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MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
INVENTARIO
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PROC-PROECU-028
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MACRO PROCESO: CONTROL DE
INVENTARIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
INVENTARIO
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Mayo 2013
PROC-PROECU-028
Contenido
1.
Objetivo .................................................................................................................................. 4
2.
Alcance ................................................................................................................................... 4
3.
Política .................................................................................................................................... 4
3.1. Políticas Generales ............................................................................................................. 4
3.2. Políticas de Operación........................................................................................................ 4
4.
Marco Legal ............................................................................................................................ 5
5.
Definiciones ............................................................................................................................ 6
6.
Procedimientos ...................................................................................................................... 7
6.1.
Control de bienes de larga duración ...................................................................................... 7
6.1.1. Ingresos y egresos de bienes de larga duración ..................................................................... 7
6.1.1.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................... 7
6.1.1.2. Descripción del procedimiento .............................................................................................. 7
6.1.2. Constatación física de bienes de larga duración y sujetos a control administrativo ............. 9
6.1.2.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................... 9
6.1.2.2. Descripción del procedimiento ............................................................................................ 10
6.1.3. Baja de bienes de larga duración y sujetos a control administrativo .................................. 11
6.1.3.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 11
6.1.3.2. Descripción del procedimiento ............................................................................................ 11
6.2.
Control de suministros y materiales..................................................................................... 15
6.2.1. Ingresos de suministros y materiales de oficina .................................................................. 15
6.2.1.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 15
6.2.1.2. Descripción del procedimiento ............................................................................................ 15
6.2.2. Egreso de suministros y materiales de oficina ..................................................................... 17
6.2.2.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 17
6.2.2.2. Descripción del procedimiento ............................................................................................ 17
6.2.3. Ingreso de suministros y materiales de aseo ....................................................................... 19
6.2.3.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 19
6.2.3.2. Descripción del procedimiento ............................................................................................ 19
6.2.4. Egreso de suministros y materiales de aseo ........................................................................ 21
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PROC-PROECU-028
6.2.4.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 21
6.2.4.2. Descripción del procedimiento ............................................................................................ 21
6.2.5. Ingreso de material promocional ......................................................................................... 23
6.2.5.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 23
6.2.5.2. Descripción del procedimiento ............................................................................................ 23
6.2.6. Egresos de material promocional......................................................................................... 25
6.2.6.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 25
6.2.6.2. Descripción del procedimiento ............................................................................................ 25
7.
Anexos .................................................................................................................................. 27
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PROC-PROECU-028
1. Objetivo
Establecer y estandarizar control de inventario de los bienes de larga duración de
PROECUADOR.
2. Alcance
Se aplica al macro-proceso Control de Inventario del Instituto de Promoción de
Exportaciones e Inversiones - PRO ECUADOR, que incluye los siguientes procesos:
Control de Inventario
Control de bienes de larga
duración
Control de suministros y
materiales
Este documento es aplicable para todas las Direcciones, Oficinas Comerciales y
Oficinas Zonales del Instituto de Promoción de Exportaciones e Inversiones Extranjeras
PRO ECUADOR.
3. Política
3.1. Políticas Generales


Para la ejecución del proceso Control de Inventario es necesario el compromiso y
participación de las Oficinas Zonales, Oficinas Comerciales, los Directores de Área de
PRO ECUADOR.
La Dirección Administrativa-Financiera de PRO ECUADOR es la única facultada para
realizar modificaciones y/o actualizaciones de los lineamientos para el macro proceso.
3.2. Políticas de Operación
Control de bienes de larga duración


Todos los años, deberá realizarse la constatación física del inventario.
La constatación física de los bienes en las Oficinas Comerciales será responsabilidad
del Jefe de OCE; y deberá enviar la información vía memorando (QUIPUX) al Director
Administrativo-Financiero. Se aprovechará las visitas al exterior de los funcionarios de
PRO ECUADOR (Matriz) para la verificación in-situ del inventario de bienes de las OCE.
La firma del funcionario que realiza la verificación in-situ debe constar en el acta de
constatación física.
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PROC-PROECU-028



Cuando se solicite la baja de un bien informático la Dirección de Tecnología de PRO
ECUADOR deberá elaborar un informe técnico.
La máxima autoridad de PRO ECUADOR es la responsable de autorizar la baja de los
bienes.
Para la destrucción de los bienes, el Director Administrativo-Financiero conformará
una comisión para el efecto. La comisión estará integrada por:
o Jefe Administrativo
o Guardalmacén
o Contador
Control de suministros y materiales



El responsable de limpieza de PRO ECUADOR será el responsable de solicitar los
suministros de aseo al guardalmacén.
Al momento de realizar la entrega de los suministros y materiales (aseo y oficina) el
guardalmacén y el funcionario que recibe los suministros y/o materiales deben firmar
el acta de entrega-recepción respectiva.
Para la entrega de suministros y materiales (aseo y oficina) en las Oficinas Zonales, el
guardalmacén deberá enviar el acta de entrega-recepción respectiva, junto con los
suministros y materiales.
4. Marco Legal






Ley Orgánica de Contraloría General del Estado.
