Bilagesamling - Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet
BILAGOR Teknologkårens kårstyrelsemöte 2014-08-22 PROJEKTSPECIFIKATION/PLAN 2015 Dokumentnamn: Projektplan LARV 2015.doc Ändrad: 2014-08-08 av Josefine Pettersson Distributionslista Namn (person/organisation/grupp) Kommentar TKLs ledningsgrupp 14/15 Bilagor Dokumentnamn Dokumentbokstav Marknadsföringsplan A Grafisk profil B Företagsrelationer C Funktionärer D Arbetsbeskrivning E Revisionshistorik Utgåva Datum Utfärdare Status 001 2014-08-08 J Pettersson Utkast Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Kommentar Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Sammanfattning Detta är ett dokument som sammanställts för att ge en bättre överblick över projektet Luleå ARbetsmarknadsVecka (LARV) för Teknologkårens ledningsgrupp, LARVs projektgrupp och koordinatorer. Projektspecifikationen är grunden till projektet och innehåller dels bakgrunden till projektet, lite historia men även riktlinjer för att skapa ett så pass bra LARV 2015 som möjligt. Detta dokument kommer fungera som ett levande dokument, och kommer således att revideras och vidareutvecklas under projektets gång. Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Innehållsförteckning 1 INLEDNING .................................................................................................................................................................... 1 1.1 MÅLGRUPP .................................................................................................................................................................. 1 1.2 DEFINITIONER OCH FÖRKORTNINGAR .......................................................................................................................... 1 1.3 BAKGRUND ................................................................................................................................................................. 1 1.4 IDÉ/SYFTE.................................................................................................................................................................... 2 1.5 PROJEKTMÅL ............................................................................................................................................................... 2 1.5.1 Övergripande mål ............................................................................................................................................... 2 1.5.2 Interna mål .......................................................................................................................................................... 3 2 PROJEKTBESKRIVNING ............................................................................................................................................ 4 2.1 AVVIKELSER OCH ÄNDRINGSHANTERING .................................................................................................................... 4 2.2 RAPPORTERINGSRUTINER ............................................................................................................................................ 4 2.2.1 Koordinatorer och funktionärer – Projektgrupp ................................................................................................. 4 2.2.2 Projektgrupp – Projektledare.............................................................................................................................. 4 2.2.3 Projektledare – Kårstyrelsen............................................................................................................................... 4 2.3 AVGRÄNSNINGAR ........................................................................................................................................................ 4 2.3.1 Lokalyta ............................................................................................................................................................... 4 2.3.2 Geografisk placering ........................................................................................................................................... 6 3 PROJEKTPLAN .............................................................................................................................................................. 7 3.1 TIDSPLAN OCH PROJEKTFASER .................................................................................................................................... 7 3.1.1 Fas 1. Planering .................................................................................................................................................. 7 3.1.2 Fas 2. Genomförande .......................................................................................................................................... 7 3.1.3 Fas 3. Avslut ........................................................................................................................................................ 7 3.1.4 Fas 4. Effekthemtagning ...................................................................................................................................... 8 3.2 MILSTOLPAR ............................................................................................................................................................... 8 4 PROJEKTBUDGET ........................................................................................................................................................ 9 5 PROJEKTORGANISATION OCH INTRESSENTER ............................................................................................. 12 5.1 PROJEKTORGANISATION ............................................................................................................................................ 12 5.1.1 Kårfullmäktige (KF) – Uppdragsgivare ............................................................................................................ 12 5.1.2 Kårstyrelsen (KS) .............................................................................................................................................. 12 5.1.3 Projektledare ..................................................................................................................................................... 13 5.1.4 Styrgrupp/samrådsgrupp ................................................................................................................................... 14 5.1.5 Projektgrupp och postbeskrivning..................................................................................................................... 14 5.1.6 Koordinatorer ................................................................................................................................................... 15 5.1.7 Funktionärer ..................................................................................................................................................... 15 5.1.8 LARV-CREW ..................................................................................................................................................... 15 5.2 INTRESSENTER........................................................................................................................................................... 15 5.3 KOPPLINGAR TILL ANDRA PROJEKT ........................................................................................................................... 16 5.4 KOMMUNIKATIONSPLAN OCH SPELREGLER ............................................................................................................... 16 6 RISKER OCH MÖJLIGHETER ................................................................................................................................. 17 7 ÖVERLÄMNANDE/PROJEKTAVSLUTNING ........................................................................................................ 18 7.1 AVTACKNING ............................................................................................................................................................ 18 7.2 PROJEKTGRUPPENS ÖVERLÄMNINGARBETE ............................................................................................................... 18 7.3 UTVÄRDERING AV MÄSSAN ....................................................................................................................................... 19 7.4 PROJEKTLEDARENS ÖVERLÄMNINGSARBETE ............................................................................................................. 19 7.4.1 Företagsgruppen ............................................................................................................................................... 25 7.4.2 Mässbyggnadsgruppen ...................................................................................................................................... 27 7.4.3 PR-gruppen ....................................................................................................................................................... 28 Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] 7.4.4 Servicegruppen .................................................................................................................................................. 30 Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 1 av 38 1 Inledning Syftet med detta dokument är att beskriva och delvis informera om projektets planering och fortgång inför LARV 2015. Detta dokument skall i första hand leda till ökad delaktighet i LARV genom ökad förståelse för projektet som helhet. Därmed fungerar dokumentet som stöd för både projektgrupp, koordinatorer och projektledaren genom hela projektet, från planeringsfas till utvärdering. 