Poslovna raba MS Excela E - časopis za uporabnike MS Office orodij s praktičnimi nasveti in triki za produktivnejše delo. Številka 1 | januar | Leto 2011 SOS Office [email protected] SOS Office triki in nasveti za poslovne uporabnike MS Office orodij SOS Office Časopis, ki prinaša koristne nasvete in trike pri delu z MS Office aplikacijami. Pred vami je prva številka SOS Office časopisa. Namenjena je poslovnim uporabnikom MS Office orodij z ustreznim predznanjem. Avtorji časopisa imamo več kot 14 letne izkušnje pri izobraţevanju in svetovanju najzahtevnejšim uporabnikom v nekaterih največjih slovenskih podjetjih. Za izkušene in tudi zahtevne uporabnike MS Office bomo v vsaki številki dali nekaj nasvetov in trikov pri delu z Wordom, Excelom, Outlookom, PowerPointom in Accessom, One Note, InfoPath, Publisher. Večina trikov bo zagotovo uporabnih, saj so vprašanja zastavljali številni uporabniki na naših Office izobraţevanjih. Zato so praviloma povezana z delovno prakso in konkretnimi potrebami. Kazalo Stran 2 KAZALO KALKULACIJE S ČASOM V EXCELU .................................................................................................. 3 IZRAČUN PRISOTNOSTI V HH:MM IN HEKSADECIMALNO?............................................................................. 3 SEŠTEVEK ČASOV ALI SKUPNI ČAS ........................................................................................................... 3 KAKO ČAS HH:MM PRETVORIMO V HEKSADECIMALNI? ................................................................................ 3 UDELEŢENKA S SEMINARJA SPRAŠUJE: ......................................................................................... 3 OUTLOOK UPORABLJAMO VSAK DAN, KAKO DOBRO GA POZNAMO? ...................................... 4 KAKO ŢE POSLANO SPOROČILO POSLATI ŠE ENKRAT? ............................................................. 4 TRIKI PRI RISANJU V POWERPOINTU 2007....................................................................................... 5 KAKO TAKO OZNAČENE PREDMETE ZDRUŢIM V NOV PREDMET?.................................................................. 5 NAMIG ZA LAŢJE RISANJE OZIROMA NATANČNO POZICIONIRANJE OBJEKTA.................................................. 5 ZDRUŢLJIVOSTNI NAČIN (COMPATIBILITY MODE) .......................................................................... 6 ZAKAJ BI SPLOH DELALI V ZDRUŢLJIVOSTNEM NAČINU ( = PUSTILI DOKUMENTE V STAREM FORMATU 2003)? 6 VBA PRIMER ZA ZAHTEVNEJŠE : EXCELOVE LISTE V ZVEZKE .................................................... 7 Sodelavci podjetja Cebis izvajamo izobraževanje in svetovanje za napredno rabo MS Office orodij. V 14 letih obstoja podjetja so sodelavci delali z najzahtevnejšimi uporabniki v največjih slovenskih podjetjih. Legenda za teţavnostno stopnjo primera v nadaljevanju: Enostaven namig ali nasvet. Srednje zahteven namig ali nasvet. Zahteven namig ali nasvet. Pomoč in znanje iz MS Office ko ga potrebujete. Namen storitve: Storitev SOS Office za mesečno naročnino ali po urnem obračunu ponuja uporabnikom svetovanje in pomoč pri vseh, tudi najzahtevnejših vprašanjih, povezanih z rabo MS Office aplikacij. Tako dobite točno tisto znanje, KI GA potrebujte in KO ga potrebujete, za najugodnejšo ceno. Za katera orodja lahko dobite odgovore na vprašanja? Odgovore na vsa mogoča (tud najzahtevnejša) vprašanja dobite za