Excel 2010 grunder
Microsoft Excel 2010 Fortsättning Svenskspråkigt material, svenskspråkigt program, Magnus Boberg UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 2 (36) 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 2 3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING.............................................................................. 2 Flytta och kopiera cellinnehåll ......................................................................... 3 Skapa formler =B4+B5.................................................................................. 4 3.1 Skriva en formel ...................................................................................... 4 3.2 Skapa formler med pekmetod ................................................................... 5 3.3 Automatisk summa .................................................................................. 6 3.4 Relativa och absoluta cellreferenser ........................................................... 7 4 Länka tabeller .............................................................................................. 8 5 Klistra in special ........................................................................................... 9 5.1 Klistra in värden ...................................................................................... 9 5.2 Åtgärd vid inklistring ................................................................................ 9 6 Skydda kalkylblad ....................................................................................... 10 7 Formatera innehållet i celler ......................................................................... 11 7.1 Formatera tal ........................................................................................ 11 7.2 Formatera text ...................................................................................... 12 7.3 Justera cellinnehåll................................................................................. 12 7.4 Villkorsstyrd formatering ........................................................................ 13 8 Sidinställningar och utskrift .......................................................................... 14 8.1 Sidinställningar ...................................................................................... 14 8.2 Lägg till och redigera sidhuvud och sidfot.................................................. 14 8.3 Sidinställningar ...................................................................................... 15 8.4 Utskrift och utskriftinställningar ............................................................... 17 9 Funktioner ................................................................................................. 18 9.1 Skapa funktionsformel ............................................................................ 19 9.2 Skriv funktionen .................................................................................... 20 9.3 IF funktionen (OM, JOS) ......................................................................... 21 9.4 SUMMA.OM funktionen (SUMIF, SUMMA.JOS) ............................................ 23 9.5 ANTAL.OM -funktionen (COUNTIF, LASKE.JOS) .......................................... 24 9.6 ANTAL, ANTALV ja ANTAL.TOMMA– funktioner ........................................... 25 9.7 ABS funktionen (ITSEISARVO )................................................................ 26 9.8 SAMMANFOGA funktionen ....................................................................... 26 9.9 AVRUNDA funktionen ............................................................................. 27 9.10 LETARAD funktionen (VLOOKUP, PHAKU) ............................................... 28 9.11 LETAKOLUMN funktionen (HLOOKUP,VHAKU) .......................................... 28 10 Databas ..................................................................................................... 29 10.1 Skapa databas .................................................................................... 29 10.2 Sortera databas .................................................................................. 29 10.3 Sortera efter flera kolumner ................................................................. 30 10.4 Filtrera listor ....................................................................................... 30 11 Diagram .................................................................................................... 