1.1 Målgrupp Dokumentet är ämnat för Teknologkårens styrelse, projektledaren, LARVs projektgrupp och koordinatorer. Övriga intressenter erhåller dokumentet på begäran. 1.2 Definitioner och förkortningar PL: Projektledare för LARV AO: Arbetsmarknadsenhetens ordförande ARG: ARbetsmarknadsGruppen inom Reftec ARGast : Arbetsmarknadsdagar.se KF: Kårfullmäktige KS : Kårstyrelsen Koordinator: F.d. medhjälpare. Sitter under projektgruppen och fungerar som en förlängande hand. LG: Ledningsgruppen LTU: Luleå Tekniska Universitet VO: Vice kårordförande Reftec: Samarbete mellan de sju naturvetarkårer på de största teknolog- och naturvetarlärosätena i Sverige. TKL: Teknologkåren vid Luleå Tekniska Universitet LS: Luleå studentkår UK: Utvecklingskonferens KF: Kårfullmäktige 1.3 Bakgrund LARV, Luleå ARbetsmarknadsVecka, har sedan 1983 arrangerats vid Luleå Tekniska Universitet (LTU) av Teknologkåren (TKL). LARV är en del i TKLs arbete som innebär att förbereda sina medlemmar på det stundande arbetslivet. Syftet med projektet är att skapa en ökad studiemotivation och möjliggöra nätverks- och kontaktskapande som gynnar medlemmen vid sitt inträde i arbetslivet efter studierna. LARV är ett uppskattat projekt och de allra flesta av studenterna som besöker mässan anser att den gynnar dem på olika vis. Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 2 av 38 Projektets struktur och genomförande har i stora drag sett likadant ut från år till år. Det är upp till varje projektledare, eventuell styrgrupp och projektgrupp att vidareutveckla konceptet förutsatt att minimikraven från tidigare år uppfylls. Projektet har varierat i omfattning och gått från att vara en vecka fylld av aktiviteter och mässdag till att enbart vara en mässdag, för att sedan försöka återgå till ett helhetskoncept med en vecka full med aktiviteter. Inför verksamhetsåret 2013/2014 förstärktes arbetsmarknadsenheten genom att rollen som arbetsmarknadsenhetens ordförande och projektledare för LARV separerades. Tanken var att AOn i större utsträckning skulle fokusera på framtiden för enheten genom att arrangera fler arbetsmarkandsevent samt att utöka och utveckla TKLs näringslivskontakter. Projektledaren för LARV skulle fokusera på fortsatt dokumentation och utveckling av LARVprojektet. Projektledaren för LARV 2014 ersatte således AvO i ledningsgruppen och denna post blev 100 % arvoderad under verksamhetsåret 2013/2014. Detta koncept var mycket lyckat, vilket innebar en fortsatt arvodering av projektledarposten under verksamhetsåret 2014/2015. 1.4 Idé/syfte LARV… …är i första hand till för TKL-medlemmar* …skall verka för att båda parter, företag och student, får ut maximalt vid mötet …skall skapa naturliga mötesformer mellan företag och student …skall utveckla medlemmars anställningsbarhet. färdighet att marknadsföra sig själva vilket ökar …skall vara professionellt genomfört * LARV är i första hand till för TKL-medlemmar och prioritet läggs på att bjuda in de företag som är av intresse för programstudenter under TKL. Däremot finns såväl intresse som vinning i att verka för ökad mångfald bland gästande företag både för medlemmar och företag. Källa: UK 2011, ARG, Stockholm 1.5 Projektmål Projektmålen nedan, både de övergripande och de interna, är definierade för att bättre kunna mäta kvalitén på mässan på ett bra sätt. Detta genom att jämföra hur många mål som uppfyllts efter projektavslutandet. 1.5.1 Övergripande mål Målen nedan är från TKLs Mål- och visionsdokument fastställt av KF 2014-03-06 80 % av studenterna skall vara nöjda med arbetslivsanknytningen under studietiden. o Teknologkåren skall säkerställa att det finns riktade event till alla program o Alla studenter skall ha möjlighet att besöka företag i grupp eller enskilt o Erbjuda företag möjlighet att möta och identifiera studenter utefter sina behov/önskemål o Det skall finnas en tydlig ansvarsfördelning när det kommer till arbetsmarknadsfrågor Säkra långsiktiga samarbetspartners för att bidra till Teknologkårens utveckling och ekonomiska styrka o Teknologkårens produktportfölj skall vara väl utvecklad och attraktiv för samarbetspartners, såväl kort- som långsiktiga Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 3 av 38 o Befintliga samarbeten skall värnas och utvecklas på alla parters villkor Teknologkåren skall vara en naturlig samarbetspartner för LTU Karriär o Alla utbildningar skall ha skarpa näringslivsanknytningar utefter studenternas önskemål o Alla studenter skall ha möjlighet till personlig karriärcoachning o Arbeta aktivt för att säkerställa fungerande alumnverksamhet Varumärket LARV och dess utbud skall vara välkänt inom teknologisektorn i Sverige o LARV skall aktivt utvärderas och utvecklas i samarbete med studenter, näringsliv och offentlig sektor o Varje student och utställare skall känna att de är nöjda samt fått ut ett mervärde av LARV 1.5.2 Interna mål Interna målen kommer fastställas under en workshop med projektgruppen för LARV under början av höstterminen. Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 4 av 38 2 Projektbeskrivning 2.1 Avvikelser och ändringshantering Beslut om ändringar som inte påverkar projektets tids- och kostnadsramar skall fattas med projektledaren i samråd med projektgruppen. Vid större ändringar i tidsplan, beslut som påverkar budgeten och projektet väsentligt skall dessa alltid tas upp med kårstyrelsen 2.2 Rapporteringsrutiner 2.2.1 Koordinatorer och funktionärer – Projektgrupp Denna rapporteringsrutin bestäms internt inom de fyra subgrupperna (Mässbyggnadsgruppen, Företagsgruppen, Servicegruppen, PR-gruppen) 2.2.2 Projektgrupp – Projektledare Projektgruppen skall som regel rapportera till projektledaren via sina gruppansvariga. Dessa har i sin tur rapporteringsskyldighet under varje torsdagslunchmöte. På samma vis är gruppansvariga skyldiga att föra vidare information från projektledare ner till projektgrupp. 2.2.3 Projektledare – Kårstyrelsen Projektledaren rapporterar till Kårstyrelsen under Kårstyrelsemötena. Rapporteringen skall innehålla följande punkter: Uppdatering om nuläget Ekonomi Antal företag 2.3 Avgränsningar 2.3.1 Lokalyta Inför LARV 2012 undrade intressenter hur dåvarande projektgrupp såg på utökandet av antal företag. En utredning gjordes inför projektet av projektledaren för LARV 2012. Av denna utredning kunde det sammanfattningsvis sägas att detta inte var önskvärt. Trots denna utredning ökade antalet deltagande företag med cirka 15 stycken under LARV 2012 vilket till stor del beroende på ett ökat tryck bland företagen att delta på LARV. Det var totalt 128 företag och intresseorganisationer som deltog i LARV 2012. Tyvärr upplevdes lokalerna för mässan inte anpassade för denna kvantitet. En sammanställning av utvärderingarna visar på att det upplevdes mycket trångt på mässområdet av både företagsrepresentanter och besökare på mässan. Vid genomförandet av LARV 2013 låg fokusen på kvalitet snarare än kvantitet. Trängseln och förändringar i mässkartan under LARV 2012 skapade både förvirring för besökare som för företagen, vilket sänkte känslan för kvalitet. Därför sänktes antalet deltagande företag och intresseorganisationer under LARV 2013, vilket ledde till en gräns på 105 stycken besökande företag. Under LARV 2014 deltog 110 utställare och mässområdet upplevdes brae. En Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 5 av 38 undersökning kring utökning av lokaler gjordes under LARV 2014, och offert från STUK togs in. Dock ansågs detta som en alldeles för dyr investering. Inför kommande LARV 2015 ligger fokus fortfarande på kvalité än kvantitet därmed kommer inte fokus ligga på lokalfrågan. Tanken med LARV 2015 är att tänka långsiktigt och utveckla mervärdet och kvalitén av mässan. Detta genom att till exempel förberedande aktiviteter och aktiviter kring mässdagen. Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 6 av 38 2.3.2 Geografisk placering En till avgränsning för projektet LARV är den geografiska placeringen. Denna medför att resor till och från mässan för utsällarna blir dyrare då många av huvudkontoren ligger i Stockholm och söderut. (Detta gentemot mässor söderut.) Det är av all vikt att LARV visar arbetsmarknadens bredd och geografisk spridning för att maximera studentnyttan. Genom att lägga fokus på kvalitén, utveckling, skapa en attraktiv mötesplats och lyfta fram Luleå Tekniska Universitets studenters styrkor kan denna avgränsning suddas ut. För att göra LARV ännu mer attraktivt har LARV ett lägre pris på baspaketet än andra mässor i söder (inom Reftec) för att kompensera för företagsrepresentanternas höga resekostnader. Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 7 av 38 3 Projektplan 3.1 Tidsplan och projektfaser Projektet delas upp i fyra faser för att förklara projektets livscykel: 1. Planering 2. Genomförande 3. Avslut 4. Effekthemtagning 3.1.1 Fas 1. Planering Här sker all grundplanering och förberedelser till projektet och projektstart. Rekrytering av projektgrupp o Information och marknadsföring kring rekrytering exempelsvis uppdatera hemsida. o Intresseanmälan och intervjuer av projektgrupp o Projektgrupp väljs Fastställa spelregler, interna mål och deadlines, kommunikationsplan och riskanalys under workshop under september månad. Uppdatera projektplanen kontinuerligt Projektgrupp planerar sina subgruppers interna mål. 3.1.2 Fas 2. Genomförande 3.1.3 Uppstart o Startar projektet formellt. Genomgång av tidsplan, marknadsföringsplan, befogenhets- och ansvarsfördelning o Utdelning av resurser (access till lokaler, mobiltelefoner och så vidare) o Kick-off och teambuilding Avrapportering till projektledaren och KS Projektgrupp rekryterar koordinatorer Utbildning Avtal och prissättning, inbjudan till mässutställare går ut, öppning av anmälan. Rekrytering av funktionärer Prep-week och katalogreleese Mässvecka (mässdag, personliga samtal, mingelkväll, event) Städning och tillbakalämnande av prylar Fas 3. Avslut Avtacka projektgrupp, koordinatorer, funktionärer Intyg Skriva överlämningar Projektgruppen har personligt överlämningsmöte med projektledaren Sammanställning av resultat och utvärderingar Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 8 av 38 3.1.4 Fas 4. Effekthemtagning 3.2 Har projektet uppfyllt målen? Budgetuppföljning Milstolpar Projektgrupp rekryterad Projektplan klar och godkänd Marknadsföringsplan klar och presenterad Koordinatorer rekryterade Intresseanmälan öppnar Intresseanmälan stänger Fullständig anmälan öppnar Fullständig anmälan stänger Rekryterat hela LARV-crew Nå budgeterat antal företag Katalogrelease Anmälan personliga samtal öppnar Prep-week Mingelkväll Mässdag Bankett Event under mässveckan avklarade Städat och undanplockat efter mässan Överlämning Utvärderingar Avtackning LARV 2016 projektledare vald Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 9 av 38 4 Projektbudget Nedan följer LARV 2015 budget. Intäkter Anmälningsavgifter Extra Monteravgift LARV Huvudsamarbetspartner Dagsbiljetter Bar Middagsbiljetter Kopior (tjänster) 100 17 500 103 150 50 125 65 720 Summa intäkter 1 750 000 208 250 75 000 12 875 9 750 36 000 1 000 kr kr kr kr kr kr kr 2 092 875 kr Kostnader Upptakt Projektgruppen Avtackningsfest Aktiviteter Värdar Utbildningar LARV projektet till förfogande Middag Lunch och fika ARGast Förbrukningsmaterial Hus, gods och transporter Resor Representation Telefon www-system/ dataprogram Porto Kopior Tryckkostnader Arvode Arbetsgivargifter Traktamente Friskvård Avskrivningar Anslag kåren centralt Summa kostnader 1 3 370 RESULTAT Beräkningsunderlag Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr 0 kr Antal Extra monteravgift Monteryta (m2) Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå 8 264 52 232 4 132 20 000 91 800 1 300 5 000 303 000 47 690 36 000 2 000 107 000 4 000 1 000 1 500 2 000 1 500 1 500 88 000 157 635 24 422 3 000 3 370 2 447 1 124 083 2 092 875 50 Organisationsnummer: 897000-5388 á-pris 2 625 131 250 kr Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 10 av 38 Hyra utrustnig Extra värdar Barbord och barstolar Summa 25 000 2 000 50 000 208 250 Upptakt LARV-projektgruppen Summa 13 636 Projektgruppen Representationskläder Resor Fri disp, gemensamma akt Summa 13 13 13 2 200 1 500 318 Avtackningsfest LARV-projektgruppen Summa 13 318 Värdar Väska/Presenter Tröja företagsvärd Tröja medhjälpare Övrigt LARV crew Informationsmaterial Summa 200 120 30 50 130 250 150 500 150 10 Utbildningar Projektgrupp LARV Summa 13 100 400 400 300 350 150 120 10 500 502 502 60 35 Middag Mat, bankett Dryck Kvällen före Underhållning och dekoration Hyra Hedersgäster Bar Summa Lunch och fika Lunch Fika Summa Hus, gods och transporter Vakter och bärhjälp Hyra div matriell Diverse inköp Gods Busscharter/bilhyra Drivmedel Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 10 Organisationsnummer: 897000-5388 1 200 kr kr kr kr 8 264 kr 8 264 kr 28 600 19 500 4 132 52 232 kr kr kr kr 4 132 kr 4 132 kr 50 000 18 000 15 000 7 500 1 300 91 800 kr kr kr kr kr kr 1 300 kr 1 300 kr 140 000 60 000 36 000 40 000 13 000 5 000 9 000 303 000 kr kr kr kr kr kr kr kr 30 120 kr 17 570 kr 47 690 kr 5 000 15 000 1 000 10 000 12 000 4 000 kr kr kr kr kr kr Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 11 av 38 Hyra barbord och barstolar Summa 60 000 kr 107 000 kr Telefon Projektgruppen, telefon Summa 13 Tryckkostnader Material till bankett Katalog Inbjudningar och tackkort Affischer Banderoll Marknadsföringsmaterial Summa Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 300 3 900 kr 3 900 kr 28 500 10 000 1 500 8 000 15 000 25 000 88 000 Organisationsnummer: 897000-5388 kr kr kr kr kr kr kr Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 12 av 38 5 Projektorganisation och intressenter 5.1 Projektorganisation Nedan följer en schematisk organisationsstruktur över LARV 2015. 5.1.1 Kårfullmäktige (KF) – Uppdragsgivare Fullmäktige är TKLs högst beslutande organ. Fullmäktige beskrivs under Teknologkårens stadgar kap 8 Befogenheter: Inrättande av tjänster inom TKL fattas av fullmäktige Fastställa övergripande riktlinjer, budget, verksamhetsplan och strategi för TKLs verksamhet. Följa upp och granska TKLs verksamhet Beslutar om ansvarsfrihet för kårstyrelsen 5.1.2 Kårstyrelsen (KS) Kårstyrelsen är kårfullmäktiges ställföreträdare (representant). Kårstyrelsen äger mellan fullmäktiges sammanträden rätt att företräda TKL. Styrelsens uppgift är att leda och kontrollera verksamheten. LARV: Kårstyrelsen utformar detaljbudgeten för LARV Ansvar: Är ytterst ansvariga för projektet ekonomiskt Befogenheter: Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 13 av 38 5.1.3 Besluta i valet av projektgruppsmedlemmar. Projektledaren lägger fram förslag varefter KS beslutar. Projektledare Projektledaren välja av KF och ansvarar inför KS. Denna post är 100% arvoderad. I sitt arbete med projektet skall projektledaren sträva emot att: Leda projektet öppet och vara rakt och tydlig i sin kommunikation Lita på, och delegera ansvar med arbetsuppgifter till medlemmar i projektgruppen Arbeta för god stämning och sammanhållning i projektgruppen Ansvar: Genomföra projektet inom ramar av projektplanen och TKLs stadgar Är föredragande i styrgrupp I första hand vara LARVs ansikte utåt (ihop med projektgruppsmedlemmen anmälningsansvarig). Projektledaren sammankallar möten med styrgrupp, projektgrupp och andra inblandade vid behov och ansvarar för att dessa möten protokoll förs. Projektledaren tillgodoser projektgrupp och samrådsgruppen samt intressenter med information eller det stöd som behövs i genomförandet av projektet. Projektledaren ansvarar (ihop med anmälningsansvarig) för arbetsmarknadsdagar.se; inbjudan och anmälan. Identifierar och inför förbättringar i arbetssätt Informera KS och styrgrupp om projektlägets fortlöpande Skapa rutiner för projektets genomförande Säkerställa att projektgruppen följer budget och de uppsatta projektmålen Säkerställa att projektet genomförs enligt sunda ekonomiska värderingar Säkerställa att överenskomna metoder och hjälpmedel används Föreslå utformning, förbättringar och genomföra överlämning inför nästkommande LARV Befogenheter: Beslutsfattande rörande löpande kostnader som belastar resultatenheten LARV Beslut om LARV strategisk och icke strategisk natur Planera, leda, följa upp, sammanställa och styra arbetet i projektgruppen Handläggning av samarbetsavtal och frågor som tillkommer samrådsgrupp för LARV Föreslå förbättringar till nästkommande LARV Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 14 av 38 5.1.4 Styrgrupp/samrådsgrupp En styrgrupp är i dagsläget inte upprättad. Dock är det något som önskas enligt 3.3.1 punkt 1 i Teknologkårens verksamhetsplan 2014-2015. Tanken är att gruppen skall bestå av: Tidigare AO/projektledare Kanslichef Representanter ur KS Representant ur näringsliv Gamla projektgruppsmedlemmar 5.1.5 Projektgrupp och postbeskrivning Projektmedlemmar svarar inför projektledaren och kårstyrelsen. Projektgruppens medlemmar bör betraktas som funktionärer/permanent projektgrupp under TKL och ska vara kårmedlemmar. Dessutom ska projektgruppsmedlem följa TKLs policy för företagsrelationer se Bilaga C – Företagsrelationer. Ansvar: Genomföra det gemensamt planerade arbetet med mässan och dess kringarrangemang Arbeta fram underlag för beslut i samrådsgrupp Befogenheter: Införskaffa nödvändiga hjälpmedel till gruppen som är av ringa ekonomisk betydelse I samråd med projektledare godkänna inleveranser Postbeskrivningarna presenteras nedan. För mer ingående information och arbetsuppdelning se Bilaga E - Arbetsbeskrivningar Företagsgruppen Anmälningsansvarig Sponsansvarig Eventansvarig Marknadsföringsgruppen PR-ansvarig Grafiskt ansvarig IT-ansvarig Mässgruppen Mässbyggnadsansvarig Gods Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Inbjudan, kontakt mellan företag och projektgruppen samt ARGast. Huvudansvar för extern kontakten mot företagen tillsammans med projektledaren. Gruppansvarig*. Huvudansvar för all slags sponsring kring mässan, dock inte huvudsamarbetsavtalet. Event under LARV-veckan, förberedande (prep-week) och avslutande. Ansvarig för planeringen av marknadsföringen (marknadsföringsplanen) och utvärderingar. Gruppansvarig*. Allt grafiskt material, profilprodukter, fotografering av engagerade Hemsidan, utveckling och uppdatering och katalogen vidareutveckling och kontinuerlig uppdatering. Uppbyggnad av mässområdet, el och säkerhetsansvarig. Gruppansvarig*. Gods, logistik och hyra av möbler Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 15 av 38 Servicegruppen Receptionsansvarig Bankettansvarig Rekryteringsansvarig Personliga samtal, receptionerna och taxiverksamhet. Gruppansvarig*. ”Mingelkväll”, lunchen, banketten, lounger och garderober Ansvarig för samordningen av rekryteringen. *Genom att vara gruppansvarig ansvarar personen för gruppens deadlines och har även rapporteringsskyldighet till projektledaren 5.1.6 Koordinatorer Koordinatorerna (f.d. medhjälpare) sitter under projektgruppen och fungerar som projektgruppens förlängda hand. Dessa personer kommer under LARV 2015 få ta del av varsin arbetsbeskrivning för att få ett tydligare delansvar. Koordinatorerna ska vara kårmedlemmar. Arbetsperioden som koordinator gäller mellan november-januari. 