urejevalnik besedil MS Word, elektronsko preglednico Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Groove, InfoPath, SharePoint, VBA programiranja ter s specialističnih področij poljubnih analiz v Excelu! Velja za različice 2003, 2007 in 2010! Triki v MS Excelu 2007 Stran 3 Kalkulacije s časom v Excelu Računanje s časom v MS Excelu je nekoliko specifično. Po drugi strani pa je za uspešne kalkulacije s časom potrebno poznati le nekaj preprostih in en manj preprost trik. Poglejmo si naslednji primer: Kako čas hh:mm pretvorimo v heksadecimalni? Pogosto ne ţelimo časa imeti zapisnega v obliki hh:mm, temveč desetiško, npr. 10:30 je 10,5 ure. V Excelu imamo za to dve dokaj enostavni moţnosti: 1. Ali izračunani rezultat oblike hh:mm mnoţimo s 24 in oblikujemo kot število. E12: =D9*24 Ali pa seštejemo ločeno vsoto ur in vsoto minut v stolpcih E in F s pomočjo formule E13: =E9+F9/60 Udeleţenka s seminarja sprašuje: Tabela je razumljiva sama po sebi, zato si poglejmo kar konkretne trike pri izračunu. Izračun prisotnosti v hh:mm in heksadecimalno? 1. V Stolpcu D izračunamo prisotnost enostavno z razliko celic stolpcev C in D. Npr. D2=C2-B2. 2. Oblika se samodejno nastavi na izpis časa, sicer jo nastavimo sami. Za ločen izračun ur in minut v stolpcih E in F uporabimo Excel časovni funkciji =HOUR() in = MINUTE(). Torej: 3. E2: =Hour(D2) in F2=MINUTE(D2) ter oblikujemo kot število po potrebi. Seštevek časov ali skupni čas Nekoliko zadrege pri časovnih kalkulacijah je le pri seštevanju časov preko 24 ur. Excel namreč noče prikazati vsote časa nad 24:00 ur. Zato ga moramo v to prepričati, kar so v verziji 2007 celo nekoliko zakomplicirali: 1. V celici izdelamo običajno vsoto D9: =SUM(D2:D8). 2. Excel vrne napačen rezultat 8:59:00. V izpis pravilnega rezultata ga prepričamo s klikom na puščici pri skupini ikon Število: 3. V polje Vrsta vpišemo obliko [h]:mm:ss. Ta omogoča izpis časov v obliki hh:mm, a nad 24:00 urami. V Excel stolpcu imam zapisane zaporedne številke pogodbe v obliki pogodba/ leto. Npr. 112/2011. Ko to vrednost z miško potegnem navzdol, da mi napolni celice, dobim 112/2012. Torej namesto številke pogodbe mi nadaljuje /polni zaporedno številko leta! Kako naj Excel prepričam, da bi podatke polnil z nadaljevanjem številke pogodbe? Načinov je zagotovo več, ţal pa ne gre samo s potegom miške. V ta namen sestavimo formulo. Ena dokaj univerzalna je naslednja: 1. V A1 vpišemo številko pogodbe po sistemu 0001/2011 2. A2:=(TEXT((MID(A1;1;4))+1;" 0000"))&"/"&"2011" Uporabljene funkcije tokrat ne bomo podrobno razčlenjevali. Več o Excelu lahko izveste tudi na eni od številnih Excel delavnic! MS Outlook 2007/2010 Outlook uporabljamo vsak dan, kako dobro ga poznamo? Naslednje vsebine predstavljajo prvo tretjino gradiva in seminarja OUTLOOK EXCHANGE triki pri organizaciji delovnega časa: Triki pri delu z elektronsko pošto Recall, resend, cancel message Zahtevek za povratnico Izdelava podpisa Zamenjava vizitke v sporočilu Kako preberem novo pošto s poljubne lokacije (? Seznam map Delo s sporočili v mapah Zahtevnejše operacija pri mapah (nova mapa, dodajanje med priljubljene, velikost poštnega predala): »Pošiljanje« velikih prilog s pomočjo Hyperlinkov (sharepointa) Čiščenje mailboxa namigi Uporaba rules wizzarda Samodejno razporejanje sporočil v mape (Čarovnik za pravila): Primer razporeditve sporočila v mapo na podlagi besede v