NAVODILA ZA UPORABO APLIKACIJE
DOKUMENTNI SISTEM za DataLab Pantheon
Alcyone d.o.o.
Tržaška cesta 53
2000, Maribor
Verzija: 1.0
Datum: 28.11.2011
Akronimi
DMS – Dokumentni sistem
PANTHEON –DataLab PANTHEON
Uvod
Aplikacija DMS je v celoti razvita znotraj programskega okolja PANTHEON. Za delovanje uporablja
direktno podatkovno bazo sistema PANTHEON.
Uporabniški vmesnik
Kot interna aplikacija, je uporabniški vmesnik DMS enak PANTHEON-ovemu. Dokumenti so
datoteke, ki se shranjujejo v podatkovno bazo in so zato zaščitene pred napadi virusov.
V PANTHEON vmesnik, se doda meni, s katerim lahko dostopimo do aplikacije. Sama aplikacija
vsebuje več šifrantov, ki se prilagodijo zahtevam uporabnika.
Za popoln pregled nad poštno knjigo, se v poštno knjigo zavajajo prejete in izdane pošiljke. Vsaka
pošiljka pa lahko ima pripetih več dokumentov. Do informacij lahko dostopamo preko zapisov
vhodni pošti ali pa preko samih dokumentov.
Dokumenti v poštni knjigi.
Pregled dokumentov
S klikom na posamezen zapis v poštni knjigi, se nam odpre uporabniški vmesnik, kjer lahko
dostopimo do skeniranih dokumentov, prav tako pa lahko skenirane dokumente povezujemo z
obstoječimi zapisi v PANTHEON aplikaciji.
Zgornja funkcionalnost je predvsem uporabna tedaj, ko za posamezen račun v PANTHEON-u
dobimo dobropis, storno ali kak drug dopis, saj lahko na vsak zapis povežemo več dokumentov iz
različnih obdobij. S tem je zagotovljen celovit pregled nad dokumentnim tokom.
S klikom na postavko poštne knjige se nam odpre dokument, direktno iz podatkovne baze.
V kolikor želimo dostopiti do zapisov, ki so s skeniranim dokumentom povezani, lahko to storimo s
klikom na zapis v desnem razdelku povezanih dokumentov, s čimer se nam odpre željeni zapis.
Na dokumentu je omogočen zavihek Poštna knjiga, kjer lahko vidimo vse pripete dokumente.
Dokumentni tokovi
Po želji uporabnika, je mogoče, skenirane dokumente spustiti skozi delovni tok, likvidaturo, s čimer
se zagotovi, da se dokumenti ne knjižijo pred potrditvijo nadrejenih.