1. No category

MANUAL
forklaringer og funksjoner
Versjon 2
versjon 2.0.3
Brukermanual for idha-Online
side 2
Innehåll
Å logge inn på idha-Online. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 1 side 3
Profilinnstillinger. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 1.1 side 3
Endre Passord. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 1.2 side 3
Å logge ut. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 1.3 side 3
Oversikt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 2.1 side 4
Utrede. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 2.2 side 4
Rapporter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 2.2.1 side 4
Analyse sjåføraktiviteter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 2.2.2 side 4
Hastighetsanalyse kjøretøy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 2.2.3 side 5
Tidslinjeanalyse kjøretøy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 2.2.4 side 5
Tidslinjeanalyse sjåfører . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 2.2.5 side 5
Sjåfører. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 2.3 side 5
Kjøretøy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 2.4 side 6
Driftssteder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 2.5 side 6
Filer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 2.6 side 6
Godkjente filer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 2.6.1 side 6
Filopplasting og historikk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 2.6.2 side 6
Filbestillinger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 2.6.3 side 6
Konto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 2.7 side 7
Brukere. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 2.7.1 side 7
Roller. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 2.7.2 side 7
Sjåførlogin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 2.7.3 side 7
Kontoeier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 2.7.4 side 7
Innstillinger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 2.7.5 side 7
Tilleggstjenester . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 2.7.6 side 8
SMS-tjenesten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 2.7.6.1 side 8
Laste opp filer til idha-Online. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 3 side 8
Laste ned filer fra idha-Online. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 4 side 8
Finne frem i idha-Online . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 5 side 9
Aktive eller inaktive sjåfører og kjøretøy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 6 side 9
Vanlige spørsmål . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 7 side 9
Kontakt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pkt 8 side 9
www.IDHA.com
Brukermanual for idha-Online
side 3
Kom i gang med idha-Online
Etter at du har mottatt nødvendig login-informasjon, er kontoen din opprettet og du kan logge deg inn på
idha-Online. Tenk gjerne litt over oppbyggingen av kontoen med hensyn til strukturen i firmaet ditt.
Dersom du har flere enn ca. 30 sjåfører, bør du vurdere om du skal dele opp antall sjåfører og kjøretøy på flere
brukere. Vil man dele opp antall sjåfører og kjøretøy, kan man for eksempel bruke ulike driftssteder. Et driftssted kan
for eksempel være et bestemt område eller en avdeling etc.
Når man eventuelt har opprettet et eller flere driftssteder, kan man opprette brukere. En bruker kan tildeles
rettigheter til å ta hånd om ett eller flere driftssteder.
I grunnlisensen inngår én administrator, samt et fritt antall driftssteder og sjåførlogin. Administrator blir automatisk
kontaktpersonen ved henvendelser. Oppretter man flere brukere, vil dette automatisk endre faktureringsgrunnlaget
ihht. gjeldende prisliste.
Det anbefales å starte enkelt med én enkelt administrator. Det er nemlig lett å gjøre endringer senere.
Driftssteder og brukere bør opprettes før man begynner å laste opp filer. En bruker kan nemlig tilknytte sjåfører og
kjøretøy opp mot ett eller flere driftssteder før filene lastes opp.
Man kan selvfølgelig gjøre dette senere også, men da må det gjøres manuelt. Sjåfører og kjøretøy som ikke er
tilknyttet noe driftssted blir automatisk synlig for alle brukere.
Neste punkt er å kontrollere at du har tilgang til egne filer. Dersom filene ligger lagret i en lokal mappe på PC-en, så er
det bare å logge inn på idha-Online for å begynne å laste de opp. Dersom filene ligger lagret i et nedlastingsverktøy
bør de kopieres over til PC-en først.
1 Å LOGGE INN PÅ IDHA-ONLINE
Klikk på linken https://web-idha.com/Login eller Logg inn fra hjemmesiden til idha-Online eller Autodata for å åpne
innloggingssiden. Her skal du skal fylle inn de login opplysningene du fikk på e-post.
Det er viktig at disse opplysningene fylles inn eksakt slik de vises i e-posten.
Login-informasjon som mottas via e-post fra Autodata AS inneholder kontonavn, brukernavn og passord for
kontoens administrator.
