1. No category

Årsskiftesrutiner (december 2014)
FLEX Lön
Årsskifte januari 2015
Förberedelser & genomförande
Bäste kund!
Det börjar närma sig årsbyte i systemet och vi på FLEX Lön skulle vilja informera er kunder
om hur ni ska gå tillväga. På följande sidor beskrivs de olika steg du ska följa för att
förbereda programmet för det nya året, hur du installerar FLEX årsskiftesversion samt hur du
genomför själva årsbytet.
Med vänlig hälsning
Flex Datasystem
FLEX
Lön – Årsskiftesrutiner (december 2014)
2
Nyhet för inkomstår 2015 – Högkostnadsskydd för sjuklönekostnader
För alla arbetsgivare i Sverige finns ett skydd mot höga sjuklönekostnader. Syftet med
ersättningen är att arbetsgivare ska våga anställda, och då framför allt små eller
nyetablerade företag där sjukfrånvaro kan vara en ekonomisk risk. Från årsskiftet gäller nya
ersättningsnivåer och nya rutiner för rapportering av sjuklönekostnader.
Från och med 1 januari 2015 ska sjuklönekostnader rapporteras i en ny ruta på
arbetsgivardeklarationen. Med sjuklönekostnader avses sjuklön som betalas ut till den
anställde enligt sjuklönelagen (80% av lönen dag 2-14) inklusive arbetsgivaravgifter.
För att detta ska fungera i FLEX Lön
behöver lönearterna som används för
sjuklön vara inställda som Sjuklön dag 214 (Arbetsgivardekl. och Konjunkturstat.) i
löneartsregistret under fliken Lön – Övrigt.
Observera! Det är viktigt att denna inställning är gjord innan du skapar den första
lönekörningen med utbetalning 2015 för att slippa extra manuellt arbete.
Mer information om ersättning för höga sjuklönekostnader hittar du på www.skatteverket.se
och www.forsakringskassan.se
FLEX
Lön – Årsskiftesrutiner (december 2014)
3
Enklare årsskiftesrutiner med FLEX Online
I samband med årsskiftet 2010/2011 infördes nya årsskiftesrutiner för FLEX. En av
förändringarna var att programmet byggdes om för att vi som programvaruleverantör inte
längre ska vara beroende av att statliga myndigheter publicerat officiella värden för att kunna
släppa årsskiftesversionen av programmet.
FLEX årsskiftesversion släpps numera så snart vi gjort nödvändiga anpassningar i
programkoden för bl.a. utskrift av kontrolluppgift och arbetsgivardeklaration, och detta arbete
är vanligtvis klart under början/mitten av december.
Eftersom statliga myndigheter inte har publicerat officiella värden för det kommande året då
vi släpper årsskiftesversionen av FLEX har systemet kompletterats med funktioner för att
automatiskt hämta in aktuella värden i samband med att funktionen Årsbyte körs.
Aktuella värden hämtas av FLEX via internet från vår uppdateringstjänst FLEX Online eller
från filer som manuellt laddats ner till FLEX programkatalog från vår hemsidas kundzon.
Allmän information och rekommendationer
Årsbyte
Årsbyte i FLEX kan göras vid valfritt tillfälle, men vi rekommenderar att ni avvaktar till dess
att ni laddat ner och installerat programvaran för den ordinarie årsskiftesversionen av FLEX
(15.1a) och vi som systemleverantör har publicerat statligt reglerade värden för aktuella
länder. Vi informerar per mejl samt på vår hemsida när detta finns tillgängligt.
Om du använder flera av delsystemen FLEX Reseräkning, FLEX Tidredovisning eller FLEX
Lön ska du endast köra funktionen Årsbyte i ett av dessa, vilket spelar ingen roll då årsbytet
får genomslag i alla delsystem.
Hemsidan
På vår hemsida www.flexdatasystem.se hittar du alltid senaste nytt gällande FLEX.
Nyhetsbrev
Anmäl dig gärna som mottagare av vårt nyhetsbrev, så att vi kan hålla dig informerad om
nyheter gällande FLEX. Anmälan för nyhetsbrev gör du i kundzonen på vår hemsida.
Preliminärt releasedatum för FLEX programversion 15.1a
FLEX programversion 15.1a kommer i samband med årsskiftet 2014/2015 preliminärt att
släppas den 15 december 2014.
