1
LYNGDAL KULTURSENTER KF
(Lyngdal bibliotek)
KONKURRANSEGRUNNLAG
FOR
ANSKAFFELSE AV
RFID-UTSTYR, SELVBETJENINGSAUTOMATER OG
ALARMSYSTEM
måned år
februar 2014
2
1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN
1.1.
Oppdragsgiver
Oppdragsgiver for konkurransen er Lyngdal Kultursenter KF, heretter kalt
oppdragsgiver.
1.2.
Kontaktperson
All korrespondanse og spørsmål i konkurransen, skal rettes til denne
kontaktpersonen.
Navn:
Telefon:
e-post:
Karen Reisvaag
0047 38334050 / 95206992
[email protected]
1.3.
Konkurransen gjelder
Oppdragsgiver ber om tilbud på levering av:
 RFID- utstyr, selvbetjeningsautomat, arbeidsstasjoner og alarmsystem.
 RFID brikker.
Se del 2 for nærmere informasjon om anskaffelsen.
Den juridiske avtalepart vil være Lyngdal kommune.
1.4.
Omfang av avtalen
Antatt verdi, eksklusive merverdiavgift er ukjent, men det antas at samlet verdi
overstiger Nok 100 000.- og ligger under terskelverdien på Nok 500 000.Overnevnte beløpsgrense medfører ingen forpliktelser for oppdragsgiver eller
rettigheter for leverandør. Leverandør må legge til grunn at beløpet er beheftet med
betydelig usikkerhet. Det er ment som en indikasjon på avtalens størrelse og omfang.
Selvbetjent utlåns og innleveringsautomat
RFID arbeidsstasjoner
Alarmporter
RFID-brikker
Serviceavtaler, opplæring, montering og garanti
Se nærmere beskrivelse av varene i vedlagte produktskjema eller del 2.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå avtaler med en eller flere
leverandører. Det er mulig å innlevere tilbud på en av eller begge varegruppene. En
ytterligere oppdeling aksepteres ikke.
Bruk av underleverandør er akseptert, men dersom dette benyttes, er det
leverandøren som står ansvarlig og skal være avtalepartner overfor oppdragsgiver.
3
1.5.
Avtalens varighet
Engangskjøp.
Det ønskes utstyr med tilbud om serviceavtale som skal gjelde i 5 år med opsjon på
ytterligere 5 år.
1.6.
Avtaletype
Engangskjøp/vareavtale.
1.7.
Innlevering av tilbud
Tilbud leveres til:
Lyngdal bibliotek
v/ biblioteksjef Karen Reisvaag
Grøndokka 4
4580 Lyngdal
Frist for innlevering er 4. mars 2014 kl 16.00.
1.7.1.
Krav til tilbudets utforming

Tilbudet skal inneholde et signert tilbudsbrev undertegnet av person med
fullmakt til å binde tilbyder.

Tilbudet skal være utformet etter samme mal som konkurransegrunnlaget er
bygget på. Tilbyder skal henvise til disse punktene i sin besvarelse. Det er
viktig at alle vedlegg, tegninger osv. merkes tydelig.
1.8.
Vedståelsesfrist
Tilbudet må vedståes i 5 måneder fra tilbudsfristen.
1.9.
Dokumentasjonskrav
Tilbudet må vedlegges følgende dokumentasjon:




Skatteattest for merverdiavgift
Skatteattest
HMS-egenerklæring
Utfylt tilbudsdokument
4
1.10.
Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier)
Ved evaluering av tilbudene vil følgende bli lagt til grunn:

Funksjonalitet ifølge kravspesifikasjon.
Design, utlånsautomatene skal passe godt inn i biblioteket. Vekt 30 %.

Pris. Vekt 40 %.
 Kostnader for kjøp av løsning
 Innføringskostnader
 Drifts- og vedlikeholdskostnader

