‫אלפון לקוחות ואנשי קשר‬
‫בעת לחיצה על כפתור "אלפון ולקוחות קשר" במסך הראשי ייפתח מסך אלפון לקוחות ואנשי‬
‫קשר )"אלפון כללי"(‪.‬‬
‫מסך זה מציג את רשימת הלקוחות ואנשי הקשר ואת פרטיהם‪.‬‬
‫חיפוש לקוח‪/‬‬
‫איש קשר ‪ ‬‬
‫סרגל כלים‬
‫כרטסת פרטי‬
‫לקוח‪/‬שונות ‪ ‬‬
‫פרטי פוליסות‪/‬‬
‫תביעות‪/‬חשבוניות‬
‫)ועוד( עבור הלקוח‬
‫סרגל‬
‫רשומות ‪ ‬‬
‫מה מכיל מסך זה?‬
‫‪ .1‬חיפוש לקוח‪/‬איש קשר – חלק זה מאפשר חיפוש מהיר של לקוחות ואנשי קשר‪ .‬ניתן‬
‫לחפש לפי חלק כלשהו ‪ /‬תחילת שדה‪ ,‬לקוחות ‪ /‬אנשי קשר‪ ,‬שם‪/‬תעודת זהות‪.‬‬
‫‪ .2‬כרטסת פרטי לקוח‪/‬שונות ‪ -‬כרטיסייה זו מכילה את כל פרטי הלקוח‪/‬איש הקשר‬
‫הרלוונטיים‪ .‬בכרטיסייה זו מס' רב של לשוניות המחולקות לפי נושאים )פירוט בהמשך(‪.‬‬
‫‪ .3‬פרטי פוליסות‪/‬תביעות‪/‬חשבוניות )ועוד( עבור הלקוח – כרטיסייה זו מכילה את פרטי‬
‫הפוליסות‪ ,‬תביעות‪ ,‬חשבוניות‪ ,‬מכתבים‪ ,‬מסמכים סרוקים ועוד‪.‬‬
‫‪ .4‬סרגל כלים – באמצעות סרגל זה ינוהל תיק הלקוח‪ .‬מופיעים בו לחצני עדכון‪ ,‬הוספה‪,‬‬
‫מחיקה‪ ,‬סריקה‪ ,‬שמירה וכו'‪.‬‬
‫‪ .5‬סרגל רשומות – סרגל זה מופיע לאורך כל מסכי התוכנה בצד ימין למטה‪ .‬בסרגל זה‬
‫מופיע כמות הרשומות שנבחרו כעת מתוך כמות הרשומות שנבחרו‪.‬‬
‫עמוד ‪ 1‬מתוך ‪ 16‬‬
‫‪ ‬‬
‫פירוט אודות החלקים במסך‬
‫בראשו של מסך האלפון מופיעים פרטים כלליים אודות הלקוח אשר בדפדוף בין הכרטיסיות‬
‫השונות נשארים על המסך לשם נוחות המשתמש‪ .‬פרטים אלו כוללים‪ :‬מס' לקוח‪ ,‬מס' תיק‪ ,‬סוג‬
‫)לקוחות‪/‬אנשי קשר(‪ ,‬ת"ז‪/‬ח"פ‪ ,‬שם תיק‪ ,‬כתובת ושם סוכן‪.‬‬
‫‪‬‬
‫מס' לקוח – מתמלא אוטומטית לאחר בחירת סוג לקוח )‪ 1‬כברירת מחדל(‬
‫‪‬‬
‫מס' תיק – ניתן למלא‪ /‬לעדכן אך לא חובה‪ ,‬יכול להתמלא אוטומטית )ראה‬
‫הגדרות(‬
‫‪‬‬
‫סוג – יש לבחור אחת מ‪ 2-‬האפשרויות‪ :‬לקוחות או אנשי קשר‪.‬‬
‫‪‬‬
‫ת"ז‪/‬ח"פ – חשוב למלא‪/‬לעדכן עבור סנכרון מידע בזמן יבוא פרודוקציה אך לא‬
‫חובה להמשך תהליך רישום הוספת לקוח חדש‪.‬‬
‫‪‬‬
‫שם תיק‪ ,‬כתובת – מתמלאים אוטומטית לאחר מילוי הפרטים בכרטיסיית פרטי‬
‫לקוח כלליים‪ .‬חשוב למלא שם פרטי אחד תואם לת"ז שהוקלדה‪.‬‬
‫‪‬‬
‫סוכן – מתמלא אוטומטית וניתן לשינוי מתוך הרשימה )ניתן לערוך רשימה זו(‪.‬‬
‫באמצעות הלחצן‬
‫‪‬‬
‫)בחלקו העליון של המסך( ייפתח המסך הבא‪:‬‬
‫באמצעות מסך זה ניתן לבחור את מס' התיק מתוך רשימת התיקים הקיימת של הלקוח‪.‬‬
‫באמצעות הלחצן‬
‫‪‬‬
‫ניתן לערוך את רשימת הסוכנים הקיימת‬
‫במערכת‪.‬‬
‫עמוד ‪ 2‬מתוך ‪ 16‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ .1‬חיפוש לקוח‪/‬איש קשר‬
