1. No category

PALASSO
Egenrapportering
Användarhandbok
Version 5.30
Rev R
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 0-2
PALASSO
EGENRAPPORTERING
Revision R
Mars 2012
Dokumentbeteckning: Användarhandbok
Logica
Box 6001
Magasin 3, Löfbergskajen
651 28 KARLSTAD
Palasso och LSS är varumärken som tillhör Logica.
Windows, Word och Excel är varumärken som tillhör Microsoft Corporation.
© Copyright Logica 1996-2012.
Licensierad användare av system från Logica får fritt kopiera handböckerna för dessa
system.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 0-3
0 Denna handbok
0.1 Innehållsförteckning
Logica
0
Denna handbok
0.1 Innehållsförteckning
0.2 Revisionshistoria
0-3
0-3
0-6
1
Allmänt
1.1 Om denna handbok
1.2 Om Egenrapportering
1.3 Starta Egenrapportering
1.4 Visning av händelser
1.5 Avsluta Egenrapportering
1.6 Status
1.7 Kontroller
1-1
1-1
1-1
1-3
1-4
1-5
1-6
1-8
2
Utökad rapportering
2.1 Inledning
2.2 Rapportering
2.3 Status
2.4 Grupprapportering
2-1
2-1
2-1
2-3
2-3
3
Person
3.1 Inledning
3.2 Grunduppgifter
3.3 Anhöriguppgifter
3.4 Barn
3.5 Meriter
3.6 Kompetens
3-1
3-1
3-1
3-3
3-4
3-4
3-8
4
Ledigheter
4.1 Inledning
4.2 Rapportera ledighet
4.3 Ändra ledighet
4.4 Ta bort ledighet
4.5 Korrigera en ledighet
4.6 Korrigera del av en ledighet
4.7 Klarmarkera ledighet som är skapad via Tid
4.8 Anteckningar
4-1
4-1
4-2
4-2
4-2
4-3
4-3
4-3
4-4
5
Tillägg
5.1 Inledning
5.2 Rapportera tillägg
5.3 Ändra tillägg
5.4 Ta bort tillägg
5.5 Korrigera ett tillägg
5.6 Klarmarkera tillägg från Tid
5.7 Klarmarkera fler tillägg från Tid
5.8 Anteckning
5-1
5-1
5-1
5-2
5-2
5-3
5-3
5-3
5-4
2012-03-30
Användarhandbok
Sida 0-4
6
Sjukrapportering
6.1 Inledning
6.2 Rapportera sjukperiod
6.3 Ändra sjukrapportering
6.4 Ta bort sjukrapportering
6.5 Läkarintyg, Försäkringskassan och Rehabiliteringsutredning
6.6 Anteckningar
6.7 Vård av barn
7
Resor
7.1 Inledning
7.2 Registrera en resa
7.3 Rapportera restid/arbetstid
7.4 Rapportera Händelse/Förrättningsort
7.5 Utlägg
7.6 Kontera resan
7.7 Anteckning
7.8 CO2-rapportering (klimatpåverkan)
7.9 Utrikes resa
7.10
Rapport Preliminär ersättning
7.11
Utläggsbilaga
7.12
Rapport-Reseräkning
7.13
Reseorder
7.14
Komplettera överförd resa
7.15
Visa tidigare resor
7-1
7-1
7-4
7-7
7-8
7-9
7-10
7-12
7-12
7-13
7-15
7-16
7-17
7-18
7-19
7-20
8
CO2-utsläpp
8.1 Inledning
8-21
8-21
9
Saldon
9.1 Inledning
9.2 Ackumulatorer
9.3 Flexsaldo
9.4 Kontrolluppgift
9.5 Lönespecifikation
10
Bisyssla
10.1
Inledning
10-5
10-5
11
Kontering
11.1
Inledning
11.2
Lägga till konteringssträng
11.3
Ändra en konteringssträng
11.4
Ta bort en konteringssträng
11.5
Skapa organisations gemensamma
konteringssträngar
11-1
11-1
11-2
11-4
11-4
Tidregistrering
Inledning
Lägga till tidregistrering
Ändra tidregistrering
Ta bort tidregistrering
Skriva ut en Tidregistreringsrapport
Beräkna flexsaldo
12-1
12-1
12-2
12-2
12-2
12-4
12-4
12
12.1
12.2
12.3
12.4
12.5
12.6
Logica
EGENRAPPORTERING
6-1
6-1
6-1
6-2
6-2
6-3
6-3
6-3
9-1
9-1
9-1
9-1
9-2
9-3
11-5
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
12.7
12.8
12.9
13
Tidredovisning
Inledning
Lägga till tidredovisning
Ändra tidredovisning
Ta bort tidredovisning
Korrigera tidredovisning
Skriva ut en Tidredovisningsrapport
Se på detaljinformation
Diagram – Tidredovisning
13-1
13-1
13-2
13-3
13-3
13-3
13-4
13-5
13-5
14.1
14.2
14.3
14.4
Personligt schema
Inledning
Omfördelning av arbetstid
Rapportering av ledighet - heltid
Rapportering av ledighet - deltid
14-1
14-1
14-1
14-3
14-3
15.1
15.2
Planering/Bemanning
Inledning
Arbetsytan i Planering/Bemanning
15-1
15-1
15-1
16.1
16.2
16.3
Översikt
Allmänt om Översikt
Urvalskriterier
Vad visar översiktsbilden
16-1
16-1
16-1
16-2
Kursanmälan
17-1
18.1
18.2
Mina inställningar
Nytt lösenord
Språk
18-1
18-1
18-1
19.1
19.2
19.3
19.4
19.5
19.6
19.7
19.8
19.9
Attestering
Inledning
Starta Attestering
Ta fram underlag
Attestera
Detaljer
Ackumulatorer
Utskrifter
Översikt
Diagram – Tidredovisning
19-1
19-1
19-2
19-3
19-5
19-6
19-8
19-8
19-9
19-9
Hjälp
20-1
20-1
20-1
16
17
18
19
20
20.1
20.2
Logica
12-5
12-6
12-7
13.1
13.2
13.3
13.4
13.5
13.6
13.7
13.8
14
15
Flexmeddelande
Flexrapport
Lönehändelser som skapas via Tidberäkningen
Sida 0-5
Egen hjälpfil
Presentationer
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 0-6
0.2 Revisionshistoria
Rev N 2006-09-01
2006-11-29
Logica
Anpassad till version 4.90.
Ändringar i Kapitel 13.
Rev O 2007-10-22
Anpassad till version 5.0.
Rev P
2008-02-27
WM-data -> Logica
2009-03-17
5.10.
Kapitlet för kontrolluppgift är borttaget.
Kontrolluppgiften hittar du nu under Saldon.
Rev Q
2011-02-25 Anpassad till version 5.21.sp2
Rev R
2012-03-01 Anpassad till version 5.30
Kapitel 1.6 Status.- kompletterat
Kapitel 7 Resor är nytt
Kapitel 14 Personligt schema är nytt
Kapitel 15 Planering/Bemanning är nytt
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 1-1
1 Allmänt
1.1 Om denna handbok
Användarhandboken är avsedd för den som använder Egenrapportering.
Logica uppdaterar handboken vid ny version av Egenrapportering.
Detta inledande kapitel ska ge en allmän information om Egenrapportering
och om denna handbok. Sedan följer ett antal kapitel som beskriver de
funktioner som ingår i Egenrapportering.
1.2 Om Egenrapportering
1.2.1
Allmän
Egenrapportering är avsedd för rapportering av egna händelser t ex
personuppgifter, ledigheter, sjukförsäkran och resor samt att titta på t ex
saldon. Systemet kräver inte några kunskaper om löne- och resehantering.
Grundinformation inhämtas från Lön och PA. Återföring av resultat från
Palassos olika delsystem sker automatiskt.
Alla data lagras i en server och kan nås från användarens webbläsare. Dessa
data överförs till Lön där de förvandlas till lönetransaktioner.
Utdata presenteras dels direkt i webbläsaren dels på skrivare.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
Logica
EGENRAPPORTERING
Sida 1-2
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 1-3
1.3 Starta Egenrapportering
Du måste ha en aktuell anställningspost i Palasso för att kunna använda
Egenrapportering.
OBS!
När du loggar in kommer du att få ett antal säkerhetsvarningar, de kan se lite
olika ut beroende på version av Java och installation. Dessa skall du svara
Tillåt eller Alltid på.
1
Välj Egenrapportering.
Fönstret Login - Palasso Egenrapportering öppnas.
Fönstret Login - Palasso Egenrapportering
2
Fyll i Användarnamn och Lösenord. Om det finns flera databaser i er
installation, skall du även välja databasinstans.
3
Klicka på Logga in.
Inloggningsfönstret stängs och huvudfönstret i Egenrapportering öppnas
med dina personuppgifter.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 1-4
Huvudfönstret i Egenrapportering
Till vänster finns ett funktionsträd som innehåller de olika funktioner som
ingår i Egenrapportering. Dessa funktioner beskrivs längre fram i
handboken. Vilka delar som du ser, och ska använda, bestämmer ni lokalt.
Detta träd fungerar på samma sätt som Utforskaren i Windows.
Om du har flera anställningar ska du välja redovisningsenhet,
anställningslöpnummer eller orgenhet.
I fältet Anstlpnr (anställningslöpnummer), ser du vilken tjänstebenämning
den är kopplad till.
1.4 Visning av händelser
Vissa personer har flera anställningar, ibland på olika organisationer. Ni kan
välja om ni vill att all information för en anställning eller all information på
en organisationskoppling skall visas i listrutan med rapporterade händelser.
Villkoren sätts dels för hur egenrapportören skall se sina händelser och
dels hur en person med Sök person behörigheten skall se händelserna. Det
innebär allstå att det finns möjlighet att välja olika visning för dessa två
kategorier av användare.
1.4.1
Flytta ärende till annan organisation
Det finns möjlighet att tillåta att egenrapportören kan flytta ärenden till en
annan attestkedja, vilket betyder att du kan ange till vilken organisation
händelsen skall tillhöra för attest (inte den du är kopplad till). Det finns
ingen behörighet som styr till vilka organisationer som ärendet kan flyttas.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 1-5
Väljer man att aktivera denna funktion visas rullgardinsmenyn Flytta ärende
till annan org i Egenrapportering – Tillägg/Ledigheter/Sjuk/Res.
1.5 Avsluta Egenrapportering
Du avslutar Egenrapportering genom att klicka i trädet på Logga ut. För att
undvika eventuella låsningar rekommenderar Logica att du inte använder X
(krysset) i fönstret för att avsluta Egenrapportering.
När du klickar på Logga ut i funktionsträdet kontrollerar Egenrapportering
att du har sparat alla uppgifter som du har ändrat.
Om så inte är fallet öppnas ett varningsfönster för de uppgifter som du har
ändrat.
När du har loggats ut ur Egenrapporteringvisas meddelandet Du är utloggad
från Egenrapportering. Det fönstret kan du däremot stänga med X.
Huvudfönstrets utseende när du har loggat ut
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 1-6
1.6 Status
I Palasso finns ett antal status som sätts på varje rapporteringspost, beroende
på vem som har hanterat den och vad som är gjort. Dessa finns beskrivna
nedan. Det skiljer sig mellan de olika funktionerna.
Tabellerna nedan förklarar de olika status som visas i systemet på följande
sätt; Status = det användaren ser, Beskrivning = vad statusen betyder i
klartext, i databasen = vad som lagras i databasen, visas vid sökningar i
Analysområden (det som står efter / gäller status för inlånad personal).
