1. No category

Manual för
elektronisk fakturahantering
AGRESSO
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
Manual för attestering av leverantörsfakturor
Innehåll
1. Uppgifter att åtgärda................................................................................................ 1
2. Startsida ..................................................................................................................... 3
3. Leveransattest ........................................................................................................... 4
3.1
Leveransattest av leverantörsfaktura............................................................... 4
3.2
Attestering i Normalläge.................................................................................. 5
3.3
Attestering i Avancerat läge............................................................................. 6
4. Kontering ................................................................................................................... 8
4.1
Kontering av leverantörsfaktura...................................................................... 8
4.2
Kontering i Normalläge ................................................................................... 9
4.3
Kontering i Avancerat läge ............................................................................ 10
4.4
Fälthjälp......................................................................................................... 12
4.5
Delkontering av faktura (Dela upp raden) .................................................... 13
5. Belastningsattest...................................................................................................... 14
5.1
Belastningsattest av leverantörsfaktura......................................................... 14
5.2
Attestering i normalläge................................................................................. 15
6. Leverantörsinformation ......................................................................................... 17
7. Dokumentarkivet i EFH ......................................................................................... 18
7.1
Titta på befintligt dokument ........................................................................... 18
7.2
Bifoga nytt dokument ..................................................................................... 19
8. Uppföljning av fakturor i EFH.............................................................................. 21
9. Aktivera vikariehantering i EFH .......................................................................... 27
10. Hantering som görs i ekonomisystemet AGRESSO .......................................... 30
10.1
Ändring av moms på EFH-faktura............. Fel! Bokmärket är inte definierat.
10.2
Uppföljning av fakturor i flödet ................................................................... 333
10.3
Betalningsförslag och -bekräftelse............................................................... 355
10.4
Bifoga dokument till faktura ........................................................................ 366
10.5
Registrering för att styra faktura till rätt belastningsattestant.................... 399
10.6
Upplägg av vikarie......................................................................................... 41
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
11. Inställning av uppgiftslistan i EFH ................................................................... 444
12. Inställning av uppgiftslistan i Agresso……………………………….…………45
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
1. Uppgifter att åtgärda
För att se om det finns fakturor som ska åtgärdas, logga in i Medarbetarportalen
(http://portalen.gu.se).
Om det finns uppgifter att utföra, syns detta i fältet Meddelandehantering.
Klicka på meddelanderaden.
Du ser nu hur många fakturor du har att åtgärda, samt om det är leverantörsfakturor
(EFH) eller internfakturor (INT). Klicka på länken ute till höger för att komma till
AGRESSO web. Ingen ytterligare påloggning behövs.
Det är också möjligt att gå till AGRESSO web via Verktyg i menyn till vänster på
Medarbetarportalens första sida.
1
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
Välj AGRESSO EFH.
Agresso EFH har en informationssida. På sidan lämnas meddelanden till universitetets
attestanter av leverantörsfakturor. Här finns också manual och information om
tjänsten. Klicka på knappen till höger på sidan för att logga in i Agresso EFH.
2
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
2. Startsida
I menyn till vänster kan du se vilka tjänster som är tillgängliga för dig. I ”Mina
uppgifter” finns en mapp som heter ”Uppgifter i arbetsflöde”. Den kan innehålla både
leverantörs- och internfakturor. Här hittar du de uppgifter du har att utföra.
För inställning av uppgiftslistans utseende, se avsnitt ”Inställning av uppgiftslistan i
EFH”.
3
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
3. Leveransattest
Leveransattest ska göras av den som gjort beställningen av varan/tjänsten. Fakturan
styrs till den person vars beställar-id står på fakturan. Attesten innebär en kontroll och
ett godkännande av att fakturan är korrekt med avseende på: innehållet – är
varan/tjänsten levererad/utförd, att leveransen stämmer med beställningen, att varan
(motsv) är felfri och att korrekt pris har tillämpats.
3.1
Leveransattest av leverantörsfaktura
När du klickar på ”EFH Leveransattest” i ”Mina uppgifter” öppnar sig attestbilden för
leverantörsfakturor.