‫מה‬
‫מחפשים?‬
‫את מי‬
‫מחפשים?‬
‫חיפוש לפי‬
‫‪ ‬שם ‪ /‬ת"ז‬
‫הרשומות‬
‫‪ ‬שנמצאו‬
‫איך‬
‫‪ ‬מחפשים ?‬
‫סרגל זה מחולק לחמישה חלקים‪:‬‬
‫‪ .1‬מה מחפשים? – בחלק זה ניתן לבחור היכן לבצע את החיפוש‪ .‬בלחיצה על החץ הקטן‬
‫משמאלו של שדה החיפוש נבחר לקוחות‪/‬סוגים שונים או אנשי קשר‪/‬מקטגוריות שונות‪.‬‬
‫‪‬‬
‫לקוחות – בבחירת אפשרות זו נבחר האם ברצוננו להציג לקוחות פעילים‪/‬לא‬
‫פעילים‪/‬פוטנציאלים‪/‬הכל‪.‬‬
‫‪‬‬
‫אנשי קשר – בבחירת אפשרות זו נבחר באיזו קטגוריה יתבצע החיפוש‪ .‬ניתן גם‬
‫להשאיר שדה זה ריק על מנת לבצע את החיפוש בכל הקטגוריות‪.‬‬
‫‪‬‬
‫הכל – חיפוש בלקוחות ובאנשי קשר כמאגר אחד‪.‬‬
‫‪ .2‬את מי מחפשים? – בשדה זה נמלא את שמו של הלקוח‪/‬איש הקשר אותו אנו‬
‫מחפשים‪ .‬אין צורך להקיש את כל השם במלואו‪ ,‬מספיק לרשום רק חלק מהשם‬
‫ולהקיש ‪.Enter‬‬
‫‪ .3‬הרשומות שנמצאו –‬
‫ברשימה זו יופיעו כל השמות שנמצאו אשר עונים על‬
‫הקריוטריונים שהוגדרו בשדות החיפוש‪ .‬בשלב הבא על מנת לראות את פרטיו המלאים‬
‫של הלקוח שנבחר‪ ,‬יש ללחוץ על שמו ופרטיו יוצגו על המסך המרכזי מצד שמאל‬
‫לחלק זה‪.‬‬
‫‪ .4‬חיפוש לפי שם או ת"ז –‬
‫– חיפוש לפי שם‬
‫– חיפוש לפי ת"ז‬
‫‪ .5‬איך מחפשים? – ניתן לבחור אם לבצע את החיפוש לפי תחילת השם או לפי חלק‬
‫כלשהו‪.‬‬
‫עמוד ‪ 3‬מתוך ‪ 16‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ .2‬כרטסת פרטי לקוח‪/‬שונות‬
‫כרטסת זו מחולקת ל‪ 9-‬כרטיסיות שונות )משמאל לימין(‪:‬‬
‫‪ .1‬פרטי לקוח כלליים‬
‫‪ .2‬בן‪/‬בת זוג‬
‫‪ .3‬ילדים‬
‫‪ .4‬שונות‬
‫‪ .5‬כרטיסי אשראי‬
‫‪ .6‬חשבונות בנק‬
‫‪ .7‬הערות‪/‬כתובת לדואר‬
‫‪ .8‬שלוחות‬
‫‪ .9‬קבוצת אוכלוסיה‬
‫נפרט כעת אודות כל כרטיסיה בנפרד‪.‬‬
‫‪ .1‬כרטיסיית פרטי לקוח כלליים‬
‫בכרטיסייה זו מופיעים כל הפרטים הכלליים של הלקוח‪/‬איש קשר‪.‬‬
‫כרטיסייה זו תיפתח עם לחיצה על הלקוח‪/‬איש קשר אשר אנו מעוניינים לצפות בפרטיו‪.‬‬
‫‪‬‬
‫שליחת מייל – באמצעות לחיצה על האייקון‬
‫אשר נמצא משמאלה של כתובת‬
‫הדוא"ל של הלקוח ניתן לשלוח מייל ללקוח )לכתובת המעודכנת בשדה הדוא"ל(‪.‬‬
‫‪‬‬
‫הכנת מכתב – באמצעות לחיצה על האייקון‬
‫אשר נמצא משמאלה של כתובת‬
‫הדוא"ל של הלקוח ניתן להכין מכתב ללקוח‪ ,‬באמצעות אשף לכתיבת מכתבים‬
‫הנפתח עם לחיצה על אייקון זה‪.‬‬
‫‪‬‬
‫באמצעות הלחצן‬
‫המוקף למעלה בעיגול צהוב ייפתח ב‪) Browser-‬דפדפן(‬
‫חדש עמוד הבית של חברת דואר ישראל ושם יהיה ניתן לחפש מיקודים קיימים על‬
‫מנת לעדכנם ברשימת המיקודים בתוכנת אלוני‪.‬‬
