Folkets Bios lathundar augusti 2012 Innehåll: Digital bondepraktika Magnus Eriksson s. 2 – 5 Styrelsearbete inom Folkets Bio s. 6 – 13 Att arrangera Folkets Bios rikskongress s. 14 – 17 Ekonomi för ideella föreningar Susanna Sjökvist s. 18 – 19 Ekonomiska rutiner mellan lokalavdelningar och FB riks s. 20 – 21 Att söka bidrag Kerstin Klingmann s. 22 – 23 Detta är en sammanställning av lathundar klara augusti 2012. Ytterligare lathundar är på väg, bl a i organisering av festivaler, kultursamarbete och medlemsrekrytering. Lathundarna ger underlag till en planerad skrift med ”allt man behöver veta för att arbeta inom Folkets Bio”. Redaktör: Mikael Sandström, [email protected] Välkommen att kontakt honom, om du vill bidra! 1 Digital bondepraktika eller vad är vad Digital bio är egentligen ett hopplöst lekmannabegrepp, mest ägnat åt okunniga bypolitiker i yttersta glesbygden. Video-bio är en mer heltäckande term i tekniskt avseende. Denna kan i sin tur spaltas upp efter arbetssätt, teknisk prestanda och användningsområde. Definitionsmässigt är all form av återgivning av lefvande bilder som inte är baserat på fotografisk filmremsa att klassa som video. Videosystem kan vara analoga, digitala eller en kombination. Oavsett detta MÅSTE bild och ljud vara strikt analoga när de når åskådaren i salongen, annars kan de mänskliga organen inte uppfatta någon information alls, ety människan är till naturen analog. Den ”digitala projektorn” existerar alltså inte i verkligheten, den vore helt meningslös som informationsspridare. Nedan kommer ett försök till uppspaltning och definition av några av de begrepp som förekommer inom biografvärlden, och hur de kan kombineras. Begreppen är knutna till de videosystem som ersätter eller förväntas ersätta 35mm som återgivningsmedium. S.k. ”digitala event” (Opera, teater, fotboll, konserter) berörs inte här. Tekniken för dessa är vanlig simpel HDTV länkad över satellit, alltså samma teknik som återfinns i snart varje svenskt vardagsrum. Två grundläggande definitioner; E-bio & D-bio. Skall utläsas elektronisk bio och digital bio (tror jag), där E-bion kan vara både digital och analog med avseende på informationsbäraren. Analoga videoband är dock nästan historia på biograf, även om Betacam SP fortfarande används i internationella festivalssammanhang. E-bion kan sägas vara lika gammal som televisionen. Att direktsända allt från Hitlers tal i Nazityskland, stora sportevenemang eller operor från Metropolitan till en månghövdad publik i en biograflokal på annan plats är en väldigt gammal företeelse. Steget till att visa inspelat material är minst lika gammal. Först under 80-talet började videoutrustning och projektorer nå tillräcklig teknisk kvalitet i förhållande till prislappen för att mer regelbunden E-bio skulle komma till stånd. Först ut var nog porrbiograferna, men även Folkets Bio var tidigt med. Bion på Vegagatan i Stockholm (före Zita) utrustades med en 3-rörs videokanon och två analoga videobandare. Tekniken förbättrades med tiden, projektorerna fick LCD och DLP-teknik, videobanden blev digitala och ersattes sedan med videofiler uppspelade i datorliknande apparater. När DCI (se nedan) bildades 2002 etablerades begreppet D-bio, med målet att helt ersätta 35mm film på biograferna. Till skillnad från E-bio, som helt saknar standardisering, var DCI:s målsättning att med D-bio sätta en världsstandard (läs: Hollywoodstandard). Standardiseringsdokumentet är tjockt som gamla testamentet och innefattar bl a filformat med alla parametrar, krav på projektorns prestanda, samt stränga krav på kryptering och säkerhet mot piratkopiering. Flera försök har gjorts att införa standardiseringar på E-bio. Den enda som nu gäller i landet är VPA1,9K, populärt kallad Tvix. (se förklaringar) Viktigt att veta här är att alla källor som faller under E-bio, exempelvis DVD eller Tvix, går att köra på en D-bioprojektor, MEN ”D-biofiler” går ICKE att köra på en E-bioprojektor. Det har jänkarna satt p för. 2 Kort om upplösning: Alla pratar hela tiden om upplösning! På film talar man om korn, på analog TV om linjer, men numera är det bara pixlar som gäller. Vad nästan ingen nämner är att upplösningen bara är en parameter bland många som beskriver kvaliteten hos rörlig bild. Skillnaden mellan HD (1920 ggr 1080) och 2K (2048 ggr 1080) kan tyckas löjlig, 128 pixlar sidledes, men det finns andra parametrar som nästan ingen talar om. Färgrymd, uppdateringsfrekvens och hur jämt uppdateringarna sker spelar avgörande roll hur bra bilden i slutändan blir, och häri ligger de väsentliga skillnaderna mellan HD och 2K (förutom det här med säkerhet, kryptering och kodnycklar). Digitala distributionsformat för film: Krypterad DCP: krypterad fil, låst eller olåst. Går endast att köra i spelare godkänd av DCI, går endast