Når du er innlogget som administrator har du alle rettigheter til samtlige funksjoner. Du kan opprette driftssteder og
brukere. En administrator har mulighet til å endre visse typer firmainformasjon og funksjoner i idha-Online.
Når man er logget inn så kommer man alltid først til oversiktssiden.
1.1 Profilinnstillinger
Uansett hvor i systemet man befinner seg, vil man alltid kunne velge profilinnstillinger i menyen oppe til høyre.
I profilinnstillingene kan man håndtere tilgjengelige moduler samt angi språk og antall objekter som skal vises per
side. Marker én modul i ruten for tilgjengelige moduler, og klikk på pilen som flytter den till ruten for aktive moduler.
Man kan også velge i hvilken rekkefølge modulene skal vises, ved å flytte de opp eller ned i vinduet for aktive moduler.
1.2 Endre passord
For å endre eget passord klikker du på menyen ”endre passord” i menylisten oppe til høyre.
Et tilstrekkelig sikkert passord bør være på minst 6 tegn og inneholde minst én stor bokstav (A-Z), en liten bokstav (a-z), et
spesialtegn (f.eks.!/%&) samt et tall (0-9).
Dette er en anbefaling, men ikke et krav fra Web-idha.
Passordet skal IKKE inneholde mellomrom eller bokstavene Æ Ø Å.
1.3 Å logge ut
Klikk på ”logg ut” oppe til høyre for å avslutte din økt i idha-Online. En bruker logges automatisk ut etter ca 10
minutters inaktivitet.
www.IDHA.com
Brukermanual for idha-Online
side 4
2 FUNKSJONER
De etterfølgende punktene forklarer funksjonene
som er tilgjengelige i systemet.
Enkelte funksjoner kan kanskje ikke vises som beskrevet nedenfor. Dette skyldes i så fall brukerettighetene administratoren har definert for brukeren
som er logget inn.
Det er kun administrator som kan endre på rettighetene for kontoen.
En bruker kan kun opprette og redigere visse funksjoner og objekter (sjåfører og kjøretøy).
2.1 Oversikt
Ved hjelp av moduler kan man velge å se den
informasjonen som er interessant for akkurat deg
og din funksjon. Slike moduler kan aktiveres og
flyttes på under menyen profilinnstillinger.
2.2 Utrede
Filene du har lastet opp på idha-Online kan analyseres/utredes på ulike måter.
Vanligvis benytter man seg av de analysene som finnes tilgjengelig, eller også skriver man ut egne rapporter på det
man vil kontrollere.
2.2.1 Rapporter
Velg ønsket rapport ved å klikke på linken og endre på relevante innstillinger i utvalgsvinduet.
Normalt tidsintervall er 31 dager og idha-Online foreslår alltid de siste 31 dagene som finnes tilgjengelig. Man kan
angi en annen tidsperiode ved å klikke på den lille kalenderen og så velge ønsket start-/stoppdato.
OBS!
Da det har vist seg at pdf-filer kan ha en viss mulighet for å inneholde virus, har enkelte nettlesere blokkert mulighetene for å
kunne laste ned pdf-filer. Dette til tross for at pdf-filer har vært en internasjonal standard i mange år.
Man må derfor akseptere/tillate nedlasting av pdf-filer for å kunne åpne rapporter. Ofte må man gjenta handlingen for å
kunne se på pdf-filen. Dette er ikke unikt for idha-Online og heller ikke noe vi kan påvirke. Hvis en vil deaktivere denne
sikkerhetsfunksjonen, følg anvisningene til den spesifikke nettleseren.
Analysevinduene som finnes i idha-Online påvirkes ikke av dette. Det er viktig å vite at all kommunikasjon med idha-Online
foregår via en sikker tikobling.
Når du er pålogget på idha-Online kan tilkoblingen ikke manipuleres eller avlyttes av uvedkommende.
2.2.2 Analyse sjåføraktiviteter
Velg sjåføren og angi den siste dagen i den perioden du vil analysere. Analyseperioden er alltid 31 dager, og som
standard er perioden allerede satt til de siste 31 dager tilgjengelig.
Aktiviteter vises som forskjellige stolper med ulike høyder og farger avhengig av aktivitetstype.
Sett markøren ett sted i analysevinduet for å få detaljert informasjon. ”Dra en boks” rundt en periode for å zoome
inn på denne perioden.
De aktiviteter som finnes i analysevinduet - uavhengig av zoom - oppsummeres i analysevinduets overkant.
