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Defense Travel System
Document Processing Manual
October 1, 2014
Table of Contents
CHAPTER 1: OVERVIEW OF THE DEFENSE TRAVEL SYSTEM (DTS) . . . . . . . . 1-1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
1.11
1.12
1.13
The Defense Travel System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-2
DTS Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-3
DTS Features and Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-3
The Trip-Planning Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-4
DTS Training Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-7
Help in DTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-7
Log In to DTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-9
Dual Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-12
Error Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-14
Document Lock. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-15
Troubleshooting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-18
Log Off DTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-18
Service or Agency Representatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-18
CHAPTER 2: TEMPORARY DUTY (TDY) AUTHORIZATION . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-1
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
2.11
2.12
Log In to DTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-3
Using the DTS Menu Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-4
Create an Authorization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-7
Create an Authorization for Another Traveler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-13
Prepare an Itinerary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-21
Travel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-50
Expenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-93
Accounting Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-122
Additional Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-125
Review/Sign . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-139
Partner System-Generated Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-159
Create Authorizations for Permissive Travel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-174
CHAPTER 3: GROUP AUTHORIZATIONS FOR TEMPORARY DUTY TRAVEL . . 3-1
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
Group Authorization Process Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-2
Create a Group Authorization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-4
Group Authorization for 10 or More Travelers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-25
Traveler Manifest Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-26
Amend a Group Authorization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-28
Cancel a Group Authorization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-39
CHAPTER 4: VOUCHERS FROM AUTHORIZATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-1
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
Log In to DTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-2
Create a Voucher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-2
Update Itinerary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-6
Travel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-13
Expenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-22
Substantiating Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-40
Update an Accounting Code. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-40
Additional Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-43
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4.9 Review/Sign . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-52
4.10 Due U.S. Vouchers (Overpayments to Travelers) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-58
4.11 Using FMS LOAs in a Voucher. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-61
CHAPTER 5: LOCAL VOUCHER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-1
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
Create a Local Voucher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-1
Local Voucher Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-3
Expenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-3
Substantiating Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-29
Add an Accounting Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-30
Additional Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-33
Review/Sign . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-40
CHAPTER 6: ROUTE & REVIEW IN DTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-1
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
6.10
6.11
6.12
Route & Review: Process Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-2
Document List. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-2
Route / Sign . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-3
Adjustments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-16
Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-18
Self-Approving Official . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-18
Approve a Voucher That Has a Balance Due U.S.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-19
Approve a Cancelled Trip Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-19
Approve a Constructed Travel Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-21
Approve a Permissive Travel Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-28
Approve a Foreign Military Sales Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-31
Route & Review of a Group Authorization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-31
CHAPTER 7: AMENDMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-1
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
Create an Amendment for an Authorization or Voucher. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-2
Travel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-12
Expenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-32
Accounting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-37
Additional Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-37
Review/Sign . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-42
Amend a Local Voucher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-45
CHAPTER 8: DEBT MANAGEMENT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-1
CHAPTER 9: CONSTRUCTED TRAVEL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-1
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
9.7
9.8
9.9
Overview of Constructed Travel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-1
Constructed Travel Regulations....................................................................................................9-2
Beneficial to the Government or Traveler.................... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-2
POC Use for TDY Travel Within 800 Miles Round-Trip/400 Miles One-Way . . . . . . . . . . . . . . . .9-3
Constructed Travel Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-4
Create an Authorization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-7
How the Constructed Travel Flag is Triggered . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-8
Constructed Travel Instructions for AOs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-26
Traveler Views Reimbursement Limits on an Authorization or Voucher . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-31
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Table of Contents
CHAPTER 10: DTS TRIP CANCELLATION PROCEDURES . . . . . . . . . . . . . . . . . 10-1
10.1
10.2
10.3
10.4
10.5
Access the Authorization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10-2
CREATED Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10-4
Signed or Approved, Expenses Incurred or an Advance or SPP Received . . . . . . . . . . . . . . . .10-9
Cancellation Procedures for AOs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10-15
DTS Reservation Autocancellation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10-21
CHAPTER 11: SPECIAL CIRCUMSTANCES TRAVEL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-2
11.1 SCT Secondary Trip Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11-2
11.2 Travel Authorization Process for Special Circumstances Travel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11-19
11.3 Dependent Travel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11-25
11.4 Alternate Location Travel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11-28
11.5 Transportation Only Trip Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11-31
11.6 Per Diem Only Restriction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11-32
11.7 Per Diem Only On Travel Days . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11-33
11.8 TDRL Actual Meals. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11-34
11.9 Cadets and Midshipmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11-36
11.10 Congressional Travel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11-37
11.11 Blocked Scheduled Partial Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11-38
11.12 Blocked Advances. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11-39
11.13 Limited Terminal Entitlements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11-40
11.14 Excess Baggage Limitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11-40
11.15 Review and Approval of SCT Authorizations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11-40
APPENDIX A: GENERAL TRAVELER INFORMATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-1
How to Self-Register . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-2
Traveler Setup Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-7
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Revision History
Revision No.
Date
Authorization
Revision/Change Description
Added information regarding
Conference Reporting
Functionality
Corrected verbiage on pop-up
screen for Trip Cancel with
Expenses
CTO Fee that is added on Other
Transportation screen
Page, Section
Chapter 2
Chapter 3
Chapter 4
Chapter 5
Chapter 6
Chapter 7
Chapter 9
Chapter 10
•
Added information to reflect the
72-hour auto cancellation policy
change
Chapter 2
Chapter 7
Chapter 10
•
Added information about the TSA
PreCheck program
Chapter 2
•
Replaced 72-hour auto
cancellation screenshot and
removed note about policy
change
Chapter 2
Chapter 7
Chapter 10
•
Updated screen shots and Table
11-2
Chapter 11
•
Added note regarding
cancellation procedure for
restricted/non-refundable fares
Chapter 10
•
Updated text, screen shot, and
table to reflect DTS calculation
changes for IDL travel
Updated TSA PreCheck
information for inclusion of DoD
civilians to program
Chapter 2
Updated screen shots to reflect
changes made to non-mileage
expenses drop-down list
Revised text so it no longer
implies MOR can always be
changed
Added note that Expense Type
cannot be changed when editing
expenses.
Chapter 2
Chapter 4
Chapter 7
Chapter 9
Updated JFTR/JTR references to
JTR.
Updated Special Circumstance
Trip Types to reference the JTR
Chapter 2
Chapter 6
Chapter 9
Chapter 11
•
1.5.2
8/30/13
Defense Travel
Management
Office (DTMO)
•
•
1.5.3
10/9/13
Defense Travel
Management
Office (DTMO)
1.5.4
11/15/13
Defense Travel
Management
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