Det finns ytterligare en status om man markerar fältet visa händelser från
lön, detta kan göras i ledigheter, tillägg och sjuk. Händelser från lön kan
bara visas vid valet senaste månaden eller senaste 3 mån. Om lönehändelsen
är rapporterad senaste månaden så står det lön annars visas löneperiod t ex
0801. Raden är även gråmarkerad.
Status för ledigheter
Status
Beskrivning
Beviljad
Beviljad i Attestering, eller skapad av
beviljare
Ej godkänd
Ej godkänd i Attestering
Från Tid
Ledighet skapat från Tid
Från Tid-OK
Ledighet, skapad i Tid, klarmarkerad i ER
För utredning
För utredning i Attestering
Godkänd
Godkänd i Attestering, eller skapad av
godkännare
Granskad
Granskad i Attestering, eller skapad av
granskare
Rapporterad
Sparad i Egenrapportering
Överförd
Överförd till Lön
Överförd/Inlånad Överförd till rapport med inlånade
i databasen
B/Q
E/L
T
K
U/F
G/I
D/W
R/J
O
9
Status för sjukrapportering
Status
Beviljad
Beskrivning
Beviljad i Attestering, eller skapad av
beviljare
Ej godkänd
Ej godkänd i Attestering
För utredning
För utredning i Attestering
Godkänd
Godkänd i Attestering, eller skapad av
godkännare
Granskad
Granskad i Attestering, eller skapad av
granskare
Rapporterad
Sparad i Egenrapportering
Överförd
Överförd till Lön
Överförd/Inlånad Överförd till rapport med inlånade
Logica
i databasen
B/Q
E/L
U/F
G/I
D/W
R/J
O
9
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 1-7
Status för tillägg
Status
Beskrivning
Beviljad
Beviljad i Attestering, eller skapad av
beviljare
Ej godkänd
Ej godkänd i Attestering
Från Tid
Tillägg skapat från Tid
Från Tid-OK
Tillägg, skapad i Tid, klarmarkerad i ER
För utredning
För utredning i Attestering
Godkänd
Godkänd i Attestering, eller skapad av
godkännare
Granskad
Granskad i Attestering, eller skapad av
granskare
Rapporterad
Sparad i Egenrapportering
Överförd
Överförd till Lön
Överförd/Inlånad Överförd till rapport med inlånade
i databasen
B/Q
E/L
T
K
U/F
G/I
D/W
R/J
O
9
Status för reseärende
Status
Beskrivning
i databasen
Beviljad
Ej godkänd
Preliminär
För utredning
Godkänd
Beviljad i Attestering, eller skapad av beviljare
Ej godkänd i Attestering
Förskott utbetalt
För utredning i Attestering
Godkänd i Attestering, eller skapad av
godkännare
Granskad i Attestering, eller skapad av granskare
Sparad i Egenrapportering klar för attest
Makulerad
Sparad preliminärt
Sparad av administratör
Överförd till Lön
B
E
P
U
G
Granskad
Rapporterad
Makulerad
Sparad
Sparad
Överförd
Logica
D
R
M
V
S
O
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 1-8
Status för tidredovisning
Status
Beskrivning
i databasen
Beviljad
Ej godkänd
För utredning
Godkänd
Beviljad i Attestering, eller skapad av beviljare
Ej godkänd i Attestering
För utredning i Attestering
Godkänd i Attestering, eller skapad av
godkännare
Granskad i Attestering, eller skapad av granskare
Sparad i Egenrapportering
Överförd till lön
Klarmarkerad i egenrapportering, gäller FM
B/Q
E/L
U/F
G/I
Granskad
Rapporterad
Överförd
Rapporterad
(FM och FS)
Överförd
(FM och FS)
Godkänd
(FM och FS)
Överförs, exporterad till ekonomisystemet FS
D/W
R/J
O
N (om
attest ska
ske R)
E
Godkänd i Attest
N
Status för kompetensprofil
Status
Beskrivning
i databasen
Beviljad
Ej godkänd
För utredning
Godkänd
Beviljad i Attestering, eller skapad av beviljare
Ej godkänd i Attestering
För utredning i Attestering
Godkänd i Attestering, eller skapad av
godkännare
Granskad i Attestering, eller skapad av granskare
Sparad i Egenrapportering
B
E
U
G
Granskad
Rapporterad
D
R
1.7 Kontroller
Kontrollerna i Egenrapportering görs mot rapporteringar gjorda både i ER,
förenklad anställning och Lön. De finns olika typer av kontroller, allmänna-,
rimlighets-, ackumulator-, kollisions- och omfattningskontroller. Vid
uppsättningen av kontrollerna så väljer man om de ska vara stoppande eller
enbart varning. Kontrollerna visas både för Egenrapportör och attesterare.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 2-1
2 Utökad rapportering
2.1 Inledning
I Egenrapportering kan Du, om Du har en särskild behörighet, även
rapportera för fler personer. Det kan ju vara så att alla inte har tillgång till pc
eller av annan anledning inte kan rapportera in sina händelser.
2.2 Rapportering
Du har loggat in i Egenrapportering. Huvudfönstret har öppnats och fyra
knappar har tillkommit med
och Tillbaka.
Egenrapportering startat av person med behörighet till utökad rapportering och attest
1
Klicka på Sökknappen.
Fönstret Sök person öppnas.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 2-2
Fönstret Sök person
2
Ange urvalsparametrar och klicka på Sök.
Om du vill ha ett urval på alla organisationsenheter som du har
behörighet till ska du klicka på Sök direkt.
Du kan också välja en organisationsenhet i taget.
Vill du ha med de underliggande organisationerna skall du markera
rutan för detta.
Om du vill ha ett urval på de tillfälliga organisationer som finns, byter
du organisationstyp till insats, eller projekt för andra än polisen. Även
inlånad personal syns under insats om de är knutna till en funktion där.
Du kan skapa ett urval genom att söka på personnummer, efternamn,
förmanm, anställningsnummer, personalkategori eller tjänstebenämning.
Exempel: Om urvalet ska omfatta de som är födda 1955 skriver du 55* i
personnummerfältet.
Du kan välja att ha personnummerintervall som urval, genom att
markera den rutan och får då ytterligare ett fält för personnummer att
fylla i.
Om du vill ha med okopplade personer eller de personer du har
personbehörighet till markerar du dessa rutor. Väljer du något av dessa
två urval kommer de att komplettera det urval du gjort på organisation.
Det går inte att välja bort organistationsurvalet.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 2-3
När sökningen är klar visas de personer som motsvarar dina sökvillkor i
listrutan.
3
Markera den person som du vill rapportera för.
4
Klicka på Välj.
Fönstret stängs, du kommer tillbaka till huvudfönstret som nu
innehåller uppgifter för den person som du valde.
Uppgifterna i huvudfönstrets identifikationsdel har ändrats
Dessutom har knappen Tillbaka aktiverats. Denna ska du klicka på när
du vill komma tillbaka till dina egna uppgifter.
Nu kan du börja rapportera.
2.3 Status
När du sparar en rapportering på en annan person, får den posten den status
som motsvarar din behörighet. Är du granskare blir posten granskad, är du
beviljare blir posten beviljad och är du godkännare blir posten godkänd.
Har du ingen attestbehörighet, blir posten rapporterad.
Du kan alltid förändra en rapportering som har en status som är lika med
eller lägre än din behörighet.
2.4 Grupprapportering
Grupprapportering är en funktion där du kan rapportera samma tillägg eller
ledighet på många personer samtidigt.
Funktionen finns i både Egenrapportering och i Förenklad inrapportering.
Det som skiljer dessa två fuktioner är hanteringen av vilka lönearter som
används. När grupprapportering körs via Förenklad inrapportering används
de lönearter som enligt registervården gäller för Förenklad inrapportering
och när du kör via Egenrapportering används de lönearter som gäller för
Egenrapportering.
Inställning av vilka lönearter som skall vara tillgängliga görs i Styrvärden –
Lön – Gruppering på ledighet, tillägg.
Du når funktionen genom att välja Tillägg alternativt Ledigheter under
Grupprapportering i trädet i Egenrapportering. I exemplet nedan visas
tillägg, men ledigheter fungerar på samma sätt.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 2-4
Fönstret Grupprapportering av tillägg
Söka fram personer via personsökning
När du kommer in i bilden kan du välja att göra ett urval på personnivå
genom att ha Person markerad och klicka på Välj Personer. Då används den
vanliga sök person-bilden. Se avsnitt 2.2 Rapportering.
När du klickar på Välj kommer du tillbaka till Grupprapporteringsbilden och
de personer du har valt ut visas i listan Valda Person/er.
Söka fram personer via organisation
Du kan även välja att söka fram och rapportera på personer på en
organisation genom att ha Organisation markerad. Då tänds listboxen med
organisationer och du kan välja den organisation du ska rapportera på.
När du väljer en organisation visas alla personer som är kopplade till den
organisationen i listan Valda Person/er.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 2-5
Fönstret Grupprapportering av tillägg
Du kan ta bort en eller flera personer ur listan genom att markera den raden
och klicka på Ta bort rad.
Nu kan du börja rapporteringen
1
Välj i listboxen vilken Tilläggsgrupp (eller Ledighetstyp) du vill
rapportera.
2
Välj i listboxen vilken Typ av tillägg (eller typ av Ledighet) du vill
rapportera.
Som alternativ till steg 1 och 2, kan du ange lönearten direkt om du
känner till den.
3
Ange From datum och eventuellt Tom datum.
4
Fyll i de fält som är tillgängliga, t ex belopp. Beroende på vilken typ av
tillägg du valt tänds olika fält.
Inställning av vilka fält som skall vara tillgängliga görs i Styrvärden –
Gemensamt – Redovisningsenhet, fliken Egenrapportering - Regler.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 2-6
Fönstret Grupprapportering av tillägg
5
Om händelsen ska konteras väljer du knappen Kontering
Bilden för kontering i grupprapportering öppnas.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 2-7
Fönstret Grupprapportering Kontering
Bilden liknar den som används för kontering i Tillägg. Skillnaden är att
den saknar namn och giltighetstid.
6
Ange hur konteringssträngen ska se ut
När markören står i de olika konteringsbegreppen visas de tillgängliga
koderna i en lista, om ni har bestämt att det ska vara så. Om du bläddrar
dig fram till rätt kod och klickar på värdet så läggs det i
inmatningsfältet. Du kan också skriva in det rätta värdet manuellt.
Har ni bestämt att koderna inte skall visas med automatik kan du söka
fram med F3 eller använda knappen Sök i kodplanen.
7
När du är klar med konteringssträngen väljer du Spara.
8
Om du skall rapportera in tillägg med olika konteringar kan du skapa
fler stängar på en gång. När du är klar väljer du Stäng.
När du sparar kontering i den här bilden kommer den att få ett
radnummer som du ser i rapporteringsbilden.
Exempel på radnr för kontering
Så här sparas och numreras de konteringssträngar du lägger upp. De kan
återanvändas under den tid du är inloggad i Grupprapporteringen. Nästa
gång du kommer in i bilden börjar du om på 1.
9
Klicka på Spara.
Nu har den rapportering du gjort sparats på personerna. Du kan skriva
ut en rapport som visar det du rapporterat in, genom att välja Visa
Rapport.
Rapport: Grupprapportering tillägg
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 3-1
3 Person
3.1 Inledning
I denna funktion kan du ändra namn, adress och telefonnummer. Du kan
även registrera/ändra anhöriguppgifter. I fliken Övrigt under Grunduppgifter
visas/registreras facktillhörighet. Du kan också rapportera in
Arbetslivserfarenhet och Kompetens.
Viktigt!
Du kan inte ta bort eller lägga till en person här.
3.2 Grunduppgifter
Du når fönstret Grunduppgifter genom att välja Grunduppgifter i mappen
Person.
Fönstret Grunduppgifter - fliken Namn/adress
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 3-2
Fönstret Grunduppgifter - fliken Annan adress
Fönstret Grunduppgifter - fliken Alternativa telefonnummer
Fönstret Grunduppgifter - fliken Personalkort
Fönstret Grunduppgifter - fliken Övrigt
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
3.2.1
EGENRAPPORTERING
Sida 3-3
Ändra personuppgifter
1
Välj flik.
2
Klicka i det fält du vill ändra.
3
Ändra uppgifterna.
4
Klicka på Spara.
Dina ändringar sparas.
3.2.2
Personalkort
1
Välj fliken Personalkort.
2
Markera de rubriker du vill skriva ut, eller klicka på Markera alla.
3
Klicka på Utskrift.
3.3 Anhöriguppgifter
Du når fönstret Anhöriguppgifter genom att välja Anhöriga i mappen
Person. Om du vill lägga till anhöriga väljer du Ny rad, skriver in värden i
aktuella fält och väljer Spara.
Fönstret Anhöriguppgifter
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 3-4
3.4 Barn
Fönstret barnuppgifter
3.5 Meriter
I denna funktion kan du registrera arbetslivserfarenhet, övriga meriter och
språkkunskaper.
3.5.1
Arbetslivserfarenhet
När du klickar på Meriter i mappen Person visas fliken Arbetslivserfarenhet.
Fönstret Meriter Fliken Arbetslivserfarenhet
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 3-5
Registrera arbetslivserfarenhet
1
Fyll i Arbetsgivare/befattning.
2
Välj sektor.
Du kan välja mellan Statligt, Kommunalt, Privat och Övrigt.
3
Fyll i Fr o m datum.
4
Fyll i T o m datum.
5
Klicka på Spara.
Uppgifterna överförs till listrutan Registrerad arbetslivserfarenhet och
sparas.
Ta bort registrerad arbetslivserfarenhet
Logica
1
Markera den rad i listrutan du vill ta bort.
2
Klicka på Ta bort.
Raden försvinner från listrutan.
3
Klicka på Spara
2012-03-30
Användarhandbok
3.5.2
EGENRAPPORTERING
Sida 3-6
Övriga meriter
För att hantera andra meriter än arbetslivserfarenhet eller språk, klicka på
fliken Övriga meriter.
Fönstret Meriter - Fliken Övriga meriter
Registrera övriga meriter
1
Fyll i Benämning.
2
Fyll i År.
3
Klicka på Spara.
Raden överförs till listrutan Registrerade övriga meriter och sparas.
Ta bort övriga meriter
Logica
1
Markera den rad du vill ta bort.
2
Klicka på Ta bort.
Raden försvinner från listrutan.
3
Klicka på Spara
2012-03-30
Användarhandbok
3.5.3
EGENRAPPORTERING
Sida 3-7
Språk
I fliken Språk registreras språkkunskaper.
Fönstret Meriter - Fliken Språk
Registrera språkkunskaper
1
Välj språk i listboxen Språk.
2
Välj språknivå i listboxen Språknivå.
3
Klicka på Spara
Raden överförs till listrutan Registrerade språk och sparas.
4
Om du har fler språk att registrera, börja med punkt 1 igen.
Ta bort språkkunskaper
Logica
1
Markera den rad du vill ta bort i listan Registrerade Språk
2
Klicka på Ta bort.
Raden försvinner från listrutan.
3
Klicka på Spara.
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 3-8
3.6 Kompetens
En persons samlade kunskaper och erfarenheter kan återspeglas i en s k
kompetensprofil.
För att kompetensprofilerna ska byggas upp på samma sätt i hela
verksamheten, läggs strukturen upp av personalenheten el dyl i Palasso PA.
