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MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES
AUDITORÍA GENERAL
INFORME DE CONTROL INTERNO
Nº AG-I-04-2015
“EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO APLICADO AL
FONDO GENERAL DE CAJA CHICA (DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA DIRECCIÓN FINANCIERA), INCLUYENDO EL
MÓDULO DE GESTION DE COMPRAS POR CAJA
CHICA”.
MARZO, 2015
 2523-2639 // 2222-0464
Fax:2222-8310 E-mail [email protected]
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INFORME DE CONTROL INTERNO
Nº AG-I-004-2015
CONTENIDO
Página No.
RESUMEN EJECUTIVO
1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................ 6
1.1. Origen del estudio .........................................................6
1.2.
Normativa sobre el trámite de informes ................................................ 6
1.3. Antecedentes ...............................................................8
1.4.
Objetivo general del estudio ............................................8
1.5.
Alcance y período de estudio ..........................................9
1.6.
Declaración de Cumplimiento de Normas..........................9
1.7.
Limitaciones que afectaron la ejecución del estudio ............9
1.8.
Comunicación de los resultados .......................................9
1.9.
Procedimientos de auditoría .......................................... 10
1.4.1.
Objetivos específicos ......................................................... 9
1.10. Normativa aplicable .................................................... 10
1.11. Riesgo ....................................................................... 11
2. RESULTADOS .................................................................................................... 12
2.1. Funciones del Departamento de Tesorería ....................... 12
2.2.
Arqueo de Fondo de Caja Chica ................................... 13
2.3.
Elaboración de Conciliaciones Bancarias ......................... 16
2.4.
Actualización del Libro de Caja Chica Central .................. 21
2.5. Actualización del Sistema Integrado de Adquisiciones y
Ejecución Presupuestaria (SINAEP) .......................................... 24
2.6.
Garantías de Caución .................................................. 27
2.7.
Compras por Caja Chica .............................................. 28
2.8.
Cierre de Cajas Auxiliares (Fin de Año) ............................. 39
3. CONCLUSIONES.............................................................................................. 41
4. RECOMENDACIONES ..................................................................................... 43
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RESUMEN EJECUTIVO
En cumplimiento del Plan Anual de Trabajo y lo establecido en los incisos a)
y b) del artículo N° 22 de la Ley General de Control Interno, esta Auditoría
efectuó el estudio de Control Interno denominado “EVALUACIÓN DEL
CONTROL INTERNO APLICADO AL FONDO GENERAL DE CAJA CHICA
(DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DIRECCIÓN FINANCIERA), INCLUYENDO EL
MÓDULO DE GESTIÓN DE COMPRAS POR CAJA CHICA”
Qué examinamos?
Se efectuó una revisión de las funciones y procedimientos establecidos en
el Departamento de Tesorería, respecto del Fondo de caja chica, así como
el arqueo del Fondo General y las diferentes Cajas Auxiliares, además de la
Normativa General que aplica, con el fin de corroborar la correcta
administración y el cumplimiento de la normativa, por parte de los
funcionarios encargados. Para realizar esta investigación se tomaron los
documentos respaldo que amparan la operación.
De la totalidad de trámites realizados 2.134, en el periodo del 01 de julio
2014 al 31 de enero 2015, se analizaron los movimientos mayores
¢100.000,00 (Cien mil colones 00/100) los cuales alcanzan la suma de 271, y
sobre esa cifra se seleccionaron 79, (muestreo a conveniencia), que
corresponde al 29%, para efectos de corroborar el cumplimiento de la
normativa interna referente a los montos mayores al monto indicado, por
cuanto la Administración debe presentar 3 facturas proforma.
Por qué es importante?
Al realizar este estudio vamos a verificar los lineamientos establecidos por
la Tesorería Nacional, así como las funciones y procedimientos establecidas
por el Departamento de Tesorería Dirección Financiera, en cuanto a la
administración del Fondo Caja Chica, así como el cumplimiento del
artículo 34 del Reglamento del Fondo General de Cajas Chicas (N°32874),
el cual indica que la Auditoría Interna deberá realizar como mínimo una
auditoría anual al Fondo. Por otro lado, las Normas de Control Interno para
el Sector Público, en el acápite 1.2”Objetivos del Sistema de Control
Interno” establece lo siguiente:
“…El SCI de cada organización debe coadyuvar al cumplimiento de
los siguientes objetivos:
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a. Proteger y conservar el patrimonio público contra
despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal…”
pérdida,
Qué encontramos?
La Auditoría General evaluó las funciones y procedimientos establecidos
en el Departamento de Tesorería, con el fin de verificar el cumplimiento de
los mismos, esta revisión evidenció que varios de los procedimientos no se
cumplen, y en algunos casos se requiere que dichos procedimientos se
actualicen. Determinamos partidas en los arqueos de cajas a los cuales no
se les ha dado el tratamiento normativo, así como partidas en las
conciliaciones bancarias los cuales en algunos casos tienen vencimientos,
cheques con más de cuatro años de emitidos y no cambiados. El libro de
diario en la caja Auxiliar de Puntarenas presenta inconsistencias en la
actualización con respecto al procedimiento.
En cuanto a la Administración del Fondo de Caja Chica Central del MOPT,
existe una desactualización en el Sistema Integrado de Adquisiciones y
Ejecución Presupuestaria (en adelante SINAEP), en el módulo de consultas,
el cual refleja funcionarios con potestades en unas regiones y pertenecen
a otras, producto de los cambios realizados por el Ministro, en el mes de
Noviembre 2014; además el Departamento de Tesorería a la fecha del
informe no ha concluido los trámites de traslados ante el Banco.
En cuanto al Módulo de compras, de la muestra solicitada, se identificó un
grupo de facturas que incumplen con una serie de requisitos establecidos
por la normativa interna y los reglamentos que regulan la operatividad y
control de los gastos mediante caja chica.
Qué sigue?
Con el fin de subsanar los asuntos señalados, se emitieron varias
recomendaciones a los encargados de procesos, para mejorar el Sistema
de Control Interno y con ello mejorar la administración de los riesgos
identificados. Así como la recomendación al Departamento de Tesorería
que actualice los procedimientos establecidos en el SIOR respecto del
cierre y apertura de Cajas Auxiliares.
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“EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO APLICADO AL FONDO GENERAL DE
CAJA CHICA (DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DIRECCIÓN FINANCIERA),
INCLUYENDO EL MÓDULO DE GESTION DE COMPRAS POR CAJA CHICA”
1. INTRODUCCIÓN
1.1. Origen del estudio
De conformidad con lo establecido en el artículo 22, inciso a), de la
Ley General de Control Interno, artículos 34 y 39 del Reglamento General
del Fondo Cajas Chicas (Decreto Ejecutivo Nº 32874 del 10 de noviembre
de 2005, publicado en La Gaceta Nº 22 del 31 de enero de 2006), se
establece la competencia de las Auditorías Internas de realizar arqueos
periódicos y sorpresivos sobre los fondos fijos, razón por la que se realizó el
arqueo al Fondo General de Caja Chica, bajo la responsabilidad del
Departamento de Tesorería de la Dirección Financiera
1.2. Normativa sobre el trámite de informes
De acuerdo con lo dispuesto por la Contraloría General de la
República, de la Ley General de Control Interno N° 8292, se incorporan en
este informe los artículos siguientes, relacionados con el trámite de informes
de auditoría.
Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los
informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares
subordinados, se procederá de la siguiente manera:
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a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles
contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la
implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el
transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca,
con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por
las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá
soluciones alternas para los hallazgos detectados.
b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de
veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la
documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá
ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría
interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o
las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de
los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá
apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las
objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el
jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por
la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto
en los artículos siguientes.
c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular
subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.
Artículo 37. —Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría
esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que
corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a
partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las
recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo
indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente
disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría
interna y al titular subordinado correspondiente.
Artículo 38. —Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la
República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas
de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de
quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle
por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle
que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la
República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca
se allane a las razones de inconformidad indicadas.
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La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última
instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un
plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se
formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en
firme por el Órgano Contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones
previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de
la República, N° 7428, de 7 de setiembre de 1994.
Artículo 39. —Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los
titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil,
cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes
asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el
régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.
El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos
incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus
acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias
para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la
normativa técnica aplicable. (...)” Igualmente cabrá responsabilidad
administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente
incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les
asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar
las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las
responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente(...).”
1.3. Antecedentes
Con oficio AG-2129-2014 del 09 de julio de 2014, esta Auditoría General
remitió al Despacho del señor Ministro, Lic. Carlos Segnini Villalobos, el
Informe AG-I-32-2014 denominado “EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
APLICADO AL FONDO GENERAL DE CAJA CHICA (DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA DIRECCIÓN FINANCIERA), INCLUYENDO EL MÓDULO DE GESTION
DE COMPRAS POR CAJA CHICA”, el cual contiene los resultados,
conclusiones y recomendaciones producto del análisis de esta Auditoría al
Fondo General de Caja Chica.
1.4. Objetivo general del estudio
Evaluar el Sistema de Control Interno aplicado al Fondo General de Caja
Chica y a las cajas Chicas Auxiliares.
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1.4.1.
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Objetivos específicos
1.4.1.1.
Verificar el cumplimiento de las funciones establecidas en el
Departamento de Tesorería, Dirección Financiera en cuanto al
manejo del Fondo General de Caja Chica.
1.4.1.2.
Verificar el cumplimiento de la Normativa General en el
Departamento de Tesorería, Dirección Financiera para el Fondo
General de Caja Chica.
1.4.1.3.
Verificar el cumplimiento de la normativa vigente para el
Módulo de Gestión de Compras por caja chica.
1.5. Alcance y período de estudio
Este estudio comprende la revisión y verificación de la documentación
relacionada con los trámites y movimientos ejecutados por el
Departamento de Tesorería, al Fondo General de Caja Chica y Cajas
Auxiliares, en el periodo comprendido entre 01 de julio 2014, al 31 de enero
de 2015.
