SEMBRAR TRANSPARENCIA EN EL MANEJO DE
LOS RECURSOS DE LA SALUD ES RECOGER VIDA
GUÍA METODOLÓGICA
SEGUIMIENTO AL PACTO POR LA CALIDAD Y
LA TRANSPARENCIA EN EL SECTOR SALUD
VERSIÓN 2015
Sergio Fajardo Valderrama
Gobernador
Luz María Agudelo Suárez
Secretaria Seccional de Salud y
Protección Social de Antioquia
Rubén Fernández Andrade
Gerente Antioquia Legal
Jorge Humberto Blanco Restrepo
Subsecretario de Protección Social
Héctor Mario Restrepo Montoya
Director de Calidad y Red de Servicios
Aliados
Luis Alberto Martínez Saldarriaga – Director AESA
Hernán Darío Elejalde López – Director Área Metropolitana
Equipo Coordinador
Diana María Naranjo García
Astrid Giraldo Gómez
Pedro Correa Ochoa
María del Pilar Tobón Díaz
Lucía Mercedes Ossa Álvarez
Equipo Técnico
Andrés Ayala Lucumi – Líder técnico
Paola Andrea Cogollo - Profesional de la salud
Medellín, mayo de 2015
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
5
1. OBJETIVOS
1.1 Objetivo general
1.2 Objetivos específicos
7
2. ALCANCE
9
3. COMPROMISOS PACTADOS
3.1 Secretaría Seccional de Salud y Protección Social de Antioquia
3.2 Compromisos de la empresa social del Estado
11
4. METODOLOGÍA PARA EL SEGUIMIENTO A PACTOS
POR LA CALIDAD Y LA TRANSPARENCIA
16
5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
18
6. CRONOGRAMA Y METODOLOGÍA DE TRABAJO
21
7. GARANTÍAS DEL PROCESO
22
8. RESULTADOS DE LA AUTOEVALUACIÓN
23
9. GLOSARIO
24
10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
25
11. ANEXO
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8
INTRODUCCIÓN
El resultado del seguimiento y envío de la
información por parte de las ESE en el
cumplimiento de los compromisos a diciembre
de 2013, fue muy bajo, no permitiendo a la
administración
departamental
presentar
resultados que favorecieran la mejora en los
procesos; es por ello que la Gobernación de
Antioquia desde la Secretaría Seccional de
Salud y Protección Social de Antioquia para
propiciar avances en la evaluación, establece
como estrategia el modelo del Premio a la
Gestión Transparente Antioquia Sana, como
herramienta que articula los criterios con los
compromisos asumidos por los gerentes de
las ESE en la suscripción de los Pactos ante
la comunidad, permitiendo a través de la
autoevaluación evidenciar:
En el Plan de Desarrollo 2012-2015 “Antioquia
la Más Educada”, la Secretaría Seccional de
Salud y Protección Social de Antioquia,
integró los Programas Antioquia Legal y
Antioquia Sana, para incentivar prácticas
legales en nuestra cultura y erigir como
valores sociales de primer orden, la ética en
el cuidado de los bienes públicos, la dignidad
y derechos de todas las personas y el
respeto por la normatividad vigente, para
esto promueve la celebración del Pacto por
la Calidad y la Transparencia en el Sector
Salud.
En el año 2012, el 87 por ciento de las ESE del
departamento firmaron el Pacto por la Calidad y
la Transparencia en el Sector Salud con el
objetivo de identificar y minimizar los riesgos
administrativos, prevenir posibles malos
manejos de los recursos públicos y hacer visibles
en la gestión pública los principios de
transparencia, legalidad, eficiencia y economía.
· El comportamiento de cada criterio respecto
al total de los compromisos adquiridos.
