‫מציג‪ :‬עופר זיינפלד‬ ‫אגף מערכות מידע‬ ‫‪[email protected]‬‬ ‫מאפייני הארגון‬ ‫‪ 1,700,000‬מבוטחים‬ ‫השרות הרפואי מבוסס בעיקרו על ‪OUTSOURCING‬‬ ‫)רופאים עצמאים‪ ,‬בתי חולים‪ ,‬בתי מרקחת פרטיים( ובנוסף‬ ‫שירותים רפואיים‪ ,‬פרא‪-‬רפואיים ומינהלים הניתנים ע"י‬ ‫עובדים שכירים‬ ‫כ‪ 9,200-‬עובדים שכירים )כולל חברות בת כגון רשת‬ ‫מרפאות שיניים‪ ,‬רשת דיור מוגן(‬ ‫פריסה ארצית של ‪ 6‬מחוזות ובתוכם כ‪ 140-‬סניפים‬ ‫כ‪ 430-‬מתקנים פרוסים ברחבי הארץ )סניפים‪ ,‬מרפאות‪,‬‬ ‫בתי מרקחת‪ ,‬דיור מוגן‪ ,‬רפואה משלימה(‬ ‫היבטי משאבי אנוש‬ ‫‪ 500‬תפקידים שונים )עד רמת אחות חדר‬ ‫ניתוח‪ ,‬רופא גריאטרי(‬ ‫‪ 2000‬יחידות ארגוניות )עד רמת "סניף טבעון‪-‬‬ ‫מכון פיזיוטרפיה"(‬ ‫‪ 1800‬מרכזי עלות פיננסים‬ ‫‪ 4,200‬משרות עובדים )לדוגמא‪ :‬סניף בלפור –‬ ‫אחות אחראית(‬ ‫רוב השכירים במכבי עובדים באחוזי משרה‬ ‫חלקיים‪ ,‬וברוב המשרות משובץ יותר מעובד אחד‬ ‫)בניגוד לתפיסה ה"גרמנית"(‪.‬‬ ‫תיחום הפרויקט‬ ‫מערכת כ"א‬ ‫ו ע ים‬ ‫ר קב‬ ‫י שכ‬ ‫ונ‬ ‫בד – נת מיים‬ ‫ד פע‬ ‫ו‬ ‫נתוני ע וח‬ ‫מנוע חישוב לנתונים המועברים‬ ‫בממשקים‬ ‫תו‬ ‫כגון‪ :‬ספו‬ ‫ת‬ ‫ש"נ ‪ +‬שכר‬ ‫נ‬ ‫ו‬ ‫פ‬ ‫כ‬ ‫עילויות חות‬ ‫מיו ח‬ ‫ד‬ ‫ו‬ ‫ת‬ ‫רשימת‬ ‫עובד ותפקיד‬ ‫מערכת‬ ‫שכר – לשכת שרות‬ ‫תיק עובד רב מימדי‬ ‫מעקב ובקרת איוש מול תקציבי כ"א‬ ‫הערכות עובדים‬ ‫הדרכה פנימית והדרכות חיצוניות‬ ‫ארכיון אופטי‬ ‫ספר טלפוני ארגוני‬ ‫נוכחות עובדים‬ ‫מעקב נוכחות לכלל העובדים תוך תמיכה‬ ‫בהסכמי שעות פרטניים לעובד‬ ‫חישוב וניהול יתרות חופשה ומחלה‬ ‫דיווח ובקרת פעולות המזכות בתגמול‬ ‫כגון‪ :‬ביקורי בית‪ ,‬נסיעות‬ ‫עקרונות מנחים ביישום תהליכים‬ ‫ איחוד רוב האפליקציות בתחומי כ"א שהיו נפרדים לתוכנה‬ ‫ובסיס נתונים אחד‪.‬‬ ‫ הקלדת נתוני עובד פעם אחת בלבד בכלל המערכות‬ ‫ ביזור המערכת עד רמת הסניף ‪ -‬נגישות מרבית לנתונים‬ ‫ מחשבה יצירתית בתכנון תהליכים פשוטים‪).‬עלות תחזוקת‬ ‫נתונים מול תועלת(‬ ‫יישומים עיקריים‪:‬‬ ‫יישום‬ ‫הערות‬ ‫תיק עובד‬ ‫כולל תוספות ייחודיות למכבי‪ :‬ניהול גמול השתלמות‪,‬‬ ‫ניהול הלוואות‪ ,‬השתלמויות חיצוניות ועוד‬ ‫מבנה ארגוני‬ ‫כולל פיתוח דוחות תקן איוש ומעקב תקציב‬ ‫גיוס‬ ‫מודול מורכב ‪ -‬מיושם חלקי‬ ‫ניהול הדרכה פנימית‬ ‫מודול קשיח ‪ -‬שביעות רצון חלקית‬ ‫שולחן עבודה למנהלים‬ ‫תפריט מלא וידידותי ‪ -‬הטמעה לא מלאה‬ ‫ממשקים‬ ‫חיל"ן‪ ,‬ארכיון אופטי‪ ,‬מערכת הנוכחות‬ ‫הערכות עובדים‬ ‫בעתיד – מילוי הערכות און‪-‬ליין‬ ‫כרטיס מגנטי‬ ‫ייחודי למכבי‪ ,‬כולל צילום העובד והדפסת כרטיס מגנטי‬ ‫במקום‬ ‫ספר טלפונים ארגוני‬ ‫גישה ל‪ SAP -‬דרך האינטראנט ואפשרות עדכון נתוני‬ ‫תקשורת אישיים‬ ‫תהליך הקמה ועדכון נתוני עובד‬ ‫תהליך בעבר‪:‬‬ ‫נתוני עובד הוקלדו ותוחזקו‬ ‫בכל מערכת בנפרד‬ ‫והתוצאות‪:‬‬ ‫•עובדים שעזבו הופיעו‬ ‫באאוטלוק‪/‬ספר הטלפונים‪.