Equipe Service Manual Smidig hantering av medlemmar och kunder online. Med Equipe Service ges klubbar möjligheten att enkelt hantera försäljning av t ex medlemskap, ridhuskort, träningar och evenemang direkt på nätet. Detta minskar drastiskt klubbens annars så omfattande arbete med ekonomihantering av ovan nämnda poster. Systemet har tagits fram efter önskemål från flera både mindre och större klubbar i behov av att minska sina administrationskostnader och hanteringen av kontanter. Systemet är perfekt för alla dom som önskar sälja produkter/tjänster och samtidigt kunna ha en minimal administrationhantering. Steg för Steg ( Klicka på bilderna för förstoring ) Inloggning Om du önskar lägga upp ett försäljningskonto åt antingen dig själv eller din klubb så gå till service.equipe.com och följ länken “Prova Equipe Service”. På denna sida kan du läsa mer om systemet och dess funktionalitet etc.. Om du redan har lagt upp ett försäljningskonto så loggar du in genom menyfliken “Logga in”. Väl inloggad möts du av två olika menysektioner. Den blå översta är din personliga meny, dvs här har du dina personliga uppgifter och inköp etc ... Den nedre turkosa menyn är administrationsmenyn för det försäljningskonto du är kopplad till. Dashboard Väl inloggad möts man av försäljningskontots dashboard. Här får man en överblick av alla försäljningar som skett för de olika produkterna ( om man har lagt till några produkter vill säga .. ). Även annan intressant statistik får man här, t ex hur många av klubbens ryttare som tävlat de senaste veckorna och antal placeringar m.m. Dashboardet når du även direkt via kontots meny. Kontoinställningar Under Kontoinställningar finns alla uppgifter om försäljningskontot som du uppgett när du skapade kontot. Här finns möjlighet att redigera uppgifterna i efterhand. Klubbens logga visas även här. Kontoanvändare Under Kontoanvändare listas alla personer som är kopplade till försäljningskontot, dvs som har administrationsbehörighet. Här kan man redigera, ta bort och lägga till nya personer. Produkter Under menyvalet Produkter listas alla de produkter som är/har varit upplagda till försäljning. Härifrån kan man redigera befintliga och lägga till nya produkter. Det finns även en funktion som gör att man kan välja att klona en specifik produkt för att underlätta upplägg av nya liknande produkter. Väljer man att klona så förpopuleras formuläret för den nya produkten med uppgifter från den klonade produkten. Så behöver man enbart ändra vissa fält såsom datum etc... Klonar en produkt gör man genom att klicka på Fåret Dolly ute till höger i tabellen. Lägg till ny produkt Det är väldigt enkelt att lägga upp en ny produkt. Man anger dess namn och till vilken kategori den tillhör, t ex Medlemskap, Träning, Ridhuskort, Utbildning eller Biljetter. Skriv gärna en liten beskrivning om produkten/tjänsten. Uppgifter såsom datum, pris, momssats och konteringsuppgifter skall också anges. Här går det även att kryssa i ifall produkten går att förnyas ( som t ex ett medlemskap) eller ifall det är en engångsprodukt. Om den är förnybar skickas automatiskt ett mail till köparen en månad innan produkten utgår med en länk till att förnya sitt köp. Detta är ovärderligt! Här kan man även ange ifall produkten kräver ett personnummer på innehavaren eller inte. Information om PUL tillgängliggörs för köparen om produkten kräver personnr. När det finns produkter upplagda för försäljningar visas de på startsidan för er “shop”. Taggning av produkter När man lagt upp en produkt kan man välja att skapa taggar till denna. Detta görs från tagg-ikonen i produkttabellen. Att tagga en produkt kan vara särskilt bra vid tillfällen som t ex en kurs där mat och boende ingår i priset. Då vill man kanske veta om deltagaren är vegetarian etc ... Eller så önskar man kanske veta om den som löser medlemskap är hopp, dressyr eller fälttävlansryttare. De taggar man lägger upp för produkten är sedan valbara för köparen vid köptillfället. Dvs att köparen kryssar i de taggar/målgrupper som han/hon tycker stämmer bäst in. Anmälningsvillkor/policy Har ni anmälningsvillkor- och/eller andra policys som ni vill att köparen ska läsa igenom och godkänna innan köp? Under Produkter och länken “Hantera villkor” kan man lägga till dessa villkoren eller redigera/radera befintliga. När man sedan skapar upp en produkt så kopplar man ett av de tillaggda villkoren till produkten som gör att köparen innan köp måste läsa igenom och godkänna dessa. Försäljningar Under menyvalet Försäljningar listas alla försäljningar av era produkter. I tabellen visas köparens namn, vilka produkter som köpet innehåller, betalningsdatum och den totala summan för köpet. För att få mer detaljerad information om ett köp klickar man på den blå ikonen längst ut till höger. Härifrån kan man även skriva ut ett kvitto. Från försäljningsvyn