· El grado de avance en el cumplimiento de los
compromisos, identificando las fortalezas y
oportunidades de mejora así como el monitoreo
de cada uno de ellos
El Pacto a la Calidad y la Transparencia en el Sector
Salud “Los recursos de la Salud son los más
sagrados” es una iniciativa que fue diseñada para
responder al serio compromiso de la actual
administración, buscando minimizar los posibles
riesgos administrativos de corrupción y prevenir
posibles malos manejos de los recursos
públicos en las ESE Hospitales.
· La oportunidad de las ESE de postularse al
Premio.
5
la Gestión Transparente – Antioquia Sana,
versión 2014. En este año de las 107 ESE que
firmaron el Pacto se recibieron 56 informes,
de los cuales 53 correspondían a ESE
firmantes equivalentes al 50% y tres (3) ESE
que no habían firmado y que en su
momento manifestaron el interés de
autoevaluarse, con esto la secretaría hace
extensivo la cultura de la legalidad.
Se determinó que era fundamental
reafirmar la voluntad de los hospitales en el
compromiso de que su actuación, esté
enmarcada en la ética y la legalidad y de la
importancia del papel de las instituciones de
dar cuenta de los resultados de lo firmado en
el pacto.
Se planteó, entonces, la importancia del
ejercicio de autoevaluación por todas las
empresas
sociales
del
Estado
del
Departamento, para que reconociendo su
nivel de cumplimiento, las fortalezas y las
oportunidades de mejora, se motiven a
participar y a recibir una retroalimentación
del grupo interdisciplinario de profesionales,
que se convierta en la línea de inicio hacia su
plan de mejoramiento.
En el año 2015 se realiza la tercera versión del
Premio a la Gestión Transparente Antioquia Sana, cuyo propósito es fortalecer
las capacidades de las ESE para garantizar la
continuidad de las prácticas implementadas,
verificar y aportar posibles soluciones a
problemas que se hayan presentado en el
transcurso del último año en el seguimiento
a los Pactos a la Calidad y la Transparencia en
el Sector Salud.
En el año 2013 se creó el Premio a la Gestión
Transparente - Antioquia Sana, dirigido a las
ESE del Departamento de Antioquia,
fundamentado en que los “Recursos de la
Salud son los Más Sagrados”, en el fomento
de la responsabilidad adquirida en el manejo
transparente de los recursos públicos y en el
mejoramiento de las condiciones de salud
de la población.
En la siguiente guía, el personal de la ESE
encontrará los elementos que constituyen
el proceso de autoevaluación de los
compromisos que fueron adquiridos en el
Pacto por la Calidad y la Transparencia en el
Sector Salud.
Por lo anterior, se estableció que el seguimiento
a los compromisos adquiridos en el Pacto a la
Calidad y la Transparencia en el Sector Salud se
hiciera mediante el instrumento del Premio a
6
1. OBJETIVOS
1.1. OBJETIVO GENERAL
Identificar los principales avances logrados en la gestión pública y el cumplimiento de los
compromisos acordados dentro del Pacto por la Calidad y la Transparencia en el Sector
Salud, y evidenciar las dificultades que se han presentado en el cumplimiento de dichos
compromisos.
7
Entrega de ambulancia a la Empresa
Social del Estado Hospital de Buriticá 2014.
1.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
· Formular una guía de evaluación al seguimiento del cumplimiento a los pactos.
· Consolidar una cultura de transparencia y rendición de cuentas.
· Promover la vigilancia y el control social de la gestión pública.
.
· Generar una relación de “doble vía” para facilitar la aplicación de las mejores prácticas de
las ESE, a lo largo del tiempo.
· Evaluar las variables que dan cuenta del cumplimiento de los compromisos firmados en
los pactos por la transparencia por las ESE del Departamento.
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2. ALCANCE
del Pacto a la Calidad y la Transparencia en el
Sector
Salud
ante
la
comunidad,
permitiendo a través de la autoevaluación
evidenciar los siguientes aspectos:
El Pacto por la Calidad y la Transparencia en
el Sector Salud – que tiene como consigna
“Los Recursos de la Salud son los Más
Sagrados” –, es una iniciativa que fue
diseñada como parte estratégica del serio
compromiso de la actual administración
departamental, por hacer transparente el
manejo de los recursos públicos, minimizar
los posibles riesgos administrativos y
mejorar las condiciones de la salud en
Antioquia.