Overtredelser av kjøre- og hviletidsbestemmelsene, spesielle betingelser (Out of scope) og ferje/tog vises med
fargede sirkler der de inntreffer eller påvises.
www.IDHA.com
Brukermanual for idha-Online
side 5
2.2.3 Hastighetsanalyse kjøretøy
Hastighets data lagres kun i fartskriverens
minne, ikke på sjåførkortet.
Fartskriveren lagrer kontinuerlig hastighet for de
siste 24 kjørte timer.
Dette betyr at hver fil inneholder hastighet bare
for totalt 24 timer.
Derfor vises et utvalg med ett døgn i utvalgsmenyen for tidsperioden.
Du kan selv angi en grenseverdi ved en viss
hastighetsgrense. Grafen blir da farget rød der
hvor denne hastighetsgrensen har blitt overskredet. For å gjøre dette enda mer synlig kan
du fylle grafen nedenfra og opp. Klikk i ruten Fyll
diagram. Sett markøren et sted i analysevinduet
for å få detaljert informasjon.
Tegne en boks rundt en periode for å zoome.
Dersom man zoomer inn så langt at analysevinduet inneholder én time eller mindre, endres
automatisk inndelingen på grafen til sekunder i
stedet for minutter
2.2.4 Tidslinjeanalyse kjøretøy
Her kan man kontrollere at alle data fra firmaets kjøretøy ligger lagret. Finnes samtlige data for minst ett år, vises
dette med en blå farge hele veien gjennom tidslinjen. Dersom data mangler synliggjøres dette med enten gult
eller rødt på tidslinjen.
Mangler en fil helt og holdent, så markeres denne perioden med rødt.
Dersom det mangler data inne i en fil, så markeres dette med gult. Dette kan for eksempel skyldes at en annen
firmalås har vært aktiv i den aktuelle perioden.
For å kontrollere den første og siste aktiviteten til hver enkelt fil, samt firmalås, så trykker man på ikonet til høyre
for den respektive tidslinjen.
2.2.5 Tidslinjeanalyse sjåfører
Her kan man kontrollere at alle data fra firmaets sjåfører ligger lagret. Finnes samtlige data for minst ett år, vises dette med en blå farge hele veien gjennom tidslinjen. Dersom data mangler synliggjøres dette med rødt på
tidslinjen. For å kontrollere den første og siste aktiviteten til hver enkelt fil trykker man på ikonet til høyre for
den respektive tidslinjen.
2.3 Sjåfører
For å få en god oversikt over selskapets sjåfører kan listen sorteres etter fornavn, etternavn eller sjåfør-ID. Til siden for
hver enkelt sjåfør vises et symbol for enkelt å kunne se om kopieringen av sjåførkortet er utført i henhold til innstilt
tidsintervall. (se punkt 2.7.5).
Direkte etter dette symbolet vises antall dager siden siste registrerte aktivitet.
Denne visningen kan også endres slik at symbolverdien i stedet blir påvirket av dato for siste opplastede fil. Dette
gjøres i innstillingene under konto (se punkt 2.7.5). Det er flere måter å filtrere sjåførene på, slik at du får ut det du leter
etter. I tekstboksen kan du skrive et navn eller deler av navnet og klikke på filtrere. Under knappen avansert finnes det
flere funksjoner for å sortere/filtrere.
Dersom du krysser av i boksen til venstre for sjåførnavnet, blir funksjonsknappene ovenfor sjåførlisten aktivert. Med
disse kan du for eksempel sende SMS (tilleggstjeneste), knytte én eller flere sjåfører til driftssteder eller gjøre dem
inaktive, etc. Klikker du direkte på sjåførens navn, så vises utvidet informasjon slik som gyldighetstid for sjåførkortet,
om sjåførkortet har blitt skiftet eller fornyet etc.
Til venstre for den utvidede visningen er en rekke hurtigtaster for å lage en sjåførlogin, eller vise opplastede filer for
den aktuelle sjåføren. Du kan også redigere informasjon om gjeldende sjåfør, som for eksempel å legge til et notat,
intern sjåfør-ID eller mobilnummer.
www.IDHA.com
Brukermanual for idha-Online
side 6
2.4 Kjøretøy
For å få en god oversikt over firmaets kjøretøy kan listen sorteres på registreringsnummer (VRN), chassinummer (VIN)
samt Kjøretøy-ID. Bak hvert respektive kjøretøy vises et symbol for enkelt å kunne se om kopiering har blitt gjort i
henhold til innstilt tidsintervall. (se punkt 2.7.5). Direkte etter dette symbolet vises antall dager siden siste registrerte
aktivitet.
