1. No category

Hyperion Oslos årsmøte 2011
Torsdag 15/12
Dagsorden
Sak 1: Konstituering
Sak 2: Årsmelding
Sak 3: Budsjett og Regnskap
Sak 4: Medlemskontingent for 2012
Sak 5: Fordelingsnøkkel kommunal støtte
Sak 6: Vedtektsendringer
Sak 7: Arbeidsprogram
Sak 8: Valg
Tidsplan
Tidspunkt
18.00 – 18.15
18.15 – 18.30
18.30 – 19.00
19.00 – 19.15
19.15 – 19.30
19.30 – 19.35
19.35 – 20.05
20.05 – 20.35
Saknr
1
2
3
4
5
6
7
8
Sak
Konstituering
Årsmelding
Budsjett og Regnskap
Medlemskontingent for 2011
Fordelingsnøkkel kommunal støtte
Vedtektsendringer
Arbeidsprogram
Valg
Hyperion Oslos årsmøte 2011
Torsdag 15/12
Sak 1: Konstituering
1.1 Valg av møteleder
Kandidater fremmes på møtet.
1.2 Valg av referent
Kandidater fremmes på møtet.
1.3 Valg av tellekorps
Styrets innstilling: Møteledelsen evt. supplert av andre observatører.
1.4 Valg av protokollunderskrivere
Kandidater fremmes på møtet.
1.5 Godkjenning av fullmakter
Det er medlemsforeninger med medlemstall fra 2010 (medlemmer under 26 år bosatt i
Oslo), som i utgangspunktet utgjør grunnlaget for beregninger av årsmøtedelegater. Nye
foreninger som ikke leverte medlemsliste til Hyperion i 2009 kan bruke tallene sine fra
2011 (men må dokumentere de på møtet). En forening må ha minst 5 medlemmer under
26 år bosatt i Oslo for å kunne få delegater til årsmøtet.
Fordelingsnøkkelen iht. vedtektene er som følger (§ 3-4):
 5-24 medlemmer: 1 delegat.
 25-99 medlemmer: 2 delegater.
 100-199 medlemmer: 3 delegater.
 200-499 medlemmer: 4 delegater.
 500 eller flere medlemmer: 5 delegater.
Nedenfor er en liste over medlemstallene til alle registrerte medlemsforeninger Hyperion
har i Oslo med en delegatberegning (merk at medlemmer-kolonnen angir medlemmer
under 26 år bosatt i Oslo per 31/12/10):
Antall observatører er ikke regulert av vedtektene, men tidligere praksis tilsier at en
forenings antall observatører tilsvarer halvparten av foreningens antall delegater,
opprundet.
Forening Ares Blindern E‐Sportsklubb BluedropGaming Cinema Paradiso Foreningen Arcon Foss Origamilag Kanal2 Kattas Fabelprosaiske Elevsamfund Kreativ Aktiv Norsk Dataungdom MONOpol N00b schoolbus gaming Narros Norwegian film rec society Nydalen Datagruppe Obnoxious gaming Oslo Fabelprosaiske Losje Oslo Magicforening Oslo miniatyrspillklubb Ranking Battles Norway Rock'n'Rollespill Sepp Blatters baller av stål Skolestua Spillforening St.Hanshaugen spillforening The Shadow Project TheLAN Torshov Action Extreme Offpiste Gaming Vestkanten‐Lan Vi kan alt Sum Medl. Delegater Observatører Kommentar 19 1 1 13 1 1 19 1 1 14 1 1 75 2 1 13 1 1 5 0 1 "Nyinnmeldt"
132 3 2 427 4 2 Innmeldt 0 0 1 2011 2 0 1 9 1 1 2 0 1 0 0 1 3 0 1 9 1 1 15 1 1 12
1
1
16 1 1 15 1 1 Innmeldt 0
0
1
2011 7 1 1 6 1 1 154 3 2 4 0 1 5 1 1 4 0 1 4 0 1 26 31 Fylkesstyrets innstilling:
 Styret innstiller på at alle foreninger som møter opp får innvilget stemmerett for sine
delegater, iht. vedtektenes § 3-4 og med basis i medlemstallene fra 2010 (gjengitt
ovenfor). Slikt vedtak kan fattes av årsmøtet med alminnelig flertall.
