MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA DE ENCUESTA PARVULARIA MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA DE ENCUESTA PARVULARIA 2014 Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA DE ENCUESTA PARVULARIA ÍNDICE ANTECEDENTES ................................................................................................................................................. 3 OBJETIVO DEL MANUAL DE OPERACIÓN .......................................................................................................... 4 CONSIDERACIONES GENERALES ....................................................................................................................... 4 INICIO DE SESIÓN............................................................................................................................................... 4 DATOS DEL ESTABLECIMIENTO E INICIO DEL PROCESO ................................................................................... 5 ENCUESTA A ENCARGADOS DEL PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR……………………………………………..... 6 INGRESO AL PROCESO DE ENCUESTA PARVULARIA ……………………………………………………………………………………. 7 CIERRE DEL PROCESO ...................................................................................................................................... 13 PREGUNTAS FRECUENTES ………………………………………………………………………………………………………………………… 14 Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA DE ENCUESTA PARVULARIA ANTECEDENTES Respondiendo a la su Misión de 2013, JUNAEB diseñó el Índice de Vulnerabilidad Parvularia (IVP), que permite caracterizar multidimensionalmente la condición de vulnerabilidad – bienestar en el nivel parvulario de la red MINEDUC, JUNJI e INTEGRA La Encuesta de Caracterización de la Educación Parvularia aplicada anualmente por JUNAEB, a través de las Educadoras de Párvulos, ha permitido generar insu Es así, cómo el año 2013 nivel parvulario, en tanto, JUNAEB contruye el Índice de Vulnerabilidad Parvularia (IVP), que permite caracterizar multidimensionalmente la condición de vulnerabilidad – bienestar en el nivel parvulario de la red MINEDUC, JUNJI e INTEGRA .. En tanto, para el nivel parvulario, el año. Construir un índice que permita estimar una cuantificación aproximada de la condición de vulnerabilidad-bienestar, de los estudiantes del nivel de educación parvularia atendidos por establecimientos educacionales subvencionados por el Ministerio de Educación en Chile y de las instituciones JUNJI e INTEGRA, basado en variables individuales, familiares y de contexto. Además, se busca disponer de una herramienta de apoyo en la gestión que desarrolla la Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas (JUNAEB), para la caracterización de la población estudiantil desde el punto de vista de su condición de vulnerabilidad lo que permitirá generar propuestas de diseño de programas y, evaluación de los ya existentes para esta población y para procesos de focalización de los mismos. Por esta razón el año 2013 esta encuesta sólo recogerá las preguntas referidas a la medición antropométrica y de lactancia materna a fin de construir el Mapa Nutricional de JUNAEB, con lo cual es posible analizar la situación nutricional de la población estudiantil del país. Dada la relevancia de la información aportada por el Mapa Nutricional, este año se incorporó en la plataforma una encuesta que debe contestar la Educadora encargada de la medición antropométrica de los/as estudiantes con el objetivo de diagnosticar los problemas más relevantes y frecuentes que tienen al realizar esta actividad. La encuesta que es de carácter obligatorio; aparecerá sólo una vez por establecimiento y deberá ser completada para poder ingresar las encuestas de los y las estudiantes. La aplicación de la Encuesta de Caracterización de la Educación Parvularia está destinada a niños y niñas a partir de los 4 años hasta los 5 años 11 meses que asisten a Kinder y Pre Kinder. Como en años anteriores, es obligatorio aplicar estos instrumentos en las “Escuelas Especiales de Lenguaje”, asimilando a Pre Kinder a los niños y niñas entre 4 años y 4 años 11 meses y, a Kinder a los niños y niñas entre 5 años y 5 años 11 meses. Las “Escuelas Especiales” (excepto las escuelas de lenguaje) no deben completar la encuesta. Estos establecimientos tienen un 100% de vulnerabilidad, para efectos de recibir beneficios de JUNAEB. Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA DE ENCUESTA PARVULARIA OBJETIVO DEL MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA DE ENCUESTA PARVULARIA Este documento contiene instrucciones generales para las Educadoras de Párvulos encargadas del ingreso de información a la Plataforma de Encuesta Parvularia de los establecimientos subvencionados por el Estado (municipales y particulares subvencionados). Su objetivo es facilitar el ingreso de información de todos/as los/as estudiantes Kinder y Pre Kinder que se encuentran matriculado/as en su establecimiento. CONSIDERACIONES GENERALES Este año se incorporó en la plataforma una encuesta que debe contestar la persona encargada del Programa de Alimentación Escolar del establecimiento. La encuesta aparecerá sólo una vez en el establecimiento y debe completarse antes de ingresar las encuestas de los/as estudiantes. El sistema que se pone a disposición de la comunidad escolar se encuentra vinculado al SIGE del MINEDUC, esto permitirá captar mensualmente las variaciones de la matrícula en los establecimientos. En el caso que un/a estudiante ya encuestado/a se traslade de establecimiento, la información se traspasa al nuevo RBD. Al ingresar a su establecimiento un/a nuevo/a estudiante a Pre Kínder o Kínder durante el período en que se hace el levantamiento de información para su Región, le solicitamos verificar en el sistema si fue o no encuestado en su anterior unidad educativa. INICIO DE SESIÓN Para acceder a la plataforma es necesario registrar como usuario el RBD del establecimiento y como contraseña el número de resolución del establecimiento, otorgada por el Ministerio de Educación. RBD del establecimiento Número de resolución o clave (en caso que en años anteriores se haya cambiado) Si no funciona el acceso con el Número de resolución, se debe comunicar con nuestro Call Center llamando al 600 6600 400 o a las Direcciones Regionales de JUNAEB, quienes le indicarán cuál es la clave habilitada para su establecimiento. Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA DE ENCUESTA PARVULARIA Es importante tener presente que, para que un establecimiento tenga su clave habilitada debe estar ingresado en el Sistema General del Estudiante (SIGE), sistema web que registra y actualiza la matrícula en línea y que es de administración de MINEDUC. Los datos cargados en la Plataforma Pre Kínder y Kínder respecto de estudiantes, y su ubicación en los establecimientos, provienen desde el SIGE. Los antecedentes de dirección de los estudiantes consideran información perteneciente a las bases de datos de JUNAEB. DATOS DE ESTABLECIMIENTO E INICIO DEL PROCESO Datos del Establecimiento Al ingresar al sistema, la primera pantalla que usted visualizará será la de “Datos del establecimiento”, que identifica los antecedentes del mismo. Identificación del establecimiento Al presionar “siguiente “se accede a la Encuesta Encargados de Programa de Alimentación Escolar de JUNAEB (el que debe ser completado sólo por los establecimientos que cuentan con este servicio). Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA DE ENCUESTA PARVULARIA ENCUESTA A ENCARGADOS DEL PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR DE JUNAEB EN LOS ESTABLECIMIENTOS Esta encuesta, que debe ser contestada por la persona encargada del Programa de Alimentación Escolar del establecimiento, deberá ser ingresada sólo una vez, por lo que sólo se despliega la primera vez que se accede a alguna de las plataformas de Encuestas. Por tanto si se ha contestado y cerrado, la próxima vez que se ingrese al sistema ya no volverá a aparecer. Mientras no se responda, no se podrá proceder al ingreso de encuestas. En este instrumento existen 4 tipos de respuesta: 1. Selección excluyente: El usuario deberá elegir sólo una de las alternativas que se presentan. Por ejemplo: 2. Ingreso de información numérica: El usuario deberá ingrear información numérica en forma manual. Por ejemplo: 3. Selección excluyente con registro de datos: Además de elegir sólo una de las alternativas, el usuario ingresar información escrita en no más de 200 caracteres. Por ejemplo: 4. Registro de datos: El usuario deberá ingresar información escrita en no más de 200 caracteres. Ejemplo: Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA DE ENCUESTA PARVULARIA INGRESO AL PROCESO DE ENCUESTA PARVULARIA Salvo la primera vez en que se debe contestar la Encuesta Encargados del Programa de Alimentación Escolar JUNAEB, para ingresar al proceso de encuestas de estudiantes se debe hacer click en el botón “Siguiente”, que aparece debajo de los datos del establecimiento. Al presionar “siguiente “se da inicio al proceso de ingreso de información de estudiantes. Resumen de Encuestas Realizadas. En la parte superior de la pantalla, además de los datos del establecimiento, se podrá ver el total de encuestas realizadas por el establecimiento educacional, donde existirán los siguientes resúmenes: Total encuestas abiertas Encuestas Abiertas Total encuestas cerradas Las encuestas abiertas son aquellas que han quedado incompletas y no enviadas, por falta de algún dato o de tiempo. Esta información sólo estará disponible hasta las 23:59 hrs. de los días 15 y 30 de cada mes en que esté operativa la plataforma, por tanto, si no ha completado y cerrado la encuesta a esa fecha se perderán los antecedentes ya digitados. Es por ello que se sugiere que antes de ingresar la información de un/a estudiante se asegure de contar con toda la información que se solicita. Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA DE ENCUESTA PARVULARIA En caso que existan encuestas abiertas, se indicará esta situación con un aviso en letra roja que dice lo siguiente: “Estimado Usuario No puede dejar Encuestas Abiertas”. FILTROS BÚSQUEDA DE ESTUDIANTES El sistema le entrega algunas opciones de filtro las cuales le ayudaran a desarrollar el trabajo más ordenadamente. Con estos filtros usted podrá seleccionar los estudiantes de un solo curso o de varios a la vez, de acuerdo a como usted quiera ordenar su trabajo. Una vez seleccionado el filtro deseado se debe presionar la lupa al costado derecho, para que se despliegue el listado de estudiantes. Filtros de Búsqueda: Se deben seleccionar código de enseñanza, curso y letra para tener un mayor filtro y mejorar la búsqueda de estudiantes. Una vez realizada la selección de los filtros presionar esta imagen para desplegar la nómina de estudiantes del curso. Al seleccionar el filtro deseado, se desplegará el listado de los estudiantes que de acuerdo a la información del SIGE están matriculados/as en el curso, mostrando en las primeras columnas las variables de identificación: RUN, Nombre del/la estudiante, Apellido Paterno y Materno. Luego las variables escolares como curso y letra del curso. Además, al pinchar en la cabecera de cada columna el sistema permite ordenar la información para facilitar la búsqueda de casos específicos. Es así que se puede ordenar por: Estado de encuesta (abiertas, sin iniciar, cerradas), RUN (ascendente y descendente), Nombre o Apellido (alfabéticamente). Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA DE ENCUESTA PARVULARIA Búsqueda Avanzada La búsqueda avanzada le permitirá encontrar un estudiante ya sea por el RUT, el nombre o los apellidos. DESPLIEGUE LISTA DE ESTUDIANTES Lista de Estudiantes El sistema cuenta con 3 estados para la encuestas 1.- Encuesta sin Iniciar. 2.Encuesta Abierta, las cuales estarán vigentes hasta las 23:59 hrs. de los días 15 y 30 de cada mes, después se borrarán de la base de datos de JUNAEB pasando a estado de Encuesta sin Iniciar. 3.- Encuesta Cerrada, encuesta realizada satisfactoriamente. En caso de existir una encuesta abierta se marcarán de color rojo para recordarle al usuario que debe completar la información faltante. Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA DE ENCUESTA PARVULARIA INGRESO PROVISIONAL DE ESTUDIANTES Si en la nómina desplegada faltan estudiantes que pertenecen al nivel, estos/as se podrán ingresar a través de un aplicativo que se subirá próximamente a la plataforma. INICIO ENCUESTA Para iniciar el proceso deberá pinchar el botón con el cual lo llevara a la siguiente pantalla donde deberá completar la información del domicilio del/la estudiante. Domicilio estudiante Calle: Campo Obligatorio Número: Campo Obligatorio Región: Campo Obligatorio Comuna: Campo Obligatorio, se desprende automáticamente de la selección de la Región. Siguiente: De forma automática lo llevará a la encuesta asociada al RUN seleccionado. Volver: Permite regresar a la página anterior, en la que se encuentra la nómina de estudiantes del curso seleccionado. La información de dirección puede venir ya precargada, pero se solicita que el/la profesor/a verifique que ésta sea efectivamente la correspondiente al domicilio actual y que se completen todos los campos pertinentes para contar con un dato válido y confiable. Aunque no sea un dato obligatorio para continuar con la encuestas, solicitamos completar el campo de Localidad que es especialmente relevante en los sectores rurales. Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA DE ENCUESTA PARVULARIA ENCUESTA PARVULARIA En el cuadro superior derecho se desprenderán todos los datos asociados al/la estudiante, los cuales son:  RUN  Sexo  Fecha de Nacimiento  Nombre de Estudiante  Cód. de Enseñanza, asociado al curso y letra informado por el SIGE  Región Establecimiento  Comuna Establecimiento. En la encuesta existen 3 tipos de respuesta 1.- Ingreso de información de forma manual: En la cual el usuario deberá ingresar la información de forma manual dentro de los rangos mencionados en el Instructivo de cada nivel. Por ejemplo: 2.- Selección excluyente: El usuario solamente podrá elegir una única opción a contestar dentro de las alternativas que se encuentran a la vista. Por ejemplo: 3.