1. No category

Visma Business
Elektronisk faktura
Agenda
• Hva er E-faktura?
• Hva slags muligheter finnes i Visma?
• Autoinvoice
• Visma XML 5.1
• EDI-filer
Hva er E-faktura?
• 2 «typer» E-faktura; E2C og E2B
• E2C går til privatpersoner i nettbank.
• E2B er fakturaer sendt elektronisk fra en bedrift til en annen.
(Også kalt EDI)
• Faktura sendt på e-post er ikke E-faktura
Hva er E-faktura?
• Alle e-fakturaer sendes via en eller flere meldingssentraler før den når
sluttmottaker.
• Som bruker av VB vil man alltid forholde seg til en meldingsformidler
som har ansvaret for å videreformidle til sluttmottakers
meldingsformidler.
•
•
•
Visma Autoinvoice (Visma/Maventa)
Visma XML 5.1 (Visma EDI)
EDI-filer (Integrasjonspartner)
• Meldingsformidlere er også ansvarlig for å konvertere til riktige
formater seg imellom.
•
•
EHF
E2B
Hva er E-faktura?
Hvordan når fakturaen mottaker?
Senders meldingsformidler
Visma XML
Visma Business
EHF
E2B
Mottakers meldingsformidler
EHF
E2B
Mottaker
Visma Autoinvoice
• Fordeler:
• Enkel å sette opp.
• Billig å sette opp.
• Ulemper:
• Ingen fleksibilitet i feltbruk eller format.
• Kun faktura
• Krever versjon 5.31.X eller høyere.
• Meldingsformidler: Visma Software (Maventa)
• Mer info: www.visma.no/autoinvoice
Visma Autoinvoice
• Normalt sett vil man kunne nå de fleste mottakere med Visma
Autoinvoice via PEPPOL.
• PEPPOL er et nettverk av meldingsformidlere som driftes av DIFI i
Norge. (Også kalt aksesspunkt). http://anskaffelser.no/ehandel/artikler/aksesspunkter
• For å kunne nå sluttkunde via autoinvoice må de være registrert i
ELMA.
• http://anskaffelser.no/e-handel/artikler/mottakere-i-elma
• Selv om de fleste kan nås via Peppol, er det allikevel ikke sikkert at
Visma Autoinvoice støtter mottakers krav til innhold i e-faktura.
• I noen tilfeller krever mottaker flere referanser enn det Visma
Autoinvoice videreformidler. I VB har vi kun deres ref. og vår ref.
til dette formålet.
Visma Autoinvoice
Vår anbefaling for oppstart
• Start opp test av forsendelse til en sluttmottaker (kunde).
• Sjekk om mottaker er registrert i ELMA.
• Ta kontakt med aktuell person hos kunde og si at det vil komme en
test. Be de verifisere at det er mottatt og at krav til innhold stemmer.
• Om alt er ok så kan man sette i gang å sende.
• Om det ikke er ok så kan saken meldes til oss. I noen tilfeller kan
man skru på parametere i Visma.
• I noen tilfeller vil vi se at man ikke kan benytte Visma Autoinvoice
p.g.a krav fra sluttmottaker som ikke støttes. Da blir man nødt til å
benytte f.eks Visma EDI eller Integrasjonspartner for å få sendt til
sluttmottaker.
Visma Autoinvoice
Begrensninger:
• Autoinvoice støtter ikke samlefaktura
• Epostfeltet på kundekortet brukes til å sende varsler om
AutoInvoice-fakturaer
• Dette feltet kan derfor ikke brukes til andre rutiner
• Factoring er ikke støttet til og med 5.32. Støttes fra versjon 8.0
• Referansefeltene, Deres Ref og Vår Ref brukes som
referansefelter.
• Vellykket sending er prisgitt at mottaker ikke har feltkrav
utover dette.