att köra i projektor godkänd av DCI. Spelare & projektor måste vara registrerade hos distributör för att den virtuella kodnyckeln (KDM) ska kunna tillhandahållas. Distributör väljer om KDM ska användas eller ej. (D-bio) Okrypterad DCP: Okrypterad fil, kan låsas med KDM, men det tillämpas ytterst sällan. Går att köra i alla spelare som hanterar filformatet, alltså även spelare godkända av DCI. (F.n. finns bara DCIspelare i Sverige). Kan teoretiskt köras i alla typer av videoprojektorer. (D-bio)* VPA 1,9K/Tvix. Okrypterad fil. Går att spela i valfri konsument-mediaspelare (med mer el. mindre bra resultat som bekant). Går att köra i alla typer av projektor. Funkar ej på DCP-spelare Något virtuellt lås har hittills ej tillämpats, men det pågår en diskussion med distributörer om detta. (E-bio) Videoformat. Blu-Ray, DVD, DVcam etc. (och analog Beta SP) Äldre distributionsformat på väg bort. Videospelare för respektive format kan anslutas till alla typer av projektorer med mer eller mindre bra resultat. (E-bio) Eller omvänt, digitala uppspelningsmaskiner för film: DCI-godkänd DCP-spelare: Kan köra krypterad & okrypterad DCP. Måste vara fast kopplad till DCIgodkänd projektor med lägsta upplösning på 2K (1920 ggr 2048) (Dbio) DCP-spelare: Kan endast köra okrypterad DCP. Kan kopplas till valfri projektor. (finns f.n. ej för biografbruk i Sverige) (D-bio)* Tvix (med alla släktingar, även datorbaserade): Kan köra VPA1,9K. Kan även köra andra filformat, såväl konsumentinriktade och semiprofessionella. Kan kopplas till valfri projektor. Klarar ej DCP. (Ebio) Videospelare: Blu-ray, DVD, DVcam, etc. (se ”videoformat” ovan) (E-bio) Eller ytterligare omvänt, videoprojektorer för biografbruk: DCI-godkänd projektor: Kan köra allt från alla källor. Klarar cinemascope (vissa problem finns med äldre maskiner). Kostar multum. Kräver ofta extern signalprocessor för att anpassa inkommande videosignal från andra källor än DCP-spelare. (D-bio & E-bio) HD-projektor/HD Ready-projektor (proffsmodell): Kan köra från okrypterad DCP och nedåt. Kan klara cinemascope beroende på brännvidd/avstånd (vanligast på Folkets Bio) (E-bio) "Hemmabioprojektor": Kan köra från okrypterad DCP och nedåt. Klarar i regel ej cinemascope, bilden blir visas i brevlådeformat. (förekommer på FB:s små salonger) (E-bio med tvekan) 3 Anm: förutsättningen för att visa cinemascope är att ev. undertexter ligger i separat fil och att uppspelaren kan placera texten inom bildytan, alternativt att filmen har texten "inbränd" inom bildytan redan från början. Allra helst: 35mm film: Går att köra i alla typer av 35mm-projektorer, överallt, i hela världen, utan tekniska restriktioner. Bakåtkompabilitet 80 år, kan bli över 100 år med enklare hårdvarujustering (grov metallfil). Världsstandardiserad teknikfulländning som vi nog aldrig får uppleva igen, tyvärr. (A-bio !) D-bio* Just när förklaringarna kommit tillända och läsaren kanske fått sina frågetecken uträtade kommer vi till undantagen som rör till alltihop igen! Det finns en helt ”laglig” möjlighet att förpacka videofiler i DCP-format och det finns också en ”laglig” möjlighet att bygga en uppspelningsapparat som klarar att visa DCP-filer på vilken projektor eller TVskärm som helst. Uppspelaren kommer dock inte att kunna spela DCP-filer där upphovsrättsinnehavaren valt att kryptera innehållet enligt DCI-säkerhetsnormen. (Då krävs ju DCIgodkänd spelare & projektor) Båda dessa fenomen, den ”hemmagjorda” DCP-filmfilen och ”icke-DCI-spelaren” hör då både till kategorin E-bio och D-bio Okrypterade DCP-filer är en realitet (se nästa stycke), medan ”icke-DCI-spelare” inte används för regelbundna biografvisningar i Sverige. Dock har en diskussion förts på VPA-mötena om att sådana apparater kunde vara ett alternativ på de biografer som har många föreställningar och flera salonger, då de skulle vara lättare att automatisera än en Tvix-spelare. Även kombispelare för både VPA1,9K och okrypterad DCP har diskuterats. Vilka filmer kommer att finnas på vilket system? Detta blir väldigt förenklat; Nästa James Bond kommer på jävligt låst DCP, nästa Maj Wechselmann hamnar på VPA1,9K. Mindre distributörer med kulturella ambitioner (Folkets Bio, Triart, Novemberfilm, Nonstop, Noble, CCV, Atlantic, Studio S) använder VPA1,9K, och har på senare tid även börjat använda DCP parallellt (oftast utan kryptering & nyckel). De stora kommersiella bolagen använder sig enbart av DCP, oftast låst och krypterad. Ett troligt scenario är att även de mindre distributörerna sakta kommer att gå över till DCP vartefter de biografer som sätter upp deras filmer skaffar DCI-utrustning. VPA1,9K kommer att finnas kvar så länge systemet behövs, dvs så länge små biografer inte har råd att skaffa DCI-utrustning. 