1. No category

Tidsbruk, tidslekkasjer,
planlegging,
prioritering
Dette gjelder vel ikke deg, men
Hender det at…
•
•
•
•
Du bruker mye tid på å lete?
Oppgaver hoper seg opp?
Du utsetter ting til siste liten?
Du kunne håndtert e-posten
bedre?
• Du har vanskelig for å si nei?
• Gjerne skulle hatt mer tid til
viktige oppgaver?
Hva er tid?
•
•
•
•
Tid er det du måler med en klokke…
Tid er penger…
Tid er det man gjør den til…
Tid er bevegelse. Hadde alt stått i ro, så hadde ingenting blitt
eldre - og ingenting blitt forandret eller utviklet…
• Tid er det som forhindrer alt fra å skje på én gang…
Tid som utfordring i arbeidslivet
• Tempo øker, korte tidsfrister = tidsklemme
• Informasjonsmengden vokser, – hva skal lagres – og hvor…?
• Teknologi gir flere kilder til forstyrrelser (SMS, MSN, E-post,
Lync, Facebook, Twitter, Linkedin, YouTube etc.)
• Økte krav til bedre planlegging + prioritering av egen tid
• Krav til hverandres tilgjengelighet og responstid
• Få har lært å bruke e-postsystemet (f.eks. Outlook) effektivt
i forbindelse med planlegging
• Mange plages av tidslekkasjer…
Tidslekkasjer
Definisjon:
”En ikke forutsigbar sak/ person/ tanke som
fanger din oppmerksomhet fra det
du hadde planlagt å være konsentrert om”
Hvilke tidslekkasjer plager deg?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
KONTINUERLIGE BRANNSITUASJONER
.
TELEFONAVBRUDD
UFULLSTENDIG PLANLEGGING
PÅTA SEG FOR MYE
”DROP IN” BESØKENDE
INEFFEKTIV DELEGERING
PERSONLIG ROT
MANGLENDE SELVDISIPLIN
VANSKELIG FOR Å SI NEI!
UTSETTELSESADFERD
MØTER
NYE OPPGAVER
IKKE AVSLUTTEDE OPPGAVER
DÅRLIG KVALIFISERTE/ USELVSTENDIGE MEDARBEIDERE
SOSIALT SAMKVEM
UKLAR AUTORITET
DÅRLIG KOMMUNIKASJON
DÅRLIG KONTROLL
UFULLSTENDIG INFORMASJON
REISER
INTERNETT WWW.
ELEKTRONISK POST
LETING ETTER ELEKTRONISK INFORMASJON
PERFEKSJONISME
Hva kjennetegner en
effektiv person?
Holdning og atferd:
• Ikke bare gjøre ting riktig, men…
• Gjøre de riktige tingene riktig
første gang, til riktig tid og i riktig
rekkefølge
• …med riktig bruk av ressurser
Kjennetegn på en effektiv person…
Momenter vedr. effektivitet
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Organisering og struktur
Planlegging
Brannslukking og krisehåndtering
Avbrudd, telefonavbrudd, forstyrrelser
Påta seg for mye
Utsettelsesatferd
Møter
Ikke avsluttede oppgaver
Elektronisk post
Andre tidslekkasjer
1. Organisering og struktur (tips)
• Etabler en optimal organisering av egen
arbeidsplass, – både fysisk og elektronisk
• Skap oversikt, reduser behovet for leting –
og forenkle prioritering
• Kast unødvendig informasjon både
i papir og elektronisk format
• Vær nøye med å sette saker på plass
• Avslutt sakene 100%. Rydd og arkiver.
Mailer som ikke slettes, arkiveres i fornuftig
mappestruktur
• Merk alle arkiver og mapper tydelig
• Gjenbruk struktur, elektronisk og for papir
Tell prikkene!
Nå kan du telle prikkene!