Du registrerar kompetens genom att lägga in en kunskapsnivå på de ämnen
som förekommer inom kompetensområdet.
1
Du når kompetensprofilen genom att välja Kompetens i mappen
Person.
Fönstret Kompetens
2
Välj kompetensområde genom att välja i listboxen.
Nu uppdateras listrutan Kompetensämnen med det som har lagts i
Registervården i Palasso PA.
3
Markera kompetensämne.
4
Ange Nivå, Datum och ev. Giltig tom.
5
Klicka på Spara.
Om du vill uppdatera fler kompetensområden börjar du om från punkt 2.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 4-1
4 Ledigheter
4.1 Inledning
Välj Ledigheter i trädet för att se information om ledigheter. Här kan du
registrera olika ledigheter t.ex. semester, föräldraledighet, ledig med lön,
ledighet utan lön. Vilka ledigheter som kan rapporteras bestäms lokalt vid
varje installation av Palasso.
Fältet Status för ledigheter se kapitel 1.6
Information om ledigheter
Om det finns ledigheter rapporterade syns dessa i listrutan. Även de
ledigheter som skapas med automatik utifrån de tidregistreringar som gjorts
visas.
Om du vill förtydliga uppgifter kring din ledighet kan du använda
anteckningsfältet.
Om du rapporterat något som du inte vill spara kan du använda knappen
Töm textfälten.
Det finns en omfattningskontroll som varnar om du försöker rapportera en
ledighet på ett datum som är upptaget av annan ledighet. Du får välja om du
vill fortsätta eller inte. Handboken Gemensam beskriver ytterligare
kontroller som kan aktiveras.
Du kan välja om du vill skriva ut allt eller markera den rad som ska skrivas
ut. Observera att händelser från lön inte skrivs ut även om du markerat dem.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 4-2
4.2 Rapportera ledighet
Viktigt
En rapporterad ledighet där datum är över månadsskifte framåt i tiden och
där du rapporterar in antal måste rapporteringen vara uppdelad med varje
månad för sig.
1
Välj ledighetsgrupp.
Exempel på ledighetsgrupp är Föräldraledighet
2
Välj typ av ledighet.
Typ av ledighet styr vilka fält som du kan fylla i.
Exempel på en typ av ledighet, kopplad till Föräldraledighet, är Vård av
sjukt barn.
3
Fyll i övriga uppgifter.
Datum ska innehålla sex siffror (ÅÅMMDD) eller välj aktuellt datum
från kalendern.
Vissa ledigheter kräver att du fyller i barnets födelsedatum och
Anteckningsrutan, se avsnitt 4.8 Anteckningar.
4
Klicka på Spara.
Ändringarna sparas och uppgifterna flyttas till listan.
4.3 Ändra ledighet
Viktigt!
Du kan endast ändra en ledighet på dig själv som har statusen Rapporterad
(om ni använder attestering, annars får du ändra om det är status Godkänd)
1
Klicka på den ledighet som du vill ändra på.
Informationen visas i inrapporteringsfälten.
2
Ändra uppgifterna.
3
Klicka på Spara.
Ändringarna sparas och uppgifterna flyttas till listan.
4.4 Ta bort ledighet
Viktigt!
Du kan endast ta bort en ledighet på dig själv som har statusen Rapporterad.
(om ni använder attestering, annars får du ta bort om det är status Godkänd)
1
Logica
Klicka på den ledighet som du vill ta bort.
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 4-3
Informationen visas i inrapporteringsfälten.
2
Klicka på Ta bort rad.
Ledigheten tas bort.
3
Klicka på Spara.
4.5 Korrigera en ledighet
Viktigt!
Du kan endast korrigera en ledighet som har statusen Överförd.
1
Klicka på den ledighet som du vill korrigera.
Informationen visas i inrapporteringsfälten
2
Klicka i fältet för Korrigera.
Ett V visas i fältet.
3
Klicka på Spara.
4.6 Korrigera del av en ledighet
Viktigt!
Du kan endast korrigera en ledighet som har statusen Överförd.
1
Klicka på den ledighet som du vill korrigera.
Informationen visas i inrapporteringsfälten. Ändra datum. Du kan bara
korrigera inom det datumintervall som redan finns.
2
Klicka i fältet för Korrigera.
Ett V visas i fältet.
3
Klicka på Spara.
4.7 Klarmarkera ledighet som är skapad via Tid
De ledigheter som skapas med automatik utifrån de tidregistreringar som du
har gjort måste du godkänna genom att klarmarkera dem.
1
Klicka på den ledighet du vill klarmarkera.
Du kan även klarmarkera flera ledigheter på en gång genom att markera
flera rader.
2
Logica
Klicka på Klarmarkera.
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 4-4
4.8 Anteckningar
Du kan även koppla anteckningar till ledigheten.
1
Klicka i anteckningsrutan.
2
Skriv in den text som du vill koppla till ledigheten.
Texten får bestå av maximalt 72 tecken.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 5-1
5 Tillägg
5.1 Inledning
Här kan du registrera och kontera olika typer av tillägg t.ex. kostnads-,
läkemedels-, sjukvårdsersättning, övertid samt OB-tillägg.
När en rapportering görs i tillägg och den avvikande kontering bara ska
användas vid detta tillfälle finns möjlighet att istället för att skapa en
konteringssträng välja att det ska spara som en engångskontering.
Konteringsnamnet visas med dagens datum och texten från Typ av tillägg
som är tillägget avser. I fältet fr o m och t o m skapas datum automatsikt
med dagens datum plus 2 månader framåt i tiden.
Du kan även få tillägg från Tid, dvs de tillägg som skapas med automatik i
beräkningen utifrån tidregistreringar, schema och avtal.
Fönstret Tillägg
Om du vill förtydliga uppgifter kring dina utlägg kan du lägga till en
anteckning i anteckningsfältet.
Om du rapporterat något som du inte vill spara kan du använda knappen
Töm textfälten.
Du kan välja om du vill skriva ut allt eller markera den rad som ska skrivas
ut. Observera att om du markerat visa händeser från lön så skrivs inte dessa
ut.
5.2 Rapportera tillägg
1
Välj tilläggsgrupp.
Exempel på tilläggsgrupp är Utlägg.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
2
EGENRAPPORTERING
Sida 5-2
Välj typ av tillägg.
Exempel på typ av tillägg, kopplad till utlägg, är Kostnadsersättning.
3
Fyll i övriga uppgifter.
Datum ska innehålla sex siffror (ÅÅMMDD) eller välj aktuellt datum
från kalendern.
4
Ange eventuell kontering.
Behöver du skapa en ny konteringssträng, når du konteringsfönstret
genom knappen Kontering. Se kapitlet om Kontering, för att få reda på
hur konteringssträngarna skapas.
5
Klicka på Spara.
Tillägget sparas och uppgifterna flyttas till listan.
5.3 Ändra tillägg
Viktigt!
Du kan endast ändra ett tillägg på dig själv som har statusen Rapporterad.
(om ni använder attestering, annars får du ändra om det är status Godkänd)
1
Klicka på det tillägg du vill ändra på.
Informationen visas i inrapporteringsfälten.
2
Ändra uppgifterna.
3
Klicka på Spara.
5.4 Ta bort tillägg
Viktigt!
Du kan endast ta bort ett tillägg på dig själv som har statusen Rapporterad.
(om ni använder attestering, annars får du ta bort om det är status Godkänd)
1
Klicka på det tillägg du vill ta bort.
Informationen visas i inrapporteringsfälten.
2
Klicka på Ta bort rad.
Tillägget tas bort.
3
Logica
Klicka på Spara.
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 5-3
5.5 Korrigera ett tillägg
Viktigt!
Du kan korrigera Tillägg med statusen Överförd men du måste korrigera
hela händelsen.
1
Klicka på det tillägg som du vill korrigera.
Informationen visas i inrapporteringsfälten
2
Klicka i fältet för Korrigera.
Ett V visas i fältet.
3
Klicka på Spara.
5.6 Klarmarkera tillägg från Tid
De tillägg som skapas med automatik utifrån de tidregistreringar som du har
gjort eller via schemat och avtal måste du godkänna genom att klarmarkera
dem. Händelser som skapats via tidberäkningen kan du endast komplettera
med en kontering och anteckning, inga andra ändringar sparas.
1
Klicka på det tillägg du vill klarmarkera, som har status Från Tid.
Informationen visas i inrapporteringsfälten.
2
Ange eventuell kontering.
Behöver du skapa en ny konteringssträng, når du konteringsfönstret
genom knappen Kontering. Se kapitlet om Kontering, för att få reda på
hur konteringssträngarna skapas.
3
Klicka på Klarmarkera.
Raden sparas med ändrad status till Från Tid - OK. De tillägg som
har en kontering markeras med ett V i fältet.
Viktigt!
Klarmarkeraknappen visas endast för de personer som använder
tidregistrering och har ett kortnummer.
5.7 Klarmarkera fler tillägg från Tid
De tillägg som skapas med automatik utifrån de tidregistreringar som du har
gjort eller via schemat och avtal måste du godkänna genom att klarmarkera
dem. Händelser som skapats via tidberäkningen kan du endast komplettera
med en kontering och anteckning, inga andra ändringar sparas.
1
Logica
Markera de tillägg du vill godkänna/klarmarkera
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 5-4
Informationen visas i inrapporteringsfälten. Har du markerat flera rader
visas det tillägg som ligger högst upp i listan.
2
Klicka på Klarmarkera.
Raderna sparas med ändrad status till Från Tid - OK. De tillägg
som har en kontering markeras med ett V i fältet.
Viktigt!
Klarmarkeraknappen visas endast för de personer som använder
tidregistrering och har ett kortnummer.
5.8 Anteckning
Du kan även koppla anteckningar till tillägget.
1
Klicka i anteckningsfältet..
2
Skriv in den text du vill koppla till tillägget.
Texten får bestå av maximalt 72 tecken.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 6-1
6 Sjukrapportering
6.1 Inledning
I denna funktion hanterar du sjukrapportering.
Information om sjukperioder visas när du klickar på funktionsknappen Sjuk.
Fönstret sjukförsäkran
Om det finns sjukperioder rapporterade syns dessa i listrutan.
Du kan välja om du vill skriva ut allt eller markera den rad som ska skrivas
ut. Händelser från lön skrivs inte ut även om du markerat dem.
Om man markerat Visa händelser från lön visas sjukfrånvaron med texten
sjuklöneperiod. När man byter till ny lönemånad så visas sjukfrånvaron med
”rätt” text dvs karensdag och sjukavdrag dag 2-14 osv.
6.2 Rapportera sjukperiod
1
Välj text.
Texten styr vilka fält som du kan fylla i. Välj ex Sjuklöneperiod.
2
Fyll i Fr o m datum och eventuellt T o m datum.
Ska vara sjukperiodens första dag samt den sista dagen och ha formatet
ÅÅMMDD ) eller välj aktuellt datum från kalendern.
3
Ange omfattning.
4
Fyll i Fr o m klockan.
Ska endast fyllas i om du är sjuk del av dag.
5
Logica
Klicka på Spara.
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 6-2
Ändringarna sparas. Uppgifterna flyttas till listan och
inrapporteringsfälten töms.
De sjukperioder som saknar tom datum och som passerar månadsskiftet
kommer att komma med i överföringen till Lön och få ett nytt Fr o m datum
med den första i nästkommande månad. Det är endast om posten är godkänd
i Attest som den kommer med till Lön.
6.3 Ändra sjukrapportering
Längst ned i fönstret visas de sjukperioder som redan är registrerade.
Viktigt!
Du kan endast ändra en sjukperiod på dig själv som har statusen
Rapporterad eller lägga till ett slutdatum om posten har status Godkänd.
1
Klicka på den sjukrapportering som du vill ändra på.
Informationen visas i inrapporteringsfälten.
2
Ändra uppgifterna.
3
Klicka på Spara.
Uppgifterna sparas och flyttas till listan, och inrapporteringsfälten töms.
6.4 Ta bort sjukrapportering
Längst ned i fönstret visas de sjukperioder som redan är registrerade.
Viktigt!
Du kan endast ta bort en sjukperiod på dig själv som har statusen
Rapporterad. (om ni använder attestering, annars får du ändra om det är
status Godkänd)
1
Klicka på den sjukrapportering som du vill ta bort.
Informationen visas i inrapporteringsfälten.
2
Klicka på Ta bort rad.
Inrapporteringsfälten töms och sjukperioden tas bort.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 6-3
6.5 Läkarintyg, Försäkringskassan och Rehabiliteringsutredning
Det finns fyra fält för att hålla reda på om du har fått läkarintyg, om
sjukperioden är anmäld till försäkringskassa samt om
rehabiliteringsutredning är påbörjad.
I fälten Läkarintyg fr o m och Läkatintyg t o m skriver du in vilka datum
som läkarintyget gäller för.
I fältet Anmäld till Försäkringskassan markerar du att anmälan skett.
I fältet Rehabiliteringsutredning påbörjad markerar du att utredning är
påbörjad.
De här tre fälten finns det kontroller mot som sedan används om man har
valt att det skall skickas mail till rapportör eller attesterare med automatik
när fälten skall uppdateras.
6.6 Anteckningar
Du kan även koppla anteckningar till sjukperioden.
1
Klicka i anteckningsfältet.
2
Skriv in den text du vill koppla till sjukperioden.
Texten får bestå av maximalt 72 tecken.
