1. No category

Hjärntorget Hjälp och Manualer
Version 15.3.4
Innehållsförteckning
IUP: Skolverkets omdömesblankett 3
Närvarohantering för administratörer 5
Plagiatkontroll 15
Vårdnadshavare: skapa vårdnadshavarkonton 16
Taggsamlingar 18
Administrationsverktyget 22
Sökytan 25
Aktiviteter 27
Hantera aktiviteter 29
Tillgänglighet 43
Samlingsaktivitet 53
Checklista 56
Tilldela användare 57
Medlemstyper och funktioner 59
Kurstillfällen 63
Skapa aktivitetsgrupper 69
Aktivitetsroller 73
Loggar 79
Inbjudan till aktivitet: Adminstratör 80
Användare 82
Hantera användargrupper 83
Hantera användare 89
Importera 100
Lärarvikarier 109
Organisation 111
Inställningar 112
Basinformation 113
Supporthantering 114
Användarfält 117
Aktivitetsfält 124
Kompetenshanteringen 129
Policyhantering 131
CV 134
Egna texter 137
Öppna sidor (administratörsinställningar) 138
Lösenordshantering 139
IUP: Kurstyper 141
Övrigt 142
Skicka supportfråga 145
Rättigheter 147
Gränssnitt 156
Organisationsöversikt 167
Aktiviteter 169
Användare 175
Grupper 178
Övergripande 184
Inställningar 185
Mallar 187
Tilläggstjänster 194
Öppna sidor: Administrationsverktyget 201
Sida 3/206
Skolverkets omdömesblankett i Hjärntorgets IUP
Hjärntorget har stöd för att jobba med Skolverkets omdömesblankett i IUP. I omdömesblanketten visas de
olika ämnena i en tabell tillsammans med kolumnerna "Otillräckliga kunskaper", "Godtagbara kunskaper"
och "Mer än godtagbara kunskaper", samt en kolumn för kommentarer.
Koppla ämne till omdömesblanketten
Som IUP-administratör går du in på inställningarna för ett ämne/frågeställning och väljer
bedömningsgraderingen Omdömesblankett. Alla ämnen som har det valet aktiverat kommer sedan att
ingå i omdömesblanketten. Det går också att kombinera bedömningsmatriser med ämnen i
omdömesblanketten. När inställningar är gjorda skapar du en mall där dessa ämnen ingår.
Skolans insatser
Om du vill inkludera ett fält för Skolans insatser, likt det som finns i Skolverkets omdömesblankett, kan du
återskapa det genom att lägga till ett IUP-dokumentfält med samma namn i mallen. Notera att endast
mentor kan redigera detta fält.
Automatskapa Skolverkets ämnen
Omdömesblanketten är förvald som graderingstyp när IUP-administratören väljer att automatskapa
Skolverkets ämnen. Valet " Riskerar inte nå kunskapskrav" är också förvalt då kolumnen "otillräckliga
kunskaper" motsvarar det omdömet.
Vyer för lärare och elever
Läraren markerar hur eleven ligger till i omdömesblanketten genom att klicka direkt i den kolumn som
motsvarar elevens kunskapsnivå. Detta visas då i form av en liten grön bock. Beroende på vilken ingång
läraren har valt så listas alla ämnen för en elev i vänsterkolumnen, alternativt alla elever för ett visst
ämne. Längst ut till höger finns en kolumn där läraren kan skriva en kommentarer. Varken elev eller
vårdnadshavare kan kommentera där. Om ämnet har en bedömningsmatris aktiverad visas det i form av
en liten matrisikon bredvid namnet. Genom att klicka på den kan läraren visa matrisen i sin helhet och
redigera den . När läraren trycker på spara i omdömesblanketten visas ändringarna direkt för elev och
vårdnadshavare.
Elever ser omdömesblanketten på samma sätt som läraren. De kan inte lämna några skriftliga
kommentarer men de kan självvärdera sig i omdömesblanketten inför sitt utvecklingssamtal genom att
markera i vilken kolumn de tror sig ligga för respektive ämne. Elevens markering visas med en grå cirkel.
Om läraren har gjort markeringar visas de i form av en grön bock tillsammans med elevens cirkel.
Sida 4/206
Vårdnadshavare och Mentor
Vårdnadshavare och mentor ser de olika kolumnerna med markeringar samt lärarens kommentarer.
Varken vårdnadshavare eller mentor kan redigera i blanketten.
Filtrering
Filtreringen fungerar även på IUP:er som använder omdömesblanketten. Filtret för Riskerar inte nå målen
innebär att elever som har markering i kolumnen Otillräckliga kunskaper visas.
Utskrifter
Omdömesblanketten kan skrivas ut på samma sätt som andra IUP:er. Om ämnena har
bedömningsmatriser kopplade till sig skrivs dessa ut i sin helhet direkt efter omdömesblanketten.
Sida 5/206
Närvarohantering för administratörer
Här kan du läsa om hur du som är administratör arbetar i Hjärntorgets närvarohantering. Funktionerna
som beskrivs nedan är:
redigera frånvaroorsaker
organisationsinställningar
rapporter
sök elev
skolrapporter
elevlistor
exportera ogiltig frånvaro
hantera schemabyte
ej meddelade vårdnadshavare
registrera frånvaro
rapportmallar
Redigera frånvaroorsak
Det finns tre grundtyper av närvaro i Hjärntorget: närvaro, ogiltig frånvaro och giltig frånvaro. Under
Redigera frånvaroorsak kan du skapa mer specifika orsaker som kopplas till de olika grundtyperna, till
exempel sen ankomst och beviljad ledighet. De olika orsakerna används sedan av lärare, mentorer och
administratörer när de ska registrera närvaro. Om orsaker har gjorts tillgängliga för vårdnadshavare
kommer även de att kunna använda dem när de anmäler sina barns frånvaro.
I vyn ser du organisationens befintliga orsaker i en lista som visar:
Typ: vilken grundtyp orsaken är kopplad till.
Färg: vilken färg de olika grundtyperna har och som kommer att visas i grafiska rapporter.
Namn (sv): orsakens svenska namn.
Namn (en): orsakens engelska namn.
För vårdnadshavare: om orsaken är tillgänglig för vårdnadshavare eller inte. Om en orsak är
ibockad som tillgänglig för vårdnadshavare kommer dessa att kunna använda orsaken när de
anmäler sina barns frånvaro.
Senast ändrad: när orsaken skapades eller senast ändrades.
Ändrad av: vem som har ändrat eller skapat en orsak.
Funktioner: funktioner för att - redigera och - ta bort/arkivera orsak* samt
- flytta dem i
listan. Ordningen i den här listan kommer att användas i menyer i andra delar av Hjärntorget, till
exempel då lärare registrerar närvaro i schemavyn.
Sida 6/206
Skapa en ny orsak
Du kan skapa en ny orsak genom att klicka på Ny orsak. Bestäm vilken grundtyp orsaken ska tillhöra och
ge den ett svenskt och engelskt namn. Om du skapar en orsak av typen giltig frånvaro får du också välja
om orsaken ska vara tillgänglig för dels vårdnadshavare som anmäler frånvaro för sina barn, dels för de
elevgrupper som har fått tillåtelse att anmäla sin egen frånvaro.
Ta bort/Arkivera en orsak
En orsak som har registreringar kopplade till sig går inte att ta bort från systemet, utan kommer istället att
arkiveras när du klickar på det röda krysset. Du hittar arkiverade orsaker under fliken Arkiverade. Alla
arkiverade orsaker finns fortfarande kvar på befintliga registreringar och är sök/valbara i historik och
rapporter.
Förval för lärares registreringar
När en lärare registrerar frånvaro i det nya gränssnittet gör den det med hjälp av ikonerna grön bock, rött
kryss och gul boll. Här ställer du in vilka av organisationens orsaker som den gröna bocken respektive det
röda krysset ska betyda. Resterande orsaker kommer att registreras som "avvikelser" och illustreras av
den gula bollen.
Organisationsinställningar
I denna vy kan du göra organisationsspecifika inställningar för några av närvarohanteringens funktioner.
Inställningar för frånvaroutskick
Här kan du ställa in hur ofta Hjärntorget ska skicka notiser om elevens frånvaro till elev och
vårdnadshavare. Du kan välja mellan att låta endast en notis skickas ut vid elevens första frånvarotillfälle
under en dag, eller att det ska skickas en notis för varje tillfälle som eleven registreras som frånvarande.
Du kan också bestämma om elever ska få välja att få frånvaroutskick via sms.
Inställningar för startsideelement
Här kan du ställa in hur lång tid tillbaka startsideelementen närvaro för elev, närvaro för vårdnadshavare,
närvaro för mentor samt närvaro för lärare ska visa information om närvaro:
ej utskickad frånvaro (synlig för mentorer)
ofullständigt registrerade lektioner (synlig för lärare och elever)
Sida 7/206
registrerad frånvaro (synlig för elever och vårdnadshavare).
Du kan välja att informationen ska visas 7, 14, 30 eller 60 dagar tillbaka i tiden. Startsideelementen för
elever och vårdnadshavare styrs av en egen periodväljare, där du även kan välja att informationen ska
visas från det senaste halvårsskiftet.
Tillåt dessa grupper att anmäla sin egen frånvaro
Här anger du vilken eller vilka grupper av elever som ska få anmäla sin egen frånvaro.
Låt dessa användarfält vara valbara i rapporter
Kryssa i de användarfält som du vill att andra användare ska kunna välja att inkludera som kolumner när
de skapar frånvarorapporter. Användarfälten blir valbara när man väljer att göra en rapport som
presenteras i tabellform.
Rapportverktyg
Det finns två typer av rapportverktyg för administratörer och rektorer. Det ena är Rapporter
där du kan skapa rapporter för grupper eller individer inom en skola. Det andra verktyget är Skolrapporter
där du kan skapa rapporter för en hel skola eller för flera skolor.
Rapporter
Du kan skapa rapporter över elevernas närvaro. För att skapa en ny rapport klickar du på Rapport i
vänstermenyn. Om du är verksam på flera olika skolor får du först välja skola. I vyn som sedan öppnas
väljer du inställningar för rapporten:
Inställningar från mall: Om administratören har skapat mallar för rapporter kan du välja att använda
dessa förinställningar här. Förinställningarna gäller tidsperiod, dataformat samt kolumner.
Start- och slutdatum: Här väljer du för vilken period rapporten ska visa närvaro. Du kan, som
administratör, skapa rapporter från innevarande såväl som tidigare läsår.
Presentation: Här väljer du om rapporten ska visas grafiskt eller i en tabell. För tabell väljer du även
om den ska baseras på personer eller på schema.
Dataformat: Här väljer du hur närvaron ska visas i rapporten. Du kan välja att visa den i tid med
minuter eller timmar, i andelen procent av tiden, i antalet tillfällen och/eller i andelen procent av
tillfällena.
Välj kolumner: Här väljer du vilka kolumner som ska visas i rapporten. Du kan välja att visa
elevens/elevernas mentor i rapporten. Du kan välja mellan alla orsaker för närvaro och frånvaro som
har skapats av administratören. Du kan också välja något/några användarfält med information om
eleven som ska visas i rapporten.
I högermenyn väljer du vilken eller vilka variabler som rapporten ska baseras på:
Sida 8/206
Person: Här väljer du en elev eller undervisningsgrupp att se frånvaro för.
Visa bara elever med någon av följande frånvaroorsak: Om din rapport ska visa alla elever med en
eller flera specifika orsaker väljer du dem här. Om du väljer Ogiltig frånvaro (tot), giltig frånvaro (tot)
eller Frånvaro (tot) kan du dessutom bestämma att bara visa elever med frånvaro över en viss
procent.
Avsluta med att välja vilket format rapporten ska skapas i: CSV, Excel, PDF, HTML för utskrift eller HTML.
*För att kunna skapa en rapport måste du välja minst en person ELLER ett schema.
Sök elev
Med funktionen Sök elev kan du skapa rapporter för elever genom att söka upp dem via namn eller
personnummer. Med hjälp av funktionen Sök elev kan du också skapa rapporter för elever som inte
längre finns i någon grupp på skolan. Börja med att välja vilken skola du vill söka inom. Fyll därefter i
namn eller personnummer för den elev du söker efter och klicka på Sök. En lista med
namn som matchar din sökning visas. Klicka på ett av namnen för att komma till
inställningar för att skapa en rapport för den personen. Gör val för att styra rapportens
utseende, innehåll och format (se information under Rapporter ovan). Klicka därefter på skapa rapport för
att skapa rapporten.
Skolrapporter
När du skapar rapporter med hjälp av Rapporter i menyn till vänster kan du
endast skapa rapporter för grupper eller individer inom en skola. Om du vill
skapa övergripande rapporter för en eller flera skolor måste du använda
verktyget Skolrapporter. Inställningar för Rapporter och Skolrapporter liknar varandra i stor utsträckning
men det finns några tydliga skillnader.
Mallar finns inte för skolrapporter
Valet Presentation saknas för skolrapporter. En skolrapport kan endast visas i tabellform. Detta för
att underlätta möjligheten till överblick i stora organisationer.
I en skolrapport väljer man skola istället för person. Den minsta grupp du kan välja att visa i en
skolrapport är alltså en hel skola.
Sida 9/206
Elevlistor
Med elevlistor kan du skapa olika typer av namnlistor för utskrift eller spara som pdf. Du väljer fritt om
listan ska basera sig på en klass, en eller flera grupper eller utvalda individer.
Funktionen för elevlistor finns tillgänglig för alla roller som lärare, mentor, administratör och rektor.
Skapa lista
1. Välj typ av lista:
Linjer Skapa en lista med rader för anteckningar
Rutnät, Antal kolumner Ange antal kolumner med rutor för att skapa en lista med
Elevinformation Skapa en lista med endast namn
2. Välj grupp: Med hjälp av gruppväljaren bockar du för den eller de grupper/individer som du vill ska
ingå i listan.
3. Visa kolumner: Här väljer du om du vill inkludera ytterligare kolumner med information i listan, som
till exempel personnummer, adress eller telefon. Vilka extra kolumner som finns tillgängliga kan
variera beroende på vad din organisation har valt.
Sida 10/206
Modifiera lista
Om du vill göra ändringar i inställningarna för en lista som du har skapat klickar på den gröna pilen längst
ut till vänster i boxen med texten Inställningar. Menyn med de olika alternativen fälls då ut och du kan
justera dina tidigare val. När du är färdig klickar du på knappen Skapa lista för att uppdatera listan med de
nya ändringarna.
För att enklast rensa bland de inställningar du har gjort och återgå till ursprungsläget kan du
klicka på menyvalet Elevlistor i vänstermenyn
Inställningar för extra kolumner
Det finns fyra olika typer av användarfält som är möjliga att infoga som kolumner i
elevlistor: Personnummer, Adress, Mobil, Telefon. För att dessa ska visas i elevlistor måste en
organisationsadministratör först göra vissa inställningar i administrationsverktyget för de användarfälten.
För mer allmän information, se hjälpavsnittet för Användarfält.
Så här gör du för att ett användarfält ska synas som kolumnalternativ i elevlistor:
1. Gå till administrationsverktyget, Organistation, Inställningar, Användarfält.
Sida 11/206
2. Gå till rubriken Extra egenskaper och se till så att följande val i de två rullgardinsmenyerna matchar
informationen nedan:
Personnummer:
Adress:
Postnummer:
Mobil:
Telefon:
Exportera ogiltig frånvaro
Här kan du skapa rapporter som är anpassade för att importeras till Extens eller Procapita. Beroende på
vilket externt system din organisation använder ställer Ping Pong AB in hur rapporterna ska anpassas.
För att skapa en rapport väljer du tidsintervall, klass(er) och klickar på Skapa rapport.
Hantera schemabyten
Här kan du markera att ett schema inte är relevant för en elev under en viss tidsperiod. Det kan till
exempel vara nödvändigt när en elev har bytt klass och får ett nytt schema, för att markera att eleven inte
hade det nya schemat före ett visst datum. På så sätt motverkar du att eleven felaktigt får frånvaro.
För att markera ett schema som irrelevant för en elev, gör så här:
1. Välj den elev som markeringen ska gälla för. I listan under objektväljaren ser du om den markerade
eleven redan har schemaposter som har markerats som irrelevanta. Klicka Nästa.
2. Välj under vilken tidsperiod din markering ska gälla.
3. Välj vilket schema som ska markeras som irrelevant under tidsperioden. När du har valt tidsperiod och
markerar ett schema visas en lista under objektväljaren med alla schemahändelser under den valda
tidsperioden. På så sätt kan du se till att rätt antal lektioner markeras som irrelevanta. Klicka Spara.
Ej meddelade vårdnadshavare
Sida 12/206
Här ser du dels alla de registreringar av ogiltig frånvaro som vårdnadshavare ännu inte har fått
meddelade om, dels de utskick som ännu inte har blivit bekräftade. När vårdnadshavare eller myndig elev
har meddelats kan du markera det här med hjälp av valet "Meddelad på annat sätt". När ett utskick har
blivit bekräftat kommer det att försvinna från den här vyn. Du söker fram elever genom att välja du en
elevgrupp. Du kan också använda dig av filtrena start- och slutdatum och ämne när du söker.
Resultatet visar alla ogiltiga fånvarotillfällen sorterat per elev. Du ser information om vilken lektion eleven
var frånvarande och hur länge. Klicka på förstoringsglaset för att få mer information om en registrering.
Om frånvaroutskick i Hjärntorget
I Hjärntorget skickas ett meddelande ut till elevens vårdnadshavare per automatik så fort läraren har
registrerat eleven som ogiltigt frånvarande. Meddelandena kan skickas som e-post, sms* och PIM. Hur de
skickas beror på vilka uppgifter mottagaren har uppgett att de vill bli kontaktade via i Hjärntorget.
Markera vårdnadshavaren som meddelad manuellt
Om vårdnadshavaren inte har angett något sätt som den vill bli meddelad på måste du, en administratör
eller lärare se till att informationen går fram på annat sätt. När det är gjort kan du, administratören eller
läraren markera det här genom knappen "Meddelad på annat sätt". Använd knappen vid respektive elev,
eller markera alla och klicka sedan på knappen högst upp. När eleven har markerats som meddelad på
annat sätt kommer Hjärntorget att sluta notifiera om "ej meddelade vårdnadshavare".
*sms-utskick är bara möjligt om din organisation har sms-funktionen påslagen.
Registrera frånvaro
Här kan du registrera elevers när- och frånvaro för antingen en angiven tidsperiod (till exempel från den
10 september klockan 9.00 till den 12 september klockan 12.00), eller åt en lärare genom dennes
schema. Registrering kan genomföras både före och efter det datum och de klockslag som registreras.
När du klickar på Registrera frånvaro i menyn öppnas en vy där du får välja hur du vill registrera
frånvaron:
Sida 13/206
Registrera via tid
Här kan du registrera elevers från- eller närvaro för en angiven tidsperiod (till exempel från den 10
september klockan 9.00 till den 12 september klockan 12.00). Registreringen kan genomföras både före
och efter det datum och de klockslag som registreras.
För att registrera närvaro under en tidsintervall gör du så här:
1. Välj en eller flera elever som registreringen ska gälla för. Du kan söka upp dem i objektväljaren
genom att klicka dig fram i gruppstrukturen eller genom att fritextsöka på namn eller personnummer.
2. Välj start- och slutdatum. Du kan välja att fylla i datumen själv, eller låta Hjärntorget fylla i datum
genom att klicka på något av valen Välj hela nuvarande dag, vecka eller månad. Slutdatumet kan du
också bestämma genom att ställa in det utifrån startdatumets dag, vecka eller månad (om du har
valt startdatum manuellt).
3. Välj vilken orsak som ska registreras i rullgardinsmenyn. Om du väljer orsaken Ej registrerad
innebär det att du nollställer elevens befintliga registreringar under den valda perioden.
4. Avsluta genom att klicka på Spara.
Eleven och dess vårdnadshavare meddelas om frånvaron (om den är ogiltig) per automatik via e-post,
sms och/eller PIM, beroende på vilka uppgifter de har angett i systemet.
Du kan också se en historik över alla tidigare registreringar som har gjorts för en elev. Det gör du genom
att klicka på Klicka här under rubriken Tidigare registreringar och väljer därefter den elev vars historik du
vill se.
Registera via en lärares schema
När du väljer att registrera frånvaro via en lärares schema öppnas ovanstående vy. Här väljer du vilken
lärare du vill registrera frånvaro åt genom att söka upp den i listan och klicka på välj. Då öppnas en lista
över alla lärarens lektioner. Använd filtreringsalternativen för tidsintervall och ämne för att lättare söka
fram den eller de lektioner du är ute efter. Du kan också använda dig av kryssrutan "Visa borttagna
resurser" om du vill se lärare som inte längre finns kvar på skolan. När du har hittat lektionen du vill föra in
frånvaro på, klicka på den för att öppna frånvaroregistreringsfönstret.
Rapportmallar
Sida 14/206
Här kan du skapa mallar med förinställningar för rapporter. Dessa mallar kan sedan användas när
rapporter skapas. I första vyn visas en lista över alla rapportmallar. Det går att ta bort och/eller redigera
mallarna under Funktioner.
Skapa rapportmall
För att skapa en ny mall klickar du på Skapa ny rapportmall. Du kan göra följande inställningar för
rapportmallar:
Välj start- och slutdatum: Välj för vilken tidsperiod rapporten ska visa frånvaroorsak.
Dataformat: Här väljer du hur närvaron ska visas i rapporten. Du kan välja att visa den i tid med
minuter eller timmar, i andelen procent av tiden, i antalet tillfällen och/eller i andelen procent av
tillfällena.
Välj kolumner: Här väljer du vilka kolumner som ska visas i rapporten. Du kan välja mellan de
orsaker som har skapats av administratören.
Sida 15/206
Skapa konton för Plagiatkontroll
För att aktivera plagiatkontroll på inlämningsuppgifter måste organisationen ha ett avtal med någon
leverantör av en plagiatkontrolltjänst.
Vi har för närvarande samarbete med följande leverantörer:
Urkund: http://www.urkund.se/
Turnitin: http://turnitin.com/
(Genuine Text: http://www.genuinetext.com/ )
Om organisationen, eller någon enhet inom organisationen, har avtal med någon av dessa
tjänsteleverantörer tar en Hjärntorget-supporter på organisationen kontakt med Ping Pong AB för mer
information samt aktivering av funktionen på er Hjärntorget-installation. Flödet ser sedan ut så här:
1. Ping Pong AB skapar ett (eller flera) plagiatkontrollkonto som kopplas till önskad leverantör.
2. Kontot kopplas till den eller de aktivitetsgrupp/er vars aktiviteter ska kunna använda
plagiatkontrollfunktionaliteten.
3. Lärare och andra användare med rättigheten Innehållsproduktion aktiverar plagiatkontroll per
inlämningsuppgift och publicerar uppgifterna.
4. Studerande lämnar in dokument via funktionen Inlämningsuppgift och dokumenten skickas
automatiskt vidare till plagiatkontrolltjänsten.
5. Dokumenten genomsöks och ett resultat skickas tillbaka till Hjärntorget.
6. Lärare och andra användare med rättigheten Inlämningsuppgiftsrättning granskar uppgiften i
Statistikverktyget och bedömer den studerandes uppgift med stöd från plagiatkontrolltjänstens
resultat.
Sida 16/206
Vårdnadshavare
Din kommun kan ge elevernas vårdnadshavare tillgång till kommunikation och information om sina barn i
Hjärntorget. Här nedan kan du läsa om hur du skapar vårdnadshavare och kopplar dem till elever.
Vårdnadshavare att administrera
I den här vyn ser du som är användaradministratör eller skollärare en lista över alla de som själva eller
med hjälp av en lärare eller administratör har ansökt om ett vårdnadshavarkonto. När användarkonton
importeras in i Hjärntorget via integration följer det med information om vem som är vårdnadshavare för
vilka barn. På så sätt kan Hjärntorget automatiskt koppla ihop vårdnadshavare med sina barn när du
skapar ett nytt konto från en ansökan.
Ansöka om vårdnadshavarkonto
Med hjälp av ett publikt formulär kan vårdnadshavare själva ansöka om ett vårdnadshavarkonto.
Alternativt kan en lärare eller administratör använda formuläret för att fylla i personuppgifter i formuläret åt
en vårdnadshavare.
Skapa vårdnadshavare utifrån ansökningar
Kryssa i de vårdnadshavare som du vill ge konton i Hjärntorget och klicka Skapa. Nu finns
vårdnadshavarna som användare i Hjärntorget. De kommer att hamna i grupper som är parallella med
elevgrupperna i användarstrukturen och kopplas per automatik till sina barn. När du klickar på Skapa
kommer även en PDF att skapas för varje vårdnadshavare. Den innehåller information om
inloggningsuppgifter som du kan skicka till vårdnadshavarna.
Manuella konton
Ibland finns det behov av att skapa vårdnadshavarkonton i Hjärntorget åt personer som inte finns
registrerade i källsystemen (t.ex. en förälder som bor i en annan kommun eller en mormor). Då finns det
ett sätt att skapa konton manuellt och sedan koppla dem till de barn som berörs. Detta kan du som är
Manuell vårdnadshavaradministratör* göra under fliken manuella konton.
Här visas en lista över alla befintliga vårdnadshavarkopplingar som är manuellt skapade. Du kan redigera
och ta bort kopplingarna till barnen direkt från listan.
Skapa nya vårdnadshavarkonton manuellt
Om du vill skapa en ny vårdnadshavare klickar du på länken Skapa ny vårdnadshavare. Fyll i
vårdnadshavarens uppgifter och välj barn i objektväljaren till höger. Observera att du bara ser och kan
välja de barn som finns i grupper som du är administratör över. Klicka Spara. Nu finns vårdnadshavarna
som användare i Hjärntorget. De kommer att hamna i grupper som är parallella med elevgrupperna i
Sida 17/206
användarstrukturen. När du klickar på Spara kommer även en PDF att skapas för varje vårdnadshavare.
Den innehåller information om inloggningsuppgifter som du kan skicka till vårdnadshavarna.
*Den här rättigheten ställs in under Administration > Användare > Hantera användare.
Sida 18/206
Taggsamlingar
Taggsamlingar är samlingar av taggar eller etiketter som du kan använda för att märka inlägg i
dokumentationsloggboken. Taggarna kan vara kopplade till läroplaner men kan också skapas fristående.
Med hjälp av taggarna kan du filtrera inlägg i dokumentationsloggboken och du kan få en överblick över
vilka delar som har behandlats i en aktivitet som använder dokumentationsloggbok.
För att se och redigera taggsamlingar klickar du på Verktyg > Taggsamlingar. För att kunna
redigera taggsamlingar måste du vara organisationsadministratör. Menyvalet Verktyg > Taggsamlingar
blir synligt först om du är organisationsadministratör och någon aktivitet i din
organisation har funktionen Dokumentationsloggbok aktiverad.
Du får upp en lista över de taggsamlingar som finns i din organisation. Där visas namn för taggsamlingen,
vilken grupp den är tillgänglig för och hur många gånger taggsamlingen används. Du kan också redigera
en taggsamling genom att klicka på Redigera eller klicka på Visa för att se innehållet i en taggsamling.
Om du inte har några taggsamlingar eller om du vill skapa en ny har du tre val, Skapa ny
taggsamling, Importera från fil och Skapa från fördefinierad mall.
Skapa ny taggsamling
Du skapar en ny taggsamling genom att klicka på Skapa ny taggsamling. När du ska skapa en
taggsamling börjar du med att ge den ett namn. Du väljer sen om taggsamlingen representerar en
läroplan. Det gör du för att tydliggöra att taggsamlingen har sitt ursprung i en läroplan och det blir också
möjligt att filtrera ut taggsamlingar som är kopplade till läroplaner. Det är dock du själv som måste se till
att taggsamlingen innehållsmässigt överensstämmer med läroplanen.
Sida 19/206
I taggsamlingar arbetar du med Gruppering och Tagg. En gruppering samlar taggar som berör samma
område till exempel "Kommunikativ förmåga". En tagg är mer specifik, till exempel "Presentera". När du
skapar en ny taggsamling är en gruppering och två taggar redan skapade. Du kan namnge grupperingen
och också lägga till en länk till en extern källa, till exempel skolverket. För respektive tagg anger du
namnet på taggen som kommer att synas när du taggar inlägg. Du kan också välja att lägga in mer
information om taggen för att tydliggöra vad den innebär.
För att skapa en ny tagg i en gruppering klickar du på Ny tagg. För att ta bort en tagg klickar du på det
röda krysset
till höger om taggen. Om du vill ändra sorteringen för taggar klickar du på de gröna pilarna
och drar taggen till önskad plats. Du kan skapa en ny gruppering genom att klicka på Ny
gruppering. Precis som för taggar kan du ta bort en gruppering genom att klicka på det röda krysset och
du kan ändra sorteringen av grupperingar genom att klicka på de gröna pilarna och dra grupperingen till
önskad plats.
Till höger under Grupper väljer du vilken/vilka aktivitetsgrupper taggsamlingen ska vara tillgänglig för. I de
aktiviteter som finns i de markerade aktivitetsgrupperna kommer läraren kunna välja att använda
taggsamlingen under inställningar för aktiviteten.
Sida 20/206
När du är klar med att skapa grupperingar och taggar klickar du på Skapa för att skapa din taggsamling.
Importera från fil
Du kan importera en taggsamling från en excel-fil genom välja Importera från fil. För att importera klickar
du sedan på Välj fil och väljer den fil på din dator som du vill importera. Klicka därefter på Nästa för att
skapa din taggsamling. Du kan ladda ner en exempelfil för hur din excel-fil ska se ut genom att, i
taggsamlingsöversikten, klicka på Visa för en befintlig taggsamling och välja att ladda ner den som excelfil.
Skapa från fördefinierad mall
I PINGPONG finn det redan fördefinierade mallar för några taggsamlingar. Du kan skapa en
samling från en fördeifnierad mall genom att klicka på Skapa från fördefinierad mall... Därefter
väljer du vilken mall du vill använda och klicka sedan på Skapa. I nästa steg kan du
Sida 21/206
modifiera taggarna i mallen efter dina önskemål. Du kan också välja vilken aktivitetsgrupp
som ska ha tillgång till taggsamlingen. När du är klar klickar du på Skapa längst ner i taggsamlingen.
Redigera taggsamlingar
Du kan redigera taggsamlingar genom att klicka på Redigera i översiktsvyn.
Du får då upp samma vy som när du skapar nya taggsamlingar. I den vyn kan du redigera
namn på taggar och grupperingar, redigera information för taggar och lägga till nya taggar
och grupperingar. Du kan också ta bort taggar och grupperingar genom att klicka på det röda
krysset till höger om den tagg eller gruppering du vill ta bort. Observera att du endast kan ta
bort taggar som inte används i någon aktivitet. För att ändra ordningen på taggar och
grupperingar klickar du på de gröna pilarna till höger och drar taggen/grupperingen till
önskad plats. Du kan även redigera vilka aktivitetsgrupper som ska ha tillgång till
taggsamlingen. När du är klar med dina ändringar klickar du på Skapa längst ner på sidan.
Ta bort taggsamlingar
För att ta bort en taggsamling klickar du på Ta bort i översiktsvyn. Observera att du endast kan ta bort
taggsamlingar som inte används i någon aktivitet.
Sida 22/206
Introduktion till administration i Hjärntorget
Administratörer i Hjärntorget får ansvar för tre huvudområden: Aktiviteter, Användare och Organisation.
Här nedan följer en kort introduktion till de administrativa verktygen i Hjärntorget.
Hjärntorget är ett LMS, ett Learning Management System, som är helt webbaserat. Detta innebär bland
annat att varje enskild användare måste ha ett eget konto för att kunna logga in i Hjärntorget. I
administrationen skapar vi nya konton och ger olika Användare olika rättigheter i systemet. Beroende på
vilka rättigheter du som administratör har fått kan du få administrera alla användare eller endast enstaka
grupper av användare.
Som administratör kan du dessutom ha ansvar för organisationens Aktiviteter. Den vanligaste typen av
aktiviteter är kurser. Beroende på vilka rättigheter du har fått får du administrera alla aktiviteter eller
endast enstaka grupper av aktiviteter.
Några av organisationens administratörer har också ansvar för hur Organisationens Hjärntorget-system
ska utformas i fråga om bl.a. databasfält och gruppstrukturer. Endast ett fåtal fält och grupper finns
fördefinierade. Varje organisation måste således noga tänka igenom hur den egna organisationen ser ut
och sedan fundera över hur man vill anpassa Hjärntorget till densamma. Anpassning av organisationens
system görs under fliken Organisation > Inställningar och Organisation > Gränssnitt.
Förutsättningar
Sida 23/206
För att du ska få rätt att arbeta i Hjärntorgets administrationsverktyg måste en administratör ge dig
rättigheter till hela, eller delar av, det Administrativa verktyget. När du loggar in på Hjärntorget ser du
direkt på din startsida om du har tillgång till Administrationsverktyget. Under Verktyg finns valet
Administration om du har fått rättighet att arbeta i någon del av verktyget.
När du klickar på Administration öppnas ett nytt fönster och du presenteras för de delar av
administrationen du fått tillgång till.
Grupphantering
Ett centralt begrepp i Hjärntorgets administration är Grupphantering. Stora delar av administrationen
bygger på att organisationen strukturerar sina användare och sina aktiviteter i grupper. Enskilda
användare kan tillhöra en eller flera grupper och grupper kan tillhöra andra grupper.
Bilden här intill beskriver en del av gruppstrukturen för företaget ACME. Endast de rödmarkerade grupperna har fått rättigheter till
de administrativa verktygen. En användare som tillhör gruppen "Säljare_Jönköping" tillhör även grupperna "Försäljning", "Sverige"
och "Norden". Gruppen "Säljare_Jönköping" har inte fått rättigheter till de administrativa verktygen.
När organisationen börjar arbeta med Hjärntorget finns endast ett fåtal fördefinierade grupper. De heter
Alla grupper, Alla kurser, Alla användare och Ert organisationsnamn.
Ju fler användarna i er organisation blir desto viktigare blir det för er att gruppera era användare i grupper.
Detsamma gäller aktiviteter.
Rättigheter
Ett annat mycket centralt begrepp i de administrativa verktygen är Rättigheter. Några av de grupper som
skapas måste få rättigheter att arbeta i olika delar av de administrativa verktygen.
Sida 24/206
Bilden ovan vill demonstrera hur en organisation har skapat en grupp med namnet Administratörer. Den
gruppen har inte fått några rättigheter. I gruppen Administratörer finns flera undergrupper Kursadministratörer, Personaladministratörer samt Systemadministratörer. Dessa undergrupper har
tilldelats olika rättigheter. Kursadministratörerna har fått rättigheter som rör aktiviteter och utbildning
eftersom de tillhör gruppen Utbildningsavdelningen. En annan person i gruppen Utbildningsavd. tillhör inte
Kursadministratörer utan hör istället till gruppen Personaladministratörer.
Med hjälp av gruppstödet kommer den i er organisation som har alla rättigheter att nå alla användare,
aktiviteter och grupper. Administratörer med annan nivå av rättigheter når vissa grupper av användare
och aktiviteter.
Copyright Ping Pong AB.
Sida 25/206
Sökytan
När organisationen har vuxit och man har skapat många användargrupper och aktivitetsgrupper blir det
viktigt att kunna söka fram en grupp i systemet. Kanske vill du ändra rättigheterna för gruppen eller lägga
gruppen i en annan grupp.
På många ställen behöver administratören söka fram en användare från en lång lista av användare.
Detsamma gäller sökning av aktiviteter och grupper från långa listor av aktiviteter och grupper.
För att söka fram en användare, aktivitet eller grupp använder du en sökyta. Denna sökyta återfinns på
flera ställen i systemet, framförallt i det Administrativa verktyget, men även i Statistikverktyget.
Nedanstående exempel är taget från Skapa/Redigera Användare i Administrationen.
Sök en användare
För att söka fram en användare, använd något av fyra söksätt (se nedan) eller kombinera söksätten.
1. I den översta rullistan listas alla användargrupper som du har tillgång till. När du väljer en grupp
listas gruppens innehåll längst ner.
2. I den andra rullistan väljer du om du vill söka på "Efternamn, Förnamn", "Användarnamn", "Epostadress" eller "Personfält". Sök fram en användare genom att skriva början på sökbegreppet,
t.ex. "Lar" för att söka efter alla efternamn som börjar på "Lar", i sökfältet. Alla träffar visas längst
ner. Du kan även söka på ett gruppnamn när den förvalda listan "Efternamn, Förnamn" är vald.
Om du söker efter en aktivitet (t.ex. under Aktiviteter > Skapa/Redigera) kan du även söka på Id,
t.ex. "id:1234".
3. Under Register kan du klicka på den bokstav som önskad användares efternamn börjar med. Alla
träffar listas längst ner.
Sida 26/206
TIPS! I mittenblocket finns en rullista som visar var du befinner dig i gruppstrukturen i förhållande till
toppgruppen och varje steg däremellan (likt brödsmulor för webbsidor). Du kan använda den för översikt
och för att snabbare navigera fram och tillbaka i strukturen.
4. Du kan söka dig fram i grupphierarkin genom symbolerna ovanför den nedre listen:
Gå tillbaka till föregående nivå efter att ha öppnat en grupp.
Öppna den grupp du har markerad för att se dess innehåll.
Visa alla grupper och aktiviteter i den markerade gruppens alla underliggande nivåer.
Visa information om markerad aktivitet eller grupp.
Klicka på M:et om du vill spara den här gruppen som förvald grupp. Nästa gång du besöker sidan är
denna grupp förvald.
När den användare du söker syns i nedre listan kan du markera namnet för att granska användarkontot.
Kryssrutan Visa utgångna grupper högst upp visas om organisationen använder sig av
funktionen Grupper med giltighetstid.
Sida 27/206
Aktivitetsadministration
Under fliken Aktiviteter skapar administratören nya tomma aktiviteter. Aktiviteterna fylls sedan med
lärandematerial och funktioner för kollaboration och lärande, ett arbete som utförs av en användare som
har fått rollen Lärare eller någon annan relevant aktivitetsroll i den aktuella aktiviteten.
Aktiviteterna kan grupperas och varje aktivitet kan placeras i en eller flera grupper. Användare i systemet
kan ges olika roller i aktiviteten, t.ex. Lärare eller Deltagare. Dessa användare kan starta aktiviteten direkt
från sin Startsida eller från fliken Aktiviteter > Mina aktiviteter.
Flödet
1. En administratör skapar en ny aktivitet i administrationsverktyget under Aktiviteter >
Skapa/Redigera.
2. Administratören bestämmer vilka som ska ha tillgång till aktiviteten och vilken roll de olika
användarna ska ha i aktiviteten, under Aktiviteter > Tilldela användare.
3. Den nya aktiviteten blir synlig på Startsidan > Mina aktiviteter > Pågående aktiviteter hos de
användare som har blivit tilldelade aktiviteten.
4. Användaren kan starta den nya aktiviteten och börja arbeta i den utifrån de rättigheter man har
tilldelats. Användare med rollen Lärare kan t.ex. skapa innehåll i aktiviteten och som Deltagare får
man ta del av det material som behöiga användare har publicerat.
Sida 28/206
Copyright Ping Pong AB.
Sida 29/206
Hantera aktiviteter
Under fliken Hantera aktiviteter kan du skapa nya aktiviteter, lägga upp information om aktiviteter och göra
en mängd olika inställningar för aktiviteterna. Du kan även redigera befintliga aktiviteter.
På den här hjälpsidan kan du läsa om hur du skapar och redigerar aktiviteter i administrationsverktyget.
Här beskrivs:
olika aktivitetstyper,
hur du skapar en ny aktivitet och redigerar en befintlig,
hur du kopierar en befintlig aktivitet.
På undersidan Tillgänglighet kan du också läsa om hur du ställer in en aktivitets tillgänglighet.
Aktivitetstyper
När du väljer att skapa en Ny aktivitet har du tre typer att välja mellan:
En Aktivitet är en miljö där en utvald grupp användare samlas för att ta del av till exempel en kurs,
diskussion, projektarbete, test eller enkät. En aktivitet kan innehålla flera funktioner, till exempel
diskussionsforum, anslagstavla, och innehåll.
En Samlingsaktivitet är en aktivitetsgrupp som utöver sin grupperande funktion även i sig är en
vanlig aktivitet. Samlingsaktiviteten har samma funktionaliteter som en vanlig aktivitet, och är
användbara för program som innehåller flera aktiviteter. För mer information om just
Samlingsaktiviteter, läs på hjälpsidan Samlingsaktiviteter.
En Mallaktivitet är en vanlig aktivitet som en administratör med rättigheterna
Organisationsadministratör och Aktivitetsadministatör har valt att göra till en Mallaktivitet. Den har
vanligtvis ett grundinnehåll som är användbart i många sammanhang och en uppsättning funktioner
som är förvalda för sitt användningsområde. Mallaktiviteten "Förväntningsenkät" skulle t.ex. kunna
användas som grund inför flera olika kurser, där innehållsproducent/lärare får en enkät att utgå ifrån
men kan anpassa den till varje enskild kurs. Här väljer du om du vill använda en Mallaktivitet som
grund för din nya aktivitet.