Inn/ut /pågående
Kalender Todo lister
E-mail
Fellesarkiv
Arbeidsarkiv
Søppelkasse
Referansearkiv
Medgått tid til å lete etter elektronisk informasjon
24.5%
Mindre enn 10 minutter
32.7%
53.1%
10-30 minutter
54.1%
14.3%
30-60 minutter
11.2%
8.2%
Mer enn 1 time
2.0%
0
10
20
Før PEP
30
Etter PEP
40
50
60
Tid brukt til å lete etter fysisk informasjon
55.1%
Mindre enn 10 minutter
68.4%
34.7%
10-30 minutter
27.6%
7.1%
30-60 minutter
4.1%
3.1%
Mer enn 1 time
0.0%
0
10
20
30
Før PEP
40
Etter PEP
50
60
70
80
Papirer på skrivebordet
20.4%
Alltid
11.2%
54.1%
Ofte
35.7%
17.3%
Sjelden
43.9%
8.2%
Aldri
9.2%
0
10
20
30
Før PEP
Etter PEP
40
50
60
2. Planlegging
• Mål må være klare, målbare og ha felles forståelse
• Krever ofte planleggingsprosess i grupper som jobber
sammen
• Sett tidsfrister, gjerne milepæler
• Omfatter målesystem, styring, informasjon og
belønning
• Klare roller og ansvar
• Omformes til personlig oppgaveplanlegging
• Etablér planlegging som fast rutine
f.eks. hver fredag:
–
–
–
–
–
Hvilke oppgaver er utført?
Hvilke må utføres neste uke?
Når? Sett av tid! Møte med meg selv!
Hvilke møter/ avtaler har jeg? Forberedelser?
Sett av tid! 60/40-regel!
Når du har fått en ny oppgave
eller du har fått en ny e-post:
Husk de fire G-er:
• Gjør det nå!
• Gjør en plan!
• Gi det til andre!
• Glem det! (delete-knappen)
Gjør det nå!
NÅ!
NÅ!
NÅ!
Glem
det!
Gjør
det!
Gi det
til
andre!
Gjør
en
plan!
NÅ!
Tidsstyringsmatrise
V
I
K
T
I
G
HASTER
• Kriser
• Presserende
problem
• Tidsfrister
HASTER IKKE
• Planlegge (riktige ting)
• Forebygge, bruke fjernlys
• Strategi og fremtid
• Oppsøke muligheter
• Leve
U
V
I
K
T
I
G
• Avbrytelser
• Uventet besøk
• Mange møter
• Enkelte e-poster
• Trivialiteter
• Perfeksjonisme (ting riktig)
• Uspesifisert post
• Mange telefonsamtaler
• Behagelige aktiviteter
Kilde: Stephen Covey: 7 Habits of highly effective people
Smart å gjøre viktige ting før de haster!
Planlegging
0.0%
Altfor mye
0.0%
4.1%
For mye
2.0%
58.2%
Passe
74.5%
34.7%
For lite
23.5%
3.1%
Altfor lite
0.0%
0
10
20
30
Før PEP
40
Etter PEP
50
60
70
80
Tid brukt på oppgaveplanlegging
1.0%
Jeg bruker ikke tid på å planlegge
1.0%
16.3%
Mindre enn 15 minutter
13.3%
32.7%
15 - 30 minutter
31.6%
31.6%
½ - 1 time
39.8%
14.3%
1 - 2 timer
14.3%
4.1%
Mer enn 2 timer
0.0%
0
5
10
Før PEP
15
20
Etter PEP
25
30
35
40
45
Verktøy til å holde oversikt
En fysisk oppgaveliste på papir, notatbok eller avtalebok
38.8%
Mine oppgaver er synlige i form av papirer på min pult
17.3%
5.1%
Frister eller påminnelser i CRM-, salgs- eller
dokumenthåndteringssystem
4.1%
3.1%
Notatbøker eller Post-it lapper
35.7%
13.3%
31.6%
37.8%
Oppgaver og deadlines settes / skrives inn i kalenderen
0.0%
3.1%
Jeg har ikke behov for å skrive ned slikt
Jeg beholder mine e-poster i innboksen og flagger eller
markerer som ulest
54.1%
25.5%
Jeg får en oversikt fra prosjektplaner og/eller
referater/notater fra møter
9.2%
17.3%
Jeg benytter oppgavefunksjonen i e-postsystemet (Outlook,
Notes el.)
