Introduktion
Unifaun Online
2014-04-23
2
Innehåll
1
Introduktion till Unifaun Onlines användargränssnitt ...................................................................... 3
1.1
Grundläggande navigering .......................................................................................................... 3
1.2
Sökning efter information ........................................................................................................... 4
1.3
Inmatning av uppgifter ................................................................................................................ 4
1.4
Din databas i Unifaun Online....................................................................................................... 5
1.5
Mitt konto.................................................................................................................................... 5
1.6
Inställningar ................................................................................................................................. 5
1.7
Hjälp............................................................................................................................................. 6
2
Kom igång med Unifaun Online ........................................................................................................ 7
2.1
Logga in i Unifaun Online ............................................................................................................ 7
2.2
Registrera avsändare ................................................................................................................... 7
2.3
Registrera mottagare .................................................................................................................. 8
2.4
Skriv ut frakthandlingar ............................................................................................................... 8
2.5
Utskriftsfavoriter ......................................................................................................................... 9
2.6
Hjälp........................................................................................................................................... 12
UO-101-Introduktion-sv
3
1 Introduktion till Unifaun Onlines användargränssnitt
1.1 Grundläggande navigering
Användargränssnittet är enkelt uppbyggt med ett antal menyer på vänstersidan.
Överst finns alltid
som tar dig till startsidan där aktuella nyheter finns.
Alla funktioner i Unifaun Online kan hittas via menyerna.
Underhåll: Här hanterar du avsändare, mottagare och skapar utskriftsfavoriter. Exakt innehåll beror
på ditt avtal med din transportör och med Unifaun.
Här hittar du även den användarinformation och inställningar som ligger lagrade på ditt konto.
Frakthandlingar: Här skriver du ut adressetiketter och andra frakthandlingar antingen med
standardutskrift eller med utskriftsfavoriter. Du kan även boka hämtning av gods.
Historik: Här kan du se sändningshistorik, 6 månader bakåt. Du kan också se status på gjorda
sändningar, skapa gästinloggningar samt skapa och använda sökfavoriter.
Inställningar: Här finns ett antal inställningar du kan göra för att förenkla ditt arbete i Unifaun
Online.
Hjälp: Här hittar du Unifaun Onlines hjälpsida, information om ditt användar-id, din inloggning och
din datormiljö samt supportformuläret och forum.
Den undre delen av menyn kan du konfigurera som du vill. Exempelvis kan du här ha direktlänkar till
de utskriftsfavoriter som du oftast använder. Välj Gränssnitt i menyn Inställningar för att konfigurera
menyn.
Här hittar du även länken
ur Unifaun Online. Detta bör du göra då du lämnar din dator för att
undvika att obehöriga kommer åt ditt konto i Unifaun Online.
Underst finns länkar för att byta mellan språk som finns tillgängliga i din region, t.ex.
,
och
.
Lila knappar tar dig vidare i din uppgift t.ex. knappen för nästa steg,
uppgiften,
.
UO-101-Introduktion-sv
,
eller för att avbryta
4
1.2 Sökning efter information
Vill du söka efter information, börjar du med att göra rätt menyval.
Underhåll > Avsändare, Mottagare, Utskriftsfavoriter och Gästinloggning.
Frakthandlingar > Lagrade utskrifter och Sändningslistor.
Historik > Gjorda Sändningar, och mottagna EDI-filer.
De flesta sidor där du behöver söka fram något, t.ex. en mottagare, har en kombination av fält. I det