För att få mer utrymme för attestbilden, kan du dölja menyn längst till vänster. Gör det
genom att klicka på << i menyn högst upp till höger bredvid ”Mina uppgifter”. För att
åter se menyn, klicka på >>.
I fakturalistan visas de fakturor du har att åtgärda. Om en faktura har förfallit till
betalning är den markerad med en röd varningstriangel. Du kan välja att sortera
fakturorna i listan efter t ex fakturanummer, verifikationsnummer, förfallodatum m m.
För att dölja resp ta fram fakturalistan, klicka på << resp >> i fakturalistans övre kant.
Vid ”Skriv in kommentar” i rutan Logg arbetsflöde har du möjlighet att skriva
uppgifter om fakturan eller ett meddelande till nästa person i attestkedjan.
4
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
Vid ”Detaljer leverantörsfaktura” finns möjlighet att registrera konteringsuppgifter.
Ev angiven verksamhet avgör till vilken belastningattestant som fakturan styrs.
Om du vill bifoga ett dokument, t.ex en följesedel, deltagarlista för en representation
eller en agenda för ett möte, går du in i Dokumentarkivet (se avsnitt ”Dokumentarkivet
i EFH” samt ”Hantering som görs i ekonomisystemet AGRESSO” ).
I attestbilden visas också en skannad bild av leverantörsfakturan. Ovanför bilden av
fakturan finns pilar som gör att man kan växla mellan sidorna på flersidiga fakturor.
Efter genomförd kontroll och ev tillägg av information kan du nu attestera fakturan.
3.2
Attestering i Normalläge
Åtgärdsknappar
Avvisa: Används endast i undantagsfall. Fakturan lyfts ur attestkedjan och hamnar i
bilden för ankomstregistrering i ekonomisystemet för åtgärdande av ekonomiadministratör/motsv. Denna åtgärd fordrar att kommentar anges. Knappen ska inte
användas om en faktura ska reverseras pga att den är felaktig.
Leveransattest: Klicka efter utförd kontroll på denna knapp.
5
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
Leveransattest + Belastningsattest: Möjlighet finns att utföra både leverans- och
belastningsattest vid samma tillfälle, för den som har fått båda uppgifterna tilldelade
sig. OBS! verksamhet ska anges om kombinerad leverans- och belastningsattest görs.
Leveransattest + Kontera: Möjlighet finns att utföra både leveransattest och
kontering vid samma tillfälle, för den som har fått båda uppgifterna tilldelade sig.
Fakturan är registrerad på ett dummykonto, EFHKTO. Detta måste bytas ut mot rätt
konto.
För att delkontera en faktura, tryck på knappen
3.3
.
Attestering i Avancerat läge
I Avancerat läge ges tillgång till fler åtgärdsknappar, t.ex dela upp raden, som
används för att delkontera en faktura. I det avancerade läget måste man klicka på
Spara-knappen efter vald åtgärd.
Åtgärdsknapparna finns här under konteringsraderna.
Åtgärdsknappar
Ta bort: Tar bort en konteringsrad som skapats via knappen ”Dela upp raden”.
Dela upp raden: Lägger till en konteringsrad så att kostnaden kan delas på flera rader.
Avvisa: Används endast i undantagsfall. Fakturan lyfts ur attestkedjan och hamnar i
bilden för ankomstregistrering i ekonomisystemet för åtgärdande av ekonomi6
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
administratör/motsv. Denna åtgärd fordrar att kommentar anges. Knappen ska inte
användas om en faktura ska reverseras pga att den är felaktig.
Leveransattest: Klicka efter utförd kontroll på denna knapp.
Leveransattest + Belastningsattest: Möjlighet finns att utföra både leverans- och
belastningsattest vid samma tillfälle, för den som har fått båda uppgifterna tilldelade
sig. OBS! verksamhet ska anges om kombinerad leverans- och belastningsattest görs.
Leveransattest + Kontera: Möjlighet finns att utföra både leveransattest och
kontering vid samma tillfälle, för den som har fått båda uppgifterna tilldelade sig.