FLEX
Lön – Årsskiftesrutiner (december 2014)
4
Förberedelser
Följande förberedelser och planering inför årsbytet bör utföras i god tid innan
programuppdatering och årsbytet ska göras. Detta görs vanligtvis av en administratör.
1. Förbered årsschema
Innan årsbytet påbörjas måste schema förberedas för det nya året. Om du även
använder FLEX Tidredovisning bör detta göras redan i oktober/november.
Börja med att lägga upp avvikelsedagar för det nya året. Ett tips är att kopiera från
aktuellt år och ändra de dagar som behövs i det nya året (Inställningar –
Avvikelsedagar).
Kör därefter funktionen Förbered årsschemor. Denna funktion gör så att alla
schemacykler rullas ut på det nya året (Årsrutiner – Förbered årsschemor).
2. CSR - förfrågan
Inför det nya året är det rekommenderat att göra en CSR-förfrågan till Skatteverket. Du
får då de uppgifter som krävs för att kunna göra korrekta skatteavdrag för de anställda.
En fil med CSR-förfrågan skapar du under Servicerutiner – CSR-förfrågan. Filen skickar
du sedan in till Skatteverket. När skattetabellerna för det nya året är klara får du en fil
med CSR-svar från Skatteverket. Denna fil läser du in i systemet under Servicerutiner –
CSR återläsning.
3. Inloggningsuppgifter för kundzon
För att kunna ladda ner installationsprogram och anvisningar för nya programversioner
av FLEX måste du logga in i kundzonen som finns på vår hemsida. För att logga in
behöver du kundnummer och lösenord. Saknar du någon av dessa uppgifter bör du i
god tid innan årsskiftet kontakta oss.
4. Installationsprogram och anvisningar på media
Om du av någon anledning inte kan använda vår kundzon för att ladda ner
installationsprogram och anvisningar kan du få dessa på media (CD eller DVD).
Kontakta oss i god tid innan årsskiftet så att vi hinner förbereda utskicket till dig.
5. Kontakta din IT-avdelning
För att kunna uppdatera FLEX till den nya versionen kan du eventuellt behöva boka
hjälp av ditt företags IT-avdelning.
6. Informera användare
Informera dina användare i god tid om vad de behöver tänka på gällande FLEX
i samband med årsskiftet. Resenärer kommer t ex inte att kunna registrera resor gjorda
under 2015 i FLEX Reseräkning förrän årsbytet genomförts.
Du informerar användarna genom att skapa ett så kallat Systemmeddelande i FLEX
Reseräkning eller FLEX Tidredovisning. Du skriver själv din meddelandetext och väljer
vilken eller vilka användare som det ska visas för. Systemmeddelanden visas för
användare då de loggar in i FLEX.
FLEX
Lön – Årsskiftesrutiner (december 2014)
Funktionen för att skapa meddelanden hittar du i FLEX Reseräkning eller FLEX
Tidredovisning under menyn Arkiv – Meddelanden. Se exempel nedan:
Meddelande som visas då en användare loggar in i FLEX:
5
FLEX
Lön – Årsskiftesrutiner (december 2014)
7. Uppdatering av FLEX databas
För att kunna uppdatera FLEX databas måste du logga in i med en användare som har
administratörsbehörighet enligt FLEX behörighetssystem eller med det systemfasta
användarkontot ADMIN.
Inställningen för administratörsbehörighet finns i FLEX behörighetssystem
(behörighetsgrupper) och i användarregistret:
Om du ska använda ADMIN men inte vet lösenordet kan du själv åtgärda detta genom
att i FLEX användarregister tilldela ADMIN ett nytt lösenord. Välj först ADMIN i listan till
vänster och klicka därefter på knappen Lösenord under fliken Säkerhet.
6
FLEX
Lön – Årsskiftesrutiner (december 2014)
7
Installation av FLEX årsskiftesversion 15.1a
Installationen bör göras under andra halvan av december eller i början på det nya året. Detta
görs vanligtvis av ditt företags IT-avdelning.
1. Lås systemet för användare
Om du även har FLEX Reseräkning eller FLEX Tidredovisning rekommenderar vi att du
före årsbytet låser FLEX för alla användare utom den som du som administratör
använder vid själva årsbytet. Använd återigen funktionen i FLEX Reseräkning eller FLEX
Tidredovisning för att skapa systemmeddelanden men markera denna gång Lås
systemet för användare. Funktionen för att skapa meddelanden hittar du under menyn
Arkiv – Meddelanden.
Om du vill kan du genom att klicka på knappen Schema ange när systemmeddelandet
ska visas och låsa systemet. Om du använder denna funktion behöver du alltså inte
tänka på att aktivera och avaktivera meddelandet då meddelandet endast visas enligt
schemat du lagt in.
Förvissa dig om att användare inte arbetar i systemet genom att granska FLEX
Användarlogg som du hittar under menyn Arkiv.
FLEX
Lön – Årsskiftesrutiner (december 2014)
8
2. Säkerhetskopiera
Innan du kör installationen rekommenderar vi att du tar säkerhetskopior i FLEX. Under
menyn Arkiv finns funktionen för att säkerhetskopiera systeminformation och under
Servicerutiner finns funktionen för att säkerhetskopiera företagsinformation.
Säkerhetskopiering under Servicerutiner ska köras på alla företag som finns i er FLEXdatabas.
3. Ladda ner och installera nya programversioner
Uppdateringar för FLEX är alltid sammanslagna och det spelar därför ingen roll vilken
version av FLEX du uppdaterar från när ni installerar den nya.
Samtliga FLEX programvaror som ingår i din installation ska uppdateras till den nya
programversionen. Om du t ex har FLEX Reseräkning, FLEX Service och FLEX Portal
måste alltså alla dessa uppdateras för att installationen ska fungera.
Installationsfilerna finns på vår hemsidas kundzon under menyvalet Uppdateringar. Klicka
på produktnamnen under rubriken Uppdateringar version 15.1a (XXXXX) för att ladda ner
de olika installationsprogrammen. Lite längre ner på sidan hittar du också
uppdateringsanvisningar. Följ de olika anvisningarna noggrant för att installera
uppdateringarna på ett korrekt sätt.
Tips:
För att ladda ner filer från kundzonen, t ex installationsprogram, högerklicka med musen när
markören är ovanför länken och välj Spara mål som/Save target as:
FLEX
Lön – Årsskiftesrutiner (december 2014)
9
Välj sedan den plats där du vill att filen ska sparas, endera lokalt på din egen dator eller på
en nätverksresurs.
4. Uppdatering av FLEX databas
När installationen av programvaran för FLEX Lön är klar måste programmet startas för att
nödvändiga program- och databasanpassningar ska genomföras. Uppdatering av
databasen kräver att du loggar in med en användare i FLEX som har
administratörsbehörighet. Se avsnittet Förberedelser, punkten Uppdatering av FLEX
databas.
När du startat programmet ska du kontrollera att du nu kör den nya versionen, FLEX 15.1a.
Information om vilken version av FLEX du kör hittar du längst ner i programfönstret och
under ? – Om FLEX.
FLEX
Lön – Årsskiftesrutiner (december 2014)
10
Årsbyte
Årsbytet ska göras innan du påbörjar registrering av uppgifter på det nya året. Detta görs
vanligtvis av en administratör.
1. Lås systemet för användare
Om du även har FLEX Reseräkning eller FLEX Tidredovisning rekommenderar vi att du
låser FLEX för alla användare utom den som du som administratör använder innan
årsbytet görs. Använd återigen funktionen i FLEX Reseräkning eller FLEX
Tidredovisning för att skapa systemmeddelanden men markera denna gång Lås
systemet för användare. Funktionen för att skapa meddelanden hittar du under menyn
Arkiv – Meddelanden.
Om du vill kan du genom att klicka på knappen Schema ange när systemmeddelandet
ska visas och låsa systemet. Om du använder denna funktion behöver du alltså inte
tänka på att aktivera och avaktivera meddelandet, då meddelandet endast visas enligt
schemat du lagt in.
Förvissa dig om att användare inte arbetar i systemet genom att granska FLEX
Användarlogg som du hittar under menyn Arkiv.
