1. No category

1
Protokoll fört vid Svenskklubben Maltas medlemsmöte 20 oktober 2010
Styrelsen hade bjudit in till ett medlemsmöte med fokus på tre frågor:



Fastställande av klubbstadgar
Strategi för medlemsmatrikel
Diskussion om klubbens nya website
Närvarande:
Fullmakter:
40 medlemmar (av 148)
1 st
1.
Patrik Alfvegren hälsade de närvarande välkomna och förklarade mötet öppnat.
2.
Röstlängd upprättades och fastställdes, bifogas som bilaga 1.
3.
På frågan om mötet är beslutsmässigt konstaterades att eftersom inga stadgar finns,
så är det upp till mötet att besluta om detta. Tillstyrktes av mötet.
4.
Mötet förklarades behörigen utlyst.
5.
Patrik Alfvegren utsågs till mötets ordförande och Carina Linné till sekreterare.
6.
Utsågs Jan Wallin och Eva Helzén till justeringsmän, tillika rösträknare.
7.
Utskickad dagordningen fastställdes.
8.
Ordförande gick igenom stadgarna. Några ändringar som kan nämnas:
- Klubbens språk är svenska
- Två mötesformer och namn på dessa fastställdes till Årsmöte och
Medlemsmöte
- Hedersmedlem blir medlem på livstid
- Medlem kan den bli som har intresse för klubbens verksamhet vilket möjliggör
för personer från andra länder att bli medlemmar men denne måste då
acceptera att dokumentation och möten är på svenska.
- Arbetsordning för styrelsen ska utarbetas.
Slutlig version av stadgarna upprättades av medlemsmötet, bifogas som bilaga 2.
2
9.
Beslutades om att införa den slutliga versionen av stadgarna.
10.
Ordförande redogjorde för önskemål om att ta fram en medlemsmatrikel som på
något sätt ska distribueras eller publiceras men att det finns några viktiga
hänsynstaganden: 1) En dataskyddslag på Malta som vi måste förhålla oss till. 2)
Vissa medlemmar önskar inte vara med i matrikeln. 3) Klubbens webbsida har ingen
separat medlemszon, varför vi inte kan lägga en matrikel här.
Beslutades att inte ha medlemsmatrikel inlagd på webbsidan.
Ordföranden ska mejla alla medlemmar frågan om huruvida de accepterar att vara
med i en matrikel eller ej. En matrikel sammanställs – i form av ett dokument som
kan mejlas endast till medlemmarna – utifrån de aktiva svar som inkommer, dvs. de
som inte svarar, blir inte listade i matrikeln.
11.
Ordförande berättade om Klubbens nya webbsida och efterlyste respons på denna.
Enbart positiv feedback erhölls.
Påpekades vikten av engagemang från alla medlemmar för att få ett intressant och
aktuellt innehåll.
Stort tack framfördes till Klubbens webmaster, Pia Stålsmeden, som premierades för
sitt arbete med att utveckla den nya webbsidan.
12.
Under övrigt informerades om:
 Luciafirande. Planeringsarbetet har börjat. Frivilliga insatser behövs för
evenemanget.
 Klubbmärke. Ska tas fram någon form av klubbmärke.
 Svensk simskola för barn kommer att arrangeras i Klubbens regi.
13.
Ordförande tackade de närvarande och förklarade mötet avslutat.
Vid protokollet:
_________________________________
Carina Linné, sekreterare
Justeras:
_____________________________
Jan Wallin, justerare
______________________________
Eva Helzén, justerare
3
BILAGA 1
Röstlängd vid medlemsmöte 20 oktober 2010
1. Patrik Alfvegren
2. Stefan Sjöglimt
3. Kerstin Gustafsson
4. Robert Lundberg
5. Yvonne Lundberg
6. Bengt Bodell
7. Christina Bodell
8. Carina Linné
9. Claes Linné
10. Per Zaunders
11. Eric von Rosen
12. Heli von Rosen
13. Ewa Helzén
14. Christina Johansson
15. Roland Johansson
16. Jan Wallin
17. Lotta Hultberg
18. Jan-Åke Kark
19. Anette Kark
20. Ulla-Britt Östlund
21. Bert Östlund
22. Daga Holmberg
23. Roger Holmberg
24. Hans Carlweitz
25. Christina Carlweitz
26. Michael Tobin
27. Ing-Marie Enqvist
28. Anders Färnqvist
29. Britt-Marie Färnqvist
30. Roland Wennström
31. Pia Stålsmeden
32. Lennart Stålsmeden
33. Rolf Tomasson
34. Lissi Tomasson
35. Christina Fröling-Zaunders
36. Gunilla Jonsson
37. Kurt Jonsson
38. Sven Reinholdt
39. Gertrud Reinholdt
40. Tommy Eriksson
41. Anne Muscat-Scerri (via fullmakt)
BILAGA 2
Stadgar för ”Svenskklubben Malta” antagna vid allmänt medlemsmöte den 20
oktober 2010 att gälla från och med den 1 november 2010.