6.7 Vård av barn
Möjligheten finns att på myndigheten bestämma om Vård av sjukt barn
(VAB) skall rapporteras under gruppen Sjuk. Om man har valt att rapportera
på det sättet finns fältet för att fylla i barnets personnummer även i bilden
för Sjukrapportering.
Vid rapportering av VAB kan man precis som vid rapportering av
sjukperiod lämna tom datum öppet och det hanteras då på samma sätt.
De VAB-perioder som saknar tom datum och som passerar månadsskiftet
kommer att komma med i överföringen till Lön och få ett nytt fr o m datum,
den första i nästkommande månad. Det är endast om posten är godkänd i
Attest som den kommer med till Lön.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 7-1
7 Resor
7.1 Inledning
7.1.1
Allmänt
I Egenrapportering kan du:
• söka fram dina tidigare registrerade reseärenden.
• registrera ett nytt reseärende.
• ändra på uppgifter tills du har överlämnat ärendet till
resehandläggaren/attesteraren.
• preliminärberäkna resan för att se uträknad ersättning
• skicka ärendet till resehandläggaren/attesteraren.
• skriva ut en reseorder som du kan använda för attest enl. myndighetens
regler och som ett underlag till resehandläggaren
• titta på och skriva ut rapporten Reseräkning som består av uppgifter om
resan och beräkningsresultat
• skriva ut en utläggsbilaga att fästa kvitton på
• komplettera med ytterligare utlägg på en överförd resa
• makulera ett reseärende som inte är bearbetat i Palasso Res.
• rapportera resor som Förrättning i förrättning om du har långtidsperiod
registrerad
•
Du kan inte:
• registrera en reseräkning om du har en långtidsperiod registrerad för den
period som resan omfattar. Detta beror på att långtid förutsätter särskilda
rutiner.
• förändra något i en reseräkning som du har skickat till resehandläggaren
eller en makulerad reseräkning.
Detta gör reshandläggaren i Palasso Res.
Om det i någon av flikarna visas ett ? i övre högra hörnet kan du klicka där.
Ett fönster öppnas där information finns om hur/vad som ska rapporteras i
repektive flik.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
7.1.2
EGENRAPPORTERING
Sida 7-2
Översikt
Initiera resan
Reseorder
Attest
Tjänsteresa
Rapportera utlägg och kompletterande uppgifter
Reseräkning
Löneberäkning
Egenrapportering gör det möjligt att ta ut en reseorder för attestering innan
du påbörjar resan. Initialt registrerar du när resan påbörjas och avslutas samt
ändamål. Eventuellt så kompletterar du detta med konteringsuppgifter.
När sedan tjänsteresan är avslutad kompletterar du reseärendet med
uppgifter om utlägg och ersättningar.
Om din arbetsgivare inte kräver att du ska skapa en reseorder innan du reser
så kan du initiera resan och komplettera med uppgifter om utlägg och
ersättningar när tjänsteresan är avslutad.
Om du har flera anställningar kan du välja anställningsnummer när du
skapar resan. Du kan ändra detta om du valt fel.
Dina tidigare reseärenden visas under fliken Resor.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 7-3
Översiktsfönster över dina reseärenden
Reseärenden är sorterade i fallande datumordning så att ärendet med senaste
avresedatum visas överst.
Du kan öppna ett reseärende genom att dubbelklicka på önskat reseärende
eller genom att markera det och klicka på Öppna. Då visas fliken Resa. Om
du sedan klickar på Reseräkning kan du titta på, och skriva ut, rapporten
Reseräkning. Har resan datum framåt skapas den som en Reseorder.
I fältet status visas det på dina resor hur långt i ”kedjan” har resan kommit.
Sparad av adm = Resan är sparad och kan endast bearbetas av en
resadministratör. Du kan öppna resan men du kan inte göra någon på resan.
Godkänd = Godkänd i Attestering och är i vänteläge för Utbetalning
(överföring till Lön)
Beviljad = Beviljad i Attestering
Ej godkänd = Ej godkänd i Attestering (du får ett mail om att resan inte är
godkänd)
Framåtrapporterad= Resan har datum framåt i tiden. Den har denna status
tills dess att du sparar den till reseräkning efter att ha varit en resa framåt i
tiden.
Sparad preliminärt = Sparad av dig men ännu inte skickad vidare till attest
Granskad = Granskad i Attestering
Rapporterad = Du har skickat resan till attest för granskning, godkännande
För utredning = För utredning i Attestering
Överförd = Överförd till Lön
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 7-4
7.2 Registrera en resa
Du står i fönstret Ny för Resor.
Här väljer du om du ska rapportera inrikes- eller utrikesresa.
Gränssnittet i kommande fönster påverkas av ditt val.
Du kan, när du har kommit in i fönstret Resa, ändra ditt val av inrikesutrikesresa om du upptäcker att det är fel. Även anställningslöpnummer och
organisationsenhet är möjlig att ändra.
1
Logica
Klicka på OK.
Fliken Resa visas. Övriga flikar är inte tillgängliga för rapportering
förrän du har sparat uppgifterna om resan.
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 7-5
Fliken Resa
2
Registrera uppgifter.
Obligatoriska uppgifter är: datum och klockslag, när resan påbörjas och
avslutas och resans ändamål. Datum kan rapporteras in alternativt väljas
via kalenderfunktionen
Datum visas med helt årtal, månad och dag (åtta siffror och
bindesterck) Inrapportering sker med sex siffror utan streck
Du kan skriva in datum (ÅÅMMDD) direkt i datumfälten eller klicka i
kalendern och söka fram rätt dag. Du förflyttar dig månad för månad
genom att klicka på pilarna, på var sida om månad och år (överst i
fönstret) Du kan klicka i ett datum eller förflytta dig med
piltangeneterna (på tangentbordet) till rätt datum och trycka Enter.
Klockslag rapporteras med fyra positioner.
Exempel: klockan halvåtta på morgonen anges 0730.
För de personer som hos myndigheten har ett lokalt avtal som avviker
från det generella finns möjligheten att i fältet Avtal markera vilket av
avtalen (redenhetens eller det personliga) som ska gälla för denna resa.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 7-6
I fältet Resezon kan man välja om resan sker Utanför verksamhetsorten
(mer än 50 kilometer från tjänstestället eller bostaden), Inom
verksamhetsorten (Inom 50 kilometer från tjänstestället eller bostaden),
arbetsorten) eller Inom tjänstgöringszonen (Inom 5 km från
tjänstestället eller bostaden)
Utanför verksamhetsorten är förvalt.
3
Klicka på Spara.
När du sparar uppgifterna blir fler fält i denna flik tillgängliga och
dessutom får du tillgång till övriga flikar.
Förslagsrader skapas (se Bilersättning) i de olika flikarna. Dessa visas
med en gul markering i fältet Status.
Fliken Resa
En dubblettkontroll som kontrollerar mot tidigare registrerade
reseärenden, görs när du sparar. Om tider och datum går omlott med en
annan resa så visas detta med ett felmeddelande.
Du markerar aktuellt datum för ev måltider och Privat boende. Din
arbetsgivare kan sätta upp så att Frukost markeras med automatik på
inrikes resor vid flerdygnsförrättning (resor som medför övernattning
utom bostaden). Om du ändrar någon av måltiderna till måltider med
förmånsvärde bockas motsvarande fält ur.
Har inga övriga måltider, förutom frukost rapporterats, markerar du
valet Inga måltider
Innan du går vidare till nästa punkt kan det vara aktuellt att rapportera
utlägg och andra kompletterande uppgifter. Se under kapitlet
Rapportera utlägg.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 7-7
4
Du kan när du vill starta en beräkning för att se beräkningsresultatet.
Det gör du genom att klicka på Preliminära ersättningar.
5
Har du rapporterat utlägg finns möjlighet att skriva ut ett underlag att
fästa kvittona på. Välj Utläggsbilaga
6
När du klickar på knappen Reseräkning i fliken Resa skapas rapporten
Reseräkning. Om resan har datum framåt i tiden har rapporten rubriken
Reseorder istället. Den är möjlig att skriva ut.
7
Klicka på Till attest när du är klar med din rapportering.
En beräkning utifrån dina rapporteringar görs. När den är klar kommer
du tillbaka till startsidan.
7.3 Rapportera restid/arbetstid
Här rapporterar du in mellanliggande dagar där restidsersättning ska
utbetalas. Det gäller också den restid utom arbetstid på avresedag och
hemkomstdag som inte täcks in av avresans/hemresans klockslag
Detta gör du för att restidsersättning ska beräknas för den dagen, om lokalt
avtal gäller för ersättning av restid.
Du kan också markera om du åkt på en arbetsfri dag, då beräknas
restidsersättning för hela den restiden.
Viktigt
Om du är kopplad till ett arbetstidsschema hämtas arbetstiden och läggs
in i listrutan.
Fliken Restid
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 7-8
Lägga till restid
1
Ange datum och klockslag när resan påbörjades.
2
Ange datum och klockslag när resan avslutades.
Om du är kopplad till ett arbetstidsschema hämtas arbetstiden för det
inrapportertade datumet.
Viktigt
Om du är kopplad till ett arbetstidsschema hämtas arbetstiden utifrån
schemat aktuell dag för avresan, hemresan och mellanliggande dag om
du rapporterar Restid .
7.4 Rapportera Händelse/Förrättningsort
Exempel på händelser är:
• Konferens
• Uppehåll
• Annan resa, här benämnt med Inget traktamente (används när dessa dagar
inte ska generera ersättning t ex vid semester eller annat uppehåll i
samband med tjänsteresan)
Fliken Händelse
Lägga till händelse
Logica
1
Välj typ av händelse.
2
Fyll i datum.
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 7-9
För konferens ska du även fylla i från och med vilken måltid
konferensen börjar och till och med vilken måltid konferensen pågår
För uppehåll ska du även fylla i klockslag.
Du kan inte nå fälten för måltid och klockslag för andra händelser.
7.5 Utlägg
Här ska du rapportera de utlägg/kvitton som du har för dina inrikes och
utrikes resor. Det kan gälla taxi, buss etc. Ersättningen betalas ut
tillsammans med övrig ersättning. Du kan inte rapportera traktamenten,
skattepliktiga tillägg eller måltidsavdrag här.
För de ersättningar där moms ska beräknas gäller följande:
Momsbeloppet beräknas automatiskt men kan ändras om det uträknade
beloppet inte är det som kvittot visar.
För utrikes belopp kan du rapportera den kurs som gällde för den utländska
valutan och ange det utländska beloppet. Då beräknas ersättningen om till
svenska kronor.
Fältet Verif kan du använda om du har flera kvitton och vill visa vilket
kvitto som hör till respektive inrapportering.
Fliken Utlägg
Lägga till utlägg
1
Välj utlägg under Ersättning.
Giltiga utlägg visas med text.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
2
EGENRAPPORTERING
Sida 7-10
Ange belopp. Som förslag visas en uträknad moms (i fältet Varav
Moms). Om kvittot visar ett annat momsbelopp kan du ändra det
föreslagna momsbeloppet.
Är det utrikes resa rapporteras istället Kurs och Utl.belopp. Omräkning
görs till svenskt belopp.
3
7.5.1
Har du flera utlägg klicka på Ny rad.
Kontera utläggsrad.
Möjlighet finns att avvikelsekontera ett visst utlägg. T ex kan ett Taxikvitto
belasta annan kontering än resans kontering.
1
Välj utlägg under Ersättning.
Giltiga utlägg visas som val.
2
Ange belopp
Är det utrikes resa anges Kurs och Utl.belopp. Omräkning görs till
svenskt belopp.
3
Klicka på Spara.
4
Välj det utlägg som ska konteras genom att markera raden.
Knappen Kontering tänds. Har du inte sparat tänds inte knappen.
5
Klicka på Kontering.
6
Ändra i fältet Andel, om den förvalda procenten 100% inte gäller, och
kontera utlägget.
7
Klicka på Uppdatera mina konteringar.
8
Klicka på Stäng och spara.
I fältet Kontering visas en bock att utlägget är konterat. Du kan också
se längre ner i fönstret den kontering du rapporterat.
7.6 Kontera resan
Konteringen av resan kan delas upp på att antal delkonteringar. För varje
delkontering måste du ange hur stor andel, i procent, av reseärendet som ska
konteras enligt denna kontering.
Innan du kan välja kontering för en resa måste du i fönstret Kontering
skapat en konteringssträng för konteringstyp Resor. Behöver du skapa en ny
konteringssträng, når du konteringsfönstret genom knappen Administrera
konteringar. Se kapitlet om Kontering, för att få reda på hur
konteringssträngarna skapas.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 7-11
Du kan också rapportera sk engångskontering. Det gör du under Skapa och
koppla engångskontering Det innebär att den inrapporterade konteringen
bara är kopplad till denna resa och kan inte återanvändas för andra resor.
Det förutsätts då också att konteringen avser 100% eftersom rapporteringen
görs på en rad.
Viktigt!
Om du inte anger någon kontering för reseärendet så kommer ärendet att
fördelas enligt din grundkontering.
Fliken Kontering
Lägga till kontering
1
Välj kontering
Om inget av valen motsvarar det som ska gälla kan ny sträng skapas
genom att klicka på Administrera Konteringar.
Se vidare instruktion under kapitlet Kontering Lägga till
konteringssträng.
2
Fältet Andel är förvalt med 100. Om resan ska belasta flera konteringar
ändrar du i fältet.
