Uppförandekod - Flowserve Corporation
Uppförandekod Internationell Etik Integritet Förtroende Våra riktlinjer på jobbet ”Att leda genom exempel via vår starka uppförandekod är avgörande för vår framgång. Människor vill arbeta för och med företag som visar integritet och etiskt uppförande”. Mark Blinn Till alla Flowserve-medarbetare: Flowserve har en över 200 år lång historia inom pump-, ventil- och tätningsbranscherna. Vi är stolta över det rykte för kvalitet, förtroende och pålitlighet våra traditionella produkter gett och fortsätter att ge Flowserve. Vi på Flowserve är förutom över våra uppmärksammade produkter och tjänster, också stolta att kunna säga att vår arbetskraft är en av de mest etiska i branschen. Vi har medarbetare i över 55 länder i hela världen, vi talar olika språk men har samma värderingar och etiska normer. Det är genom ditt engagemang för att upprätthålla de högsta etiska normerna som vi fortsätter att vara en pålitlig partner till våra aktieägare, kunder, leverantörer och till varandra. Vi ser regelbundet över denna uppförandekod jämfört med våra policies så att de säkert är anpassade till varandra och korrekt återspeglar den föränderliga, globala miljö vi lever och arbetar i. Det är därför viktigt att du läser och vad som står i uppförandekoden så att du vet vad vi förväntar oss för att kunna säkerställa framgång för dig på Flowserve. Vi förstår självklart att koden inte kan ta upp alla de frågor du kan träffa på i din dagliga verksamhet, men förväntar oss att riktlinjerna kan hjälpa dig att fatta etiska affärsbeslut i linje med våra värderingar. Om du har frågor om innehållet i denna uppförandekod ber vi dig fråga din arbetsledare eller personalrepresentant. Om du står inför ett etiskt dilemma men inte vill ta upp saken med din arbetsledare eller personalrepresentant kan du i stället kontakta Flowserves avgiftsfria jourlinje eller gå till vår hemsida för etikfrågor, vilka båda har öppet året runt, 24 timmar om dygnet så att Flowservemedarbetare ska kunna rapportera angelägna frågor konfidentiellt och anonymt. När du läst igenom uppförandekoden ska du också följa instruktionerna, se till att du förstår dem och skriva under att du godtar dem. Etik, integritet och förtroende är ”Våra riktlinjer på jobbet”. Dessa riktlinjer är grunden för vårt förhållande till kunder, leverantörer, aktieägare och till varandra och det är alla Flowserve-medarbetares ansvar att varje dag leva efter företagets grundvärderingar. Använd denna uppförandekod som ett hjälpmedel till att föra vår etiska kultur framåt. Med vänlig hälsning Flowserves ledning 1 Denna version av uppförandekoden har översatts till flera språk och gäller för alla länder utom Österrike, Belgien, Frankrike, Tyskland, Nederländerna och USA. Anställda i dessa senare länder har egna versioner av uppförandekoden. Innehållsförteckning 3 Tillgång till Flowserves policies och rutiner 5 Inledning 6 8 Agera etiskt Rapportera etiska överträdelser Flowserves jourlinje för etikfrågor Rutin för Flowserves jourlinje för etikfrågor Interna och externa utredningar Skyldigheter enligt lag 24 Internationell affärsverksamhet 28 Datasystem och informationsteknik 31 Företagets egendom, sekretess och säkerhet 32 Immateriell egendom 34 Samhällsansvar och -medverkan 35 Kommunikationer som görs å Flowserves vägnar 36 Policytillämpning, implementering och genomdrivande 38 Nyckestrategier för Flowserve 39 Flowserves grundvärderingar 40 Bilaga 41 Bekräftelseformulär 43 Definitioner av terminologi Personligt uppförande Hur dina handlingar påverkar andra Droger på arbetsplatsen Hasardspel på arbetsplatsen Vapen på arbetsplatsen Våld på arbetsplatsen Lika möjligheter och respekt på arbetsplatsen 11 Säkerhet, hälsa och miljövård Lika möjligheter till anställning Antidiskriminering och trakasserier Säkerhet på arbetsplatsen Miljövård Företagets sociala ansvar Finansiell rapportering Företagets bokföring och dokumentation Felaktig eller ogrundad finansiell rapportering Rapportera finansiella brott Bedrägeri Rapportera misstänkt bedrägeri 14 Intressekonflikter 16 Bemöta kunder och leverantörer 17 Företagsledning 18 En guide för att fatta beslut 19 22 Dina skyldigheter gentemot Flowserve 10 12 2 Använda koden Vilka lagar gäller? BESTÄM vad som är rätt att göra AGERA med självförtroende Guide till att fatta etiska beslut Vad är en intressekonflikt? Ta emot och ge gåvor Förhållanden till kunder och leverantörer Att ta del av mutor, otillbörliga förmåner Tydlig beslutsfattning Fatta etiska beslut Acceptera situationen Modell för att fatta beslut Beakta dina ALTERNATIV Bestäm dig för dina möjliga LÖSNINGAR Kartell lagar Branschorganisationer Insiderhandel Affärsverksamhet med myndigheter Lagar och riktlinjer för upphandlingar Antikorruptionslagar Exportkontroller och ekonomiska sanktioner Antibojkottlagar Efterlevnad av importbestämmelser Elektronisk kommunikationsutrustning Internet E-post och snabbmeddelanden Sociala medier Telefon Sekretess Säkerhet Affärshemligheter/konfidentiell information Hemliga avtal Uppfinningar gjorda av medarbetare Konfidentiell eller skyddad information utifrån Politiska bidrag Bidrag till samhälls- och välgörenhetsorganisationer Pressfrågor Förfrågningar från investerare/analytiker Interna kommunikationer Instruktioner för Flowserves jourlinje för etikfrågor Tillgång till Flowserves policies och rutiner (via Passport) Det finns flera ämnen och kategorier i den internationella uppförandekoden som har motsvarande policies och rutiner. Flowserves policies och rutiner finns tillgängliga på Passport och kan när som helst studeras med hjälp av informationen nedan. Flowserve anpassar och uppgraderar kontinuerligt sina policyer och rutiner, Passport är ett hjälpmedel för att hitta dessa dokument och riktlinjer. Tillgång till Flowserves policies och rutiner (via ledningen eller personalavdelningen) 1. Logga in på Passport (http://passport.flowserve.com) 2. Från huvudsidan, klicka på ”Flowserves policies” (Flowserve-policyer) överst på skärmen 3. Välj policy antingen efter avdelning/funktion, ämnesområde eller mest besökt 4. Om du har frågor om en viss policy, kontakta ansvarig chef eller skicka e-post till [email protected]. 5. De flesta policies som hänvisas till i denna version av koden kan även hittas på sidan Etik och efterlevnad i PASSPORT Tillgång till Flowserves policies och rutiner (via företagsledning eller personalavdelning) Om du inte har tillgång till Passport, ber vi dig kontakta din arbetsledare eller personalrepresentant för mer information om Flowserves policies och rutiner. 3 Uppförandekoden fungerar som en resurs för att klargöra grundläggande riktlinjer och förväntningar. Medarbetarna kan också förlita sig på Flowserves kärnvärden som stöd för gott omdöme och sunt förnuft. 4 Inledning Flowserve har åtagit sig att utöva sin verksamhet enligt högsta etiska standard. Den internationella uppförandekoden (”Kod”) införlivar både våra värderingar och våra företagspolicyer. Använd den som en vägledning för att förstå de förväntningar som ställs på dig i all affärsverksamhet. Använda koden Koden definierar standarden för våra verksamhetsrutiner. Den speglar vårt åtagande att bedriva global verksamhet i enlighet med högsta etiska standarder. Det krävs av dig att du följer kodens riktlinjer när du utövar affärsverksamhet för Flowserve. Koden gäller alla anställda (”medarbetare”) i Flowserve Corporation med dotterbolag över hela världen (”Flowserve”). Anställda i USA ska dessutom alltid följa Flowserves amerikanska uppförandekod, oavsett om de arbetar i USA eller i andra delar av världen. Vid konflikt mellan denna kod och den amerikanska uppförandekoden ska, för anställda i USA, bestämmelserna i den amerikanska uppförandekoden gälla. Alla hänvisningar i koden till ”Flowserve” eller ”företaget” ska tolkas som berörd medarbetares arbetsgivare, dvs Flowserve Corporation eller respektive dotterbolag. Det att viktigt att notera att koden inte ersätter eller åsidosätter företagets policies. Efterlevnad av lagar och andra bestämmelser är införlivad i koden. Brott mot avsiktsförklaringen för kodens riktlinjer kan leda till disciplinära åtgärder eller avsked, i enlighet med lokal lagstiftning. Att erkänna och bekräfta koden ger dock inte rätt till fortsatt anställning vid Flowserve. Koden kan inte ta upp varje tänkbar situation som kan uppstå på en arbetsplats. Bara för att en situation inte omfattas av koden betyder inte det att den är acceptabel. Ytterligare information finns i Flowserves officiella policies och rutiner på Passport Passport, företagets globala intranät för medarbetare. Du kan också be din arbetsledare eller lokala personalrepresentant om kopior av enskilda policies. Vilka lagar gäller? Med verksamhet i över 55 länder styrs Flowserve av lagar i flera jurisdiktioner. Om delar av koden står i konflikt med gällande lagar ändrar Flowserve koden endast i sådan omfattning att den faller inom laglig efterlevnad av statliga eller lokala lagar och föreskrifter. Använd denna kod som snabbreferens. Ingen uppsättning regler kan besvara alla frågor. Om du vill vara säker på att du förstår, ska du tala om det och sedan be om råd innan du agerar. 