· El comportamiento de cada criterio
respecto al total de los compromisos
adquiridos.
· El grado de avance en el cumplimiento de
los compromisos, identificando fortalezas y
oportunidades de mejora, así como el
monitoreo de cada uno de ellos.
El resultado del seguimiento a estos pactos,
así como la entrega de información por
parte de las ESE sobre el cumplimento de los
compromisos que adquirieron, han sido
precarios. Esto no ha favorecido la
consolidación de los resultados previstos
para el mejoramiento de los procesos.
· La oportunidad de las ESE de postularse al
Premio a la Gestión Transparente Antioquia Sana.
· Los resultados de cada una de las ESE y su
consolidado en un mapa departamental.
Es por esto que, para propiciar avances en la
evaluación
de
dicho
proceso,
la
Gobernación de Antioquia y su Secretaría
Seccional de Salud y Protección Social,
establecieron como estrategia el modelo del
Premio a la Gestión Transparente Antioquia Sana. Dicho reconocimiento se
realiza a través de un instrumento que
permite articular criterios y subcriterios de
evaluación, con los compromisos asumidos
por los gerentes de las ESE en la suscripción
Es fundamental reafirmar la voluntad y el
compromiso de los hospitales de actuar en
el marco de la ética y la legalidad. Así mismo,
es importante reafirmar el papel de las
instituciones para dar cuenta de los
resultados de lo firmado en los pactos,
posibilitando identificar las fortalezas y las
oportunidades de mejora.
9
Se plantea entonces la importancia del ejercicio de autoevaluación por todas las empresas
sociales del Estado del Departamento, para que una vez reconozcan su nivel de
cumplimiento, sus fortalezas y sus oportunidades de mejora, se motiven a participar y a
recibir una retroalimentación de un grupo interdisciplinario de profesionales, que le harán
seguimiento al proceso.
Durante la experiencia del 2014, se evidenció que es esencial para la gestión de la ESE la
veracidad de la información respecto a la transparencia, toda vez que se suscribe el Pacto a
la Calidad y la Transparencia en el Sector Salud. Se verifica que durante el Premio a la Gestión
Transparente - Antioquia Sana 2014 se generaron avances que promueven el fortalecimiento
de la cultura de la calidad y la legalidad, y generan confianza, satisfacción y valor
agregado al bienestar institucional y a los grupos de interés, en particular a la comunidad.
10
3. COMPROMISOS PACTADOS
3.1. SECRETARÍA SECCIONAL DE SALUD
Y PROTECCIÓN SOCIAL DE ANTIOQUIA
Brindar asesoría y asistencia técnica para mejorar el Programa de Auditoría para el
mejoramiento de la calidad PAMEC de la empresa social del Estado.
Ser diligentes en la evaluación de los proyectos y distribución de los recursos dentro de
los términos.
Mantener canales de comunicación con las ESE y buscar mecanismos de apoyo.
Desarrollar actividades de capacitación y asesoría para la eficiente gestión de la junta
directiva y el equipo directivo de la ESE.
Gestionar con el Ministerio de Salud los recursos y el apoyo para el mejoramiento de la
gestión de la ESE.
3.2. COMPROMISOS DE LA EMPRESA
SOCIAL DEL ESTADO
A. Sobre contratación:
• Establecer políticas claras de contratación para los servicios de salud; establecer
sistemas de contratación transparentes.
11
• Contratación formal de todas las compras que realice la ESE, con cumplimiento de
requisitos.
• Operativización del comité de compras dentro de los hospitales.
• Establecer un manual de contratación.
• Contratar con entidades reconocidas en el medio.
• Implementar contratación a través de economía de escala.