Om omfattningen är mindre än 100% gå till punkt 1 tills omfattningen
är 100%
Egenrapportering kontrollerar att summan av samtliga valda rader blir
100%. En varningsruta visas om det inte blir 100%.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 7-12
7.7 Anteckning
Här kan du skriva in en notering som upplysning till attesteraren eller annat
som kan vara bra för dig att veta om resan, för din egen skull.
Attesteraren har också möjlighet att skriva en anteckning i samband med att
resan attesteras. Den visas då här.
Det är inte möjligt att ta bort en sparad anteckning om annan person har
sparat efter dig.
Fliken Anteckning
7.8 CO2-rapportering (klimatpåverkan)
Om du t.ex. väljer Flyg inrikes finns en avståndstabell med landets större
flygplatser att välja på i fälten från och till. Du behör inte fylla i antalet
kilometer, de räknas fram med automatik.
För Flyg utrikes finns endast Stockholm som avreseort för Sverige. Du
behör inte fylla i antalet kilometer på dessa resor, de räknas fram med
automatik.
Omvänd destination finns när det gäller flyg inrikes och utrikes.
Om du markerar att det är en tur och returresa (fältet ToR) dubbleras antalet
kg CO2 automatiskt
För valet Egen bil finns olika val av drivmedel.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 7-13
Fältet KgCO2 beräknas automatiskt enligt tabell från Naturvårdsverket.
Fliken CO2
7.9 Utrikes resa
Du registrerar datum och landets lokala tider för den tid du varit i respektive
land. Vistelsetiden i Sverige måste alltid anges. Du ska inte räkna in den tid
som du flyger eller åker båt utan här rapporteras avgångstiden och
ankomsttiden för respektive land.
Om resan börjar och slutar i annat land än Sverige kan du ändra detta.
Om du reser med bil ska du ange det klockslag då du passerar gränsen.
Eventuella måltider och privat boende registrerar du på samma sätt som för
inrikes resor under fliken Resa.
Bor du i annat land än Sverige och hela tjänsteresan är i bostadslandet
rapporterar du samma land i alla valen.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 7-14
Fliken Utrikes
Lägg till uppgifter för utrikes
Logica
1
Välj land.
2
Ange from-datum och klockslag.
3
Ange tom-datum och klockslag.
Fyll ev. i Kommentar.
För tid i annat land anges den lokala tiden som gäller.
4
Klicka på Spara.
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 7-15
7.10 Rapport Preliminär ersättning
När du klickar på Preliminära ersättningar beräknas resan och rapporten
Preliminär ersättning skapas. Rapporten visar din ersättning med
uppdelning på skattefri ersättning, skattepliktig ersättning (brutto),
förmån och förskott.
En summering finns som visas under Totalt
* visar att utlägget har en avvikande kontering.
& visar att det finns en anteckning på utlägget
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 7-16
7.11 Utläggsbilaga
När du klickar på Utläggsbilaga skapas en rapport som visar de utlägg som
du har rapporterat. Rapporten visar de utlägg som du har rapporterat. Det
framgår också om du har lagt upp en avvikande kontering på något av
utläggen. Eventuell kommentar som du rapporterat på utlägget visas här.
Du kan skriva ut rapporten och fästa dina kvitton på den.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 7-17
7.12 Rapport-Reseräkning
När du klickar på Reseräkning visas rapporten Reseräkning för det valda
reseärendet.
Specifikation-Reseräkning för valt reseärende
Förutom grunduppgifter om resenär och resa visas även rapporterad
kontering samt vilka ersättningar som har beräknats.
Har du avvikelsekonterat utlägg visas det med * efter utläggstexten. Finns
anteckning på något utlägg visas det med J i fältet Anteck.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 7-18
7.13 Reseorder
Om du har rapporterar en resa framåt i tiden ändras knappen för utskrift till
Reseorder. När du klickar på Reseorder visas rapporten Reseorder för det
valda ärendet. Denna rapport används om inte Attestering görs via
Egenrapportering utan din chef ska skriva under din resa innan du åker.
Rapport/Reseorder
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 7-19
7.14 Komplettera överförd resa
Om du, efter att resan är överförd till lön, upptäcker att du har glömt att
rapportera ett utlägg finns möjlighet att komplettera detta på resan (om detta
tillåts av din arbetsgivare).
Du kan inte korrigera ett utlägg om det är felrapporterat. Det måste lämnas
till resadministratören för rättelse.
Markera och öppna den resa du ska komplettera.
Ingen annan rapportering kan göras på resan förutom under fliken Utlägg.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 7-20
Klicka på Ny rad och rapportera in utlägget som du glömde ta med.
När du har rapporterat in din komplettering väljer du Till attest.
7.15 Visa tidigare resor
Istället för att välja Till startsidan för att se dina tidigare resor kan du klicka
på kikarknappen. Då öppnas fönstret där du kan se alla dina skapade resor.
Där kan du också välja att öppna en resa.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 8-21
8 CO2-utsläpp
8.1 Inledning
Här rapporterar du resor du har gjort som inte avser en tjänsteresa med ett
skapat reseid. Det gäller egen bil eller när du åkt annat färdmedel.
I detta fönster visas också de tjänsteresor du har gjort där du har rapporterat
i CO2-fliken.
Fönstret CO2-utsläpp
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 9-1
9 Saldon
9.1 Inledning
Här kan du dels titta på saldon i diverse ackumulatorer, dels titta på och
skriva ut lönespecifikationen för den period som du väljer. Om du är knuten
till ett flexkort kan du även se ditt flexsaldo här.
9.2 Ackumulatorer
I bilden visas de ackumulatorer som är från senaste beräkningen. Längst ner
i fönstret visa de rapporteringar som gjorts men som ännu ej är beräknade i
Palasso Lön.
Ackumulatorer
9.3 Flexsaldo
Om du använder dig av Flex och Tidregistrering skapas vid varje
nattberäkning (eller automatisk beräkning) ett saldo. Du kan titta vad du har
för flexsaldo genom att välja fliken Flexsaldo.
Fönstret Flexsaldo
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 9-2
I bilden visas två olika saldon:
• Ett saldo som skapats vid den senaste beräkningen, du ser vilket datum
beräkningen skett till och med. Om allt är rätt skall det vara gårdagens
datum.
• Ett saldo för det senaste periodavslutet som är kört.
9.4 Kontrolluppgift
Du kan skriva ut din kontrolluppgift genom Egenrapportering.
Kontrolluppgiften skapas i årets sista lönebearbetning, dvs. december.
De koder som står på kontrolluppgiften är de som redovisas till
skattemyndigheten (motsvarande de som finns på
kontrolluppgiftsblanketten).
1
Välj Kontrolluppgift.
Kontrolluppgiften för senaste året visas.
Fönstret Kontrolluppgift
2
Välj År om du vill skriva ut kontrolluppgiften för ett tidigare år.
3
Klicka på Utskrift...
Kontrolluppgiften visas och kan skrivas ut genom att du klickar på
skrivarknappen.
Exempel på Kontrolluppgift
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
4
EGENRAPPORTERING
Sida 9-3
Stäng med hjälp av krysset när du skrivit ut kontrolluppgiften. Du
kommer då tillbaka till Egenrapportering.
9.5 Lönespecifikation
För att se en lönespecifikation:
1
Välj år och månad. Den senast skapade lönespecen visas som förslag.
2
Klicka på Hämta spec.
Listruta med information från lönespecifikation
Utbetalningsdagen visas uppe till höger.
3
Logica
Klicka på knappen Skriv ut för att visa lönespecen som en rapport som
kan skrivas ut på skrivare.
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 9-4
Exempel på Lönespecifikation
4
Logica
Stäng fönstret när du skrivit ut lönespecifikationen. Du kommer då
tillbaka till Egenrapportering.
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 10-5
10 Bisyssla
10.1 Inledning
Bisyssla är ett stöd för registrering och administration av dina eventuella
bisysslor, dvs uppdrag som ligger vid sidan av din anställning. Universitet
och Högskolan har sett ett särskilt behov av systemstöd för detta.
Du kan välja på tre typer av bisyssla.
Rapportera den tid som bisyssla förekommer. All annan tid innebär att du
inte har någon bisyssla.
Bisyssla kan vara överlappande och parallella utan begränsning.
Om du utför bisyssla i ditt eget företag ska du klicka i valet Eget företag.
Då blir de två nästkommande fälten, Företagsnamn och
Organisationsnummer, obligatoriska att fylla i.
Alla bisysslor måste åtföljas av en beskrivning. Hur utförlig beskrivningen
skall vara styrs av din arbetsgivare. Texten du skriver under Anteckning
skall utgöra beslutsunderlag och dokumentation för att bisysslan ska kunna
attesteras. Anteckning är därför obligatorisk.
Det finns för alla statliga organisationer ett regelverk som styr rätten till att
utöva en bisyssla Du bekräftar genom checkboxen och datum att du har tagit
del av regelverket. Dessa fält är obligatoriska.
Fönstret Bisyssla
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 11-1
11 Kontering
11.1 Inledning
Här bygger du upp dina konteringssträngar. Till varje konteringssträng
kopplar du värden från de konteringsbegrepp, t.ex. konto, aktivitet,
projekt, som ska ingå.
Ledtexten beror på hur kundens interna redovisning ser ut och vilka begrepp
som ska kunna rapporteras i Egenrapportering. Varje konteringssträng ger
du ett valfritt namn.
Du lägger upp olika konteringssträngar beroende på om det är
avvikelsekontering, reskontering eller tidredovisningskontering.
Du kan välja att skapa en processgemensam konteringssträng. Det innebär
att exakts samma utseende på sträng skapas för tex Tillägg och Resor, men
du behöver bara göra det en gång. Förutsättningen för att kunna spara
processgemensamma strängar att de dimensioner som ingår är lika. Palasso
känner av vilka konteringstyper som är lika och sparar på dessa. Du får ett
meddelande om vilka konteringstyper som strängen har sparats på.
Du kan också, om du har behörigheten, lägga upp organisations
gemensamma konteringssträngar för redovisningsenheten eller
organisationsenheten.
Kontering nås via en knapp inne i de fönster som har kontering; tillägg,
resor, tidredovisning, eller direkt i trädet.
När en rapportering görs i tillägg och den avvikande kontering bara ska
användas vid detta tillfälle finns möjlighet att istället för att skapa en
konteringssträng välja att det ska spara som en engångskontering.
Konteringsnamnet visas med dagens datum och texten från Typ av tillägg
som är tillägget avser. I fältet fr o m och t o m skapas datum automatsikt
med dagens datum plus 2 månader framåt i tiden.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 11-2
Fönstret Kontering (Skapa/ändra mina konteringar)
Fönstret Kontering (Engångskontering)
11.2 Lägga till konteringssträng
1
Välj konteringstyp, behöver du endast göra om du kommer via trädet.
Du kan markera om det skall vara en processgemensam
konteringssträng.
2
Ange konteringsnamn.
3
Ange schablon och hur konteringssträngen skall se ut
När markören står i de olika konteringsbegreppen kan du söka fram de
tillgängliga koderna med F3 eller använda knappen Sök i kodplanen.
Om du bläddrar dig fram till rätt kod och klickar på värdet så läggs det i
inmatningsfältet och markören går vidare till nästa fält. Du kan också
skriva in det rätta värdet manuellt.
4
Klicka på Lägg till/Uppdatera
Uppgifterna flyttas till listan.
För visning av befintliga konteringssträngar kan du välja om du vill se
alla eller endast de som är giltiga. För att endast visa de giltiga markerar
du fältet Visa endast giltiga poster.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
5
EGENRAPPORTERING
Sida 11-3
Klicka på Spara.
11.2.1 Visa normalkontering
Inne i alla konteringsbilder kan du titta på hur normalkonteringen (den
kontering grundlönen konteras på) ser ut via knappen Visa normalkontering.
Normalkontering
11.2.2 Använda en konteringssträng som tillhör redovisningsenheten
eller organisationsenheten
Det finns möjlighet för behörig person att lägga upp konteringssträngar som
gäller en viss organisationsenhet eller hela redovisningsenheten. För att du
skall kunna använda dessa måste du spara dem i din egen konteringsmall.
1
Välj fliken Kopiera under Skapa eller kopiera organisations
gemensamma konteringar längst ner i bilden.
Organisations gemensamma konteringar på Organisationsenheten eller
Redovisningsenheten
Listan innehåller de konteringssträngar som är skapade på din
organisationsenhet eller på redovisningsenheten.
2
Markera den rad du vill använda och klicka på Kopiera till konteringar.
Du kanske även har möjlighet att använda andra organisationsenheters
konteringsträngar. Det beror på om det är tillåtet på
redovisningsenheten. Det gör du genom att markera Hämta från annan
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 11-4
org,
då tänds en lista där du kan välja från vilken organisationsenhet du
vill kopiera en konteringssträng.
Organisations gemensamma konteringar med Hämta från annan org
vald
När du har kopierat en konteringssträng visas den i den övre listan med
dina konteringar. Du kan komplettera konteringssträngen med %-sats
för schablon eller ändra giltighetsdatum om du vill. Det gör du genom
att markera raden så att den lyfts upp till inrapporteringsfälten.
3
När du är klar med dina konteringssträngar ska du klicka på Spara.
Du kommer tillbaka till det fönster du kom ifrån, Tillägg, Ledigheter,
Resor eller Tidredovisning, genom att välja Stäng.
11.3 Ändra en konteringssträng
1
Välj den konteringssträng som du vill ändra på genom att klicka på den.
