Har vi fokus på service og vedlikehold i anskaffelsesfasen?
Har vi fokus på service og vedlikehold i anskaffelsesfasen? Årsmøte i Medisinsk Teknisk Forening Ullensvang 5.-‐7. mai 2014 Trond Strømme, Oslo universitetssykehus HF Medisinsk-‐teknologisk virksomhetsområde, Strategi og anskaffelse Medisinsk-‐teknologisk virksomhetsområde Har vi fokus på ”service og vedlikehold” i anskaffelsesfasen? Agenda: A. Krav Ml ”service og vedlikehold” i anskaffelsesfasen? – – Hva ønsker vi å oppnå? Hvordan kan vi ivareta deOe gjennom anbudskonkurransen? B. Gjennomføring av leveransen med fokus på ”service og vedlikehold” – – Installasjon, prøvedriUsperiode, garanMperiode. Når skjer overlevering av anskaffelsen fra anskaffelsesorganisasjon Ml driUsorganisasjon? C. Sanksjonsmuligheter ved brudd på kontraktsvilkår? – Hvilke muligheter har vi? Medisinsk-‐teknologisk virksomhetsområde A. Hva ønsker vi å oppnå med kravene <l ”service og vedlikehold” i anskaffelsesfasen? • • Valg av ”god nok” leverandør God planlegging og gjennomføring av leveranse/installasjon – • God gjennomføring av prøvedriUsperiode – – • God håndtering av grensesniO mot andre systemer Konfigurering og Mlpasning God oppfølging i garanMperioden – – • Gjennomføring i henhold Ml avtalt plan EffekMv gjennomføring av vedlikehold og reparasjoner Rask responsMd ved utstyrsfeil God teknisk support eOer endt garanMperiode – – Vedlikehold og reparasjoner, rask responsMd ved feil Forutsigbar driUsøkonomi, definerte priser og prisregulering Medisinsk-‐teknologisk virksomhetsområde A. Hvordan s<lle krav <l ”service og vedlikehold”? (1) Anbudskonkurransen: – – VekMng av kravene Ml ”service og vedlikehold” i kravspesifikasjonen er oUe lav (5-‐10%) à poengsum teller derfor lite i totalsummen Typisk eksempel: Kriterier Totalkostnad Funksjonalitet / brukervennlighet / teknisk løsning Leveringstid Teknisk bistand (service og vedlikehold) Opplæringsprogram SUM – Vekt 35 % 45 % 5% 10 % 5% 100 % Endre kravsMlling fra evalueringskrav (”kravspesifikasjonen”) Ml kvalifikasjonskrav • Gir større slagkraU à en Mlbyder er enten kvalifisert eller ikke Medisinsk-‐teknologisk virksomhetsområde A. Hvordan s<lle krav <l ”service og vedlikehold”? (2) Anbudskonkurransen (forts.): • Kvalifikasjonskrav (del av konkurransegrunnlaget) – – Dokumentert kvalitetssystem Tekniske og faglige kvalifikasjoner (organisasjon) • – Inkl. informasjon om bruk av underleverandører Relevant erfaring (referanseliste) à For alle kvalifikasjonskravene beskrives kravet og hvordan innfrielse av kravet skal dokumenteres • • • Generelle kontraktsvilkår og kontraktsdokument (mal) Evalueringskrav (”kravspesifikasjonen”) Prisskjema / vedlegg Ml prisskjema – Priser på serviceavtaler, pris på deler (delelister) Medisinsk-‐teknologisk virksomhetsområde A. Hvordan s<lle krav <l ”service og vedlikehold”? (3) Typiske krav som skal ivaretas: – – Tidsperiode for Mlgang Ml deler (eks. 10 år) Full Mlgang Ml gjennomføring av service og vedlikehold av utstyret • – – Kostnadsfri telefonsupport i utstyrets leveMd Krav Ml oppeMd: • – Eks. 98 % eksklusive Md Ml vedlikehold og helligdager, man. – fre. kl. 8-‐16 Krav Ml responsMd: • • – – Eks. Servicedokumentasjon, programvare/”nøkler” og spesialverktøy skal følge leveransen Eks. Tid fra feilinnmelding Ml kompetent ressurs starter feilregng Eks. på krav Ml Md: Innen neste arbeidsdag Oppdateringer skal være kostnadsfrie i utstyrets leveMd Gjennomføring av servicekurs i garanMperioden (eller senere) • Nivå Mlsvarende det som gis leverandørens eget servicepersonell Medisinsk-‐teknologisk virksomhetsområde B. Gjennomføring av leveransen med fokus på ”service og vedlikehold” • Faser: – – – • Enkel leveranse / Installasjon med ulike krav Ml prosjektstyring PrøvedriUsperiode (ved behov, typisk 3 mnd.) GaranMperiode (typisk 2 år) Overlevering av anskaffelsesprosjekt fra anskaffelsesorganisasjon Ml driUsorganisasjon? – – Når? Overlevering av dokumentasjon: kontraktsdokumenter • Kontrakt = samling av dokumenter bestående av avtaledokument med vedlegg (typiske vedlegg : Mlbudsbrev, generelle vilkår, besvart kravspesifikasjon, besvart prisskjema, brosjyrer, konkurransegrunnlag) – Ansvar eOer overlevering? • • MTV Service Brukeravdeling Medisinsk-‐teknologisk virksomhetsområde C. Sanksjonsmuligheter ved kontraktsbrudd? • Når en leveranse ikke er i samsvar med de ytelser, funksjoner, krav og frister som er avtalt: – • Kommunikasjon / reklamasjon: – – • Kontraktsbrudd Ta opp problemet, dokumenter godt med skriUlige kommunikasjon Leverandør skal ha rimelig mulighet Ml å løse saken Økonomiske sanksjoner: – Forsinkelser: holde Mlbake betaling, dagbøter, Mlbakebetaling av avtalebeløp (eller deler av) – Heving av kontrakt ved vesentlig kontraktsbrudd – Sanksjoner ved kontraktsbrudd er giO i kontraktsvilkårene à Umordringer: måling av nedeMd, måling av responsMd, grenseflate IKT Medisinsk-‐teknologisk virksomhetsområde Oppsummering • Hovedfokus i utstyrsanskaffelsene er: – – • MEN det er vikMg å ivareta krav Ml ”service og vedlikehold” på en god måte: – – • Endre noen kravsMllinger fra evalueringskrav Ml kvalifikasjonskrav FastseOe gode ”service og vedlikeholds”-‐krav i generelle vilkår og øvrige anbudsdokumenter God overlevering av anskaffelsen Ml driUsorganisasjon – • Funksjonelle krav / brukervennlighet / teknisk løsning Totalkostnad Klart definert Mdspunkt og ansvar, kontraktsdokumenter Sanksjonsmuligheter skal være godt kjent både hos leverandør og driUsorganisasjon Medisinsk-‐teknologisk virksomhetsområde Takk for meg! Takk Ml MTV-‐kolleger Bjørn Tore Mølsæter og Manuel Henriquez for gode innspill. Medisinsk-‐teknologisk virksomhetsområde
© Copyright 2024