Kommunens organisation - Västra Mälardalens Kommunalförbund
Foto: Anders Geidemark Hjälmare kanal, Arboga Årsredovisning 2010 Gemensamt kommunalförbund för kommunerna Köping, Arboga och Kungsör Innehåll Förbundets ordförande har ordet .............................................................................................................. 3 Direktion och revision.............................................................................................................................. 4 Räddningschefen ...................................................................................................................................... 5 Administrativa chefen .............................................................................................................................. 7 Räddningsavdelningen ............................................................................................................................. 8 Larmstatistik .......................................................................................................................................... 10 Förebyggandeavdelningen ..................................................................................................................... 13 Externutbildning..................................................................................................................................... 15 Avdelning drift och planering ................................................................................................................ 17 Måluppfyllnad Räddningstjänst ............................................................................................................. 19 Ekonomiadministration .......................................................................................................................... 20 IT/Tele.................................................................................................................................................... 22 Upphandlingsavdelningen, PuL, Krisberedskap .................................................................................... 24 Renhållningsavdelningen ....................................................................................................................... 27 Lönekontoret .......................................................................................................................................... 28 Foton: Anders Geidemark, Maria Andersson, egna foton VMKF Personal, personalmål ............................................................................................................................ 29 Drift-, investeringsredovisning .............................................................................................................. 33 Ekonomisk analys .................................................................................................................................. 34 Miljöredovisning .................................................................................................................................... 36 Resultaträkning, finansieringsanalys...................................................................................................... 37 Balansräkning ........................................................................................................................................ 38 Noter ......................................................................................................................................... 39 Redovisningsprinciper ........................................................................................................................... 40 Ord & begrepp ....................................................................................................................................... 41 Organisationsschema förbundet ............................................................................................................. 42 Organisationsschema operativ beredskap .............................................................................................. 43 Revisionsberättelse................................................................................................................................. 44 2 Förbundets ordförande har ordet Nu gör Västra Mälardalens Kommunalförbund bokslut och lägger sitt femte år i nuvarande form till handlingarna. Det organiserade samarbetet mellan Köping, Arboga och Kungsör startade redan 2004, då i Västra Mälardalens Räddningstjänstförbund, som från 2006 kom att utvecklas till dagens förbund. en framgångsrik modell som med all sannolikhet kommer fortsätta att användas i framtiden. Sammanfattningsvis visar året att vi har en stabil organisation som mycket väl löser alla de uppgifter som vi i kommunerna lägger över i förbundet, många gånger till lägre kostnader förutom högre kvalitet. Det är glädjande att se hur väl verksamheterna fungerar för både medlemskommunerna och för våra 46 000 invånare i Västra Mälardalen. Ett bra exempel på när förbundets verksamhet tydligt märks är när renhållningstaxan för hushållen sänks ännu en gång, vilket skett under flera år. Under år 2010 har även en ny renhållningsordning för medlemskommunerna tagits fram, ett mycket omfattande arbete med många tusen arbetstimmar. Denna är nu på väg för beslut och fastställande och ska bidra till en bättre miljö i framtiden. När jag nu lämnar ordförandeklubban vidare vill jag framföra ett stort tack till ledning och personal i kommunalförbundet för mycket väl utfört arbete och till direktionen för mycket gott samarbete under 2010. Ett par större upphandlingar har genomförts under året, bland annat sotning för hela regionens alla hushåll, fastigheter och andra abonnenter och telefonitjänster för medlemskommunerna. Mycket arbetet utförs hela tiden för att effektivisera alla våra administrativa rutiner i de tre medlemskommunerna. Glädjande är också ett avtal om administrativt stöd och drift åt regionens nyaste medlem, Västra Mälardalens Myndighetsförbund - VMMF. Förbundet har under året arbetat mycket med plattformen för våra olika webbsidor och de system som administrerar dessa. Detta är en viktig del i arbetet med att modernisera våra hemsidor och göra dem ännu mer tillgängliga för alla. Inom räddningstjänsten har den största frågan under året varit bristen på deltidsbrandmän, framförallt i Arboga. Detta har tvingat fram förändringar i organisationen för att klara uppdraget från stationen i Arboga. Resultatet har provats i skarpt läge och har varit framgångsrikt och visar att vi kan göra en effektiv insats utanför dagtid. Olle Ytterberg Direktionens ordförande För att råda bot på bristen bland deltidsbrandmän i Arboga genomfördes under hösten en rekryterings- och informationsdag med mycket gott resultat. Det kom många besökare i alla åldrar och ett flertal nya brandmän blev resultatet. Detta är 3 Direktion och revision Direktion Revision Direktionen har nio ledamöter och är förbundets beslutande organ. Direktionen fastställer budget och övriga övergripande program för förbundets verksamhet. Den beslutar även i övriga ärenden av större vikt. Direktionen leder och samordnar planeringen och uppföljningen av förbundets ekonomi och verksamheter. Direktionen har under året haft fem sammanträden. Förbundets revisorer ska enligt kommunallagen, reglemente och med iakttagande av god redovisningssed granska all verksamhet som bedrivs inom förbundet. Den kommunala revisionen kan delas i två huvudområden: redovisningsrevision samt förvaltningsrevision. Redovisningsrevisionen syftar i huvudsak till att bedöma om god redovisningssed tillämpas och om räkenskaperna är rättvisande. Förvaltningsrevisionen syftar till att bedöma om direktionens beslut efterlevs och om verksamheten, inom budgetramarna och med avsedd kvalitet, uppnår de politiska målen. Direktionens ledamöter Olle Ytterberg (S), Arboga, ordförande Per Strengbom (S), Kungsör vice ordförande Elizabeth Salomonsson, (S), Köping vice ordförande Roger Eklund (S), Köping Ola Saaw (M), Köping Dan Karlsson (V), Arboga Mats Öhgren (M), Arboga AnnMarie Andersson (C), Kungsör Stellan Lund (M), Kungsör Revisorer Sören Thunell (S), Köping Göran Svedberg (S), Kungsör Rolf Persson (C), Arboga Ersättare Irene Holm (S), Köping Andreas Trygg (V), Köping Jenny Adolphson (C), Köping Agneta Bode (S), Arboga Anita Höglund-Eriksson (S), Arboga Göran Edlund (FP), Arboga Margareta Johansson (S), Kungsör Hans Carlsson (M), Kungsör Hans Vestholm (C), Kungsör Övre raden från vänster: Hans Carlsson (M), Stellan Lund (M), Ola Saaw (M), Dan Karlsson (V), Jenny Adolphson (C), Mats Öhgren (M), Roger Eklund (S), Irene Holm (S), Hans Vestholm (C), Göran Edlund (FP), Sittande från vänster , Anita Höglund-Eriksson (S), vice ordförande Pelle Strengbom (S), ordförande Olle Ytterberg (S), vice ordförande Elizabeth Salomonsson (S). Andreas Trygg (V). På bilden saknas AnnMarie Andersson (C), Agneta Bode (S), Margareta Johansson (S) 4 Räddningschefen kommunicera med samverkande organ, bland annat polis och ambulans. De möjligheter som vid årsskiftet öppnade sig att räddningstjänsten skulle larmas på hjärtstopp och medvetslös person har tyvärr inte kommit igång. Orsaken är att medlemskommunerna och landstinget inte har kommit överens om kostnadsfördelningen. Kostnadsfördelningen var tämligen enkel i landstingets sätt att se det hela, nämligen att kommunerna står för nästan allt. Undertecknad har haft direktionens uppdrag att försöka få tillstånd en annan kostnadsfördelning. Radiosystemet är bra men driftkostnaderna är för höga. Det saknas fortfarande radioapparater till ca 15 fordon. Fullt ut kommer systemet att ha en driftkostnad på drygt 200 kkr/år vilket kostnadsteckning inte erhållits för. Trots alla ambitioner om nollvisioner om omkomna i olyckor så drabbades förbundet av tre omkomna under året. Två personer omkom vid trafikolyckor, Götlunda och Sandskogsbackarna. E 20 och en kvinna omkom av sina brandskador efter en lägenhetsbrand i Köping. Det tråkiga är också att räddningstjänsten inte hade kunnat påverka utgången av de båda händelserna, utan ofta är det ett felaktigt mänskligt handlande som ligger till grund för händelserna. Undertecknad och räddningschefen för Södra Dalarnas Räddningstjänstförbund har haft möten med landstingets tjänstemän om kostnadsfördelningen men inte lyckats få gehör. Efter sista mötet kom visserligen en omskrivning av avtalsförslaget (inte kostnaden) men väl att möjligheten att ge syrgas togs bort!? Efter att jämfört med hur andra landsting (Dalarna) behandlat frågan så anser jag att landstingets kommunikation med kommunerna inte varit den bästa. Avtalet har upplevts som ett ”take it or leave it” Frågan har nu politicerats att tas upp som ett ärende i Västmanlands kommuner och landsting (VKL). Av årets händelser konstaterar jag att de mest iögonfallande har skett i Kungsörs kommun. För att nämna några, bageriet på Fredsgatan, omklädningsrum i Lockmora, brand i loge i Klämsbo samt klockstapeln vid Kung Karls kyrka. Rent intuitivt har vi haft samma känsla, det har upplevts lite stökigt på brandfronten i Kungsör under året. Under hösten aviserade