Fakturan är registrerad på ett dummykonto, EFHKTO. Detta måste bytas ut mot rätt
konto.
Ångra: Nollställer vald åtgärd. OBS! Kan endast användas innan Spara valts.
Spara: Vid Avancerat läge måste man klicka på Spara efter åtgärd.
För att se en fakturas arbetsflöde, d.v.s. vilka som har attesterat eller kommer att
attestera fakturan, klicka på den blå ikonen under ”Mapp” vid ”Detaljer
leverantörsfaktura”. Se vidare avsnitt ”Uppföljning av fakturor i EFH”.
7
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
4. Kontering
I konteringssteget ska den formella granskningen av fakturan göras. Det innebär att det
ska kontrolleras att: fakturan är utställd på Göteborgs universitet, att det är den
mottagande institutionen (motsv) som ska betala den, att uppgift om F-skatt och
organisationsnummer finns, att fakturan specificerar vad som är inköpt, att fakturabeloppet är rätt beräknat samt att faktureringsavgift ej debiterats. I detta steg ska även
momsbeloppet kontrolleras och i förekommande fall åtgärdas.
I konteringssteget förses fakturan med hela eller delar av fakturans kontering.
4.1
Kontering av leverantörsfaktura
När du klickar på ”EFH Konteringsattest” i ”Mina uppgifter” öppnar sig attestbilden
för leverantörsfakturor.
För att få mer utrymme för attestbilden, kan du dölja menyn längst till vänster. Gör det
genom att klicka på << i menyn högst upp till höger bredvid ”Mina uppgifter”. För att
åter se menyn, klicka på >>.
I fakturalistan visas de fakturor du har att åtgärda. Om en faktura har förfallit till
betalning är den markerad med en röd varningstriangel. Du kan välja att sortera
fakturorna i listan efter t ex fakturanummer, verifikationsnummer, förfallodatum m m.
För att dölja resp ta fram fakturalistan, klicka på << resp >> i fakturalistans övre kant.
8
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
Vid ”Skriv in kommentar” i rutan Logg arbetsflöde har du möjlighet att skriva
uppgifter om fakturan eller ett meddelande till nästa person i attestkedjan. Här ser du
också ev tidigare kommentarer, samt vem som utfört de tidigare stegen i flödet.
Vid ”Detaljer leverantörsfaktura” fyller du i fakturans kontering. Det är viktigt att
tabba ur fälten efter gjord registrering. Fakturan styrs till belastningsattestant med
hjälp av angiven verksamhet, så kontrollera att rätt verksamhet är registrerad. När
fakturan styrs ut i det elektroniska flödet är den registrerad på ett dummykonto,
EFHKTO. Detta ska bytas ut mot annat giltigt konto.
Fälthjälp: Om du behöver hjälp med konteringen kan du klicka på den blå rutan till
höger om varje fält. Se vidare avsnitt ”Kontering/Fälthjälp”.
Om du vill bifoga ett dokument, t.ex en följesedel, deltagarlista för en representation
eller en agenda för ett möte, gå in i Dokumentarkivet (se avsnitt ”Dokumentarkivet i
EFH” samt ”Hantering som görs i ekonomisystemet AGRESSO”).
I attestbilden visas också en skannad bild av leverantörsfakturan. Ovanför bilden av
fakturan finns pilar som gör att man kan växla mellan sidorna på flersidiga fakturor.
Efter genomförd kontroll och kontering kan du nu attestera fakturan.
4.2
Kontering i Normalläge
9
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
Åtgärdsknappar
Avvisa: Används endast i undantagsfall. Fakturan lyfts ur attestkedjan och hamnar i
bilden för ankomstregistrering i ekonomisystemet för åtgärdande av ekonomiadministratör/motsv. Denna åtgärd fordrar att kommentar anges. Knappen ska inte
användas om en faktura ska reverseras pga att den är felaktig.
Kontera: När du är klar med konteringen klickar du på knappen Kontera.