första skriver du in sökvärdet, i det andra vilket sökord som ska sökas på och i det tredje hur
jämförelsen ska utföras.
När du angivit dessa tre värden, klickar du på
.
Efter sökning visas resultatet i en lista nedanför sökfälten. Varje rad representerar en post som
matchar dina angivna sökvillkor. Till vänster om varje rad finns tre symboler som fungerar som
länkar,
- Visa detaljinformation
- Ändra detaljinformation
- Ta bort posten ur databasen
Om en post inte går att ändra eller ta bort saknas just den symbolen.
1.3 Inmatning av uppgifter
När du behöver lägga in nya uppgifter, eller ändra något, kan delar av uppgifterna vara dolda och inte
nödvändiga att ange i normalfallet. Klicka på till vänster, t.ex.
. Klicka på för att
dölja den igen. I vissa fall kan dold information automatiskt visas på grund av ett val du gör.
Ett frågetecken
visas till höger om sektionsrubriker där det finns hjälp att tillgå, t.ex.
. Klicka på frågetecknet för att se hjälpen.
Vissa enskilda fält kan också ha hjälptext associerat till dem. Då ses frågetecknet till vänster om
fältnamnet, t ex.
.
Andra fält kan ha en anvisning om hur du anger information i fältet. Då visas ett utropstecken
vänster om fältnamnet, t.ex.
. Klicka på utropstecknet för att se anvisningen.
till
Om en uppgift är obligatorisk visas en liten svart stjärna * till höger om fältet.
När du har fyllt i alla nödvändiga uppgifter på en sida klickar du på
för att slutföra det du vill
göra. I de fall fler uppgifter behöver läggas in på en annan sida klickar du istället på
.
Eventuellt kommer du se meddelanden om att obligatoriska fält behöver fyllas i eller att
informationen i något fält är felaktigt angivet. Om nödvändigt, redigera informationen och klicka
återigen på
respektive
.
Vill du avbryta det du håller på med klickar du på
UO-101-Introduktion-sv
.
5
1.4 Din databas i Unifaun Online
Du har din egen del av Unifaun Onlines databas där du lagrar dina mottagare, utskriftsfavoriter och
annat som är tillgängligt endast för dig. På så vis kan du känna dig säker på att ingen annan kommer
åt dina uppgifter.
1.5 Mitt konto
Om du går till Underhåll > Mitt konto har du möjlighet att se och ändra dina användarunika
uppgifter.
Genom att klicka på
och sedan
i respektive sektion kan du ändra olika
inställningar för t.ex. gränssnitt och olika transportörsunika inställningar. Klicka på
för att
spara dina ändringar och
för att gå tillbaka utan att spara.
För att ändra adressuppgifter klickar du på
, fyller i de obligatoriska uppgifterna samt det
som ska ändras och klickar
. Det är viktigt att uppdatera här när det behövs eftersom
informationen ligger till grund för dina kontakter med Unifaun.
1.6 Inställningar
Du kan också göra inställningar för ditt användar-ID via menyn Inställningar. Vad som finns under
menyn beror på din användarprofil.
Gränssnitt
Under Gränssnitt kan du göra inställningar för dina genvägar som du sedan kommer åt via menyn till
vänster. Klicka på
, kryssa för önskade snabbval och klicka på
och därefter
för att
se förändringarna.
PDF
Används för inställningar av ”streamad” PDF-utskrift för att välja etikettformat. Syns endast om
”streamad” PDF-utskrift är aktiverad av Unifaun.
Transportörer
Transportörsunika inställningar som du får av din transportör.
Övriga
Övriga inställningar för din profil, t.ex. snabbsökvärden och landsinställningar.
Utskriftshantering
Unifaun Online använder Unifaun OnlinePrinter för utskriftshantering. Systemet är förinställt för att
skriva ut etiketter och frakthandlingar på din standardskrivare.
UO-101-Introduktion-sv
6
Vill du ändra dina utskriftsinställningar, t.ex. för en etikettskrivare, gör du det under Inställningar >
Utskriftshantering genom att följa Guiden utskriftsinställningar. Där kan du även skriva ut testetikett
och testdokument.
Utskriftshanteringen sker med stöd av JAVA. Om du inte har JAVA installerat kommer en
installationsdialog att startas första gången du vill skriva ut.
Innan du börjar använda utskriftshanteraren är det viktigt att du godkänner licensvillkoren som
visas när guiden startar.
1.7 Hjälp
Under menyn Hjälp finns olika typer av supportalternativ.
Session
I Hjälp > Session visas information om din inloggning och din datormiljö. Informationen kan vara bra
att ta fram vid ett eventuellt supportärende.
Följande information visas:

