Institutionens utskriftsenheter – statistik och kostnader. Vi i IT-‐gruppen jobbar hårt för att kapa onödiga kostnader. Vid utskrift är kostnaden för en svartvit sida mindre jämfört med en färg-‐sida och här finns därför en möjlighet till besparing. Enligt de flesta avtal vi har är den s.k. klick-‐kostnaden för en svartvit sida 6,6 öre medan en färgsida kostar 42,5 öre. För att spara så ser vi därför till att alla skrivare vi installerar är förinställda att alltid skriva ut i svartvitt, dubbelsidigt och häftat. Vi har nu kunnat samla in statistik över utskrifter för de senaste tre månaderna och kan presentera resultat vad gäller utskriftsvolym, kostnader och andelen färg för de olika utskriftsenheterna. Model_Name
Aficio MP 6001
Aficio MP C2800
Aficio MP C2800
Aficio MP C2800
Aficio MP C2800
Aficio MP C2050
Aficio MP C4000
Aficio MP C3000
Aficio SP C420DN
Aficio MP C2000
Aficio MP C3000
Aficio MP C5000
Aficio MP C2500
Aficio MP C2800
Aficio MP C4000
Aficio MP C2800
LOCATION
antSid andelFärg kostPerSida kost365dagar
Ekol_B150
49887
0%
0,066 kr
10 371 kr
Ekol_C124
14247
8%
0,093 kr
4 175 kr
Ekol_D121
14133
10%
0,100 kr
4 458 kr
Ekol_E231
15929
16%
0,122 kr
6 125 kr
Ekol_F130 (Bibl)
23313
16%
0,124 kr
9 141 kr
Ekol_E133
18389
16%
0,125 kr
7 233 kr
Ekol_B266
68508
30%
0,174 kr
37 537 kr
Ekol_A334
20100
32%
0,183 kr
11 560 kr
Biol_B208 (GU)
516
33%
0,186 kr
302 kr
Ekol_B367
24931
37%
0,197 kr
15 483 kr
Ekol_C234
35578
38%
0,203 kr
22 712 kr
Biol_A217
94637
39%
0,205 kr
61 125 kr
Ekol_B150
11806
45%
0,228 kr
8 463 kr
Biol_B334
30444
50%
0,246 kr
23 602 kr
Biol_B231
76870
50%
0,247 kr
59 728 kr
Biol_C203
28577
53%
0,256 kr
23 039 kr
115 dagar SUMMA: 527865
SUMMA:
305 055,47 kr Utifrån insamlade data har vi kunnat beräkna den årliga klick-‐kostnaden till 305tkr räknat för hela institutionen. Man kan se att andelen färgutskrifter varierar väldigt mellan de olika utskriftsenheterna och man kan också räkna ut att om alla haft en färgandel på 10% så skulle den årliga klickkostnaden blivit 163tkr. Som kontrast till detta har vi beräknat kostnaden för om vi inte ställt om skrivarna så skulle alla skrivit ut i 100% färg. Då skulle den årliga klick-‐kostnaden vara 706tkr med aktuell utskriftsvolym, 401tkr högre kostnad än idag! Således gör vi redan en inte försumbar besparing genom att skriva ut i svartvitt och välja färg vid behov i stället för att ständigt använda färgutskrift vilket är skrivarens standardinställning vid en vanlig installation. Vid en jämförelse mellan utskriftsenheterna kan man se att de bägge med lägst andel färgutskrift är de två som står i de akvatiska korridorerna (vi bortser från översta utskriftsenheten som inte har färg), följt av de tre som utnyttjas av administrationen och biblioteket. Övriga ligger samtliga över 30%. De med högst andel har över 50% färgandel. Här kan finnas en stor besparingspotential då kostnaden per sida (näst sista kolumnen) blir mer än den dubbla i jämförelse med de som har lägst kostnad. I ovanstående besparing diskuteras endast klick-‐kostnaden vid utskrift, vi gör ytterligare en besparing när vi väljer dubbelsidig utskrift. De skrivare som vi på IT installerar är därför förinställda att skriva ut i svartvitt, dubbelsidigt och häftat. Häftningen är praktisk när många delar på samma utskriftsenhet eftersom många drar i papperna innan dessa blivit hämtade av sina rätta ägare. Jag har sett exempel där folk slänger en utskrift och gör om när utskriften kommit i oordning, i stället för att sortera papperna rätt igen, något man undviker med häftningen. På MacOS är det nödvändigt att vi installerar skrivaren för att det skall bli rätt förinställningar. Det är nämligen svårt att få rätt på detta vid en manuell installation eftersom skrivaren gärna går tillbaka till standardinställningen efter en utskrift. I Windows är det lättare, men vi rekommenderar ändå att ni låter oss installera skrivare framför att försöka själv. Vi använder en skriptad installation så att det går både snabbare och blir lika rätt varje gång. Visste ni: •
•
•
•
att om skrivaren är inställd på färgutskrift, så räknas alla sidor som färgsidor, även sådana som helt saknar färg? Det är skrivarens inställning som bestämmer om kostnaden blir för en färgsida, inte om pappret har färg. skrivaren – hittar man i datorn, det är mjukvara ett program/drivrutin som installeras, burken där utskrifterna hämtas heter utskriftsenhet. Många kallar den burken för skrivare också. Det gör egentligen inte så mycket men ibland blir det missförstånd och då är det bättre att beteckna dessa saker olika. Det är skrivaren man kan ställa in. Det går utmärkt att häfta flera ”copies” eller ”exemplar” av en utskrift även på en Mac. Många Mac-‐användare har upplevt det lite ologiska att det blir en (1) häfta genom samtliga exemplar. Tricket är att välja bort ”collate” eller ”sorterat” på svenska, se de inringade rutorna. Skulle rutorna inte synas tar man först fram dem genom den inringade knappen till höger. Tyvärr har vi inte hittat något bra sätt att få just detta förinställt på MacOSX utan det får man komma ihåg att göra varje gång man ställer in utskrift av flera exemplar. Idag gör vi en årlig besparing av ca 400 000kr genom att förinställa skrivaren för svartvitt. Det borde gå att spara ytterligare i storleksordningen 140 000kr. Utöver detta så sparar vi papperskostnader genom att vi även har dubbelsidigt förinställt. Trots allt tal om det papperslösa kontoret så verkar utskriftsvolymerna vara en sak som ökar, det finns därför en anledning att hålla ett öga på de här kostnaderna. Lennart Okla