Reglamento General de Bienes del Sector Público.
Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público.
Decreto Ejecutivo No. 776, del 16 de mayo de 2011, publicado en el Registro
Oficial 459 del 31 de mayo de 2011, “Reglamento General para la Organización y
Funcionamiento del Instituto de Promoción de Exportaciones e Inversiones
Extranjeras – PROECUADOR.”
Resolución Ministerial No. 1441 del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio
e Integración, “Oficinas Comerciales – OCES- dependen administrativa y
financieramente del Instituto de Promoción de Exportaciones e Inversiones del
Ecuador, PROECUADOR.”
Resolución 20 del Instituto de Promoción de Exportaciones e Inversiones
Extranjeras, publicada en el Registro Oficial Suplemento 331 de 13 de septiembre
de 2012, Estatuto por Procesos de PRO ECUADOR.
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5. Definiciones




Sistema MIRAFLORES: Sistema de control de inventario de PRO ECUADOR.
Direcciones PRO ECUADOR: Dirección de Promoción de Exportaciones, Dirección
de Promoción de Inversiones, Dirección de Balcón de Servicios, Dirección de
Inteligencia Comercial, Dirección de Asesoría Jurídica, Dirección de Planificación,
Dirección de Marketing y Comunicación Social, Dirección AdministrativaFinanciera, Dirección de Administración de Talento Humano, y Dirección de
Tecnologías de la Información y Comunicación.
Oficinas Zonales: Unidades operativas de las Direcciones de PRO ECUADOR para
ejecutar actividades en el territorio nacional.
Oficinas Comerciales en el Exterior (OCE): Unidades operativas de las Direcciones
de PRO ECUADOR para ejecutar actividades en el extranjero.
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6. Procedimientos
6.1.
Control de bienes de larga duración
6.1.1.
Ingresos y egresos de bienes de larga duración
6.1.1.1.
Diagrama de flujo
Macro Proceso: Control de Inventario
Proceso: INGRESOS Y EGRESOS DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
INICIO
I-1: Debe tener la orden de compra, para verificación.
I-2: En caso de que la contratación haya sido por “Ínfima cuantía”, el Guarda Almacén de PRO
ECUADOR es responsable de elaborar el Acta. En caso de que la contratación haya sido
por otro mecanismo, el proveedor es responsable de emitir y presentar el Acta.
I-3: Sistema MIRAFLORES.
I-4:Debe solicitar información a la delegada de compras en el exterior (Dirección Adm-Financ.)
I-5: Archivo EXCEL.
CONTRATACIÓN
PÚBLICA
GUARDA ALMACÉN
Recibir y contar
bienes
I-1
Recibir y revisar
Factura
Firmar Acta
Entrega-Recepción I-2
con el Proveedor
Ingresar
información en el
sistema
Actualizar BDD
FUNCIONARIOS
PRO ECUADOR
OFICINAS COMERCIALES
(Jefe de Oficina)
I-5
I-3
Asignar custodio
en el sistema
Validar
información
FIN
Aseguramiento de
Bienes
Codificar bienes
Elaborar Acta de
Entrega-Recepción
Entregar bienes
Firmar Acta de
Entrega-Recepción
Archivar Acta de
Entrega-Recepción
I-4
Firmar Acta de
Entrega-Recepción
Remitir listado de
Bienes adquiridos
Firmar Acta de
Entrega-Recepción
INICIO
6.1.1.2.
Descripción del procedimiento
Este proceso puede iniciarse en la Oficina Matriz y/o en las Oficinas Zonales.
Si se inicia en la Oficina Matriz, el proceso se desencadena desde el proceso “CONTRATACIÓN
PÚBLICA”, y continúa con el numeral 1.
Si se inicia en las Oficinas Zonales, referirse al numeral 5.
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GUARDALMACÉN
1. Recibe y cuenta los bienes. Debe tener la orden de compra para verificación.
2. Recibe y revisa las facturas.
3. Firma el acta de entrega-recepción con el proveedor.
En caso de que la contratación haya sido por “ínfima cuantía”, el Guarda Almacén de
PRO ECUADOR es responsable de elaborar el acta.
En caso de que la contratación haya sido por otro mecanismo, el proveedor es
responsable de emitir y presentar el acta.
4. Ingresa información en el sistema MIRAFLORES. Continuar con numeral 7.
OFICINAS COMERCIALES
5. Remite listado de bienes adquiridos. Continuar con el numeral 6.
GUARDALMACÉN
6. Validar listado enviado por la OCE.
El guardalmacén debe solicitar información detallada de las adquisiciones a la
delegada de compras en el exterior (Dirección Administrativa-Financiera).
7. Asigna custodio en el sistema al igual que el Jefe de las Oficinas Comerciales que
previamente remite el listado de bienes adquiridos.
8. Se realiza el aseguramiento de bienes (proceso).
9. Codifica los bienes.
10. Elabora acta de entrega-recepción.
11. Entrega los bienes.
12. Firma el acta de entrega-recepción en conjunto a los Funcionarios de PRO ECUADOR.
13. Archiva documentación. Los documentos que debe archivar son:
a. Copia de orden de compra
b. Copia de acta de entrega-recepción
c. Copia de factura
14. Actualiza base de datos de los bienes de PRO ECUADOR. (archivo Excel).
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6.1.2.