5.1.7 Funktionärer LARVs funktionärer består av eventfunktionärer, receptionsfunktionärer, chaufförer, bankettfunktionärer, designteam, loungefunktionärer, företagsvärdar, mässbyggnadsfunktionärer, nattvakter och godsarbetare. Godsarbetarna får betalt för sitt arbete under mässveckan då de jobbar heltid under hela veckan. Resterande funktionärer, utom eventfunktionärerna som hjälper till under Prep-week, har arbetsfokus kring mässveckan. LARV vill att funktionärer skall vara kårmedlemmar om så är möjligt. Detta motiveras genom att medlemspremiera funktionärer som är medlemmar. I Teknologkårens stadgar, se Bilaga D - Funktionärer, förklaras definitionen och kraven på av att vara funktionär under Teknologkåren och LARV. 5.1.8 LARV-CREW LARV CREW är ett samlingsnamn för alla engagerade studenter som fungerar som stöd i skapandet av LARV. Det är allt från projektgruppen, koordinatorer, chaufförer till alla övriga funktionärer. 5.2 Intressenter Det finns tre huvudgrupper av intressenter till LARV. Grupperna består av: Företag Studenter Engagerade Dessa kan i sin tur delas in i subgrupper. Dock presenteras dessa inte här, utan intressenterna presenteras djupare i marknadsföringsplanen (se Bilaga A - Marknadsföringsplan). Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 16 av 38 5.3 Kopplingar till andra projekt Kopplingar med andra projekt är viktig för LARVs fortsatta utveckling. Därmed prioriteras Reftec-samarbetet, vilket är ett samarbete mellan de sju naturvetarkårer på de största teknolog- och naturvetarlärosätena i Sverige. Inom Reftec finns en ARbetsmarknadsGrupp (ARG) som har möten för erfarenhetsutbyte cirka en gång i månaden. Denna grupp består av arbetsmarknadsansvariga och projektledare för de sju olika kårerna. ARG-möten ger en bra grund till nya kunskaper och ger LARV en chans att utvecklas även på lång sikt. Det är därmed av all vikt att dessa möten skall prioriteras. En speciell koppling skapas med Uniaden (Umeås mässa), då en teambuilding/workshop med LARVs projektgrupp och deras skall genomföras under hösten. 5.4 Kommunikationsplan och spelregler En kommunikationsplan och spelregler upprättas av projektgruppen internt för att främja kommunikation och gruppdynamik. Planen och reglerna diskuteras fram tillsammans med projektgrupp under en workshop tidigt på hösten. Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 17 av 38 6 Risker och möjligheter Riskanalysen kommer göras tillsammans med projektgruppen under en workshop på hösten. Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 18 av 38 7 Överlämnande/projektavslutning 7.1 Avtackning Det är viktigt att visa att LARV och TKL uppskattar sina engagerade. Detta görs via en bra avtackning och även att man får en sporrande ”morot” nu och då genom projektet. Genom att genomföra en bra avtackning till de som engagerar sig under LARV 2015 skapar man förhoppningsvis ett intresse för fortsatt engagemang inom LARV 2016 eller inom TKLs organisation. Det är således viktigt att tid läggs ned på avtackningen. Följande avtackning (och förmåner) gäller för de olika grupperna: Funktionärer: Bankett (TKLs medlemmar går gratis, övriga får betala en delsumma av kuvertpriset) Intyg Gratis mat, dryck och dylikt räknas även in som tack. Delta på mingelkvällen Koordinatorer Det som gäller för funktionärerna TB med projektgrupp Mysmiddag som avslut Projektgrupp 7.2 Samma som funktionärer + koordinatorer Besöker andra mässor (Armada) TB med Umeås mässa Avtackningshelg Projektgruppens överlämningarbete När mässdagen är genomförd har projektgruppen en viktig uppgift kvar överlämningsarbetet. Överlämningen innebär en utvärdering av projektet, att skriva sin överlämning till efterträdaren, uppdatera sin arbetsbeskring och nominera kandidater inför nästkommande projektgrupp. Projektgruppen skall även ha en muntlig överlämning med sin efterträdare. Överlämningarna och arbetsbeskrivningarna skall följa den formalia som TKLs policy anger, och således LARVs grafiska profil. Denna information finns i Bilaga B – Grafisk profil. Allt detta arbete är vitalt för att LARV ska kunna fortsätta att utvecklas, kunskap bevaras och erfarenheter förs vidare. Genom ett bra överlämningsarbete minskas risken att samma problem återupprepas år efter år. Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 19 av 38 7.3 Utvärdering av mässan Utvärderingsmöte skall ske både enskilt och i storgrupp med projektgruppen för att få tips till nästkommande år gällande gruppdynamik och projektstruktur. Mässan ska även den utvärderas från de tre olika intressenternas perspektiv. Dock har det varit problem med dessa utvärderingar då man inte vetat hur pass pålitliga och trovärdiga dessa är. Under LARV 2015 kommer en undersökning göras för att se hur man kan skapa utvärderingar som ger ett trovärdigt utfall. Det är viktigt att utvärderingar utförs för att LARV ständigt ska bli bättre och utvecklas på längre sikt, men även för att LARV ska fortsätta vara ett ”projekt i tiden”. 7.4 Projektledarens överlämningsarbete Utvärderingen och resultatet ska ligga till grund för överlämningen. Tankar och åsikter kring projektet ska föras vidare både muntligt och i en skriftlig överlämning. Detta för att säkerställa kvalitén även på en längre sikt. För att underlätta överlämningen till nästkommande projektledare ska en överlämningsplan skapas. Projektledaren ska således göra en sammanställning av projektgruppens dokument och input för att skapa en överskådligare bild för nästkommande projektledare och projektgrupp. Därmed skall olika dokument i diverse databasar och pärmar som projektledaren ska tillhandaha ska även sorteras. Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 20 av 38 Bilagor Bilaga A – Marknadsföringsplan Fastställs av Kårstyrelsen under Kårstyrelsemötet den 26/9 2014. Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 21 av 38 Bilaga B - Grafisk profil Utdrag ut Teknologkårens policysamling, fastställd av KS 2014-04-25 5.4.Teckensnitt För brödtext, det vill säga löpande stycketext, används Bembo i 11 punkters storlek. Bildtexter sätts i Bembo kursiv, 11 punkter. Sidhuvuden och sidfötter sätts i Bembo, 8 respektive 7 punkter. Huvudrubriker sätts i Arial Black, 18 punkter. Underrubriker finns i två nivåer som båda sätts i Arial Black, 14 punkter samt 11 punkter. Undantag från dessa storlekar kan givetvis göras, men det här bör vara riktvärden för A4dokument. Ska dokumenten skrivas ut i A5-häfte baserat på A4 kan textstorleken ökas med en till två punkter för att höja läsbarheten. Huvudrubrik Rubriknivå 1, Arial Black, 18 punkter Underrubrik Rubriknivå 2, Arial Black, 14 punkter Underrubrik Rubriknivå 3, Arial Black, 11 punkter 5.9.LARVs Brödtext grafiska profil Brödtext, Bembo, 11 punkter Namnet LARV står för Luleå ARbetsmarknadsVecka och återges alltid i versaler. Det är ett väl inarbetat namn för Teknologkårens arbetsmarknadsdagar vilket använts sedan mässans start Bildtext Bildtext, Bembo kursiv, 11 punkter 1971 och som därmed ej skall ändras på. Loggan med de rundade kanterna används utan förändringar eller tillägg. Sidhuvud Sidhuvud, Bembo, 8 punkter Sidfot Sidfot, Bembo, 7 punkter Den vinröda färgen allmänt kallad TKL-rött heter Pantone 201C (Pantone solid coated) och motsvaras av: CMYK C: 25 Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå RGB R: 158 Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Lab L: 35 NICS NICS 306 Organisationsnummer: 897000-5388 #9e1b32 HEX Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 22 av 38 M:100 Y:79 K:20 Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå G:27 B:50 Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 a: 53 b: 25 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 23 av 38 Bilaga C – Företagsrelationer Utdrag ut Teknologkårens policysamling 1. Policy för företagsrelationer Fastställd av KS 2005-06-14. Denna policy gäller Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet, alla dess enheter och andra organisationer som via studentkåren uppbär rätten att använda sig av Teknologkårens namn. Fortsättningsvis hänförs till dessa med beteckningen TKL. Syftet med denna policy är att fastställa riktlinjer för TKL:s agerande gentemot företag och andra kommersiella intressenter. Samarbete med sådana externa kontakter ger TKL möjlighet att erbjuda sina medlemmar service och aktiviteter utöver grundläggande verksamhet. Våra samarbetspartners är i sin tur intresserade av att få TKL:s hjälp med rekrytering och marknadsföring. Med rekrytering avses exponering för att inom en snar framtid anställa Teknologkårens medlemmar. Samarbetsavtal ska ses som en långsiktig beskrivning av ömsesidiga relationer. 1.1 Regler och riktlinjer TKL har idag ett mycket gott rykte. För att inte äventyra detta är det av största vikt att vi i vårt agerande visar måtta och hänsyn. Vår målsättning skall alltid vara att upprätthålla långsiktigt goda relationer. Part som TKL tecknat samarbetsavtal med skall ses som TKL officiella samarbetspartner. Vid alla kontakter skall det tydligt framgå vem som är avsändaren. Namn, förening/kommitté och eventuell teknologsektion skall alltid uppges. Vid samarbetsförfrågan från TKL skall ett väl genomarbetat underlag alltid presenteras. Vid varje samarbete skall en kontaktperson utses som ansvarar för att säkerställa kontinuiteten i relationen och att ingångna avtal uppfylls. Kårens centrala samarbetspartners får ej kontaktas av annan enhet inom TKL än ansvarig för avtalet om inte annat överenskommits. Sektionerna bör ha en liknande struktur. Inflytande i högskolans, kårens eller sektionens beslutande eller rådgivande organ får ej erbjudas i något samarbetsavtal. Ingen ersättning får utgå till enskilda personer om inte företaget uttryckligen så önskat. Personliga gåvor skall alltid stå i rimlig relation till den totala motprestationen. För ökad tydlighet och förståelse rekommenderas denna policy medfölja varje erbjudande. Ingen teknologsektion har rätten att teckna avtal gällande fler sektioner om inte dessa blivit kontaktade. Kan ovanstående regler ej uppfyllas kan enheten fråntas rätten att använda Teknologkårens namn. Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 24 av 38 Bilaga D – Funktionärer Utdrag ur Teknologkårens stadga, fastställd 2014-04-03 Allmänt 10:1 Kapitel 10: Funktionärer Med funktionär menas individer som på något sätt innehar en funktion inom TKL eller TKL:s sektioner Krav 10:2 Funktionär ska vara medlem i TKL om så är möjligt. Om ordinarie medlemskap ej är möjligt ska funktionär vara antingen stödmedlem i TKL eller medlem i annan kår. Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 25 av 38 Bilaga E – Arbetsbeskrivningar Nedan följer projektgruppens arbetsbeskrivningar i bokstavsordning efter subgrupperna. Gemensamt för alla arbetsbeskrivningar är följande: Arbetsbeskrivning är tänkt att vara ett stöd och ett komplement till den fullständiga projektplanen för dem som är en del av LARV 2015s projektgrupp. Detta dokument är ett levande dokument och ska utvecklas under projektets gång för att kunna vara till nytta för både dem och deras efterträdare. 7.4.1 Företagsgruppen Anmälningsansvarig Gruppansvarig o Delta på lunchmöten varje vecka med gruppansvariga och projektledare (PL). o Ansvarig för kontinuerlig avstämning med företagsgruppen o Ansvarig för företagsgruppens deadlines o Ansvarig för att uppmärksamma projektets ledning om något inte står rätt till i företagsgruppen Vara projektgruppens (PG) enhetliga kontakt med företagen Rekrytera två stycken koordinatorer Skriva arbetsbeskrivningar till koordinatorer(na). Övergripande ansvar arbetsmarknadsdagar.se (ARGast) o Godkänna företag o Uppdatera, rätt kontaktuppgifter Alla från Fullständiga Anmälan (FA) 2014 till Inbjudningslista Uppdatera frågorna på FAn o Info från PR-ansvarig, receptionsansvarig, godsansvarig, bankettansvarig och mässbyggnadsansvarig Innovationsrummet med PL sätta upp riktlinjer o Vem ska stå i rummet? o Prissättning Samarbete StiL Alpina Ta reda på kontaktuppgifter till företagen som studenter önskar besöka på LARV Kontakta Kristina Mekkitalo ang. företagsfrukost med PL o Inbjudningar att dela ut på plats o Presentation Ansvar för ARGast och anmälningssystemet o Med PL godkänna anmälningar av företag Sammanställning av material till inbjudan & informationsmail o Banketten o ”Mingelkväll” o Logistik och transportmöjligheter o Personliga samtal o Receptionsinformation Ständigt kontrollera om informationen i FAn stämmer, vid konstigheter ring till företagen och dubbelkolla Utskick till företagen efter FA stängt Informera tillsammans med företagsvärdsansvarig hur företagsvärdar ska agera i kontakten med företagen Skriva intyg till koordinatorer Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 26 av 38 Eventansvarig Planera event kring LARV-veckan o CV-tips (CV-granskning med fotografering, LTU-karriär) o Mingla med företagen o Workshops & case Rekrytera en koordinator Skriva arbetsbeskrivningar till koordinator Ansvarig för intygen till funktionärer och koordinatorer under posten Rekrytering av eventfunktionärer o Diskutera ihop med PR-ansvarig, anmälningsansvarig, godsansvarig, receptionsansvarig, bankettansvarig och rekryteringssansvarig Boka salar till eventen Beställa lunchmat, fika och dryck till evenemangen Kontakta företag/organisationer för eventuella evenemang Service till företagen på plats kring evenemangen t ex. vatten och kaffe Marknadsföra evenemang exempelvis: o Bordspratare (PR och grafiskt ansvarig) o Affischer (PR och grafiskt ansvarig) o larv.org (IT, PR och grafiskt ansvarig) o Facebook (PR) Presentation inför varje evenemang, berättar att det är LARV och TKL som arrangerar Event för katalogsläppet/ LARV prep-week Sponsringsansvarig Skriva arbetsbeskrivningar till koordinatorer. Ansvarig för intygen koordinatorer under posten Göra ett levande dokument på lämpliga sponsringsprodukter som ständigt uppdateras med vilka företag som är kontaktade och vilket syfte Sponsringsökning o Bilar till transporten för att köra företagsrepresentanterna i(även bussar?) o Bensin avtal o Produkter nyansering o Mervärdes produkter till projektgruppen för LARV 2015 exempelvis: kostymer vinterjackor, skaljackor smycken väskor o Mat och dryck till loungerna kontakt med bankettansvarig Exempelvis: kaffe mineralvatten fika godis tuggummi o Vinster till tävlingar och för utvärderingar o Varuprover till rekrytering kontakt med PR-ansvarig Uppföljning, är företagen nöjda med hur de blev behandlade och vad de fick ut av sin sponsring till LARV Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 27 av 38 7.4.2 Mässbyggnadsgruppen Godsansvarig Rekrytera två stycken koordinatorer Skriva arbetsbeskrivningar till koordinatorer. Rekrytering av godsarbetare o Diskutera ihop med PR-ansvarig, anmälningsansvarig, bankettansvarig, rekryteringsansvarig och eventansvarig Ansvarig för intygen till funktionärer och koordinatorer under posten Kontakta godsmottagningen och Gunnar Nygren Boka möte med Stefan Carlsson med mässbyggnad o Skaffa nycklar till kulvertar och F40 o Fixa access till godsmottagning för berörda personer Boka F40 av Anna Niska, alternativt diskutera med PL så alla lokaler bokas samtidigt Förboka möbler utifrån tidigare års beställning, gäller speciellt bord och stolar Gå igenom text och information på www.larv.org Gå igenom FA och se vad just du behöver redigera och fundera på Ett system för hur godsutlämning och inlämning sker Schemalägg godsarbetarna och samla in deras passerkortsnummer Beställ mässutrustning efter FA – av t.ex. MSP Kontakta speditör angående utskick av gods, undersök alt. till DHL Hyra/låna palldragare. Det behövs minst 10 men gärna 20… Skicka bokningsbekräftelse på anmäld godsinformation, tryck på dimensioner Dubbelkolla allt o Speciellt hur företagens retur kommer att ske Ha checklistor på allt material Handboken o Godsinformation Information till receptionspärmarna o Godsinformation o Kontaktuppgifter godsarbetare Mässbyggnadsansvarig Gruppansvarig o Delta på lunchmöten varje vecka med gruppansvariga och projektledare (PL). o Ansvarig för kontinuerlig avstämning med mässbyggnadsgruppen o Ansvarig för mässbyggnadsgruppens deadlines o Ansvarig för att uppmärksamma projektets ledning om något inte står rätt till i mässbyggnadsgruppen Boka möte med Stefan Carlsson Boka möte med STUK Beställning av Walkie-Talkies till projektgruppen Hämta nycklar från Akademiska hus (byta lås för att kunna ha säkerhetsrummet) Gör ett schema för dagarna innan LARV Rekrytera två stycken koordinatorer Ansvarig för intygen till funktionärer och koordinatorer under posten Skriva arbetsbeskrivningar till koordinatorer(na). Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 28 av 38 7.4.3 Boka lokaler i samråd med bankettansvarig och projektledare Rekrytering av nattvakter o Diskutera ihop med PR-, anmälnings-, gods-, rekryterings-, bankett- och eventansvarig Monterplacering o Lokalfrågan o Ventilationsfrågan o Deadline ca 5 dagar efter FA o Företagsplacering efter önskemål o Innovationsrummet o Monterkarta och uppladdning av dem o Katalog och monterkarta Göra i ordning mässområdet o Skaffa papperskorgar/sopkorgar o Samordna när alla möbler skall flyttas o Rita upp var alla företag ska vara Tejpa upp monterplatser Ta bort tejpen innan mässans start, när företagsvärdar inte gjort sin uppgift Flytta tillbaka alla möbler efter mässan Städa efter mässan o Allt ska tillbaka till godsförvaring o Prio i bankettlokalen Elnätet o Inventera alla elkablar o Rita ut elnätet Placera ut inför mässan o Städa undan elkablar Säkerhet o Fixa säkerhetsrum o Skriva instruktioner till receptionspärm, välkomstkuvert och handbok ’ PR-gruppen Grafiskt ansvarig Inför tryck av allt material o kolla så att HSP logga finns på materialet Rekrytera en koordinator Skriva arbetsbeskrivning till koordinator Ansvara för intyg till koordinator under posten Marknadsförning (med PR-ansvarig) o Affischer, flyers, bordspratare och ”STUK TV-bilder”. T.ex: Rekrytering av LARV-CREW ”PREP-WEEK” Event ”Önska företag” (med anmälningsansvarig) Webbkatalogreleas etc. o Omslagsbilder till Facebook o Du och PR-ansvarig bestämmer vilka kanaler ni vill jobba med Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 29 av 38 Trycksaker o Banderoller, rollups och dylikt (om det förstärker marknadsföringen) o Handboken, ansvar för layout och att den går i tryck (med företagsvärdsansvarig) o Parkeringstillstånd (med reception) o Namnbrickor till PG, koordinatorer och alla i LARV-CREW o Mässkartor (med mässbyggnad) o Biljetter (med bankett) Lunch Dryck Bankett o Sånghäfte (med bankett) Profilprodukter o Kontakta Reklamtrion och/eller Company Line o Kläder till engagerade Beställ prov ex. Skicka storlekar och tryck o Bestäm tack-gåvor till LARV-CREW Fotografering o PG – kontakta PL o Engagerade Meddela klädsel IT-ansvarig Läsa din företrädares överlämning Rekrytera en koordinator Skriva arbetsbeskrivningar till koordinator. Ansvarig för intyg till koordinator Uppdateringar av hemsidan, all info stämmer Administrera email konton Öppna rekryteringsformuläret Stäng föregående års webbkatalog. Ändra projektledarens plats på larv.org, ej överst (anmälningsansvarig överst) Inloggningar till internet inför mässan Bokningssystem på hemsidan o Personliga samtal och transport – Reception o Bankett anmälan – Bankett Markera de företag som erbjuder personliga samtal