kan du även exportera konteringar som stöd för din bokföring. Välj här mellan vilka datum du önskar exportera konteringar. Csv-filen som laddas ner till din dator är semikolon-separerad och går utmärkt att öppna i Excel. Personer Under menyvalet Personer listas alla de personer som är innehavare till en någon gång köpt produkt. Det kan t ex vara en medlem, en kursdeltagare eller kanske en som rider på anläggningen då och då genom sitt ridhuskort. Detta personregister visar personens befattning ( taggar ) och man får möjlighet att se mer detaljer genom den blå ikonen i tabellens högerkant. Den vita ikonen med pennan bredvid är en genväg för att redigera personens uppgifter. Som nämnt ovan kommer man till personens detaljvy genom att klicka på den blå ikonen ute i tabellen. Här får du all information såsom namn, personnummer, emailadress, telefonnummer, adress och vilka produkter som han/hon är innehavare till. Från denna vy ges du möjlighet att ladda upp en profilbild på personen, skriva anteckningar och lägga upp taggningar. Anteckningarna du gör är endast synliga för kontoanvändarna och ingen annan. Dvs att endast de personer som är adinistratörer för försäljningskontot kan se anteckningarna som är gjorda. Att tagga en person är en bra funktion som underlättar mycket vid sökning av en person, som t ex vid ett email- och/eller smsutskick. Tänk vad bra att endast kunna skicka ut till klubbens alla ridlärare, hoppryttare eller kanske US-medlemmar. I allra första hand taggas personen genom produkten han/hon köper men det kan vara bra att manuellt kunna tagga personer i efterhand också. Exportera personuppgifter Från menyfliken Personer ges även möjligheten att kunna exportera personuppgifter. Kanske behöver ni exportera uppgifterna till eller av annan anledning? Kanske vill ni endast få ut en deltagarlista på en kurs eller en träning? Exportlänken från personsidan kan användas till ovan nämda punkter och mycket annat. På exportsidan väljer du årtal. Sedan kan man välja att antingen exportera personer från en hel kategori t ex alla medlemskap eller alla deltagare för hela årets öppna banor.. Om man inte önskar att exportera personer ur en hel kategori kan man istället välja att specificera det per produkt. T ex endast de som löst juniormedlemskap eller anmält sig till gröntkort-kursen i maj... När du trycker “Exportera” sparas en csv-fil ner till din dator. Denna fil brukar sparas under Mina nerladdningar eller Hämtade filer. Det beror på vilken dator du har. Filen är semikolonseparerad och går utmärkt att öppna i Excel. Utskick Under menyvalet Utskick listas alla E-post och SMSutskick som gjorts genom kontot. Här listas inte enbart de som skickats utan även de som sparats som utkast. Från tabellen får man uppgifter om när det skapats, av vem och till hur många det skickats till m.m. För att se hela utskicket klickar man endast på namnet eller på den blå ikonen ute till höger. E-postutskick kan utföras direkt men SMS-utskick kräver några enkla SMS-inställningar först. Dessa kan du läsa mer om längre fram. Gör ett E-postutskick Att göra ett utskick är väldigt enkelt. Avsändaren är redan vald till försäljningskontots namn. Välj sedan att du önskar skicka som E-post. Ge sedan ett namn till ditt utskick t ex “Välkomna på medlemsmöte!” Själva innehållet skriver man i en enkel texteditor som ger dig möjligheten att välja storlek på din text, ange länkar och göra önskad text fetstil eller kursiv .. När du tycker din text ser bra ut väljer du att spara och lägga till mottagare. Nu kommer du till en sida där du ska söka fram och lägga till de personer du önskar i mottagarlistan. Sökningen kan ske på många olika sätt: • • • • • På namn ( förnamn och/eller efternamn ) På befattning ( taggar ) På kategorinamn ( t ex medlemskap, träning, utbildning, ridhuskort m.m .. ) På köpta produkters namn ( träffarna blir alla de personer som innehar eller någon gång innehaft produkten ) På köpta produkters artikelnummer m.m... Frisökningen kan även kombineras! Exempel: “Sofie Lindberg Ridhuskort” / “Jon Stenqvist Medlemskap 2010” Ute till vänster i resultatlistan finns en kryssbox som man markerar och sedan trycker man på knappen “Lägg till markerade”. ( För att spara tid finns även genvägar att markera/avmarkera alla träffar för sökningen. ) Under knappen kan du se hur många personer din mottagarlista totalt innehåller. När mottagarlistan innehåller en person eller fler så dyker ytterligare en knapp upp. När du är klar med att lägga till personer fortsätt genom att följa knappen “Fortsätt till Skicka” Nu tas du till en förhandsgranskning där du ges möjligheten att ändra din text ifall du vill det. Här ser du även statusuppdateringar ( om eller när utskicket är skickat ). Härifrån kan man även se vilka personer som ligger i mottagarlistan och att lägga till nya