Visma AutoPay
Avtalegiro i AutoPay
Generelt
AvtaleGiro er en tjeneste innen elektronisk betalingsformidling som Nets tilbyr betaler og
betalingsmottaker.
Betalingsmottaker sender inn betalingskrav for kunder som har sagt ja til sin bank om å benytte
AvtaleGiro som betalingsform. Banksystemet sørger for at betaler trekkes automatisk på forfallsdato.
Betaler mottar varsel før forfall om kommende betalinger, og har mulighet til å stoppe betalingen, om
ønskelig. Varsel om kommende betalinger kan formidles via betalers bank eller det kan sendes direkte fra
betalingsmottaker.
AvtaleGiro tjenesten i AutoPay via dataavsender Visma Software er testet og godkjent av Nets. Det betyr
at fasen med test av filer med betalingskrav og sletteanmodning mot Nets ikke er nødvendig for
betalingsmottaker. Innlesing av data fra Nets, dvs. nye og slettede faste betalingsoppdrag og OCRkonteringsdata (AvtaleGiro-innbetalinger), er testet og godkjent i AutoPay.
Følgende er hentet fra dokumentasjon på Nets sine nettsider:
(http://www.avtalegiro.no/Bedrift/Brukerhandbok/)
Avtaleforhold
Betaleravtale og faste betalingsoppdrag
Betaleravtale
Betalers bank er betalers avtalepartner. Betaler tegner derfor først en avtale med sin bank om bruk av
AvtaleGiro. Dette er en overordnet avtale som gir betaler rett til å benytte AvtaleGiro for å betale sine faste
regninger. Avtalen knyttes til den kontoen som skal trekkes automatisk. Betaleravtalen opprettes ofte ved
registrering av første faste betalingsoppdrag.
Faste betalingsoppdrag
Når betaler har tegnet en betaleravtale, kan den tilknyttes et eller flere faste betalingsoppdrag. Betaler
oppretter et fast betalingsoppdrag for hver fast regning som ønskes betalt automatisk. Følgende
informasjon registreres på det faste betalingsoppdraget:
• KID
• Betalers kontonummer
• Betalingsmottakers navn og kontonummer
• Beløpsgrense
• Varselkode – ved bortvelging av varsel
• Evt. varighet for det faste betalingsoppdrag
Informasjonen gir knytning mellom betaler og betalingsmottaker i AvtaleGiro.
Betaler kan kun opprette faste betalingsoppdrag mot betalingsmottakere som tilbyr AvtaleGiro.
Informasjon om hvilke betalingsmottakere som tilbyr AvtaleGiro kan gis av banken, alternativt finnes en
oversikt i nettbank.
Betalers inngåelse av fast betalingsoppdrag mot betalingsmottaker kan initieres på ulike måter:
• Betaler kan henvende seg i banken med giroblankett som benyttes som grunnlag for
registrering.
• Betalers bank kan gi betaler forslag om hvilke betalingsmottakere som tilbyr tjenesten. Forslag
kan for eksempel gis på AvtaleGiro info eller i form av DM. Hvis betaler ønsker fast
betalingsoppdrag kan dette bekreftes overfor banken ved bruk av f.eks. nettbank eller på
annen måte.
• Betalingsmottaker kan selv foreslå overfor sine betalere å ta i bruk AvtaleGiro. Dette kan skje
ved at betalingsmottaker sender ut en DM til sine kunder.
AvtaleGiro-logo og forslag/mal for DM finnes på: www.avtalegiro.no.
 Visma Software AS
Avtalegiro i AutoPay
Side 1
Visma AutoPay
Avtalegiro i AutoPay
Betaler har mulighet til å endre navn, adresse og debet kontonummer knyttet til betaleravtalen, debet
konto på faste betalingsoppdrag, samt beløpsgrense og varselkode knyttet til det enkelte faste
betalingsoppdrag.
Betaler har også mulighet til å sperre ett eller flere faste betalingsoppdrag for en periode. I sperreperioden
utføres ikke automatiske trekk mot betalers konto. I stedet vil betalers bank tilby betaler en alternativ
betalingsmåte.
Dersom betaler sletter et fast betalingsoppdrag, sørger betalers bank for at det mottas tilbud om alternativ
betalingsmåte for evt. betalinger som ligger på venteregister. Samtidig gis betalingsmottaker informasjon
om at det faste betalingsoppdraget er avsluttet.
Betalingsmottakers avtale med egen bank
Opprettelse av avtale om bruk av AvtaleGiro
Bruk av tjenesten AvtaleGiro betinger at det inngås en avtale mellom betalingsmottaker og dennes
bankforbindelse.