två styrkeledare deltid vid stationen i Arboga att de skulle sluta. Problem med den höga personalomsättningen, på framför allt stationen i Arboga, har gått som en röd tråd genom i stort sett alla årsberättelser sedan förbundets start 2004. När sen två styrkeledare slutar måste vi göra någonting för att få en lösning som håller på sikt. Av de fem dagtidstjänster som fanns så gjorde vi om dessa till skiftanställda styrkeledare. I samband med ny lagstiftning kring brandfarliga och explosiva varor har förbundet fått utökade arbetsuppgifter. Tidigare hade förbundet endast tillsyn över brandfarliga varor. Nu mer är även tillståndsdelen överförd från medlemskommunerna beträffande brandfarlig vara samt både tillstånd och tillsyn över explosiv vara från polismyndigheten. Nyordningen är positiv med tanke på den helhetsbild räddningstjänsten får av de risker som finns i förbundet vilket i slutändan gagnar det skadeförebyggande arbetet. Detta medförde att det finns en styrkeledare dygnet runt på stationen i Arboga. Vi ”taggade” till organisationen och siktar framåt. Den dagen kommunerna och landstinget är överens om ett avtal om hjärtlarm så kommer det i Arboga att finnas möjlighet att på 90 sekunder rycka ut med hjärtstartare. Även vid andra larm åker styrkeledaren direkt och kan därigenom göra en förstahandsinsats. När vi nu ser fram mot 2011 så vet vi att det kommer nya utmaningar: - nya handlingsprogram ska tas fram - vi ska finna rutiner för tillståndshantering för brandfarliga och explosiva varor - hantera ökade lönekostnader enligt avtal - höjda drivmedelspriser - ökade elkostnader - inga driftmedel finns avsatta för kapitalkostnader gällande nyinvesteringar. För att nästan citera förre finansminister Feldts utryck ” Rakel är ett jävla skit nu har vi baxat det ända hit” så har vi nu på förbundets ledningsfordon och så kallade förstabilar installerat Rakelapparater för att över huvudet taget kunna 5 Räddningschefen Ja listan kan göras lång. Men utmaningar är till för att lösas. Istället ser jag det så här: - Äntligen får vi ta fram nya handlingsprogram då de gamla saknade bra mätbara mål och vi får bättre möjligheter att följa upp verksamheten. Med förbundets mycket duktiga och engagerade medarbetare blir det inga problem att finna rutiner för den nya verksamhet som ålagts oss. Klart att el-/drivmedelspriser och löner går upp men det ska vi försöka möta med ytterligare ökade intäkter genom bland annat externutbildning, samt avgifter för tillståndshanteringen av brandfarliga och explosiva varor och bättre utnyttjande av personal. Men samtidigt får vi inte släppa investeringar av fordon och dyr utrustning för långt, så att vi hamnar i samma situation som vid förbundsbildandet då vi hade en klart föråldrad fordonspark och utbyte fick ske av en stor mängd fordon vid i princip ett och samma tillfälle. Detta blir dyrare på sikt. Jens Eriksson Räddningschef 6 Administrativa chefen Uppdrag och utredningar QlickView. Arbetet med denna implementering och utveckling har fortsatt under 2010. Budgetansvariga kan via webben ta del av aktuell, heltäckande och relevant ekonomiinformation med uppdatering varje dygn. Vidare har även integrationer mellan de olika ekonomiadministrativa systemen utvecklats från manuella till elektroniska flöden, vilket har inneburit att tidsinsatsen för denna process har minskat. Tiden som frigjorts kan nu istället användas för kvalitetssäkring av våra administrativa processer. Den administrativa verksamheten inom VMKF har nu tillryggalagt sitt femte verksamhetsår. Det gångna året, på ledningsnivå, har bland annat ägnats åt att de utredningsuppdrag som gavs vid KAK- kommitténs sammanträde den 12 december 2009. Det tidigare uppdraget om att utreda förutsättningarna för en gemensam mät-, kart-och GISorganisation för Kungsör och Arboga kommuner bedöms inte som intressant i nuläget. I sammanhanget kan nämnas att VMKF under cirka två och ett halvt års tid lämnat ett flertal rapporter och underlag för beslut i frågan. För att utveckla VMKF:s administrativa rutiner har flera utvecklingsprojekt med stöd av den så kallade ”Lean-modellen” genomförts på avdelningarna under året. Syftet med att införa verktygen och arbetssättet är att effektivisera och eliminera slöseri med tidsåtgång för onödiga administrativa rutiner, moment och processer. VMKF fick i uppdrag att utreda förutsättningarna för en samverkan inom kostområdet med en för kommunerna gemensam kostchef och en dietist. I utredningen om samverkan kring kostområdet har KAK-kommittén fattat beslut om fortsatt utredning under år 2011. Framtiden Framtiden för hur den administrativa verksamheten inom VMKF ska utvecklas hänger till största delen samman med vad medlemskommunerna är intresserade av att föra över verksamhetsmässigt. Under de år som VMKF hittills funnits har överlämnandet av nya administrativa funktioner varit förhållandevis blygsamt. Den administrativa verksamheten går nu in på sitt sjätte verksamhetsår och har idag en effektiv och väl fungerande organisation inom de tilldelade verksamhetsområdena. Mot den bakgrunden finns det goda förutsättningar att tillföra ytterligare och mer omfattande verksamheter från medlemskommunerna. Kommunernas tekniska chefer har haft ett uppdrag riktat mot VMKF med en utredning för samverkan kring bostadsanpassning och parkeringstillstånd. Den har resulterat i ett principbeslut om att föra över dessa verksamheter till VMKF från och med den första maj 2011. Diskussioner har förts under året med medlemskommunerna om kompletterande verksamheter att organisera inom VMKF och som ligger i linje med de intentioner som finns med i utredningen ”Effektiv administration”. Elektroniska fakturor Det gemensamma arbetet med medlemskommunerna att inför e-faktura har och fortsatt under året. Vissa tekniska problem har stört införandet men har kunnat lösas efterhand. Några av de större leverantörerna har stegvis anslutits. Ett nytt projekt har påbörjats i slutet av året gällande att också införa utgående e-fakturor till kund. Projekten med e-faktura från leverantörer och till kunder fortsätter under år 2011. Effektiv administration För verksamhetsutvecklingen inom VMKF har ett IT-stödsystem införts för upphandlingsverk samheten. För den ekonomiska uppföljningen har införde VMKF under senhösten 2009 ett beslutsstödsystem, Sven-Åke Lagerkvist Administrativ chef 7 Räddningsavdelningen I Arboga har två brandmän genomgått utbildningen ”Räddningsledning A” och anställts som styrkeledare efter omorganisationen. Till de två andra styrkeledartjänsterna har två av våra deltidsstyrkeledare rekryterats så att vi nu har 4 styrkeledare som bemannar stationen i Arboga enligt det nya systemet. Den statliga kemenheten Vi har som ”kemkommun” klarat oss från kemolyckor under året och kemenheten har inte varit utanför regionen. Vi övar dock regelbundet och är beredda att rycka ut om olyckan skulle vara framme. Vi kommer genom fortsatt avtal med MSB (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap) att fortsätta att utveckla metoder och teknik för att effektivt åtgärda problem som kan uppstå vid olyckor kemikalier. För att locka nya deltidsbrandmän till förbundet genomförde vi under hösten en temadag med ”öppet hus” på brandstationen i Arboga för få potentiella brandmän att söka. Resultatet blev över förväntan och i december så anställde vi 5 man i Arboga och en i Kolsva som för närvarande går vår interna grundutbildning för deltidsbrandmän. När de är klara med utbildningen så har vi åter igen tillräckligt med brandmän i våra deltidsstyrkor. Vi får se hur länge det håller sig den här gången. Vi besökte under våren den stora brand- och räddningsmässan ”Interschutz” i Leipzig ihop med övriga kemenheter i Sverige för att vidga våra vyer inom teknik och då i första hand inom område kem. Mässan var mycket givande och vi kan återigen konstatera att vi tekniskt sett ligger långt framme i Sverige. Utrustningen i kemcontainern har uppdaterats under året med två nya kemdräkter samt rörelselarm för rök/kemdykare. Av våra nuvarande deltidsbrandmän så har 6 st under året genomgått MSB:s utbildning i ”Räddningsinsats” vilket är ett återkommande inslag i vår verksamhet. Vi försöker hela tiden att ligga väl framme och se till att de vi anställer får genomgå denna utbildning så snart som är praktiskt möjligt. Personal På deltidssidan har ett antal man slutat under våren i Arboga av olika anledningar. Problem med rekrytering av deltidsbrandmän gjorde att vi under hösten genomförde den sedan tidigare planerade omorganisationen av styrkan i Arboga. Övning Övningsverksamheten har under året fungerat bra med rök-, räddnings-, och andra övningar och vi fortsätter med samma upplägg som tidigare år. Vi kör oförberedda insatsövningar för styrkorna med jämna mellanrum vilket är ett bra sätt för personalen att få jobba som vid ”skarpa” insatser. Målsättningen enligt handlingsprogrammet är att heltidspersonal ska öva ca 100 timmar och deltidspersonalen 50 timmar vilket vi lever upp till med god marginal. Omorganisationen innebär att vi numera har en styrkeledare på heltid i Arboga som finns i tjänst dygnet runt. Styrkeledaren fungerar även som en första insatsperson, en så kallad ”FIP”, och åker alltid för till platsen för olyckan för att snabbt kunna bedöma och se till att rätt utrustning kommer till platsen. Vid larm kallas även de övriga 4 deltidbrandmännen i vakten in och vi får då en komplett styrka på 5 man. Behovet av deltidsbrandmän minskade i samband med detta från 20 till 16 man och minskade således även rekryteringsproblemet något. Utrustning Vi har under året kompletterat utrustningen i förbundet med bland annat ytterligare en IRkamera och vi har nu tillgång till detta fantastiska hjälpmedel på alla våra stationer. Vi har även skaffat ett antal mätinstrument för att kunna mäta olika giftiga och brännbara gaser. På heltidssidan har två insatsledare gått i pension och två av våra styrkeledare har klivit upp som insatsledare. Två heltidsbrandmän från Arboga har anställts på dagtid i Köping som ersättare för styrkeledarna som avancerat i organisationen. Den ena av dem har dessutom genomgått ”Räddningsledning A” och används som styrkeledare vid vakanser. Det gamla analoga personsökarsystemet har gjort sitt och är utbytt mot ett nytt digitalt system med textsökare. Alla våra stationer är klara och det nya systemet fungerar mycket bra. 8 Räddningsavdelningen Sjöräddning Semestervikarier Livet på sjön har även i sommar varit ganska lugnt och inte föranlett oss att medverka i några större insatser. En drunkningsolycka inträffade dock i början på september utanför Rönnskär, då vi på begäran av sjöräddningen i Göteborg och senare polisen medverkade i ett längre eftersök. Tyvärr så hittades den drabbade inte förrän några dagar senare. Vi har även ihop mer SSRS (Svenska Sjöräddningssällskapet) medverkat vid en incident på Hjälmaren med en båt som fått motorhaveri i hårt väder. Under sommaren har vi återigen haft 4 kompetenta sommarvikarier anställda för att klara semesterschemat. Dessa var utbildade enligt SMO (skydd mot olyckor) och kom från spridda delar av landet och en av dessa tillsvidareanställdes senare efter sommarens