1. No category

Código: IC-COOP-DO(002)
SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA
COLOMBIANA
Procedimiento De Viajes Internacionales
Versión: 1
Reviso: Coordinación de
Planeación
Aprobó: Dirección de
Cooperación
1. Objeto
Generar una herramienta de seguimiento sistematizada en la cual se registren todos los viajes internacionales. Además
contar con una base de datos completa, que sirva de insumo para la elaboración de los reportes e informes sobre el proceso
de Cooperación Internacional en nuestra Sociedad Nacional.
Por lo anterior la implementación del procedimiento de Viajes Internacionales, está acorde con los procedimientos
administrativos de la Cruz Roja Colombiana, en temas políticos e institucionales como lo son Gobierno, Gestión y
Voluntariado, en los cuales se efectúa la representación de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana.
2. Alcance
100% de viajes internacionales de miembros de Gobierno, Gestión y Voluntarios que representen a la Cruz Roja
Colombiana
3. Políticas, normas, lineamientos
●
Todo viaje internacional debe ser informado y aprobado por el Presidente Nacional.
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●
Para los diferentes gastos del viaje, apoyo del viaje y gastos de representación para los miembros del Gobierno y de la Junta
Directiva Nacional de la Sociedad de la Cruz Roja Colombiana tener en cuenta el acuerdo No. 003-08 por el cual se aprueba la
cuantía de apoyo económico y gastos de representación para los miembros del Gobierno y de la Junta Directiva Nacional.
●
Para los diferentes gastos del viaje internacional de voluntarios se debe tener en cuenta Acuerdo No. 08 del 2008, denominado
Apoyo Económico al Voluntariado.
●
Para el reconocimiento de viáticos o apoyo económico para los trabajadores de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja
Colombiana y que están en misión internacional tener en cuenta el acuerdo No. 002-2008 denominado Viáticos para
trabajadores.
4. Glosario

Cursos Básicos: Son aquellos originados por una invitación y/o convocatoria específica ya sea grupal ó individual que se
realice de manera virtual ó presencial, para asistir a espacios de concretos capacitación. (Cursos Básicos, Formación,
Aprendizaje).

Planes, Convenios, Proyectos y Redes de Trabajo: Son aquellos que en cumplimiento de nuestros objetivos estratégicos
misionales y dentro del marco de convenios previamente establecidos, abordan temas que corresponden a su formación,
experiencia y experticia con su responsabilidad.
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
Pasantías, Prácticas: En cumplimiento de compromisos Bilaterales o Multilaterales adquiridos, son aquellos que se
realizan por intercambio de personal, cuyo conocimiento específico en los temas requeridos dentro de las respectivas
convocatorias se seleccionan según el perfil trazado por la misma.

Misiones Operacionales: Son aquellas que en cumplimiento de nuestra misión y en respuesta al llamado del Gobierno
Nacional, los Estados, FICR, Sociedades Nacionales Participantes, CICR y otros componentes del movimiento
Internacional, convocan el ó los respectivo(s) delegado(s) de acuerdo su capacidad y entrenamiento específico en temáticas
técnicas, basadas en el plan de alistamiento, las herramientas y acuerdos de respuesta operacional de carácter nacional e
internacional. (ENI, ERI, URE, FACT, MEC, RIT, etc).

Representaciones Políticas y de Gobierno: Son aquellos referidos a temas Estatutarios y del Movimiento Internacional
de la Cruz Roja y la Media Luna Roja.

Representación en Gestión Administrativa, Fortalecimiento y Técnica: Son aquellos referidos que por sus roles ó
experticia representan a la Cruz Roja Colombiana. Pueden ser del orden Seccional ó Nacional.

Voluntariado: Son aquellos, que basados en el Principio de voluntariados, son los referidos a los Voluntarios de las
Agrupaciones, Voluntarios de Apoyo, Donantes y colaboradores de la Sociedad Nacional, para su participación en talleres,
encuentros, foros, redes, etc.

Participación - Voluntarios Donantes de Sangre: Son aquellos que reciben invitación ó convocatoria por parte de la
Sociedad Nacional, el Movimiento y demás organizaciones nacionales e internacionales, para participar en foros,
convenciones, reuniones y demás temas específicos al presente tema.
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
REPRESENTACIONES DEL DIRECTOR EJECUTIVO NACIONAL DE LA CRUZ ROJA COLOMBIANA; Son
aquellos enmarcados en el carácter de gestión, representatividad y su experiencia sea designado así mismo regidas por los
Estatutos de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana en su artículo 36 -“Funciones del Director Ejecutivo
Nacional”.