FLEX
Lön – Årsskiftesrutiner (december 2014)
11
2. Säkerhetskopiera
Innan du kör installationen rekommenderar vi att du tar säkerhetskopior i FLEX. Under
menyn Arkiv finns funktionen för att säkerhetskopiera systeminformation och under
Servicerutiner finns funktionen för att säkerhetskopiera företagsinformation.
Säkerhetskopiering under Servicerutiner ska köras på alla företag som finns i er FLEXdatabas.
3. Periodavräkning
För att löneutbetalningarna ska komma med på kontrolluppgiften och
arbetsgivardeklarationen måste alla lönekörningar med utbetalning under 2014 vara
periodavräknade innan årsbytet görs.
Arbetsgivardeklaration för 2014 kan skrivas ut både före och efter det att årsbyte har
gjorts, kontrolluppgift måste däremot skrivas ut efter årsbyte.
4. Årsbyte
Kör funktionen Årsbyte under menyn Årsrutiner. Om du får ett meddelande om att värden
för det kommande året inte kan läsas in bör årsbytet avbrytas och problemet åtgärdas för att
du ska slippa manuell justering av värden i efterhand.
FLEX använder som standard först FLEX Online uppdateringstjänst via internet för att
hämta nya värden, men om FLEX körs på en dator som av någon anledning inte kan
använda tjänsten används istället värden från filer som följde med installationsprogrammet
för programuppdateringen. Du kan själv testa om FLEX kan använda FLEX Online
uppdateringstjänst genom att under Arkiv – Systeminställningar klicka på knappen Test. Om
programmet inte kommer i kontakt med FLEX Online bör du först kontrollera med er ITavdelning om detta kan avhjälpas, och om det inte är möjligt bör du avaktivera inställningen.
Läs mer om hur FLEX Online fungerar i användarmeddelande och handbok.
För att få tillgång till aktuella värden måste du via en dator med
internetuppkoppling ladda ner filer med aktuella värden från vår
hemsidas kundzon. Du hittar filerna under menyalternativet
Uppdateringar och de ska sparas i FLEX programkatalog (till
vilken programuppdateringen tidigare installerades).
FLEX Lön är integrerat med FLEX Tidredovisning och FLEX
Reseräkning och funktionen Årsbyte ska därför endast köras
i ett av programmen.
FLEX
Lön – Årsskiftesrutiner (december 2014)
12
Om du gjort årsbytet i en äldre programversion ska du inte köra funktionen igen i den
nya.
5. Kontroller och justeringar
När du har gjort årsbytet har justeringar gjorts med automatik, men vi rekommenderar ändå
att du kontrollerar att ändringarna är korrekta.
Under Inställningar – Belopp och procent hittar du följande information:
6. Skriv ut och stäm av kontrolluppgift
Kontrolluppgifter för 2014 kan nu skrivas ut på papper, på fil, och även skickas via e-post
till de anställda. Rutiner hittar du under menyn Årsrutiner.
Se närmare anvisningar längre fram i detta dokument.
7. Årsredovisningar
Man brukar i regel ta ut viss årsredovisning efter årsskiftet. De flesta företag ska redovisa
sjukstatistik för årsredovisning, och den hittar du under Arbeta med – Rapporter, Statistik.
En annan vanlig rapportering är den till FORA. Även denna hittar du under Arbeta med –
Rapporter, Statistik. Anvisningar för FORA finns i separat dokument.
8. Upprepa i alla företag
Upprepa rutinerna för årsbyte i alla företag som finns i er FLEX-databas.
Årsbytet i FLEX Lön är nu klart
Programmet är nu anpassat för att kunna hantera löneutbetalningar för det nya året.
Glöm inte att ta bort eller avaktivera systemmeddelandet som låser systemet för era
användare.
Observera! Glöm inte att kontrollera löneart för sjuklön enligt sidan 2. Nytt för 2015!
FLEX
Lön – Årsskiftesrutiner (december 2014)
13
Hur du stämmer av kontrolluppgiften
Det är viktigt att du stämmer av att uppgifterna på kontrolluppgifterna är korrekta. Du kan gå
in på Skatteverkets hemsida för att få information kring vad de stämmer av.
Det första du bör kontrollera är att uppgifterna på kontrolluppgiftens sammandrag stämmer med
årets lämnade arbetsgivardeklarationer. Du kan ta ut arbetsgivardeklarationen för hela året
under Arbeta med - Rapporter, Historik.