För att få kopiera en mall-aktivitet måste du ha rättigheten Aktivitetsadministatör eller vara lärare med
tillgång till s.k. Lärarskapade aktiviteter*.
Tänk på att när du har skapat en aktivitet eller samlingsaktivitet går det inte att byta status på en vanlig
aktivitet till samlingsaktivitet eller tvärtom.
*Tilläggstjänst.
Sida 30/206
Roller i aktiviteter
De vanligaste rollerna i aktiviteter är Deltagare och Lärare. Rollen Lärare ger rättigheter till i princip alla
verktyg och funktioner medan Deltagares rättigheter begränsas till att ta del av det material som lärare
och andra behöriga skapar och tillgängliggör för deltagarna. Andra roller i aktiviteten kan vara
Handledare, Hjälplärare, Innehållsproducent o.s.v. Läs mer om roller i aktiviteten på sidan Aktivitetsroller.
Skapa en ny aktivitet
Skapa en ny aktivitet
För att skapa en ny aktivitet klickar du på knappen Ny nere till vänster i fönstret.
Välj aktivitetstyp
Först måste du välja vilken aktivitetstyp du vill skapa: en ny aktivitet, en ny samlingsaktivitet eller en kopia
av en mallaktivitet. Markera aktivitetstypen du vill skapa och klicka på Nästa.
Sida 31/206
Steg 1 av 2: Skapa ny aktivitet
Här bestämmer du:
Namn på aktiviteten.
Vilken grupptillhörighet aktiviteten ska ha. Aktiviteten måste tillhöra minst en aktivitetsgrupp. I
objektväljaren söker du fram och markerar de aktivitetsgrupper som din aktivitet ska tillhöra.
Om du ska ha lärarrättigheter i aktiviteten. Markera det här valet om du ska ha rollen lärare i
aktiviteten. (Genom att kontakta Ping Pong AB går det att ställa in det här valet som förvalt.)
När du har gjort ovanstående inställningar, klicka på Nästa.
Sida 32/206
Steg 2 av 2: Aktiviteten har skapats (eller Redigera aktivitet)
Här hittar du aktivitetens fullständiga inställningar., inklusive de du gjorde i steg 1. Det är också hit du
kommer att komma när du framöver ska redigera aktivitetens inställningar. Inställningarna är uppdelade
på tre flikar: Grundinställningar, Uppföljning och Avancerat. Om din aktivitet är av tillgänglighetstypen
Anmälningsbar (du kan läsa mer om tillgänglighet lite längre ner på sidan) kommer också fliken
Anmälning att visas.
Under de följande rubrikerna kan du läsa om vilka inställningar du kan göra under respektive flik.
Fliken Grundinställningar
Information
Här fyller du i allmän information om aktiviteten:
Du kan ändra namnet och fylla i en beskrivning av aktiviteten.
Innehållsspråk är det språk som aktivitetens innehållssidor kommer att skrivas på. Du gör den här
inställningen för att underlätta för systemets sökfunktioner. Korrekt inställt innehållsspråk ger bättre
sökträffar. Den här inställningen påverkar inte språket i Hjärntorgets användargränssnitt.
Max antal SMS*: Här anger du hur många sms som ska kunna skickas från aktiviteten. När en
lärare har skickat ett sms visas information om antalet förbrukade poletter. Om organisationen har
Sida 33/206
köpt sms-poletter kan aktivitetens lärare använda dessa för att göra utskick av information från
aktiviteten.
Aktivitetsfält: I de olika aktivitetsfälten fyller du i önskad information. Vilka fält som syns här beror på
hur miljön är konfigurerad. Vanliga fält är förkunskapskrav, kurslängd och datum. Aktivitetsfält kan
vara specifika för en aktivitetsgrupp, och därför bara synas i aktiviteter kopplade till den gruppen. En
organisationsadministratör kan lägga till nya aktivitetsfält under Organisation > Inställningar >
Aktivitetsfält.
Öppna sidor*: Här anger du om du vill att aktiviteten ska visas på din organisations Öppna sidor.
När du kryssar i rutan kan du även bestämma om den ska synas under en specifik tidsperiod, och
vilket namn aktiviteten ska ha när besökaren byter språk till engelska. I och med detta val kommer
lärarna i aktiviteten få möjlighet att publicera valda delar av sina kurser till de öppna sidorna.
*Tilläggstjänst
Grupptillhörighet
Här kan du ändra din aktivitets grupptillhörighet. Glöm inte att spara direkt om du ändrar
grupptillhörigheten, eftersom vissa av inställningarna bara visas för vissa grupper.
Checklista
Här kan du skapa en enkel checklista över saker som behöver göras i samband med
aktiviteten. Klicka på knappen Redigera för att skapa listan, bocka i avklarade uppgifter samt ändra eller
lägga till uppgifter. Listan visas då i ett eget fönster och genom att klicka på en uppgifts
ser du vem som
har skapat uppgiften och vem som har markerat den som slutförd.
När listan är skapad visas den som ett fält till höger i administrationsverktygets och en stapel visar hur
stor andel av uppgifterna som är avklarade.
Läs mer om Checklistefunktionen på sidan Checklista.
Tillgänglighet
Ange vilken typ av tillgänglighet aktiviteten ska ha. Valet påverkar hur dina deltagare får tillgänglighet i
aktiviteten. Du kan välja mellan följande tillgänglighetstyper:
Administratör ger tillgång: När du skapar en aktivitet har den per automatik denna tillgänglighet.
Tillgänglighetstypen innebär att du aktivt måste ge enskilda användare eller grupper av användare
tillgång till aktiviteten som Lärare, Deltagare eller annan roll.
Deltagaren startar själv (publik): Välj denna typ om du vill att deltagaren själv ska kunna starta
aktiviteten (och på så sätt få tillgång till den). Aktiviteter med den här tillgängligheten kommer att
vara synliga för deltagarna och kan startas i deras katalog.
Lösenordsskyddad: En lösenordsskyddad aktivitet fungerar på samma sätt som en publik aktivitet.
Sida 34/206
Den enda skillnaden är att deltagare måste ha ett lösenord för att starta aktiviteten.
Anmälan till aktivitet: Genom den här typen av tillgänglighet kan du göra aktiviteter anmälningsbara
för utvalda grupper. En sådan här aktivitet syns för användarna i katalogen, men för att få tillgång till
aktiviteten måste de anmäla sig och bli tilldelade/godkända av en administratör.
Intresseanmälan: En sådan här aktivitet kan du använda som platshållare för att ta reda på hur stort
intresse det är bland dina användare att delta på en viss utbildning.
Du kan läsa mer om hur du ställer in tillgänglighet på sidan Tillgänglighet.
Funktioner i aktiviteten
Här kan du se och ändra vilka funktioner som är aktiverade i aktiviteten, skapa innehåll i aktiviteten via
aktivitetens produktionsverktyg samt se statistik och progression för aktivitetens deltagare i
statistikverktyget. När du klickar på någon av knapparna får du en tillfällig behörighet och kan utföra
uppgifter som normalt är ämnade för lärare eller specifika aktivitetsroller.
Visa aktiverade funktioner: Klicka på valet för att visa en lista över vilka funktioner som är aktiverade
i aktiviteten. Tänk på att om aktiviteten är ny har förmodligen inte läraren hunnit ändra i
inställningarna än.
Aktivitetsinställningar: Klicka på knappen för att öppna sidan inställningar i aktiviteten och där se
eller ändra inställningar för Funktioner, Aktivering av deltagare, Logotyp, Navigation, Läroplan
och/eller Arkivering.
Produktionsverktyget: Klicka på knappen för att gå till Produktionsverktyget i aktiviteten. Här får du
samma rättigheter som en Lärare och du kan t.ex. skapa en informativ startsida, lägga upp en enkät
eller skapa ett test.
Statistikverktyget: Klicka på knappen Statistikverktyget för att öppna aktivitetens verktyg för statistik
och uppföljning. Här kan du följa deltagarnas progression och se t.ex. inloggningsstatistik,
testresultat, enkätsammanställningar och betyg (om sådana används).
Fliken Uppföljning
Kursvärdering
Med den här funktionen får du en genväg till funktionerna för att skapa och redigera Enkäter i aktivitetens
Produktionsverktyg. Det innebär att du snabbt och smidigt kan skapa till exempel en kursvärdering som
aktivitetens deltagare sedan kan besvara. När du klickar på någon av knapparna får du en tillfällig
Sida 35/206
behörighet och kan utföra uppgifter som normalt är ämnade för Lärare eller specifika aktivitetsroller.
Skapa/Redigera kursvärdering: Klicka på knappen för att gå direkt till verktyget för att skapa enkäter.
Du får börja med att välja om du vill skapa en enkät där svaren hanteras anonymt eller en där man
kan se vem som har svarat vad. Klicka på önskad typ och ange enkätens namn så kommer du in i
redigeringsläget.
Mejla länk: Med den här funktionen kan du mejla en direktlänk till aktivitetens startsida till önskade
deltagare. Beroende på vilka grupperingar som finns i aktiviteten visas en lista med grupper såsom
Anmälda (4), Antagna (2), Deltagare (3), Godkända (0) o.s.v. Siffran inom parentes anger antalet
personer som finns i gruppen. Klicka på önskad grupp för att öppna formuläret Skapa utskick och
där skriva ditt meddelande och göra eventuella inställningar för utskicket.
Sammanställning: Klicka på knappen för att gå direkt till sidan för enkätsammanställningar i
Statistikverktyget. Här visas aktivitetens enkäter och du kan se statistik för önskad enkät.
Diplom/Certifikat
Genom att i funktionen Mallar skapa malldokument såsom diplom, kursintyg, certifikat o.s.v. kan du här
välja att generera personliga dokument till aktivitetens deltagare. Diplom och andra dokument kan skapas
till de användare som är medlemmar i grupperna som listas under rubriken Diplom/Certifkat:
Intill de grupper som har medlemmar visas knappen Skapa diplom. Klicka på knappen för att
komma till funktionen som genererar diplom/dokument till gruppens medlemmar. Läs mer om
mallar på hjälpsidan Mallar.
Översikt
Sida 36/206
Med den här funktionen kan du ta fram en lista med information om bl.a. antalet deltagare som startat och
blivit godkända på den valda aktiviteten.
Mål och Framsteg
Här kan du välja att tillåta att ett delmål inom aktiviteten ska kunna vara att uppnå godkänt resultat på en
eller flera andra aktiviteter. I rullgardinsmenyn väljer du ur vilken aktivitetsgrupp du ska få välja andra
aktiviteter.
Resultatrapport
Med den här funktionen skapar du en detaljerad rapport i Excelformat på aktivitetens komponenter
(inlämningsuppgifter, inloggningar, SCORM-object, m.m.).
Start och Godkänd
Med den här funktionen kan du ta fram en rapport på när deltagare har startat och blivit godkända på
aktiviteten.
Fliken Avancerat
Sida 37/206
Arkivering
Sätt en bock i rutan Arkivera aktivitet om du inte vill att aktiviteten ska visas i vanliga sökningar i
administrationsverktyget.
För att söka fram arkiverade aktiviteter bockar du i valet Visa arkiverade under sökfältet. För
användare som har tillgång till aktiviteten flyttas den från listan pågående till listan arkiverade aktiviteter
under Mina aktiviteter.
Öppnar du (eller en annan användare) en arkiverad aktivitet kommer menyerna att vara utgråade,
men i övrigt finns all information kvar och aktiviteten fungerar som vanligt med undantag för Senaste
nytt som inte längre skickar ut några meddelanden från aktiviteten.
Bockar du ur rutan Arkivera aktivitet aktiveras aktiviteten igen och du kan använda den som vanligt.
Mallaktivitet
Du som har rättigheterna Organisationsadministratör och Aktivitetsadministatör kan välja att göra
aktiviteten till en Mallaktivitet. Markera i så fall valet Denna aktivitet är en mallaktivitet. Markeringen
innebär att aktiviteten blir valbar för den som skapar en ny aktivitet väljer Kopiera mallaktivitet.
För att få kopiera en mallaktivitet måste du ha rättigheten Aktivitetsadministatör eller vara lärare med
tillgång till Lärarskapade aktiviteter*.
Hjälpaktivitet
Du som har rättigheterna Organisationsadministratör och Aktivitetsadministratör för toppgruppen i
organisationen kan här markera valet Visa aktiviteten i Hjälpen. Detta ger organisationen möjlighet att
skapa helt egna, gruppanpassade hjälpsidor.
Observera att endast de användare som har tillgång till aktiviteten kommer att se den i Hjälpen.
Kompetenshantering
Du kan koppla Behörigheter och/eller Förmågor till aktiviteten. Det innebär att när en deltagare blir
godkänd på aktiviteten så tilldelas denne den eller de behörigheter och/eller förmågor som du väljer här.
Vilka behörigheter och förmågor som syns här beror på inställningar i Hjärntorgets
kompetenshanteringsverktyg.
Mål & Framsteg
Du kan välja att godkännande av en annan aktivitet ska kunna vara ett delmål i den här aktiviteten. I
gruppväljaren nedan kan du bocka för antingen en grupp eller en samlingsaktivitet. Alla aktiviteter som
finns i gruppen/samlingsaktiviteten kommer att vara valbara när du skapar ditt delmål.
Sida 38/206
IP-adresser*
Om tilläggstjänsten IP-adresser är aktiverad kan du begränsa från vilka IP-adresser det går att nå
aktiviteten. Här anger du vilka IP-adresser som ska ha tillgång till aktiviteten. Separera adresserna med
kommatecken.
SwedSec*
Om tilläggstjänsten SwedSec används kan man för rapporter av typen Godkända användare
välja att skicka information om att användare har blivit godkända till SwedSec. Klicka på
knappen Swedsec och sedan på knappen Skicka.
För att kunna göra kopplingar till SwedSec krävs att din organisation har avtal med SwedSec samt
att aktiviteterna i rapporten har kopplats till SwedSec. Kontakta Ping Pong AB för information och
aktivering av tjänsten. Mer information om SwedSec Licensiering AB, finns på http://www.swedsec.se/.
LADOK-koder*
Lägg in info!
Giltlighetstid
Under giltighetstid kan du bestämma hur länge aktivitetens godkännande är giltigt. Det innebär att när en
användare blir godkänd på aktiviteten kan du välja att låta godkännandet vara giltigt endast under en
begränsad tid. Godkännandet tas inte bort för den som är godkänd, men är alltså inte giltigt när tiden har
gått ut.
För att aktivera den här funktionen och göra inställningar, gör så här:
1. Klicka redigera. Ett mindre fönster öppnas.
2. Bocka i rutan Använd giltighetstid och fyll i önskade val:
Giltighetstid [x] dagar: Fyll i antalet dagar som godkännandet ska vara giltigt.
Använd påminnelse: Markera här om du vill att det ska skickas en påminnelse till administratörer
innan godkännandet går ut.
Påminn [x] dagar innan: Ange hur många dagar innan giltighetstidens utgång som påminnelsen ska
skickas.
Skicka meddelande till administratör: Fyll i e-postadresser till de administratörer som ska få
påminnelsen.
Meddelandemall för administratörer: Välj vilken mall som ska användas för
meddelandet som skickas ut till administratörer. Du skapar nya mallar under Administration >
Organisation > Mallar > Påminnelse om giltighetstid.
Skicka meddelande till deltagaren: Markera detta val om du vill att en påminnelse ska skickas till
Sida 39/206
deltagare när godkännandets giltighetstid snart går ut.
Meddelandemall för deltagare: Välj vilken mall som ska användas för meddelandet
som skickas ut till deltagare. Du skapar nya mallar under Administration > Organisation > Mallar >
Påminnelse om giltighetstid.
3. Klicka Spara
Fliken Katalogen
Om du har gjort din aktivitet synlig i katalogen via Grundinställningar > Tillgänglighet visas
fliken Katalogen. Här hittar du inställningar och aktioner som påverkar aktiviteten i katalogen.
Länk
Här visas länken till aktiviteten i katalogen.
Skicka ut länk
Här kan du mejla ut en länk till aktiviteten i katalogen. Länken kan skickas antingen till alla som kan
anmäla sig (knappen Mejla alla) eller till alla som ännu inte har anmält sig (knappen Mejla ej anmälda).
Skriva informationsmeddelande
Här kan du som är informationsadministratör skapa ett informationsmeddelande som kommer att visas för
de användargrupper som kan se aktiviteten i sin katalog.
Ladda upp/Ändra logotyp
Som administratör har du här möjlighet att lägga till en bild/logotyp till anmälningsbara aktiviteter. Bilden
kommer sedan att visas i katalogen:
Fliken Anmälning
Om du har gett din aktivitet tillgänglighetstypen Anmälan till aktivitet visas fliken Anmälning. Här kan du
Sida 40/206
göra inställningar för hur anmälningar ska hanteras.
Anmälningsfält
Här kan du skriva in en anmälningsbeskrivning till din anmälningsbara aktivitet och skapa fält som
deltagaren ska fylla i vid anmälan. Anmälningsfält kan se ut på tre olika sätt:
ett textfält med flera rader
ett textfält med en rad
en rullgardinsmeny
Du kan också bestämma om anmälningsfältet ska vara obligatoriskt att fylla i för deltagaren.
Gör så här för att skapa ett anmälningsfält:
1. Klicka på knappen Hantera fält. Ett nytt fönster öppnas - här ändrar du instruktionen och skapar nya
användarfält.
2. Klicka på länken Ändra instruktionen för att skriva en instruktion till den som anmäler sig. Klicka
Spara när instruktionen är klar.
3. Klicka på länken Skapa nytt fält.
4. Välj typ av fält. Klicka Nästa.
5. Ange fältets namn och om det ska vara obligatoriskt att fylla i fältet. Om du har valt ett fält med flera
rader så anger du också hur många rader det ska bestå av. Klicka Spara.
6. Lägg till fler fält och flytta dem upp eller ner i förhållande till varandra med hjälp av pilarna.
7. Stäng fönstret när du är klar.
Gör så här för att kopiera anmälningsfält från en annan aktivitet:
1.
2.
3.
4.
Klicka på Kopiera fält från annan aktivitet.
I rullgardinslistan väljer du vilken aktivitet du vill kopiera anmälningsfält ifrån. Klicka Spara.
Lägg till fler fält och flytta dem upp eller ner i förhållande till varandra med hjälp av pilarna.
Stäng fönstret när du är klar.
Sida 41/206
När deltagaren klickar på Anmäl mig i Katalogen kommer den till en sida med anmälningsbeskrivningen
och anmälningsfälten. Om deltagaren inte fyller i de obligatoriska fälten så visas en varning och anmälan
skickas inte.
I funktionen Listor (i administrationsverktyget) visas anmälningsfälten som kolumner om du väljer att ta ut
en lista på deltagare i aktiviteter.
E-postmallar
Här visas en lista med de e-postmallar som används vid automatiska e-postutskick som är kopplade till
aktiviteten. Du kan välja mall i rullgardinsmenyn till höger om varje typ av e-postutskick. Om du inte gör
några förändringar kommer standardmallar att användas.
Du som är organisationsadministratör kan också skapa nya och redigera befintliga mallar. Det gör du
genom att klicka på länken Du kan redigera och skapa mallar här.
Kopiera en befintlig aktivitet
Det är också möjligt att kopiera en befintlig aktivitet. Då följer alla inställningar med till den nya aktiviteten.
Om du vill kopiera en aktivitet, gör så här:
Gå till Administration > Aktiviteter > Hantera aktiviteter.
Sök fram den aktivitet du vill kopiera genom sökfältet till vänster på sidan.
Markera aktiviteten.
Klicka på knappen Kopiera längst ner till vänster på sidan. Sidan laddas om och du får upp en
vy där du kan välja vilka delar av originalaktiviteten som du vill ha med i din kopia.
5. Ange den nya aktivitetens namn och beskrivning och markera ditt urval för kopiering.
6. Sök fram och markera den/de aktivitetsgrupper som den nya aktiviteten ska tillhöra. Detta gör du i
1.
2.
3.
4.
Sida 42/206
7.
8.
9.
10.
objektväljaren till höger i fönstrets övre del.
Markera valet Ge mig lärarrättigheter om du ska ha rollen Lärare i aktiviteten.
Spara med knappen i fönstrets nedre vänstra hörn. Hjärntorget arbetar nu en stund med att skapa
kopian och när det är klart visas en dialogruta med texten För att avsluta kopieringen, klicka Spara!.
Klicka OK i rutan.
Klicka Spara i Administrationsfönstret.
Nu är kopieringen klar och aktiviteten kan redigeras som en vanlig aktivitet. Gör önskade inställningar,
tilldela eventuella lärare, deltagare och/eller andra roller till aktiviteten och starta den för att göra
eventuella ändringar.
*Tilläggstjänst.
Sida 43/206
Tillgänglighet
Här väljer du hur dina användare ska få tillgång till aktiviteten. Genom att bestämma hur aktiviteten ska
vara tillgänglig kan du som är administratör styra till exempel vilka grupper av användare som ska få
anmäla sig till en kurs, under vilken tidsperiod de ska få anmäla sig och sätta upp regler för om det till
exempel krävs godkänt resultat på Delkurs 1 innan man får anmäla sig till Delkurs 2. Så här kan det se ut
i Katalogen för en användare:
Du kan välja mellan fem olika tillgänglighetstyper:
Administratör ger tillgång: När du skapar en aktivitet har den per automatik denna tillgänglighet.
Tillgänglighetstypen innebär att du aktivt måste ge enskilda användare eller grupper av användare tillgång
till aktiviteten som Lärare, Deltagare eller annan roll. (detta görs under Aktiviteter > Tilldela användare).
Du kan göra en inställning för den här tillgänglighetstypen:
Märkning i katalogen
Grupper med "titträtt"
Deltagaren startar själv (publik): Välj denna typ om du vill att deltagaren själv ska kunna starta
aktiviteten (och på så sätt få tillgång till den). Aktiviteter med den här tillgängligheten kommer att vara
synliga för deltagarna och kan startas i deras katalog. Du kan göra följande inställningar för en publik
aktivitet (längre ner i texten kan du läsa mer om inställningarna):
Märkning i katalogen
Grupper med "titträtt"
Grupper med "titt- och anmälnings-/starträttigheter"
Tid
Beroende
Sida 44/206
Lösenordsskyddad: En lösenordsskyddad aktivitet fungerar på samma sätt som en publik aktivitet.
Den enda skillnaden är att deltagare måste ha ett lösenord för att starta aktiviteten. Du kan göra följande
inställningar för en lösenordsskyddad aktivitet (längre ner i texten kan du läsa mer om inställningarna):
Lösenord
Märkning i katalogen
Grupper med "titträtt"
Grupper med "titt- och anmälnings-/starträttigheter"
Tid
Beroende
Anmälan till aktivitet: Genom den här typen av tillgänglighet kan du göra aktiviteter anmälningsbara
för valda grupper. En sådan här aktivitet syns för användarna i katalogen, men för att få tillgång till
aktiviteten måste de anmäla sig och bli tilldelade/godkända av en administratör. Du kan göra följande
inställningar för en anmälningsbar aktivitet (längre ner i texten kan du läsa mer om inställningarna):
Anmälningsbarhet
Inställningar för anmälan
Anmälningar hanteras av
Inställningar för externa registreringsformulär
Visning av administratörs respektive lärares namn och e-post i katalogen
Märkning i katalogen
Avanmälan
Grupper med "titträtt"
Grupper med "titt- och anmälnings-/starträttigheter"
Tid
Beroende
Intresseanmälan: En sådan här aktivitet kan du använda som platshållare för att ta reda på hur stort
intresse det är bland dina användare att delta på en viss utbildning. Följande inställningar är tillgängliga
för den här tillgänglighetstypen:
Inställningar för anmälan
Inställningar för externa registreringsformulär
Anmälningar hanteras av
Visning av administratörs respektive lärares namn och e-post i katalogen
Märkning i katalogen
Grupper med "titträtt"
Grupper med "titt- och anmälnings-/starträttigheter"
Tid
Beroende
Gemensamma inställningar för de olika tillgänglighetstyperna
Sida 45/206
Beroende på vilken typ av tillgänglighet du väljer ändras sidans tillgängliga val. En av inställningarna
(titträtt) är gemensamma för samtliga typer. Ytterligare tre inställningar (titt- och anmälnings-/starträtt, tid
och beroende) är gemensamma för publika, lösenordsskyddade och anmälningsbara aktiviteter.
Märkning i katalogen
Här kan du skriva in ett eller flera ord som kommer att synas som en märkning på aktiviteten i katalogen:
Grupper med "titträtt"
Sök fram och markera den eller de grupper av användare som ska kunna se aktiviteten i katalogen.
Användarna i gruppen kan bara se information om aktiviteten, men kan inte anmäla sig eller starta
aktiviteten så länge de inte ligger i en grupp som har den rättigheten (se nästa rubrik).
Om du vill veta mer om de grupper du väljer kan du klicka på
intill en grupps namn.
TIPS!
Om ni vill göra ett lokalt kursutbud tillgängligt att se för hela eller större delar av organisationen är det
möjligt att aktivera en funktion som ger enheter rätt att i just den här gruppväljaren se och markera
grupper utanför sin egen enhet. Kontakta Ping Pong AB för att slå på funktionen.
Grupper med "titt- och anmälnings-/starträttigheter"
Sida 46/206
Sök fram och markera den eller de grupper av avändare som ska kunna se och anmäla sig till eller starta
aktiviteten i katalogen. Du måste välja minst en grupp.
Om du vill veta mer om de grupper du väljer kan du klicka på
intill en grupps namn.
Tid
Du kan bestämma under vilken tidsperiod aktiviteten ska vara synlig i Katalogen samt under vilken
tidsperiod användaren ska kunna starta/anmäla sig till aktiviteten. Ett av fälten (start- eller slutdatum) kan
lämnas blanka så att det inte finns något speciellt start- eller slutdatum, utan aktiviteten visas oavbrutet.
På bilden här intill har man valt att aktiviteten ska visas i Katalogen från och med nu (blankt fält) till
2010-04-30. Eftersom valet Användaren kan alltid starta aktiviteten är markerat kan användaren starta,
om det är en Publik eller Lösenordsskyddad aktivitet, eller anmäla sig om det är en Anmälningsbar
aktivitet, under hela den ovan valda perioden.
Notera att datum måste skrivas i formatet "åååå-mm-dd".
Beroende
Sida 47/206
Genom att sätta upp regler för Beroende kan du skapa automatiska flöden där användare som har
påbörjat eller blivit godkända på andra aktiviteter får tillgång till aktuell aktivitet genom Katalogen.
I exemplet här intill måste användaren ha loggat in och påbörjat aktiviteten "Att handleda studenter kurs
5" för att den aktuella aktiviteten ska bli synlig i Katalogen.
Ytterligare inställningar för lösenordsskyddade aktiviteter
Om din aktivitet är lösenordsskyddad får du också välja ett lösenord. I boxen Översikt finns fältet Ange
lösenord. Här fyller du i det lösenord som deltagaren måste ange för att kunna starta aktiviteten.
Ytterligare inställningar för anmälningsbara aktiviteter
Om du har skapat en anmälningsbar aktivitet finns ytterligare fem inställningar att göra:
Anmälningsbarhet
Här väljer du vad i aktiviteten som ska vara anmälningsbart och på vilket sätt:
Anmälningar görs till aktiviteten: Om anmälningarna ska göras direkt till aktiviteten markeras detta val.
Valet är lämpligt om aktiviteten inte har några kurstillfällen. När detta val är markerat kan man även göra
Sida 48/206
inställningar för hantering av Avanmälningar, se vidare nedan.
Kurstillfällena (x st) är anmälningsbara: Markera detta val om du vill att deltagarna ska kunna anmäla sig
till aktivitetens kurstillfällen. Det innebär att det i Katalogen, när användaren klickar Anmäl mig, kommer
att visas en lista med kurstillfällen som är möjliga att anmäla sig till.
Antal kurstillfällen som en deltagare får anmäla sig till: Du kan tillåta användarna att anmäla sig till fler än
ett kurstillfälle. Välj antal i rullgardinsmenyn. Användaren kan då markera flera kurstillfällen och
administratören kan sedan t.ex. välja att flytta användaren till Antagna eller Aktiverade på ett tillfälle och
till Inaktiverade på övriga tillfällen.
Kurstillfällen skapas under Administration > Aktiviteter > Tilldela användare > [Sök aktivitet] > Nytt
kurstillfälle.
Inställningar för anmälan
Här gör du allmänna inställningar för anmälan:
Max antal deltagare: Ange om du vill begränsa antalet deltagare genom att fylla i ett antal. Om aktiviteten
har inställningen att anmälan görs per kurstillfälle gäller valt antal per kurstillfälle.
Skicka e-post till administratören när max antal deltagare uppnåtts (inklusive anmälda): Markera här om
administratören ska få e-post när max antal deltagare har uppnåtts.
Hindra anmälningar när Anmälda, Antagna och Aktiverade når Max antal deltagare: Markera här om du
vill att möjligheten att anmäla sig till aktiviteten ska försvinna när summan av Anmälda, Antagna och
Aktiverade deltagare når gränsen för Max antal deltagare.
Användaruppgifter ska verifieras vid anmälan i katalogen: Markera här om du vill att användarens
personuppgifter ska visas när den går till Katalogen och klickar på Anmäl mig. Användaren måste då
kontrollera och/eller ändra uppgifterna innan den klickar på Skicka anmälan.
Kräv chefs godkännande: Om tilläggstjänsten Chefsgodkännande har aktiverats finns även detta val här.
Sida 49/206
Om du markerar valet måste en chef godkänna eller avslå anmälan innan en administratör kan flytta
användaren till Antagna, Aktiverade eller Inaktiverade. Notera även att aktiviteten endast visas i Katalogen
för användare som har en Chef. Du kan läsa mer om Chefsgodkännande på sidan Tilläggstjänster.
Skicka e-post till administratören vid anmälan/avanmälan: Markera här om du vill att administratören (som
väljs under Anmälningar hanteras av) ska få ett e-postmeddelande när någon anmäler sig eller avanmäler
sig.
E-postspråk: Ange vilket språk texter i e-postmeddelanden ska ha.
Anmälningar hanteras av
Här väljer du vem eller vilka som ska ta emot e-post när någon anmäler sig. (E-post-utskick aktiveras
under Inställningar för anmälan.)
Inställningar för externa registreringsformulär
Den här inställningen kan användas av organisationer som har formulär för extern registrering som är
kopplade till Hjärntorget, till exempel för kursanmälan.
Möjliggör anmälan utan att vara inloggad: Om kurskatalogen speglas på en extern webbsida där
kursanmälan görs kan du aktivera den här funktionen.När du aktiverar detta val kan du också välja ett
Sida 50/206
formulär som ska användas för de som anmäler sig via organisationens Öppna sidor, om den
tilläggstjänsten används.
Avanmälan
Här gör du inställningar kring deltagarnas möjlighet att avanmäla sig. Dessa val blir tillgängliga om man
har markerat valet Anmälnings görs till aktiviteten under Anmälningsbarhet, se ovan.
Möjliggör avanmälan från Deltagare: Normalt kan användare inte avanmäla sig när de har placerats i
gruppen Deltagare, men om detta val markeras blir det alltså möjligt.
Vid avanmälan, flytta deltagare till Inaktiverade: Här kan administratören välja att den som avanmäler sig
automatisk flyttast till Inaktiverade deltagare, för att tydliggöra vilka som har avbokat sig.
Vid avanmälan, flytta den som ligger först i gruppen Anmälda till: Här kan administratören välja att när
någon avanmäler sig flyttas den som har anmälningsnummer ett (1) automatiskt till Antagna eller
Deltagare.
Visning av administratörs respektive lärares namn och e-post i
katalogen
Här kan du bestämma om administratörers respektive lärares namn och e-post ska visas för användarna i
katalogen eller inte.
Ytterligare inställningar för aktiviteter med tillgänglighetstypen
intresseanmälan
Om du har skapat en intresseanmälningsaktivitet finns ytterligare fem inställningar att göra:
Inställningar för anmälan
Här gör du allmänna inställningar för anmälan:
Max antal deltagare: Ange om du vill begränsa antalet deltagare genom att fylla i ett antal. Om aktiviteten
Sida 51/206
har inställningen att anmälan görs per kurstillfälle gäller valt antal per kurstillfälle.
Skicka e-post till administratören när max antal deltagare uppnåtts (inklusive anmälda): Markera här om
administratören ska få e-post när max antal deltagare har uppnåtts.
Hindra anmälningar när Anmälda, Antagna och Aktiverade når Max antal deltagare: Markera här om du
vill att möjligheten att anmäla sig till aktiviteten ska försvinna när summan av Anmälda, Antagna och
Aktiverade deltagare når gränsen för Max antal deltagare.
Skicka e-post till administratören vid anmälan/avanmälan: Markera här om du vill att administratören
(som väljs under Anmälningar hanteras av) ska få ett e-postmeddelande när någon anmäler sig eller
avanmäler sig.
E-postspråk: Ange vilket språk texter i e-postmeddelanden ska ha.
Inställningar för externa registreringsformulär
Den här inställningen kan användas av organisationer som har formulär för extern registrering som är
kopplade till Hjärntorget, till exempel för kursanmälan.
Möjliggör anmälan utan att vara inloggad: Om kurskatalogen speglas på en extern webbsida där
kursanmälan görs kan du aktivera den här funktionen.När du aktiverar detta val kan du också välja ett
formulär som ska användas för de som anmäler sig via organisationens Öppna sidor, om den
tilläggstjänsten används.
Anmälningar hanteras av
Sida 52/206
Här väljer du vem eller vilka som ska ta emot e-post när någon anmäler sig. (E-post-utskick aktiveras
under Inställningar för anmälan.)
Visning av administratörs respektive lärares namn och e-post i
katalogen
Här kan du bestämma om administratörers respektive lärares namn och e-post ska visas för användarna i
katalogen eller inte.
Sida 53/206
Samlingsaktiviteter
Samlingsaktivitet är en aktivitetsgrupp, som utöver sin grupperande funktion även, i sig, är en vanlig
aktivitet med tillhörande funktionalitet såsom diskussionsforum, anslagstavla och innehåll. Ett
användningsområde för samlingsaktiviteter kan t.ex. vara program som innehåller flera aktiviteter, kanske
rentav indelade i ytterligare samlingsaktiviteter såsom terminer som i sin tur innehåller aktiviteter för de
olika delkurser som ingår i en termin under en utbildning.
Samlingsaktiviteter kan även användas för att implementera en öppen kurswebb/kurskatalog på en utvald
webbadress som nås utan inloggning, då i kombination med tilläggsfunktionen Öppna sidor.
Skapa en samlingsaktivitet
En samlingsaktivitet skapas i Administrationsverktyget, under Aktiviteter > Skapa/Redigera. Klicka på Nyknappen längst ner till vänster på sidan och välj sedan Ny samlingsaktivitet, som på bilden nedan. Klicka
sedan Nästa.
Samlingsaktivitet ≈ Aktivitetsgrupp
Efter att ha sparat samlingsaktiviteten, kan aktiviteten redigeras som vanliga aktiviteter men med en extra
knapp, Redigera grupp för samlingsaktivitet.
Sida 54/206
Eftersom samlingsaktiviteten i princip är en aktivitetsgrupp kan denna redigeras som en sådan. Knappen
Redigera grupp för samlingsaktivitet tar användaren till aktivitetsgruppens redigeringsvy, se nedan.
Samlingsaktivitetens innehåll
En samlingsaktivitet, som t.ex. Sjukgymnastprogrammet i bilden ovan, kan innehålla både vanliga
aktiviteter och andra samlingsaktiviteter. I bilden nedan är medlemmarna nya samlingsaktiviteter, i det här
fallet terminer, i vilka de olika kurserna (vanliga aktiviteter) som ingår i varje termin placeras.
Efter att ha lagt till aktiviteter till en samlingsaktivitet syns de för aktivitetens medlemmar i vänstermenyn:
Sida 55/206
Kurswebb: en kombination av Samlingsaktiviteter och Öppna sidor
I kombination med tilläggsfunktionen Öppna sidor kan samlingsaktiviteter med fördel användas för att
bygga upp och publicera information om kurser och andra aktiviteter på en offentlig/öppen webbplats,
d.v.s. tillgänglig för användare utan att de har loggat in i systemet. Adressen blir vanligtvis en underdomän
till organisationens toppdomän (t.ex. minakurser.mindoman.se.) och inställningarna görs tillsammans med
Ping Pong AB i samband med att funktionen Öppna sidor aktiveras och dessa byggs upp.
Om din organisation har tilläggstjänsten Öppna sidor kan du läsa mer i hjälpavsnittet Öppna sidor.
Copyright Ping Pong AB.
Sida 56/206
Checklista
Med funktionen Checklista kan man för varje aktivitet skapa en enkel checklista över saker som behöver
göras i samband med kursen/aktiviteten.
Skapa en checklista
För att skapa en checklista med olika uppgifter, gör så här:
1. Gå till Administration > Aktiviteter > Skapa/Redigera.
2. Sök fram den aktivitet du vill skapa en checklista för.
3. Markera aktiviteten så att inställningarna för den valda aktiviteten visas till höger.
4. I fältet Checklista, längst till höger, klickar du Redigera. Ett nytt fönster öppnas där du får redigera
din checklista.
1. Klicka Lägg till uppgift, för att skapa en ny uppgift.
2. Ange uppgiftens namn
3. Fyll i en eventuell beskrivning. Textfältet har även stöd för variabler om du vill att det ska
innehålla riktade meddelandet (klicka på den lilla informationssymbolen ovanför fältet för att
se mer information om hur du använder variabler).
4. Ange tidpunkt för påminnelse, om du önskar en sådan.
5. Ange vem du vill ska få påminnelsen. Du kan antingen välja bland de olika medlemsrollerna i
aktiviteten eller skriva in e-postadress/er i fältet under.
6. Spara.
7. Lägg eventuellt till fler uppgifter.
8. Redigera tidigare uppgifter genom funktionknapparna Redigera, Ta bort, Flytta.
Stäng det lilla fönstret när checklistan är skapad.
Tips! Skapa automatiska utskick med hjälp av uppgifter
Om en av uppgifterna är att göra ett utskick kan du använda beskrivningsfältet för att skriva
meddelandetexten. Bocka därefter i alternativet längst ner Markera som avklarad när en påminnelse
skickats så markeras uppgiften som genomförd automatiskt i och med att utskicket har gått ut.
Använda checklistan
1. Sök fram aktiviteten och klicka Redigera i fältet Checklista.
2. Markera uppgifter som avklarade genom att sätta en bock i boxen intill aktuell uppgift. När en uppgift
bockas i uppdateras sidan och stapeln visas hur stor andel av uppgifterna som är avklarade.
3. Skapa nya uppgifter eller redigera befintliga vid behov, enligt beskrivningen ovan.
Under uppgiftens "i" ser du vem som skapat uppgiften och vem som markerat den som slutförd.
Sida 57/206
Tilldela användare
För att ge användare tillgång till en aktivitet, oavsett vilken roll användaren ska ha, går du till fliken
Tilldela användare. Gör så här:
1. Sök fram den aktivitet som du ska tilldela användare till. Använd sökytan till vänster i fönstret.
2. Välj medlemstyp i rullistan överst till höger. (se nedan) Om du t.ex. vill att en användare ska få
tillgång till aktiviteten som deltagare, väljer du listan Deltagare.
3. Sök fram de användare eller grupper av användare som ska höra till medlemstypen genom sökytan
i mitten av fönstret.
4. Markera önskade användare och använd pilen för att göra dem till medlemmar.
5. Klicka Spara.
Det finns flera olika typer av användare. Gå in på Medlemstyper och funktioner för att läsa mer om de
olika grupperna. Där finner du även information om de olika funktionerna som finns under fältet
medlemmar.
Skapa lista
När du befinner dig på fliken Tilldela användare, har valt en aktivitet och den översta rullgardinsmenyn
längst till höger på sidan är satt att visa Deltagare visas en genvägslänk till funktionen Skapa lista. Klicka
på länken för att komma till fliken Listor med den aktuella aktiviteten förvald.
Masshantering av anmälningar och antagningar
Om du vill hantera anmälningar och antagningar för flera aktiviteter samtidigt kan det vara enklare att göra
det via export och import av listor. Som administratör kan du välja att ta ut en excelfil med alla som är
anmälda och antagna till aktiviteter som ingår i en eller flera aktivitetsgrupper.
Exportera anmälningar
De filer som exporteras innehåller en första flik med en översikt över exporten. Här finns kolumner för
användarnamn, namn, e-postadress, eventuell information från anmälningsformulären samt vilka
aktiviteter personerna är anmälda till respektive antagna. Sedan följer en flik per aktivitet där med
anmälningsinformation samt kolumnerna Anmälningsdatum, Anmälningsnummer, Antagen.
För att exportera en fil, gör så här:
1. Klicka på Exportera anmälningar längst ned, under gruppväljaren (om du har en specifik aktivitet
öppen så klicka först på avbryt).
Sida 58/206
2. Välj om du önskar lägga till några specifika användarfält i översiktsfliken respektive aktivitetsflikarna.
Dessa kommer då att inkluderas som extra kolumner.
3. Välj vilken eller vilka aktivitetsgrupper vars aktiviteter du vill ha ut anmälnings- och antagningsdata
för.
