Rolf Vinterman Sidan 1 4/22/2013 Protokoll styrelsemöte Nyalands samfällighet 2013-04-16 klockan 19.00-20.45 föreningslokalen Närvarande: Ordförande Tomas Brander, Helena Ekengren, Annika Andersson, Christopher Lanzen, Rolf Vinterman, Martin Insulander samt suppleanter Fredrik Johansson, Gunnar Höjvall och valberedningens ena hälft Michael Barklund. FRÅNVARANDE: Kassör Hans Geidebäck samt inbjudna suppleanter Kari Nurmio, Hans Lundström, Håkan Pettersson samt valberedningens andra hälft Jan Svartling Mötets öppnande Tomas öppnade mötet och hälsade alla välkomna samt presenterade dagens agenda. Rolf tog mötesnoteringar och föreslog att vi roterar den uppgiften mellan styrelsemedlemmarna, dock ej ordföranden som har fullt upp att hålla i mötet. Förslag att vi kör mötesanteckningar i bokstavsordning vilket innebär att nästa gång tar Annika Andersson protokollet. Förslaget togs emot positivt. Någon genomgång av föregående protokoll gjordes ej på detta första mötet efter årsstämman och ej heller genomgång av tidigare AP’s (action points). Däremot bör det vara en stående punkt på agendan inför kommande möten. Introduktion nya styrelsen, suppleanter och valberedning Presentation Alla närvarande fick göra en kort presentation av sig själva. Rolf informerade om roller och förväntningar vad det innebär att vara ledamot och suppleant Istyrelsen, valberedningen och förtroendevalda mm . Rolf delade ut dokument avseende info om styrelsemedlemmar, utdrag ur stadgar och vad de olika rollerna innebär. Tomas tog upp att det bör spridas att det inte är styrelsen som skall agera vaktmästare och byggarbetare. Istället bör vi dra upp en strategi att styrelsen ser till att delegera eller styra uppgifter till boende i området. Styrelsearbete måste göras mer lockande. Här föreslogs också att vi bör göra en inventering av specialistkunskaper inom styrelsen men även boende i föreningen kan vara aktuella. Detta för att bättre kunna täcka in arbetsuppgifter och arbetsområden som behöver specialkunskaper, kostnadsförslag samt förstudier till större arbeten. 1 Rolf Vinterman Sidan 2 4/22/2013 Efter denna presentation valde de inbjudna suppleanterna att avvika från mötet då de redan i möteskallelsen fått veta att de själva fick avgöra om de ville vara kvar under resterande del av mötet eller ej. Endast Micke Barklund, ny representant i valberedningen, valde att stanna kvar under hela mötet och hålla de ordinare styrelsemedlemmarna sällskap. Micke har specialistkunskap inom bl a bygg och anläggningar och kommer behöva vara behjälplig under kommande renovering av garage. Dessutom behöver valberedningen vara med på ett antal styrelsemöten under året. Vårstädning Bestämma datum Datum för städdag så fort som möjligt men pga is och kyla senare än vanligt. 4/5 föreslaget datum. Dokument med information avseende städdag delas ut snarast av resp gårdsombud. Mall skickas ut av Helena till ordförande samt därefter till resp gårdsombud som printar och delar ut i brevlådorna. Helena skickar även mall avseende halvårsavgift till styrelsen. Tomas tog noteringar om vad som bör göras på städdag. Skickar vidare till Rolf efter mötet. Resp gårdsombud styr arbete, ev inköp samt borttransport av bråte, klipp av grenar och gammalt grus. Upplystes om att vi har en budget på sek 1.000 för städdagar avseende inköp av korv, dryck, kaffe etc. Alltför att det blir en trevlig tillställning. Gårdsombuden får även som uppgift att ta närvarolista samt informera om vår hemsida och uppmana medlemmar att besöka den regelbundet. Aktiviteter (Sanera klotter,måla plank, byta lampor mm) Förbereda ev inköp färg mm Påminnelse avseende halvårsavgift , se ovan Genomgång kvartersombuden Mandelgränd Inget speciellt. Vårstädningsunderhåll. Korintgränd Asfalt garage, vattensamling efter fellagda snöhögar. Var kreativa och be om annat snöhögställe som lättare dräneras. Dadelgränd Inget större. Russingränd Lekytor, sandlådor, se over lekställning och lekstuga Äppelvägen Lekstuga, vårstädningsunderhåll. Spolning avlopp Dags att se till att spolning utförs. En brunn per länga. Micke tog som action point (AP) att kolla ritningar över avlopp. Kollar också vilka som anlitades tidigare och ringer för att ta in anbud och att jobb utförs. 2 Rolf Vinterman Sidan 3 4/22/2013 Övriga frågor Micke Barklund föreslog att föreningen öppnar ett konto hos Bauhaus avseende inköp av bl a målarfärg, virke etc. Ordinarie ledamöter föreslogs ha fullmakt att handla. Förslaget togs emot positivt. Micke tog på sig att kolla vilken färg som behövs inhandlas avseende övermålning av klotter samt de bruna staketen. Parkering av släpkärror. Diskussion fortsätter. Förslag till att gå igenom nästa styrelsemöte då tiden som misstänkt ej räckte till på detta första möte : • Åtgärd av garagerenovering • Bilar längs gatan. Ett nytt problem pga parkeringsautomater högre upp på Äppelvägen. Hur ska vi bemöta detta nya problem • Obehörig långtidsparkering. Action Points(AP’s) Styrelsearbete måste göras mer lockande. Jobba fram en plan. Ansvarig och deadline ännu ej utsedd så den ligger tillfälligt på ordförande Tomas. - Inventering av specialistkunskaper inom styrelsen men även boende i föreningen. Ansvarig Rolf. Deadline 30/6 - Dokument med information avseende städdag delas ut snarast av resp gårdsombud. Vecka16. Gårdsombud. - Mall skickas ut av Helena avseende städdag samt halvårsavgift. Ans Helena. Deadline 17/4. - Dags att se till att spolning av avlopp utförs. Micke tog som action point (AP) att kolla ritningar över avlopp som finns på hemsidan. Kollar också vilka som anlitades tidigare och ringer för att ta in anbud och att jobb utförs. - Öppna konto hos Bauhaus avseende inköp av bl a målarfärg, virke etc. Ordinarie ledamöter föreslogs ha fullmakt att handla. Ansvarig Micke. - vilken typ avfärg och kulör som behövs inhandlas avseende övermålning av klotter samt de bruna staketen. Ansvarig Micke. Deadline före städdag. - Åtgärd av garagerenovering. Processen behövs drivas vidare. Ansvarig tv ordf Tomas. - Bilar längs gatan. Hur ska vi bemöta detta nya problem. Deadline att ta upp frågan nästa möte. Ingen ansvarig utsedd ännu. - Obehörig långtidsparkering. Deadline att ta upp frågan nästa möte. Ingen ansvarig utsedd ännu Nästa möte Onsdag den 29/5 kl 19.00 i kvarterlokalen. Gärna uppvärmd Vid protokollet styrelseledamot Rolf Vinterman Justeras av ordförande Tomas Brander. 3 Rolf Vinterman Sidan 4 4/22/2013 4