26.5%
73.5%
9.2%
5.1%
Andre verktøy
0
Før PEP
34.7%
20.4%
En elektronisk oppgaveliste som kan være i Word eller
Excel
49.0%
10
Etter PEP
20
30
40
50
60
70
80
Elektronisk oppgaveliste
8.2%
Jeg bruker den til alle relevante oppgaver
43.9%
5.1%
Jeg bruker den bare på store oppgaver som fortsetter over
tid
18.4%
9.2%
Jeg bruker den bare til mindre oppgaver som jeg må huske
å gjøre
9.2%
18.4%
Jeg bruker den sjelden
16.3%
29.6%
Jeg bruker den aldri
10.2%
29.6%
Jeg er ikke kjent med oppgavelisten i mitt e-postsystem
2.0%
0
Før PEP
5
10
Etter PEP
15
20
25
30
35
40
45
50
3. Brannslukking og krisehåndtering
Det er 3 ting som påvirker
brannslukking positivt:
* Kontroll og oversikt
* Oppgaveplanlegging
* God kommunikasjon
4. Avbrudd, telefonavbrudd,
forstyrrelser
• Den som avbryter deg eller ringer er IKKE alltid(!)
viktigere enn det du planlegger å gjøre
• Planlegg "stille" time, - sett av tid til
sammenhengende konsentrasjon og de
"langsomme" tankene
• Besvar samtaler samlet i en ”bunke”
• Svar med e-post – og imens…
• Gi beskjeder og vær pålitelig
• Tidsbegrens samtalen - Ta kontrollen
Vurdering av avbrudd
11.2%
Altfor ofte
6.1%
38.8%
For ofte
37.8%
49.0%
Passende
54.1%
1.0%
For få
2.0%
0.0%
Altfor få
0.0%
0
10
20
30
Før PEP
Etter PEP
40
50
60
Omfang av interne avbrudd
8.2%
Ca. hvert 10. minutt
2.0%
25.5%
1-2 ganger pr. time
27.6%
44.9%
5-10 ganger pr. dag
39.8%
19.4%
Et par ganger om dagen for det meste
25.5%
2.0%
Det skjer nesten aldri
5.1%
0
5
10
Før PEP
15
20
Etter PEP
25
30
35
40
45
50
Tidsforbruk på interne avbrudd
25.0%
Mindre enn en ½ time
25.8%
37.5%
½ - 1 time
36.6%
20.8%
1 - 1½ timer
19.4%
6.3%
1½ - 2 timer
12.9%
10.4%
Mer enn 2 timer
5.4%
0
5
10
15
Før PEP
20
Etter PEP
25
30
35
40
5. Påta seg for mye
• Du arbeider ikke best under press,
men når du jobber fort før det haster…
• Ved behov: Lær å si NEI - med et smil.
Begrunn svaret og kom med
alternative løsninger
• Det er ikke alt som er optimalt å gjøre nå!,
sett av tid i kalenderen til oppgaver
på et egnet tidspunkt – skriv i kalenderen nå!
• Ikke alt må være perfekt, men det må alltid være Godt nok!
6. Utsettelsesatferd
Tiltak: Gjør det nå! – Ta en Grue-seg-til oppgave
hver dag - og ta den så tidlig på dagen som mulig!