33 11.1 Diagramverktyg .................................................................................. 34 11.2 Lägga till och ta bort dataserier............................................................. 35 11.3 Diagram med flerval ............................................................................ 36 Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 3 (36) 2 Flytta och kopiera cellinnehåll Det går att kopiera eller flytta innehållet i en cell till en annan plats i tabellen. Klipp ut Klistra in Kopiera Kopiera 1. Välj område där du vill kopiera innehållet. 2. Klicka på Kopiera knappen i Start-flikens Urklipp-grupp. 3. Välj cell där du vill klistra in det som kopierats (platsen för det kopierade områdets övre vänstra hörn). 4. Klicka på Klistra in i Start-flikens Urklipp-grupp. Kopiera kommandot givet Cell A6 vald Klistra inkommandot givet Område B2:B3 är valt Det kopierade området blir kvar på klippbordet. Den rörliga strecklinjen runtom det kopierade området syns därför. Man får strecklinjen att försvinna genom att trycka på Esctangenten på tangentbordet. Kopian kan klistras in många gånger på olika ställen. Flytta cellinnehållet till 1. 2. 3. en annan plats Välj det område du vill flytta Klicka på Klipp ut i Start-flikens Urklipp-grupp. Välj den cell som blir det inklistrade områdets övre vänstra hörn. 4. Klicka på Klistra in i Start-flikens Urklipp-grupp. Snabbkommandon Tangentkombinationer CTRL+C Kopiera CTRL+X Klipp ut CTRL+V Klistra in Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 4 (36) 3 Skapa formler =B4+B5 Med hjälp av formler kan cellens värde fås som resultatet av en räkneoperation. I formler refererar man med hjälp av celladresser till de celler där värdena som ingår i räkneoperationen finns. Räkneoperationernas symboler Symbol + * / Räkneoperation Addition Subtraktion Multiplikation Division Beräkningsordning Först utförs multiplikation och division och därefter addition och subtraktion. Ifall man vill ändra ordningsföljden använder man parenteser. Exempel 2+5*4=22, (2+5)*4=28 3.1 Skriva en formel Välj cell där formeln skall skrivas. Svaret kommer att visas i samma cell. 1. Skriv först ett likhetstecken = 2. Skriv första cellreferensen eller tal som skall användas i formeln. 3. Skriv räkneoperationens symbol ( +, -, * eller / ) 4. Skriv följande cellreferens eller tal. 5. Fortsätt på samma sätt tills formeln är färdig. 6. Bekräfta (godkänn) formeln med Enter-tangenten. Formeln syns på formelfältet när cellen som innehåller formel väljs. Formelns resultat syns i tabellen Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 5 (36) 3.2 Skapa formler med pekmetod Du kan undvika skrivfel när du skapar formler genom att i klicka på de celler som ingår i formeln i stället för att skriva celladresser. 1. Skriv = i cellen 2. Klicka på cellen B4. Cellreferensen B4 fylls automatiskt i formeln. 3. Skriv in * (multiplikation). 4. Klicka på cellen C4. Cellreferensen fylls i formeln automatiskt. 5. Formeln är färdig att godkänna med Entertangenten. Användning av pekmetoden underlättar avsevärt skapandet av formler i stora tabeller där alla celler inte samtidigt är synliga. Aluekaavat Du kan också använda pekmetoden i en formel med område. 1. 2. 3. 4. Skriv = i cellen Skriv in funktionens namn, i det här fallet SUMMA Skriv in vänster parentes (. Nu är cellinnehållet =summa( Markera området D3:D6. Cellreferensen läggs till formeln. Slutför genom att godkänna med Enter. Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 6 (36) 3.3 Automatisk summa Du kan använda dig av Start-fliken och Summa knappen i Redigering-gruppen när du vill addera celler som är belägna invid varandra radvis eller kolumnvis. Gör såhär: 1. Välj cell där du vill ha rad eller kolumnsumma 2. Klicka på Summa (Σ), programmet visar området som skall räknas ihop med strecklinje. 3. Om det markerade förslaget är rätt, godkänner du genom att trycka på Summa en gång till. Vid användning av automatisk summa skapas en Summafunktion. Du kan redigera funktionsformeln på samma sätt som andra formler. Summera rader och kolumner samtidigt 1. Välj det område som innehåller de tal du vill räkna ihop. Välj också en tom rad under det valda området och en kolumn till höger för att ge rum för svaret. 2. Klicka på summa-tangenten. Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 7 (36) 3.4 Relativa och absoluta cellreferenser Relativa cellreferenser Cellreferenser i formler är vanligtvis relativa. Relativa cellreferenser ändrar vid kopiering av formler. I cellen B4 är en formel som subtraherar innehållet från varandra i cellerna ovanför. Vid kopiering av formeln ändrar cellreferenserna så att formeln byter celladresser efterhand som kolumnen ändrar. A 1 2 Tulot 3 Menot 4 Tulos B Helmi 13 500 9 900 =B2-B3 C Maalis 17 000 15 000 =C2-C3 D Huhti 16 900 15 000 =D2-D3 E F Touko Yhteensä 18 000 =SUMMA(B2:E2) 17 500 =SUMMA(B3:E3) =E2-E3 =F2-F3 Absolut cellreferens I formler multipliceras eller divideras ofta med konstanter som är skrivna i någon cell. I sådana fall kan man låsa cellreferensen så att den inte ändrar vid kopiering. Cellreferensen (celladressen) låses genom att trycka på funktionsknappen F4 när den cellreferens som skall ändras redigeras på formelfältet. Cellreferensen C1 är låst, den har inte ändrat när formeln kopierats. En absolut cellreferens är försedd med ett $-tecken i cellreferensen före kolumnbokstaven och radsiffran. A B 1 Palkankorotus 2 3 Nimi Nyk palkka 4 Koponen 7 800 5 Virtanen 7 600 6 Heinonen 8 400 7 Nieminen 9 200 8 Ketonen 4 500 C D 10 % Korotus, mk Uusi palkka =B4*$C$1 =B4+C4 =B5*$C$1 =B5+C5 =B6*$C$1 =B6+C6 =B7*$C$1 =B7+C7 =B8*$C$1 =B8+C8 Formeln i cellen C4 är gjord på följande sätt: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Välj cellen C4 och skriv = Klicka på cellen B4 Skriv * (multiplikation) Klicka på cellen C1 Tryck på funktionsknappen F4 Godkänn genom att trycka Enter. Magnus Boberg = =B4 =B4* =B4*C1 =B4*$C$1 Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 8 (36) 4 Länka tabeller Måltabellen är den tabell som behöver information från andra tabeller. Källtabellen är den tabell som informationen söks ifrån. Måltabell Sammandrag, 2006 CELL A5 innehåll: =Januari!B10 Talet 22400 visas i cellen Källtabell Januari CELL B10 innehåll: 22 400 Länken till måltabellen uppdateras automatiskt när innehållet i cellen B10 ändrar i källtabellen. Länk =Januari!B10 Cell från vilken data sökes Källtabellens namn. Om det finns mellanslag i måltabellens namn måste det skrivas inom citationstecken. T.ex. ='Januari försäljning'!B10 Skapa länk 1. Välj det område i källtabellen som du vill länka till måltabellen. 2. Välj Kopiera kommandot 3. Gå till mål tabellen genom att klicka på dess bladflik och klicka på den cell som skall bli det övre vänstra hörnet för data. 4. Välj från Klistra in knappen alternativet Klistra in länk. Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 9 (36) 5 Klistra in special Med kommandot kan man definiera vad som följer med när man klistrar in information från urklipp. Vanligtvis följer ”allt” (värden, formateringar, formler) med när man klistrar in från urklipp. 5.1 Klistra in värden 1. Markera området som skall koperias 2. Välj Kopiera från gruppen Urklipp 3. Välj den cell som skall bli vänstra övre hörnet av kopian 4. Klicka på klistra nedanför Klistra in kommandot. 5. Välj passligt alternativ från Klistra in värden. 5.2 Åtgärd vid inklistring Välj Klistra in special från Klistra in special menyn. Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 10 (36) 6 Skydda kalkylblad För att förhindra att du eller andra av misstag skriver över eller raderar värdefulla uppgifter, kan du koppla ett skydd på de celler som inte ska kunna ändras. Det sker i två steg. Alla celler är i princip låsta, men skyddet kopplas inte på förrän du väljer att skydda bladet. Du måste först låsa upp de celler, som ska kunna ändras, se nästa sida. Låsa upp celler 6. 1. Markera de celler som ska kunna ändras. 7. 2. Högerklicka och välj Formatera celler. 8. 3. Välj Fliken Skydd 9. 4. Ta bort bocken i rutan Låst. 10.5. Klicka OK. Du märker ingen skillnad när du kommer tillbaka till kalkylbladet. Skydda kalkylblad 1. Välj menyfliken Granska 2. Klicka på knappen Skydda blad Som standard är två kryssrutor markerade, men det finns många möjligheter att låta användare ändra på kalkylbladet Du kan lägga på ett lösenord, som du måste komma ihåg för att kunna häva skyddet. Fundera på om det räcker att lägga på ett skydd mot oavsiktliga misstag. Ta bort skyddet 3. Välj menyfliken Granska 4. Klicka på knappen Skydda blad Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 11 (36) 7 Formatera innehållet i celler Celler kan formateras på många olika sätt. Cellinnehållet förses med egen font som kan ha olika stilar, understreckad, kursiverad, fet osv. För talen i en tabell kan man definiera visning, t.ex. med hur många decimalers noggrannhet talet visas i cellen. T.ex. talet 12,34875 formaterat med 2 decimaler 12,35. Formateringen inverkar inte på talens beräkningsnoggrannhet. Excel använder 15 decimalers noggrannhet i beräkningarna. Formateringen inverkar enbart på talets utseende. Cellens innehåll kan också justeras till höger , vänster eller centreras. 