• Vedlegg kan ikke inkluderes til og med 5.32, Støttes fra
versjon 8.0
Visma Autoinvoice
Begrensninger:
• Øreavrunding må skrus av til og med 5.32. Støttes fra versjon
8.0
• Tillegg/fratrekk på ordrehodet, samt «bruttordre», kan ikke
brukes til og med 5.32. Støttes fra versjon 8.0
• Ikke beregn rab utifra standardpris på i Behandlingsmåte bør
skrus på til og med 5.32. Støttes fra versjon 8.0
• Det kan ikke legges rabatter på kreditnota-linjer
• Dette iht. EHF-regel.
Visma Autoinvoice - Oppsett
Gå på autoinvoice.visma.com
Opprett bruker. Følg veiledning for å lage en bruker.
Visma Autoinvoice - Oppsett
Når man har fått opprettet bruker, logger man seg inn i portalen.
Under innstillinger vil man finne API-nøkkel og Firma UUID.
Disse legges inn i Bedriftsopplysninger i Visma Business
Visma Autoinvoice - Oppsett
Deretter må følgende felter være fylt ut i bedriftsopplysninger.
• Orgnr
• GLN/GS1-nr. Blir laget ved innlogging i autoinvoice-portalen og
finnes der.
• Landnr
• IBAN/BIC
• Bankforbindelsesnr.
• Bankforbindelsen settes opp i egen tabell. Her setter man opp
bankkonto og SWIFT-adresse
Visma Autoinvoice - Oppsett
Last deretter inn Autoinvoice operatører til tabellen
Visma Autoinvoice - Oppsett
Kunden i Visma må registreres med følgende informasjon
• GLN/GS1-nr: E-fakturadresse. Eks fra ELMA 9908:928731022
• Autoinvoice operatørnr: (som regel 13 = Peppol)
• Landnr
• Bankkonto
• Orgnr
• E-postadresse
• Sendemåte for Dokument.
Visma Autoinvoice – Oppsett
•
•
Registrering og print av faktura skjer på normal måte.
Noen ønsker å skille ut print på papir og autoinvoice i egne
skjermbilder. Dette må eventuelt settes opp i skjermbildet.
•
Ved print får man melding i statusdialog til Visma på om
faktura er sendt til autoinvoice eller ikke.
Visma Autoinvoice – Oppsett
•
Man kan også sjekke status inne i Visma Autoinvoice
Portalen
• Eventuelle feilmeldinger vil komme på mail.
•
•
•
Finner ikke mottaker. (Feil ved e-fakturaadresse)
Finner ingen rute til mottaker. Finner ingen meldingsformidler å sende
til.
Feil på landnr. Ikke landnr på kunde
Visma Autoinvoice – Oppsett
•
Ved feil ved sending kan man sende faktura på nytt fra
dokumentarkivet i Visma Business.
Visma XML 5.X
• Nyere form av utveksling av ordredokumenter. Støtter
ordrebekreftelse, faktura og bestilling.
• Settes opp ved hjelp av forhåndsdefinert formular i VB.
Samt E-Dokumentinformasjonstabellen.
• Ved utskrift velges XML formularet.
• Etter utskrift lastes fakturaer opp fra VB manuelt.
Visma XML 5.X
• Fordeler:
• Mindre komplisert oppsett
• Forholder seg til en standard (Visma XML 5.X)
• Ulemper:
• Mindre fleksibilitet, men fortsatt noe.
• Må skille ut de som skal faktureres slik i eget
skjermbilde.
• 2 operasjoner. Print og opplasting.
• Eksempel på meldingsformidlere: Visma EDI, Norsk
Byggtjeneste.
EDI-filer
• Eldste form for utveksling av ordredokumenter (ikke kun
faktura)
• Settes opp vha en .imp . Exp definisjon som settes opp i Visma
• Hukes av på hver kunde om ordre skal mottas på EDI
EDI-filer
• Fordeler:
• Full fleksibilitet i feltbruk.
• Sendemåte skiller til print/EDI.
• Ulemper:
• Forholdvis komplisert oppsett.
• Ingen funksjonalitet for opplasting til meldingsformidler. De
må hente selv eller så settes det opp egen ftp-klient.
• Eksempel på meldingsformidler: Integrasjonspartner/Vitari