggene til denne mail, er
tilsynsdokumentene til fylkesmann.
Ta gjerne kontakt hvis spørsmål.
Med vennlig hilsen
Anita Rønningen
Fagansvarlig forvaltningsrevisor
_____________________________________
Telefon: 69 22 31 10
Mobil: 90 08 67 40
E-mail: [email protected]
Fra: Åsheim, Karianne [mailto:[email protected]]
Sendt: 15. september 2015 09:54
Til: Rønningen Anita
Kopi: Haugerud, Trond Skarsgard
Emne: SV: Angånde tilsyn i Skiptvet
Hei,
tilsynet med Skiptvet kommune var et tilsyn vi hadde planlagt å gjennomføre høsten 2014, men etter
kommunens ønske ble dette utsatt til høsten 2015. Dette ble det orientert om ved det statlige
koordineringsmøte hos Fylkesmannen 10.02.15. Planen var at tilsynet skulle gjennomføres i august, men
-11file:///C:/ePhorte/PdfDocProc/EPHORTEFK/101999742_FIX.HTML
25.09.2015
Side 2 av 3
etter kommunens ønske er det utsatt til november 2015. Fylkesmannen har ikke anledning til nok en gang
å utsette dette tilsynet, men er positive til at kommunerevisjonen deltar på vårt formøte 08.10.15.
Vedlagt ligger opprinnelig varsel. På grunn av utsettelse fra august til november er datoene nå som følger:
 Formøte: 8. oktober
 Frist for innsendelse av dokumentasjon: 28. oktober
 Tilsynsbesøk: 17. og 18. november
 Sluttmøte: 10. desember
Tilsynsleder ved dette tilsynet er Trond Skarsgard Haugerud. Ved evt. videre kontakt er det fint om dere
avtaler direkte med han på tlf 69247016, e-post [email protected].
______________________________________________
Med vennlig hilsen
Karianne Åsheim
seniorrådgiver
Fylkesmannen i Østfold , Barnehage- og utdanningsavdelingen
Tlf: 69 24 70 98
E-post: [email protected]
Vi gjør oppmerksom på at dette ikke er en privat e-postadresse; både inngående og utgående e-post blir vurdert for ev. journalføring i
Fylkesmannens saksbehandlingssystem.
Fra: Rønningen Anita [mailto:[email protected]]
Sendt: 14. september 2015 15:53
Til: Åsheim, Karianne
Kopi: Elnes Rita; Klavestad Svend-Harald; Rovedal Anita
Emne: Angånde tilsyn i Skiptvet
Hei!
Vi skal gjennomføre et forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandler spesialundervisning i grunnskolen, i
Skiptvet kommune nå. Prosjektet hadde forventet oppstart i august/ september.
Vi har fått oppnevnt Oppvekstleder Johan Søfteland som kontaktperson. Han har i dag opplyst oss om at
kommunen ønsker at vi skal utsette forvaltningsrevisjonsprosjektet, fordi fylkesmann nå skal ha et
tidkrevende tilsyn hos dem. Jeg har sett på deres hjemmeside at dere skal starte et tilsyn i november i