Skatteverket stämmer av följande uppgifter:
Avdragen skatt: Ruta 01 på kontrolluppgiften kontrolleras mot summan av ruta 82 och 84 på
arbetsgivardeklarationen.
Lön och förmåner: Summan av ruta 11, 12, 13, och 18 på kontrolluppgiften ska stämma med
ruta 53 på arbetsgivardeklarationen.
OBS! Om du har bytt till FLEX Lön under inkomståret och inte har importerat
historiktransaktioner från det gamla systemet, kommer inte hela årets uppgifter finnas på
arbetsgivardeklarationen i FLEX Lön. Du behöver då ta ut arbetsgivardeklarationen från ditt
gamla system för den delen av året och summera med arbetsgivardeklarationen från FLEX Lön.
Undantag från Skatteverkets avstämning
Det finns några saker som innebär en naturlig differens mellan arbetsgivardeklarationen och
kontrolluppgifterna. En naturlig differens kan uppstå i följande fall:
a. Det finns en marginal för öresdiffar mellan arbetsgivardeklarationen och
kontrolluppgifterna med 99 öre per anställd. Maximal tillåten differens i företaget är alltså
ungefär lika många kronor som antalet anställda i företaget.
b. Om det finns anställda som har en bruttolön som inte överstiger 1000 kr under ett år
kommer dessa inte med på arbetsgivardeklarationen men ska ändå redovisa
kontrolluppgifter. För att stämma av detta kan du ta ut rapporten Arbetsgivardeklaration
per anställd för hela inkomståret. På sista sidan finns en sammanfattning med bland
annat information om total bruttolön som understiger 1000 kr.
c. Anställda som är befriade från arbetsgivaravgift kommer inte med på
arbetsgivardeklarationen men ska redovisa kontrolluppgift. Anställda som är födda 1937
eller tidigare är t.ex. befriade från arbetsgivaravgift. Observera att för dessa anställda
ska bruttolönen redovisas på ruta 31 istället för ruta 11 på kontrolluppgiften. Detta gör
systemet automatiskt.
d. För drivmedelsförmån betalar du arbetsgivaravgifter på marknadsvärdet av
drivmedlet, men den skattepliktiga förmånen som den anställde ska skatta för är
uppräknat med faktorn 1,2. På arbetsgivardeklarationen redovisas därför
marknadsvärdet, medan du på kontrolluppgiften redovisar det uppräknade värdet i
ruta 18.
FLEX
Lön – Årsskiftesrutiner (december 2014)
14
Hur styr jag vad som kommer med på kontrolluppgiften?
Vilka uppgifter som kommer med i kontrolluppgiften
styrs av ackumulatorerna. Under Inställningar –
Ackumulatoruppgifter väljer du vilka fält på
kontrolluppgiften en ackumulator ska styras till. Du kan
även styra en ackumulator till kryssrutor och
specifikationsfält. Om du har styrt en ackumulator till en kryssruta sätts kryss i rutan då
ackumulatorn innehåller ett värde. Om ackumulatorn är tom sätts inget kryss. Om du styr en
ackumulator till ett specifikationsfält skrivs ackumulatorns benämning i specifikationsfältet om
ackumulatorn innehåller ett värde. Om du t.ex. har en ackumulator för en datorförmån som ska
redovisas som en annan förmån i ruta 47, beloppet ska
redovisas i ruta 12 och specifikation ska skrivas i ruta
65, anger du helt enkelt att ackumulatorn styr till dessa
tre fält.
I ruta 16 på kontrolluppgiften ska du redovisa Antal km
med milersättning vid bilförmån. Om du i acken har
antalet mil kan du på ackumulatorn kryssa i
inställningen Omvandla ackens värde från mil till km för
att rätt värde ska redovisas på kontrolluppgiften.
Hur kontrollerar jag vilka lönearter som är med i beloppet på kontrolluppgiften?
