5. E-post Allmänt om e-post Att skicka brev via internet kallas att e-posta eller mejla. Det är ett billigt och snabbt sätt att kommunicera med människor i rummet bredvid (kan vara trevligare att prata direkt) eller med vänner på andra sidan jordklotet. Det kostar inget extra att skicka e-brev. I ett e-brev kan man skicka med filer som till exempel text, bilder från digitalkameran eller rent av små videofilmer. E-postkonton För att du ska kunna skicka e-post måste du ha ett e-postkonto, det vill säga en adress som tillhör just dig och som är skyddad av lösenord så att bara du kan nå den. I bredbandsabonnemang ingår det oftast några e-postkonton. E-post i program och på nätet E-post kan hanteras av speciella e-postprogram som är installerade i den dator du arbetar med. Men för det mesta kan e-posten också skötas via en webbsida. Du skriver in en adress i webbläsaren, loggar in på ditt konto, läser skriver och skickar. Fördelen med att ha e-posten på nätet är den är nåbar från alla internetuppkopplade datorer. Är du på resa kan du låna en dator och ta hand om e-posten. Det finns flera kostnadsfria och flitigt använda e-posttjänster som inte är kopplade till något abonnemang. Gratis, ja, men du får förutom e-post också en hel del reklam, dock inte hos alla. Skräppost (spam) Det går nästan lika fort att skicka ett brev till kollegan i rummet bredvid som till en bekant på andra sidan jordklotet. Reklam, falska erbjudanden och allehanda skräp skickas i e-posten i alltför stor omfattning. Och sånt lär komma även till din e-postbrevlåda. Oönskad e-post av detta slag kallas spam eller skräppost. Oseriösa företag och personer snappar upp e-postadresser och vräker ut miljontals brev. I de flesta e-posttjänster finns skydd mot skräppost, men heltäckande är de inte. Räkna alltså med ett och annat oönskat brev. Låt dig inte luras! Svara ALDRIG på e-brev med meddelanden om vinster eller erbjudanden om snabba pengar. Allt är bluff! © Behandlade Ord 2013 85 E-postadressen E-post på nätet eller i program i datorn Det är många gånger smidigt att hantera sin e-post på en internetsida. Nackdelar finns förstås: en är att du alltid måste logga in, en annan att det kan vara krångligt att skaffa och ibland använda nät-e-posten. Ett alternativ är att använda ett särskilt e-postprogram som till exempel Windows Live Mail. I ett internetabonnemang från Telia, Comhem eller vem det nu är, ingår alltid några e-postkonton. Och den e-posten kan du få att fungera ihop med programmet som nämndes ovan. Och om du registrerar en adress enligt instruktionen på detta uppslag, kan du också använda Windows Live Mail. En e-postadress kan se ut så här: [email protected] @ kallas ofta snabel-a. Före @ kommer personnamnet. Efter @ kommer adressen. @-tecknet hittar du på 2-tangenten och du måste hålla Alt Gr nere för att skriva det. Om du skriver det allra minsta fel i adressen kommer inte brevet fram. Du får i stället tillbaka det med vändande post. Skaffa e-post på nätet Alla e-posttjänster fungerar på ungefär samma sätt; kan du använda en kan du använda alla. Vi ska ta en titt på hur man kan göra för att skaffa gratis e-post hos Microsoft. (Samtidigt får du ett Microsoftkonto som gör det möjligt för dig att hämta appar med mera.) 1. Starta webbläsaren och gå till adressen www. outlook.com. Så här kan det se ut: Vilket ska man välja? Om man alltid använder samma dator, ja, då är nog programmet i den egna maskinen att rekommendera. Men om man vill komma åt e-posten på flera ställen, då är nät-eposten bäst. För att ytterligare krångla till det så behöver det ena inte utesluta det andra. Hos många internetleverantörer, bland annat dem som nämns ovan, kan man ha e-posten både i ett program på datorn och på nätet. 