Medlemsforeninger som ikke hadde nok medlemmer under 26 år (minst fem) og


nyinnmeldte foreninger som ikke har rapportert til HO/Hyperion enda, tildeles en
observatør iht. tabellen overfor.
Kun medlemsforeningene som meldte inn støtteberettigede medlemmer for 2009
(angitt med stjerne i tabellen ovenfor) har stemmerett i budsjettbehandlingen på
årsmøtet, jfr. vedtektenes § 3-6.
Foreninger der det ikke er rapportert medlemstall må dokumentere at de har minst
fem medlemmer under 26 år bosatt i Oslo enten i 2010 eller hittil i 2011 for å kunne
tildeles delegater på årsmøtet. Ved mangel på slik dokumentasjon tildeles foreningens
frammøtte observatørstatus med tale- og forslagsrett.
1.5 Godkjenning dagsorden og tidsplan
Se eget ark.
Styrets innstilling: Dagsorden og tidsplanen blir godkjent.
Årsmelding Hyperion Oslo 2011
Hyperion Oslo har i 2011 gjennomført de grunnleggende oppgavene fylkeslaget har, slik som
støttesøknad til Oslo kommune, regnskapsføring og annet arbeid knyttet til disse områdene. I år har
styret beklageligvis hatt vanskelig for å gjennomføre nevneverdig av aktivitet for
medlemsforeningene, da det har vært et stort fokus på prosessene rundt Oslo kommunes støtteordning.
Styret anser at Hyperion Oslo i dag har en forsvarlig og god drift.
Drift og økonomi
Hyperion Oslo fikk i 2011 tildelt driftstøtte fra Oslo kommune på vegne av medlemsforeningene,
basert på søknad med grunnlagstall fra årsrapportene levert for medlemmer man hadde i 2009. Beløpet
vi fikk i 2011 var kr 465 161 på bakgrunn av 805 medlemmer, mot 551 775 i 2010 på grunnlag av 843
medlemmer. Dette har ført til en nedgang på ca. kr 50 per tellende medlem utbetalt til foreningene
våre. Vi har også fått tilsagn på kr 21 191 i momskompensasjon.
Oslo kommunes driftstøtteordning har i år igjen blitt kuttet av bystyret, i 2011 ble ordningen kuttet
med 1,5 million kr (fra 12 mill. til 10,5 mill.). I 2012 vil ordningen bli kuttet med nok en million
kroner.
Hyperion Oslos økonomi er ryddig og stabil, da styret har tatt grep for å nedjustere øvrige
budsjettposter og prioritere utbetalingene til foreningene. Totalt skal vi i 2011 utbetale kr 460 000 til
21 foreninger, samt 25 000,- til nyetablerte foreninger gjennom etableringsstøtte. Dette er en nedgang
fra i fjor, både på grunn av kutt i ordningen, samt lavere medlemstall.
Foreningene som får utbetalt støtte i 2011 er som følger:
Ares, Arthedaín - Den Norske Tolkienforening, BluedropGaming, Cinema Paradiso, Foreningen
Arcon, Kattas Fabelprosaiske Elevsamfund, Kreativ Aktiv Norsk Dataungdom, N00b Schoolbus
Gaming, Narros, Norwegian Film Recreation Society, Obnoxious Gaming, Oslo Magicforening, Oslo
Miniatyrspillklubb, Ranking Battles Norway, Rock'n'Rollespill, The Shadow Project, THElan,
Torshov Action Extreme Offpiste Gaming og Vestkanten‐Lan. En av de overnevnte foreningene er
imidlertid trukket ut til kontroll, og støtten til denne foreningen vil bli holdt tilbake inntil de har sendt
inn dokumentasjon til Hyperion Oslo. I tillegg får følgende foreninger etableringsstøtte: Blindern Esportklubb, Foss Origamilag, Oslo Fabelprosaiske Losje, Vi Kan Alt, Kanal2, MONOpol og Sepp
Blatters baller av stål.