‬‬ ‫• אותו עובד עם הגדרת‬ ‫תפקיד שונה‬ ‫מערכת שכר‬ ‫פרטים‬ ‫אישיים‬ ‫‪+‬תוספות‬ ‫שכר‬ ‫•תהליך כיום‪:‬‬ ‫שם‪,‬‬ ‫תפקיד‪,‬נתו‬ ‫ני תקשורת‬ ‫עובד מוקם ומתוחזק רק‬ ‫במערכת אחת‬ ‫ספר טלפונים‬ ‫‪-‬אינטרא‪-‬נט‬ ‫אותם נתונים בכל‬ ‫המערכות‬ ‫מערכת נוכחות‬ ‫תיק עובד ב‪SAP‬‬ ‫שם‪,‬‬ ‫תפקיד‪,‬נתו‬ ‫ני תקשורת‬ ‫פרטים‬ ‫אישיים‬ ‫‪+‬פרמטרי‬ ‫נוכחות‬ ‫‪OUTLOOK‬‬ ‫תהליך בקרת איוש ותקציב כ"א‬ ‫תהליך בעבר‪:‬‬ ‫אין תיעוד למבנה ארגוני‪.‬‬ ‫קשיים בתחזוקה ושליפת‬ ‫נתונים במקרה של‬ ‫שינויים ארגוניים‪.‬‬ ‫אין כלים לתיעוד תקנים‬ ‫ובקרת תקן מול איוש‬ ‫תהליך כיום‪:‬‬ ‫כלל העובדים משובצים‬ ‫במבנה ארגוני כולל ‪.‬‬ ‫הותאמו ופותחו כלים‬ ‫לבקרת איוש בפועל מול‬ ‫תקנים ותקציבי כ"א‬ ‫תהליך ביזור המערכת עד רמת הסניף‬ ‫תהליך בעבר‬ ‫לא ניתן היה לבזר לרמת‬ ‫השטח בגלל בעיות הרשאה‬ ‫וסיבוכיות המערכת‬ ‫תהליך כיום‬ ‫"שולחן עבודה למנהלים"‬ ‫מאפשר ריכוז פעילויות‬ ‫והפקת דוחות למנהלי סניפים‬ ‫לגבי העובדים הכפופים‬ ‫אליהם במבנה הארגוני‬ ‫תהליך הפקת אסמכתאות ומכתבים‬ ‫תהליך בעבר‪:‬‬ ‫כפילות בהקלדה לתוכנה‬ ‫ובמקביל שימוש במעבד‬ ‫תמלילים לצורך הפקת‬ ‫מכתב‪/‬אסמכתא‪.‬‬ ‫תהליך כיום‪:‬‬ ‫הפקה אוטומטית באמצעות‬ ‫מחולל מכתבים מתוך נתוני‬ ‫ה‪ SAP‬בסיום כל פעולת כ"א‪.‬‬ ‫תאימות מלאה בין המכתבים‬ ‫לבין נתוני המערכת‬ ‫תהליך הפקת כרטיס עובד )עם תמונה‬ ‫ופס מגנטי מזהה(‬ ‫תהליך בעבר‪:‬‬ ‫כרטיסי עובד ללא תמונה‪,‬‬ ‫המתנה של חודש‪ ,‬תלות‬ ‫במטה‬ ‫תהליך כיום‪:‬‬ ‫הפקת כרטיס כולל צילום‬ ‫העובד בתוך שניות מכל‬ ‫נקודת קצה של משאבי‬ ‫אנוש‬ ‫טוב מראה עיניים‪....‬‬ ‫כל התהליכים מתחברים יחדיו…‪.‬‬ ‫מבנה ארגוני כולל‬ ‫שממנו נגזר שולחן עבודה למנהל סניף‬ ‫תיק העובד המרכז נתונים בכלל המימדים‬ ‫האפשריים )כולל מערכת שכר וארכיון אופטי חיצוני(‬ ‫שממנו נגזר‬ ‫תקציר מנהלים‬ ‫ספר הטלפונים הארגוני‬ ‫סאפ מקוצר‪exe.‬‬ ‫הגורמים להצלחה‬ ‫יישום מלא תוך שנה ‪ +‬הטמעת השינוי ‪ +‬ניתוק חד מהמערכות‬ ‫הקודמות ‪ +‬אפס תקלות בעלייה לאוויר = הצלחה‬ ‫ פישוט תהליכי מ"א במכבי – אימוץ תפיסת ‪SAP‬‬ ‫ עליית ‪ HR‬לאוויר בנפרד ממודול פיננסי ולוגיסטי‬ ‫ הכנת תשתיות וטיוב מרבי של נתונים קיימים )הרבה עבודה‬ ‫שחורה ‪(. . .‬‬ ‫ תהליכי קבלת החלטות מהירים‬ ‫ הובלה בפועל של הפרויקט ע"י משתמשי מפתח ואנשי מקצוע‬ ‫מעולים ומסורים‬ ‫ תהליך הדרכה והטמעה "מושקע" בהובלת משאבי‪-‬אנוש‬