5 Dina skyldigheter gentemot Flowserve Som anställd vid Flowserve är det ditt ansvar att uppmärksamma etiska dilemman och göra det som är rätt. Agera etiskt När du står inför ett etiskt dilemma, ta följande under övervägande: • Vad känns rätt och vad känns fel med situationen? • Stämmer det du planerar att göra överens med Flowserves policies och denna kod? • Hur kommer din åtgärd att påverka eller betraktas av andra? • Skulle en annan persons åsikter hjälpa dig att ta ditt beslut? Rapportera etiska överträdelser Du ska rapportera alla överträdelser av lagen, koden eller Flowserves policies och/eller konsultera din arbetsledare eller lokala personalrepresentant om du misstänker en överträdelse eller ett tvivelaktigt etiskt beteende. Kontakta Flowserves jourlinje för etiska frågor om du av någon anledning inte vill ta denna kontakt eller om din misstanke avser förskingring. Du kan också kontakta Flowserves jourlinje för etikfrågor om du tycker att ditt ärende inte har behandlats på rätt sätt efter att ett klagomål har framförts. Flowserves jourlinje för etikfrågor När lokala lagar tillåter det är Flowserves jourlinje för etikfrågor tillgänglig globalt, på flera språk, dygnet runt, sju dagar i veckan. Du har möjlighet att vara anonym när du rapporterar en möjlig överträdelse; i vissa fall kan dock en utredning vara omöjlig att genomföra om anmälarens identitet är okänd eller om det finns otillräckligt med detaljer eller information. • Flowserves policy förbjuder hämndaktioner i alla dess former mot en anställd som rapporterar något i god tro i ett etiskt ärende. Eventuella hämndaktioner ska rapporteras till Flowserves jourlinje för etikfrågor. • Om en anställd medvetet framför en falsk rapport om en annan anställd kommer disciplinära åtgärder att vidtas och detta kan även innebära avsked. Många gånger finns det gråzoner där ett bedömningssamtal måste hållas. Vår etikoch uppförandekod hjälper oss genom att 6 tillhandahålla ett konsekvent, väl underbyggt underlag för viktiga beslut. Flowserves jourlinje för etikfrågor är tillgänglig dygnet runt, sju dagar i veckan. Tillgång till Flowserves jourlinje för etikfrågor: Internet: http://ethics.flowserve.com www.ethicspoint.com Passport: http://passport.flowserve.com Avgiftsfria nummer för USA och utomlands: Se bilagan när det gäller koder och instruktioner för uppringning. Alternativt kan du hitta telefonnummer och uppringningsinstruktioner på hemsidan för etikfrågor. Rutinen för Flowserves jourlinje för etikfrågor När du ringer Flowserves jourlinje för etikfrågor kommer en utbildad kommunikationsspecialist att svara. Personen kommer att lyssna på ditt ärende och att ställa frågor för att bättre förstå situationen. En översättnings- och tolktjänst finns tillgänglig på ett antal olika språk. När du lämnar in en rapport online vägleds du genom en rad frågor som dokumenterar ditt ärende. Oavsett vilket tillvägagångssätt du väljer, så får du en unik rapporteringskod, ett lösenord och ett datum för uppföljning av statusen på din rapport. När du följer upp kan du få ytterligare frågor innan ett beslut kan fattas, men det kan också krävas ytterligare uppföljning. När du skickat in ditt förslag, upprättas en rapport som dokumenterar frågan eller det du bekymrat dig över. Rapporten sänds vidare till Flowserves direktör för internrevision, chefen för etik och efterlevnad och bolagets juridiska ombud. Om någon av ovanstående personer namnges i rapporten, får de inget meddelande och inte heller tillgång till uppgifterna i rapporten. Sedan behandlas påståendena av företagets utredningsteam. Du kan se status på din rapport online eller via telefon, granskad, under behandling eller avslutad, genom att använda din rapporteringskod och ditt lösenord. Specifika detaljer om hur ärendet har lösts kan innehålla konfidentiell information och kan eventuellt inte lämnas till dig. Interna och externa utredningar Utredningar blir ibland nödvändiga för att se över affärsmetoder, kommersiella och operativa frågor eller möjliga överträdelser av lagar eller interna policies. Vid behov kommer du att meddelas om dina förpliktelser under en utredning och det kommer att krävas att du samarbetar fullt ut med interna och auktoriserade externa utredningar och revisioner. Om du behöver mer information kan du besöka och se över avsnitten för etik och efterlevnad eller Flowserve Policies i Passport: • Policy för metoder vid etiska undersökningar • Policy för ansvar vid etiska undersökningar 7 Personligt uppförande Ärlighet och integritet är grundläggande för god företagskultur. Du förväntas med andra ord att vara ärlig i alla dina företagsaffärer. Hur dina handlingar påverkar andra Flowserve gör inga försök att kontrollera ditt privatliv. Kom däremot ihåg att personligt uppträdande påverkar synen andra har på vårt företag. Utöva sunt förnuft när du arbetar och uppträd på ett lämpligt sätt när du är på arbetet eller när du representerar Flowserve, även om det är i ett socialt sammanhang eller på fritiden. Undvik alla aktiviteter som kan ifrågasätta Flowserves efterlevnad av lagar eller etiska standarder. Droger på arbetsplatsen Innehav, användning eller försäljning av droger och medhjälp till illegala handlingar är förbjudet. Att dricka alkoholhaltiga drycker på företagets anläggningar är förbjudet, förutom vad som anges i Flowserves drog- och alkoholpolicy. Hasardspel på arbetsplatsen Vapen på arbetsplatsen Innehav av pistol, skjutvapen eller något annat slags vapen vid företagets anläggningar, på jobbet eller i tjänst är förbjudet, oavsett om du har licens för detta vapen eller inte. Våld på arbetsplatsen Flowserve har som åtagande att erbjuda en arbetsmiljö där hot om våld, fysiska skador eller fysiska trakasserier inte förekommer. Våld på arbetsplatsen inkluderar: • Fysiska, verbala eller skriftliga hot • Våldsamt eller hotfullt beteende • Beteende som hotar arbetsplatsens säkerhet Du måste rapportera allt som kan ses som våldsamt eller hotfullt beteende. Om du av någon anledning inte vill rapportera detta beteende till din arbetsledare eller lokala personalrepresentant, eller om beteendet avser illegala aktiviteter eller misstänkt förskingringsaktivitet, kan du rapportera det direkt till Flowserves jourlinje för etiska frågor. Att delta i hasardspel på företagets anläggningar, på arbetet och i tjänst är förbjudet. Om du behöver mer information kan du besöka och se över avsnitten för etik och efterlevnad eller Flowserve Policies i Passport. 8 Flowserve är ett globalt företag. Även om vår kod fastställer principer för korrekt personligt uppförande, har olika länder olika kulturer. Om det finns skillnader som beror på lokala sedvänjor, lagar eller kultur, gäller den högsta uppförandestandarden. 9 Lika möjligheter och respekt på arbetsplatsen Vi stödjer en kultur av ömsesidig respekt och förståelse för likheterna och olikheterna bland våra medarbetare, kunder, leverantörer och aktieägare. Lika möjligheter till anställning Flowserve är en arbetsgivare som erbjuder alla lika möjligheter. Alla beslut som gäller anställningar och personal tas utan beaktande av ras, hudfärg, nationalitet, religion eller tro, ålder, kön, sexuell läggning, handikapp eller andra orsaker som förbjuds enligt lag. För medarbetare i USA finns policyn anslagen på företagets anslagstavlor och i Passport. Medarbetare utanför USA ska konsultera lokala lagar och policies eller kontakta den lokala personalrepresentanten. Antidiskriminering och trakasserier läggning, handikapp och/eller andra orsaker som förbjuds enligt lag. Överträdelse mot denna policy kan leda till disciplinära åtgärder eller avsked. Om du anser att du har blivit trakasserad eller diskriminerad, bör du kontakta din arbetsledare, din lokala personalrepresentant eller Flowserves jourlinje för etikfrågor. Flowserves policy förbjuder alla former av hämndaktioner mot en anställd som rapporterar ett etiskt ärende i god tro. Om du behöver mer information kan du besöka avsnitten för etik och efterlevnad eller Flowserve Policies i Passport och läsa igenom vår policy för lika möjligheter och respekt på arbetsplatsen. Det är förbjudet att trakassera, diskriminera eller behandla en medarbetare orättvist på grund av ras, hudfärg, religion, nationalitet, ålder, kön, sexuell Flowserve har åtagit sig att tillhandahålla en arbetsplats som är fri från trakasserier och diskriminering. Därmed uppmuntras en kultur av ömsesidig respekt. 