2. Klicka på Registrera dig nu nere till höger. En sida med ett formulär öppnas. Och nu börjar ett ifyllande som inte alltid är helt enkelt. Det ser ut ungefär som på nästa sida i de flesta registreringsformulär för e-post. Du kan ha nytta av informationen även om du vill använda någon annan tjänst. OBS! Använd inte Enter i formuläret. Och OBS! en gång till: Sidorna på internet ändras ganska ofta. I april 2013 såg det dock ut som i instruktionen som följer. Ett sista OBS! Skriv ner ditt Microsoft-kontonamn och lösenord och förvara informationen på ett säkert ställe. Är det något man glömmer så är det sånt. 86 E-post i Outlook 1. Vem är du? Denna avdelning bör vara ganska lätt att fylla i. Som du ser kan man hitta på vad som helst, men du använder rimligtvis ditt eget namn. Det kommer att stå som avsändarnamn i de brev du skickar. 1. 2 Hur vill du logga in? Skriv det namn du vill ha i din adress. Kom ihåg att vanliga namn alldeles säkert är upptagna. Du kan använda flera namn åtskilda av punkt som t.ex. eva.britt.birgitta. Om ditt namnförslag är upptaget, så får du veta det när du utfört sista punkten i denna process. 2. Välj live.se, live.com, hotmail.se eller hotmail.com. Hitta på ett lösenord. Det ska vara minst åtta tecken. Läs i textrutan som visas när du klickar i lösenordsfältet. Där står vilka krav som gäller. Symboler kan till exempel vara ?*) Du måste skriva lösenordet två gånger. 3 Hur vill du att...? Skriv ditt mobilnummer i det tomma fältet. Då kan du få en kod via SMS som hjälper dig att komma åt kontot om du glömt lösenordet. 3. Ange inte någon alternativ e-postadress utan klicka på Eller välj en säkerhetsfråga. Klicka på listpilen och välj en fråga. I nästa fält skriver du svaret. Detta ska du göra för att kunna komma in på ditt konto om du tappar bort lösenordet. 4 Varifrån kommer du? Postnummer bör väl inte vara något problem. 4. 5 Klicka på Jag accepterar. Därefter blir det lite krångligt. Du måste skriva in snedvridna bokstäver i en ruta. Anledningen är att man vill undvika automatiska registreringar av konton som sedan används för skicka skräppost. Det är lätt att missa och ibland svårt att se en eller flera av bokstäverna. Testa. Du får nya chanser. 5. När du lyckats med detta måste du acceptera en gång till. OM allt är rätt ifyllt har du strax ett e-postkonto. Om något är fel visas en sida där det står vad du måste ändra på. Och om den adress du föreslagit är upptagen, måste du pröva med en ny och klicka på Jag accepterar en gång till. © Behandlade Ord 2013 87 Logga in och ut Omedelbart efter att du har skapat ditt konto och fått det godkänt öppnas en informationssida där du kan välja att gå till Inkorgen i epostlådan. Där finns endast ett välkomstbrev från Teamet för Outlook. När du är klar med posten är det lämpligt att logga ut. Det gör du genom att klicka på ditt namn uppe i högra hörnet. Logga ut-möjligheten finns på alla e-postsidor oavsett vem som producerar dem. När du nästa gång du ska titta till din e-post gör du så här: 1. Öppna webbläsaren och gå till www.outlook.com. (Adressen ersätts av en annan, det behöver du inte bry dig om.) Outlook i Fältet Favoriter. Ett förslag: lägg till denna sida i Fältet Favoriter. Klicka på den lilla gula stjärnan med grön pil i till vänster i fönstret. 2. Skriv din e-postadress, lösenord och klicka på Logga in. 3. Klicka på Inkorgen på sidan som visas. Och e-postens Inkorg öppnar sig för dig. Om du har glömt bort ditt lösenord, ja, då klickar du på Kan du inte komma åt ditt konto? eller Logga in med en engångskod. Och därefter försöker du efter bästa förmåga att följa instruktionerna. Detta slipper du om du har skrivit upp din adress och lösenord och dessutom kommer ihåg var uppgifterna finns. Om du har en alldeles egen dator som ingen annan använder, kan du välja Jag vill förbli inloggad. Då slipper du skriva din adress och lösenord för att komma åt posten (förutsatt att du inte loggar ut, förstås). 