Constatación física de bienes de larga duración y sujetos a
control administrativo
6.1.2.1.
Diagrama de flujo
MACRO PROCESO: Control de Inventario
PROCESO: CONTROL DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
SUB PROCESO: Constatación Física de bienes de larga duración y sujetos a control administrativo
DIRECTOR
RESPONSABLE DEL
BIEN
GUARDALMACÉN
ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
INICIO
Solicitar
constatación física
de Bienes
Aprobar cronograma
para constatación de
Bienes
I-1
Elaborar cronograma
para constatación de
Bienes
I-2
Realizar constatación
física de los Bienes
Validar codificación
de los Bienes
¿BIEN EN BUEN
ESTADO?
BAJA DE
ACTIVOS
NO
SI
Revisar necesidad
de cambios en
Actas de EntregaRecepción
Se requieren
cambios?
SI
Realizar cambios
en Actas anteriores
NO
Firmar Acta de
Entrega-Recepción
Realizar y enviar
Informe de
constatación
I-3
FIN
I-1: Memorando (QUIPUX) dirigido al Guardalmacén. Debe enviarse en el último trimestre del año (octubre).
I-2: En el cronograma constaran los nombres de los grupos de trabajo que realizarán la constatación física.
I-3: El Informe contendrá las novedades detectadas respecto del estado, custodia y utilización de los bienes asignados. El
informe debe ser remitido al Director Administrativo-Financiero.
Firmar Acta de
Entrega-Recepción
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6.1.2.2.
Descripción del procedimiento
DIRECTOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO
1.
Solicita constatación física de bienes, mediante memorando (QUIPUX) dirigido al
Guardalmacén.
El memorando debe ser enviado durante el último trimestre del año;
preferiblemente el mes de octubre.
GUARDALMACÉN
2.
Elabora cronograma para la constatación física de bienes; y lo remite al Director
Administrativo-Financiero.
En el cronograma deben constar los nombres de los grupos de trabajo que
realizarán la constatación física.
DIRECTOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO
3.
Aprueba el cronograma para constatación física de bienes.
GUARDALMACÉN
4.
Realiza la constatación física de los bienes, de acuerdo al cronograma; y valida la
codificación de los bienes.
En caso de que algún bien no esté en buen estado, referirse al proceso “Baja de
activos”.
En caso de que los bienes estén en buen estado, continuar con numeral 5.
5.
Revisa las necesidades de cambios en actas de entrega-recepción.
Si se identifica la necesidad de cambios en las actas actuales, continuar con el
numeral 6.
Caso contrario, continuar con el numeral 8.
6.
7.
8.
Realiza las actualizaciones de las actas de entrega-recepción.
Firma el acta de entrega-recepción en conjunto con el custodio del bien. (Anexo 2)
Realiza y envía el informe de constatación física de bienes.
El informe deberá contener las novedades detectadas respecto del estado,
custodia y actualización de los bienes asignados; y debe ser remitido al Director
Administrativo-Financiero. (Anexo 3)
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6.1.3.
Baja de bienes de larga duración y sujetos a control
administrativo
6.1.3.1.
Diagrama de flujo
GUARDALMACÉN
MACRO PROCESO: Control de Inventario
PROCESO: CONTROL DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
SUB PROCESO: Baja de bienes de larga duración y sujetos a control administrativo
DIRECCIONES
OFICINAS
COMERCIALES
Solicitar Baja de
Activo
Solicitar Baja de
Activo
I-4
1
Solicitar
inspección previa y
elaboración de
Informe
(Jefe Administrativo)
Realizar
inspección previa
Solicitar
aprobación
Todavía son
necesarios?
Ordenar
destrucción del
Bien
I-5
Elaborar y remitir
informe
NO
Elaborar y remitir
I-3
Acta
Botar los Bienes
I-6
DONACIÓN
Donar los
Bienes
I-7
Elaborar y
entregar Acta
SI
Destrucción o
donación?
Concluir trámite y
archivar
expediente
DESTRUCCIÓN
Destruir los
Bienes
I-9
I-8
FIN
Eliminar activo
del inventario
(Guardalmacén)
DIRECCIÓN DE
TECNOLOGÍA
DIRECTORA EJECUTIVA
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
I-4
I-1
(Director)
INICIO
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
INICIO
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
Solicitar Baja de
Activo
INICIO
FIN
Bien
informático?
NO
Aprobar
destrucción del
Bien
SI
Solicitar informe
técnico
Elaborar
Informe técnico
Autorizar baja del
bien
1
I-2
6.1.3.2.
I-1: Memorando (QUIPUX) dirigido a la máxima autoridad de PRO ECUADOR. Deberán adjuntar informe sobre el bien, con
registro fotográfico.
I-2: En el informe técnico se debe especificar si el bien ha pasado su vida útil, si está en malas condiciones y si es
recomendable darle de baja.
I-3: Memorando (QUIPUX) dirigido a la máxima autoridad de PRO ECUADOR, con copia al Director Administrativo
Financiero.