Avtaleskjema med avtalevilkår
Avtaleskjema fylles ut og underskrives av betalingsmottaker og banken.
Betalingsmottaker skal ha kopi av både avtaleskjema og avtalevilkår.
Banken arkiverer egen gjenpart. (Avtaleskjema og avtalevilkår skal ikke sendes Nets)
Registreringsskjema
Registreringsskjema 1 og 2 fylles ut og underskrives av betalingsmottaker og banken, og sendes Nets i 2
eksemplarer for registrering.
Nets skanner eget eksemplar og returnerer betalingsmottakers og bankens eksemplar påført dato som
avtalen ble registrert gyldig i Nets.
Da KID benyttes i alle betalingsoppdrag, og konteringsdata leveres i OCR giro-format, er det en
forutsetning at betalingsmottaker har gyldig avtale om OCR giro på samme konto som AvtaleGiro.
Selvkomponert eksempel:
Et eksempel
Regnskapsbyrået Tall og Fakta AS kjører økonomisystemet Visma Business Regnskapsbyrå og fører
regnskap for bl.a. Boltiten Borettslag AL, som altså er en Visma Business-klient. Boltiten ønsker å tilby
sine leietakere å betale husleie med AvtaleGiro. Tall og Fakta AS kan ordne det meste av skjemaer og
utfylling av disse på vegne av Boltiten, men Boltiten må signere avtaler og skjemaer mot Nets og banken
sin, Storbanken.
Avtaleforhold
Betalingsmottakers avtale med egen bank
Avtaleskjema med vilkår
Boltiten må inngå avtale med Storbanken for å kunne tilby AvtaleGiro-tjenesten. Avtaleskjema ”Avtale om
betaler-tjenester og betalingsmottaker-tjenester i næringsforhold – Del E av kontoavtalen” må fylles ut og
underskrives av begge parter. Sett kryss i rutene for AvtaleGiro og OCR giro under Betalingsmottakertjenester. Dette skjemaet med avtalevilkår skal ikke til Nets, men arkiveres hos Boltiten og Storbanken.
Registreringsskjema
Boltiten og Storbanken fyller ut og underskriver Registreringsskjema 1 og 2, som så sendes til Nets for
registrering. Husk å sette X i rutene for AvtaleGiro og OCR giro under ”Betalingsmottaker-tjenester” og
”Avtalen gjelder”.
Nets arkiverer sitt eksemplar og returnerer Storbankens og Boltitens eksemplarer påført dato for når
avtalen ble registrert som gyldig for bruk i Nets.
 Visma Software AS
Avtalegiro i AutoPay
Side 2
Visma AutoPay
Avtalegiro i AutoPay
NB! Nets S tildeler avtalen om AvtaleGiro en avtaleID. Den skal ikke brukes i noen form for forsendelser i
AutoPay til og fra Nets, derfor er det heller ikke laget felt for å lagre denne avtaleID i AutoPay. Den vil
sannsynligvis bli spurt etter ved henvendelser fra betalingsmottaker til Nets om AvtaleGiro oppdrag, så ta
vare på den.
AutoPay-avtalen kan nå merkes med hake i feltet for AvtaleGiro.
Generelle tips for betalingsmottaker
Eksisterende OCR-avtale kan ikke bare endres til også å omfatte AvtaleGiro. Ny avtale må tegnes og
sendes til Nets. Evt. Ny avtaleID for OCR og remittering må legges inn i AutoPay.
Eksisterende AvtaleGiro-avtale med annen dataavsender/konteringsmottaker kan aktiveres mot Visma
AutoPay ved å sende Epost til [email protected] og oppgi hvilke kontonummer og avtaleID det gjelder
og Visma Software sin kundeenhetsID (0011542) som dataavsender og konteringsmottaker. Dette vil
medføre at Nets sender kundeinfo fra den gamle avtalen i OCR-fil til Visma Software og AutoPay vil
oppdatere kunder i Visma Business med riktig type varsling m.m. – såfremt KID-oppsettet i Visma
Business stemmer med KID-beskrivelsen i den gamle avtalen.
Vær nøye i utfylling av punkt 8 om ”KID for AvtaleGiro” i avtaleskjemaet fra Nets!
 Visma Software AS
Avtalegiro i AutoPay
Side 3
Visma AutoPay
Avtalegiro i AutoPay
Tilby Boltitens leietakere å betale med AvtaleGiro
I Visma Business Regnskapsbyrå er det laget eget skjermbilde i vedlikehold av kunder der nødvendige
felt for AvtaleGiro-løsningen i AutoPay er tatt inn. Skjermbildet kan også importeres i standard Visma
Business.