1.6. Declaración de Cumplimiento de Normas
De conformidad con lo establecido en la Norma 1.3.3 de las Normas para
el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, se declara que las
actividades del presente estudio fueron realizadas de acuerdo con la
normativa aplicable al ejercicio de la auditoría interna..."
1.7. Limitaciones que afectaron la ejecución del estudio
Durante el desarrollo del estudio realizado por la Auditoría, NO se
presentaron limitaciones que afectaran en su ejecución.
1.8. Comunicación de los resultados
En atención a lo señalado en la Norma N° 205 (Comunicación de
Resultados) de las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el
12 de marzo del año en curso, se remitió borrador del informe en formato
digital, al Departamento de Tesorería, Dirección Financiera, convocando
para la discusión de resultados, el día 18 de marzo de 2015 a las 10 horas
en la Auditoría General, o bien se indica en el oficio de remisión que
pueden enviar por escrito sus observaciones dentro del mismo plazo.
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1.9. Procedimientos de auditoría
Para la realización del estudio se examinaron tanto las acciones
ejecutadas por la Administración, mediante revisión de registros, informes,
oficios, archivos y observación física, de conformidad con los
procedimientos, políticas y lineamientos establecidos por el Manual de
Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.
Además, se examinaron tanto las acciones ejecutadas por la Dirección de
Planeamiento Administrativo, así como, la idoneidad del sistema de control
existente, para las actividades mediante:
Revisión de decretos y disposiciones relacionadas.
Análisis de objetivos, funciones, actividades, procesos.
Revisión de registros
Revisión de informes y advertencias emitidas por la Auditoría General
relacionadas.
 Entrevistas.
 Visitas a las dependencias involucradas.
 Análisis de dotación de recursos.




1.10.
Normativa aplicable
El presente estudio se realizó de conformidad con lo dispuesto en la Norma
No. 1.3.3 de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector
Público, mediante la aplicación de:
 Ley General de Control de Interno Nº 8292.
 Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CODFOE), publicado en la Gaceta No. 26 del 26 de enero de 2009.
 Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos
Públicos.
 Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (R-DC-0642014 Publicado en la Gaceta N°184 del 25 de setiembre de 2014).
 Normativa interna de la Auditoría General del MOPT que regula la
ejecución de los estudios de auditoría.
 Reglamento General del Fondo Cajas Chicas (Decreto Ejecutivo
32874, publicado en la Gaceta N°22 del 31/01/2006).
 Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios
Públicos.
 Reglamento para el Pago de Viáticos y Gastos de Transporte a los
Funcionarios del Ministerio de Obras Públicas y Transporte y sus
Órganos adscritos, Nº 32441.
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
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Reglamento para el Funcionamiento de la Caja Única
Procedimiento Actualización del Libro de Caja Chica Central
Procedimiento elaboración de conciliaciones Bancarias
Normativa Publicada por la Tesorería Nacional
1.11.
Riesgo
De acuerdo con lo establecido en las Normas Generales de Auditoría para
el Sector Publico específicamente la Norma 305, para efectos de sus
estudios, el auditor debe determinar el riesgo de Auditoría asociado a las
partidas más relevantes de los Estados Financieros Auditados y las
aseveraciones de la Administración consignadas en dichos estados.
CUADRO N° 1
Fuente:
 Plan operativo 2015, Dirección Auditoría General
 Sistema de Valoración del Riesgo (SIVARI)
 Archivo Auditoría General
El monto de la actividad corresponde al fondo autorizado por la Tesorería
Nacional el cual es de ¢30.000.000,00.
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2. RESULTADOS
2.1. Funciones del Departamento de Tesorería
Del análisis realizado sobre la actividad objeto de estudio, se identificaron
las siguientes funciones, relacionadas con el Fondo General de Caja
Chica:
 Confeccionar y aprobar las Solicitudes de Reserva de Recursos por
Caja Chica, notas de cancelación y demás documentos que
afecten las partidas presupuestarias.
 Registrar y Controlar los presupuestos por programa de la Caja Chica
Central del Ministerio.
 Administrar el Fondo de la Caja Chica Central del Ministerio y
mantener, debidamente actualizados, los registros correspondientes.
 Efectuar Arqueos a la Cajas Chicas asignadas a las Dependencias
del MOPT y asesorar a los funcionarios responsables de la custodia de
las Cajas Chicas Auxiliares.
 Controlar las cuentas Bancarias producto de la creación del Fondo
General.
En relación con el cumplimiento de las funciones identificadas, existe un
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA que dispone de los siguientes procedimientos y actividades:
CUADRO N° 2
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
NOMBRE
TIPO
Arqueos de Cajas Chicas Auxiliares
Procedimiento
Elaboración de Conciliaciones Bancarias
Procedimiento
Actualización del Libro de Caja Chica Central
Procedimiento
Compras por Caja Chica Central
Procedimiento
Asignación y Ampliación de Recursos de Cajas Chicas Auxiliares en el MOPT Procedimiento
Asignación y Ampliación de Recursos al Fondo General de Caja Chica
Procedimiento
Elaboración de Informe Trimestral de Arqueos para la Tesorería Nacional
Procedimiento
Autorización de Caducos de Reservas de Recursos de Caja Chica
Procedimiento
Confección de Reserva de Recursos de la Caja Chica
Procedimiento
Estadística de pago por Caja Chica
Actividad
FUENTE: Elaboración propia con base a Sistema de Información Organizacional (SIOR).
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2.2. Arqueo de Fondo de Caja Chica
De conformidad con los resultados del estudio efectuado por esta
Auditoría General, se realizó un arquero con fecha 26 de enero de 2015, al
Fondo General de la Caja Chica cuyo monto autorizado es de
¢30.000.000,00 (Treinta millones de colones con 00/100.)
La situación de dicho Fondo al 31 de diciembre de 2014 se detalla a
continuación:
CUADRO N° 3
ARQUEO DEL FONDO GENERAL DE CAJA CHICA
BANCO DE COSTA RICA CUENTA 001-220809-1
Fondo Autorizado
₡30.000.000,00
₡30.000.000,00
Fondo Autorizado al 26-01-15
Menos
Saldo Según libros
Factura en Acuerdo de Pago (Mora Solis Carlos)
Comisiones por reintegros cajas Auxiliares
Intereses del Fondo de Caja Chica por reintegrar
₡ 21.593.015,73
200.000,00
7.001,00
(15,98)
Diferencia en la Cta Cte de caja Chica Pendiente de Corregir
Cajas Auxiliares: Direcciones Regionales y Auditoria General
TOTAL
(0,75)
8.200.000,00
₡ 30.000.000,00
₡30.000.000,00
Fuente: Arqueo efectuado al Fondo General de Caja Chica el 26-01-2015.
Como se refleja en el cuadro anterior, a la fecha del arqueo se determina
que el saldo en libros es correcto y el mismo refleja todas las anotaciones al
día.
Existe una factura pendiente de reintegrar al fondo por un monto total de
¢200.000,00 (Doscientos mil colones con 00/100), que corresponde al pago
de servicios de alimentación de reuniones que se llevaron a cabo en el
Despacho del señor Ministro.
El monto de la partida de Comisiones por reintegros a cajas Auxiliares por
¢7.001.00 (Siete mil un colones 00/100), corresponde a notas de débito por
transacciones SINPE, por los traslados a las cajas auxiliares, pendientes que
se reverse por parte del Banco de Costa Rica en la cuenta corriente.
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En cuanto a los ¢15.98 (Quince colones con 98/100), corresponden a
intereses de fondo fijo de caja chica de los meses de setiembre 2013 a
noviembre 2014, sobre este punto en particular el Lic. Mauricio Montero
Montanari, Jefe Departamento de Tesorería indica mediante correo
electrónico del 26 de febrero 2015, “…Si bien es cierto el artículo número 7
del reglamento General de Caja Chica emitido por la CGR establece que
los intereses devengados por el saldo de la cuenta bancaria del Fondo Fijo
de Caja Chica, se depositarán en el Fondo General del Gobierno en un
plazo no mayor de ocho días hábiles a partir del recibo del estado de
cuenta bancario en que se consigne su acreditación, lo cierto es también
que ha sido una práctica generalizada a nivel de todos los ministerios el
reservar en las cuentas aquellos montos exiguos correspondientes a la
acreditación de intereses por concepto de operaciones financieras
bancarias relacionadas a la operativa de Caja Chica. Esta costumbre,
misma que ha sido permitida, tolerada y avalada (Per-se) por la Tesorería
Nacional tiene como objetivo el reducir el costo administrativo del traslado
de dichas sumas al Fondo General del Gobierno, en razón del seguimiento
administrativo que debe darse a ese ingreso según los controles operativos
establecidos por el órgano rector.
Así la costumbre plenamente aceptada por dicho órgano rector ha venido
siendo la acumulación de esas pequeñas sumas y el traslado periódico
(anual) de dichos montos al Fondo General. Nótese que lo que priva es la
consideración de criterios de oportunidad y economía, los cuales resultan
comunes y extensivos a todos los aspectos vinculados a la ejecución
presupuestaria...”, sin embargo, se incumple con la normativa y con su
propia justificación, ya que los intereses en mención van desde el mes de
setiembre 2013 a la fecha.
La diferencia de ¢0.75 (Setenta y cinco céntimos), corresponde a
diferencia de caja chica de la Auditoría General, a la hora de concluir este
estudio, fue ajustado en libros no así en Bancos está pendiente por parte
de Tesorería al 26 de enero 2015. Esta diferencia se identificó en el informe
de Auditoría General N° AG-1-30-2014 denominado “Arqueo del Fondo
general de caja Chica (Departamento de Tesorería, Dirección Financiera) y
el manejo de las cajas chicas Auxiliares”.
En cuanto al monto de ¢8.200.000,00 (Ocho millones doscientos mil
colones con 00/100), referente a las cajas auxiliares de las Direcciones
Regionales y la Auditoría General, en el siguiente punto se detalla el
desglose respectivo.