10 Uppförandekoden handlar inte bara om hur vi arbetar. Den handlar om hur vi påverkar varandra och den respekt vi visar vår samhälle och miljön. Säkerhet, hälsa och miljövård Flowserve-medarbetarnas säkerhet och hälsa är en prioritet för företaget. Det är din skyldighet att följa alla policies, rutiner, lagar och bestämmelser om hälsa, säkerhet och miljövård. arbetsplatser och i Passport. Din platschef samt den hälso-, säkerhets- och miljöansvarige kan besvara de frågor du har. Säkerhet på arbetsplatsen Vi har ett ansvar att vara goda medborgare i samhället. Flowserve har åtagit sig att utöva sin verksamhet på ett sätt som hedrar våra etiska värderingar och som visar respekt för individen, samhället och miljön. Ytterligare information om vårt program för hållbar utveckling finns på Flowserves webbplats. Det är ett krav att alltid använda säkra arbetsrutiner. Detaljer om dessa krav finns i Flowserves manualer och rutiner kring säkerhet, hälsa och miljövård, samt på Passport. Alla medarbetare har dessutom skyldighet att följa de lokala säkerhetsreglerna och föreskrifterna. Miljövård Flowserves policy om säkerhet, hälsa och miljö ger dig omfattande riktlinjer angående miljövårdsfrågor. Kopior av dessa manualer finns tillgängliga på alla Företagets sociala ansvar Om du behöver mer information om Flowserves policies för säkerhet ber vi dig gå till mappen Säkerhet, Hälsa & Miljöfrågor i avsnittet Flowserve Policies på Passport. Du kan också hitta mer information om vårt företags principer för hållbarhet genom att gå till avsnittet Om Flowserve på www.flowserve.com. 11 Finansiell rapportering Det är Flowserves policy att all finansiell rapportering ska vara konsekvent, oklanderlig och i enlighet med alla lokalt gällande räkenskapsprinciper, även US GAAP, där så är tillämpligt. Vi har upprättat ett system för interna kontroller som ger en standard för integritet och punktlighet i vår ekonomiska rapportering. Du bör sträva efter att upprätthålla noggrannhet, effektivitet och integritet när det gäller Flowserves ekonomiska resultat. Företagets bokföring och dokumentation Alla finansiella dokument, inklusive avtal, fakturor, kreditförfrågningar, inventarier och andra rapporter måste vara korrekta. Alla transaktioner måste stödjas av korrekt dokumentation, så detaljerad som möjligt, konsekvent bokförd och i korrekt bokföringsperiod. Du måste också lämna in sanningsenlig information 12 angående din arbetstid och närvaro, utgiftsrapporter, produktionsrapporter, forskningsstatistik och andra poster. Du måste också spara all dokumentation som stöder finansiella transaktioner i enlighet med Flowserves policies. Felaktig eller ogrundad finansiell rapportering Du ska aldrig känna dig pressad att registrera felaktiga eller missvisande finansiella poster. Du får inte manipulera eller utöva otillbörligt inflytande på någon revision av Flowserves finansiella deklarationer. Avsiktlig manipulering av finansiell information är ett brott mot företagets policy och mot lagen och ses som bedrägeri. Brott kan leda till avsked och/eller åtal. Vårt starka system av ekonomiska kontroller och godkännandeprocesser bidrar till att avskräcka från bedrägeri och förebygga brott när det gäller ekonomisk rapportering. Rapportera finansiella brott Om du anser att du har upptäckt en svaghet eller ett fel i företagets interna kontrollsystem, eller misstänker att en etisk överträdelse har skett eller kommer att ske, meddela genast din arbetsledare eller ta kontakt med Flowserves jourlinje för etiska frågor. Flowserves policy förbjuder alla former av hämndaktioner mot en anställd som rapporterar ett ärende som har med etik att göra. Bedrägeri Flowserve är fast beslutna att förhindra bedrägeri. Bedrägeri innefattar ”en avsiktlig och överlagd handling utförd för att tillägna sig otillbörliga eller illegala vinningar eller att tillägna sig egendom eller pengar från en annan person genom list, bedrägeri eller andra otillbörliga metoder”. Exempel på situationer som kan innebära bedrägeri: • Att avsiktligt registrera en felaktig eller missvisande transaktion eller bokföringspost • Manipulering av företagets handlingar • Förfalska eller ändra företagscheckar • Att förskingra tillgångar som tillhör företaget, medarbetare, kunder och/eller leverantörer • Att lämna in felaktiga eller olämpliga utgifter för ersättning • Att befatta sig med mutor, förskingring eller pengatvätt • Att använda sig av eller tillägna sig företagets egendom eller tillgångar för privat bruk Kom ihåg att bedrägeri kan begås av medarbetare eller utomstående parter. Flowserve är engagerade i att kontinuerligt förbättra sina policies och rutiner för att förhindra, upptäcka och avskräcka från bedrägeri. Rapportera misstänkt bedrägeri Om du blir medveten om otillbörliga eller tvivelaktiga handlingar gällande bokföring eller revision, eller anser att någon annan typ av bedrägeri har skett eller kommer att ske, bör du genast rapportera detta till din arbetsledare eller kontakta Flowserves jourlinje för etikfrågor. För mer information hänvisas till avsnitten för etik och efterlevnad eller Flowserve Policies i Passport där du kan läsa vår Policy för bedrägeribekämpning och våra ekonomiska policies. 13 Intressekonflikter Sträva efter att undvika situationer där dina intressen eller din familjs eller dina vänners intressen kan vara i konflikt med Flowserves intressen. Låt inte personliga åsikter eller förhållanden påverka affärsverksamheter medan du representerar Flowserve eller när du ger förslag till ledningen. Vad är en intressekonflikt? I princip kan en intressekonflikt uppstå när: • Vår befattning eller våra arbetsuppgifter ger möjlighet till personlig vinning. • En skyldighet eller situation som följer av personliga aktiviteter eller ekonomiska intressen kan påverka vår bedömning och vårt agerande när det gäller att utföra våra arbetsuppgifter. Det är omöjligt att beskriva varje situation som kan anses vara en intressekonflikt. Här följer några allmänna exempel: • Externa ekonomiska intressen - ägandeskap eller ekonomiskt intresse i någon av Flowserves leverantörer eller försäljare, förutom aktieinnehav i ett börsnoterat bolag. • Gåvor från kunder - att ta emot gåvor från en kund, före eller efter en transaktion, kan se opassande ut; Din position vid Flowserve och förhållandet till den andra parten måste utvärderas för att avgöra om en konflikt existerar eller inte. • Gåvor från leverantörer - gåvor av mer än nominellt värde som accepteras från leverantörer innebär ofta en intressekonflikt; Acceptera aldrig något av värde, vare sig för professionell eller personlig användning, utom enligt vad som förklaras i avsnittet Bemöta kunder och leverantörer. 14 • Extern anställning - om du är anställd av ett företag som konkurrerar med eller levererar varor eller tjänster till Flowserve, eller om ditt förhållande på något sätt kan påverka dina arbetsuppgifter vid Flowserve, måste du omedelbart rapportera denna intressekonflikt. Denna typ av situation kan kräva att du lämnar din anställning utanför Flowserve. Du får inte använda Flowserves resurser för att utföra arbete för andra företag. • Familjemedlem - När en kund eller leverantör är familjemedlem till Flowserve medarbetaren. Eftersom en intressekonflikt kan vara lika skadlig som en faktisk konflikt bör anställda undvika situationer som kan anses vara i konflikt med företagets bästa. Om du själv befinner dig i en situation där det finns en potentiell intressekonflikt eller om en sådan kan uppstå, kontakta din arbetsledare för att lämna ut informationen, diskutera detaljerna och fyll i ”Formuläret för intressekonflikt”. Om du tycker det är obehagligt att prata med din arbetsledare om detta, kontakta din representant för personalavdelningen, Flowserves avdelning för etik och efterlevnad. Om du behöver mer information kan du besöka och se över avsnitten om etik och efterlevnad eller Flowserve Policies i Passport: • Policy för intressekonflikter • Informationsformulär för intressekonflikter Flowserve respekterar sina anställdas integritet och intresserar sig normalt inte för personligt uppförande utanför arbetet. Men när en anställds personliga aktiviteter påverkar, eller skulle kunna påverka, dennes lojalitet mot och objektivitet när det gäller bolaget, kan det föreligga en ”intressekonflikt”. Att informera om potentiella konflikter skapar den öppenhet vi på Flowserve värderar så högt. 15 Det är viktigt när du överlämnar eller tar emot gåvor, eller deltar i sociala aktiviteter med potentiella kunder eller leverantörer, att detta inte påverkar din förmåga