naslovu sporočila. Razporeditev povratnic o branju/dostavi v posebno mapo: Primer razporeditev povratnic v posebno mapo: Označevanje sporočil z zastavicami Samooblikovanje sporočil po mapah Izbira oblike poslane pošte Pregled praktičnih nasvetov za učinkovitejšo delo v Outlooku Osebni nasveti za produktivnejše delo Hitro iskanje kontaktov in exchange naslovnikov Uporaba Hyperlinkov za dosego office dokumentov, sharepointa in weba Iskanje Exchange public folderja Prilagajanje Outlooka svojim potrebam Odpiranje več modulov Outlooka istočasno Kreativna raba stolpcev v posameznih modulih Outlooka Izboljšanje preglednosti z oblikovanjem in pogojnim oblikovanjem Kopiranje Outlook nastavitev med mapami Razvrščanje, razvrščanje, razvrščanje Stran 4 Kako ţe poslano sporočilo poslati še enkrat? Navidezno izjemno preprosto vprašanje, ki ima tudi preprost odgovor. Zanimivo je, da vsaj 95 % uporabnikov tega odgovora ne pozna. Namreč s tem vprašanjem začenjamo naš seminar OUTLOOK EXCHANGE triki pri organizaciji delovnega časa in le izjemoma dobimo pravilen odgovor. Večina uporabnikov seveda poslano sporočilo poišče v mapi Odposlano in ga od tam Posreduje (Forward), kar pa ni odgovor, ki bi nas zadovoljil. Pravilen odgovor je prav tako preprost in se glasi: Ţe poslano sporočilo ponovno pošljete tako,da: 1. Odprete sporočilo. 2. Izberi trak Sporočilo (Message) Other Actions ( Druga Dejanja) – Resend this message (Ponovno pošlji pošto). Ste vedeli, da lahko uporabniki Outlooka, kjer imate na voljo Exchange streţnik, ţe poslano sporočilo tudi prekličete? Če ga prejemnik še ni prejel, ga po preklicu sploh ne bo. Postopek: 1. Sporočilo poiščete ga med poslanimi sporočili. 2. Odprete sporočilo. 3. Izberi trak Sporočilo (Message) Other Actions ( Druga Dejanja) – Recall this message (Prekliči to sporočilo). 4. Izberete Delete unread copies of this message in zahtevajte potrdilo o uspešnem preklicu. Izvoz podatkov iz Outlooka Namigi za hitro delo s pomočjo potegni spusti (drag& drop) Za zahtevnejše uporabnike: Outlook tips & tricks delavnica! MS POwerpoint 2007/2010 Triki pri risanju v PowerPointu 2007 PowerPoint 2007 in 2010 omogočata preprosto risanje oblik s pomočjo SmartDraw orodja. Vseeno ostane kopica situacij, ko moramo skici narisati »ročno« s pomočjo Oblik (Shapes) na traku Vstavljanje (Insert). Risanje si znatno olajšamo, če vklopimo prikaz mreţe ali vodilnih črt. Stran 5 - - - - - - Mreţo vklopimo na traku Pogled (View) – Mreţne črte (Gridlines). Nekaj bolj skrita so zelo uporabna vodila, ki jih vključimo s pomočjo Osnovno- Ureditev – Poravnaj – Nastavitev mreţe (Home- Arrange- Align- Grid Settings). Risanje si še poenostavite s postavitvijo več vodil točno na pozicije, kjer jih potrebujete. Uporabite CTRL tipko ob vleki vodila, ki kopira in postavi drugo, tretje vodilo. Velja za vertikalna in horizontalna vodila. Pri risanju črt. elips in pravokotnikov si pomagajte s tipko SHIFT pri risanju ravnih črt, kroţnice ali kvadrata poljubne velikosti. CTRL - D kombinacijo tipk uporabljaj kopiranje ţe narisanega in oblikovanega objekta. Izjemno uporaben ukaz, ker: o z njem kopirate predmet, o kopijo predmeta postavite na svoje mesto, o ponovna raba CTRL+D tipke vam nove predmete razmeče v enaki razdalji, kot ste postavili drugi predmet od prvega. CTRL + poteg z miško na robu označenega objekta je podoben kot kombinacija CTRL-D, a je nekaterim bolj všeč. Izbor več predmetov hkrati (uporabni pri premikanju, kopiranju ali spremembi velikosti več predmetov naenkrat) - Klikni na prvi predmet. Da bi istočasno označil tudi druge drţi tipko SHIFT in klikaj še ostale. ALI Z miško klikni in povleci preko predmetov. Kako tako označene predmete zdruţim v nov predmet? 