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CUADRO No. 4
DETALLE DE CAJAS AUXILIARES
Región
Dependencia
Región VIII
Región Limón
Región IV
Región San Carlos
Región XII
Región Puntarenas
Región X
Región Perez Zeledon
Macro Región Guanacaste Región Liberia
Región XI
Región Rio Claro
Plantel Central
Auditoría General
Total
Monto
1.000.000,00
1.000.000,00
1.500.000,00
1.500.000,00
1.500.000,00
1.500.000,00
₡200.000,00
8.200.000,00
Fuente: Elaboración propia con base en los registros del Departamento de Tesorería.
Se procedió a realizar una visita a las sedes regionales para realizar arqueos
de las diferentes cajas Auxiliares, excepto a la caja auxiliar de Auditoría
General, de la cual se tomaron los documentos del último arqueo realizado
por el Departamento de Tesorería del MOPT.
Después de identificar cada uno de los hallazgos o debilidades de control
mencionadas en los párrafos anteriores, se determina que se está
incumpliendo con el Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas en
los siguientes artículos:
“…Articulo 38 Depósito de Intereses. Los Intereses devengados por los
saldos en las cuentas Bancarias de los fondos de caja chica, deberán ser
depositados al fondo General del Gobierno, dentro de un plazo de ocho
días hábiles después de vencido el respectivo mes.”
A pesar de lo que indica el citado artículo, existen intereses pendientes
desde el mes de setiembre del año 2013 hasta la fecha de este informe;
cabe mencionar que la administración realiza el traslado de los intereses
en forma anual, ya que el monto no es material y los costos por el traslado
son muy altos, al 09/03/2015, este monto ya se había trasladado con el
deposito N° de lote 4259203.
“…Articulo 29 Responsable del control Interno. Corresponderá al
Responsable del Fondo Fijo-Caja Chica establecer, evaluar y mantener un
adecuado sistema de control interno del fondo autorizado, en
concordancia con las sanas prácticas de control interno, establecidas en
la Ley de General de Control Interno, en el Manual de Normas Generales
de Control Interno para la Contraloría General de la Republica y demás
órganos sujetos a su fiscalización, en este reglamento y en los lineamientos
que al efecto emita la Tesorería Nacional.”
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Además del incumplimiento al Reglamento General del Fondo de Cajas
Chicas, se incumple la Actividad Código: DF-454-004 “ELABORACIÓN DE
ARQUEOS A LA CAJA CHICA CENTRAL DEL MOPT Y A LOS FORMULARIOS DE
CHEQUES EN BLANCO DE LA CUENTA DE ROTURA DE VÍAS que indica:
“…Para realizar los arqueos los funcionarios designados deben considerar
los procedimientos establecidos, el Reglamento de Caja Chica emitido por
la Contraloría General de la República y sus modificaciones, además los
funcionarios designados deben presentarse ante el responsable de la Caja
Chica Central y solicitar la información relativa al monto autorizado…”
La baja materialidad económica indica que algunas partidas se
mantienen por tiempo prolongado, con el propósito de realizar una sola
transacción, a pesar de incumplir con la normativa.
Si bien es cierto los montos son menores y no reflejan importancia relativa a
nivel financiero, la normativa se está incumpliendo y aplicaría el artículo 37
“Procedimiento a seguir al detectarse otras irregularidades”, del
“Reglamento General de cajas Chicas” el cual menciona:
“… El Responsable del Fondo Fijo-Caja chica, los entes fiscalizadores y de
control podrán en conocimiento del superior administrativo de la
institución, los hechos irregulares en que incurran los servidores,
relacionados al manejo de los recursos del Fondo Fijo-Caja Chica, para
que inicie el procedimiento disciplinario que corresponda, garantizando en
todo caso el debido proceso al funcionario, bajo pena de responsabilidad,
sin perjuicio de la responsabilidad civil y penal de que pudiera ser objeto.”
2.3. Elaboración de Conciliaciones Bancarias
A la fecha del arqueo en la conciliación bancaria del Fondo General, se
mantienen pendientes de cobro 25 cheques por un monto de ¢358.599,14
(Trecientos cincuenta y ocho mil quinientos noventa y nueve colones
14/100). Cabe destacar, que mediante correo electrónico del 04/02/2015,
dirigido a la Licda. Yorleny Sánchez Rojas, funcionaria del Departamento
de Tesorería, sobre el tiempo que llevan los cheques en estado de no
cambiados y el trámite a seguir por parte de dicho Departamento; nos
indicó que se había procedido a levantar un acta para el traslado de
dicha suma al Fondo General del Gobierno, así como una solicitud al
Ejecutivo del Banco de Costa Rica, de una orden de no pago de dichos
cheques, sin embargo, el acta mencionada tiene fecha del 04 de Febrero
de 2015, fecha en la que se realizó la consulta. En el cuadro siguiente se
detallan los cheques mencionados.
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Nº AG-I-004-2015
CUADRO N° 5
FONDO GENERAL CAJA CHICA
Fecha
13/12/2010
13/12/2010
03/03/2011
27/06/2011
11/07/2011
30/10/2011
25/01/2011
26/03/2012
12/06/2012
12/06/2012
23/07/2012
12/11/2012
21/11/2012
21/11/2012
07/12/2012
30/01/2013
17/04/2013
08/05/2013
10/05/2013
13/06/2013
06/08/2013
12/08/2013
12/09/2013
16/09/2013
16/09/2013
Cheques Pendientes de Cambio
Cuenta Corriente 220809-1 Banco de Costa Rica
al 31 de Diciembre 2014
N° Cheque
Beneficiario
42892 Carlos Barrantes Hernandez
42896 Luis Alberto Barrantes Hernandez
43170 RPS Impresos
44187 Rony Rodriguez Vargas
44307 Luis Mariano Sanabria Burgos
45030 Sergio Hidalgo Vásquez
45253 Asociacion Interdiciplinaria Cost De Der Forest
46158 Andrea Soto Rojas
46636 Representaciones G.A. y CIA S.A.
46637 Representaciones G.A. y CIA S.A.
46903 Carlos Bonilla Berrocal
47734 José Luis Trejos Abarca
47892 Alexander Gdo Sanchez Valerio
47907 Esnaider Rodriguez Serrano
48164 Mario morales Mata
48249 Carlos Enrique Bonilla Berrocal
47713 German Eduardo Valverde Gonzalez
48836 Carlos Enrique Bonilla Berrocal
48848 José Douglas Hernandez Fuentes
49107 Jaime Castro Jiménez
49575 Carlos Enrique Bonilla Berrocal
49614 Luis Fernando Madrigal Carvajal
49983 Jorge Rueda Barquero
50019 Herberth Ramirez Morales
50022 Sergio Brenes Loaiza
Total
Monto
12.320,00
40.000,00
5.000,00
4.155,00
89.995,00
11.413,00
15.000,00
23.262,00
38.500,00
38.500,00
2.700,00
352,79
1.470,00
4.410,00
50.000,00
1.800,00
2.700,00
2.400,00
1.500,00
1.621,35
2.100,00
2.000,00
3.600,00
2.800,00
1.000,00
358.599,14
Fuente: Conciliación Bancaria efectuada al Fondo General de Caja Chica al 31-12-2014.
De la revisión efectuada a las cajas auxiliares, con cierre al 31 de
diciembre de 2014, se determinó la siguiente situación:
A la fecha del arqueo en la conciliación bancaria de la caja Auxiliar de
Pérez Zeledón se mantienen pendientes de cobro 3 cheques, por un monto
de ¢49.080,00 (Cuarenta y nueve mil ochenta colones 00/100). En el cuadro
siguiente se detallan los cheques mencionados.
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CUADRO N° 6
CAJA AUXILIAR DE PÉREZ ZELEDÓN
Cheques Pendientes de Cambio
Cuenta Corriente 236936-2 Banco de Costa Rica
al 31 de Diciembre 2014
Fecha
N° Cheque
Beneficiario
20/06/2011 14477801-7 Servicentro El General
02/06/2012 17770426-4 Taller Eletromecanico Chema
27/06/2012 17770449-4 Solo Radiadores MYP
Total
Monto
9.000,00
33.000,00
7.080,00
49.080,00
Fuente: Conciliación Bancaria efectuada al Fondo General de Caja Chica al 31-12-2014
A la fecha del arqueo en la conciliación bancaria de la caja Auxiliar de
San Carlos, se mantienen pendientes de cobro 2 cheques, por un monto
de ¢22.050,00 (Veintidós mil cincuenta colones 00/100). En el cuadro
siguiente se detallan los cheques mencionados.
CUADRO N° 7
CAJA AUXILIAR DE SAN CARLOS
Cheques Pendientes de Cambio
Cuenta Corriente 236941-9 Banco de Costa Rica
al 31 de Diciembre 2014
Fecha
N° Cheque
Beneficiario
20/06/2007 97630373-0 Repuestos Reasa S.A
20/06/2007 97630379-9 Repuestos Reasa S.A
Total
Monto
17.990,00
4.060,00
22.050,00
Fuente: Conciliación Bancaria efectuado al Fondo General de Caja Chica al 31-12-2014
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A la fecha del arqueo en la conciliación bancaria de la caja Auxiliar de
Liberia, se mantienen pendientes de cobro 3 cheques, por un monto de
¢14.010,00 (Catorce mil diez colones 00/100). En el cuadro siguiente se
detallan los cheques mencionados.
CUADRO N° 8
CAJA AUXILIAR DE LIBERIA
Cheques Pendientes de Cambio
Cuenta Corriente 236940-0 Banco de Costa Rica
al 31 de Diciembre 2014
Fecha
N° Cheque
Beneficiario
02/03/2011 13606346 Autorepuestos Memo S.A (Wilock)S.A.
10/05/2011 13606422 Autorepuestos Memo S.A (Wilock)S.A.
01/10/2014 23013516-1 Viales Padilla Julio
Total
Monto
1.700,00
2.240,00
10.070,00
14.010,00
Fuente: Conciliación Bancaria efectuada al Fondo General de Caja Chica al 31-12-2014
A la fecha del arqueo en la conciliación bancaria de la caja Auxiliar de Río
Claro, se mantienen pendientes de cobro 2 cheques, por un monto de
¢2.000,00 (Dos mil colones 00/100). En el cuadro siguiente se detallan los
cheques mencionados.
