Folkets Bios lathundar

Folkets Bios lathundar
augusti 2012
Innehåll:
Digital bondepraktika Magnus Eriksson
s. 2 – 5
Styrelsearbete inom Folkets Bio
s. 6 – 13
Att arrangera Folkets Bios rikskongress
s. 14 – 17
Ekonomi för ideella föreningar Susanna Sjökvist
s. 18 – 19
Ekonomiska rutiner mellan lokalavdelningar och FB riks s. 20 – 21
Att söka bidrag Kerstin Klingmann
s. 22 – 23
Detta är en sammanställning av lathundar klara augusti 2012. Ytterligare lathundar är
på väg, bl a i organisering av festivaler, kultursamarbete och medlemsrekrytering.
Lathundarna ger underlag till en planerad skrift med ”allt man behöver veta för att
arbeta inom Folkets Bio”. Redaktör: Mikael Sandström,
[email protected]
Välkommen att kontakt honom, om du vill bidra!
1
Digital bondepraktika eller vad är vad
Digital bio är egentligen ett hopplöst lekmannabegrepp, mest ägnat åt okunniga
bypolitiker i yttersta glesbygden. Video-bio är en mer heltäckande term i tekniskt
avseende. Denna kan i sin tur spaltas upp efter arbetssätt, teknisk prestanda och
användningsområde. Definitionsmässigt är all form av återgivning av lefvande bilder
som inte är baserat på fotografisk filmremsa att klassa som video.
Videosystem kan vara analoga, digitala eller en kombination. Oavsett detta MÅSTE
bild och ljud vara strikt analoga när de når åskådaren i salongen, annars kan de
mänskliga organen inte uppfatta någon information alls, ety människan är till naturen
analog. Den ”digitala projektorn” existerar alltså inte i verkligheten, den vore helt
meningslös som informationsspridare.
Nedan kommer ett försök till uppspaltning och definition av några av de begrepp som
förekommer inom biografvärlden, och hur de kan kombineras. Begreppen är knutna
till de videosystem som ersätter eller förväntas ersätta 35mm som
återgivningsmedium.
S.k. ”digitala event” (Opera, teater, fotboll, konserter) berörs inte här. Tekniken för
dessa är vanlig simpel HDTV länkad över satellit, alltså samma teknik som återfinns i
snart varje svenskt vardagsrum.
Två grundläggande definitioner; E-bio & D-bio.
Skall utläsas elektronisk bio och digital bio (tror jag), där E-bion kan vara både digital
och analog med avseende på informationsbäraren. Analoga videoband är dock
nästan historia på biograf, även om Betacam SP fortfarande används i internationella
festivalssammanhang.
E-bion kan sägas vara lika gammal som televisionen. Att direktsända allt från Hitlers
tal i Nazityskland, stora sportevenemang eller operor från Metropolitan till en
månghövdad publik i en biograflokal på annan plats är en väldigt gammal företeelse.
Steget till att visa inspelat material är minst lika gammal.
Först under 80-talet började videoutrustning och projektorer nå tillräcklig teknisk
kvalitet i förhållande till prislappen för att mer regelbunden E-bio skulle komma till
stånd. Först ut var nog porrbiograferna, men även Folkets Bio var tidigt med. Bion på
Vegagatan i Stockholm (före Zita) utrustades med en 3-rörs videokanon och två
analoga videobandare. Tekniken förbättrades med tiden, projektorerna fick LCD och
DLP-teknik, videobanden blev digitala och ersattes sedan med videofiler uppspelade
i datorliknande apparater.
När DCI (se nedan) bildades 2002 etablerades begreppet D-bio, med målet att helt
ersätta 35mm film på biograferna. Till skillnad från E-bio, som helt saknar
standardisering, var DCI:s målsättning att med D-bio sätta en världsstandard (läs:
Hollywoodstandard). Standardiseringsdokumentet är tjockt som gamla testamentet
och innefattar bl a filformat med alla parametrar, krav på projektorns prestanda, samt
stränga krav på kryptering och säkerhet mot piratkopiering.
Flera försök har gjorts att införa standardiseringar på E-bio. Den enda som nu
gäller i landet är VPA1,9K, populärt kallad Tvix. (se förklaringar) Viktigt att veta här är
att alla källor som faller under E-bio, exempelvis DVD eller Tvix, går att köra på
en D-bioprojektor, MEN ”D-biofiler” går ICKE att köra på en E-bioprojektor. Det har
jänkarna satt p för.
2
Kort om upplösning:
Alla pratar hela tiden om upplösning! På film talar man om korn, på analog TV om
linjer, men numera är det bara pixlar som gäller. Vad nästan ingen nämner är att
upplösningen bara är en parameter bland många som beskriver kvaliteten hos rörlig
bild. Skillnaden mellan HD (1920 ggr 1080) och 2K (2048 ggr 1080) kan tyckas löjlig,
128 pixlar sidledes, men det finns andra parametrar som nästan ingen talar om.
Färgrymd, uppdateringsfrekvens och hur jämt uppdateringarna sker spelar
avgörande roll hur bra bilden i slutändan blir, och häri ligger de väsentliga
skillnaderna mellan HD och 2K (förutom det här med säkerhet, kryptering och
kodnycklar).