att fatta ärliga och opartiska affärsbeslut. Bemöta kunder och leverantörer Alla transaktioner med kunder och leverantörer ska vara opartiska, objektiva, fria från extern påverkan och skötas i enlighet med Flowserves policies. Gåvor och underhållning får aldrig påverka, din förmåga att fatta opartiska beslut. Ta emot och ge gåvor Samma riktlinjer gäller för att ge gåvor till kunder och potentiella kunder som för att ta emot gåvor från leverantörer. Ge inte och ta inte emot gåvor eller tjänster, förutom i följande fall: • Gåvor som ges av tradition eller i samband med helger eller särskilda datum, och som ges til andra som har ett liknande affärsförhållande (om detta är tillåtet enligt lokala lagar och bestämmelser) • Reklamgåvor av nominellt värde som rutinmässigt används inom industrin (om detta är tillåtet enligt lokala lagar och bestämmelser) 16 Förhållande till kunder och leverantörer Det finns tillfällen då du kommer att arbeta intensivt med en existerande eller potentiell kund eller leverantör. Delar av denna process kan inkludera fritidsaktiviteter, underhållning eller andra sociala aktiviteter. Sociala aktiviteter av denna art är tillåtna under förutsättning att alla följande bestämmelser uppfylls: • Ändamålet är att utveckla en ökad förståelse och ett bättre affärsförhållande. • Aktiviteten är rimlig i fråga om karaktär, regelbundenhet och kostnad, och är förenlig med normal affärspraxis. • Aktiviteten inte bryter mot den andra partens egna regler om sådan aktivitet. • Aktiviteten inte bryter mot någon relevant lag eller föreskrift. • Att aktiviteten är godkänd av existerande Flowserve-policy eller på förhand av din arbetsledare, och att din arbetsledare inte deltar i aktiviteten. • Aktiviteten inte ses som en förutsättning eller garanti för framtida samarbete. • Aktiviteten följer Flowserves policy för resor och utgifter avseende acceptabla platser för affärsaktiviteter. Det är inte lämpligt för dig att delta i någon aktivitet där den kund eller leverantör (existerande eller potentiell) som står för underhållningen inte är närvarande. Att ta del av mutor, otillbörliga förmåner eller andra finansiella tvivelaktigheter är både mot Flowserves policy och ofta också olagligt. Enkelt uttryckt gäller att om någon erbjuder dig betalning eller varor, eller kräver betalning eller varor av dig som en del av en transaktion, avböj erbjudandet och rapportera incidenten till din arbetsledare. Om transaktionen fortskrider efter det att du avböjt erbjudandet, är du skyldig att rapportera Flowserves uppförande i frågan. Att dokumentera denna sorts incidenter skyddar både dig själv och Flowserve från framtida anklagelser om oegentligheter. Företagsledning Det är viktigt för Flowserves fortsatta tillväxt och framgång att hålla hög standard när det gäller företagets ledning. Det är viktigt för oss att vi säkerställer vårt ansvar att genomföra verksamheten rättvist, ärligt och etiskt. Flowserve är mycket engagerade i den fortsatta förbättringen och det kontinuerliga underhållet av vårt efterlevnadsprogram. Detta innefattar att förhindra brister av efterlevnaden, att upptäcka överträdelser mot efterlevnaden och att reagera på identifierade efterlevnadsproblem. I enlighet med vad som krävs i U.S. Sarbanes-Oxley Act från 2002, intygar Flowserves ledning, högsta verkställande chefer och högsta ekonomichefer i kvartalsrapporter och årsredovisningar sitt ansvar för att etablera och upprätthålla kontrollen över den finansiella rapporteringens utformning och pålitlighet. Om du behöver mer information kan du gå till avsnitten för etik och efterlevnad eller Flowserve Policies i Passport och gå igenom vår policy för rapportering av resor och omkostnader och vår policy för underhållnings- och affärsgåvor. Vi ber också leverantörer till Flowserve att följa vår uppförandekod för leverantörer. Denna information finns på sidan för etik och efterlevnad i Passport och sidan för etik på Flowserves webbplats (www.flowserve.com). 17 En guide för att fatta beslut Uppförandekoden talar inte om för personer vad de skall göra och hur de skall tänka; i stället föreslår vi vad du skall tänka på och hur du skall tänka igenom det. Informationen på sidorna 18-21 vägleder dig när du fattar beslut vid affärer och hjälper dig att avgöra vad som är rätt att göra. Tydlig beslutsfattning Du bör kunna förklara för andra hur du kom fram till ditt beslut. Om en annan kollega står inför samma scenario, bör han eller hon komma till samma slutsats - var tydlig i dina beslut. Fatta etiska beslut Att fatta affärsbeslut grundade på både etik och efterlevnad är ditt ansvar som Flowserve-kollega. Vi står alla inför situationer där det finns ett riktigt och ett felaktigt sätt att bedriva verksamhet. Dessutom möter vi i ett globalt företag många olika kulturer och seder. Varje gång vi representerar Flowserve är det 18 18 viktigt att säkerställa att vi fattar etiskt riktiga beslut och genomför affärer med integritet. Låt modellen ”Fatta etiskt korrekta beslut” vara din guide för att tänka igenom ett beslut och komma fram till vad som är rätt att göra. Acceptera situationen I många situationer är det inte svårt att fatta ett beslut, och det finns inget behov av att följa en strukturerad process. Men i situationer där du tvekar att agera kan din beslutsprocess underlättas med lite strukturerad handledning. Modell för att fatta beslut Beakta dina ALTERNATIV Om du står inför en situation, fråga eller ett problem, finns det många hjälpmedel du kan använda för att utvärdera och fastställa hur du ska gå vidare. Informationen du samlar in för att hitta möjliga lösningar hjälper dig att utesluta vissa funderingar, medan andra aspekter kommer att visa dig möjliga vägar för att gå vidare. Bestäm dig för dina möjliga LÖSNINGAR När du bestämmer dig för vad din lösning kan vara, ska du tänka igenom olika scenarier. Vem påverkas av detta beslut och vilka blir konsekvenserna? Överväg eventuella hinder eller områden där du kan möta motstånd. Om det finns en kollega eller chef som behöver stödja ditt beslut, kan du diskutera frågan med dem. Innan du kan vara säker på vad som är det rätta att göra, är det bäst att utvärdera de faktorer som påverkar ditt beslut. Det är alltid bra att diskutera saken med någon du litar på. När du har beaktat alla relevanta faktorer och granskat alla tillgängliga resurser, borde din möjliga lösning vara klar. BESTÄM vad som är rätt att göra När du har beslutat dig för din lösning är det dags att fatta ditt beslut. Överväg en sista gång innan du agerar: Är jag nöjd med mitt val? Tänk igenom om du kan försvara ditt beslut eller inte. Skulle du vid behov kunna få stöd från någon annan kollega eller din chef? Skulle du tveka att berätta för andra om beslutet du har fattat, eller kan du med gott samvete berätta om det? Genom att besvara dessa frågor får du hjälp med att veta om du har gjort rätt val eller inte. AGERA med självförtroende Nu när du har gått igenom processen för att fatta beslut och ställt dig alla frågor, är du redo att agera. Sätt ditt beslut på prov en sista gång innan du agerar. Fråga dig själv: Är mitt beslut tydligt, kan andra förstå varför jag beslutade att fortsätta på detta sätt? Kommer det att anses som rättvist, även av de som påverkas? Vad blir det förväntade resultatet? När du har övervägt alla relevanta aspekter borde du kunna besluta vilken åtgärd du ska vidta. Om du i detta läge fortfarande är osäker bör du kontakta din chef eller en representant för personalavdelningen. 19 FATTA ETISKA BESLUT FUNDERING FRÅGESTÄLLNING BEKYMMER PROBLEM DILEMMA 20 ALTERNATIV Överväg: LÖSN Vem påverkas? Vilka är svårighe Företagets policyer: Ska jag rådfråga Lagar och bestämmelser Har jag övervägt relevanta faktore Förväntningar Uppfattningar Värderingar och kultur Erfarenhet Finns det några motstånd? Vem behöver stö mitt beslut? AGERA NING eterna?? BESLUTA Kan jag försvara mitt beslut? Är jag bekväm med mitt beslut? a andra? Spelar det någon roll om andra känner till mitt beslut? t alla er? Hur kan jag vid behov ”sälja in” mitt beslut? Testa ditt beslut: Tydligt? Rättvist? Resultat? hinder, ödja Etik Integritet Förtroende Våra riktlinjer på jobbet 21 Skyldigheter enligt lag Flowserve förbinder sig att behandla kunder, leverantörer och konkurrenter på ett rättvist sätt. Vi engagerar oss inte i konkurrenshindrande försäljningspraxis, eller att orättvist begränsa handel eller att försöka utesluta konkurrenter från marknaden. Eftersom detta är komplexa områden bör du kontakta Flowserves juridiska avdelning om du har några specifika frågor. Kartell lagar Kartell lagar i USA och andra länder är utformade för att förhindra monopol och att främja konkurrens. Dessa lagar är komplexa och svåra att tyda och straffet för överträdelser kan vara strängt. • Kommunicera eller konspirera inte med konkurrenter för att främja konkurrenshindrande försäljningsrutiner, så som att kontrollera prissättning, dela upp marknadsandelar, skada leverantörer eller begränsa försäljning. • Sök inte konkurrensfördelar genom att använda en konkurrents konfidentiella information eller affärshemligheter. 