B. Sobre Procedimientos Administrativos
• Establecer procesos y procedimientos administrativos institucionales.
• Evaluación de gestión con criterios técnicos, revisar planes de gestión.
• Capacitación a los miembros de las juntas directivas.
•Fortalecimiento de la cultura de la legalidad y de la transparencia.
12
• Ejecuciones participativas y rendición de cuentas.
• Alianza con universidades idóneas y reconocidas.
• Definir situación jurídica.
• Dejar en las juntas directivas un representante político administrativo y que se dé la
oportunidad de participar a otros actores de la comunidad.
• Evaluar los servicios que no son facturables.
• Mejorar el flujo de recursos y aumentar beneficios.
C. Sobre selección y vinculación de personal
• Definir a través de las juntas directivas, políticas claras de selección y vinculación y
desvinculación de personal.
• Transparencia en los procesos de selección (meritocracia).
• Evaluar a los funcionarios de manera objetiva, donde se tenga mecanismos de
evaluación para los alcaldes y gerentes.
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• Definir perfiles de los funcionarios, capacitación constante.
• Seguimiento a protocolos y procesos – contratar personal competente.
• Realizar adecuados procesos de selección de personal.
• Estudios para restructuración de la planta de cargos.
D. Sobre normatividad vigente
• Ejercer una rectoría clara del sistema.
• Aplicar estrictamente la normatividad.
• Vigilancia del cumplimiento de las normas.
E. Otros
• Mayor control por parte de directivos de las ESE sobre ambulancias.
• Control, verificación y vigilancia de los órganos competentes.
• Sensibilizar a las administraciones municipales y entes políticos frente al respeto por la
autonomía institucional.
14
15
Firma de Pacto por la Calidad
y la Transparencia 2012
4. METODOLOGÍA PARA EL SEGUIMIENTO
el significado
dimensiones:
Se hace necesario identificar los principales
avances logrados en la gestión pública y el
cumplimiento de los compromisos acordados
dentro del Pacto por la Calidad y la
Transparencia en el Sector Salud, e identificar
las dificultades que se han presentado para
poder cumplir con los dichos compromisos.
de
cada
una
de
estas
· Enfoque: Hace referencia a las directrices,
métodos y procesos que en forma sistémica
y metódica utiliza la institución para ejecutar
y lograr el propósito solicitado en cada
estándar y la forma en que se evalúa y
mejora.
El modelo del Premio a la Gestión
Transparente – Antioquia Sana, sirve de marco
de referencia para que a través de la
autoevaluación las ESE realicen una revisión
sistemática de sus estrategias y de su gestión
institucional e identifiquen las prácticas
exitosas para construir y fortalecer la cultura
de legalidad y promover el desarrollo de las
competencias de su personal.
· Implementación: Hace referencia al
despliegue y aplicación del enfoque, a su
alcance y extensión a los procesos de la
entidad y a los clientes o usuarios internos y
externos.
· Resultado: Hace referencia a los logros y
efectos alcanzados con la aplicación de los
enfoques .
Por lo anterior y para hacer el seguimiento al
Pacto por la Calidad y la Transparencia en el
Sector Salud “Los recursos de la salud son los
más sagrados” Las ESE deben realizar el
ejercicio de autoevaluación con base en los
criterios y subcriterios establecidos en el
Instrumento de Autoevaluación del Premio
a la Gestión Transparente - Antioquia Sana.
La calificación de los criterios en el proceso
de autoevaluación, se realiza de dos formas:
1. Evaluación cualitativa: Incluye la definición
de fortalezas y oportunidades de mejora,
teniendo en cuenta el grado de
cumplimiento de las dimensiones de
enfoque, implementación y resultados.