4. Klicka på Exportera
Importera antagningar
När du väl har gjort din export kan du bearbeta filen för att sedan importera den igen så att anmälningsoch antagningsstatus för de valda aktiviteterna uppdateras.
1. Öppna excelfilen.
2. Välj fliken för den aktivitet du vill redigera.
3. I kolumnen för Antagna markerar du de personer som ska vara antas med ett kryss.
4. I kolumnen Anmälningsnummer kan du med hjälp av nummer bestämma antagningsordning. Den
som har lägst nummer kommer att bli antagen först.
5. Om du vill flytta någon som hade status antagen till kölistan istället tar du bara bort krysset i
antagningskolumnen för den personen och fyller i ett könummer istället.
6. Spara filen.
7. Gå tillbaka till administrationsverktyget och klicka på Importera antagningar.
8. Välj den filen som du just uppdaterat och klicka Importera…
9. Du får se en sammanställning av de uppdateringar som importen innebär. Godkänn genom att
klicka på Spara.
Sida 59/206
Medlemstyper och funktioner
När du ska tilldela användare en aktivitet kommer du att möta flera medlemstyper. Du kan läsa mer om
dem längre ner i texten. På sidan Tilldela användare kan du läsa om hur du går till väga när du vill ge
användare tillgång till en aktivitet.
Viktiga funktioner under fältet Medlemmar
Under fältet Medlemmar finns flera viktiga funktioner tillgängliga för administratören:
Flytta till: Genom att markera en eller flera personer i den valda listan och sedan välja t.ex. Antagna eller
Deltagare i rullgardinsmenyn Flytta till kan administratören smidigt byta medlemstyp för dessa användare.
Anmälningslogg: Här finns även funktionen Anmälningslogg där man ser alla händelser för aktiviteten,
t.ex. när användare har anmält sig eller avanmält sig.
Skicka meddelande till markerade användare: Genom att markera en eller flera användare och sedan
klicka på Skicka meddelande till markerade användare kan man skicka t.ex. kursbekräftelser eller annan
information med e-post eller PIM (Hjärntorget Instant Messaging).
Skapa nytt kurstillfälle: Klicka här för att skapa nya kurstillfällen och därmed skapa möjlighet att ge olika
grupper tillgång till aktiviteten under olika tidsperioder. Du kan även göra kurstillfällena anmälningsbara
genom att gå till Administration > Aktiviteter > Skapa/Redigera > Tillgänglighet > Anmälan
och markera valet Kurstillfällena (X st) är anmälningsbara.
Skapa projektgrupper för varje kurstillfälle: Här kan du klicka om du vill skapa projektgrupper som baseras
på kurstillfällen och deltagare. Du kommer då till en vy där du får upp en tabell som visar kurstillfällen,
medlemmar och huruvida en projektgrupp kan skapas för kurstillfället eller inte. Om du inte har några
medlemmar knutna till kurstillfället så kan ingen grupp skapas. Projektgrupper kommer dock skapas för de
kurstillfällen som har medlemmar.
En användare kan höra till någon eller några av medlemstyperna nedan i en aktivitet:
Medlemsgrupper som alltid finns
Aktiverade och inaktiverade lärare eller deltagare
En användare som har blivit tilldelad en aktivitet tillhör någon av grupperna lärare eller
deltagare. Dessa användare kan starta aktiviteten från Startsidan > Mina aktiviteter. Specialfall: om
en aktivitet är Publik, d.v.s. tillgänglig genom Katalogen, blir personen inte aktiverad förrän hon loggat in
minst en gång.
Sida 60/206
Administratörer kan flytta aktiverade deltagare och lärare till gruppen Inaktiverade. Detta
innebär att användaren inte längre kan starta aktiviteten. All statistik för personen finns dock
kvar och hittas i gruppen Inaktiverade.
Göra en lärare aktivitetsansvarig
Om du väljer rollen lärare i rullisten kommer en ytterligare rullista att dyka upp under listan med
användare. Här kan du välja att ange en av lärarna i aktiviteten som ansvarig. Den ansvariga lärarens
namn kommer att synas i katalogen, under kontakt på supportsidan och på organisationens öppna sidor
(om aktiviteten har öppna sidor).
Medlemsgrupper som finns beroende på inställningar
Anmälda användare
- syns om anmälningsfunktioner är kopplade till aktiviteten
Här placeras användare som har anmält sig till aktiviteten. Om aktiviteten har Anmälan tillgängligt och
användare har anmält sig till aktiviteten så hamnar de i denna grupp. De ligger kvar här tills de flyttas till
någon annan grupp. Notera att om anmälningar sker till kurstillfällen hamnar de som anmäler sig istället i
kurstillfällets Anmälda-lista. De anmälda visas i en lista och får automatiskt ett anmälningsnummer.
Numret visas även för användaren själv, i Katalogen.
Antagna användare
- syns om anmälningsfunktioner är kopplade till aktiviteten
Om aktiviteten har Anmälan tillgängligt och användare har anmält sig och efter anmälan blivit antagna till
aktiviteten så hamnar de i denna grupp. De ligger kvar där tills de flyttas till någon annan grupp.
Anmälningslogg och möjlighet att skicka meddelande finns även här.
Passiva användare
- syns endast för administratörer med rättigheten Aktivering av deltagare
Administratörer kan flytta användare till gruppen Passiva. När användare markeras som passiva så kan
de inte se eller starta aktiviteten. Användare med rollen Lärare i aktiviteten kan se de passiva användarna
i aktiviteten och kan därmed börja förbereda kursen genom att t.ex. skapa projektgrupper och liknande.
Lärare kan även ges rättigheten Aktivering av deltagare och på så vis få rätt att själva, genom menyn
Verktygslådan i aktiviteten, flytta användare från Passiva till Deltagare. Inställningen som möjliggör för
lärare att aktivera deltagare görs för grupper (som aktuella lärare placeras i) under Organisation >
Rättigheter > Övriga .
Upphörda användare
- syns när aktiviteten har kurstillfällen
I listan Upphörda visas de användare vars tillgång till aktiviteten, genom ett kurstillfälle, har upphört.
Sida 61/206
Genom att markera användare och sedan klicka på Återaktivera med förlängning kan du ge användaren
förlängd tillgång till aktiviteten. Läs mer om detta i manualen "Kurstillfällen". Du kan även markera
användare och skicka e-post eller PIM till dem genom funktionen Skicka meddelande till markerade
användare.
Användare aktiverade via kurstillfälle
- syns när aktiviteten har kurstillfällen
I listan Aktiverade via kurstillfälle visas de användare som för tillfället har tillgång till aktiviteten genom ett
kurstillfälle. Intill vissa namn kan en parentes med informationen "Avslutas år-månad-dag" visas. Dessa
användare har återaktiverats med förlängning. Läs mer om detta i manualen Kurstillfällen. Genom att
markera användare och klicka Skicka meddelande till markerade användare kan du skicka e-post eller
PIM till dem.
Kurstillfälle: Kurstillfällets namn
- syns när aktivitetens kurstillfällen är anmälningsbara
Om aktiviteten har kurstillfällen som användaren kan anmäla sig till visas varje kurstillfälle i
rullgardinsmenyn med val för de underliggande medlemstyperna:
Anmälda (kurstillfällets namn) (antal): Klicka här för att se vilka som har anmält sig till kurstillfället.
Antalet anmälda visas direkt i rullgardinsmenyn. Inifrån listan kan du markera användare och flytta
dem till önskad medlemstyp. Notera att om tilläggstjänsten Chefsgodkännande är aktiverad måste
en chef godkänna anmälan innan administratören kan flytta personen.'
Antagna (kurstillfällets namn) (antal): Klicka här för att se vilka som har antagits till kurstillfället.
Antalet antagna visas direkt i rullgardinsmenyn. För vidare hantering, se Anmälda ovan.
Aktiverade (kurstillfällets namn) (antal): Klicka här för att se vilka som har blivit aktiverade
deltagare på kurstillfället. Antalet aktiverade visas direkt i rullgardinsmenyn. För vidare hantering, se
Anmälda ovan.
Inaktiverade (kurstillfällets namn) (antal): Klicka här för att se vilka som har blivit inaktiverade
deltagare på kurstillfället. Antalet inaktiverade visas direkt i rullgardinsmenyn. För vidare hantering,
se Anmälda ovan.
Tillfällig tillgång till aktivitet
Användare med rättigheten Tilldelningsadministratör kan lägga till sig tillfälligt i aktiviteter, som Lärare,
Deltagare eller en Aktivitetsroll. Tilldelningen sker här under Aktiviteter > Tilldela användare. Sök fram en
aktivitet och välj, i rullgardinsmenyn längst ner i fönstret, Lägg mig temporärt i > Aktiverad
Lärare/Deltagare. När valet görs öppnas aktiviteten automatiskt i ett nytt fönster och du kan se den ur den
Sida 62/206
valda rollens perspektiv. När du loggar ut ur Hjärntorget försvinner din tillfälliga behörighet.
Inbjudna användare
- syns om läraren i aktiveten använder funktionen Inbjudan till aktivitet
I listan Inbjudna visas de deltagare som bjudits in till en aktivitet av en lärare i aktiviteten. Läraren kan
själv administrera inbjudningarna men också du, som administratör, har möjlighet att göra ändringar. Läs
mer om inbjudningar i manualerna Inbjudan till aktivitet: Administratör eller Inbjudan till aktivitet:Lärare.
Sida 63/206
Kurstillfällen
Om ni har en och samma kurs som ska ges på olika datum ger kurstillfällen er möjlighet att låta
användare anmäla sig till olika tillfällen och administrera olika deltagarlistor, en per kurstillfälle, med
information från anmälningsfält etc. Dessutom ger kurstillfällen er möjlighet att göra en rad olika
inställningar för påminnelser och sluttid för tillfällena, till exempel hålla reda på start och sluttid för olika
deltgargrupper, kunna skicka ut påminnelser, förlänga kurstid osv.
Olika typer av kurstillfällen
Inställningar kan göras på flera sätt:
1. Bestäm kurstillfällets startdatum. Personer och grupper som placeras i kurstillfället får tillgång till
aktiviteten från det valda datumet.
2. Bestäm kurstillfällets slutdatum. Personer och grupper som placeras i kurstillfället får tillgång till
aktiviteten till och med det valda datumet.
3. Tillgång efter första inloggning. Personer och grupper som placeras i kurstillfället får tillgång till
aktiviteten i valt antal dygn från och med första inloggning.
4. Tillgång efter godkännande. Personer och grupper som placeras i kurstillfället har tillgång till
aktiviteten i valt antal dygn efter att de har blivit godkända på aktiviteten.
OBSERVERA!
Hjärntorget kontrollerar om några förändringar har skett i ett kurstillfälle var tionde minut, vid varje helt 10slag (t.ex. 11.10), och när en administratör uppdaterar ett kurstillfälle. Detta innebär till exempel:
För ett kurstillfälle där användaren får ha tillgång till aktiviteten i ett dygn efter godkännande: En
användare som blir godkänd kl. 11.13 dag 1 får ha tillgång till kursen till kl. 11.20 nästa dag.
Undantaget är om en administratör gör en förändring mellan 11.13 och 11.20 dag två, då upphör
tillgången vid den tidpunkt administratören sparar.
För ett kurstillfälle där startdatum har passerats: Om en ny deltagare placeras i en grupp som sedan
tidigare ligger i ett kurstillfälle eller om användaren placeras direkt i ett kurstillfälle så får denne
tillgång till aktiviteten vid nästa helt 10-minuterslag. (Då systemet söker efter förändringar). För att
snabbare ge deltagaren tillgång till aktiviteten kan administratören gå in och spara om kurstillfället
efter att deltagaren har placerats i kurstillfället.
OBSERVERA även!
Undvik att placera en användare i mer än ett kurstillfälle. Om så sker kommer Hjärntorget alltid att vara så
tillåtande som möjligt och det kan bli svårt att överblicka följderna för den enskilde användare.
Inställningarna som görs på var och ett av kurstillfällena kommer att vara gällande oavsett hur många
kurstillfällen en person tillhör och det kan skapas "konflikter". Ett exempel:
En användare llgger både i kurstillfället "Tillgång 3 dagar efter godkännande" OCH i kurstillfället "Tillgång
Sida 64/206
30 dagar efter inloggning":
Användaren kommer att ha till aktiviteten ända tills hon blir godkänd, och därefter 3 dagar till,
oavsett när hen loggade in för första gången.
Om användaren blir godkänd på dag 1 så kommer hon ha tillgång till aktiviteten i 30 dagar.
Om användaren istället blir godkänd först på dag 30 så kommer hon ha tillgång till aktiviteten i 3
dagar till.
Steg-för-steg-instruktion: Skapa ett kurstillfälle
1. Gå till Tilldela användare under Aktiviteter i administrationsverktyget.
2. Sök fram den aktivitet du vill skapa kurstillfällen för genom sökfältet till vänster i fönstret.
3. Klicka på länken Skapa ett nytt kurstillfälle under fältet Medlemmar.
4. Ge kurstillfället ett lämpligt namn.
5. Bestäm om kurstillfället ska vara anmälningsbart eller inte med hjälp av kryssrutan.
Sida 65/206
5.
6. Bestäm om kurstillfället ska ha någon av tidsbegränsningarna, och gör specifika inställningar för
tidsbegränsningen:
För ett kurstillfälle med endast startdatum:
1. Kontrollera om den automatiskt ifyllda starttiden passar eller ange en ny.
2. Markera valet Endast startdatum.
3. Fortsätt till punkt sju nedan.
För ett tillfälle med slutdatum (och eventuellt startdatum):
1. Kontrollera om den automatiskt ifyllda starttiden passar eller ange en ny.
2. Markera valet Fast slutdatum efter vilket gruppen inte får logga in och ange ett slutdatum.
3. Fortsätt till punkt sju nedan.
För ett kurstillfälle med begränsning efter första inloggning:
1. Kontrollera om den automatiskt ifyllda starttiden passar eller ange en ny.
2. Markera valet Tillgång till aktiviteten efter första inloggning och ange antal dagar.
3. Fortsätt till punkt sju nedan.
Sida 66/206
För ett kurstillfälle med begränsning efter godkännande:
1. Kontrollera om den automatiskt ifyllda starttiden passar eller ange en ny.
2. Markera valet Tillgång till aktiviteten efter godkännande och ange antal dagar.
3. Fortsätt till punkt sju nedan.
7. Ange det meddelande som ska visas för en deltagare som försöker starta aktiviteten när kurstiden
har gått ut. Om inget meddelande skrivs in används nedanstående standardtext.
8. Välj om du vill att systemet ska skicka en automatisk påminnelse innan kurstiden går ut:
1. Markera om meddelandet ska skickas som e-post och/eller PIM (Hjärntorget Instant
Messaging).
2. Ange hur många dagar (dygn) innan kurstiden går ut som meddelandet ska skickas.
3. Skriv ett påminnelsemeddelande. (Om du inte fyller i något här, men anger antal dygn, så
skickas ett standardmeddelande till deltagarna). Se mer om påminnelsemeddelanden längre
ner.
9. Spara!
Alla skapade kurstillfällen visas nu under rubriken Kurstillfällen i rullgardinsmenyn överst till höger på
sidan. (Förvalt i listan är Deltagare). Om du vill redigera ett tillfälle markerar du tillfället i listan och klicka
på länken Inställningar för kurstillfället som visas under fältet Medlemmar när ett kurstillfälle är valt.
Förlänga tiden för en deltagare
När tiden för en deltagare har gått ut hamnar personen i listan Upphörda. Tiden för enskilda personer i
denna lista kan förlängas, så här:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
I Administrationen väljer du Tilldela användare under Aktiviteter.
Sök fram den aktivitet du vill göra ändringar för genom sökfältet till vänster i fönstret.
Markera aktiviteten.
Välj Upphörda i rullgardinsmenyn Deltagare.
Markera den eller de (håll ner Ctrl/cmd och klicka) användare du vill förlänga tiden för (återaktivera).
Klicka på länken Återaktivera med förlängning.
I det lilla fönstret som öppnas anger du hur många dygn, från och med nu, du vill förlänga kurstiden
för de markerade användarna. Eftersom du utför en, för den specifika användaren, aktiv handling
kommer hen få tillgång till aktiviteten från det att du klickar OK.
8. Klicka OK.
9. Du flyttas nu automatiskt till listan Aktiverade via kurstillfälle där du kan se de användare som är
aktiverade för stunden, däribland de du just återaktiverade. Dessa kommer nu att ha tillgång till
aktiviteten fram till det datum som visas intill användarens namn. Sluttiden blir nästa hela 10-slag
efter tidpunkten då administratören klickade OK. Det vil säga: Om administratören klickar OK 9.05
så upphör användarens tillgång till aktiviteten på angivet datum, klockan 09:10.
Observera! Användare som ligger i gruppen Deltagare har alltid tillgång till aktiviteten, oavsett om de är
Sida 67/206
placerade i ett kurstillfälle som för tillfället inte har tillgång till aktiviteten.
Meddelande när tiden har gått ut
När kurstillfället är slut, det vill säga den tidsperiod som är vald har passerats, visas ett meddelande för
den som försöker starta kursen. Detta meddelande anger du som är administratör för kurstillfället.
Gör såhär:
Om du vill skapa ett nytt tillfälle och lägga till ett meddelande:
1. Gå in under Tilldela användare i administrationverktyget
2. Sök fram aktiviteten.
3. Klicka på Skapa nytt kurstillfälle under listan med deltagare
4. Ge ditt kurstillfälle ett namn
5. I vyn som öppnas kan du göra inställningar för tillfället. Skriv in ditt meddelande i textrutan under
Meddelande till deltagaren när tiden har gått ut.
6. Spara!
Om du vill ange meddelande i ett befintligt tillfälle:
1. Gå in under Tilldela användare i administrationverktyget
2. Sök fram aktiviteten.
3. Välj det kurstillfälle som du vill ange meddelande för i rullisten över listan med deltagare.
4. Klicka Redigera kurstillfället under listan med deltagare.
5. I vyn som öppnas kan du redigera dina inställningar för tillfället. Skriv in ditt meddelande i textrutan
under Meddelande till deltagaren när tiden har gått ut.
TIPS!
Precis som i andra meddelanden som skickas från Hjärntorget går det bra att använda variabler och
skriva t.ex. "Hej %name%!" för att göra meddelandet mer personligt. Då skickas användarens namn med i
meddelandet, t.ex. "Hej Maria Stjernberg!". Även %firstname%, %lastname%, %login%, %email%,
%course% och t.o.m. %personfältsnamn% (där personfältsnamn är namnet på ett personfält) kan
användas i meddelandet. Tänk dock på att välja en variabel som alla mottagare har fyllt i, annars blir det
ett blankt steg i meddelandet. Tänk också på att om du skickar med lösenord, d.v.s. %password%
kommer nya lösenord genereras till de användare som aldrig har loggat in i Hjärntorget. För övriga
kommer texten "Ditt vanliga lösenord" visas på platsen för lösenordet.
Automatisk påminnelse
Innan tiden går ut för ett kurstillfälle kan det vara bra att få en påminnelse om att man bör avsluta sin kurs.
Här kan du som är administratör skriva ett meddelande och välja hur lång tid innan kurstillfällets sluttid det
ska skickas. Meddelandet kan skickas som e-post och/eller PIM (Hjärntorget Instant Messaging). Notera
att påminnelsen alltså inte har någon koppling till anmälningshanteringen för kurstillfället.
Sida 68/206
Gör såhär:
Om du vill skapa ett nytt tillfälle och lägga till ett meddelande:
1. Gå in under Tilldela användare i administrationverktyget
2. Sök fram aktiviteten.
3. Klicka på Skapa nytt kurstillfälle under listan med deltagare
4. Ge ditt kurstillfälle ett namn
5. I vyn som öppnas kan du göra inställningar för tillfället. Under Tidsbegränsning väljer du något av
alternativen med slutdatum.
6. Under Använd automatisk påminnelse inför slutdatum, bestäm om påminnelsen ska skickas som
PIM och/eller e-post.
7. Ange hur många dagar innan slutdatumet som påminnelsen ska skickas ut.
8. Skriv in ditt meddelande.
9. Spara!
Om du vill ange meddelande i ett befintligt kurstillfälle:
1. Gå in under Tilldela användare i administrationverktyget
2. Sök fram aktiviteten.
3. Välj det kurstillfälle som du vill ange meddelande för i rullisten över listan med deltagare.
4. Klicka Redigera kurstillfället under listan med deltagare.
5. I vyn som öppnas kan du redigera dina inställningar för tillfället. Under Tidsbegränsning väljer du
något av alternativen med slutdatum.
6. Under Använd automatisk påminnelse inför slutdatum, bestäm om påminnelsen ska skickas som
PIM och/eller e-post.
7. Ange hur många dagar innan slutdatumet som påminnelsen ska skickas ut.
8. Skriv in ditt meddelande.
9. Spara!
Sida 69/206
Skapa aktivitetsgrupper
Under Aktiviteter > Aktivitetsgrupper skapar vi nya, eller redigerar befintliga Aktivitetsgrupper.
Några få aktivitetsgrupper finns alltid i systemet och är statiska. De heter:
Alla aktiviteter
Alla grupper
Er organisations namn.
Obs! Det är inte säkert att du har tillgång till alla grupper och nivåer i er organisation.
Varför gruppera aktiviteter?
Det främsta skälet till att gruppera aktiviteter har med rättigheter att göra: I stora organisationer är det
viktigt att olika användare kan få rättigheter att administrera olika aktivitetsgrupper (ofta ämnen, skolor,
avdelningar o.s.v.) i systemet. Genom att skapa grupper kan exempelvis den som är kursadministratör för
en viss institution eller avdelning få rätt att administrera endast de kurser och andra aktiviteter som tillhör
hans/hennes ämne/grupp.
Att tänka på när man skapar aktivitetsgrupper
Tänk igenom vilka grupper du behöver i din organisation och rita gärna upp hur de ska hänga
samman innan du börjar skapa grupperna i Hjärntorget.
Börja uppifrån genom att skapa de grupper som ska ligga direkt under organisationens toppgrupp
först. Därefter är det lättare att skapa nya grupper och direkt placera dem i rätt grupp.
Tänk igenom hur du namnger dina grupper. Om du exempelvis är administratör för Institutionen för
Samhällsvetenskap och skapar en grupp som heter Fördjupningskurser bör den döpas till något
som gör den specifik för just din institution. T.ex. Fördjupningskurser SH. Om en annan
administratör, t.ex. på Institutionen för Naturvetenskap, skapar en grupp Fördjupningskurser under
sin institution blir det svårt för systemadministratören (som ser båda grupperna) att veta vilken
aktivitetsgrupp som hör till vilken institution.
Av samma skäl som ovan bör man även tänka på att fylla i en beskrivning om varje grupp. Det kan
t.ex. vara att gruppen endast är synlig för vissa användargrupper eller vilka kurser/aktiviteter som
ska placeras i den.
Undvik att placera aktiviteter direkt i toppgruppen, placera dem så långt ned i gruppstrukturen som
möjligt.
Sida 70/206
En grupp måste alltid ligga i en annan grupp. Det går inte att ta bort en grupp ur dess sista förälder.
Exempel: Man kan inte ta bort grupp B ur grupp A om A är sista föräldern till B.
Man kan inte lägga grupper i sig själva (Skapa cirkelreferenser).
Steg-för-steg-instruktion: Skapa aktivitetsgrupper
1. Logga in i din Hjärntorget-miljö.
2. Välj Administration under Verktyg.
3. Välj Aktivitetsgrupper under Aktiviteter. Läs instruktionerna som återfinns under rubriken Hantera
aktivitetsgrupper.
4. Klicka på knappen Ny grupp och fyll i namnet på din första grupp.
Om ni använder flera gränssnittspråk för era användare så kan ni ge gruppen ett namn för varje
språk. För de som ser gruppens namn i ett svenskt gränssnitt kan gruppen heta Utvärderingar, för
de som har engelskt gränssnitt heter samma grupp, med samma aktiviteter, Evaluations e.d.
Lägg även in en praktisk kommentar i beskrivningsfältet. T.ex. om du skapar gruppen
Nordenaktiviteter; "Kurser och andra aktiviteter för Norden".
5. Man måste alltid placera en ny grupp i minst en befintlig grupp. Placera gruppen i en lämplig grupp
genom att markera önskad grupp. Klicka Spara för att spara den grupp du skapat.
6. Upprepa steg 4-5 för att skapa fler grupper.
Skapa flera grupper och över- och underordna grupper i förhållande till
varandra
1. Skapa gärna flera grupper men tänk noga igenom hur din struktur ska se ut innan du skapar
grupperna. Det är oftast enklare att bygga "uppifrån och ner", d.v.s. börja med de övergripande
grupperna för att sedan direkt kunna placera nya grupper i rätt grupp/grupper när de skapas. T.ex.:
skapa först Matematik så att du kan lägga Algebra, Geometri, Grundkurser i Matematik o.s.v. direkt i
Matematik när du skapar dem. Om grupperna skulle hamna fel går det förstås att ändra strukturen
senare.
2. Om du inte redan har över- och underordnat grupper i förhållande till varandra kan du göra det i
efterhand. Markera den grupp du vill lägga andra grupper i och klicka först på Redigera och sedan
Medlemmar. I det nya sökfältet som dyker upp söker du fram de grupper som ska underordnas och
läggas i den aktuella gruppen. När du t.ex. tilldelar grupper (eller aktiviteter) till gruppen Språk
markerar du Engelska, Tyska o.s.v. Genom att hålla ned Ctrl-tangenten kan du markera flera
grupper som du vill ska ingå i Språkgruppen. Klicka på pilen och de markerade grupperna blir
"medlemmar" i den aktuella gruppen. Spara.
3. När du har lagt upp alla grupper kan du kontrollera att grupperna har blivit rätt strukturerade på två
olika sätt:
1. Markera toppgruppen (eller den grupp du vill se strukturen på) och klicka på i-symbolen. I det
Sida 71/206
nya fönstret som öppnas väljer du Visa/dölj gruppstruktur. Här ser du hur dina grupper hänger
ihop och om något behöver ändras.
2. Genom att använda sökytan ute till vänster. Klicka på rullisten och välj toppgruppen (Namnet
på din organisation). I grupplistan ska du då se alla grupper som ligger direkt i toppgruppen.
Markera en och klicka på pilen nedåt höger så öppnas denna grupp och ev. undergrupper
syns nu i grupplistan. Öva gärna på att använda sökytan genom att verifiera att alla dina
grupper finns och att det går att söka upp en grupp.
Skicka meddelande
Du kan välja att skicka meddelande till flera olika aktiviteters medlemmar på en och samma gång ifall de
alla ingår i samma aktivitetsgrupp. För att göra detta markerar du först en aktivitetsgrupp i trädstrukturen.
Klicka därefter på Skicka meddelande längst ned på sidan för att sedan bocka för vilken eller vilka
medlemmar du vill ska vara mottagare. Alternativen är:
Anmälda
Antagna
Deltagare
Lärare
Användare som någon gång loggat in
Godkända
När du valt mottagare går du vidare genom att klicka på knappen under. Då öppnas ett nytt fönster,
Skapa utskick, där alla medlemmarna i de olika aktiviteterna är förvalda som mottagare. I formuläret som
visas i fönstret kan du:
Visa mottagare: Klicka på Visa mottagare så visas en lista med de personer som motsvarar de
medlemsroller du har valt. Om du vill ta bort någon från utskickslistan kan du klicka på papperskorgen
som visas direkt efter den personens e-postadress.
Ärende: Ange meddelandets rubrik i fältet Ärende.
Meddelande: Här skriver du själva meddelandet. Om du vill sända ut personliga uppgifter kan du använda
variabler, klicka på länken Information om att använda variabler överst på sidan för att få mer information.
Tänk på att om du skickar med lösenord, d.v.s. %password% så kommer nya lösenord genereras till de
användare som aldrig har loggat in i Hjärntorget. För övriga kommer texten "Ditt vanliga lösenord" visas
på platsen för lösenordet.
Bifogade filer: Klicka på knappen Bifoga fil om du vill skicka med någon typ av fil. Maxstorleken per fil är 7
MB.
Alternativ: Här väljer du hur meddelandet ska skickas.
Skicka som e-post: Om meddelandet ska skickas till mottagarnas e-postadresser ska detta val
Sida 72/206
användas.
Skicka som PIM: Om du vill att meddelandet ska skickas inom Hjärntorget, som ett internt s.k. PIM,
markerar du detta val.
Skicka kopia till mig själv: Markera här om du vill ha en kopia till den e-postadress du har angivit i
Hjärntorget/en PIM-kopia.
Spara som mall: Markera här om du vill spara meddelandet som en mall för att ha något att utgå ifrån vid
ett senare utskick. Mallarna visas i en lista till höger i fönstret. Klicka på en mall för att använda den.
Du kan förhandsgranska ditt meddelande genom att klicka på knappen Förhandsgranska.
När du är nöjd klickar du Skicka.
Sida 73/206
Aktivitetsroller
Användare med den administrativa rättigheten Organisationsadministratör kan skapa Aktivitetsroller och
specificera vilka rättigheter varje roll ska ha. Dessa roller kopplas till aktivitetsgrupper och i de aktiviteter
som tillhör de valda aktivitetsgrupperna kan användare tilldelas till de nya rollerna. Exempel på roller
som kan skapas är Handledare, Lärarassistent, Forumansvarig o.s.v.
Här, under Aktivitetsroller , skapar man nya roller samt redigerar eller kopierar befintliga.
Systemroller
Systemrollerna, Lärare och Deltagare, kan inte ändras men man kan utgå ifrån en sådan roll och skapa
en ny genom att välja Kopiera. Rollen Lärare har alla aktivitetsrättigheter (och några till) och rollen
Deltagare har inga av dem.
Aktivitetsroller
I en lista på sidans nedre del visas organisationens skapade aktivitetsroller med information om Namn,
vilken Grupp rollen är kopplad till samt Beskrivning. Under Funktioner kan man välja att Redigera, Kopiera
eller Ta bort rollen.
Skapa en ny roll
För att skapa en ny roll, gör så här:
Sida 74/206
1. Klicka på knappen Skapa ny roll längst ner på sidan.
2. Fyll i Namn och Beskrivning på alla språk. Inom organisationen måste varje roll ha ett unikt namn.
3. Markera de Rättigheter som rollen ska ha. För musen över i:et på varje rättighet för att få information
om vad rättigheten innebär. Läs mer om rättigheterna nedan.
4. Välj Aktivitetsgrupp. I de aktiviteter som tillhör den valda aktivitetsgruppen kommer den nya rollen att
kunna användas.
5. Spara!
OBS!
Om du skapar en ny roll och sparar den utan att markera några rättigheter kommer den rollen att få
samma rättigheter och kan se samma saker i aktiviteterna som deltagarna.
Redigera en roll
Om du vill redigera en roll, klicka på knappen Redigera intill den roll du vill redigera. I redigeraläget kan du
lägga till eller ta bort rättigheter, ändra namn eller beskrivning och byta aktivitetsgrupp. När du gör
ändringar för en roll bör du tänka på vilka konsekvenser ändringen kan få:
Ta bort rättigheter: Alla användare som har rollen förlorar den rättighet som tas bort.
Lägg till rättigheter: Alla användare som har rollen får den rättighet som läggs till.
Byt aktivitetsgrupp: Om man byter aktivitetsgrupp för en roll kommer rollen visas som "Rollnamn
(Historisk)" i de aktiviteter där rollen användes före ändringen. De användare som har rollen får
behålla den och de rättigheter som är kopplade till den. Så länge någon användare är tilldelad till
den historiska rollen kommer den att finnas kvar i aktiviteten, men när den sista användaren tas bort
från rollen så försvinner den helt ur aktiviteten.
Flytta en aktivitet (aktivitetsadministration): Om man flyttar en aktivitet från "Aktivitetsgrupp A", som
har roller, till "Aktivitetsgrupp B", som inte har det, så påverkas inte de användare som har fått roller
i aktiviteten medan den låg i "Aktivitetsgrupp A". De berörda rollerna visas som "Rollnamn
(Historisk)" i de aktiviteter där rollen används.
Ta bort roller från en aktivitet
Om man vill ta bort en roll helt från en aktivitet så måste man arbeta i två steg:
1. Ta bort rollen från den aktivitetsgrupp som aktiviteten ligger i eller ta bort aktiviteten från den
aktivitetsgrupp som rollen är kopplad till.
2. Ta bort alla användare från rollen (under Aktiviteter > Tilldela användare > [Välj aktivitet] >
"Rollnamn (Historisk)").
Sida 75/206
Kopiera roller
Genom att kopiera en roll kan du utgå ifrån den rollens inställningar och skapa en ny roll. Intill varje roll
finns valet Kopiera, klicka på knappen för att kopiera rollen och gör sedan önskade inställningar. Glöm
inte att Spara när du känner dig nöjd med den nya rollens inställningar.
Aktivitetsrättigheter
För att rättighetssystemet ska vara så flexibelt som möjligt kan varje organisation skapa sina egna
aktivitetsroller genom att använda de olika aktivitetsrättigheterna i olika kombinationer för olika
aktivitetsgrupper. Nedan följer en beskrivning av de olika aktivitetsrättigheterna som finns i Hjärntorget.
Aktivitet - Funktioner
Målredigering: Ger rätt att se sidan Redigera mål i Verktygslådan och där skapa nya delmål och
mappar samt göra inställningar för dessa.
Forumhantering: Ger rätt att i funktionen Diskutera skapa och redigera diskussionsforum för
aktivitetens medlemmar.
Projektgruppshantering: Ger rätt att se valet Projektgrupper i Verktygslådan och där skapa och
redigera projektgrupper för aktivitetens medlemmar.
Anslagshantering: Ger rätt att i funktionen Anslagstavla skapa och redigera anslag som riktas till
aktivitetens medlemmar.
Vanliga frågor-hantering: Ger rätt att i funktionen Vanliga frågor skapa och redigera frågor och svar
som visas för aktivitetens medlemmar.
Dokumenthantering: Ger rätt att i funktionen Dokument lägga upp, redigera och ta bort mappar,
dokument och länkar i boxen Aktivitetens dokument, där objekten blir tillgängliga för aktivitetens
medlemmar.
Chatthantering: Ger rätt att i funktionen Chatt skapa nya varaktiga kanaler för aktivitetens
medlemmar samt rensa chatthistorik i sparade chattkanaler.
Podcasthantering: Ger rätt att i funktionen PodCaster lägga upp nya filer eller redigera befintliga
som aktivitetens medlemmar sedan kan prenumerera på.
Kalenderhantering: Ger rätt att i funktionen Kalender lägga upp till nya och redigera befintliga
händelser i aktivitetens kalender.
Aktiviteter - Inställningar
Funktionsaktivering: Ger rätt att se valet Inställningar i Verktygslådan och där göra inställningar för
aktivitetens Funktioner, Logotyp och, om funktionaliteten är aktiverad, även Navigation.
Aktivitetsarkivering: Ger rätt att se valet Inställningar i Verktygslådan och där hantera arkivering av
aktiviteten.
Aktivitet - Kommunikation
Sida 76/206
Meddelandehantering: Ger rätt att se valet Skicka meddelande i Verktygslådan och där skicka
meddelanden i form av e-post och/eller PIM till aktivitetens medlemmar.
Loggbokshantering: Ger rätt att i funktionen Loggbok se och skriva inlägg, kommentarer och
kontaktnotiser i deltagarnas loggböcker, både individuella och projektgruppsknutna, om sådana
används.
Besvara frågor: Ger rätt att se valet Besvara frågor i Verktygslådan och där svara på frågor från
deltagarna i aktiviteten.
Användarbildhantering: Ger rätt att i funktionen Medlemmar gå in på en person och med hjälp av
knappen Ändra bild byta den valda användarens personliga bild.
E-möteshantering: Ger rätt att i funktionen E-möte göra inställningar för att tidsbegränsa aktivitetens emötesrum.
Aktivitet - Produktionsverktyget
Publicering: Ger rätt att se valet Produktionsverktyget i Verktygslådan och där använda verktyget
Publicering för att publicera hela eller delar innehållet i aktiviteten, oavsett vem som har skapat det.
Utseendehantering: Ger rätt att se valet Produktionsverktyget i Verktygslådan och där använda
verktyget Utseende för att bestämma stil för innehållet, oavsett vem som har skapat det.
Innehållsproduktion: Ger rätt att se valet Produktionsverktyget i Verktygslådan och där arbeta med
att skapa nytt och redigera befintligt innehåll (sidor, tester, enkäter, inlämningsuppgifter o.s.v.).
Innehållet kan sedan publiceras för aktivitetens medlemmar av användare med rättigheten
Publicering.
Statistikverktyget - Statistik
Innehållsstatistik: Ger rätt att se sidan Innehåll i Statistikverktyget och där avläsa medlemmarnas
aktivitet och eventuella resultat per sida.
Testsammanställning: Ger rätt att se sidan Testresultat i Statistikverktyget och där avläsa
medlemmarnas resultat per test och fråga.
Enkätsammanställning: Ger rätt att se sidan Enkätresultat i Statistikverktyget och där sammanställa
och avläsa resultat per enkät.
Dokumentstatistik: Ger rätt att se sidan Dokument i Statistikverktyget och där avläsa vilka som har
besökt aktivitetens dokument.
Ställ/Besvara frågor-statistik: Ger rätt att se sidan Ställ/Besvara fråga i Statistikverktyget för att se
om frågor har ställts i aktiviteten, vem som i så fall har ställt respektive besvarat dessa samt
tidpunkter för dessa händelser.
Forumstatistik: Ger rätt att se sidan Diskutera i Statistikverktyget och där avläsa vilka forum som
finns i aktiviteten och hur aktiva forumens medlemmar är.
Anslagsstatistik: Ger rätt att se sidan Anslagstavla i Statistikverktyget och där avläsa hur många,
och vilka, som har läst respektive skrivit anslag.
Bloggstatistik (extern blogg): Ger rätt att se sidan Extern blogg i Statistikverktyget och där avläsa
Sida 77/206
URL, status samt antal inlägg per blogg.
Översiktsstatistik: Ger rätt att se sidorna Översikt och Inloggningar i Statistikverktyget och där
avläsa information om hur ofta, hur många och vid vilka tider medlemmarna loggar in i aktiviteten.
Portfoliogranskning: Ger rätt att se sidan Portfolio i Statistikverktyget och där se de dokument som
aktivitetens medlemmar har i sina Portfolios.
Rapportsammanställning: Ger rätt att använda funktionerna Skapa lista och Resultatrapport i
Statistikverktyget och där avläsa statistik och resultat från aktiviteten.
Statistikverktyget - Uppföljning
Testrättning: Ger rätt att se sidan Fritextsvar i Statistikverktyget och där granska respondenternas
svar på frågor, sätta poäng på svaren samt skriva kommentarer. Ger även rätt att se sidan
Testresultat och där avläsa medlemmarnas resultat per test och fråga.
Inlämningsuppgiftsrättning: Ger rätt att se sidan Inlämningsuppgift i Statistikverktyget och där
granska respondenternas svar på uppgifter, sätta poäng och status, skriva kommentarer samt
exportera information om markerad inlämningsuppgift.
Godkännandehantering: Ger rätt att se sidan Godkännande i Statistikverktyget och där se deltagare
och andra medlemmars resultat på aktivitetens delmål. Om inställningar har gjorts så att delmål ska
godkännas av Lärare kan även godkännanden verkställas eller återtas här.
Portfolioredigering: Ger rätt att se sidan Portfolio i Statistikverktyget och där se befintliga och lägga
till nya dokument samt skriva kommentarer till de dokument som aktivitetens medlemmar har i sina
portfolios.
Aktivitetsrollernas synlighet
De aktivitetsroller som skapas kommer att synas på flera ställen i Hjärntorget.
Mina aktiviteter
På sidan Mina aktiviteter (Startsida > Aktiviteter > Mina aktiviteter) visas de roller som den inloggade
användaren har, i en meny till vänster på sidan.
Sida 78/206
Medlemmar
I aktiviteten, under valet Medlemmar, visas alla de roller som finns i aktiviteten. I menyn Typ av lista, till
höger på sidan, kan man välja att titta på en lista över t.ex. aktivitetens Handledare.
Personligt
På flera ställen i systemet visas en användares namn som en klickbar länk, t.ex. i listorna under
Medlemmar, som ovan. När man klickar på ett namn öppnas ett litet fönster med personlig information om
den valda användaren. Beroende på administratörens inställningar och användarens personliga val kan
man få olika mycket information om personen.
Om man befinner sig i en aktivitet när man klickar på personens namn kommer de aktivitetsroller som
personen har i den valda aktiviteten att visas i informationsfönstret, som i bilden nedan.
Sida 79/206
Loggar
Under fliken Loggar kan administratören följa när de olika rollerna har skapats och se eventuella
ändringar.
Filtrering
När man har arbetat med aktivitetsroller ett tag blir loggen lång och man kan behöva använda filter för att
få fram den information man söker efter. Det finns 3 typer av filter:
Datumintervall: Om du vill se händelser som har skett Sedan igår, Sedan förra veckan eller
Sedan förra månaden markerar du önskat val i rullgardinsmenyn.