Utsettelsesatferd
1.0%
Alltid
0.0%
30.6%
Ofte
16.3%
65.3%
Sjelden
79.6%
3.1%
Aldri
4.1%
0
10
20
30
40
Før PEP
50
Etter PEP
60
70
80
90
7. Møter
•
•
•
•
•
Er møtet nødvendig? Alternativer?
Klar hensikt, agenda og tid for start og slutt
Inviter problemløserne
Start presis og følg agendaen.
Beslutt neste steg og fastsett:
HVEM?
HVA?
NÅR?
• Lag handlingsplaner som støtte
• Skriv et kort referat og publiser dette på
hurtigste måte
Antall møter
15.3%
1-2 møter
15.3%
27.6%
3-5 møter
32.7%
39.8%
6-9 møter
30.6%
14.3%
10-15 møter
18.4%
3.1%
Mer enn 15 møter
2.0%
0.0%
Deltar vanligvis ikke i møter
1.0%
0
5
10
15
Før PEP
20
Etter PEP
25
30
35
40
45
Total tid tilbragt i møter
17.3%
18.6%
1-3 timer
24.5%
3-6 timer
21.6%
17.3%
16.5%
6-9 timer
14.3%
14.4%
9-12 timer
9.2%
12-15 timer
13.4%
9.2%
10.3%
15-18 timer
8.2%
Mer enn 18 timer
5.2%
0
5
10
Før PEP
15
Etter PEP
20
25
30
Uproduktive elementer i møter
2.6
2.5
Deltakere som ikke kjenner møtets formål
Deltakere som kommer sent
2.8
2.3
2.3
2.2
En uklar agenda som først må diskuteres
3.6
3.5
Samtaler eller SMS trafikk til mobil
2.1
Deltakere som jobber med andre saker på pc'n under møtet
2.7
2.2
2.1
Manglende fokus til å få et resultat
Utenomsnakk
2.6
2.8
3.1
Deltakere som kommer og går i løpet av møtet
Annet, vennligst beskriv:
Før PEP
1.8
1.0
0
0.5
Etter PEP
1
3.3
1.5
2
2.5
3
3.5
4
Årsaker til vellykkete møter
Den som kalte inn til møtet hadde en vel forberedt agenda
og et klart mål
1.3
1.3
2.4
2.4
Den som innkalte til møtet ledet det effektivt
3.2
3.2
Deltakerne var fullt engasjert
Møtet startet og ble avsluttet på tiden
3.7
Valg av deltakere var relevant til agendaen
2.9
4.0
3.3
3.3
3.3
Deltakerne var forberedt
Møtet ble avsluttet med en klar konklusjon
3.7
3.6
Den effektive bruk av visuelle hjelpemidler og materiale
3.7
4.7
1.0
Andre faktorer (vennligst angi hvilke):
0
Før PEP
0.5
1
Etter PEP
1.5
2
2.5
3
3.5
4
4.5
5
Årsaken til mindre vellykkete møter
Møtet var unødvendig
2.0
2.4
2.2
2.2
Ugunstig møtetidspunkt
Referatet er mangelfullt eller blir ikke skrevet
2.6
Uegnet møterom - dårlig teknisk utstyr
2.7
2.8
Agendaen er for omfattende
3.1
4.0
3.2
2.0
1.9
Det er ingen klare mål eller agendaen mangler
2.6
2.7
Deltakerene er ikke forberedt
2.5
2.7
Møteleder leder ikke møtet effektivt
3.7
3.5
Uengasjerte møtedeltakerne
3.2
De rette deltakere var ikke tilstede
Avbrytelser fra omgivelsene
3.7
4.2
3.3
2.0
Andre faktorer (Vennligst angi hvilke):
0
1
Før PEP
2
Etter PEP
5.0
3
4
5
6
Møteregler
Produksjonsbedrift/ industri
Møteregler
Kommune
8. Ikke avsluttede oppgaver
•
•
•
•
•
Identifiser ikke-avsluttede oppgaver
Hvorfor forlot jeg denne oppgaven?