4 Förklaringar: DCI: Digital Cinema Initatives. En internationell standardiseringsgrupp inom filmbranschen, mest paranoida jänkare från Hollywood. DCP: Digital Cinema Package. Den digitala filmkopian enligt DCI KDM: Key Delivery Message. Meddelande om att nyckelfil för DCP anlänt. 2K: Egentligen ett mått på upplösning. 2 kilo, alltså 2 tusen. 2048 gånger 1080 pixlar. Lägsta tillåtna bildupplösningen på projektorn enligt DCI. VPA: Video På Allvar. Som DCI, fast på svenska och med vänsterinriktning. En ”standardiseringskommission” VPA1,9K: Standardiserad videofil med HD-upplösning. Kallas ofta för ”Tvix”, eller ännu värre ”Twix”. HD: Amerikansk tuff motorcykel. Även High Definition, hög upplösning. 1920 gånger 1080 pixlar. Twix: Choklad. Hette tidigare Raider i Sverige. Tvix: Mediaspelare från firma DVico. 5 Lathund för styrelsearbete inom Folkets Bio Innehåll Rätt förutsättningar – typiska särdrag för ideella föreningar Rätt förutsättningar – näringsdrivande ideella föreningar Vanliga problem med styrelsemöten Styrelsearbetets förutsättningar Upprätta en årsplan som stämmer med verksamhetens årscykel Ordförandens roll Ett meningsfullt och lustfyllt styrelsearbete skapar förutsättningar för att göra det attraktivt för nya ledamöter Vad innebär det i praktiken att jobba med framtid? Diskutera risker i verksamheten och omfattning Vem ansvarar för information till olika intressenter och personal? Kontroll och formalia Styrelsen måste säkerställa att det som beslutats också blir gjort av den verkställande ledningen Styrelsens ansvar – mål och medel Ansvarsfördelningen viktig att hantera Aktiebolagslagens krav på tydlig ansvarfördelning tillämpligt även i föreningar Ansvarsfördelningen Styrelsen Aktiv hantering av medlemsfrågor – säkerställer att medlemmarna är med på tåget Förnyelse viktig för långsiktig överlevnad 6 Rätt förutsättningar – typiska särdrag för ideella föreningar • Tydliggöra skillnaden mellan årsmöte, styrelse och eventuell verksamhetschef/ledning • Utse beslutsför styrelse utifrån föreningens behov • Definiera förväntningar och krav på styrelsens arbete • Uppdatera otidsenliga stadgar • I föreningar med motstridiga särintressen – använd årsmöte för beslut och prioriteringar och följ stadgarna • Visa på risker med låg andel av aktiva medlemmar – kan "kuppa" igenom förändringar • Använd årsmötet för att förankra prioriterade framtidsfrågor Rätt förutsättningar – näringsdrivande ideella föreningar • Många föreningar har omfattande verksamhet och drivs med "affärsmässiga" risker – tydliggör strukturen och inbördes förhållanden mellan bolag och förening • Säkerställ att medlemmar, ledamöter och verksamhetschef förstår skillnaden • Ledamöter ofta omedvetna om formella krav och risknivån vad gäller styrelsens ansvar enligt regelverk – information och utbildning vid behov Vanliga problem med styrelsemöten • Mötena drar ut på tiden – skriftliga beslutsunderlag underlättar • Svårt att hålla isär operativa frågor, medlemsfrågor och styrelsefrågor • Ledamöter som driver sina egna sakfrågor • Svårt att hålla ett verksamhetsfokus • Ledamöter kommer oförberedda • För sent utsända agendor och handlingar • Bristfälliga beslutsunderlag • Oklara beslut - vad har vi beslutat? • För lite tid åt framtidsfrågor • För mycket siffror, för få verksamhetsrelaterade mått Styrelsearbetets förutsättningar och omfattning Stadgar samt lagar, regler och god sed Ansvarsfördelning 7 Organisation, arbetssätt och struktur Rätt agenda Verksamhetsidé Upprätta en årsplan som stämmer med verksamhetens årscykel Årsrapport Utvärdera & årsmöte Planering kommande verksamhetsår (behov av ändring i stadgar, extra årsmöte) Verksamhetsplan Budgetering kommande år Ny styrelse Ordförandens roll Ordföranden organiserar styrelsearbetet genom att: • alla i styrelsen förstår roll, ansvar, krav på styrelsearbetet, förväntningar • en årsplan för viktiga händelser och möten upprättas • kallelse och dagordning sänds ut i god tid innan mötena • säkerställa god kvalitet på beslutsunderlagen samt att de sänds ut i god tid före mötet • leda mötet så att tiden räcker till • formulera tydliga beslut till protokollet • protokollet blir skrivet och distribuerat • följa upp tidigare styrelsebeslut • rutiner och formalia efterlevs • vid behov kalla på ett extra årsmöte Sist men inte minst – att styrelsen fattar beslut! Ordföranden verkar för att skapa en positiv gruppdynamik • Säkerställ att alla kommer till tals • Säkerställ att arbetet är seriöst och lustfyllt • Visa respekt för varandras kompetens och åsikter • Visa respekt för varandras tid; – Kom i tid 8 – Material i tid – Alla är pålästa – Frågor i förväg om du inte förstår • Återkoppling både bra och dåligt för att skapa delaktighet • Coach till verksamhetschef Ett meningsfullt och lustfyllt styrelsearbete skapar förutsättningar för att göra det