vikariat. Rakel Införandet av det digitala radiosystemet i organisationen är klart och vi har sedan mitten av november varit i provdrift av systemet. Apparaterna är installerade och alla våra befäl i tjänst har numera tillgång till en Rakel-apparat. Detta betyder att vi nu kan samverka med polis och ambulans på ett mycket enklare sätt vid olika insatser. Systemet är nytt och lider lite av barnsjukdomar vilket vi hoppas kommer att lösas inom kort. Täckningen är mycket bra och nu kan vi höra all radiotrafik som förekommer i vårt område till och med i en liten bärbar Rakelapparat. Olycksorsaksutredning I år har vi enligt kriterierna i handlingsprogrammet gjort 6 fördjupade utredningar: • Furuvägen Köping – lägenhetsbrand med en förolyckad • Vretberga Arboga –villabrand med totalskada. • Stäholm Köping – villabrand • Lockmora Kungsör – ett större omklädningsrum • Fredsgatan Kungsör – storbrand i café, pizzeria och bageri. • Lövsångarvägen Köping – villabrand Våra medlemskommuner har till viss del medverkat i införandet av Rakel. Krisledningen i kommunerna kommer att få tillgång till systemet när så behövs och då med hjälp av radiooperatörer från räddningstjänsten. Detta kommer förhoppningsvis att underlätta arbetet vid olika typer av krissituationer. Under året har en person omkommit i brand och två vid trafikolyckor i vårt område. För övrigt så har vi under året hjälpt ett antal skadade vid bränder, trafikolyckor, drunkningstillbud och andra olyckor, totalt 65 personer som drabbats på ett eller annat sätt. Tomas Fransson Avdelningschef räddning Försök till anlagd brand, Hagaskolan Kungsör 9 Larmstatistik Larm per kommun 300 250 200 150 100 50 0 Köping Arboga Kungsör Annan 2009 283 164 68 13 2010 268 146 91 4 Medel 2005-2009 270 153 86 19 Tabell: larm/kommun rörigt” med anlagda bränder. I kolumn ”annan” redovisas händelser i grannkommuner där VMKF varit behjälpliga vid insats. Uppdrag till ”annan kommun” har minskat då larm till Skinnskatteberg som ”högre befäl” har legat på en låg nivå. Köping och Arboga kommuner hamnar något lägre än medelvärdet och lägre än föregående år. Kungsör däremot sker en ökning 33 % från föregående år samt även ökning i förhållandet mot medelvärdet. Kungsör har haft ”lite . Totalt antal larm VMKF 535 530 525 520 515 510 505 500 495 VMKF 2009 527 2010 509 Medel 2005-2009 529 Tabell: Räddningstjänstlarm Troligtvis kommer antalet larm att pendla mellan 500 och 550 per år i framtiden. Parametrar som har stor påverkan är bland annat antalet gräsbränder på försommaren, länspumpningar efter skyfall, anlagda bränder och stormskador. Med räddningstjänstlarm menas larm där man vid utalarmeringen från SOS Alarm får indikationer på att uppdraget går att hänföra till lagen om skydd mot olyckors kriterier för att vara kommunal räddningstjänst. Larmen gäller inte teknisk service eller andra kommersiella uppdrag. Årets larm är något färre än genomsnittet för tidigare år vilket i sig naturligtvis är positivt. 10 Larmstatistik Larm per station 400 350 300 250 200 150 100 50 0 Köping Arboga Kungsör Kolsva 2009 341 206 70 30 2010 331 177 98 31 Medel 2005-2009 345 192 91 35 Tabell: Larm/station I och med att det totala antalet larm minskat så minskar även antal larm per station med undantag av station Kungsör som haft fler larm än medelvärdet för redovisad tid. Prioriterade händelser 200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 Brand i byggnad Brand ej i byggnad Trafikolyckor Automatlar m ej brand 2009 69 69 90 166 2010 70 69 90 163 Medel 2005-2009 86 80 64 185 Tabell: Prioriterade larmtyper på E 18 sträckan Köping - Hallstahammar. Att vajerräcken räddar liv är ställt utom all tvivel. Det sker fler olyckor/tillbud men skadorna på personer är betydligt lindrigare. I kategorin automatlarm ej brand så har det för andra året i rad skett en minskning. Det ska i sammanhanget poängteras att det är ett fåtal anläggningar som står för de flesta automatlarmen. Automatlarmen beror oftast på slarv från anläggningen. Brand i byggnad hamnar på samma nivå som 2009 men fortsätter att ligga under medelvärdet. Brand ej i byggnad är till stora delar beroende av hur vår och sommar är vädermässigt (skogs/gräsbrand). Även anlagda bränder i typ container ingår i gruppen. Antal trafikolyckor ligger konstant. Under året har en person omkommit i en trafikolycka. Flera av händelserna har varit bilar som fastnat i vajerräcken utefter E 18 och E 20. Under året har det även skett riktiga seriekrockar 11 Larmstatistik Skadade/omkomna Axelrubrik 120 100 80 60 40 20 0 Lindrigt skadade Svårt skadade Omkomna 2009 108 12 2 2010 57 7 3 Medel 2007-2009 82 9 3 Tabell: Skadade omkomna Huvuddelen av de skadade härrör naturligtvis från trafikolyckor. Antalet skadade ligger under medelvärdet för tiden 2005-2009 vilket är mycket positivt. Den redovisade omkomna härrör från en trafikolycka vid Götlunda under sommaren. Ytterligare en person omkom på lasarettet till följd av sina svåra brännskador hon ådrog sig vid en lägenhetsbrand på Furuvägen i Köping. Vår påverkansmöjlighet när det gäller skador i trafiken är begränsad här är de mycket upp till den enskilde förarens omdöme. När det gäller frekvent återkommande platser för olyckor påtalar vi detta till väghållaren. – Jaha, hur gick det här till då?! ÖoB-rondellen, Arboga. Vretberga. Villabrand, övertänd vid framkomst. Sökes: Ägare till upphittad acetyleneflaska. Djurräddning. Hästen satt fast mellan två stenar. Winchades loss. 12 Förebyggandeavdelningen uppgick till 55 stycken. Tillsyn enligt (2003:778) lag om skydd mot olyckor har primärt riktats mot: • äldreboende och boende för människor med vårdbehov • publika lokaler ex. idrottsanläggningar och restauranger • där skriftlig redogörelse för brandskyddet krävts in enligt lag (2003:778) om skydd mot olyckor. Förebyggandeavdelningen svarar för förbundets tillsynsverksamhet samt medlemskommunernas efterlevnad av lag (2003:778) om skydd mot olyckor och lag (2010:1011) om brandfarliga och explosiva varor. Förebyggandeavdelningen har som grund för sitt förebyggande arbete det handlingsprogram som antogs av förbundsdirektionen 2005-12-16. Tema/Händelsebaserade tillsyner Förebyggandeavdelningen har haft ett omvälvande 2010 med upphandling av ny skorstensfejarmästare för sotningsdistrikt 1 i Köping som blev klart strax före halvårsskiftet. Under första kvartalet internrekryterades en ny medarbetare till avdelningen och under årets sista kvartal kom en ny lagstiftning lag (2010:1011) om brandfarliga och explosiva varor som innebar att tillståndshanteringen för brandfarlig och explosiv vara överfördes från kommunerna till förbundet. Under verksamhetsåret har förbundet utfört 18 stycken händelsebaserade tillsyner. Tema/händelsebaserade tillsyner kan vara på förekommen anledning där ett tillbud eller räddningsinsats påkallat ett behov av tillsyn i efterhand eller där räddningstjänsten misstänker att fastighetsägare/nyttjanderättshavare inte har ett skäligt brandskydd. Sevesotillsyn Förbundet har inom sitt område fem stycken så kallade Sevesoklassade anläggningar. Gemensam tillsyn har förrättats på två av dessa under 2010 tillsammans med länsstyrelsen och arbetsmiljöverket. Mål för avdelningen • • • • • • • att hålla den operativa verksamheten informerad om speciella risker som framkommit vid tillsynen att hålla den operativa styrkan informerad om nybyggnationer samt till- och ombyggnationer av fastigheter och väsentliga förändringar av verksamheter att verka för de mål som antagits i handlingsprogrammet för förbundets förebyggande verksamhet att informera kommuninnevånarna om sina skyldigheter enligt lag (2003:778) om skydd mot olyckor att ge råd, stöd och anvisningar till den enskilde och företagare i brandtekniska frågor att utöva tillsyn mot de anläggningar och verksamheter där risken för brand är stor eller där konsekvensen av en brand skulle kunna bli stor att utöva tillsyn mot de entreprenörer som har avtal att utföra sotning/rengöring och brandskyddskontroll i förbundet. Brandfarlig och Explosiva varor (LBE) Ny lag om brandfarliga och explosiva varor (2010:1011) trädde i kraft den 1 september 2010. En av de större förändringar som den nya lagstiftningen innebar var att tillståndsgivning för explosiva varor överfördes från polisen till kommunerna. Kommunerna inom förbundet beslutade med stöd av den nya lagstiftningen under slutet av 2010 att överföra tillståndsgivningen för brandfarliga och explosiva varor åt förbundet. Förbundet är idag tillståndshandläggare samt utövar tillsynen över brandfarliga och explosiva varor. Förebyggandeavdelningen handlade under året 23 ärenden som gällde brandfarlig och explosiv vara. Tillsyn enligt lag (2010:1011) om brandfarliga och explosiva varor utfördes på 17 stycken anläggningar som har tillstånd för brandfarlig och explosiv vara. Tillsyn LSO Tillsyn enligt lag (2003:778) om skydd mot olyckor har utförts mot byggnader och anläggningar enligt fastställt handlingsprogram. Antalet tillsyner som utfördes med stöd av LSO 13 Förebyggandeavdelningen Samverkan med andra myndigheter Tillsynen enligt lag (2010:1011) om brandfarliga och explosiva varor har primärt riktats mot: • • Räddningstjänsten samverkar med andra kommunala myndigheter i medlemskommunerna på flera sätt: • samordnade tillsyner tillsammans med miljöförvaltningarna • byggsamråd tillsammans med byggnadsnämnderna • delaktig i kommunernas säkerhetsarbete. där konsekvenserna av en brand eller explosion skulle kunna bli stora hantering, lagring och försäljning av brandfarliga och explosiva varor vid publik verksamhet. Sotningsverksamheten Framtiden Förbundet har sedan 2008 totalansvaret för sotningsverksamheten i medlemskommunerna. Det innebär att förbundet fastslår frister för sotningsintervall, taxa för sotning och upphandlar entreprenöravtal med behörig skorstensfejarmästare. Förbundet har idag fem stycken sotningsdistrikt. Förebyggandeavdelningen har fått utökade arbetsuppgifter med anledning av att tillståndshanteringen för brandfarliga och explosiva varor fördes över till förbundet. Förebyggandeavdelningen kommer att under 2011 ha ett stort arbete med att överföra och registrera de tillstånd som finns i medlemskommunerna för brandfarliga varor samt polisens register för explosiva varor. Det är sammanlagt 280 tillstånd med tillhörande beslutsunderlag som ska registreras i räddningstjänstens eget register. Förbundet upphandlade under våren ett nytt avtal med Sot & Ventilationstjänst AB för distrikt Köping 1. Avtalet löper på fem år med möjlighet till förlängning ytterligare tre år. Det förra avtalet med skorstensfejarmästare sades upp i början av året då denne inte fullföljt sin del av avtalet. Förebyggandeavdelningen kommer under första halvåret att arbeta fram ett nytt handlingsprogram för det förebyggande arbetet. Förebyggandeavdelningen har handlagt 44 stycken ärenden som rör sotning och brandskyddskontroll. Ärenden som inkommit är byte av skorstensfejarmästare och ansökan om egensotning på fastigheten. Förbundet har under året beviljat 11 stycken fastighetsägare att utföra detta. Förbundet har totalt 59 stycken fastighetsägare som utför egensotning på sin fastighet. Riktad förebyggande verksamhet Räddningstjänsten har på sin hemsida information om hur man skyddar sig mot brand och hur man förebygger uppkomst av brand. Informationen riktar sig främst till den enskilde men även mot kommuner och företag. Räddningstjänsten har likt föregående år satsat på informationskampanjer regionala och lokala medier där man visat på risker i samband med advent och nyårsfyrverkerier. Mats Forsberg Avdelningschef förebyggande Räddningstjänsten tar emot besök på brandstation och besöker ideella föreningar och rörelser, både ungdomsklubbar och pensionärsföreningar där räddningstjänsten informerar om behovet att förebygga och skydda sig mot brand. 