Om kontrolluppgiften inte stämmer överens med arbetsgivardeklarationen behöver du hitta
orsaken till detta. Det vanligaste felet är att en eller flera lönearter har felaktiga styrningar till
ackumulatorerna. Så här kan du gå till väga för att söka efter felaktigheter:
a. Ta reda på vilka ackumulatorer som styr till fältet på kontrolluppgiften med felaktigt
värde. Detta gör du under Inställningar – Ackumulatoruppgifter.
b. Kontrollera i löneregistret att alla lönearter som ska styras till dessa ackumulatorer gör
det. För att få en översikt över löneartsstyrningarna kan du använda rapporterna
Löneartsstyrningar och Ackumulatorstyrningar under Arbeta med – Rapporter –
Register.
Ett annat tips är att ta ut rapporten Fördelning av antal och belopp som du hittar under
Arbeta med – Rapporter – Historik.
FLEX
Lön – Årsskiftesrutiner (december 2014)
15
Här kan du göra olika urval för att stämma av med uppgifter på kontrolluppgiften. På rad
5 kan du välja Underlagstyp för skatteberäkning – Skattepliktig utom förmån och på rad
8 gruppera på Löneart för att får ut vilka lönearter som används för skattepliktig
ersättning. På rad 6 anger du ett datumintervall för aktuellt inkomstår. Denna lista kan
du använda för att stämma av mot ruta 11.
För att stämma av vilka lönearter som har ackumulerats till en viss ackumulator kan du
på rad 5 välja önskad ackumulator. Om du t.ex. har en ackumulator nr 32 – Kontantlön
som styr till ruta 11 på kontrolluppgiften kan du på rad fem välja Ackumulator – 32
Kontantlön för att se vad som räknats in i denna ackumulator.
Om du nu jämför de båda listorna du fått ut kan du se om alla förväntade lönearter finns
med i din ackumulator och därmed också på kontrolluppgiften. Ett enkelt sätt att jämföra
dessa listor är att exportera dem till Excel och sedan kopiera listan i det ena Excel-arket
till det andra så listorna med lönearter hamnar bredvid varandra. Då ser du enkelt vilka
lönearter som finns med på den ena men inte den andra.
c. När du hittat och korrigerat löneartens felaktiga styrning till ackumulatorerna behöver
ackumulatorerna uppdateras med korrekta värden. Detta gör du under Servicerutiner –
Uppdatera ackumulatorer.
Specifikationsnummer och rättelsedatum
Du kan under Register – Personuppgifter, flik Skatt, lägga ett specifikationsnummer eller
rättelsedatum som ska gälla den anställde. Rättelsedatum ska läggas på de anställda du har
gjort en rättning på för att enkelt se vilka du har gjort rättningar på och när.
Vid utskrift av kontrolluppgifter (Årsrutiner – Skriv ut kontrolluppgifter) eller när du skapar fil
(Årsrutiner – Skapa fil med kontrolluppgifter) kan du ange ett rättelsedatum. Det angivna
rättelsedatumet kommer att användas för alla anställda som inte har något rättelsedatum i
personregistret. Detta är användbart om alla anställda ska ha samma rättelsedatum.
Vid utskrift av kontrolluppgifter (Årsrutiner – Skriv ut kontrolluppgifter) kan du även ange ett
specifikationsnummer som kommer att användas för alla anställda som inte har något
specifikationsnummer i personregistret. Specifikationsnummer är obligatoriskt, och systemet
kommer att föreslå senast angivna nummer. När ett specifikationsnummer har angivits och du
har skrivit ut kontrolluppgifterna så kommer numret att sparas i personregistret för varje anställd i
urvalet. När du sedan tar ut filen för kontrolluppgifter används det sparade specifikationsnumret
från personregistret.
FLEX
Lön – Årsskiftesrutiner (december 2014)
16
Om inställningen Använd angivet spec.nr. på alla anställda bockas i kommer alla tidigare
sparade specifikationsnummer i personregistret att rensas och det specifikationsnummer som
anges kommer att användas på samtliga anställda i urvalet. Systemet kommer även att
automatiskt generera unika specifikationsnummer på anställda med samma personnummer.
Om du har gjort rättelse på ett antal anställda och vill skriva ut kontrolluppgifter för dessa kan du
ange ett rättelsedatum i urvalet Ta endast med anställda med rättelsedatum sedan. Då får du
endast med de anställda som i personregistret har detta eller ett senare rättelsedatum. Läs mer i
avsnitten Skriv ut kontrolluppgifter och Skapa fil med kontrolluppgifter nedan.
