Naloge učencev, zaposlenih v učnem podjetju RAČUNOVODSKI ODDELEK Vnos začetnih oz. otvoritvenih stanj sredstev in obveznosti do virov sredstev v učnem podjetju Potem, ko so na osnovi sklepov o imenovanju popisnih komisij le-te opravile inventuro in napisale zapisnike, računovodski oddelek vnese začetna stanja v program miniMAX. Z. št. Besedilo KONTO ZAČETNO STANJE 0400 oprema 1100 denarna sredstva na računih (TRR) 3100 zaloga materiala 3200 drobni inventar 6600 blago v skladišču 9020 osnovni kapital – kapitalski deleži ZAČETNO STANJE ZST ZAČETNO STANJE ZAČETNO STANJE ZAČETNO STANJE ZAČETNO STANJE V BREME V DOBRO 50.000 360.000 2.500 2.500 5.000 420.000 Npr.: v učnem podjetju Lesk, d. o. o. so 1. oktobra 2011 po opravljeni inventuri popisali in ugotovili naslednja začetna stanja: Vnos v miniMAX: Otvoritveno stanje vnesete v program preko menija Knjigovodstvo 1. kliknete Dvostavno knjigovodstvo 2. kliknete Nov 3. izberete vrsto temeljnice OTVORITEV, opis: ZAČETNO STANJE in vnesete podatke iz naše vaje – konto za kontom; NASVET.: od enega do drugega vnosnega polja se pomikajte s tipko ENTER. Ko vnašate šifro in naziv konta, lahko odtipkate prve črke naziva in izbral se bo ustrezen konto iz kontnega načrta (za tiste, ki so manj seznanjeni z računovodstvom; če pa vam je številka konta znana, jo lahko odtipkate in iz seznama izberete primerni konto). 1 Po vnosu zneska kliknete: 4. Shrani knjiţbo in lahko začnete z vnosom novega konta. 5. Vsakič vam je ponujen že znesek, ki je skupna protiknjižba dosedanjim. Ta znesek ignorirate in vnašate svoje zneske v breme oz. v dobro. Prav pa vam pride pri zadnjem kontu – Osnovni kapital-kapitalski deleži, ki vam ga pravilno izračuna in knjiži v dobro. 6. Ko so vsa začetna stanja vnesena, kliknete Shrani in 7. Temeljnico, ki je pred vami, potrdite s Potrdi 8. Nato jo lahko natisnete in odložite v mapo, kamor boste dodajali nove temeljnice, da boste imeli kronološko urejen pregled nad knjižbami: 2 RAČUNOVODSKI ODDELEK ali NABAVNI ODDELEK Vnos prejetega računa in plačilo s plačilnim nalogom Prejeti račun lahko vnesemo na dva načina – ali preko menija Knjigovodstvo, Dvostavno knjigovodstvo ali preko menija Poslovanje, Prejeti računi. Prvi različici so bolj naklonjeni učitelji računovodstva, saj gre pri njej za ročni vnos kontov, ki jih je potrebno poznati (oz. se jih naučiti). Knjižimo podobno kot otvoritveno stanje. Pri drugi različici pa se ob vnosu prejetega računa ki jo opravi na primer nabavni referent, avtomatsko opravi knjiženje na temeljnico v računovodstvu. Ţe zato, da zaposlimo tudi učence drugih oddelkov, se je v učnem podjetju smiselno odločiti zanjo. Primer: UP LESK prične s poslovanjem. Znajde se v vlogi kupca – pri CUPS trgovini nabavi blago, da dopolni svoje zaloge. Vnos v miniMAX – poglejmo korake: Izberemo torej meni Poslovanje in kliknemo 1. Prejeti računi: 2. Kliknemo Nov in pričnemo z vnosom podatkov iz prejetega računa (glejte PRILOGO) 3 3. Najprej vnesemo podatke v I.del zgoraj:  Številka računa je 1, če gre za prvi prejeti račun,  Dobavitelj – izberemo ga iz spustnega menija (če ga v šifrantu še ni, ga po kliku na + dodamo),  Datum računa prepišemo z računa,  Datum opravljanja in Datum zapadlosti se avtomatsko vneseta glede na začetno ureditev nastavitev organizacije,  Datum prejema zapišemo,  Znesek – vnesemo