14 Externutbildning Under 2010 har vi märkt en återhämtning från det ”usla” utbildningsåret 2009. Kurserna ökar och givetvis följer antalet utbildade samma mönster. Det märks att industrierna kommit igång och börjar satsa på utbildning igen. Tyvärr är det så att om industrin går på sparlåga så bland det första att ”stryka på foten” är utbildning. Intressant är också att vi utbildat fler i HLR (Hjärt-och lungräddning) det vill säga den utbildning där du som person har störst chans att rädda någon annan människa. Att det är så kan bero på den debatt och skriverier som varit under året beträffande nyttan av kunskapen som kursen ger. Övriga Vi utbildar flertalet grupper som inte kan hänföras till ovan uppräknade såsom skol-/förskoleklasser, bussförare etc. Förskoleklasser Samtliga förskoleklasser i medlemskommunerna besöker respektive brandstation under våren. Utbildningen baseras på ett pedagogiskt koncept med seriefiguren Bamse som ”huvudrollsinnehavare”. Under 2010 har det utbildats 487 (371 år 2009) förskoleelever. Framtiden Nedan följer uppgifter och kurser samt statistik kring förbundets externutbildning: Som tidigare sagt så är vår externutbildning beroende av landets konjunktur. Som det ser ut just nu så ser vi att våra ”orderböcker” ökar och håller det i sig så räknar vi med att öka såväl antalet kurser som antalet utbildade. Vi är fortfarande en bit från 2005-2007 års antal men målsättningen är naturligtvis att nå dit. Trots detta så utbildar vi ca 40 personer i veckan i någon form av brandskydd. Heta arbeten Kursen är ett krav från försäkringsbolagen att all personal som utför någon form av ”heta arbeten” ska genomgå en utbildning. Förbundet är i dessa kurser utbildare åt Brandskyddsföreningen i Västmanland som administrerar kursen centralt för länet. Industri Riktas i första hand mot industri och privat verksamhet. Kurserna är ofta skräddarsydda efter beställarens önskemål. Vård Specialanpassade kurser för personal inom kommunens respektive landstingets vårdsektor. BKA (brandkunskap för alla) Kursen som tidigare var statsbidragsfinansierat har i år finansierat av Brandskyddsföreningen Västmanland med 1 000 kronor per skolklass. Utbildningen riktar sig i första hand till organisationer/institutioner som inte har medel själva att betala för utbildningen. HLR (hjärt- och lungräddning) Kursen ger deltagarna kompetens att utföra hjärtkompression och konstgjord andning. ADR (”transport av farligt gods”) Inga kurser har genomförts under året. 15 Externutbildning Utbildade per utbildningstyp 700 600 500 400 300 200 100 0 Heta arbete n ADR HLR Vård BKA 2009 172 4 41 264 395 158 371 2010 272 0 59 270 235 392 487 Medel 2005-2009 307 12 24 307 670 604 345 Industr Övriga i Antal kurser per utbildningstyp 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Heta arbete n ADR HLR Vård BKA 2009 11 1 5 17 16 9 25 2010 17 0 10 16 13 27 32 Medel 2005-2009 17 2 3 18 30 36 27 16 Industr Övriga i Avdelning drift och planering Personal Brandstation Kungsör 2010 var ett med ordentlig turbulens inom personalstrategin gällande station Arboga. Räddningstjänsten har under en längre period haft svårt att rekrytera deltidspersonal med behörigheten som styrkeledare. Därför blev det under 2010 nödvändigt att göra något drastiskt utan att för den skull tumma på säkerhets- eller personalförhållanden. Under tidig vår och försommar har köket på station Kungsör genomgått en kraftig upplyftning. Köket har inte rustats i någon större omfattning sen stationen byggdes. Detta arbete har självmant utförts av stationschefen med god hjälp av en tidigare anställd på räddningstjänsten, numer pensionär. Station Arbogas problem är nu lösta genom att istället för fyra deltidsförmän så har fyra heltidsförmän anställts istället. Samtidigt har antalet anställd dagtidspersonal på minskat station Arboga. Denna lösning har inte genererat någon extra kostnad för förbundet utan är en så kallad nollösning. Personalen jobbar nu skifttjänst med ett tjänstgöringsschema på 48 timmar dygn. Som kuriosa kan nämnas att under år 2010 har sju deltidsbrandmän sagt upp sig självmant ofta På grund av arbetsbyte i det ”civila” livet. Köket station Kungsör Under året två nya insatsledare internrekryterats till följd av pensionsavgångar. Brandstation Köping År 2009 startades en stor renovering av station Köping som inte renoverats sen den byggdes 1969. Arbetet gällde främst kök och personaldelar på våning två. Arbetet har fortsatt under 2010 med renovering av resterande personaldelar samt källarvåningen till en viss del. Fordon Inga inköp av fordon har gjorts under året utan förbundet har förvaltat det som innehafts på bästa sätt. Planerat utbyte av vissa fordon har skjutits på framtiden bland annat med anledning av att budgetramen för 2011 är oförändrad mot tidigare år. Värt att notera är att samtliga tunga fordon fått en säkerhetsmässig uppgradering då det gäller däck med mera. Framtiden I framtiden kan man se behovet av att behöva rusta verkstäderna på plan 1. Vissa av lokalerna är nu extremt hårt slitna samt att maskinparken kan behöva ses över både vad det gäller säkerhet och eventuella förbättringar. 17 Avdelning drift och planering Brandstation 23 Arboga Räddningstjänsten Arboga som tidigare nämnts har som sagt fått heltidspersonal under 2010 och därför har viss renovering startat även av denna station. Köket samt delar av kontors- och personalutrymmen har eller håller på att få en uppfräschning. Miljöanpassning Räddningstjänsten fortsätter sitt miljöanpassningsarbete med att fortfarande förbättra de instruktioner som lämnades av Miljö o Hälsa 2009. Nya leasade personbilar har införskaffats och dessa uppfyller det högsta EU-kravet för personbilar. Göran Persson Avdelningschef drift-och planering 18 Måluppfyllnad Säkerhetsmål Prestationsmål kopplade till säkerhetsmålen Uppfyllnad Boende i medlemskommunerna ska känna till brandrisker och vad man kan göra för att skydda sig mot brand. Förbundet ska utbilda minst 1 000 personer varje år i olika kurser vars målsättning är att förebygga brand. Brandkunskapsutbildning av alla medlemskommuners förskoleklasser grundskolornas årskurs 8 ska ske varje år. Ja, trots lågkonjunktur har drygt 1 700 personer utbildats. Ja. Boende i glesbygd med långa insatstider ska ges möjlighet till utbildning i självskydd. Brandskyddsutbildning ska erbjudas och marknadsföras till personer boende med insatstider för räddningstjänsten överstigande 30 minuter. Ej utfört, utbildningstryck från andra har medfört svårighet att planera för utbildningen. Inga personer ska omkomma till följd av brand eller bristande utrymningssäkerhet i allmänna byggnader. Förbundet ska bedriva tillsyn och kontrollera att ett systematiskt brandskyddsarbete bedrivs. Sker kontinuerligt. Station Kolsva (2 man) ska förhindra skador på människor förorsakat av brand i byggnad intill förstärkning anländer. Ja. Tillsynsverksamheten enligt gällande lagstiftning skall vara behovsanpassad och mångsidig. Direktionen ska varje år besluta om tillsynsinriktning. Inriktningen ska utgå från risker, verkliga händelser eller av allmänheten påtalade risker. Inriktning följs i enlighet med antaget handlingsprogram. Trafikmiljön ska anpassas och utformas så att inte olyckor inträffar. Förbundet ska till respektive medlemskommun rapportera de trafikolyckor som sker och följa upp om det är frekvent återkommande på samma platser. Vad det gäller vägverkets ansvarsområde informeras dessa med automatik. Förbundet har kommunicerat med vägverket ang. säkerhetshöjande åtgärder både vid länsträffar och på kommunal nivå. Anläggningar med ”farlig verksamhet” ska vara säkra. Förbundet ska utöva tillsyn mot dessa anläggningar med ”farlig verksamhet” i samarbete med medlemskommunernas miljöförvaltningar. Tillsyn sker i samband med s.k.”Sevesotillsyn” med länsstyrelsen.”. Förbundet ska planera och öva för att delta vid extraordinära händelser och kriser till följd av större olyckshändelse såväl inom medlemskommunerna som händelser ej geografisk placerade i medlemskommunerna. Förbundet ska påverka medlemskommunerna så att riskhänsyn tas vid samhällsplaneringen och i forum för utveckling. Deltar aktivt i byggprocessen i samtliga medlemskommuner. Remissinstans vid detaljplaner Räddningschefen har deltagit vid övning i Kungsörs- Köpingskommun. Samarbete sker med förbundets beredskapsplanerare. Förbundet ska delta vid medlemskommunernas planering för extraordinära händelser. 19 Ekonomiadministration Avdelningen är serviceenhet för hela förbundet. Enheten tar hand om ekonomi, kansli och informationsfrågor. Vi arbetar dessutom med post- och diariehantering samt sekreterarskap i förbundsdirektionen. Enheten består av ekonomichef och ekonomiassistent. Betala leverantörsfakturorna i rätt tid och med rätt belopp. Enstaka fakturor har betalats för sent. Detta beror på att företaget som skannar våra fakturor tar för många dagar på sig att få in fakturan i vårt system. Ständigt arbete pågår en del arbete för att minska kostnaderna för dessa förseningar. Vad har hänt under året? Direktionen har haft fem sammanträden under året. Sammanträdena hålls enligt rullande schema växelvis i medlemskommunerna. Antal lev. fakturor Under året har arbetet fortsatt med beslutstödssystemet QlickView. Detta system hämtar i detta läge information från ekonomi-/ personalsystem. 2008 3 156 2009 3 163 2010 3 336 Upprätta kundfakturor maximalt en vecka efter att underlagen har inkommit. På avdelningen pågår ett fortlöpande arbete med att arbeta enligt Lean-modellen. Mycket arbete har lagts ner på att skapa elektroniska integreringar mellan olika verksamhetssystem och ekonomisystemet. Som exempel kan nämnas att telefakturorna nu skapas elektroniskt via filöverföringar. Tidigare ”stansades” dessa över 1 000 kundfakturor för hand. Detta har uppfyllts, förutom under två sommarveckor. Detta kan ses som ett utmärkt exempel när det gäller att arbeta efter Lean-modellen. Tid har därmed frigjorts till att lägga på mer värdeskapande och kvalitetshöjande arbete. Ekonomisk information ska löpande överlämnas till direktionen och förbundets verksamhetsansvariga. Antal kundfakturor Renhållningen Antal diarieförda handlingar Varav inkommande De målsättningar som enheten hade inför 2010 har till största delen uppnåtts. In och utbetalningar ska bokföras senast dagen efter som de har inkommit. Uppnåddes inte under två veckor under semestern denna sommar. Antal verifikat 2010 1 893 36 490 38 759 38 303 Antal inkommande och diarieförda handlingar Måluppfyllelse 2009 156 2009 1 931 Har uppfyllts. Direktion och verksamhetsansvariga får information enligt tidplan samt löpande. Projektet och arbetet med inkommande elektroniska fakturor har gått trögt. Ett fåtal större leverantörer är nu anslutna och några få mindre leverantörer använder sig av den så kallade ”Fakturaportalen”. 