Person: Om du vill se vad en speciell person har gjort markerar du personen i rullgardinsmenyn. De
användare som har rättigheter att skapa och redigera aktivitetsroller kan väljas.
Roll: Om du vill se händelser som rör en speciell roll markerar du rollen i rullgardinsmenyn.
Copyright Ping Pong AB.
Sida 80/206
Inbjudan till aktivitet: Administratör
Med tilläggsfunktionen Inbjudan till aktivitet kan organisationen tillåta användare med rollen lärare att
bjuda in valfria personer till sin aktivitet genom att skicka ut inbjudningar via e-post. De inbjudna blir, om
de accepterar inbjudan, automatiskt Deltagare i aktiviteten.
Om de inbjudna inte sedan tidigare har konton i Hjärntorget så skapas nya konton med begränsade
rättigheter, s.k. Inbjudningskonton. Användare med inbjudningskonton får inte tillgång till systemets
vanliga startsida. Istället får de som bjuds in till, och accepterar medlemskap i, en enstaka aktivitet enbart
tillgång till den aktuella aktiviteten och de funktioner som finns där. Användare som bjuds in till flera
aktiviteter får tillgång till en specialstartsida, som innehåller en lista på de aktiviteter användaren har
tillgång till.
För att arbeta med funktionen Inbjudan till aktivitet är arbetsordningen denna:
1. Ange användargrupp för "inbjudningskonton": En Organisationsadministratör pekar ut den
användargrupp där alla inbjudningskonton ska lagras.
2. Sätt rättigheten: En Rättighetsadministratör sätter rättigheten Aktivitetsinbjudare på de
användargrupper vars lärare ska kunna bjuda in.
3. Bjud in deltagare: Läraren hittar nu valet Inbjudan till aktivitet i menyn under Verktygslådan i sin
aktivitet och kan bjuda in till aktiviteten.
4. Den inbjudne accepterar inbjudan och loggar in: Den som har fått inbjudan kan nu starta aktiviteten
och ta del av dess material.
Här nedan kan du läsa mer om steg 1-2 som beskriver hur du som administratör arbetar med funktionen.
Om du vill läsa information om funktionen till läraren och/eller den inbjudne kan du göra det på
hjälptextsidorna Inbjudan till aktivitet: Lärare och Inbjudan till aktivitet: inbjuden.
1. Ange användargrupp för "inbjudningskonton"
Du som har rättigheten organisationsadministratör pekar ut den användargrupp där alla inbjudningskonton
ska lagras. Gör så här:
1. Gå till Administration > Användare > Användargrupper och skapa en användargrupp för
inbjudningskontona om en sådan inte redan finns. Det kan vara klokt att placera gruppen högt upp i
organisationsstrukturen för att undvika att någon av misstag sätter felaktiga rättigheter på gruppen.
2. Gå till Administration > Organisation > Inställningar > Inställningar för > Inbjudan till aktivitet. Med
hjälp av Objektväljaren söker du fram och markerar den användargrupp som alla inbjudningskonton
ska sparas i. Spara med knappen längst ner i vänstra hörnet.
Angående redigering av grupper för inbjudningskonton
Notera att de grupper som skapas när någon accepterar sin inbjudan (de grupper som ligger i den
Sida 81/206
utpekade användargruppen) blir systemgrupper som inte kan redigeras. Dessa grupper får automatiskt
rättighetsbegräsningen Inbjudningskonton. Om ni väljer att, till exempel vid varje årsskifte, byta grupp för
inbjudningskonton kommer alla de befintliga undergrupperna bevaras och behålla sin
rättighetsbegräsning.
Angående byte av grupp för lagring av inbjudningskonton
Om en administratör väljer att byta den utpekade gruppen för organisationens inbjudningskonton kommer
alla de användargrupper som har skapats under den ursprungliga gruppen att bevaras och ha kvar
rättighetsbegränsningen Inbjudningskonton. Vissa organisationer kanske aldrig behöver eller vill byta
denna huvudgrupp, men ibland kan det vara lämpligt att till exempel ha en grupp per år såsom Inbjudna
2010, Inbjudna 2011 o.s.v.
2. Dela ut rättigheten Aktivitetsinbjudare
Du som har rättigheten rättighetsadministratör sätter rättigheten Aktivitetsinbjudare på de
användargrupper vars lärare ska kunna bjuda in. Det innebär att de användare som placeras i en grupp
med inbjudningsrättigheten som dessutom har rollen Lärare i någon aktivitet får möjligheten att bjuda in
användare till den/de aktivitet/er som de är lärare i.
Du kan läsa mer om hur du sätter rättigheter under Administration > Organisation > Rättigheter.
Sida 82/206
Användaradministration
För att skapa struktur i organisationen och för att ge rätt personer rätt rättigheter måste vi skapa olika
användargrupper i systemet. En person kan tillhöra flera olika grupper samtidigt och du som är
administratör kan sortera dina användare precis som du vill.
Den eller de personer som ska utforma och anpassa organisationens Hjärntorget-miljö måste noga tänka
igenom hur den egna organisationen ser ut och hur man vill strukturera sin organisation i Hjärntorget. När
det arbetet är gjort är det dags att börja arbeta med anpassningarna i Hjärntorget. Under fliken Användare
ska vi till exempel bestämma vilka användargrupper vi ska skapa och vilka användare som ska tillhöra de
olika grupperna.
I hjälpen om användaradministration beskriver vi hur du gör för att skapa eller redigera användarkonton,
hantera användargrupper, importera användare, skapa listor eller ta bort användarkonton.
Sida 83/206
Hantera användargrupper
Under Användare > Hantera användargrupper skapar du nya eller redigerar befintliga Användargrupper.
Några få användargrupper finns alltid i systemet och är statiska. De heter:
Alla grupper
Er organisations namn
Alla användare (Visas endast om man bockar i Visa utgångna grupper)
Obs! Det är inte säkert att du har tillgång till alla grupper och nivåer i er organisation.
Varför gruppera användare?
Det finns många skäl till varför man bör gruppera sina användare. Här följer några:
Olika användare ska få olika rättigheter i systemet. Genom att skapa grupper kan exempelvis den
som är kursadministratör för en viss institution eller avdelning få rätt att administrera endast de
användare som tillhör hans/hennes avdelning.
Information ska ofta ut till användarna i organisationen. Ibland vill man kunna rikta informationen till
enstaka grupper av användare.
Genom grupptillhörighet kan användare ges anpassade startsidor där olika avdelningar eller
institutioner kan få olika sidelement, bilder och meddelanden.
Det är oftast betydligt smidigare att tilldela en grupp användare till en kurs än att lägga till en person
i taget.
Det kan vara intressant att se Statistik för en viss grupp användare.
Att tänka på när man skapar användargrupper
Tänk igenom vilka grupper du behöver i din organisation och rita gärna upp hur de ska hänga
samman innan du börjar skapa grupperna i Hjärntorget.
Börja uppifrån genom att skapa de grupper som ska ligga direkt under organisationens toppgrupp
först. Därefter är det lättare att skapa nya grupper och direkt placera dem i rätt grupp.
Tänk igenom hur du namnger dina grupper. Om du exempelvis är administratör för Institutionen för
samhällsvetenskap och skapar en grupp som heter Lärare bör den döpas till något som gör den
specifik för just din institution. T.ex. Lärare SH. Om en annan administratör, t.ex. på Institutionen för
Naturvetenskap, skapar en grupp Lärare under sin institution blir det svårt för systemadministratören
(som ser båda grupperna) att veta vilken lärargrupp som hör till vilken institution.
Av samma skäl som ovan bör man även tänka på att fylla i en beskrivning om varje grupp. Det kan
t.ex. vara om gruppen ska ha några rättigheter eller vilka användare som ska placeras i den.
Undvik att placera användare direkt i toppgruppen, placera dem så långt ned i gruppstrukturen som
Sida 84/206
möjligt.
En grupp måste alltid ligga i en annan grupp. Det går inte att ta bort en grupp ur dess sista förälder.
Exempel: Man kan inte ta bort grupp B ur grupp A om A är sista föräldern till B.
Man kan inte lägga grupper i sig själva (Skapa cirkelreferenser).
Steg-för-steg-instruktion: Skapa användargrupper
1. Logga in i din Hjärntorget-miljö.
2. Välj Administration under Verktyg.
3. Välj Hantera användargrupper under Användare. Läs instruktionerna som återfinns under rubriken
Hantera användargrupper.
4. Klicka på knappen Ny och fyll i namnet på din grupp.
Om ni använder flera gränssnittspråk för era användare så kan ni ge gruppen ett namn för varje
språk. För de som ser gruppens namn i ett svenskt gränssnitt kan gruppen heta Ledning, för de som
har engelskt gränssnitt heter samma grupp, med samma medlemmar, Management.
Lägg även in en praktisk kommentar i beskrivningsfältet. T.ex. om du skapar gruppen Norden;
"Verksamhet och anställda i Norden".
5. Man måste alltid placera en ny grupp i en befintlig. Placera gruppen i en lämplig grupp genom att
markera önskad grupp. Klicka Spara för att spara den grupp du skapat.
6. Upprepa steg 4-5 för att skapa fler grupper.
Skapa fler grupper och över- och underordna grupper i förhållande till
varandra
1. Skapa flera grupper men tänk noga igenom hur din struktur ska se ut innan du skapar grupperna.
Det är oftast enklare att bygga "uppifrån och ner", d.v.s. börja med de övergripande grupperna för
att sedan direkt kunna placera nya grupper i rätt grupp/grupper när de skapas. T.ex.: skapa först
Norden så att du kan lägga Sverige, Norge, Danmark o.s.v. direkt i Norden när du skapar dem. Om
grupperna skulle hamna fel går det förstås att ändra strukturen senare.
2. Om du inte redan har över- och underordnat grupper i förhållande till varandra kan du göra det i
efterhand. Markera den grupp du vill lägga andra grupper i och klicka först på Redigera och sedan
Hantera medlemmar. I det nya sökfältet som dyker upp söker du fram de grupper som ska
underordnas och läggas i den aktuella gruppen. När du t.ex. tilldelar grupper (eller användare) till
gruppen Norden markerar du Sverige, Norge osv. Genom att hålla ned Ctrl-tangenten kan du
markera flera grupper som du vill ska ingå i Nordengruppen. Klicka på pilen så flyttas de markerade
grupperna och blir "medlemmar" i den aktuella gruppen. Spara.
3. När du har lagt upp alla grupper kan du kontrollera att grupperna har blivit rättstrukturerade på två
olika sätt:
1. Markera toppgruppen (eller den grupp du vill se strukturen på) och klicka på i-symbolen. I det
nya fönstret som öppnas ser du hur dina grupper hänger ihop och om något behöver ändras.
2. Genom att använda sökytan ute till vänster. Klicka på rullisten och välj toppgruppen (Namnet
Sida 85/206
på din organisation). I grupplistan ska du då se alla grupper som ligger direkt i toppgruppen.
Markera en och klicka på pilen nedåt höger så öppnas denna grupp och ev. undergrupper syns
nu i grupplistan. Öva gärna på att använda sökytan genom att verifiera att alla dina grupper
finns och att det går att söka upp en grupp.
Smarta användargrupper*
Med den här tilläggstjänsten kan du skapa grupper genom att sätta upp kriterer för medlemmarna.
Hjärntorget placerar sedan automatiskt dem som matchar dina kriterier i den nya gruppen. Dina smarta
grupper uppdateras varje natt.
Så här skapar du en Smart användargrupp:
1. Logga in i din Hjärntorget-miljö.
2. Välj Administration under Verktyg.
3. Välj Hantera användargrupper under Användare.
4. Klicka på knappen Ny smart grupp längst ner på sidan.
5. I vyn som öppnas lägger du till valfritt antal kriterier. Du kan välja mellan gruppmedlemskap,
användarfält och, om din organisation använder Hjärntorgets kompetenshantering*, kompetenser.
När du har valt ett kriterie kan du välja hur användaren ska förhålla sig till det, till exempel om
användaren ska vara medlem i gruppen du har valt eller inte.
6. Ange ett namn på gruppen. Om du vill kan du även ange ett engelskt namn som kommer att visas
för de användare som har valt att se Hjärntorget på engelska.
7. Ange en beskrivning till gruppen. Även här kan du ange en engelsk variant.
8. Välj vilken eller vilka grupper din grupp ska ingå i. En användargrupp måste alltid ingå i en annan
grupp.
9. Klicka spara!
Funktioner för användargrupper
När man har sökt fram och markerat en användargrupp i sökfältet längst till vänster visas ett antal
knappar i fönstrets nedre kant. Dessa kan du använda på följande sätt:
Sida 86/206
Redigera
Vid klick på Redigera-knappen visas gruppens namn och beskrivning, dess grupptilhörighet och dess
medlemmar. Namn och beskrivning är direkt redigerbara på sidan.
Inställningar*
För kunder som använder Hjärntorgets verktyg för kompetenshantering visas valet Inställningar.
Klicka på Inställningar för att göra följande val:
Visa kompetenshantering under Min profil: Om du vill att användarna
i gruppen (och alla grupper som ligger i denna grupp) ska kunna se
fliken Kompetenshantering under Min profil på startsidorna ska du markera detta val. Vanligtvis
anges detta på hög nivå inom organisationen och man behöver sällan bry sig om denna inställning.
Tillåt användarna att redigera sin egen kompetensprofil: Markera det här valet om du vill ge
användarna i den aktuella gruppen (och alla grupper som ligger i denna grupp) möjlighet att redigera
sin personliga kompetensprofil, d.v.s. själva tilldela sig kompetenser och befattningar.
Tilldela till grupper
När du klickar på knappen Tilldela till grupper öppnas ett nytt fönster som visar de nuvarande
inställningarna och en objektväljare. I den övre delen av fönstret visas de grupper som den valda gruppen
är medlem i och strax under finns ett sökfält för att söka fram och lägga till fler grupper. Läs mer om
Objektväljaren på sidan Objektväljaren.
Spara i det lilla fönstret när du är klar.
Hantera medlemmar
Under Hantera medlemmar listas alla personer och/eller grupper som är medlemmar i den valda gruppen.
Genom att söka fram personer eller grupper i fönstrets mittersta sökfält kan du markera dem och klicka på
pilen för att göra dem till medlemmar i den aktuella gruppen. Om du vill ta bort personer eller grupper ur
den valda gruppen markerar du dem och klickar på papperskorgen.
Aktiviteter
Här visas en lista över de aktiviteter som gruppen är medlem i samt information om vilken typ av
medlemsskap gruppen har.
Gränssnittsinställningar
Här visas information om de eventuella inställningar som har gjorts för gruppens gränssnitt. Om du har
rätt att redigera gränssnittsinställningar för gruppen kan du klicka på knappen Redigera
gränssnittsinställningar för att göra nya inställningar eller ändringar för gruppen.
Rättigheter
Här visas information om de eventuella rättigheter som har satts på gruppen. Om du har rätt att redigera
rättigheter för gruppen kan du klicka på knappen Redigera rättigheter för att göra nya inställningar eller
ändringar för gruppen.
Sida 87/206
Skicka meddelande
När du markerar en grupp och sedan klickar på Skicka meddelande öppnas ett nytt fönster, Skapa
utskick, där den markerade gruppens medlemmar är förvalda som mottagare. I formuläret som visas i
fönstret kan du:
Visa mottagare: Klicka på Visa mottagare så visas en lista med de personer som ligger i den valda
gruppen. Om du vill ta bort någon från utskickslistan kan du klicka på papperskorgen som visas
direkt efter den personens e-postadress.
Avsändare: Här visas den e-postadress som du har angett i systemet. Du kan ändra om du vill att
meddelandet ska ha en annan avsändare.
Ärende: Ange meddelandets rubrik i fältet Ärende.
Meddelande: Här skriver du själva meddelandet. Om du vill sända ut personliga uppgifter kan du
använda variabler, klicka på länken Information om att använda variabler överst på sidan för att få
mer information. Tänk på att om du skickar med lösenord, d.v.s. %password% så kommer nya
lösenord genereras till de användare som aldrig har loggat in i Hjärntorget. För övriga kommer
texten "Ditt vanliga lösenord" visas på platsen för lösenordet.
Bifogade filer: Klicka på knappen Bifoga fil om du vill skicka med någon typ av fil. Maxstorleken per
fil är 7 MB.
Alternativ: Här väljer du hur meddelandet ska skickas.
Skicka som e-post: Om meddelandet ska skickas till mottagarnas e-postadresser ska detta val
användas.
Skicks som PIM: Om du vill att meddelandet ska skickas inom Hjärntorget, som ett internt s.k.
PIM, markerar du detta val.
Skicka kopia till mig själv: Markera här om du vill ha en kopia till den e-postadress du har
angivit i Hjärntorget/en PIM-kopia.
Mallar: I en lista till höger i fönstret visas de eventuella mallar som du har tillgång till. Klicka på en
mall för att använda den. Mallarna skapas av användare med rättigheten Organisationsadministratör
via Administrationsfönstrets startsida > Organisation > Mallar.
Du kan förhandsgranska ditt meddelande genom att klicka på knappen Förhandsgranska.
När du är nöjd klickar du Skicka.
Ta bort
Om du vill ta bort gruppen klickar du på knappen Ta bort. Observera att gruppen inte får ha några
medlemmar om du ska kunna ta bort den.
Medlemmar
Klicka på knappen Medlemmar för att se och eller/ändra vilka grupper och/eller användare som är
medlemmar i gruppen.
Sida 88/206
Statistik
Knappen Statistik tar dig till funktionen Organisationsöversikt > Användare där den valda gruppen är
förvald. Du får information om hur många användare som är valda och de rapporttyper du har tillgång till
visas på sidan. Det kan t.ex. vara:
Översikt: Översiktsfunktionen används framför allt för att få en överblick över vilka kurser
medlemmarna i den valda gruppen har tillgång till och hur långt de har kommit i sina aktiviteter.
Under fliken inställningar kan du göra fler val för vilken typ av data som ska inkluderas i rapporten.
Du kan även göra inställningar så att information om anmälan, slutdatum och personfältsinformation
kommer med i rapporten.
Policy: Om tilläggsfunktionen Policyhantering är aktiverad för organisationen kan man här ta fram
rapporter över vilka i den valda gruppen som har/inte har accepterat en policy.
Avbryt
Knappen Avbryt avbryter pågående handling och tar dig tillbaka till flikens grundvy.
Spara
Spara-knappen används när du vill spara de förändringar du har gjort för gruppen.
Specialhantering för organisationer med extern synkronisering
För organisationer som importerar eller synkroniserar användare och användardata från externa system
regelbundet kan gränssnittet i vissa fall se något annorlunda ut, och/eller fungera annorlunda mot vad
som beskrivs ovan. För organisationer med sådana kopplingar (IMS-kopplingar) kan följande inställningar
göras:
Ta bort knappen Ny, under Användare: För organisationer som inte vill tillåta att man kan skapa nya
användare i Hjärntorget kan vi ta bort knappen Ny under Användare.
Tillåt inte redigering av importerade gruppmedlemskap: Möjligheten att redigera gruppmedlemskap som
har importerats kan stängas av eller sättas på för organisationer med IMS-kopplade gruppmedlemskap.
*Tilläggstjänst. Kontakta Ping Pong AB för mer information.
Sida 89/206
Hantera användare
Under fliken Hantera användare kan du skapa nya användarkonton eller redigera redan befintliga
användarkonton. Här kan du bland annat ange vilka grupper en enskild användare ska tillhöra eller tilldela
användaren rättigheter till olika aktiviteter.
På den här hjälpsidan hittar du information om:
hur du skapar nya och redigerar befintliga användarkonton.
olika typer av fält där du kan göra specifika inställningar för användaren. Vissa fält är standard och
vissa är kopplade till specifika tilläggstjänster.
Skapa ett användarkonto
1. Gå till Användare > Hantera användare.
2. Klicka på Ny längst ner till vänster.
3. Fyll i den nya användarens information. Ange användarnamn om du inte vill att systemet ska
generera ett användarnamn. Fälten Förnamn, Efternamn och E-post är standard. Ytterligare fält kan
skapas av organisationen och dessa visas då i nästa steg, när användaren har sparats.
Ett användarnamn får innehålla följande tecken: .,_-@ 0123456789 abcdefghijklmnopqrstuvwxyz
Sida 90/206
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ.
Mellanslag är inte tillåtet.
(I samråd med Ping Pong AB kan Organisationen välja andra regler för användarnamn.)
4. Grupptillhörighet: Sök fram och markera den eller de grupper som personen ska ingå i. Undvik att
placera användaren i organisationens toppgrupp.
5. Klicka på Spara.
Nu visas de uppgifter som finns registrerade för den nya användaren. OBS! Lösenordet visas endast vid
detta tillfälle. Du måste alltså "fånga upp" det nu för att den nya användaren ska kunna logga in. Om du
missar att spara lösenordet kan du dock alltid gå in och skapa ett nytt. För att meddela den nya
användaren de nya användaruppgifterna kan du välja att Skriva ut eller Skicka meddelande. Om det finns användarfält som är knutna till en vissa grupp måste användaren vara medlem i denna
grupp för att fälten ska bli synliga.
Redigera ett användarkonto
Här finns de fyra flikarna Grundinställningar, Roller och relationer, Rättigheter och Avancerat och du kan
göra flertalet inställningar för användarkontot. De inställningar du gjorde när kontot skapades finns också
tillgängliga här, om du vill göra ändringar. Om du redigerar ett befintligt konto kommer du direkt till den här
vyn.
För att redigera ett användarkonto, gör så här: 1. Gå till Användare > Hantera användare (eller klicka på användarens namn där du finner det och det
är klickbart).
2. Sök fram den användare du vill redigera genom att använda sökytan till vänster.
3. Markera användarens namn i listan.
4. Fyll i de uppgifter du har tillgängliga om användaren. Användaren kan själv fylla i de uppgifter som
saknas när hon/han loggar in.
5. När du gjort dina ändringar (se vidare nedan), klicka på Spara.
6. Nu visas sammanfattning av de uppgifter som finns registrerade för den nya/redigerade
användaren. För att delge användaren de nya användaruppgifterna kan du välja att Skriva ut eller Skicka meddelande.
Följande inställningar kan du göra: Sida 91/206
Grundinställningar
Användarinformation
Här kan du lägga till eller ändra personlig information om användaren såsom förnamn, efternamn, e-post
och eventuella andra fält som organisationen har angett ska finnas. Om det finns användarfält skapade av
organisationen som är knutna till en vissa grupp måste användaren vara medlem i denna grupp för att
fälten ska bli synliga.
Grupptillhörighet
Här ser du vilka grupper användaren är medlem i. Du kan också ändra grupptillhörighet för användaren:
1. Klicka på knappen Tilldela till grupper. Ett nytt fönster öppnas där du kan se de grupper som
användaren redan tillhör (översta fältet) och söka fram nya grupper (nedersta fältet).
2. Lägg till nya grupper genom att söka fram och markera önskade grupper i Objektväljaren eller ta
bort befintliga grupper genom att klicka på Papperskorgen intill gruppens namn. Var noga med att se
till att personen alltid tillhör minst en grupp. Klicka på Spara.
3. Ladda om sidan för att se uppdateringarna.
Om du försöker redigera grupptillhörigheter som du av någon anledning inte har tillåtelse till, får du
information i varningsmeddelanden* (se informationsrutan nedan). Att notera vid redigering av grupptillhörighet
Sida 92/206
När du redigerar en användares grupptillhörighet, på personens Personkort, kan du ibland få
varningsmeddelanden. Detta kan bero på:
IMS-medlemskap kan ej tas bort: Om en användare har importerats till Hjärntorget via IMS
(kopplingar till andra system) är det inte tillåtet att ta bort användarens medlemskap ur IMSimporterade grupper.
Rättigheter: Om du inte är användaradministartör för den grupp du vill ta bort från en användare, har
du inte tillåtelse att ta bort gruppen från personen.
Redigering av egen grupptillhörighet: Det är viktigt att man inte tar bort sig själv från grupper som
ger de rättigheter man själv har. Därför får man en varning när man redigerar sitt eget konto.
Systemgrupper: (t.ex. Alla användare) kan aldrig tas bort.
Aktiviteter
Här visas de aktiviteter som användaren är medlem i. Om någon av aktiviteterna är arkiverad syns det
också här i en utfällbar lista (för att visa dessa, klicka på pilen bredvid texten Arkiverade aktiviteter).
Du kan även tilldela personen till en eller flera aktiviteter från den här vyn:
1. Klicka på knappen Tilldela till aktiviteter. Ett nytt fönster öppnas och i listan till vänster söker du fram
den aktivitet du vill ge personen tillgång till.
2. I den högra delen av fönstret väljer du i rullistan vilken typ av tillgång användaren ska få till
aktiviteten (Anmälda, Deltagare o.s.v.). Om du vill ge användaren annan roll än Deltagare eller
Lärare, en s.k. Aktivitetsroll, kan du göra det under Aktiviteter > Tilldela användare.
3. Klicka på pilen för att flytta aktiviteten till användarens aktivitetslista. Håll ner Shift eller Ctrl/Cmd för
att markera flera aktiviteter. 4. Klicka Spara i det lilla fönstret och sedan Stäng.
5. Listan med aktiviteter som användaren har tillgång till uppdateras nu. Till höger om varje aktivitets
namn finns en box där du kan markera om användaren ska vara Anonym i aktiviteten. Läs mer om
detta i rutan nedan.
6. När du är nöjd med dina ändringar, klicka Spara i administrationsverktygets huvudfönster.
Anonym (A) tillgång till aktivitet
Genom att sätta en markering i kolumnen A intill en aktivitets namn blir användaren anonym i den valda
aktiviteten. Det innebär i praktiken att personens namn inte visas för deltagare i funktionen Deltagare i
aktiviteten. För lärare visas personens namn överstruket. Personen kan logga in som vanligt och ta del av
aktiviteten, precis som alla andra. Notera dock att om personen i fråga blir medlem i en Projektgrupp, gör
inlägg i Diskutera eller på annat sätt aktivt "gör sig synlig" kommer personens namn visas i
diskussionsforum o.d. Funktionen används ofta när man vill ha personer som ska faktagranska kursinnehållet. De får då tillgång
till innehållet men visas alltså inte i deltagar- eller lärarlistor.
Sida 93/206
Ta bort tillgång till aktiviteter
Om du vill Ta bort användarens tillgång till aktiviteten, gör så här:
1. Klicka på knappen Tilldela användare.
2. Markera den aktivitet du vill ta bort från användaren.
3. Klicka på länken Flytta till Inaktiverade deltagare/lärare som du finner under användarens
aktivitetslista.
4. Fönstret laddas om och aktiviteten ligger nu i listan Inaktiverade deltagare/lärare. Detta innebär att
användaren inte längre har tillgång till aktiviteten. 5. Om man verkligen vill rensa bort användaren kan man nu markera aktiviteten och klicka på
Papperskorgen längst ner till vänster under aktivitetslistan.
6. Stäng det lilla fönstret när du är färdig. Värt att notera vid borttagning av användares tillgång till aktiviteter
Tänk på att om användaren tillhör en grupp som har tillgång till aktiviteten så måste han/hon tas bort ur
den gruppen, eller så måste gruppens tillgång till aktiviteten tas bort, för att användaren ska tas bort från
aktiviteten.
Statistik som användaren har genererat i aktiviteten finns kvar i Statistikverktyget, under gruppen
Inaktiverade deltagare/lärare (om användaren ligger kvar där) och/eller under gruppen Loggat in (om
användaren har loggat in). Accepterade policyer
Med hjälp av funktionerna för Policyhantering* kan organisationen lägga upp egna policyer som
användarna måste acceptera för att få logga in i Hjärntorget. Det kan t.ex. röra sig om att man måste
acceptera organisationens hantering av PUL (personuppgiftslagen), sekretessregler eller regler för
användning av sociala medier. Längst ner på sidan visas information om vilka policyer den valda
användaren har accepterat.
Gränssnittsgrupper
Här kan du se vilka gränssnittsinställningar som gäller för användaren och vilket gruppmedlemskap det är
som ligger till grund. Klicka på knappen Hämta info för att se information om:
Startsida. Här ser du vilka sideelement som visas på användarens startsida.
Menyer. Här ser du vilka menyalternativ som användaren har tillgång till via huvudmenyn, sorterat
på de olika menyrubrikerna.
Välkomstmeddelande. Här ser du om användaren har ett anpassat välkomstmeddelande och en
liten förhandsvisning.
Sida 94/206
Roller och relationer
Under fliken Roller och relationer anger du vilken eller vilka roller användaren ska ha. Beroende på hur
organisationen använder Hjärntorget kan det finnas olika typer av roller att välja på här:
Vårdnadshavare/Barn*
Om tilläggstjänsten Vårdnadshavare är aktiverad kan du se om användaren är kopplad som
Vårdnadshavare eller Barn till någon annan i systemet. Om du har rättigheten Manuell
vårdnadshavaradministratör (se vidare nedan) för en grupp som barnet/en tillhör kan du även lägga till
eller ta bort barn-kopplingen för den användare du redigerar.
1. Klicka på knappen Ange barn så öppnas ett fönster där du kan redigera.
2. Sök efter barn till vårdnadshavaren i sökfältet på sidan. Träffarna visas i en lista i fönstrets nedre
del. 3. Markera den eller de individer som användaren är vårdnadshavare för.
4. Spara.
För att ta bort barn-kopplingen, klicka på Papperskorgen intill namnet. Spara.
Läs mer om administration av vårdnadshavare och kopplingar mellan vårdnadshavare och barn på sidan
Vårdnadshavarkonton.
Mentor
Om någon av tilläggstjänsterna IUP* (Individuell utvecklingsplan) eller Närvarohantering* är aktiverade
kan du göra inställningar för vilka grupper personen är Mentor över. Klicka på knappen Inställningar
så öppnas ett litet fönster där du kan redigera. Sök fram och markera de grupper som
användaren är mentor över. Dessa visas då i det övre fältet. Ta bort grupper från
personen genom att klicka på Papperskorgen intill en grupps namn.
Som Mentor kan du (för användare i den/de användargrupp/er du är mentor för):
Arbeta i Hjärntorgets verktyg för IUP:
Skriva IUP-dokument.
Signera eller Avsluta IUP-dokument.
Titta i IUP-arkivet.
Söka fram de elever som har markerats med Riskerar att inte nå kunskapskrav och/eller
pedagogisk utredning behövs och/eller har åtgärdsprogram.
Skapa och redigera IUP:er. Om en IUP-administratör har gett dig rättigheter kan du som
mentor även skapa/redigera IUP:er för de elever du är mentor för. Läs mer om detta längre ner
på sidan.
Sida 95/206
Läs mer om IUP-mentorn på sidan IUP-mentor.
Arbeta i Hjärntorgets verktyg för Närvarohantering:
Skapa/ta fram rapporter
Hantera schemabyte
Registrera frånvaro
Skapa frånvaroutskick
Läs mer om Närvarohantering på sidan Närvarohantering. Arbeta med Målrapporter:
Med funktionen Målrapporter kan användare med rollen Mentor eller Rektor ta ut rapporter
som visar vilka elever som är Godkända eller Ej godkända på utvalda aktiviteter. Man kan
även, i rapporten Delmålsuppfyllnad, se vilka delmål eleverna har blivit godkända på i valda
aktiviteter samt i rapporten Målvarning avläsa vilka elever som har fått en målvarning av någon
lärare.
Läs mer om Målrapporter på sidan Målrapporter.
Skollärare
Om tilläggstjänsten Skollärare och/eller funktionerna för IUP (Individuell utvecklingsplan) är aktiverade
visas valet Skollärare. Här kan du som har rättigheten användaradministratör ange att en användare är
lärare till yrket, d.v.s. ansvarar för en eller flera elever på en skola.
För att redigera, klicka på knappen Inställningar och sök fram och markera den eller de elevgrupper
(användargrupper) eller enstaka elever (användare) som personen är Skollärare
för. Dessa visas då i det övre fältet. Ta bort grupper från personen genom att klicka
på Papperskorgen intill en grupps namn.
Rollen används för att enklare kunna skilja "riktiga" lärare, d.v.s. de personer som arbetar som lärare i
skolans värld och har ansvar för elever, inte bara inom Hjärntorget, från de som i Hjärntorget har fått
rollen Lärare i någon aktivitet . Användare som tilldelas rollen Skollärare för minst en användare (kallas här
Elev) får valet Mina elever under Verktyg på startsidan. Där kan skolläraren smidigt hitta information som
rör en specifik elev. I en lista samlas länkar till de funktioner som är aktiverade för eleven, t.ex: Portfolio,
IUP, Schema, Loggböcker och Närvaro.
Rollen kan även tilldelas automatiskt via tilläggstjänsten Lärarskapade aktiviteter där man räknas som
Skollärare, under det innevarande läsåret (1 juli-30 juni), för de elevgrupper som man har fått rätt att
skapa aktiviteter till. Åtgärdsprogram
Om tilläggstjänsten Åtgärdsprogram är aktiverad kan du göra inställningar för vilka grupper användaren är
Åtgärdsadministratör och/eller Åtgärdsmentor. Du som har rättigheten användaradministratör kan klicka
Sida 96/206
på knappen Inställningar under respektive roll så öppnas ett litet fönster där du kan redigera. Lägg till nya
grupper genom att söka fram och markera önskade grupper i Objektväljaren. Ta bort befintliga grupper
genom att klicka på Papperskorgen intill gruppens namn.
Läs mer om åtgärdsprogram på sidan Åtgärdsprogram: Introduktion.
Lärarvikarie
Om tilläggstjänsten Lärarvikarier är aktiverad kan du som har rättigheten användaradministratör skapa
kopplingar mellan lärare och deras vikarie(r) under Lärarvikarie. Här väljer du om en Lärare ska Ha
vikarie, eller vem en vikarie ska Vikariera för. Befintliga kopplingar visas här och du kan med hjälp av
ikonerna redigera kopplingen eller ta bort den. Längst ner i rutan finns även en länk till en Logg över
användarens alla kopplingar.
Kopplingarna kan skapas genom Hantera användare eller under fliken Lärarvikarier, där du också ser en
översikt över alla kopplingar. Du skapar kopplingen genom att välja vilka användare (lärare och vikarie)
som den ska gälla för, samt bestämmer start- och slutdatum och vilka av lärarens aktiviteter vikarien ska
ha tillgång till. Elever/elevgrupper som har tilldelats automatiskt visas inte här (nu), men det ska åtgärdas.
Om funktionen för "Logga in som roll" används får Skollärare en flik som heter Medarbetare på startsidan,
om de även har någon av rollerna Elev och/eller Vårdnadshavare.
Om du är administratör och funktionen Lärarvikarie är aktiverad kan du läsa mer om funktionen på sidan
Lärarvikarier.
Manuell vårdnadshavaradministratör
Ibland finns det behov av att skapa vårdnadshavarkonton i Hjärntorget åt personer som inte finns
registrerade i de källsystem som automatiskt hämtar data om kopplingar mellan vårdnadshavare och barn
(t.ex. en förälder som bor i en annan kommun eller en mormor). Då finns det ett sätt att skapa konton
manuellt och sedan koppla dem till de barn som berörs. Detta kan du som är Manuell
vårdnadshavaradministratör* göra under Startsidan > Verktyg > Vårdnadshavare > Manuella konton .
I den här vyn ser du om användaren är Manuell vårdnadshavaradministratör för någon grupp. Du som har
rättigheten användaradministratör kan klicka på knappen Inställningar under respektive roll så öppnas ett
litet fönster där du kan redigera. Lägg till nya grupper genom att söka fram och markera önskade grupper
i Objektväljaren. Ta bort befintliga grupper genom att klicka på Papperskorgen intill gruppens namn.
Rektor
Den som får rollen Rektor kan få tillgång till flera studieadministativa funktioner såsom Närvarohantering,
Åtgärdsprogram, Målrapporter, Elevlistor, Betygshantering o.s.v.
Sida 97/206
Om tilläggstjänsten Rektorsroll är aktiverad kan du här göra inställningar för vilka grupper användaren är
Rektor för samt se vem/vilka som är användarens Rektor(er). Du som har rättigheten
användaradministratör kan klicka på knappen Inställningar under respektive roll så öppnas ett litet fönster
där du kan redigera. Lägg till nya grupper genom att söka fram och markera önskade grupper i
Objektväljaren. Ta bort befintliga grupper genom att klicka på Papperskorgen intill gruppens namn.
Chef
Med rollen Chef kan användaren få tillgång till funktioner såsom Chefsgodkännande, d.v.s. att man
som chef måste godkänna att en användare får gå den kurs/aktivitet som hon har anmält sig till, och
Chefsrapporter, som visar vilka medarbetare som är Godkända eller Ej godkända på utvalda aktiviteter.
Chefsrollen används även i verktygen för Kompetenshantering.
Om tilläggstjänsten Chefsgodkännande är aktiverad kan du göra inställningar för vilka grupper personen
är chef över. Du kan välja att göra användaren till Högre eller Närmaste chef för gruppen. Båda rollerna
har alla rättigheter till chefsfunktionerna men den högre chefen får inga notiser eller meddelanden om till
exempel chefsgodkännande av anmälningar. Klicka på knappen Inställningar så öppnas ett litet fönster
där du kan redigera. Sök fram och markera de grupper som användaren är chef över. Dessa visas då i
det övre fältet. Ta bort grupper från personen genom att klicka på Papperskorgen intill en grupps namn.
Här visas även vem/vilka som är personens närmaste och/eller högsta chef.
Rättigheter
Här visas vilka rättigheter användaren har och för vilka användargrupper dessa rättigheter gäller. Om det
inte finns några särskilda rättigheter satta för personen visas inte detta fält. Redigering av rättigheter görs genom att användaren placeras i grupper som har fått rättigheter.
Rättigheterna sätts på grupper under Administration > Organisation > Rättigheter. Avancerat
Fliken Avancerat visas bara för ett fåtal användare med specifika rättigheter. Engångslösenord*
För att höja säkerheten kring funktionen Åtgärdsprogram* använder organisationen vanligtvis
Sida 98/206
engångslösenord vid inloggning i funktionen, för de användare som har rätt att se och/administrera
åtgärdsprogram. Den som har en mobiltelefon får en engångskod skickad till sig. Den som saknar
mobiltelefon ber sin administratör om att få utskrivna engångskoder på ett papper. Det är dessa
pdf:er/kodark som skapas i den här vyn. För att skapa ett kodark till användaren, gör så här:
1. Klicka Skapa. Ett meddelande informerar om att det kommer att skapas 60 koder.
2. Klicka OK. Ett fönster öppnas med följande information: "Ett PDF-dokument med 60 engångskoder har skapats. Nedladdningen av det ska börja
automatiskt.
Vid inloggning kommer användaren att få hänsvisning till dokumentets serienummer och en av
koderrna. Serienumret och koderna finns inte lagrade någon annanstans än i PDF-dokumentet.
Skriv ut det och distribuera till användaren."
3. Samtidigt skapas ett PDF-ark med koderna. Arket sparas på din dator och öppnas vanligen direkt.
4. Skriv ut arket och överlämna det på ett säkert sätt till användaren.
Viktigt att tänka på: Om en användare har fått ett kodark utskrivet men tappar bort detta innan alla
koderna är använda måste administratören rensa bort alla användarens gamla engångskoder och sedan
skapa ett nytt ark till användaren. Detta görs genom att man klickar på knappen Ta bort och sedan
upprepar de 4 stegen som beskrivs ovan.
Kunna logga in som andra
Bör nog inte beskrivas allmänt här? Se info på https://vi.pingpong.net/courseId/21/content.do?id=7930
Specialhantering för organisationer med extern synkronisering
För organisationer som importerar eller synkroniserar användare och användardata från externa system
regelbundet kan gränssnittet i vissa fall se något annorlunda ut, och/eller fungera annorlunda mot vad
som beskrivs ovan. För organisationer med sådana kopplingar (IMS-kopplingar) kan följande inställningar
göras:
Ta bort knappen Ny, under Hantera användare: För organisationer som inte vill tillåta att man kan skapa
nya användare i Hjärntorget kan vi ta bort knappen Ny under Användare.
Tillåt inte redigering av importerade gruppmedlemskap: Möjligheten att redigera gruppmedlemskap som
har importerats kan stängas av eller sättas på för organisationer med IMS-kopplade gruppmedlemskap.
Copyright Ping Pong AB.
Sida 99/206
Sida 100/206
Importera användare
För att slippa skapa ett användarkonto i taget kan du välja att importera användaruppgifter och därmed
skapa flera konton på en gång.
Importfunktionen kan även användas för att uppdatera användarinformation och för att tilldela användare
till grupper och/eller aktiviteter. Vid uppdatering av användardata och grupp- och aktivitetstilldelning är det
viktigt att få med någon unik identifierare i importfilen, så att det inte skapas nya konton för användarna.
Den vanligaste identifieraren är användarnamn men det går även att använda personnummer (om
användarnas personnummer redan finns lagrade i systemet). Saknas en unik identifierare i importfilen så
kontrollerar Hjärntorget visserligen om det finns någon person med samma för- och efternamn i systemet
och du får välja om det ska skapas ett nytt konto eller om det befintliga ska uppdateras, men vi
rekommenderar ändå att man har en unik identifierare i filen.
