VELFORENINGEN Referat Årsmøte møte for Velforeningen Elvehavn Brygge Tid: 05.05.2014 kl 18.00 Sted: Grendahuset Oppmøteliste: 13 og 15 9 og 11 7 5 3 2 og 4 6 og 8 10 og 12 14 og 16 18 Gustav Waagø Marte Småge Munkeby Finn Erik Munkvold Gerd Randi Eriksson Tommy Jakobsen Mads Hagerup-Lyngvær Magnus Owren Sangnes Tor-Olav Grønning Torben Gjertsen Kristin Færø 1) Konstituering -‐ Valg av møteleder: Mads Hagerup-Lyngvær -‐ Valg av referent: Marte Småge Munkeby -‐ Valg av person til å signere referat sammen med møteleder og referent: Finn Erik Munkvold 2) Godkjenning av årsregnskap og årsberetning Velforeningen Elvehavn Brygge og garasjelaget 2013 Årsregnskap og årsberetning godkjennes. 3) Godkjenning av styrehonorar for 2013/14 Styrehonorar godkjennes. 4) Valg av leder og nestleder Leder velges for to år, nestleder velges for ett år. Leder: Mads Hagerup-Lyngvær gjenvelges. Nestleder: Marte Småge Munkeby gjenvelges. 5) Valg av styremedlemmer i VEB Alle representantene i VEB skal være meldt inn til Brønnøysundregisteret. Hver gang styret i et boligselskap velger inn nye representanter, kalles det inn til ekstraordinær generalforsamling der det nye styremedlemmet godkjennes og protokollføres. Valget 1 får dermed en egen protokoll som dokumenterer endringen i styresammensetningen i opp mot Brønnøysundregistrene. Bare de som er innmeldt kan avgi stemme i VEB-saker. Hvert boligselskap skal ha en hovedrepresentant og en vararepresentant i VEB. Fullmakt er ikke godkjent. Følgende ble valgt som styremedlemmer: Boligselskap 13 15 9/11 7 5 3 2/4 6/8 10/12 14/16 18 6) Hovedrepresentant Marte Småge Munkeby Mona-‐Catharina Holt Finn Erik Munkvold Erling Gaustad Mads Hagerup-‐Lyngvær Hildegunn Eikefjord Kløvning Trym Sjøberg Magnus Owren Sangnes Tor-‐Olav Grønning Torben Gjertsen Kristin Færø Vararepresentant Siv Anita Sandnes Gustav Waagø Gerd Randi Eriksson Tommy Jørgensen Filip Andre Tomren Carl Uthus Jørgen Sugar Harald Berntzen Gro Hoff Torben Olden Roar Munkvold Valg av revisor 2013 er første regnskapsår som revideres. Det gjøres ikke fravalg for revisjon for regnskapsåret 2014. VEB står potensielt foran relativt store investeringer, noe som taler for revisjon. Ordinære VEB-‐saker 2014-20 Kommentarer til referat fra møtet 23. april 2014 Ingen kommentarer. 2014-18 Prosedyre for gyldig vedtak på evt. skifte av garasjedekket VEB har drift- og vedlikeholdsplikt som hovedformål. Skifte av dekke i garasjen går inn under vedlikehold fordi standarden på dekket vil vedlikeholdes slik at det tilfredsstiller krav til nye bygg i dag. Hadde dekket blitt oppgradert til en bedre standard enn hva som kan forventes i dag, ville det ikke vært en vedlikeholdskostnad. Vedlikeholds- og finansieringsansvaret av garasjeanlegget ligger til boligselskapene. I følge tinglyst "Erklæring om rett til adkomst til gjennomkjøring i garasjeanlegget.", forutsettes det at alle som har adkomstrettighet, forpliktes til å dele vedlikeholdskostnader på bla. kjørebane mm. Forpliktelsen fremgår på hvert gårds- og bruksnummer. I de tilfeller at eiendommen er seksjonert (selveiere), er det angitt seksjonsnummer i tillegg til gårds- og bruksnummer. Ut fra den tinglyste ordlyden angir denne at den som har en fått en rettighet også har en forpliktelse. Det er ikke tatt stilling til hvordan midlene til vedlikehold skal skaffes til veie. Ut fra ordlyden ligger det økonomisk