Regler
Auktorisation av Kyl‐ och Värmepumpföretag 2013‐09‐24/EL
Innehållsförteckning Avsnitt 1 ‐ Grundläggande förutsättningar ................................................................................ 3
1.1
Allmänt ....................................................................................................................... 3
1.1.1 Auktorisationens syfte ........................................................................................... 3
1.1.2 Rollen för KV Auktorisation AB............................................................................... 3
1.1.3 Vilka kan ansöka om auktorisation ........................................................................ 3
1.1.4 Lagar och föreskrifter som ska uppfyllas ............................................................... 4
Avsnitt 2 ‐ Ansökan om auktorisation ........................................................................................ 5
2.1
Ansökan ...................................................................................................................... 5
2.2
Platsbesök vid ansökan .............................................................................................. 5
2.2.1 Avvikelser vid platsbesöket .................................................................................... 5
2.2.2 Behov av ytterligare platsbesök vid ansökan......................................................... 5
Avsnitt 3 ‐ Årliga åtaganden ....................................................................................................... 6
3.1
Årlig avgift .................................................................................................................. 6
3.2
Insändande av handlingar .......................................................................................... 6
3.3
Användning av auktorisationsmärket ........................................................................ 6
Avsnitt 4 ‐ Tillsyn av det auktoriserade företaget...................................................................... 7
4.1
Regelbunden tillsyn .................................................................................................... 7
4.1.1 Avvikelser vid regelbunden tillsyn.......................................................................... 7
4.2
Påkallad tillsyn............................................................................................................ 7
4.2.1 Avvikelser vid påkallad tillsyn................................................................................. 7
4.2.2 Kostnader vid påkallad tillsyn................................................................................. 7
4.3
Tillsynsmän för tillsyn av de auktoriserade företagen............................................... 7
4.4
Återkoppling från tillsynen......................................................................................... 8
Avsnitt 5 ‐ Krav på det auktoriserade företaget......................................................................... 9
5.1
Allmänt ....................................................................................................................... 9
5.2
Krav på kundfokus ...................................................................................................... 9
5.3
Krav på ansvarsförsäkring .......................................................................................... 9
5.4
Krav på ledning, organisation och dokumenterade rutiner....................................... 9
5.5
Krav på personal....................................................................................................... 10
5.6
Krav på lokaler och utrustning ................................................................................. 10
5.7
Krav på kontroll‐ och arbetsmetoder....................................................................... 11
5.8