‫עמוד ‪ 4‬מתוך ‪ 16‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪‬‬
‫באמצעות הלחצן‬
‫המוקף למעלה בעיגול אדום ניתן לפתוח את טבלת הערים‬
‫הקיימת‪ ,‬וניתן להוסיף או למחוק כדי לעדכן את הרשימה‪.‬‬
‫‪‬‬
‫באמצעות הלחצן‬
‫המוקף למעלה בעיגול ירוק תיפתח טבלת המקצועות הבאה‬
‫ושם ניתן יהיה להוסיף מקצועות חדשים ולעדכן מקצועות קיימים‪.‬‬
‫‪‬‬
‫בסימון התיבה‬
‫יקבל המשתמש תזכורת ביום הולדתו של הלקוח במסך‬
‫הראשי או בדוחות ימי הולדת‪.‬‬
‫עמוד ‪ 5‬מתוך ‪ 16‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ .2‬כרטיסיית בן‪/‬בת זוג‬
‫בכרטיסייה זו ניתן להכניס את פרטי בן‪/‬בת הזוג של הלקוח‪ :‬שם‪ ,‬מספר זהות‪ ,‬עיסוק )בחירה‬
‫מרשימה(‪ ,‬מקום עבודה‪ ,‬קופת חולים‪ ,‬ביטוח משלים‪ ,‬תאריך לידה )וגיל(‪ ,‬יום הולדת ותאריך‬
‫רישיון‪.‬‬
‫כאשר מכניסים את תאריך הלידה של בן‪/‬בת הזוג תוכנת אלוני תחשב באופן אוטומטי את גילו‪.‬‬
‫במידה ורוצים עדכון בחלון ימי הולדת על יום הולדתו של בן‪ /‬בת הזוג‪ ,‬צריך גם כן לסמן‬
‫בשדה "יום הולדת"‪.‬‬
‫‪ .3‬כרטיסיית ילדים‬
‫בכרטיסייה זו ניתן להכניס את פרטי הילדים של הלקוח‪ :‬שם‪ ,‬מין‪ ,‬תאריך לידה )וגיל(‪ ,‬מספר‬
‫זהות‪ ,‬תאריך רישיון‪ ,‬יום הולדת‪ ,‬קופת חולים וביטוח משלים‪.‬‬
‫‪‬‬
‫יום הולדת – כנ"ל כמו קודם‪.‬‬
‫‪‬‬
‫ניתן להוסיף עד אין סוף ילדים‪.‬‬
‫עמוד ‪ 6‬מתוך ‪ 16‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ .4‬כרטיסיית שונות‬
‫בכרטיסייה זו ניתן להכניס פרטים שונים על הלקוח‪.‬‬
‫‪‬‬
‫מטפל – מי מטפל בלקוח‪ ,‬בחירה מתוך רשימת העובדים במשרד‪.‬‬
‫‪‬‬
‫מצב פעיל – האם הלקוח פעיל‪/‬לא פעיל‪/‬פוטנציאלי‪.‬‬
‫‪‬‬
‫דירוג – ניתן לדרג את הלקוח בסולם של מ ‪) 1 -‬לקוח מצויין( ועד ‪) 5‬לקוח גרוע(‪.‬‬
‫‪‬‬
‫כפתורים בכרטיסייה )מימין לשמאל(‪:‬‬
‫‪‬‬
‫אישור תשלומים למבוטח – לחצן המסומן בעיגול אדום למעלה ובאמצעותו ניתן‬
‫להוציא אישור תשלומים למבוטח‪.‬‬
‫‪‬‬
‫הוסף לקוח נוכחי לאוטלוק – אפשרות הוספת הלקוח הנוכחי לרשימת אנשי הקשר‬
‫בתוכנת האוטלוק‪.‬‬
‫‪‬‬
‫הוסף לקוחות נבחרים לאוטלוק – אפשרות הוספת לקוחות שסוננו לרשימת אנשי‬
‫הקשר בתוכנת האוטלוק‪.‬‬
‫‪‬‬
‫מזג דואר ללקוחות – אפשרות מיזוג הדואר ללקוחות שסוננו‪ .‬הסימון בלחצן דואר‬
‫יתווסף אוטומטית לאחר סינון רשימה רצויה ובחירה ב"מזג דואר ללקוחות"‬
‫ויחליף סימון קודם אם היה‪.‬‬
‫‪‬‬
‫הערה חשובה‪ :‬כל הנ"ל בתנאי שעובדים מול ‪.Microsoft Outlook‬‬
‫עמוד ‪ 7‬מתוך ‪ 16‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ .5‬כרטיסיית כרטיסי אשראי‬