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER
§ 1 Bakgrund, benämning, säte och språk
SVENSKKLUBBEN MALTA (The Swedish Club in Malta), i dessa stadgar benämnd
Klubben, är politiskt, etniskt och religiöst obunden. Klubben bildades 7 september
2009 på obegränsad tid. Klubben har sitt säte på Malta. Klubbens språk är svenska.
§ 2 Ändamål
Klubbens ändamål är:
 Underlätta svenskars integrering i det maltesiska samhället
 Främja kontakter mellan svenskar boende på Malta
 Underbygga trygghet genom en svensk gemenskap
 Organisera ett antal återkommande tillställningar som hör ihop med svenska
traditioner.
Inom ramen för sitt ändamål äger Klubben vidtaga alla civilrättsliga åtgärder, såväl
vad avser lös som fast egendom, vilka kan främja dess verksamhet och utveckling.
All klubbverksamhet är ideell till förmån för Klubben och Klubbens medlemmar.
§ 3 Verksamhets- och räkenskapsår
Klubbens verksamhets- och räkenskapsår är kalenderår.
§ 4 Beslutande organ
Klubbens beslutande organ är årsmötet, medlemsmöten och styrelse.
§ 5 Firmateckning
Klubbens firma samt bankkonto(n) tecknas av styrelsen, två i förening. Styrelsen kan
fatta beslut om att delegera rätten att teckna klubbens firma och bankkonto(n) för
löpande verksamhet.
§ 6 Inkomster
Klubbens inkomster består av:
 Medlemsavgifter
 Bidrag från sponsorer
 Överskott från Klubbens verksamhet
 Avkastning av Klubbens tillgångar
 Subventioner och bidrag
 Gåvor och testamentslotter
§ 7 Stadgeändring
Ändring av dessa stadgar kan fattas vid två på varandra följande medlemsmöten
med minst två (2) månader och högst fyra (4) månader emellan. För bindande verkan
skall alltså beslutet från första medlemsmötet bekräftas på samma villkor av det
andra.
Besluten om stadgeändring måste biträdas av minst två tredjedelar av de vid mötena
personligen eller genom fullmakt närvarande.
§ 8 Klubbens upplösning
Beslut om Klubbens upplösning fattas vid två på varandra följande medlemsmöten
med minst två (2) månader och högst fyra (4) månader emellan. För bindande verkan
skall beslutet om Klubbens upplösning bekräftas vid det andra mötet.
Vid andra mötet skall utses en eller flera likvidatorer att avveckla Klubbens
verksamhet i enlighet med Klubbens stadgar. Det överskott, som kvarstår sedan
Klubbens samtliga skulder betalats, skall disponeras för välgörande ändamål av
allmänt intresse vilket är förenligt med svenska intressen i Malta och som det första
mötet beslutar om.
Besluten om Klubbens upplösning måste biträdas av minst två tredjedelar av de vid
mötena personligen eller genom fullmakt närvarande.
MEDLEMSKAP
§ 9 Medlemmar
Som medlem kan antagas person som har svensk anknytning och/eller intresse för
Klubbens verksamhet.
Ansökan och medlemskap sker genom att personuppgifter meddelas styrelsen samt
att eventuell inträdesavgift samt medlemsavgift betalas till anvisat konto eller kontant
till styrelseledamot. Beslut om antagande fattas av styrelsen som har rätt att pröva
och eventuellt avslå medlemsskap.