Uppgifterna flyttas upp till inrapporteringsfälten.
2
Ändra på önskat fält.
De fält du kan ändra i är konteringsnamn, Giltighetsdatum och
schablon.
3
Klicka på Lägg till/Uppdatera..
Uppgifterna flyttas till listan.
4
Välj sedan Spara.
11.4 Ta bort en konteringssträng
1
Välj den konteringssträng som du vill ta bort genom att klicka på den.
Uppgifterna flyttas upp till inrapporteringsfälten.
2
Klicka på Ta bort rad.
Konteringssträngen tas bort om den inte används någonstans.
3
Logica
Välj sedan Spara.
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 11-5
11.5 Skapa organisations gemensamma konteringssträngar
Om du har behörighet att skapa gemensamma konteringssträngar kan du
lägga upp strängar för organisationsenheter och/eller redovisningsenheten.
Du gör på samma sätt som när du bygger konteringsstäng för person, se 9.2
ovan. I stället för att Klicka på Lägg till/Uppdatera vid den övre listrutan, gör
du det i den nedre vid Skapa eller kopiera organisations gemensamma
konteringar.
1
Välj konteringstyp, behöver du endast göra om du kommer via trädet.
Du kan markera om det skall vara en processgemensam
konteringssträng.
2
Ange konteringsnamn.
3
Ange hur konteringssträngen skall se ut.
När markören står i de olika konteringsbegreppen kan du söka fram de
tillgängliga koderna med F3 eller använda knappen Sök i kodplanen.
Om du bläddrar dig fram till rätt kod och klickar på värdet så läggs det i
inmatningsfältet och markören går vidare till nästa fält. Du kan också
skriva in det rätta värdet manuellt.
4
Markera om konteringen skall sparas på Rednr eller Orgnr
Om du väljer Orgnr, så tänds en lista där du kan välja på vilken
organisationsenhet du vill skapa en konteringssträng.
Klicka på Lägg till/Uppdatera knappen, i den nedre tabellen vid Skapa
eller kopiera organisations gemensamma konteringar.
Uppgifterna flyttas till listan.
Skapa/ändra Generella Konteringar
För visning av befintliga konteringssträngar kan du välja om du vill se
alla eller endast de som är giltiga.
5
Logica
Klicka på Spara.
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 12-1
12 Tidregistrering
12.1 Inledning
Detta avsnitt förutsätter att Palasso Tid finns installerat, att du har ett
kortnummer samt ett schema kopplat till din anställning eller är anställd
med koppling till en regelsamling som använder redovisningsenhetens
schema.
Det finns flera sätt att lägga upp tidregistreringar på. Ett sätt är att via en
registreringsterminal göra registreringar som visas i Egenrapportering efter
beräkning. Ett annat sätt är att registrera direkt i Egenrapportering. Vid
beräkningen genereras eventuella arbetstidsberoende lönetillägg t ex
övertid, mertid och OB-tillägg.
Om något har blivit fel och man vill ta bort en skapad lönehändelse så gör
man en tidregistrering på en tidpunkt som ligger innan den felaktiga
lönehändelsen. Då tas samtliga skapade händelser bort, som inte har hunnit
överföras till Lön.
När du väljer Tidregistrering under Tid i Trädet öppnas fönstret nedan, det
består av tre olika Flikar; Tidregistrering, Flexrapport och Flexmeddelanden.
Fönstret Tidregistrering
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 12-2
12.2 Lägga till tidregistrering
1
Ange period.
Innevarande period är förvald.
2
Ange datum.
Dagens datum, eller periodens första dag, är förvalt.
3
Fyll i klockslag.
Fr o m kl samt Tom kl. (Dessa texter kan vara ändrade i din databas, så
att det i stället står något annat. Exemplet i bilden ovan är IN rest UT)
4
Ange registreringskod.
5
Om det är en heldagsregistrering markera Frånvaro hel dag.
Tänk på att de flesta frånvarokoder är uppsatta så att de gäller
tillsvidare, dvs till nästa inregistrering kommer. Vilket innebär att om
det inte finns krav på att registrering görs varje dag, så måste du i alla
fall bryta den pågående frånvaron med en inregistrering den första
dagen efter frånvaro. Det gäller både om det har varit en frnvaro för hel
dag eller endast en utregistrering med frånvaro.
6
Klicka på Lägg till.
Uppgifterna flyttas till listan och inrapporteringsfälten töms.
7
Klicka på Spara.
12.3 Ändra tidregistrering
1
Välj den registrering du vill ändra på genom att klicka på den.
Uppgifterna flyttas upp till inrapporteringsfälten.
2
Ändra på önskat värde.
3
Klicka på Lägg till.
Uppgifterna flyttas till listan och inrapporteringsfälten töms.
4
Klicka på Spara.
12.4 Ta bort tidregistrering
1
Välj den registrering du vill ta bort genom att klicka på den.
Uppgifterna flyttas till inrapporteringsfälten.
2
Klicka på Ta bort.
Inrapporteringsfälten töms och registreringen tas bort ur listan.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
3
EGENRAPPORTERING
Sida 12-3
Klicka på Spara.
Viktigt!
Om en registrering är gjord via en registreringsterminal markeras
ogiltig när du klickar på spara.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 12-4
12.5 Skriva ut en Tidregistreringsrapport
Du har möjlighet att göra en utskrift av Tidregistreringarna. Den visar både
de registreringar du har gjort och det aktuella schemat.
1
Välj den period du vill se.
2
Klicka på knappen Skriv ut så visas rapporten i Acrobat Reader.
Del av utskriften Tidregistreringar
3
Stäng Acrobat Reader när du skrivit ut rapporten. Du kommer då
tillbaka till Egenrapportering.
12.6 Beräkna flexsaldo
En gång per dygn sker en saldoberäkning med automatik för varje
installation. I samband med beräkningen skapas också eventuella
lönehändelser till tillägg och ledigheter. När du har gjort dina
tidregistreringar och sparat kan du direkt köra en saldoberäkning för att
kontrollera att allt är OK.
Du startar beräkningen genom att klicka på Saldoberäkning. Tänk på att
beräkning sker endast på sparade registreringar.
När beräkningen är klar visas meddelande om att det är klart, till vilket
datum beräkningen har skett samt hur mycket saldot är. Om allting är rätt
skall beräkningen ske till dagen före dagens datum, om det har stannat på ett
tidigare datum skall du titta i Flexmeddelandet, se nedan.
Saldoberäkning i Tidregistreringsfönstret
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 12-5
12.7 Flexmeddelande
I samband med att saldoberäkningen sker skapas det flexmeddelanden om
det är något som avviker från de regler som finns uppsatta för installationen.
Det kan vara händelser som skapar avbrott eller bara varningar. Du får fram
det senaste flexmeddelandet genom att välja fliken Flexmeddelanden i
bilden för Tidregistrering. Exempel på meddelanden visas nedan.
Exempel på flexmeddelande med varning
Exempel på flexmeddelande med avbrott
Den information du får i bilden är Kördatum – vilket datum
saldoberäkningen gjordes, Fel-nivå – vilken nivå det är på felet , Varning
eller Avbrott, Feldatum – vilket datum det finns ett fel, samt Meddelande vilken typ av fel som skapats.
Det meddelande som visas är det som har det senaste feldatumet. Det kan
finnas fler meddelanden som bara är varningar, vill du se dessa väljer du
knappen Skriv ut och får då fram en lista med alla meddelanden som finns
på personen.
Exempel på utskrift av Flexmeddelanden
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 12-6
12.8 Flexrapport
Du kan skriva ut en flexrapport från Egenrapportering. Den visar de
registreringar du har gjort under vald period, vilket saldo du hade i början av
perioden, vilket saldo du har efter senaste beräkningen, hur mycket arbetstid
som skapats för varje dag samt vissa ackumulatorer för registreringskoder.
Du får fram flexrapporten genom att välja fliken Flexrapport i bilden för
Tidregistrering. Där väljer du sedan vilken period du vill skriva ut
flexrapport för, innevarande period är alltid föreslagen.
Fönstret Flexrapport
Exempel på flexrapport
På flexrapporten ovan så ser du att användaren har glömt att göra
inregistrering dagen efter kompledigheten den 15 februari. Det har resulterat
i att det ligger kompledighet hela tiden efter det. För att rätta till det ska en
inregistrering göras första arbetsdagen efter ledigheten.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 12-7
12.9 Lönehändelser som skapas via Tidberäkningen
I samband med beräkningen skapas det tillägg eller ledigheter
Tabellen nedan visar de händelser som skapas i samband med
tidberäkningen i förhållande till de registreringskoder som använts. Det kan
variera beroende vilka koder och ersättningstyper som används vid
myndigheten.
Registreringskod i
Flex
Klartext
Ledighet eller Tillägg,
16
20
30
31
32
34
35
36
43
44
45
46
47
49
80
81
Uttag övertidskompledighet
Uttag övningsdygnskomp
Övningsdygn (ÖD)
ÖD, Egen KFÖ
ÖD, Tjänstgöringsplacerad
Särskilt ÖD, ej förbandsskede
Särskilt ÖD, förbandsskede
Särskilt ÖD, ej f-skede, tj-fridag
Uttag mertidskomp
Mertid, ersättning i pengar
Jour 1, (på arbetsplatsen)
Jour 2, (i bostaden) Beredskap
Uttag jourkomp
Mertid, ersättning i ledighet
Övertid, ersättning i pengar
Övertid, ersättning i ledighet
Ledighet
Ledighet
Tillägg
Tillägg
Tillägg
Tillägg
Tillägg
Tillägg
Ledighet
Tillägg
Tillägg
Tillägg
Ledighet
Tillägg
Tillägg
Tillägg
Tidkoder som skapas i beräkningen i förhållande till registreringskoder
När beräkning har skett så finns tillägg och ledigheter under respektive
fönster. Dessa måste nu klarmarkeras för att sedan kunna godkännas och
överföras till Lön. Se beskrivning i kapitel för Tillägg och Ledigheter.
Det finns kunder som har en rutin som godkänner alla händelser som skapas
via schemat (tex OB), dessa behöver inte klarmarkeras.
Exempel på tillägg
Exempel på ledighet
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 13-1
13 Tidredovisning
13.1 Inledning
I denna funktion ska du registrera vad du har arbetat med under perioden.
Det gör du genom att välja bland de konteringssträngar du redan har lagt
upp i funktionen Kontering. Du kan registrera timmar dag för dag eller för
en hel period. Du kan också schablonfördela ett antal timmar under
förutsättning att du har lagt upp en schablon i funktionen Kontering.
Fönstret Tidredovisning
På raden Schemalagd/Arbetad tid kan du per dag se hur många timmar du
har att fördela. För kommande dagar hämtas tiden från din schemalagda tid
(med hänsyn till tidavräkning), för dagar som varit hämtas tiden från
tidregistreringen eller schemat.
Överst i listboxen visas den eventuellt inrapporterade ledigheten och
sjukfrånvaron. (Sjukdom visas som Sj, semester som Se, annan ledighet
som L och om det är fler händelser en dag så visas det med en asterisk,
”*”). Genom att dubbelklicka på en dag med frånvarorapportering så får du
upp ett fönster med information om frånvaron.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 13-2
Övre delen av fönstret Detaljer för Sjukfrånvaro och Ledigheter.
13.2 Lägga till tidredovisning
1
Välj period. Innevarande period är förvald.
2
Välj vecka.
Innevarande vecka, eller periodens första vecka, är förvald.
3
Välj konteringssträng i fältet Kontering.
Saknar du en konteringssträng som du ska använda, så måste du lägga
upp den i fönstret Kontering. Du kan flytta dig dit med hjälp av knappen
Kontering. Läs mer i kapitlet om Kontering.
4
Ange timmar för respektive konteringssträng.
5
Klicka på Lägg till.
Uppgifterna flyttas till listan och inrapporteringsfälten töms.
6
Klicka på Spara.
Använda schablonfördelning
För att kunna använda dig av schablonfördelning måste du ha lagt upp
konteringssträngar med %-satser i Kontering.
1
Välj period. Innevarande period är förvald
2
Välj vecka.
Innevarande vecka, eller periodens första vecka, är förvald.
3
Välj konteringssträngen Schablonfördelning i fältet Kontering.
4
Ange antal timmar i Periodredovisningsfältet.
5
Klicka på Lägg till.
OBS!
Om du tidigare i perioden har gjort tidredovisning på de aktuella
konteringsraderna, kommer du att få en kontrollfråga om de skall
adderas eller inte.
Uppgifterna flyttas till listan och inrapporteringsfälten töms.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
6
EGENRAPPORTERING
Sida 13-3
Klicka på Spara.
Återvinna information från planeringen
Om du har kopplat konteringssträngar till händelsetyper eller till tillfälliga
organisationer, d.v.s. insatser eller projekt, har du möjlighet att hämta in den
informationen. Du ser att det finns värden att hämta in genom att knappen
Plan Tid är aktiv. Klicka på Plan Tid för att få in värdena. Om du inte själv
har den aktuella konteringssträngen kopplad till dig får du en kontrollfråga
om du vill spara den trots det.
13.3 Ändra tidredovisning
1
Välj den kontering du vill ändra genom att klicka på den.
Uppgifterna flyttas upp till inrapporteringsfälten.
2
Ändra på önskat värde.
3
Klicka på Lägg till.
Uppgifterna flyttas till listan och inrapporteringsfälten töms.
4
Klicka på Spara.