Krav på dokument och intyg .................................................................................... 11
5.9
Krav på journalföring av köldmedieanvändningen .................................................. 12
Avsnitt 6 ‐ Återkallelse av auktorisation .................................................................................. 13
Avsnitt 1 ‐ Grundläggande förutsättningar 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 Allmänt Auktorisationens syfte Auktorisationens huvudsakliga syfte är att verka för hög kvalitet och funktion på värmepumpar och kylutrustningar i fråga om säkerhet, arbetsmiljö och yttre miljö och för en hög kompetens hos den som installerar, reparerar, underhåller och kontrollerar sådana utrustningar. Detta sker genom att de företag som sökt och beviljats en auktorisation, regelbundet genomgår en tillsyn att kraven uppfylls i detta dokument. De auktoriserade företag som beviljats och uppfyllt kraven enligt denna auktorisation, får hänvisa till denna i eventuell marknadsföring av företaget, och då bara så länge auktorisationen innehas. Rollen för KV Auktorisation AB Vid start av auktorisationssystemet kommer en fristående sektion inom KV företagen handlägga inkomna ansökningar, Start av KV Auktorisation AB kommer att ske beroende av antal ansökningar och rekrytering av personal. KV Auktorisation AB blir ett helägt aktiebolag av branschföreningen Kyl & Värmepumpföretagen. Bolagets roll är att på ett verkningsfullt och effektivt sätt, upprätthålla och utveckla den auktorisationsmodell som beskrivs i detta dokument, och då så kostnadseffektivt som möjligt. KV Auktorisation AB ska ha en styrelse bestående av medlemmar som representerar branschföretag och beställare. Naturvårdsverket och Energi‐
myndigheten ska beredas möjlighet att medverka i styrelsearbetet som adjungerade medlemmar. Vilka kan ansöka om auktorisation Alla företag som utför installation, service & underhåll, energimätning eller obligatoriska läckagekontroller av utrustningar innehållande köldmedium, ska ha möjlighet att ansöka om en auktorisation av företaget enligt kraven i detta dokument. Kommentar: De ovan nämnda köldmedierna kan vara av typen HFC, HFO, koldioxid, kolväten eller ammoniak. Även andra typer av köldmedier kan förekomma. Företaget ska följa de i Svensk Kylnorm angivna branschriktlinjerna och, på varje verksamhetsplats där företaget har ett lokalt/regionalt kontor, inneha de delar av Svensk Kylnorm, inklusive faktablad, som motsvarar de områden inom vilka företaget bedriver verksamhet. Kommentar: Företag som exempelvis bedriver verksamhet på kylanläggningar med ammoniak och HFC‐köldmedium, ska inneha Svensk Kylnorm, Allmän del, Svensk Kylnorm, Ammoniak, Regelverket, samt Svensk Kylnorm, Faktablad. 1.1.4 Företaget ska vidare försäkra sig om innehav av senaste utgåvor av Svensk Kylnorm, inklusive faktablad, genom att minst ha abonnemang på varje kylnormsdel. En grundförutsättning för auktorisation är att företaget är företagscertifierat och har certifierad personal i enlighet med kraven i EG/842/2006. Dessutom ska företaget senast två år efter att auktorisation erhållits, på varje verksamhetsplats där företaget har ett lokalt/regionalt kontor, ha minst en yrkesdiplomerad person enligt kraven i Svensk Kylnorm, Faktablad 11. Lagar och föreskrifter som ska uppfyllas Företaget ska som grundkrav uppfylla alla krav i Europeiska Unionens förordning om fluorerade växthusgaser, och de till denna förordning kopplade dokument, samt de svenska tilläggskraven enligt Sveriges nationella f‐gasförordning (Köldmedieförordningen). Det auktoriserade företaget förbinder sig också att följa annan lagstiftning så som exempelvis ellagstiftning och arbetsmiljölagstiftning. Kommentar: De europeiska dokument som avses är när detta skrivs EG/842/2006, EG/303/2008, EG/307/2008, EG/1516/2007, EG/1494/2007. Med svenska Köldmedieförordningen avses SFS 2007:846. Avsnitt 2 ‐ Ansökan om auktorisation 2.1 Ansökan En ansökan om auktorisation sker genom att det ansökande företaget skickar in där för avsedd ansökningshandling, med därtill hörande styrkande dokumen‐
