Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING.........................................................
Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING............................................................................................................................... 3 2 FRAVÆRSSTATISTIKK ............................................................................................................ 4 3 PSN12 ........................................................................................................................................... 5 3.1 Oppdatering av fraværstabeller .............................................................................................................. 5 3.2 PSN12S – Statistisk sentralbyrå ............................................................................................................... 7 3.3 PSN12T – Statistisk sentralbyrå for IA-bedrifter (SSB) ............................................................................. 9 3.4 Eksempler på feil/varsler ...................................................................................................................... 12 3.5 Oppsett ................................................................................................................................................. 12 3.5.1 RESSURSGRUPPE ................................................................................................................................ 12 3.5.2 ARBSTED-BEDRNR .............................................................................................................................. 12 3.5.3 Verdireferanse I001 ........................................................................................................................... 13 3.5.4 Kjønn .................................................................................................................................................. 14 3.5.5 Fraværskoder FRAVKODE- Fraværsgrupper FRAVGRP ....................................................................... 14 4 BROWSERSPØRRINGER PÅ FRAVÆR ............................................................................. 17 5 KS FRAVÆRSTATISTIKK (PSN13) ................................................................................... 21 5.1 Rapporteringstidspunkt ........................................................................................................................ 21 5.2 Forutsetninger ...................................................................................................................................... 21 5.2.1 Fravær pr stilling ................................................................................................................................ 21 5.2.2 Kjøring av rapporten .......................................................................................................................... 21 5.3 Oppsett ................................................................................................................................................. 23 5.3.1 ARBSTED og BEDRNR ......................................................................................................................... 23 5.3.2 KSTURNUS .......................................................................................................................................... 23 5.3.3 STATUS ............................................................................................................................................... 23 5.3.4 ARBEIDSPLAN ..................................................................................................................................... 23 5.3.5 AVLØNNINGSFORM............................................................................................................................ 23 5.3.6 Undervisningspersonell ...................................................................................................................... 24 Fraværsrapportering 5.3.7 KSTJENESTE ........................................................................................................................................ 24 5.3.8 KOMMUNE ......................................................................................................................................... 