CUADRO N° 9
CAJA AUXILIAR DE RÍO CLARO
Cheques Pendientes de Cambio
Cuenta Corriente 236937-0 Banco de Costa Rica
al 31 de Diciembre 2014
Fecha
N° Cheque
Beneficiario
21/08/2008 99248749-7 Servicentro Rio Claro
03/06/2009 5295210-6 Servicentro Rio Claro
Total
Monto
1.000,00
1.000,00
2.000,00
Fuente: Conciliación Bancaria efectuada al Fondo General de Caja Chica al 31-12-2014
A la fecha del arqueo en la conciliación bancaria de la caja Auxiliar de
Puntarenas, se mantienen pendientes de cobro 2 cheques, por un monto
de ¢90.436,00 (Noventa mil cuatrocientos treinta y seis colones 00/100),
además existe una comisión rebajada en la cuenta corriente por un monto
de ¢2.176,00 (Dos mil ciento setenta y seis colones 00/100), producto de la
devolución del cheque N° 20080572-2, por un monto de ¢88.000,00
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(Ochenta y ocho mil colones 00/100), la cual no está reflejada en el libro
de diario de la caja Auxiliar. Adicionalmente el rubro de la comisión está
incluido en el reporte de cheques pendiente de cobro. En el cuadro
siguiente se detallan los cheques mencionados.
CUADRO N° 10
CAJA AUXILIAR PUNTARENAS
Cheques Pendientes de Cambio
Cuenta Corriente 236938-9 Banco de Costa Rica
al 31 de Diciembre 2014
Fecha
N° Cheque
Beneficiario
07/03/2007 94830162-0
No hay detalle del beneficiario
22/08/2011 13606346
Remeca
Comision Bancaria por Devolucion de Cheque
Total
Monto
2.436,00
88.000,00
(2.176,00)
88.260,00
Fuente: Conciliación Bancaria efectuada al Fondo General de Caja Chica al 31-01-2014
En relación con los cheques pendientes de cobro mencionados en los
párrafos anteriores, el Lic. Mauricio Montero Montanari, Jefe Departamento
de Tesorería indica mediante correo electrónico del 26 de febrero 2015,
“…Tal y como fuera informado en días atrás por nuestra compañera
Yorleny, este Departamento mantiene como prioridad para el año 2015 la
determinación de la naturaleza, cuantía, y antigüedad de los valores
emitidos como pagos de Caja Chica que se mantengan pendientes de
cambio en las distintas cuentas corrientes utilizadas para la operativa de
Caja Chica, tanto a nivel central como en cada una de las Oficinas
Regionales. A la fecha se ha trasladado lo correspondiente a valores
vencidos de la Caja Chica Central y se encuentra efectuándose un análisis
similar para cada uno de los valores girados contra las cuentas de caja
chica abiertas en las Oficinas Regionales para proceder con el traslado de
aquellas sumas correspondientes a valores en los cuales se haya
determinado la procedencia de su anulación en virtud del tiempo
transcurrido desde su fecha de emisión y de conformidad con los
parámetros que determine la Tesorería Nacional…”
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En lo que respecta a los cheques pendientes de cambio identificados en
las conciliaciones de la caja auxiliar de San Carlos, caja Auxiliar de Liberia,
caja Auxiliar de Rio Claro y caja auxiliar de Puntarenas, que se está
incumpliendo el artículo 984 del Código de Comercio que al respecto
indica:
“Salvo lo expresamente dispuesto en otros Capítulos de este Código,
todo derecho y su correspondiente acción prescriben en cuatro
años, con las siguientes salvedades que prescribirán en un año:
Las acciones de nulidad de los acuerdos tomados por las asambleas
de accionistas o consejos de administración de sociedades
comerciales; las de reclamaciones por vicios de las cosas vendidas
con garantía de buen funcionamiento; y las de responsabilidad de
los administradores, gerentes, directores y demás miembros de la
administración de sociedades;
b) Las acciones para cobrar intereses, alquileres, arrendamientos o
rentas;
c) Las acciones de los empresarios, para cobrar el valor de las obras
que ejecutaren por destajo;
d) Las acciones para cobrar el uso de cualquier otro derecho sobre
bienes muebles; y
e) Las acciones derivadas de ventas al por mayor y al detalle a otros
comerciantes o al consumidor directamente.”
En el análisis de la información se determinó, que la administración realiza
la conciliación basándose en el procedimiento Código: DF-455-002P,
“ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS”, sin embargo, el
procedimiento no indica en ninguna actividad, la forma de proceder con
partidas vencidas, como es el caso de los cheques. La ausencia de
procedimientos claros y actualizados puede implicar consecuencias para
la administración, tales como desconocimiento por parte del personal
sobre las actividades a realizar.
2.4. Actualización del Libro de Caja Chica Central
De análisis se determinó que las cajas auxiliares de Limón, Río Claro,
Liberia y Puntarenas presentan inconsistencias en las anotaciones como
se detalla seguidamente:
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Región VIII: Limón
En el libro Auxiliar de Caja Chica en el folio N° 66, línea N° 3, muestran
inconsistencias en cuanto a la inexistencia de movimiento en las
columnas debe y haber, por lo tanto, en la columna de saldo mantiene
un dato incorrecto, diferente al anterior sin ninguna operación aritmética.
Región XI: Río Claro
En el libro Auxiliar de Caja Chica en el folio N° 50, las líneas N° 16 y N° 17,
muestran inconsistencias en cuanto a la inexistencia de movimiento en
las columnas debe y haber, por lo tanto, en la columna de saldo
mantiene un dato en cero, y posterior se refleja un saldo diferente al
anterior sin ninguna operación aritmética.
Macro Región Guanacaste: Liberia
En el libro Auxiliar de Caja Chica en el folio N° 83 en las líneas N° 27, N° 28
y N° 32, no se refleja la fecha en la que se realizó el registro, si bien es
cierto los registros no son de importancia relativa y el saldo es correcto, se
incumple con el procedimiento de Actualización del libro de caja chica
Central en cuanto a la fecha.
Región XII: Puntarenas
En la gira a Puntarenas se realizaron dos visitas, sin tener la posibilidad de
realizar la revisión con el encargado de la caja chica auxiliar, ante esta
situación funcionarios del área de Puntarenas localizaron al encargado
vía telefónica y este indicó la ubicación de los documentos y las claves
para la entrega de la documentación, ya que no se encontraba en la
oficina por funciones propias de su cargo.
En el Libro de Caja Chica en los folios que van desde N°42 hasta el N°45,
se refleja inconsistencias en las anotaciones, las cuales corresponden a
espacios en blanco, malas sumatorias y anotaciones erradas en las
casillas de Debe, Haber y Saldo.
Analizando el último arqueo realizado por el Departamento de Tesorería,
el mismo indica resultados satisfactorios, sin embargo, determinamos en
nuestra revisión, irregularidades o inconsistencias en la función de
actualización del libro de Caja Chica, sin embargo el Departamento de
Tesorería en arqueos anteriores, ha realizado acciones y girado
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instrucciones para
establecidos.
mejorar
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o
hacer
cumplir
los
procedimientos
De conformidad al análisis realizado con base en la deficiencia de
control localizada en la caja auxiliar de Puntarenas, específicamente en
el procedimiento de Actualización del Libro de Caja Chica Central del
Manual de Funciones y Procedimientos del Departamento de Tesorería,
actividad N° 2 el cual indica :
“Procede a llenar (ingresar) en el Libro de Caja Chica de acuerdo al
orden de las columnas, a saber: fecha, beneficiarios, debe, haber y saldo
basándose en los datos de la transferencia.”
“El Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas” en el capítulo IV,
Mecanismos de Control, Artículo 29 Responsable del Control Interno
menciona:
“Corresponderá al responsable del Fondo Fijo-Caja Chica establecer,
evaluar y mantener un adecuado sistema de control del fondo
autorizado, en concordancia con las sanas prácticas de control interno,
establecidas en la Ley de Control Interno, en el Manual de Normas
Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República
y demás órganos sujetos a su Fiscalización, en este reglamento y en los
lineamientos que al efecto emita la Tesorería Nacional”.
Para los casos señalados de las Cajas Auxiliares de Limón, Rio Claro y
Liberia, se evidencia que fue un tema de inconsistencia.
En el caso en concreto de la Caja de Puntarenas, es la que evidencia
mayor número de inconsistencias en reiteradas ocasiones, se determinó
lo siguiente:
 El encargado no tiene el suficiente conocimiento en el tema
contable por su labor de Ingeniero en la zona, además por las
diferentes intervenciones y constantes salidas propias de su cargo,
no se identifica como la persona idónea para llevar el Fondo de
Caja Chica.
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Los errores en las anotaciones en el libro de diario de la caja auxiliar de
Puntarenas, no reflejan seguridad razonable de los montos indicados en los
registros, así como que no se cumple con el aspecto contable de registro
Debe, Haber y Saldo.
Las inconsistencias localizadas en la revisión o arqueos a las diferentes
cajas, afectan en cuanto a la confiabilidad y oportunidad de la
información así como la eficiencia y la eficacia de las operaciones.
2.5. Actualización del Sistema Integrado de Adquisiciones y Ejecución
Presupuestaria (SINAEP)
Realizando una revisión del SINAEP, en el módulo de consultas de caja
chica versus los funcionarios actualizados para realizar trámites a nivel del
Banco, existe una desactualización del sistema lo cual mencionamos a
continuación:
Región VIII: Limón
En el SINAEP, aparece como autorizado por el Banco el señor Alexis
Montoya Sosa, sin embargo él fue cesado del Ministerio desde el día 16 de
julio del año 2013, según consta en la nota RL-DAF-0691-2013 del 18 de julio
de 2013, por parte de la Licda. Wendy Villafuerte Madrigal, encargada
administrativa de la Sede Regional de Guácimo, al Lic. Francisco Molina
Salas, Sub Director Financiero para realizar los trámites de desactivación
caja Chica, sin que a la fecha se haya inactivado del sistema.