ansvaret til den som har forpliktelsen. En oversikt er inkludert i 2 referatets siste side. Angående finansiering,lyder sak 5 fra årsmøtet i 2010: "Videre ble det kommentert at hvert boligselskap selv bør sørge for opparbeidelse av slikt vedlikeholdsfond om de ikke alt ha penger på bok for dette." De som har privat eierskap av p-plass har plikt til vedlikehold av kjørebanen. Nytt dekke på selve biloppstillingsplassen blir da et tilbud til eieren. De boligselskapene som har privat eierskap må undersøke om eierne motsetter seg tilbudet eller ikke. Det kan diskuteres om VEB har myndighet til å utfakturere de eierne for ekstrakostnadene som evt. vil påløpe for å gå utenom de plassene. Det vedtas at styrene i hvert boligselskap må bestemme seg for om de ønsker å være med videre i saken eller ikke innen 21.05.2014. Styrene må også undersøke om de med privat eierskap ønsker å være med på tilbudet innen denne datoen. Styrene bes undersøke om de kan gi VEB fullmakt innenfor en økonomisk ramme på 1,8 millioner kr inkl mva til å velge leverendør av nytt dekke. Legger ved matrise på de to tilbyderne på dekke. Neste møte: Styremøte 21. mai kl 18, Grendahuset Møtet hevet kl 21.25 3 Firma Acrylicon Flowcrete Kontakt Nettside Jan Guttelvik http://www.acrylicon.com/ Endre Søhus http://www.flowcrete.no Areal Kjørebane, 2 600 kvm Acrylicon Variant System. 2 mm med 2 strøk topplakk. Kryssfresing med betongfres (evt. blastring/slyngrensin g). Gratis Logo v innkjøring Biloppstillingsplass, 4 000 kvm EverCrete. Kjørebane, 2 600 kvm Blastring, Kryssfresing priming, med farge Protop primer, belegg. Deckshield ID system. Behandling Pris kvm +div Pris farger Tykkelse Garanti Referanser Estimert tidsbruk Utførelse Seriøsitet lakk 255,- pr kvm.+ 54,- mpr kvm + 22 500,12519,(+mva) (+mva) Leverer i ulike farger uten tilegg i pris. 2 mm 0,5? 10 år 10 år P-kjeller Solsiden kjøpesenter. Motortrade, Hell Bil Lade, Biltilsynet Trondheim, St Olavs Hospital 209,- (+mva) 2-3 dager pr garasjenivå ca 21 dager, kan reduseres Juli Norges største på å legge dekke i p-hus etc. Juli Stort firma, snart 40 år i bransjen Test Kan legge 1 logo i hver etasje med "Velforeningen Elvehavn Brygge" med påskrift "Acrylicon" vederlagsfritt. Priser: (A) Kun kantlinjer langs kjørevei mot biloppstillingsplassene: 145,- lm. (B) Separat pris for skille mellom biloppstillingsplassene: 145,- lm; (C) Øvrig 'garnityr', eks. gangfelt, blindsoner, nummerering p-plasser og liknende: 165 lm (nummerering er usikker.). Vedlikehold Anslag: etter ca 10- til 15 år, ref Solsiden Diverse Vil kontrollmåle før jobben starter. Ingen tillegg vil komme til fastpris. Spesialtilbud på striper og innlegg av logo. Delsummer Mva Deltotaler Totalsum 270 plasser pr stk 252 plasser pr stk Invester pr plass 172,- (+mva) ? 3 mm 2mm Muntlig; minst 10 år Spesialist på p-hus. Mange store prosjekter, for eksempel HIST og Byhaven Ønsker å legge en prøve før oppstart Garnityr Totalpris Biloppstillingsplass, 4 000 kvm Blastring, priming, Deckshield Carpark SF,Deckshield Finish, fleksibel polyuretan. 750 000 260 325 750000 187500 937500 1262906 260325 65081 325406 3472 Epoxy- og polyuretanbaserte parkeringsbelegg. Striper kr 14,- pr m fungerer både som membran og slitelag. 543 400 543400 135850 679250 1539250 688 000 688000 172000 860000 2516 1291 3413 4764 5928 Kost årsfordelt: pr mnd i 10 år 40 49 speilet(vei) 29 21