‫בכרטיסייה זו ניתן להכניס את פרטי כרטיסי האשראי של הלקוח‪.‬‬
‫‪‬‬
‫ניתן להכניס עד אין סוף כרטיסי אשראי‪.‬‬
‫‪‬‬
‫בלחיצה על הלחצן "העתק פרטים" המסומן בעיגול אדום בתחתית החלון תיפתח שורה‬
‫חדשה‪ ,‬ושם הבעלות ומספר ת"ז בשורה לפניה יתמלא אוטומטית‪.‬‬
‫‪‬‬
‫על מנת לבטל כרטיס אשראי יש לבחור את הרשומה שאותה אנו מעוניינים למחוק‪.‬‬
‫הבחירה נעשית ע"י לחיצה על החץ שמימין לסוג הכרטיס בשורה המתאימה‪ ,‬ובחירה‬
‫בלחצן "מחק כרטיס" המסומן בעיגול ירוק בתחתית החלון‪.‬‬
‫‪ .6‬כרטיסיית חשבונות בנק‬
‫בכרטיסייה זו ניתן להכניס את חשבונות הבנק של הלקוח‪.‬‬
‫‪‬‬
‫ניתן להכניס עד אין סוף חשבונות‪.‬‬
‫‪‬‬
‫בלחיצה על הלחצן "העתק פרטים" המסומן בעיגול אדום בתחתית המסך‪ ,‬תיפתח‬
‫שורה חדשה‪ ,‬ושם הבעלות בשורה לפניה יתמלא אוטומטית‪.‬‬
‫‪‬‬
‫על מנת למחוק חשבון יש לבחור בשורה אותה אני מעוניינים למחוק על ידי לחיצה על‬
‫החץ מימין לשם הבנק‪ ,‬וללחוץ על לחצן "מחק חשבון" המסומן בעיגול ירוק בתחתית‬
‫המסך‪.‬‬
‫עמוד ‪ 8‬מתוך ‪ 16‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ .7‬כרטיסיית הערות‪/‬כתובת לדואר‬
‫כרטיסייה זו מכילה שני חלקים‪.‬‬
‫‪‬‬
‫בצידה הימני ניתן לכתוב הערות לגבי הלקוח‪ .‬שם הלקוח בחלק העליון של המסך‬
‫מעל כרטיסיות הפרטים האישים ישתנה לצבע אדום‪ ,‬המרמז על כך שיש הערה ללקוח‪.‬‬
‫‪‬‬
‫בצידה השמאלי ניתן למלא כתובת לדואר כפי שתראה על מכתב‪/‬מעטפה‪.‬‬
‫‪‬‬
‫לאחר הכנסת פרטי הלקוח בכרטיסייה הראשונה מועתקת לכאן כתובתו של‬
‫הלקוח באופן אוטומטי‪.‬‬
‫‪‬‬
‫יש צורך לשנות רק אם הכתובת למשלוח דואר שונה מהכתובת הפרטית שלו‪.‬‬
‫‪ .8‬כרטיסיית שלוחות‬
‫בכרטיסייה זו ניתן להוסיף את פרטיהם של אנשי קשר נוספים הקשורים ללקוח זה‪ :‬מספרי‬
‫טלפון‪ ,‬שלוחות )למקרה שאין טלפון ישיר(‪ ,‬מספרי פקס וכתובות דוא"ל הרלוונטיים לאותה‬
‫שלוחה‪.‬‬
‫עמוד ‪ 9‬מתוך ‪ 16‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ .9‬כרטיסיית קבוצת אוכלוסיה‬
‫כרטיסייה זו שימושית כאשר מעוניינים לחלק את כל הלקוחות לקבוצות אוכלוסיה שונות לצורך‬
‫עריכת סקרים פנימיים‪ ,‬משלוח דואר לדוגמא מכתבי חג שמח לפי דת או משלוח לוחות שנה וכן‬
‫לצורך שיווק ומכירות‪ .‬הרשימה ניתנת להגדרה לפי סווג לקוחות לקבוצות שונות לפי הצורך‪.‬‬
‫בצד ימין של כרטיסייה זו ניתן להוסיף קבוצות אוכלוסיה שונות‪.‬‬
‫‪‬‬
‫קבוצה חדשה – בחלק זה רושמים את שם הקבוצה ולוחצים על "הוסף"‪.‬‬
‫‪‬‬
‫סוגי קבוצות – בחלק זה ניתן לראות את רשימת הקבוצות הקיימות‪.‬‬
‫‪‬‬
‫מחיקת קבוצה – ניתן למחוק קבוצה ע"י בחירת שם הקבוצה ולחיצה על "מחק"‪.‬‬
‫‪‬‬