1. Najprej jih označimo kot je razloţeno nekaj vrstic višje. 2. Izberi trak Oblika (Format) – Zdruţi (Group). Namig za laţje risanje oziroma natančno pozicioniranje objekta 1. Predmet izbereš s klikom miške. 2. Laţje kot premikanje z miško je premikanje s smernimi puščicami. 3. Za še krajše in še bolj natančne pomike predmetov uporabite CTRL + smerne puščice na tipkovnici. Še nekaj kombinacij na tipkovnici: Izberi objekt po pisanju besedila v njem Izberi sosednji predmet Izberi besedilo v predmetu, če ta ţe izbran Izberi vse predmete na diapozitivu Izberi vse diapozitive Izberi vse besedilo veh prosojnice ESC TAB ali SHIFT TAB Enter CTRL+A CTRL+A v organizatorji diapozitivov CTRL+A na Outline zavihku Powerpoint 2007 /2010 delavnica s treningom nastopa. VBA namig meseca Zdruţljivostni način (Compatibility mode) Lahko bi rekli, da vprašanje zdruţljivostnega načina dela v MS Office 2007/2010 aplikacijah ni vredno omembe, ker ga vsi uporabniki ţe poznajo. Vsaj naj bi ga. Ţal tudi na naših nadaljevalnih in specialističnih izobraţevanjih iz MS Office ugotavljamo, da vsaj 70% do 80% uporabnikov ni pozornih in ne pozna pojma Združljivostni način. Zdruţljivostni način ali Compatibilty mode se izpiše na vrhu okna aplikacije, v kateri delamo, seveda če imamo odprt dokument iz prejšnje verzije MS Office 2003. Po domače pomeni, da v novejši verziji Office 2007 ali 2010 urejamo dokument v starejšem formatu 2003. Dokler dokument vsebuje samo besedilo (Word) ali tabele s formulami/funkcijami (Excel) lahko delamo brez teţav v stari verziji dokumenta. V primeru, da pa ţelimo uporabljati naprednejše moţnosti urejanja, moramo dokument posodobiti. V ta namen imamo na voljo ukaz Pretvori (Convert), ki ga najdemo s klikom na Office gumb v verziji 2007. Pozor, ta ukaz je na voljo samo, kadar imamo odprt dokument stare različice. Kaj pomeni naprednejše delo? V zdruţljivostnem načinu bo delo postalo skoraj nemogoče, če bomo uporabljali: - risanje s pomočjo SmartDraw orodja, izdelali ali urejali grafikone, uporabljali barve po RGB lestvici. urejali fotografije. Ţe iz tega je razvidno, da je delo v zdruţljivostnem načinu (Compatibility mode) oziroma raba starih verzij dokumentov iz 2003 bolj ali manj nemogoče npr. v PowerPointu pri izdelavi naprednih prosojnic. Zakaj bi sploh delali v Zdruţljivostnem načinu ( = pustili dokumente v starem formatu 2003)? Seveda je razlog en sam, ki se ga vsi zavedamo. Da lahko pač naše dokumente odprejo in urejajo tudi uporabniki s staro verzijo Office 2003. A bistveno bolje je, da ti uporabniki na stari Office 2003 namestijo Zdruţljivostni paket. Ko namestite zdruţljivostni paket, boste lahko poleg dokumentov v oblikah zapisa različic Microsoft Office 2000, Office XP in Office 2003 odpirali, urejali in shranjevali tudi dokumente v novih oblikah zapisa programov Word, Excel in PowerPoint 2007. Uporabniki Office 2003 morajo pred namestitvijo zdruţljivostnega paketa namestiti tudi paket servisnih popravkov SP3. Povezave: SP3 za Office 2003: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=sl&FamilyID=e25b7049-3e13-433bb9d2-5e3c1132f206 