88 E-post i Outlook Hantera brev De flesta e-postsidor är uppbyggda på samma sätt. Och förutom strukturen har de ett och annat gemensamt drag – de kan upplevas som ganska röriga. Här samsas dina brev med reklam och en uppsjö av information som rör de tjänster som erbjuds. Här tar vi fasta på det mest väsentliga. Inkorgen – här finns de brev som skickats till dig. Fetstilt Inkorg skvallrar om att du har nya olästa brev att ta del av. Skickat – kopior av de brev som du själv sänder i väg hittar du här. Utkast – om du börjar skriva ett brev som du vill vänta med att skicka, lägger du i Utkast. Skräppost – här hamnar de brev som e-posttjänsten har identifierat som, just det, skräp. Men ta en titt. Det kan bli fel. Riktig post kan ramla ner här. Borttaget – en slags papperskorg. När du tar bort ett brev mellanlagras det här. Du klickar på Borttaget och väljer Töm om du vill kasta bort breven för evigt. Klicka på Nytt när du vill skriva ett brev. Klicka på brevet om du vill läsa. När du är klar: klicka sedan på Inkorgen. E-postmappar. Läsa brev Enkelt. Klicka på brevet och läs. Om brevet innehåller filer eller länkar eller om Outlook misstänker en säkerhetsrisk, får du ett meddelande som det på bilden nedan. Känner du till och litar på den avsändaren, klicka på Visa alltid innehåll från ”e-postadress”. Då kan du i fortsättningen ta emot filer, bilder och länkar från denna person utan problem. När du läst färdigt, klickar du på Inkorgen och öppnar nästa brev, om det finns något. © Behandlade Ord 2013 Klicka här om du litar på avsändaren. 89 Skriva och skicka brev 1. Klicka på Nytt. 2. Skriv adressen i fältet Till: eller klicka på Till och välj i kontaktlistan. (Den är tom om du inte lägger till adresser där, se nästa uppslag.) Klicka på Stäng i mottagarlistan om den är öppen. Du kan skicka brevet till flera personer samtidigt. Skriv en adress och så ytterligare en eller flera. 3. Skriv någon form av rubrik i fältet Lägg till ett ämne. 4. Klicka i själva brevet och skriv. Om du vill ändra storlek och färg så markerar du och använder verktygsknapparna ovanför brevytan. Gör som i WordPad. 5. 3. 2. 4. Öppnar kontaktlista. 5. Klicka på Skicka. En kopia av brevet sparas i Skickat. (Ibland måste du ange tecken för att brevet ska gå i väg, se nästa sida.) Om du väljer Spara utkast kan du fortsätta med brevet en annan gång. Klicka på mappen Utkast, därefter på brevet och till sist Fortsätt skriva. Om du inte alls vill skicka brevet du börjat på, klickar du på Avbryt och Ta bort. Ta bort. 90 Det kan ju faktiskt bli fel i adressen. Dubbelklicka då på adressen och ändra på vanligt ordbehandlingsvis. Om du klickar på krysset tar du bort adressen och får chans att skriva in en helt ny. E-post i Outlook Ange tecken för att stoppa skräppost Du måste kanske ange tecken när du skickar i väg ett brev. Det innebär att du uppmanas skriva in förvridna bokstäver igen för att på så sätt visa att det är en verklig person som är avsändare. Anledningen är att e-posttjänsten vill förhindra att automatiska skräppostskickare lyckas skapa eller komma in på konton och skicka spam. När du har klickat på Skicka kan du få ett meddelande som ser ut så här: Klicka på Verifiera och gör som de skriver. Du kommer så småningom tillbaka till ditt brev och nu klickar du på Skicka en gång till. Klicka på Verifiera - och gör som de säger (skriver). Returnerade brev Om den adress du skrivit inte är korrekt eller helt enkelt inte finns, får du tillbaka brevet. Det kan se ut så här: Det du kan göra är att kontrollera adressen och försöka på nytt. Det returnerade brevet kan du ta bort: klicka på Ta bort i listen ovanför brevet. Svara på brev Om du vill svara på ett brev, gör du så här: 1. Öppna brevet och klicka på Svara i listen ovanför brevet. Ett brev öppnas där adressen redan är ifylld. I Ämnes-raden står det nu RE: följt av den ursprungliga rubriken. I själva brevet har du fått en ny rad där insättningspunkten står. Nedanför finns originalbrevet. 