Distribuera kontrolluppgifter till de anställda
När kontrolluppgifterna är avstämda är det dags att distribuera dem till de anställda. Detta kan
göras på ett antal olika sätt. Du kan skriva ut kontrolluppgifterna på papper (olika format finns
beroende på typ av kontrolluppgift), du kan skicka kontrolluppgifterna via e-post eller så kan du
använda en kombination av dessa alternativ. De olika möjligheterna beskrivs närmare här
nedan.
Skriv ut kontrolluppgifter
Funktionen för att skriva ut kontrolluppgifter hittar du under Årsrutiner – Skriv ut kontrolluppgifter.
Välj vilken typ av kontrolluppgift du vill skriva ut och gör eventuellt urval på anställda.
Under Layout väljer du i vilket format du vill skriva ut kontrolluppgifterna. Förutom möjligheten att
ta ut Skatteverkets originalblankett kan du välja att skapa en fil som kan skickas direkt till
Utskriftsleverantören 21 Grams AB för utskrift (gäller alla typer utom KU13). Observera att
denna tjänst kräver att ditt företag har ett avtal med 21 Grams AB.
KU10 kan du även välja att ta ut som datapost, dvs. en speciell blankett som limmas ihop och
postas utan kuvertering.
FLEX
Lön – Årsskiftesrutiner (december 2014)
17
Om vissa anställda ska få sin kontrolluppgift via e-post (Årsrutiner – Skicka kontrolluppgifter via
e-post) och du inte önskar skriva ut någon papperskopia till dessa kan du markera att dessa
anställda inte ska medtas i utskriften genom att markera rutan för detta.
För instruktioner angående rättelsedatum och specifikationsnummer, se närmast föregående
avsnitt.
OBS! Vi rekommenderar att du sparar en kopia av kontrolluppgiften i PDF-format i samband
med utskriften. Klicka på knappen Bildskärm. Exportera kontrolluppgiften till PDF och spara filen
på lämplig sökväg. På detta sätt kan du enkelt gå tillbaka i efterhand och kontrollera vilka
uppgifter du har rapporterat till Skatteverket (rutinen Skapa fil med kontrolluppgifter). Det kan
även vara praktiskt att ha kontrolluppgiften sparad om en anställd skulle ha tappat bort sitt
exemplar.
Skicka kontrolluppgifter via e-post
Under Årsrutiner – Skicka kontrolluppgifter via e-post kan du välja att skicka ut kontrolluppgifter
via e-post till de anställda. Beställning av kontrolluppgift via e-post görs i personuppgifterna, flik
Allmänt.
Under knappen Inställningar kan du skriva in avsändare samt ett meddelande som följer med epostutskicket.
För instruktioner gällande rättelsedatum och specifikationsnummer, se avsnittet Hur du stämmer
av kontrolluppgiften.
FLEX
Lön – Årsskiftesrutiner (december 2014)
18
Skapa fil med kontrolluppgifter
Det sista steget är att skapa filen med kontrolluppgifter som ska skickas till Skatteverket. Detta
gör du under Årsrutiner – Skapa fil med kontrolluppgifter.
Du väljer själv var du vill att filerna ska sparas. Senast den 31 januari 2015 ska
kontrolluppgifterna ha kommit in till Skatteverket. Kontrolluppgifterna kan lämnas via
filöverföring, datamedia eller på pappersblankett. Mer information om hur du går till väga finns
på Skatteverkets hemsida.
FLEX
Lön – Årsskiftesrutiner (december 2014)
19
Belopp och procent för 2015
Värden uppdateras med automatik vid årsbyte i FLEX. Här nedan finner du information om
vad som ändrats.
Arbetsgivaravgifter
Full arbetsgivaravgift för födda 1950 -1988
Arbetsgivaravgift för födda 1989 eller senare
Ålderspensionsavgift för födda 1938 – 1949
Ambassader och företag utan fast driftställe i Sverige för födda
1950 - 1988
Ambassader och företag utan fast driftställe i Sverige för födda
1989 eller senare
Särskild löneskatt på vissa förvärvsinkomster
31,42 %
15,49 %
10,21 %
21,27 %
12,96 %
24,26 %
Övriga belopp
Inkomstskattegräns för skolungdom, studerande m fl.
Prisbasbelopp
18 824 kr
44 500 kr