7.1 Formatera tal I gruppen Tal under Start-fliken hittar du de vanligaste talformateringarna. Med Öka/ minska decimaler knapparna ändrar du antalet decimaler som skall visas. Visar värdet i cellen med tusentalsavgränsning. Till höger i cellen bereds utrymme för valutasymbol. Procentformatering multiplicerar talet med etthundra och visar procenttecken i cellen. (%). Valutaformatering. Infogar som förvalt symbolen för euro (€) efter talvärdet. Exempel Knapp Formatering Valutaformat, infogar valutasymbolen i cellen. Procentformat, multiplicerar cellens innehåll med 100. T.ex =45/90 -> 0,5. Ökar/ Minskar antalet decimaler som visas. Avgränsningsformat. Magnus Boberg Exempel 1 200,35 € 50 % 12,68 -> 13 5 -> 5,00 1 156,50 € 1 134,60 Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 12 (36) 7.2 Formatera text De vanligaste formateringsalternativen för text hittar du under Start-fliken i Tecken-gruppen. Knapparna förstorar / förminskar fontens storlek. Fontens (textens) färg. Cellens bakgrundsfärg Cellens /Cellområdets kantlinje Understrykning (CTRL+U) Kursiv (CTRL+K) Fet stil (CTRL+F) Teckensnitt 7.3 Justera cellinnehåll De vanligaste justeringsalternativen finns under Start-flikens Justering-grupp. Justera texten i höjdriktning. Textens orientering Visar innehållet på flere rader i samma cell. Sammanfogar innehållet i flere celler till en cell och centrerar. Öka/minska indrag. Centrera text vågrätt. Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 13 (36) 7.4 Villkorsstyrd formatering Ett mycket användbart verktyg är villkorsstyrd formatering. Med hjälp av detta kan du bestämma att ett visst format ska användas i cellerna först när vissa villkor är uppfyllda. Du kanske vill bli uppmärksammad på att värdet närmar sig noll eller att ett värde stiger kraftigt. Lägg tid på att sätta dig in i alternativen, de är kraftfulla och intuitiva! Tänk på att alltför mycket staplar eller färger kan göra kalkylbladet rörigt. Tidigare versioner av Excel klarar inte heller flerdubbla villkor. 1. 2. 3. 4. 5. Ställ upp kalkylen som vanligt Markera de celler som ska formateras Välj Menyfliken Start Klicka på knappen Villkorsstyrd formatering I nästa steg väljer du vilken typ av villkorsstyrd formatering du vill använda. Hantera regler Regelhanteraren finns längst ner under Villkorsstyrd formatering. När du använder flera regler på samma intervall av celler visas nya regler högst upp i listan och verkställs först . Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 14 (36) 8 Sidinställningar och utskrift 8.1 Sidinställningar Innan du tar en utskrift lönar det sig att kontrollera att sidinställningar och andra utskriftsinställningar är i skick. Från normalvisning flyttar man till sidinställningsläge genom att klicka på Sidlayout –knappen som finns i programfönstrets nedre högra hörn. Förhandsgranska sidbrytning Sidlayout Normal (visning) 8.2 Lägg till och redigera sidhuvud och sidfot K l i c k a på sidhuvud eller sidfot under Sidlayout. Området är indelat i tre delar i vilka du kan skriva in text. I sidhuvudet och sidfoten kan du infoga bl.a. automatisk sidnumrering, datum, och filnamn med hjälp av gruppfönstret Element för sidhuvud och sidfot. I Navigering-gruppen finns en knapp med vilken du kan byta mellan sidhuvud och sidfot. Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 15 (36) 8.3 Sidinställningar I Sidlayout-bladfliken och Utskriftsformat-gruppen hittar du knapparna Marginaler Med knappalternativens sista alternativ Anpassade marginaler kan du fritt definiera marginalbredden. Orientering Välj utskriftslayout, stående eller liggande papper. Storlek Välj pappersstorlek, vanligtvis A4. Utskriftsområde Som förvalt skriver Excel-programmet ut hela tabellen. Om du vill skriva ut endast en del av tabellen, skall du först välja det område som skall skrivas ut och klicka på Utskriftsområde. I knappalternativen finns också ett alternativ där du kan ta bort utskriftsområde. Sidbrytningar Excel bryter tabellen automatiskt enligt pappersstorleken. Vid behov kan du själv bestämma sidbrytningen på följande sätt 1. Välj den rad ovanför vilken du vill ha sidbrytning. 