2. Skriv ditt svar och klicka på Skicka. Så enkelt var det. Svara alla innebär att alla som fått det ursprungliga brevet också får ditt svar. Du hittar Svara alla om du klickar på pilen vid Svara. © Behandlade Ord 2013 91 Vidarebefordra Ett intressant brev som du fått vill du kanske att andra ska läsa. Öppna brevet och klicka på pilen vid Svara och välj Vidarebefordra. Skriv in eller välj adresser, skriv ev. en kommentar överst i brevet och Skicka. Ta bort brev Det kan vara på sin plats att rensa i Inkorgen ibland. Gör så här: 1. Klicka på Inkorgen och välj det brev du vill ta bort genom att klicka i den tomma fyrkanten till vänster om brevet. 2. Klicka på Ta bort. Här kan du välja att flytta markerade brev till andra platser. Markera breven genom att klicka i rutan. Brevet hamnar i Borttaget. För att definitivt ta bort dem klickar du på Borttaget och sedan på Töm i raden med textknappar. Du behöver inte ta bort ett brev i taget. Markera flera brev och välj Ta bort. Om du ångrar att du placerat ett brev i Borttaget, markerar du det, klickar på Flytta till och väljer Inkorgen. Adresser i kontaktlistan Du kan automatiskt lägga till en avsändaradress i kontaktlistan. Öppna brevet och klicka på Lägg till i Kontakter. När du ska skicka nytt brev och insättningspunkten står i adressfältet, visas de adresser du använder ofta. Det är bara att välja en. Om adressen du söker finns i kontaktlistan, men inte visas, klickar du på Till och letar reda på din brevvän. Listan stängs när du lämnar adressfältet. 92 E-post i Outlook Bifoga filer Du kan skicka med filer i ditt brev. Det kan vara textdokument från ordbehandlingsprogram eller kanske bilder som du fört över från digitalkameran. 1. Ta fram ett nytt brev, välj eller skriv in mottagaradresser, skriv ämne och meddelande. 2. Klicka på Bifogade filer under formatknapparna. Du hamnar förmodligen i Biblioteket Dokument (känt från ordbehandlingsavsnittet). Bilder hittar du med stor sannolikhet i Bilder (klicka för att öppna). 3. Dubbelklicka på den fil du vill skicka med (eller klicka en gång och sedan på Öppna-knappen nere till höger). Om du vill skicka med flera filer, upprepar du punkt 2 och 3. Innan du skickar brevet måste filerna du bifogat ha hunnit överföras till Microsofts dator. Se bilden nedan. Du kan inte skicka förrän det står att filen har överförts. © Behandlade Ord 2013 Om du inte ser den bifogade filen, klicka på nedåtpilarna. 93 Ta bort bifogade filer Om du upptäcker att du valt att bifoga fel fil, pekar du på ikonen för den bifogade filen och klickar på krysset. Då tas den bort från brevet (den stannar kvar i datorn). Ta bort bifogad fil. Bifoga bilder Fotografier är ibland stora, det vill säga det går åt många kilobyte för att lagra dem. Eftersom det inte får plats hur mycket som helst i ett epostbrev, oftast inte mer än 10 Megabyte, måste du kanske skicka flera brev om du vill dela med dig av flera bilder. Du kan också minska ner storleken på bilderna. Då går överföringen fortare och det går åt mindre utrymme. Klicka på listpilen vid Bildstorlek och välj Liten. (Om bilderna ska skrivas ut är det bättre att använda den ursprungliga storleken, men för att titta räcker Liten.) Spara en bifogad fil Om du får ett brev med en bifogad fil, gör du så här: 1. Öppna brevet, peka på den bifogade filen och klicka på Hämta – det ser inte alltid likadant ut och det beror på vilken sorts fil det är. 94 E-post i Outlook Längst ner i webbläsarfönstret visas Meddelandefältet. Där kan du välja att Öppna eller Spara. Spara innebär att filen flyttas från e-postbrevet till en plats i din dator som heter Hämtade filer. Om du väljer Öppna startar ett program som kan visa filens innehåll. Vi sparar, men inte i Hämtade filer. 