I-4: Memorando (QUIPUX) dirigido al Director Administrativo Financiero.
I-5: Memorando (QUIPUX) dirigido a la máxima autoridad de PRO ECUADOR. Deberá adjuntarse informe sobre el bien.
I-6: Memorando (QUIPUX) dirigido al funcionario delegado, con copia al Guardalmacén. El Memorando deberá indicar
fecha, hora y lugar donde se realizará la actividad.
I-7: Debe estar presente el Guardaalmacén. Entidades del sector privado que realicen labor social u obras de beneficencia,
y que no tengan fines de lucro.
I-8: Debe estar presente el Guardalmacén. Previo a la destrucción se procederá a su desmantelamiento para fines de
reciclaje.
I-9: El Acta deberá contener registros fotográficos. Una copia del Acta debe ser entregada al Guardalmacén.
Descripción del procedimiento
Este proceso puede iniciar desde las Oficinas Comerciales o desde la Oficina Matriz.
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En caso de iniciar desde las Oficinas Comerciales, continuar con el numeral 1.
En caso de iniciar desde la Oficina Matriz, continuar con el numeral 6.
OFICINAS COMERCIALES
1. El Jefe de la OCE, solicita baja de activos, mediante memorando (QUIPUX) dirigido
a la máxima autoridad de PRO ECUADOR.
Debe adjuntar informe sobre el bien, con registro fotográfico.
DIRECTORA EJECUTIVA
En caso de ser un bien informático, continuar con numeral 2.
En caso de no ser un bien informático, continuar con numeral 4.
2.
Solicita informe técnico a la Dirección de Tecnología, mediante memorando
(QUIPUX).
DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA
3.
Elabora y remite el informe técnico a la Directora Ejecutiva. Continuar con
numeral 4.
El informe técnico debe especificar si el bien ha pasado su vida útil, si está en
malas condiciones y si es recomendable darle de baja.
DIRECTORA EJECUTIVA
4.
Autoriza la baja del bien al Jefe de la Oficina Comercial.
OFICINAS COMERCIALES
5.
Bota los bienes. Continuar con numeral 17.
El Jefe de OCE debe elaborar y remitir el acta respectiva (Anexo 4), con registro
fotográfico incluido, mediante memorando (QUIPUX) dirigido a la máxima
autoridad de PRO ECUADOR, con copia al Director Administrativo-Financiero.
DIRECCIONES
6.
El funcionario, custodio del bien, solicita la baja del activo, mediante memorando
(QUIPUX) dirigido al Director Administrativo Financiero.
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INVENTARIO
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA
7.
8.
El Director de área solicita la inspección previa del bien, a uno de los funcionarios
de control previo (de preferencia el Jefe Administrativo), mediante memorando
(QUIPUX).
Funcionario de control previo realiza la inspección previa del bien.
Si durante la inspección se determina que el bien todavía es necesario para la
institución, continuar con el numeral 9.
Si durante la inspección se determina que el bien ya no es necesario para la
institución, continuar con el numeral 10.
9. Finaliza el trámite y archiva el expediente. Finaliza el proceso.
10. Elabora el informe de inspección previa y lo remite al Director del área, mediante
memorando (QUIPUX).
11. El Director de área recibe el informe y solicita la aprobación de la baja del bien, vía
memorando (QUIPUX) a la máxima autoridad de PRO ECUADOR.
Debe adjuntar el informe de inspección previa.
DIRECTORA EJECUTIVA
12. Aprueba la destrucción del bien.
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA
13. El Director de área ordena la destrucción del bien, mediante memorando (QUIPUX)
dirigido a la Comisión para destrucción de bienes (funcionario delegado,
guardalmacén y contadora).
El memorando debe incluir la fecha, hora y lugar donde se realizará la actividad.
Si se decide donar los bienes, continuar con el numeral 14.
Si se decide botar los bienes, continuar con el numeral 15.
14. La Comisión para destrucción de bienes, dona los bienes. Continuar con numeral
16.
Las donaciones deberán realizarse a entidades del sector privado, que realicen
labor social u obras beneficencias y que no tengan fines de lucro.
15. La Comisión para destrucción de bienes, destruye los bienes.
Previo a la destrucción se procederá al desmantelamiento de los bienes, para fines
de reciclaje.
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16. La Comisión para destrucción de bienes elabora un acta de constancia de la
actividad realizada. El acta deberá incluir registros fotográficos.
Una copia del acta debe ser entregada al Guardalmacén.
17. Guardalmacén elimina el activo del inventario.
18. Contadora elimina activo del libro contable. Fin del proceso.
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INVENTARIO
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6.2.
Control de suministros y materiales
6.2.1.
Ingresos de suministros y materiales de oficina
6.2.1.1. Diagrama de flujo
Macro Proceso: Control de Inventario
Proceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES
Subproceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE OFICINA
INICIO
SI
Solicitar
requerimientos de
suministros
I-6
Entregar
Documentación
I-5
Archivar Registro
de Compra,
Factura y Acta
Ingresar
suministros y
materiales a
bodega
EGRESO DE
SUMINISTROS Y
MATERIALES
FIN
I-2
GUARDA ALMACÉN
Planificado?