Eliminer muligheter for avbrudd i oppgaven
Deleger resten av oppgaven ved avbrudd hvis mulig
Lag handlingsplaner på oppgavene slik at du enkelt
ser hva som står igjen?
• Premier deg selv for å ta kontroll og gjenvunnet
oversikt!
9. Elektronisk post
• Ikke sjekk kontinuerlig, begrens til 3 – 5 ganger pr dag
(gjelder ikke nyhetsredaktører…)
• Slå av varsler
• Reager på nye oppgaver der og da
• Lag deg en god struktur for å arkivere
e-post som ikke skal slettes
• Kast (slett) unødvendig info
• Deleger overoppsyn med e-posten
når du er på reise (velforfattet fraværsmelding)
• Om mulig… få oversendt viktig e-post når du er på reise
• La Inn-kurven gå i null hver dag..!
Tidsforbruk på e-post
26.5%
Mindre enn 1 time
28.6%
44.9%
1-2 timer
44.9%
14.3%
2-3 timer
18.4%
8.2%
3-4 timer
7.1%
6.1%
Mer enn 4 timer
1.0%
0
5
10
15
20
Før PEP
25
Etter PEP
30
35
40
45
50
Håndtering av e-postens innboks
29.6%
Hver gang jeg får et varsel om ny e-post
6.1%
57.1%
Når jeg har mulighet, 4-8 ganger om dagen
52.0%
13.3%
Periodisk, 2-3 ganger om dagen
41.8%
0.0%
Sjeldnere, 1 gang om dagen i det meste
0.0%
0
10
Før PEP
20
Etter PEP
30
40
50
Antall e-poster i innboksen
7.1%
Mindre enn 10
24.5%
15.3%
10 - 25
29.6%
10.2%
26 - 50
18.4%
67.3%
Mer enn 50
27.6%
0
10
20
30
Før PEP
40
Etter PEP
50
60
70
80
Arkivering av e-post
75.5%
Jeg benytter en mappestruktur i min e-post
93.9%
Jeg arkiverer dem på C:/-disken eller på personlig område
på serveren
14.3%
11.2%
8.2%
5.1%
Jeg benytter et fellesområde på serveren
4.1%
7.1%
Jeg benytter et elektronisk dokumentsystem / CRM system
40.8%
Jeg beholder dem i min innboks
7.1%
Jeg skriver dem ut på papir og beholder dem i et fysisk
arkiv
9.2%
7.1%
13.3%
Andre metoder, vennligst beskriv
4.1%
0
Før PEP
10
20
Etter PEP
30
40
50
60
70
80
90
100
10.
Samlet disponering/ omdisponering av tid
Weekly time consumers (average)
8.8
Use of time on e-mails
7.9
8.6
8.6
Total hours spent in meetings
Extent of internal interruptions
1.2
1.3
Total time spent on phone including handling sms/text
messages
Time spent searching for electronic information
Time spent searching for physical information
5.4
5.0
2.0
1.5
1.3
0.9
4.8
Time spent on areas outside your responsibility
3.9
5.3
Available time
Pre-analysis
8.2
Post-analysis
Fokusområder:
• PEP-programmet
• LEAN management
• Prosjektplanlegging og
-ledelse
• Leder- og teamutviklingsprogram
• Salgstrening
• Atferdsanalyser av team,
ledere og medarbeidere
• Coaching
• Organisasjonsutvikling
• Foredrag og seminar
• Coaching av enkeltpersoner
• Coaching av team
Hammerfest
kommune
Leirfjord
kommune
Namdalseid
kommune
Holtålen
kommune
Nesseby
kommune
Sør-Varanger
kommune
Lurøy
kommune
Lierne
kommune
Snåsa
kommune
Trondheim
kommune
Midtre Gauldal
kommune
Bergen
kommune
Kontaktinformasjon
Sigurd E. Liseth
daglig leder/ rådgiver
95 15 37 42
[email protected]