Aktivitet
Styret valgte i 2011 å prioritere driftsstøtte til medlemsforeningene framfor intern aktivitet. I tillegg,
har styreleder representert Hyperion Oslos interesser i styret til Barne- og Ungdomsrådet i Oslo.
Medlemsforeninger og støttesøknad
HO har også i år sendt søknad om støtte til Oslo kommune for 23 lokallag med til sammen 879
tellende medlemmer og 1214 medlemmer totalt. Dette er en økning fra fjorårets antall tellende
medlemmer, og nedgang i antall medlemmer totalt.
Det har siden forrige årsmøte innkommet en aktiv utmelding av Hyperion Oslo fra Tid Sted Rom. Det
er også siden sist meldt inn tre nye foreninger. Disse er: Kanal2, MONOpol og Sepp Blatters baller av
stål.
Hyperion Oslo-styret 2011,
Trine Jakobsen
Styreleder
Ingrid Susanne Bergø
Nestleder
Eli Rebecca Skailand Foss
Styremedlem
Nichlas Dalstein
Styremedlem
Hanne Fjeldstad Johansen
Styremedlem
Jens Ådne Rydland
Styremedlem
Hyperion Oslos årsmøte 2011
Torsdag 15/12
Sak 3: Budsjett og regnskap
3.1 Regnskap for 2010.
Vedlagt er regnskap og revisorberetning for 2010. Denne dokumentasjonen er også
innsendt Oslo kommune ifb. støttesøknad for 2011.
Styrets innstilling: Regnskapet for 2010 godkjennes og styret innvilges ansvarsfritak.
3.2 Budsjett for 2012.
Vedlagt er forslag til budsjett for 2012. I tråd med tidligere praksis anbefales det at styret
får en stående fullmakt til å revidere samtlige poster ved behov, med unntak av støtten
som deles ut til foreningene, som behandles i egen sak.
Styret anser det viktig å fokusere på utbetalingene til foreningene i det kommende året.
Begge budsjettforslagene ivaretar dette, men budsjettforslag B setter i tillegg av midler til
aktivitet.
Styret anser budsjettforslagene som realistiske og innenfor de rammene vi kan drive
regionslaget på en forsvarlig måte.
Styrets innstilling:
Årsmøtet fatter følgende vedtak:
1) Budsjettforslag A eller B godkjennes som framlagt.
2) Styret gis anledning til å revidere budsjettet, med unntak av driftstøtteposten fra Oslo
kommune (jfr. egen sak om fordeling av støtte).
Budsjett for Hyperion Oslo 2012
Forslag til årsmøte 2011, torsdag 15/12
Budsjett 2011
Budsjettforslag A
Inntekter
Oslo Kommune Driftstøtte
Medlemskontingent
Momskompensasjon
Kapitalinntekt
550 000
45 000
10 000
0
450 000
45 000
20 000
0
450 000
45 000
20 000
0
Sum
605 000
515 000
515 000
Utgifter
Driftstøtte medlemsforeninger
Driftsavtale Hyperion
Etableringsstøtte nye foreninger
Admin/styret
Revisor
Årsmøtet
Aktiviteter
Diverse
515 000
10 000
25 000
15 000
20 000
3 000
37 000
5 000
500 000
0
15 000
7 000
20 000
3 000
0
5 000
475 000
0
15 000
7 000
20 000
3 000
25 000
5 000
Sum
630 000
550 000
550 000
-25 000
-35 000
-35 000
25 000
35 000
35 000
0
0
0
Resultat
Disponert fra egenkapital
Årsresultat
Budsjettforslag B Note
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
13
14
Noter:
1. Driftstøtte utbetalt uten fratrekk for administrasjon. Merk at tallet er usikkert da tilsagnsbrevet fra Oslo kommune enda ikke
har kommet.
