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ESPACE D’ADMINISTRATION : NOTICE EXPLICATIVE
– dernière mise à jour : 17/04/2015 –
Table des matières
I – Utilisateurs
1 - Ajouter un utilisateur
2 - Gestion des utilisateurs
3 - Ajouter un radiologue
4 - Gestion des radiologues
II – Groupes
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1 - Ajouter un groupe
2 - Gestion des groupes
III – Paramètres
1 - Votre compte
2 - Gestion de la mémoire
3 – Maintenance
4 – Statistiques
5 – Journal de connexion
Société Medic-Is - 16 Boulevard Victor Hugo - 77220 Gretz-Armainvilliers
Tel : +33 820 222 250 - @ : [email protected] - SIRET : 49507711700036
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I - UTILISATEURS
1 - Ajouter un utilisateur
Pour ajouter un utilisateur, cliquez sur le symbole “utilisateurs” du menu central pour faire
apparaître le sous-menu “utilisateurs”, puis cliquez sur “Ajouter un utilisateur”.
Le premier cadre du formulaire de création vous propose de choisir le type d’utilisateur
que vous souhaitez créer :
Compte administratifs
Les administrateurs possèdent les droits de gestion des comptes des médecins mais n’ont pas de
droits d’accès aux examens.
Les super-administrateurs possèdent les même droits que les administrateur, augmentés des droits
de gestion des comptes des administrateurs.
L’hyper-administrateur est le compte maître du système. Il possède tous les droits de gestion mais
aucun droit d’accès aux examens. Ce compte ne peut être édité par le biais de cette interface.
De ce fait, un administrateur peut créer des comptes de médecins mais seul un super-administrateur
(ou l’hyper-administrateur) peut créer un compte administrateur. Les comptes des super-administrateurs
sont obligatoirement créé par l’hyper-administrateur.
Compte médecins
Les médecins possèdent des droits d’accès aux examens qui seront définis dans la suite du processus
de création. D’origine, les médecins ne possèdent pas de droits administratifs. Il est cependant possible
d’accorder des droits d’administrateur ou de super-administrateur à un médecin plus loin dans le
processus de création du compte (après la définition de ses droits d’accès aux examens).
Pour pouvoir créer un compte pour un médecin, ce dernier doit figurer dans la liste des médecins
référents ou requérants des examens de la base de données.
Les invités sont des médecins dont le compte ne requiert pas qu’ils soient enregistrés sur la liste des
médecins référents ou requérants des examens de la base de données. Les invités possèdent des
droits d’accès aux examens qui seront définis dans la suite du processus de création. Un invité ne peut
pas posséder de droits administratifs.
Il est possible d’ajouter une date d’expiration à un compte invité au moment de sa création.
Société Medic-Is - 16 Boulevard Victor Hugo - 77220 Gretz-Armainvilliers
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Types d’accès aux examens possibles pour un médecin
Accès limité : le médecin a accès uniquement aux examens sur lesquels il est référant ou requérant.
Accès non-limité : le médecin peut accéder à tous les examens de la base de données.
Types d’accès aux examens possibles pour un invité
Accès à un ou plusieurs examens : le médecin invité ne peut accéder qu’aux examens dont les
identifiants ont été spécifiés pendant la création de son compte.
Accès aux examens d'un patient : le médecin invité ne peut accéder qu’aux examens d’un unique
patient dont l’identifiant a été spécifié pendant la création de son compte.
Accès aux dossiers d'un médecin : le médecin invité peut accéder aux examens auxquels a accès un
médecin en particulier, spécifié pendant la création du compte.
Accès aux dossiers d'un groupe : le médecin invité est intégré à un groupe et possède les droits
d’accès qui en découlent.
Accès à tous les examens : le médecin invité peut accéder à tous les examens de la base de
données.
Activation d’un compte
Au moment où un administrateur valide la création d’un compte utilisateur, l’utilisateur concerné reçoit
un email l’invitant à se connecter pour activer son compte en changeant son mot de passe (le mot de
passe original est généré aléatoirement).