Tillbaka: Fakturan skickas tillbaka till leveransattestanten. Skriv in kommentar.
För att delkontera en faktura, tryck på knappen
4.3
.
Kontering i Avancerat läge
I Avancerat läge ges tillgång till fler åtgärdsknappar, t.ex dela upp raden, som
används för att delkontera en faktura. I det avancerade läget måste man klicka på
Spara-knappen efter vald åtgärd.
Åtgärdsknapparna finns här under konteringsraderna.
10
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
Åtgärdsknappar
Ta bort: Tar bort en konteringsrad som skapats via knappen Dela upp raden.
Dela upp raden: Lägger till en konteringsrad så att kostnaden kan delas på flera rader.
Avvisa: Används endast i undantagsfall. Fakturan lyfts ur attestkedjan och hamnar i
bilden för ankomstregistrering i ekonomisystemet för åtgärdande av ekonomiadministratör/motsv. Denna åtgärd fordrar att kommentar anges. Knappen ska inte
användas om en faktura ska reverseras pga att den är felaktig.
Kontera: När du är klar med konteringen klickar du på knappen ”Kontera”.
Tillbaka: Fakturan skickas tillbaka till leveransattestanten. Skriv in kommentar.
Ångra: Nollställer vald åtgärd. OBS! Kan endast användas innan Spara valts.
Spara: Vid avancerat läge måste man klicka på ”Spara” efter åtgärd.
För att se en fakturas arbetsflöde, d.v.s. vilka som har attesterat eller kommer att
attestera fakturan, klicka på den blå ikonen under ”Mapp” vid ”Detaljer
leverantörsfaktura”. Se vidare avsnitt ”Uppföljning av fakturor i EFH”.
11
GÖTEBORGS UNIVERSITET
4.4
10-09-10
Fälthjälp
För att få hjälp att söka fram giltiga värden på t ex konto vid konteringen, klicka på
fälthjälpen, den blå rutan till höger om varje fält i konteringsraden.
Skriv in ord, del av ord eller siffror som du vill söka på under ”Sökkriterier” och
klicka på ”Sök”. Klicka på det värde du vill ha och det följer med till konteringsraden.
Det avancerade läget är bäst att använda om sökning ska göras på siffror.
Om du vill söka fram en verksamhet kan du antingen söka direkt på en del av
verksamhetsnumret och (*) i fältet ”Begr.värde” eller söka på namn eller del av namn
omgivet av (*) i fältet ”Beskrivning”. Klicka på det värde du vill ha och det följer med
till konteringsraden.
12
GÖTEBORGS UNIVERSITET
4.5
10-09-10
Delkontering av faktura (Dela upp raden)
För att öka antalet konteringsrader på en faktura klicka på ”Dela upp raden”. Nu
skapas en kopia av konteringsraden med valutabelopp 0,00 under den ursprungliga
raden.
Fyll i aktuellt belopp på den nya raden. När du tabbar ur Valutabeloppsfältet ändras
valutabeloppet på den ursprungliga raden med automatik. Kontera alla raderna.
Markera raderna med en bock i rutan längst till vänster. Klicka sedan på
åtgärdsknappen och därefter på Spara.
För att ta bort en rad som skapats genom delkontering markerar man raden med en
bock i rutan till vänster och klickar därefter på ”Ta bort”.
13
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
5. Belastningsattest
Belastningsattesten innebär ett godkännande av att kostnaden får belasta den
verksamhet/det projekt som är angivet i konteringen av fakturan, liksom av att
finansiering finns och att kostnaden är inom ramen myndighetens verksamhet.
5.1
Belastningsattest av leverantörsfaktura
När du klickar på ”EFH Belastningsattest” i ”Mina uppgifter” öppnar sig attestbilden
för leverantörsfakturor.
För att få mer utrymme för attestbilden, kan du dölja menyn längst till vänster. Gör det
genom att klicka på << i menyn högst upp till höger bredvid ”Mina uppgifter”. För att
åter se menyn, klicka på >>.