Som standard vil AutoPay ta i bruk feltet ”Gr. 7” på kunden (Aktører-tabellen) for å merke kunden riktig i
forhold til varslingsmåte.
Verdiene 20 og 21 betyr at kunden har AvtaleGiro-avtale.
I skjermbildet har feltet fått ledetekst ”Autogiro / AvtaleGiro”.
Ved å dobbeltklikke i dette feltet, kommer du inn i en dialog der du kan velge blant ulike verdier.
Velg ”1 – Opprette avtale – AvtaleGiro”.
Knappen Utskrift avtale blir nå tilgjengelig slik at en kan trykke på den og få opp et Word-dokument med
nødvendige data fylt ut for den aktuelle leietakeren.
Skriv ut dokumentet og send det til leietaker.
Andre måter å initiere inngåelse av fast betalingsoppdrag på er nevnt under Avtaleforhold - Betaleravtale
og faste betalingsoppdrag over.
Betalers avtale med egen bank
For leietakeren i Boltiten er det hans egen bank (heretter Sparebanken) som er avtalepartner. Derfor må
han først tegne en overordnet avtale med Sparebanken om bruk av AvtaleGiro. Avtalen knyttes til den
kontoen som skal trekkes automatisk. Til denne avtalen kan det knyttes et eller flere faste
betalingsoppdrag, i dette tilfellet husleietrekk.
Avtalegiro avtalen (Word-dokumentet beskrevet ovenfor som er signert av leietakeren), kan enten
leietakeren, Boltiten eller Tall og Fakta AS ta med til Sparebanken. Dette faste betalingsoppdraget
registreres deretter i Nets.
Info om det faste betalingsoppdraget vil sendes fra Nets i OCR-fil, fanges opp i AutoPay og til sist
oppdatere kunden i Visma Business med varslingstype etc.
 Visma Software AS
Avtalegiro i AutoPay
Side 4
Visma AutoPay
Avtalegiro i AutoPay
Det gir ingen mening å fylle ut de aktuelle feltene i Visma Business på kunden, danne AvtaleGiro-trekk og
sende til Nets, før kunden/leietakeren har inngått avtale med Sparebanken og denne avtalen er registrert i
Nets!
Faner for oppfølging i Visma Business
I Visma Business Regnskapsbyrå er det lagt på ekstra faner for AvtaleGiro-trekk i Betalingsformidling.
Disse kan også importeres i standard Visma Business.
Avtalegiro trekk legges ut til AutoPay fra kundefanen i vinduet “Betalingsformidling” på samme måte som
ved utbetaling. Når du velger “Legg ut data” fra fanen “Sende betaling” legges Avtalegiro trekkene inn i
AutoPay og sendes automatisk til Nets.
Definisjon av viktige ord og uttrykk
Hentet fra Nets sine nettsider (http://www.avtalegiro.no/avtalegiro/bedrift/avt_brukerhandboker.cfm).
Listen er i alfabetisk rekkefølge.
Avtale-ID
- En unik identifikasjon av mottakers avtale i Nets.
AvtaleGiro-avtale
- Er blitt vanlig betegnelse på fast betalingsoppdrag (FBO), i
markedskommunikasjon mot betalere. (Fast betalingsoppdrag – se
under.)
AvtaleGiro info
- En periodisk oversikt som sendes betaler med AvtaleGiro. Oversikten
viser betalinger som forfaller den kommende betalingsperioden, samt
status for alle betalers faste betalingsoppdrag.
 Visma Software AS
Avtalegiro i AutoPay
Side 5
Visma AutoPay
Nets-dato
Avtalegiro i AutoPay
- Behandlingsdato i Nets, dvs. den dato Nets foretar avregning av
transaksjonene.
Beløpsgrense
- En øvre beløpsgrense som betaler kan sette per trekkmåned, per
betalingsmottaker.
Betaleravtale
- Betaleravtale inngås mellom betaler og betalers bank før AvtaleGiro tas i
bruk. Avtalen regulerer betalers og bankens rettigheter og plikter.
BETALINGSKRAV
- Det beløp, evt. med tilhørende informasjon, som skal belastes betalers
bankkonto.
Betalingsperiode
- En forhåndsbestemt periode hvor varslede betalinger forfaller. Perioden
er definert som fom. 15. i en måned, tom. 14. i etterfølgende måned.