Uppgifterna som ska importeras till Hjärntorget måste sparas i en Excelfil eller i en CSV-fil (en textfil som
är separerad med komma, tab eller semikolon). I första raden i importfilen anger du, för varje kolumn,
vilket fält i Hjärntorget det motsvarar. Tänk på att kolumner med en tom första rad inte kommer att
inkluderas i importen. Följande information kan importeras:
Användarnamn, Lösenord, Förnamn, Efternamn, E-post: Fasta fält som alltid finns i Hjärntorget.
Användarfält: Organisationens egna användarfält, t.ex. Mobiltelefon, Avdelning o.s.v. Dubbelkolla att
fälten finns skapade i Hjärntorget innan du försöker importera användarinformationen. Nya
databasfält skapas av organisationsadministratören under Organisation -> Inställningar ->
Användarfält.
Tilldelning till grupper: Tilldelning till grupper kan göras på två sätt:
Group: Gruppnamn: Ange gruppens namn enligt formen "Group: gruppens namn" i kolumnens
översta rad och markera sedan med x intill de användare som ska tilldelas till gruppen.
Observera att du kan ange gruppnamn som ännu inte finns i Hjärntorget och på så vis skapa
gruppen!
Group id: Grupp-id: Ange gruppens id enligt formen "Group id: 12345" i kolumnens översta rad
och markera sedan med x intill de användare som ska tilldelas till gruppen. Du hittar gruppid:et genom att söka fram gruppen och klicka på i:et intill sökytan.
Tilldelning till aktiviteter för deltagare: Du kan tilldela användare till aktiviteter som Deltagare på två
sätt:
Course participant: Aktivitetsnamn: Ange aktivitetens namn enligt formen "Course participant:
Aktivitetsnamn" i kolumnens översta rad och markera sedan med x intill de användare som
ska tilldelas till aktiviteten som deltagare.
Course id participant: Aktivitets-id: Ange aktivitetens namn enligt formen "Course id participant:
1234" i kolumnens översta rad och markera sedan med x intill de användare som ska tilldelas
till aktiviteten som deltagare.
Sida 101/206
Tilldelning till aktiviteter för lärare: Du kan tilldela användare till aktiviteter som Lärare på två sätt:
Course trainer: Aktivitetsnamn: Ange aktivitetens namn enligt formen "Course trainer:
Aktivitetsnamn" i kolumnens översta rad och markera sedan med x intill de användare som
ska tilldelas till aktiviteten som lärare.
Course id trainer: Aktivitets-id: Ange aktivitetens namn enligt formen "Course id trainer: 1234" i
kolumnens översta rad och markera sedan med x intill de användare som ska tilldelas till
aktiviteten som lärare.
Exempelfiler och mer information om de ovanstående möjligheterna finns i gränssnittet på importens
förstasida.
Notera att du inte kan importera användare till Aktivitetsroller . Tilldelning till sådana roller måste göras i
gränssnittet under Aktiviteter > Tilldela användare.
Här nedan kan du se hur en Excelfil kan se ut inför import till Hjärntorget. I det här fallet skapas nya
konton för användarna i filen, de tilldelas till gruppen "J-gruppen" och några av dem får tillgång till
aktiviteten "IT-stöd" som deltagare.
Importen sker i 5 steg. Här nedan kan du läsa vad du ska göra i varje enskilt steg.
Steg 1: Ladda upp fil
I steg 1 ska du ladda upp en fil med de användaruppgifter du vill importera. Tänk på att de fält som filen
innehåller också måste finnas som databasfält i Hjärntorget för att informationen i filen ska ha någonstans
att ta vägen. Nya databasfält skapas av organisationsadministratören under Organisation -> Inställningar
-> Användarfält.
Klicka på Bläddra/Browse för att söka fram den fil du vill importera. Se bilden nedan.
Teckenuppsättning: Om du importerar en CSV-fil och känner till vilken teckenuppsättning filen
använder kan du välja den teckenuppsättningen i rullgardinsmenyn. Om du inte känner till
teckenuppsättningen kan du välja Låt Hjärntorget gissa och fortsätta importen. Märker du att det blir
konstigheter senare kan du gå tillbaka och prova någon annan teckenuppsättning.
Sida 102/206
Övrigt: Mer info om Importhistorik / E-postutskick och Importmallar finns sist i manualen.
Klicka Nästa på mitten av sidan för att komma vidare.
Steg 2: Fältens ordning
I Steg 2 får du se en förhandsvisning av de 5 första raderna i filen du importerar.
Matcha fälten: Här ska du matcha fälten i Hjärntorget med fälten i filen genom att kontrollera att det
verkligen är användarnas Efternamn som visas under rubriken Efternamn o.s.v. Om fältnamnet i
importfilen inte har någon motsvarighet i Hjärntorget kommer det att stå "Välj fält" överst i den
kolumnen. Sök då i listan under Välj fält och markera det som matchar innehållet i kolumnen. Detta
kan t.ex. behövas om det i filen står "Postort" som kolumnrubrik medan fältet i Hjärntorget heter
"Postadress".
Observera! Om du har fält i importfilen som du inte vill importera kan du i fäljväljaren markera det
sista valet, Använd inte. Informationen i den valda kolumnen kommer då inte att tas med i importen.
Uteslut första raden: Om du inte har skrivit några kolumnrubriker i importfilen måste du matcha alla
fälten på egen hand. Då är det även viktigt att bocka ur valet Uteslut första raden eftersom detta
innebär att den första raden/personen i filen inte importeras. Oftast består den raden av information
om vilka fält filen innehåller. (Förnamn, Efternamn o.s.v.) Den raden ska då inte importeras, vi vill
inte skapa ett konto för en person med namnet Förnamn Efternamn.
Spara inställningarna som en mall: Om du ofta gör importer som innehåller samma typ av
information (t.ex. Förnamn, Efternamn, E-post, Telefonnummer) kan du välja att skapa en mall.
Genom att skapa Importmallar slipper du göra matchingen av fälten här i steg 2, nästa gång du
importerar. I den följande beskrivningen har vi valt att göra importen utan mall.
Kontrollera att alla fält är korrekta, du kan behöva skrolla åt höger för att se alla fält. När allt ser
korrekt ut, klicka Nästa.
Felhantering
Om Hjärntorget upptäcker något som har gått fel visas ett varningsmeddelande:
Om någon kolumn inte har kopplats till ett fält, visas ett informationsmeddelande.
Om det redan finns användare i systemet med samma för- och efternamn som någon i importfilen
Sida 103/206
kommer du att få en lista med varningar och möjliga åtgärder. Kontrollera först om den befintliga
användaren är en namne eller om det faktiskt är den person som du har i importfilen och välj sedan:
Skapa: Markera detta val om du vill ska en ny användare med samma namn.
Uppdatera: Markera detta val om du vill uppdatera den gamla användarens användardata
och/eller grupptillhörighet. (Om uppdatera-valet inte finns för en person i listan innebär det att
det finns fler än en (1) användare med detta namn i systemet. Är du ute efter att uppdatera
uppgifterna måste du då ta med en unik identifierare i importfilen, t.ex. användarnamn.)
Låt vara: Markera detta val om du vill fortsätta importen utan att ta med den markerade
användaren.
Varning om för- eller efternamn saknas för nya konton
Varning om användarnamnet innehåller felaktiga tecken
Varning om samma användarnamn eller personnummer används på flera rader
Varning om ett personfält inte kan valideras enligt inställning för heltal, decimaltal, datum, etc
Varning om lösenord innehåller färre än 6 tecken
Varning om du försöker uppdatera personnummer för befintliga användare. Detta är inte möjligt.
Steg 3: Tilldelning
I steg 3 ska du bestämma:
1. Vilka grupper användarna ska tillhöra
2. Vilka aktiviteter de ska få tillgång till.
Grupptilldelning - om det inte finns tilldelningskolumner i importfilen
Om du importerar en fil som helt saknar information om vilken/vilka grupper användarna ska
placeras i kommer du till en gruppväljare där du får söka fram och markera den eller de grupper som
användarna ska tillhöra. Skapar du nya användare måste du välja minst en grupp. Klicka Nästa när
du har valt var användarna ska placeras.
Sida 104/206
Grupptilldelning - om det finns tilldelningskolumner i importfilen
Om du väljer att i importfilen ange att användare ska läggas i en eller flera grupper som redan finns i
Hjärntorget visas information om gruppen/erna. Klicka Nästa.
Om du i importfilen har angett att användare ska läggas i en grupp som inte redan finns måste du
ange var i gruppstrukturen den nya gruppen ska placeras. Klicka Nästa när du har valt var gruppen
ska ligga.
Felhantering
Grupp-id:n som inte finns (eller som man inte har tillgång till enligt Rättigheter): Id:na presenteras i
en lista tillsammans med hur många som skulle ha tilldelats. Importen avbryts.
Flera grupper med samma namn: Om man angett ett gruppnamn som förekommer mer än en gång i
gruppstrukturen får man välja vilken grupp man menar.
Tilldelning till minst 1 grupp: Om man missar att placera användarna i någon grupp visas information
om att konton som inte redan finns måste tilldelas till minst en grupp.
Aktivitetstilldelning - om det inte finns tilldelningskolumner i importfilen
Om du importerar en fil som helt saknar information om vilken/vilka aktiviteter användarna ska
placeras i kommer du till aktivitetsväljaren där du får söka fram och markera den eller de aktiviteter
Sida 105/206
som användarna ska tillhöra. Klicka Nästa när du har valt var användarna ska placeras. Om
användarna ska få rollen Lärare kan du markera valet Användarna ska vara lärare på de valda
aktiviteterna.
Observera att det i många fall kan det vara en fördel att tilldela hela grupper av användare till en
aktivitet, istället för att som här tilldela varje enskild användare till aktiviteten. Du kan hoppa över
detta steg om du inte vill tilldela användare till aktiviteter.
Aktivitetstilldelning - om det finns tilldelningskolumner i importfilen
Om du i importfilen har valt att tilldela användarna till en aktivitet visas denna i nästa steg.
Felhantering
Aktivitets-id:n som inte finns (eller som man inte har tillgång till enligt Rättigheter): Id:na presenteras
i en lista tillsammans med hur många som skulle ha tilldelats. Importen avbryts.
Flera aktiviteter med samma namn: Om man har angett ett aktivitetsnamn som förekommer mer än
en gång i organisationen får man välja vilken aktivitet man menar.
Aktivitetsnamn som inte finns: Om man har angett ett aktivitetsnamn som inte hittas i organisationen
visas det i en tabell med hur många som skulle ha tilldelats. Importen avbryts.
När du har gjort dina val, klicka Nästa.
Steg 4
Sida 106/206
När man har gått igenom de tre första stegen med felkontroll är man redo att genomföra importen. Här i
steg 4 visas en förhandsvisning av hur importen kommer att genomföras. Alla konton som ska skapas
och uppdateras samt rader som inte ska hanteras visas i tabeller. Nya användarnamn, om de inte är
angivna i importfilen, skapas enligt mallen "fornamn.efternam". Alla diakritiska tecken såsom å, ä, ö é, ü
o.s.v. kommer att omvandlas till a, o, e, u o.s.v.
Kontrollera att informationen har hamnat på rätt plats så att det verkligen står t.ex. telefonnummer
under rubriken Telefon o.s.v. Om något har blivit fel klickar du på Föregående för att gå tillbaka och
ändra.
Om allt ser rätt ut kan du klicka på Nästa för att slutföra importen.
Steg 5
I steg 5 visas se färdiga kontona.
Så, nu är importen klar!
Det här är enda gången lösenorden visas så det är bra om du sparar dem på något vis. Du kan välja att
skriva ut uppgifterna, eller, om du har importerat e-postadresser kan du välja att e-posta de nya
kontouppgifterna direkt till användarna med funktionen Skicka meddelande. E-postutskicken lagras i en
logg så att du kan gå tillbaka och se vad du har skickat ut tidigare.
Om du hellre vill vänta med att dela ut kontouppgifterna kan du välja att exportera uppgifterna. Välj om du
vill exportera till Excel eller CSV. Du kan naturligtvis även göra flera av ovanstående saker - t.ex. både eposta uppgifterna direkt till de nya användarna och spara deras kontouppgifter i en textfil.
Om du väljer att exportera uppgifterna kan det se lite olika ut beroende på vilken webbläsare du
använder. Välj om du vill öppna filen eller spara den på disk. Om du väljer det senare får du oftast välja
var du vill spara filen och vad den ska heta.
Dokument från mall: Klicka här om du vill koppla data i listan till en mall för exempelvis kursbekräftelser.
Ett nytt fönster (eller flik) öppnas där du får välja vilken mall du vill använda samt hur sidorna ska sparas.
Läs mer i manualen om Mallar.
Sida 107/206
Importhistorik / E-postutskick
Varje genomfört importtillfälle sparas med tidpunkt, skapade konton och uppdaterade konton. När man
tittar på detaljerna för en import så ser man vilka grupper och aktiviteter personerna har tilldelats, om de
har loggat in och eventuell e-posthistorik. Man kan skicka e-post till alla användarna och då skapa nya
lösenord med %password%. (En mall visas när man klickar på Skicka meddelande). %password% skapar
inte nya lösenord för personer som redan loggat in, istället visas informationen Lösenord: (ditt vanliga
lösenord i Hjärntorget) i e-postmeddelandet.
Importmallar
Med Hjärntorgets funktion för automatmatchning av fält behöver man sällan använda sig av Importmallar
så länge man importerar filer som har kolumnrubriker. Möjligheten finns dock och kan t.ex. användas vid
import av filer som saknar just kolumnrubriker.
Om du vill skapa importmallar startar du importen som vanligt och markerar valet Spara inställningarna
som mall i steg 2. Du får då namnge mallen och ge den en beskrivning. I beskrivningen kan det vara
lämpligt att ange vilka fält filen ska innehålla, om importmallen är skapad för Excel-import eller SCVimport och vilken separator som i så fall används. Anger du ett namn på en mall som redan finns, så
uppdateras denna.
När du vill använda mallen bläddrar du i steg 1 fram din fil och klickar sedan på Nästa. I steg 2 kan du
välja mall i rullgardinsmenyn Fältens ordning från mall: "Mallens namn".
Tilläggstjänst > "Borttagna-grupp" > Ta bort användare
Organisationer som har en utpekad "Borttagna-grupp" kan vid import referera till denna grupp, med namn
eller ID, och på så vis ta bort förkryssade användare från alla användargrupper (utom systemgrupper,
såsom Alla användare).
Man kan även, i samband med borttagandet från "gamla" grupper, tilldela användarna i filen till nya
grupper genom att placera de nya grupperna i kolumnerna efter (till höger om) Borttagna-gruppen. På
detta vis kommer användarna som markerats för borttagning att tas bort från alla sina "gamla" grupper,
placeras i borttagna-gruppen och tilldelas till de grupper som placerats till höger om borttagna-gruppen i
filen. Se exemplet nedan.
Sida 108/206
Här ovan ser vi ett exempel på en importfil där användarna har markerats för borttagning. För att
borttagandet ska fungera korrekt måste filen innehålla:
någon unik identifierare för användarna, t.ex. användarnamn.
namnet eller id-numret på organisationens Borttagna-grupp (här gruppens namn "Borttagna
användare").
I fallet ovan kommer alla användarna hamna i gruppen "Borttagna användare" och därmed tas bort ur alla
de grupper som de tidigare tillhörde. De 3 användare som dessutom har markerats i kolumnen "Group:
Vänner igen" kommer efter importen att finnas i gruppen "Vänner igen".
Tänk på att organisationen ofta har satt rättighetsbegränsningen Ej tillträde till Hjärntorget på Borttagnagruppen vilket innebär att användare som är placerade i den gruppen inte kan logga in i systemet.
Läs mer om Borttagna-gruppen på sidan Tilläggstjänster.
En Hjärntorget-supporter på din organisation tar kontakt med Ping Pong AB för att aktivera "Borttagnagruppen".
Copyright Ping Pong AB.
Sida 109/206
Lärarvikarier
Skapa en ny koppling mellan lärare och vikarie
Du som är användaradministratör skapar och redigerar kopplingar under Användare i
Administrationsverktyget.
Du kan skapa kopplingar mellan lärare och vikarie på tre sätt:
Under fliken Lärarvikarier: För att skapa en ny koppling klickar du på Skapa ny vikarie. Fyll i
vikariens personnummer och klicka på nästa. I listan som dyker upp väljer du sedan vilken lärare
som vikarien ska kopplas till.
Under Hantera användare: Sök fram läraren och markera denna. Under fliken Roller och relationer i
redigeringsvyn kan du hitta rubriken Lärarvikarie. Här kan du sedan koppla en vikarie till läraren
genom att klicka på Har vikarie och söka fram vikarien i fönstret som öppnas.
Under Hantera användare: Sök fram vikarien och markera denna. Under fliken Roller och relationer i
redigeringsvyn kan du hitta rubriken Lärarvikarie. Här kan du sedan koppla en lärare till vikarien
genom att klicka på Vikarierar för och söka fram läraren i fönstret som öppnas.
För att skapa kopplingar under Hantera användare måste du vara användaradministratör för både läraren
och vikarien. Dessutom måste både läraren och vikarien redan finnas som användare i Hjärntorget när du
går tillväga på något av dessa sätt. För att skapa kopplingen under Lärarvikarie-fliken måste du däremot
bara vara administratör för läraren, och det går att skapa ett konto åt vikarien samtidigt som du skapar
kopplingen.
När lärare och vikarie har valts enligt något av de tre sätten ovan gör du följande inställningar:
Start- och slutdatum: Med dessa datum bestämmer du hur länge kopplingen ska vara aktiv. När slutdatum
har passerats kommer vikarien att hamna i gruppen Arkiverade användare.
Information: Här fyller du i eventuell information som kommer att visas i den informationsruta som möter
läraren och vikarien när de loggar in i Hjärntorget (under tiden då kopplingen är aktiverad).
Aktiviteter: Här markerar du vilka av lärarens aktiviteter som vikarien ska ha tillgång till.
Lärarvikarie - översikt
Under fliken Lärarvikarie ser du alla kopplingar mellan lärare och vikarie som du har tillgång till. Du kan
välja att filtrera kopplingarna på aktuella, kommande eller gamla genom att bocka i någon av dessa rutor.
Det finns också en objektväljare som du kan använda för att filtrera fram kopplingar till en viss användare
eller inom en grupp. Det är frivilligt att använda objektväljaren förutom då du filtrerar fram arkiverade
kopplingar.
Varje koppling i listan går även att redigera, se en logg över och/eller ta bort. Borttagna vikariekopplingar
finns kvar i historiken med logg så att det ska vara möjligt att gå tillbaka och se vad som gällde. För att
återställa en borttagen vikariekoppling, klicka på redigera, gör dina ändringar och spara.
Sida 110/206
Sida 111/206
Organisationsadministration
Här kan du som är administratör i Hjärntorget och har rätt att göra inställningar för organisationens
Hjärntorget-miljö läsa om hur du arbetar i administrationsverkyget. Avsnittet syftar till att vägleda dig
genom processer i systemet eller i användning av specifika funktioner.
Sida 112/206
Inställningar för organisationen
Under fliken Organisation > Inställningar gör du inställningar för din organisations Hjärntorget-miljö. Du
kan till exempel skapa nya användar- och aktivitetsfält i databasen eller redigera befintliga. Här fyller du
också i basinformation, såsom adressuppgifter för organisationen.
I rullgardinsmenyn Inställningar för till vänster på sidan väljer du vilka inställningar du vill göra. På de
följande sidorna beskriver vi de olika möjligheterna.
Sida 113/206
Basinformation
För att användarna ska få rätt information om organisationen är det viktigt att ha färska uppgifter under
rubriken Basinformation.
Här fyller du i organisationens adress- och telefonuppgifter. Organisationens Hjärntorget-startsida är den
webbadress som användaren ska gå till för att kunna logga in i Hjärntorget.
Här kan du själv fylla i eller ändra organisationens uppgifter. (Förutsättningen är att du tillhör en grupp
som har fått rättigheten Organisationsadministratör).
Om det skulle bli aktuellt att ändra organisationens namn ska du ta kontakt med er organisations Ping
Pong AB-kontakt. Han eller hon kan göra den ändringen.
Glöm inte att spara om du gör några ändringar.
Sida 114/206
Supporthantering
Under rubriken Supporthantering lägger du upp organisationens supportkontakter och fyller i en
beskrivning av organisationens tekniska supportfunktion. Uppgifterna kommer att synas i huvudmenyn
under Support > Kontakt.
Beskriv supportfunktionen
Under beskrivning fyller du i information på svenska och engelska om hur er tekniska support fungerar.
Använd Skicka supportfråga
Genom att kryssa i rutan Använd funktionen Skicka supportfråga anger du om din organisation ska
använda funktionen Skicka supportfråga. Då kommer en länk att visas i huvudmenyn under Support >
Kontakt som användare kan använda sig av när de stöter på problem. Du kan läsa mer om den här
funktionen längre ner.
Skapa ny supportkontakt
Klicka på knappen Skapa ny supportkontakt för att ange en e-postadress och ett namn (personligt eller till
en allmän helpdesk eller liknande). Ange vilken roll personen/funktionen har. Lägg till fler supportkontakter
genom att klicka på knappen igen.
Sida 115/206
Så här kommer informationen att visas för användarna under Support > Kontakt i huvudmenyn.
Skicka supportfråga
Genom att markera valet Använd funktionen Skicka supportfråga i inställningarna under Supporthantering
så visas länken Skicka teknisk fråga i fältet Teknisk support under Kontakt på startsidorna.
Frågeformulär
När en användare klickar på länken öppnas ett formulär som denne kan använda för att fylla i och skicka
in en fråga. Fördelen med att använda den här funktionen till skillnad från att skicka vanlig e-post till
supporten är att även viktig teknisk information följer med i meddelandet. Till exempel visas vilken
webbläsare och vilket operativsystem som använts samt eventuella insticksprogram - information som
kan vara viktig i arbetet med att hitta och åtgärda eventuella fel.
Sida 116/206
Bifoga filer
Användaren kan också bifoga filer, till exempel skärmdumpar, till sin fråga för att underlätta felsökningen.
Tips!
Du vet väl att du kan lägga in egna fält i din organisations supportformulär? Gå bara in under
Administrationsverktyget > Organisation > Inställningar > Supporthantering. Du kan skapa informationsfält
för information till användaren, och textinmatningsfält och kryssrutor för användaren att fylla/kryssa i.
Ett exempel:
Sida 117/206
Användarfält
Användarfält används för att beskriva din organisations användare. Om ni precis har börjat arbeta med
Hjärntorget är listan tom så när som på Hjärntorgets fasta fält: Förnamn, Efternamn och E-postadress.
Har ni däremot arbetat med Hjärntorget ett tag har ni förmodligen hunnit skapa ett antal fält som passar
för just er organisation. Vanliga fält är till exempel Mobilnummer, Hemadress, Hemsida, Avdelning och
Personnummer men man kan även skapa lite mer specialanpassade fält såsom Delegationsrätt för
medicin och Kvittensfält.
Inställningar för fälten
Du kan göra olika inställningar för varje nytt fält du skapar. Längre ner finner du förklaringar till varje
enskild inställning.
Synlighet
Fälten som skapas här kan göras synliga på flera ställen i systemet - på startsidan under fliken Min profil,
under Medlemmar i alla aktiviteter, i det Administrativa verktyget under Användare > Skapa/Redigera
samt på flera ställen i Kompentensverktyget.
Sortera fälten
Genom att markera ett fält i listan kan du flytta det uppåt eller nedåt. I den ordning du väljer att spara
fälten kommer de att presenteras i systemets olika delar.
Fasta fält
Hjärntorget levereras med tre fördefinierade användarfält - Förnamn, Efternamn och E-postadress. För
för- och efternamn kan du välja om du vill tillåta användarna att själva redigera informationen. För e-post
kan du göra samtliga inställningar som listas nedan, utom att ändra själva termen.
Sida 118/206
Tillvalsfält
För att ge största möjliga frihet för varje organisation kan du som är systemadministratör själv definiera de
användarfält som är relevanta för din organisation. Det går även att knyta fält till specifika
användargrupper inom organisationen.
Skapa och göra inställningar för användarfält
Klicka på knappen Ny längst ner till vänster för att skapa ett nytt användarfält. Här får du ge det nya fältet
ett namn. Om vissa avdelningar eller personer inom organisationen använder ett engelskt gränssnitt är
det viktigt att skriva in även det engelska ordet för det nya fältet.
Typ
Här bestämmer du vilken typ av fält du vill skapa. Beroende på vilken typ du väljer får fältet olika
egenskaper som påverkar hur användaren kan fylla i fältet. På bilden här intill kan du se vilka olika typer
du har att välja bland.
Textfält en rad: Genom detta val skapas ett fritextfält som är anpassat för text i en rad. Det är lämpligt för
kortare information såsom gatuadress.
Textfält flera rader: Ett lite större fritextfält skapas. Den här typen är lämplig för till exempel "Om mig"-fält.
Datum: Används för datuminformation, till exempel "Första arbetsdagen". Hjärntorget säger till om fältet
fylls i fel.
Heltal: Används för information som ska anges i heltal, till exempel Anställningsnummer. Hjärntorget
säger till om fältet fylls i fel.
Decimaltal: Används för information som ska anges i decimaltal. Hjärntorget säger till om fältet fylls i fel.
Rullgardinsmeny: Väljer du denna typ får användaren välja ett av de angivna alternativen. Fyll i
alternativen på alla aktuella språk. Du kan lägga till fler alternativ genom att klicka på knappen Lägg till
Sida 119/206
menyalternativ och ta bort alternativ genom att klicka på papperskorgen intill alternativet.
Flervalsmeny: Här kan användaren välja ett eller flera av de angivna alternativen. Fyll i alternativen på
alla aktuella språk. Lägg till fler alternativ genom att klicka på knappen Lägg till menyalternativ och ta bort
alternativ genom att klicka på papperskorgen intill alternativet.
Kvittens: Det här fältet väljer du när du vill att användaren ska kvittera, eller bekräfta, informationen i ett
fält. Det kan till exempel användas för att få en användare att bekräfta att hon har läst och godkänt kraven
för att få vara ansvarig för datasalen. När kvittensfältets värde ändrats till Ja av administratören ska
användaren vid nästa inloggning godkänna ändringen. Fältets status visas när du redigerar en användare
och när du tar ut listor. Om du väljer en grupp i rullgardinsmenyn Administratörsgrupp så kommer bara
administratörer som är med i den gruppen att kunna redigera fältets värde.
Tänk noga igenom ditt val av typ innan du sparar. Det går inte att i efterhand byta typ på ett Användareller Aktivitetsfält från en mer generell fälttyp till en mer specifik, exempelvis från Text till Heltal.
Fältet ska synas i
Här väljer du var i systemet det nya fältet ska bli synligt.
Publik information: Om du markerar detta val så kommer fältet att vara synligt i systemets funktioner för
publik information, till exempel i listan över medlemmar i aktiviteter och i det lilla "Visitkortet"
(informationsfönstret) som visas när man klickar på en persons namn. Notera att om valet Varje
användare väljer synligheten är markerat nedan så visas fältets information endast på de visitkort där den
aktuella användaren själv har valt att ha informationen publik.
Personuppgifter: En bock här innebär att fältet blir synligt för användaren under Personligt >
Personuppgifter på startsidorna.
Kontaktlista: Bocka i här för att fältet ska synas i funktionen Kontaktlista under Kommunikation på
startsidorna. Knappen Skriv e-post visas i Kontaktlistan om användarfältet e-post har markerats med detta
val (Fältet ska synas i > Kontaktlista).
Kompetenshanteringen: Markera detta val om du vill att fältet ska bli synligt för kompetensadministratörer
som arbetar i Kompetenshanteringsverktyget.
Sida 120/206
Statistikverktyget: Om du vill att det aktuella användarfältet ska visas i Statistikverktyget markerar du detta
val. Om någon av de övriga synlighetsvalen är markerade blir synlighet för Statistikverktyget automatiskt
aktiverat.
Chefsrapporter*: Markera detta val om fältet ska synas i funktionen Chefsrapporter.
Målrapporter: Fältet visas som en kolumn i målrapporter.
Inbjudan till aktivitet*: Välj ifall fältet ska visas i formuläret för inbjudan till aktivitet.
Övrigt
Under rubriken Övrigt gör du följande inställningar:
Unika värden: Här bestämmer du om informationen som skrivs in i användarfältet för en användare ska
vara unikt, det vill säga kan endast användas av en användare. Notera dock att bokstäver inte är
shiftlägeskänsliga för fälten, vilket innebär att variationer som till exempel "Chef" och "CHEF" inte kommer
att tolkas som olika värden.
Varje användare väljer synligheten: Med detta val skapas det en kryssruta intill fältet under fliken Mina
sidor > Personligt > Personuppgifter i huvudmenyn. Där kan varje användare själv välja om uppgifterna
ska vara synliga för andra användare i systemet, till exempel i Medlems- och Kontaktlistor. Systemets
administratörer kommer att se uppgifterna även om personen har valt att inte visa dem publikt. Det här
valet används ofta eftersom PUL, personuppgiftslagen, säger att användaren själv måste få välja vilken
information som ska finnas tillgänglig för andra användare i system som Hjärntorget. Notera att om valet
avmarkeras i efterhand, då användare redan kan ha valt att dölja sina uppgifter, kommer dessa uppgifter
att göras synliga i och med att avmarkeringen sparas.
Fältet kan redigeras av användaren: Markera detta val om du vill tillåta användaren att själv redigera sina
uppgifter.
Fältet måste fyllas i: Om du markerar detta val måste användare fylla i något i fältet för att kunna spara
inställningarna under Personligt > Personuppgifter > Ändra personuppgifter.
Sida 121/206
Extra egenskaper
Här kan ni möjliggöra kopplingar mellan Hjärntorget och andra administrativa system eller sätta andra
specifika egenskaper på ett användarfält. Under Extra egenskaper väljer du kategorin IMS om du skapar
någon typ av personfält eller Övriga om du vill sätta andra specifika egenskaper på ett fält.
IMS: Hjärntorget stöder standarden IMS Enterprice. IMS, Instructional Management Systems, är en
uppsättning tekniska specifikationer för utbyte av utbildningsmaterial och aktiviteter via nätet. Dessa
möjliggör kommunikation och sammankopplingar mellan olika system. Inställningarna för IMS under Extra
egenskaper används i första hand av organisationer som vill göra kopplingar/integrationer mellan
Hjärntorget och andra system såsom personaladministrativa system. Om detta är intressant för er kan ni
ta kontakt med Ping Pong AB. När du skapar ett nytt fält eller redigerar ett befintligt kan du välja att
koppla detta till en IMS-standard för att förbereda för kopplingar till exempelvis organisationens befintliga
personaladministrativa system.
Övriga: I kategorin Övriga kan andra egenskaper sättas på användarfält. Här nedan finns mer information
om detta.
Genom att på detta sätt bestämma vilken typ av fält du skapar kan Hjärntorget "kommunicera på samma
språk" som externa system vilket möjliggör export av information från Hjärntorget till andra system eller
import av information till Hjärntorget från andra system. Detta kräver förstås att även det andra systemet
stöder IMS standard.
Om du t.ex. skapar användarfältet Gatuadress väljer du IMS > Gata (IMS adr/street). Därmed förstår
Hjärntorget och andra system som följer IMS standard att detta fält innehåller information om just
gatuadress.
Sida 122/206
Kategorin Övriga innehåller några specialfall som ger fältet olika egenskaper beroende på
administratörens val:
Beskrivning: Egenskapen Beskrivning kan till exempel användas vid koppling till beskrivningsinformation i
andra system.
ICQ-nummer: Används för att möjliggöra direkta kopplingar till Instant Message-programmet ICQ. ICQsymbolen visas i Hjärntorgets gränssnitt intill användares namn och vid klick på användarens ICQnummer kommer man till användarens ICQ-sida på http://www.icq.com.
URL: Egenskapen URL är en generell markering av att fältet är en URL. Informationen som skrivs i fältet
blir klickbar i Hjärntorget.
Personnummer: Egenskapen Personnummer används för att skapa ett unikt id för varje person. Detta
underlättar särskilt vid synkronisering med andra system men gör det även lättare att till exempel skilja
studerande med samma namn från varandra. Som standard används formatet yyyymmddnnnn
i personnummerfältet. Om något annat format ska användas tar du kontakt med Ping Pong AB i samband
med att fältet skapas, för att bestämma format. När fältet har skapats aktiveras en kontroll som validerar
att ett ifyllt nummer följer reglerna för den valda formen. Notera att tillfälliga personnummer också kan
användas eftersom det alltid är tillåtet att ange bokstäver på någon av de tre första platserna i
personnumrets fyra sista siffror. Om du till exempel väljer formen "yyyymmdd-nnnn" är det tillåtet att
skriva "19720101-T005".
Poäng: Den här egenskapen gör att fältet summerar de poäng användaren har samlat på sig genom att
bli godkänd på en eller flera aktiviteter. En förutsättning är då att fältet Poäng används även för aktiviteter
(läs mer om detta på sidan om aktivitetsfält).
Callto: Den som har installerat en programvara för IP-telefoni, till exempel Skype, kan klicka på det ifyllda
Skype-namnet för att direkt ringa till någon som har sitt Skype-namn inskrivet i fältet.
Källsignatur: Den här egenskapen kan vara bra om man behöver sätta olika signaturer för olika källor (till
exempel om en person är lärare på två olika skolor och sätts som resurs i ett schema). Egenskapen
används mest i integrationssammanhang.
Skola: Egenskapen används i första hand av kommunkunder, där man enkelt vill kunna se vilken skola en
person tillhör, till exempel Ladulåsskolan.
Klass: Egenskapen används i första hand av kommunkunder, där man enkelt vill kunna se vilken klass en
Sida 123/206
person tillhör, till exempel klass 7A.
Notera att de egenskaper som endast kan användas på ett fält, försvinner ur listan när de har kopplats till
ett fält.
Fältet ska synas för
När du har gjort dina val och klickat på spara kommer gruppväljaren att synas längst ner i vyn. Där anger
du vilka användargrupper fältet ska synas för. Om fältet har en extra egenskap så kan du endast välja
organisationens toppgrupp. Har du däremot inte ställt in någon extra egenskap går det att välja en eller
flera undergrupper.
Observera att om du inte väljer någon grupp kommer så kommer fältet inte att synas i systemet. Du
kan se vilka fält som inte har några grupper kopplade till sig i listan över fält till vänster, genom
texten (saknar grupp) som visas bredvid fältets namn.
Sida 124/206
Aktivitetsfält
Aktivitetsfält används för att beskriva organisationens kurser och andra aktiviteter. Om ni precis har börjat
arbeta med Hjärntorget är listan helt tom. Har ni däremot arbetat med Hjärntorget ett tag finns det
förmodligen ett antal fält som passar för just er organisation. Vanliga fält är till exempel Förkunskapskrav,
Pris och Kursdatum.
Inställningar
Du kan göra olika inställningar för varje nytt fält du skapar. Längre ner finner du förklaringar till varje
enskild inställning.
Synlighet
Det går att välja om fälten ska vara synliga för samtliga aktiviteter i organisationen eller bara för vissa
aktivitetsgrupper.
Fälten som skapas här blir synliga på flera ställen i systemet: under flikarna Mina aktiviteter och Katalog i
huvudmenyn, samt i det Administrativa verktyget under Aktiviteter > Skapa/Redigera.
Sortera fält
Genom att markera ett fält i listan kan du flytta det uppåt eller nedåt. I den ordning du väljer att spara
fälten kommer de att presenteras i systemets olika delar.
Skapa och göra inställningar för användarfält
Sida 125/206
Klicka på knappen Ny längst ner till vänster för att skapa ett nytt användarfält. Här får du ge det nya fältet
ett namn. Om vissa avdelningar eller personer inom organisationen använder ett engelskt gränssnitt är
det viktigt att skriva in även det engelska ordet för det nya fältet.
Typ
Här bestämmer du vilken typ av fält du vill skapa. På bilden kan du se vilka olika typer du har att välja
bland. Följande val kan göras:
Textfält en rad: Genom detta val skapas ett fritextfält som är anpassat för text i en rad.
Textfält flera rader: Ett lite större fritextfält skapas där flera rader text kan skrivas in.
Datum: Används för datuminformation, till exempel Kursstart.
Heltal: Används för information som ska anges i heltal, till exempel Kurskod.
Decimaltal: Används för information som ska anges i decimaltal.
Rullgardinsmeny: Väljer du denna typ får användaren välja ett av de angivna alternativen. Fyll i
alternativen på alla aktuella språk. Du kan lägga till fler alternativ genom att klicka på knappen Lägg till
menyalternativ och ta bort alternativ genom att klicka på papperskorgen intill alternativet.
Flervalsmeny: Här kan användaren välja ett eller flera av de angivna alternativen. Fyll i alternativen på
alla aktuella språk. Lägg till fler alternativ genom att klicka på knappen Lägg till menyalternativ och ta bort
alternativ genom att klicka på papperskorgen intill alternativet.
Tänk noga igenom ditt val av typ innan du sparar. Det går inte att i efterhand byta typ på ett aktivitetsfält
från en mer generell fälttyp till en mer specifik, exempelvis från Text till Heltal.
Sida 126/206
Fältet ska synas i
Här väljer du var i systemet det nya fältet ska bli synligt.
Aktivitetskatalog: Om du sätter en bock i Aktivitetskatalog kommer uppgiften att vara synlig under i:et i alla
aktivitetslistor (Alla, Pågående, Godkända, Arkiverade samt Katalogen). Väljer du att inte bocka i denna
ruta visas informationen endast för administratörer under Aktiviteter > Skapa/redigera.
Öppna sidor: Bocka i här om du vill att fältet ska visas på organisationens Öppna sidor. Om du bockar i
Öppna sidor kommer du även att kunna välja om fältet ska visas som lista på de öppna sidorna.
Övrigt
Under rubriken Övrigt väljer du om:
Unika värden: Informationen som skrivs in i fältet för en aktivitet ska vara unikt, det vill säga kan endast
användas av en aktivitet. Notera dock att bokstäver inte är shiftlägeskänsliga för fälten, vilket innebär att
variationer som till exempel "Personalrum" och "PERSONALRUM" inte kommer att tolkas som olika
värden.
Fältet måste fyllas i: Om du vill att fältet ska vara obligatoriskt att fylla i när en aktivitet skapas eller
redigeras.
Aktivera som filter i Katalogen ska användas. Det innebär att fältet och de värden som finns
ifyllda, för de aktiviteter som visas i den aktuella vyn, visas och kan markeras till höger i
Katalogvyn. Läs mer om Katalogen.
Aktivera som filter i Mina aktiviteter ska användas. Det innebär att fältet och de värden som finns
ifyllda, för de aktiviteter som visas i den aktuella vyn, visas och kan markeras till höger i Mina
aktiviteter-vyn. Läs mer om Mina aktiviteter.
Sida 127/206
Extra egenskaper
Här kan organisationen möjliggöra kopplingar mellan Hjärntorget och andra kursadministrativa system
eller sätta andra specifika egenskaper på ett aktivitetsfält.
Kursid: Egenskapen används vid import av kursdata från kursadministrativa system såsom Ladok. I detta
fält skriver du in kursens unika kod/id. Det gör att man i importen kan identifiera kursen och till exempel
tilldela deltagare till den.
Poäng: Om synkronisering ska ske mot system som ska ge eller ta emot information om hur många
Poäng aktiviteten ger kan denna egenskap användas.
Ämne: Om synkronisering ska ske mot system som ska ge eller ta emot information om vilket Ämne
aktiviteten hör till kan denna egenskap användas.
Ämneskod: Om synkronisering ska ske mot system som ska ge eller ta emot information om aktivitetens
ämneskod kan denna egenskap användas.
Publiceringsdatum: Egenskapen
Notera att de egenskaper som endast kan användas på ett fält försvinner ur listan när de har kopplats till
ett fält.
Fältet ska vara applicerbart för följande grupper:
När du har gjort dina val och klickat på Spara kommer gruppväljaren att synas längst ner i vyn. Där anger
du vilka aktivitetsgrupper fältet ska vara applicerbart för. Om fältet har en extra egenskap så kan du
endast välja organisationens toppgrupp. Har du däremot inte ställt in någon extra egenskap går det att
välja en eller flera undergrupper.
Observera att om du inte väljer någon aktivitetsgrupp så kommer fältet inte att synas i systemet. Du
kan se vilka fält som inte har några grupper kopplade till sig i listan över fält till vänster, genom
Sida 128/206
texten (saknar grupp) som visas bredvid fältets namn.
Sida 129/206
Kompetenshanteringen
Här kan administratören göra inställningar för användning av Kompetenshanteringsverktyget.
Befattning
Här gör du som är administratör inställningar för hur befattningar ska användas i
Kompetenshanteringsverktyget.
Användare kan ha flera befattningar: Sätt en bock i det här valet om du vill att användarna ska kunna ha
flera samtidiga befattningar.
Automatiskt tilldelning av Befattning när alla kompetenser erhållits: Det här valet innebär att när en
användare har alla kompetenser som är kopplade till en befattning, tilldelas användaren denna befattning.
Användare får själva ändra sina befattningar: Med detta val ger du användare möjlighet att själva, under
Min kompetensprofil, ändra på, ta bort eller lägga till befattningar till sin egen profil.