Grundinformation

Browser-information

Licensnycklar

Rättigheter
UO-101-Introduktion-sv
7
2 Kom igång med Unifaun Online
Detta är en beskrivning över de basfunktioner i Unifaun Online som du behöver känna till för att
börja använda systemet.

Inställningar för utskriftshanteraren

Registrera avsändare

Registrera mottagare

Skriva ut frakthandlingar

Skapa utskriftsfavoriter

Hjälp
Mer information hittar du på Unifaun Onlines Hjälpsida.
2.1 Logga in i Unifaun Online
Gå till https://www.unifaunonline.se.
Skriv in de användaruppgifter du fått från Unifaun och klicka på
.
2.2 Registrera avsändare
Välj Underhåll > Avsändare och därefter
.
I sektionen Grundinformation anges namn på avsändaren och eventuellt snabbsökvärde.
Du väljer också om avsändaren även ska kunna vara mottagare. Avsändare och mottagare läggs upp
på samma sätt.
Kryssa för Avsändare samt eventuellt Mottagare. Om du kryssar för båda behöver du inte lägga upp
posten igen under Mottagare.
UO-101-Introduktion-sv
8
Fyll sedan i:
1. Avsändaruppgifter och kontaktinformation som kommer att synas på dina etiketter.
Det är lämpligt att ange ett unikt snabbsökvärde om du använder flera avsändare.
2. Kontouppgifter, om du kommer att använda Efterkrav/Postförskott.
3. Dina transportörsunika uppgifter för respektive transportör, t.ex. betalande
kundnummer och pallreg. nummer. Finns fältet EDI-adress under din transportörs
uppgifter ska du fylla i detta endast med det värde du fått av din
transportörsrepresentant. Har du inte fått en EDI-adress, kontakta transportören.
4. Du måste klicka på
framför transportörens namn för att alla fält ska visas.
Innan du klickat på
Efter du klickat på
5. Klicka på
:
:
.
Du kan även lägga till en ny avsändare samtidigt som du registrerar en enstaka sändning via under
Frakthandlingar > Standardutskrift. Klicka
i blocket Avsändare och välj sedan att
.
2.3 Registrera mottagare
Välj Underhåll > Mottagare och därefter
.
I sektionen Grundinformation anges namn på mottagaren och eventuellt snabbsökvärde.
Du väljer också om mottagaren även ska kunna vara avsändare. Avsändare och mottagare läggs upp
på samma sätt.
Kryssa för Mottagare samt eventuellt Avsändare. Om du kryssar för båda behöver du inte lägga upp
posten igen under Avsändare.
Fyll i uppgifter enligt samma princip som för avsändare.
Du kan också importera ett mottagarregister från ett annat system.
Läs mer i Import av mottagare från annat system.
En tredje möjlighet är att lägga till en ny mottagare samtidigt som du registrerar en enstaka sändning
via Frakthandlingar > Standardutskrift. Klicka
i blocket Mottagare och välj sedan att
.
2.4 Skriv ut frakthandlingar
Är du inloggad i Unifaun Online, har gjort nödvändiga inställningar för utskriftshantering och lagt upp
minst en avsändare och en mottagare bör du göra en testutskrift.
UO-101-Introduktion-sv
9
1. Klicka på Frakthandlingar > Standardutskrift.
2. Välj en avsändare ur listan eller sök fram den med hjälp av sökfunktionen. Vill du tillfälligt
ändra den avsändare du valt, klicka på
. Ändringen gäller bara för den aktuella
sändningen. Du kan även registrera en ny avsändare som endast gäller för den aktuella
sändningen om du inte väljer att spara den i adressboken.
3. Välj en mottagare ur listan eller sök fram den med hjälp av sökfunktionen. Vill du
tillfälligt ändra den mottagare du valt, klicka på
. Ändringen gäller bara för den
aktuella sändningen. Du kan även registrera en ny mottagare som endast gäller för den
aktuella sändningen om du inte väljer att spara den i adressboken.
4. Välj tjänst och klicka
.
5. Fyll i kompletterande uppgifter om sändningen såsom leveransanvisningar,
tilläggstjänster, antal kolli, etc.
6. När du fyllt i uppgifterna väljer du ett av följande alternativ:
- Frakthandlingen skrivs ut men det bokas ingen hämtning. Vill du boka
hämtning klickar du på
efter det att utskriften är klar. Du kan också boka hämtning
efter att du skrivit ut dagens sändningar. Det gör du via Frakthandlingar > Boka
Hämtning. Där finns utskrivna sändningar som sammanställs och bokas för hämtning.
- Frakthandlingen lagras under Frakthandlingar > Lagrade utskrifter. Där kan du
senare skriva ut den direkt eller ändra sändningsuppgifter innan utskrift.
7. Kontrollera att utskriften ser ut som den ska.
8. Om frakthandlingen inte skrivs ut bör du kontrollera skrivarinställningarna på
Inställningar > Utskriftshantering.
2.5 Utskriftsfavoriter
För att snabbt komma igång med Unifaun Online och samtidigt effektivisera administrationen av dina
transporter kan du använda dig av utskriftsfavoriter. Utskriftsfavoriter är mallar där du väljer
avsändare, mottagare, tjänster, tilläggstjänster, innehåll, etc. som du sedan har som förvalda värden
eller urval för en viss utskriftsfavorit. En utskriftsfavorit är inte en fast mall utan en möjlighet för dig
att styra och begränsa de val som kan göras vid utskrifter.
OBS! Tänk igenom vilka transportbehov du har, vilka tjänster och tilläggstjänster du brukar
använda samt vilka avsändare och mottagare du ofta skickar mellan. Du kan lägga upp så många
utskriftsfavoriter du behöver. Tänk på att optimera för normalfallet och inte för specialfallen.
Ny utskriftsfavorit
Välj Underhåll > Utskriftsfavoriter och klicka sedan
. I sektionen Grundinformation
anger du ett beskrivande namn på din utskriftsfavorit och eventuellt en utförligare beskrivning.
Namnet kommer du sedan att se när du ska välja utskriftsfavorit. Har du tillgång till profilhantering
ska du också välja i vilken profilgrupp du skapar utskriftsfavoriten.
Vilka avsändare använder du?
Gå till sektionen för Avsändare och Mottagare, klicka på
Avsändare.
UO-101-Introduktion-sv
och gå därefter ner till sektionen
10
För ett ge ett begränsat urval används filter-funktionen.
Använder du endast en avsändare, ange den som Förvald Avsändare.
Välj om du vill dölja avsändaren för att t.ex. inte behöva se den informationen vid varje utskrift.
Välj att låsa avsändaren om du vill att den inte ska kunna ändras.
Välj alternativ för Förvalt läge beroende på om du alltid vill ha möjlighet att registrera en ny
avsändare, Registrera Ny/Ändra förvald eller välja en avsändare ur adressregistret, Välj från
Adressbok.
Markera Låst till förvalt läge om användarna inte ska kunna välja en annan avsändare än den
förvalda.
Om du vill att fältet för avsändare alltid ska visas tomt från början för att undvika utskick från fel
avsändare, kryssa i Föreslå aldrig en Avsändare.
Markera Obligatoriskt sökvärde om användarna alltid måste ange ett sökvärde för att söka upp en
avsändare.
Markera Endast exakt sökning om sökning endast ska kunna göras med ett visst sökvärde, t.ex.
Snabbsökvärde.
Klicka på
för att spara och komma tillbaka till huvudbilden eller fortsätt att mata in uppgifter
längre ner på sidan. Klicka på
för att gå tillbaka utan att spara.
Vilka skickar du till?
Gå till sektionen för Avsändare och Mottagare, klicka på
Mottagare.
och gå därefter ner till sektionen
Med valet Källa kan du välja om urvalet ska hämtas från avsändar- eller mottagarregistret.
För ett ge ett begränsat urval används filter-funktionen.
Använder du endast en mottagare, ange den som Förvald mottagare.
Välj om du vill dölja mottagaren för att t.ex. inte behöva se den informationen vid varje utskrift.
Välj att låsa mottagaren om du vill att den inte ska kunna ändras.
Välj alternativ för Förvalt läge beroende på om du alltid vill ha möjlighet att registrera en ny
mottagare, Registrera Ny/Ändra förvald eller välja en mottagare ur adressregistret, Välj från