Ingresar
información en el
sistema
Firmar Acta de
Entrega-Recepción
con proveedor
Recibir y revisar
Factura
Consolidar
requerimientos de
suministros
DIRECCIONES
Solicitar adquisición
de suministros de I-3
oficina
Solicitar adquisición
de suministros de I-3
oficina
Enviar
requerimientos de
suministros
I-2
Enviar
requerimientos de
suministros
I-2
DIRECTOR
ADMINISTRATIVOFINANCIERO
OFICINAS ZONALES
PRO ECUADOR
NO
Solicitar adquisición
I-3
de suministros
Recibir y contar
suministros de
oficina
I-4
I-1: Vía correo electrónico
I-2: Vía correo electrónico. Cuatrimestralmente
I-3: Vía Memorando (QUIPUX), dirigido al Director Adminstrativo-Financiero.
Se deberá justificar las cantidades solicitadas, adjuntando un informe/
cuadro de material disponible y material solicitado.
I-4: Debe tener la Orden de Compra, para verificación.
I-5: A quien haya solicitado la compra (Dirección Adm-Financiera)
I-6: Sistema “MIRAFLORES”
Aprobar
adquisición de
suministros
ADQUISICIONES
6.2.1.2. Descripción del procedimiento
El ingreso de suministros y materiales de oficina puede ser planificado o no planificado.
En caso de no ser planificado, continuar con el numeral 1.
En caso de ser planificado, continuar con el numeral 2.
DIRECCIONES DE PRO ECUADOR
1. El Director de área solicita la adquisición de suministros de oficina, mediante
memorando (QUIPUX), dirigido al Director Administrativo-Financiero, justificando las
cantidades solicitadas. Continuar con numeral 6.
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GUARDALMACÉN
2. Solicita, vía correo electrónico, los requerimientos de suministros de oficina, a las
Asistentes de las Direcciones de PRO ECUADOR y al responsable de suministros de
cada Oficina Zonal.
DIRECCIONES DE PRO ECUADOR Y OFICINAS ZONALES
3. Envían los requerimientos de suministros de oficina, vía correo electrónico.
GUARDALMACÉN
4. Consolida los requerimientos de suministros de oficina.
5. Solicita la adquisición de suministros, mediante memorando (QUIPUX), dirigido al
Director Administrativo-Financiero, justificando las cantidades solicitadas.
Deberá adjuntar un informe/cuadro de material disponible y material solicitado.
DIRECTOR ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
6. Aprueba la adquisición de los suministros de oficina.
7. Referirse al proceso “Contratación pública”.
GUARDALMACÉN
8. Recibe y cuenta los suministros de oficina.
Al momento de recibir los suministros deberá tener consigo la orden de compra, para
verificación.
9. Recibe y revisa la factura.
10. Firma el acta de entrega-recepción con el proveedor
11. Entrega la documentación correspondiente a quien haya solicitado la compra
(Dirección Administrativa-Financiera).
12. Ingresa la información de los suministros de oficina en el sistema MIRAFLORES.
13. Archiva el registro de la compra, la factura y el acta de entrega recepción.
14. Ingresa los suministros a la bodega. Fin del proceso.
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6.2.2.
Egreso de suministros y materiales de oficina
6.2.2.1. Diagrama de flujo
Macro Proceso: Control de Inventario
Proceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES
Subproceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE OFICINA
SI
INICIO
Planificado?
Matriz ó
Zonales?
SI
MATRIZ
FIN
ZONALES
GUARDA ALMACÉN
Registrar egreso
en el sistema
Registrar egreso
en el sistema
Verificar
disponibilidad de
suministros
Disponibilidad?
NO
Informar
indisponibilidad
I-1
Elaborar y
presentar informe I-4
de inventario
I-2
I-2
Firmar Acta de
Entrega-Recepción
FIN
NO
OFICINAS ZONALES
(Asistentes)
DIRECCIONES PRO
ECUADOR
FIN
Solicitar
suministros de
oficina
I-1
Solicitar
suministros de
oficina
I-1
Enviar suministros de
oficina vía Correos I-3
del Ecuador
Firmar Acta de
Entrega-Recepción
Recibir suministros
de oficina
Recibir suministros
de oficina
Firmar Acta de
Entrega-Recepción
Firmar Acta de
Entrega-Recepción
Enviar Acta de
Entrega-Recepción
firmada
FIN
I-1: Vía correo electrónico
I-2: En el sistema “MIRAFLORES”. A través del sistema se genera el Acta de Entrega-Recepción
I-3: Se adjunta Acta Entrega-Recepción firmada por el Guarda Almacén
I-4: Informe de inventario de consumo interno en el que hará constar los ingreso y egresos de los
suministros y materiales. Este informe contendrá: el listado de ingreso a bodega de los suministros y
materiales, resumen de notas de entrega de suministros y materiales, resumen de ingresos y
egresos de las cuentas y listado de items. El informe deberá ser presentado al Director Administrativo-Financiero
6.2.2.2. Descripción del procedimiento
GUARDALMACÉN
Si es un egreso de suministros de oficina no planificado, continuar con el numeral 1.
Si es un egreso de suministros de oficina planificado, continuar con el numeral 4.