2 - Gestion des utilisateurs
Pour accéder au tableau de gestion des utilisateurs, cliquez sur le symbole “utilisateurs”
du menu central pour faire apparaître le sous-menu “utilisateurs”, puis cliquez sur
“Gestion des utilisateurs”.
Un administrateur ne peut gérer que les comptes dont le niveau d’administration est inférieur au sien :
-
les administrateurs peuvent gérer les comptes des médecins.
les super-administrateurs peuvent gérer les comptes des médecins et des administrateurs.
l’hyper-administrateur peut gérer tous les comptes, à l’exception du sien.
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Légende du tableau d’administration
Chaque ligne du tableau représente un compte. À la droite de chaque ligne, une série d’icônes permet
d’effectuer un certain nombre d’actions sur les comptes directement depuis cette page. Une icône
grisée signifie que l’action n’est pas possible pour le compte concerné ou que l’administrateur ne
possède pas les droits nécessaires.
Couleurs de fond de ligne
Blanc : le compte est actif.
Vert : le compte a été créé mais n’a pas encore été validé par son utilisateur.
Rouge : le compte a été bloqué par un administrateur (voir plus bas : “blocage / déblocage d’un
compte”).
Gris : le compte n’est pas accessible à l’administrateur (droits insuffisants).
Icônes d’action
Affichage des information du compte (droits, accès, état, identité…)
Edition des droits de l’utilisateur (droits administratifs, accès aux examens). Cette action n’est pas
disponibles pour les comptes invités.
Envoi d’un message par email à l’utilisateur.
Gestion des groupes de l’utilisateur : affichage d’un tableau reprenant les groupes dont l’utilisateur
fait partie. Depuis ce tableau, il est possible de retirer l’utilisateur d’un groupe dont il fait partie ou de
l’intégrer à un nouveau groupe en spécifiant le numéro d’identification du groupe (voir plus bas le
chapitre sur les groupes).
Réinitialisation du mot de passe : le mot de passe de l’utilisateur est réinitialisé. Il reçoit alors un
email l’en informant et l’invitant à re-valider son compte.
Blocage / déblocage du compte : il est possible de bloquer momentanément un compte sans
le supprimer, en cas de litige, par exemple.
Suppression du compte.
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3 - Ajouter un radiologue
Pour ajouter un radiologue, cliquez sur le symbole “utilisateurs” du menu central pour
faire apparaître le sous-menu “utilisateurs”, puis cliquez sur “Ajouter un radiologue”.
Un compte radiologue donne accès à tous les examens de la base de données. Un radiologue n’a pas
besoin d’être inscrit sur la listes des médecins référents ou requérants et peut posséder des droits
administratifs.
4 - Gestion des radiologues
Pour accéder au tableau de gestion des radiologues, cliquez sur le symbole “utilisateurs”
du menu central pour faire apparaître le sous-menu “utilisateurs”, puis cliquez sur
“Gestion des radiologues”.
La gestion des radiologues se fait de la même manière que celle des autres utilisateurs. Cependant, un
radiologue ayant, par définition, déjà accès à tous les examens, il ne peut pas faire partie d’un groupe
(cette option n’étant d’aucune utilité, ses droits d’accès ne pouvant être encore étendus).
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II - GROUPES
Les groupes permettent de partager l’accès à certains examens entre des groupes définis de médecins,
selon des règles établies à la création du groupe.
Note : pour être créé, un groupe doit avoir, au minimum, un membre. Il n’y a pas de limite haute au
nombre de membres qu’un groupe peut contenir, ni au nombre total de groupes.
Dans le cas où tous les membres d’un groupe le quittent ou sont supprimés du système, le groupe vide
sera alors automatiquement supprimé.
La suppression d’un groupe n’entraîne pas la suppression des comptes de ses membres.
1 - Ajouter un groupe
Pour ajouter un groupe, cliquez sur le symbole “groupes” du menu central pour faire
apparaître le sous-menu “groupes”, puis cliquez sur “Ajouter un groupe”.
Description du formulaire de création
“Groupe n°***” : le numéro du groupe à créer. Une fois le groupe créé, ce numéro servira de
référence, pour l’ajout à un groupe depuis la page de gestion des utilisateurs, par exemple (voir
“Gestion des groupe de l’utilisateur”).