attraktivt för nya ledamöter Det är viktigt att använda tiden rätt på mötena • Nuet kontra framtid • Operativt kontra övergripande • Speciell situation i föreningar som saknar verksamhetschef • Skilj på mötena för framtidsfrågor och dagliga frågor Vad innebär det i praktiken att jobba med framtid? • Säkerställa att föreningen vid varje tidpunkt har en väl underbyggd verksamhetsidé, framtidsbild samt målsättning • Att varje enskild ledamot är väl insatt i och förstår verksamheten • Att styrelsen som helhet har en gemensam bild av verksamhetens nuläge • Att styrelsen på grundval av väl underbyggd information beslutar om viktiga framtidsinriktade mål och vägval • Minst ett möte per år med endast framtidsfrågor på agendan • Löpande uppföljning på möten däremellan Diskutera risker i verksamheten – ducka inte för viktiga problemställningar Att känna till och hantera verksamhetens risker är viktigt för att säkerställa verksamheten och dess långsiktiga utveckling och undvika att hamna i kris Vem ansvarar för information till olika intressenter och personal? • Ytterst är styrelsen ansvarig men den dagliga kontakten delegeras normalt till verksamhetschefen när sådan finns 9 • Kommunikationspolicy – säkerställer att rätt person kommunicerar med rätt intressent samt att rätt information ges till rätt intressent vid rätt tillfälle • Säkerställ sekretessen – avtala om tystnadsplikt • Kris kräver speciella rutiner • Risk i att enskilda medlemmar agerar i pressen mm Kontroll och formalia • Styrelsen måste fortlöpande bedöma föreningens ekonomiska situation • Detta kräver att styrelsen löpande erhåller rapporter om verksamhetens utveckling och prognoser för den förväntade utvecklingen • Speciellt viktigt med kunskap om skatter och avgifter • Har kassören den kompetens som krävs? – och har styrelsen den kontroll som behövs av kassan? Hur kan man fatta beslut om en större investering, om man inte vet hur verksamheten går? Styrelsen måste säkerställa att det som beslutats också blir gjort av den verkställande ledningen • Styrelsen ska arbeta genom verksamhetschefen! • Följa upp att beslutade åtgärder också genomförs • Säkerställa att beslutade underlag tas fram och distribueras • Att skatt, moms, sociala avgifter mm. betalas in • Om verksamhetschef saknas – av vem och hur genomförs besluten? Rekommenderas: beslutslogg Styrelsens ansvar – mål och medel • Föreningar har inte obegränsade resurser! • Säkerställa realismen i sina beslut – Har ledningen/organisationen nödvändig kompetens? – Finns tiden som krävs för att genomföra beslutet? – Har verksamheten de resurser som beslutet kräver? Ansvarsfördelningen viktig att hantera 10 • En medlem kan ha många roller – medlem, styrelse, verksamhetschef och funktionär • Viktigt att renodla rollerna för att styrelsearbetet ska kunna fungera – rätt roll ska utövas i rätt forum • Bra vattendelare – Handlar om medlemmarnas bästa – årsmöte – Handlar om vad föreningen ska göra – styrelsemöte – Handlar om hur föreningen ska göra det – verksamhetschef Aktiebolagslagens krav på tydlig ansvarfördelning tillämpligt även i föreningar • Styrelsens ansvar kan enligt lag inte delegeras • Det är inte förbjudet att delegera, men skyldighet föreligger att följa upp resultatet • Styrande dokument som krävs enligt ABL (8 kap.) - Styrelsens arbetsordning - Vd-instruktion - Rapporteringsinstruktion • Stadgar ersätter aktiebolagslagens krav på bolagsordning • Till skillnad från bolagsordning ger stadgar ofta riktlinjer om verksamheten Ansvarsfördelningen Medlemmarna (årsmötet) ansvarar för: • Att det finns en dokumenterad ambition (verksamhetsidé) med föreningen och att detta finns tydligt uttryckt i stadgarna eller i separat dokument – kan göras i samråd med styrelsen eller styrelsens ordförande • Att ledamöterna får tillgång till all relevant och korrekt information för att kunna göra sitt jobb • Att arbeta med och genom styrelsen – inte kringgå Styrelsen Styrelseledamoten ansvarar för att: • Sätta föreningens mål och bästa framför den egna agendan • Sätta sig in i de förutsättningar som gäller för verksamheten och den marknad som organisationen verkar på 11 • Läsa in sig på materialet före mötet • Aktivt delta i diskussioner på mötet • Agera lojalt med de beslut styrelsen fattar samt stå för besluten Verksamhetschef ansvarar för: • Den dagliga driften och förvaltningen av föreningen • Att styrelsens beslut genomförs • Att de av styrelsen delegerade frågeställningarna genomförs • Att föreningen verkar i enlighet med gällande lagstiftning • Att styrelsen får de beslutsunderlag som efterfrågas När verksamhetschef saknas och uppgifterna ovan fördelas på flera personer måste någon (ordföranden) ta ansvar för samordningen Viktiga områden att behandla i arbetsordning och instruktion till verksamhetschef • Ordförandens roll • Verksamhetschefens befogenheter • När verksamhetschef saknas – hur fördelas ansvaret på styrelsens ledamöter och andra funktionärer? • Kassörens ansvar och befogenheter • Vilken ekonomisk rapportering styrelsen behöver • Sekretess och informationsgivning • Agerande vid kris • Hur utvärderingen genomförs Aktiv hantering av medlemsfrågor – säkerställer att medlemmarna är med på tåget • Viktigt att styrelsen inte isolerar sig från medlemmarna • Vid behov – eliminera osäkerhet genom att medverka till att tydliggöra medlemmarnas intentioner och vilja • Lyhörd för förslag från medlemmarna • Saknas verksamhetschef måste styrelsens tillgänglighet öka – delegera ansvar/genomförande till funktionärer • Tolka stadgar när så erfordras Är medlemmarna de verkliga/enda intressenterna? 12 Förnyelse viktig för långsiktig överlevnad • Stadgarnas utveckling viktig • Stödjer långsiktig positiv utveckling av verksamheten • Vision vs stagnation • Viktigt gemensamt ansvar för medlemmar och styrelsen • Skapa forum med deltagande från medlemmarna där framtid och stadgarnas utveckling diskutera • Vid behov ställ krav på medlemmar • Förnyelse och mångfald i styrelsen • Verka engagerat och ansvarsfullt i styrelsearbetet Utvärdering av styrelsens arbete – hur vet man annars att det är framgångsrikt? • Genomförs på ett strukturerat sätt • Utvärdering av extern part • Självutvärdering - genom särskild grupp, t.ex. medlem, verksamhetschef och styrelseledamot - enkät till samtliga ledamöter eller intervjuer av ordföranden - omfattar områdena: formalia, arbetsformer, framtid samt beslut • Vid självutvärdering – kom överens om målen innan! Utvärdering av nuvarande styrelse kan vara känsligt – personliga eller långvariga relationer med ledamöter gör det svårt att rikta kritik eller byta ut personer 13 Lathund för arrangerande av Folkets Bios rikskongress Grundidé Det är roligt att arrangera en kongress. Lägg mycket tid, både i början och allt eftersom arbetet går framåt, på att fundera över själva grunderna till en kongress. Är de olika momenten intressanta och skapar man miljöer och situationer där intressanta tankar och idéer kan utbytas. Det är viktigt att människors möts. Genom att lägga lite krut på en första, trevlig kväll utan alltför mycket styrning och innehåll kommer alla möjliga situationer under helgen gå enkelt. Riksföreningen ansvarar för att kallelse skickas ut i tid (per mail). Information om när och hur motioner skall skickas in skall vara med. Detta är snart, enligt stadgarna 3 månader innan kongress. att dagordning iordningställs och skickas ut. att samla in motioner. Skall vara styrelsen tillhanda senast 6 veckor innan kongress. att skicka ut kongressmaterial (inkl praktisk info skriven av lokalavdelning). Senast 1 månad innan kongress. Bokslut behöver dock bara vara avdelningarna tillhanda 2 veckor innan kongress. att tidigt kommunicera med lokalavdelning om ramarna på kongressen och vilka lokaler som behövs (antal seminarierum, teknik etc). att besluta om subventionering till avdelningarna för deltagande och i god tid meddela att bekosta resor, boende och kongressavgift för riksstyrelse, anställda, revisorer och valberedning Lokalavdelning ansvarar för att trycka upp material så att det finns tillgängligt på plats att förbereda praktisk info för ditresta (boende, kartor) att samla ihop anmälningar (inkl kostvanor, allergier) att förhandsboka boende om risk finns att det blir fullt att ev organisera boende för de som behöver bo mycket billigt (på biografen, hemma hos medlemmar etc) att arrangera ev underhållning (skall inräknas i kongressavgift) att i god tid beräkna kongressavgiften så att den kan skickas ut att fakturera avdelningar kongressavgifter efter kongressen. 14 Tid Tänk på att vara ute i god tid vad gäller att fixa mat, boende, hitta lokaler etc. Det är roligare att hinna fundera över alternativ än stressa fram någonting som duger. Maila ut information till delegater i god tid och planera in så ni hinner maila ut påminnelser om att skicka in matvanor, boendepreferenser etc. Ekonomi Skilj fasta kostnader (som lokalhyror, underhållning, hyra av utrustning och löner) från kostnader per person (som middagskuvert). Mingeltilltugg, frukostar, frukt och kaffebröd bör man räkna i pris per person, även om man köper detta i klump. Gör man det kan man göra en budget oavsett ifall det kommer 25, 50 eller 75 personer och enkelt ta reda på vad kongressavgiften bör fastslås till. Anmälningstiden bör vara i så god tid att du efter anmälningarna hinner köpa mat och dryck så att det räcker för alla. Mat & Dryck När man bestämt lokaler kan det vara bra att se ifall det finns ett kylskåp. Bara mjölk för frukost och till kaffet behöver mycket utrymme. Med lite youghurt, fil och ost behöver man mycket