Región X: San Isidro, Pérez Zeledón
A la fecha del arqueo, el señor Herbert Barboza Vargas, se mantiene como
responsable de la caja chica en el SINAEP, a pesar que el señor Barboza
dejó de laborar para esta región desde el 01 de diciembre del 2014, según
nos indica Jesús Castillo Sandí encargado de la caja Chica .
Región IV: San Carlos
A la fecha del arqueo el señor Luis Fernando Mora Calderón, aparece
registrado en SINAEP como responsable de la caja chica, a pesar del
cambio de Directores que se dio en noviembre 2014.
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Macro Región Guanacaste: Liberia
A la fecha del arqueo el señor Julio A. Viales Padilla, aparece registrado en
SINAEP como responsable de la caja chica, a pesar del cambio de
Directores que se dio en noviembre 2014.
Región XII: Puntarenas
A la fecha del arqueo el señor Rafael Cascante Leal, no se encontraba en
la oficina por funciones propias de su cargo, sin embargo, mediante correo
electrónico se le solicitó información acerca de las personas que se
encuentran registradas en SINAEP versus los funcionarios actualizados, para
realizar trámites a nivel del Banco, determinamos que existe una
desactualización indicando que solamente él y el señor Fernando Hidalgo
Cárdenas son encargado y Responsable. Así las cosas los señores:




Felipe Sánchez Barrantes, Autorizado para trámites
Claudio Miranda Martínez, Autorizado por el Banco
Jorge Cordero Marín, Encargado
Giovanni León Jiménez, Autorizado para trámites
No deberían permanecer en la página de consulta del sistema.
En relación con la revisión de los funcionarios destacados en diferentes
zonas para realizar trámites de caja Chica, el Lic. Mauricio Montero
Montanari, Jefe del Departamento de Tesorería, indica mediante correo
electrónico del 26 de febrero 2015, “…Es importante indicar que a la fecha
se están realizando las gestiones bancarias de inscripción de firmas
correspondientes a los Directores Regionales que por disposición del señor
Ministro han sido trasladados de sede, en virtud de lo cual es menester
cumplir con tal requisito de previo a solicitar a la entidad bancaria la
anulación de los valores y el eventual traslado al Fondo general del
Gobierno en los casos que proceda…”, es importante mencionar que el
traslado de los Directores se dio desde el 17 de noviembre 2014, y a la
fecha no se han actualizado en el SINAEP.
De acuerdo con el análisis del Sistema Automatizado Institucional utilizado
por el Departamento de Tesorería se encontraron las siguientes situaciones:
-
El Departamento de Tesorería utiliza el Sistema Integrado de
Adquisiciones y Ejecución Presupuestaria (por sus siglas SINAEP), para
controlar la formulación y ejecución de algunas de las partidas
presupuestaria del Ministerio cargadas a reservas de Caja chica,
suministra un resumen por programas, áreas y actividad.
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-
Como medidas de seguridad, el sistema cuenta con la
autenticación de usuarios, que se realiza al momento que un
funcionario autorizado ingresa al sistema por medio del Usuario y la
Contraseña.
-
La información de la Base de Datos del SINAEP se respalda
periódicamente, como parte de las políticas de seguridad del
Ministerio.
-
Los usuarios autorizados institucionalmente para utilizar el SINAEP son
los encargados administrativos, ejecutores de programa, enlaces,
contabilidad,
tesorería,
designados
por
la
Jefatura
del
departamento.
-
Cuando un funcionario se va de la Institución el Jefe debe solicitar la
deshabilitación del usuario del SINAEP, al departamento de Tesorería
vía Oficio/Correo electrónico institucional, para proceder con su
desactivación.
-
Las tareas que puede realizar un funcionario autorizado por medio
del Sistemas son las Solicitudes de pedido, órdenes de pedido y
liquidación de solicitudes de pedido, desde cualquier parte del país.
-
Los trámites realizados por el SINAEP como las Solicitudes de pedido,
se imprimen y envían a las Oficinas Centrales para validar que esa
información y las facturas vengan correctamente.
-
El Departamento de Tesorería verifica que la información esté
ingresada correctamente y coincida con los documentos (facturas,
proformas, etc.), remitidos por Correspondencia.
-
La información que es ingresada al Sistema, queda registrada en la
bitácora de la Base de Datos lo que sirve para determinar la
trazabilidad de la información, generando así un histórico.
-
Si la información no se registra oportunamente en el SINAEP, ésta
queda desactualizada, situación que se comprobó durante arqueos
realizados como parte del estudio al confrontar la información
contra el módulo de consultas de Caja Chica.
-
Una vez autorizada la Solicitud de pedido se realiza un documento
que sirve de compromiso de pago con el negocio. Pedido de
compra x tesorería sirve de paga al proveedor.
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De acuerdo con las Normas Técnicas para la gestión y el control de las
Tecnologías de la Información (N-2-2007-CO-DFOE) publicada en La
Gaceta N° 119 del 21 de junio, 2007, se debe considerar la Seguridad de la
Información, tal como refiere el Capítulo I Normas de aplicación general,
apartado 1.4 Gestión de la seguridad de la información,
“La organización debe garantizar, de manera razonable, la
confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, lo
que implica protegerla contra uso, divulgación o modificación no
autorizados, daño o pérdida u otros factores disfuncionales.”
Las buenas prácticas del COBIT 4.1, sobre la Gestión de la Información, en
el DS 11. Administrar los datos, indica la importancia de:
“Mantener la integridad, exactitud,
información cuando se requiera.”
disponibilidad
de
la
2.6. Garantías de Caución
En cuanto a las garantías de caución de los funcionarios que administran el
Fondo, se procedió a efectuar una revisión de las mismas, y en el siguiente
cuadro se muestra el cumplimiento de la Administración al respecto:
CUADRO N° 11
LISTA DE FUNCIONARIOS CON GARANTÍAS
NOMBRE DE FUNCIONARIO
Orlando Cervantes Benavides
Manuel Alejandro Arce Jiménez
María Esther Céspedes Morales
Francisco José Molina Salas
Mauricio Montero Montanari
FECHA DE PAGO
EN EL INS
FECHA QUE
CADUCA
17/12/2014
13/12/2015
27/06/2014
28/06/2015
17/12/2014
13/12/2015
17/12/2014
11/12/2015
Se encuentra en Trámite
N° DE RECIBO
DE PAGO
17583174
17250428
17583170
17583308
Fuente: Elaboración propia con base en los registros del Departamento de Tesorería.
Como se refleja en el cuadro anterior, a la fecha del estudio se determina
que la póliza para el señor Lic. Mauricio Montero Montanari, Jefe del
Departamento de Tesorería, no se encuentra actualizada, la misma se
venció desde el día 21 de diciembre 2014; el Lic. Montero Montanari, nos
indica mediante correo electrónico enviado el 03 de marzo 2015, que se
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encuentra en proceso de renovación, mediante un agente autorizado, el
cual se ha comprometido a culminar el trámite en el transcurso de semana
del 03 al 09 de Marzo 2015.
En relación con el tema de la póliza de fidelidad, el Lic. Montero Montanari
mediante correo electrónico del 04/03/2015 también nos indica “En
conversación sostenida con Don Francisco Molina se me indicó que en
esta área únicamente él y María Esther como responsables del fondo de
caja Chica tenían el deber de poseer la Póliza. Sin embargo a raíz de lo
indicado por su persona de mi parte procedí a renovar la garantía que por
mi cuenta he mantenido hasta la fecha”.
En relación con las garantías, la “LEY DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
DE LA REPÚBLICA Y PRESUPUESTOS PÚBLICOS”, en su artículo 13 menciona:
“…Sin perjuicio de las previsiones que deba tomar la Administración, todo
encargado de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores públicos
deberá rendir garantía con cargo a su propio peculio, en favor de la
Hacienda Pública o la entidad respectiva, para asegurar el correcto
cumplimiento de los deberes y las obligaciones de los funcionarios. Las
leyes y los reglamentos determinarán las clases y los montos de las
garantías, así como los procedimientos aplicables a este particular,
tomando en consideración los niveles de responsabilidad, el monto
administrado y el salario del funcionario…”
Para el caso en particular, se evidencia que fue un tema de inadvertencia,
ya que la póliza estaba vigente en el periodo anterior, a raíz que el Lic.
Montero Montanari tiene firma autorizada en el Banco de Costa Rica para
firmar cheques.
2.7. Compras por Caja Chica
En relación con la Operación del Módulo de Gestión de Compras por Caja
Chica, se procedió a revisar las compras pagadas desde el 01 de julio del
2014, hasta el 31 de enero 2015, para efectos de determinar la muestra,
con el fin de evaluar el cumplimiento de la normativa aplicable, de la
totalidad de los trámites efectuados (2134), se seleccionaron los montos
superiores a ¢100.000,00 (Cien Mil Colones 00/100), cuya cantidad
corresponde a (271), y se seleccionaron (79), muestreo a conveniencia,
que corresponde al 29%, que debe cumplir con requerimientos como la
presentación de 3 facturas proformas con base en el Procedimiento
Compras por Caja Chica Central.
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De acuerdo con la revisión efectuada a los documentos que conforman la
muestra, se determinó que 18 de los trámites no adjuntaban las tres
facturas proforma, los cuales algunos contenían justificaciones por escrito y
en otros ningún tipo de justificación.
El Departamento de Tesorería ha insistido con las circulares DT-DFI-001-2014
y DT-DFI-001-2015 en dar a conocer los aspectos vinculados a las compras
por medio del Fondo de Caja Chica
A continuación, el resultado de los movimientos tramitados:
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CUADRO N°12
JUSTIFICACIÓN DE PROFORMA ÚNICA
Liquidación Pedido de Solicitud de
Factura
Solicitud Compra
Pedido
Monto
Proveedor
Detalle
Tipo de
Justificación
Dertalle de
Justificacion
Dependencia
Comercial de
Potencia y
Maquinaria
Distibuidor
Exclusivo
Perez Zeledón
4557
4642
7576
139934 289.374,47
Repuestos
Ninguna
4746
4702
7836
282585 610.450,00 I.S Corporación Repuestos
Ninguna
4991
5124
8482
120
5351
5492
9013
2244
5322
5390
5298
5563
8787
9305
5392
5565
9334
4253
7271
7049
4230
7186
4369
7459
4480
7586
5186
5251
8808
Kalios Servicios
Reparación
Tecnicos
B Feyth
286.700,00
Repuestos
Motorcentro
291.000,00
Ninguna
Ninguna
Realizar
Ministro
mantenimiento
Solo dos Empresas
TI
se presentaron
Distibuidor
Maritimo Portuario
Exclusivo
11491 249.720,00
Remeca S.A.