tation. Efter att det ansökande företaget betalat ansökningsavgiften, påbörjas behandlingen och granskningen av företagets inskickade handlingar. I de fall brister föreligger i de inskickade handlingarna, meddelas företaget detta för åtgärd och korrigering. När handlingen är komplett och granskning utfallit med belåtenhet. År 2012 så sker inget platsbesök för kontroll att ställda krav uppfylls utan genomgång för godkännande sker administrativt. År två sker platsbesök av KV utsedd besiktningsman. Platstillsyn sker därefter normalt med intervall vart annat år. 2.2 2.2.1 2.2.2 Platsbesök vid ansökan När ansökningshandlingen är granskad och godkänd och år 2012 gått som auktoriseratföretag, ska KV Auktorisation AB och företaget överenskomma om lämpligt tid för platsbesök. Platsbesökets syfte är att på ort och ställe, kontrollera att det i ansökningshandlingen angivna, överensstämmer med verkligheten, och att företaget i övrigt uppfyller kraven för auktorisation. Avvikelser vid platsbesöket Om avvikelser upptäcks vid platsbesöket, och att det ansökande företaget i och med detta inte anses uppfylla kravet på auktorisation, så har företaget tre månader på sig att korrigera och åtgärda avvikelserna. Inkommer inte korrigeringar inom den stipulerade tiden, så anses företagets ansökan vara makulerad. Återbetalning av ansökningsavgiften sker inte. Behov av ytterligare platsbesök vid ansökan Ett platsbesök ingår i avgiften för ansökan. Om ytterligare platsbesök behövs för att kontrollera kravuppfyllnad enligt avsnitt 2.2, faktureras detta direkt till det ansökande företaget, och då motsvarande de direkta merkostnader som uppstått. Avsnitt 3 ‐ Årliga åtaganden 3.1 Årlig avgift Det auktoriserade företaget åläggs att årligen förskottsbetala avgiften för auktorisationen. Detta ska ske innan avgiftens förfallodatum. Obetald avgift leder till återkallelse av auktorisationen enligt avsnitt 6. 3.2 Insändande av handlingar Det auktoriserade företaget ska årligen insända begärda handlingar och underlag till KV Auktorisation AB. Vilka dessa handlingar och underlag är, kan variera år från år. Underlåtenhet att insända begärda handlingar och underlag, kan leda till återkallelse av auktorisationen. 3.3 Användning av auktorisationsmärket När årsavgiften är betald har det auktoriserade företaget rätt att nyttja och bruka KV Auktorisation AB:s auktorisationsmärke. Detta under förutsättning att det auktoriserade företaget inte har kvarstående avvikelser från tillsynen, eller att det auktoriserade företaget underlåtit att insända begärda handlingar och underlag. Avsnitt 4 ‐ Tillsyn av det auktoriserade företaget 4.1 4.1.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.3 Regelbunden tillsyn De företag som sökt och beviljats en auktorisation ska regelbundet genomgå en tillsyn att kraven i detta dokument uppfylls. Tillsynen ska ske stickprovsmässigt och vara i sådan omfattning att varje auktoriserat företag har minst tre tillsyner under en femårsperiod. Tillsyn kan även ske om detta påkallas genom ifrågasättande av det auktoriserade företagets uppfyllnad av kraven i detta dokument. Avvikelser vid regelbunden tillsyn Om det vid en regelbunden tillsyn framkommer avvikelser mot kraven i detta dokument, har det auktoriserade företaget två månader på sig att skicka in dokumentation över korrigerade åtgärder. I annat fall återkallas auktoriseringen enligt avsnitt 6 i detta dokument. Påkallad tillsyn Om klagomål inkommer på att ett auktoriserat företag inte uppfyller kraven i detta dokument, ska en påkallad tillsyn utföras av det auktoriserade företaget. Detta för att klargöra huruvida klagomålet är berättigat eller