Digitala distributionsformat för film:
Krypterad DCP: krypterad fil, låst eller olåst. Går endast att köra i spelare godkänd
av DCI, går endast att köra i projektor godkänd av DCI. Spelare & projektor måste
vara registrerade hos distributör för att den virtuella kodnyckeln (KDM) ska kunna
tillhandahållas. Distributör väljer om KDM ska användas eller ej. (D-bio)
Okrypterad DCP: Okrypterad fil, kan låsas med KDM, men det tillämpas ytterst
sällan. Går att köra i alla spelare som hanterar filformatet, alltså även spelare
godkända av DCI. (F.n. finns bara DCIspelare i Sverige). Kan teoretiskt köras i alla
typer av videoprojektorer. (D-bio)*
VPA 1,9K/Tvix. Okrypterad fil. Går att spela i valfri konsument-mediaspelare (med
mer el. mindre bra resultat som bekant). Går att köra i alla typer av projektor. Funkar
ej på DCP-spelare Något virtuellt lås har hittills ej tillämpats, men det pågår en
diskussion med distributörer om detta. (E-bio)
Videoformat. Blu-Ray, DVD, DVcam etc. (och analog Beta SP) Äldre
distributionsformat på väg bort. Videospelare för respektive format kan anslutas till
alla typer av projektorer med mer eller mindre bra resultat. (E-bio)
Eller omvänt, digitala uppspelningsmaskiner för film:
DCI-godkänd DCP-spelare: Kan köra krypterad & okrypterad DCP. Måste vara fast
kopplad till DCIgodkänd projektor med lägsta upplösning på 2K (1920 ggr 2048) (Dbio)
DCP-spelare: Kan endast köra okrypterad DCP. Kan kopplas till valfri projektor.
(finns f.n. ej för biografbruk i Sverige) (D-bio)*
Tvix (med alla släktingar, även datorbaserade): Kan köra VPA1,9K. Kan även
köra andra filformat, såväl konsumentinriktade och semiprofessionella. Kan kopplas
till valfri projektor. Klarar ej DCP. (Ebio)
Videospelare: Blu-ray, DVD, DVcam, etc. (se ”videoformat” ovan) (E-bio)
Eller ytterligare omvänt, videoprojektorer för biografbruk:
DCI-godkänd projektor: Kan köra allt från alla källor. Klarar cinemascope (vissa
problem finns med
äldre maskiner). Kostar multum. Kräver ofta extern signalprocessor för att anpassa
inkommande
videosignal från andra källor än DCP-spelare. (D-bio & E-bio)
HD-projektor/HD Ready-projektor (proffsmodell): Kan köra från okrypterad DCP
och nedåt. Kan klara cinemascope beroende på brännvidd/avstånd (vanligast på
Folkets Bio) (E-bio)
"Hemmabioprojektor": Kan köra från okrypterad DCP och nedåt. Klarar i regel ej
cinemascope, bilden blir visas i brevlådeformat. (förekommer på FB:s små salonger)
(E-bio med tvekan)
3
Anm: förutsättningen för att visa cinemascope är att ev. undertexter ligger i separat fil
och att uppspelaren kan placera texten inom bildytan, alternativt att filmen har texten
"inbränd" inom bildytan redan från början.
Allra helst:
35mm film: Går att köra i alla typer av 35mm-projektorer, överallt, i hela världen,
utan tekniska restriktioner. Bakåtkompabilitet 80 år, kan bli över 100 år med enklare
hårdvarujustering (grov metallfil). Världsstandardiserad teknikfulländning som vi nog
aldrig får uppleva igen, tyvärr. (A-bio !)
D-bio*
Just när förklaringarna kommit tillända och läsaren kanske fått sina frågetecken
uträtade kommer vi till undantagen som rör till alltihop igen!
Det finns en helt ”laglig” möjlighet att förpacka videofiler i DCP-format och det finns
också en ”laglig” möjlighet att bygga en uppspelningsapparat som klarar att visa
DCP-filer på vilken projektor eller TVskärm som helst. Uppspelaren kommer dock
inte att kunna spela DCP-filer där upphovsrättsinnehavaren valt att kryptera
innehållet enligt DCI-säkerhetsnormen. (Då krävs ju DCIgodkänd spelare & projektor)
Båda dessa fenomen, den ”hemmagjorda” DCP-filmfilen och ”icke-DCI-spelaren” hör
då både till kategorin E-bio och D-bio
Okrypterade DCP-filer är en realitet (se nästa stycke), medan ”icke-DCI-spelare” inte
används för regelbundna biografvisningar i Sverige. Dock har en diskussion förts på
VPA-mötena om att sådana apparater kunde vara ett alternativ på de biografer som
har många föreställningar och flera salonger, då de skulle vara lättare att
automatisera än en Tvix-spelare. Även kombispelare för både VPA1,9K och
okrypterad DCP har diskuterats.
Vilka filmer kommer att finnas på vilket system?
Detta blir väldigt förenklat; Nästa James Bond kommer på jävligt låst DCP, nästa Maj
Wechselmann hamnar på VPA1,9K.
Mindre distributörer med kulturella ambitioner (Folkets Bio, Triart, Novemberfilm,
Nonstop, Noble, CCV, Atlantic, Studio S) använder VPA1,9K, och har på senare tid
även börjat använda DCP parallellt (oftast utan kryptering & nyckel).
De stora kommersiella bolagen använder sig enbart av DCP, oftast låst och
krypterad.
Ett troligt scenario är att även de mindre distributörerna sakta kommer att gå över till
DCP vartefter de biografer som sätter upp deras filmer skaffar DCI-utrustning.