Det er flere måter å filtrere kjøretøy på, slik at du får fram det du leter etter. I tekstboksen kan du skrive et navn eller
deler av navnet og klikke på filtrere. Under knappen avansert finnes det flere funksjoner for å sortere og filtrere.
Hvis en eller flere kjøretøy er avmerket i boksen til venstre for registreringsnummeret, aktiveres funksjonsknappene
ovenfor kjøretøylisten. Ved hjelp av disse kan du for eksempel knytte en eller flere kjøretøy til driftssteder eller gjøre
dem inaktive, etc. Hvis du i stedet klikker direkte på et kjøretøy, vises utvidet informasjonen som dato for siste og
neste to-årskontroll, hvilket verksted som gjorde den siste inspeksjon etc.
Til venstre i den utvidede visningen finnes en rekke hurtigtaster for eksempelvis å vise opplastede filer for det
spesifikke kjøretøyet. Du kan også redigere informasjon om det aktuelle kjøretøyet, for eksempel legge til et notat,
intern kjøretøy-ID, merke og modell.
2.5 Driftssteder
Hvis du har et større antall sjåfører, eller dersom ditt firma har sjåfører og kjøretøy på forskjellige steder eller
avdelinger, kan det forenkle administrasjonen dersom man deler opp sjåførene og kjøretøyene på ulike driftssteder.
Fordelen med dette er at det blir lettere å finne en sjåfør eller et kjøretøy. Det kan også hende det finnes en avdelingsleder for hver avdeling, som kanskje kun behøver å se de sjåfører og kjøretøy som tilhører hans eller hennes avdeling.
Klikk på plusstegnet for å opprette et nytt driftssted. Navngi det, skriv en kort beskrivelse og klikk deretter på opprette. Det er mulig å endre navnet på en avdeling (driftssted), selv etter at sjåfører og kjøretøy er knyttet til dem. Ved
å klikke på driftsstedet vises de brukerne som har tilgang til sjåførene og kjøretøyene tilknyttet akkurat dette driftsstedet. I tillegg vises sjåførene og kjøretøyene som er tilknyttet driftsstedet.
2.6 Filer
Dette avsnittet i idha-Online er inndelt inn i tre faneark;
2.6.1 Godkjente filer
Her vises de filene som er lastet opp, innlest og godkjent. Klikk på en fil for å se utvidet informasjon om filen. Velg
én eller flere filer for å aktivere funksjonstastene som, for eksempel kan laste ned én eller flere filer avhengig av
antall avkryssede bokser. Filene som lastes ned blir ”pakket inn” og komprimert til en såkalt zip-fil for å minimere
plass og spare nedlastingstid. Filer som er lastet ned fra idha-Online er alltid godkjente filer med gyldige digitale
signaturer.
2.6.2 Filopplasting og historikk
I denne fanen kan du se de siste opplastingene og eventuelt mottatte filer som ikke er godkjente av idha-Online.
Man kan også laste opp enkeltfiler ved å klikke på ”Bla gjennom” og angi banen til filen du vil laste opp. Klikk
deretter på ”Last opp”. Når en fil lastes opp til idha-Online får den status mottatt, som betyr at filen ligger i
databasen men den er ikke innlest. Derfor kan du ikke lage rapporter av filen ennå.
Etter innlesing vil den være merket utført, som betyr at alt er OK. Filen kan nå bli utredet i en rapport eller i
analysevinduet.
Dersom filen får status mislyktes, kan man klikke på filnavnet og få informasjon om hva som kan ha gått galt.
Eksempler på årsaker til feil kan være at filen er et duplikat. Det betyr at innholdet i filen allerede finnes i
idha-Online. Dette kan skje selv om filen har en helt annen tittel enn den forrige filen.
Hvis feilen har oppstått fordi noe skjedde når filen ble lest inn, kan man forsøke en ny innlesing ved å klikke på
knappen merket ”prøv igjen”. Dette gjøres også vanligvis automatisk i løpet av ett døgn.