‫בצד שמאל של הכרטיסייה ניתן לשייך לקוח נוכחי לקבוצות שונות‪ ,‬כגון‪ :‬קבוצה ‪ -1‬לוח‬
‫שנה‪ ,‬קבוצה ‪ -2‬יהודי‪ ,‬קבוצה ‪ -3‬מוסלמי‪ ,‬קבוצה ‪ -4‬נוצרי וכו'‪.‬‬
‫חשוב ביותר‪ :‬לשמור על סדר הבחירה בקבוצות‪ .‬לאחר שקבעת שקבוצה ‪ 1‬היא‬
‫קבוצת לוח שנה וקבוצה ‪ 2‬היא קבוצת יהודי‪ ,‬צריך לשמור תמיד על אותה הבחירה‪.‬‬
‫‪‬‬
‫באופן כזה נוכל לסנן את האלפון לפי קבוצות אוכלוסיה‪.‬‬
‫)ראה פרק סינון ומיון(‪.‬‬
‫‪ .3‬פרטי פוליסות‪/‬תביעות‪/‬חשבוניות )ועוד( עבור הלקוח‬
‫בחלק זה של המסך ניתן לראות את פרטי הפוליסות‪ ,‬תביעות‪ ,‬חשבוניות‪ ,‬דיוור‪ ,‬מסמכים ועוד‬
‫המשויכים ללקוח הנבחר‪ .‬כל שם של כרטיסיה שמוצגת על המסך הופך לצבע כחול והלחצנים‬
‫בתחתית המסך משתנים בהתאם‪.‬‬
‫עמוד ‪ 10‬מתוך ‪ 16‬‬
‫‪ ‬‬
‫מסך זה מחולק ל‪ 11-‬כרטיסיות שונות )מימין לשמאל(‪:‬‬
‫‪ .1‬פוליסות אלמנטרי – כל הפוליסות בתוקף של הלקוח‪ .‬בלחיצה כפולה על שורת פוליסה‬
‫ניתן להיכנס ולראות את כל פרטי הפוליסה‪.‬‬
‫‪ .2‬פוליסות בארכיון – כאן יוצגו כל הפוליסות שתוקפן פג והועברו לארכיון‪.‬‬
‫‪ .3‬לקוחות קשורים – ניתן לשייך לקוחות ללקוחות אחרים‪ .‬כגון‪ :‬עובד של מפעל‪ ,‬בן משפחה‬
‫וכדו'‪ .‬כך ניתן לדעת מיהו הלקוח ומי קשור ללקוח‪ .‬כאן נראה את פרטי העובדים המשויכים‬
‫למפעל‪/‬מעסיק‪.‬‬
‫‪ .4‬פוליסות במפעל – פוליסות ברמת מפעל‪/‬מעסיק )במקום שנראה את הפוליסות שיש לכל‬
‫עובד בנפרד‪ ,‬כאן נוכל לראות את רשימת הפוליסות השייכות למפעל‪/‬מעסיק בטבלה אחת(‪.‬‬
‫‪ .5‬פוליסות חיים – פוליסות פרטיות של הלקוח‪/‬המעסיק ‪ -‬חיים ובריאות פרט‪/‬מנהלים‪.‬‬
‫‪ .6‬תביעות – רשימת תביעות לכל הענפים כולל אלמנטרי וחיים‪.‬‬
‫‪ .7‬העברת כספים – העברות כספים לחברת הביטוח כולל פיצולי תשלומים עבור כמה‬
‫פוליסות‪.‬‬
‫‪ .8‬חשבוניות – כרטיסייה זו מיועדת לאלה המנהלים את החשבונות שלהם דרך התוכנה‪ .‬ניתן‬
‫להוציא חשבוניות גם ללקוחות‪ ,‬לא רק לאנשי קשר‪.‬‬
‫‪ .9‬גביה – מכאן נראה את הגבייה למעשה‪ ,‬ונדע בכל כרטיס אשראי או חשבון בנק מה ירד‬
‫כמה‪ ,‬ותשלומים שנותרו‪.‬‬
‫‪ .10‬דיוור – בכרטיסייה זו ניתן לשמור את מכתבי וורד‪ ,‬מיילים והודעות ‪ SMS‬שנשלחו‪/‬נשמרו‬
‫ללקוח‪.‬‬
‫‪ .11‬מסמכים – כרטיסיית מסמכי סריקה שנסרקו ללקוח‪ .‬ניתן לסנן תצוגת מסמכים לפי‬
‫"הכל" – כל המסמכים שנסרקו ללקוח או לפי ענף‪.‬‬
‫‪ .4‬סרגל כלים‬
‫סרגל זה נמצא בחלקו התחתון של המסך לאורך כל מסכי התוכנה‪ ,‬והוא מכיל מס' רב של‬
‫לחצנים )מימין לשמאל(‪:‬‬
‫‪ .1‬לחצן "הוסף חדש"‬
‫‪ -‬בלחיצה על לחצן זה נפתח מסך הוספת לקוח‪/‬איש קשר‬