2008 202 2008 1 291 2010 200 20 2008 441 2009 532 2010 642 232 309 407 Ekonomiadministration Framtiden Under år 2011 kommer utvecklingen av beslutsstödsystemet QlickView att fortsätta tillsammans med Köpings kommun och Kungsörs kommun. Ett projekt har startats för att under 2011 möjliggöra för våra renhållningskunder att få elektroniska fakturor via internetbanken. Faller detta väl ut så kan detta komma att utvecklas inom flera områden. Arbetet med elektroniska flöden fortsätter även under 2011 då exempelvis faktureringen av ITkostnader (PC-på bordet) kommer att ske elektroniskt. Ett kontinuerligt arbete pågår för att se över rutiner och system. Detta för att upprätthålla och säkerhetsställa att våra åtaganden löses på ett effektivt sätt. Ulrika Jonsson Olofsdotter Ekonomichef 21 IT/Teleavdelningen IT Återstår Tekniska kontoret och Vård och omsorg Köping samt Kungsörs Socialförvaltning, detta beroende på beslut från respektive kommun. IT-avdelningen i kommunalförbundet svarar för utveckling, drift och support åt Köping och Kungsör. IT-avdelningens kundstöd (Helpdesk) svarar för användarstöd via telefon och idag "supportas" ca 2 600 datorer. Inom IT-verksamheten har stort fokus lagts på uppdatering till Microsoft Windows 7 på samtliga administrativa datorer. Skolan i Köping och Kolsva kommundel har under våren infört sitt så kallade 1-1 koncept där VMKF medverkat med specialistkompetens. Uppföljning av IT-avdelningens verksamhetsmål • • avsluta plattformbytet för såväl Köpings som Kungsörs utbildningsorganisation Klart • avveckling av AS/400 plattformen Avvecklad fr.o.m. 1 december i Köping och Kungsör årsskiftet 2010/2011 • E-faktura projektet skall vara driftsatt Klart • Förvaltningsplaner ekonomi- och personalsystem Förvaltningsplan ekonomi klar, personalsystem återstår • Införa digital arkivering Ej påbörjat! införa Windows 7 för såväl Köpings som Kungsörs administrativa organisationer. Uppföljning av IT-avdelningens kvalitetsmål Nöjd med handläggningstiden Nöjd med kompetens i helpdesk Stämmer mycket väl Stämmer väl Stämmer något Nöjd med bemötande Stämmer inte alls Lätt att komma i kontakt 0% 20% 40% 60% 80% 100% Enkäten besvaras av speciell IT-panel bestående av 50 representanter från förvaltningarna i Köping och Kungsör. Mätvärdena ligger för tre av kvalitetsmålen på 90 procent. Det område som behöver förbättras är handläggningstiden, där förbättrade rutiner ska korta tiderna under 2011. 22 IT/Teleavdelningen Telefoni Uppföljning av telefonins verksamhetsmål • Genomföra en uppgradering av telefonisystemet under kvartal 1 Arbetet avslutat Telefoni IT-avdelningen svarar för telefoniverksamheten åt medlemskommunerna. Detta innebär att samtliga telefonister i de tre kommunerna besvarar samtal åt medlemskommunerna. Den tekniska plattformen betjänar idag ca 1 700 anknytningar och 1 100 mobiltelefoner. Från och med december 2009 har en gemensam kö införts. Detta innebär att samtliga telefonister svarar åt alla tre kommuner. Från och med december 2010 finns nu telefonister stationerade i Kungsör och Arboga. • Införa nya tjänster, skoltelefoner”, möjlighet till videokommunikation Ej påbörjat, intresse från kunder saknas • Införa elektronisk fakturering på samtliga anknytningar och mobiler Klart • Införa en gemensam KAK-kö. Arbetet avslutat. Kvalitetsmätning telefoni augusti 2010, 429 respondenter Nöjd med tiden för att lösa ärenden Nöjd med hjälp av telefonist Ja Varken eller… Nöjd med bemötande Nej Lätt att komma i kontakt 0% 20% 40% 60% 80% 100% Mätvärdena för telefonin ligger för tre av kvalitetsmålen över 90 procent och när det gäller bemötande ligger man på 100 procent nöjda användare. Det område som behöver förbättras är tillgängligheten ”Lätt att komma i kontakt”. Webutveckling Under sista halvåret 2010 har ett omfattande genomförts med att etablera 4 nya ”sajter” (www.koping.se, www.kungsor.se, www.arboga.se samt www.vmkfb.se ). Lanseringsdatum för dessa är februari 2011. Jenny Lithén Webutvecklare 23 Ove Johansson IT-systemkoordinator IT/Teleavdelningen Framtidsbedömning med utgångspunkt från årets resultat IT/teleavdelningen finansieras genom en styckekostnad per PC- respektive per teleanknytning. I kostnaden för PC ingår from 2008 även kostnader för Microsoft licenser och för Kungsörs kommun även kostnader för hårdvara. För 2010 uppgick kostnaderna till (se tabell nedan). För 2011 är kostnaderna oförändrade. Kostnad Administrativ PC Köping Kungsör Arboga 9 800 kr 11 548 kr - Administrativ PC i skolan Utbildnings-PC 7 700 kr 9 448 kr 3 713 kr 7 965 kr - Teleanknytning 4 000 kr 4 000 kr 4 000 kr IT-Chef Ivan Jaska Upphandlingsavdelningen • Upphandlingsenheten, vilken är placerad i Kommunhuset i Kungsörs kommun, omfattar 1,5 tjänst som upphandlare. Upphandlingsenheten har ansvar för att genomföra upphandlingar, främst inom varu- och tjänsteområdena för ägarkommunernas räkning. Upphandlingar sker enskilt per kommun eller för de tre kommunerna tillsammans. Vi kan i dagsläget ta emot elektroniska fakturor från våra leverantörer och inför även möjlighet att sända elektroniska fakturor. Införandet av elektroniska inköpssystem har inte påbörjats, men med byte eller uppgradering av nuvarande elektroniskt stöd ökar möjligheten till införande. Målet delvis uppfyllt. Mål 2010 Efter avslutade upphandlingar mäts uppdragsgivarens uppfattning om genomförda upphandlingar och resultatet av dessa mätningar används för det långsiktiga målarbetet. De målsättningar som enheten hade inför år 2010 har delvis uppnåtts. • Införa elektronisk fakturering samt påbörja införandet av elektroniska inköpssystem • Införa elektroniskt stöd för inköpsarbetet Hantering av upphandlingar sker via verktyget Allego Upphandling, som förutom en avtalsdatabas med sökfunktion även omfattar upprättande av förfrågningsunderlag, annonsering samt konversation med leverantörer. Möjligheten att motta elektroniska anbud utreds. Målet uppfyllt. Tillsammans med medlemskommunerna genomföra en förenkling av beslutsprocessen gällande upphandlingar Frågan har hittills endast diskuterats och ännu inte lett till något konkret resultat. Målet ej uppfyllt. 24 Upphandlingsavdelningen Årets viktiga händelser Personuppgiftsombudet har främst till uppgift att informera medlemskommunerna om personuppgiftslagen (PuL) samt föra förteckning över de personregister som finns inom organisationen. Personuppgiftsombudet ska även kontrollera att personuppgifter hanteras på ett korrekt sätt. Upphandlingsenheten har under år 2010 lagt stort fokus på att kvalitetssäkra hela kedjan i upphandlingsprocessen. Enhetliga mallar och blanketter har införts på förfrågningsunderlag och avtal, checklistor och rutiner för processens olika steg har utarbetats och avtalsdatabasen har uppdaterats. Arbetet har skett enligt Lean-modellen. Mål för 2010 Verksamheten ska svara upp mot följande mål: För att bättre informera våra medlemskommuner om upphandlingar, nytecknade avtal och andra frågor som rör upphandling och inköp, skickas kvartalsvis ett nyhetsbrev – ”Upphandlingsnytt” – till inköpsgrupper samt personer i beslutsfattande positioner. • Slutföra inventeringen av medlemskommunernas personregister. Inventeringen har omfattat samtliga tre medlemskommuner och är nu slutförd. Målet uppfyllt. • Informationen på hemsidan har omarbetats och blivit mer inriktad på leverantörer kontra beställare. Kontakt har även tagits med skatteverket för så kallad prevision – samarbete kring skatteinformation (t ex skatteskulder, arbetsgivaravgifter, moms eller andra skattefrågor) som är av vikt för kontroll av leverantörer vid upphandlingar. Införa administrativt stöd för medlemskommunernas förteckningar över personregister. Ett administrativt IT-stöd har införts och förteckningarna över medlemskommunernas personregister har registrerats. Målet uppfyllt. Årets viktiga händelser Upphandlingsfunktionen har också med anledning av förändrad lagstiftning tagit fram ett förslag till ändring av kommunernas gemensamma upphandlingspolicy. Under året har det mesta arbetet bestått i att inventera och registrera medlemskommunernas förteckningar över personuppgifter. Framtiden Framtiden Arbetet under 2011 kommer främst bestå i utbildningsinsatser. Arbetet med att kvalitetssäkra upphandlingsprocessen fortskrider. I takt med att den elektroniska hanteringen av upphandlingsprocessens olika delar ökar, förväntas mer tid kunna frigöras till såväl kvalitets- som kvantitetshöjande åtgärder. Med genomförd förenkling och uppstramning av arbetsprocessen, blir även upphandlingsfunktionen mindre sårbar vid semestrar, sjukdom och annan frånvaro. Informationsinsatser som planeras kommer förhoppningsvis leda till större avtalstrohet och därmed lägre priser, vilket även blir fallet med ett framtida införande av inköpssystem. Genom årliga uppföljningar av ramavtalsupphandlingar ställs krav på både leverantör och upphandlad vara/tjänst, vilket på sikt höjer kvalitén. Eva Eriksson Avdelningsansvarig Upphandling PuL Personuppgiftsombudet omfattar 0,5 tjänst och är placerad i Kommunhuset i Kungsörs kommun. 25 Krisberedskap Krisberedskap Två kommuner har genomfört övning med ansvariga för dricksvattenförsörjningen. Föreläsning kring händelserna i Rödeby har genomförts för chefer i Kungsör samt POSOM grupperna i länet. Media utbildning/övning har genomförts i Köping. Beredskapssamordnaren har till uppgift att övergripande driva och samordna krisberedskapsfrågorna i respektive medlemskommun och mellan dessa kommuner. Beredskapssamordnaren har en heltidstjänst. Ett arbete med att säkra upp kommunernas skyddsobjekt har påbörjats tillsammans ansvariga samt polis och länsstyrelse. Nödvattenplan är framtagen i en kommun. Arbetet med att förstärka kommunal ledningsplats pågår i två kommuner. Enligt den årliga kommunuppföljningen som länsstyrelsen genomför har kommuner väsentligt förbättrat förmågan att hantera extraordinära händelser. Mål 2010 Att tillsammans med medlemskommunerna: • fortsätta arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser i verksamheterna • fortsätta arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser inom det geografiska området • genomföra utbildning och övning med krisgrupperna. Målen för år 2010 har därmed uppfyllts. Beredskapssamordnaren har deltagit tillsammans med Länsstyrelsen i Västmanland och övriga kommuner i länet i arbetet med att ta fram ett underlag som beskriver infrastrukturen för el, tele och IT och dess redundans och reserver i syfte att mildra konsekvenser av avbrott eller långvariga störningar i Västmanlands län. Arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser i kommunerna fortgår. En utvärdering av pandemiarbetet i respektive kommun är genomförd. Samråd med Länsstyrelserna i Örebro och Västmanland, Mälarenergi och kommunerna har genomförts inför vårfloden. Framtiden Tyngdpunkten på arbetet under nästa år kommer att vara Styrelsprojektet. För att kunna prioritera elanvändare vid elbrist har regeringen gett Energimyndigheten i uppdrag att utveckla ett nytt system. Systemet kallas för ”Styrel”. Kommunerna ska identifiera samhällsviktiga verksamheter, stämma av tekniska förutsättningar för prioritering med elnätsföretag för att sedan förse Länsstyrelsen med beslutsunderlag. Under nästa år kommer även arbetet fokuseras på hur kommunerna säkrar upp bränslet inför ett elavbrott. För att säkra upp kommunikationsvägarna har kommunerna infört Rakelsystemet på ledningsnivå med två terminaler under året. Renhållningsavdelningen Renhållningsavdelningen Budget och taxor för 2011 arbetades fram under hösten 2010. Trots ökade kostnader kunde de vanligaste taxorna sänkas med cirka en till två procent. Renhållningstaxan har antagits i respektive kommuns fullmäktige. 