I fakturalistan visas de fakturor du har att åtgärda. Om en faktura har förfallit till
betalning är den markerad med en röd varningstriangel. Du kan välja att sortera
fakturorna i listan efter t ex fakturanummer, verifikationsnummer, förfallodatum m m.
För att dölja resp ta fram fakturalistan, klicka på << resp >> i fakturalistans övre kant.
Vid ”Skriv in kommentar” i rutan Logg arbetsflöde har du möjlighet att skriva
uppgifter om fakturan. Här ser du också ev tidigare kommentarer, samt vem som utfört
de tidigare stegen i flödet.
14
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
Vid ”Detaljer leverantörsfaktura” kontrollerar du fakturans kontering.
Om du vill bifoga ett dokument, t.ex en följesedel, deltagarlista för en representation
eller en agenda för ett möte, gå in i Dokumentarkivet (se avsnitt ”Dokumentarkivet i
EFH” samt ”Hantering som görs i ekonomisystemet AGRESSO”).
I attestbilden visas också en skannad bild av leverantörsfakturan. Ovanför bilden av
fakturan finns pilar som gör att man kan växla mellan sidorna på flersidiga fakturor.
Efter genomförd kontroll kan du nu attestera fakturan.
5.2
Attestering i normalläge
Åtgärdsknapppar
Avvisa: Används endast i undantagsfall. Fakturan lyfts ur attestkedjan och hamnar i
bilden för ankomstregistrering i ekonomisystemet för åtgärdande av ekonomiadministratör/motsv. Denna åtgärd fordrar att kommentar anges. Knappen ska inte
användas om en faktura ska reverseras pga att den är felaktig.
Belastningsattest: Klicka på knappen ”Belastningsattest” efter genomförd kontroll.
Tillbaka: Fakturan skickas tillbaka till konteraren. Skriv in kommentar.
15
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
Vidarebefordra: Om du fått en faktura som bör attesteras av någon annan, ska du
vidarebefordra den till behörig överordnad. Man får t ex inte attestera kostnader som är
hänförliga till sig själv, såsom räkningar för mobiltelefon, egna utlägg m m. Klicka på
Vidarebefordra. Välj i rullningslisten vem du ska skicka fakturan till. I rullisten finns
samtliga personer som har behörighet till systemet. Det går att söka en person genom
att ange första bokstaven i förnamnet. Kommentar ska anges när en fakturarad
vidarebefordras.
OBS! Om del av kostnaden ska attesteras av ursprunglig belastningsattestant och
resterande del av annan, behöver fakturan vara delkonterad (uppdelad på flera rader).
Detta kan med fördel göras i konteringssteget, men är möjligt att göra även i
belastningsatteststeget. För att göra belastningsattest resp vidarebefordran, välj
Avancerat läge. Det är endast i Avancerat läge som det går att välja olika åtgärder
(belastningsattest resp vidarebefordran) för resp rad. Om attest görs i Normalläge,
kommer alla fakturaraderna att få den först valda åtgärden.
Avancerat läge: Ska användas om både belastningsattest och vidarebefordran ska
göras på samma faktura, se ovan.
Val av namn i rullist vid vidarebefordran:
16
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
6. Leverantörsinformation
För att få fram information om leverantören, klicka på leverantörsnamnet i
”Information leverantörsfaktura”
17
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
7. Dokumentarkivet i EFH
Till Dokumentarkivet kommer du genom att klicka på ikonen ”Dokument”. Denna är
placerad längst upp till vänster i attestbilden.
7.1
Titta på befintligt dokument
I mappen ”Import av elektroniska fakturor” (i sektionen ”Dokument) ligger fakturans
samtliga sidor som varsin fil. Klicka på en sida för att öppna bilden.
Nedanstående fråga visas när du klickar på en sida. Svara ”Öppna” för att få fram
bilden.
18
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
Ett nytt fönster öppnar sig.
7.2
Bifoga nytt dokument
För att bifoga ett dokument till en faktura i flödet, gå till dokumentarkivet och
markera mappen ”Övriga dokument”. OBS! Om fel mapp markeras, ersätts
fakturabilden med det bifogade dokumentet. Det är därför viktigt att just mappen
”Övriga dokument” markeras vid bifogande av dokument.