Reparación
Nota único
Taller
disponible
51057 138.000,00
Rodrigo
Villafuerte
Chavarria
Repuestos
Ninguna
Nota único Taller
disponible
Puntarenas
Reparación
Nota único
Taller
disponible
Nota único Taller
disponible
Puntarenas
Reparación
Ninguna
Ninguna
Guanacaste
Reparación
Ninguna
Ninguna
Perez Zeledón
Repuestos
Ninguna
Varado Camino a
San José
Perez Zeledón
Repuestos
Ninguna
11588 150.000,00
Remeca S.A.
José Francisco
Hidalgo Valverde
Johel Alvarado
1647 296.800,00
Mora
Sur Mack Partes
87932 116.270,64
S.A.
Industrial
105643 137.222,00
Villalobos
1292
295.000,00
Nota único Taller
disponible
Puntarenas
Varado en el Campo Perez Zeledón
Nota único
Taller Roberto
Taller que no Taller que no cobra
11310 150.000,00 Cambronero Reparación
cobra por
por diagnostico
Martinez
diagnostico
Guanacaste
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4948
8494
217386 133.473,00
4952
8500
1664 285.000,00
4955
8514
4185 133.500,00
4962
8523
9789 131.000,00
5282
9085
4392 139.000,00
5294
9103
4390 140.000,00
Servicios
Electromecanicos
Corrales
Taller Industrial J
Alvarado
José Carlos
Corrales Castro
Rectificacion de
Sur
José Carlos
Corrales Castro
José Carlos
Corrales Castro
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Reparación
Ninguna
Reparacion
Ninguna
Reparacion
Ninguna
Reparacion
Ninguna
Reparacion
Ninguna
Reparacion
Ninguna
Equipo Varado en el
Perez Zeledón
Campo
Equipo Varado en el
Campo
Equipo requiere la
reparación
Equipo requiere la
reparación
Equipo requiere la
reparación
Equipo requiere la
reparación
Perez Zeledón
Perez Zeledón
Perez Zeledón
Perez Zeledón
Perez Zeledón
Fuente: Elaboración propia con base en documentos suministrados por el Departamento de Tesorería.
En relación con el cuadro anterior, el Procedimiento “Compras por Caja
Chica Central”, en la página 4, indica lo siguiente:
“Dependiendo del monto total o concepto de la compra se
enfrenta a las siguientes situaciones:
a) Monto de la compra es menor o igual a ¢100.000.00.
b) Monto de la compra es mayor a ¢100.000.00.
c) Si el monto de la factura es mayor a ¢300.000.00
En el caso a) se deben de presentar una factura proforma o
cotización original y una copia, así como otros documentos que
respalden la gestión en este caso (Diagnóstico, certificaciones u
oficios varios).
En el caso b) se deben de presentar tres facturas proformas o
cotizaciones de distintos proveedores. En caso que no existan o no se
logren conseguir otros proveedores se deberá justificar la
presentación de una única proforma
En el caso c) se debe solicitar por escrito ante el Departamento de
Tesorería el trámite de autorización de la compra superior al monto
permitido por parte de la Tesorería Nacional. El Departamento de
Tesorería realiza las gestiones a través de la Tesorería Nacional del
Ministerio de Hacienda para que extienda excepciones de los gastos.
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Como se puede notar, existen casos en que no existen justificaciones, y en
las que existen, no se presenta un documento aparte explicando el motivo
del mismo, ni el nombre y firma de quién justifica, sino que solo se
especifica en la “Solicitud de Pedido de Compra”, en el espacio
“Justificación de Compra”.
Lo anterior, representa un riesgo para la Administración, en cuanto a los
siguientes aspectos:
 Eventual favorecimiento a un proveedor específico.
 Se ve imposibilitada la Administración, de seleccionar la empresa
que mejor convenga (precio, calidad, garantía, etc.).
 Desventaja para otros posibles oferentes.
Aunado al incumplimiento de la normativa anteriormente mencionada,
con la revisión efectuada a los documentos que conforman la muestra, se
determinó un grupo de 11 trámites realizados sin el avalúo o diagnóstico
del taller del MOPT. Además 10 de los trámites del siguiente cuadro no
contenían el documento de Pedido de Compra establecido en el
“Procedimiento Compras por Caja Chica Central” paso N°8.
A continuación cuadro con el resultado de los movimientos tramitados:
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CUADRO N° 13
REPARACIONES A EQUIPOS PAGADOS POR CAJA CHICA
SIN AVALÚO O DIAGNÓSTICO DEL TALLER
Liquidación Pedido de Solicitud de
Factura
Solicitud Compra
Pedido
4971
5095
Monto
8478
79
299.500,00
4230
7186
1647 246.800,00
4369
7459
87932 116.270,64
4480
7586
105643 137.222,00
4428
7538
1647349 84.000,00
4948
8494
217386 133.473,00
4952
8500
1664 285.000,00
4955
8514
4185 133.500,00
4962
8523
9789 131.000,00
5282
9085
4392 139.000,00
5294
9103
4390 140.000,00
Proveedor
Multiservicios
MH
Talle Industrial J
Alvarado
Sur Mack Partes
Industrial
Villalobos
Cia Rio Java
Servicios
electromecanicos
Corrales
Talle Industrial J
Alvarado
Jose Carlos
Corrales Castro
Rectificadora del
Sur
Jose Carlos
Corrales Castro
Jose Carlos
Corrales Castro
Detalle
Reparación
Tipo de
Justificación
Dependencia
RTV
Maritimo Portuario
Desfavorable
Reparación
Ninguna
Perez Zeledón
Repuestos
Ninguna
Perez Zeledón
Repuestos
Ninguna
Perez Zeledón
Reparación
Ninguna
Rio Claro
Reparación
Ninguna
Perez Zeledón
Reparación
Ninguna
Perez Zeledón
Reparación
Ninguna
Perez Zeledón
Reparación
Ninguna
Perez Zeledón
Reparación
Ninguna
Perez Zeledón
Reparación
Ninguna
Perez Zeledón
Fuente: Elaboración propia con base en documentos suministrados por el Departamento
de Tesorería
Otro aspecto de interés, producto de la evaluación de la muestra, es el
que se menciona en el Procedimiento “Compras por Caja Chica Central”,
en la actividad N° 8, que indica:
“…Recibe con aval de compra “Solicitud de pedido de compra
(Fondo General – Caja Central)” y la(s) factura(s), proforma(s) o
cotización(es).
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En el caso de reparaciones, revisa que contenga adjunto el
diagnóstico o avalúo por escrito del Taller del MOPT respectivo…”
“…Si la Solicitud cumple con los requerimientos se ejecutan las
siguientes actualizaciones:

Aprobar en SINAEP el trámite de compra ingresando a Gestión
de Compras por Caja Chica Modificación/Anulación.

Nombre y firma del encargado del trámite de la Solicitud, en el
formulario, si el trámite es exitoso.

Emite Pedido de Compra por el Sistema SINAEP, ingresando a
Gestión de Compras por Caja Chica Generar Pedido de
Compra y selecciona la Solicitud correspondiente, y entrega
Pedido de Compra al funcionario responsable de la
Dependencia solicitante.
Antes, sella el formulario utilizando el sello del Departamento de
Tesorería y se busca la firma del Jefe del Departamento de Tesorería o
Director(a) de la Dirección Financiera…”
En relación con el tema de la revisión de la información, suministrada en
cuanto a facturas o trámites por el Departamento de Tesorería,
determinamos varias inconsistencias en la aplicación de la normativa
divulgada, para el Procedimiento “Compras por Caja Chica Central”, en el
siguiente cuadro identificamos las facturas mencionadas:
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CUADRO N° 14
COMPRAS POR CAJA CHICA CON DIFERENTES INCUMPLIMIENTOS
Liquidación Pedido de Solicitud de
Factura
Solicitud Compra
Pedido
4511
4646
4480
7687
7586
4620
4694
7778
4746
4702
5106
5206
3699
Monto
298.000,00 Sergari-Electromec S.A.
105643 137.222,00
Industrial Villalobos
288.800,00
Gardi de San Jose
7836
282585 610.450,00
I.S. Corporatión
8729
62522 462.075,00 Lubricentro San Jorge
4948
8494
217386 133.473,00
4952
8500
1664
285.000,00
Taller Industrial J
Alvarado
4955
8514
4185
133.500,00
Jose carlos Corrales
Castro
4962
8523
9789
131.000,00
Rectificacion del Sur
4968
8545
88987 209.250,00
Sur Mack partes S.A.
8815
288109 296.450,00
Repuestos Mena de
Cartago
5249
5375
4258
Proveedor
Electromecanicos
Corrales S.A.
Detalle
Incumplimiento
Dependencia
La solicitud de Pedido carece del sello de
Dirección
Reparación de
recibido que indica el procedimiento Interno
General
Fotocopiadora
paso N° 6
Educacion Vial
La solicitud de Pedido carece del sello de
Repuestos
recibido que indica el procedimiento Interno Perez Zeledón
paso N° 6 ni firmas Financiero
La solicitud de Pedido carece del sello de
Reparación recibido que indica el procedimiento Interno Informática
paso N° 6
En la documentación solicitada al
Departamento de Tesorería no hallamos la nota
de autorización a Tesorería Nacional, oficio TES- Informática
Reparacion
294-2014 para la autorización por un monto
Oficina del
superior a ¢300.000,00 establecido para el
Ministro
MOPT y la nota de Autorización carece de la
firma.
En la documentación solicitada al
Departamento de Tesorería no hallamos la nota
Reparacio de autorización a Tesorería Nacional, oficio TESVehiculo Oficial 423-2014 para la autorización por un monto Perez Zeledón
Mayor
superior a ¢300.000,00 establecido para el
MOPT y la nota de Autorización carece de la
firma.