22 Branschorganisationer Branschorganisationer sammanför konkurrenter för användbara och legitima möten. Sådana möten ger dock en möjlighet att se över frågor med konkurrenter som kan bryta mot kartell lagar. När du deltar i möten med branschorganisationer ska du vara försiktig så att du inte utbyter konfidentiell information med konkurrenter. Om konfidentiell information otillbörligt skulle delges av en konkurrent, lämna mötet och se till att mötesprotokollet visar att du lämnade mötet. Insiderhandel Följande handlingar bryter mot Flowserves policy och kan bryta mot värdepapperslagar: • Köp av eller försäljning av Flowserves värdepapper är inte tillåtet om man har fått tillgång till icke offentlig information om Flowserves ekonomiska resultat, Flowserves affärsutveckling eller andra aktiviteter/fakta som relateras till Flowserve. Kartellbildning, insiderhandel och andra myndighetsärenden är ofta komplexa juridiska områden. För mer information kan du ta del av policyn mot kartellbildning och policyn om insiderhandel. Båda finns tillgängliga i Passport. Kontakta Flowserves juridiska avdelning. Det är viktigt att vi känner till och följer Flowserves policies liksom lokala lagar och förordningar i länder där vi gör affärer. • Att lämna ut, ge vidare eller göra tillgänglig icke offentlig information om Flowserve till tredje part utan tillstånd (särskilt till någon som kan använda den för att köpa eller sälja värdepapper, eller ge informationen till andra) • Att rekommendera, avråda eller uppmuntra tredje part att köpa eller sälja Flowserve-värdepapper på grund av icke-offentlig information Behandla all icke-offentlig information om Flowserve som konfidentiell och följ de tillämpliga kraven i avsnittet Konfidentiell/ägarskyddad information. Om du är osäker, kontakta Flowserves juridiska avdelning innan du gör några transaktioner med Flowserves värdepapper. Affärsverksamhet med myndigheter Om du arbetar för Flowserve, med federala, statliga, provinsiella eller lokala myndigheter, antingen de är inhemska eller utländska, skall du följa alla lagar, föreskrifter och bestämmelser som rör affärsverksamhet med myndigheter. Innan du skriver på kontrakt med myndigheter ska du vara säker på att du känner till alla gällande föreskrifter, stadgar och Flowserves riktlinjer för verksamhet med myndigheter. Lagar och riktlinjer för upphandlingar USA:s federala upphandlingsprocess och olika lokala lagar förbjuder leverantörer och upphandlingschefer hos en myndighet att delta i vissa aktiviteter under en upphandlingsprocess. Detta inkluderar förfrågan och diskussion om senare anställning vid företaget och att fråga efter, tillägna sig eller lämna ut ägarskyddad eller annan information angående val av anbud. Upphandlingsprocessen börjar med utvecklingen, förberedandet och överlämnandet av en offert fram till att ett kontrakt har undertecknats, inklusive ändringar eller förlängningar av kontraktet. Om du behöver mer information kan du besöka och se över avsnitten om etik och efterlevnad eller Flowserve Policies i Passport: • Policy om insiderhandel • Polcy om kartellbildning och konkurrensbegränsande åtgärder • Policy om insamling av information om konkurrenter 23 Internationell affärsverksamhet Flowserve verkar i många olika länder och levererar varor, tjänster, programvara och teknik i hela världen och över många internationella gränser. Denna aspekt av vår verksamhet tillför komplexitet till vår verksamhet och det sätt på vilket vi själva uppträder. Vi måste följa nationella och internationella regler och föreskrifter som gäller för våra gränsöverskridande handelsaktiviteter. Detta inbegriper antikorruption, exportkontroll, föreskrifter om antibojkott, ekonomiska sanktioner och importbestämmelser. Det är inte tillåtet att vidta åtgärder för att undvika att dessa lagar tillämpas. Att följa tillämpliga lagar är ett absolut krav för alla som representerar Flowserves intressen. Det innebär att du och alla andra medarbetare på Flowserve är skyldiga att känna till lagar som påverkar din verksamhet och att du tar ansvar för att de efterlevs. För att hjälpa medarbetare att följa dessa komplexa regler och föreskrifter, kommer Flowserve, i förekommande fall, att utfärda meddelanden till dig om den globala efterlevnadutvecklingen inom handeln, föreskrifter och och företagets policies. 24 Efterlevnadslagar och förordningar för global handel är komplexa och konsekvenserna av att bryta mot dem allvarliga både för Flowserve och för berörda medarbetare. Konsekvenserna omfattar, men begränsas inte till negativ publicitet, förlust av handelsprivilegier, skatteförmåner eller kunder, beslagtagande av produkter/förseningar samt civiloch straffrättsliga påföljder som avsevärda böter, uppsägning och/eller fängelse för lagöverträdare. Rådgör därför med vårt globala team för efterlevnad av handelspolicy när det gäller alla transaktioner du tror kan innebära konflikt mellan amerikanska och gällande lokala lagar. Om du behöver mer information eller har frågor rörande globala efterlevnadslagar, bestämmelser eller företagspolicies, för handel ska du kontakta vårt globala team för efterlevnad av handelspolicy och läsa våra policies, rutiner och relaterade verktyg för export, import och antikorruption som alla finns på Passport. Antikorruptionslagar Flowserve har antagit en policy om nolltolerans för korruption och följer alla nationella lagar och föreskrifter, inklusive US Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) och U.K. Bribery Act av 2010 (Storbritanniens korruptionslag) och alla andra internationella lagar, fördrag och förordningar som förbjuder kommersiell korruption. Termen ”myndighetspersoner” definieras mycket brett till att omfatta alla anställda i en regering, myndighet eller avdelning, offentliga organisationer, politiska partier och anställda i statligt ägda och/eller statligt kontrollerade företag. Vi får aldrig ge, uppmana, godta, erbjuda, försöka erbjuda, auktorisera, godkänna eller lova någon som helst form av muta, olaglig provision eller andra otillbörliga betalningar till någon som helst myndighetsperson eller en handelsagent i syfte att erhålla eller få behålla affärer alternativt säkra en orättvis eller otillbörlig fördel. Se därför till att söka de förhandstillstånd som krävs för måltider, gåvor, underhållning och resor där myndighetspersoner ska vara med. Detta är ett högriskområde där misstag kan leda till problem för bolaget och även för berörda medarbetare. Om du är osäker på om den individ eller part du arbetar med kan vara en myndighetsperson, ska du kontakta vårt globala team för efterlevnad av handelspolicy innan du fortsätter. Trots att FCPA och vissa andra nationella bestämmelser ibland tillåter betalningar till statliga tjänstemän kallade ”underlättande betalningar” (och allmänt kända som sådana), förbjuder Storbritanniens korruptionslag och andra nationella lagar sådana betalningar. För att undvika missförstånd och inte riskera att bryta mot lokala lagar, förbjuder därför Flowserve å det strängaste alla medarbetare och personer som agerar för vår räkning från att göra några som helst små betalningar. Engagera tredje part (säljare, agent, distributör, konsult, fondkommissionär etc.) för att indirekt göra en felaktig betalning som bryter mot denna lag eller mot internationella antikorruptionslagar. Dessutom måste tredje parts tjänster undersökas noggrant med våra due diligence-metoder innan vi godtar dem. Om du är osäker på om den individ eller part du arbetar med kan vara en myndighetsperson, ska du kontakta vårt globala team för efterlevnad av handelspolicy innan du fortsätter. 25 Exportkontroller och ekonomiska sanktioner Många länder upprätthåller exportkontroller och ekonomiska sanktioner eller embargon som begränsar transaktioner med vissa andra länder, individer, enheter och slutanvändare, samt för vissa slutanvändningar som utveckling av biologiska, kemiska eller nukleära vapen. För att dessa krav ska kunna uppfyllas måste vi undersöka våra internationella transaktioner för att säkerställa att vi inte ser några tecken på förbjudna slutdestinationer, slutanvändare eller slutanvändningar, och titta efter varningssignaler som tyder på att annan part kan försöka kringgå gällande lagar. Innan vi exporterar gods, service, programvara eller teknik (inklusive data) och återexporterar från ett land till ett annat, måste vi: 1. klassificera våra varor, programvaror, tjänster och teknologier för att avgöra om det krävs tillstånd för förexport eller för-vidareexport; 2. kontrollera legitimitet och berättigande av leveransens destination, mottagarna av varorna och det syfte som de kommer att använda våra artiklar för, för att se till att inga förbjudna slutdestinationer, slutanvändare eller slutanvändningar finns med i bilden; 3. skaffa alla nödvändiga tillstånd eller licenser som är tillämpliga, och 4. säkerställa att korrekt information, allt efter behov behov, samlas in och i rätt tid rapporteras till rätt exportmyndigheter. 