Beviljat medlemskap gäller från och med inbetalning av fastställd inträdesavgift och
medlemsavgift för återstoden av inträdesåret. Därefter gäller medlemskapet så länge
beslutade medlemsavgifter erläggs senast den 1 januari varje år. Den som
återinträder som medlem i Klubben erlägger ej ny inträdesavgift.
Önskar medlem utträda ur Klubben, skall detta meddelas Klubbens styrelse.
Endast röstberättigad medlem är valbar till Klubbens styrelse och valberedning.
Till hedersmedlem kan Klubben på förslag av styrelsen utse den, som gjort Klubben
betydande tjänster eller på annat sätt främjat dess syften. Beslut om
hedersmedlemskap fattas av årsmötet. Hedersmedlem erlägger varken inträdeseller medlemsavgift och får hedersmedlemskapet på livstid.
Medlem som motarbetar Klubbens verksamhet eller ändamål eller på annat sätt
skadar Klubbens intressen kan genom beslut av styrelsen varnas eller omedelbart
uteslutas ur Klubben. Dessförinnan skall medlemmen i fråga underrättas om motiven
härför, och beredas tillfälle att yttra sig häröver inför styrelsen. Beslut om varning eller
uteslutning skall fattas enhälligt av fulltalig styrelse, med undantag för
styrelseledamot om han är föremål för påföljden i fråga. Beslutet skall meddelas inom
en vecka till den beslutet avser.
§ 10 Medlems rättigheter och skyldigheter
Medlem i Klubben
 har rätt att deltaga i sammankomster och aktiviteter, som anordnas för
medlemmarna,
 har rätt till information om Klubbens verksamhet och ekonomiska ställning,
 har rätt att på det sätt stadgarna föreskriver avge förslag till ärenden att
behandlas av medlemsmöte liksom att vid medlemsmöte föreslå kandidater till val
av funktionärer,
 skall följa Klubbens stadgar och de beslut som fattas,
 skall betala de avgifter som beslutats av Klubben och
 har inte rätt till del av Klubbens behållning vid Klubbens upplösning.
MEDLEMSMÖTE
§ 11 Tidpunkt och kallelse
Medlemsmöten hålles såsom årsmöte eller medlemsmöte.
Årsmöte skall hållas en gång per år senast före april månads utgång på tid och plats,
som styrelsen bestämmer. Styrelsen skall senast två (2) månader före årsmötet
underrätta medlemmarna om vilken dag mötet skall hållas samt sista datum för
motioners inlämnande.
Såväl medlem som styrelsen får avge förslag till ärenden att behandlas av årsmötet.
Motion från medlem skall vara styrelsen tillhanda senast trettio (30) dagar före
årsmötet. Styrelsen skall till årsmötet avge skriftligt yttrande över motionen.
Kallelse med föredragningslista skall utsändas av styrelsen senast femton (15) dagar
före årsmötet till av medlemmarna uppgivna emailadresser. I kallelsen skall
upplysning lämnas om hur medlemmarna skall få tillgång till årsredovisning,
revisionsberättelse, verksamhetsplan med budgetförslag, styrelsens och
valberedningens förslag samt inkomna motioner med styrelsens yttranden över
dessa.
I övrigt kallas medlemmarna till medlemsmöte, när styrelsen finner anledning därtill
eller en revisor eller minst tio procent (10%) av medlemmarna så begär ävensom när
beslut om stadgeändring eller Klubbens upplösning fattats enligt § 7 respektive § 8.
När styrelsen mottagit begäran om medlemsmöte skall den inom femton (15) dagar
kalla till sådant möte att hållas inom två (2) månader från begäran därom. Förslag till
föredragningslista och eventuella handlingar skall senast femton (15) dagar före
medlemsmötet tillställas medlemmarna på sätt som gäller för årsmöte.
Underlåter styrelsen att utfärda föreskriven kallelse får den eller de som begärt mötet
utfärda kallelse i enlighet med föregående stycke.
Vid medlemsmöte får endast det som föranlett mötet och som angivits i kallelsen
upptagas till behandling.
§ 12 Mötesordning
Förhandlingarna vid årsmöte och medlemsmöten leds av en av mötet vald
ordförande.