VPA1,9K kommer att finnas kvar så länge systemet behövs, dvs så länge små
biografer inte har råd att skaffa DCI-utrustning.
4
Förklaringar:
DCI: Digital Cinema Initatives. En internationell standardiseringsgrupp inom
filmbranschen,
mest paranoida jänkare från Hollywood.
DCP: Digital Cinema Package. Den digitala filmkopian enligt DCI
KDM: Key Delivery Message. Meddelande om att nyckelfil för DCP anlänt.
2K: Egentligen ett mått på upplösning. 2 kilo, alltså 2 tusen. 2048 gånger 1080 pixlar.
Lägsta tillåtna bildupplösningen på projektorn enligt DCI.
VPA: Video På Allvar. Som DCI, fast på svenska och med vänsterinriktning. En
”standardiseringskommission”
VPA1,9K: Standardiserad videofil med HD-upplösning. Kallas ofta för ”Tvix”, eller
ännu värre ”Twix”.
HD: Amerikansk tuff motorcykel. Även High Definition, hög upplösning. 1920 gånger
1080 pixlar.
Twix: Choklad. Hette tidigare Raider i Sverige.
Tvix: Mediaspelare från firma DVico.
5
Lathund för styrelsearbete inom Folkets Bio
Innehåll
Rätt förutsättningar – typiska särdrag för ideella föreningar
Rätt förutsättningar – näringsdrivande ideella föreningar
Vanliga problem med styrelsemöten
Styrelsearbetets förutsättningar
Upprätta en årsplan som stämmer med verksamhetens årscykel
Ordförandens roll
Ett meningsfullt och lustfyllt styrelsearbete skapar förutsättningar för att göra det
attraktivt för nya ledamöter
Vad innebär det i praktiken att jobba med framtid?
Diskutera risker i verksamheten och omfattning
Vem ansvarar för information till olika intressenter och personal?
Kontroll och formalia
Styrelsen måste säkerställa att det som beslutats också blir gjort av den
verkställande ledningen
Styrelsens ansvar – mål och medel
Ansvarsfördelningen viktig att hantera
Aktiebolagslagens krav på tydlig ansvarfördelning tillämpligt även i föreningar
Ansvarsfördelningen
Styrelsen
Aktiv hantering av medlemsfrågor – säkerställer att medlemmarna är med på tåget
Förnyelse viktig för långsiktig överlevnad
6
Rätt förutsättningar – typiska särdrag för ideella föreningar
• Tydliggöra skillnaden mellan årsmöte, styrelse och eventuell verksamhetschef/ledning
• Utse beslutsför styrelse utifrån föreningens behov
• Definiera förväntningar och krav på styrelsens arbete
• Uppdatera otidsenliga stadgar
• I föreningar med motstridiga särintressen – använd årsmöte för beslut och prioriteringar och
följ stadgarna
• Visa på risker med låg andel av aktiva medlemmar – kan "kuppa" igenom förändringar
• Använd årsmötet för att förankra prioriterade framtidsfrågor
Rätt förutsättningar – näringsdrivande ideella föreningar
• Många föreningar har omfattande verksamhet och drivs med "affärsmässiga" risker –
tydliggör strukturen och inbördes förhållanden mellan bolag och förening
• Säkerställ att medlemmar, ledamöter och verksamhetschef förstår skillnaden
• Ledamöter ofta omedvetna om formella krav och risknivån vad gäller styrelsens ansvar
enligt regelverk – information och utbildning vid behov
Vanliga problem med styrelsemöten
• Mötena drar ut på tiden – skriftliga beslutsunderlag underlättar
• Svårt att hålla isär operativa frågor, medlemsfrågor och styrelsefrågor
• Ledamöter som driver sina egna sakfrågor
• Svårt att hålla ett verksamhetsfokus
• Ledamöter kommer oförberedda
• För sent utsända agendor och handlingar
• Bristfälliga beslutsunderlag
• Oklara beslut - vad har vi beslutat?
• För lite tid åt framtidsfrågor
• För mycket siffror, för få verksamhetsrelaterade mått
Styrelsearbetets förutsättningar och omfattning
Stadgar samt lagar, regler och god sed
Ansvarsfördelning
7
Organisation, arbetssätt och struktur
Rätt agenda
Verksamhetsidé
Upprätta en årsplan som stämmer med verksamhetens årscykel
Årsrapport
Utvärdera & årsmöte
Planering kommande verksamhetsår (behov av ändring i stadgar, extra årsmöte)
Verksamhetsplan
Budgetering kommande år
Ny styrelse
Ordförandens roll
Ordföranden organiserar styrelsearbetet genom att:
• alla i styrelsen förstår roll, ansvar, krav på styrelsearbetet, förväntningar
• en årsplan för viktiga händelser och möten upprättas
• kallelse och dagordning sänds ut i god tid innan mötena
• säkerställa god kvalitet på beslutsunderlagen samt att de sänds ut i god tid före mötet
• leda mötet så att tiden räcker till
• formulera tydliga beslut till protokollet
• protokollet blir skrivet och distribuerat
• följa upp tidigare styrelsebeslut
• rutiner och formalia efterlevs
• vid behov kalla på ett extra årsmöte
Sist men inte minst – att styrelsen fattar beslut!