2. Välj Infoga sidbrytning från knappalternativen. Du kan ta bort enskilda sidbrytningar på motsvarande sätt med kommandot Ta bort sidbrytning. Alla sidbrytningar kan raderas med kommandot Återställ alla sidbrytningar. Excel programmet visar automatiska och hårda sidbrytningar med en streckad linje i normalvisningsläge. Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 16 (36) Anpassa tabellen till sidan, Anpassa-gruppen Med Bredd/Höjd alternativen kan du anpassa (förminska) tabellen så, att den passar till ett bestämt sidantal. Med Skala alternativet kan du sträcka ut eller dra ihop tabellen vid utskriften Rutnätet, rad- och kolumnrubriker, Alternativ-gruppen Med Visa alternativet väljer du om rutnätet eller rad- och kolumnrubrikerna skall visas i skärmen Med Skriv ut alternativet påverkar du utskrift av rutnät och rad- och kolumnrubriker. Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 17 (36) 8.4 Utskrift och utskriftinställningar På Arkiv-fliken finns kommandot Skriv ut som öppnar utskrifts vyn. Till höger om menyn finns en kolumn, där första knappen heter Skriv ut. Genom att klicka på knappen kan du skriva ut tabellen. Genom att klicka på Skrivare-knappen kan du välja den skrivare du vill skicka utskriften till. Under rubriken Inställningar hittar du dom allmännaste utskriftsinställningarna. På högra sidan av fönstret ser du en förhandsgranska-bild av tabellen. Nere till höger finns två knappar. Med vänstra knappen kan du visa/dölja marginalerna. Om marginalerna visas på förhandsgranska-bilden kan du ändra dom genom att dra marginalerna i den riktning som du önskar. Med knappen till höger kan du förstora förhandsgranska-bilden. Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 18 (36) 9 Funktioner Programmet innehåller en stor mängd funktioner t.ex. matematiska och trigonometriska och finansberäkningar. Funktionerna underlättar utförandet av krävande matematiska beräkningar. Funktionsförteckningen hittar du under Formlerfliken och i Funktionsbibliotek-gruppen Infoga funktionknappen.( ƒx) Exempel =MEDEL(A5:C20) (=AVERAGE(A5:C20)) Beräknar medeltalet av värdena i cellområdet A5:C20. =MAKSU(10%;36;40000) Beräknar storleken på en rat i ett annuitetslån. Argumenten separeras från varandra med semikolon Argumenten placeras inom parentes Funktionens namn Likhetstecken (=PMT(10%;36;40000)) (=BETALNING(10%;36;40000)) Som argument används i allmänhet cellreferenser(t.ex. A5) eller konstanter (t.ex. talet 36). Argumentet kan också bestå av en formel eller en annan funktion. Funktionernas syntax (skrivregler) bör följas. Funktionsformeln får inte innehålla mellanslag. Ifall funktionsnamnet är fel fås felmeddelandet #NAMN? i cellen(#NAME?). Funktionernas namn Namn på funktioner är översatta till samma språk som programmets gränssnitt. Finska SUMMA KESKIARVO MIN MAKS Engelska SUM AVERAGE MIN MAX Svenska SUMMA MEDEL MIN MAX De vanligaste funktionerna hittar du också under pilen till höger om Summa-knappen. Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 19 (36) 9.1 Skapa funktionsformel 9.1.1 Skapa guidad funktion Välj den cell där du vill lägga in funktionen. Klicka på ”Insert function”-knappen på verktygsfältet. Ifall du inte hittar funktionen i klassen ”Most recently used” väljer du först klass och sedan funktionen I exemplet används funktionen PMT (MAKSU, BETALNING). Du får fram ett fönster med textfält fär alla argumenti funktionen. I nedre delen av fönstret hittar du beskrivningar på det argument du valt. Funktionens svar syns nederst i fönstret. Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 20 (36) 9.2 Skriv funktionen Funktionsformeln kan också skrivas. Under skrivandets gång kan du komplettera formeln med olika förslag som programmet hämtar fram. Inskrivning av formeln har påbörjats. En lista över funtionsnamn syns, önskat alternativ kan väljas från listan. Inskrivningen fortsätter, ränta och periodantal-argumenten är inskrivna. Argumenten skiljs med ett ; (semikolon). Cellen C4 är vald, hjälptexten visar argumentets namn. Formeln är färdig och kan godkännas. Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 21 (36) 9.3 OM funktionen (IF, JOS) Vid beräkningar stöter man ofta på situationer där utgångsvärdena inverkar på, hur slutresultatet beräknas. T.ex. så att en stamkund får större rabatt än övriga kunder osv. Ifall du vid beräkningar blir tvungen att beakta sådana villkor kan du använda funktionen OM. =JOS(totuus_testi;arvo_jos_tosi;arvo_jos_epätosi) =OM(logisk_test;värde_om_sant;värde_om_falskt) =IF(logical_test;value_if_true;value_if_false) Funktionen använder tre olika argumet: Logisk test Denna test utförs med hjälp av jämförelse. Jämförelsetecken > >= < <= = <> större än större än eller lika med mindre än mindre än eller lika med lika med olik med Logiska testet returnerar TRUE FALSE Exempel ifall sant (fi. TOSI) ifall falskt (fi. EPÄTOSI) Test =10 > 2 Resultat TRUE, TOSI, SANT =10 < 2 FALSE, EPÄTOSI, FALSKT =A5 > B15 Ger resultatet TRUE ifall cellen A5 har ett större värde än B15 ="a" > "b" FALSE, koden för bokstaven a är mindre än koden för b. Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 22 (36) Value_if_true, Värde_om_sant, Arvo_jos_tosi Denna del av funktionen utförs ifall testet som resultat ger värdet TRUE. Här kan man t.ex. använda en formel vars resultat fås i cellen. Som argument kan också ges en text som visas ifall villkoret fylls. Value_if_false, Värde_om_falskt, Arvo_jos_epätosi Denna del av funktionen utförs ifall testet som resultat ger värdet FALSE. Exempel =IF(A5>B6;"Målet uppnått";"Lyckades ej!") I formlercellen visas texten "Målet uppnått" ifall värdet i cellen A5 är större än värdet i cellen B6. I annat fall visas texten "Lyckades ej”. Lägg märke till citationstecknen, om man vill ha text utskrivet i cellen skall texten börja och sluta med citationstecken. =IF(A5=>5000;10;0) Cellen får värdet 10 ifall A5 fyller villkoret i funktionen. I annat fall får cellen värdet 0. Värdet kan t.ex. Vara en rabatt % och A5 innehåller räkningens slutsumma. =IF(A5>5000:A5*0,1;0) Ifall villkoret uppfylls får man resultatet av uträkningen A5*0,1 i cellen. I annat fall fås resultatet 0. =IF(A5=”x”;”Kanta-asiakas”;””) Om tecknet ”x” finns i cellen visas texten ”Stamkund” i cellen. I annat fall visas ingenting i cellen – två citationstecken efter varandra får cellen at se tom ut. I cellen finns en formel som man måste ta till beaktande i vissa fall. Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 23 (36) 9.4 SUMMA.OM funktionen (SUMIF, SUMMA.JOS) SUMIF-funktionen summerar innehållet celler enligt ett angivet villkor. =SUMMA.OM(område;villkor;summaområde) Område Cellområde som skall undersökas. Villkor Criteria (villkor) är ett tal, ett uttryck eller text som definierar vilka celler som skall summeras. Exempel av villkor 32, "32", ">32", "<="&F1 eller "bilar". Summaområde Summaområde) är det faktiska celler som skall summeras. Exempel I exemplet har man räknat försäljningen av olika produkter totalt. . Område-argumentet är produktnamnen, område (A2:A8). Villkoret är produktnamnet tex. ”Pöytä”. Summaområde är fösäljning i €, området (C2:C8). När funktionen hittar en cell i området Range som fyller criteria-villkoret adderar den till totala summan värdet som finns på motsvarande rad i sum_range-området. Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 24 (36) 9.5 ANTAL.OM -funktionen (COUNTIF, LASKE.JOS) Ger som svar antal celler på det bestämda området vars innehåll motsvarar de villkor som givits. =ANTAL.OM(område;villkor) Område det område som kontrolleras Villkor det villkor som bör uppfyllas för att antalet skall växa. Exempel =ANTAL.OM(B10:B15;"KKC") - Ger svaret 2 ifall två av områdets B10:B15 celler innehåller texten KKC. =ANTAL.OM(B10:B15;">100") Ger svaret 3 ifall området B10:B15 innehåller talen 67, 102, 134, 99, 106. =ANTAL.OM(B10:B15;">"&A3) Räknar antalet celler från området B10:B15 vars värde är större än värdet i cellen A3. Villkoret "<" sammanfogas med cellereferensen A3 med &tecknet. Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 25 (36) 9.6 ANTAL, ANTALV ja ANTAL.TOMMA– funktioner =ANTAL(område) Ger antalet celler på området som innehåller numerisk information. =ANTALV(område) Ger antalet celler på området som innehåller information (numerisk, text, formler). =ANTAL.TOMMA(område) Ger antalet tomma celler. OBS! Celler med innehållet 0 är inte tomma. En cell som innehåller en formel är inte heller en tom cell. Alueen tiedot B25 135 B26 20 B27 Ville B28 B29 0 B30 300 B31 1500 Kaava =LASKE(B25:B31) =LASKE.A(B25:B31) =LASKE.TYHJÄT(B25:B31) Magnus Boberg Palauttaa 5 6 1 Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 26 (36) 9.7 ABS funktionen (ITSEISARVO ) Returnerar absolutvärdet av ett tal. Ett tal utan tecken. Exempel =ABS(-35) returnerar talet 35. 9.8 SAMMANFOGA funktionen Sammanfogar flera textsträngar till en.. Exempel Cell Innehåll B2 Ville C2 Virtanen =SAMMANFOGA(B2;" ";C2) Returnerar till formelcellen: Ville Virtanen Också mellanslaget måste sammanfogas! 