2. Medlemskontingent på 50 kr per medlem, estimert til 880 medlemmer i 2011
3. Momskompinntekten er vanskelig å budsjettere med, så man har tatt utgangspunkt i at vi får utbetalt like mye som i år.
4. Renteinntekter mv. bank
5. Driftstøtte utbetalt til foreningene. Dersom HO mottar mer støtte enn budsjettert, vil hele økningen tilfalle driftsstøtten til
foreningene.
6. Leie av tjenester fra Hyperion sentralt (Tilgang til kontoret, kopimaskin, hjelp til støttesøking, kontorstøtte osv.).
7. Etableringsstøtteordning til nye foreninger som ikke mottar vanlig støtte.
8. Administrasjonskostnader i forbindelse med kontoroppgaver, levering av søknader, evt. honorering/godtgjørelse,
styrearbeid mv.
9. Revisortjenester er i tråd med de faktiske kostnader vi har med revisjon.
10. Årsmøtet, hovedsakelig mat til deltagere og sosialt.
11. Midler til å dekke aktivitet iht. arbeidsprogrammet.
13. Diversepost for uforutsette utgifter.
14. HO har god egenkapital,
Hyperion Oslos årsmøte 2011
Torsdag 15/12
Sak 4: Fastsettelse av medlemskontingent for 2012
Styret foreslår å endre noe på modellen som har blitt vedtatt de siste årene, der
kontingenten blir basert på det antallet medlemmer foreningen rapporterer inn til
Hyperion – samme året som de rapporterer inn tallene. Vi ønsker å erstatte dette med en
modell hvor kontingenten blir basert på det antallet tellende medlemmer foreninger
rapporterer inn til Hyperion. Det vil si: Foreninger med medlemstall som ble
innrapportert til Hyperion sentralt i 2011 (for 2010) og genererer støtte i 2012, belastes
for en kontingent på 50 kr per tellende medlem.
Styrets innstilling:
I samsvar med kravene fra Oslo kommune og kravene fra staten, samt Hyperion sentralt,
fastsettes en kontingentsats på 50,- per støtteberettiget medlem. Kontingent kreves inn for
medlemmer rapportert til Hyperion for grunnlagsåret 2011. For foreninger som mottar
etableringsstøtte trekkes 50 kr per tellende medlem som rapporteres for 2011 eller
eventuelt 2012. Styret administrerer innkreving og av kontingent. Driftsstøttemidler kan
motregnes støtten direkte.
Hyperion Oslos årsmøte 2011
Torsdag 15/12
Sak 5: Fastsettelse av fordelingsnøkkel for driftstøtte.
Oslo Kommune tillater ikke, slik staten gjør, dobbeltmedlemskap. Det vil si at
medlemmer som er medlem av to eller flere medlemsforeninger teller bare som ett
medlem i støtteberegningene til Oslo Kommune.
For at man skal slippe det logistiske marerittet det er å fordele støtten et enkelt medlem
genererer til hver medlemsforening som medlemmet er medlem av, har vi benyttet
følgende fordelingsnøkkel i Hyperion Oslo de siste årene:
Fordelingsnøkkel
1) Støtte per medlem (grunnlag) = Tildelt støtte fra Oslo kommune / totalt antall
støtteberettigede inkl duplikater.
2) Tildelt støtte til en forening = Støtte per medlem * foreningens totalt antall
støtteberettigede inkl duplikater.