För beslutmässighet krävs att minst tjugo procent (20%) av medlemmarna är
närvarande personligen eller genom ombud. Om så ej är fallet, kallas till nytt
medlemssmöte högst trettio (30) dagar senare. Det nya mötet är då beslutmässigt
oavsett antalet närvarande, dock endast beträffande de frågor som förekom på
dagordningen vid föregående möte. Regeln om beslutmässighet gäller för såväl
årsmöte som medlemsmöte.
Medlem som erlagt föreskriven medlemsavgift, samt hedersmedlem, har rösträtt.
Rösträtten är personlig. Poströstning är inte tillåten. Vid förhinder att närvara kan en
för ett specifikt angivet möte tecknad röstfullmakt lämnas till annan medlem som
deltager vid mötet.
Medlem får genom fullmakt företräda högst två (2) andra medlemmar.
Vid medlemsmöte skall upprättas en röstlängd, omfattande närvarande medlemmar
och medlemmar representerade av ombud. Fullmakter skall bifogas förteckningen.
Vid medlemsmöte skall föras protokoll, vilket skall justeras av mötesordförande och
två (2) justeringsmän.
Beslut fattas med enkel majoritet genom öppen omröstning. Val skall dock, om någon
medlem så begär, förrättas med slutna sedlar. Beslut angående personval avgörs så
att den/de väljs som erhåller högsta antalet avgivna röster. Utfaller rösterna lika sker
vid val avgörandet genom lottning. I andra frågor gäller den mening vilken företräds
av mötets ordförande om han är röstberättigad. Är han inte röstberättigad avgör
lotten.
Beslut enligt § 7 och § 8 måste biträdas av minst två tredjedelar av de vid mötena
personligen eller genom fullmakt närvarande.
§ 13 Ärenden vid medlemsmöte
Vid årsmöte skall följande ärenden behandlas och protokollföras:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
Mötets öppnande.
Upprättande av röstlängd.
Fråga om mötet är beslutmässigt.
Fråga om mötet blivit behörigen sammankallat.
Val av ordförande och sekreterare för mötet.
Val av två (2) justeringsmän, tillika rösträknare, att jämte ordföranden justera
mötesprotokollet.
Fastställande av föredragningslista.
Styrelsens verksamhetsberättelse för det gångna verksamhetsåret och
Klubbens årsredovisning för det senaste räkenskapsåret.
Revisorns berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste
verksamhetsåret.
Fastställande av resultaträkning och balansräkning samt disposition av
överskott respektive underskott i enlighet med balansräkningen.
Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för det gångna verksamhetsåret.
Fastställande av reviderad budget för innevarande verksamhetsår och
verksamhetsplan och budget för nästkommande verksamhetsår och
arbetsordning för styrelsen.
Fastställande av inträdesavgifter, medlemsavgifter och eventuella övriga
avgifter för nästkommande verksamhetsår.
Fastställande av antalet styrelseledamöter.
Val av ordförande och kassör och övriga styrelseledamöter.
Val av revisor och suppleant.
Val av ledamöter i valberedningen, varav en ordförande.
Av styrelsen väckta frågor.
Av medlemmarna inkomna motioner.
Övriga frågor.
Mötets avslutande.
I val av revisor och suppleant får styrelsens ledamöter inte deltaga. Detta gäller såväl
de ledamöter, vars mandat upphört i anslutning till årsmötet, som vid mötet nyvalda
ledamöter.
Dagordningen för medlemsmöte skall, förutom de frågor vilka föranlett mötet, uppta
punkterna 1 - 7 samt 21.
STYRELSE
§ 14 Sammansättning
Styrelsen skall bestå av minst fem (5) och högst nio (9) ledamöter, varav en skall
vara ordförande och en skall vara kassör. I möjligaste mån skall styrelsen ha ett
ojämnt antal ledamöter.
Styrelsen utser vem eller vilka som skall teckna Klubbens firma samt bankkonto.
Ledamöter i styrelsen väljs av årsmötet för en tid av ett år och bör inte utan särskilda
skäl omväljas för mer än ytterligare en ettårsperiod.
Av föregående års ledamöter får maximalt fyra (4) omväljas till det nya
verksamhetsåret. Återstoden av ledamöterna skall vara nytillkomna i styrelsen.