‫חדש‪ .‬כאשר נלחץ עליו‪ ,‬יתרוקנו כל שדות פרטי הלקוח‪ ,‬אותם יזין המשתמש‪.‬‬
‫הוספת לקוח חדש‬
‫בחלקו העליון של המסך יש צורך למלא את הפרטים השונים של הלקוח‪.‬‬
‫מס' לקוח ‪ -‬מתמלא באופן אוטומטי עם המספר הבא ברשומות הלקוחות‪.‬‬
‫מס' תיק ‪ -‬עבור משרדים שעדיין משתמשים בתיקייה פיזית הממוינת ע"י מספרים )לא שמי(‬
‫כאן יירשם מספר התיק של הלקוח הנוכחי‪.‬‬
‫עמוד ‪ 11‬מתוך ‪ 16‬‬
‫‪ ‬‬
‫מספר תיק יכול להיות כפול ואם לקוח פעיל מחזיק את אותו מספר תיק תתקבל הודעה – אבל‬
‫עדיין יתאפשר לשמור יותר מלקוח אחד באותו מספר תיק‪.‬‬
‫באמצעות הלחצן‬
‫ייפתח חלון המאפשר לסוכן למצוא מספרי תיקים שלא בשימוש‬
‫מהלקוחות המבוטלים או שבכלל עדיין לא בשימוש‪.‬‬
‫סוג – במידה ומוסיפים לקוח יש לבחור "לקוחות" ובמידה ומוסיפים איש קשר יש לבחור "אנשי‬
‫קשר"‪.‬‬
‫ת"ז‪/‬ח"פ ‪ -‬יש צורך למלא‪ .‬במידה ולא מעדכנים התוכנה תתריע על כך בזמן שמירת‬
‫הלקוח‪/‬איש קשר אך תאפשר להמשיך בעדכון פרטים נוספים של הלקוח‪.‬‬
‫שם תיק ‪ -‬אין צורך למלא‪ ,‬לאחר מילוי שם משפחה ופרטי שדה זה יתמלא אוטומטית‪.‬‬
‫סוכן ‪ -‬יש צורך לבחור מתוך הרשימה את הסוכן הרצוי‪ .‬אם הסוכן לא מופיע ברשימה ניתן‬
‫ללחוץ על הלחצן "עובדים"‬
‫המופיע מצד שמאל‪ .‬בלחיצה עליו יפתח חלון סוכנים‪/‬‬
‫עובדים‪.‬‬
‫במסך זה ניתן להוסיף עובד או למחוק עובד שכבר לא עובד במשרד‪ .‬בהוספת עובד יש צורך‬
‫להכניס "שם סוכנות"‪" ,‬שם עובד" וכו'‪ .‬במידה והעובד כבר לא קיים יש לבטל את הסימון‬
‫בשדה "הצג"‪ .‬את השדה "תפקיד" חייבים למלא‪ ,‬ע"י בחירה מהרשימה‪ .‬לאחר ההוספה או‬
‫העדכון יש ללחוץ על "שמור" על מנת לשמור את השינויים‪.‬‬
‫יש לבחור את מספר‬
‫הסוכן אם מייבאים‬
‫נתונים מחברות ביטוח ‪ ‬‬
‫עבור עובד שלא‬
‫קיים נבטל את‬
‫הסימון ‪ ‬‬
‫חובה להגדיר את‬
‫תפקיד העובד ‪ ‬‬
‫‪ .2‬לחצן "אינדקס" בצד ימין בסרגל הכלים‬
‫‪ -‬בלחיצה על לחצן זה נפתח מסך‬
‫אינדקס לקוחות ואנשי קשר‪) .‬הסבר בהמשך‪ ,‬בחלק אינדקס לקוחות ואנשי קשר(‪.‬‬
‫‪ .3‬לחצן "סריקה"‬
‫‪ -‬בלחיצה על לחצן זה כשמוצגים פרטי הלקוח מהאלפון‪,‬‬
‫נפתח מסך הסריקה‪ .‬סריקה זו מאפשרת לסרוק מסמכים ברמת לקוח‪ ,‬ז"א מסמכים כלליים‬
‫למשל צילום תעודת זהות‪ .‬מסמכים אלו יוצגו אח"כ בכרטיסייה "מסמכים" )הסבר אודות סריקה‬
‫בהמשך(‪.‬‬
‫עמוד ‪ 12‬מתוך ‪ 16‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ .4‬לחצן "משקפיים"‬
‫‪ -‬באמצעות לחיצה על לחצן זה נפתחת תיקיית הלקוח שם‬
‫מאוחסנים ונשמרים המסמכים הסרוקים של הלקוח‪.‬‬
‫‪ .5‬לחצן "הצג"‬
‫‪ -‬כאשר מסמנים פוליסה‪ ,‬תביעה או קבלה לוחצים על הצג )במקום‬