Begreppet Befattning
Du kan även ändra begreppet "Befattning". Vissa organisationer har till exempel valt att använda termen
"Certifikat" istället. Ändringen görs under Administration > Organisation > Inställningar > Egna texter. Se
vidare nedan.
Personligt > Kompetensprofil
Här väljer du vilken vy som ska användas på sidan Min kompetensprofil under Startsidan > Personligt:
Sida 130/206
Hjärntorget Classic: I den här vyn visas först fältet Befattning, där den eller de befattningar som
användaren har visas. Strax därunder visas fältet Mina kompetenser, det vill säga de kompetenser
användaren har. I fältet Mina kunskapsaktiviteter visas de aktiviteter som användaren själv har lagt upp,
såsom utbildningshistorik, samt de organisationsaktiviteter som användaren eller en administratör har
kopplat till användaren.
Grön/Gul/Röd progressiv kompetensöversikt: I den här vyn visas tre fält intill varandra: Mina kompetenser
- de kompetenser användare redan har, Pågående kompetenser - de kompetenser som är kopplade till de
kurser/aktiviteter som användaren studerar just nu och Mitt kompetensbehov - de kompetenser som
användaren tillsammans med sin chef har definierat som ett behov.
Utöver detta finns fältet Befattning där användaren kan matcha sina befintliga kompetenser mot en
befattning eller ändra sin egen befattning.
Sida 131/206
Policyhantering*
Här kan ni lägga upp egna policyer som användare måste acceptera för att få logga in i Hjärntorget eller
anmäla sig till en aktivitet. Det kan till exempel röra sig om att man måste acceptera organisationens
hantering av PUL (personuppgiftslagen), sekretessregler eller regler för användning av sociala medier.
Du som är Organisationsadministratör får tillgång till den här policyhanteringsvyn där du skapar och
redigerar policyer.
Policytyper
Det finns två olika typer av policyer:
1. Inloggningspolicyer: En inloggningspolicy visas direkt när användaren loggar in och man måste
acceptera den för att kunna komma in i systemet.
2. Anmälningspolicyer: En anmälningspolicy visas för den som anmäler sig till en aktivitet till vilken
policyn är kopplad. Användaren måste acceptera policyn för att få anmäla sig till aktiviteten.
Vanligen visas den här typen av policy under Aktiviteter > Katalog > Anmäl mig, men en
anmälningspolicy kan även kopplas till tilläggstjänterna för Extern anmälningshantering*.
Skapa en policy
När du vill skapa en ny policy, gör så här:
Inloggningspolicy
1. Klicka på Ny Inloggningspolicy överst på sidan.
2. Fyll i Titel och Lydelse på organisationens alla språk.
3. Kontrollera texten på Godkännandeknappen. Det finns en standardtext där, men du kan anpassa
den till den aktuella policyn om så önskas.
4. Välj vilken eller vilka Grupper som måste acceptera policyn för att få logga in.
5. Spara! Nu är policyn inaktiv och du kan klicka på Förhandsgranska för att se hur den kommer att
visas för användarna. Om du vill göra ändringar, klicka Redigera.
6. Aktivera policyn när den är färdig, genom att klicka på Aktivera. När en användare som tillhör en av
de valda grupperna försöker logga in, måste denne acceptera den nya policyn.
Anmälningspolicy
1. Klicka på Ny Anmälningsspolicy överst på sidan.
2. Fyll i Titel och Lydelse på organisationens alla språk.
Sida 132/206
3. Kontrollera den text som visas intill kryssrutan för godkännande. Det finns en standardtext där, men
du kan anpassa den till den aktuella policyn om så önskas.
4. Välj vilken eller vilka Aktivitetsgrupper vars aktiviteter policyn ska användas för vid anmälan. Policyn
kommer att visas för den som vill anmäla sig till en aktivitet som är placerad i någon av de valda
grupperna och har en anmälningsfunktion aktiverad.
5. Spara! Nu är policyn inaktiv och du kan klicka på Förhandsgranska för att se hur den kommer att
visas för användarna. Om du vill göra ändringar, klicka Redigera.
6. Aktivera policyn när den är färdig, genom att klicka på Aktivera. När en användare vill anmäla sig till
en aktivitet som tillhör en av de valda grupperna, måste denne acceptera den nya policyn.
Anmälningspolicy för aktiviteter med Extern anmälningshantering*
En aktiv anmälningspolicy kommer att visas för alla aktiviteter som tillhör de valda aktivitetsgrupperna,
oavsett hur anmälan görs. Detta innebär att policyn kommer att användas även på aktiviteter som har
Extern anmälningshantering*, om aktiviteten bara tillhör en aktivitetsgrupp för vilken policyn är aktiverad.
Policyöversikten
Den nya policyn visas nu i Policyöversikten. Här finns information om:
Titel: Policyns namn.
Typ: Om det är en inloggningspolicy eller en anmälningspolicy.
Accepterad av: Här visas det antal användare som har accepterat policyn av det antal som policyn
riktar sig till, t.ex. 2/14, det vill säga 2 av 14 har accepterat den aktuella revisionen av policyn.
Skapad: Datum för när policyn skapades.
Grupper: De grupper som policyn riktar sig till.
Revision: Siffran under rubriken Revisioner visar vilken revision av policyn som nu är aktiv och
numrerar äldre revisioner där den äldsta blir revision 0.
Status: Varje revision av en policy har en status:
Aktiv: Policyn är aktiv och användare i de valda grupperna måste acceptera policyn för att få
logga in.
Inaktiv: Policyn är avstängd och visas inte för någon vid inloggning.
Vänteläge: En policy har ändrats och den nya revisionen får då status Vänteläge tills den
manuellt aktiveras.
Inaktuell: En revision av en policy blir automatiskt inaktuell när en ny revision aktiveras.
Funktioner: Vilka funktioner som är aktiva för en policy beror på dess status och om någon har
accepterat den. Följande funktioner finns:
Redigera: Du kan Redigera en policy om den ännu inte har aktiverats, om den är Aktiv eller
om den är Inaktiv. Om du väljer att redigera en policy som någon har accepterat får den nya
revisionen automatiskt statusen Vänteläge. Det innebär att den gamla revisionen förblir aktiv
tills du aktiverar den nya. Notera att om/när du aktiverar den nya revisionen kommer de som
Sida 133/206
har accepterat den förra inte behöva acceptera den nya. Detta innebär att om du vill att alla
användare i de valda grupperna ska godkänna en förändrad policy måste du skapa en ny
policy. Redigering av en befintlig policy bör därmed endast göras för att korrigera stavfel eller
andra mindre textfel som inte förändrar policyns betydelse.
Ta bort: Du kan ta bort en policy så länge ingen har accepterat den. Om någon har accepterat
den går det, av spårbarhetsskäl, inte att ta bort den.
Aktivera: Du kan aktivera policyer som har status Vänteläge eller Inaktiv. När du aktiverar en
policy måste användarna i de/de valda grupperna acceptera policyn när de loggar in.
Inaktivera: Du kan inaktivera aktiva policyer för att stänga av dem.
Förhandsgranska: Om du vill se hur policyn kommer att visas för den som den riktar sig till kan
du klicka på Förhandsgranska.
Statistik om vem som har accepterat vad
Administratörer med rätt att se Organisationsöversikten kan under Användare > Välj grupp > Policy, se
vilka som har eller inte har accepterat en policy.
Användarinformation
Under Administration > Användare > Skapa/Redigera kan användaradministratörer se vilka policyer en
användare har accepterat.
Mina accepterade policyer
Varje användare kan själv se, under Startsidan > Personligt > Accepterade policyer, vilka policyer denne
har accepterat.
Sida 134/206
CV
Här CV gör du inställningar för om och hur användarna ska få skapa egna CV:n. Här visas ett exempel på
hur resultatet kan se ut.
Inställningar
Här gör du som är administratör inställningar för funktionen CV.
Ge användarna möjlighet att skapa egna CV:n: Här bestämmer du om användarna ska få möjlighet att
skapa CV:n. Med detta val ibockat kan användaren nå sidan CV under Personligt i huvudmenyn.
Låt användarna själva välja objekt i sina CV:n: Här bestämmer du om användarna själva ska få välja vilka
objekt som ska finnas med i deras CV:n. Ett objekt är till exempel ett användarfält såsom Postadress eller
Kompetenser (en lista över alla de kompetenser som användaren har).
Låt användarna lägga till egna fält i sina CV:n: Slutligen väljer du om användarna själva ska få lägga till
egna fält. Egna fält kan vara till exempel tidigare arbeten eller utbildningar utanför Hjärntorget.
Sida 135/206
Rubrik och logotyp
Här kan du sätta en rubrik på CV-mallen och lägga upp en logotyp.
Rubrik: Här bestämmer du vilken rubrik som ska synas på CV:t. Genom att skriva: "CV för %name%,
%date%" får du automatiskt användarens namn och dagens datum i rubriken, t.ex. "CV för Maria
Stjernberg 2012-11-07".
Logotyp: Du kan även ladda upp en logotyp för CV:t. Sök fram logotypen genom att klicka Bläddra.
Strukturen på organisationens CV-mall
Här väljer du vilka objekt som ska finnas med i CV-mallen. Markera objekt till höger och klicka på pilen för
att lägga till objekt. Flytta sedan objekten upp eller ner genom att markera objekt och använda pilen uppåt
eller pilen nedåt.
Om du har satt ett kryss i rutan "Låt användarna själva välja objekt i sina CV:n", under Inställningar, kan
de själva bestämma vilka av dessa utvalda objekt de vill använda när de skapar ett CV.
Sida 136/206
Visa CV:t
Slutligen vill du se hur ett CV kommer att se ut för en användare inom organisationen. Klicka då på
Förhandsvisa. Vid rubriken CV här ovan kan du se ett exempel på resultatet.
Sida 137/206
Egna texter
Som standard finns begreppet Befattning på svenska och Job title på engelska i Hjärntorgets
kompetenshanteringsverkyg och därtill kopplade funktioner. Detta begrepp kan administratören själv
ändra, genom att byta ut standardbegreppen i de s.k. textsträngarna, till önskade begrepp.
Ändra termen befattning
Begreppen (befattning, på engelska job title) används på flera ställen i systemet. Det är därför viktigt att
ändra i alla de textsträngar där begreppet används. Markera texten som ska ändras och skriv ett eget
begrepp. Tänk på att ändra både under rubriken Texter på Engelska och under Texter på Svenska.
Sida 138/206
Öppna sidor
Om din organisation har aktiverat möjligheten att ha Öppna sidor i Hjärntorget-aktiviteter och sidor inom
dessa finns valet Öppna sidor i rullgardinsmenyn.
Aktivera toppnivå
Här kan du välja om du vill aktivera en toppnivå på din organisations öppna sidor för att kunna använda
Öppna sidor och Samlingsaktiviteter för att skapa en Öppen kurskatalog. För att aktivera toppnivå kryssar
du bara i rutan vid "aktivera toppnivå på öppna sidor". Du måste också välja vilken samlingsaktivitet som
ska vara toppnivån. Det gör du i rullisten. Alla aktiviteter som ligger i den valda samlingsaktiviteten
kommer sedan att listas på era öppna sidor.
Tips!
Toppnivåaktiviteten kan till exempel vara en samlingsaktivitet som heter detsamma som organisationen,
eller kanske något i stil med "Utbildningar på Organisationen". Alla samlingsaktiviteter och vanliga
aktiviteter som placeras i trädet under denna översta nivå och som markeras för att vara synliga på den
öppna webben kan då navigeras fram genom den öppna kurswebben/kurskatalogen, på angiven domän.
Lägg till topplänkar
Här kan du också lägga till länkar som kommer att visas på de öppna sidorna, intill hemknappen. Ange
bara ett namn och lägg till länken.
Sida 139/206
Lösenordshantering
Under Lösenordshantering kan du som är organisationsadministratör ändra organisationens
lösenordspolicy och göra egna inställningar för hur hög säkerheten kring lösenord ska vara. Följande
inställningar kan göras:
Minst antal tecken
Här anger du hur många tecken ett lösenord minst måste ha.
Tillåtna specialtecken
Här anger du vilka specialtecken som tillåts i ett lösenord. Som standard kan användaren välja bland
dessa tecken: ,.-;:_!%&/+*.
Det går bra att ta bort specialtecken eller lägga till andra specialtecken, såsom åäö?=][&%#. Tänk dock
på att för många tillåtna tecken kan skapa problem för användaren eftersom tangentbord kan vara olika
utformade i olika länder och på olika typer av enheter, till exempel mobila enheter, och att det då kan vara
svårt för användaren att hitta de rätta tecknen och ange lösenordet korrekt.
Teckengrupper
Ett lösenord måste alltid ha tecken från minst 2 teckengrupper, men du kan även välja att använda tecken
från 3 eller 4 grupper. Med teckengrupper avses:
,.-;:_!%&/+* (specialtecken)
abcdefghijklmnopqrstuvwxyz (gemener)
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ (versaler)
0123456789 (siffror)
Byteskrav
Som standard är valet Kräv att användaren byter lösenord när en administratör eller systemet skapat ett
nytt lösenord markerat. Detta innebär att när en användare loggar in med ett lösenord från en
administratör eller systemet, blir man direkt ombedd att byta lösenord.
Du kan också ange:
efter hur många dagar man måste byta sitt lösenord.
Sida 140/206
hur många gamla lösenord systemet ska minnas och som därmed inte kan användas igen.
När du har gjort förändringar, glöm inte att Spara!
Sida 141/206
IUP: Kurstyper*
Elevers IUP-ämnen kan hämtas från de aktiviteter som eleverna är registrerade på under pågående läsår.
För att detta ska fungera krävs att:
1. Organisationen har en integration för Lärarskapade aktiviteter*.
2. IUP:er skapas med hjälp av funktionen Skapa IUP med kursregistrering som ämnen*.
Om aktiviteter har kategoriserats vid IMS-importen kan ni med den här funktionen välja vilka kurstyper
som ska användas vid skapande av IUP-ämnen.
Anledningen till att detta finns i gränssnittet, och inte hårdkodas in i integrationen, är att ni själva ska
kunna anpassa funktionen så att den passar in i den egna Hjärntorget-installationen.
Värt att notera:
Alla kurstyper som kommit in via integrationen senaste läsåret (sedan 1 juli) går att välja med en
kryssruta för varje.
För att vara bakåtkompatibla representeras listan av typer som en så kallad svartlista, där de typer
man inte vill ha med lagras. Det betyder att om en ny typ införs, så kommer det att komma med i
IUP:erna som standard. För att hindra detta går man till inställningssidan.
*Tilläggstjänst
Sida 142/206
Övrigt
Under övrigt finns ytterligare några inställningar för administratören.
Förvalt språk
När man skapar användar- och aktivitetsfält samt skapar grupper (för att gruppera användare och
aktiviteter) sätter man ett namn på fältet eller gruppen. Man kan då sätta olika namn på fälten för olika
språk. På så sätt kan användare som har valt olika gränssnittsspråk se informationen översatt till sitt valda
språk. Denna funktion kräver att det finns ett "reservspråk" om det saknas namn på något språk. Ett
Förvalt språk måste då fyllas i för att användas som reserv. Förvalt språk bestäms för hela
organisationen.
Det språk ni väljer i rullistan som visas på bilden här intill kommer att bli organisationens Förvalda språk.
Om organisationen har valt svenska som Förvalt språk innebär detta att om det saknas en översättning av
ordet Gatuadress kommer ordet Gatuadress på svenska visas även för de användare/grupper som har
valt ett engelskt gränssnitt.
Aktivitetskatalog
Aktivitetsgrupper: Om du vill kunna sortera aktiviteterna som visas i Katalogen i kategorier kan du
markera detta val. De aktivitetsgrupper som finns i din Hjärntorget-miljön visas då som kategorier i
Katalogen, se exempel nedan.
Sida 143/206
Här visas aktivitetsgrupperna Anställningsvillkor, Arbetsrätt, Demoaktiviteter och Lönebildning som
kategorier i Katalogen.
Nyhetsbrev: Markera det här valet om du vill att användaren ska kunna anmäla sig till nyhetsbrev i
Katalogen.
Validering av användarfält vid login
Markera det här valet om du vill att organisationens obligatoriska användarfält (som visas under
Startsidan > Personuppgifter) ska kontrolleras när användaren loggar in. Vid varje login kontrolleras att
fält som är markerade som obligatoriska är ifyllda. Användaren kommer inte vidare förrän uppgifterna är
ifyllda.
Stark autentisering i IUP*
Om du vill höja säkerhetsnivån i IUP-funktionerna kan du aktivera Stark autentisering i IUP. Det innebär
att användaren måste skriva in sitt lösenord för att komma åt IUP-funktionerna. För att aktivera funktionen
anger du det antal minuter av inaktivitet som ska krävas innan användaren måste logga in igen för att nå
IUP-funktionerna. Sätter du "0" stängs stark autentisering av och det krävs inte längre lösenord för att nå
IUP-funktionerna.
Stark autentisering i Åtgärdsprogram*
Om du vill höja säkerhetsnivån i funktionerna för Åtgärdsprogram kan du aktivera Stark autentisering i
Åtgärdsprogram. Det innebär att användaren måste skriva in sitt lösenord för att komma åt funktionerna
för Åtgärdsprogram. Ange det antal minuter av inaktivitet som ska krävas innan användaren måste logga
in igen för att nå funktionerna för Åtgärdsprogram. Av säkerhetsskäl går det inte att stänga av Stark
autentisering i Åtgärdsprogram.
Öppen registrering för vårdnadshavare*
Om din organisation har öppen registrering för vårdnadshavare aktiverat anges här den informationstext
Sida 144/206
som visas på den öppna sidan för vårdnadshavare.
Spårningskod för Google Analytics*
Om din organisation har aktiverat funktionen Öppna sidor* och funktionen för att visa statistik för de öppna
sidorna med Google Analytics är aktiverad kan du här ange den Spårningskod (ID för webbegendom)
som ger behörighet att se statistik och rapporter från Google Analytics. Läs mer om Google Analytics på
www.google.com/analytics/. För att aktivera Öppna sidor och Google Analytics i Hjärntorget, ta kontakt
med Ping Pong AB.
URL till Guiden
Varje organisation kan här ändra URL till Guiden (visas under Support > Guiden samt i sidelementet
Hjärntorget-Guide). Genom att skapa en egen guide, specialanpassad för den egna verksamheten, och
ange URL till denna här, byts den inbyggda guiden ut mot den specialanpassade. Det här kan till exempel
vara intressant för organisationer som arbetar med Hjärntorget på ett annat sätt än det som beskrivs i den
inbyggda Guiden.
Om du gör ändringar, glöm inte att Spara.
*Tilläggstjänster.
Sida 145/206
Skicka supportfråga
Här kan du skapa egna fält för det supportformulär som användaren kan nå via huvudmenyn, under
Kontakt. Mer information om hur du aktiverar funktionen supportformulär samt vad det innehåller i sitt
grundutförande hittar i hjälpavsnittet om inställningar för Supporthantering.
Skapa egna formulärfält
För att lägga till fält eller information i formuläret klickar du på Skapa nytt fält. Därefter kan du välja melllan
tre typer:
Textinmatning: Skapar ett fritextfält för användaren att fylla i, där du anger rubriken. Välj ifall det ska
vara obligatoriskt eller ej.
Kryssruta: Skapar en kryssruta som användaren kan bocka i (till exempel att jag som användare
godkänner att supporten får logga in med mina användaruppgifter för att felsöka).
Information: För informationstext och upplysningar till användaren. Det är möjligt att använda
enklare html-formatering som <b> för fetstil, <i> för kursiv och <u> för understruken.
Flervalsfråga: Här anger du en rubrik/fråga och ett antal alternativ som användaren kan välja mellan.
Välj om frågan ska vara obligatorisk eller ej.
Html-formatering
För att göra ett ord fetmarkerat skriver du först taggen "<b>" följt av den text som ska påverkas, och
avslutar med "</b>".
Exempel: Vissa ord i den här meningen ska vara <b>fetmarkerade</b> medan andra ska vara
<i>kursiva</i> eller <u>understrukna</u>.
Resultat: Vissa ord i den här meningen ska vara fetmarkerade medan andra ska vara kursiva eller
understrukna.
Redigera, ta bort och ordna fält
I översikten finns länkar för att göra ändringar i ett fält eller ta bort dem. För att ändra fältens ordning, för
musen över pilsymbolen med texten Flytta tills muspekaren ser ut som en hand. Därefter kan du hålla ner
musknappen, dra och släppa fältet på önskad placering i listan.
Logg
Klicka på Logg för att se en kronologisk lista över alla ändringar och tillägg som gjorts. Där visas datum
Sida 146/206
för när ett nytt fält skapades eller ändrades och vilken användare som gjorde det.
Sida 147/206
Rättighetsadministration
Introduktion till rättighetsadministration i Hjärntorget
Med hjälp av Hjärntorgets funktioner för grupp- och rättighetshantering kan du bestämma vilka
användargrupper som ska ha rätt att administrera andra användargrupper och/eller aktivitetsgrupper. När
man tilldelar administratörsrättigheter bestämmer man alltså vilka grupper av användare eller aktiviteter
som administratörsgruppen skall administrera. Personer som är placerade i en användargrupp får därmed
de rättigheter som tilldelats gruppen. Viktigt att notera är att gruppens rättigheter även ärvs av de grupper
som placeras i (under) den grupp som har fått rättigheter.
I exemplet här nedan ser du organisationsstrukturen för Ping Pong AB till vänster. Till höger ser du hur
användargruppen Administratörer har fått rättigheten Användaradministratör över gruppen Personal. Det
innebär att alla användare i gruppen Adminstratörer är användaradministratörer över alla användare i
gruppen Personal, men också över de användare som är med i någon av grupperna Säljavdelningen,
Administratörer, Utvecklingsavdelningen eller Support.
TIPS!
Sida 148/206
I stora organisationer är det inte särskilt effektivt att låta alla administratörer administrera alla personer i
hela organisationen. Skapa istället flera grupper och tilldela grupperna rättigheter till valda delar av
administrationen. På så sätt kan organisationen släppa in fler användare i de administrativa verktygen
men begränsa deras arbetsområden.
Administratörsrättigheter
För att rättighetssystemet ska vara så flexibelt som möjligt skapar varje organisation sina egna
administratörsroller genom att använda de olika administratörsrättigheterna i olika kombinationer för olika
administratörsgrupper. Nedan följer en beskrivning av de olika administratörsrättigheterna som finns i
Hjärntorget.
Användargrupper
Användaradministratören har tillgång till Användare i Administrationen och kan bl.a. redigera användare
och användargrupper. Användaradministratören har även tillgång till fliken Användare i
Organisationsöversikt.
Gränssnittsadministratören har tillgång till fliken Organisation > Gränssnitt och kan göra inställningar för
välkomstmeddelande, logotyp, gruppbilder, menyalternativ samt layout på startsidan.
Informationsadministratören har tillgång till Informationsmeddelande på startsidan och kan skapa
meddelanden riktade till grupper av användare.
*IUP-administratör (användare) har tillgång till verktygen för IUP (Individuell UtvecklingsPlan) och kan
skapa och redigera ämnen/frågeställningar, mallar, bedömningsgraderingar, vägledningar för
kommentarer, IUP-dokumentfält och skapa, redigera och ta bort IUP:er för användare i de grupper man
får rättigheter över.
Kompetensadministratören har tillgång till Kompetenshanteringsverktyget.
Resursbokningsadministratören har tillgång till verktygen för Resurshantering och kan skapa
förutsättningar för bokning av resurser i Kalendern.
Rättighetsadministratören har tillgång till fliken Rättigheter under Organisation i Administrationen och kan
göra alla de inställningar som krävs för att tilldela olika grupper av användare rättigheter.
Schemagranskare har rätt att se utvalda gruppers scheman.
Schemaredigerare har rätt att skapa och redigera scheman för utvalda grupper.
Närvarohanteringsadministratören har administrativa rättigheter i Hjärntorgets närvarohantering.
*Närvaroadministratör har administrativa rättigheter i Skolplatsen. Ange den skola som gruppen ska
Sida 149/206
administrera.
*Närvaro Rektor har rektorsrättigheter i Skolplatsen. Ange den skola som gruppen ska administrera.
*Närvaro Skolvärd har skolvärdsrättigheter i Skolplatsen. Ange den skola som gruppen ska administrera.
Värt att notera angående Skolplatsenrättigheterna!
När du som rättighetsadministratör vill sätta någon av Skolplatsenrättigheterna på en grupp ska du söka
fram och markera den, eller de, skolor som användarna i gruppen ska få rätt att administrera. Om du t.ex.
vill ge användarna i gruppen "Ladulåsskolans Skolplatsenadministratörer" rättigheten
Närvaroadministratör söker du fram och markerar "Ladulåsskolan" vid redigering av rättigheten
Närvaroadministratör.
Skolplatsen är ett system för gymnasieskolan som levereras av en av Ping Pong AB:s samarbetsparters.
Systemets syfte är att knyta samman hela processen från intagning, elevadministration, individuella val,
frånvarorapportering och betygshantering. Skolplatsen vill göra gymnasieskolan lättillgänglig för
personalen, eleven och hemmet.
En Hjärntorget-supporter på din organisation tar kontakt med Ping Pong AB för information och aktivering
av önskade funktionener.
Tilldelningsadministratören har tillgång till Tilldela användare under Aktiviteter i Administrationen och kan
där göra användare till medlemmar i aktiviteter (deltagare och/eller lärare).
Aktivitetsgrupper
Aktivitetsadministratören har tillgång till Aktiviteter i Administrationen och kan skapa och redigera
aktiviteter.
*IUP-administratör (aktivitet) har tillgång till verktygen för IUP (Individuell UtvecklingsPlan) och kan koppla
ämnen/frågeställningar till aktivitetsgrupper.
Rättighetsadministratören har tillgång till fliken Rättigheter under Organisation i Administrationen och kan
göra de flesta inställningar som krävs för att tilldela olika grupper av användare rättigheter.
Tillgångsadministratören kan ge användare tillgång till aktiviteter under Skapa/Redigera Användare i
Administrationen. Obs! Man når inte genom detta Tilldela användare under Aktiviteter.
Övriga
Aktivering av deltagare: Rättighet att som lärare aktivera/avaktivera deltagare i en aktivitet.
Hjälpadministratör: Rättigheten Hjälpadministratör sätts lämpligen på grupper av användare som sköter
Sida 150/206
support mot organisationens användare, t.ex. gruppen "Supportpersonal". Användare med denna rättighet
kan skapa frågekategorier och göra inställningar för funktionen Vanliga supportfrågor som visas under
Supportfliken på Mina sidor samt i Hjälpen. Hjälpadministratören svarar på frågor som användarna skickar
in och kan själv lägga upp frågor och svar i Vanliga supportfrågor. Endast Organisationsadministratören
kan utse Hjälpadministatörer. Läs mer under Vanliga supportfrågor.
Organisationsadministratören har bl.a. tillgång till fliken Organisation i Administrationen och kan göra
följande för er organisation:
Redigera inställningar under Administration > Organisation > Inställningar.
Redigera Mallar i Administration > Organisation > Mallar.
Redigera RSS-feeds, gruppers vikter och bildlänkar under Administration > Organisation >
Gränssnitt.
Ta ut rapport för hela organisationen i Administration > Organisationsöversikt.
Skapa aktivitetsroller och koppla dessa till önskade aktivitetsgrupper. Läs mer under Aktivitetsroller.
För organisationer med aktiverade tilläggsfunktioner och/eller kopplingar till externa system kan
organisationsadministratören även:
Ställa in att en aktivitet är en hjälpaktivitet.
Ställa in att en aktivitet är aktivitetsmall.
Redigera NovaSchem-inställningar.
Koppla en användare till en annan i relationen vårdnadshavare/barn.
Begränsningar
Ej tillträde till Hjärntorget är en slags "icke-rättighet" som innebär att användare som placeras i en grupp
med denna rättighet inte får logga in i Hjärntorget. Användaren får vid inloggningsförsök ett meddelande
om att hon nekas tillträde till Hjärntorget.
Observera att minst en person i er organisation måste ha rollen som Rättighetsadministratör. Den
personen kan bestämma vilka delar av administrationen som andra administratörer ska nå.
Kombinerade administratörsrättigheter
Det är vanligt att man kombinerar administratörsrättigheter. Vissa måste också vara kombinerade för att
administratörerna skall kunna komma åt administrationsverktyget. Det gäller t.ex
Tilldelningsadministratören och Tillgångsadministratören.
Tilldelningsadministratörerna: För att tilldelningsadministratörerna skall kunna tilldela användare till
aktiviteter så krävs att den aktuella gruppen får rättigheten "Tilldelningsadministratör" över en eller flera
Sida 151/206
användargrupper och rättigheten "Aktivitetsadministratör" över en eller flera aktivitetsgrupper. En
Tilldelningsadministratör kan alltså tilldela deltagare till en aktivitet från "aktivitetshåll" men når inte fliken
Användare.
Tillgångsadministratörerna: För att Tillgångsadministratörerna skall kunna ge användare tillgång till
aktiviteter så krävs att den aktuella gruppen får rättigheten "Tillgångsadministratör" över en eller flera
aktivitetsgrupper och rättigheten "Användaradministratör" över en eller flera användargrupper. En
Tillgångsadministratör kan ge användare tillgång till aktiviteter från användarens "personkort" (Användare
-> Skapa/Redigera), men har ej tillgång till fliken Aktiviteter.
Organisationsöversikt:För att ha full tillgång till funktionen Organisationsöversikt behöver man vara
aktivitetsadministratör för en eller flera aktivitetsgrupper och användaradministratör för en eller flera
användargrupper.
Aktivitetsroller
Användare som får tillgång till aktiviteter kan ges olika rättigheter i aktiviteten. Dessa rättigheter beror på
vilken roll användaren har tilldelats i aktiviteten och vilka rättigheter som är satta på den rollen.
Standardrollerna är Deltagare, som har mycket begränsade rättigheter och Lärare, som har alla
aktivitetsrättigheter. Utöver dessa roller kan organisationsadministratören skapa andra roller för olika typer
av arbete inom en aktivitet. Dessa roller skapas under Aktivitet > Aktivitetsroller. Läs mer under
Aktivitetsroller.
Steg-för-steg-instruktion: Bestämma rättigheter
För att underlätta lite tar vi ett exempel:
I "Kommunen" finns bl.a. 4 gymnasieskolor. För att säkerställa att personal från en skola inte kan se
information om personal och elever på en annan skola skapas en administratörsgrupp per skola. Här
nedan sätter vi rättigheter för gruppen "Skoladministratörer Gymnasieskola 1".
1. Logga in i din Hjärntorget-miljö.
2. Välj Administration under Verktyg.
3. Välj Rättigheter under Organisation. Läs instruktionerna som återfinns under rubriken Tilldela
rättigheter till användargrupper.
4. Sök fram gruppen "Skoladministratörer Gymnasieskola 1" (eller den grupp du vill sätta rättigheter
på) och markera den i listan.
5. Klicka på knappen Redigera längst ner på sidan. Nu visas gruppens nuvarande rättigheter.
Sida 152/206
Användargrupper
6. Vi börjar med att redigera rättigheter som kopplas till Användargrupper (Den översta boxen).
Markera de rättigheter du vill redigera och klicka på knappen Redigera markerade. (Se bild nedan)
Om olika rättigheter ska gälla för olika användargrupper är det smidigast att redigera en rättighet i
taget medan det tvärtom är effektivast att markera flera om flera rättigheter ska sättas för samma
grupp/er. I det här exemplet markerar vi endast Användaradministratör.
7. I nästa vy ska du söka fram den eller de användargrupper som gruppen "Skoladministratörer
Gymnasieskola 1" ska få markerade rättigheter för (d.v.s. kunna administrera). Välj grupp/er genom
att sätta en bock i rutan intill önskad grupp. Se nedan.
Sida 153/206
8. Klicka Spara. I den nya vyn som visas ser du nu vilka grupper "Skoladministratörer Gymnasieskola
1" har rättigheten Användaradministratör för.
9. Fortsätt sedan med övriga användargruppsrättigheter som kan vara lämpliga att ge gruppen
"Skoladministratörer Gymnasieskola 1". Det kan t.ex. vara Informationsadministratör för "Lärare
Gymnasieskola 1", Tilldelningsadministratör för "Gymnasieskola 1", o.s.v.
Aktivitetsgrupper
Nästa steg blir att redigera rättigheter som kopplas till Aktivitetsgrupper (Den mellersta boxen). Detta
görs enligt samma princip som ovan. Nedan finns detaljerade instruktioner om du vill ha lite hjälp.
10. Markera de rättigheter du vill redigera och klicka på knappen Redigera markerade. (Se bild nedan)
Om olika rättigheter ska gälla för olika aktivitetsgrupper är det smidigast att redigera en rättighet i
taget medan det tvärtom är effektivast att markera flera om flera rättigheter ska sättas för samma
grupp/er. I det här exemplet markerar vi endast Aktivitetsadministratör.
11. I nästa vy ska du söka fram den eller de aktivitetsgrupper som gruppen "Skoladministratörer
Gymnasieskola 1" ska få markerade rättigheter för (d.v.s. kunna administrera). Välj grupp/er genom
att sätta en bock i rutan intill önskad grupp. Se nedan.
Sida 154/206
11.
12. Klicka Spara. I den nya vyn som visas ser du nu vilka grupper "Skoladministratörer Gymnasieskola
1" har rättigheten Aktivitetsadministratör för.
13. Fortsätt sedan med övriga aktivitetsgruppsrättigheter som kan vara lämpliga att ge gruppen
"Skoladministratörer Gymnasieskola 1". Det skulle t.ex. kunna vara Tillgångsadministratör för
aktivitetsgrupperna "Matematik" och "Historia".
Övriga rättigheter
Under Övriga finns det några specialanpassade rättigheter. Dessa kopplas endast till den grupp du
har valt att redigera (den som står överst på sidan, här "Skoladministratörer Gymnasieskola 1").
14. I kolumnen längst till höger intill varje rättighet i den här boxenfinns knappen Aktivera. Klicka på
knappen om du vill använda rättigheten för aktuell grupp.
Begränsningar
Slutligen finns det en slags "icke-rättighet" (Den nedersta boxen). Ej tillträde till Hjärntorget innebär
att användare som placeras i en grupp med denna rättighet inte får logga in i Hjärntorget. Precis
som med ovan Övriga rättigheter kopplas denna endast till den grupp du har valt att redigera (den
som står överst på sidan, här "Skoladministratörer Gymnasieskola 1").
15. I kolumnen längst till höger intill rättigheten i den här boxenfinns knappen Aktivera. Klicka på
knappen om du vill använda "icke-rättigheten" för aktuell grupp.
För att dubbelkolla att allt har blivit rätt kan det vara bra att skapa ett konto och placera i gruppen som
Sida 155/206
man har satt rättigheter på (här "Skoladministratörer Gymnasieskola 1"). Logga sedan in med det nya
kontot och kontrollera att allt ser ut som det ska.
*Tilläggstjänster. Läs mer under Tilläggstjänster.
Copyright Ping Pong AB.
Sida 156/206
Gränssnittsinställningar
Introduktion till gränssnittsinställningar för din organisations
gränssnitt i Hjärntorget
Med hjälp av Hjärntorgets funktioner för gränssnittsinställningar kan du bl.a. bestämma vilka sidelement
och bilder olika användargrupper ska få på sin startsida. Du har flera val i menyn till vänster:
Gruppinställningar
Gruppers vikter (syns endast för med rättigheten organisationsadministatör på toppnivå)
Hantera prenumerationer (syns endast för med rättigheten organisationsadministatör på toppnivå)
Bildlänkselement(syns endast för med rättigheten organisationsadministatör på toppnivå)
Översikt
Här nedan kan du läsa mer om de olika valen.
Gruppinställningar
Under Gruppinställningar kan du göra en mängd inställningar för den grupp du söker fram och väljer. Om
du vill göra anpassningar för en speciell grupp söker du fram den aktuella gruppen och om du vill
göra anpassningar för hela organisationen väljer du toppgruppen. Följande anpassningar kan du göra:
1. Startsidan: Här kan du anpassa Startsidan för den valda gruppen. Du kan t.ex. ändra
välkomstmeddelande och välja vilka sidelement gruppen ska ha.
2. Menyer: Under fliken Menyer kan du anpassa gruppens startsidesmenyer och genvägar i
Huvudmenyn.
3. Bilder: Här kan du ladda upp en logotyp för gruppen och/eller gruppbilder som kan väljas som
sidelement under fliken Startsidan.
4. Länkar: Här kan du skapa länkar som sedan kan användas som sidelement eller genvägar.
5. Sidelement: Här gör du inställningar för vilken typ av logotyper som ska visas i sidelementet Senast
besökta aktiviteter.
Gör så här:
När du klickar på valet Gruppinställningar laddas Sökytan till vänster på sidan. Använd sökfältet för att
söka fram den grupp du vill göra inställningar för och markera gruppen när du har hittat den. Klicka sedan
Visa.
Sida 157/206
1. Startsida
Startsidan - Layout
Här kan du ändra layouten på gruppens startsida. Gör så här:
1. Klicka på knappen Anpassa startsidan för gruppen. Ett nytt fönster öppnas.
I nedre delen av fönstret ser du en förhandsgranskning av de sidelement den valda gruppen har och
hur de är placerade. Strax där ovanför visas två boxar - Ej använda sidelement och Använda
sidelement. Här listas de sidelement som kan väljas. Du kan flytta element mellan de två boxarna
genom att markera ett element och klicka på knappen Flytta > eller < Flytta. Element som placeras i boxen Ej använda sidelement visas inte för användarna. Den mest
intressanta boxen här blir därför Använda sidelement. Det är dessa som du kan placera ut på sidan
efter egna önskemål eller organisationens policy. Ett element tillhör alltid en av följande kategorier:
1. Valbara: De Valbara elementen syns inte på startsidan för användare som tillhör den aktuella
gruppen, men kan väljas av användaren själv (genom att gå till Personligt > Inställningar >
Anpassa din startsida).
2. Fixerade: De Fixerade elementen placeras ut av administratören och kan inte flyttas av
användaren själv.
3. Standard: Elementen under rubriken Standard visas som standard på startsidan för användare
som tillhör gruppen, direkt när de loggar in, men kan väljas bort eller flyttas av användaren
själv (genom att gå till Personligt > Inställningar > Anpassa din startsida).
Det är elementen under rubriken Valbara som du kan lägga till på gruppens startsida, de andra
används redan.
2. För att lägga till ett valbart element till startsidan, eller egentligen, göra ett valbart element till ett
standard- eller fixerat element, gör så här:
Markera elementet och klicka på knappen Sätt som standard eller Sätt som fixerad . Sidan
laddas om och elementet visas i sidans mittendel. Fixerade element kan inte flyttas av
användarna själva medan valbara element både kan flyttas och tas bort av användarna själva.
3. För att flytta ett element på sidan, gör så här:
Klicka på pilen som pekar i den riktning som du vill flytta elementet. Sidan laddas om och
elementet flyttas ett steg i önskad riktning. Upprepa för att flytta elementet ett steg till.
4. Att ta bort element.
Alla element som visas på den nedre delen av sidan, den del som visar gruppens standardvy, är
satta som Standard eller Fixerade. För att ta bort ett element, gör så här:
Markera valet Valbar strax ovanför elementets rubrik. Sidan laddas då om och elementet visas
i listan Valbara i boxen Använda sidelement. Om du vill hindra användarna från att använda
elementet kan du flytta det till boxen Ej använda sidelement. 5. Genom att klicka på knappen Till alla i gruppen kan du uppdatera elementets synlighet för
alla användare i den aktuella gruppen. Det aktuella elementet blir då åter synligt även för de som
har valt att ta bort det från sin personliga vy.
Sida 158/206
Elementet Gruppbilder kan placeras på valfri plats på startsidan och kan sättas som Standard eller
Fixerad. Själva bilden/erna laddas upp under Administration > Organisation > Gränssnitt >
Gruppinställningar > (välj grupp) > Bilder. Se vidare nedan.
Element av typen Bildlänkselement kan även det placeras på valfri plats på startsidan och kan sättas
som Standard eller Fixerad. Själva elementet skapas under Administration > Organisation > Gränssnitt >
Bildlänkselement. Se vidare nedan.
Förändringarna du gör sparas direkt så du kan stänga fönstret när du känner dig nöjd med inställningarna.
Notera att om användaren är medlem i flera grupper som har olika inställningar för startsidan beror
visningen på gruppernas interna viktning. Den högst prioriterade gruppens inställningar blir gällande. Se
vidare nedan.
Ta bort inställningarna
Om du av någon anledning vill rensa en grupps alla startsidesinställningar kan du klicka på knappen Ta
bort inställningarna. Gruppens startsida återgår då till att ha standardsinställningar.
Exempel på element att använda
Senast besökta aktiviteter: I elementet visas genvägar till de aktiviteter användaren senast har
besökt. Användaren kan välja att visa 3-100 objekt.
Gruppbilder: Administratörer kan ladda upp gruppspecifika bilder som visas i detta
startsideselement.
Information: En slags anslagstavla där behöriga användare kan lägga upp meddelanden som riktar
sig till utvalda grupper.