25 5.3.9 Verdireferanse I001 ........................................................................................................................... 26 5.3.10 Verdireferanse AAU....................................................................................................................... 26 5.3.11 Kjønn og utdanning ....................................................................................................................... 27 5.3.12 EKSKL ............................................................................................................................................. 27 5.3.13 KSFRAV .......................................................................................................................................... 28 Side 2 av 28 Fraværsrapportering 1 Innledning Kursets formål er å gi lønns- og personalmedarbeidere som jobber med fraværsstatistikk og fraværsrapportering til offentlige myndigheter en forståelse for oppsett som ligger til grunn for ulike fraværsrapporter i AGRESSO. Kursets målgruppe vil være lønns- og personalmedarbeidere som har ansvar for produksjon av fraværsstatistikk internt og fraværsrapportering eksternt. Det forutsettes at kursdeltakerne har generelt god kompetanse i bruk av Windows og grunnleggende forståelse for lønn. Det anbefales at man deltar på grunnkurs browserspørringer for fullt utbytte av delen som omhandler spørringer på fravær ved bruk av browser. Side 3 av 28 Fraværsrapportering 2 Fraværsstatistikk Registrert fravær i Agresso danner grunnlaget for fraværsstatistikker og fraværsrapporter. For beregning av korrekt antall dager og timer ved registrering av fravær, der all turnus og deltidsarbeid blir tatt hensyn til, måtte systemet inneholdt reelle arbeidsplaner pr. ansettelse. Dette krever mye vedlikehold og anbefales derfor ikke i Agresso. For fraværsrapportering er det regelverket fra NAV og SSB som er det viktige. NAV benytter 260 dagers år uten bevegelige helligdager, mens SSB i all hovedsak forholder seg til vanlig 37,5 timers uke. Derfor anbefaler vi på det sterkeste å bruke forenklede arbeidsplaner i Agresso, noe som letter vedlikeholdet. De aller fleste av våre kunder benytter i dag to arbeidsplaner på henholdsvis 35,5 og 37,5 timers uker. Dette gir en snittberegning i forhold til den ansattes stillingsprosent ved rapportering både internt og eksternt. Når fraværet er registrert kjøres rapporten PSN12 for oppdatering av fraværstabeller som brukes i statistikk og rapporter. Side 4 av 28 Fraværsrapportering 3 3.1 PSN12 Oppdatering av fraværstabeller Rapporten må kjøres med kryss for oppdatering for at fraværstabellene skal oppdateres. Det er viktig at rapporten bestilles for en måned av gangen ved oppdatering av fraværstabeller. Hvis det registreres fravær tilbake i tid, må rapporten kjøres på nytt med oppdatering PSN12 må være kjørt for å kunne få resultat i andre fraværsrapporter og produsere fraværsstatistikk ved bruk av browserspørringer. Nedenfor er det definert en variant av rapporten – kalt ” Generering av data til fraværsstatistikk”. Den samme rapporten brukes til kjøring av NAV fraværsstatistikk. Da kjøres imidlertid rapporten kvartalsvis. Statistikken skal ikke sendes til NAV, men være tilgjengelig i bedriften. Grunnlag for rapportering: Alle ansatte i rapporteringsperioden. Den er lurt å la den gå på kveldstid fordi den kan ta lang tid. Side 5 av 28 Fraværsrapportering Rapportvarianten; Kode rapport kan være blank ved oppdatering av fraværstabeller. Det anbefales at parameteret nivå har verdi 1 ved bestilling av rapporten. Angir hvilken tabell data hentes fra. Side 6 av 28 Fraværsrapportering Resultat NAV fraværsstatistikk; 3.2 PSN12S – Statistisk sentralbyrå Noen foretak eller bedrifter blir bedt om å rapportere egenmeldt sykefravær til Statistisk Sentralbyrå (SSB). Rapporten er satt opp i henhold til SSBs krav om rapportering av egenmeldt fravær. PSN12 Generering av data til fraværsstatistikk må være kjørt. Grunnlag for rapportering: Alle ansatte i rapporteringsperioden. Variant kalt ”Egenmeldt fravær SSB” Side 7 av 28 Fraværsrapportering Rapportvarianten; Side 8 av 28 Fraværsrapportering Resultat; Rapportparametre