DIRECCIONES DE PRO ECUADOR Y OFICINAS ZONALES
1. Las Asistentes de las Direcciones solicitan los suministros de oficina, vía correo
electrónico, al Guardalmacén. En el caso de las Oficinas Zonales quien realiza la
solicitud es el responsable de suministros de cada Oficina Zonal.
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PROC-PROECU-028
GUARDALMACÉN
2. Verifica la disponibilidad de los suministros solicitados.
En caso de no existir disponibilidad, continuar con numeral 3.
En caso de si existir disponibilidad, continuar con numeral 4.
3. Informa la indisponibilidad vía correo electrónico. Fin del proceso
4. Registra el egreso en el sistema MIRAFLORES, generando el acta de entrega-recepción.
Si la entrega de los suministros de oficina es en la oficina Matriz, continuar con el
numeral 5.
Si la entrega de los suministros de oficina es en las Oficinas Zonales de PRO ECUADOR,
continuar con el numeral 6.
5. Entrega los suministros de oficina al Asistente de Dirección respectivo y firma el acta
de entrega-recepción (Anexo 5). Continuar con numeral 9.
6. De ser la Matriz Firma el acta de entrega-recepción y se envía los suministros de
oficina vía Correos del Ecuador.
Se debe adjuntar el acta firmada por el guardalmacén.
OFICINAS ZONALES
7. El responsable de suministros de oficina recibe los suministros y firma el acta de
entrega-recepción.
8. Envía el acta de entrega-recepción firmada. Continuar con numeral 9.
GUARDALMACÉN
9. Elabora el informe de inventario de consumo interno y lo remite al Director
Administrativo-Financiero. Fin del proceso.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
INVENTARIO
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PROC-PROECU-028
6.2.3.
Ingreso de suministros y materiales de aseo
6.2.3.1. Diagrama de flujo
Macro Proceso: Control de Inventario
Proceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES
Subproceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE ASEO
INICIO
I-6
Entregar
Documentación
I-5
Archivar Registro
de Compra,
Factura y Acta
Ingresar
suministros a
bodega
EGRESO DE
SUMINISTROS Y
MATERIALES
FIN
I-2
GUARDA ALMACÉN
Solicitar
requerimientos de
suministros
Ingresar
información en el
sistema
Firmar Acta de
Entrega-Recepción
con proveedor
Recibir y revisar
Factura
QUITO
Enviar
requerimientos de
suministros
I-2
Enviar
requerimientos de
suministros
I-2
DIRECTOR
ADMINISTRATIVOFINANCIERO
OFICINA PRO ECUADOR
RESPONSABLE DE LIMPIEZA
Consolidar
requerimientos de
suministros
Solicitar adquisición
I-3
de suministros
Recibir y contar
suministros
I-4
I-1: Vía correo electrónico
I-2: Vía correo electrónico. Cuatrimestralmente
I-3: Vía Memorando (QUIPUX), dirigido al Director Adminstrativo-Financiero.
Se deberá justificar las cantidades solicitadas, adjuntando un informe/
cuadro de material disponible y material solicitado.
I-4: Debe tener la Orden de Compra, para verificación.
I-5: A quien haya solicitado la compra (Dirección Adm-Financiera)
I-6: Sistema “MIRAFLORES”
Aprobar
adquisición de
suministros
ADQUISICIONES
6.2.3.2. Descripción del procedimiento
GUARDALMACÉN
1. Solicita, vía correo electrónico, los requerimientos de suministros de aseo a la oficina
de PRO ECUADOR-Quito y al responsable de limpieza en PRO ECUADOR –Matriz.
La solicitud se realiza cuatrimestralmente.
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INVENTARIO
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PROC-PROECU-028
OFICINA PRO ECUADOR-QUITO Y RESPONSABLE DE LIMPIEZA
2. Envían los requerimientos de suministros, vía correo electrónico.
GUARDALMACÉN
3. Consolida los requerimientos de suministros de aseo.
4. Solicita la adquisición de suministros, mediante memorando (QUIPUX), dirigido al
Director Administrativo-Financiero, justificando las cantidades solicitadas.
Deberá adjuntar un informe/cuadro de material disponible y material solicitado.
DIRECTOR ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
5. Aprueba la adquisición de los suministros de aseo.
6. Referirse al proceso “Contratación pública”.
GUARDALMACÉN
7. Recibe y cuenta los suministros de aseo.
Al momento de recibir los suministros deberá tener consigo la orden de compra, para
verificación.
8. Recibe y revisa la factura.
9. Firma el acta de entrega-recepción con el proveedor
10. Entrega la documentación correspondiente a quien haya solicitado la compra
(Dirección Administrativa-Financiera).
11. Ingresa la información de los suministros de aseo en el sistema MIRAFLORES.
12. Archiva el registro de la compra, la factura y el acta de entrega recepción.
13. Ingresa los suministros a la bodega. Fin del proceso.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
INVENTARIO
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PROC-PROECU-028
6.2.4.
Egreso de suministros y materiales de aseo
6.2.4.1. Diagrama de flujo
Macro Proceso: Control de Inventario
Proceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES
Subproceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE ASEO
SI
INICIO
Planificado?