Utveckla sökfunktion o Program (länkning till LTU) o Kategorier Design enhetlig (hemsida larv.org och katalogen) Enhetsanpassa katalogen till mobil och surfplattor Gå igenom FA så att du vet hur den fungerar och inför eventuella förändringar innan den går ut till företag Utveckla ett system för att katalogen skall synka automatiskt från arbetsmarknadsdagar.se Alla företags FA importeras till katalogen Öppna upp katalogen för granskning för utställande företag Göra ändringar eftersom dessa inkommer från företagen Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 30 av 38 7.4.4 Information om företagsvärdar till katalogen PR-ansvarig Gruppansvarig o Delta på lunchmöten varje vecka med Gruppansvariga och projektledare o Ansvarig för kontinuerlig avstämning med gruppen o Ansvarig för gruppens deadlines o Ansvarig för att uppmärksamma projektets ledning om något inte står rätt till i din grupp Rekrytering av koordinatorer (tillsammans med rekryteringsansvarig) Skriva arbetsbeskrivningar till koordinator Ansvarig för intygen till koordinator under posten Uppdatera facebook kontinuerligt, levande sida Ansvarig PP-presentation, Infomöte alla värdkategorier LKAB-salen Ansvarig för PP-presentation, Stormöte Utvärderingsansvarig o Kontakt med t ex Erik Lovén som håller kundfokuserad produktutveckling. o Enkätformat, utveckling på föregående års Företag Engagerade Besökare Boka in möte med PL ang. punkten nedan Skriva marknadsföringsplan för LARV o SWOT- analys o Kontakt med event-, rekryterings-, IT-, reception-, bankett-, anmälningsansvarig och grafiskform för att samordna marknadsföring o Tre kunder engagerade, besökare och företag o Servicegruppen Bankettansvarig Rekrytering av bankett- och loungefunktionärer o Diskutera ihop med PR-ansvarig, anmälningsansvarig, godsansvarig, rekryteringsansvarig, mässbyggnadsansvarig och eventansvarig Rekrytera 2-3 stycken koordinatorer Skriva arbetsbeskrivningar till koordinatorerna Ansvarig för intygen till funktionärer och kordinatorer under posten Kvällen före ”Mingelkväll” o Mat och alkoholfri dryck till företagsrepresentanter och engagerade o Planera med gods och reception o Underhållning, musik o Centrum alt STUK Information till anmälningsansvarig som ska skicka ut till företagen Lounger ( i B- och C-huset) o Dekoration Kontakt med spons o Mat och dryck Kontakt med spons och matställen o Schema för loungefunktionärer o Garderob i C-huset o Garderob i B-huset Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 31 av 38 o Dörrvakter för lounger Besöksgarderober i C-huset Lunchen o Biljetter m. grafiker o Avtala med STUK och Centrum alt. Fler om lunchmöjlighet o Extra biljetter för försäljning i receptionen Banketten o Allergier o Biljetter & dryckesbiljetter m. grafiker & STUK o Bordsplacering o DJ/ljudansvarig o Dekorationer o Blommor o Pynt o Pyrot o Nytt och bättre anmälningssystem o Serveringspersonal om inte banketten är på STUK o Sånghäfte/programblad m. grafiker o Ta fram menyförslag och priser(mat och dryck) o Talare(finns vissa klara redan) o Toastning o I kombination med hovmästare Underhållning o Band Gå på Armadabankett med PL Handboken o Bankett info till företagsvärdsansvarig Diskutera ihop sig med receptionsansvarig hur problemet med förändring av bankett deltagare på mässdagen ska lösas Information till receptionspärmarna och välkomstkuverten Hålltider Kontaktuppgifter bankettvärdar Receptionsansvarig Gruppansvarig o Delta på lunchmöten varje vecka med Gruppansvarig och projektledare o Ansvarig för kontinuerlig avstämning med gruppen o Ansvarig för gruppens deadlines o Ansvarig för att uppmärksamma projektets ledning om något inte står rätt till i din grupp Rekrytera två stycken koordinatorer (varav en transportansvarig) Skriva arbetsbeskrivningar till koordinatorer Rekrytering av receptionsvärdar och chaufförer Diskutera ihop dig med PR-, rekryterings-, mässbyggnads-, bankett- och eventansvarig Ansvara för intygen till funktionärer och koordinatorer under posten Personliga samtal o Diskutera med PL ang. tillägg FA och kostnad o Marknadsföra samtalen Kontakt med PR-ansvarig o Bokningssystemet m. IT-ansvarig o Schemalägga samtalen o Vilka rum som ska bokas (Wallenberg och C-huset) Kontakt med schemaläggare Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 32 av 38 o Samarbeta med Sponsringsansvarig för att göra rummen mer ”bekväma” Receptionerna (C- och B-huset) o Inreda receptionerna, skyltar o Lämna checklista till vPL när mässdagen är över o Instruera på stormöte om utlämning av välkomstkuvert och incheckning av företag o Sammanställa välkomstbrev till företag med anmälningsansvarig Kontakt med anmälningsansvarig, information om baspaket Kontakt med godsansvarig och PL priser för tillägg o Besöksgarderober o Lista allt som behövs till receptionerna Prata med sponsringsansvarig om goodiebags osv. o Huvudreception (C-huset) ingång 12:00 dagen innan mässan o Samlad info i pärmar till alla receptioner o Material till receptionerna (tejp, extra namnskyltar osv.) o Schemalägga receptionsvärdar Information till inbjudningar m. grafiskform, anmälningsansvarig och rekryteringsansvarig Handboken (texterna) till rekryteringsansvarig o Praktisk info o Besökare på mässan o Välkomstkuvert till företag o Städning m. mässbyggnadsansvarig och rekryteringsansvarig o Kontaktuppgifter m. rekryteringsansvarig o Transportsidan o Logistik Faktureringsmaterial till PL o Kontakt med anmälnings-, bankett och mässbyggnadsansvarig Faktureringsmaterial till PL Transport o Parkeringstillstånd 21 och 22 januari med grafiskt ansvarig LTU Luleå Airport Meddela PG/LARV-crew vilka parkeringsplatser som gäller o Bokningssystem med IT-ansvarig o Transport för Off-campus-studenter som vill besöka LARV o Hyra in bilar och bussar och fixa en bensindeal med sponsringsansvarig o Bussrutt o Kontakta bussbolag, t.ex. LLT Alviks Trafik Rekryteringsansvarig Rekryteringsansvarig för samordningen av funktionärer och koordinatorer o Diskutera ihop med receptions-, gods-, företagsvärds-, mässbyggnads-, bankett- och eventansvarig o Diskutera med PR-ansvarig o Ansvarig för samordning av rekryteringslunchen (tillsammans med PR) PP-presentation Systemsupport Boka lokal C305 Sammanställa handboken till engagerade (ta in texterna från): o Framsida och Layout: Grafiskt ansvarig o Praktisk info: Reception o Säkerhetssida: Mässbyggnad Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Josefine Pettersson - Projektledare LARV 2014/2015 Projektplan LARV 2015 2014-08-08 Sida 33 av 38 o Besökare på mässan: Reception o Aktiviteter: Projektgrupp (PG) o Transport: Reception o Bankett och inlogg på nätverk: Bankett & IT-ansvarig o Mässkarta B och C: Mässbyggnad o Tider för företagsvärdar: Rekryteringsansvarig o Välkomstkuvert till företag: Reception o Gods: Gods o Städning: Mässbyggnad, Reception och Rekryteringsansvarig o PG tackar för medverkan: PL o Kontaktuppgifter: Företagsvärdsansvarig och Reception Rekrytering av två koordinatorer Skriva arbetsbeskrivningar till koordinatorer Rekrytering av företagsvärdar o Diskutera ihop med PR-, anmälnings-, gods-, mässbyggnads- och eventansvarig Ansvarar för intyg till funktionärer under posten Utbildning för företagsvärdarna m. anmälningsansvarig Gå igenom FA med anmälningsansvarig o Vad ingår i baspaktet Tröjor(i rätt storlekt) till företagsvärdarna Kontrollera med IT hur anmälningssystemet för företagsvärdarna fungerar Kolla så att all info på hemsidorna stämmer med vad som gäller för företagsvärdar HSP och företagsvärds matchning (PRIO) Stormöte någon dag innan mässan m. PG Goodiebags till engagerade o Kontakt med spons Fotografering av de engagerade till webkatalogen m. grafiskform Matcha företagsvärdar med företagen o Nytt prioriteringssystem Innovationsrummet m. PL och anmälningsansvarig Ansvarig för avtackningen av LARV-crew tillsammans med PL Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Kansli Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnummer: 897000-5388 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Bilaga 2.2.1 Kårstyrelsemöte 1 Sammanträdesdatum 2014-08-22 Sidan 1 av 1 1. Förslag till projektgruppen för LARV 2015 Projektledaren för LARV 2015 lägger fram personerna nedan som förslag till LARV 2015 Projektgrupp. 