Kontaktlista: I elementet visas en lista på de kontakter som användaren har samlat i sin kontaktlista.
Överst visas de som är inloggade.
Kommande händelser: Visar en lista på de närmast kommande händelserna från de kalendrar
användaren har valt att visa.
Grupplänkar: I ett sidelement visas de länkar som har riktats till gruppen. Se vidare nedan.
Senaste nytt: Genvägar till nya anslag, diskussionsinlägg och andra nyheter från användarens
aktiviteter. Projektgrupper: I elementet visas en lista på de projektgrupper som användaren är medlem i. Klicka
på en grupp för att komma direkt till gruppens översiktssida. Mina genvägar: Det här elementet gör det möjligt för användaren att själv lägga upp länkar på sin
startsida.
Kommande uppgifter: Visar en lista på de uppgifter i användarens kalender som har högst prioritet
eller där deadline ligger närmast i tiden.
Hjärntorget-tips: I sidelementet visas korta små tips om hur användaren kan utnyttja Hjärntorgets
funktioner på bästa möjliga sätt.
Hjärntorget-guide: Sidelementet leder till en guide som tar användaren på en rundvandring bland de
vanligaste deltagarfunktionerna i systemet.
Sida 159/206
Prenumerationer: Genom att lägga upp RSS-prenumerationer, se nedan under Hantera
prenumerationer, kan sidelement med RSS-prenumerationer läggas upp.
Bildlänkselement: Med ett bildlänkselement skapar man en matris av klickbara bilder som länkas till
andra delar av Hjärntorget. Man laddar upp bilder och väljer sedan länk med en internlänksväljare.
IUP: IUP-elementet ger användaren information om aktuellt IUP-arbete. Användare med rollen
Lärarefår information om hur många elever hon för tillfället kan kommentera, Mentor får information
om hur många elever hon för tillfället kan skriva IUP-dokument för och Elever får t.ex. information
när det är dags att signera sitt IUP-dokument.
YouTube: I YouTube-sidelementet kan man direkt på startsidan söka fram och visa YouTube-klipp.
Google-Klocka: Med sidelementet Google-klocka får man en urtavla med tiden, ända ner till
sekunder, på sin startsida.
Wikipedia: "Wikipedia är ett flerspråkigt webbaserat uppslagsverk med fritt och öppet innehåll som
utvecklas av sina användare.", står att läsa på http://sv.wikipedia.org/. I sidelementet
Wikipedia finns ett sökfält där du skriver in en sökterm och klickar Go. Du länkas då ut och kommer
direkt till sökresultatet på Wikipedia. Västtrafik: Med sidelementet Västtrafik Reseplanerare kan du direkt söka kommunikationer inom
Göteborgs lokaltrafik.
SL: Med sidelementet SL Reseplanerare kan du direkt söka kommunikationer inom Storstockholms
lokaltrafik.
Närvaro, Närvaro för mina barn, Närvaroadministration: För kunder med koppling till externt
närvarosystem finns sidelement för Elev, Lärare och Vårdnadshavare för hantering av elevers
närvaro.
Ladok på web: För kunder som har en "Ladok på web-server" finns en tilläggstjänst som gör det
möjligt att aktivera ett startsideselement där information om studentens Program- och
Kursregistrering samt Ej avslutade kurser visas. En länk från elementet tar studenten vidare till
ytterligare information om poäng, studietakt o.s.v. Ta kontakt med Ping Pong AB för offert
samt aktivering av funktionen på er Hjärntorget-installation. Oberoende av inställningarna som görs här kan användaren själv ladda upp egna bilder och skapa egna
prenumerationer på sin startsida.
Välkomstmeddelande
Här kan du anpassa den aktuella gruppens välkomstmeddelade, som visas i ett element på startsidan.
Fyll i önskat meddelande på de språk vars fält visas.
Med Redigeringsverktyget som visas ovanför varje fält kan du formatera texten och med hjälp av fältet
Variabel kan du göra meddelandet personligt genom att t.ex. skriva:
"Välkommen %firstname%!
Sida 160/206
Här på din startsida finner du information om dina kurser."
Glöm inte att klicka Spara när du är klar med ditt meddelande.
Notera att om användaren är medlem i flera grupper som har olika välkomstmeddelanden beror visningen
på gruppernas interna viktning. Den högst prioriterade gruppens inställningar blir gällande. Se vidare
nedan.
2. Menyer
Under Menyer kan du anpassa gruppens menyer och skapa genvägar till funktioner. Klicka på knappen
Anpassa för att komma åt inställningarna.
Här visas en lång lista med funktioner som du kan anpassa för gruppen. Listan är sorterad i samma
ordning som flikarna visas på startsidan:
Aktiviteter
Personligt
Kommunikation
Verktyg
Support
Under dessa rubriker finns de funktioner till vilka du kan stänga av/sätta på menyalternativ eller skapa
genvägar.
Menyalternativ: Om du vill att det ska finnas ett valbart alternativ till en funktion i den meny som
visas när man för musen över en flik på Startsidan ska du markera valet Menyalternativ intill den
funktion du vill göra tillgänglig.
I exemplet ovan kan du se hur valet Menyalternativ är markerat för Personuppgifter, under rubriken
Personligt. Bilden till höger visar hur menyalternativet i och med valet till vänster visas på Startsidan,
under fliken Personligt.
Ej genväg: Valet Ej genväg innebär att funktionen inte visas som genväg i Huvudmenyn.
Valbar genväg: Valet Valbar genväg innebär att funktionen kan nås via en länk i Huvudmenyn, om
användaren själv aktiverar länken under Personligt > Inställningar > Verktyg. Värt att notera är att
funktioner som kräver behörighet, t.ex. verktyget Administration, endast visas som Valbar genväg
(under Personligt > Inställningar > Verktyg) för användare som har behörighet att använda
verktyget.
Fixerad genväg: Använd valet Fixerad genväg om du vill att alla i gruppen alltid ska ha en länk till
funktionen i Huvudmenyn.
Sida 161/206
Inställningar för hemskärmen i Hjärntorget Mobile
I kolumnen längst till höger kan du göra inställningar för hemskärmen i Hjärntorget Mobile, om er
organisation använder den tjänsten. Genom att bocka i eller bocka ur kryssrutorna famför Visa på
hemskärm i Hjärntorget Mobile kan du välja vilka ikoner som ska vara synliga på hemskärmen i
appen. Det är endast de menyalternativ som har valet Visa på hemskärm i Hjärntorget Mobile som går att
visa på startsidan i appen. Synligheten för menyalternativen i webgränssnittet och i Hjärntorget Mobile är
oberoende av varandra. Du kan till exempel välja att ha PIM-funktionen som ikon på hemskärmen i appen
utan att visa den i menyerna i webbgränssnittet och vice versa. Vilka ikoner som slutligen syns på
hemskärmen påverkas också av vilka behörigheter en användare har. Längst ner under menyalternativen kan du välja vilken ordning ikonerna ska ha på hemskärmen i
Hjärntorget Mobile. Du ändrar ordningen genom att dra och släppa i listan över valda menyalternativ. Det
menyalternativ som står som nummer ett kommer att visas längst upp till vänster på appens hemskärm,
det alternativ som står som nummer två visas direkt till höger om det första alternativet och så vidare i tre
kolumner. Här nedanför visas en lista över menyalternativens ordning och motsvarande utseende på
hemskärmen i appen.
Glöm inte att klicka Spara när du har gjort förändringar.
Tänk på att du (eller användare som tillhör den grupp du redigerar) måste logga ut och in igen för att
dessa inställningar ska träda i kraft.
Notera att om användaren är medlem i flera grupper som har olika inställningar för Menyer beror
visningen på gruppernas interna viktning. Den högst prioriterade gruppens inställningar blir gällande. Se
vidare nedan.
Sida 162/206
3. Bilder
Logotyp
Om du vill att gruppen ska ha en specifik logotyp på startsidan så laddar du upp den här. Logotypen visas
längst upp i det vänstra hörnet på den valda gruppens startsida. Notera att bilden får vara maximalt 100
pixlar bred och 50 pixlar hög. Laddar du upp en större bild så skalas den automatiskt ner, men bildkvalitén
kan då försämras så vi rekommenderar att man själv skalar ner bilden innan man laddar upp den.
Klicka Bläddra och sök fram den bild du vill använda. Klicka på Ladda upp för att hämta bilden. Den nya
logotypen visas för användare som tillhör den aktuella gruppen. En användare som är inloggad kan
behöva ladda om sidan, eller rentav logga ut och logga in igen för att den nya logotypen ska visas.
Notera att om användaren är medlem i flera grupper som har logotyper uppladdade beror visningen på
gruppernas interna viktning. Den högst prioriterade gruppens inställningar blir gällande. Se vidare nedan.
Gruppbild
Genom att ladda upp en gruppbild kan du göra gruppens startsida lite mer personlig. Gruppbilden
kommer att synas i sidelementet Gruppbild så det kan vara en god idé att kontrollera var på sidan
elementet har placerats och anpassa bildens utformning efter detta (eller tvärtom). Tänk på att försöka
anpassa bildens storlek efter hur användarna i gruppen oftast väljer att visa sin startsida (helskärm eller
mindre fönster). Om användaren oftast använder helskärm för sitt webbläsarfönster brukar det fungera
bra att göra så här:
För ett sidelement som har placerats direkt till vänster eller längst ut till höger på sidan bör bilden vara
max 225 pixlar bred medan för en bild som placerats i mittensektionen kan den vara upp till 695 pixlar
bred.
Notera att om användaren är medlem i flera grupper som har gruppbilder kommer alla dessa bilder att
visas för användaren. Placeringen av bilderna beror på den layoutinställning som har gjorts för den högst
prioriterade gruppen. Läs mer om gruppers viktning nedan.
4. Länkar
Här kan du ange länkar som görs tillgängliga för gruppen. Om gruppen har sidelementet Grupplänkar
kommer alla länkar som skapas här visas i elementet. Länkarna kan även visas som genvägar i
Huvudmenyn, beroende på dina val:
Ej genväg: Valet Ej genväg innebär att länken endast visas i sidelementet Grupplänkar.
Valbar genväg: Valet Valbar genväg innebär att länken visas för och kan väljas av användare som
Sida 163/206
tillhör gruppen, under Personligt > Inställningar > Grupplänkar. När administratören sätter en bock
intill länken här, visas den i Huvudmenyn för användaren i fråga. Om samma länk (identiskt namn
och URL) läggs upp för flera grupper och en användare tillhör flera av dessa grupper kommer
länken endast att visas en gång för den aktuella användaren.
Fixerad genväg: Använd valet Fixerad genväg om du vill att alla i gruppen alltid ska ha länken i
Huvudmenyn.
Skapa en genväg genom att fylla i namn (t.ex. Ping Pong AB) och URL (t.ex. http://pingpong.se). Välj
sedan om länken ska vara en genväg i Huvudmenyn och i så fall som Valbar eller Fixerad.
Ta bort länkar genom att klicka på papperskorgen till höger om länken.
Glöm inte att klicka Spara när du har skapat nya länkar eller gjort förändringar.
Notera att om användaren är medlem i flera grupper som har olika länkar visas alla länkar som riktas till
någon grupp som användaren är medlem i. 5. Sidelement
Här görs inställningar för sidelement.
Senast besökta aktiviteter: Här kan du välja utseende för sidelementet Senast besökta aktiviteter.
Välj hur du vill att aktiviteternas logotyper ska visas:
Inga logotyper (standard)
Små logotyper (aktivitetens namn visas precis bredvid logotypen)
Normalstora logotyper (aktivitetens namn visas under logotypen)
Glöm inte att Spara när du är nöjd med dina inställningar.
Gruppers vikter
Om en användare är med i flera grupper som har olika välkomstmeddelanden, logotyper, menyer eller
startsidor kommer gruppernas vikt att avgöra vilken inställning som gäller för användaren. Här, under
Gruppers vikter, gör du inställningar för hur grupper med inställningar ska prioriteras i förhållande till
varandra.
Inställningar
Sammanslagen visning
Med valet Använd sammanslagen visning av startsidesinställningar kommer användare som tillhör flera
grupper med olika startsidesinställningar få alla element som är kopplade till de grupper han/hon tillhör
Sida 164/206
men inte organisationens standarduppsättning utöver det. Ordningen på sidelement styrs av gruppernas
vikter.
Länkar som egen meny
Med valet Använd en egen meny för genvägs-länkar skapas en ny flik på startsidan där användarens
genvägslänkar samlas i en egen meny. Det innebär att alla länkar som normalt visas direkt i Huvudmenyn
istället visas under denna meny. Klick på fliken leder till en översiktssida med alla länkar. Inställningen
görs under Administration > Organisation > Gränssnitt > Gruppers vikter.
Viktning
I listan visas alla de grupper som har anpassade gruppinställningar. Beroende på vilka anpassningar som
har gjorts visas olika symboler intill gruppens namn:
[L]: Logotypen har anpassats till gruppen.
[V]: Välkomstmeddelandet har anpassats till gruppen.
[S]: Startsidan har anpassats till gruppen.
[M]: Menyerna har anpassats till gruppen.
Gruppen överst i listan har högst vikt och dess inställningar kommer att gälla före alla andra gruppers
inställningar.
Flytta grupper genom att sätta markören över Upp/Ner-pilarna och ta tag i pilarna och dra till önskad plats.
Alltid överst innebär att den markerade gruppen alltid hamnar på högsta prioritet.
Observera att när man gör anpassningar för en grupp som tidigare inte har haft några anpassningar,
hamnar den gruppen automatiskt överst i listan. Det kan därmed vara viktigt att gå hit och kontrollera
viktningen med jämna mellanrum.
Hantera prenumerationer
Här kan organisationen lägga upp RSS-prenumerationer för att göra dessa tillgängliga som sidelement vid
redigering av Startsida - Layout, se ovan.
Gör så här:
Sida 165/206
1.
2.
3.
4.
Sök fram adressen till det RSS-flöde du vill göra tillgängligt för organisationen.
Ange ett namn, t.ex. "Dagens Nyheters toppnyheter".
Ange aktuell URL till valt RSS-flöde, t.ex. http://www.dn.se/m/rss/toppnyheter.
Klicka Spara.
Varje prenumeration som skapas här visas som ett eget sidelement i listan Valbara i fältet Använda
sidelement i fönstret Anpassa startsidan för gruppen och kan där väljas för visning på den aktuella
gruppens startsida.
Bildlänkselement
Med ett bildlänkselement skapar man en matris av klickbara bilder som länkas till andra delar av
Hjärntorget. Man laddar upp bilder och väljer sedan länk med en internlänksväljare. Resultatet kan se ut
som på bilden nedan.
Bildlänkselementet blir valbart för gränssnittsadministratörer under Administration > Gränssnitt >
Gruppinställningar > [Välj grupp] > Anpassa startsidan för gruppen, om elementet har gjorts tillgängligt för
den valda gruppen. Medlemmar i den valda gruppen kan även själva göra inställningar för elementet
under Personligt > Inställningar > Anpassa din startsida.
Gör så här för att skapa ett bildlänkselement:
1. Klicka på Skapa ny.
2. Fyll i bildlänkselementets namn. Det kommer att synas för administratörer i listan här på
sidan för Bildlänkselement och vid redigering av startsidan för nedan valda grupper samt
under Personligt > Inställningar > Anpassa din startsida för användare som tillhör valda
grupper. Namnet syns dock aldrig på själva startsidan. 3. Ange antal kolumner, d.v.s. hur många bilder brett elementet ska vara.
4. Välj grupp/er (vars medlemmar och administratörer ska kunna välja sidelementet) genom
gruppväljaren till höger. Sök fram och markera önskade grupper.
5. Klicka Lägg till ny bild. Nu visas ett formulär för den första bilden i bildlänkselementet.
6. Klicka Välj bild. Resursdialogen öppnas och du kan välja bilder från Organisationens bilder, Bilder i
Sida 166/206
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Mina dokument, Nyligen använda bilder, Bilder i Mina aktiviteter eller Ladda upp bild.
Markera önskad bild och klicka Infoga. Bilden visas nu i formuläret.
Klicka på länkikonen (jordglob med +-tecken). Resursdialogen öppnas och du kan välja att länka till
Aktiviteter eller funktioner under Personligt, Användare, Kommunikation, Verktyg eller Support. Du
kan även välja att lägga in länkar manuellt och då också använda dig av Hjärntorgets variabler. Markera önskad aktivitet eller funktion och klicka Infoga.
Markera Öppna i eget fönster om du vill att den valda funktionen eller aktiviteten ska öppnas i ett
eget fönster.
Fyll i den text som ska visas när man för musen över bilden i fältet Text vid mouse-over.
Upprepa punkt 5-11 för varje ny bild du vill lägga till.
Spara.
Nu visas alla skapade bildlänkselement i en lista överst på sidan. I listan finns funktioner för att Redigera
och Ta bort.
Översikt
Här ser du en översikt över de inställningar som är gjorda för olika grupper i organisationen vad gäller
Gränssnitt. Gruppernas namn är länkar som leder direkt till redigering av de olika inställningarna.
Sida 167/206
Organisationsöversikt
Organisationsöversikten använder du för att ta fram statistik och rapporter över aktiviteter och användare.
I den här introducerande hjälptexten beskriver vi funktionen samt länkar vidare till undersidor som
beskriver de olika rapporttyperna mer i detalj. Här finner du också en genomgång av de olika alternativen
för export och bearbetning som kan finnas i anslutning till de skapade rapporterna.
För att få tillgång till denna funktion måste du vara användaradministratör för minst en användargrupp och
aktivitetsadministratör över minst en aktivitetsgrupp (läs mer om behörigheter under avsnittet om
rättigheter).
Översiktsflikar
På funktionens startsida finns ett antal olika flikar. Beroende på vilken av dessa ingångar du väljer får du
tillgång till olika typer av rapporter. Klicka på länkarna i sammanfattningen nedan för att komma till en
undersida med mer ingående information om de olika alternativen:
Aktiviteter
Skapa rapporter över till exempel godkännande, antal deltagare och måluppfyllelse utifrån utvalda
aktiviteter eller aktivitetsgupper.
Användare
Lista valda användare och de aktiviteter där de är medlemmar. Du kan även skapa översikter över
organisationens olika policydokument och se vem som har godkänt dem.
Grupper
Ta fram rapporter över hur olika användargruppers aktivitet i systemet i form av inloggningar, funktioner
de använt och hur mycket lagringsutrymme de utnyttjat.
Övergripande
En allmän rapport med information om hur organisationen som helhet använder Hjärntorget.
Inställningar
Här kan du ändra inställningar som påverkar rapporterna under Aktiviteter och Användare.
Export och bearbetning
De flesta rapporter kan exporteras och då i olika format som textfil eller Excelfil och i vissa fall som PDF.
För vissa rapporter finns ytterligare val och kommandon som till exempel alternativet att koppla resultatet
till en mall eller att göra ett utskick till de användare som ingår i rapporten.
Sida 168/206
Nedan följer en alfabetisk lista över de val som kan visas i anslutning till rapporterna:
Dokument från mall: Använd detta alternativ om du vill använda informationen från ditt urval och
koppla det till en färdig dokumentmall i systemet (till exempel ett kursdiplom eller annat
massutskick). En ny sida eller flik öppnas där du får välja mall och om du vill spara ner dokumentet
som en enda PDF-fil med flera sidor eller som en ZIP-fil med flera PDF-filer (en per användare).
För mer information, läs även hjälpavsnittet om Mallar.
Export - Excel: Exportera informationen i listan och spara ner den som en Excelfil för vidare
behandling i Excel.
Export - Textfil: Exportera informationen i listan och spara ner den som en textfil (.txt). Denna kan
sedan öppnas för vidare behandling i till exempel ett statistikbehandlingsprogram.
Ladda ner: Spara ner rapporter på din dator som du har skapat under flikarna Grupper (Excelfiler)
och Övergripande (PDF-filer) .
Skicka meddelande: Du kan välja att skicka ett meddelande som e-post eller PIM till personerna i
listan. Ett nytt fönster eller flik öppnas där du skriver din text och gör inställningar för meddelandet.
Skriv ut: Webbläsarens utskriftsdialog öppnas.
Sida 169/206
Aktiviteter
Här kan du ta fram flera olika rapporter utifrån ett urval av en eller flera aktiviteter. Du kan välja att
inkludera enskilda aktiviteter, hela aktivitetsgrupper eller kombinera dem fritt. Det finns flera olika
rapporttyper att välja mellan:
Översikt
Mål & Framsteg
Resultatrapport
Sammanställning
Start och Godkänd
Giltighetstid
Göra urval för rapport
För att kunna skapa någon av de olika rapporttyperna måste du alltid börja med att välja vilken eller vilka
aktiviteter som din rapport ska baseras på. Så här skapar du ett urval:
1. Börja med att markera den aktivitet eller aktivitetsgrupp(er) som du vill ta ut information om. Använd
sökytan till vänster. Läs mer om sökytan i manualen Sökytan
2. Klicka på knappen Visa längst ner till vänster.
3. Välj vilken typ av rapport du vill skapa genom att klicka i respektive ruta.
Översikt
Med hjälp av översikten får du en snabb överblick över hur dina aktiviteter används. I de olika kolumnerna
visas hur många deltagare respektive aktivitet har, hur många som har påbörjat aktiviteten och antalet
användare som är godkända.
Gör ditt urval och klicka på knappen Översikt för att få fram en tabell likt den på bilden ovan. Därefter kan
du antingen välja mellan att exportera tabellen direkt alternativt klicka dig vidare till mer detaljerade vyer.
Välj användargrupp: I rullgardinsmenyn kan du begränsa rapporten genom att välja ut en användargrupp
Sida 170/206
att titta närmare på.
Aktivitet: Klicka på namnet för att se aktivitetens beskrivning och annan information som rör aktiviteten.
Tilldelning: Klicka på länken Tilldelning för att komma direkt till fliken Tilldela användare i
Administrationsverktyget och där t.ex. flytta Anmälda till Antagna eller Aktiverade.
Tabellen: Klicka på siffran under en rubrik, t.ex. under Deltagare för att få en lista på de användare som
matchar sökkriterierna. Siffran anger helt enkelt det antal som matchar rubriken i kolumnen. Beroende på
vilken kolumn du klickar i kan det se lite olika ut:
Deltagare, Har startat och Ej startat
Här visas en personlista med den information som finns ifylld i systemet om de användare som
matchar valda sökkriterier. Vilka användarfält som visas i listan beror på vilka inställningar som är
gjorda under fliken Inställningar. I listan som visas kan du klicka på rubriken i en kolumn för att
sortera listan på den kolumnen. Funktionen Hantera fält kan användas om man har kopplat
anmälningsfält till aktiviteten. Du kan läsa mer om anmälningsfält och hantering av dessa i
manualen Skapa/Redigera aktivitet.
Godkända och Ej godkända
Här visas de mål som är uppställda för aktiviteten med markeringar för varje enskild persons
måluppfyllnad och framsteg. Välj om du i listan vill Visa godkänd, Visa gradering och/eller Visa
status genom att markera i valen och klicka Uppdatera.
Anmälda, Avanmälda, Antagna och Ej tillgång
Dessa kolumnerna syns inte som standard men kan enkelt läggas till genom att gå till fliken
Inställningar. I listorna för Anmälda, Avanmälda och Antagna visas även eventuella anmälningsfält
samt ifylld information. Genom knappen Hantera fält kan administratören redigera eller lägga till
data i fälten. Ej tillgång används endast om aktiviteten har kurstillfällen. När kurstillfällets tid har
upphört visas användare i denna lista.
Export: Själva huvudtabellen kan exporteras som både text- och Excelfil. Detaljvyerna har, utöver
exportmöjligheter, även valen Dokument från mall och Skicka meddelande. Läs mer på introduktionssidan
om de olika alternativen.
Sammanställning
Till skillnad från de andra rapporttyperna under fliken Aktiviteter som på olika sätt tar ut information om
personer och vad de har klarat av i aktiviteterna fokuserar sammanställningen helt på information om
aktiviteterna. Här sammanställer du den information som finns lagrad i aktivitetsfälten. Med hjälp av
sammanställningen kan du t.ex. hämta ut data för en kurskatalog.
Gör ditt urval och klicka på knappen Sammanställning. Nu visas två fält på höger sida i fönstret Tillgängliga fält och Valda fält. Markera de fält du vill ha med i din sammanställning, i listan Tillgängliga
fält, och klicka sidan på pilen för att flytta dem till Valda fält. Markera enskilda fält och flytta dem uppåt
Sida 171/206
eller nedåt för att ändra placeringen av de valda fälten.
Export: De listor som visas kan exporteras som text- eller Excelfil. Du kan också välja att visa listan direkt
i webbläsaren genom att klicka på Skapa lista.
Mål & Framsteg
I denna vy kan du granska hur de olika målen i en aktivitet har uppfyllts och göra jämförelser mellan olika
aktiviteter. Du kan till exempel titta på delmål med samma namn från flera aktiviteter för att jämföra dessa.
Notera att eftersom rapportens syfte är att kunna jämföra delmål mellan olika aktiviteter kommer den att
visa felaktig information om man väljer flera delmål med samma namn, om dessa ligger inom en och
samma aktivitet.
Gör ditt urval och klicka på knappen Mål & Framsteg för att få fram ovanstående vy. I detta läge visas
ännu inga mål, så för att skapa rapporter kan du göra något av följande:
Välj ett mål i rullgardinsmenyn och klicka på knappen Visa/Dölj för att inkludera det i vyn.
Klicka på knappen Visa alla för att se en sammanställning av aktivitetens alla mål (knappen Dölj alla
nollställer vyn igen).
När du har gjort något av ovanstående visas en lista med alla deltagare i aktiviteten/erna med information
om hur de har uppnått de olika målen. Du kan även minska urvalet av deltagare genom att välja en
användargrupp i rullgardinsmenyn.
Om du vill ta bort ett mål ur vyn kan du, förutom att använda knappen Visa/Dölj, även klicka på
papperskorgen intill målets namn.
Export: De listor som visas kan exporteras som text- eller Excelfil.
Resultatrapport
Detta alternativ låter dig skapa Excel-rapporter med olika komponenter från en enskild aktivitet. Utifrån ett
antal val och detaljinställningar kan du skapa både enkla och mer avancerade sammanställningar över
aktivitetens olika moment. Du kan till exempel få ut statistik överstatus på inlämningsuppgift, testresultat,
antal inloggningar, med mera.
Sida 172/206
Den här funktionen kan du även nå från Statistikverktyget i en aktivitet: Statistikverktyget > Övrigt >
Resultatrapport. Du kan läsa mer om Resultatrapporten på sidan Resultatrapport.
Export: Endast Excelformat
Start och Godkänd
Under Start och Godkänd kan du ta ut rapporter för att se vilka deltagare som har startat och/eller blivit
godkända under ett valfritt tidsintervall, på den valda aktiviteten. Denna rapporttyp kan endast användas
för en aktivitet i taget.
Sida 173/206
Gör ditt urval och klicka på knappen Start och Godkänd. En lista visas nere till höger med namnen på
aktivitetens deltagare samt datum för start och godkännande. Du kan anpassa listan med hjälp av de två
filtrena ovanför:
Filtrera på Startdatum: Du kan ange ett start- och/eller slutdatum för din sökning. Skriv direkt i fälten
Fr.o.m. eller klicka på kalendersymbolen intill för att välja frånvilket datum sökningen ska inledas.
Gör på samma sätt för fältet T.o.m. för att välja fram till vilket datum sökningen ska gälla. Klicka på
Filtrera för att uppdatera deltagarlistan enligt dina val.
Filtrera på Godkänd: Du kan även välja att sätta ett ange ett start- och/eller slutdatum för när
deltagaren blev godkänd. Skriv direkt i fälten Fr.o.m. eller klicka på kalendersymbolen intill för att
välja från vilket datum sökningen ska inledas. Gör på samma sätt för fältet T.o.m. för att välja fram
till vilket datum sökningen ska gälla. Klicka på Filtrera för att uppdatera deltagarlistan enligt dina val.
Startat/Godkända: Här visas nu andelen deltagare som har startat respektive blivit godkända på
aktiviteten, enligt det urval du har gjort i filtreringen.
Export: De listor som visas kan exporteras som text- eller Excelfil.
Sida 174/206
Giltighetstid
I rapporten för giltighetstid kan du få en överblick över giltighetstiden på deltagarnas godkännanden i
valda aktiviteter.
Gör ditt urval och klicka på knappen Giltighetstid. Nu listas de valda aktiviteterna och dess deltagare med
kolumner för namn, e-post, datum för start, godkännande och giltighetstid samt hur många dagar det är
kvar innan giltighetstiden går ut. Klicka på tabellrubrikerna för att ändra sorteringsordningen. Listan kan
även filtreras på Alla, Endast godkända eller Endast ej godkända.
Export: Listan kan exporteras som Excelfil. Därutöver finns även valen Dokument från mall och Skicka
meddelande. Läs mer på introduktionssidan om de olika alternativen.
Sida 175/206
Användare
Här kan du ta fram listor som utifrån ett urval av användare eller användargrupper. Du kan välja mellan
två typer av rapporter:
Översikt
Policyhantering
Göra urval för rapport
För att kunna skapa någon av de olika rapporttyperna måste du alltid börja med att välja vilken eller vilka
aktiviteter som din rapport ska baseras på. Så här skapar du ett urval:
1. Börja med att markera den aktivitet eller aktivitetsgrupp(er) som du vill ta ut information om. Använd
sökytan till vänster. Läs mer om sökytan i manualen Sökytan
2. Klicka på knappen Visa längst ner till vänster.
3. Välj vilken typ av rapport du vill skapa genom att klicka i respektive ruta.
Översikt
Översiktsfunktionen används framför allt för att få en överblick över vilka kurser en användare eller
medlemmar i en grupp har tillgång till och hur långt de har kommit i sina aktiviteter. Under fliken
inställningar kan du göra fler val för vilken typ av data som ska inkluderas i rapporten. Du kan även göra
inställningar så att information om anmälan, slutdatum och personfältsinformation kommer med i
rapporten.
Gör först ditt urval. Därefter får du välja om du vill visa användarna i listan som rader eller kolumner. Vilket
val som passar bäst beror på hur många användare du har sökt fram, samt hur många aktiviteter de följer.
Om antalet aktiviteter är fler än antalet användare brukar det vara smidigast att välja visa som kolumner.
Överst på sidan visas en kort sammanfattning av antalet användare och antalet aktiviteter som har
inkluderats i rapporten samt korta beskrivningar av hur övriga fält visas. Strax under visas tabellen med
Sida 176/206
användarna och deras respektive kursdata. I exemplet ovan är Användare som rader förvalt. Namnen i
listan är klickbara och vid klick öppnas ett litet informationsfönster om användaren.
Om du istället väljer Användare som kolumner kan du även filtrera listan. Klicka på pilen intill Filter
ovanför sammanfattningen och avmarkera de aktiviteter som inte är relevanta för den aktuella sökningen.
Klicka Uppdatera.
Export: Tabellen kan exporteras som både text- och Excelfil. Dessutom finns även valen Dokument från
mall och Skicka meddelande. Läs mer på introduktionssidan om de olika alternativen. Valet skriv ut
innebär att webbläsarens utskriftsdialog öppnas.
Policyhantering
Om tilläggsfunktionen Policyhantering är aktiverad för organisationen kan man här ta fram rapporter över
vilka som har/inte har accepterat en policy.
Gör ditt urval och klicka på knappen Visa i fältet Policy för att få fram ovanstående vy.
Tabellen: En sammanfattning visas i tabellform med sorterbara kolumner. Viss information i tabellen är
dessutom klickbar och leder till mer detaljerade vyer.
Revision
Ursprungsversionen av en policy får alltid siffran 0. När en policy revideras skapas ett nytt
policydokument som får versionsnummer 1. När en policy uppdateras och aktiveras blir den
föregående versionen markerad som inaktuell och användarna måste nu godkänna den nya
reviderade policyn. Läs mer om Hjärntorgets policyhantering.
Accepterad av och Ej accepterad av
Klicka på siffran eller Visa under respektive rubrik för att visa en lista på de användare (för- och
efternamn) som har respektive inte har accepterat policyn.
Sida 177/206
Grupper
Här visas vilka grupper som policyn gäller för.
Status
En policy kan antingen ha statusen Aktiv, Inaktiv eller Inaktuell i de fall det finns en reviderad, mer
aktuell version.
Export: Själva huvudtabellen kan endast skrivas ut. Namnlistorna däremot kan exporteras som både text-
och Excelfil. För dessa finns även valen Dokument från mall och Skicka meddelande tillgängliga. Läs mer
på introduktionssidan om vad de olika alternativen innebär.
Sida 178/206
Grupper
Under fliken Grupper kan organisationsadministratören ta ut mer övergripande rapporter som visar
statistik baserat på grupp- och rollnivå och snarare än individnivå. Det finns tre olika typer av rapporttyper
att välja mellan:
Användargrupprapport
Grafisk användargrupprapport
Aktivitetsrapport
Rapportarkiv
Rapportarkivet är den vy som möter dig direkt efter att du har klickat på fliken Grupper. Här ser du en
samlad lista över de rapporter som skapats tidigare. När du har skapat en ny rapport är det här den
hamnar för nedladdning samt eventuell borttagning. I tabellen visas även rapportens namn, vem som
skapade den och när. Du kan själv justera vyn till viss del genom att välja antalet objekt som ska synas
per sida samt sortera efter rubrik.
Användargrupprapport
Denna rapporttyp ger dig en översiktlig bild av dina användargrupper. Du kan snabbt få en uppfattning om
antalet medlemmar fördelat på roll, information om inloggningsstatistik samt utnyttjat lagringsutrymme.
Rapporten skapas som en nedladdningsbar Excelfil.
1. Välj rapporttyp
Markera valet Användargrupprapport och klicka Nästa.
2. Välj grupper
Sida 179/206
Sök fram och markera den/de användargrupp/er du vill ta ut rapporten för. Du väljer grupper med hjälp av
Objektväljaren. Klicka Nästa.
3. Välj grupperingar
Här väljer du grupperingar/roller som du vill kunna sortera statistiken efter. Klicka Nästa.
4. Välj fält
Här får du välja vilken information du vill ha med i rapporten utifrån de olika fält som finns tillgängliga.
Varje fält som du bockar i utgör sedan en egen kolumn i Excelrapporten.
Grunddata
Markera vilka Grunddata du vill ha med i rapporten. Du kan välja bland följande:
Internt id - gruppens unika siffer-id i Hjärntorget
Namn
Skapad datum
Beräknade fält
Markera vilka Beräknade fält du vill ha med i rapporten. Du kan välja bland följande:
Antal medlemmar
Antal inloggningar
Lagringsutrymme - visar hur många bytes gruppen har lagrat i det ögonblick rapporten tas ut.
Notera att denna information inte går att få sorterad på gruppering/roll. Se även inforuta nedan.
Antal som loggat in - unika inloggningar, alltså loggat in i systemet minst en gång.
Antal som inte loggat in
Värt att notera om lagringsutrymme Lagringsutrymmet summeras för varje vald grupp och
eventuella dubletter (filer som har kopierats, exempelvis) räknas inte flera gånger. Om man väljer
undergrupper så kan filer vara delade mellan dessa och då räknas de separat (för att kunna
presenteras separat).Ett exempel:Toppgruppen innehåller Grupp A och Grupp B.Person X i Grupp A
laddar upp Fil 1 som är på 2kb.Person Y i Grupp B kopierar Fil 1 till sina egna dokument. Ingen riktig
kopia görs här utan bara en referens som pekar till samma Fil 1 som Person X har. Detta innebär
att:
En rapport på Grupp A kommer att rapportera 2kb.
En rapport på Grupp B kommer också att rapportera 2kb.
En rapport på Toppgruppen kommer även den att rapportera 2kb!
I det här fallet blir alltså 2+2 = 2 eftersom det bara finns en fil (på 2kb). Den kommer för en specifik
grupp bara att räknas en gång, oavsett hur många referenser det finns till den. Men den kommer
aldrig att heller räknas bort, så Grupp B rapporterar 2kb om man tittar på just den gruppen, även om
det ligger en kopia där.
Sida 180/206
5. Välj filter
Här kan du sätta en tidsperiod för rapporten. Ange start- och sluttid för den tidsperiod som rapportens
beräkande fält, se ovan, ska visa. Klicka Nästa.
6. Välj namn
Fyll i ett beskrivande namn på rapporten, så att det blir lätt att förstå vad den innehåller när den visas i
listan i rapportarkivet. Klicka Nästa. Det kan ta flera minuter att skapa rapporten, beroende på hur mycket
data som ska behandlas.
Dela: Markera Dela denna rapport med övriga Organisationsadministratörer om du vill göra rapporten
tillgänglig för andra organisationsadministratörer.
När rapporten är klar laddas sidan om och du kommer tillbaka till Rapportarkivet där den nya rapporten
visas i listan.Klicka på Ladda ner för att spara eller öppna rapporten (Excel).
Grafisk användargrupprapport
Den grafiska användargrupprapporten visar totala antalet inloggningar och unika inloggningar för
medlemmarna i de valda användargrupperna. Resultatet presenteras i form av olika diagram där den ena
axeln visar antalet inloggningar och den andra visar den valda tidsperioden. Rapporterna skapas som
nedladdningsbara PDF-filer.
1. Välj rapporttyp
Markera valet Grafisk användargrupprapport och klicka Nästa.
2. Välj grupper
Sök fram och markera den/de användargrupp/er du vill ta ut rapporten för. Du väljer grupper med hjälp av
Objektväljaren. Klicka Nästa.
3. Välj grupperingar
Här väljer du vilka roller som du vill se statistik för. I rapporten kommer sedan varje roll att få en egen
diagramsida. Klicka Nästa.
4. Välj fält
Sida 181/206
Markera de Beräknade fält som du vill ska ingå i rapporten. Du kan välja en eller båda dessa fält:
Antal inloggningar - inloggningar som gjorts totalt och fördelat på respektive roll (under det valda
tidsintervallet).
Antal som loggat in - unika inloggningar, hur många som har loggat in i systemet minst en gång,
både totalt och fördelat på roll.
5. Välj filter
Här kan du sätta en tidsperiod för rapporten. Ange start- och sluttid för den tidsperiod som rapportens
beräkande fält, se ovan, ska visa. De datum du väljer påverkar diagrammen i den slutliga rapporten. Om
du har angett en tidsperiod som är:
upp till en månad ser du antalet inloggningar per vecka.
upp till ett år, ser du antalet inloggningar per månadad.
flera år, ser du antalet inloggningar per år.
Klicka Nästa
6. Välj namn
Fyll i ett beskrivande namn på rapporten, så att det blir lätt att förstå vad den innehåller när den visas i
listan i rapportarkivet. Klicka Nästa. Det kan ta flera minuter att skapa rapporten, beroende på hur mycket
data som ska behandlas
Dela: Markera Dela denna rapport med övriga Organisationsadministratörer om du vill göra rapporten
tillgänglig för andra organisationsadministratörer
När rapporten är klar laddas sidan om och du kommer tillbaka till Rapportarkivet där den nya rapporten
visas i listan. Klicka på Ladda ner för att spara eller öppna rapporten (PDF).
Aktivitetsrapport
Visar när aktiviteterna i de valda aktivitetsgrupperna är skapade, hur många användare med
rollen Deltagare respektive Lärare de har och hur många som har loggat in i aktiviteterna. Du kan även se
hur många tester, enkäter, inlämningsuppgifter samt dokument som finns i aktiviteterna. I Excelfilen som
skapas visas en rad för varje vald aktivitet och en kolumn för varje valt datafält.
1. Välj rapporttyp
Markera valet Aktivitetsrapport och klicka Nästa.
2. Välj grupper
Sida 182/206
Sök fram och markera den/de användargrupp/er du vill ta ut rapporten för. Du väljer grupper med hjälp av
Objektväljaren. Klicka Nästa.
3. Välj grupperingar
Här väljer du grupperingar/roller som du vill kunna sortera statistiken efter. Klicka Nästa.
4. Välj fält
Här får du välja vilken information du vill ha med i rapporten utifrån de olika fält som finns tillgängliga.
Varje fält som du bockar i utgör sedan en egen kolumn i Excelrapporten.
Grunddata
Markera vilka grunddata du vill ha med i rapporten. Du kan välja bland följande:
Internt id - aktivitetens unika siffer-id i Hjärntorget
Namn
Skapad tidpunkt
Beräknade fält
Markera vilka Beräknade fält du vill ha med i rapporten. Du kan välja bland följande:
Antal deltagare
Antal lärare
Antal inloggningar
Antal inlämningsuppgifter
Antal tester
Antal enkäter
Antal dokument
Importerade användare
Organisationer som har importerar användare från externa källor kan även se extra val utöver de
ovan, då med prefixet "IMSE" bredvid dem.
Antal IMSE-deltagare: Visar hur många personer som är IMSE-deltagare i aktiviteterna.
Antal IMSE-lärare: Visar hur många personer som är IMSE-lärare i aktiviteterna.
Antal Icke-IMSE-deltagare: Visar hur många personer som inte är IMSE-deltagare i aktiviteterna.
Antal icke-IMSE-lärare: Visar hur många personer som inte är IMSE-lärare i aktiviteterna.