znesek z DDV (če smo v uvodnih nastavitvah organizacije tako zapisali, kar svetujemo),  Originalna številka – prepišemo z računa,  Referenca in Plačilni nalog se izpiše 4. Potem napolnimo še II. del spodaj. Ker je učno podjetje LESK kupilo, kot je razvidno iz priloženega računa, blago, izberemo  Odhodek: konto 6500 – nabavni konto za zalogo blaga po splošni 20% davčni stopnji. Po terminologiji programa v tem drugem delu izbiramo vrsto odhodka. To poimenovanje je za računovodje oz. učitelje računovodstva nekoliko sporno, saj se ob vsaki nabavi še ne zgodi odhodek, ampak se povečujejo zaloge, nastajajo stroški… Avtorji pravijo, da so stvar hoteli približati podjetnikom, ki niso nujno vešči računovodstva.  Osnova in Znesek DDV se sama izpišeta. 4 PRILOGA: - Prejeti račun: 4. Kliknemo Shrani vrstico 5. Shrani – dobite osnutek, ki ga lahko urejate 5 6. Po kliku na Potrdi, sta pripravljena Plačilni nalog in Temeljnica, ki si ju lahko ogledate. 6 Temeljnico lahko natisnete in odloţite: Plačilni nalog je pripravljen za tisk ali pa ga preko menija Banka/Plačilni nalogi pretvorite v TKDIS obliko, shranite in pošljete z e-pošto v CUPS): 7 Plačilo prejetega računa opravite preko menija Banka. Kliknete Bančni izpiski. Pred tem morate v Nastavitvah organizacije določiti številko konta – svetujemo kar 11000 - za izpiske. Kliknete Nov – datum, TRR plačnika, zaporedna številka izpiska in Opis se izpišejo. V spodnjem delu poiščete račun, ki ga poravnavate, preko sklicne številke ali stranke dobavitelja. Kliknete Shrani vrstico in Potrdi. Pripravljena je Temeljnica, ki jo lahko natisnete in odložite: 8 RAČUNOVODSKI ODDELEK ali PRODAJNI ODDELEK Prodaja blaga - izdajanje računa kupcu Opravimo knjiženje naslednjega poslovnega dogodka: Zap.št. 3. BESEDILO PRODAJA BLAGA PO IZDANEM RAČUNU VREDNOST Z 20% DDV JE 3.600 EUR ŠIFRA IN NAZIV KONTA 1200 terjatve do kupcev 7620 prihodki od prodaje blaga 2600 izstopni DDV V BREME V DOBRO 3.600 3.000 600 Tudi tu imamo dve možnosti: Ročni vnos temeljnice za izdani račun vnesete v Knjigovodstvo/Dvostavno knjigovodstvo /Nov 1. vrsta temeljnice: Izdani račun 2. v zgornjem delu vnesete podatke za DDV, v spodnjem delu pa dodate knjižbe, kliknete Shrani in nato Potrdi. V učnem podjetju pa lahko račun pripravijo in izstavijo kot dokument v prodajni sluţbi in program sam pripravi temeljnico: 1. Izberemo meni Poslovanje, nato Izdani računi, Nov 2. Na zgornji del osnutka računa vnesemo podatke o stranki, ki jo lahko izberemo v spustnem meniju, če je vnesena v šifrant strank. Če gre za novega kupca, lahko stranko vedno dodajamo. (V našem primeru učno podjetje STILNES) 3. V spodnjem delu vnesemo artikle, ki smo jih predhodno vnesli v šifrant artiklov (v našem primeru prodajamo kozmetične izdelke), količino, ceno (z DDV ali brez – odvisno od tega, kako smo se odločili v nastavitvah naše organizacije), po vnosu vsakega artikla kliknemo 4. shrani – pripravi se osnutek računa: 9 5. Nato Izstavi (prvi izdani račun v letu ima številko 1, kasneje se številčijo avtomatsko) in Shrani Pripravljena sta Temeljnica in Račun, ki si ju lahko ogledate in natisnete: Ogled Računa, ki ga lahko »polepšate«, če v osnovnih nastavitvah (Nastavitve izpisov) pripravite predlogo, ki vsebuje na primer vaš logotip…): S preklicom izstavitve lahko vedno izbrišete tako račun kot temeljnico. 10