1.1. Företagsgruppen Anmälningsansvarig Sponsringsansvarig Eventansvarig Erik Bruce Henrik Josefsson Moa Skan 860718-1438 860110-9013 931101-3065 1.2. Servicegruppen Receptionsansvarig Bankettansvarig Rekryteringsansvarig Sophia Caspár Anna Runnerstam Pernilla Malmgren 911105-0820 911126-2680 910914-2803 1.3. Mässbyggnadsgruppen Mässbyggnadsansvarig Godsansvarig Patrik Emanuelsson Vakant 910314-0290 1.4. PR-gruppen PR-ansvarig IT-ansvarig Grafiskt ansvarig Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Vakant Mattias Marklund Jesse Saukkokoski Expedition Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 880718-8613 881025-1614 Organisationsnr: 8970005388 Postgiro: 810674-2 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Ansökan till sektionsfonden Styrelse-tröjor Sökt av: Sektionen för Industriell Ekonomi Sökt belopp: XX SEK Bakgrund I slutet av augusti medverkar I-sektionsstyrelsen under flera event under nolle-perioden. Då är tanken att synas och sticka ut ur mängden, dels för att öka medvetenheten om sektionen och dels för att väcka intresse för engagemang hos nya studenter. Man önskar även öka igenkännhets-faktorn i syfte att uppmuntra nya studenter att komma fram och ställa frågor om allt de kan tänkas fundera över under sin första tid på Luleå tekniska universitet. Förutsättningar För att sticka ut i mängden och möjliggöra exponering av styrelseaktiva med möjlighet att svara på frågor om allt från Teknologkåren till sektionen behöver styrelsen köpa in styrelsespecifika tröjor. Tröjorna gör det möjligt för studenter att känna igen samtliga styrelse-medlemmar samt att skapa en enhetlig ledningsgrupp. Styrelsetröjorna kommer att ha 2 stycken tryck, ett med teknologkårens logotyp och ett med I-sektionens logotyp, för på så vis påvisa att teknologkåren och sektionsföreningarna hör samman. Den ovanstående kostnaden ryms inte i vår normala budget och därför söker vi nu bidrag för kostnaderna. Sektionen för industriell ekonomi vid Luleå tekniska universitet [email protected], www.i-sektionen.se 1(2) Ansökan till sektionsfonden Budget Intäkter( Sponsring)TKL)) st( 11) kr( 400) (((((((summa( )))))))))))4400) )Summa(Intäkter( )(( )(( ) ) ) Kostnader( ) ) )) ) ) )) ) ) Tröjor) ) ) )))))))))23000) 4400( (((((((((((( summa(( Tryck) Summa(kostnader( (() (() )))))))))21400) ((((((((34400( ) )Resultat( ) )(( ) )(( ) ) 0( ! ! Sektionen för industriell ekonomi vid Luleå tekniska universitet [email protected], www.i-sektionen.se 2(2) Bilaga 2.5.1 Kårstyrelsemöte 1 Sammanträdesdatum 2014-08-22 Sidan 1 av 1 Utdelning investeringsfonden Då nya datorer (MacBook Air) köpts in till Teknologkårens arvoderade behövs även nya tillbehör. Tillbehör Apple Produkt Antal Adapter MDP-VGA 3 st Kommentar Adapter MDP-DVI-D Ställ 6 st HD138ZM/A Tangentbord 6 st MB110S/B Mus 6 st MB829Z/A Fodral 6 st Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Expedition Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnr: 8970005388 PlusGiro: 810674-2 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Bilaga 2.7.1 Kårstyrelsemöte 1 Sammanträdesdatum 2014-08-22 Sidan 1 av 1 Bilaga 2.7.1 - Arbetsbeskrivning Styrelseledamot Ledamot av Teknologkårens styrelse ansvarar, enligt fastställd delegationsordning, inför kårstyrelsen. Ledamot av Teknologkårens styrelse ska ta ställning i de ärenden som ankommer styrelsen att besluta om och verka för att föreningen utvecklas på ett för medlemmarna positivt sätt. Ledamot av Teknologkårens styrelse ansvarar för ledningen av de utskott och eller råd denne är ordförande i enligt reglementet. Kårordförande Kårordförande ansvarar för ledningen av Teknologkåren och dess styrelse. Kårordförande ansvarar, enligt fastställd delegationsordning, inför kårstyrelsen. Arbetsordning kårstyrelsen Kårstyrelsen fördelar sitt arbete enligt den delegationsordning som fastställs för respektive styrelseledamot samt enligt den verksamhetsplan som fastställs för respektive enhet. Kårstyrelsen sammanträder vid behov. Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Expedition Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnr: 8970005388 PlusGiro: 810674-2 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Bilaga 2.7.1 Kårstyrelsemöte 1 Sammanträdesdatum 2014-08-22 Sidan 1 av 8 Delegationsordning Kanslichef Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att delegera samtliga beslut i nedanstående frågor till kanslichefen: Administrativa rutiner Arbetsfördelning och rutiner på kansliet samt Studentbostadsservice Arbetsgivarfrågor Brådskande beslut av icke-politisk karaktär då varken presidiet eller tjänsteförrättande kårordförande har möjlighet att ta beslut Ekonomiska beslut av icke-strategisk natur Försäkringar Investeringar på kansliet och Studentbostadsservice som ryms inom budgeten 14/15 Teknologkårens leasingavtal Teknologkårens likviditetsplanering Tjänstemännens semestrar och ledigheter Utbildning av kanslipersonal Väsentliga beslut skall rapporteras till kårstyrelsen i samband med en ekonomisk kvartalsrapport. Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att delegera ansvar för handläggning av nedanstående frågor till kanslichefen: Bolagens och stiftelsernas utveckling Ekonomisk utveckling av föreningar som Teknologkåren är medlem i Ekonomiska beslut av strategisk natur Medlemsförmåner som påverkar prissättningen av de varor som är till försäljning i kansliet Samarbeten rörande kansliet som ej är av politisk art eller av arbetsmarknadskaraktär Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att dela ansvaret för beslut i nedanstående frågor mellan kårordförande och kanslichef: Anställning och uppsägning Arbetsmiljö Lokalsituation Medlemsregister och medlemskort Tjänstemannastruktur på Teknologkåren Tjänstemännens löner och arbetstider Prissättning på Teknologkårens tjänster Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Expedition Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnr: 8970005388 PlusGiro: 810674-2 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Bilaga 2.7.1 Kårstyrelsemöte 1 Sammanträdesdatum 2014-08-22 Sidan 2 av 8 Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att delegera beslut i nedstående frågor till Therese Östling, kanslist: Agera som kanslichefens ställföreträdare då denna ej har möjlighet att fatta beslut Frågor och uppgifter som berör kanslitjänsterna för Luleå studentkår Kårordförande Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att delegera beslut i nedanstående frågor till kårordförande: Arbetsgivarfrågor mot kanslichefen Arbetsrutiner och fördelning av arbetsuppgifter på Teknologkårens kontor Funktionärsansvarfrågor mot aktiva medlemmar i Teknologkåren Löpande kostnader som belastar resultatenheterna centralt och Presidiet Agera som Presidiets ställföreträdare, då vice ordförande ej har möjlighet att fatta beslut Tillsammans med enhetsordföranden besluta om Teknologkårens offentliga ställningstaganden, remisser och utspel Tillsammans med vice ordförande agera som kårstyrelsens ställföreträdare, då denna ej har möjlighet att fatta beslut Företräda Teknologkåren på LTU genom………….. Väsentliga beslut ska rapporteras på nästkommande styrelsemöte. Teknologkårens styrelse har 2014-09-22 beslutat att delegera ansvar för handläggning av nedanstående frågor till kårordförande: Kontakt med Teknologkårens sektioner Frågor gällande Teknologkårens arbete mot kommun och statsmakter Teknologkårens arbete mot Luleå tekniska universitets organisation och förvaltning Organisationens utveckling i samråd med kanslichef och vice kårordförande Samordning av Teknologkårens engagemang i KORK Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att dela ansvaret för beslut i nedanstående frågor mellan kanslichefen och kårordförande: Anställning och uppsägning Arbetsmiljö Lokalsituation Medlemsregister och medlemskort Tjänstemannastruktur på Teknologkåren Tjänstemännens löner och arbetstider Prissättning på Teknologkårens tjänster Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Expedition Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnr: 8970005388 PlusGiro: 810674-2 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Bilaga 2.7.1 Kårstyrelsemöte 1 Sammanträdesdatum 2014-08-22 Sidan 3 av 8 Vice kårordförande Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att delegera beslut i nedanstående frågor till vice kårordförande: Agera som kårordförandes ställföreträdare då denna ej har möjlighet att fatta beslut Avlasta kårordförande Företräda Teknologkårens ägarintressen på bolagsstämma, samt utse företrädare till bolagsstämma då vice kårordförande ej själv kan delta Tillsammans med kårordförande agera som kårstyrelse, då denna ej har möjlighet att fatta beslut Löpande kostnader som belastar resultatenheterna centralt och Presidiet. Företräda Teknologkåren på LTU genom VSS chefsgrupp och ITSO-råd Väsentliga beslut ska rapporteras på nästkommande styrelsemöte. Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att delegera ansvar för handläggning av nedanstående frågor till vice kårordförande: Organisationens utveckling i samråd med kanslichef och kårordförande Bolagsfrågor Juridiska frågeställningar Samordning av Teknologkårens engagemang i VORK Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att dela ansvaret för beslut i nedanstående frågor mellan arbetsmarknadsenhetens ordförande och vice kårordförande: Samarbetsavtal av strategisk och icke-strategisk natur Utbildningsenhetens ordförande Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att delegera beslut i nedanstående frågor till utbildningsenhetens ordförande: Budgetansvar för resultatenheterna Utbildning samt Kunskapsmentorerna. Koordinering av Teknologkårens Utbildningsbevakningssamordnare. Operativa beslut som angår Kunskapsmentorerna. Tillsammans med Presidiet besluta om Teknologkårens offentliga ställningstaganden, remissvar och utspel i nationella utbildningsfrågor samt utbildningspolitiska frågor. Ta fram en agenda för utbildningsfrågor i samråd med kårordförande samt sätta prioriteringsordning. Företräda Teknologkåren på LTU genom UF-beslutsmöten, TFN-dekanus beslutsmöten, TFN-utbildnings utskott, nämndgemensamma mötena XFN, rektors chefsgrupp, Block två, LRC chefsgrupp, LTUs pedagogiska pris jury, HUL-möten samt inom övriga tillfälliga grupperingar i samråd med Presidiet. (TFN väljs av KF) Väsentliga beslut ska rapporteras på nästkommande styrelsemöte. Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Expedition Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnr: 8970005388 PlusGiro: 810674-2 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Bilaga 2.7.1 Kårstyrelsemöte 1 Sammanträdesdatum 2014-08-22 Sidan 4 av 8 Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att delegera ansvar för handläggning av nedanstående frågor till utbildningsenhetens ordförande: Frågor gällande Teknologkårens arbete med nationella studiefrågor. Frågor gällande Teknologkårens arbete med visionära utbildningsfrågor. Strategiska beslut som angår Kunskapsmentorerna. Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att dela ansvaret för handläggning i nedanstående frågor mellan utbildningsenhetens vice ordförande och utbildningsenhetens ordförande: Samordning av Teknologkårens engagemang i Rubik Utbildningsenhetens vice ordförande Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att delegera beslut i nedanstående frågor till utbildningsenhetens vice ordförande: Företräda Teknologkåren på LTU genom International Office. Väsentliga beslut ska rapporteras på nästkommande styrelsemöte. Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att delegera ansvar för handläggning av nedanstående frågor till utbildningsenhetens vice ordförande: Samordna och följa upp Teknologkårens internationella arbete. Tillsammans med utbildningsenhetens ordförande koordinera Teknologkårens Utbildningsbevakningssamordnare. Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att dela ansvaret för handläggning i nedanstående frågor mellan utbildningsenhetens ordförande och utbildningsenhetens vice ordförande: Samordning av Teknologkårens engagemang i Rubik Arbetsmarknadsenhetens ordförande Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att delegera beslut i nedanstående frågor till arbetsmarknadsenhetens ordförande: Budgetansvar för resultatenheten arbetsmarknad Frågor gällande Teknologkårens arbete mot Luleå tekniska universitet i arbetsmarknadsfrågor i samråd med utbildningsenhetens ordförande Tillsammans med kårordförande besluta om Teknologkårens offentliga ställningstaganden, remissvar och utspel i frågor gällande arbetsmarknad Frågor mot annan part i arbetsmarknadsfrågor Arbetsmarknadsaktiviteter utöver LARV Företräda Teknologkåren i LTU karriärs styrelse Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Expedition Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnr: 8970005388 PlusGiro: 810674-2 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Bilaga 2.7.1 Kårstyrelsemöte 1 Sammanträdesdatum 2014-08-22 Sidan 5 av 8 Koordinering av sektionernas arbetsmarknadskontakter, ARB Väsentliga beslut ska rapporteras på nästkommande styrelsemöte. Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att delegera ansvar för handläggning av nedanstående frågor till arbetsmarknadsenhetens ordförande: Implementering av sektionssamarbetet ”En väg in” Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att dela ansvaret för beslut i nedanstående frågor mellan vice kårordförande och arbetsmarknadsenhetens ordförande: Samarbetsavtal av strategisk och icke-strategisk natur Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att dela ansvaret för handläggning i nedanstående frågor mellan kommunikationsstrateg och Arbetsmarknadsenhetens ordförande: Val av medlemmar till PREVENT-gruppen Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att dela ansvaret för handläggning i nedanstående frågor mellan projektledare för LARV och arbetsmarknadsenhetens ordförande: Samordning av Teknologkårens engagemang i ARG Projektledare för LARV Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att delegera beslut i nedanstående frågor till projektledaren för LARV: Budgetansvar för resultatenheten LARV Beslut om arbetsmarknadsveckan LARV av icke strategisk natur Val av koordinatorer och funktionärer till arbetsmarknadsveckan LARV Tillsammans med kårordförande besluta om Teknologkårens offentliga ställningstagande, remissvar och utspel i frågor gällande LARV Väsentliga beslut ska rapporteras på nästkommande styrelsemöte. Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att delegera ansvar för handläggning av nedanstående frågor till projektledaren för LARV: Beslut om arbetsmarknadsveckan LARV av strategisk natur Frågor som enligt Teknologkårens instruktionssamling ankommer samrådsgruppen för LARV Val av projektgrupp till arbetsmarknadsmässan LARV Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Expedition Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnr: 8970005388 PlusGiro: 810674-2 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Bilaga 2.7.1 Kårstyrelsemöte 1 Sammanträdesdatum 2014-08-22 Sidan 6 av 8 Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att dela ansvaret för handläggning i nedanstående frågor mellan arbetsmarknadsenhetens ordförande och projektledare för LARV: Samordning av Teknologkårens engagemang i ARG Sociala enhetens ordförande Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att delegera beslut i nedanstående frågor till sociala enhetens ordförande: Budgetansvar för resultatenheterna phaestmästeriet, HSSO, nolleperioden samt sociala Frågor gällande Teknologkårens arbete inom alkohol- och drogprevention, föreningar, bostadsfrågor, nolleperioden och avslutningsfestligheterna (Av4ningen)som ej är av strategisk natur Tillsammans med kårordförande besluta om Teknologkårens offentliga ställningstaganden, remissvar och utspel i ovanstående arbetsområden. Representera Teknologkåren i följande grupperingar…… Väsentliga beslut ska rapporteras på nästkommande styrelsemöte. Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att delegera ansvar för handläggning av nedanstående frågor till sociala enhetens ordförande: Frågor gällande Teknologkårens arbete inom alkohol- och drogprevention, föreningar, bostadsfrågor, studiemiljö, nolleperioden och avslutningsfestligheterna (Av4ningen) Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att dela ansvaret för handläggning i nedanstående frågor mellan phaestmästarinnan, huvudsstuderandeskyddsombudet och sociala enhetens ordförande: Samordning av Teknologkårens engagemang i STORK och STARK Phaestmästarinna Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att delegera beslut i nedanstående frågor till Phaestmästarinnan: Frågor som rör phaestmästeriets operativa arbetsområden Löpande kostnader som belastar resultatenheten phaestmästeriet inom budgeten 14/15 Väsentliga beslut ska rapporteras på nästkommande styrelsemöte. Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att delegera ansvar för handläggning av nedanstående frågor till Phaestmästarinnan: Frågor som rör phaestmästeriets arbetsområden som är av strategisk natur, i samråd med sociala enhetens ordförande Samordning av sektionernas sexmästerier Engagemanget TKL-kampen samt valborgsfirande Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Expedition Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnr: 8970005388 PlusGiro: 810674-2 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Bilaga 2.7.1 Kårstyrelsemöte 1 Sammanträdesdatum 2014-08-22 Sidan 7 av 8 Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att dela ansvaret för handläggning i nedanstående frågor mellan huvudsstuderandeskyddsombudet, sociala enhetens ordförande och phaestmästarinnan: Samordning av Teknologkårens engagemang i STORK och STARK Huvudstuderandeskyddsombudet (HSSO) Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att delegera beslut i nedanstående frågor till HSSO: Löpande kostnader som belastar resultatenheten HSSO inom budgeten 14/15 Frågor som rör studiemiljön som ej är av strategisk natur Samordning av sektionernas studiemiljöarbete, SMK Väsentliga beslut ska rapporteras på nästkommande styrelsemöte. Teknologkårens styrelse har 2013-09-20 beslutat att delegera ansvar för handläggning av nedanstående frågor till HSSO: Frågor som rör SMKs arbetsområden, som är av strategisk natur i samråd med sociala enhetens ordförande. Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att dela ansvaret för handläggning i nedanstående frågor mellan, sociala enhetens ordförande, phaestmästarinnan och huvudsstuderandeskyddsombudet: Samordning av Teknologkårens engagemang i STORK och STARK Kommunikationsstrateg Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att delegera beslut i nedanstående frågor till kommunikationsstrategen: Frågor gällande Teknologkårens arbete mot Luleå tekniska universitet i informationsspridnings- och marknadsföringsfrågor Budgetansvar för resultatenheten Presidiet tillsammans med kårorförande samt vice ordförande Samordning av Teknologkårens operativa verksamhet gällande spridning och inhämtning av information Samordning av Teknologkårens engagemang i INFARK Koordinering av sektionernas arbetsmarknadskontakter, INFRAD Frågor som rör Teknologkårens varumärke Väsentliga beslut ska rapporteras på nästkommande styrelsemöte. Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Expedition Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnr: 8970005388 PlusGiro: 810674-2 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected] Bilaga 2.7.1 Kårstyrelsemöte 1 Sammanträdesdatum 2014-08-22 Sidan 8 av 8 Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att delegera ansvar för handläggning av nedanstående frågor till kommunikationsstrategen: Strategisk planering av Teknologkårens informationsspridning Medlemskampanjer Medlemsrekrytering Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att dela ansvaret för handläggning i nedanstående frågor mellan arbetsmarknadsenhetens och kommunikationsstrateg: Val av medlemmar till PREVENT-gruppen Sektionsordförande Teknologkårens styrelse har 2014-08-22 beslutat att delegera beslut i nedanstående frågor till sektionsordförande i Teknologkårens sektioner: Ge tillstånd till personer inom sektionen att använda Teknologkårens logotyp i enlighet med riktlinjerna i Teknologkårens grafiska profil. Beslut om detta ska rapporteras till informationsenhetens ordförande Teknologkårens arbete mot Luleå tekniska universitets organisation och förvaltning i form av Institutionernas ledningsgrupper Teknologkåren vid Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå Expedition Tfn: 0920-49 25 80 Fax: 0920-49 25 79 Organisationsnr: 8970005388 PlusGiro: 810674-2 Hemsida: www.teknologkaren.se E-post: [email protected]
© Copyright 2024