I 2011 ga dette følgende tall:
Forening
Antall
Støttefordeling
Kontingent
Utbetalt
Ares
8
kr 4 682
kr 400
kr 4 282
Arthedaín - Den Norske Tolkien
1
kr 585
kr 50
kr 535
BluedropGaming
17
kr 9 949
kr 850
kr 9 099
Cinema Paradiso
12
kr 7 023
kr 600
kr 6 423
Foreningen Arcon
78
kr 45 649
kr 3 900
kr 41 749
Kattas Fabelprosaiske Elevsamfunn
58
kr 33 944
kr 2 900
kr 31 044
Kreativ Aktiv Norsk Dataungdom
410
kr 239 949
kr 20 500
kr 219 449
Noob Schoolbus Gaming
2
kr 1 170
kr 100
kr 1 070
Narros
9
kr 5 267
kr 450
kr 4 817
Norwegian Film Recreation Society
2
kr 1 170
kr 100
kr 1 070
Nydalen Datagruppe
5
kr 2 926
kr 250
kr 2 676
Obnoxius Gaming
3
kr 1 756
kr 150
kr 1 606
Oslo Magicforening
15
kr 8 779
kr 750
kr 8 029
Oslo Miniatyrspillklubb
15
kr 8 779
kr 750
kr 8 029
Ranking Battles Norway
18
kr 10 534
kr 900
kr 9 634
Rock'n'Rollespill
12
kr 7 023
kr 600
kr 6 423
The Shadow Project
50
kr 29 262
kr 2 500
kr 26 762
THElan
57
kr 33 359
kr 2 850
kr 30 509
Tid Sted Rom
5
kr 2 926
kr 250
kr 2 676
Torshov Action Extreme Offpiste Gaming
6
kr 3 511
kr 300
kr 3 211
Vestkanten-Lan
3
kr 1 756
kr 150
kr 1 606
Medlemmer angir tellende medlemmer (bosatt i Oslo og under 26 år). Kontingenten et
motregnet støtten, som da utbetales netto. Støtte per medlem i 2011 var kr 535 fratrukket
kontingent, en nedgang på i underkant av en femtilapp fra det foregående året.
Styrets innstilling:
Fordelingsnøkkelen vedtas som angitt ovenfor.
Hyperion Oslos årsmøte 2011
Torsdag 15/12
Sak 6: Vedtektsendringer
Det har ikke kommet inn noen forslag til vedtektsendringer.
Hyperion Oslos årsmøte 2011
Torsdag 15/12
Sak 7: Arbeidsprogram
I løpet av perioden skal styret i Hyperion Oslo ha ansvaret for å utføre følgende aktiviteter:
1) Arrangere et eller flere medlemstreff for alle Oslo-foreningene, gjerne i samarbeid med
Hyperion sentralt. Styret gis fullmakt til å organisere disse og fastsette innholdet i dem,
men de bør tilstrebe å være aktuelle for flest mulig foreninger.
2) Styret skal sikre god drift gjennom fastsettelse av interne retningslinjer og innsending av
papirer.
3) Styret skal jobbe for å profilere Hyperion Oslos arbeid og arrangementer ut mot
medlemsforeningene.
4) Styret skal fokusere på å bygge et godt sosialt miljø internt og skal i perioden ha et
særskilt fokus på kompetansespredning og overlapp fra gamle til nye styremedlemmer.
5) Ha et godt samarbeid med andre regionslag i Hyperion.
Fylkesstyret bes også gjennomføre følgende administrative tiltak:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Søke Oslo kommune om driftsstøtte for 2013.
Innhente revisorgodkjent medlemsdokumentasjon for 2011 (til søknaden for 2013).
Få regnskapet for 2011 revisorgodkjent så snart som mulig etter årsskiftet.
Utbetale driftsstøttemidler for 2012 til medlemsforeningene, så snart som mulig etter kommunen utbetaler
denne til HO.
Fastsette et økonomireglement for regionslaget.
Ha en god internskolering og overlappskolering mellom nytt og gammelt styre.
Styrets innstilling:
Arbeidsprogrammet vedtas med de endringer som frakommer under møtet.
Hyperion Oslos årsmøte 2011
Torsdag 15/12
Sak 8: Valg
8.1 Valg av Leder
Kandidater fremmes på møtet.
8.2 Valg av inntil 5 styremedlemmer
Kandidater fremmes på møtet.
8.3 Valg av Revisor
Vi anbefaler at vi beholder vår eksisterende revisor, H. C. Andersen.
Fylkesstyrets innstilling:
H.C. Andersen velges som revisor.