2.6.3 Filbestillinger
Her kan du laste ned flere originalfiler for en bestemt periode. Dette kan for eksempel bli nødvendig ved en
bedriftskontroll.
Klikk på ”bestill filer” og velg alle, sjåførkort eller kjøretøyfiler. Deretter angir du for hvilken periode du ønsker
filene, og navngir bestillingen din med noe som passer. Klikk på ”bestilling”.
idha-Online sorterer ut hvilke filer som er berørt av den valgte perioden og komprimerer de til en zip-fil. Når filen
er klar for nedlasting, klikker du på linken med ”navnet” du ga bestillingen for å laste den ned.
www.IDHA.com
Brukermanual for idha-Online
side 7
2.7 Konto
I denne delen håndteres brukere, roller og innstillinger.
2.7.1 Brukere
Klikk på en bruker for å vise utvidet informasjon om tilknytning til driftssteder, rolle og tilgangsrettigheter. Kryss
av i boksen til venstre for brukeren for å aktivere funksjonstastene ovenfor brukerlisten.
Når en ny bruker er opprettet, må brukeren først bli tildelt en rolle samt at det skal angis tillatelser for brukeren.
Dette gjøres ved å velge rediger bruker, og normalt kan man da velge mellom to predefinerte roller med
forhåndsdefinerte tillatelser; nemlig administrator og bruker.
I noen tilfeller finnes også rollen ”driver”. Dette er IKKE det samme som en sjåfør som har fått en sjåførlogin.
En bruker med rollen ”driver” har svært ulike rettigheter sammenlignet med en sjåfør som har fått tildelt en
sjågørlogin. Med en sjåførlogin kan man KUN se data fra eget sjåførkort (se punkt 2.7.3).
2.7.2 Roller
Det er normalt to forhåndsdefinerte roller, og deres tillatelser er vist i dette avsnittet. I en kommende versjon av
idha-Online så vil kontoinnehavere selv være i stand til å skape ulike roller samt endre brukerrettighetene.
I idha-Online 2.0.3, er denne funksjonen ikke aktivert. Se roller nedenfor:
Type rolle
Opprettes av
Kan se og ta ut rapporter på
Administrator
Autodata AS
Alt innen firmaet. Tildeler og endrer bruker rettigheter på eventuelle brukere.
Bruker
Administrator
Alle sjåfører/kjøretøy tilknyttet driftssted(er) brukeren har rettigheter til å se.
Alle sjåfører/kjøretøy som ikke er tilknyttet et driftssted.
Kan knytte sjåfører/kjøretøy til sitt driftssted. Kan opprette sjågørlogin
Sjåførlogin
Administrator/Bruker
KUN informasjon fra sitt eget sjåførkort.
En sjåfør med sjåførlogin vil aldri kunne se noen annens informasjon, det være seg fra
kjøretøy eller andres sjåførkort
2.7.3 Sjåførlogin
Alle sjåførene som tilhører firmaet kan - uten ekstra kostnad – tildeles en egen sjåførlogin for selv å laste opp sine
filer til idha-Online. Sjåføren kan også logge seg inn, og få tilgang til alle data som kommer fra sitt eget sjåførkort.
En sjåførlogin opprettes fra skjermbildet utvidet visning. Det kreves altså at minst at én fil fra sjåførens kort er
lastet opp til idha-Online for å kunne opprette en sjåførlogin. De sjåfører som er tildelt en sjåførlogin markeres i
sjåførlisten med et symbol. Sjåførlogin vises derimot ikke i brukerlisten, selv sjåførene da i praksis er brukere av
systemet. Dette skyldes at en sjåførlogin er direkte knyttet til én spesifikk sjåfør, og at systemtilgangen dermed er
svært begrenset.
2.7.4 Kontoeier
Her vises firmaopplysninger og kontaktinformasjon. Legg gjerne til ytterligere kontaktpersoner utover de som ble
angitt ved registrering, slik at de vil motta informasjon om oppdateringer og drift av idha-Online. Klikk på endre
og deretter på legg til ny kontakt. Når korrekt informasjon er fylt inn, klikker man på lagre.
2.7.5 Innstillinger
Forhåndsvalgt kopieringsintervall er lovbestemt. Det vil si 28 dager for både sjåførkort og kjøretøyets
fartsskriver. Det er denne innstillingen som påvirker kopieringsstatus for sjåførfører og kjøretøy. Disse
verdiene kan om ønskelig endres her.
