INSTRUCTIVO DE PRENSA (Versión 19 de marzo de 2015) 1 El Estado panameño les da la más cordial bienvenida a los miembros de la prensa y medios de comunicación de Panamá y el mundo, a la VII Cumbre de las Américas. Este cónclave tendrá lugar el 10 y 11 de abril de 2015, con la participación de los Jefes de Estado y de Gobierno de los 35 países del continente americano. El mismo, será precedido por cuatro foros regionales que tendrán lugar en los días previos a la cumbre: Foro Empresarial, Foro de Rectores, Foro de la Sociedad Civil y Foro de Jóvenes. Como guía para los periodistas que se darán cita en estos eventos, hemos preparado un instructivo de prensa para facilitar la cobertura de los mismos y ofrecer información sobre los accesos que tendrán los miembros de los medios de comunicación, así como personal de prensa oficial de las distintas delegaciones. Acreditaciones Los medios de comunicación interesados en dar cobertura a la VII Cumbre de las Américas, deben acreditarse a través de la página web www.cumbredelasamericas.pa, en la sección “acreditaciones” del menú superior, y seleccionando la opción “prensa y medios de comunicación social”. Es importante ingresar todos los datos requeridos dentro del formulario, incluyendo carta oficial del medio, fotografía e información completa sobre los equipos a ingresar. Una vez enviado el formulario, recibirá un correo confirmando que ha sido “pre aprobado” para acreditarse a la VII Cumbre de las Américas, e iniciará entonces el proceso de verificación por parte de las comisiones de prensa y seguridad. El periodo de acreditaciones vencerá el 15 de marzo de 2015, con lo que agradecemos el cumplimiento de este plazo establecido para asegurar la debida atención que merecen los miembros de los distintos medios de comunicación que darán cobertura a esta cumbre. A finales del mes de febrero, se habilitará un centro de acreditación para prensa en el antiguo Instituto Justo Arosemena (IJA), para quienes presenten inconvenientes en el proceso de acreditación y donde se podrán pasar a retirar los gafetes una vez estén listos. Cabe destacar que, con la acreditación para la Cumbre, los periodistas podrán dar cobertura a los foros de rectores, juvenil y de la sociedad civil, que se celebran en los días previos a la VII Cumbre de las Américas. Para la acreditación al foro empresarial deberán ingresar a http://www.cumbreempresarialdelasamericas.com/ Ingreso de equipo de comunicación y unidades móviles Los equipos de comunicación que ingresen al país deben ser previamente declarados en el formulario de acreditación, disponible en la sección de acreditación de prensa. En la última sección encontrarán los espacios para declarar toda la información correspondiente a los equipos y unidades móviles. Deben tomar en cuenta que de salir del perímetro de seguridad de la cumbre, los equipos pueden ser sujetos a verificación nuevamente por el personal de seguridad. 2 Las unidades móviles deben ingresar antes del 9 de abril al Centro de Convenciones ATLAPA y no podrán ser retiradas hasta finalizar la Cumbre de las Américas. Los equipos/implementos para el abastecimiento de las mismas solo podrá ingresar a los estacionamientos de ATLAPA una vez finalice el programa oficial del día, no podrá ingresar mientras esté en curso. Alojamiento recomendado para periodistas A continuación facilitamos algunas recomendaciones de hospedaje para los miembros de la prensa internacional, con tarifas accesibles. Cabe destacar que sólo en esto hoteles se ofrecerá un transporte en horas definidas para periodistas, pero no se excluye que puedan alojarse en otros hoteles de su preferencia. Tipo habitación HOTEL Courtyard Hotel Marriott Hard Rock Hotel Radisson Decápolis Standard habitaciones deluxe Studio Suite Habitación deluxe Ejecutivas Habitación Suite Sencillas Dobles 179 189.00 +10% impuestos +10% impuestos Sonesta Internet, WIFI, desayuno buffet 145 195 Persona adicional 55 165 Impuesto, desayuno buffet, WIFI, Ethernet s/c 145 Impuesto, desayuno buffet, WIFI, Ethernet s/c 125 165 185 Persona adicional 33 King preferencial Twin preferencial Sonesta King Royal Sonesta King Servicios incluidos 90 90.00 90 90 100 100 110 110 Desayuno internet, WIFI Buffet, + 10% + 10% impuestos impuestos 3 Transporte En el Aeropuerto Internacional de Tocumen habrán autobuses debidamente señalados con el logo de la VII Cumbre de las Américas, los cuales harán recorridos desde el aeropuerto hasta los hoteles recomendados, tanto para periodistas como para delegaciones oficiales. Habrá personal debidamente identificado para la coordinación de estos traslados. Cabe destacar que el acceso a los predios del Centro de Convenciones ATLAPA sólo podrá hacerse en los autos debidamente acreditados y autorizados y no en autos particulares ni a pie. Incluso autos acreditados no podrán estacionarse en el área solo dejar a los pasajeros y retirarse de los previos del centro de convenciones. Habrá restricciones en los horarios en los que autos acreditados pueden ingresar. Para facilitar el traslado hacia el Centro de Convenciones ATLAPA, y hoteles donde se llevan a cabo los foros, se proporcionará transporte a medios nacionales e internacionales desde la Cinta Costera y los hoteles recomendados. Cada punto de encuentro (hoteles y Cinta Costera) tendrá