1. No category

2012
Adra Match
Accounts
Användarmanual – Förenklad
Adra Match
2012-03-30
CONTENTS
Om detta dokumen .................................................................................................................................. 4
Förberedelser .......................................................................................................................................... 5
Skapa kontoutdrag från ERP ............................................................................................................... 5
Exportera / Hämta kontoutdrag från din bank. .................................................................................... 5
Uppstart – Sätt upp din första kontogrupp ............................................................................................... 6
Logga-in ............................................................................................................................................... 6
Single sign-on .................................................................................................................................. 6
Användran och Lösenord ................................................................................................................ 6
Välkommen .......................................................................................................................................... 6
Redigera konton och kontogrupper ..................................................................................................... 7
Lägg till konton................................................................................................................................. 7
Skapa kontogrupp............................................................................................................................ 8
Lägga till ingående balans ............................................................................................................... 8
Importer ............................................................................................................................................... 9
Filer och mappar ................................................................................................................................ 10
Automatiska avstämningsregler ........................................................................................................ 11
Lägg till avstämningsregel ............................................................................................................. 12
Huvudfunktioner – Dagligt arbete .......................................................................................................... 13
Rutiner (Dag, Vecka eller månad) ..................................................................................................... 13
Import................................................................................................................................................. 14
Automatisk (avstämning) ................................................................................................................... 16
Manuell (avstämning) ........................................................................................................................ 17
Öppna ............................................................................................................................................ 17
Avstämda ....................................................................................................................................... 18
Sök ................................................................................................................................................. 19
Rapporter ........................................................................................................................................... 20
Andra relevanta funktioner vid daglig användning ................................................................................ 21
Ångra import ...................................................................................................................................... 21
Användarmanual Adra Match Accounts
Sida 2
Ej avstämda importer ..................................................................................................................... 21
Avstämda importer......................................................................................................................... 22
Manuell registrering ........................................................................................................................... 23
Inställningar för manuell avstämning ................................................................................................. 24
Kontaktinformation ................................................................................................................................. 25
Användarmanual Adra Match Accounts
Sida 3
OM DETTA DOKUMENT
Detta dokument beskriver de mest vanliga funktionerna och rutinerna i Adra Match Accounts. Det är i
första hand avsett att användas av användare och superusers. Dokumentet besriver inte underhåll av
användare och klienter och heller inte tillläggs moduler som Customiserade Rapporter och Worklfow.
För en detaljerade funktuionsbeskrivning hänvisar vi till den fullständiga Engelska manualen.
Användarmanual Adra Match Accounts
Sida 4
FÖRBEREDELSER
SKAPA KONTOUTDRAG FRÅN ERP
Exportera ett kontoutdrag till en textfil från ditt ekonomisystem (här kallad "ERP") som innehåller de
konton du vill stämma av. Vanligtvis sker detta via en rapport eller Export - funktion i ditt ERP-system


Skapa en mapp på en nätverksenhet där du kan spara filerna. T.ex.
G:\AdraMatchAccounts\Import\Bokföring
Skapa en backup mapp dit Adra Match Accounts flyttar de importerade filerna. T.ex.
G:\AdraMatchAccounts\Import\Bokföring\Arkiv
Excel-filer kan användas om det sparas som en tabulatoravgränsad textfil eller som en
semikolonseparerad textfil (CSV). Det går även att använda Import Wizard för att importera filer från
Excel.
EXPORTERA / HÄMTA KONTOUTDRAG FRÅN DIN BANK.
Kontakta din bank för ytterligare anvisningar om hur du gör detta, många av dem erbjuder denna
tjänst via Internetbanken. Filerna ska vara i någon typ av textformat t.ex. CSV, TXT eller i något annat
bankspecifikt text format


Skapa en mapp på en nätverksenhet där du kan spara filerna. t.ex.
G:\AdraMatchAccounts\Import\BankNamn
Skapa en backup mapp dit Adra Match Account flyttar de importerade filerna. T.ex.
G:\AdraMatchAccounts\Import\BankNamn\Arkiv
Användarmanual Adra Match Accounts
Sida 5
UPPSTART – SÄTT UPP DIN FÖRSTA KONTOGRUPP
LOGGA-IN
SINGLE SIGN-ON
I vissa falla används ”Single sign-on”, vilket innebär att du automatiskt loggas in när du startar Adra
Match Accouts.
ANVÄNDRAN OCH LÖSENORD
Logga in med det användarnamn och lösenord som du har tilldelats. Är det första gången du loggar in
rekommenderar vi att du byter ditt lösenord.
VÄLKOMMEN
Efter inloggning möts du av status på dina konton och användarinformation.
Användarmanual Adra Match Accounts
Sida 6
REDIGERA KONTON OCH KONTOGRUPPER
Här kan lägga till konton, skapa och redigera kontogrupper, lägg till ingående balanser och öppna
transaktioner eller ta bort alla transaktioner eller endast avstämda transaktioner fram ett visst
avstämningsdatum.