“Objet du groupe” : description de la fonction de ce groupe (par exemple “Etude du cas de Mme
MICHAUD” ou “Prise en charge des dossier du Dr DUPOND”).
Ce cadre est à but purement informatif pour l’administrateur. Il est facultatif et pourra être rempli a
posteriori par le biais du tableau de gestion des groupes.
“Droits associés : les membres ont accès...” : définition des droits des membres du groupe.
Option 1 : “aux examens des autres membres du groupe.” : chaque membre du groupe peut
accéder aux examens de tous les autres membres du groupe. Si un des membres au moins
possède des droits d’accès illimités, ces droits sont alors conférés à tout le groupe (voir “Types
d’accès aux examens possibles pour un médecin”).
Option 2 : “à tous les examens de la base.” : tous les membres de ce groupe acquièrent l’accès
à la totalité des examens de la base de données.
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Option 3 : “aux examens du médecin : ” : les membres du groupe acquièrent l’accès aux
examens d’un médecin enregistré sur la base de données des examens comme requérant ou
référent, défini pendant le processus de création du groupe, que ce dernier soit membre du groupe
ou non, qu’il possède un compte d’utilisateur ou non.
“Sélection des membres” : pour composer le groupe, il suffit de cocher les cases
correspondantes dans la liste des utilisateurs enregistrés. Un groupe doit avoir nécessairement au
moins un membre.
Une fois un groupe créé, tout ses paramètres (hormis son numéro d’identification) pourront être
modifiés depuis la page de gestion des groupes.
2 - Gestion des groupes
Pour accéder au tableau de gestion des groupes, cliquez sur le symbole “groupes” du
menu central pour faire apparaître le sous-menu “groupes”, puis cliquez sur “Gestion des
groupes”.
Chaque ligne du tableau représente un groupe. Sur chaque ligne, les informations suivantes sont
visibles : le numéro d’identification, l’objet du groupe, les droits accordés aux membres et le nombre de
membres.
Au bout de chaque lignes se trouvent les trois icônes d’action suivantes :
Afficher la liste des membres du groupe.
Edition du groupe : cet icône envoie sur un formulaire similaire au formulaire de création du
groupe qui permet de modifier tous les paramètres (objet, droits, membres), à l’exception du numéro
d’identification.
Suppression du groupe : cette action supprime le groupe mais ne supprime pas les comptes des
utilisateurs membres.
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III - PARAMÈTRES
1 - Votre compte
Pour accéder au formulaire de gestion de votre compte, cliquez sur le symbole
“Paramètres” du menu central pour faire apparaître le sous-menu “Paramètres”, puis
cliquez sur “Votre compte”.
Ce tableau permet à l’administrateur de préciser son identité, ses coordonnées et de changer son mot
de passe. Pour des raisons techniques et de sécurité, l’hyper-administrateur ne peut pas changer son
mot de passe.
2 - Gestion de la mémoire
Pour accéder au formulaire de gestion de la mémoire, cliquez sur le symbole
“Paramètres” du menu central pour faire apparaître le sous-menu “Paramètres”, puis
cliquez sur “Gestion de la mémoire”.
Cette page fourni les informations suivantes : l’espace disque utilisé par les fichiers générés par le
portail sur le serveur, l’espace libre restant sur le disque et l’espace disque total. Ces valeurs sont
données en giga-octets (Go), arrondies à la deuxième décimale.
Le cadre suivant propose quatre actions possibles en fonction du taux d’occupation de la mémoire.
“Aucune action” : valeur par défaut.
“Purge immédiate de tous les fichiers générés” : au moment où l’administrateur clique sur
“Envoyer”, la totalité des fichiers générés par le portail et stockés sur le serveur sera immédiatement
supprimée. Cela signifie que ces fichiers devront être à nouveau générés plus tard, en cas de nouvelle
requête sur les examens concernés.