Kopieringsstatus for sjåfør og kjøretøy baserer seg som standard på den siste registreringen i de opplastede
filene. Denne informasjonen er alltid korrekt, siden den bygger på at en fartskriver registrerer en aktivitet og
digitalt signerer denne.
Det kan virke misvisende dersom en sjåfør kanskje i hovedsak kjører et kjøretøy med analog fartskriver, og/eller kun sporadisk bruker en digital fartskriver. En kopiering og opplasting av dette sjåførkortet kan resultere i at
kopieringsstatus ikke endres fra forrige måned.
OK
De siste filene er innenfor angitt kopieringsintervall.
Kopiera snart
Kopiering bør skje innen 5 dager eller mindre.
Kopieringsdatum passerat
Angitt kopieringsintervall er overskredet.
www.IDHA.com
Brukermanual for idha-Online
side 8
Dette innebærer at sjåføren tilsynelatende har overskredet tidsintervallet for kopiering.
Dette kan man løse på to måter; man kan endre kopieringsintervallet for akkurat denne sjåføren eller kjøretøyet
(se punkt 2.3 og 2.4). Alternativt så kan innstillingene endres, slik at kopieringsstatus beregnes ut fra opplastingsdato.
Når dette er valgt vil hver enkelt opplastet fil fra et bestemt sjåførkort endre kopieringsstatus for denne sjåføren,
uansett om filen inneholder nye data eller ikke. (OBS! Dette gjelder også kjøretøyfiler).
Man kan knytte nye objekter (sjåfører og kjøretøy) til et eller flere driftssteder automatisk. En administrator kan tildele
en bruker funksjonen autokobling. Med autokobling aktivert, vil alle objektene denne spesifikke brukeren laster opp
automatisk bli tilknyttet hans/hennes driftssted(er). Autokobling kan gjelde for samtlige brukere eller kun for de som
har denne funksjonen aktivert. Dersom et objekt allerede har en tilknytning til ett eller flere driftssteder, påvirkes ikke
objektet av funksjonen autokobling. Autokobling skjer kun med nye objekter som ikke allerede har noen tilknytning.
Dersom det finnes en passordpolicy i ditt firma, kan det stilles tilsvarende krav om bruk av passord i idha-Online også.
(se også punkt 1.2)
2.7.6 Tilleggstjenester
Her hånteres de tilleggstjenester som finnes tiljengelig i idha-Online.
2.7.6.1 SMS-tjenesten
Godkjenn avtalen og aktiver SMS-tjenesten ved å klikke på ”Aktivere”. Deretter er det mulig å lage en
standardmelding som vises ved sending av SMS. Dette er kun et forslag; meldingen kan endres
i hvert enkelt tilfelle av den som sender SMS meldingen(e).
Under fliken ”Sjåfører” vises nå et symbol i feltet for funksjonsknapper til å sende SMS. Den er alltid aktiv
og det er ikke nødvendig å markere en eller flere sjåfører. Når en klikker direkte på funksjonsknappen for SMS kommer alle sjåfører i firmaet til å motta en melding.
For å velge de sjåfører som ska få en melding, finnes flere muligheter til å filtrere sjåførene.
Setter man et kryss i ruten til venstre for kolonnen ”Etternavn”, kommer alle sjåfører som vises i listen til å bli
markert, uavhengig av hvor mange sjåfører man har valgt å vise.
Velg eventuellt å endre meldingen. Kontroller at det riktig antall sjåfører kommer til å motta
meldingen. Klikk deretter på ”Send”. Mottakeren vil vanligvis motta meldingen i løpet av ett minutt.
3 LASTE OPP FILER TIL IDHA-ONLINE
Når man er innlogget kan man laste opp filer til systemet via nettleseren. Det finnes riktig nok en begrensing som
medfører at man bare kan laste opp én og én fil av gangen. idha-Online følger gjeldende webstandard og det er
denne standarden som setter begrensningen. Ved hjelp av såkalte aktive komponenter tillates det at flere filer kan
lastes opp samtidig. Men siden dette avviker fra standarden, tillater idha-Online av sikkerhetsmessige hensyn for
øyeblikket ikke denne handlingen. Derimot så kan man benytte programmet Lena.