Adressbok.
Markera Låst till förvalt läge om användarna inte ska kunna välja en annan mottagare än den
förvalda.
Om du vill att fältet för mottagare alltid ska visas tomt från början för att undvika utskick till fel
mottagare, kryssa i Föreslå aldrig en Mottagare.
Markera Obligatoriskt sökvärde om användarna alltid måste ange ett sökvärde för att söka upp en
mottagare.
Markera Endast exakt sökning om sökning endast ska kunna göras med ett visst sökvärde, t.ex.
Snabbsökvärde.
Klicka på
för att spara och komma tillbaka till huvudbilden eller fortsätt att mata in uppgifter
längre ner på sidan. Klicka på
för att gå tillbaka utan att spara.
UO-101-Introduktion-sv
11
Du kan vid behov gå vidare för att ange Upphämtningsadress, Leveransadress, Returadress,
Betalare, frakt, Tullbetalare och Betalare, skatt enligt samma princip som för Avsändare och
Mottagare.
Vilka tjänster och tilläggstjänster använder du mest?
Du kan avgränsa vilka tjänster och tilläggstjänster som är möjliga i utskriftsfavoriten. Klicka på
i sektionen Tjänst och Tilläggstjänster/Tillval.
Vill du välja en standardtjänst, ange den som Tjänst.
Välj om du vill dölja tjänsten för att t.ex. inte behöva se den informationen vid varje utskrift.
Välj att låsa tjänsten om du vill att den inte ska kunna ändras.
Kryssa för Tur etikett, Retur etikett eller båda. Du kan välja att dölja informationen.
Välj Använd avsändaradress på etikett om den ska synas på etiketten i stället för
upphämtningsadress.
Gå vidare till att välja de Tilläggstjänster/Tillval som är aktuella. Beroende på de tilläggstjänster du
väljer kommer du att få ange viss information. Även här kan du välja att dölja och låsa informationen.
Klicka på
för att spara och komma tillbaka till huvudbilden eller fortsätt att mata in uppgifter
längre ner på sidan.
Klicka på
för att gå tillbaka utan att spara.
Även alla fält för Sändning och Kollin kan styras via utskriftsfavoriten. Mata in standardvärden, låsa
detta värde, dölja fälten samt ange fältet som obligatoriskt eller inte är några exempel på hur du kan
styra information angående sändningar och kollin.
Här anger du också inställningar så som antal kollin, vikt och kollislag. Det är värden som ofta kan
vara obligatoriska för en tjänst.
När du har registrerat alla dina uppgifter och är klar med din utskriftsfavorit klickar du på
Du kan när som helst klicka på
.
för att avbryta utan att spara.
EDI-överföring och Makulera
Tänk på att felaktiga utskrifter eller utskrivna transportdokument som du inte avser att använda bör
makuleras i systemet. Det är viktigt för att få en riktig sändningshistorik. För vissa tjänster, där
transportören fakturerar på EDI-information, behöver du också kontakta transportörens kundtjänst
för att förvissa dig om att du inte blir debiterad för gods som du inte har skickat.
UO-101-Introduktion-sv
12
2.6 Hjälp
Hjälpsida
För beskrivning av fler funktioner i systemet, klicka på Hjälp > Hjälpsida när du loggat in i Unifaun
Online. Där kan du ta del av användarguider, funktionsbeskrivningar, nedladdningar, exempelfiler
m.m.
Tekniskt problem
Har du ett tekniskt problem bör du kontrollera med din systemadministratör för att utesluta att
problemet har med din dator, nätverk eller internet-kommunikation att göra.
Support
Om du inte funnit lösningen på ditt problem, kontakta gärna Unifaun Support.
Logga in i Unifaun Online, gå till Hjälp > Support och klicka på
.
Fyll i alla uppgifter så noga som möjligt. När du skickar ärendet får vi dessutom automatiskt
information om ditt system och din uppsättning vilket gör att vi kan hjälpa dig ännu snabbare.
E-post: [email protected]
Telefon: 031 - 725 35 50
Vardagar: 08:00 - 17:00
Var beredd att lämna kundnummer/användar-ID när du kontaktar Unifaun Support.
UO-101-Introduktion-sv