som ikke brukes i denne rapporten Variant Beskrivelse abs_col2 Sykemelding abs_col3 Barn syk abs_col4 Omsorgsp. m/lønn abs_col5 Omsorgsp. u/lønn abs_col6 Perm m/lønn abs_col7 Perm u/lønn abs_col8 Ferie abs_col9 Langtidsfravær days_int1 Intervall 1 days_int3 Intervall 3 days_int4 Intervall 4 detail Detaljert informasjon pct_split Detids % avr_empl Gjennomsnittsverdi days Fraværsdager 3.3 PSN12T – Statistisk sentralbyrå for IA-bedrifter (SSB) Variant kalt SSB – Egenmelding IA-bedrifter. Dette skjemaet har utgått hos SSB, men rapport kan kjøres. PSN12 Generering av data til fraværsstatistikk må være kjørt. Grunnlag for rapportering: Alle ansatte i rapporteringsperioden. Side 9 av 28 Fraværsrapportering Denne må altså kjøres etter at grunnlaget er generert med RTV-varianten. Rapportvarianten; Side 10 av 28 Fraværsrapportering Resultat; Rapportparametre som ikke brukes i denne rapporten Parameter Beskrivelse abs_col2 Sykemelding abs_col3 Barn syk abs_col4 Omsorgsp. m/lønn abs_col5 Omsorgsp. u/lønn abs_col6 Perm m/lønn abs_col7 Perm u/lønn abs_col8 Ferie abs_col9 Langtidsfravær days_int1 Intervall 1 days_int4 Intervall 4 Detail Detaljert informasjon pct_split Deltid % avr_empl Gjennomsnittsverdi Days Fraværsdager Side 11 av 28 Fraværsrapportering 3.4 Eksempler på feil/varsler Personalskillekortet er ikke oppdatert med kjønn Overlappende fraværsregistrering Fraværsregistrering av egenmelding er lengre enn anntall angitt i rapportmaler Stillingsbytte etter at fraværet er registrert med stilling 3.5 Oppsett 3.5.1 RESSURSGRUPPE I rapportvarianten er verdi for ressursgruppe satt til ”E” for å begrense utplukket i rapporten. Det betyr at det kun er ressurstyper som er koblet til ressursgruppe ”E” (egne ansatte) som blir tatt med i rapporten. 3.5.2 ARBSTED-BEDRNR Oppsettet i denne dokumentasjonen beskrives som et eksempel. For å kunne rapportere på bedriftsnivå må alle ressurser være knyttet til ARBSTED (evt. KOSTSTED) som vil gi riktig bedriftsnummer. Bedriftsnummer må være knyttet til ARBSTED som en relasjon. Begrepsverdien 20100 på begrepet ARBSTED er her knyttet til relasjonen BEDRNR med relasjonsverdi 975289761. Side 12 av 28 Fraværsrapportering 3.5.3 Verdireferanse I001 Verdireferanse for deltidsprosent ”I001” må være definert og generert. Verdi kan legges inn som verdireferanseverdi i I001. Benytter man stillingsmappekortet vil feltet ”Stillingsandel” være det samme som deltids % dersom systemparameter POS_PARTIME_PCT er satt på. Side 13 av 28 Fraværsrapportering 3.5.4 Kjønn Personalskillekortet må være oppdatert med kjønn 3.5.5 Fraværskoder FRAVKODE- Fraværsgrupper FRAVGRP Det kan være flere fraværskoder under samme fraværsgruppe. Begrepsverdier for FRAVGRP; FRAVGRP må være satt opp som relasjon på FRAVKODE (fraværskode). Side 14 av 28 Fraværsrapportering Alle fraværskoder som skal med i fraværsstatistikken må være koblet til riktig fraværsgruppe (FRAVGRP). Dette kan gjøres i bildet for fraværskode i skillekort Relasjon; Stå i feltet ”Rel.verdi” – velg F9 + F7 for å få opp en oversikt over mulig verdier. Dobbeltklikk på riktig verdi som skal kobles mot fraværskoden. Side 15 av 28 Fraværsrapportering Når riktig verdi er valgt - lagre med F Side 16 av 28 Fraværsrapportering 4 Browserspørringer på fravær PSN12 må være kjørt med oppdatering for å resultater av spørringene. De vanligste spørringene er pr ANSVAR eller ARBSTED og pr kjønn. Åpne browserspørring ved å dobbeltklikke. Trykk F7 og legg inn søkebetingelser – eks verdi for ARBSTED år, kvartal og måned. Side 17 av 28 Fraværsrapportering Du får da frem totalresultat for arbeidsstedet og kan velge å utvide dette for å se detaljer på ressursnivå. Trykk her; Bruker kan selv definere flere spørringer etter behov. Stå på ”Spørring ressurser” og åpne browser. Trykk på knappen ”Utvid datagrunnlag” og velg ønskede felt fra tabellen ”Fraværsstatistikk 01 Side 18 av 28 Fraværsrapportering Klikk OK for å få med feltene til Oppsett. Total fraværsprosent finnes ikke i tabellen og må legges til ved å lage en formel. Trykk på knappen ”Legg til/endre formel” for å lage en formel Side 19 av 28 Fraværsrapportering I Skillekortet ”Søkebetingelser” begrenser man søket. Her kan man som i spørringen nedenfor legge inn at deltidsstørrelse skal være