1 januari 2008 delegerades renhållningsansvaret till kommunalförbundet för Köping- Arboga- och Kungsörs kommuner. Kontoret är placerat på Sjötullsvägen i Köping. Renhållningen bemannas med fyra tjänster. Renhållningschefen tillträde den första oktober år 2007 samt, kundsamordnare och kundrådgivare den första januari år 2008 och i samband med övertagandet av slamhanteringen tillsattes en ny tjänst som kundhandläggare under våren år 2009. Insamlingsentreprenör upphandlades under år 2007 och VafabMiljö AB utsågs till entreprenör på 5 år. Kontoret på renhållningsavdelningen 26 Renhållningsavdelningen Från och med den första juni 2009 har renhållningsansvaret för hushållsslam överförts till förbundet. Insamlingen utförs av Köpings kommun tekniska kontoret, entreprenadavdelningen på uppdrag av kommunalförbundet. Arbete pågår med att ta fram förslag till en gemensam renhållningsordning för Köpings, Arboga och Kungsörs kommuner. Renhållningsordningen omfattar avfallsplan och föreskrifter om avfallshantering. Arbetet beräknas bli klart för fastställande i respektive kommuns fullmäktige under februari-mars år 2011. Framtidsbedömning Det pågår utredningar om att luckra upp det kommunala renhållningsansvaret för hushållsavfall och avfall som är likvärdigt med hushållsavfallet från verksamheter och företag. Skulle förutsättningarna förändras kan det ekonomiska utfallet påverkas för kommunerna med påföljd att kostnaderna ökar. Om förutsättningarna inte förändras ser avdelningen positivt på framtiden med en god service och miljöriktigt hanterande av hushållsavfallet. Mål 2010 • Kunderna ska vara nöjda med renhållningens administration En kundenkät har skickats ut och resultatet är mycket positivt. Av 695 st. svar är 99 procent nöjda eller kan inte bedöma och en procent är mindre nöjda. Av de som är mindre nöjda är det svarstiden som är det som är största problemet. • Den så kallade förbränningsskatten togs bort först oktober år 2010, vilket är gynnsamt för framtida renhållningstaxor. Miljöanpassad och arbetsmiljöanpassad insamling, transport- och behandlingsteknik ska användas i största möjliga utsträckning En plockanalys av hushållsavfallet genomfördes under år 2010 av VafabMiljö AB. Resultatet av plockanalysen visade på brister i hushållsavfallets brännbara fraktion med bland annat matavfall och förpackningar som inte sorterats på ett riktigt sätt. En arbetsgrupp inom VafabMiljö:s region har tillsats för att arbeta fram metoder för att uppnå en bättre sortering. VMKF har två representanter med i arbetsgruppen. Insamlingsfordonen har högsta miljöklass, Euro 5. Ur bioavfallet som rötas utvinns biogas samt restprodukten går till åkermark – kretsloppet. Det brännbara återvinns genom energiutvinning. • Kunderna ska vara nöjda med tillgänglighet och information. Tillgängligheten på Återbruken i Köping, Arboga och Kungsör är bra jämfört med kommuner utanför VafabMiljö:s region. Det nya återbruket i Köping vid Himmetavägen har blivit mycket uppskattat. Villaägare har fått informationsblad vid tre tillfällen samt ett totalutskick till samtliga hushåll. Målen för år 2010 har därmed uppfyllts. Renhållningschef Jan-Erik Widén 27 Lönekontoret Framtiden Lönekontoret består av femton anställda, 13,62 tjänster. Förutom löneadministration handlägger lönekontoret pensionsärenden och andra specialuppgifter åt Köpings, Arboga och Kungsörs kommuner, Arboga Energi och Västra Mälardalens Kommunalförbund. Upphandling av pensionsadministration kommer att genomföras under det kommande året. Pensionshandläggare på lönekontoret deltar i upphandlingsarbetet. Lönekontorets systemförvaltare kommer att ”bygga” ett nytt företag i personalsystemet då nya förbundet Västra Mälardalens Myndighetsförbund valt att låta VMKF sköta deras löneadministration. Årets händelser Västra Mälardalens Kommunalförbund har tillsammans med kommunerna infört systemet TimeCare pool för timanställd personal. TimeCare pool är ett stödsystem för rekrytering av timanställda och används av både rekryteringsenheter och den personal som finns tillgänglig att vikariera. En integration mellan TimeCare pool och lönesystemet gör att vikarietimmar med eventuella ob-ersättningar och LAS-dagar kan exporteras in i lönesystemet. Förbundet har gjort en överenskommelse med Köpings kommun om att lönekontoret ska vara kommunen behjälplig med förhandlingsmodulen och att ta fram all statistik med mera som ingår i Köpings kommuns löneöversyn. Personalsystemet kommer att byta till behörighetssystem Neptun nästa år. I samband med detta samarbetar löneavdelningen och ITavdelningen för att skapa enklare inloggning så kallad ”single sign-on”. Användaren behöver på så sätt inte hålla redan på olika lösenord för olika datasystem. Mål 2010 Inom våra medlemskommuner ska: • 80% av tillfälligt anställd personal anslutas till schemahantering i självservice Kommunerna har infört TimeCare pool. I Köpings kommun och Kungsörs kommun använder rekryteringsenheter TimeCare pool för timanställd vårdpersonal. Arboga kommuns centrala rekryteringsenhet använder TimeCare pool för timanställda inom ett antal förvaltningar. • Start av av Leanprojekt för att skapa bra rutiner och säkra kvalitén inom lönehantering internt och tillsammans med chefer inom kommunerna. - - Lönekontorets personal deltog i en utbildningsdag om Lean under januari Under våren har rutiner skapats för det interna arkivet på löneavdelningen Arbete pågår med att ta fram en handbok över rutiner som gäller inom löneadministrationen Träffar med chefer och assistenter inom kommunerna för att tillsammans gå igenom olika rutiner och samtidigt ge vidareutbildning inom självservice. Barbro Andersson Verksamhetsansvarig PA/Lön 28 Personal Personal räddningstjänst redovisas möjliga pensionsavgångar under en femårsperiod med början 2011 samt pensionsavgångar om den anställde väljer att pensionera sig vid 67 år som är möjligt enligt de nya pensionsreglerna som finns. När det gäller personalförsörjning så har det aldrig varit problem med rekrytering till heltidstjänster. Dessutom är personalomsättningen nästan försumbar med undantag av pensionsavgångar. Personalfördelning Tjänster Heltid tillsv. Deltid RIB 2006 2007 2008 2009 2010 42 41 41 40 38 48 48 48 48 44 Anställda Heltid tillsv. Deltid RIB 2006 2007 2008 2009 2010 42 41 41 38 38 51 53 54* 54* 52* Möjliga pensionsavgångar Kategori 2011 2012 2013 2014 2015 Brandman 58 3 1 Styrkeledare 58 1 Insatsledare 58 Brandman deltid 65 1 Styrkeledare deltid 65 Övriga dagtid 65 * Varav 8 (Arboga 3, Kungsör 4, Kolsva 1) är anställda i pool utan veckoberedskap. Avsikten är att dessa går in vid vakanser bland annat för att omsättningen på deltidsanställda brandmän är stor. Kostnaden för att hålla denna pool är försumbar (två övningstimmar i månaden per person). Beredskapsersättning betalas bara ut när de har beredskap i ordinarie vaktlag och då minskas motsvarande summa från den som är ledig. Avgångsålder 67 år Kategori Brandman heltid Styrkeledare heltid Insatsledare Brandman deltid Styrkeledare deltid Övriga dagtid 2011 2012 2013 2014 2015 1 Som redovisas ovan så kan det på en femårscykel skilja från sex till en pensionsavgång. Planering för personalförsörjning är alltså svårt. Pensionsavgångar Administration Kommande pensionsavgångar vid administrativa avdelningen vid en ålder av 65 år Verksamhet IT/Telefoni Lönekontor Inköp Beredskap Renhållning Ekonomiadm/ ledn. Personalfördelning Administration Antalet anställda vid administrativa avdelningen är fördelat enligt följande: Verksamhet IT/Telefoni Lönekontor Inköp/PUL/Beredskap/Renhållning Antal 16,25/6,75 15 1,5/0,5/1/4 Ekonomiadministration Ledning 2 1 Pensionsavgångar RT Som vanligt så råder stor osäkerhet beträffande den faktiska pensioneringen. Under året har två insatsledare avgått med pension. I tabeller nedan 29 2011 2012 2013 2014 2015 1 1 2 2 1 1 Personal Företagshälsovård Förbundet är anslutet till Mälarhälsan. Brandmän skiljer sig från annan kommunal personal såtillvida att personal som rökdyker ska genomgå medicinska undersökningar enligt Arbetarskyddsstyrelsens författning ”Rökdykning”. Beroende på ålder ska personalen också testa sig kliniskt fysiologiskt under läkarnärvaro. Personalkategorin brandmän i utryckningstjänst har också schemalagd fysisk träning på sina arbetspass. Träning bedrivs för att upprätthålla den fysiska statusen bland annat i form av spinning, löpning och styrketräning. Personalekonomi Personalkostnaderna uppgår till ca 42 % av förbundets kostnader. Marcus Andreasson, Brandman Köping Sjukfrånvaro Administration Semesterlöneskuld Semesterlöneskulden utgörs av kostnaden för innestående semester och okompenserad övertid. Semesterlöneskulden uppgick vid årets slut till 3 379 kkr inklusive arbetsgivaravgifter. Sjukfrånvaro Räddningstjänst procent av arbetad tid arbetad tid 2009 2010 0,0 0,0 30 - 49 1,88 0,61 50 - 0,3 2,15 1,05 1,26 Totalt procent av arbetad tid arbetad tid 2009 2010 -29 0,76 1,67 30 - 49 1,72 2,90 50 - 1,64 2,30 1,66 2,54 Totalt ' Åldersgrupp -29 Sjukfrånvaro i procent av Åldersgrupp Sjukfrånvaro i Sjukfrånvaro i procent av Sjukfrånvaro i Procentuell andel Procentuell andel av total frånvaro, av total frånvaro, 60 dagar eller mer 60 dagar eller mer 2009 2010 Åldersgrupp Procentuell andel Procentuell andel Totalt av total frånvaro, av total frånvaro, -29 0,0 0,00 30 - 49 0,0 18,76 50 - 0,0 0,00 0,0 9,19 60 dagar eller mer 60 dagar eller mer 2009 2010 Åldersgrupp -29 30 - 49 50 Totalt 0,0 0,0 50,79 0,0 0,0 36,76 43,68 27,95 Catharina Norr, arbetsledare för telefonisterna 30 Personalmål Administrativa avdelningens personalmål Den administrativa avdelningen ska vara en attraktiv arbetsplats med en arbetsmiljö som är anpassad efter medarbetarens behov. Personalen ska hålla en hög kompetens inom sitt verksamhetsområde. Administrativa avdelningens ledning ska verka för jämställdhet och mångfald. Med utgångspunkt från detta har personalmålen konkretiserats enligt följande: 1. En anpassad arbetsmiljö såväl psykosocial som fysisk 2. Lön baserad på utbildning, erfarenhet och prestation 3. Friskvård såsom: − en friskvårdstimme varje vecka − möjlighet till förebyggande hälsokontroll under år 2010 4. Utveckling, såväl kompetensmässig som personlig 5. Möjlighet att påverka sin arbetssituation. Personal vid IT-avdelningen Hur den psykosociala miljön upplevs av personalen tillhör de mer viktiga arbetsmiljöfrågorna att