La solicitud de Pedido carece del sello de
compra
recibido que indica el procedimiento Interno Perez Zeledón
mangueras
paso N° 6 ni firmas Financiero
La solicitud de Pedido carece del sello de
Reparacion recibido que indica el procedimiento Interno Perez Zeledón
paso N° 6 ni firmas Financiero
La solicitud de Pedido carece del sello de
Reparacion, recibido que indica el procedimiento Interno Perez Zeledón
paso N° 6 ni firmas Financiero
La solicitud de Pedido carece del sello de
Reparacion recibido que indica el procedimiento Interno Perez Zeledón
paso N° 6 ni firmas Financiero
La solicitud de Pedido carece del sello de
Repuestos
recibido que indica el procedimiento Interno Perez Zeledón
paso N° 6
La solicitud de Pedido carece del sello de
Repuestos
recibido que indica el procedimiento Interno Taller Central
paso N° 6
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AUDITORÍA GENERAL
5321
8861
27634 181.332,00
INFORME DE CONTROL INTERNO
Nº AG-I-004-2015
Auto Camiones de
Costa Rica
Repuestos
9386
614
299.000,00
Vidal Alejandro Astua
Retana
Reparacion
5180
8966
5368
100.000,00
Servifrenos SCLJ San
Carlos S.A.
Reparacion
5231
9048
5558
5728
2-160871 99.000,00
Estacion de Servicios Reparacion de
Muelle
llantas
5017
5158
8655
45879
76.400,00
Autorepuestos Musa de
Liberia
Repuestos
5092
5233
8751
46311
99.000,00
Autorepuestos Musa de
Liberia
Repuestos
5186
5251
8808
11310 150.000,00
Taller Roberto
Cambronero Martinez
Reparacion
5185
5252
8809
1293
98.000,00
Reparación de Motores
Eléctricos
Reparacion
5282
9085
4392
139.000,00
Jose Carlo Corrales
Castro
Reparacion
5294
9103
4390
140.000,00
Jose Carlo Corrales
Castro
Reparacion
5322
5298
8787
11491 249.720,00
Remeca S.A.
Repuestos y
repraracion
5390
5563
9305
51057 138.000,00
Acoples y Mangueras
Guay
Repuestos
5392
5565
9334
11588 150.000,00
Remeca S.A.
Repuestos y
repraracion
5587
5721
9329
42504 323.776,34
El Lagar
Hidrolavadoras
La solicitud de Pedido carece del sello de
recibido que indica el procedimiento Interno
paso N° 6 ni firmas Financiero
La solicitud de Pedido carece del sello de
recibido que indica el procedimiento Interno
paso N° 6 si esta firmado
La solicitud de Pedido carece del sello de
recibido que indica el procedimiento Interno
paso N° 6 ni firmas Financiero
La solicitud de Pedido carece del sello de
recibido que indica el procedimiento Interno
paso N° 6 ni firmas Financiero
La solicitud de Pedido carece del sello de
recibido que indica el procedimiento Interno
paso N° 6 ni firmas Financiero
La solicitud de Pedido carece del sello de
recibido que indica el procedimiento Interno
paso N° 6 ni firmas Financiero
La solicitud de Pedido carece del sello de
recibido que indica el procedimiento Interno
paso N° 6 ni firmas Financiero
La solicitud de Pedido carece del sello de
recibido que indica el procedimiento Interno
paso N° 6 ni firmas Financiero
La solicitud de Pedido carece del sello de
recibido que indica el procedimiento Interno
paso N° 6 ni firmas Financiero
La solicitud de Pedido carece del sello de
recibido que indica el procedimiento Interno
paso N° 6 ni firmas Financiero
La solicitud de Pedido carece del sello de
recibido que indica el procedimiento Interno
paso N° 6 ni firmas Financiero
La solicitud de Pedido carece del sello de
recibido que indica el procedimiento Interno
paso N° 6 ni firmas Financiero
La solicitud de Pedido carece del sello de
recibido que indica el procedimiento Interno
paso N° 6 ni firmas Financiero
No existe en la documentacion la nota de
autorizacion por parte de la Tesorería Nacional
Rio Claro
San José
San Carlos
San Carlos
Guanacaste
Guanacaste
Guanacaste
Guanacaste
Perez Zeledón
Perez Zeledón
Puntarenas
Puntarenas
Puntarenas
Policía de
Transito
Fuente: Elaboración propia con base en documentos suministrados por el Departamento
de Tesorería.
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En relación con el cuadro anterior, se identificaron una serie de facturas
con incumplimiento de algunos de los procedimientos establecidos por el
Departamento de Tesorería.
En la mayoría de los casos se identificó de acuerdo con el Procedimiento
“Compras por Caja Chica Central”, la ausencia de la actividad N° 6, que
indica:
“…Recibe el formulario “(Solicitud de pedido de compra (Fondo General
– Caja Central)” y la(s) factura(s) proforma(s) o cotización(es).
Procede a sellar el formulario “Solicitud de pedido de compra (Fondo
General – Caja Central)” con el sello de recibido del Departamento de
Tesorería.
Revisa que tenga toda la información completa, firmas y sellos
correspondientes.
Traslada al Jefe del Departamento los documentos “(Solicitud de pedido
de compra (Fondo General – Caja Central)” y la(s) factura(s) proforma(s)
o cotización(es), para el aval y visto bueno para proceder con la
compra…”
Se identificaron las siguientes facturas:
La factura N°282585, del Proveedor I.S Corporatión S.A. por un monto de
¢610.450,00 (Seiscientos diez mil cuatrocientos cincuenta colones 00/100),
de la documentación solicitada al Departamento de Tesorería, no
hallamos la nota de autorización dirigida a Tesorería Nacional, oficio TES294-2014, para la autorización por un monto superior a ¢300.000,00
(Trecientos Mil colones 00/100), establecido para el MOPT y la nota de
autorización enviada por la Tesorería Nacional, carece de la firma;
además de lo mencionado en Cuadro N°11 la falta de tres facturas
Proforma que menciona la normativa interna.
La factura N° 62522 por un monto de ¢462.075,00 (Cuatrocientos sesenta y
dos mil setenta y cinco colones 00/100), de la documentación solicitada al
Departamento de Tesorería, no hallamos la nota de autorización a
Tesorería Nacional, oficio TES-423-2014 para la autorización por un monto
superior a ¢300.000,00 (Trecientos mil colones 11/100), establecido para el
MOPT y la nota de Autorización carece de la firma.
La factura N° 42504 por un monto de ¢323.776,34 (Trecientos veintitrés mil
setecientos setenta y seis colones 34/100), de la documentación solicitada
al Departamento de Tesorería, no hallamos la nota de autorización por
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parte de la Tesorería Nacional por compras superiores a los ¢300.000,00
(Trecientos mil colones 00/100).
De la revisión, se identificaron dos facturas con los números 0285108 y
0285109 por un monto de ¢298.810,00 (Doscientos Noventa y ocho mil
ochocientos diez colones 00/100) y ¢299.710,00 (Doscientos Noventa y
nueve mil setecientos diez colones 00/100), respectivamente, que
corresponde a la compra de repuestos de los equipos 203-376 y 203-438,
ambas facturas con fecha del 26/08/2014, del proveedor Repuestos Mena
de Cartago.
En relación con el párrafo anterior, se identifica que del total de repuestos
comprados, se requerían una cantidad menor de los mismos; esta
afirmación está basada en una entrevista realizada el día 12 de Febrero
del 2015, al señor Thomas Piedra Rivera, Jefe de Taller N°5 Cartago, quien
indicó que solamente solicitó y reparó fibras y pastillas de frenos, que el
avalúo y solicitud de repuestos la realizó el señor Carlos Sandoval Vega
quien es el Superintendente de la zona. Los repuestos adicionales se
mantienen en custodia del Jefe de Taller, lo anterior refleja el
incumplimiento del artículo N°4 de la naturaleza del Reglamento General
del Fondo de Cajas Chicas, que indica gastos menores indispensables y
urgentes.
Cabe destacar que los repuestos fueron retirados de Bodega N°5 Colima,
por el Superintendente Carlos Sandoval Vega, sin la necesidad de utilizarlos
en su totalidad y que se encuentran en la oficina del señor Thomas Piedra
Rivera, Jefe de Taller de Cartago.
Además, se identificaron cuatro facturas con los números 141266, 141267,
141268 y 141269 por un monto de ¢290.157,19 (Doscientos noventa mil
ciento cincuenta y siete colones 19/100), cada una para un total de
¢1.160.628,76 (Un millón ciento sesenta mil seiscientos veintiocho colones
76/100) que corresponde a la compra de repuestos de los equipos 144-196,
144-185, 144-186 y 144-197, todas las facturas con fecha del 03/09/2014, del
proveedor Comercial de Potencia y Maquinaria S.A.
En relación con lo anterior la Directora Regional, Ing. Mónica González
Miranda, nos indica que la compra de los repuestos (cuchillas para
niveladoras), se acordó en una reunión de Superintendentes entre Equipo y
Maquinaria, por medio del señor Gerardo Salas, quien es el encargado de
hacer la compra de repuestos y la Administrativa de la Sede de Guácimo
Waldelin Villafuerte Madrigal, los repuestos ingresaron a la Bodega N° 88
Sede en Guácimo y se instalaron en el Taller del MOPT de Guácimo.
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INFORME DE CONTROL INTERNO
Nº AG-I-004-2015
Al respecto, el Reglamento de General del Fondo de Cajas Chicas en su
artículo N°4 se indica:
“…La ejecución del gasto mediante el Fondo-Fijo de Caja Chica es un
procedimiento de excepción y por consiguiente limitado a la atención de
gastos menores indispensables y urgentes, según el criterio justificado de la
administración de cada institución…”
Por otro lado, las Normas de Control Interno para el Sector Público, en el
acápite 1.2 ”Objetivos del Sistema de Control Interno”, establece lo
siguiente:
“…El SCI de cada organización debe coadyuvar al cumplimiento de los
siguientes objetivos:
a. Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro,
uso indebido, irregularidad o acto ilegal. El SCI debe brindar a la
organización una seguridad razonable de que su patrimonio se dedica al
destino para el cual le fue suministrado, y de que se establezcan, apliquen
y fortalezcan acciones específicas para prevenir su sustracción, desvío,
desperdicio o menoscabo.