personer om man vill. Ett tips är att testskicka till sig själv en gång innan man gör det riktiga utskicket. Fyll i din e-postadress och skicka under “Testskick”. Om du känner dig färdig gör utskicket genom att trycka på “Skicka” Du kan alltid följa ett utskick, om det är utfört eller till hur många det hittills skickats till etc, via tabellen under menyfliken Utskick. För mer detaljerad status info kan du gå in på utskicksvyn. Gör ett SMS-utskick Guide på hur du sätter upp kontots SMS inställningar hittar du här: http://service.equipe.com/help/sms Följ dessa instruktioner för att komma igång med SMS utskick. Har ni några frågor om detta eller behöver hjälp med att tyda instruktionerna så tveka inte att kontakta oss! Incheckning av biljetter Systemet hanterar inte bara försäljningen av biljetter utan även själv incheckningen av dom på själva evenemangsdagen. Klicka på bilderna för förstoring Under menyfliken "Produkter" hittar du en länk allra längst ner för att "Hantera incheckning av biljetter" Här på denna sida visas alla tidigare skapade incheckningsställe med möjlighet att redigera och lägga till nya. Välj "Skapa ny". I formuläret anger du evenemangets namn och när incheckningen ska öppnas/stängas. Här kryssar du även för de biljettprodukter som ska tillhöra incheckningen. Nu är incheckningsstället skapat! På sidan som listar alla utcheckningsställen som skapats ( genom att följa länken längst ner under Produkter) så klicka på den blå info-ikonen bredvid för att se vilken url incheckningen sker på. Denna länken som visas här är den länken som ni ger till att de som ska sköta incheckningen under evenemanget. Så på evenemangsdagen så surfar man alltså in på den angivna incheckningslänken för att starta. I textfältet skriver man direkt in biljettnumret eller så söker man fram köparen på namnet ( t ex om köparen glömt biljetterna hemma ) och checkar sedan in biljetten. På ert Dashboard kan ni se en överblick över aktiva incheckningar och hur många som checkat in till evenemanget och hur många som återstår. Stallhyror och Skolavgifter i Equipe Service Är ni en ridskola som behöver ta betalt av era elever för skolavgifter? Eller kanske har du som privatperson inackorderingar i ditt stall? Använd Equipe Service för att lägga upp en skräddarsydd “beställning” för varje elev/inackordering och på så sätt kan betalning ske direkt via systemet. Gör som så att ni börjar med att lägga upp en produkt under kategorin “Skolavgifter” som är kostnadsfri. Ni kan t ex kalla den “Anmälan till skolavgift” eller liknande. Be målsman eller betalningsansvarig för eleven/inackorderingen att genomföra detta gratis köp så att han/hon kommer in i systemet. När han/hon gjort detta så kan ni sedan gå till menyfliken Återkommande för att lägga upp beställningen till personen. Här listas alla de beställningar ni lagt upp manuellt. Välj att skapa ny. Klicka på bilden för förstoring Ange här betalningsansvarig. Det är den person som genomförde “gratis-köpet” som du ska söka fram och välja här. Sökningen sker bland alla personer som någon gång köpt genomfört ett köp i systemet. Sedan väljer ni de produkter som beställningen ska innefatta. Detta är produkter som ni måste ha lagt upp sedan tidigare under Produkter. Beställningen kan innehålla flera produkter. Ange sedan även ett datum under Status för när den första beställningen ska börja gälla. Automatiskt skapar då systemet upp en beställning som återkommer samma datum varje månad. Datumet som anges kommer vara det datum så mailet skickas ut till betalningsansvarig. Ange sedan ett sammanfattande namn på beställningen. T ex “Stallhyra för Anna Andersson” eller “Skolavgift för Anna Andersson”. Detta namn är titel i mailet som sedan skickas ut till betalningsansvarige. Några exempel: Om man exempelvis har inackorderingar i sitt stall och önskar ta betalt för stallhyra etc så kanske beställningen skulle kunna utformas så här: Sammanfattande namn / Titel “Stallhyra för King Cool” Innehåller “Boxplats”, “Foder”, “Halm”, “Fullservice” Om man önskar lägga upp en beställning för en elev på skolan och vill ta betalt för stallhyra och skolavgifter etc så kanske beställningen skulle kunna utformas så här istället: Titel “Skolavgift för Anna Andersson” Innehåller “Stallhyra”, “Halvservice”, “Skolmat”, “Elevrum” Klicka på bilden för förstoring När allt är klart och sparat så skickas ett mail till betalningsansansvarige med en länk där han/hon ska bekräfta beställningen. När man klickar på länken tas man till sin inloggningssida och beställningen visas. Här finns även en länk bredvid beställningen för att gå till betalning. Genom samma länk finner dom även sitt kvitto efter betalning genomförts Kontakta oss Kontakta oss om du vill veta mer eller har andra frågor och funderingar. Jon Stenqvist [email protected] Sofie Lindberg [email protected]