hantera för ledningen. Av genomgången kring detta kan följande konstateras. För delar av organisationen upplevs arbetsbelastningen relativt hög över tiden. För huvuddelen av de anställda upplevs den dock som acceptabel men att den periodvis kan vara hög och ojämnt fördelad. Uppföljning av dessa mål gjordes genom en särskild arbetsmiljökartläggning med samtlig personal inom den administrativa avdelningen under oktober månad år 2009. Kartläggningen pekar på följande resultat för de olika delmålen: Flertalet inom organisationen uppger att de trivs i sina jobb och med sina arbetskamrater. I några fall finns dock negativa uppfattningar kring detta exempelvis så rör det sig om dålig respekt från våra uppdragsgivare. Delmål 1 Av resultaten från avdelningarna framgår att den fysiska arbetsmiljön på en samlad nivå håller en acceptabel nivå. Dock framkommer brister när det gäller temperatur och ventilation vid några av de kontorslokaler som används. I övrigt påtalas också behov att byta ut viss kontorsutrustning/inventarier för bättre ergonomi och att bättre och mer ändamålsenliga möbler och inventarier också behövs till fika och lunchutrymmen. ”Trångboddhet” och en allmänt stimmig miljö är också ett betydande problem inom delar av IT:s lokaler. Resultaten av karläggningen har fångats upp avdelningsvis och förbättringsåtgärder har genomförts på ett flertal områden under år 2010. Inom IT-avdelningen har exempelvis lokalsituationen förbättrats med mindre ”trångboddhet” och mer ändamålsenliga möbler och en klimatanläggning under de varma sommarmånaderna. I övrigt ingår övriga förbättringsåtgärder som en naturlig del i det löpande systematiska arbetsmiljöarbetet. Det har även framkommit att det finns brister när det gäller den yttre miljön och då främst kopplat till parkeringsplatser vid lönekontorets lokaler i Arboga. Inom lönekontoret har även för höga bullernivåer uppmätts, vilket resulterat i att ventilationssystemet kommer att få en översyn. Ett särskilt program finns framtaget för hur lön ska sättas utifrån en befattnings- och prestationsvärdering. Delmål 2 Delmål 3 De anställda erbjuds att under en timme/vecka under arbetstid att ägna sig åt friskvård/motion, Under det senaste året har olika initiativ tagits för att stimulera till någon form av regelbunden fysisk träning exempelvis med hjälp av stegräknare. Detta har resulterat att andelen utövare ökat något 31 Personalmål sig dock om negativ stress och även otillräcklighet. När det gäller negativ stress finns det tydliga kopplingar till dålig prestanda för vissa av de IT-system som används. Cheferna inom de administrativa avdelningarna har arbetat med olika åtgärder för att minska stress och känslan av otillräcklighet bland personalgrupperna under år 2010 som ett led i det systematiska arbetsmiljöarbetet. under de senaste åren. Alla anställda har möjligt att besöka företagshälsovården för förebyggande hälsokontroller. Under året har delar av personalen gjort en förebyggande hälsokontroll. Delmål 4 När det gäller kompetensutvecklingen har det funnits brister när det gäller personliga kompetensutvecklingsplaner. Under år 2008 togs sådana fram inom den administrativa verksamheten. Delmål 5 Av resultaten från en tidigare mätning framgick att den övervägande delen eller ca 80 procent av de anställda tyckte att de hade möjligt att påverka sin arbetssituation. Möjlighet att påverka sitt arbete är en viktig komponent för att minska stress och att känna kontroll över sin situation. Dock kan vi konstatera i arbetsmiljökartläggningen från hösten 2009 att såväl stress som otillräcklighet finns i varierande grad inom alla avdelningar. Men att stressen inte behöver betyda att den är negativ och att man i vissa fall känner att arbetet går bättre under press. För en mindre grupp rör det Personalen vid renhållningsavdelningen 32 Drift-, och investeringsredovisning Driftredovisning Kostnader (kkr) Inkl. avskrivningar Årets investeringar framgår av tabellen nedan: Budget Redovisat Redovisat Avv. 2010 2009 Objekt 2010 Budget 2010 Redovisat Avvikelse 2010 Räddningstjänst Direktion/revision -241 -287 -196 45 -30 425 -29 730 -30 424 1 Terrängbil Räddningstjänst Summa RT 1 500 0 1 500 Räddningsutrustning 380 170 210 Rakel 200 193 7 34 29 5 350 232 118 54 37 17 200 211 -11 Tele/datateknisk utrustning Administration Adm. chef Ekonomiadm. Radioutrustning -847 -845 -827 20 -1 046 -1 011 - 1 046 0 Luftflaskor Personsökare IT 0 10 25 25 Befälsfordon Kungsör Tele 0 -68 21 21 Summa RT -8 694 -8 747 -8 741 -47 Webdesigner -460 -535 -475 -15 IT-systemkoordinator -594 -317 -590 4 Upphandling -850 -870 -693 157 IT-servrar PUL -309 -282 -281 28 Serverrum 438 Beredskap Kostnader för oförutsett -600 -566 -617 -17 Renhållningsprogram Future 500 228 272 -70 0 0 70 Summa ADM -13 469 -13 231 -13 224 246 SUMMA ADM 2 174 1 522 652 Summa totalt avd -44 136 -43 248 -43 844 292 SUMMA 5 392 2 394 2 998 Lönekontor 0 1 133 Slam 0 -56 326 326 44 186 44 637 44 931 745 50 2 466 Finans Netto 0 500 872 2 346 1 236 1 294 Administration Nätverk och infrastruktur/ Avgiftsfinansierad vht Renhållning 500 3 218 1 429 1 429 2 842 2 792 Investeringsredovisning Vid bildandet av Västra Mälardalens Räddningstjänstförbund 2004 övertog förbundet fordon och inventarier från förbundsmedlemmarna till ett bokfört värde om 5 mkr. Förbundet har ett långfristigt lån gentemot respektive medlemskommun. Löptiden motsvarar den återstående ekonomiska livslängden på inventarierna. Investeringsmedlen för 2010 är inte helt utnyttjade men avsikten är att för vissa fördröjda investeringar överföra kvarstående medel till 2011. 33 -58 438 Ekonomisk analys Årets resultat 4 951 kkr. För slam har förbundet en skuld 270 kkr gentemot abonnenterna. Förbundets resultat för 2010 uppgår till +2 842 kkr varav renhållningen står för +1 429 kkr och slam +326 kkr. Finansnetto Finansnettot uppgår för år 2010 till –553 kkr. Kostnadsräntorna om -694 kkr avser räntor på lån som förbundet har hos medlemskommunerna för överförda anläggningstillgångar i samband med förbundsbildningen. Även ränta för pensionsskuld och ränta till kreditinstitut ingår här. Lånen gällande överförda inventarier från kommunerna löper över anläggningstillgångarnas ekonomiska livslängd och förbundet erlägger fem procents ränta på bokfört värde. Investeringarna har finansierats med tidigare upptaget lån från kreditinstitut. Lånet uppgår till 20 Mkr. Ränteintäkterna uppgår till +141 kkr för året. Räddningstjänsten Avdelningen håller lagd budget för året. Genom den nya organisationen med brandmän i så kallad ”pooltjänstgöring” har övertidskostnaderna minskat. Några större investeringar har också skjutits på framtiden vilket har gett minskade kapitalkostnader för året. Administrativ chef/Ekonomiadministration Avdelningen visar på ett överskott om totalt +20 kkr. Upphandling/PuL Avdelningen visar ett överskott om +157 kkr. Detta beror till största delen på en pensionsavgång och att nya upphandlartjänsten har ett lägre löneläge än tidigare. PuL visar på ett överskott om + 28 kkr mot budget. Likviditet Lönekontoret De investeringar som har gjorts under året har finansierats med egna medel samt tidigare upplånade medel. Behållningen vid årsskiftet uppgick till 19 271 kkr. Medlemsavgiften sätts in månadsvis i förskott på bankkontot. Marknadsmässig ränta erhålls på kapitalet. Tanken med detta är att förbundet ska ha likviditet till sina utgifter. Avdelningen visar ett underskott om -47 kkr. Detta orsakas av något högre personalkostnader gentemot lagd budget. Beredskapssamordning Verksamheten visar på ett underskott om -17 kkr gentemot budget. Avsättning till pensioner Pensionsåtagandet är den beräknade framtida skuld som förbundet har till arbetstagare och pensionstagare. I ett finansieringsavtal mellan medlemskommunerna och förbundet gjordes en överenskommelse att tidigare inarbetad pensionskostnad/skuld (före 2004-04-05) ligger kvar hos kommunerna. Förbundet har endast ansvar för pensionskostnader avseende kompletterande ålderspension. Detta gäller tiden från personalens övergång och framåt. Enligt avtal står medlemskommunerna för kostnaderna för den särskilda ålderspensionen, och står därmed för hela kostnaden även framåt i tiden, se not 9. IT/Tele IT-enheten uppvisar ett positivt resultat om + 25 kkr mot budget. Teleenheten visar ett överskott om +21 kkr. Webdesigner Ett underskott om -15 kkr redovisas för verksamheten. IT-systemkoordinator Visar ett överskott om + 4 kkr gentemot budget. Renhållning Renhållningen har genererat ett överskott om 1 133 kkr. Administrationskostnaderna för verksamheten är lägre än budgeterat. Detta innebär att förbundet har en skuld till renhållningskollektivet med 1 429 kkr plus föregående års skuld om 3 522 kkr. Summa totalt 34 Ekonomisk analys Årets intjänade pensionsåtagande (ökningen) som belastar förbundet är bland annat: förmånsbestämd ålderspension (FÅP) 254 kkr, särskild avtalspension (SAP) 1 278 kkr, löneskatt 354 kkr, inklusive ränta för pensionsavsättning 224 kkr. Nya utbetalningar 432 kkr. Övriga poster 134 kkr. Totalt för året 1 812 kkr. Den totala avsättningen uppgår nu till 13 741 kkr. Den individuella delen har bokförts som kortfristig skuld och uppgick vid årets slut till 1 464 kkr plus löneskatt 355 kkr samt rest från 2009 om 36 kkr.Totalt 391 kkr. Kkr Årets resultat Realisationsvinst Justerat resultat Ur ett verksamhetsperspektiv innebär detta att kommunmedlemmar ska få ut mesta möjliga verksamhet av sina skattepengar. Ur ett finansiellt perspektiv innebär god ekonomisk hushållning att förbundet har kontroll över sin ekonomi på såväl kort som lång sikt. En tillräcklig ekonomisk buffert ska finnas för att möta naturliga svängningar i intäkter och kostnader, utan behov av neddragningar i verksamheten. Eget kapital IB Eget kap Årets resultat UB Eget kap 2009 6 061 2 466 8 527 2010 8 527 2 842 11 369 Finansiellt mål Förbundet ska generera ett överskott om minst 50 kkr för året, vilket vi uppfyller. Fördelning Eget kapital Eget kapital Varav Balansfond från 2004* Varav Balansfond 2010** Varav renhålln Resultatregleringsfond*** Varav slam resultatregleringsfond**** Summa 2 842 0 2 842 2009 8 527 2 287 2010 11 369 2 287 Det ekonomiska utrymmet har under året varit överordnat verksamhetens ambitionsnivå. Finansiella mål kopplade mot verksamhet 3 522 1 087 4 951 -56 270 8 527 11 369 Uppföljning beslutstödsystem Under år 2010 har arbetet med att integrera beslutstödsystemet QlickView med andra verksamhetssystem fortsatt. Exempel på nya applikationer som utvecklats under året är uppföljning av inköp mot ingångna avtal. Syftet är att öka avtalstroheten och därmed hålla nere kommunernas och kommunalförbundets kostnader för inköp av varor och tjänster. Vidare har även uppbyggnaden av en applikation kopplad till PA- och lönesystemet påbörjats genom denna kommer kompletterande beslutsdata att kunna genereras inom olika delar för det personaladministrativa området. * 2004 års positiva resultat avsattes i en balansfond. Syftet med denna är att kunna möta svängningar i ekonomin. Den ska endast användas till att reglera eventuella framtida negativa resultat orsakade av oförutsedda höga kostnader. ** Balansfond 2010. Summa 1 087 kkr. Syftet är att nyttja denna när oförutsedda ej ramfinansierade verksamhetskrävande kostnader uppstår. Projekt Neptun 2011: 540 kkr. Ett projekt gällande behörighetssystem. Krävs för lönesystemet. Gäller samtliga medlemskommuner. Räddningstjänst: Rakel drift/inköp 547 kkr. *** skuld till abonnentkollektivet avseende renhållningen. Uppföljning effektiv administration med Lean **** fordran på abonnentkollektivet avseende slam. Balanskravet Under 2010 har arbetet med att praktiskt och operativt införa Lean inom förbundets administrativa verksamhet fortsatt. Exempel på de större projekt som genomförts under året är en övergång från flera manuella rutiner och flöden inom det ekonomiadministrativa området till elektroniska integrationer och flöden. Genom dessa har tidsbesparingar på ca 100 timmar gjorts på årsbasis. Andra exempel är lönekontoret som tagit fram enhetliga rutiner för att säkra kvalitén Enligt kommunallagen ska kommunerna/förbundet ha en ”god ekonomisk hushållning i sin verksamhet”. Detta krav uppfyller förbundet. 