2. Klicka på pilen till höger om Spara och välj Spara som. 3.Välj Dokument eller Bilder beroende på vilken typ av fil det är. VARNING! Du ska aldrig varken öppna eller spara bifogade filer i brev som kommer från okända avsändare. De kan innehålla virus. Klicka heller aldrig på länkar i brev från okänt folk. Brev som du misstänker är skräppost eller som du tror kommer från lömska avsändare, tar du bort omgående. Här hamnar filerna om du väljer Spara. Välj Dokument eller Bilder. 4. Klicka på Spara-knappen. Om du omedelbart vill titta på dokumentet/bilden, kan du klicka på Öppna i Meddelandefältet. Om du vill titta lite senare och kanske ändra (i en textfil) om det går, startar du det program som kan öppna filen. Om det är ett textdokument tar du fram WordPad och öppnar filen på vanligt sätt. Du måste då inte helt oväntat veta var du sparade filen. Bilder kan visas på olika sätt, se kapitlet Digitalkameran och bilder. © Behandlade Ord 2013 95 Uppgifter • Uppgifter • Uppgifter • Uppgifter • Uppgifter • Uppgifter • Uppgifter Skaffa e-post Om du inte redan har gjort det, ska du nu skaffa ett gratis e-postkonto. Gör det gärna på www.outlook.com som beskrevs för några sidor sedan, men du kan också använda någon annan kostnadsfri tjänst. När du väl har lyckats med detta är det dags att börja e-posta. Skicka e-post Skicka ett brev till [email protected]. Du kan ju till exempel skriva och berätta om du tycker att det är roligt eller inte. Och du får gärna ställa frågor och lämna kommentarer till materialets innehåll. (Men skäll inte, författaren är ganska känslig och svarar inte på elaka angrepp.) U P P G I F T E R Du kommer att ganska snabbt få ett automatiskt svar som bekräftar att meddelandet kommit fram. Det kommer förstås att hamna i Inkorgen. För att du ska se svarsmeddelandet måste du kanske uppdatera sidan. Det innebär att du ber programmet att kolla om det finns något nytt att visa på sidan, ett brev till exempel. Du uppdaterar genom att trycka en gång på funktionstangenten F5 (översta raden) eller genom att klicka på Uppdatera i webbläsaren. Uppdatera. Beställ e-post Om du inte har några vänner som vill e-posta med dig, kan du beställa så kallade nyhetsbrev. Sveriges Television skickar ut brev med bland annat recept från de matprogram som sänds. En nackdel dock: du kan inte svara på breven, lite trist faktiskt. Skriv in adressen nyhetsbrev.svt.se (www behövs inte). Där kan du kryssa i vilka brev du vill ha. Övriga e-postuppgifter Tja, du får helt enkelt pröva dig fram. Testa de funktioner som redovisas på föregående sidor. Det är lite knepigt att göra e-postövningar. Det måste ju finnas någon att skriva till, något som är småsvårt att ordna. 96 E-post i Outlook Kontakter I Outlook finns också Kontakter där du kan spara uppgifter om alla dina bekanta. 1. Klicka på pilen till höger om Outlook i övre vänstra hörnet. 2. Klicka på Kontakter. Uppgifter Du får inga specifika uppgifter till avsnittet Kontakter. Om du vill och känner att du har nytta av det, så för du in så många av dina kontakter som möjligt. Var du än är i världen kan du nå dem om du har tillgång till en internetuppkopplad dator med en webbläsare. Inte så dumt! E-postsidan byts ut mot Kontakter. Där ser du dem som du lagt till via adresserna i e-brev som du fått. Du kan skriva in andra kontakter för hand. Klicka på Ny och fyll i formuläret. Klicka på plustecknen om du vill ha flera fält att skriva i. Avsluta med att Spara längst ner. Du ändrar uppgifterna om en kontakt genom att välja personen i kontaktlistan och därefter klicka på Redigera. Otrevliga typer kan du radera. Välj kontakten och Ta bort. Du återvänder till e-posten genom att klicka på pilen till höger om Kontakter och välja E-post. © Behandlade Ord 2013 Här visas bara några fält att fylla i. Använd rullningslisten så hittar du flera. 