Ordföranden verkar för att skapa en positiv gruppdynamik
• Säkerställ att alla kommer till tals
• Säkerställ att arbetet är seriöst och lustfyllt
• Visa respekt för varandras kompetens och åsikter
• Visa respekt för varandras tid;
– Kom i tid
8
– Material i tid
– Alla är pålästa
– Frågor i förväg om du inte förstår
• Återkoppling både bra och dåligt för att skapa delaktighet
• Coach till verksamhetschef
Ett meningsfullt och lustfyllt styrelsearbete skapar förutsättningar
för att göra det attraktivt för nya ledamöter
Det är viktigt att använda tiden rätt på mötena
• Nuet kontra framtid
• Operativt kontra övergripande
• Speciell situation i föreningar som saknar verksamhetschef
• Skilj på mötena för framtidsfrågor och dagliga frågor
Vad innebär det i praktiken att jobba med framtid?
• Säkerställa att föreningen vid varje tidpunkt har en väl underbyggd verksamhetsidé,
framtidsbild samt målsättning
• Att varje enskild ledamot är väl insatt i och förstår verksamheten
• Att styrelsen som helhet har en gemensam bild av verksamhetens nuläge
• Att styrelsen på grundval av väl underbyggd information beslutar om viktiga
framtidsinriktade mål och vägval
• Minst ett möte per år med endast framtidsfrågor på agendan
• Löpande uppföljning på möten däremellan
Diskutera risker i verksamheten
– ducka inte för viktiga problemställningar
Att känna till och hantera verksamhetens risker är viktigt för att säkerställa verksamheten och
dess långsiktiga utveckling och undvika att hamna i kris
Vem ansvarar för information till olika intressenter och personal?
• Ytterst är styrelsen ansvarig men den dagliga kontakten delegeras normalt till
verksamhetschefen när sådan finns
9
• Kommunikationspolicy – säkerställer att rätt person kommunicerar med rätt intressent samt
att rätt information ges till rätt intressent vid rätt tillfälle
• Säkerställ sekretessen – avtala om tystnadsplikt
• Kris kräver speciella rutiner
• Risk i att enskilda medlemmar agerar i pressen mm
Kontroll och formalia
• Styrelsen måste fortlöpande bedöma föreningens ekonomiska situation
• Detta kräver att styrelsen löpande erhåller rapporter om verksamhetens utveckling och
prognoser för den förväntade utvecklingen
• Speciellt viktigt med kunskap om skatter och avgifter
• Har kassören den kompetens som krävs? – och har styrelsen den kontroll som behövs av
kassan?
Hur kan man fatta beslut om en större investering, om man inte vet hur verksamheten går?
Styrelsen måste säkerställa att det som beslutats också blir gjort av
den verkställande ledningen
• Styrelsen ska arbeta genom verksamhetschefen!
• Följa upp att beslutade åtgärder också genomförs
• Säkerställa att beslutade underlag tas fram och distribueras
• Att skatt, moms, sociala avgifter mm. betalas in
• Om verksamhetschef saknas – av vem och hur genomförs besluten?
Rekommenderas: beslutslogg
Styrelsens ansvar – mål och medel
• Föreningar har inte obegränsade resurser!
• Säkerställa realismen i sina beslut
– Har ledningen/organisationen nödvändig kompetens?
– Finns tiden som krävs för att genomföra beslutet?
– Har verksamheten de resurser som beslutet kräver?
Ansvarsfördelningen viktig att hantera
10
• En medlem kan ha många roller – medlem, styrelse, verksamhetschef och funktionär
• Viktigt att renodla rollerna för att styrelsearbetet ska kunna fungera – rätt roll ska utövas i
rätt forum
• Bra vattendelare
– Handlar om medlemmarnas bästa – årsmöte
– Handlar om vad föreningen ska göra – styrelsemöte
– Handlar om hur föreningen ska göra det – verksamhetschef
Aktiebolagslagens krav på tydlig ansvarfördelning tillämpligt även i
föreningar
• Styrelsens ansvar kan enligt lag inte delegeras
• Det är inte förbjudet att delegera, men skyldighet föreligger att följa upp resultatet
• Styrande dokument som krävs enligt ABL (8 kap.)
- Styrelsens arbetsordning
- Vd-instruktion
- Rapporteringsinstruktion
• Stadgar ersätter aktiebolagslagens krav på bolagsordning
• Till skillnad från bolagsordning ger stadgar ofta riktlinjer om verksamheten
Ansvarsfördelningen
Medlemmarna (årsmötet) ansvarar för:
• Att det finns en dokumenterad ambition (verksamhetsidé) med föreningen och att detta
finns tydligt uttryckt i stadgarna eller i separat dokument – kan göras i samråd med styrelsen
eller styrelsens ordförande
• Att ledamöterna får tillgång till all relevant och korrekt information för att kunna göra sitt jobb
• Att arbeta med och genom styrelsen – inte kringgå
Styrelsen
Styrelseledamoten ansvarar för att:
• Sätta föreningens mål och bästa framför den egna agendan
• Sätta sig in i de förutsättningar som gäller för verksamheten och den marknad som
organisationen verkar på
11
• Läsa in sig på materialet före mötet
• Aktivt delta i diskussioner på mötet
• Agera lojalt med de beslut styrelsen fattar samt stå för besluten
Verksamhetschef ansvarar för:
• Den dagliga driften och förvaltningen av föreningen
• Att styrelsens beslut genomförs
• Att de av styrelsen delegerade frågeställningarna genomförs
• Att föreningen verkar i enlighet med gällande lagstiftning
• Att styrelsen får de beslutsunderlag som efterfrågas
När verksamhetschef saknas och uppgifterna ovan fördelas på flera personer måste någon
(ordföranden) ta ansvar för samordningen
Viktiga områden att behandla i arbetsordning och instruktion till verksamhetschef
• Ordförandens roll
• Verksamhetschefens befogenheter
• När verksamhetschef saknas – hur fördelas ansvaret på styrelsens ledamöter och andra
funktionärer?