Fast
betalingsoppdrag
- Et fast betalingsoppdrag er en instruks fra betaler til egen bank, som sier
Forfallsdato
(Betalingsdato)
- Den dato betaler trekkes automatisk. Dersom forfalls-/ betalingsdato faller
Format
- Oppbygning av recordene.
Forsendelse
- Datakommunikasjonsfiler som sendes fra/til betalingsmottakers
at en bestemt betalingstype (regningstype) til en bestemt
betalingsmottaker ønskes betalt med AvtaleGiro.
Ofte benyttes ”FBO” som forkortelse for fast betalingsoppdrag.
på lørdag/søndag/bevegelig helligdag, foretas automatisk trekk
påfølgende virkedag.
dataavsender/ datamottaker. Forsendelse åpner med en startrecord for
forsendelse og avsluttes med en sluttrecord for forsendelse.
Forsendelsesnummer
- Unik nummerering av forsendelser innen 14 dager, fra/til dataavsender/-
Fremmedreferanse
- Betalers identifikasjon av betaling/betalingsmottaker. Hvis feltet
mottaker.
fremmedreferanse i betalingskravet er utfylt, vil fremmedreferanse
fremkomme på AvtaleGiro info og kontoutskrift til betaler.
KID
- KID, kundeidentifikasjon, er betalingsmottakers identifikasjon av et
betalingskrav.
KID skal inneholde kundenummer, eller annen unik identifikasjon av
betaler, og evt. betalingstype hvis betaler har flere kundeforhold til samme
betalingsmottaker.
Kunde-ID
- Kontoeiers Organisasjonsnummer (for bedrifter/foretak),
personnummer (for personkunde).
Kunde-ID benyttes som høyeste begrep i Nets for å samle en
betalingsmottakers konti og avtaler.
Kundeenhet-ID/
Dataavsender
- Avsender av data for en eller flere avtaler. Dataavsender kan være
Kundeenhet-ID/
Datamottaker
- Mottaker av data for en eller flere avtaler. Datamottaker kan være
Kundeenhet-ID/
Listemottaker
- Mottaker av listemateriell. Listemottaker kan være avtalekunden selv,
 Visma Software AS
avtalekunden selv, eller f.eks. en datasentral.
avtalekunden selv, eller f.eks. en datasentral.
eller f.eks. et regnskapskontor.
Avtalegiro i AutoPay
Side 6
Visma AutoPay
Kundereferanse
Avtalegiro i AutoPay
- Kundereferanse er knytning mellom betalingsmottaker og betaler i
AvtaleGiro. Kundereferansen ligger i KID-feltet og består av betalers
unike identifikasjon hos betalingsmottaker, og evt. betalingstype.
Kundenummer og betalingstype skal ligge på faste definerte steder i KIDfeltet for hver enkelt KID-alternativ som er angitt på registreringsskjemaet
for AvtaleGiro.
Mottakeravtale
- Avtale om bruk av AvtaleGiro må opprettes mellom betalingsmottaker og
betalingsmottakers bank før AvtaleGiro kan tas i bruk. Avtalen regulerer
betalingsmottakers og bankens rettigheter og plikter i forbindelse med
mottakers bruk av AvtaleGiro. Det opprettes kun én avtale om bruk av
AvtaleGiro per oppdragskonto.
Oppdrag
- Samling av transaksjoner, f.eks. betalingskrav, i en forsendelse. Alle
transaksjoner i oppdraget må tilhøre samme oppdragskonto. Det kan
ligge flere oppdrag i én forsendelse.
Oppdragskonto
- Betalingsmottakers konto som skal godskrives
Oppdragsnummer
- Fortløpende unik nummerering av oppdrag. Oppdragsnummeret må være
unikt innen de siste 12 måneder + 1 dag. Oppgis av dataavsender.
Record
- En transaksjon kan være delt opp i flere recorder, der hver record
inneholder definerte deler av transaksjonen.
Transaksjon
- Brukes i AvtaleGiro som betegnelse på en logisk enhet i et oppdrag til/fra
Nets.
Transaksjonsnummer
- Fortløpende nummerering av transaksjonene i oppdraget.
Transaksjonsnummer starter på 1, og adderes med 1 per logisk
transaksjon. Alle recorder tilhørende en logisk transaksjon, skal ha
samme transaksjonsnummer. Oppgis av dataavsender.
Transaksjonstype
- Kode som angir hvordan en transaksjon skal bli/har blitt behandlet.
Venteregister
Varselkode
- Et register der mottatte transaksjoner blir liggende frem til forfallsdato.
- Betaler skal alltid varsles om kommende betalingskrav, men har mulighet
til og velge bort dette.
 Visma Software AS
Avtalegiro i AutoPay
Side 7