inte. Avvikelser vid påkallad tillsyn Eventuella avvikelser som noteras vid den påkallade tillsynen ska åtgärdas inom den tidsperiod som tillsyningsmannen kräver, dock senast inom 30 dagar. Kostnader vid påkallad tillsyn De kostnader som uppkommer vid en påkallad tillsyn faktureras till det auktoriserade företaget, men bara under förutsättning att klagomålet var berättigat och att avvikelser noterades som bekräftar detta. Tillsynsmän för tillsyn av de auktoriserade företagen För den regelbundna och påkallade tillsynen av de auktoriserade företagen ska KV Auktorisation AB hålla kontrakterade tillsynsmän fördelade över riket. Tillsyn kan även ske med egen anställd personal. Tillsynsmännen ska vara kompetenta och ha god kännedom från kyl‐ och värmepumpbranschen. KV Auktorisation AB ansvarar för att tillsynsmännen hålls vid en hög kompetensnivå genom att kontinuerligt vidareutbilda tillsynsmännen i Svensk Kylnorm och i de förord‐
ningar och föreskrifter som har relevans för tillsynen av de auktoriserade företagen. 4.4 Återkoppling från tillsynen KV Auktorisation AB ska medverka till att återföring sker av erfarenheter från tillsynsarbetet. Detta för att berörda parter ska kunna vidta nödvändiga åtgärder och korrigeringar. Återföringen kan röra kompetensfrågor, utbildnings‐
frågor, rekryteringsfrågor, statistik med mera. Avsnitt 5 ‐ Krav på det auktoriserade företaget 5.1 Allmänt Det auktoriserade företaget ska ha rutiner och ett arbetssätt som bygger på följande principer och hörnstenar: 1. Faktabaserade beslut 2. Processer och dokumentation för stöd och huvudprocesser a. Dokumenterade rutiner b. Mallar c. Checklistor d. Kvalitetsplan e. Miljöplan 3. Kunden i centrum 4. Fokusering på ständiga förbättringar (rutiner, teknik och kompetens) 5. Engagemang (engagerad ledning och engagerad personal) 5.2 Krav på kundfokus Det auktoriserade företaget ska sätta kunden i fokus. Detta ska ske genom att det auktoriserade företaget säkerställer följande: 1. Att det som levereras är i enlighet med ingångna avtal. 2. Att ett projektets olika faser presenteras och redovisas tydligt mot kunden. 3. Att medarbetarnas kompetens säkras och utvecklas. 4. Att företaget och dess personal har kunskaper om senaste och ”bästa teknik”. 5.3 Krav på ansvarsförsäkring Det auktoriserade företaget ska ha en lämplig ansvarsförsäkring såvida inte ansvaret faller på staten eller på den organisation i vilken det auktoriserade företaget utgör en del. 5.4 Krav på ledning, organisation och dokumenterade rutiner Det auktoriserade företaget ska vara organiserat så att det kan bibehålla sin förmåga till att genomföra den tekniska verksamheten på ett väl fungerande sätt. Det auktoriserade företaget ska ha en utpekad tekniskt ansvarig, oavsett benämning, som har kompetens och erfarenhet avseende den tekniska verksamheten och som har det övergripande ansvaret för att verksamheten utförs i enlighet med detta regelverk. Denne person ska vara tillsvidareanställd till minimum 80 % av ordinarie arbetstid. Varje funktion som kan påverkar kvaliteten på de tjänster det auktoriserade företaget utför, ska beskrivas. Det auktoriserade företaget ska ha dokumenterade rutiner för hur verksamheten och det utförda arbetet ska bedrivas. De dokumenterade rutinerna ska minst uppgå till den nivå som fastställts i detta dokument. Det auktoriserade företaget ska ha rutiner för att kontinuerligt hålla de dokumenterade rutinerna uppdaterade. 5.5 Krav på personal Det auktoriserade företaget ska ha tillräckligt med fast anställd personal med nödvändiga kunskaper för att kunna bedriva sin normala verksamhet. Företaget
ska ha minst en Diplomerad kyl- och värmepumptekniker anställd per arbetsställe.
Det auktoriserade företaget har sex månader på sig att ersätta en Diplomerad kyloch värmepumptekniker som slutar i företaget om det inte finns fler diplomerade
tekniker anställda vid arbetsstället.