• Kassörens ansvar och befogenheter
• Vilken ekonomisk rapportering styrelsen behöver
• Sekretess och informationsgivning
• Agerande vid kris
• Hur utvärderingen genomförs
Aktiv hantering av medlemsfrågor – säkerställer att medlemmarna
är med på tåget
• Viktigt att styrelsen inte isolerar sig från medlemmarna
• Vid behov – eliminera osäkerhet genom att medverka till att tydliggöra medlemmarnas
intentioner och vilja
• Lyhörd för förslag från medlemmarna
• Saknas verksamhetschef måste styrelsens tillgänglighet öka – delegera
ansvar/genomförande till funktionärer
• Tolka stadgar när så erfordras
Är medlemmarna de verkliga/enda intressenterna?
12
Förnyelse viktig för långsiktig överlevnad
• Stadgarnas utveckling viktig
• Stödjer långsiktig positiv utveckling av verksamheten
• Vision vs stagnation
• Viktigt gemensamt ansvar för medlemmar och styrelsen
• Skapa forum med deltagande från medlemmarna där framtid och stadgarnas utveckling
diskutera
• Vid behov ställ krav på medlemmar
• Förnyelse och mångfald i styrelsen
• Verka engagerat och ansvarsfullt i styrelsearbetet
Utvärdering av styrelsens arbete – hur vet man annars att det är
framgångsrikt?
• Genomförs på ett strukturerat sätt
• Utvärdering av extern part
• Självutvärdering
- genom särskild grupp, t.ex. medlem, verksamhetschef och styrelseledamot
- enkät till samtliga ledamöter eller intervjuer av ordföranden
- omfattar områdena: formalia, arbetsformer, framtid samt beslut
• Vid självutvärdering – kom överens om målen innan!
Utvärdering av nuvarande styrelse kan vara känsligt – personliga eller långvariga relationer
med ledamöter gör det svårt att rikta kritik eller byta ut personer
13
Lathund för arrangerande av Folkets Bios
rikskongress
Grundidé
Det är roligt att arrangera en kongress. Lägg mycket tid, både i början och allt
eftersom arbetet går framåt, på att fundera över själva grunderna till en kongress. Är
de olika momenten intressanta och skapar man miljöer och situationer där
intressanta tankar och idéer kan utbytas. Det är viktigt att människors möts. Genom
att lägga lite krut på en första, trevlig kväll utan alltför mycket styrning och innehåll
kommer alla möjliga situationer under helgen gå enkelt.
Riksföreningen ansvarar för
att kallelse skickas ut i tid (per mail). Information om när och hur motioner skall
skickas in skall vara med. Detta är snart, enligt stadgarna 3 månader innan kongress.
att dagordning iordningställs och skickas ut.
att samla in motioner. Skall vara styrelsen tillhanda senast 6 veckor innan kongress.
att skicka ut kongressmaterial (inkl praktisk info skriven av lokalavdelning). Senast 1
månad innan kongress. Bokslut behöver dock bara vara avdelningarna tillhanda 2
veckor innan kongress.
att tidigt kommunicera med lokalavdelning om ramarna på kongressen och vilka
lokaler som behövs (antal seminarierum, teknik etc).
att besluta om subventionering till avdelningarna för deltagande och i god tid
meddela
att bekosta resor, boende och kongressavgift för riksstyrelse, anställda, revisorer och
valberedning
Lokalavdelning ansvarar för
att trycka upp material så att det finns tillgängligt
på plats
att förbereda praktisk info för ditresta (boende, kartor)
att samla ihop anmälningar (inkl kostvanor, allergier)
att förhandsboka boende om risk finns att det blir fullt
att ev organisera boende för de som behöver bo mycket billigt (på biografen, hemma
hos medlemmar etc)
att arrangera ev underhållning (skall inräknas i kongressavgift)
att i god tid beräkna kongressavgiften så att den kan skickas ut
att fakturera avdelningar kongressavgifter efter kongressen.
14
Tid
Tänk på att vara ute i god tid vad gäller att fixa mat, boende, hitta lokaler etc. Det är
roligare att hinna fundera över alternativ än stressa fram någonting som duger.
Maila ut information till delegater i god tid och planera in så ni hinner maila ut
påminnelser om att skicka in matvanor, boendepreferenser etc.
Ekonomi
Skilj fasta kostnader (som lokalhyror, underhållning, hyra av utrustning och löner)
från kostnader per person (som middagskuvert). Mingeltilltugg, frukostar, frukt och
kaffebröd bör man räkna i pris per person, även om man köper detta i klump. Gör
man det kan man göra en budget oavsett ifall det kommer 25, 50 eller 75 personer
och enkelt ta reda på vad kongressavgiften bör fastslås till. Anmälningstiden bör vara
i så god tid att du efter anmälningarna hinner köpa mat och dryck så att det räcker för
alla.
Mat & Dryck
När man bestämt lokaler kan det vara bra att se ifall det finns ett kylskåp. Bara mjölk för
frukost och till kaffet behöver mycket utrymme. Med lite youghurt, fil och ost behöver man
mycket plats. Att åka och handla efter kongressfesten på lördagen och innan
söndagsfrukosten är tråkigt, så försök köpa till hela kongressen på en gång. I Lund använde
vi kylar på fyra ställen, noga förberedelser krävs för att få sådant att fungera.