større enn null. Her kan man også velge hvilket Arbsted man vil kjøre spørringen for – som nedenfor arbsted=20900 Resultat av spørringen; Visning på detaljnivå; Side 20 av 28 Fraværsrapportering 5 KS Fraværstatistikk (PSN13) Alle kommuner, fylkeskommuner og andre medlemmer av Kommunenes Sentralforbund (KS) skal rapportere fravær. Det rapporteres på ansatte som var i fast forpliktende arbeidsforhold med en på forhånd fastsatt arbeidstid pr. uke både pr. 1.10 forrige år og inneværende år. Dersom en ansatt har flere stillinger oppgis kun hovedstillingen. Både lærer i kommunene og kommunalt ansatt skal være med. Ansatte må ha vært fast ansatt i hele perioden som fraværsstatistikken omfatter, d.v.s. rapporteringen skal omfatte ansatte som var fast ansatt både 1.10 i fjor og 1.10 i inneværende år. Det er dato på ressursen som sjekkes, ikke ansettelsene. Timelønte og ansatte i vikariater skal ikke være med i statistikken. Når en ansatt har hatt permisjon i 16 måneder eller sykefravær på over ett år skal han ikke regnes med i statistikken. Da skal ikke de samme fraværskoder benyttes. 5.1 Rapporteringstidspunkt Det skal rapporteres 2 ganger pr år; Frist 7.juni for periode 2.kvartal i fjor tom 1.kvartal i år Frist 10.desember for periode 4.kvartal i fjor tom 3.kvartal i år 5.2 Forutsetninger 5.2.1 Fravær pr stilling Fraværet registreres pr stilling 5.2.2 Kjøring av rapporten Menypunkt; Side 21 av 28 Fraværsrapportering Rapportvarianten; Side 22 av 28 Fraværsrapportering Resultat av spørringen: Rapporten generer to lister for utskrift. Den ene er faste opplysninger om de ansatte (Alisten), Den andre er fraværet (B-listen). På A-listen viser lønnstrinn 0000, dette er etter ønske fra KS, fordi lønnstrinn ikke lenger er i bruk. I tillegg genereres to filer til eksportområdet. ANS.TXT som er de faste opplysningene FRAV.TXT som er fraværet. Filene kan sendes på internet til KS. Veiledning for opplastning og linker til opplastning på internett finner du på http://www.ks.no/fravar eller her http://www.ks.no/DatainnsamlingKS. Filene kan også sendes rekommandert på diskett eller CD til KS. Kommunenes Sentralforbund Postboks 1378, Vika 0114 Oslo og merkes med navn, adresse, kontaktperson (navn og telefon). Hva filene heter / brukernr / produksjonsdato og format. 5.3 Oppsett 5.3.1 ARBSTED og BEDRNR Ressurs må være koblet til ARBSTED og ARBSTED må ha bedriftsnummer som relasjon 5.3.2 KSTURNUS Turnuspersonell skal ha verdi ”T”. 5.3.3 STATUS Stillingen må være aktiv, dvs ha status ”N” 5.3.4 ARBEIDSPLAN Arbeidsplan som oppgis ved rapportbestilling må være definert og kalender generert 5.3.5 AVLØNNINGSFORM Avlønningsform må være relasjon på ansettelse. Timelønnede blir ekskludert fra rapporten. Side 23 av 28 Fraværsrapportering 5.3.6 Undervisningspersonell Relasjon LONNGRP med verdi LLONN identifiserer undervisningspersonell som ikke er timelønnede. 5.3.7 KSTJENESTE Begrep for tjenestested. Begrepsverdier for tjenestested må være registrert. Side 24 av 28 Fraværsrapportering KSTJENESTE må være relasjon på ARBSTED Kobling av tjenestested mot arbsted må være gjort; 5.3.8 KOMMUNE Kommune må være satt opp som relasjon på ARBSTED Kobling av kommune mot arbsted må være gjort Side 25 av 28 Fraværsrapportering 5.3.9 Verdireferanse I001 Verdi kan legges inn som verdireferanseverdi i I001. Benytter man stillingsmappekortet vil feltet ”Stillingsandel” være det samme som deltids % dersom systemparameter POS_PARTIME_PCT er satt på. 5.3.10 Verdireferanse AAU Verdireferanse for avtalt arbeidstid pr uke må være satt opp og koblet mot arbeidstidsgruppe ARBTIDGR; Side 26 av 28 Fraværsrapportering Arbeidstidsgruppe er satt opp som relasjon på ansettelse; 5.3.11 Kjønn og utdanning Personalskillekortet må være oppdatert med kjønn og utdanning 5.3.12 EKSKL Ansettelsestyper kan ekskluderes fra rapporten ved bruk av ekskluder EKSKL Gå til begrepsverdier for ANSTYPE, og marker en og en av de ansettelsestypene dere vil ekskludere fra henholdsvis PAI eller KS fraværstatistikk, slik: Legg inn verdien PSN13; Side 27 av 28 Fraværsrapportering 5.3.13 KSFRAV Rapporten kjøres for fraværsgruppe der KS fraværsgrupper har et eget begrep med verdier KSFRAV; Fraværskoder kobles til riktig KSFRAV (fraværsgruppe) Side 28 av 28
© Copyright 2024