Klicka därefter på ikonen ”Nytt dokument” längst upp till vänster.
19
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
Ännu ett fönster öppnar sig. Klicka på knappen ”Bläddra” och leta dig fram till det
dokument som du vill bifoga fakturan.
När du har hittat dokumentet dubbelklickar du på det.
Klicka sedan på knappen ”OK”.
Stäng fönstret för att komma tillbaka till fakturan.
Du kan nu nå det bifogade dokumentet via ikonen för Dokumentarkiv.
20
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
8. Uppföljning av fakturor i EFH
För att söka göra sökningar på EFH-fakturor, klicka på modulen Rapporter i menyn.
Välj därefter Globala rapporter och sedan EFH. Två frågemallar finns; EFH Fråga
fakturor och EFH Logg arbetsflöde.
De två frågemallarna visar både de fakturor som är kvar i flödet, men också de som är
klara i flödet. Det går att göra urval på ansvar, period och leverantörsnummer i båda
frågorna. I frågeresultaten är det möjligt att se fakturabild och fakturans kontering,
genom att klicka på aktuell rad i kolumnen Ank-/Vernr.
21
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
EFH Fråga fakturor
EFH Fråga fakturor kan förutom sökning på nämnda parametrar, t ex användas för att
söka på ett visst fakturanummer för en viss leverantör. För att få reda på leverantörens
identitet, kan sökning via Fälthjälp göras. För att söka leverantör med hjälp av
Fälthjälpen, klicka på den blå rutan efter fältet för Lev.nr.
Blanka ut/ta bort 0 i övriga parametrar
22
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
Fyll i hela eller delar av leverantörsnamnet i Beskrivningsfältet. Tryck på Sök.
Klicka på önskad rad för att få med leverantörsnumret till frågebilden.
Denna fråga kan t ex användas när en leverantör kontaktar GU pga en saknad
betalning. Frågeresultatet visar bl a om fakturan blivit bokförd efter fullgjord
attestrunda (vertyp EB), om den finns med på ett betalningsförslag (remitt-id är angivit
i avsedd kolumn) och om den har blivit betald (betaldatum är ifyllt).
Blåmarkerade fält går att klicka på för mer information.
För att se fakturabilden, klicka på aktuell rad i kolumnen Ank-/Vernr.
Blanka ut/ta bort 0 i övriga parametrar.
23
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
EFH Logg arbetsflöde
I EFH Logg arbetsflöde kan urval göras på de parametrar som bilden visar. Bl a kan
sökning göras på attestansvarig (användar-id), vilket kan vara bra om man vill hitta de
fakturor där man själv eller någon annan varit inblandad som attestant.
I frågeresultatet finns bl a möjlighet att se fakturans arbetsflöde, genom att klicka på
länken i kolumnen Status arbetsflöde (obs! kräver att insticksprogam från Adobe
installeras).
24
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
25
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
OBS! För att arbetsflödet ska kunna visas, krävs att ett insticksprogram från Adobe
installeras. Klicka på länken, och följ instruktionerna på skärmen.
26
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
9. Aktivera vikariehantering i EFH
För varje fakturamottagare ska det i ekonomisystemet definieras vilken eller vilka
personer som är vikarie för denna och under vilken tid dessa personer ska kunna
väljas.
Fakturamottagaren kan själv i EFH-systemet aktivera vikariehanteringen under
Alternativ.
Klicka på Alternativ.
27
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
Klicka på Ersättningsinställningar – självstyrning.
28
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
I rutan Datumintervall läggs datum in avseende den tid som vikariehanteringen är
aktiverad för fakturamottagaren, dvs när vikarien ska få fakturamottagarens fakturor.
Spara genom att klicka på disketten upptill i bilden.
När en vikarie aktiveras för en fakturamottagare, får vikarien alla de fakturor som
fakturamottagaren redan har för attest, samt de fakturor som kommer till fakturamottagaren under definierad period. Både fakturamottagaren och vikarien får
fakturorna.