Skiptvet. Er dette blitt fremskyndet? Det er jo slik at de statlige tilsynene skal vike for egenkontrollen, og
vi vurderer det slik sett ikke som hensiktsmessig at vi skal trekke/ utsette forvaltningsrevisjonsprosjektet
som er vedtatt skal gjennomføres av kommunens eget kontrollutvalg og kommunestyre.
En mulighet er at vi eventuelt tar felles oppstartsmøte etc, med dere, for å minske tilsynsbelastningen.
Veldig fint om vi får en tilbakemelding, så vi sammen blir enige om felles løsning.
Med vennlig hilsen
Anita Rønningen
Fagansvarlig forvaltningsrevisor
_____________________________________
Telefon: 69 22 31 10
Mobil: 90 08 67 40
E-mail: [email protected]
-12file:///C:/ePhorte/PdfDocProc/EPHORTEFK/101999742_FIX.HTML
25.09.2015
Side 3 av 3
-13file:///C:/ePhorte/PdfDocProc/EPHORTEFK/101999742_FIX.HTML
25.09.2015
«MOTTAKERNAVN»
«KONTAKT»
«ADRESSE»
«POSTNR» «POSTSTED»
«UTLANDSADRESSE»
Barnehage- og utdanningsavdelingen
Deres ref.:
«REF»
Vår ref.:
2015/4646 TSH
Vår dato:
29.06.2015
Varsel om tilsyn etter opplæringsloven med Skiptvet kommune - Felles
nasjonalt tilsyn 2014-2017
Etter opplæringsloven, lov 17. juli 1998 nr. 61 om grunnskolen og den vidaregåande
opplæringa, § 14-1 første ledd har Fylkesmannen hjemmel til å føre tilsyn med at kommunen
oppfyller de plikter den er pålagt i opplæringsloven kapittel 1 til 16. Kommuneloven kapittel
10A gir også hjemmel for statlig tilsyn med kommunen. Tilsynsmyndigheten skal ha tilgang
til skoleanlegg og dokumentasjon, jf. kommuneloven § 60c.
I perioden 2014 – 2017 skal det gjennomføres et felles nasjonalt tilsyn med skoler og
skoleeiere. Tema for tilsynet er elevens utbytte av opplæringen. Tilsynet er inndelt i tre
undertemaer: Skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen, Forvaltningskompetanse
(saksbehandling) og Skolebasert vurdering. I begynnelsen av februar 2014 gjennomførte vi
informasjons- og veiledningsdager for alle skoleeiere og alle rektorer i Østfold fylke på
temaene som det felles nasjonale tilsynet 2014-2017 omhandler.
Det kan føres tilsyn med temaene enten enkeltvis, eller i kombinasjon. Dette varsel om tilsyn
med Skiptvet kommune gjelder skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen, jf.
opplæringsloven kapittel 1, 2 og 5 og forskrift til opplæringsloven kapittel 1 og 3, og
skolebasert vurdering, jf. forskrift til opplæringsloven § 2-1.
Hovedpunkter i tilsynet vil være:
1. Skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen på følgende områder:

Skolens arbeid med opplæringen i fag, jf. opplæringsloven §§ 1-3, 2-3 og 3-4
og forskrift til opplæringsloven §§ 1-1 og 1-3

Individuell underveisvurdering i fag, jf. forskrift til opplæringsloven §§ 3-1, 32 og 3-11 til 3-13

Spesialundervisning, jf. opplæringsloven §§ 5-1, 5-4 og 5-5

Særskilt språkopplæring, jf. opplæringsloven § 2-8
Statens hus · Postboks 325 · 1502 Moss · Telefon: 69 24 70 00 · Telefaks: 69 24 74 11
Besøksadresse: Vogtsgate 17 · e-post: [email protected] · www.fylkesmannen.no/ostfold
-14-
2
2. Skolebasert vurdering:

skolens jevnlige vurdering av egen virksomhet og måloppnåelse. Med
vurdering av egen virksomhet menes at skolen skal vurdere organisering,
tilretteleggingen og gjennomføringen av opplæringen, jf forskrift til
opplæringsloven § 2-1
Formål med tilsynet
Det overordnede formålet med tilsynet er å bidra til at alle elever i grunnskolen og
videregående skoler får et tilfredsstillende utbytte av den opplæringen som gis.
Målet med tilsynet er å bidra til en styrking av kommunens og skolenes etterlevelse av
regelverk og styringsgrunnlag. Gjennom kontroll med skolenes overholdelse av de rettslige
kravene skal eventuell lovstridig praksis avdekkes og rettes opp.
Alle elevgrupper er omfattet av tilsynet, og tilsynet er innrettet for å kontrollere skolenivå.
Det er kommunen som har det overordnede ansvaret for at kravene i opplæringsloven
etterleves, jf. opplæringsloven § 13-10 første ledd. Tilsynet skal bidra til at kommunen som
skoleeier sørger for at
 elevene får kjennskap til og opplæring i de målene som gjelder for opplæringen
 elevene får tilbakemeldinger og involveres i eget læringsarbeid for å øke sitt utbytte av
opplæringen
 elevenes utbytte av opplæringen blir vurdert kontinuerlig
 elevene blir fulgt opp og får nødvendig tilrettelegging når utbyttet av opplæringen ikke
er tilfredsstillende
 skolene har gode kilder og relevant informasjon om elevenes måloppnåelse
 skolene avdekker årsaken til manglende måloppnåelse og gjennomfører endringer
 skolene sikrer en bred medvirkning i gjennomføringen
 skolene gjennomfører vurderingen jevnlig
Elevvurdering, skolebasert vurdering og nasjonal vurdering skal ses i sammenheng. De ulike
formene for vurdering skal samlet sett utfylle hverandre og medvirke til at den enkelte eleven
blir motivert til å ta i bruk sine evner og anlegg, og at de nasjonale målene for opplæringen
styrer arbeidet i skolen.
Gjennomføring av tilsynet
Det blir ført tilsyn med Skiptvet kommune i egenskap av kommunens to skoler:
 Kirkelund skole
 Vestgård skole
Tilsynet vil ta for seg følgende fag ved disse skolene:
1. Matematikk
2. Norsk hovedmål
3. Kunst og håndverk
-15-
3
Tilsynet utføres ved gjennomgang av innhentet dokumentasjon, egenvurderingsskjema og
intervjuer. Vi ber om at lærergruppene som fyller ut egenvurderingsskjemaene representerer
de 3 utvalgte fagene.
Tilsynet med disse skolene er en del av Fylkesmannens planlagte tilsyn i 2015. Dette er et
stedlig tilsyn.
Dersom vi avdekker lovbrudd, vil Skiptvet kommune motta forhåndsvarsel om vedtak i
henhold til forvaltningsloven § 16, og få anledning til å uttale seg i saken. Skiptvet kommune
vil deretter få rimelig frist til å rette forholdet ved de aktuelle skolene, før vi vedtar et
eventuelt pålegg om retting.
Tilsynet åpnes gjennom dette brevet. Foreløpig tidsplan er som følger:
25.08.2015
Formøte– veiledning og avklaring
om tilsynet (se nederst ang detaljer om formøtet)
10.09.2015
Frist for å sende inn dokumentasjon og egenvurderingsskjema til
Fylkesmannen
22.-23.09.2015 Intervjuer med ledelse og ansatte ved Vestgård skole og ledelse, ansatte
elever ved Kirkelund skole
22.10.2015
Foreløpig tilsynsrapport med evt. forhåndsvarsel om vedtak
sendes ut
23.10.2015
Sluttmøte
12.11.2015
Kommunens frist for å uttale seg i saken
Uke 46
Endelig tilsynsrapport med evt. frist for retting sendes ut
Fylkesmannen tar forbehold om endringer i planen.
Plan for intervju blir satt opp etter formøtet. Intervjuplan blir sendt skolen før det stedlige
tilsynet.
Følgende personer/funksjoner fra skolene vil det i utgangspunktet være aktuelle å intervjue:













Rektor
Inspektør
Kontaktlærere 4. trinn
Faglærer 4. trinn
Faglærere 7. trinn
Faglærere 9. trinn
Faglærere 10. trinn
Spes.ped lærere 4, 7, 9 og 10. trinn
Lærere særskilt språkopplæring 4, 7, 9 og 10. trinn
Elever 4. trinn (gruppeintervju)
Elever 7. trinn (gruppeintervjuer)
Elever 9. trinn (gruppeintervjuer)
Elever 10. trinn (gruppeintervjuer)
-16-
4
Vi ber om at det blir lagt til rette for å gjennomføre formøte og sluttmøte i kommunens
lokaler. Vi ber også om at det legges til rette for gjennomføring av intervjuer i Vestgård
skoles lokaler 22.09.15 og i Kirkelund skoles lokaler 23.09.15
Vi gjør oppmerksom på at tilsynsrapporter er offentlige, jf. offentlighetsloven § 3. Endelige
tilsynsrapporter vil bli publisert på Fylkesmannens nettsted.
Vedlagt oversendes også brev med informasjon til elever og foreldre om innholdet i det felles
nasjonale tilsynet 2014 – 2017. Foreldrene er ikke en del av tilsynet med Skiptvet kommune,
Vestgård og Kirkelund skole i denne omgang. Kommunen og skolene velger selv hvordan
elever og foreldre gis den informasjonen som er vedlagt, før tilsynet.
Krav om innsending av dokumentasjon
Skiptvet kommune og de utvalgte skolene plikter å sende inn den dokumentasjonen som
fremgår av vedlegg til dette brevet. Vi ber om at dokumentasjonen fra skolene samordnes på
kommunenivå, før oversendelse. Vi ber om at det utarbeides en oversikt over
dokumentasjonen som oversendes, for eksempel ved bruk av innholdsfortegnelse. Plikten til å
sende inn slik informasjon følger av opplæringsloven § 14-1 første ledd jf. kommuneloven §
60c
Frist for innsendelse er 10.09.2015. Hvilken dokumentasjon som vil være relevant for tilsynet
avklares ytterligere på formøtet. Egenvurderingsskjemaene vil også kunne sendes inn
elektronisk, via RefLex (https://reflex.udir.no). Mer informasjon om dette vil bli gitt på
formøtet.
Vi ber om at det blir oppnevnt en kontaktperson i kommunen for dette tilsynet, og at vi
får tilsendt kontaktinformasjon for denne personen.
Dokumentasjonen som etterspørres, kan unntas fra offentlighet i den grad dette er hjemlet i
offentlighetsloven.
Kommunen har rett til innsyn i sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven §§ 18 flg.
Formøtet
Formøte 25.08.2015
Aktuelle deltakere på formøtet:
 Kommunenivå
 Skoleledelsen ved Vestgård skole og Kirkelund skole
 Lærere ved Vestgård skole og Kirkelund skole
Det er ønskelig å kunne legge til rette for at så mange som mulig i lærergruppen kan delta.
Vi ber om at det blir lagt til rette for å gjennomføre dette formøtet i kommunens lokaler, og vi
ønsker en tilbakemelding på om det er projektor tilgjengelig i disse lokalene.
I formøtet vil det bli orientert om tilsynets gang og tema, og vi oppfordrer de som skal
intervjues, til å delta. Skiptvet kommune oppfordres til også å invitere andre aktuelle
deltakere på kommunalt nivå til formøtet. Det vil kunne bidra til erfaringsspredning og
regelverksetterlevelse på tilsynets temaer.
-17-
5
Spørsmål om tilsynet kan rettes til Trond Skarsgard Haugerud, tlf 69247016, eller e-post
[email protected]
I vår planlegging av tilsyn arbeider vi for å samordne de statlige tilsynene, samtidig som
vi ikke har en fullstendig oversikt over alle tilsyn som er rettet mot kommunene i
Østfold. Vi ber om en snarlig tilbakemelding dersom tilsynet ikke lar seg gjennomføre
på de oppgitte dagene.
Med hilsen
Dette dokumentet er elektronisk godkjent av
Kjersti Utnes Borgaas e.f.
fungerende utdanningsdirektør
Trond Skarsgard Haugerud
seniorrådgiver
Saksbehandler: Trond Skarsgard Haugerud
Vedlegg
1 Informasjon til elever og foreldre
2 Dokumentasjonsliste
-18-
Elever og foreldre
Barnehage- og utdanningsavdelingen
Deres ref.:
Vår ref.:
Vår dato:
29.06.2015
Informasjon til elever og foreldre om det felles nasjonale tilsynet 2014 – 2017
Fylkesmannen i hvert fylke fører tilsyn med skolene. Tilsynet kontrollerer om kommunen og
skolene gir elevene den opplæringen som regelverket sier at de har krav på.
Fra 2014 til 2017 skal fylkesmennene over hele landet føre tilsyn med kommuner og skoler på et
felles tema. Temaet for dette tilsynet er elevenes utbytte av opplæringen. For å kontrollere
elevenes utbytte av opplæringen, vil Fylkesmannen undersøke:
 Skolens arbeid for at elevene skal få utbytte av opplæringen.
 Saksbehandlingen på de områder der elevene ikke får utbytte av den vanlige opplæringen
 Skolens vurdering av sin egen virksomhet og måloppnåelse
De bestemmelsene som regulerer opplæringen står i opplæringsloven med forskrifter. Målet med
tilsynet er dermed å kontrollere om skolen følger opplæringsloven med forskrifter. Tilsynet
gjelder bare noen av de bestemmelsene som står i opplæringsloven, ikke alle.
Du som er elev eller forelder kan få spørsmål om å delta på intervju under dette tilsynet. Du vil få
informasjon om dette fra skolen. Elever og foreldre blir ofte intervjuet i grupper når de er med i et
tilsyn. Dersom du blir valgt ut til å være med på et intervju, vil det være i en gruppe med andre
elever som du kjenner. Du vil kun få spørsmål på de områdene som er gjelder for din egen
opplæring. Spørsmålene i intervjuet kan blant annet handle om:

Særskilt språkopplæring for elever fra språklige minoriteter
Elever som ikke har norsk eller samisk som morsmål har rett til særskilt norskopplæring.
Elevene har da rett til særskilt norskopplæring helt til de kan nok norsk til å følge den
vanlige opplæringen på skolen. Noen av elevene kan også ha rett til opplæring i sitt eget
morsmål eller opplæring i fag på to språk eller begge deler.
Kommunen kan gi opplæring for nye elever i egne grupper, klasser eller skoler.
Foreldrene må være enig i og gi samtykke om at de ønsker slik opplæring. Opplæringen i
egne grupper, klasser eller skoler kan ikke vare lenger enn i 2 år.

Opplæring i og på tegnspråk, og opplæring i punktskrift og bruk av nødvendige
hjelpemidler
Elever som har tegnspråk som førstespråk, har rett til opplæring i og på tegnspråk. Elever
som er sterkt svaksynte eller blinde, har rett til nødvendig opplæring i punktskrift og bruk
av nødvendige tekniske hjelpemidler.
Statens hus · Postboks 325 · 1502 Moss · Telefon: 69 24 70 00 · Telefaks: 69 24 74 11
Besøksadresse: Vogtsgate 17 · e-post: [email protected] · www.fylkesmannen.no/ostfold
-19-
2

Spesialundervisning
Elever som ikke får et tilfredsstillende utbytte av den vanlige opplæringen i skolen, har
rett til spesialundervisning. Skolen har ansvaret for å vurdere om elever har behov for
spesialundervisning, men både foreldrene og eleven selv (fra 15 år) kan kreve at skolen
gjør nødvendige undersøkelser for å finne ut om eleven trenger spesialundervisning. Det
er den pedagogisk-psykologiske tjenesten i kommunen som utreder og utarbeider en
sakkyndig vurdering som skal vise om eleven har behov for spesialundervisning, hva slags
opplæring som bør gis og hvor mye. Før skolen ber om en sakkyndig vurdering skal
eleven eller foreldrene være enige i det og gi samtykke.

Elevenes opplæring skal være i samsvar med Læreplanverket for Kunnskapsløftet.
Alle fag i grunnskolen har en læreplan. Hvert fag er delt inn i hovedområder og
inneholder kompetansemål og fem grunnleggende ferdigheter. Kompetansemål i fag sier
hva elever skal mestre etter f.eks. 2., 4., 7. og 10. trinn. Kompetansemålene sier hva
elevene skal kunne etter disse trinnene. Skolene skal lage mer detaljerte planer for hva
elevene skal jobbe med.

Tilpasset opplæring
Skolen har plikt til å tilrettelegge opplæringen slik at alle elever får faglige utfordringer og
får brukt sine evner og forutsetninger, for å få best mulig utvikling både faglig og
personlig.

Vurdering
Alle elever har rett til å få jevnlig vurdering. Vurderingen skal gis underveis i året og når
det nærmer seg slutten av opplæringen i faget. Vurderingen underveis skal gi lærer og elev
informasjon om elevens faglige fremskritt og ståsted, øke elevenes læring og gi grunnlag
for tilpasset opplæring. Sluttvurdering skal gi informasjon om nivået til eleven ved
avslutningen av opplæringen i faget. Sluttvurderingen gis i form av standpunktkarakterer
og eksamenskarakterer.
Elevene skal også vurdere seg selv. Dette skal gjøres som en del av underveisvurderingen.
Elevene skal delta aktivt i vurderingen av eget arbeid, kompetanse og faglig utvikling.