REPRESENTACIONES DEL PRESIDENTE NACIONAL DE LA CRUZ ROJA COLOMBIANA; Son aquellos que
están enmarcados en el carácter político y de gobierno y que según los Estatutos de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja
Colombiana en su artículo 33 - “Funciones del Presidente Nacional”, así:

Cooperación Internacional; La cooperación internacional se refiere a la ayuda voluntaria de un donante (estado, gobierno
local, ONG, Organismos Internacionales, Organismos Intergubernamentales) a una población (beneficiaria) de otro. Esta
población puede recibir la colaboración directamente o bien a través de su estado, gobierno local o una ONG de la zona.

Términos de Referencia; Son aquellos que hacen parte de una convocatoria, taller, práctica, etc., (citados anteriormente),
que describen las especificaciones técnicas, objetivos y estructura de cómo ejecutar un determinado estudio, trabajo,
proyecto, comité, conferencia, negociación además detalla los requisitos técnicos como especialidades y tiempos mínimos
que han de dedicar al estudio o trabajo y/o que se solicitan para cumplir con los procedimientos citados en éste manual.
Representaciones Internacionales; Son aquellos funcionarios, empleados y voluntarios que representan a la Sociedad
Nacional de la Cruz Roja Colombiana fuera del Territorio Colombiano.