El Instrumento es una herramienta evaluativa que,
en cada criterio valorado, integra las dimensiones
de enfoque, implementación y resultado. Para su
aplicación es necesario conocer y comprender
16
2. Evaluación cuantitativa: Incluye la asignación numérica del grado de avance en la
implementación del criterio, teniendo en cuenta el grado de cumplimiento de las
dimensiones de enfoque, implementación y resultados, de acuerdo con la escala de
calificación.
Esta herramienta le permitirá a las empresas sociales del Estado identificar la brecha
entre las condiciones exigidas por la normatividad frente al tema de transparencia y el
nivel de la implementación en la organización, y, a partir de ello, realizar un plan de acción
que le permita realizar su cierre.
Con el resultado ponderado de los criterios evaluados se dará el porcentaje de
cumplimiento a los pactos firmados. Este proceso se perfeccionará progresivamente
conforme a los mecanismos institucionales que se implementen para ello, y en la
medida en que se desarrollen mejores prácticas a nivel institucional.
17
Secretaría Seccional de Salud y
Protección Social de Antioquia
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
A través de correo certificado
y correo electrónico al gerente
de las ESE
Comunicaciones
Dar a conocer la Guía
Metodológica y el Instrumento
para el seguimiento de los
pactos
Equipo técnico
ICONTEC
Publicación del instrumento
de autoevaluación
En la página
Equipo técnico
ICONTEC
Diligenciar Instrumento y
enviar Autoevaluación en línea
Respuesta a cada una de los
subcriterios
Identificar avances
Identificar los progresos de los
compromisos adquiridos y descritos
en el Pacto por la Calidad y la
Transparencia en el Sector Salud.
1.
Invitación al seguimiento de
los pactos
2.
Jornadas
de Orientación
3.
4.
5.
DESCRIPCIÓN
DE LA ACTIVIDAD
www.antioquia.gov.co/gestiontransparente
18
Gerente de la
ESE
Equipo técnico
ICONTEC
Secretaría Seccional de Salud y
Protección Social de Antioquia
ACTIVIDAD
6.
7.
8.
DESCRIPCIÓN
DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Observar la concordancia de la gestión
pública con los compromisos del Pacto
por la Calidad y la Transparencia en el
Sector Salud.
Equipo técnico
ICONTEC
Realizar informe
Valorar el nivel de cumplimiento de lo
definido en los pactos, precisar los
resultados de los criterios y subcriterios
con los que se mide la adherencia a lo
pactado y realizar el informe final.
Equipo técnico
ICONTEC
Enviar informe
Enviar resultados de la evaluación
de seguimiento a pactos a la
Secretaría Seccional de Salud y
Protección Social de Antioquia.
Equipo técnico
ICONTEC
Entregar informe final
Enviar a las ESE evaluadas a través
de oficio dirigido al gerente de cada
institución y por correo electrónico,
el informe de resultado final de
seguimiento al pacto.
Secretaría Seccional de
Salud y Protección Social
de Antioquia - SSSPSA
Validar
9.
19
Secretaría Seccional de Salud y
Protección Social de Antioquia
ACTIVIDAD
10.
11.
DESCRIPCIÓN
DE LA ACTIVIDAD
Comunicar informe final
Implementar
mejora
acciones
de
RESPONSABLE
Resultados globales de compromisos
acordados dentro del pacto en la
ceremonia de entrega del Premio,
avance y nivel de cumplimiento.
Secretaría Seccional de
Salud y Protección Social de
Antioquia - SSSPSA
Con base en los resultados del proceso
de auto-evaluación y seguimiento, se
plantearán acciones que permitan
orientar una ruta de mejoramiento
para las ESE.
Gerente de la
ESE
20
CRONONOGRAMA
Y METODOLOGÍA DE TRABAJO
11 DE JUNIO
Lanzamiento del Premio a la Gestión Transparente Antioquia Sana,
versión 2015, y seguimiento a Pactos
1 DE JULIO
Taller de generalidades
1 DE JULIO AL 3 DE AGOSTO
Autoevaluación cualitativa y cuantitativa de las ESE
20 DE OCTUBRE
Acto de reconocimiento a los ganadores del
Premio a la Gestión Transparente Antioquia Sana, versión 2015 – Informe
Seguimiento a Pactos
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GARANTÍAS DEL PROCESO
Confidencialidad
proceso:
e
imparcialidad
del
con los requisitos establecidos en dichos
documentos o directrices.