29
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
10. Hantering som görs i ekonomisystemet AGRESSO
Ändra moms på leverantörsfaktura i arbetsflöde
Gå till Agresso Ekonomi – Leverantörsreskontra – Ankomstregistrering leverantörsfaktura.
Välj verpost EFH ankomstregistrering, och ange aktuellt verifikationsnummer i fältet
Ank/Vernr. Tabba ut ur fältet så att transaktionen visas enligt nedstående bild.
Ställ markören på lev.skuldskontot (25..) och välj ändra rad
.
Tryck sedan direkt på Ändra moms i verktygsraden.
Fyll i rätt momsbelopp i kolumnen Moms, tabba ur fältet och spara
.
När nedanstående meddelande visas, tryck OK.
30
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
Tillbaka i ankomstregistreringsbilden, välj Behåll
ned raden igen.
eller funktionstangent F11 för att lyfta
Ställ sedan markören på kostnadsraden (EFHKTO eller annat kostnadskonto) och välj ändra
rad .
Ändra summan i fältet Valutabelopp så att den blir samma som i kolumnen Belopp på
lev.skuldsraden (dvs, bruttobelopp exkl moms).
Tabba ur fältet och välj behåll
.
31
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
När summa raden för kolumnen Reg.belopp visar momsbeloppet och kolumnen Belopp är
noll, enligt nedstående bild, tryck på spara
eller funktionstangent F12.
Meddelande erhålls om att verifikationen har sparats med samma ver.nummer som tidigare.
32
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10.2
10-09-10
Uppföljning av fakturor i flödet
I ekonomisystemet finns två mallar registrerade för att ge möjlighet till uppföljning av
institutionens/motsv fakturor i flödet. Välj AGRESSO
Ekonomi/Leverantörsreskontra/Fråga/Fråga arbetsflöde leverantörsfakturor. Klicka ut
plustecknet.
Mallen Fakturor i arbetsflöde visar samtliga fakturor i arbetsflödet, för valt ansvar.
Mallen Jaktlista EFH-fakturor visar fakturor i flödet där det gått 5 dagar eller mer
sedan senaste åtgärd. Denna lista kan användas för att påminna de personer som ej
åtgärdat de fakturor som ligger hos dem.
Ex på sökning med Jaktlista EFH-fakturor
Fyll i ansvar i den pop-up-ruta som visas. Tryck OK.
33
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
Samtliga fakturor för valt ansvar visas, sorterade per attestansvarig och förfallodatum:
34
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10.3
10-09-10
Betalningsförslag och -bekräftelse
Betalningsförslag och -bekräftelse beställs i AGRESSO på varje enskilt ansvar på
samma sätt som tidigare. En skillnad från tidigare är att betalningsförslag även ska
beställas för utländska fakturor, om institutionen/motsv har sådana.
35
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10.4
10-09-10
Bifoga dokument till faktura
Dokument kan bifogas till en faktura både i EFH-systemet och i ekonomisystemet.
För att bifoga ett dokument, t ex en deltagarförteckning, till en leverantörsfaktura, gör
enligt följande:
Sök fram den verifikation som dokumentet ska kopplas till via t ex Fråga verifikation.
Markera en av transaktionsraderna, klicka på ikonen för dokumentarkivet
.
Till vänster visas de dokumenttyper som kan kopplas till den här transaktionen. Via fil
inlästa fakturor har dokumenttyp Import elektroniska fakturor. Dokument som ska
bifogas verifikationen läggs in med dokumenttyp Övriga dokument.OBS! Om fel
mapp markeras, ersätts fakturabilden med det bifogade dokumentet. Det är därför
viktigt att just mappen ”Övriga dokument” markeras vid bifogande av dokument.
Klicka därefter på ikonen ”Nytt dokument” längst upp till vänster.
Markera Övriga dokument.
Klicka på Lägg till befintliga dokument.
36
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
Klicka på Bläddra…. för att välja katalog där dokumentet som ska läggas till finns.