Viajes Internacionales; Son aquellos realizados fuera del territorio Colombiano.
5. Responsables
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Seccionales, Direcciones Nacionales y Generales: Solicitar autorización al Director Ejecutivo Nacional para participar a
nivel internacional en favor de algún tema que contribuya a la Misión Humanitaria.
Presidente Nacional: Aprobar o desaprobar los Viajes internacionales.
Dirección Ejecutiva Nacional: Solicitará la autorización del Presidente Nacional y hacer seguimiento de los viajes
internacionales aprobadas.
Comisión de Cooperación: Hacer seguimiento de los viajes internacionales aprobados.
Dirección de Cooperación y Desarrollo: Hacer seguimiento de los viajes internacionales aprobadas por Presidencia
Nacional
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6. Descripción del procedimiento
VIAJE INTERNACIONAL
DESCRIPCION
1. Recepción
de
invitaciones
o
ACTIVIDAD
INICIO
RESPONSABLE
solicitudes de viajes internacionales;
1.RECEPCION DE LA
SOLICITUD
NO
FIN
2.APROBADA
SI
Presidencia Nacional
Toda solicitud o invitación de viaje Dirección Ejecutiva Nacional,
internacional debe ser postulada a través Direcciones Generales y
de la Presidencia Nacional. En caso de Nacionales y a las Seccionales
llegar una invitación a la Dirección
Ejecutiva Nacional, Direcciones Generales
y Nacionales y a las Seccionales, deberán
informar a la Presidencia para iniciar el
respectivo procedimiento.
2. Aprobación del Viaje Internacional;
Según el artículo 23 de los estatutos de la
Presidente Nacional
Cruz Roja Colombiana “Funciones de la
Junta Directiva Nacional”, está la de
“Autorizar las representaciones nacionales
e internacionales previo estudio de los
perfiles de las personas que representarán
a la Cruz Roja Colombiana”. El
Presidente Nacional como miembro de la
Junta Directiva Nacional le da el VoBo al
DOCUMENTO
Invitación de ente
externo.
Comunicado.
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3.ENVIO DE
RESPUESTA
4. TRAMITES
PREVIOS AL VIAJE
INTERNACIONAL
5.INFORME DE
MISION
Director Ejecutivo Nacional sobre la
persona que representará a la Cruz Roja
Colombiana a nivel internacional y éste
informará al Director del área la
designación respectiva.
3. ENVIAR RESPUESTA
Se envía un comunicado a los entes
Director Ejecutivo Nacional
externos implicados, oficializando la
participación del miembro de la Cruz Roja
Colombiana con copia a la Dirección de
Cooperación y Desarrollo, para su registro
y seguimiento.
4.TRÁMITES PREVIOS AL VIAJE
INTERNACIONAL
La persona delegada al viaje internacional Persona delegada
es responsable de realizar el seguimiento y
los trámites de solicitud de tiquetes,
viáticos, anticipos y otros que sean
necesarios para el desarrollo de este. (Ver
manual de procedimientos administrativos
y financieros, Cruz Roja Colombiana).
5.INFORME DE MISIÓN Y
Persona delegada
LEGALIZACIÓN VIAJE
INTERNACIONAL
Envía a la Dirección Ejecutiva Nacional
Comunicado
Manual
administrativo y
financiero.
Informe de Misión
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6.CONSOLIDADO DE
VIAJES
INTERNACIONALES
7.SEGUIMIENTO DE
LOS VIAJES
INTERNACIONALES
FIN
con copia a la Dirección de Cooperación y
Desarrollo y Recursos Humanos el
informe de misión internacional
diligenciado máximo 3 días hábiles
después de haber llegado al país, junto con
su pasa bordo original, de acuerdo al
procedimiento de recursos para viaje y el
procedimiento de cuentas por pagar, donde
se incluyen los viáticos accidentales,
apoyo económico y anticipos.
6.CONSOLIDADO DE VIAJES
INTERNACIONALES
Con base en la información registrada en el
informe de misión de viajes
internacionales, realiza un consolidado de
la misma para elaborar posteriormente un
informe trimestral a la Comisión de
Cooperación.
7.SEGUIMIENTO DE VIAJES
INTERNACIONALES
La persona que efectuó el viaje
internacional será la responsable del
cumplimiento y seguimiento de los
compromisos generados del mismo. La
Dirección Ejecutiva de acuerdo a las
Director de Cooperación y
desarrollo.
Comisión de Cooperación,
Director Ejecutivo Nacional,
Director de Cooperación y
desarrollo.
Matriz de
seguimiento
Matriz de
Seguimiento,
informe de Misión,
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fechas pactadas y los compromisos
adquiridos, solicitará un informe de los
avances respectivos al Director del área
responsable cuando se considere
pertinente, en acompañamiento de la
Dirección de Cooperación y Desarrollo.
ACLARACIONES ESPECIALES
Recepción de invitaciones y registro; Al momento de recibir una comunicación internacional para realizar, cursos básicos, programas de
seguimiento misional, programas de intercambio específicos, operaciones internacionales, convocatorias y demás eventos; se deberá remitir una
nota informativa sobre el particular a la Presidencia Nacional y a la Dirección Ejecutiva Nacional con copia a la Dirección de Cooperación y
Desarrollo para realizar el respectivo registro.
Convocatorias; La Presidencia Nacional con el acompañamiento de la Dirección Ejecutiva Nacional Dirección de Cooperación y Desarrollo y la
Dirección General del área técnica al que haga referencia el viaje, realizarán las convocatorias que incluirán la información necesaria y los
requisitos para su participación; Hoja de Vida, Términos de Referencia, Tiempo, Plazo, Duración, Financiación, Objetivos, Documentos
Solicitados y Documentos Anexos.
Invitación mediante con asignación directa; Cuando se recibe una comunicación internacional directa referente a una persona ó personas por
sus roles, y/o experticia, y/o y la naturaleza específica de su cargo en la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana, se tramitará de forma
directa previa autorización de la Presidencia Nacional, según los requerimientos de la mencionada solicitud.
Procedimiento de seguimiento; Posterior a la realización de un Viaje Internacional se debe reportar mediante el informe de misión , al
departamento de Gestión Humana con copia a la Dirección de Cooperación y Desarrollo dentro de los siguientes 3 días hábiles a su realización.
Por tanto, dicho reporte debe contar con una información clara, de calidad y completa para la posterior revisión por parte de las áreas involucradas
en este procedimiento. En el caso de las Seccionales, el personal que realicen Viajes Internacionales, el reporte se debe enviar por correo
electrónico dentro de los siguientes 3 días hábiles a la Presidencia Nacional con copia a la Dirección Ejecutiva Nacional y Dirección de
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Cooperación y Desarrollo.
Procedimiento de Evaluación; Para la evaluación de impacto de los Viajes Internacionales dentro del Proceso de Cooperación Internacional, se
requiere el acompañamiento de las Direcciones generales Nacionales técnicas encargadas para el envío de la anterior información. La
consolidación y el seguimiento se hará por parte de la Dirección de Cooperación y Desarrollo. Éste informe será presentado a la Comisión de
Cooperación en todas las reuniones que se desarrollen.
7. Anexos