Välj Underhåll -> Redigera konton/kontogrupper
LÄGG TILL KONTON
Välj fliken Kontoinställningar
Lägg till de aktuella kontona. Är det bokföringskonto kanske du vill kunna stämma av poster inom
kontot, t.ex. rättningar, markera men en bock i Interim. Bakkonton är normaltsett unika, markera med
en bock i Unik.
Användarmanual Adra Match Accounts
Sida 7
SKAPA KONTOGRUPP
Välj fliken Kontogrupper
Klicka på Ny, namnge kontogruppen och lägg till konton till Bokföring och Bank från Tillgängliga
Konton. Spara.
LÄGGA TILL INGÅENDE BALANS
Kontogruppens saldon måste vara noll och det får inte finnas några öppna transaktioner.
Klicka på Lägg till IB på Kontogrupper fliken och följ Guiden.
Användarmanual Adra Match Accounts
Sida 8
IMPORTER
Här kan du lägga till importformat i XML-format, skapa eller ändra importer och välja befintliga
importer.
Välj Underhåll -> Importer
Välj de importermallar som passar till dina filer.
En fullständig beskrivning av Importer finns i manualen på Engelska.
Länk: Imports
Användarmanual Adra Match Accounts
Sida 9
FILER OCH MAPPAR
Här kan du ställa in sökvägar till importfiler och backupkataloger för de valda importerna
Välj Underhåll -> Sökvägar till importfiler
Välj en av de aktiverade importerna. Ange sökväg till importfiler och backupkatalog. Du kan även ange
ett filfilter.
Åtgärder du vill utföra efter import - beskrivs i den fullständiga manualen på Engelska.
Länk: Action to perform after import
Användarmanual Adra Match Accounts
Sida 10
AUTOMATISKA AVSTÄMNI NGSREGLER
Här kan du lägga till, ändra eller ta bort avstämningsregler på avstämningar / kontogrupper.
Välj Underhåll -> Automatiska avstämningsregler
Välj sedan att lägga till, redigera eller radera regel. Prioritera reglerna genom att klicka på drop-down
listan framför och välj prioriteringsordning.
Användarmanual Adra Match Accounts
Sida 11
LÄGG TILL AVSTÄMNINGSREGEL
Nedan är ett exempel på avstämningsregel som matchar en bokföringstransaktion mot flera
banktransaktioner. Datumavvikelsen mellan bokförigen och banken får max vara +5 dagar sett från
bokföringstransaktionen. De sammanslagna transaktionerna på banken måste ligga på samma dag
och ha samma text.
Vill man bara matcha en mot en tas bock i ”Flera poster från banken” bort.
En fullständig beskrivs av avstämningsregler finns i manualen på Engelska.
Länk: Settings for automatic reconciliation
Användarmanual Adra Match Accounts
Sida 12
HUVUDFUNKTIONER – DAGLIGT ARBETE
Adra Match Accounts fyra huvudfunktioner, Import, Automatisk (avstämning), Manuell (avstämning)
och rapporter, som finns lätt åtkomliga i ett fliksystem. Det är här du normalt sett gör dina dagliga
uppgifter.
RUTINER (DAG, VECKA ELLER MÅNAD)








Hämta textfilen (kontoutdrag) från ditt ERP
Hämta textfilen (kontoutdrag) från din Bank
Logga in på Adra Match Account
Importera filerna från ERP och bank
Kontroller att den importerade kontona har samma saldo som din bokföring och bank för den
importerade perioden
Kör de Automatiska avstämningsreglerna
Hantera avvikelserna under Manuell avstämning
Skapa en rapporter på de avstämda kontogrupperna
Användarmanual Adra Match Accounts
Sida 13
IMPORT
Välj ett av importformaten som du tidigare valt. Tillgängliga filer visas i fönsteret nedan. Importen
tillåter att du väljer fler filer. Klicka på Import för att starta importen.
Funktionen Import Wizard är självförklarnade och används för temporära importer, eller för att skapa
nya importmallar. Önskar ni mer information hänvisar vi till den fullständiga manualen på Engelska.
Användarmanual Adra Match Accounts
Sida 14
När importen är klar visas information om vilka konton som blev importerade, antalet importerade
transaktioner och saldon. Klicka på Meddelande för att få detaljerad information om importprocessen.
Det finns även en möjlighet att skriva ut importresultatet.
Kontrollera alltid saldot på de importerade kontona innan du Godkänner. Transaktionsdetaljer kan ses
på varje importerat konto genom att klicka på förstoringsglaset i ”Detaljer”-kolumnen.
Transaktionsdetaljer.
Utför samma steg för alla filer du vill importera.
Användarmanual Adra Match Accounts
Sida 15
AUTOMATISK (AVSTÄMNI NG)
Här köra du de avstämningsregler du har fördefinierat mot den data du har importerat.
Avstämningsresultatet visas per regel och totalt på kontogruppen. Välj kontogrupper eller enskilda
avstämningsregler och klicka på Avstäm.
Användarmanual Adra Match Accounts
Sida 16
MANUELL (AVSTÄMNING)
Här hanterar du avvikelser/öppna transaktioner, avstämda transaktioner. Med sorterings-, filteringsoch sökmöjlighetet stämmer du lätt av de öppna transaktionerna. Den kraftfulla sökfunktionen hjälper
dig att söka både öppna och avstämda poster.
ÖPPNA
Markera de poster som ska avstämmas. När avvikelsen mellan den markerade poster är noll, eller
inom den tillåtna avvikelsen, aktiveras Avstäm knappen. Klicka på Avstäm för att flytta posterna till
Avstämda.
Genom att högerklicka på ett fält kan lägga till filter på värdet i kolumnen. Filteralternativen kan se
olika ut beroende på fält. Ta bort filter genom att klicka på
i kolumnens rubrik.
Marker poster och automatiskt leta efter restbeloppet genom att klicka på Sök-fliken. Finner du en post
kan denna stämmas av direkt mot transaktionerna på Öppna fliken.
Användarmanual Adra Match Accounts
Sida 17
AVSTÄMDA
Här ser du avstämda transaktioner. Information om av vem, när och hur transaktionerna har stämts av
kan ses här. Markera en transaktion och de poster denna har stämts av emot markeras också. Klicka
på Upphäv om du vill ångra avstämningen för de valda posterna.
Användarmanual Adra Match Accounts
Sida 18
SÖK
Det går att söka på alla fält och på avstämda eller öppna transaktioner. Den öppna poster du söker
fram kan stämmas av.
När du söker avstämda kan du klicka på förstoringsglaset på en transaktion för att se alla poster med
samma avstämnings id och sedan ångra dessa.
Användarmanual Adra Match Accounts
Sida 19
RAPPORTER
Välj rapport, kontogrupp(er) och rapportformat. Beroende på rapport kan sortering
och filtreringsalternativen vara olika.
Användarmanual Adra Match Accounts
Sida 20
ANDRA RELEVANTA FUNKTIONER VID DAGLIG ANVÄNDNING
ÅNGRA IMPORT
Här kan du ånga importerade filer, ångra avstämning av filer, eller se till vilka konton filerna har blivit
importerade och deras påverkan på saldot. Du kan endast ångra filer på de konton och klienter du har
tillgång till.
Välj Underhåll -> Ångra import
EJ AVSTÄMDA IMPORTER
Här visas importerade filer som ännu inte är avstämda. Marker en eller flera filer du vill ångra. Även
manuellt registrerade transaktioner kan ångras. Klicka Detaljer för att visa fildetaljer eller Ångra import
för att ångra filen/filerna. För att visa importerade filer som är avstämdamarkera Avstämda importer.
Användarmanual Adra Match Accounts
Sida 21
AVSTÄMDA IMPORTER
Avstämda importer visar filer som är importerade och helt eller delvis avstämda. Markera en eller flera
filer för att se Detaljer eller Ångra avstämningen. Efter att du ångrat avstämningen kan importen
ångras.
Användarmanual Adra Match Accounts
Sida 22
MANUELL REGISTRERING
Manuell registrering används för att manuellt lägga till transaktioner till en kontogrupp.
Välj Underhåll -> Manuell registrering
Välj Kontogrupp. Registrera transaktioner i det övre fönstret. I fönstret nedan framgår hur den
registrerade transaktionerna påverkar saldot. Glöm inte att välja rätt konto. När du är klar med din
registrering, klicka på Infoga för att lägga till transaktionen till öppna transaktionerna.
Användarmanual Adra Match Accounts
Sida 23
INSTÄLLNINGAR FÖR MANUELL AVSTÄMNING
Här kan du välja den tillåtna avvikelsen vid manuell avstämning, konto att lägga avikelsen på och
inställningar för antal transaktioner per sida och i vilken sorteringsordning sidorna ska visas.
Välj tillåten +/- avvikelse/differens. Välj konto avvikelsen ska läggas på. Behåll standardvärdena
på ”Visa max antal transaktioner” och ”Sortera max antal på”.
Användarmanual Adra Match Accounts
Sida 24
KONTAKTINFORMATION
ADRA MATCH AB
Besöksadress: Arenavägen 27, Globen, Stockholm
Postadress: Box 5131, 121 17 Johanneshov
Växel: 08-725 9100
Support: 08-725 9102
Försäljning: 08-725 9100
Fax: 08-725 9101
E-post: [email protected]
E-post support: [email protected]
Användarmanual Adra Match Accounts
Sida 25