13.4 Ta bort tidredovisning
1
Välj den kontering du vill ta bort genom att klicka på den.
Uppgifterna flyttas upp till inrapporteringsfälten.
2
Klicka på Ta bort.
Inrapporteringsfälten töms och konteringen tas bort ur listan.
3
Klicka på Spara.
13.5 Korrigera tidredovisning
Du kan korrigera en tidredovisningsrad som är överförd till
ekonomisystemet om den är felaktig.
1
Markera den konteringsrad där den post finns som skall korrigeras.
Uppgifterna flyttas upp till inrapporteringsfältet.
Logica
2
Markera korrigeringsfältet för den post som skall ändras.
3
Skriv in det riktiga antalet i antalsfältet.
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 13-4
Om den skall bort helt skriver du 0 i antal.
Det som kommer att skickas till ekonomisystemet är skillnaden mellan
ursprungligt värde och nytt värde. Dvs en minuspost.
4
Om fler poster på raden skall korrigeras, markera nästa och skriv rätt
antal.
Fönstret Tidredovisning med korrigering
5
Klicka på Lägg till.
6
Klicka på Spara när du är klar.
13.6 Skriva ut en Tidredovisningsrapport
Du har möjlighet att göra en utskrift av Tidredovisningarna.
Logica
1
Välj den period som du vill skriva ut en rapport för.
2
Klicka på knappen Utskrift så visas rapporten i Acrobat Reader.
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 13-5
Exempel på rapporten Tidredovisning
Utskriften visar hur många timmar som redovisats på varje unikt
konteringsnamn. Varje konteringsnamn specificeras med vilka konton
mm som ingår.
3
Stäng Acrobat Reader när du skrivit ut rapporten för att komma tillbaka
till Egenrapportering.
13.7 Se på detaljinformation
För varje rad i tidredovisningen kan du ta fram detaljinformation, dvs vad
konteringssträngen består av. Du kan även se vilken status de olika posterna
har.
1
Markera den rad du vill titta på.
2
Välj fliken Info. Följande bild öppnas:
Fliken Tidredovisning Info
3
Om det finns korrigeringar visas V i kolumnen korr.
13.8 Diagram – Tidredovisning
Du kan välja att titta på hur du har tidredovisat i ett diagram. Du väljer först
fliken Diagram i bilden för Tidredovisning.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 13-6
Urvalsfönster för Diagram i Tidredovisning
När du kommer in i bilden skall du välja vilket Begrepp och vilken
tidsperiod du vill titta på. När du gjort dessa val väljer du typ av diagram.
Därefter klickar du på Visa diagram.
Exempel på diagram
Du kan även visa ditt urval som en lista:
Exempel på lista
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 13-7
Viktigt!
Som användare i Tidredovisning kan du inte göra utsökningar på hur andra
personer har redovisat, till exempel vilka har redovisat på
verksamhetskoden 2300. Den utsökningen kan du som har attestbehörighet
göra i Attestering.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 14-1
14 Personligt schema
14.1 Inledning
Medarbetarna kan nu själva skapa och ändra sitt schema i Egenrapportering.
Det blir enklare för medarbetaren att ange omfattningen av en ledighet
genom att denna skapas utifrån schemat och inte behöver anges i procent.
Särskilt vid deltidsanställning och koncentrerad deltidstjänstgöring har
medarbetaren stor nytta av att enkelt kunna ändra arbetstidens förläggning.
Processen börjar när en medarbetare vill söka en ledighet eller förändra sitt
schema inom ramen för sin arbetstid. Medarbetaren får en ny dialog där
schemats arbetstider skall läggas ut. Schemat kan läggas direkt i en kalender
eller läggas ut i ett rullande schema under valfri tid.
När medarbetaren är klar går den sökta ändringen till attestanten för
godkännande.
Från schemat skapas uppgifter som används vid beräkning av ersättningar
vid lönekörning. Dessa är:
 Ledighetsomfattning
 Semesterkvot
 Veckoarbetstid
 Årsarbetstid
14.2 Omfördelning av arbetstid
Du eller din chef kan ha behov av att omfördela din arbetstid. Detta gäller
såväl om du arbetar deltid, heltid eller har en pågående ledighetsperiod.
Omfördelning av tid görs i Personligt schema och du kan endast omfördela
tid med samma omfattning, d v s du kan inte förändra din omfattning. Du
kan förändra ditt schema även om du arbetar heltid.
Du kan endast omfördela din arbetstid framåt i tiden.
1. Klicka på noden Tid
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 14-2
2. Välj Personligt schema
3. Markera det schema du vill omfördela och klicka på Nytt. Om du inte
har något personligt schema som du ska omfördela väljer du Nytt.
4. Ange datum för den önskade schemaperioden
5. Omfördela arbetstiden utan att förändra den totala omfattningen.
6. Spara
7. Stäng
8. En ny rad har nu skapats. Den har status rapporterad. Du kan nu stänga
fönstret personligt schema.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 14-3
14.3 Rapportering av ledighet - heltid
1. Välj Ledigheter
2. Välj aktuell ledighetsgrupp
3. Välj typ av ledighet och ange samtliga obligatoriska uppgifter
4. Markera att ledigheten är på heltid
5. Spara
14.4 Rapportering av ledighet - deltid
1. Välj Ledigheter
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 14-4
2. Välj aktuell ledighetsgrupp
3. Välj typ av ledighet och ange samtliga obligatoriska uppgifter
4. Markera att ledigheten är på deltid
5. Spara
Exempel Förslag till schema
I bilden Förslag till schema visas din arbetstid. Här anger du den nya
arbetstiden genom att ändra starttid och sluttid samt lunch för de dagar som
du ska arbeta. Om du ska vara helt ledig någon av dagarna anger du 0 i
starttid, sluttid och lunch. En arbetsdag som understiger 5 timmar och där
ingen lunch ska läggas ut måste du ange 0 i fältet Lunch.
6. Om ledighetesperioden är upp till det antal dagar som gäller för din
myndighet, t ex 14 dagar, rapporterar du din arbetstid i fönstret Förslag
till schema.
7. Om ledighetsperioden är mer än det antal dagar som gäller för din
myndighet, t ex 15 dagar eller längre väljer du Rullande schema.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 14-5
8. Du anger 0 i starttid, sluttid och lunch för de dagar du inte arbetar.
9. Du ser antal arbetstimmar och omfattning både före och efter du angett
hur du vill arbeta.
Om det finns några förkortade dagar (trasiga veckor) visas de i ett fönster.
Kontrollera dessa och fördela om arbetstiden om du önskar att förlägga
arbetstiden på annat sätt.
Exempel Förslag till schema som innehåller förkortade dagar
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 14-6
10. Förflytta dig genom att klicka på Nästa månad tills du kommer till den
förkortade dagen. Ändra eventuellt arbetstiden under dessa veckor då de
påverkar omfattningen av din ledighet.
11. Har omfattningen ändrats längst ner i fönstret Förslag till schema beror
det på förkortade veckor under ledighetsperioden eller att
ledighetsperioden börjar, slutar mitt i en vecka. Vill du ändra
omfattningen måste du själv ändra arbetstiden i fönstret Förslag till
schema så att omfattningen blir den önskade.
OBS! Har du rapporterat en ledighet måste den först godkännas innan du kan
raportera in ytterligare ledighet inom samma tidsperiod.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 15-1
15 Planering/Bemanning
15.1 Inledning
I den här användarhandboken ser du hur Planering/Bemanning ser ut och
fungerar för en egenrapportör. För utförligare beskrivning se den separata
användarhandboken för Planering/Bemanning.
Du får åtkomst till Planering/Bemanning genom via noden
Tid/Planering/Bemanning.
Som egenrapportör får du upp någon av de planeringsgrupper som du är
planerad i eller den du sist var inne i.
15.2 Arbetsytan i Planering/Bemanning
När du öppnar Planering/Bemanning ser du en arbetsyta med aktivitetspass
och samtliga medarbetare som ingår i planeringsgruppen.
Exempel på arbetsytan i Planering/Bemanning
Om du inte vill se samtliga medarbetare som ingår i planeringsgruppen
avmarkerar du dem längst till vänster i bilden.
15.2.1 Egen tid
Som Egenrapportör kan du skapa pass för egen tid. Du gör det genom att dra
markören över den tid och dag som ska markeras. Du får då upp fönstret Ny
egen tid där du kan komplettera de uppgifter som gäller för passet.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 15-2
Exempel på fönstret Ny Egen tid
I arbetsytan visas passet egen tid med en grön yta och den beskrivning du
har angett.
15.2.2 Byt pass
Du kan byta bort ett pass genom att högerklicka i bemanningspasset i
kalenderytan och välja Byt pass.
Du fyller i de uppgifter som gäller och e-post skickas till den mottagare du
angett.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 15-3
15.2.3 Önska pass
Du kan önska ett pass genom att högerklicka i arbetsytan och välja det pass
du önskar.
Du klickar i passet du önskar och detta visas sedan i arbetsytan.
15.2.4 Utskrift
Skapa pdf för utskrift...
Logica
hittar du under menyn Arkiv.
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 15-4
Exempel på de urval du kan göra vid utskrift
Du väljer vad du vill skriva ut.
Exempel på PDF för utskrift
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 16-1
16 Översikt
16.1 Allmänt om Översikt
Funktionen Översikt ger Dig en möjlighet att att få en överblick över en
större mängd inrapporterade händelser samtidigt. Översikt kan startas både
från trädet i Egenrapportering och från Attestering. Beroende på roll och
behörighet har du olika möjligheter att se händelser som berör ledigheter,
sjuk, resor och scheman.
Per redovisningsenhet kan det sättas om valet Semester Alla skall visas
eller inte. Om man har valet Semester Alla så betyder det att en
egenrapportör kan välja att se semester för andra organisationsenheter
också. Har man Sök person-behörighet så kan semestern även där visas på
andra organisationsenheter än de som man har behörighet till. I denna
version kommer Logica att sätta flaggan på det sätt som kunden väljer.
16.2 Urvalskriterier
Du som har behörighet till Sök person eller Attestering kan se ledigheter,
sjukfrånvaro och resor på personer på den eller de organisationsenheter du
har behörighet till.
Har du inte denna behörighet kan du bara se dina egna händelser, men
semestern kan skilja sig från de övriga händelserna, se avsnitt 13.1.
1
Klicka på Översikt.
Fönstret Översikt
2
Välj organisationsenhet.
Aktuell organisationsenhet från själva Egenrapportering är förvalt. Du
kan också välja någon annan av de organisationsenheter som du är
behörig till.
3
Logica
Underliggande organisationer.
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 16-2
Beroende på om du vill se bara en organisation eller även alla
underliggande markerar du Underliggande organisationer.
4
Ange datumintervall.
Ange datumintervall på formatet ÅÅMMDD. Innevarande månad är
alltid förvalt. Det finns möjlighet att ange ett intervall på upp till 92
dagar.
5
Visa alla personer.
Beroende på om du vill se alla personer som uppfyller sökkriterierna
eller bara de som dessutom har händelser av den angivna typen,
markerar du Visa alla personer.
6
Markera typ av händelser.
Du kan välja på Ledigheter, Semester, Sjukfrånvaro och Resor. Det
är även möjligt att kombinera ihop typerna på valfritt sätt. Du kan även
välja att titta på personernas Schema, men detta kan inte göras i
kombination med någon av de andra händelsetyperna.
16.3 Vad visar översiktsbilden
När du klickar på Visa fylls översikten med inrapporterade händelser. Alla
händelser som är inlagda i Egenrapportering, Res eller Lön visas, även det
som inte är attesterade ännu.
Fönstret Översikt med rapporterade händelser
Logica
1
Symboler i visningsbilden:
L = Ledighet
R = Resa
Sj = Sjukfrånvaro
Se = Semester
X = Schemalagd dag
# = Fler träffar på denna dag avseende de utsökningskriterier som du
har gett.
2
Tooltip
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 16-3
När du håller markören över en av de ovan angivna symbolerna så
dyker det upp en text som talar om ytterligare uppgifter om den eller de
händelserna.
3
Visning av månader
Ovanför själva datumen visas from och tom-månad som avser de datum
som visas i aktuell bild. När du scrollar längs med tidsaxeln kommer
det alltså att ändra sig i fälten för månader.
4
Datumkoppling till kalendern
Vissa datum markeras med speciella färger för att underlätta
överblicken:
• Söndagar är röda
• Lördagar är blåa
• Lokalt inlagda tidavräkningsdagar är röda (inlagda på
redovisningsenheten i Palasso – Registervård – Arbetstid)
5
Special val för semester, se avsnitt 13.1
När du markerar valet semester dyker det upp ett särskilt val för dig
som är egenrapportör, där du kan markera om det bara är din semester
som skall visas eller välja andra organisationer.
Efter varje nytt val du gör bland urvalskriterierna måste du klicka på
Visa på nytt.
16.3.1 Detaljer
Om du vill se se mer information om en symbol klickar du på denna
symbol. Detaljer visas då för de typer som du har gjort urval på. T ex.
finns det en ledighet samma dag som en resa visas det endast detaljer
för de händelser som du har gjort urval på.
Fönstret detaljer i översikten
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 16-4
16.3.2 Visa schema
Fönstret Översikt med scheman
När en dag är markerad med ett X finns det en arbetstid i schemat den
dagen. Om du vill se vilka tider som schemat gäller, skall du klicka i
den ruta du vill se mer information om.