Kaffe och frukt är bra om kan finnas tillgängligt hela kongresshelgen. Fikabröd, lunch
och middag behöver ha fasta tider. Tänk på att ha fasta ramar på mötet så att
tidsramarna hålls.
Alkohol är populärt på kongressen. Till min stora förtjusning var dock alkoholfritt även
det populärt. I Lund gick (bra för att få en uppfattning om hur mycket som går åt,
även om Systembolaget har den fördelen att de har öppet köp) det åt 7 boxar rödvin,
1 låda vitt vin, 3 flaskor gin, 192 flaskor öl och ca 40 flaskor alkoholfria drycker.
Volontärer
Beroende på hur många lokaler man har och hur mycket ”gör det själv”-lösningar
kongressen består av behöver man olika många hjälpande händer. Att vara tre
15
stycken hela kongresshelgen som inte är med på mötet utan förbereder måltider,
svarar på frågor, bär grejor etc är nog lämpligt. Om man är ca 10 personer kan man
hjälpas åt och turas om och så kan volontärerna turvis delta på själva kongressen
och turvis fixa med arrangemanget.
Boende
Att samtidigt som inbjudan skickas ut även informera om flera olika boende alternativ
i olika prisklasser är bra. Välj några få ställen som är nära, har möjlighet att reservera
rum i förväg och be i inbjudan delegaterna att uppge vad de önskar för
boendealternativ.
Fest
Musik, lekar, tuffa DJs och allt man kan komma på är såklart coolt, men
kongressfester brukar inte behöva jättemycket innehåll. En fungerande bar, musik
och möjlighet att stanna hela natten räcker. Något lite extra är bra för att få igång
samtalen.
Förberedelser
Gör tidsplan, t ex såhär.
8.30 - 09.00 Frukost- och mötesförberedelser på Bredgatan.
09.00 – 10.00 Frukost
10.00 – 12.30 Paragraf 1 – 11.
12.30 – 13.30 Lunch (bokade bord för 10 personer på Restaurang X … )
13.30 – 14.30 Visionsdokument via Påverkanstorg
14.30 - 15.30 Seminarier (maskinist + teknik + internkommunikation)
15.30 – 16.00 Fika
16.00 – 19.00 Paragraf 12 – 14.
19.00 – 20.00 P A U S
20.00 – 03.00 Middag
Kolla upp i god tid så att det finns volontärer på plats där det behövs. Vid
exempeldagen här ovan behövdes tex 3 personer för frukost- och
16
mötesförberedelser och under frukosten. Någon av dessa stannar sedan och diskar
och städar efter frukosten medan någon annan förbereder rummen inför
eftermiddagens seminarier (där datorer med projektioner på väggar behövdes i olika
rum). Under lunchen behövdes volontärer som visar vägen till restaurangerna och på
eftermiddagens fika behövdes hämtas från ett café i närheten.
Middagsförberedelserna började redan på eftermiddagen med att bära bord, ställa i
ordning ljud- och ljusutrustning samt göra fint i lokalerna. Mycket folk behövs alltså
vanligtvis.
Utförande
Under själva kongressen är det viktigt att alla vet vilka ni som arrangerar är.
Informera gärna flera gånger om vem man ska prata med angående olika frågor.
Uppföljning
Det är roligt att skicka en liten hälsning till samtliga delegater efteråt. Det gör mycket
för delegater att få lite feedback efteråt. Ofta har man lite praktisk information att få
ut, tex att folk glömt kläder eller något man lovat skicka ut. Men tänk på att skicka
med något roligt, kanske ett par fotografier eller ett par ord om hur man upplevt
kongressen.
17
Lathund för ekonomi i ideella föreningar
1. Bokföringsskyldighet i ideella föreningar:
Här är tips på några länkar:
Bokföringsskyldighet ideella föreningar - Skatteverket.se
http://www.skatteverket.se/foretagorganisationer/forforeningarstiftelser/ideellaforeningar/driva
/bokforingsskyldighet.4.70ac421612e2a997f85800033022.html
http://www.bfn.se/kategori/ideellforening.aspx - om ideella föreningar på
Bokföringsnämndens hemsida
På Bokföringsnämndens hemsida kan du ladda ned lathunden “Att föra bok” som I huvudsak
riktar sig till nyföretagare och med fördel kan läsas för alla som vill lära sig grunderna i
bokföring och är nybörjare på området:
http://www.bfn.se/info/att-fora-bok.aspx
2. Regler om beskattning av ideella föreningar:
Många av Folkets Bio avdelningarna kan kvalificera för att klassas som allmännyttiga ideella
föreningar och är i så fall s.k. “inskränkt skatteskyldiga”. Läs mer om krav för att klassas som
allmännyttig ideell förening här:
http://www.skatteverket.se/foretagorganisationer/forforeningarstiftelser/ideellaforeningar/driva
/allmannyttigaforeningar.4.70ac421612e2a997f85800029958.html
Läs mer om skatteregler för ideella föreningar här:
http://www.skatteverket.se/foretagorganisationer/forforeningarstiftelser/ideellaforeningar/driva
/skatteregler.4.70ac421612e2a997f85800030688.html
För moms i ideella föreningar läs här:
http://www.skatteverket.se/foretagorganisationer/moms/ideellaforeningar.4.18e1b103
34ebe8bc80003909.html
Utdrag ur Inkomstskattelag (1999:1229)
”Ideella föreningar:
Skattskyldighet
18
7 § En ideell förening är skattskyldig bara för inkomst av sådan näringsverksamhet
som avses i 13 kap. 1 §, om föreningen uppfyller
- ändamålskravet i 8 §,
- verksamhetskravet i 9 §,
- fullföljdskravet i 10-12 §§, och
- öppenhetskravet i 13 §.