All personal ska ha lämplig kvalifikation, utbildning, erfarenhet och kunskap, för det arbete som personen ska utföra. Det auktoriserade företaget ska ha dokumentation över varje anställds grundutbildning, vidareutbildning och genomgångna kurser. Dessutom ska en plan finnas för varje persona framtida utveckling för ökad kompetens och erfarenhet. 5.6 Krav på lokaler och utrustning Det auktoriserade företagets lokaler ska vara ändamålsenliga för den verksamhet som bedrivs. Det auktoriserade företaget ska förfoga över den utrustning som anges i Svensk Kylnorm. All utrustning ska uppfylla kravställningarna i Svensk Kylnorm. Utrustning ska vara klart identifierad med varaktig identifikationsmärkning. Kommentar: Utrustningsförteckning finns beskrivet i Faktablad 10. Tillkommande utrustning för energianalys finns beskrivet i Faktablad 12, och då för de två specificerade områdena, Klass 1 och klass 2. Underhållet av utrustning ska minst ske med den periodicitet som anges i Svensk Kylnorm, och i enlighet med dokumenterade rutiner och instruktioner. Vid underhållet ska kontrolleras att utrustningen fortfarande uppfyller ställda krav. Det auktoriserade företaget ska ha instruktioner för hantering av defekt utrustning. Eventuell påverkan av den defekta utrustningens på tidigare utförda arbeten ska undersökas för eventuell åtgärd. 5.7 Krav på kontroll‐ och arbetsmetoder Det auktoriserade företaget ska vid kontroll och arbete tillämpa de metoder och rutiner som anges i Svensk Kylnorm. Alla föreskrifter, instruktioner, standarder eller skriftliga rutiner, arbetsblanketter, checklistor och referensdata nödvändiga för det auktoriserade företagets verksamhet, ska vara tydliga, aktuella och ska finnas lätt tillgängliga för personalen. Det auktoriserade företaget ska ha ett system för styrning av kontrakt och arbetsorder, vilket säkerställer: 1. Att de uppdrag som accepteras ligger inom företagets kompetensområde och att organisationen har erforderliga resurser för att tillgodose kundens krav. 2. Att krav ställda av kunden är tillfredsställande dokumenterade och att särskilda villkor förståtts, så att entydiga instruktioner kan lämnas till den personal som ska utföra det aktuella arbetet. 3. Att utförda uppdrag regelbundet stickprovskontrolleras och att eventuella korrigerande åtgärder vidtas. 4. Att avslutat arbete granskas för att säkerställa att kundens krav är uppfyllda. 5. Att alla anbud som lämnas uppfyller krav enligt faktablad 6, och att offererad anläggnings TEWI effekt redovisas. 6. Drift & underhållsinstruktioner skall vara upprättade enligt Faktablad 1. 7. Drifttagning och prestandamätning utförs enligt Faktablad 12 Det auktoriserade företaget ska ha dokumenterade instruktioner för att genomföra arbeten på ett säkert sätt. Vid arbeten som medför risk för personskada ska dokumenterad riskbedömning utföras. 5.8 Krav på dokument och intyg Det auktoriserade företaget ska upprätthålla ett lämpligt dokumentations‐
system för redovisning av resultat, vilket även ska uppfylla tillämpliga föreskrifter. Arbets‐ och kontrollintyg ska dokumenteras i därför avsedda blanketter, och ska på begäran kunna uppvisas för: 1. Tillsynsmyndighet 2. Tillsynsman kontrakterad av KV Auktorisation AB 3. Uppdragsgivare Resultatdokumentation ska innehålla tillräcklig information för att möjliggöra en tillfredsställande utvärdering av arbetet. All information ska rapporteras korrekt, noggrant och tydligt. All resultatdokumentation ska förvaras på ett säkert sätt under 5 år. I första hand ska redovisande dokumentation uppfylla EU‐krav, nationella krav från lag, förordning eller föreskrift. Även annan dokumentation kan krävas i enlighet med Svensk Kylnorm. 5.9 Krav på journalföring av köldmedieanvändningen Det auktoriserade företaget ska upprätta kvartalsvis sammanställning över inköpt, förbrukat och återlämnat köldmedium, och ska på begäran kunna uppvisas denna för: 1. Tillsynsmyndighet 2. Tillsynsman kontrakterad av KV Auktorisation AB Avsnitt 6 ‐ Återkallelse av auktorisation 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 Om ett auktoriserat företag inte uppfyller reglerna i detta dokument kan företagets auktorisation återkallas. Beslut om återkallelse tas av KV Auktorisation AB:s styrelse. Innan beslut fattas ska det aktuella företaget beredas möjlighet att förklara sig. Beslut om återkallelse kan inte överklagas. Återkallelse sker med omedelbar verkan. Företaget som fått sin auktorisation återkallad, måste omedelbart sluta använda auktoriseringsmärket, på alla sätt och i alla former. Företaget kan efter återkallelse av auktorisationen, inte ansöka om ny auktorisation förrän det att tre år förflutit sedan återkallelsen. Undantag kan dock ges i synnerliga fall och beslut om så kan ske, tas av KV Auktorisation AB:s styrelse.