Markera var dokumentet finns och välj Open/Öppna.
Spara.
37
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
Dokumentet är nu kopplat till transaktionen.
38
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10.5
10-09-10
Registrering för att styra faktura till rätt
belastningsattestant
Möjlighet finns att styra fakturor konterade på en eller flera specifika verksamheter till
en (och endast en) belastningsattestant. Detta bör göras för verksamheter som avser
projekt eller kurser, och mottagare är då projektledare, studierektor eller liknande.
Välj Egen meny/Registerunderhåll/EFH – koppla relation verks –anv.
Fyll i användarid på aktuell belastningsattestant. Välj VERKS i rullisten.
39
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
Fyll i en eller flera verksamheter, börja på rad 1.
Spara när du är klar.
Det går också att ändra eller ta bort gjorda registreringar via denna bild.
Fakturor som konteras på angivna verksamheter kommer nu att styras till vald
belastningsattestant.
40
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10.6
10-09-10
Upplägg av vikarie
För varje fakturamottagare ska det i ekonomisystemet definieras vilken eller vilka
personer som är vikarie för denna och under vilken tid dessa personer ska kunna
väljas.
När en vikarie aktiveras för en fakturamottagare, får vikarien alla de fakturor som
fakturamottagaren redan har för attest, samt de fakturor som kommer till fakturamottagaren under definierad period. Både fakturamottagaren och vikarien får
fakturorna.
En vikarie ska ha behörighet till samma steg i flödet som fakturamottagaren.
Fakturamottagaren kan själv i EFH-systemet aktivera vikariehanteringen under
Alternativ. Detta går också att göra i ekonomisystemet.
Upplägg av vikarie
Öppna skärmbilden AGRESSO Gemensam/Arbetsflöde/Fasta register/Definition
ställföreträdare.
Välj den användare som vikarie ska definieras för, med hjälp av rullgardinsmenyn, och
tryck tab.
Klicka sedan på fliken Alternativ.
41
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
Klicka på ikonen för Ny rad.
I raden som lagts till, välj värden enligt ovan. I kolumnen Alternativ väljs den person
som ska vara vikarie. I kolumnerna Från datum och Till datum väljs det intervall som
personen ska kunna väljas som vikarie.
42
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
I rutan Datumintervall läggs datum in avseende den tid som vikariehanteringen är
aktiverad för fakturamottagaren, dvs när vikarien ska få fakturamottagarens fakturor.
Detta kan också göras i EFH-systemet av fakturamottagaren.
Spara efter fullgjord registrering.
43
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
11. Inställning av uppgiftslistan i EFH
För att få internfakturor resp leverantörsfakturor sorterade i enskilda mappar i
Uppgiftslistan, gör följande:
Klicka på Visa alternativ i Uppgiftslistan.
44
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
Välj Process i Gruppering 1. Klicka på Dölj alternativ för att stänga fönstret.
Fakturorna är nu sorterade i mappar.
45
GÖTEBORGS UNIVERSITET
10-09-10
12. Inställning av uppgiftslistan i Agresso
Uppgiftslistan kan du anpassa som du själv vill ha den. Genom att ställa
musmarkören på den grå rubrikraden och klicka med höger musknapp visas följande
meny:
Genom att välja Kolumner kan du i fönstret som visas till höger markera resp.
avmarkera de kolumner du vill ska visas eller inte visas.
Om du sedan väljer Sortera kan du i fönstret som visas till höger markera den
kolumn du vill att uppgifterna ska sorteras efter.
Genom att klicka på anpassa storlek justeras kolumnbredden i den kolumn du
befinner dig i.
Genom drag-and-drop, dvs. ställa musmarkören på en kolumnrubrik, klicka med
vänster musknapp, hålla musknappen nere och flytta musmarkören dit man vill att
kolumnen ska vara, kan man ändra ordningsföljden på kolumnerna.
Kolumner med ordet Descr = Beskrivning
Col1Descr = Ansvar
Kolumner med ordet Val = värde
Col1Val = Mottagande ansvar
46