Klage
Elever som har rett til å få enten spesialundervisning, tegnspråkopplæring,
punktskriftsopplæring eller særskilt språkopplæring, skal ha et vedtak om dette. Vedtaket
sier noe om rettighetene til eleven i den opplæringen som skal gis. Det er klagerett på alle
disse vedtakene.
Dersom en skal klage på et vedtak, så må klagen være skriftlig og den bør begrunnes.
Fylkesmannen i ditt fylke er (normalt) klageinstans, men klagen skal sendes til den som
har gitt vedtaket, som så skal sende den videre. På vedtaket skal fristen for å klage stå.
Lurer du på hvordan du går fram for å klage, kan du spørre skolen din.
Det finnes mer informasjon om elevenes rettigheter og plikter i Utdanningsdirektoratets
veiledningsmateriell til det felles nasjonale tilsynet, og i brosjyren «Informasjon til foreldre om
regelverket i grunnskolen»: http://www.udir.no/Regelverk/Informasjon-til-foreldre/
Med hilsen
Dette dokumentet er elektronisk godkjent av
Dag Løken e.f.
utdanningsdirektør
Unn E. West
seniorrådgiver
-20-
Vedlegg 2
Fylkesmannen i Østfold
Dokumentasjon fra Skiptvet kommune
 Siste årsmelding/årsrapport/tilstandsrapport for kommunen, for skoleområdet
 Evt. annen dokumentasjon som er relevant for tilsynet
Dokumentasjon fra Vestgård skole
 Egenvurderingsskjema *)– Skolens arbeid med elevens utbytte av opplæringen - for
skoleledelsen, utfylt av rektor
 Egenvurderingsskjema *) – Skolebasert vurdering - for skoleledelsen, utfylt av rektor
 Egenvurderingsskjema *) – Skolens arbeid med elevens utbytte av opplæringen - for 5
lærergrupper, utfylt av utvalgte lærere:
o Ett skjema for faglærere kunst og håndverk 4. trinn
o Ett skjema for kontaktlærere matematikk og norsk 4.trinn
o Ett skjema for lærere som gir spesialundervisning
 Egenvurderingsskjema *) – Skolebasert vurdering – for lærergruppen
 Oversikt over skolens organisering; team, faggrupper, trinnansvarlig, kontaktlærere,
spesialundervisningslærere og assistenter
 5 anonymiserte saker (bare elevens navn tas bort) om spesialundervisning (sakkyndig
vurdering, vedtak, IOP og årsrapport) – Fortrinnsvis vedtak som omhandler avvik fra
LK06
 Dokumentasjon som underbygger og bekrefter svarene i egenvurderingsskjemaene, jf
høyre kolonne i skjemaene
 Eventuelt andre dokumenter som skolen vurderer som relevant for tilsynet
Dokumentasjon fra Kirkelund skole
 Egenvurderingsskjema *) – Skolens arbeid med elevens utbytte av opplæringen - for
skoleledelsen, utfylt av rektor
 Egenvurderingsskjema *) – Skolebasert vurdering - for skoleledelsen, utfylt av rektor
 Egenvurderingsskjema *) – Skolens arbeid med elevens utbytte av opplæringen - for 5
lærergrupper, utfylt av utvalgte lærere:
o Ett skjema for faglærere kunst og håndverk 7. og 9. trinn
o Ett skjema for faglærere matematikk 7. og 10.trinn
o Ett skjema for faglærere norsk 9. og 10. trinn
o Ett skjema for lærere som gir spesialundervisning
 Egenvurderingsskjema *) – Skolebasert vurdering – for lærergruppen
 Oversikt over skolens organisering; team, faggrupper, trinnansvarlig, kontaktlærere,
spesialundervisningslærere og assistenter
 5 anonymiserte saker (bare elevens navn tas bort) om spesialundervisning (sakkyndig
vurdering, vedtak, IOP og årsrapport) – Fortrinnsvis vedtak som omhandler avvik fra
LK06
 Dokumentasjon som underbygger og bekrefter svarene i egenvurderingsskjemaene, jf
høyre kolonne i skjemaene
 Eventuelt andre dokumenter som skolen vurderer som relevant for tilsynet
*) Skjemaene blir sendt skolene elektronisk i Word-format for lettere utfylling
-21-
Saksnr.:
Dokumentnr.:
Løpenr.:
Klassering:
Saksbehandler:
2015/16184
2
158813/2015
510/127
Casper Støten
Møtebok
Behandlet av
Kontrollutvalget Skiptvet
Møtedato
29.09.2015
Eventuelt
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
Saken legges frem uten innstilling
Rakkestad, 25.09.2015
Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS
-22-
Utvalgssaksnr.
15/23