En förening som uppfyller kraven i första stycket är dock inte skattskyldig för
1. kapitalvinster och kapitalförluster,
2. sådan inkomst som kommer från en självständig näringsverksamhet eller en
särskild förvaltningsenhet som avser fastighet, om inkomsten till huvudsaklig del
kommer från
- verksamhet som är ett direkt led i främjandet av sådana ändamål som avses i 8 §
eller som har annan naturlig anknytning till sådana ändamål, eller
- verksamhet som av hävd utnyttjats som finansieringskälla för ideellt arbete, eller
3. inkomst från innehav av en fastighet som tillhör föreningen och som används i
föreningens verksamhet på sådant sätt som anges i 3 kap. 4 §
fastighetstaxeringslagen (1979:1152).
Särskilda bestämmelser om vissa ideella föreningar finns i 15- 17 §§.”
För mer information se lank nedan:
http://www.notisum.se/rnp/sls/lag/19991229.htm
3. Kassarapportering
Minst en gång i veckan, förslagsvis torsdagskvällar då veckans filmer gått,
markeras de filmer som visats under veckan i biografens eget system för
kassarapportering. Sedan ska visningarna godkännas genom att logga in på
Bioguiden. När de är godkända av biografen kan distributören se detta och
fakturera visningen. Enligt avtal med Biografägarnas kontrollbyrå ska
biografen skicka kassarapporter till distributören inom 1 vecka efter spelning.
Vid utebliven rapport har distributören rätt att skicka påminnelser och debitera
påminnelseavgifter, så det är viktigt att rapportering görs kontinuerligt.
Susanna Sjökvist, Riksföreningen Folkets Bio 2011-11-09
19
Lathund för ekonomiska rutiner mellan lokalavdelningar och Riksföreningen Folkets Bio



Ersättning för resor som ska bekostas av Riksföreningen Folkets Bio enligt
riksstyrelsebeslut
o Tågresor som ska belasta Riksföreningen Folkets Bio ska i största
möjliga mån bokas direkt via SJs företagsbokning på 0771-757575
kundnr:997118 så går fakturan direkt till Riksföreningen. Ange
avdelning och syfte som referens när du bokar
o Övriga resor ska i möjligaste mån bokas mot faktura utställd direkt till
Riksföreningen Folkets Bio, Box 17099, 10462 Stockholm.
o Om resan betalats av den resande själv så fylls den bifogade
blanketten ”Utlägg för Riksföreningen Folkets Bio” i med angivet syfte,
resmål och avdelning och originalkvitton.
o Om lokalavdelningen redan betalat resan kan den vidare faktureras till
Riksföreningen men detta bör dock i möjligaste mån undvikas.
Riksföreningen kan i detta fall inte dra av momsen, eftersom
lokalavdelningen inte är momspliktig och därmed inte kan fakturera
med moms. Den extra faktureringen från avdelningen till riksföreningen
skapar dessutom extra, onödig administration för avdelningen.
5 %-fonden
o Lokalavdelningar ska enligt kongressbeslut 2009 om stadgar för 5 %fonden betala in 5% av sina bruttobiljettintäkter på öppna visningar av
film till Riksföreningens bankkonto för fonden, BG 422-0760.
Inbetalningen görs kvartalsvis eller månadsvis och i meddelandefältet
anges vilken period betalningen avser samt avdelningens referens nr
(se lista nedan).
o Lokalavdelningar kan ansöka om medel ur fonden genom att skicka in
ansökan till riksstyrelsens ordförande (f.n. Bo Andér
[email protected]). Ansökningar behandlas normalt på
nästkommande styrelsemöte och behandlas då med iakttagande av
gällande stadgar (sida 3) och med hänsyn till utrymme i fondens
budget.
o I januari varje år skickas en blankett ut från Riksföreningens ekonom till
avdelningarna för avstämning av föregående års inbetalningar till 5%
fonden och eventuell återstående skuld.
Verksamhetsberättelser och årsredovisningar/årsbokslut
o Avdelningarna skickar in dessa så snart de är färdigställda, adresserat
till ekonomen (fn Susanna Sjökvist) på Folkets Bio, Box 17099, 104 62
Stockholm. Riksföreningen får med hjälp av detta bra underlag för att ta
fram statistik för Folkets Bio och underlag till en bredare, övergripande
verksamhetsberättelse som representerar hela Folkets Bios
verksamhet.
20
LISTA ÖVER AVDELNINGSNR ATT ANVÄNDA SOM REFERENS VID
INBETALNING TILL 5%FONDEN
Nr
43
21
32
27
37
24
22
29
28
30
41
26
39
Avdelning
Frölunda
Göteborg
Jönköping
Luleå
Lund
Malmö
Stockholm
Tollered
Umeå
Visby
Västerås
Växjö
Östersund
5% fonden - reglering antagen på Folkets Bios kongress 2009











Att fondens namn skall vara 5%-fonden.