§ 15 Ersättning till styrelseledamöter
Styrelsens ledamöter äger inte rätt att, direkt eller indirekt, uppbära någon ersättning
för de uppdrag som anförtrotts dem frånsett ersättning för verifierade kostnader.
§ 16 Styrelsens arbete
Styrelsen företräder Klubben, bevakar dess intressen och handhar dess
angelägenheter samt beslutar å Klubbens vägnar i alla ärenden utom sådant som är
stipulerat i dessa stadgar. Styrelsen arbetar utifrån och följer den arbetsordning som
beslutas på årsmötet.
På grund härav skall styrelsen bland annat:
 handha förvaltningen av Klubbens ekonomiska angelägenheter,
 verkställa av årsmötet fattade beslut,
 upprätta och till revisor samt årsmöte överlämna verksamhetsberättelse och
årsredovisning,
 föra medlemsregister,
 bestämma tid och plats för Klubbens medlemsmöten,
 upprätta förslag till verksamhetsplan och budget,
 årligen upprätta och antaga erforderliga arbetsordningar och
 i övrigt handha den löpande förvaltningen av Klubbens angelägenheter.
Ordföranden är Klubbens officiella representant och skall leda styrelsens
förhandlingar och arbete. Vid ordförandens frånvaro skall i första hand vice
ordföranden och i andra hand annan styrelseledamot som styrelsen utser träda i
ordförandens ställe.
I övrigt fördelas arbetsuppgifterna bland styrelsens ledamöter enligt styrelsens
bestämmande.
Styrelsen sammanträder minst fyra (4) gånger per år på kallelse av ordföranden eller
då minst halva antalet styrelseledamöter begär det.
Kallelse skall i god tid tillställas samtliga styrelseledamöter med uppgift om vilka
ärenden som skall behandlas vid sammanträdet jämte beslutsunderlag för dessa.
Styrelsen fattar sina beslut med enkel majoritet. Beslut enligt § 9 sista stycket skall
dock ske enhälligt. Styrelsen är beslutför när samtliga styrelseledamöter kallats och
minst hälften av ledamöterna deltager. För alla beslut krävs att minst hälften av
styrelsens samtliga ledamöter är ense om beslutet. Vid lika röstetal gäller den
mening vilken ordföranden företräder.
Vid sammanträde skall protokoll föras. Protokoll skall undertecknas av
protokollföraren och justeras av ordföranden. Avvikande mening skall antecknas till
protokollet.
Verksamheten kan även bedrivas genom sektioner, kommittéer eller särskilda
handläggare.
ÖVRIGT
§ 17 Revisorer
För granskning av styrelsens och eventuella sektioners förvaltning och räkenskaper
utser årsmötet en revisorer och en suppleant för denna. Dessa väljs för ett år i taget.
Revisorn skall fortlöpande granska styrelsens arbete och förvaltning och har rätt att
ta del av Klubbens räkenskaper, medlemsmötes- och styrelseprotokoll samt övriga
handlingar. Klubbens räkenskaper skall vara revisorn tillhanda senast åtta (8) veckor
efter räkenskapsårets utgång. Revisorn skall, i enlighet med god revisionssed,
granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och
räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast tre (3) veckor
före årsmötet.
§ 18 Valberedning
Valberedningen skall förbereda val av ordförande och kassör samt övriga
styrelsemedlemmar. Valberedningen skall även förbereda val av revisor och
suppleant.
Valberedningen skall bestå av ordförande och tre (3) övriga ledamöter.
Valberedningens ledamöter väljs på årsmötet och sitter på sin post till
nästkommande årsmöte. Valberedningens ledamöter kan inte väljas till
styrelseledamöter under det år de är ledamöter i valberedningen.
Valberedningen sammanträder på kallelse av valberedningens ordföranden eller då
två ledamöter så begär.
Valberedningen skall senast den 1 februari varje år informera medlemmarna vilka
funktionärer som står i tur att avgå och huruvida avsägelse föreligger för återval.
Valberedningen skall senast tre (3) veckor före årsmötet till styrelsen överlämna sitt
förslag till funktionärer.
Valberedningen skall upprätta och hålla à jour erforderlig arbetsordning.
____________________________