ניצה רוגוזינסקי - IIA ישראל - איגוד מבקרים פנימיים בישראל
כתיבה אפקטיבית של דוחות ביקורת איגוד המבקרים הפנימיים מרץ 2015 ערכה :רו"ח ניצה רוגוזינסקי ??????????????? • כמה לדעתכם יש להשקיע בכתיבת דוח ביקורת? • האם הגודל קובע? • מהי החשיבות של דוח ביקורת? • • מהי מטרת דוח ביקורת? • מהו דוח ביקורת איכותי וטוב? מה הקריטריונים לדוח ביקורת טוב? 1 מה בהרצאה ... • מבוא • חוקים והנחיות רלוונטיים • עקרונות • סוגי דוחות • מבנה דוח ביקורת – הצגת פורמט דוח לדוגמא • מועד הפצה 2 מבוא מבוא-הגורמים המשפיעים על איכות הדוח 4 מבוא -למה זה חשוב לנו? • דוח הביקורת הוא הראיה הפיזית באמצעותה נשמר התיעוד וה"זיכרון הארגוני" של הפער בין הרצוי למצוי. • המניע לביצוע פעולה מתקנת בארגון הינו באמצעות הצגה נכונה של הפער בין הרצוי למצוי. 5 מבוא -למה זה חשוב לנו? (המשך).. • ניסוח הממצאים והצגתם (כתיבת הדוח) הינו החלק המרכזי בהנעת החברה לבצע שינויים (בעקבות הביקורת). • הדוח הוא התוצר של עבודתנו ,ואם לא ננסח אותו נכון ,זה לא ישנה עד כמה העבודה שלנו הייתה טובה. 6 חוקים תקנות והנחיות מקצועיות חוקים ,תקנות והנחיות מקצועיות חוק הביקורת הפנימית סעיף - 6דיווח (א) מבקר פנימי יגיש לממונה...דין וחשבון על ממצאיו. (ג) כל דין וחשבון שיגיש מבקר פנימי יהיה בכתב; הוא יכלול בו את מסקנותיו ,והוא רשאי לכלול בו את המלצותיו. חוק החברות סעיף - 152הגשת דין וחשבון המבקר הפנימי יגיש דין וחשבון על ממצאיו ליושב ראש הדירקטוריון ,למנהל הכללי וליושב ראש ועדת הביקורת; דין וחשבון בנוגע לעניינים שבדק לפי סעיף 150יימסר למי שהטיל על המבקר הפנימי את עריכת הביקורת. חוקים ,תקנות והנחיות מקצועיות – (המשך)... הנחיה מקצועית מס' - 1דוחות של הביקורת הפנימית [ ]2400דיווח על התוצאות מבקרים פנימיים חייבים לדווח על תוצאות מטלת ביקורת. [ ]2410קריטריונים לדיווח הדיווח חייב לכלול את מטרות מטלת ביקורת ,היקף ,מסקנות מתאימות ,המלצות ותוכניות ליישומן. חוקים ,תקנות והנחיות מקצועיות –(המשך)... הנחיה מקצועית מס' - 1דוחות של הביקורת הפנימית – 2410.A1הדוח הסופי של תוצאות מטלת ביקורת ,חייב לכלול ,על-פי העניין ,חוות דעת כללית של מבקרים פנימיים ו/או מסקנותיהם. –2410.A2רצוי שבדוח הסופי ,יביעו מבקרים פנימיים הערכה לביצועים משביעי רצון. [ ]2420איכות הדיווחים הדיווחים חייבים להיות מדויקים ,אובייקטיביים ,ברורים ,תמציתיים, מועילים ,שלמים ובמועד. עקרונות לכתיבת דוחות עקרונות לכתיבת דוחות • שימוש יעיל בכותרות • עזרים ויזואליים -תמונות ,תרשימים וטבלאות • ממצה וממוקד -להימנע מחזרות מיותרות • עובדות מוצקות וראיות • בהיר ,שפה פשוטה. • שימוש במינוחים טכניים -מילון מונחים או נספח 12 עקרונות לכתיבת דוחות (המשך)... • אובייקטיבי ,לא מגמתי ולא מוטה • מדויק ,מושלם ורלוונטי • להימנע משפה שלילית • מידע נחוץ • לא להעמיס משפטים 13 עקרונות לכתיבת דוחות (המשך)... • לא ליצור כתב אישום • חלוקת מידע • העדר שימוש בשמות עובדים • לוגי ומובנה • שמירת ורסיות 14 סוגי דיווח סוגי דיווח א -בע"פ (חייב להיות תיעוד כתוב לדיווח) – מומלץ להמעיט ב -בכתב דוח ביקורת מיידי (דוח המוצג תוך כדי הביקורת ולפני השלמתו) תמצית דוח (יכולה להיות מופצת בנפרד מהדוח) דוח מלא דוח בדיקה דוח מעקב מצגת מכתב 16 מבנה הדוח מבנה דוח ביקורת דף שער תוכן עניינים רקע כללי תמצית מנהלים גוף הדוח רקע ממצא משמעות המלצה תגובות נספחים 18 גוף הדוח • שם הדוח • רקע • ממצא (יש לחלק לפרקים ותתי פרקים ,השלכה/משמעות) • דירוג הממצאים או הסיכונים (גבוה ,בינוני ונמוך) • המלצה • תגובת מבוקרים 19 רקע כללי בדוח • חשיבות הנושא הנבדק ומדוע נבדק • תיאור מילולי של התהליך הקיים (ניתן להציג בתרשימים) • גורמים מעורבים • מערכות מידע • נתונים כספיים • חוק/תקנה/נוהל/הנחייה רלוונטיים • קשרי גומלין וממשקים עם הסביבה 20 עיקרי ממצאים • התקציר מכיל רק את עיקרי הממצאים. • עיקרי הדוח -סדר הצגה ,הפנייה. • מספור כמו בגוף הדוח • עדיף לא לכלול :תרשימים ,גרפים ,טבלאות ואמצעים ויזואליים • חשוב לזכור יהיו קוראים שיסתפקו אך ורק בקריאת התמצית .על התמצית לייצג נאמנה את הכתוב בדוח. 21 עיקרי ממצאים – מועד הפצה תמצית מועברת למבוקר רק לאחר אימות ממצאים וקבלת תגובות לדוח: .1מאלץ את המבוקר לקרוא את כל הדוח. .2חוסך עבודה כפולה -ייתכנו שינויים בעקבות קבלת תגובות ואימות ממצאים. 22 ממצאים • לפרט איך הגענו לממצא • כמה מתוך כמה? • ממצא אינו מבוסס על שיחות בלבד • ממצא צריך להיות מבוסס על בדיקות עצמאיות ,מבססות ,בלתי תלויות ,מדגם מייצג ו/או ניתוח דוחות • ממצאים מאומתים. • חובה השלכה ,ואם ניתן לכמת כספית 23 ממצאים ( -המשך)... • עובדות • תיאור אופן ביצוע הבדיקה /ציון מקור (שיחות ,מדגם ,עיון בחומר) • תוצאות הבדיקה • דיוק • חיובי/שלילי -הצגת כל הממצאים! • פירוט כל הראיות התומכות בממצא 24 ממצאים( -המשך)... • אין להסתפק בממצא תוצאתי • מי? כמה? מתי? איך? למה? מדוע? 25 ממצאים(-המשך)... מטרת הבדיקה • מהו ממצא ? בחינת מצב קיים כן לא ממצא האם בהתאם לקריטריון הערכה? לא ממצא 26 דירוג הממצאים • תעדוף • מהותיות • "שפה אחידה" 27 המלצת הביקורת( -המשך)... • לכל ממצא המלצה • אופרטיביות וישימות • מפורטת ( החברה צריכה להגביר את הבקרות-לא!) • מדויקת • המלצות לא מקובלות • מומלץ לבצע/...מומלץ לשקול/...יש לבצע 28 המלצת הביקורת(-המשך)... • המערכת תבצע בקרה • לפתח מודול • ליישם נוהל/הוראת דין • לתחקר את הליקויים/אירוע • להגביר את הפיקוח/בקרה • למנות גורם • להפיק דוח חריגים 29 המלצת הביקורת(-המשך).. הידע הנדרש לצורך כתיבת ההמלצה: • הכרת הנושא • הכרת נהלי החברה • הכרת חוקים • הכרת השוק • הכרה במגבלות הקיימות 30 תגובות לדוח ביקורת • בתגובות בא לידי ביטוי היחס לביקורת ו"השיניים" • יש לוודא כי התגובות ענייניות ,בהירות ומתייחסות לממצא ולהמלצה. • לוודא כי תגובות אינן סותרות את הממצאים .ככל שכן ,יש לבצע השלמות ובדיקה חוזרת .יש לפנות למבוקרים לקבל אסמכתאות תומכות בתגובות שלהם. 31 תגובות לדוח ביקורת(-המשך)... • לבדוק נכונות התגובות. • כל תגובה חייבת להתייחס ללו"ז ולגורם אחראי. • תגובות לדוחות מעקב. 32 תגובות לדוח ביקורת( -המשך)... • המנהל הבכיר ביותר נדרש להגיב לדוח (סמנכ"ל) • תגובות בכתב • ניתן לחלק את תגובות המבוקר ל:2- התייחסות לממצאים ולעובדות התייחסות להמלצות • תאריך יעד לקבלת תגובות • מתן זמן מענה לתגובות 33 הפצת דוח הביקורת הפצת דוח הביקורת רגע לפני הפצת הדוח -איזה שלב הינו קריטי לביצוע? 35 הפצת דוח הביקורת(-המשך)... • שיחות סגירה • אימות ממצאים • השלמת מידע וקבלת הבהרות • קבלת תובנות נוספות • ממצאים נוספים • הגנות ,שקיפות ושוויוניות 36 הפצת דוח הביקורת(-המשך)... • מועד הפקת הדוח – עמידה בלוחות זמנים ! – לצורך כך ,כבר בעת הפצת הטיוטה למבוקרים ,יש לתאם ישיבה עתידית ולא להמתין לקבלת התגובות. – מס' ימים לפני תום המועד לקבלת תגובות מוצע לשלוח תזכורת לקבלת תגובות. – כל בקשה לדחייה בלו"ז שנקבע מותנית באישור המבקר/ת הפנימי/ת. – בכל קושי/עיכוב בקבלת תגובות ,יש ליידע את המבקר/ת הפנימי/ת. • הפצת הדוח: – הפצת הדוח תהיה לגורמים המבוקרים – סמנכ"לים – הדוח יופץ בפורמט שאינו מאפשר שינוי ()PDF 37 הפצת דוח הביקורת • למי מופץ הדוח: – – – – – – – – – הגוף המבוקר מנכ"ל יו"ר דירקטוריון יו"ר ועדת ביקורת מנהל/ת סיכונים יועצ/ת משפטי רו"ח מבקרים יחידת הSOX- רשות החברות להבחין בין דוח ביקורת לדוח בדיקה ו/או דוח רגיש 38 הגהה טכנית • הגהה של מספרים ,גרפים דיאגראמות (הגהה מעגלית) • ניסוחים • חישובים • רצף סעיפים • עימוד • עיצוב • תוכן עניינים 39 הגורמים המשפיעים על איכות דוח ביקורת 40
© Copyright 2024