plats. Att åka och handla efter kongressfesten på lördagen och innan söndagsfrukosten är tråkigt, så försök köpa till hela kongressen på en gång. I Lund använde vi kylar på fyra ställen, noga förberedelser krävs för att få sådant att fungera. Kaffe och frukt är bra om kan finnas tillgängligt hela kongresshelgen. Fikabröd, lunch och middag behöver ha fasta tider. Tänk på att ha fasta ramar på mötet så att tidsramarna hålls. Alkohol är populärt på kongressen. Till min stora förtjusning var dock alkoholfritt även det populärt. I Lund gick (bra för att få en uppfattning om hur mycket som går åt, även om Systembolaget har den fördelen att de har öppet köp) det åt 7 boxar rödvin, 1 låda vitt vin, 3 flaskor gin, 192 flaskor öl och ca 40 flaskor alkoholfria drycker. Volontärer Beroende på hur många lokaler man har och hur mycket ”gör det själv”-lösningar kongressen består av behöver man olika många hjälpande händer. Att vara tre 15 stycken hela kongresshelgen som inte är med på mötet utan förbereder måltider, svarar på frågor, bär grejor etc är nog lämpligt. Om man är ca 10 personer kan man hjälpas åt och turas om och så kan volontärerna turvis delta på själva kongressen och turvis fixa med arrangemanget. Boende Att samtidigt som inbjudan skickas ut även informera om flera olika boende alternativ i olika prisklasser är bra. Välj några få ställen som är nära, har möjlighet att reservera rum i förväg och be i inbjudan delegaterna att uppge vad de önskar för boendealternativ. Fest Musik, lekar, tuffa DJs och allt man kan komma på är såklart coolt, men kongressfester brukar inte behöva jättemycket innehåll. En fungerande bar, musik och möjlighet att stanna hela natten räcker. Något lite extra är bra för att få igång samtalen. Förberedelser Gör tidsplan, t ex såhär. 8.30 - 09.00 Frukost- och mötesförberedelser på Bredgatan. 09.00 – 10.00 Frukost 10.00 – 12.30 Paragraf 1 – 11. 12.30 – 13.30 Lunch (bokade bord för 10 personer på Restaurang X … ) 13.30 – 14.30 Visionsdokument via Påverkanstorg 14.30 - 15.30 Seminarier (maskinist + teknik + internkommunikation) 15.30 – 16.00 Fika 16.00 – 19.00 Paragraf 12 – 14. 19.00 – 20.00 P A U S 20.00 – 03.00 Middag Kolla upp i god tid så att det finns volontärer på plats där det behövs. Vid exempeldagen här ovan behövdes tex 3 personer för frukost- och 16 mötesförberedelser och under frukosten. Någon av dessa stannar sedan och diskar och städar efter frukosten medan någon annan förbereder rummen inför eftermiddagens seminarier (där datorer med projektioner på väggar behövdes i olika rum). Under lunchen behövdes volontärer som visar vägen till restaurangerna och på eftermiddagens fika behövdes hämtas från ett café i närheten. Middagsförberedelserna började redan på eftermiddagen med att bära bord, ställa i ordning ljud- och ljusutrustning samt göra fint i lokalerna. Mycket folk behövs alltså vanligtvis. Utförande Under själva kongressen är det viktigt att alla vet vilka ni som arrangerar är. Informera gärna flera gånger om vem man ska prata med angående olika frågor. Uppföljning Det är roligt att skicka en liten hälsning till samtliga delegater efteråt. Det gör mycket för delegater att få lite feedback efteråt. Ofta har man lite praktisk information att få ut, tex att folk glömt kläder eller något man lovat skicka ut. Men tänk på att skicka med något roligt, kanske ett par fotografier eller ett par ord om hur man upplevt kongressen. 17 Lathund för ekonomi i ideella föreningar 1. Bokföringsskyldighet i ideella föreningar: Här är tips på några länkar: Bokföringsskyldighet ideella föreningar - Skatteverket.se http://www.skatteverket.se/foretagorganisationer/forforeningarstiftelser/ideellaforeningar/driva /bokforingsskyldighet.4.70ac421612e2a997f85800033022.html http://www.bfn.se/kategori/ideellforening.aspx - om ideella föreningar på Bokföringsnämndens hemsida På Bokföringsnämndens hemsida kan du ladda ned lathunden “Att föra bok” som I huvudsak riktar sig till nyföretagare och med fördel kan läsas för alla som vill lära sig grunderna i bokföring och är nybörjare på området: http://www.bfn.se/info/att-fora-bok.aspx 2. Regler om beskattning av ideella föreningar: Många av Folkets Bio avdelningarna kan kvalificera för att klassas som allmännyttiga ideella föreningar och är i så fall s.k. “inskränkt skatteskyldiga”. Läs mer om krav för att klassas som allmännyttig ideell förening här: http://www.skatteverket.se/foretagorganisationer/forforeningarstiftelser/ideellaforeningar/driva /allmannyttigaforeningar.4.70ac421612e2a997f85800029958.html Läs mer om skatteregler för ideella föreningar här: http://www.skatteverket.se/foretagorganisationer/forforeningarstiftelser/ideellaforeningar/driva /skatteregler.4.70ac421612e2a997f85800030688.html För moms i ideella föreningar läs här: http://www.skatteverket.se/foretagorganisationer/moms/ideellaforeningar.4.18e1b103 34ebe8bc80003909.html Utdrag ur Inkomstskattelag (1999:1229) ”Ideella föreningar: Skattskyldighet 18 7 § En ideell förening är skattskyldig bara för inkomst av sådan näringsverksamhet som avses i 13 kap. 1 §, om föreningen uppfyller - ändamålskravet i 8 §, - verksamhetskravet i 9 §, - fullföljdskravet i 10-12 §§, och - öppenhetskravet i 13 §. En förening som uppfyller kraven i första stycket är dock inte skattskyldig för 1. kapitalvinster och kapitalförluster, 2. sådan inkomst som kommer från en självständig näringsverksamhet eller en särskild förvaltningsenhet som avser fastighet, om inkomsten till huvudsaklig del kommer från - verksamhet som är ett direkt led i främjandet av sådana ändamål som avses i 8 § eller som har annan naturlig anknytning till sådana ändamål, eller - verksamhet som av hävd utnyttjats som finansieringskälla för ideellt arbete, eller 3. inkomst från innehav av en fastighet som tillhör föreningen och som används i föreningens verksamhet på sådant sätt som anges i 3 kap. 4 § fastighetstaxeringslagen (1979:1152). Särskilda bestämmelser om vissa ideella föreningar finns i 15- 17 §§.” För mer information se lank nedan: http://www.notisum.se/rnp/sls/lag/19991229.htm 3. Kassarapportering Minst en gång i veckan, förslagsvis torsdagskvällar då veckans filmer gått, markeras de filmer som visats under veckan i biografens eget system för kassarapportering. Sedan ska visningarna godkännas genom att logga in på Bioguiden. När de är godkända av biografen kan distributören se detta och fakturera visningen. Enligt avtal med Biografägarnas kontrollbyrå ska biografen skicka kassarapporter till distributören inom 1 vecka efter spelning. Vid utebliven rapport har distributören rätt att skicka påminnelser och debitera påminnelseavgifter, så det är viktigt att rapportering görs kontinuerligt. Susanna Sjökvist, Riksföreningen Folkets Bio 2011-11-09 19 Lathund för ekonomiska rutiner mellan lokalavdelningar och Riksföreningen Folkets Bio    Ersättning för resor som ska bekostas av Riksföreningen Folkets Bio enligt riksstyrelsebeslut o Tågresor som ska belasta Riksföreningen Folkets Bio ska i största möjliga mån bokas direkt via SJs företagsbokning på 0771-757575 kundnr:997118 så går fakturan direkt till Riksföreningen. Ange avdelning och syfte som referens när du bokar o Övriga resor ska i möjligaste mån bokas mot faktura utställd direkt till Riksföreningen Folkets Bio, Box 17099, 10462 Stockholm. o Om resan betalats av den resande själv så fylls den bifogade blanketten ”Utlägg för Riksföreningen Folkets Bio” i med angivet syfte, resmål och avdelning och originalkvitton. o Om lokalavdelningen redan betalat resan kan den vidare faktureras till Riksföreningen men detta bör dock i möjligaste mån undvikas. Riksföreningen kan i detta fall inte dra av momsen, eftersom lokalavdelningen inte är momspliktig och därmed inte kan fakturera med moms. Den extra faktureringen från avdelningen till riksföreningen skapar dessutom extra, onödig administration för avdelningen. 5 %-fonden o Lokalavdelningar ska enligt kongressbeslut 2009 om stadgar för 5 %fonden betala in 5% av sina bruttobiljettintäkter på öppna visningar av film till Riksföreningens bankkonto för fonden, BG 422-0760. Inbetalningen görs kvartalsvis eller månadsvis och i meddelandefältet anges vilken period betalningen avser samt avdelningens referens nr (se lista nedan). o Lokalavdelningar kan ansöka om medel ur fonden genom att skicka in ansökan till riksstyrelsens ordförande (f.n. Bo Andér [email protected]). Ansökningar behandlas normalt på nästkommande styrelsemöte och behandlas då med iakttagande av gällande stadgar (sida 3) och med hänsyn till utrymme i fondens budget. o I januari varje år skickas en blankett ut från Riksföreningens ekonom till avdelningarna för avstämning av föregående års inbetalningar till 5% fonden och eventuell återstående skuld. Verksamhetsberättelser och årsredovisningar/årsbokslut o Avdelningarna skickar in dessa så snart de är färdigställda, adresserat till ekonomen (fn Susanna Sjökvist) på Folkets Bio, Box 17099, 104 62 Stockholm. Riksföreningen får med hjälp av detta bra underlag för att ta fram statistik för Folkets Bio och underlag till en bredare, övergripande verksamhetsberättelse som representerar hela Folkets Bios verksamhet. 