Att fondens syfte skall vara att med solidariska medel ge avdelningarna
möjlighet till bidrag för investeringar i biografutveckling. Följande områden ska
särskilt prioriteras: Etablering av nya biografer, investeringar som
framtidssäkrar verksamheten, samarbeten som gynnar hela organisationen,
utveckling av avdelningarnas egen verksamhet.
Att endast Folkets Bios avdelningar kan ansöka om medel ur fonden.Att
avdelningarna skall betala 5% av biljettintäkterna från öppna visningar av film
till fonden.
Att ansökningar om medel ur fonden skall helst vara styrelsen tillhanda senast
en vecka innan nästkommande styrelsemöte.
Att bidrag beviljas av riksstyrelsen efter ansökan från lokalavdelning.
Riksstyrelsen skall ta hänsyn till hur väl de sökta medlen motsvarar fondens
syfte samt huruvida övriga och/eller komplementära finansieringskällor
undersökts.
Att en beviljad ansökan ska vara giltig max 6 månader. Om bidrag ej utnyttjas
inom den tidsperioden fryser bidraget inne.
Att riksföreningen kan låna av fonden endast efter beslut på kongress eller
extrakongress.
Att fonden skall ligga på eget konto som administreras av rikskontoret.
Att fondens grundkapital per den 1 januari 2009 fastställs till 1 125 000 kronor.
Överskjutande del av riksföreningens skuld till fonden skall efterskänkas.
Övriga ej realiserbara medel skall bokföras som en skuld till 5%-fonden.
Att inbetalade pengar avseende 2009 och framåt skall hamna på det nya egna
kontot.
21
SÖKA BIDRAG
Lathund dec 2011
1. Sök bidrag till rätt saker
Sök aldrig pengar bara för att ”det finns pengar att söka”. De saker du söker bidrag för bör
vara sådana som du under alla förhållanden vill genomföra – och som du tveklöst genomför
om bidrag beviljas.
2. Sätt dig noga in i riktlinjerna för stödet du söker
Däremot är det både tillåtet och taktiskt att beskriva ditt projekt så att det passar väl in i på
bidragsgivarens syften och riktlinjer. Samma projekt kan beskrivas på olika sätt, beroende
på infallsvinkel. T ex kan man söka antingen investeringsstöd eller verksamhetsstöd för
samma projekt, beroende på stödform; investeringar är ofta en nödvändig förutsättning, men
inget självändamål – de ska ju möjliggöra en viss verksamhet. Ett annat exempel: Du
behöver pengar från länsstyrelsen men de har inget biografstöd. Däremot kan vi säga att du
läser på deras hemsida, att de just nu arbetar mot våld i familjen. Eftersom du har några
filmer med detta tema som du ändå tänkt visa, söker du stöd för en satsning mot våld i
familjen i stället för biografstöd.
3. Odla kontakter
Ta gärna personlig kontakt med den som handlägger stödet och be om en träff. Även om du
inte planerar att söka bidrag den närmaste tiden, är det centralt att hålla en levande kontakt
med potentiella bidragsgivare i framtiden. Det gäller såväl tjänstemän som politiker, lokalt
regionalt och nationellt. Bjud in dem till bion för ett besök, t ex som talare vid film & samtal,
för att inviga er filmvecka eller det nya cafémöblemanget, med anledning av ett jubileum eller
helt enkelt bara för en fika. När det längre fram blir aktuellt att be om pengar, har ni redan en
förtroendefull relation.
4. Erbjud ett positivt resultat
Kom inte med ett problem utan erbjud en chans till utveckling. (Sen kan det för all del finnas
problem som måste övervinnas på vägen mot det positiva målet.) Ge en övertygande bild av
hur bra det kommer att bli när projektet är genomfört/verksamheten är utvecklad.
5. Gör väl genomarbetade ansökningar och redovisningar
Även om det bara handlar om ett årligt återkommande stöd av närmast symbolisk karaktär,
ger det dig chans att flagga för idéer och berätta om vad ni gjort. Utgå gärna från riktlinjerna
för stödet i dina beskrivningar. Får du en chans att lämna in handlingarna vid ett personligt
besök så gör det, då får du tillfälle att visa ditt engagemang och ytterligare utveckla vad ni
gör nu och vad ni vill göra i framtiden.
22
Checklista vanliga bidragsformer
















Kommunalt verksamhetsbidrag och lokalkostnadsbidrag
SFI-stöd för visning av svensk film
SFI-stöd för momskompensation (gäller ej momsregistrerade biografer)
SFI-stöd för lokalt publikarbete
SFI-stöd för teknisk upprustning
Europa Cinemas-bidrag
Europa Cinemas International-bidrag
Skatterabatt på arbetsgivaravgiften för små arbetsgivare
Anställningsstöd (finns i många former!)
Stöd från filmpool, regionalt resurscentrum eller liknande
Landstingsstöd (finns i olika former!)
Studieförbund (särskilt för gäster och speciella projekt)
Projektstöd från länsstyrelsen
EU:s strukturfonder (regional utveckling, kompetenshöjning, LEADER)
Allmänna arvsfonden (särskilt för verksamhet riktad mot barn/ungdom och
funktionshindrade)
Kulturbron
Speciellt just nu:


Regional kulturplan – bevaka att film i allmänhet och bio i synnerhet finns med
2K-stöd (SFI, MEDIA, vissa regioner, kommunen – se 2K-Nytt)
23