Aktivitetsfält
Markera vilka Aktivitetsfält du vill ha med i rapporten. Samtliga aktivitetsfält som organisationens
administratörer har definierat kommer att finnas tillgängliga här. Exempel på vanliga fält kan vara:
Senast publicerad
Nivå
Sida 183/206
Kursavgift
Kursdatum
Lägg till kalkylblad med lärarlista i rapporten
Markera detta val om du vill ha ett extra kalkylblad i Excelboken. Du får då en lista på de användare som
är aktiverade Lärare i de valda aktiviteterna.
5. Välj filter
Här kan du sätta en tidsperiod för rapporten. Ange start- och sluttid för den tidsperiod som rapportens
beräkande fält, se ovan, ska visa. Klicka Nästa.
6. Välj namn
Fyll i ett beskrivande namn på rapporten, så att det blir lätt att förstå vad den innehåller när den visas i
listan i rapportarkivet. Klicka Nästa. Det kan ta flera minuter att skapa rapporten, beroende på hur mycket
data som ska behandlas.
Dela: Markera Dela denna rapport med övriga Organisationsadministratörer om du vill göra rapporten
tillgänglig för andra organisationsadministratörer.
När rapporten är klar laddas sidan om och du kommer tillbaka till Rapportarkivet där den nya rapporten
visas i listan.Klicka på Ladda ner för att spara eller öppna rapporten (Excel).
Sida 184/206
Övergripande
Här kan du som organisationsadministratör ta fram en samlad rapport över hur systemet används
av den egna organisationen. Den information som visas i rapporten rör bland annat antal
användare över tid, rollfördelning, antal inloggningar, användare med till exempel rollen Lärare som är
mest aktiva och vilka aktiviteter som flest har loggat in i över tid.
Rapporterna tas fram för tidsperioder bakåt i tiden från dagens datum. Du kan välja mellan dessa typer:
1 månad
2 månader
3 månader
6 månader
1 år
2 år
o.s.v. beroende på hur länge organisationen har använt systemet.
Alla rapporter sparas i pdf-format och visas i en lista på nedre delen av sidan. Klicka på Ladda ner i raden
för den rapport du vill titta på för att spara och öppna rapporten.
Notera att du endast kan skapa en rapport om dagen för varje tidstyp. Detta för att inte belasta servern i
onödan.
Sida 185/206
Inställningar
Under Inställningar kan du göra ändringar som styr vilken typ av information som ska ingå i rapporterna.
Dessa inställningar påverkar dock inte alla rapporttyper utan berör endast Översikt under flikarna
Aktiviteter och Översikt och Policy under fliken Användare.
Personfält
Personfält är användarfält som organisationen själv har definierat. Fälten visas i de rapporter som är
individbaserade, d.v.s. som listar användare en och en.
Markera de fält du önskar inkludera i dina rapporter i listan Tillgängliga fält och klicka på pilen för att flytta
dem till den högra listan Valda fält. På samma sätt kan du ta bort fält igen genom att flytta tillbaka dem
med hjälp av pilarna. I listan för Valda fält kan du även ändra ordningsföljden genom att använda uppoch nedpilarna till höger.
Kolumner för Användare
Kolumner
Här väljer du vilka kolumner som ska visas för varje aktivitet i listan under Användare. Du kan välja mellan
följande:
Visa startdatum - första gången användaren loggade in i aktiviteten.
Visa datum för godkännande
Visa resultat - se information nedan om möjliga inställningar.
Visa anmälan - antal anmälda till aktiviteten.
Visa personfält - vilka personfält som visas bestäms under Personfält, se ovan.
Visa slutdatum - endast relevant om aktiviteten har kurstillfällen.
Resultatkolumnen
Om du bockat i rutan Visa resultat kan du även välja hur resultatet ska visas:
Sida 186/206
Medelresultat av alla tester i aktiviteten
Medelresultat av alla tester i aktiviteten som är Delmål
Graderingen för aktiviteten
Kolumner för Aktiviteter
Här väljer du vilka kolumner som ska visas i rapporter av typen Översikt som du skapat under fliken
Aktiviteter. För varje val du bockar i läggs en kolumn till i listan. I denna kolumn ser du antalet användare
som matchar rubriken. Klickar du på siffran i kolumnen får du dessutom en detaljerad namnlista. Du kan
välja bland följande alternativ:
Visa Deltagare
Visa Har startat
Visa Ej startat
Visa Godkända
Visa Ej godkända
Visa Anmälda
Visa Avanmälda
Visa Antagna
Visa Ej tillgång - endast relevant om aktiviteten har kurstillfälle.
Övrigt
Markera valet Möjliggör skicka e-post direkt i Aktiviteter/Översikt om du vill kunna skicka e-post direkt till
framsökta användare i rapporttypen Översikt under fliken Aktiviteter. Valet innebär att det visas en genväg
i form av ett litet kuvert intill antalet användare i de olika kolumnerna. Vid klick på kuvertet öppnas e-postdialogen där listans medlemmar är förvalda som mottagare.
Sida 187/206
Inställningar för mallar
Funktionen för Mallar gör det möjligt att anpassa de automatiska e-postmeddelanden som skickas ut från
Hjärntorget vid olika händelser, t.ex. vid anmälan till en kurs. Dessutom kan du skapa mallar för PDFdokument som skapas från listor av användare.
Användare med någon av, eller båda, rättigheterna Aktivitets- respektive Användaradministratör får
tillgång till alla eller vissa av mallfunktionerna och kan skapa mallar för sina Aktivitets- respektive
Användargrupper.
När mallarna är skapade kan de användas på flera ställen i systemet, t.ex.:
Anmälningsbar aktivitet (Automatiska e-postutskick, Manuella utskick)
Administration > Skapa lista (Dokumentmallar, Manuella utskick)
Administration > Skapa utskick (Manuella utskick)
Administration > Organisationsöversikt (Dokumentmallar, Manuella utskick)
Inloggning > Hämta nytt lösenord (Automatiska e-postutskick)
Här under Mallar skapar du egna mallar som passar för olika ändamål inom din organisation.
Du hittar funktionen genom att starta Administrationsverktyget och i boxen Organisation klicka på Mallar.
Automatiska e-postutskick
Första gången den här funktionen används finns ett antal fördefinierade grundmallar:
Automatiska e-postutskick (Användare)
Hämta nytt lösenord: Informationsmeddelandet som skickas till den som klickar på Glömt
lösenordet? på inloggningssidan.
Automatiska e-postutskick (Aktiviteter)
Anmälan till aktivitet (användare): Informationsmeddelandet som skickas till den som anmäler sig,
vid anmälan.
Anmälan till aktivitet med max-antal (användare): Informationsmeddelandet som skickas till den som
anmäler sig till en kurs med definierad maxintagning, vid anmälan.
Observera att när mallarna ska användas kan antingen Anmälan till aktivitet (användare) eller
Anmälan till aktivitet med max-antal (användare) väljas för en aktivitet. Vilken som visas beror på
vilken inställning som är gjord för den aktuella aktiviteten.
Anmälan till aktivitet (admin): Informationsmeddelandet som skickas till administratören när någon
Sida 188/206
anmäler sig till aktiviteten.
Avanmälan från aktivitet (användare): Informationsmeddelandet som skickas till den som avanmäler
sig, vid avanmälan.
Avanmälan från aktivitet (admin): Informationsmeddelandet som skickas till administratören när
någon avanmäler sig från kursen.
Automatisk flytt till Deltagare vid avanmälan (användare): Informationsmeddelandet som skickas till
den som får överta den avhoppades plats om valet Vid avanmälan, flytta första deltagaren i kön till
Aktiverade (Administration > Aktiviteter > Skapa/Redigera > Tillgänglighet > Anmälan > Avanmälan)
är markerat.
Automatisk flytt till Deltagare vid avanmälan (admin): Informationsmeddelandet som skickas till
administratören när någon avanmäler sig om valet Vid avanmälan, flytta första deltagaren i kön till
Aktiverade (Administration > Aktiviteter > Skapa/Redigera > Tillgänglighet > Anmälan > Avanmälan)
är markerat.
Påminnelse om giltighetstid (användare): Informationsmeddelandet som skickas till deltagaren när
giltighetstiden för godkännandet på en aktivitet snart går ut.
Påminnelse om giltighetstid (admin): Informationsmeddelandet som skickas till administratören när
giltighetstiden för en deltagares godkännande snart går ut.
Utifrån dessa grundmallar kan du som är administratör skapa nya mallar, anpassade till din organisation.
Det går inte att ändra i grundmallarna, istället kopierar man dem och gör de ändringar man önskar i
kopiorna.
Skapa en ny e-postmall
1. Gå till Administration -> Mallar.
2. Under rubriken Automatiska e-postutskick, klicka på Automatiska e-postutskick (Användare eller
Aktiviteter).
3. Klicka på den grundmall du vill använda som utgångspunkt för den nya mallen. I exemplet väljer vi
Anmälan till aktivitet (användare).
4. Klicka på knappen Kopiera.
5. Ge den nya mallen ett namn, t.ex. "Anmälan till aktivitet (anv): Mattekurser".
6. Ange ämne för meddelandet (på flera språk i förekommande fall), t.ex. "Bekräftelse: Du har anmält
dig till %course:name%".
7. Fyll i önskad meddelandetext (på flera språk i förekommande fall)
Här, liksom i ämnesfältet, kan du använda olika variabler för att skapa personliga meddelanden. Om
du t.ex. vill att meddelandet ska börja med "Hej Anders Svensson!" använder du variablerna "Hej
%firstname% %lastname%!" Klicka på Information om variabler under Namnfältet för
mer information om de variabler du kan använda. Så här kan ett exempel se ut:
"Hej %firstname% %lastname%!
Du har anmält dig till kursen %course:name%.
Sida 189/206
Anmälningen hanteras av %course:admin-name%, %course:admin-email%.
Ditt könummer är: %course:user-queue-number%
Obs! Svara inte på detta meddelande genom Svara/Reply i ditt e-postprogram.
Med vänliga hälsningar
//Kursledningen"
Tänk på att om du skickar med lösenord, d.v.s. %password% så kommer nya lösenord genereras till
de användare som aldrig har loggat in i Hjärntorget. För övriga kommer texten "Ditt vanliga
lösenord" visas på platsen för lösenordet.
8. För användarmallar: Ange den/de användargrupp/er som ska få använda mallen genom att söka
fram och markera önskade grupper i listan Tillgänglig för användare i. Om du t.ex. arbetar i en
kommun och vill att de som arbetar på en viss skola ska kunna använda mallen söker du fram och
väljer den aktuella skolan.
För aktivitetsmallar: Ange den/de aktivitetsgrupp/er vars lärare ska få använda mallen, genom att
söka fram och markera önskade grupper i listan Tillgänglig för aktiviteter i. Om du t.ex. vill att de
som har lärarrättigheter i aktiviteter som ligger i aktivitetsgruppen "Matematik" ska kunna använda
mallen söker du fram och väljer aktivitetsgruppen "Matematik".
9. För användarmallar: I fältet Administreras av anger du den/de användargrupper vars
användaradministratörer ska få redigera mallen. Om du t.ex. arbetar i en kommun och vill att de som
är användaradministratörer över en viss skola ska kunna redigera mallen söker du fram och väljer
den aktuella skolan.
För aktivitetsmallar: I fältet Administreras av anger du den/de aktivitetsgrupper vars
aktivitetsadministratörer ska få redigera mallen. Om du t.ex. vill att de som är
aktivitetsadministratörer över en viss skolas aktiviteter ska kunna redigera mallen söker du fram och
väljer den aktuella skolans aktivitetsgrupp.
10. Spara!
När mallen är sparad kan du klicka Förhandsgranska för att se ett exempel på hur din mall kan se ut.
Förhandsgranskningen skapar en pdf-fil från ditt konto. Om du har använt variabler som här inte kan
knytas till en kontext eller där data saknas kommer dessa att visas som "[???]".
Använda en mall
Mallarna som skapas för anmälningshantering kan väljas in till aktiviteter där tillgängligheten Anmälan är
vald. Så snart tillgängligheten Anmälan är sparad visas fältet E-postmallar på aktivitetens
Skapa/Redigera-sida. För varje meddelandetyp kan du välja standard eller egna mallar.
Sida 190/206
Dokument
Första gången den här funktionen används finns ett antal fördefinierade grundmallar:
Fönsterkuvert (grund) (Genererar PDF:er med fält för adress som kan anpassas till valda
fönsterkuvert.)
Generellt dokument (grund) (Genererar PDF:er för valfri användning, t.ex. diplom, bekräftelser,
rapporter o.s.v.)
Utifrån dessa kan du som är administratör skapa nya mallar, anpassade till din organisation.
Det går inte att ändra i typmallarna, istället kopierar man dem och gör de ändringar man önskar i
kopiorna.
Skapa en ny dokumentmall
1. Gå till Administration -> Mallar.
2. Under rubriken Dokument, klicka på önskat val - Dokument (Användare) eller Dokument (Aktivitet).
3. Klicka på den grundmall du vill använda som utgångspunkt för den nya mallen. I exemplet väljer vi
Fönsterkuvert (grund), under Aktivitet.
4. Klicka på knappen Kopiera.
5. Ge den nya mallen ett namn, t.ex. "Fönsterkuvert: kursbekräftelse".
6. Ange avståndet till kanterna på papperet så att adressen placeras korrekt på utskriften och passar i
önskat fönsterkuvert. (Kan ändras i efterhand om du behöver prova dig fram).
7. Ändra i adressfältet om du vill lägga till eller ta bort information. Använd Redigeringsverktyget för att
formatera adressutskriften och välj in nya fält genom rullgardinsmenyn Variabel.
8. Fyll i önskad meddelandetext och formatera texten med hjälp av redigeringsverktygets knappar.
I rullgardinsmenyn Variabel kan du välja in olika variabler för att skapa personliga
meddelanden. Om du t.ex. vill att meddelandet ska börja med "Tack Anders Svensson, för
din anmälan till kursen Företagsekonomi A!" använder du [Användarvariablerna] "Tack Förnamn
Efternamn, för din anmälan till [Aktivitetsvariabel] Namn!" I rullgardinsmenyn Variabel finns alla
de variabler du kan använda.
Du kan även infoga bilder i mallen genom att klicka på Infoga bild-knappen. Bilder som laddas upp
här lagras i en organisationsgemensam resursbank och andra administratörer kan se och använda
de bilder som du laddar upp här.
9. Med hjälp av knappen Infoga/Redigera komponent för visning av enkätresultat (litet block intill
rullgardinen Variabel) kan du infoga användarens enkätresultat i dokumentmallen. Ange enkät och
klicka Infoga. Observera att du endast kan välja icke-anonyma enkäter och att förhandsgranskning
inte kan göras eftersom det i den här vyn inte går att koppla till någon aktivitet. Tänk även på att om
Sida 191/206
du väljer att på detta sätt koppla mallen till en specifik enkät kommer mallen endast att vara
tillgänglig i aktiviteter som har en enkät med det valda enkätnamnet.
10. Med hjälp av knappen Infoga/Redigera komponent för visning av aktivitetslista (liten listikon till
höger om enkätknappen) kan du infoga en lista på de aktiviteter användaren har och/eller inte har
blivit godkänd på i dokumentmallen. Du får välja mellan Godkända, Ej godkända eller både och. Du
får även välja hur visningen av listan ska ske: med en HTML-punktlista eller i ett textblock. Gör dina
val och klicka Infoga.
11. Längst ner på sidan, precis ovanför Spara- och Förhandsgranskaknapparna, kan du markera valet
Denna mall kan användas i aktiviteter av lärare. Markera detta val om du vill göra mallen
tillgänglig för användare med rollen Lärare. Om du inte markerar här kommer mallen endast att
synas i det administrativa verktyget.
12. För användarmallar: Ange den/de användargrupp/er som ska få använda mallen genom att söka
fram och markera önskade grupper i listan Tillgänglig för användare i. Om du t.ex. arbetar i en
kommun och vill att de som arbetar på en viss skola ska kunna använda mallen söker du fram och
väljer den aktuella skolan.
För aktivitetsmallar: Ange den/de aktivitetsgrupp/er vars lärare ska få använda mallen, genom att
söka fram och markera önskade grupper i listan Tillgänglig för aktiviteter i. Om du t.ex. vill att de
som har lärarrättigheter i aktiviteter som ligger i aktivitetsgruppen "Matematik" ska kunna använda
mallen söker du fram och väljer aktivitetsgruppen "Matematik".
13. För användarmallar: I fältet Administreras av anger du den/de användargrupper vars
användaradministratörer ska få redigera mallen. Om du t.ex. arbetar i en kommun och vill att de som
är användaradministratörer över en viss skola ska kunna redigera mallen söker du fram och väljer
den aktuella skolan.
För aktivitetsmallar: I fältet Administreras av anger du den/de aktivitetsgrupper vars
aktivitetsadministratörer ska få redigera mallen. Om du t.ex. vill att de som är
aktivitetsadministratörer över en viss skolas aktiviteter ska kunna redigera mallen söker du fram och
väljer den aktuella skolans aktivitetsgrupp.
14. Spara!
När mallen är sparad kan du klicka Förhandsgranska för att se ett exempel på hur din mall kan se ut.
Förhandsgranskningen skapar en pdf-fil från ditt konto. Om du har använt variabler som här inte kan
knytas till en kontext eller där data saknas kommer dessa att visas som "[???]".
Värt att notera!
Glöm inte att ange om du vill att den nya mallen ska kunna användas i aktiviteter av
användare med rollen Lärare. Markera i så fall valet Denna mall kan användas i aktiviteter av lärare.
Om man i mallen har valt att använda specifika enkätnamn så visas mallen endast i aktiviteter som
har en enkät med det aktuella namnet.
Användning av Aktivitetsvariabler kräver att mallen används i ett sammanhang där en aktivitet är
vald.
Sida 192/206
Använda en mall
Mallarna som skapas för dokument kan väljas i anslutning till funktioner där man skapar olika slags listor,
t.ex. i Administration > Skapa lista, Administration > Organisationsöversikt, Statistikverktyget > Skapa
lista, Statistikverktyget >Rapporter från mall. Där funktionen finns visas knappen Dokument från mall.
Klicka på den och välj sedan vilken mall du vill använda. Innan du klickar Skapa dokument får du även
välja om du vill att det ska skapas en PDF-fil med flera sidor (där alla "dokumenten" samlas i en fil), eller
om du vill skapa ett ZIP-arkiv med en PDF-fil för varje dokument.
Manuella utskick - Skapa utskick i administrationsverktyget
Här kan du redigera mallar för de manuella e-postuskick som görs via administrationsverktygets Skapa
utskick-funktion.
Skapa en ny e-postmall
1. Gå till Administration -> Mallar.
2. Under rubriken Manuella utskick, klicka på länken Manuella utskick (Administrationsverktyget).
3. Klicka på grundmallen Mall för skapa utskick för att använda den som utgångspunkt för den nya
mallen.
4. Klicka på knappen Kopiera.
5. Ge den nya mallen ett namn, t.ex. "Välkomsbrev Institutionen för Matematik".
6. Ange ämne för meddelandet (på flera språk i förekommande fall), t.ex. "Välkommen till kursen!".
7. Fyll i önskad meddelandetext (på flera språk i förekommande fall)
Här, liksom i ämnesfältet, kan du använda olika variabler för att skapa personliga
meddelanden. Om du t.ex. vill att meddelandet ska börja med "Hej Anders Svensson!"
använder du variablerna "Hej %firstname% %lastname%!" Klicka på Information om variabler under
Namnfältet för mer information om de variabler du kan använda. Så här kan ett exempel se ut:
"Hej %firstname% och varmt välkommen till kursen %course:name%!
Din första uppgift blir att logga in i kursen och läsa introduktionen. Gör så här:
1. Gå till %serverurl% och ange
2. Användarnamn: %login%
3. Lösenord: %password%
För ytterligare information kontakta %course:responsible% på %course:responsible-email% eller
%course:responsible-phone%.
Lycka till med dina studier!
Sida 193/206
Med vänlig hälsning,
Kursledningen"
Tänk på att om du skickar med lösenord, d.v.s. %password% så kommer nya lösenord genereras till
de användare som aldrig har loggat in i Hjärntorget. För övriga kommer texten "Ditt vanliga
lösenord" visas på platsen för lösenordet.
Tänk även på att för att det ska visas någon information där variabeln är placerad krävs det att det
finns relevant data att hämta till variabeln. Om man t.ex. använder en variabel som rör aktivitetens
namn måste meddelandet skickas från en kontext där en aktivitet är vald. Om man väljer att
använda variabler såsom %course:responsible% måste en sådan finnas angiven för den
valda aktiviteten och för att få med information såsom telefonnummer och e-post om denne måste
sådan information finnas ifylld om den person som är satt som ansvarig för den valda aktiviteten.
Om man skickar meddelandet utan att ta hänsyn till ovanstående och det alltså saknas data för de
variabler som finns med i utskicket kommer ett mellanslag visas istället för önskad information.
8. Spara!
När mallen är sparad kan du klicka Förhandsgranska för att se ett exempel på hur din mall kan se ut.
Förhandsgranskningen skapar en pdf-fil från ditt konto. Om du har använt variabler som här inte kan
knytas till en kontext eller där data saknas kommer dessa att visas som "[???]".
Använda en mall
Mallarna som skapas för manuella utskick nås från funktionen Skapa utskick som finns på de flesta
ställen i administrationsverktyget där man har valt en grupp av användare, t.ex. Hantera
användargrupper, Listor, Tilldela användare, Organisationsöversikten o.s.v.
Copyright Ping Pong AB.
Sida 194/206
Tilläggstjänster
Hjärntorget har ett antal tilläggstjänster som är specialanpassade för vissa kunders behov. Vissa av dessa
är helt kostnadsfria, somliga är avgiftsbelagda. En Hjärntorget-supporter på din organisation tar kontakt
med Ping Pong AB för mer information samt aktivering av önskade funktioner.
Adobe Connect - E-möte
Adobe Connect är en programvara för synkrona webb/e-möten,
presentationer, undervisning m.m. Man kan schemalägga, boka och
närvara vid e-möten, presentationer, webbseminarium och klasser via
Adobe Connect. Läs mer på: http://www.adobe.com/se/products/adobeconnect.html.
Om organisationen har avtal med programvaruleverantören Adobe kan programmet användas i
kombination med Hjärntorget.
Aktivitetsadministration - förenklad sökyta
För att förenkla gränssnittet för administratörer på undernivåer i organisationen går det att dölja delar av
sökytan i vyn Administration > Aktiviteter > Tilldela användare. Inställningen kan göras per
administratörsgrupp.
Standard: Här visas hela sökytan med alla dess funktioner.
Sida 195/206
Med tillvalet påslaget: Här visas en förenklad variant av sökytan där flera funktioner har tagits bort för att
minska risken för misstag.
Aktivitetsmenyer med bilder/ikoner istället för text
Vänstermenyn i en aktivitet kan anpassas så att de olika funktionerna visas som bilder/ikoner istället för
text.
Blogg
Hjärntorgets inbyggda bloggfunktion är en enkel form av blogg där varje användare får sin egen blogg i
systemet. Bloggen nås från Startsidan > Kommunikation > Blogg och på bloggsidan visas en Bloggmeny
där den egna bloggen ligger samt en Kontaktlista där dina kontakters bloggar visas.
Borttagnagrupp
Om så önskas kan ni få en användargrupp utpekad som "Papperskorg" för
användarkonton, en s.k. "Borttagnagrupp". Den här gruppen fungerar i princip som vilken grupp som helst
vid manuell hantering, d.v.s. användare som placeras här får de rättigheter eller rättighetsbegränsningar
som är satta på gruppen, men med hjälp av två olika "yttre" metoder får gruppen sina
specifika papperskorgsegenskaper: Import via Excelfil och/eller IMS-koppling.
Chefsgodkännande
Med tilläggstjänsten Chefsgodkännande kan man göra inställningar så att en chef måste godkänna att en
användare får gå den kurs/aktivitet som hon har anmält sig till.
Extern blogg
Med funktionen Extern blogg kan deltagare länka till sina externa bloggar. Läraren aktiverar menyvalet
Extern blogg under Verktygslådan > Inställningar och valet visas under Kommunikation i kursmenyn till
vänster. Endast bloggar från www.blogger.com/ kan användas. Blogginläggen visas för användare med
rollen Lärare eller rättigheten Bloggstatistik (extern blogg) i aktivitetens Statistikverktyg . Inbjudan till
Sida 196/206
aktivitet
Inbjudan till aktivitet
Med tilläggsfunktionen Inbjudan till aktivitet kan organisationen tillåta lärare att bjuda in valfria personer till
sin aktivitet genom att skicka ut inbjudningar via e-post. De inbjudna blir, om de accepterar inbjudan,
automatiskt Deltagare i aktiviteten.
IP-adressbegränsning
Om tilläggsfunktionen IP-adresser är aktiverad kan du begränsa från vilka IP-adresser det går att nå en
aktivitet. Ange IP-adresser i en komma-separerad lista under Aktiviteter > Skapa/Redigera > [sök fram
önskad aktivitet].
IUP, Individuella utvecklingsplaner
Individuella utvecklingsplaner kan skapas för deltagare/elever/studenter/doktorander eller
motsvarande och används ofta som stöd för och för att tydliggöra individens kunskapsutveckling.
Funktionen är i första hand anpassad för svensk grund- och gymnasieskola. Om funktionen är aktiverad
på din organisation kan du läsa mer i hjälpavsnittet IUP-administration.
Kompetenshantering
I Hjärntorget finns inbyggda verktyg för hantering av användarnas kompetenser. Man kan till exempel
sätta upp flöden så att en användare som blir godkänd på en aktivitet automatiskt tilldelas en kompetens.
Kompetenserna kan göras synliga för individen på sidan Kompetensprofil samt för administratörer/chefer i
Kompetenshanteringsverktyget.
Ladok på web
För kunder som har en "Ladok på web-server" finns en tilläggstjänst som gör det möjligt att aktivera ett
startsideselement där information om studentens Program- och Kursregistrering samt Ej avslutade kurser
visas. En länk från elementet tar studenten vidare till ytterligare information om poäng, studietakt o.s.v.
Learning Tools Interoperability/LTI
Hjärntorget har stöd för integration mot externa lärfunktioner med hjälp av standarden Learning tools
interoperability (LTI). Detta innebär att din organisation får möjlighet att sömlöst använda andra
pedagogiska verktyg som också stöder LTI i Hjärntorget utan att det krävs en särskild integration. Som
lärare kan du alltså lyfta applikationer och tjänster direkt in i din undervisning samtidigt som du och
studenterna slipper att ha separata användarnamn och lösenord.
Sida 197/206
Lärarskapade aktiviteter
För organisationer som har IMS-kopplingar mellan Hjärntorget och något personadministrativt system kan
man under vissa förutsättningar ge lärare rättigheter att skapa egna aktiviteter och lägga till deltagare,
utan att för den skull ge lärarna rätt att arbeta i det Administrativa verktyget. Det kan till exempel vara
intressant för stora organisationer där man ofta måste skapa aktiviteter till samma grupper.
Lärarvikarie
Den här funktionen gör det möjligt för organisationen att koppla en vikarie till en lärare under en
begränsad tid. På så sätt kan vikarien få tillgång till vissa av lärarens funktioner. Kopplingen skapas i
administrationsverktyget av användaradministratören.
Målrapporter
Med funktionen Målrapporter kan användare med rollen Mentor eller Rektor ta ut rapporter som visar vilka
elever som är Godkända eller Ej godkända på utvalda aktiviteter. Man kan även, i rapporten
Delmålsuppfyllnad, se vilka delmål eleverna har blivit godkända på i valda aktiviteter samt i rapporten
Målvarning avläsa vilka elever som har fått en målvarning av någon lärare.
Pedagogisk planering
Hjärntorgets Pedagogiska planering innehåller funktionerna Planeringsdokument och Bedömningsmatris.
Med hjälp av dessa kan lärare enkelt planera sina arbetsområden och dokumentera sina elevers
progression inom ämnet.
Hjärntorget Mobile
Hjärntorget Mobile är en mobilapplikation för Android 2.3+ och iOS 5+ som gör det enkelt för användaren
att komma åt sitt Hjärntorget-konto från sin mobil eller surfplatta. I mobiltjänsten finns ett antal
specialanpassade funktioner men användaren kommer även åt Hjärntorgets vanliga gränssnitt, och
därmed alla de funktioner man normalt har tillgång till via webbgränssnittet, via applikationen. Följande
funktioner är specialanpassade för det mobila gränssnittet:
PIM
Aktuellt
Dokument
Information
Schema
Aktiviteter
Sök användare
Sida 198/206
Tjänsten är kostnadsfri för användaren, bortsett från den avgift för datatrafik som
mobiloperatören tar ut för nedladdad data. Läs mer under Hjärntorget Mobile.
Plagiatkontroll
Hjärntorgets funktion för hantering av inlämningsuppgifter kan kopplas till tjänster för plagiatkontroll. Vi har
för närvarande samarbete med följande leverantörer:
Urkund: http://www.urkund.se/
Turnitin: http://turnitin.com/
Om organisationen, eller någon enhet inom organisationen, har avtal med någon av dessa
tjänsteleverantörer kan plagiatkontroll aktiveras för Inlämningsuppgifter i Hjärntorget.
Policyhantering
Med hjälp av funktionerna för Policyhantering kan organisationen lägga upp egna policyer som
användarna måste acceptera för att få logga in i Hjärntorget. Det kan till exempel röra sig om att man
måste acceptera organisationens hantering av PUL (personuppgiftslagen), sekretessregler eller regler för
användning av sociala medier.
Proxy för bibliotekstjänster
Man kan låta Hjärntorget vara en proxyserver för bibliotekstjänster. Detta kan till exempel vara intressant
för organisationer som har avtal med leverantörer av tjänster såsom Nationalencyklopedin, olika
pressarkiv eller juridiska databaser.
Resurshantering
I verktyget för Resurshantering skapar en Resursbokningsadministratör förutsättningar för bokning av
resurser i Kalender och/eller i Schema.
Skolplatsen
Skolplatsen är ett system för gymnasieskolan som levereras av en av Ping Pong AB:s samarbetspartner.
Systemets syfte är att knyta samman hela processen från intagning, elevadministration, individuella val,
frånvarorapportering och betygshantering. Skolplatsen vill göra gymnasieskolan lättillgänglig för
personalen, eleven och hemmet. Skolplatsen kan integreras i Hjärntorget på följande sätt:
Min närvaro (elever), Närvaro för mina barn, Närvaroadministration (lärare): Skolplatsens funktioner
för närvaro/frånvaro kan integreras i Hjärntorgets Schemafunktion samt visas i startsidelement för
Elev, Lärare och Vårdnadshavare.
Betyg: Skolplatsens betygsverktyg kan integreras via länkar och starsideselement.
Sida 199/206
Elevens val: Skolplatsens verktyg för individuella val kan integreras via länkar och starsideselement.
Smarta användargrupper
Med den här tilläggstjänsten kan du skapa grupper genom att sätta upp kriterer för medlemmarna.
Hjärntorget placerar sedan automatiskt dem som matchar dina kriterier i den nya gruppen. Dina smarta
grupper uppdateras varje natt.
SMS
SMS är en tilläggsfunktion som möjliggör för din organisation att skicka information från Hjärntorget via
sms. Det kan till exempel vara anslag och informationsmeddelanden i aktiviteten, frånvaroutskick (om ni
använder Hjärntorgets närvarohantering) eller om ni vill ha stark autentisering med engångskoder via sms
till vissa funktioner. Organisationen köper en pott med sms-polletter som kan fördelas ut per aktivitet av
en administratör. Lärare i aktiviteten kan sedan använda polletterna vid utskick från aktiviteten.
Sökfunktionen i Kontaktlistan
Global sök: Organisationen kan aktivera Global sök för att göra det möjligt för användare att söka bland
alla konton i hela organisationen, istället för endast i de aktiviteter man själv är medlem i.
Sök inom utvalda grupper: Organisationen kan även definiera sökbara grupper vilket ger den enskilda
användaren möjlighet att söka inom de grupper man själv tillhör. Detta kan till exempel vara av intresse
om organisationen är uppdelad i skilda verksamhetsområden där man vill hålla isär användargrupperna.
Om man till exempel har skilda grupperingar såsom Stockholm, Göteborg, Malmö, och så vidare
kommer den som tillhör gruppen Göteborg då endast att se Göteborgsgruppen i sökfunktionen.
Vårdnadshavare
I integrationen med användarkonton i kommuner finns det ofta information om vem som är
vårdnadshavare för vilka barn. Detta kan utnyttjas för att automatiskt koppla ihop vårdnadshavare med
sina barn när ett nytt konto skapas från en ansökan. Man kan även aktivera funktioner för att manuellt
skapa kopplingar mellan barn och vårdnadshavare.
Åtgärdsprogram
Med funktionen Åtgärdsprogram kan lärare, mentorer och föräldrar, med hjälp av en administratör, sätta
upp en handlingsplan för att hjälpa studerande som har någon form av svårigheter.
Öppna sidor
Öppna sidor innebär, precis som det låter, att man från Hjärntorget kan publicera innehållssidor och
Sida 200/206
information om aktiviteter på en öppen webbplats, som inte kräver inloggning. För att möjliggöra öppen
publicering av information om aktiviteter, sammanställt till en kurswebb/kurskatalog, är det smidigt att
kombinera Öppna sidor med funktionen Samlingsaktivitet.
Google Analytics på Öppna sidor
Genom att aktivera en slags Spårningskod, det vill säga ange ett ID för webbegendom, för Google
Analytics kan behörig användare avläsa Google Analytics statistik och rapporter för organisationens
öppna sidor.
Sida 201/206
Öppna sidor i administrationsverktyget
I administrationsverktyget kan du göra inställningar för öppna sidor på flera platser. Vissa påverkar hela
funktionen, medan andra bara rör den enstaka aktiviteten. Här nedan kan du läsa om de inställningar du
kan göra.
Bygg upp en struktur för de öppna sidorna
Det bästa sättet att arbeta med öppna sidor är att skapa en struktur med hjälp av samlingsaktiviteter. En
samlingsaktivitet fungerar på samma sätt som en vanlig aktivitet, frånsett att det går att samla andra
aktiviteter i den. I den övergripande samlingsaktiviteten samlar ni alla aktiviteter som ni vill ska synas på
era öppna sidor. Toppnivåaktiviteten kan till exempel vara en samlingsaktivitet som heter detsamma som
organisationen, eller kanske något i stil med "Utbildningar på Organisationen". Alla samlingsaktiviteter och
vanliga aktiviteter som placeras i trädet under denna översta nivå och som markeras för att vara synliga
på öppna sidor kan då navigeras fram genom den öppna kurswebben/kurskatalogen. Du kan läsa mer om
samlingsaktiviteter och hur ni skapar dem i hjälpavsnittet Skapa/Redigera aktivitet.
Om ni väljer att inte arbeta med Samlingsaktiviteter finns det inte någon sammanhållande struktur vilket
gör att ni på egen hand måste länka till de aktiviteter som ni väljer att göra öppna.
Länka till aktiviteter från befintlig kurswebb
Om din organisation redan har en uppbyggd kurswebb/portal finns ett API som kan användas för att
fråga Hjärntorget om URL:er till aktiviteters öppna sidor. En Hjärntorget-supporter på din organisation tar
kontakt med Ping Pong AB för mer information.
Välj startaktivitet för öppna sidor
Under Organisation > Inställningar > Öppna sidor i administrationsverktyget bestämmer ni vilken
samlingsaktivitet som ska användas som den översta nivån på de öppna sidorna.
Lägg in informationstexter på de öppna sidorna
Under Organisation > Inställningar > Texter för öppna sidor kan du lägga informerande texter och ändra
Sida 202/206
viss terminologi på era öppna sidor. Informationen kan skrivas in som vanlig text och med hjälp av enkel
formatering (läs mer om detta i hjälpavsnittet Textinmatning och Formatering). Du kan ändra/ange
följande information:
1. Rubrik för underliggande aktiviteter: Här ändrar du namn på rubriken i boxen som listar alla av
samlingsaktivitetens underliggande aktiviteter. Om du inte anger något här som kommer rubriken att
vara "lista". Obs! För att kolumnen ska synas krävs det att Ping Pong AB har gett era öppna sidor ett
sådant utseende, se introduktionssidan om Öppna sidor.
2. Namn på startsidelänk: Här kan du ändra namnet på länken som tar dig till de öppna sidornas
startsida. Om du inte anger något här så kommer länken att heta "sök".
3. Text under bilden till vänster: Här kan du lägga in information som kommer att visas i
vänsterkolumnen. Obs! För att kolumnen ska synas krävs det att Ping Pong AB har gett era öppna
sidor ett sådant utseende, se introduktionssidan om Öppna sidor.
4. Text i sidöversikten: Här kan du lägga in information som kommer att visas i mittenkolumnen på
startsidan.
5. Inloggningsknappen: Här kan du ändra namnet i inloggningsknappen. Om du inte anger något här
så kommer knappen att ha texten "Logga in i Hjärntorget".
6. Text i sidtitelns efterbeteckning: Här anger du vad som ska stå i webbläsarfönstret när en användare
besöker era öppna sidor. Om du inte anger något här så kommer det att stå Utbildningar
[Hjärntorget].
Visa information från aktivitetsfält på öppna sidor
Under under Administration > Organisation > Inställningar > Inställningar för: Aktivitetsfält kan ni välja att
göra data från aktivitetsfält synlig på de öppna sidorna. Markera Öppna sidor under Fältet ska synas i när
du skapar eller redigerar ett aktivitetsfält.
Sida 203/206
Valet Öppna sidor innebär, utöver själva synligheten, även att data i fältet blir sökbart på de öppna
sidorna.
Valet Visa som lista på öppna sidor innebär att det aktuella aktivitetsfältet visas som en box där de
menyalternativen från fältet listas som länkar (se exemplen Typ av utbildning och Nivå i bilden nedan):
Aktivera öppna sidor för en aktivitet
En förutsättning för att en aktivitet och dess innehåll ska kunna bli tillgänglig på systemets öppna sidor är
att aktiviteten har valet Visa på öppna sidor markerat. Det gör du under Administration > Aktiviteter >
Skapa/Redigera > [välj aktivitet] > Visa på öppna sidor.
Sida 204/206
Notera att din organisation kan ha valt att begränsa möjligheten att aktivera Öppna sidor till vissa
aktivitetsgrupper. För de aktiviteter som inte tillhör en av de utvalda aktivitetsgrupperna blir valen för
Öppna sidor utgråade och kan ej användas.
När du har aktiverat öppna sidor för en aktivitet får du också möjlighet att ange följande:
Start- och slutdatum för aktivitetens öppna sidor
När du redigerar en aktivitet (både en vanlig aktivitet och en samlingsaktivitet) i Administrationsverktyget
kan du sätta start- och slutdatum för att begränsa den tid som aktiviteten kommer att vara synlig på de
öppna sidorna. Klicka på datumikonen för att välja datum i fälten Startdatum visning och Slutdatum
visning.
Namn (en)
Här skriver du in ett engelskt namn för aktiviteten. Det kommer att synas på de öppna sidorna när
användaren växlar språk.
LADOK-koder
Om din organisation arbetar med LADOK-koder för aktiviteterna är det här (Administration >Aktiviteter >
Skapa/Redigera > [välj aktivitet]) som du ser och kan ange kursens kod. Om ni har angett LADOK-koder
på aktiviteter kan systemet leda användaren från en öppen aktivitet, där denne inte själv är deltagare, till
en stängd aktivitet, där denne är deltagare. Detta genom att flera aktiviteter har samma LADOK-kod.
När en studerande tittar på en kurs på sitt lärosätes öppna sidor så är det vanligt att kursproducenten har
skrivit "logga in för mer information". Den studerande trycker då på Logga in-knappen och anger sina
inloggningsuppgifter. Följande kan då ske:
1. Om den studerande är deltagare i den öppna aktiviteten förflyttas den till denna.
2. Om den studerande inte är deltagare i den öppna aktiviteten:
Som standard förflyttas den studerande då till Hjärntorgets Startsida.
Sida 205/206
Om inställningar har gjorts kan den studerande förflyttas till en annan aktivitet, om denna har
samma LADOK-kod som den öppna aktiviteten.
Gör en aktivitet anmälningsbar från de öppna sidorna
Med hjälp av funktionen externa anmälningsformulär kan ni låta användare, oavsett om de har ett
Hjärntorget-konto eller inte, att anmäla sig till aktiviteter från de öppna sidorna. Det gör ni under
Administration > Aktiviteter > Skapa/Redigera > Tillgänglighet. Sätt tillgängligheten till anmälningsbar och
kryssa i rutan Möjliggör anmälan utan att vara inloggad under Inställningar för externa
registreringsformulär. Glöm inte att välja vilket registreringsformulär som ska användas i
rullgardinsmenyn.
Obs! Detta val kräver att det finns externa registreringsformulär skapade för din organisation, vilket kan
utföras av en systemadministratör på organisationen eller av Ping Pong AB. För mer information kan en
Hjärntorget-supporter på din organisation kontakta Ping Pong AB. Även Externa registreringsformulär är
en tilläggstjänst.