Lena er en hjelpeapplikasjon for idha-Online for å kunne laste opp mange filer samtidig på en enkel og effektiv måte.
Programmet Lena og tilhørende brukermanual kan lastes ned gratis fra www.autodata-as.no under fanen
”idha-Online”. Dersom du har en idha-Online konto behøver du ikke aktivere Lena.
Når filer lastes opp til idha-Online, legges de under fanen Filer i Filopplasting og historikk. Der behandles filene
(leses inn i systemet) i tur og orden. Mens filene leses inn ligger de markert som mottatt.
Når innlesingen er ferdig, får filen status som utført eller avvist. Klikk på filnavnet for å vise ytterligere informasjon
samt eventuelt vise årsak til hvorfor filens innlesning mislyktes. Når sjåførkort- eller kjøretøyfiler har blitt lastes opp,
opprettes automatisk sjåføren eller kjøretøyet i idha-Online. Deretter knyttes automatisk påfølgende filer til de
respektive sjåfører og kjøretøy basert på sjåførkortnummeret eller VIN (Vehicle Identification Number = chassisnummer). Dette innebærer at selv om fartskriveren i et kjøretøy må byttes ut, så vil disse filene fremdeles bli tilknyttet
riktig kjøretøy i idha-Online.
4 LASTE NED FILER FRA IDHA-ONLINE
For å laste ned filer som er lagret i idha-Online se punkt 2.6.
www.IDHA.com
Brukermanual for idha-Online
side 9
5 FINNE FREM I IDHA-ONLINE
Uansett hvor man er i systemet så finnes det alltid et såkalt ”supersøk” i overkant av vinduets høyre side. Her kan man
i prinsippet søke fritt på alle data som finnes på kontoen.
Dersom man starter med å skrive ”s… e… ” i søkefeltet, så vises både Kjell Hansen og Anders Nilssen samt kjøretøyet
med registreringsnummer SE 43210 i listen.
Straks man begynner å skrive kommer det frem ulike forslag. Resultatene som vises er klikkbare direktelinker til sjåfører, kjøretøy, brukere, driftssteder etc. Man kan også søke eller ”filtrere”, ved å bruke tekstfeltet ved den aktuelle listen,
for eksempel sjåførlisten. Filtreringen brukes for å begrense antall objekter i en liste til en mer oversiktlig mengde.
Man kan til og med benytte seg av flere filter i kombinasjon. Tilgjengelige filter vises når man velger menyen avansert.
6 AKTIVE ELLER INAKTIVE SJÅFØRER OG KJØRETØY
Den lovbestemte lagringstiden for data fra digitale fartskrivere og sjåførkort er minst ett kalenderår. Følgelig kan det
være hensiktsmessig å kunne endre status på sjåfører og kjøretøy til inaktiv. Dette innebærer at objektene ikke lenger vises i noen lister eller på noen rapporter. Samtlige filer er likevel fremdeles lagret i idha-Online. En inaktiv sjåfør
medfører ingen kostnad dersom han eller hun har vært inaktiv gjennom et helt kvartal.
Et eksempel kan være en sjåfør som kun har hjulpet til i forbindelse med ferieavvikling eller lignende.
Kopier sjåførens kort og last opp filene til idha-Online. Ta deretter ut de rapporter som kan være av interesse og merk
deretter sjåføren som inaktiv (deaktiver). Dette innebærer at sjåføren kun påvirker debiteringen i idha-Online påfølgende kvartal. Dersom sjåføren forblir inaktiv stopper kostnadene etter dette. Skulle samme sjåfør kjøre for firmaet
ved en senere anledning, aktiveres sjåføren automatisk når en ny fil lastes opp. For å vise inaktive sjåfører klikker man
på avansert og velger deretter å filtrere på inaktive sjåfører.
7 VANLIGE SPØRSMÅL (FAQ)
Fremtidig vil det komme en FAQ på www.autodata-as.no / www.idha.com med tydelige henvisninger til forskjellige
temaer i idha-Online. Ta gjerne kontakt ved spørsmål, forslag eller kommentarer til idha-Online.
8 KONTAKT
Autodata AS
Tlf: 69 10 24 80
Fax:
69 13 96 24
[email protected]
www.autodata-as.no
Postadresse:
Postboks 345
1702 Sarpsborg
Besøksadresse:
Torvaldslyst 30
1738 Borgenhaugen
www.IDHA.com