26 Antibojkottlagar Även enskilda länder har konkurrensbegränsande avtal och upprätthåller bojkotter mot andra länder. Vi kan få förfrågningar om att samverka med en sådan bojkott, antingen genom muntliga eller skriftliga framställningar, som kan förekomma i anbud, kontrakt, kreditbrev, offentliga upphandlingar, transportdokument eller konsulära dokument. Amerikanska antibojkottlagar och förordningar kan till exempel förbjuda eller begränsa Flowserves deltagande i bojkotter mot länder som är vänligt sinnade till USA, främst Arabförbundets bojkott av Israel. Dessutom förbjuder amerikansk lag tillmötesgående vid förfrågningar om information eller andra insatser för att främja en sådan bojkott och kräver att Flowserve regelbundet rapporterar vissa legala och illegala bojkottförfrågningar till den amerikanska regeringen. Efterlevnad av importbestämmelser Många länder har lagar som reglerar importen av varor. För att upprätthålla importkraven måste vi korrekt deklarera alla varor som passerar internationella gränser och se till att nödvändig information också finns med på all leveransdokumentation och på alla tulldeklarationer. Om du behöver mer information kan du besöka och läsa avsnitten om etik och efterlevnad eller Flowserve Policies i Passport: • Policy gällande lagen om korruptuionspraxis och andra antikorruptionslagar Vi måste utan dröjsmål rapportera sådana förfrågningar till vårt globala team för efterlevnad av handelspolicy så att vi inte samverkar med någon restriktiv handelspraxis eller bojkottar otillåtet enligt tillämplig lag. 27 Datasystem och informationsteknologi Flowserve tillhandahåller datorer annan kommunikationsteknologi (tillgång till Internet, Blackberry osv.) för att hjälpa dig göra ditt jobb. Använd denna utrustning på ett sätt som efterlever Flowserves värderingar och etiska affärspraxis. Elektronisk kommunikationsutrustning • Skicka inte, ladda inte ner, sprid inte information som kan anses anstötlig, kränkande eller störande för andra medarbetare. • Kommunikation som är av sexuell karaktär, verbalt stötande, förtal, vulgär, obscen eller hotande är förbjudet och kan resultera i disciplinära åtgärder eller uppsägning. Detta är inte bara begränsat till tydliga sexuella meddelanden, skämt och bilder, ovälkomna förslag och etiska eller rasistiska uttalanden • För legitima affärsändamål och för att fastställa om företagets policy eller lagar har överträtts har Flowserve rättighet att (fullt ut enligt lag) utan ytterligare tillkännagivanden stänga av datorer eller kontrollera din internetanvändning, e-post, textmeddelande, snabbmeddelande och alla andra kommunikationsdokument och bilder, skapade med, sparade på eller som på annat sätt involverar användningen av Flowserveutrustning. Detta inkluderar, företagsdatorer och nätverk, mobila eller fasta telefoner och annan informationsteknologi. Trots att personalen är tillåten att personalen datasystem och informationsteknologi skall medarbetare inte förvänta sig någon rätt till integritet för information skapad med, sparad på eller som på annat sätt involverar användningen av Flowserve-utrustning (så långt som lokal lag tillåter). 28 Internet • Utom där det är förbjudet av policyn, avtal eller lag, tillåts personlig användning av e-post och internet men sådan användning får inte påverka arbetets utförande. • Använd aldrig internet för ändamål som kan hindra Flowserves IT-operationer. E-post och snabbmeddelanden • Flowserves e-post och meddelandesystem är endast till för affärsrelaterade kommunikationer, om inte lokala lagar säger annat. Sociala media • Det är viktigt att medarbetare använder sunt förnuft vid användning av sociala media. • Flowserves medarbetare skall hålla fast vid kraven och villkoren för tredje part och ta fullt ansvar för sin kommunikation, både på arbetstid och utanför. • Se Acceptabel användarpolicy eller Riktlinjer för Flowserves sociala medier på Passport för ytterligare information. Telefon • Personliga telefonsamtal är tillåtna; Håll dessa till ett minimum och gör dem under lunch och raster. • Vissa medarbetare får ha mobiltelefoner och andra telekommunikationsutrustningar från Flowserve: Användningen av dessa bör, så långt det är möjligt, bara användas för affärsändamål. Om Om du du behöver behöver mer mer information information kan kan du du besöka besöka och och läsa läsa avsnitten avsnitten om om etik etik och och efterlevnad efterlevnad eller eller Flowserve Flowserve Policies Policies ii Passport: Passport: • • Flowserves Flowserves Policy Policy angående angående sociala sociala medier medier • Policy för godtagbar användning • Policy för godtagbar användning • Policy • Policy för för information information och och systemsäkerhet systemsäkerhet Praxis för etiska affärsmetoder sträcker sig till korrekt kommunikation via flera kanaler, oavsett om det är e-post, SMS, telefon eller plattformar för sociala medier som Facebook eller bloggar. 29 Många dokument som du skapar i samband med ditt jobb, som ritningar och tekniska data, är automatiskt tillgängliga för Flowserve. 30 Företagets egendom, sekretess och säkerhet Flowserve strävar efter att tillhandahålla säkra arbetsplatser, säker utrustning och de senaste teknologiska systemen för att hjälpa dig i ditt arbete. Det kan däremot inte finnas någon förväntan om personlig sekretess när det gäller deras användning enligt vad som anges nedan. Exempel inkluderar: Sekretess Säkerhet Flowserve förbehåller sig rätten, så långt som lokala lagar tillåter, till att undersöka all företagets egendom, inkluderad all datainformation skapad med, sparad på eller som på annat sätt involverar användning av företagets utrustning eller egendom, när som helst och utan ytterligare meddelande, besluta om det har brutits mot företagets policy eller någon lag. Företaget kan också tillåta eller begära att hälsovårdsmyndigheter eller polis gör undersökningar. Sådana inspektioner kan utföras under eller efter arbetsdagen, och vare sig den anställde är närvarande eller inte. Information som lagras på datorer eller servrar eller som skickas via röstmeddelanden, sms- och e-postsystem anses vara företagets egendom. Allt arbete som utförs på eller skickas igenom företagets egendom kan granskas av företaget. Flowserve har rätten att, i den mån det är tillåtet av lokala lagar, åsidosätta lösenord och koder för att komma åt dataoch kommunikationssystem. • E-post, röstmeddelande, sms och snabbmeddelande • Grafik, programvara eller elektroniska filer • Dokument eller data som har skapats, skickats, mottagits eller lagrats på företagets egendom Du får bara ha tillgång till filer eller program, antingen elektroniska eller papperskopia, som du är behörig till. Att granska, kopiera, sprida, radera, skada eller ändra filer, lösenord, datorsystem eller program, annan företagsegendom eller otillbörlig användning av erhållen information, om den är oauktoriserad, är en överträdelse av koden. Allt arbete som skapas eller skickas via Flowserves datorsystem eller någon annan av Flowserves resurser för elektronisk kommunikation (inklusive alla e-post- och röstmeddelanden, grafik, programvara, elektroniska filer, dokument eller andra data som skapats, skickats, mottagits eller lagrats på Flowserves egendom eller elektroniska system) kan undersökas, övervakas, genomsökas och granskas, så långt som det tillåtes av lokala lagar. Om du behöver mer information kan du besöka och läsa avsnitten om etik och efterlevnad eller Flowserve Policies i Passport: • Policy för konfidentiell information • Information och systemsäkerhet 31 Immateriell egendom Flowserves verksamhet är uppbyggd på en enorm mängd erfarenhet och know-how från företagets medarbetare. Denna erfarenhet har resulterat i en stomme av kunskap, inklusive sekretessbelagda ritningar, data, teknik, produkter, tjänster och annan information vilken gör det möjligt för Flowserve att konkurrera och lyckas på marknaden. Det är din skyldighet att bibehålla säkerheten, integriteten och den ägarskyddade aspekten av affärshemligheter och konfidentiell information. Affärshemligheter/konfidentiell information Du får inte lämna ut till tredje part, eller för personlig vinning, företagets branschhemligheter eller annan konfidentiell information som hör till Flowserve eller någon av dess produkter, tjänster eller personal. Exempel på företagets branschhemligheter är: • Tillverknings- eller detaljritningar • Tillverknings- och ingenjörsprocesser, data och tekniker Sekretessavtal mellan kunder, leverantörer och andra tredje parter kräver just det – sekretess. Var försiktig när Flowserves affärer diskuteras offentligt, särskilt vid branschmöten och mässor. 