9.8.1 &-tecknet Du kan använda et-tecknet (&) i en formel om du vill kombinera text från flera celler i en enda cell, t.ex. ett förnamn och ett efternamn. =B2&” ”&C2 Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 27 (36) 9.9 AVRUNDA funktionen Formatering När man formaterar cellinnehåll påverkas endast talets utseende – talen visas till exempel med två decimalers noggrannhet. Själva talets noggrannhet påverkas inte, beräkningar utförs med det noggranna värdet. Avrundning Vid behov kan talet avrundas med hjälp av funktionen AVRUNDA. Funktion käyttäminen =AVRUND(luku;numerot) Luku pyöristettävä luku Numerot tarkkuus, desimaalien lukumäärä 0 pyöristää lähimpään kokonaislukuun negatiivinen luku pyöristää lähimpään10, 100, 1000-lukuun jne. Esimerkkejä =PYÖRISTÄ(23,567;2) lopputulos 23,57 siten, =PYÖRISTÄ(23,567;0) lopputulos 24 (joka voidaan muotoilla että luku näytetään kahden desimaalin tarkkuudella 24,00). =PYÖRISTÄ(14267;-3) lopputulos 14 000. Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 9.10 28 (36) LETARAD funktionen (VLOOKUP, PHAKU) Söka i första kolumnen =LETARAD(letauppvärde;tabellmatris;kolumnindex;ungefärlig) Letauppvärde det värde som du vill leta upp i första kolumnen. Tabellmatris är det tabellområde där uppgifterna finns. Kolumnindex motsvarar den kolumn som värdet returneras från. Ungefärlig TRUE = sker efter ett värde som bäst machar letauppvärdet. Används om argumentet inte anges. FALSE = Sökningen letar efter exakt värde. OBS! Tabellen måste vara sorterad i stigande ordning. 9.11 LETAKOLUMN funktionen (HLOOKUP,VHAKU) Söka i första raden =LETAKOLUMN(letauppvärde;tabellmatris;radindex;ungefärlig) Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 10 29 (36) Databas I Excel kan du hantera databaser, eller listor. Du kan till exempel skapa telefonlistor, adressregister, produktlistor och försäljningsstatistik. Fält Kategori av uppgifter, till exempel Efternamn, Förnamn Post All information om ett objekt, till exempel alla uppgifter om Fredrik Fransson i Falkenberg 10.1 Skapa databas En databas skapas i ett vanligt kalkylblad. Av praktiska skäl placeras den ofta längst upp till vänster. Det finns vissa riktlinjer du behöver tänka på. Flera av dem är tämligen självklara. Storlek och plats Lämna minst en tom kolumn och en tom rad mellan listan och andra data i kalkylbladet. Lagra inga viktiga data till vänster eller till höger om listan Fördela gärna listorna så att du har en på varje blad Kolumnetiketter, rubriker Lägg kolumnetiketterna på listans första rad Formatera gärna etiketterna, till exempel med fetstil, annan färg eller med färgade celler Inga tomma rader mellan rubriker och data. Excel förstår inte då att etiketter och data då hör ihop. Använd istället linjer eller öka radavståndet. Innehåll Varje kolumn ska innehålla samma slags information. Du har till exempel en kolumn för förnamn och en annan kolumn för efternamn. Använd samma format för alla celler i en kolumn, det vill säga blanda inte datum med valutaformat. Ha inga tomma rader eller kolumner i listan. Då tror Excel att det är två listor. 10.2 Sortera databas Du kan sortera din lista på olika sätt. Om du sorterar efter en kolumn, som innehåller en eller flera tomma celler, placeras de tomma cellerna alltid sist i den sorterade listan. 1. 2. 3. 4. 5. Sortera efter en kolumn Markera en cell i den kolumn du vill sortera efter. Menyfliken Start Knappen Sortera och filtrera Sortera från A till Ö eller från Ö till A På menyfliken Data finns också sorteringsknapparna Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 10.3 30 (36) Sortera efter flera kolumner I Excel 2010 kan du sortera efter så många kolumner du önskar, det är inte begränsat till tre kolumner. 1. 2. 3. 4. 5. Markera valfri cell i listan. Du behöver inte markera hela listan. Välj menyfliken Start Knappen Sortera och filtrera. Välj Anpassad sortering. Hela listan är nu markerad. Om du har formaterat etiketterna känner Excel av att listan har rubriker och du hittar rubrikerna i sorteringsalternativen. 6. Knappen Lägg till nivå för ytterligare sorteringar 7. Klicka på OK 10.4 Filtrera listor Med funktionen filter kan du snabbt hämta fram vissa delar av en lista. Du döljer data du inte är intresserad av för tillfället. 1. 2. 3. 4. Markera valfri cell i listan Välj menyfliken Data Knappen Filter Nu visas listpilar vid varje rubrik Avaktivera Autofilter 1. Välj menyfliken Data 2. Klicka på knappen Filter. Bocken tas bort framför ordet Autofilter och filterpilarna försvinner i listan. Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 10.4.1 31 (36) Genomföra filtrering 1. Klicka på en av listpilarna ta bort bocken i Markera allt 2. Markera önskade filtervillkor. 3. Klicka OK När listan är filtrerad visas aktuella radnummer i blått, filtersymbolen visar en liten tratt och i statusraden visas hur många rader som uppfyller filtervillkoren. 10.4.2 Textfilter och Talfilter Filtervillkoren ser delvis olika ut beroende på om du har text eller tal i cellerna. Längst ner i båda listorna finns Anpassat autofilter. Tomma celler Om listan innehåller tomma celler kan du välja att visa dessa, annars finns inte detta val. Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 32 (36) Datum Om kolumnen innehåller datum grupperas dessa automtiskt. Sedan kan du göra önskade urval genom att expandera årtalen och bocka i eller ur rutorna. Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 11 33 (36) Diagram En av fördelarna med ett kalkylprogram är möjligheten att kunna presentera kalkyler grafiskt. De inbyggda diagramtyperna gör det möjligt för dig att skapa många skilda diagram för att hantera olika sorters information. När du uppdaterar källdata med nya siffror uppdateras diagrammet automatiskt. Skapa standarddiagram Om du snabbt vill skapa ett standarddiagram på ett eget blad, markerar du diagramunderlaget och trycker på funktionstangenten F11. Skapa diagram 1. Markera området av data som ska visas i diagrammet. 2. Menyfliken Infoga 3. Sju huvudgrupper visas med beskrivande bilder. Klicka på listpilen till respektive knapp för att visa diagramtyperna. 4. När du för musen över ett diagram får du ytterligare information om användningsområde 5. Klicka på ett diagram så skapas det automatiskt Markera och flytta ett inbäddat diagram Klicka på diagrammet för att markera det. För att flytta diagrammet pekar du på den vita bakgrunden. Muspekaren ändrar utseende till en ”fyrpil”. Håll ner vänster musknapp och dra diagrammet till önskad position. För att ändra storlek pekar du på en hörna eller mitt på ramen där det visas fyra prickar. Muspekaren ändrar utseende till en ”dubbelpil”. Håll ner vänster musknapp och ändra till önskad storlek. Radera inbäddat diagram 1. Markera diagrammet 2. Tryck på tangenten Delete Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 11.1 34 (36) Diagramverktyg När diagrammet är markerat visas menyfliken Diagramverktyg, som har tre underflikar, Design, Layout och Format. Diagramfunktionerna är ofta självinstruerande. Kom också ihåg möjligheten att använda höger musknapp på önskad del av diagrammet för att utföra redigeringar. 11.1.1 Menyfliksområdet Design Ändra diagramtyp 1. Knappen Ändra diagramtyp 2. Välj diagram och klicka OK Växla rad/kolumn Dataserierna visas i rader och kolumner. Testa båda varianterna för att se vilket som passar bäst. 1. Knappen Växla rad/kolumn Flytta diagram När du har ett inbäddat diagram och vill lägga det på ett eget blad klickar du på knappen Flytta diagram. Använd samma knapp om du vill flytta ett diagram på eget blad och göra det till ett inbäddat. 11.1.2 Menyfliksområdet Layout På menyfliken Layout kan du exempelvis redigera Diagramrubrik, Förklaringsruta och Stödlinjer. Klicka på knapparna för Diagramrubrik, Axeletiketter, Förklaring, Dataetiketter samt Datatabell och gör önskade inställningar. Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 11.2 35 (36) Lägga till och ta bort dataserier När serierna utökas kan du enkelt lägga till de nya serierna till diagrammet. Alternativ 1 2. Klicka på diagrammets rityta. 3. Lägg märke till att värden i tabellen ramas in i olika färger vilka hänvisar till värden i diagrammet. 4. Placera muspekaren längst ner till höger i den ursprungliga tabellen, en dubbelpil visas. 5. Dra muspekaren åt höger så att de nya serierna blir markerade. Då uppdateras diagrammet automatiskt. Alternativ 2 1. Markera i kalkylbladet den information som ska läggas till. 2. Kopiera 3. Markera diagrammet och Klistra in Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx UTBILDNINGSMATERIAL Excel 2010 fortsättning 9.2.2014 11.3 36 (36) Diagram med flerval Om informationen som skall användas i diagrammet inte finns bredvid eller under varandra går det att välja område med hjälp av flerval. Exempel: Stapeldiagram som visar totala försäljningen. Gör så här 1. Välj området A1:G1 2. Tryck ner CTRL-tangenten och håll den nertryckt. 3. Välj området A4:G4 När du väljer område med hjälp av flerval är de viktigt att markera lika stora områden. Slutresultat Magnus Boberg Excel-2010-fortsattning-sv-sv.docx
© Copyright 2024