Profesionales técnicos
La Secretaría Seccional de Salud y
Protección Social de Antioquia ha definido
que el proceso de autoevaluación del
seguimiento al cumplimiento del Pacto por
la Calidad y la Transparencia en el Sector
Salud, sea ejecutado a través de un tercero,
que garantiza la confidencialidad e
imparcialidad. Es por ello que para tal fin, se
ha encomendado al ICONTEC.
El grupo de profesionales son seleccionados
de acuerdo al perfil requerido y luego
formados con base en los criterios que la
Secretaría Seccional de Salud y Protección
Social de Antioquia ha preestablecido con el
operador del proceso. Este equipo de
personas de trayectoria académica y/o
práctica, con conocimiento profundo del
sector
público,
asegura
objetividad,
transparencia y responsabilidad en sus
decisiones.
Esta es una entidad que dispone de un
amplio y permanente respaldo técnico, con
profesionales altamente calificados y
especialistas en los diferentes sectores de la
economía que aportan su experiencia y
conocimiento al desarrollo del país.
El ICONTEC también se destaca por su
trayectoria, nacional e internacional, en
evaluaciones de segunda parte y procesos
de verificación, llevados a cabo por
instrucción de clientes, organizaciones u
asociaciones, conforme a un protocolo, guía,
código de práctica o referencia normativa
aplicable al requerimiento.
El objetivo de este tipo de evaluadores es
verificar que las partes interesadas cumplan
22
RESULTADOS DE LA AUTOEVALUACIÓN
Para hacer seguimiento al Pacto por la Calidad y la Transparencia en el Sector Salud, firmados
entre los gerentes de las ESE y la Gobernación de Antioquia, se incluyen dentro de los subcriterios
del instrumento, variables que permiten identificar los avances de los compromisos adquiridos, lo
que permitirá fortalecer y consolidar el control social de lo público.
Estos compromisos deben ser transversales en cada una de las dependencias de la ESE, donde se
visualiza la transparencia en las actuaciones de cada uno de sus funcionarios y deberá ser de
conocimiento general al público de interés.
Por lo anterior en el acto de reconocimiento a los ganadores del Premio Gestión Transparente Antioquia Sana, versión 2015, se presentará el informe del seguimiento al Pacto por la Calidad y la
Transparencia en el Sector Salud.
23
GLOSARIO
Seguimiento: Evaluación y desarrollo de las actividades pactadas con el propósito de verificar su
cumplimiento.
Pacto: Acuerdo entre la ESE y la Secretaría Seccional de Salud y Protección Social de Antioquia que
obliga a ambas a cumplir una serie de compromisos.
Transparencia: Conjunto de disposiciones y actos mediante los cuales las ESE tienen el deber de poner
a disposición de las personas y a entes solicitantes la información pública que poseen y dar a conocer,
en su caso, el proceso y la toma de decisiones de acuerdo a su competencia, así como las acciones en
el ejercicio de sus funciones.
Autoevaluación: Es el método por el cual cada ESE califica su gestión acorde a la capacidad que se
dispone para realizar su tarea o actividad, así como también la calidad del trabajo que se lleva a cabo.
24
Hospital Manuel Uribe Ángel - Envigado
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Plan de Desarrollo 2012-2015
contrato suscrito entre la Secretaría Seccional de Salud y Protección Social de Antioquia.
Pactos suscritos año 2012
25
SEMBRAR TRANSPARENCIA EN EL MANEJO DE
LOS RECURSOS DE LA SALUD ES RECOGER VIDA
INSTRUMENTO
DEL PREMIO
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26
Diseño y diagramación