Kvalitet på gjennomførings- og oppfølgingsevne. 30 %.
Referanser
I kravspesifikasjonen, er det gitt en nærmere beskrivelse av de produkter /
volumprodukter som omfattes av konkurransen. De opplyste mengder skal kunne
endres, og er ikke bindende for oppdragsgiver. Imidlertid vil disse legges til grunn ved
prisevaluering av tilbudene.
Det må også opplyses om leverandøren ved re-bestilling kan tilby samme pris som
ved hovedbestilling, evt. i hvor lang slik prisgaranti er gjeldende.
Oppnås det prisavslag hvis leverandøren vinner konkurransen for begge
varegrupper?
2. NÆRMERE OM ANSKAFFELSEN
2.1.
Beskrivelse av behov
Selvbetjening: Vi ønsker å tilby brukerne selvbetjening, og trenger derfor 1
selvbetjent utlåns- og innleveringsautomat.
Automatene skal lese RFID-brikker. Innlesing av lånekort skal derimot foregå via
strekkodelesere på begge automatene, siden nasjonale lånekort er
strekkodebaserte.
Arbeidsstasjoner: I forbindelse med overgang til RFID-merking er det nødvendig
med 2 faste RFID-arbeidsstasjoner (én til hver skranke til registrering og utlån) + 1
mobil stasjon.
Alarmsystem: Vi ønsker alarmporter til 2 døråpninger. Døråpningene er 2 m og 3 m.
5
2.2.
2.2.1.
Produktene
Varegruppe 1
Post Antall Produkt –
Spesifikasjon
Vilkår
A
1
Selvbetjente utlåns/innleveringsautomater
B
2
C
1
RFID arbeidsstasjon
Programvareoppdateringer
uavhengig av
serviceavtale
RFID arbeidsstasjon
Justerbar høyde
RFID-leser
Strekkodeleser til
lånekort
Skjult pinkodeinntasting
Valg av minst 2 språk
norsk og engelsk
Bilde + tekst
Innebygd
feildiagnostikk
Mulighet for
fjernstyring for
problemløsning
Enkel
kvitteringsstyring
Håndtering av RFID –
brikke i en samling
(plater i språkkurs,
lydbok, osv)
Nettverk: Ethernet
Nettverk: WI FI
Mulighet for noen
lokale tilpasninger i
form av layout, info,
tekst knyttet til
brukermenyen
Berøringsskjerm
minst 15"
Kan brukes sammen
med alle tilgjengelige
biblioteksystem.
Permanente til
skrankene
D
2
RFID – alarmporter
Tilbyders svar og
kommentar.
Ja Nei Kommentar:
Standardmodell som
lett kan flyttes fra en
stasjon til annen
Innebygd besøksteller
Gir melding om
konkret materiale
som utløser alarmen.
Vennligst fyll ut og besvar spørsmål i skjemaet over, og send med spesifisert pris pr
post.
6
Garanti, serviceavtale, montering og opplæring
Garantitid på utstyr og programvare skal være minimum 12 måneder fra dato varen
er levert.
Utover garantitiden skal tilbydere legge inn forslag på serviceavtale detaljert
beskrevet. Det skal vektlegges support, responstid, mulighet til å skaffe inn
reservedeler lang tid etter at produktet er levert. Det er ønskelig at eventuelle
oppgraderinger av programvare er inkludert i serviceavtalen, samt oppgradering av
maskinvare dersom nye tjenester krever slikt. Reise- og arbeidstid ønskes inkludert i
serviceavtalen så lenge den gjelder.
Post
Produkt –
Spesifikasjon
Vilkår
A
Garanti
B
Serviceavtale
(Serviceavtale skal gjelde i 5
år med opsjon på ytterligere
5 år.)
C
D
Opplæring
Montering
Kort beskrivelse av
hva garanti dekker
og dens gyldighet
Utvidet garanti
Support
Responstid
oppgis
Oppgradering av
maskinvare
Oppgradering av
programvare
Reservedeler
inkludert
Reisetid til
teknikeren er
inkludert
Arbeidstid til
teknikeren er
inkludert
Mulighet til å skaffe
reservedeler lenge
etter at
maskinvaren er
kjøpt.
Hvor lenge?
Inkludert
Inkludert
Tilbyders svar og
kommentar.
Ja Nei Kommentar:
Vennligst fyll ut og besvar spørsmål i skjemaet over, og send med spesifisert pris pr
post.
7
2.2.2.
Varegruppe 2 – RFID-brikker
Innkjøp av brikker kjøres som egen varegruppe uavhengig av anskaffelse av utstyret
og alarmsystemet. Interesserte tilbydere kan legge inn anbud på begge deler av
anbudskonkurransen – Varegruppe 1 og 2, eller enkeltvis. Tilbydere som legger ut
anbud på kun en del av konkurransen vil ikke vurderes som mangelfulle.
Det skal vurderes separat, og dersom det velges en leverandør på utstyr,
alarmsystem og selvbetjening, kan det velges en annen på RFID- brikker.
Antall
Produkt
Vilkår
A
50 000
RFIDbrikker
vanlig
(selvklebende)
B
10 000
RFIDbrikker
plate
(selvklebende)
C
60 000
Tekst
trykket på
brikkene
Standard ISO 15693/ ISO
18000 13,56 MHz, HF 13.
Standardisert til bruk på
ulike plattformer og i
kombinasjon med utstyr
av forskjellige
leverandører.
Standard ISO 15693/ ISO
18000 13,56 MHz, HF 13.
Standardisert til bruk på
ulike plattformer og i
kombinasjon med utstyr
av forskjellige
leverandører.
Mulighet til trykk av
biblioteknavnet
Tilbyderens svar og kommentarer:
Ja
Nei
Kommentar:
Det er hensiktsmessig å gå inn for innkjøp av ca. 50.000 stk. for hele biblioteket for
bøker og tidsskrifter, og ca. 10.000 stk. platebrikker til film, lydbøker og lignende.
Pris på trykk av bibliotekets navn på brikkene, ønskes også.
Vennligst fyll ut og besvar spørsmål i skjemaet over, og send med spesifisert pris pr
post.
Universell utforming
Med universell utforming menes utforming eller tilrettelegging av porter og
maskinvare slik at virksomhetens alminnelige funksjon kan benyttes av flest mulig.
Målgruppen for universell utforming er alle mennesker – i alle aldre, størrelser og
med ulike ferdigheter – uten at de skal ha behov for tilpassing eller en spesiell
utforming. Likestilling betyr i denne sammenheng at alle skal ha samme muligheter
8
til å delta på ulike samfunnsarenaer for eksempel i utdannelse, arbeid og fritid – uten
å måtte bli henvist til spesielle løsninger og særtiltak.
Tilbyderen må vedlegge beskrivelse som klargjør om tilbudte produkter tilfredsstiller
kravene til universell utforming. Eller om det er mulig å gjøre tilpasninger slik at
kravene imøtekommes.
Øvrige krav
Biblioteket bruker biblioteksystemet Bibliofil. Utstyr og programvare må være tilpasset
bruk av dette biblioteksystemet.