Fönstret Detaljer för Schema
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 17-1
17 Kursanmälan
Kapitlet är under bearbetning
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 18-1
18 Mina inställningar
18.1 Nytt lösenord
För att byta lösenord väljer du först Mina inställningar och sedan Nytt
lösenord.
Fönstret Nytt lösenord
1
Ange ditt nuvarande lösenord i Gammalt lösenord.
2
Ange ditt nya lösenord.
3
Ange det nya lösenordet igen i Bekräfta nytt lösenord.
4
Klicka på Spara.
Ditt lösenord byts ut och fönstret stängs.
Viktigt!
När du skall ändra lösenord måste du följa de regler som
systemadministratören har satt upp. Du ser dem genom att klicka på Visa
regler.
18.2 Språk
Du kan i Egenrapportering till viss del själv bestämma vilket utseende och
språk du vill ha. Båda dessa uppsättningar förutsätter att den installation
som finns på din myndighet har fler varianter på utseende och språk. När du
väljer Språk under Mina inställningar i menyn visas först ett
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 18-2
informationsmeddelande: Det är först när du loggar in nästa gång som du ser
effekten av ändrat språk.
När du har kvitterat det meddelandet kommer ett fönster där du kan göra
inställningarna.
Fönstret Mina inställningar
Det du kan välja under Språk är de olika språk som finns inlagda i er
installation. Det är ledtexter på bilder, menyer och knappar som påverkas
om du byter.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 19-1
19 Attestering
19.1 Inledning
Det är möjligt att aktivera funktionen Attestering. Man bestämmer lokalt
vilka områden som ska attesteras. De områden som det är möjligt att
attestera är:
•
•
•
•
•
•
Kompetensprofil
Ledigheter
Resor
Sjuk
Tidredovisning
Tillägg
Detta innebär att allt som rapporteras i Egenrapportering inom de områden
som ska attesteras måste godkännas av behörig attesterare innan uppgifterna
går över till Lön, Res eller ekonomisystemet. Posterna måste ha status
Godkänd i Attest för att kunna hämtas upp av Lön, Res och
ekonomisystemet.
Det finns tre olika typer av attesterare; Granskare, Beviljare och
Godkännare. Det är endast Godkännare som skapar status Godkänd, så att
posten kan gå vidare till Lön, Res och ekonomisystemet.
Viktigt!
Attesterade händelser för inlånad personal kommer inte Lön att kunna
hämta upp eftersom personerna inte finns där. För att återanvända dessa
uppgifter kan ni istället göra en utskrift för dessa personers lönehändelser
och skicka till berörda intressenter.
Den som attesterar kan sätta följande status:
•
•
•
•
Godkänd/Granskad/Beviljad
Ej godkänd
För utredning
Rapporterad
I Palasso Behörighet och i Attestkedja bestäms om du har tillgång till att
attestera över huvud taget. Om så är fallet kan du attestera hela
redovisningsenheten, vissa organisationsenheter, vissa personer eller enligt
kontering vissa koder.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 19-2
I fältet Värde och Kontering kan följande tecken förekomma.
Detta visas som textförklaring längst ner i fönstret.
# = Kontering är procentfördelad för denna post.
! = Utlägg/Kvitton redovisas under Detaljer - Utläggsbilaga
Om inte ! visas på en resa så kan du inte förvänta dig att någon
Utläggsbilaga med bifogade kvitton kommer från resenären.
Viktigt!
Du kan aldrig attestera det du rapporterat på dig själv.
Det finns möjlighet att sätta upp regler lokalt för vad som ska visas/döljas
och hur presentation av vissa uppgifter ska ske i Egenrapportering. Dessa
uppgifter är tex. om attestering skall kunna ske på kontering och att kunna
flytta ett ärende i egenrapportering till annan organisation. Dessa funktioner
registervårdas av administratörer i Palasso under Palasso Gemensamt Styrvärden - Redovisningsenhet: Egenrapportering – Visning,
Egenrapportering – Regler och Attestering.
Attest på valfri dimension
Det finns möjlighet att låta projektledare eller motsvarande som har
ekonomiskt ansvar för en viss kod i kodplanen också vara den som
godkänner händelserna som belastar denna kod.
I Egenrapportering - Attestering kan sedan attesteraren välja attestering på
linjeorganisation eller kod, t.ex. ansvarsområde eller projekt.
Flytta ärende till annan organisation
Det finns möjlighet att tillåta att egenrapportören kan flytta ärenden till en
annan attestkedja, vilket betyder att de kan ange till vilken organisation
händelsen skall tillhöra för attest (inte den man är kopplad till). Det finns
ingen behörighet som styr till vilka organisationer som ärendet kan flyttas.
Väljer man att aktivera denna funktion så aktiveras menyn Flytta ärende till
annan org i Egenrapportering – Tillägg/Ledigheter/Sjuk/Res.
19.2 Starta Attestering
1
Välj Attestering.
Fönstret Palasso Attestering öppnas.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 19-3
Fönstret för attestering
19.3 Ta fram underlag
1
Välj redovisningsenhet.
2
Välj Typ av underlag.
Exempel på typer är resor, tillägg, ledigheter, sjukförsäkran och
tidredovisning.
Om du t.ex. väljer Ledigheter kan du göra ytterligare urval genom att
söka på personnummer eller efternamn. Det kan vara bra om du vill
begränsa underlaget du ska attestera.
De typer av underlag som du kan välja på är de du har behörighet till,
samt eventuellt raden Frånvaro, Tillägg och Resor.
Raden Frånvaro, Tillägg och Resor skapas så fort en attesterare har
behörighet till någon av sjuk, ledigheter, tillägg eller Resor. Den
skapas bara för att det skall vara enkelt för attesteraren att välja allt på
en gång. Det är en rad som programmet skapar som inte finns sparad på
personen i behörighet och med andra ord ingen rad som kan tas bort.
Logica
3
(Välj typ Linjeorganisation eller det konteringsbegrepp som
attestering kan ske på). Den här funktionen finns endast på de
redovisningsenheter som har inställt att attestering kan ske på
kontering.
4
Välj Organisation.
Om du har valt linjeorganisation ska du välja organisationsenhet och
har du valt konteringsbegrepp ska du välja bland aktuella värden.
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 19-4
Du kan välja om du vill titta på alla tillgängliga organisationsenheter
eller koder på en gång eller en i taget av de du har behörighet till.
5
Sök person
Om man vill söka fram enbart en person så väljer man tex
personnummer eller efternamn.
6
Du kan välja ett datumintervall för de poster du vill titta på. Förinställt
är från ett år från dagens datum till ett år efter dagens datum.
7
Välj status.
är alltid förvalt. Om du markerar Alla visas samtliga
status i Underlag för Attest.
Rapporterade
8
Om du vill attestera personer som inte har någon koppling i
organisationsträdet skall du välja att markera Okopplade.
9
Om du har valt Tidredovisning så tänds en ruta där du kan välja om
poster skall visas summerade per kontering eller inte.
10 Klicka på Visa.
Urvalet visas i Att attestera
I listan visas nu de poster som överensstämmer med din behörighet och
det urval du har gjort.
Om en händelse är konterad, visas det med * i fältet kontering. Vilken
kontering händelsen har ser du om du markerar raden och väljer
Detaljer.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 19-5
Om ni använder Attestering på kontering visas det värde som
konteringen har på aktuell dimension i fältet kontering, för att du
snabbt skall se vad som gäller.
Om du ser status Låst i listrutan betyder det att någon annan är inne i
Palasso Egenrapportering eller Lön och arbetar med den personen.
Du kan inte attestera några transaktioner för en person som är låst.
19.4 Attestera
1
Markera rad/rader.
Klicka på Markera alla om du vill attestera alla rader.
Du kan också markera enstaka rader genom att klicka på raderna med
musen och hålla ner CTRL-tangenten samtidigt.
Du kan titta på information kopplad till en rad genom att markera den
och sedan klicka på fliken Detaljer. Se avsnittet Detaljer.
2
Välj vilken status du vill sätta på valda rader.
Markera Attestera, Avslå eller För utredning.
Om du väljer Attestera kommer posterna att få den status som
motsvarar din behörighet. Är du granskare blir posten granskad, är du
beviljare blir posten beviljad och är du godkännare blir posten godkänd.
3
Klicka på Spara.
Den finns möjlighet att på installationen bestämma om kvittens på
Attestering skall ske med lösenord eller inte. Det görs av
Administratören i Palasso Registervård.
Du måste nu kvittera med ditt lösenord. (Om den funktionen är
påkopplad)
Fönstret Lösenord i Palasso Attestering
Status ändras till det som du har valt.
Du kommer att få en varning om ni har attestkedja och attesterare som
finns tidigare i kedjan inte har attesterat händelsen. Ex. om en händelse
är rapporterad och enligt kedjan skall granskas innan godkännande
kommer godkännaren att få en varning om att inte händelsen är
granskad.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 19-6
Använder ni attestering på kontering kommer du som är godkännare på
linjeorganisationen att få en varning om det finns attesterare på koden.
Man kan i förutsättningarna för attestering på kontering ange om attest
sker på både kod och linje. Det är inte nödvändigt att samtliga koder har
attesterare, finns inte attesterare på kod kan attesteraren på
linjeorganisationen attestera.
Om du har tagit bort attestering på poster får de statusen Rapporterad igen
och försvinner från listrutan med godkända poster.
Vill du titta på de poster du har gjort något med, dvs ändrat status, måste du
markera ärendets nya status i Status.
Tips!
Om du har sparat din attestering och kommer på att det blivit fel ska du
markera aktuell rad och klicka på Ta bort attestering.
Om du väljer att avslå ett ärende, kan du skriva en anledning i
anteckningsrutan. När ett ärende avslås så skickas det ett mail till
egenrapportören om att det inte är godkänt, även anteckningen finns med i
mailet.
Om du är beviljare eller granskare och attesterar ett ärende, så skickas det
ett mail till nästa attesterare i kedjan (beviljaren eller godkännaren) om att
denne har poster att attestera. Mailet skickas när du stänger
attesteringsfönstret. Man kan välja om mailet ska gå direkt eller om det ska
gå ett mail enligt inställningen i Installationsegenskaper.
19.5 Detaljer
Du kan se ytterligare information om ett ärende. T ex vem som rapporterat
in det m.m.
1
Markera den rad i fliken Urval du vill se detaljer för.
2
Klicka på fliken Detaljer.
Fliken Detaljer
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 19-7
Om det är ett reseärende du valt att se Detaljer på visas Reseräkning
och Utläggsbilagan, om utlägg har rapporterats. Finns inget utlägg visas
endast Reseräkning.
3
Klicka på Underlag igen.
Nu kan du fortsätta attesteringen.
Viktigt!
Det går inte att titta på detaljer för en rad som innehåller summerade
tidredovisningsposter.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 19-8
19.6 Ackumulatorer
När en ledighet mm skall attesteras kan det vara intressant att titta på hur
ackumulatorerna ser ut.
Det gör du genom att markera en rad för den person du vill se
ackumulatorer för.
Välj sedan Ackumulatorer.
Fönstret Ackumulatorer
I bilden visas de ackumulatorer som är från senaste beräkningen. Längst ner
i fönstret visas de rapporteringar som gjorts men som ännu ej är beräknade i
Palasso Lön.
19.7 Utskrifter
Du har möjlighet att göra en utskrift av det du har gjort urval på i
Attestering via knappen Skriv ut allt. Rapporten skrivs ut med den status
som gäller när du gör utskriften, trots att du kanske inte sparat eventuella
ändringar.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 19-9
Exempel på utskrift från Attest
19.8 Översikt
Du har som attesterare även möjlighet att titta på översikten på de
personer/orgenheter du har behörighet till. För att knappen Översikt skall
vara tillgänglig inne i Attestering måste du först ha gjort ett valt och tryckt
på Visa. Då når du översikten.
19.9 Diagram – Tidredovisning
Du kan välja att titta på hur din personal har tidredovisat i ett diagram. Du
väljer först fliken Diagram efter att du har valt Tidredovisning i Typ av
underlag.
Urvalsfönster för Diagram i Tidredovisning
När du kommer in i bilden skall du välja vilken Dimension, vilket Begrepp
vilken tidsperiod du vill titta på. När du gjort dessa val väljer du typ av
diagram. Därefter klickar du på Visa.
Du kan även markera en rad i attestbilden först, så är personen redan vald.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 19-10
Exempel på diagram
Du kan även välja att göra en utskrift på ditt urval och väljer då Utskrift i
urvalsbilden.
Exempel på utskrift
Viktigt!
Diagramfliken visas först efter att administratören ställt in det så i
Registervård – Gemensamt – Redovisningsenhet – Egenrapportering
Visning.
Logica
2012-03-30
Användarhandbok
EGENRAPPORTERING
Sida 20-1
20 Hjälp
När du öppnar mappen Hjälp i trädet finns valet Egenrapportering som
öppnar denna handbok som en on-line PDF.
20.1 Egen hjälpfil
Valet Kundspecifik hjälp är länkad till en HTML-fil där man t ex kan lägga
in Word-dokument, PDF:er eller annat som man vill nå från hjälpsystemet i
Egenrapportering. Uppläggning av sökväg beskrivs i Palasso Gemensam
handbok i kapitlet om Administration.
20.2 Presentationer
Valet Presentationer kan också länkas till ett dokument eller en hemsida för
att informera om lokala regler. Uppläggning av sökväg beskrivs i Palasso
Gemensam handbok i kapitlet om Administration.
Logica
2012-03-30