“Purge immédiate des fichiers générés depuis plus de :” au moment où l’administrateur clique sur
“Envoyer”, la totalité des fichiers générés par le portail et stockés sur le serveur depuis une période
définie sera immédiatement supprimée (par exemple, les fichiers datant de plus d’une semaine). Cela
signifie que ces fichiers devront être à nouveau générés plus tard, en cas de nouvelle requête sur les
examens concernés.
“Purge automatique des fichiers générés depuis plus de” : si cette option est sélectionnée et
validée (bouton “Envoyer”), le système supprimera automatiquement chaque jour les fichiers générés
par le portail et stockés sur le serveur depuis une période définie (par exemple, les fichiers datant de
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plus d’une semaine). Cette option pourra être désactivée par la suite en sélectionnant l’option par défaut
“Aucune action”.
3 - Maintenance
Pour accéder au formulaire de gestion de la maintenance, cliquez sur le symbole
“Paramètres” du menu central pour faire apparaître le sous-menu “Paramètres”, puis
cliquez sur “Maintenance”.
Cette page permet de fermer un ou plusieurs des espaces du portail (“Patients”, “Médecins” et
“Administration”) en cochant les cases correspondantes et en validant avec “Envoyer”.
Un espace mis “en maintenance” devient alors inaccessible aux utilisateurs. Cette option permet de
s’assurer de l’absence d’interférence pendant des modifications ou des mises à jour du système.
Note : seul l’hyper-administrateur possède les droits permettant de fermer l’espace d’administration et
de le rouvrir.
4 - Statistiques
Pour accéder au tableau des statistiques d’utilisation, cliquez sur le symbole “Paramètres”
du menu central pour faire apparaître le sous-menu “Paramètres”, puis cliquez sur
“Statistiques”.
Cette page affiche les statistiques d’utilisation du portail dans un tableau synthétique (le nombre de
connexions, le nombre de visiteurs uniques et la durée moyenne de chaque visite) sur une période
donnée, modifiable à l’aide d’un système de calendriers (la période par défaut porte sur les 30 jours
précédant le jour de consultation).
Les résultats sont donnés par catégories d’utilisateurs : “Tous”, “Administrateurs”, “Personnel médical”,
“Médecins”, “Radiologues”, “Médecins invités” et “Patients”.
Sous le tableau, deux listes donnent le classements des 50 premiers utilisateurs du service, en terme
de nombre de visites et de durée totale d’utilisation sur la période donnée.
Tous les résultats de la page peuvent être exportés, sous la forme d’un tableur CSV en cliquant sur le
lien “Exporter” correspondant.
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5 – Journal de connexion
Pour accéder au journal détaillé de connexion au service, cliquez sur le symbole
“Paramètres” du menu central pour faire apparaître le sous-menu “Paramètres”, puis
cliquez sur “Journal de connexion”.
Cette page affiche la liste des sessions d’utilisation du service sur une période donnée, modifiable à
l’aide d’un système de calendriers (la période par défaut porte sur les 30 jours précédant le jour de
consultation). En cliquant sur une des lignes de session, un tableau se déploie, contenant le détail de
cette dernière, c’est à dire la date et l’heure à laquelle l’utilisateur s’est connecté à un fichier donné, le
temps passé sur le fichier et la nature de son action.
On peut ainsi retracer tout le parcours d’un utilisateur (médecin, administrateur ou patient) sur le portail,
du début de sa session à sa déconnexion du service.
Il est possible de modifier les résultats affichés en modifiant la période visée ainsi que les catégories à
afficher (“Administrateurs”, “Médecins”, “Radiologues”, “Médecins invités” ou “Patients”) en
cochant/décochant les cases correspondantes puis en cliquant sur “Modifier les paramètres” (par
défaut, la période visée est de 30 jours précédant le jour de consultation et les catégories d’utilisateurs
sont toutes affichées).
Il est aussi possible d’effectuer une recherche par terme en remplissant le champ “Rechercher”. Dans
ce cas, les résultats seront limités à ceux contenant le terme recherché. Le terme recherché peut être
le nom d’un utilisateur, un numéro d’examen ou de patient, une action…
Tous les résultats de la page peuvent être exportés, sous la forme d’un tableur CSV en cliquant sur le
lien “Exporter”.
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