32 • Materialförteckningar • Kund-/leverantörslistor • Prislistor • Marknadsundersökningar • Marknadsföringsstrategier • Icke offentlig finansiell information • Personlig information om personal Ditt ansvar är att bibehålla företagets branschhemligheter och konfidentiell information sträcker sig bortom din anställning hos Flowserve och gäller alla kommunikationsmetoder. Kopiera inte och behåll inte några av Flowserves branschhemligheter eller någon konfidentiell information för personligt bruk. Din användning, spridning och offentliggörande av detta material skall exklusivt begränsas till främjande av Flowserves affärsintressen. Om du inte är säker på om information är konfidentiell, eller hur du skall hantera den, kontakta din arbetsledare eller Flowserves juridiska avdelning. Hemliga avtal Flowserve ingår ofta sekretessavtal med kunder, leverantörer eller tredje part, i vilka de avtalar de betrakta affärsinformation som konfidentiell. Var försiktig när du diskuterar Flowserves affärsförhållanden med andra, så att du inte sprider icke-offentlig information eller branschhemligheter. Uppfinningar gjorda av medarbetare Uppfinningar gjorda under din anställning, direkt eller indirekt kopplade till Flowserve, eller produkter eller tjänster tillhandahållna av Flowserve skall omedelbart överlämnas till företaget. I enlighet med lokala lagar blir antingen uppfinningar automatiskt Flowserves egendom eller så har Flowserve rätten att göra anspråk på sådana uppfinningar. Konfidentiell eller skyddad information utifrån Flowserve samlar och använder inte icke-offentlig information från konkurrenter som är skyddad eller konfidentiell, oavsett hur den är inhämtad, denna information skall inte användas för att på något sätt ge fördelar för Flowserve. I vissa fall kan värdefull eller känslig information inhämtas under normal affärsverksamhet, vilken kan behöva ses över senare. Se i dessa fall ”Policy för inhämtning av konkurrentinformation”. Om du behöver mer information kan du besöka och läsa avsnitten om etik och efterlevnad eller Flowserve Policies i Passport: • Policy för konfidentiell information • Information och systemsäkerhet Sekretessavtal mellan kunder, leverantörer och tredje part kräver just det – sekretess. Var försiktig när Flowserves affärer diskuteras offentligt, särskilt vid branschmöten och mässor. 33 Samhällsansvar och -medverkan Flowserve tar ett samhällsansvar och uppmuntrar medarbetare att delta i lokala samhällsaktiviteter. Delta dock inte i dessa aktiviteter på arbetstid och använd inte Flowserves resurser. Politiska bidrag Där det är tillåtet är du som privatperson fri att bidra till ändamål du själv väljer. Flowserves medel eller andra tillgångar får dock inte ges i bidrag, direkt eller indirekt, till något politiskt parti, kommitté, kandidat eller någon som innehar ett federalt, statligt, provinsiellt eller lokalt politiskt ämbete. I länder där politiska bidrag från företag är lagliga, kan politiska bidrag endast ges med skriftlig tillåtelse av Flowserves verkställande direktör. Det är emot policyn om en Flowservechef tvingar dig att ge bidrag till ett politiskt parti, kommitté eller kandidat. Dessutom ska inte din status inom Flowserve påverkas positivt eller negativt för att du deltar, eller inte deltar, i laglig politisk aktivitet. Bidrag till samhälls- och välgörenhetsorganisationer Flowserve är fast beslutet att stödja det samhälle vi alla lever i. Vi uppmuntrar våra medarbetare att göra detsamma. Sådana aktiviteter skall emellertid inte utföras under arbetstid, Flowserves resurser skall heller inte utnyttjas. Du bör inte heller presentera dig som en representant för Flowserve vid någon offentlig funktion om du inte har blivit särskilt ombedd att göra detta av Flowserves ledning. Om du behöver mer information kan du besöka avsnitten för etik och efterlevnad eller Flowserve Policies i Passport och läsa vår policy för global filantropi och donationer. 34 Kommunikationer som görs å Flowserves vägnar Kommunikationer från och inom Flowserve måste kontrolleras noggrant för att försäkra om ett korrekt och konsekvent innehåll, för att säkra efterlevnad av föreskrifter om spridande av information. Endast de personer vars arbetsuppgifter innefattar kommunikation med allmänheten eller pressen bör representera Flowserve. Direktören för globala kommunikationer och offentliga affärer är Flowserves huvudansvarige talesman. Andra kan ombedas att ta på sig denna roll beroende på den information som ska meddelas. Förfrågningar från investerare/analytiker Alla frågor från investerare eller analytiker bör riktas till direktören för investerarrelationer. Du har inte tillåtelse att, för Flowserves räkning, lämna synpunkter på företagets resultat. Interna kommunikationer Interna kommunikationer följer samma riktlinjer som externa kommunikationer. Hänvisa alla frågor om interna kommunikationsprocesser eller resurser till direktören för globala kommunikationer och offentliga affärer. Du kan också skicka e-post till [email protected]. Pressfrågor Vidarebefordra alla mediafrågor till chefen för global kommunikation och offentliga angelägenheter. Du har inte tillåtelse att, för Flowserves räkning, lämna synpunkter till någon som helst representant för media. Om du behöver mer information kan du besöka och läsa avsnitten om etik och efterlevnad eller Flowserve Policies i Passport: • Policy för mediakommunikation • Policy för media- och investerarrelationer och informationspolicy Öppen kommunikation med investerare och media är riskfullt. Om en journalist ställer en fråga till dig om ett affärsrelaterat ämne, hänvisa honom till chefen för globala kommunikationer och offentliga affärer. 35 Policytillämpning, implementering och genomdrivande De policies och riktlinjer som nämns i koden gäller alla Flowserve-medarbetare. Dessa standarder upprätthålls på ett rättvist sätt och efterlever Flowserves skyldigheter enligt lag och inom etablerade företagsprocesser. Koden är inte ämnad att definiera alla arbetsregler eller policies på varje arbetsplats. Varje arbetsplats kan ha arbetsregler eller policies utöver de som finns i koden. Du är skyldig att efterleva alla gällande arbetsregler och policies. Du bör förstå att riktlinjerna i koden endast är en minimistandard för uppförande. Överträdelse av någon av de etiska reglerna för uppförande i denna Kod är förbjuden och kan leda till disciplinära åtgärder eller avsked. Rättsliga åtgärder kan vidtas för att få tillbaka otillbörliga utgifter och vinster som har erhållits av den anställde i fråga och skador som kan ha orsakats Flowserve. Faktiskt eller beaktat uppförande som du skäligen anser kan innebära en överträdelse av koden bör omedelbart rapporteras till din arbetsledare, lokala personalrepresentant eller Flowserves jourlinje för etikfrågor. Flowserve vidtar alla skäliga åtgärder för 36 att hemlighålla identiteten för medarbetare om eller mot vilka anklagelser har gjorts, utom när det har fastställts att en överträdelse har begåtts eller om företaget måste erhålla sådan information som en del av en undersökning. Flowserve tar alla skäliga steg för att hemlighålla identiteten för en person som har rapporterat en möjlig överträdelse, om inte offentliggörande är nödvändigt för att åtfölja rättsliga processer eller att ge den misstänkte personen en möjlighet att försvara sig. Att erkänna och bekräfta koden ger dock inte rätt till fortsatt anställning hos Flowserve. För vidare information om specifika policies för Flowservefunktioner och -avdelningar, se Passport eller fråga din arbetsledare eller lokala personalrepresentant om hjälp. Flowserve kan periodiskt modifiera eller göra tillägg till koden. Den senaste versionen finns tillgänglig på Passport eller hos din arbetsledare eller den lokala personalrepresentanten. Om du behöver mer information kan du besöka och läsa avsnitten om etik och efterlevnad eller Flowserve Policies i Passport: • Policy för global filantropi och donationer. • Kod för påståenden om uppförande vid affärsverksamhet eller policy för rapportering av synpunkter En omfattande lista över Flowserves policies och rutiner får du enkelt tillgång till på Passport. 