20 LISTA ÖVER AVDELNINGSNR ATT ANVÄNDA SOM REFERENS VID INBETALNING TILL 5%FONDEN Nr 43 21 32 27 37 24 22 29 28 30 41 26 39 Avdelning Frölunda Göteborg Jönköping Luleå Lund Malmö Stockholm Tollered Umeå Visby Västerås Växjö Östersund 5% fonden - reglering antagen på Folkets Bios kongress 2009            Att fondens namn skall vara 5%-fonden. Att fondens syfte skall vara att med solidariska medel ge avdelningarna möjlighet till bidrag för investeringar i biografutveckling. Följande områden ska särskilt prioriteras: Etablering av nya biografer, investeringar som framtidssäkrar verksamheten, samarbeten som gynnar hela organisationen, utveckling av avdelningarnas egen verksamhet. Att endast Folkets Bios avdelningar kan ansöka om medel ur fonden.Att avdelningarna skall betala 5% av biljettintäkterna från öppna visningar av film till fonden. Att ansökningar om medel ur fonden skall helst vara styrelsen tillhanda senast en vecka innan nästkommande styrelsemöte. Att bidrag beviljas av riksstyrelsen efter ansökan från lokalavdelning. Riksstyrelsen skall ta hänsyn till hur väl de sökta medlen motsvarar fondens syfte samt huruvida övriga och/eller komplementära finansieringskällor undersökts. Att en beviljad ansökan ska vara giltig max 6 månader. Om bidrag ej utnyttjas inom den tidsperioden fryser bidraget inne. Att riksföreningen kan låna av fonden endast efter beslut på kongress eller extrakongress. Att fonden skall ligga på eget konto som administreras av rikskontoret. Att fondens grundkapital per den 1 januari 2009 fastställs till 1 125 000 kronor. Överskjutande del av riksföreningens skuld till fonden skall efterskänkas. Övriga ej realiserbara medel skall bokföras som en skuld till 5%-fonden. Att inbetalade pengar avseende 2009 och framåt skall hamna på det nya egna kontot. 21 SÖKA BIDRAG Lathund dec 2011 1. Sök bidrag till rätt saker Sök aldrig pengar bara för att ”det finns pengar att söka”. De saker du söker bidrag för bör vara sådana som du under alla förhållanden vill genomföra – och som du tveklöst genomför om bidrag beviljas. 2. Sätt dig noga in i riktlinjerna för stödet du söker Däremot är det både tillåtet och taktiskt att beskriva ditt projekt så att det passar väl in i på bidragsgivarens syften och riktlinjer. Samma projekt kan beskrivas på olika sätt, beroende på infallsvinkel. T ex kan man söka antingen investeringsstöd eller verksamhetsstöd för samma projekt, beroende på stödform; investeringar är ofta en nödvändig förutsättning, men inget självändamål – de ska ju möjliggöra en viss verksamhet. Ett annat exempel: Du behöver pengar från länsstyrelsen men de har inget biografstöd. Däremot kan vi säga att du läser på deras hemsida, att de just nu arbetar mot våld i familjen. Eftersom du har några filmer med detta tema som du ändå tänkt visa, söker du stöd för en satsning mot våld i familjen i stället för biografstöd. 3. Odla kontakter Ta gärna personlig kontakt med den som handlägger stödet och be om en träff. Även om du inte planerar att söka bidrag den närmaste tiden, är det centralt att hålla en levande kontakt med potentiella bidragsgivare i framtiden. Det gäller såväl tjänstemän som politiker, lokalt regionalt och nationellt. Bjud in dem till bion för ett besök, t ex som talare vid film & samtal, för att inviga er filmvecka eller det nya cafémöblemanget, med anledning av ett jubileum eller helt enkelt bara för en fika. När det längre fram blir aktuellt att be om pengar, har ni redan en förtroendefull relation. 4. Erbjud ett positivt resultat Kom inte med ett problem utan erbjud en chans till utveckling. (Sen kan det för all del finnas problem som måste övervinnas på vägen mot det positiva målet.) Ge en övertygande bild av hur bra det kommer att bli när projektet är genomfört/verksamheten är utvecklad. 5. Gör väl genomarbetade ansökningar och redovisningar Även om det bara handlar om ett årligt återkommande stöd av närmast symbolisk karaktär, ger det dig chans att flagga för idéer och berätta om vad ni gjort. Utgå gärna från riktlinjerna för stödet i dina beskrivningar. Får du en chans att lämna in handlingarna vid ett personligt besök så gör det, då får du tillfälle att visa ditt engagemang och ytterligare utveckla vad ni gör nu och vad ni vill göra i framtiden. 22 Checklista vanliga bidragsformer                 Kommunalt verksamhetsbidrag och lokalkostnadsbidrag SFI-stöd för visning av svensk film SFI-stöd för momskompensation (gäller ej momsregistrerade biografer) SFI-stöd för lokalt publikarbete SFI-stöd för teknisk upprustning Europa Cinemas-bidrag Europa Cinemas International-bidrag Skatterabatt på arbetsgivaravgiften för små arbetsgivare Anställningsstöd (finns i många former!) Stöd från filmpool, regionalt resurscentrum eller liknande Landstingsstöd (finns i olika former!) Studieförbund (särskilt för gäster och speciella projekt) Projektstöd från länsstyrelsen EU:s strukturfonder (regional utveckling, kompetenshöjning, LEADER) Allmänna arvsfonden (särskilt för verksamhet riktad mot barn/ungdom och funktionshindrade) Kulturbron Speciellt just nu:   Regional kulturplan – bevaka att film i allmänhet och bio i synnerhet finns med 2K-stöd (SFI, MEDIA, vissa regioner, kommunen – se 2K-Nytt) 23