97 Kalender I Outlook finns också en kalender. Där kan du skriva in dina möten, kurser och varför inte släktens alla födelsedagar. Du behöver inte ens titta i kalendern när det väl är gjort. För så vist är det ordnat att du kan få ett e-postbrev med en påminnelse om vad som är på gång. Ta fram Kalender –– Klicka på Outlook i övre vänstra hörnet och välj Kalender. Välj kalendervy Vill du se en dag, en vecka eller en månad? Välj i övre högra hörnet: Lägg till aktivitet eller möte 1. Klicka på ett datum: ett litet fönster öppnas. 2. Skriv in uppgifterna och klicka på Spara. Klicka på Visa information om du vill skriva in utförligare uppgifter om aktiviteten. Du kan också klicka på pilen till höger om Ny i listen ovanför själva kalendern. Där väljer du Aktivitet. Lägg till födelsedagar 1. Klicka på Ny ovanför kalendern och välj Födelsedag. 2. Skriv in det som behövs och klicka på Spara. Ta bort aktivitet eller födelsedag –– Klicka en gång på aktiviteten och därefter på Ta bort. Återgå till e-posten –– Klicka på pilen till höger om Kalender i listen och välj E-post. 98 E-post i Outlook Bläddra i kalendern. Återgå till e-posten. Välj vad som ska läggas till på det markerade datumet. Utforska kalendern Du får inte mer ingående kalenderbeskrivningar än så här. Det är ju faktiskt så att det går att på egen hand lista ut en hel del om hur program och verktyg kan hanteras. Och Kalendern är utmärkt att testa detta tillvägagångssätt på. Pröva gärna att göra en inställning så att du får en påminnelse i e-posten när en aktivitet eller födelsedag närmar sig. (Tips: klicka på Visa information i fönstret där du registrerar.) Som du ser, visas ”lite väder” för fem dagar. Fast det kan vara Stockholmsvädret. Och om du inte bor där, så är det kanske inte så intressant. Men det går att ändra. Välj hur kalendern ska visas. Uppgifter Precis som i Kontaktavsnittet saknas uppgifter. Om du tror att du kan ha nytta av Kalendern så är det lämpligt att du för in vad som är på gång den närmaste tiden. Varför inte registrera alla födelsedagar som du vanligtvis brukar uppmärksamma. Var inte rädd, klicka och testa. Inget går sönder. © Behandlade Ord 2013 99 Mera om e-post i Outlook Det du hittills har lärt dig om e-post räcker för de flesta. Men om du har en mycket livlig kommunikation, kanske du behöver flera verktyg för att hålla ordning på alla in- och utkommande post. Skapa flera mappar Alla brev du får hamnar ju i Inkorgen. Om du vill sortera breven lite mera finmaskigt, skapar du mappar. Undermapp till Inkorgen. 1. Klicka på Ny mapp i vänsterspalten. 2. Skriv ett namn, tryck Enter. Klart! Skapa undermappar Kanske vill du ha underavdelningar eller undermappar i Inkorgen. 1. Högerklicka på Inkorgen. Mapp på samma nivå som Inkorgen. 2. Klicka på Ny undermapp. 3. Skriv namn och tryck Enter. Flytta brev När du vill flytta brev till dina nya mappar, gör du så här: 1. Markera brevet eller breven genom att klicka i boxen till vänster. 2. Klicka på Flytta till i den blå listen och välj mapp. Klart! Flera inställningar Man kan göra en mängd e-postinställningar. Klicka på kugghjulet till vänster om ditt användarnamn, och välj Fler e-postinställningar och undersök. Det är till exempel möjligt att låta Outlook automatiskt sortera inkommande brev till dina egenhändigt gjorda mappar. Du skapar en regel. Du kan också låta Outlook svara automatiskt på inkommande mejl när du är långvarigt borta från ditt konto. Se Skicka semestersvar automatiskt. 100 E-post i Outlook