35 Ekonomisk analys inom lönehantering internt och tillsammans med chefer inom kommunerna. Dessa ska dokumenteras i en handbok om vad som gäller inom löneadministrationen. Vidare har en enhetlig löneprocess tagits fram :”lika för alla”. I övrigt så startades olika Lean-projekt inom admini strationen under år 2010. Redovisningar av dessa kommer att ske i samband med kommande årsredovisning för år 2011. Uppföljning avtalskatalog Under året har upphandlingsenheten fortsatt införandet med ett nytt och IT-stöd för upphandlingsverksamheten. Systemet innehåller ett komplett stöd för att lägga in avtal och därmed ajourhålla en uppdaterad avtalskatalog. Katalogen är nu komplett och sökbar via förbundets och kommunernas intranätsidor som ett stöd för hitta de aktuella avtal som finns inom olika områden. Detta är också ett led i arbetet med att höja avtalstroheten och därmed ett komplement till uppföljningen via beslutstödsystemet. Miljöredovisning Miljöredovisning Inom kommunalförbundet eftersträvas att använda miljöanpassade produkter i största möjliga utsträckning. Pappersavfall källsorteras och det eftersträvas minimal förbrukning av icke återvinningsbara materiel. I samband med operativa insatser eftersträvas att insatser görs på ett för miljön bästa sätt med hänsyn till omständigheterna. 36 Resultaträkning (Kkr) Not 2009 2010 Budget Avvikelse Verksamhetens intäkter 1 78 577 77 477 71 623 5 854 Verksamhetens kostnader 2 -111 237 -111 555 -107 880 -3 675 Avskrivningar 3 -7 959 -6 662 -6 957 295 -40 619 -40 740 -43 214 2 474 VERKSAMHETENS NETTOKOSTNADER Kommunbidrag 4 44 136 44 135 44 136 -1 Finansiella intäkter 5 88 141 50 91 Finansiella kostnader 6 -1 139 -694 -922 228 2 466 2 842 50 2 792 ÅRETS RESULTAT Finansieringsanalys (Kkr) 2009 2010 Den löpande verksamheten Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader exkl. avskrivning Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansiella intäkter 78 577 77 477 -111 237 -111 555 -32 660 -34 078 44 136 44 135 88 141 Finansiella kostnader -1 139 -694 Verksamhetens netto 10 425 9 504 Inköp av materiella tillgångar -1 690 -2 395 Investeringsnetto -1 690 -2 395 -2 079 -1 588 0 0 Investeringar Finansiering Utlåning (förändr. långfr.fordran). Upplåning Amortering -211 -211 -2 290 -1 799 Ökning(-)/minskning (+) kortfristiga fordringar -8 651 -6 897 Ökning(-)/minskning (+) kortfristiga skulder 11 785 565 2 581 1 812 12 160 790 Finansieringsnetto Justering för rörelsekapitalets förändring avseende hela verksamheten Justering för icke rörelsekapitalpåverkande poster Avsättning pensioner Förändring av likvida medel 37 Balansräkning (Kkr) TILLGÅNGAR Not 2009 2010 Anläggningstillgångar Maskiner och inventarier Långfristiga fordringar Summa anläggningstillgångar 20 678 9 524 30 202 16 410 11 113 27 523 22 561 18 481 28 361 19 271 Summa omsättningstillgångar 41 042 47 632 SUMMA TILLGÅNGAR 71 244 75 155 8 527 2 466 11 369 2 842 7 11 929 13 741 12 21 181 29 607 20 970 29 075 Summa skulder 50 788 50 045 SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER 71 244 75 155 8 9 Omsättningstillgångar Fordringar Kassa och bank 10 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital därav årets resultat Avsättningar för pensioner Skulder Långfristiga skulder Kortfristiga skulder 13 Ansvarsförbindelser I ett finansieringsavtal mellan medlemskommunerna och förbundet har en överenskommelse gjorts att den del av anställdas pensioner som intjänats före förbundets bildande samt fortlöpande intjänad och utbetalad särskild avtalspension s.k. SAP ersätts av medlemskommunerna. Leasing, se not 14. 38 Noter (Kkr) Not 1 Verksamhetens intäkter 2009 2010 Not 7 Avsättning pensioner 2009 2010 Försäljning 1 433 1 454 Löneskatt 2 329 2 683 Taxor och avgifter 44 976 43 836 Förmånsbaserad ålderspension+ övr 1 935 2 115 Försäljning av verksamhet/ 29 321 29 802 Särskild ålderspension 7 665 8 943 11 929 13 741 SUMMA entreprenad Övrigt SUMMA 2 847 2 385 78 577 77 477 Pensionsförpliktelser Pensionsförvaltning Not 2 Verksamhetens kostnader Avsättning för pensioner inkl. löneskatt 11 929 13 741 Löner 31 287 32 154 Totala förpliktelser 11 929 13 741 Arbetsgivaravgifter inkl. avtalsförsäkring Långsiktig fordran (not 9) -9 524 -11 113 2 405 2 628 26 947 20 678 10 162 10 004 Pensioner 1 680 1 718 Lokaler 3 010 3 214 38 712 40 007 8 388 8 580 respektive medlemskommun samt nyinvestering under perioden. Köp av verksamhet Databehandling, licenser datakommunikation Telekommunikation Övrigt SUMMA Återlånade medel Not 8 Maskiner och inventarier Maskiner och inventarier som överfördes 3 846 3 426 14 142 12 452 111 237 111 555 IB Nyinvesteringar 1 691 2 394 Not 3 Avskrivningar Avskrivningar -7 959 -6 662 Syftet med avskrivningar är att fördela UB 20 678 16 410 anskaffningsvärdet över den beräknade brukningstiden. Avskrivningarna baseras på anskaffningsvärdet. Avskrivning påbörjas Not 9 Långfristiga fordringar månaden efter att investeringen tagits i bruk. Fordran medlemskommuner Köping 5 500 6 417 Not 4 Kommunbidrag pensionsåtagande Arboga 2 486 2 897 Förbundsmedlem Kungsör 1 541 1 798 9 524 11 113 16 075 18 132 4 056 5 281 Köping 24 636 24 635 Arboga 11 931 11 931 Kungsör 7 569 7 569 SUMMA 44 136 44 135 SUMMA Not 10 Kortfristiga fordringar Kundfordringar Kundfordringar renhållningen Not 5 Finansiella intäkter Ränteintäkter avseende rörelsekontot. Förutbetalda kostnader 948 142 Momsfordran 996 1 592 Skattekonto 356 1 548 Ej konterade in/utbetalningar Periodiseringskonto Not 6 Finansiella kostnader Upplupna intäkter SUMMA 24 73 0 1 445 106 148 22 561 28 361 18 484 19 274 -3 -3 18 481 19 271 Ränta på lån till förbundsmedlemmarna Räntan uppgår till 5,0% på bokfört värde. Not 11 Kassa och bank 80 70 Ränta till kreditinstitut 271 157 Checkkonto Övrigt (inkl. ränta pensionsskuld 224 kkr) 788 467 Genomgångskonto/renh 1 139 694 SUMMA SUMMA 39 Noter Not 12 Långfristiga skulder Kommuninvest förfaller till betalning 2009 2010 20 000 20 000 2011-06-15 Reverslån Köping Arboga Kungsör SUMMA 306 2009 2010 Övr. kortfristig skuld 5 398 2 336 Upplupna semesterlöner 2 451 2 430 991 950 1 877 1 855 7 1 204 Upplupna sociala avgifter Individuell del pension 2010 (1 464 kkr) 875 766 inkl. särskild löneskatt (355 kkr+27kkr) 21 181 20 970 0 slutlig skatt 2009 (9 kkr) Övr. löneavdrag Not 13 Kortfristiga skulder Nästa års amorteringar Leverantörsskulder Upplupna räntekostnader 211 211 8 140 11 543 Personalens källskatt 705 753 Arbetsgivaravgift 786 843 5 074 3 964 Moms och skatter 4 17 3 963 4 172 29 607 29 075 Not 14 Leasing Årets kostnader inkl. hyror 2010 3 251 3 196 Framtida utbetalningar inom 1 till 5 år 7 104 5 257 2 287 2 287 Övriga interimsskulder SUMMA Not 15 Fonderingar av eget kapital Balansfond 2004 Balansfond 2010 1 087 Resultatregleringsfond renhållning Resultatregleringsfond slam 3 522 4 951 - 56 270 Redovisningsprinciper God redovisningssed Avskrivningar I redovisningen har den kommunala redovisningslagen följts och rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning tillämpats. Avskrivningar påbörjas månaden efter investeringarna har tagits i bruk och beräknas linjärt, dvs. lika stora belopp varje år. De avskrivningstider som tillämpas följer SKL:s rekommendationer. Avsteg Någon dokumentation över förbundets redovisningssystem finns inte i dagsläget. ITavdelningen idkar direktavskrivning på sina datorer. Även vissa inköp gällande kompletteringar av inventarier har under året direktavskrivits i och med att ramen för 2011 är oförändrad. Detta för att förhindra ökande kapitalkostnader under de kommande åren. En extraavskrivning om 200 kkr har gjorts på IP-telefoni. Avskrivningstid Typ av investering Datorinventarier 3 och 4 år Anläggningstillgångar Inventarier 5 år-10 år Har i balansräkningen upptagits till anskaffningsvärdet minus årliga avskrivningar. Personbilar 5 år Utryckningsfordon 10 och 15 år Räddningstjänstmaterial 5 år 40 Redovisningsprinciper Beloppsgräns för inventarier Semesterlöneskuld Huvudregeln för om ett inköp är att betrakta som investeringsutgift eller driftkostnad har under året varit att inventariet har en varaktighet/förbrukningstid på 3 år eller mer. Dessutom bör kostnaden ha överstigit ett basbelopp. I skulden ingår okompenserad övertid och jouroch beredskap samt upplupna arbetsgivaravgifter. Detta redovisas som en kortfristig skuld. Ord & begrepp Avskrivningar är planmässig värdenedsättning av anläggningstillgångar. Driftredovisningen belastas för den värdeminskning som anläggningarna genomgått genom att de utnyttjas under året. Långfristiga skulder förfaller senare än ett år efter räkenskapsårets utgång. Omsättningstillgång är summan av likvida Avsättningar är förpliktelser som på balansdagen är medel och kortfristiga fordringar. Kan på kort sikt omsättas i likvida medel. säkra eller sannolika till sin förekomst men ovissa till belopp eller till tidpunkt för infriande. Resultaträkningen redovisar samtliga Balansräkningen visar totala tillgångar, skulder, intäkter och kostnader samt hur det egna kapitalet har förändrats under året. avsättningar och eget kapital på bokslutsdagen. Driftredovisning beskriver utfallet i förhållande till budgeterade kostnader och intäkter. Finansieringsanalys är den översiktliga sammanfattningen av hur årets driftverksamhet, dvs. den löpande verksamheten, investeringsverksamheten och finansieringsverksamheten, där bl. a. låneverksamhet ingår, har bidragit till likviditetens förändring. Den visar hur förbundet fått in pengar och hur de har använts under året. Här behandlas ut- och inbetalningar till skillnad från resultaträkningen som innehåller kostnader och intäkter. Investeringsredovisning beskriver hur investeringsutgifterna och inkomsterna har fördelat sig under året. Kapitalkostnader är benämningen för internränta och avskrivning. Kkr = kilokronor, tusentals kronor. Kortfristiga skulder lån och skulder som förfaller till betalning inom ett år. 41 Organisationsschema förbundet Organisationsschema operativ beredskap Revisionsberättelse På hög höjd Övning med hjärtstartare. Postadress Telefon 731 85 Köping 0221-670000 e-mail: [email protected] Fax 0221-185 98 Org.nr 222000-1578
© Copyright 2025