Matriz ó
Zonales?
SI
MATRIZ
FIN
ZONALES
GUARDA ALMACÉN
Registrar egreso
en el sistema
Registrar egreso
en el sistema
Verificar
disponibilidad de
suministros
Disponibilidad?
NO
Informar
indisponibilidad
I-1
Elaborar y
presentar informe I-4
de inventario
I-2
I-2
Firmar Acta de
Entrega-Recepción
FIN
NO
Solicitar
suministros de
aseo
I-1
Solicitar
suministros de
aseo
I-1
Enviar suministros de
aseo vía Correos del I-3
Ecuador
Firmar Acta de
Entrega-Recepción
Recibir suministros
de aseo
Recibir suministros
de aseo
Firmar Acta de
Entrega-Recepción
I-1: Vía correo electrónico
I-2: En el sistema “MIRAFLORES”. A través del sistema se genera el Acta de Entrega-Recepción
I-3: Se adjunta Acta Entrega-Recepción firmada por el Guarda Almacén. El envío de suministros de aseo debe
coincidir con el envío de suministros de oficina.
I-4: Informe de inventario de consumo interno en el que hará constar los ingreso y egresos de los
suministros y materiales. Este informe contendrá: el listado de ingreso a bodega de los suministros y
materiales, resumen de notas de entrega de suministros y materiales, resumen de ingresos y
egresos de las cuentas y listado de items. El informe deberá ser presentado al Director Administrativo-Financiero
6.2.4.2. Descripción del procedimiento
GUARDALMACÉN
Si es un egreso de suministros de aseo no planificado, continuar con el numeral 1
Si es un egreso de suministros de aseo planificado, continuar con el numeral 4
RESPONSABLE DE LIMPIEZA Y OFICINA PRO ECUADOR-QUITO
1. Solicitan suministros de aseo, vía correo electrónico, al Guarda Almacén.
Firmar Acta de
Entrega-Recepción
Enviar Acta de
Entrega-Recepción
firmada
QUITO
OFICINA PRO ECUADOR
RESPONSABLE DE
LIMPIEZA
FIN
FIN
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INVENTARIO
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GUARDALMACÉN
2. Verifica la disponibilidad de los suministros solicitados.
En caso de no existir disponibilidad, continuar con numeral 3.
En caso de si existir disponibilidad, continuar con numeral 4.
3. Informa la indisponibilidad vía correo electrónico. Fin del proceso
4. Registra el egreso en el sistema MIRAFLORES, generando el acta de entrega-recepción.
Si la entrega de los suministros de aseo es en la oficina Matriz, continuar con el
numeral 5.
Si la entrega de los suministros de aseo es en la oficina PRO ECUADOR-QUITO,
continuar con el numeral 6.
5. Entrega los suministros de aseo al responsable de limpieza y firma el acta de entregarecepción (Anexo 6). Continuar con numeral 9.
6. De ser la Matriz Firma el acta de entrega-recepción y se envía los suministros de aseo
vía Correos del Ecuador.
Se debe adjuntar el acta firmada por el guardalmacén.
El envío de suministros de aseo debe coincidir con el envío de suministros de oficina.
OFICINA PRO ECUADOR-QUITO
7. Recibe suministros de aseo y firma el acta de entrega-recepción.
8. Envía el acta de entrega-recepción firmada. Continuar con numeral 9.
GUARDALMACÉN
9. Elabora el informe de inventario de consumo interno y lo remite al Director
Administrativo-Financiero. Fin del proceso.
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INVENTARIO
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6.2.5.
Ingreso de material promocional
6.2.5.1.
Diagrama de flujo
Macro Proceso: Control de Inventario
Proceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES
DIRECTOR ADMINISTRATIVOFINANCIERO
DIRECCIÓN DE MARKETING
GUARDA ALMACÉN
Subproceso: INGRESO DE MATERIAL PROMOCIONAL
Recibir y contar
material
promocional
Recibir y revisar
factura
Recibir y contar
material
promocional
Generar y Firmar
Acta de EntregaRecepción con
Marketing
Ingresar
información en el
sistema
I-1
Archivar registro de
I-2
compra
Ingresar material a
bodega
FIN
Firmar Acta de
Entrega-Recepción I-3
con proveedor
ADQUISICIONES
I-1: Sistema “MIRAFLORES”
I-2: El sistema genera el registro. El registro se archiva junto con la factura.
I-3: En caso de que la entrega de material esté incompleta, se recibe con
Guía de Remisión. La Guía debe especificar las cantidades incompletas.
Una vez que la entrega esté completa se solicita factura.
INICIO
6.2.5.2.
Descripción del procedimiento
DIRECCION ADMINISTRATIVA-FINANCIERA
1. Proceso previo: “Contratación Pública”
DIRECCIÓN DE MARKETING
2. El administrador del contrato recibe y cuenta el material promocional, en conjunto con
el Guardalmacén.
3. El administrador del contrato firma el acta de entrega-recepción con el proveedor.
En caso de que la entrega de material esté incompleta, se deberá recibir con una Guía
de Remisión. La Guía debe especificar las cantidades incompletas. Una vez que la
entrega esté completa se solicita la factura.