un autobús designado y un enlace por cada autobús. Estos buses cubrirán la ruta entre la sede de la Cumbre y los foros, de manera periódica y de acuerdo al horario de inicio y finalización de la jornada, a partir del lunes 6 de abril, hasta el sábado 11 de abril. Adicional, durante toda la jornada, pero de manera más espaciada, se contará con buses asignados para medios nacionales e internacionales, que realizarán recorridos entre la sede la cumbre, los foros y los hoteles recomendados. Los horarios se notificarán próximamente, son aproximados y podrían variar. Centro de prensa El Centro de Convenciones ATLAPA, sede oficial de la VII Cumbre de las Américas, contará con un Centro de Prensa equipado para que los miembros de la prensa puedan realizar cómodamente sus coberturas periodísticas, en el Salón Las Totumas, en la planta baja. En ese espacio se proporcionará:     Espacios de trabajo con computadoras en una zona abierta, frente a las pantallas principales de transmisión y tarima donde se efectuarán las conferencias de prensa que se estimen. Oficinas/cubículos de trabajo privado y semi privados. Algunos de estos han sido asignados según necesidades expresadas por medios de comunicación en meses anteriores. Cada uno de estos espacios cuenta con corriente eléctrica, puntos de red, sillas y escritorios. En el anexo podrán ver con detalle cada uno de los espacios y las asignaciones correspondientes. Centro de impresión y copiado Casilleros para almacenar equipos. Deben traer sus propios candados 4    Cinco (5) cabinas para entrevistas equipadas que podrán reservarse por espacios limitados de tiempo según la programación de cada medio. Habrá personal atendiendo estas reservas. Dicho espacios cuentan con un banner de fondo alusivo a la VII Cumbre de las Américas y dos sillas para entrevistas. Los equipos para filmación, producción y demás, deben ser suministrados por cada medio. Facilidades para conferencias de prensa: tarima para prensa gráfica, pódium y banner de fondo alusivo a la cumbre Coffee breaks y almuerzos Servicios de Internet  La señal de Internet para el Centro de Prensa será de 200Mb (simétrico). Será provista por dos proveedores, Cable & Wireless y Cable Onda. Cada uno de ellos proveerá 100Mb y estará instalado de manera redundante.  De igual manera, existirá conectividad vía cableado de redes en cada puesto de prensa (186 en total)  Los medios de comunicación son libres de contratar su propio servicio de internet y/o teléfono a través de las empresas Cable & Wireless y Cable Onda (únicamente), y deberán tener dicho servicio instalado a más tardar el 22 de marzo. Servicios de Transmisión  A través de SER TV / Verité, se proporcionará circuito cerrado de transmisión para el centro de prensa. Será una señal limpia en alta definición.  Transmisión vía satélite de actos en el programa oficial – fly away (por enviar datos)  Se colocarán dos cajas de distribución de video SDI HD 16X9 con audio embebido (36 dentro del centro de prensa y 48 en el exterior del mismo) Para las unidades móviles se ha habilitado un espacio en la parte trasera del Centro de Convenciones ATLAPA, cercano a la entrada de carga y el centro de prensa. Para el espacio contiguo a las terrazas se han designado posiciones de algunos medios de comunicación, y existen espacios justo detrás para unidades móviles. El centro de prensa estará en funcionamiento a partir del lunes 6 de abril, las 24 horas, hasta las 12:00 mediodía del domingo 12 de abril. Áreas de acceso Asegurando el correcto cumplimiento del programa y la seguridad de todos los presentes, el Gobierno de la República de Panamá ha organizado un Plan de Seguridad, por conducto y bajo la dirección del Servicio de Protección Institucional (SPI), en aeropuertos, hoteles y áreas circundantes. El acceso a las áreas destinadas al hospedaje, salas de reuniones o a los actos protocolares queda limitado a los integrantes de las delegaciones oficiales, personal de seguridad local y personal debidamente autorizado y cuya credencial establezca el acceso correspondiente. Los miembros de la prensa tendrán acceso a las áreas delimitadas para realizar las tareas de cobertura de los eventos acorde al Programa General de la Cumbre (ver anexo). En 5 dichos casos, serán acompañados por un oficial de prensa, que les guiará al sitio e indicará los procedimientos para la debida cobertura. Cabe destacar que todas las personas acreditadas deberán atravesar los procesos de seguridad cada vez que ingresen al centro de convenciones. Contactos de prensa A cada miembro de la prensa se le entregará una tarjeta de contactos que contiene la información (correo electrónico y teléfono celular) de los enlaces designados por país y para los transportes, facilitando así el acceso a información.  Para consultas relacionadas a la cobertura, programa oficial y demás, previo a la entrega de dicha tarjeta de contacto, podrán enviar un correo a [email protected]  Para consultas sobre acreditaciones: Yureth [email protected]; Pedro Linero [email protected] Paredes Para obtener más información sobre sitios turísticos, clima, moneda u otros datos del país, así como aspectos logísticos relacionados a la VII Cumbre de las Américas, puede descargar el manual operativo disponible en la página web www.cumbredelasamericas.pa. 6