Microsoft Officeov zdruţljivostni paket za oblike zapisa datotek programov Word, Excel in PowerPoint http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=sl&FamilyID=e25b7049-3e13-433bb9d2-5e3c1132f206 Stran 6 VBA namig meseca Stran 7 VBA primer za zahtevnejše : Excelove liste v zvezke Zahtevnejši uporabniki MS Office ţe redno posegajo po makro in VBA kratkih programih za laţje in hitrejše delo. Predvsem pri pogosto ponavljajočih se opravilih to postaja nuja. Primere srečamo npr. v večjih podjetjih pri ponavljajočih se uvozih podatkov iz npr. SAP-a, analizi in potem pošiljanju rezultatov v številne sluţbe ali sektorje. Ravno za tak primer pride prav makro, ki vsebino enega Excel zvezka porazdeli v več zvezkov tako, da je vsebina vsakega lista v svojem zvezku. Makro se začne tu: Sub Liste_v_Zvezke() 'izdelamo datoteko iz vsakega lista v odprtem zvezku ' makro pripravil SOS OFFICE [email protected] Dim wbCilj As Workbook Dim wbIzvorna As Workbook Dim lst As Object 'ej lahko list, graf, objekt Dim strSavePath As String On Error GoTo ErrorHandler Application.ScreenUpdating = False 'Ekran naj ne blinka med delom strSavePath = "D:\Listi_v_zvezke\" 'POPRAVI na mapo v kateri ţeliš liste kot posamezne datoteke Set wbIzvorna = ActiveWorkbook For Each lst In wbIzvorna.Sheets lst.Copy Set wbCilj = ActiveWorkbook wbCilj.SaveAs strSavePath & lst.Name wbCilj.Close 'Zapre izvorno datoteko na koncu. Če ne ţeliš to vrstico izbriši Next Application.ScreenUpdating = True Exit Sub ErrorHandler: 'Obravnava napak MsgBox "An error has occurred. Error number=" & Err.Number & ". Error description=" & Err.Description & "." End Sub ---- in konča tu! Kot je razvidno iz kode makra, v vrstici strSavePath določimo lokacijo, kam naj se v zvezke shranjeni listi shranijo. Če za svoje delo potrebujete kompleksnejši makro/VBA program ali celo namizno aplikacijo pišite na [email protected] Programiranje VBA namiznih aplikacij po naročilu. VBA namig meseca Sodelavci podjetja Cebis izvajamo izobraževanje in svetovanje za napredno rabo MS Office orodij. V 14 letih obstoja podjetja so sodelavci delali z najzahtevnejšimi uporabniki v največjih slovenskih podjetjih. Stran 8 Pomoč in znanje iz MS Office orodij, ko ga potrebujete. Namen storitve: Storitev SOS Office za mesečno naročnino ali po urnem obračunu ponuja uporabnikom svetovanje in pomoč pri vseh, tudi najzahtevnejših vprašanjih, povezanih z rabo MS Office aplikacij. Tako dobite točno tisto znanje, KI GA potrebujte in KO ga potrebujete za najugodnejšo ceno. Za katera orodja lahko dobite odgovore na vprašanja? Odgovori na vsa mogoča (tud najzahtevnejša) vprašanja dobite za urejevalnik besedil MS Word, elektronsko preglednico Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Groove, InfoPath, SharePoint, VBA programiranja ter s specialističnih področij poljubnih analiz v Excelu! Velja za različice 2003, 2007 in 2010! Informacije o seminarjih in SOS Office: [email protected] 041 680 910 Imate vprašanje ali problem pri delu z MS Office orodji? Pošljite ga na [email protected] Če niste naročeni na SOS OFFICE časopis, pošljite e-poštno sporočilo na naslov [email protected] z besedo NAROČILO! Najavljamo: Naslednja številka v mesecu februarju bo delno tematsko obarvana. V njej bo veliko nasvetov na temo analiz in poročanja po letnih razgovorih v podjetju.