2.8. Cierre de Cajas Auxiliares (Fin de Año)
Al realizar el estudio, encontramos que las cajas Auxiliares se encontraban
cerradas por parte del Departamento de Tesorería y estaban a la espera
de la apertura de las mismas, esto como medida de control por el cierre
de fin de año. Sin embargo, dicho procedimiento no se encuentra
establecido dentro de las funciones del Departamento de Tesorería en el
SIOR.
Al respecto el Reglamento General del Fondo de Cagas Chicas (Decreto
32874-H) indica en su artículo N°17 Manual Institucional de Operación lo
siguiente:
“…Los responsables de la administración de los Fondos Fijos-Caja Chica
deberán disponer de un Manual Institucional de Operación actualizado y
oficializado por resolución administrativa, previo a la autorización por parte
de la Tesorería Nacional, estableciendo en forma detallada, clara y
precisa, las rutinas de trabajo relacionadas con el manejo de dicho Fondo
y los responsables de ejecutarlas, en concordancia con lo que señala el
artículo 3º del presente Reglamento…”
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De conformidad con lo anterior se identificó la existencia del “MANUAL DE
FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA”, sin
embargo, dentro del manual no existe ningún procedimiento o actividad
que indique cómo se debe realizar el cierre.
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3. CONCLUSIONES
De los resultados determinados en el presente estudio, se tienen las
siguientes conclusiones:
3.1. La documentación que respalda el monto autorizado de
¢30.000.000,00 (Treinta millones de colones 00/100), se encuentra con
sus respectivos comprobantes. Así mismo el saldo en bancos es
correcto en relación con el Estado de Cuenta, solicitado al Banco
de Costa Rica, para el fondo General y las cajas auxiliares. Estas
cajas se encontraban cerradas por parte de la Tesorería del MOPT,
desde el 19 de diciembre de 2014, siendo que su reapertura se
realizaría en los primeros días del mes de febrero.
3.2. Se evaluaron las funciones y procedimientos establecidos en el
Departamento de Tesorería, con el fin de verificar el cumplimiento de
los mismos, esta revisión evidenció que varios de los procedimientos
no se cumplen (Arqueo de caja chica y conciliaciones bancarias),
se requiere que dichos procedimientos se actualicen. Determinamos
partidas en los arqueos de cajas a los cuales no se les ha dado el
tratamiento normativo, así como partidas en las conciliaciones
bancarias los cuales en algunos casos tienen vencimientos, cheques
con más de cuatro años de emitidos y no cambiados. El libro de
diario en la caja Auxiliar de Puntarenas presenta inconsistencias en la
actualización con respecto al procedimiento.
3.3. Actualización de la Información: depende del usuario responsable
de registrarla en el Sistema, pero de acuerdo con la evidencia
señalada, no se realiza con la inmediatez requerida, lo que puede
inducir al error por la falta de integridad de la información.
3.4. Respaldos de la Información: queda registrada en los Servidores de la
Institución cuando ingresa el trámite por medio del Sistema, y es
respaldada periódicamente como parte de las políticas de respaldo
institucional de las Bases de Datos.
3.5. Niveles de Seguridad: está presente por medio de la solicitud de
Usuario y Contraseña para ingresar al Sistema, así como la
generación de históricos mediante las bitácoras del Sistema.
3.6. Dependencia documentación: se generan documentos en cada
una de las etapas de los trámites, que es impreso y adjuntado con la
información como facturas, proformas, etc.
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3.7. En cuanto a la Administración de Fondo de Caja Chica Central del
MOPT, el Departamento de Tesorería a la fecha del informe no ha
concluido los trámites de traslados ante el Banco. Actualmente el
Jefe del Departamento de Tesorería, el Lic. Mauricio Montero
Montanari, mantiene la póliza de fidelidad vencida desde el 21 de
Diciembre 2014.
3.8. En cuanto al Módulo de compras, de la muestra solicitada, se
identificó un grupo de facturas que incumplen con una serie de
requisitos establecidos por la normativa interna y los reglamentos que
regulan la operatividad y control de los gastos mediante caja chica.
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4. RECOMENDACIONES
De conformidad con las competencias contempladas en el artículo 351 de
la Ley General de Control Interno N° 8292, así como, la norma 2.11 2 de las
Normas para el ejercicio de la Auditoría en el Sector Público, se emiten las
siguientes recomendaciones.
4.1. LICDA. MARIA ESTHER CÉSPEDES MORALES, DIRECTORA, DIRECCIÓN
FINANCIERA.
4.1.1 Realizar los ajustes identificados en el arqueo, en cuanto a las
partidas de Intereses ganados en la cuenta corriente, así como
cualquier error o partida detectada, y tomar las medidas para
realizar la aplicación de la normativa, en cuanto a los intereses
mensuales ganados en la cuenta corriente. Para el cumplimiento de
lo anterior, se considera como plazo suficiente un mes a partir de
aceptado el presente informe. (Ver punto N° 2.2)
4.1.2 Realizar los ajustes identificados en la conciliación bancaria, en
cuanto a los cheques pendientes de cobro, coordinar con la
Tesorería Nacional el tratamiento a seguir, y actualizar el
procedimiento. Para el cumplimiento de lo anterior, se considera
como plazo suficiente un mes a partir de aceptado el presente
informe. (Ver punto N° 2.3)
4.1.3 Gestionar ante la Dirección Regional de Puntarenas la posibilidad
de delegar como encargado de caja chica a otro funcionario del
área administrativa, ya que el señor Rafael Cascante Leal, por sus
funciones de Ingeniero en la zona, además por las diferentes
intervenciones y constantes salidas propias de su cargo, no se
identifica como la persona idónea para llevar el Fondo de Caja
Chica. Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo
suficiente un mes a partir de aceptado el presente informe. (Ver
punto 2.4).
1
La Gaceta Nº 169 del 4 de setiembre del 2002. Artículo 35.—Materias sujetas a informes de auditoría
interna. (…) Los hallazgos, las conclusiones y recomendaciones de los estudios realizados por la auditoría
interna, deberán comunicarse oficialmente, mediante informes al jerarca o a los titulares subordinados de la
administración activa, con competencia y autoridad para ordenar la implantación de las respectivas
recomendaciones. La comunicación oficial de resultados de un informe de auditoría se regirá por las
directrices emitidas por la Contraloría General de la República.
2
La Gaceta N° 28- Miércoles 10 de febrero de 2010. R-DC-119-2009. 2.11. Seguimiento de acciones sobre
resultados. (…) El auditor interno debe establecer, mantener y velar porque se aplique un proceso de
seguimiento de las recomendaciones, observaciones y demás resultados derivados de los servicios de la
auditoría interna, para asegurarse de que las acciones establecidas por las instancias competentes se hayan
implementado eficazmente y dentro de los plazos definidos por la administración.
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4.1.4 Realizar las gestiones pertinentes para la actualización de la
información que es suministrada por el SINAEP de forma que no se
induzca al error interpretativo de la información que se despliega, lo
anterior en el plazo de un mes luego de recibido el Informe Final. (Ver
punto N° 2.5).
4.1.5 Realizar las gestiones pertinentes para implementar un módulo que
permita generar alertas, para la medición del tiempo que transcurre
del momento en que se inicia un trámite hasta que es liquidado, que
sirva de insumo para el cálculo de la demora en las atenciones
realizadas, lo anterior en el plazo de un mes luego de recibido el
Informe Final. (Ver punto N° 2.5)
4.1.6 Tomar las medidas para que en conjunto con el Agente de
Seguros, todos los funcionarios encargados de recaudar, custodiar o
administrar fondos estén protegidos con las pólizas de fidelidad
actualizadas. Para el cumplimiento de lo anterior, se considera como
plazo suficiente dos semanas a partir de aceptado el presente
informe. (Ver punto 2.6)
4.1.7 Tomar las medidas necesarias para que cada trámite que requiera
la justificación por presentarse solamente una factura proforma,
cumpla con dicho requisito en atención a la normativa actual al
respecto. Para el cumplimiento de lo anterior se considera como
plazo suficiente un mes a partir de aceptado el presente informe.
(Ver punto 2.7)
4.1.8 Realizar las acciones pertinentes para el debido cumplimiento del
requisito de adjuntar diagnóstico o avalúo por escrito del Taller del
MOPT respectivo, para cada trámite que se refiera a Reparaciones.
Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo
suficiente un mes a partir de aceptado el presente informe. (Ver
punto 2.7)
4.1.9 Establecer una revisión más estricta a la documentación que
ampara las compras de bienes y servicios por medio de caja chica,
por parte de la Tesorería del MOPT, para evitar los incumplimientos
respecto de faltantes de documentos obligatorios por la normativa
interna, y además velar porque se cumpla con la Naturaleza del
“Reglamento General del Fondo Caja Chicas”, que indica gastos
menores, indispensables y urgentes. Se considera como plazo
suficiente un mes a partir de aceptado el presente informe. (Ver
punto 2.7)
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4.1.10 Tomar las medidas necesarias para diseñar y divulgar una
Actividad, que indique las instrucciones para realizar el cierre de las
cajas auxiliares para fin de año. Se considera como plazo suficiente
tres meses a partir de aceptado el presente informe. (Ver punto 2.8)
4.1.11 Comunicar en un plazo de diez días posteriores a la recepción
del presente informe, de acuerdo con los que establece el artículo
36 de la Ley General de Control Interno, las gestiones realizadas en
atención a lo recomendado, aportando la documentación que
evidencie lo actuado al respecto.
Finalmente, las recomendaciones emitidas procuran contribuir con la
Institución en la corrección de las deficiencias que han sido identificadas
por esta Auditoría y qué, como también se ha expuesto, reflejan debilidades
de gestión de relevancia para la Administración.
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