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INVENTARIO
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GUARDALMACÉN
4. Genera y firma acta de entrega-recepción con el administrador del contrato de
Marketing, en relación al material promocional que recibe.
5. Ingresar la información en el sistema MIRAFLORES.
6. Archiva documentación.
La documentación que debe archivar es:
a) Registro de compra (registro generado por el sistema)
b) Acta de entrega-recepción firmada
c) Copia de factura.
7. Ingresa el material promocional a la bodega.
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INVENTARIO
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6.2.6.
Egresos de material promocional
6.2.6.1.
Diagrama de flujo
Macro Proceso: Control de Inventario
Proceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES
DIRECCIÓN DE MARKETING
Subproceso: EGRESO DE MATERIAL PROMOCIONAL
Consultar
disponibilidad de
material
promocional
Aprobar entrega
de material
promocional
Aprueba?
NO
I-1: La solicitud debe ser dirigida a la Dirección de Marketing, vía correo
electrónico o presencialmente.
I-2: Debe presentar el Formulario, con la firma de autorización de la
Dirección de Marketing
I-3: Formulario de Solicitud firmado y Reporte generado por el
sistema “MIRAFLORES”
I-4: El informe deberá ser presentado al Director de Marketing
FIN
GUARDA ALMACÉN
FIN
Elaborar y
presentar informe
I-4
SI
UNIDAD SOLICITANTE
Entregar
material
promocional
INICIO
Solicitar material
I-1
promocional
6.2.6.2.
Solicitar entrega
de material
I-2
promocional
Registrar egreso
en el sistema
Archivar
documentos de
respaldo
Firmar
formulario de
solicitud
Descripción del procedimiento
UNIDAD SOLICITANTE
1. Solicita material promocional a la Dirección de Marketing.
DIRECCIÓN DE MARKETING
2. Consulta la disponibilidad del material promocional y la pertinencia de entregar el
material promocional.
En caso de aprobar la entrega, continuar con el numeral 3.
En caso de no aprobar la entrega, finaliza el proceso.
I-3
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INVENTARIO
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UNIDAD SOLICITANTE
3. Solicita la entrega de material promocional al Guardalmacén.
Debe presentar el formulario utilizado por Marketing, con la firma de autorización
respectiva (Anexo 5).
GUARDALMACÉN
4. Entrega material promocional.
UNIDAD SOLICITANTE
5. Firma el formulario.
GUARDALMACÉN
6. Registra egreso en el sistema.
7. Archiva los documentos de respaldo
Los documentos de respaldo son:
a) Formulario de solicitud firmado
b) Reporte generado por el sistema
8. Elabora informe de inventario de material promocional y lo presenta.
El informe deberá ser presentado al Director de Marketing, trimestralmente.
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INVENTARIO
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7. Anexos
Anexo 1.- Acta de entrega-recepción de Bienes
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Anexo 2.- Acta de Constatación Física de Bienes
INSTITUTO DE PROMOCIÓN DE EXPORTACIONES E INVERSIONES
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA
ACTA DE CONSTATACIÓN FÍSICA DE BIENES
No.
DAF-CFB-PROEC-año-número
En la ciudad de Guayaquil a los ..... días del mes de ................ del 20..., los suscritos: ....... (nombres y
cargos) ..........................................., realizamos la diligencia de Constatación Física de Bienes del Instituto de Promoción de
Exportaciones e Inversiones - PRO ECUADOR, según solicitud del Director Administrativo Financiero según lo indica en el
memorando Nº........ de fecha ...........
Para efecto, con la concurrencia de las personas antes mencionadas, a continuación se detalla los bienes constatados:
DETALLE DE CONSTATACIÓN FÍSICA DE BIENES - 20..(año) ..
CODIGO DE
INVENTARIOS
DETALLE
CANTIDAD
ESTADO DE LOS BIENES
BUENO
REGULAR
MALO
TOTAL EXISTENTE
EN BODEGA
MEDIDA
P. UNITA.
TOTAL
TOTAL
(cantidad)
En consecuencia por la demostración que antecede, la cantidad de $ 00,00 (Valor en números) corresponde al valor de los bienes
constatados de PRO ECUADOR.
Para constancia de lo actuado, y fe, de conformidad y aceptación suscriben la presente acta en 3 ejemplares de igual tenor y
efecto las personas que han intervenido en esta diligencia.
GUARDALMACÉN
DELADO DE DIRECCIÓN
FINANCIERA
AUDITOR
OBSERVADOR
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INVENTARIO
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Anexo 3.- Acta de Baja de Bienes
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INVENTARIO
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Anexo 4.- Acta de entrega-recepción de suministros de oficina.
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Anexo 5.- Acta de entrega-recepción de suministros de aseo.
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INVENTARIO
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Anexo 6.- Formato de Requerimiento de Material de Promoción.
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INVENTARIO
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Anexo 7.- Indicadores del proceso “Control de Bienes de larga duración”.
Anexo 8.- Indicadores del proceso “Control de suministros y materiales de oficina”.
Anexo 9.- Indicadores del proceso “Control de suministros y materiales de aseo”.
Anexo 10.- Indicadores del proceso “Control de material promocional”.