‫לחיצה כפולה(‪.‬‬
‫‪ .6‬לחצן "רישום שיחות"‬
‫‪ -‬בלחיצה על לחצן זה נכנסים למסך רישום שיחות בו‬
‫מתעדים שיחות המקושרות ללקוח הנבחר‪.‬‬
‫אל מסך רישום שיחות ניתן להיכנס בכל שלב בתוכנה ע"י לחיצה על לחצן "רישום שיחות"‪.‬‬
‫במסך למעלה מופיע שם הלקוח איתו מתבצעת השיחה‪ .‬בהמשך מופיעים הפרטים‪ :‬משתמש‬
‫)מתמלא אוטומטית(‪ ,‬שוחחתי עם )שם הלקוח‪ ,‬מתמלא אוטומטית(‪ ,‬תאריך שיחה )ניתן למלא‬
‫ידנית או כברירת מחדל אם לא ממלאים לבד מתמלא התאריך הנוכחי(‪ ,‬נושא השיחה – למילוי‬
‫ידני של תקציר השיחה )רק ‪ 250‬תווים( אם נרצה לכתוב יותר מלל נוכל להוסיף אותו בחלון‬
‫התחתון )ללא הגבלה(‪ .‬בהמשך ניתן לקבוע את השיחה כמשימה ולקבוע לה תאריך ושעה‪,‬‬
‫וכשיגיע מועד המשימה היא תופיע בחלון המשימות‪ .‬ניתן להפנות לטיפול ע"י סימון‬
‫בשדה‬
‫"לטיפול" ולהפנות לעובד במשרד ע"י בחירת העובד הרצוי מהרשימה‪ ,‬לאחר שנבחר עובד יופיע‬
‫לחצן "וגם ל‪ "..‬וכך נוכל להוסיף עוד עובד אחד‪ ,‬כך שנוכל להפנות כל משימה לעד שני עובדים‬
‫או לכולם בכך שלא נמלא את השדה‪ .‬ניתן לבחור גם שעה להופעת תזכורת למשימה‪ .‬וכאשר‬
‫המשימה תהיה סגורה נסמן‬
‫אין למלא בשדה "נשלח"‬
‫"סגור"‪.‬‬
‫– אותו התוכנה תמלא אוטומטית‪.‬‬
‫עמוד ‪ 13‬מתוך ‪ 16‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ,‬למחוק שיחה ע"י‬
‫בחלק התחתון של המסך ניתן לשמור שיחה ע"י לחיצה על‬
‫‪ ,‬לקשר אותה לפוליסה או לתביעות ע"י לחיצה על‬
‫לחיצה על‬
‫‪ .‬בלחיצה על‬
‫יתקבל החלון הבא‪ ,‬שבאמצעותו ניתן יהיה‬
‫לשלוח את המסמך המפרט את השיחות להדפסה‪.‬‬
‫‪ .7‬לחצן "מחק לקוח"‬
‫‪ -‬בלחיצה על לחצן‬
‫ולאחר מכן על לחצן זה‬
‫נמחק הלקוח הנוכחי שאת פרטיו רואים על המסך‪ .‬במקרה והלקוח לא פעיל אין צורך למחוק‬
‫אותו‪ ,‬אלא ניתן להפוך אותו ללקוח פוטנציאלי‪/‬לא פעיל בכרטיסיית שונות‪ ,‬ואז לא יראו אותו‬
‫ברשימת הלקוחות הפעילים )כמובן רק אם נבחר לקוחות פעילים בסרגל החיפוש(‪.‬‬
‫‪ .8‬לחצן "הוסף פוליסה"‬
‫‪ -‬לחצן זה הוא לחצן משתנה לפי הכרטיסייה עליה‬
‫עומדים‪ .‬בלחיצה על לחצן זה ייפתח המסך המתאים‪ ,‬בהתאם לאפשרויות הבאות‪:‬‬
‫‪‬‬
‫באם עומדים על כרטיסיית פוליסות אלמנטרי או פוליסות בארכיון הלחצן ייקרא‬
‫"הוסף פוליסה"‬
‫‪‬‬
‫באם עומדים על כרטיסיית לקוחות קשורים הלחצן ייקרא "הוסף עובד למפעל"‬
‫‪‬‬
‫באם עומדים על כרטיסיית פוליסות במפעל או פוליסות חיים הלחצן ייקרא "הוסף‬
‫פוליסת חיים"‬
‫‪‬‬
‫באם עומדים על כרטיסיית תביעות הלחצן ייקרא "הוסף תביעה"‬
‫‪‬‬
‫באם עומדים על כרטיסיית העברת כספים הלחצן ייקרא "הוסף קבלה"‬
