Peismøte Rotary 5. nov 2013, hos Torunn Grinvoll
Til stede: Haaken Mathiesen, Ragnar Roaldseth, Øystein Holt, Anne Gry Haugan, Jan Taarneby, Geir
Ove Johannessen og Torunn Grinvoll (ref)
"Tema for peismøtet (i tillegg til det sosiale) var:
1. På hvilken måte/i hvilken form skal vi i fremtiden avholde sommermøtene i juli?
2. Tanker (og forslag) rundt andre større møtelokaler og mulighet for øket medlemsmasse."
Til 1.
Med utgangspunkt i kjent erfaring med relativt dårlig oppmøte på sommermøtene, kl 12, hadde vi en
del innspill for å se om det kunne være andre og bedre løsninger.
- flytting av tidspunktet, f.eks. Avholde frokostmøte?
F.eks. Rett etter endt arbeidstid, kl. 16.15?
- hvem er møtene primært ment for, egne medlemmer eller eventuelt besøkende?
Vi mente at møtene primært er for egne medlemmer, og det å få besøkende er en fin "bonus". Slik at
hensynet til de besøkendes eventuelle ønsker er ikke det primære.
- videreføre samarbeid med en eller flere Rotary klubber for sommermøtene?
Vi mente at dette er en god ide, og fant flere grunner for det:
--- Da blir det flere som kommer til møtene, hvilket også borger for at programkomiteen kan være
forvisset om at det er en del på møtene når man ber eksterne foredragsholdere om å komme
- droppe sommermøtene i noen uker?
Vi kom til at det ikke var noen god ide, og viste bl.a. til det totale antall møter som skal gjennomføres i
løpet av året, samt at selv om det ikke er like godt besøk om sommeren som ellers i året, betyr disse
møtene også mye for de som er i Tønsberg i sommerukene.
Oppsummert fant vi at det sikkert var gode grunner for å videreføre tid og sted som nå.
Til 2.
Enighet om at vi neppe kan åpne opp for flere medlemmer og samtidig beholde nåværende lokaler.
Vi mente at en max grense rundt ca 80 medlemmer synes OK. Dersom vi blir enda flere, vil det bli
mer utfordrende å knytte bånd internt.
Enighet om at nåværende ordning med hotellet i det alt vesentlige fungerer veldig bra, og at
fordelene, som gratis lokaler, velvilligheten de alltid viser osv., vanskelig kan matches ved en annen
ordning, annet lokale. Dersom vi f.eks skulle søke møtene lagt til gamle Handelsstanden eller
lignende, ville dette sikkert utgjøre et betydelig årlig beløp, samt at langt mer av det tilretteleggingen
også ville vært overført til oss (kaffe/te, lyd osv).
En innvending til bruken av nåværende møtelokaler er at det tidvis blir for fullt, litt dårlig luft. I tillegg
kjent med at noen har gitt uttrykk for at man "sitter som i en buss"...., dvs oppfattet som om rommet
ikke er tilrettelagt for en dialogform osv, og at man da kan oppleve at "man kommer, setter seg ned
og ser fremover, lytter og går hjem.....".
Lite ønskelig at man som medlem skal oppleve det slik, men også viktig at medlemmene som sådan
oppfordres til å ta noen ekstra minutter før og/eller etter møtet. Dette må den enkelte selv ta stilling
til, ta ansvar for, samt inkludere andre.
Oppsummert vurderte vi derfor at medlemsmassen burde ligge rundt max 80 medlemmer, og at vi
etter en totalvurdering fortsatt burde benytte nåværende møtelokaler.
06.11.13
Torunn Grinvoll