37 Nyckelstrategier för Flowserve Enastående verksamhetsutövning Disciplinerad lönsam tillväxt Hållbar affärsmodell Kundnärhet Strategisk lokalisering Fokus på anställda Nyskapande och portföljhantering 38 Flowserves grundvärderingar 39 Bilaga Instruktioner för Flowserves jourlinje för etikfrågor När lokal lag så medger, är Flowserve jourlinje för etikfrågor tillgänglig via telefon eller internet när som helst 24 timmar om dygnet, sju dagar i veckan. Du kan när som helst gratis ringa/få tillgång till Flowserves jourlinje för etikfrågor. Information om hur du når Flowserve jourlinje för etikfrågor finns på Passport och på samma jourlinjes webbsida (http://ethics.flowserve.com) Internetåtkomst Gå till http://ethics.flowserve.com eller www.ethicspoint.com; ange “Flowserve” i sökfältet och markera “Flowserve Corporation” Finns på i kinesiska, tjeckiska, nederländska, engelska, franska, tyska, italienska, japanska, portugisiska, ryska, spanska och svenska Telefonalternativ • Använd gratis nummer (landsspecifika) som finns på Passport http://ethics.flowserve.com eller www.ethicspoint.com • Ring samtal som betalas av mottagaren via en internationell operatör (landsspecifik åtkomst), berätta vilken operatör du vill placera en omvänd betalningsskyldighet hos (collect call) för samtal till USA med hjälp av +1-503-352-7138, samtalet kommer att besvaras på engelska. – När samtalet besvaras, svarar du helt enkelt ”Flowserve Corporation” på frågan om vem som ska placera samtalet. • Ring direktnumret +1-503-352-7138 (global åtkomst, avgifter kommer att tillämpas) • Om du behöver tolk när du är ansluten till Flowserve jourlinje för etikfrågor, ska du tala om det för personen som svarar så kommer det att ta 1-3 minuter för att få fram en tolk. Internationellt åtkomstnummer (avgiftsbelagt): (+1-503-352-7138) En fullständig lista över gratis nummer finns på Passport och på webbsidan för Flowserves jourlinje för etikfrågor. 40 Bekräftelseformulär Instruktioner Fyll i formuläret på den här sidan, riv av det och ge det till din arbetsledare eller personalrepresentant. Kontrollera att det går att läsa identifikationsinformationen på nedanstående etikett utan problem. Denna information krävs av varje anställd. Bekräftelse Möjlighet till bekräftelse online Om du har en Flowserve e-postadress har du möjlighet att fylla i denna bekräftelse säkert online. Du får snart instruktioner via det kontot om hur du genomför bekräftelseprocessen online. Du tillfrågas om identifikationsinformation under bekräftelseprocessen. Spara denna kopia av Uppförandekoden för egen referens. Underskrivet formulär Läs informationen nedan och skriv under detta formulär som din bekräftelse. Jag bekräftar att jag har mottagit en kopia av Flowserves internationella uppförandekod (koden) och att jag har haft tillfälle att ställa frågor om de policies och praxis som hänvisas till i koden. Jag förstår att det är min skyldighet att följa de policies, praxis och regler som anges i koden och att jag förväntas att följa dem. Jag förstår att koden är utformad som en vägledning till Flowserves policy och affärspraxis när det gäller att utöva affärsverksamhet på ett etiskt sätt. Jag förstår att företagets policies innehåller mer information och finns tillgängliga vid förfrågan. Textat namn: Underskrift: Datum: (Medarbetarens namn och adressetikett ska fästas här) Behåll en kopia av denna bekräftelse för personlig användning. 41 42 Definitioner av terminologi* Etiskt dilemma En situation som kan bryta mot lokal lag, Flowserves uppförandekod eller Flowserves policies. Anti-repressaliepolicy** Flowserves policy förbjuder repressalier eller hot om vedergällning, i någon som helst form, mot en medarbetare som i god tro rapporterar ett brott mot företagets policy eller någon annan fråga om etiska och juridiska problem, eller för anmälan, vittnesmål, hjälp eller deltagande på något som helst sätt i någon som helst utredning, process eller förhör som utförs av Flowserve eller ett statligt brottsbekämpande organ. Integritet Egenskapen att vara ärlig och ha starka moraliska principer. Lika möjligheter** Trakasserier** Olämpligt beteende som skapar en hotfull, förnedrande, förödmjukande eller kränkande miljö, oavsett uppsåt, inklusive sexuella trakasserier, och med verbalt, visuellt eller fysiskt beteende, skriftlig, elektronisk eller muntlig kommunikation, och andra allvarliga tjänstefel som utgör ett hot mot tjänsten, produktionen, säkerheten, god ordning, disciplin och/ eller eller har potential att skada Flowserve eller dess anseende, eller någon av Flowserves anställda, kunder, leverantörer eller representanter. Företagets sociala ansvar Att vara goda grannar och bidragande samhällsmedborgare i våra samhällen, som bedriver verksamhet på ett sätt som hedrar våra etiska värderingar och respekterar människor, samhälle och miljö. Ekonomisk integritet Ekonomisk rapportering som är konsekvent, oklanderlig och i enlighet med god redovisningssed i USA och andra länder. Sysselsättnings- och bemanningsbeslut ska fattas utan hänsyn till ras, hudfärg, religion, tro, civilstånd, etnicitet eller nationellt ursprung, ålder, kön, könsidentitet, veteranstatus, sexuell läggning, funktionshinder, upplevda handikapp, politiska åsikter, familjesituation eller andra egenskaper som är förbjudna att ta hänsyn till enligt Flowserve policy eller lokal lagstiftning. Varje avsiktlig eller övervägd handling för att säkra orättvis eller olaglig vinst eller beröva någon annan egendom eller pengar genom svek, bedrägeri eller andra otillåtna medel. Diskriminering** Intressekonflikt Att behandla en medarbetare, säljare, entreprenör, kund eller annan person orättvist, olämpligt eller annorlunda på grund av en skyddad omständighet, inklusive men inte begränsat till, ras, hudfärg, religion, tro, civilstånd, etnicitet eller nationellt ursprung, ålder, kön, könsidentitet, veteranstatus, sexuell läggning, funktionshinder, upplevda handikapp, politisk åskådning, graviditet, familjesituation, eller andra egenskaper som är förbjudna att ta hänsyn till enligt Flowserve policy eller lokal lagstiftning. Bedrägeri Generellt kan en intressekonflikt uppstår när: • Vår position eller vårt ansvar i jobbet innebär en möjlighet till personlig vinning. • En skyldighet eller situation som följer av våra personliga eller ekonomiska intressen kan påverka vår bedömning och våra åtgärder när det gäller att utföra våra arbetsuppgifter. 43 Definitioner av terminologi* Muta Erbjudande av eller uppmaning om att betala eller lämna varor som del av en transaktion. Olaglig provision Betalning till någon som har underlättat en transaktion eller överenskommelse Transparens Kännetecknas av synlighet eller tillgång till information, särskilt när det gäller affärsmetoder. Insiderhandel Inköp, försäljning, information, återutläggning eller tillgängliggörande, rekommendation, avrådan eller uppmuntran av tredje part att köpa eller sälja Flowserve värdepapper grundat på icke-offentlig information. Sociala medier Former av elektronisk kommunikation genom vilken användarna skapar onlinegrupper och delar information, idéer, personliga meddelanden och annat innehåll. • Marknadsundersökningar • Marknadsstrategier • Icke-offentlig ekonomisk information • Personlig information om anställda Export 1. Transport av produkt, programvara eller teknik, inklusive elektronisk överföring av tekniska data, från ett land till ett annat, eller 2. I vissa länder, som USA, utlämnande av tekniska data från medborgare till icke-medborgare i samma land (exempelvis, en amerikansk medborgare ger tekniska data till en indisk medborgare när denne befinner sig i USA). Återexport Transport av tidigare importerade produkter, programvara eller teknik från ett land till ett annat (t.ex. att transportera en produkt från USA till Indien och sedan skicka samma produkt från Indien till Singapore). Handelshemligheter Formel, praxis, rutin, design, instrument, mönster eller sammanställning av information som inte är allmänt känd eller rimligen kontrollerbar, genom vilken/vilket ett företag kan få en ekonomisk fördel gentemot konkurrenter eller kunder. Detta är också känt som konfidentiell information. Som exempel kan nämnas: • Tillverkning eller detaljritningar. • Tillverkning och tekniska processer, data och teknik • Stycklistor • Kund-/leverantörslistor • Prislistor * Definitionerna på dessa sidor är tillägg till, och ersätter inte, definitioner i företagets policy, eller hur sådana termer definieras enligt lokal lagstiftning. ** Se även Flowserves policy för för samma möjligheter och respektive respekt på arbetsplatsen om du vill ha en landsspecifik definition. 44 2012 Flowserve Corporation FLS-COBCSVE2012
© Copyright 2024