‫‪‬‬
‫באם עומדים על כרטיסיית חשבוניות הלחצן ייקרא "הוסף חשבונית"‬
‫‪‬‬
‫באם עומדים על כרטיסיית גביה הלחצן יהפוך ללא פעיל‬
‫עמוד ‪ 14‬מתוך ‪ 16‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪‬‬
‫באם עומדים על כרטיסיית דיוור הלחצן ייקרא "הוסף מכתב"‬
‫‪‬‬
‫באם עומדים על כרטיסיית מסמכים הלחצן ייקרא "הוסף מסמך"‬
‫‪ .9‬לחצן "מחק פוליסה"‬
‫‪ -‬כמו בלחצן "הוסף פוליסה"‪ ,‬גם לחצן זה משתנה‬
‫בהתאם לכרטיסייה עליה עומדים‪ .‬על מנת למחוק יש צורך לבחור את השורה אותה רוצים‬
‫למחוק‪ ,‬לסמן אותה ואז ללחוץ על מחק‪.‬‬
‫‪ .10‬לחצן "עדכן"‬
‫‪ -‬על מנת לבצע כל שינוי בפרטים המופיעים על המסך יש צורך‬
‫ללחוץ על לחצן "עדכן"‪ ,‬לפני ביצוע השינוי‪ .‬ללא לחיצה קודם כל על עדכן לא ניתן יהיה לשנות‬
‫שום דבר על המסך‪.‬‬
‫‪ .11‬לחצן "שמור"‬
‫‪ -‬לאחר שינוי‪/‬עדכון פרטים יש צורך ללחוץ על "שמור" על מנת‬
‫לשמור את השינוי‪ .‬גם לאחר הוספת לקוח‪/‬איש קשר חדש יש צורך ללחוץ על שמור לשמירת‬
‫פרטי הלקוח‪ /‬איש קשר החדש‪ .‬לאחר השמירה המילה "שמור" תהפוך ל"נשמר"‪.‬‬
‫‪ .12‬לחצן "מצב חשבון"‬
‫‪ -‬בלחיצה על לחצן זה נפתח חלון מצב חשבון בו ניתן‬
‫לראות את היתרה‪/‬ות של הלקוח‪.‬‬
‫בחלק העליון מופיעה רשימת פרטי הפוליסות של הלקוח‪ .‬סה"כ פרמיה‪ ,‬כמה שולם ומהי‬
‫היתרה לתשלום‪ .‬בצד שמאל למטה )"סה"כ חובות לפוליסות"( ניתן לראות סה"כ כמה היתרה‬
‫של הלקוח‪ .‬בלחיצה על סגור נסגר המסך‪ .‬הלחצנים "אלמנטרי בתוקף"‪" ,‬אלמנטרי ארכיון"‪,‬‬
‫"חיים" ו"הצג הכל" מאפשרים סינון על רשימת הפוליסות למעלה בחלון זה‪.‬‬
‫‪ .13‬לחצן "מצב לקוח"‬
‫‪ -‬בלחיצה על לחצן זה נפתח דוח "פרופיל לקוח"‪.‬‬
‫עמוד ‪ 15‬מתוך ‪ 16‬‬
‫‪ ‬‬
‫בדוח זה ניתן לקבל את כל פרטיו האישיים של הלקוח‪ ,‬כולל פרטי ילדיו וכו'‪ ,‬וכן את רשימת‬
‫הפוליסות של הלקוח‪ .‬את דוח זה ניתן להדפיס‪.‬‬
‫‪ .14‬לחצן "מפות"‬
‫‪ -‬בלחיצה על לחצן זה ניפתח ‪) Explorer‬דפדפן( חדש לאיתור‬
‫כתובת במפה‪.‬‬
‫‪ .15‬לחצן "יציאה"‬
‫‪ -‬בלחיצה על לחצן זה נסגר האלפון וחוזר למסך הראשי‪.‬‬
‫‪ .5‬סרגל רשומות‬
‫לאורך כל התוכנה בצד ימין למטה ישנו סרגל רשומות‪.‬‬
‫בסרגל זה מופיעה כמות הרשומות שנבחרו כעת מתוך כמות הרשומות שנבחרו‪ .‬לדוגמא‪ :‬אם יש‬
‫‪ 1000‬לקוחות ומוצג לקוח מרשומה ‪ ,30‬יופיע בסרגל רשומה ‪ 30‬מתוך ‪ .1000‬בעזרת החיצים ניתן‬
‫לדפדף ברשומות קדימה ואחורה‪ ,‬לרשומה ראשונה‬
‫ורשומה אחרונה‬
‫הפעלה באנגלית החיצים יהיו הפוכים(‪.‬‬
‫עמוד ‪ 16‬מתוך ‪ 16‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪) .‬בתוכנת‬