- Selección Múltiple: El usuario podrá contestar más de una alternativa siempre que tengan lógica entre sí. Por ejemplo: Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA DE ENCUESTA PARVULARIA Si dada alguna respuesta anterior una pregunta no debe ser contestada, la pregunta aparecerá con la respuesta bloqueada. Por ejemplo MENSAJE DE ERROR Todas las preguntas de la encuesta son de respuesta obligatoria, en caso de no contestar una pregunta o que ésta tenga una respuesta errónea, el sistema no permitirá avanzar a la siguiente pantalla, desplegándose un mensaje de error como el que se muestra a continuación. El mensaje indica cuál es la pregunta que debe completarse o ser corregida si es que la respuesta está fuera de la validación esperada. Para pasar a la siguiente pantalla obligadamente se deben llenar correctamente todos los campos de la pantalla en que se encuentra el usuario. Avanzar y retroceder en la encuesta Existen 3 botones en el sistema de encuesta 1.- 2.- Siguiente: El cual permite dirigirse a la siguiente pantalla de encuesta. Atrás: El cual permite dirigirse a la pantalla anterior. 3.Enviar: Al finalizar una encuesta tendrá que apretar el botón Enviar y la encuesta cambiará de estado de Abierta a Cerrada. Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA DE ENCUESTA PARVULARIA Al momento de enviar la encuesta deberá desplegarse el siguiente mensaje: Aquello confirma que su encuesta fue realizada exitosamente. ENCUESTAS CERRADAS Una vez que la encuesta sea enviada y cambie a estado Cerrada no se podrá realizar cambios en la información ingresada, pero si podrá visualizarla como se muestra a continuación: Si se detecta un error en la información ingresada debe enviar un correo a la Dirección Regional de JUNAEB correspondiente indicando el RUN del/la estudiante, la letra de la pregunta cuya respuesta debe ser modificada y la respuesta correcta. El cambio podrá ser visualizado después de algunos días. El sistema permite al establecimiento hacer modificaciones en la dirección del/la estudiante sin necesidad de informarlo ni de abrir el resto de la encuesta, en el caso que éste/a haya cambiado de domicilio. CIERRE DEL PROCESO Para finalizar el proceso o salir del sistema se debe presionar el botón “off”, en la parte superior derecha de la pantalla Hacer click para salir del sistema NOTA: Recuerde comprobar que se ha ingresado correctamente la información de todos/as los/as estudiantes antes de salir, para no perder los cambios realizados en la sesión. Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA DE ENCUESTA PARVULARIA PREGUNTAS FRECUENTES  ¿Cuál es la clave para entrar a la plataforma del establecimiento? La clave es el número de resolución exenta con que el MINEDUC autoriza el funcionamiento del establecimiento.  El sistema me indica que la clave es errónea, ¿qué hago? Debe contactarse con la Dirección Regional de JUNAEB que le corresponda para que le ayuden a resolver el problema.  ¿Cómo ingreso información de estudiantes extranjeros/as sin RUN? La plataforma estará cargada con la información proporcionada por el SIGE, en ésta el/la estudiante va a aparecer con el RUN ficticio proporcionado por el MINEDUC. Si el niño o niña no aparece en el sistema debe esperar a que se actualice la información (aproximadamente un mes después del ingreso al SIGE de Comunidad Escolar).  ¿Cómo eliminar a los alumnos retirados de la plataforma? El establecimiento no puede retirar estudiantes de este sistema, debe esperar que se actualice el SIGE para que salgan de su nómina.  En caso de errores en la plataforma, ¿cómo cambiar a estudiantes de curso o nivel? Debe esperar que se actualice el SIGE para que actualice la nómina del curso o nivel. Esperamos tener pronto un módulo que permita realizar esos ajustes, se comunicará a través de la plataforma cuando esté operativo.  ¿Cómo cambiar datos personales de los/as estudiantes? (errores en nombres o apellidos, sexo) Debe enviar un correo al/a la encargado/a UCGI de la Dirección Regional correspondiente, indicando el RBD y señalando el dato con que aparece en el sistema y el dato correcto, como respaldo debe adjuntar un certificado de nacimiento actualizado (del año). El ajuste se verá reflejado en un plazo máximo de un mes, en el intertanto puede completar la encuesta ya que el cambio no afectará las respuestas.  ¿Cuál es el plazo para ingresar encuestas? El plazo máximo para ingresar la información es el 15 de septiembre, sin embargo debe respetar el Calendario Regional ya que algunas regiones, que por razones de gestión interna han debido adelantar los plazos. Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA DE ENCUESTA PARVULARIA  ¿Qué pasa si un establecimiento no contesta las encuestas? Limita la posibilidad a sus estudiantes de acceder, en el presente y a futuro, a los diferentes beneficios de la oferta Programática JUNAEB tales como alimentación, becas o servicios de salud, cómo asimismo a ser evaluados para la asignación de otros beneficios del sector educación. Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas