DOBA FAKULTETA
DOBA FAKULTETA ZA UPORABNE POSLOVNE IN DRUŽBENE ŠTUDIJE MARIBOR MAGISTRSKA NALOGA Mojca Groše Maribor, 2014 DOBA FAKULTETA ZA UPORABNE POSLOVNE IN DRUŽBENE ŠTUDIJE MARIBOR RAZVITOST IN ZASNOVA INFORMACIJSKE PODPORE ZA VODENJE EVIDENCE DELOVNEGA ČASA V PODJETJU NA PODROČJU PROMETA IN ZVEZ V PRIMERJAVI S PODJETJI V SLOVENIJI (magistrsko delo) Program Mednarodno poslovanje Mojca Groše Maribor, 2014 Mentor: doc. dr. Tomislav Rozman Lektorica: Lidija Goršič Prevod v tuji jezik: Simona Komac Vsaka pot je težka, a vseeno premagljiva. Da jo lahko premagamo je pomembno le, da stopimo na pot in hodimo proti cilju. ZAHVALA Za korekten odnos, vse nasvete in trud pri usmerjanju mojih misli v pravo smer, in za vso strokovno pomoč ter podporo pri izdelavi magistrske naloge se zahvaljujem mentorju doc. dr. Tomislavu Rozmanu. Hvala ge. Barbari Galičič Drakslar — direktorici PE Gorenjska podjetja Pošte Slovenije d.o.o. za somentorstvo s strani podjetja, kot tudi za vso pomoč in nasvete pri izdelavi magistrske naloge, predvsem pa hvala za vzpodbudo, pozitivne besede in optimizem. Posebna zahvala mojim najbližjim za razumevanje in potrpežljivost in, ker so mi stali ob strani skozi celotno obdobje študija in mi pomagali priti do cilja. IZJAVA O AVTORSTVU Spodaj podpisana Mojca Groše, z vpisno številko 1415160230 izjavljam, da sem avtorica magistrske naloge z naslovom Razvitost in zasnova informacijske podpore za vodenje evidence delovnega časa v podjetju na področju prometa in zvez v primerjavi s podjetji v Sloveniji in, da sem za potrebe arhiviranja oddala elektronsko verzijo zaključnega dela v Knjižnico DOBA Fakultete. Magistrsko nalogo sem izdelala sama ob pomoči mentorja in somentorja. V skladu s 1. odstavkom 21. člena Zakona o avtorskih in sorodnih pravicah (Ur. L. RS, št. 16/2007) dovoljujem, da je zgoraj navedeno zaključno delo javno dostopno. Podpisana izjavljam, da dovoljujem objavo osebnih podatkov vezanih na zaključek študija (ime, priimek, leto in kraj rojstva, datum diplomiranja, naslov magistrske naloge) na spletnih straneh in v publikacijah DOBA Fakultete. Maribor, 30. 8. 2014 Študentka: Mojca Groše POVZETEK Namen magistrske naloge je predstavitev razvitosti in zasnove informacijske podpore za vodenje evidence delovnega časa v podjetju na področju prometa in zvez v primerjavi s podjetji v Sloveniji. Raziskovalni pristop obsega teoretični in empirični del. V teoretičnem delu sem proučila strokovno literaturo s področja dela in informacijske tehnologije. Empiričen del obsega analizo obstoječega stanja s področja evidentiranja delovnega časa v izbranih primerljivih podjetjih, zasnove novih procesov in zahteve za informacijsko podporo, ki bi omogočala večji nadzor nad evidentiranjem delovnega časa zaposlenih v podjetju na področju prometa in zvez, raziskave trga ponudnikov in morebitna izbira s pomočjo odločitvenega modela s kriteriji in ponderji ter izračuna ROI. Glavna ugotovitev magistrske naloge je, da podam ugotovitve o trenutnem stanju evidentiranja delovnega časa v omenjenem podjetju v primerjavi s primerljivimi podjetji ter podam možnosti za kvalitetnejše izvajanje oziroma nadzor nad evidentiranjem delovnega časa zaposlenih. Na koncu na podlagi zbranih ugotovitev oziroma podatkov podam in utemeljim možne rešitve. Ciljna skupina smo zaposleni znotraj podjetja s področja prometa in zvez na območju Gorenjske ter zaposleni v primerljivih podjetjih na območju Slovenije, kar pomeni velika podjetja s približno 300—550 zaposlenih. Ključne besede: kader, upravljanje s človeškimi viri, delovni čas, evidenca, evidentiranje delovnega časa, Kadrovsko informacijski sistem, zakonodaja, CMMI ACQUISITION, ponudnik. ABSTRACT The purpose of the master's thesis is to present the development and the IT support for records of working time in the company in the field of transport and communications in comparison with companies in Slovenia. The research approach consists of a theoretical and an empirical part. In the theoretical part I studied the specialized literature in the field of IT. The empirical part consists of an analyses of the current status of the records of working time in selected and comparable companies, of a new process design and of requirements for the IT support that could allow better control of the records of employees' working hours in the company in the field of transport and communications, of market research of providers and of the eventual choice using the decision-making model with the criteria and the weighting and calculation of the ROI. The main conclusion of the thesis is to give my conclusions about the current status of the records of working time in the mentioned company in comparison with comparable companies and to present options for better records or control of records of employees' working time. At the end I’m going to use the collected information and I’m going to present and to justify the possible solutions. The target group are employees in the company in the field of transport and communications in the region of Gorenjska, and the employees in comparable companies in Slovenia, it means big companies with approximately 300—550 employees. Key words: personnel, human resource management, working time, records, record working time, Human resources information system, legislation, CMMI ACQUISITION, provider. KAZALO 1 UVOD ............................................................................................................................... 13 1.1 Namen in cilj magistrske naloge ............................................................................... 14 1.2 Raziskovalna vprašanja in hipoteze ........................................................................... 15 1.3 Ciljna populacija in vzorec ........................................................................................ 15 1.4 Predpostavke in omejitve raziskave .......................................................................... 16 1.5 Raziskovalna strategija in tehnike zbiranja podatkov ............................................... 16 1.6 Etika raziskovanja...................................................................................................... 17 2 UPRAVLJANJE S ČLOVEŠKIMI VIRI ..................................................................... 18 2.1 Kadri .......................................................................................................................... 18 2.2 Načrtovanje kadrov.................................................................................................... 18 2.3 Upravljanje kadrovskih virov .................................................................................... 20 2.4 Modeli ravnanja z ljudmi pri delu ............................................................................. 21 2.4.1 Administrativni model........................................................................................ 21 2.4.2 Legalni model ..................................................................................................... 21 2.4.3 Finančni model ................................................................................................... 21 2.4.4 Vodstveni model ................................................................................................ 21 2.4.5 Humanistični model ........................................................................................... 21 2.4.6 Vedenjsko – spoznavni model............................................................................ 21 3 ZAKON O DELOVNIH RAZMERJIH (ZDR) ........................................................... 22 3.1 Uredba o delovnem času............................................................................................ 22 3.1.1 Delovni čas ......................................................................................................... 23 3.1.2 Razporejanje delovnega časa ............................................................................. 24 3.1.3 Delovni čas v podjetju na področju prometa in zvez ......................................... 24 3.2 Kolektivna pogodba podjetja s področja prometa in zvez......................................... 26 3.3 Razporejanje zaposlenih v enotah podjetja ............................................................... 26 3.3.1 Problematika razporeditve zaposlenih v izbranem podjetju .............................. 29 4 ZAKON O EVIDENCAH NA PODROČJU DELA IN SOCIALNE VARNOSTI (ZEPDSV) ............................................................................................................................... 31 4.1 Evidenca .................................................................................................................... 31 5 EVIDENTIRANJE DELOVNEGA ČASA ................................................................... 32 5.1 Evidentiranje izrabe delovnega časa v teoriji ............................................................ 32 5.2 Evidentiranje delovnega časa v praksi....................................................................... 33 5.2.1 Načini evidentiranja delovnega časa .................................................................. 33 5.3 Kršitve in sankcije na področju evidentiranja delovnega časa .................................. 35 6 RAZISKAVA VODENJA EVIDENCE DELOVNEGA ČASA ................................. 37 6.1 Podjetje na področju prometa in zvez........................................................................ 37 6.1.1 Vodenje evidence delovnega časa v podjetju na področju prometa in zvez na Gorenjskem ....................................................................................................................... 37 6.1.1.1 Evidenca delovnega časa znotraj Kadrovsko informacijskega sistema ...... 39 6.1.2 Kršitve in pomanjkljivosti pri evidentiranju delovnega časa v podjetju na področju prometa in zvez .................................................................................................. 42 6.2 Vodenje evidence delovnega časa v primerljivih podjetjih in drugih PE izbranega podjetja ................................................................................................................................. 43 6.2.1 Vodenje evidenc delovnega časa v drugih PE izbranega podjetja ..................... 43 6.2.2 Kršitve pri evidentiranju delovnega časa v drugih PE podjetja ......................... 43 6.2.3 Mlinotest d.d....................................................................................................... 43 6.2.3.1 Način evidentiranja delovnega časa v podjetju Mlinotest d.d. ................... 44 6.2.3.2 Kršitve pri evidentiranju delovnega časa v podjetju Mlinotest d.d. ........... 44 6.2.4 Poslovni sistem Mercator d.d. ............................................................................ 44 6.2.4.1 Evidentiranje delovnega časa v podjetju Poslovni sistem Mercator d. d .... 45 6.2.4.2 Kršitve pri evidentiranju delovnega časa v podjetju Mercator poslovni sistemi d.d...................................................................................................................... 46 6.2.5 Podjetje X d.o.o. ................................................................................................. 46 6.2.5.1 Evidentiranje delovnega časa v podjetju X d.o.o. ....................................... 46 6.2.5.2 Kršitve pri evidentiranju delovnega časa v podjetju X d.o.o. ..................... 46 6.2.6 IBM Slovenija d.o.o. .......................................................................................... 46 6.2.6.1 Evidentiranje delovnega časa v podjetju IBM Slovenija d.o.o. .................. 47 7 AKTIVNOSTI PO CMMI-ACQ IN IZBIRA USTREZNEGA PONUDNIKA ........ 48 7.1 CMMI ACQUISITION ............................................................................................. 48 7.2 Aktivnosti po CMMI-ACQ ....................................................................................... 50 7.3 Tabela planiranja aktivnosti....................................................................................... 51 7.4 Izbira ustreznega ponudnika ...................................................................................... 53 7.4.1 Izbira s pomočjo TEC Advisorja ........................................................................ 53 7.4.2 Izbira slovenskega ponudnika ............................................................................ 55 7.4.2.1 iPlus d.o.o.................................................................................................... 55 7.4.2.2 Četrta pot d.o.o. ........................................................................................... 56 7.4.2.3 SRC ............................................................................................................. 56 7.5 Kriteriji za izbiro ponudnika...................................................................................... 56 8 ANALIZA REZULTATOV ........................................................................................... 64 8.1 Podjetje in stroški ...................................................................................................... 64 8.1.1 Zaposleni — strošek podjetja ............................................................................. 64 8.1.2 Strošek pisarniškega materiala in izpisa EDČ.................................................... 65 8.2 Nove rešitve ............................................................................................................... 66 8.3 Testiranje hipotez in preverjanje raziskovalnih vprašanj .......................................... 68 8.3.1 Hipoteze ............................................................................................................. 68 8.3.2 Raziskovalna vprašanja ...................................................................................... 69 9 SKLEP ............................................................................................................................. 70 10 VIRI IN LITERATURA................................................................................................. 72 PRILOGA Kazalo slik Slika 1: Povezanost med načrtovanjem kadrovskih virov in razvojem kadrov ....................... 19 Slika 2: Planirana potreba po delavcih ..................................................................................... 28 Slika 3: Planirana delovna obveznost....................................................................................... 28 Slika 4: Seznam delavcev ......................................................................................................... 29 Slika 5: Koledar delovne obveznosti ........................................................................................ 29 Slika 6: Registracija v UPO ..................................................................................................... 38 Slika 7: Podatki v službeni razdelitvi za več delavcev po dnevih ............................................ 39 Slika 8: Podatki v službeni razdelitvi po delavcu .................................................................... 39 Slika 9: Evidenca delovnega časa delavca ............................................................................... 40 Slika 10: Ročno vodenje EDČ – Manipulacija ........................................................................ 41 Slika 11: Ročno vodenje EDČ – Dostava ................................................................................ 41 Slika 12: Logotip podjetja Mlinotest d. d. ................................................................................ 43 Slika 13: Logotip podjetja Poslovni sistem Mercator d. d. ...................................................... 45 Slika 14: Sistem RIS4i ............................................................................................................. 45 Slika 15: Logotip podjetja IBM Slovenija d.o.o. ..................................................................... 47 Slika 16: Modul CMMI-ACQ in njegova procesna območja .................................................. 49 Slika 17: Izbira pravega ponudnika .......................................................................................... 55 Kazalo tabel Tabela 1: Omejitev tedenskih delavnih ur................................................................................ 23 Tabela 2: Tržni delež BOPSE in ostalih ponudnikov ERP v svetu .......................................... 48 Tabela 3: Možna preverjanja po CMMI-ACQ ......................................................................... 49 Tabela 4: Seznam aktivnosti .................................................................................................... 50 Tabela 5: Planiranje aktivnosti ................................................................................................. 51 Tabela 6: Tabela kriterijev ....................................................................................................... 57 Tabela 7: Tabela ponudnikov ................................................................................................... 59 Kazalo grafov Graf 1: Trije največji ponudniki ERP sistema ......................................................................... 53 Graf 2: Grafični prikaz glede na zahtevnost programske opreme ............................................ 54 Graf 3: Najbolj ustrezni ponudniki za prenovo ERP sistema................................................... 54 Graf 4: Donosnost investicije v nadgradnjo aplikacije ............................................................ 61 SEZNAM UPORABLJENIH KRATIC DČ — Delovni čas ERP — Enterprise resource planning EDČ — Evidenca delovnega časa KIS — Kadrovsko informacijski sistem PE — Poslovna enota RS — Republika Slovenija UČV — Upravljanje s človeškimi viri ZDR — Zakon o delovnih razmerjih ZEPDSV — Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti ZVOP — Zakon o varstvu osebnih podatkov 1 UVOD Čas je denar! Upravljanje s človeškimi viri pomeni enega izmed temeljev infrastrukture podjetja, od katere je odvisno uresničevanje zastavljene poslovne strategije organizacije. Razumevamo ga kot proces, v katerem z razvojem kulture, voditeljstva, kompetenc in ustrezne organiziranosti večamo prilagodljivost organizacije ter njeno poslovno uspešnost. Na podlagi tega se v organizaciji kreirajo posamezni kadrovski podprocesi, ki služijo operacionalizaciji doseganja poslovnih ciljev, le-tem pa izbiramo posamezna orodja, modele in postopke, ki jih uporabljajo vodje in strokovnjaki s kadrovskega področja za optimizacijo kadrovskega potenciala pri doseganju poslovnih ciljev. (Racio razvoj, 2013) Sama sem velikokrat obremenjena s tem, da je moj čas izkoriščen čim bolj produktivno. Trditev velja tudi v podjetjih, predvsem z vidika podjetja in njihovih vodilnih članov. Za podjetje je pomembno, da je zaposleni produktiven celoten delovni čas za katerega je plačan, saj je ves ta čas izkoriščen v dobro podjetja. Podjetja so dolžna na podlagi Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) voditi evidence. Med vsemi evidencami je omenjena tudi Evidenca o izrabi delovnega časa (18. in 19. člen ZEPDSV), s pomočjo katere razporejajo zaposlene po delavnih mestih glede na kompetence in znanja posameznika, ena izmed glavnih lastnosti evidence pa je, da je v podjetju zabeleženo kdo je v organizaciji prisoten in na katerem delovnem mestu. Ne glede na to, da je sistem evidentiranja delovnega časa razvit kvalitetno, žal prihaja v organizacijah na področju evidentiranja delovnega časa še vedno do pomanjkljivosti predvsem z vidika načina sistematizacije informacijske tehnologije za evidentiranje delovnega časa kar je največkrat v škodo organizacijam s strani zaposlenih. Do kršitev v primeru evidentiranja izrabe delovnega časa pa prihaja tudi s strani delodajalca. Nadzor nad delovnim časom izvaja Inšpektorat Republike Slovenije za delo. Prav tako se v okviru delovnega časa izvaja nadzor nad odmori, ki delavcu pripadajo, to pa pomeni, da se preverja ali je delovni čas razporejen enakomerno oziroma neenakomerno, ali je delodajalec sprejel letni koledar delovnega časa, ali je delovni čas razporejen oziroma prerazporejen v okviru zakona in, če so pri tem upoštevane vse omejitve delovnega časa (56 ur/teden). Nadalje Inšpektorat preverja način opredelitve nadurnega dela v skladu z Zakonom in, ali je pravilno razporejen delovni čas na tak način, da delavcu delodajalec zagotovi dnevni in tedenski počitek. (MDDSZ, 2012) Potrebno je ločiti dela in naloge, ki jih inšpektorat opravlja. Inšpektorat ne izvaja nadzora določb delovnega časa z vidika vsebine (npr. kakšno delo je delavec opravil), ampak izvajajo predvsem nadzor nad izvajanjem določb o delovnem času, evidentiranju izrabe delovnega časa ter s tem povezano zagotavljanje varnosti in zdravja pri delu. (Ibidem, 2012) Kot že omenjeno se kršitve s področja vodenja delovnega časa dogajajo tako s strani delodajalca, kot s strani delavca. Pri magistrski nalogi bom raziskovala predvsem možne kršitve s strani delavca, ki zagotovo niso v interesu delodajalca. V izbranem podjetju, ki deluje na področju prometa in zvez se v veliki večini (90 %) delovni čas še vedno vodi ročno, pri čemer je večja možnost za nastanek kršitev in goljufij s strani delavca. Pri tem gre za prirejanje podatkov dejansko opravljenega dela. Posledica tega so razlike v dejansko opravljenih delovnih urah in tistih urah, ki so zabeležene, a neupravičene. 13 Ker to zagotovo ni v interesu podjetja je potrebno najti novo rešitev, ki bo onemogočala ali vsaj omejila prirejanje delovnih ur zaposlenih. Na trgu je veliko ponudnikov, ki ponujajo nove rešitve v zvezi z načinom evidentiranja izrabe delovnega časa. Pri tem je potrebno najti rešitev, ki je za podjetje najbolj ustrezna, pri čemer je potrebno gledati iz vidika enostavne rabe in minimalnih stroškov, specifike dejavnosti, a še vedno zagotovljene kvalitete, ki bi preprečila tako množično prirejanje podatkov. 1.1 Namen in cilj magistrske naloge V proučevanem velikem podjetju uporabljajo več načinov evidentiranja delovnega časa. V strokovnih službah se uporablja informacijski sistem Time&Space za evidenco delovnega časa zaposlenih, ki zagotavlja kvaliteten nadzor nad delovnim časom uporabnikov, prav tako pa neposreden prenos evidentiranih podatkov v informacijski sistem za obdelavo podatkov za plače, imenovan KIS oziroma kadrovsko informacijski sistem. Prednost omenjenega programa je ob registraciji avtomatski prenos podatkov v sistem plač. Večji problem predstavlja nadzor delovnega časa znotraj posameznih dislociranih enot, kjer se v večini primerov delovni čas še vedno vodi s pomočjo ročnih evidenc na listinah, ki so pripravljene v obliki preglednic. Pri takem načinu vodenja nastajajo velika odstopanja v beleženju ur in netočni podatki o prisotnosti zaposlenih na delovnih mestih. Ker delovne ure zaposlenih predstavljajo velik strošek podjetja in sodobna tehnologija vse bolj napreduje, so potrebne rešitve za natančnejšo evidenco delovnega časa znotraj posameznih dislociranih enot. Novih rešitev znotraj dislociranih enot še ni uvedenih, zato je namen magistrske naloge najprej raziskava možnih rešitev, ki so jih našla podjetja primerljiva s proučevanim podjetjem predvsem z vidika večjega števila zaposlenih v dislociranih enotah in, kakšne rešitve so našla druga večja podjetja, ki delujejo v enakih ali drugih dejavnostih. Na podlagi tega bom podala možnost za prenovo procesa v podjetju, s katero bom pripomogla k večjemu nadzoru nad dejansko izvedenimi delovnimi urami zaposlenih znotraj posameznih enot. Cilj magistrske naloge je ugotoviti, kako kvalitetno je izvajanje evidence delovnega časa zaposlenih v proučevanem podjetju v enoti, ki pokriva območje Gorenjske v primerjavi z ostalimi enotami in s primerljivimi podjetji v Sloveniji ter kakšna so možna izboljšanja informacijske tehnologije za boljši nadzor pri evidentiranju delovnega časa zaposlenih. Z nalogo želim ugotoviti, kakšno je trenutno stanje evidentiranja delovnega časa v omenjenem podjetju v primerjavi s primerljivimi podjetji, kakšne so možnosti za kvalitetnejše izvajanje oz. nadzor nad evidentiranjem delovnega časa zaposlenih ter na podlagi zbranih ugotovitev in podatkov najti nove rešitve. Pri izbiri raziskovalnega področja in raziskovalne teme moje raziskave sem v osnovi izhajala predvsem s stališča izbranega podjetja, ki bi s prenovo procesa predvsem znižalo stroške dela za zaposlene. Raziskovalno področje tako obsega »področje upravljanja poslovnih procesov in informatike pri vodenju delovnega časa zaposlenih v podjetju«. Raziskovalna tema je »informacijska podpora za vodenje Evidence delovnega časa v podjetju na področju prometa in zvez«. 14 1.2 Raziskovalna vprašanja in hipoteze Moj namen je raziskati in opisati trenutno situacijo glede evidentiranja delovnega časa zaposlenih v podjetju. Na podlagi ugotovitev predlagati rešitve in tako odgovoriti na morebitno glavno raziskovalno vprašanje: Ali bi prenova kadrovsko informacijskega sistema — KIS pozitivno vplivala na večji nadzor delovne prisotnosti zaposlenih v korist podjetja z vidika zmanjšanja stroškov za zaposlene? Specifična raziskovalna vprašanja: Na katerih enotah je potrebno izboljšati vodenje delovnih ur zaposlenih? Ali se predstavniki vodstva strinjajo oz. bi bili bolj zadovoljni s prenovo oz. nadgradnjo sistema za evidentiranje delovnega časa? Ali bi z novim načinom spremljanja delovnega časa zaposlenih pripomogli k kvalitetnejšemu vodenju delovnega časa posameznika? Ali bi z novim načinom spremljanja delovnega časa zaposlenih zmanjšali stroške zaposlenih? Ali bi z novim načinom spremljanja delovnega časa zmanjšali stroške pisarniškega materiala? Kakšen je način vodenja Evidence delovnega časa v primerljivih podjetjih in ostalih enotah podjetja na področju prometa in zvez? Predvidene hipoteze: HIPOTEZA 1: Z novim načinom evidentiranja delovnega časa bi se izognili napakam, ki nastajajo zaradi nepopolnih in različnih informacij znotraj enote. Način preverjanja: pripravila sem specifikacijo zahtev oziroma načrt informacijskega sistema, s čimer bom zasnovala nov proces vodenja in izpolnjevanja Evidence delovnega časa, ki bo s pomočjo točnih informacijskih podatkov preprečeval vnos napak (npr. en delavec razvrščen na dva delovna mesta). HIPOTEZA 2: Z novim sistemom za evidentiranje delovnega časa bi zmanjšali stroške za delo zaposlenih in pisarniškega materiala. Način preverjanja: s pomočjo deskriptivne statistike bi s pomočjo kalkulacij izračunala strošek dela/zaposlenega ter na podlagi tega analizirala trenutno stanje, na podlagi raziskave ugotovila razliko v delovnih urah zaposlenih ter podala izračun in analizo stanja po prenovi procesa. Prav tako bom s pomočjo kalkulacij izračunala trenutne stroške pisarniškega materiala in jih preverjala z stroški le-teh po prenovi informacijskega sistema. HIPOTEZA 3: Na podlagi ugotovitve stanja po nadgradnji sistema v primerljivih podjetjih in z medsebojno primerjavo z izbranim podjetjem je rezultat boljši. Način preverjanja: na podlagi kvalitativne raziskave s pomočjo polstrukturiranega intervjuja z zaposlenimi v primerljivih podjetjih in vodji drugih PE izbranega podjetja dokažem, da je rezultat boljši in, da je prenova sistema potrebna. 1.3 Ciljna populacija in vzorec Vzorec Skupina oseb, ki smo jih izbrali iz ciljne populacije, ki jo proučujemo. Vzorec mora zastopati populacijo – reprezentativnost. (Grajfoner, 2010) 15 Populacija Ciljna populacija je skupina ljudi, ki raziskovalca zanima. Je skupina ljudi iz katere izberemo vzorec in na katero lahko posplošujemo rezultate študije. (Ibidem, 2010) Cilj kvalitativnega raziskovanja ni, da bi z reprezentativnim vzorcem poiskali ugotovitve, ki bi jih posplošili na neko osnovno množico ampak, da čim bolj spoznamo proučevano osebo, skupino, pojav idr. Pomembno za kvalitativno raziskovanje je, da določimo ustrezen vzorec za raziskavo in, da bomo z izbranimi enotami pridobili vse potrebne informacije, ki nam bodo podale odgovore na raziskovalna in specifična vprašanja. (Engel, Rafael & Schutt, Russel, 2005) Tako so moja izbrana ciljna populacija posamezniki, ki delujejo na področju vodenja podjetij in kadrovanja, in sicer z vodji izbranih PE podjetja na območju Slovenije, v katerih so že izvedli ukrepe za nadgradnjo oziroma prenovo kadrovsko informacijskega sistema, z direktorico PE Gorenjska, z razvijalcem aplikativnih rešitev podjetja iPlus, s članom podjetja Četrta pot, s kadrovsko referentko v podjetju IBM, referentko kadrovske službe podjetja Mercator d.d. in poslovodkinjo v podjetju Mlinotest Živilska industrija d.d. 1.4 Predpostavke in omejitve raziskave Predpostavljam, da so podatki in informacije iz literature in spletnih virov točni in dovolj obsežni in, da bom s pomočjo globinskih polstrukturiranih intervjujev in analize le teh dobila dovolj točne in potrebne podatke. Omejitev raziskave bo na zaposlene znotraj podjetja s področja prometa in zvez na območju Gorenjske ter na zaposlene v primerljivih podjetjih na območju Slovenije, kar pomeni velika podjetja s približno 300–550 zaposlenih. 1.5 Raziskovalna strategija in tehnike zbiranja podatkov Pri pisanju magistrske naloge bom uporabila deskriptivno metodo dela, metodo kompilacije in statistične metode. Naloga bo sestavljena iz teoretičnega in empiričnega dela. Pri pripravi teoretičnega dela je moj namen proučiti Zakon o delovnih razmerjih, strokovno literaturo s področja zakonsko predpisane obveznosti — evidentiranje delovnega časa, pravice delodajalcev in zaposlenih z omenjenega področja, možna kršenja in sankcije ter s področja informacijske tehnologije napisati o informacijskih sistemih, ki omogočajo evidentiranje delovnega časa. Empirični del bo sestavljen iz analize obstoječega stanja s področja evidentiranja delovnega časa v izbranih primerljivih podjetjih, zasnove novih procesov in zahteve za informacijsko podporo, ki bi omogočala večji nadzor nad evidentiranjem delovnega časa zaposlenih v podjetju na področju prometa in zvez, raziskave trga ponudnikov in morebitna izbira s pomočjo odločitvenega modela s kriteriji in ponderji ter izračuna ROI. Pri metodi raziskovanja sem se odločila za kvalitativno raziskovanje in za analitično induktivno metodo. Pri kvalitativnem raziskovanju sem izbrala globinski intervju, in sicer globinski polstrukturirani intervju z izbranimi že v prejšnji točki omenjenimi kandidati. Namen omenjene metode intervjuja je, ker ima intervjuvanec omogočeno stopnjo prostosti kot tudi, 16 da intervjuvanca z dodatnimi vprašanji vodimo skozi temo intervjuja. Pri tehnikah zbiranja podatkov bom pri intervjujih sledila pripovedi intervjuvanca. Intervjuje pa bom izvedla osebno na podlagi vnaprej določenega termina z intervjuvancem. Pri analitično induktivni metodi bom s pomočjo kalkulacije stroška ur zaposlenih in stroška pisarniškega materiala zapisala ugotovitve ter na podlagi tega podala predloge. 1.6 Etika raziskovanja Pri opravljanju naloge se bom držala etičnega kodeksa raziskovanja. Poskrbela bom, da: z samim raziskovanjem in prejetimi podatki ne bom povzročila škode udeležencem, ne bo prišlo do pomanjkanja informiranega soglasja, ne bo prišlo do vdora v zasebnost in ne bo šlo za nobeno prevaro. (Bryman & Bell, 2007, str. 132) Pri izvedbi globinskega intervjuja bom nepristranska in nekritična do sogovornikovega mišljenja. Sogovornika bom poizkusila s pomožnimi vprašanji voditi skozi temo intervjuja ter tako omogočiti prijetno vzdušje med samim intervjujem. 17 2 UPRAVLJANJE S ČLOVEŠKIMI VIRI 2.1 Kadri Glavan (1990) pravi, da beseda kader izhaja iz francoske besede cadre in pomeni, da gre za načrtno šolane delavce oziroma njihovo strukturo, katerih naloga je sodelovati, odločati, izvajati dela in naloge s pomočjo katerih dosegajo lastne cilje in cilje organizacije. Bolj na kratko pa pomen besede kader opiše, da so to vsi delovni ljudje. »Kadri so vsi ljudje, ki lahko ustvarjalno sodelujejo pri delu, pri načrtovanju, odločanju in izvajanju nalog za dosego osebnih in delovnih ciljev v organizaciji. Kadri so sami zase vir, obenem pa je vsak posameznik vir osebnostnih, strokovnih in delovnih lastnosti.« (Možina et al., 1998, str. 3) Delovni kadri so ljudje, ki so zaposleni v podjetju ali organizaciji in opravljajo neko delo. Kader se lahko razlikuje glede na status in izobrazbo, in sicer gre lahko za nekvalificiranega delavca, ki opravlja pogodbeno delo ali pa so kader npr. visoko usposobljeni strokovnjaki, kot so zdravniki. (WiseGEEK, 2014) Da organizacija lahko funkcionira, mora imeti svoj kader. Potrebo po kadrih bolj preprosto opredelim kot potrebo po človeku oziroma ljudeh, ki imajo določeno izobrazbo, izkušnje in sposobnosti, katere so potrebne za uresničevanje programa gospodarskega in družbenega razvoja. Pri omenjenem programu veljajo usposobljeni kadri bolj kot nekakšno sredstvo za uresničevanje zastavljenega programa. V našem sistemu imajo kadri dvojno vlogo, in sicer: Kadri imajo kot upravljavci dolžnost in pravico predlagati in tudi soodločati o vseh zadevah s področja položaja, same dejavnosti in vseh potreb podjetja, drugih organizacija ali skupnosti. To pomeni, da so subjekt, dejavnik in aktivni nosilec celotne kadrovske politike in njene dejavnosti. Kadri so kot objekt kadrovske politike, dejavnosti in kadrovanja, če se kakorkoli preko poslovodnih organov odloča o položaju, delu in zadovoljevanju potreb kadra, kot tudi potreb drugih članov podjetja ali pa druge organizacije. (Glavan, 1990, str. 20—21) V primeru kadrovskega poslovanja podjetja in medkadrovskih odnosih govorimo o kadrovski funkciji, ki je lahko poslovna ali organizacijska. Ahčin (2004) je v svojem diplomskem delu poudaril, da je osnovna naloga poslovne funkcije usklajevanje materialnih sredstev in kadrovskih zmožnosti znotraj poslovnega sistema. Medtem, ko govorimo o organizacijski funkciji, pa govorimo o kadrovanju katerega naloge so: struktura zaposlenih, sistematizacija delovnih mest, kadrovski viri, razvoj, organizacija in stimuliranje kadrov v procesu dela ter medsebojni odnosi pri delu. 2.2 Načrtovanje kadrov Načrtovanje delovne sile oziroma kadrov je osrednji proces upravljanja s človeškimi viri, ki je oblikovan z organizacijsko strategijo in zagotavlja pravico do števila ljudi s pravimi znanji na 18 pravem mestu ob pravem času, in s katerimi podjetje lahko doseže kratkoročne in dolgoročne ciljev organizacije. (CIPD, 2013) Dejavnosti načrtovanja delovne sile Izraz "načrtovanje delovne sile" skuša zaobjeti raznoliko in široko paleto dejavnosti, ki se lahko razlikujejo med organizacijami in situacijami v podjetju. Dejavnosti, ki se izvajajo v okviru načrtovanja delovne sile lahko vključuje nekatere ali vse od naslednjih značilnosti: planiranje zamenjave kadra, prilagodljiv delovni čas, povpraševanje po delovni sili in napovedovanje oskrbe z delovno silo, novačenje in zadržanje načrtovanja delovne sile, večstranska usposobljenost zaposlenih, oblikovanje delovnih mest, upravljanje s tveganji v podjetju, načrtovanje kariere zaposlenih idr. (Ibidem, 2013) Mihelič (2000) navaja, da je načrtovanje kadrov in njihovega razvoja sestavni del celotnega načrtovanja v organizaciji, pri čemer so osnova za to proizvodni in delovni načrti. Pri tem je pomembno, da imamo v organizaciji kvalitetne podatke o stanju poslovanja podjetja in podane možnosti o potrebah podjetja, saj bomo s tem omogočili izvedbo boljšega načrtovanja kadrov ter njihovega razvoja. Za uspešno načrtovanje kadrov moramo zajeti pet pomembnih faz: zbiranje informacij o situaciji znotraj in zunaj podjetja, strateško in operativno napovedovanje potreb po kadrih, napovedovanje oskrbe s kadri iz notranjih in zunanjih virov, načrtovanje in spremljanje potrebnih programov pri oblikovanju kadra in menedžerske strukture, povratne informacije o učinkih načrtovanja, se pravi ali smo s planom kadrom dosegli želeno. Slika 1: Povezanost med načrtovanjem kadrovskih virov in razvojem kadrov Vir: Mihelič, 2000 19 2.3 Upravljanje kadrovskih virov Sami začetki in razvoj pravega pomena pojma ''Upravljanje s kadrovskimi oziroma s človeškimi viri (UČV)'' se pojavijo na območju Združenih držav Amerike, kjer je danes kadrovska funkcija praktično najbolj intenzivno razvita in je vedno bolj strateško naravnana in uveljavljena. Kasneje se je vloga strateškega pomena kadrovske funkcije pri upravljanju s človeškimi viri razširila še na ostali svet — tudi Evropo, a je razlika v pristopu velika. Ena izmed najbolj vidnih razlik je ta, da so v Evropi, to velja tudi za Slovenijo, še vedno ustanovljeni sindikati (npr. delavcev) in, da ima na poslovanje organizacij močan vpliv in pomen tudi zakonska ureditev. V Sloveniji se je kadrovska dejavnost začela oblikovati nekje po II. sv. vojni z izredno izstopajočim sistemom socialističnega upravljanja. (Kardelj, 1979) Izraziteje se je kadrovski management oziroma upravljanje človeških virov pri nas pojavil nekje okoli leta 1990, pri kateremu vsebina in koncept izhajata iz štirih temeljnih načel: Kadrovski viri so premoženje izrednega pomena v lasti organizacije, ključ do uspeha le te pa je, če je omenjeno premoženje učinkovito vodeno in uporabljeno. Pomembno je, da so kadrovska politika in poslovni postopki podjetja tesno povezani, saj s tem prispevamo k doseganju zastavljenih ciljev, uspeh pa nam je zagotovljen. Da dosežemo uspešnost je pomembno tudi to, kakšna je kultura podjetja in njegove vrednote ter kakšno je organizacijsko vzdušje in vodenje vodstva, ki izvirajo iz teh podmen. Kultura mora biti jasno opredeljena, kar pomeni, da je treba okrepiti in spremeniti organizacijske vrednote in se konstantno truditi, da so vrednote sprejete in funkcionalne. (Možina et al., 1998, str. 5) Pojem UČV različni avtorji opredeljujejo različno. Možina (Ibidem, 1998, str. 3) pravi, da gre pri managementu kadrovskih virov oziroma upravljanju človeških virov predvsem za upravljanje, vodenje in ravnanje kadrovskih virov v organizaciji. Poleg tega gre za splet različnih programov in aktivnosti s katerimi bomo dosegli uspeh pri ravnanju s kadrovskimi viri, kar pa bo za organizacijo in posameznika pomenilo določeno zadovoljstvo in korist. Stone (v Greenwood, 2002, str. 261) o upravljanju s človeškimi viri pravi, da je to predvsem produktivna uporaba posameznika ali skupine s katerimi dosežemo strateško zastavljene cilje ter zadovoljimo potrebe vsakega posameznika zaposlenega v organizaciji. Lipičnik (1998, str. 445) o UČV navaja, da gre za proces analiziranja in urejanja človeških virov v podjetju, predvsem z vidika zadovoljevanja strateških ciljev znotraj organizacije. Deli ga na UČV v ožjem in širšem pomenu, pri čemer za ožji pomeni šteje, da so to sposobnosti, znanje, zmožnosti, spretnosti in osebne lastnosti človeka. V širšem smislu pa gre za psihične, fizične in fiziološke zmožnosti posameznika. Treven Sonja (1998, str. 26) za izraz UČV bolj pogosto uporablja izraz menedžment človeških virov, katerega opredeli kot posamezne različne aktivnosti (npr. upravljanje notranjega in zunanjega okolja, izobraževanje in nagrajevanje zaposlenih ter njihov razvoj in ocenjevanje dela in rezultatov zaposlenih), s pomočjo katerih se podjetje odziva na izzive okolja ter s tem pripomore k večji konkurenčnosti na trgu. »UČV je znanost, umetnost in je poklic, s katerim pripomoremo k optimizaciji osebne in skupinske veščine posameznika, zaradi česar lahko le ta deluje v smeri skupnega organizacijskega cilja znotraj neke skupine ljudi.« (Shenenberg & Smith, 1999, str. 102) 20 2.4 Modeli ravnanja z ljudmi pri delu1 Modelov ravnanja z ljudmi pri delu je veliko. Zato so se Driver, Coffey in Bown odločili, da iz vseh modelov povežejo skupaj vse kar jim je skupnega. Na podlagi proučevanj so iz vseh modelov izluščili šest modelov, ki naj bi ustrezali vsem dimenzijam. 2.4.1 Administrativni model Gre za model, katerega značilnost je vodenje evidenc, vzdrževanje poročil, podatkov in dokumentacije o posameznikih. Kakšnih posebnih del z ljudmi se ne izvaja. Gre predvsem za zbiranje podatkov o delavcih. Lahko rečem, da je omenjeni model že od vsega začetka najbolj razširjen v kadrovskih službah in se v večini podjetij uporablja še danes. 2.4.2 Legalni model Pri tem modelu govorimo o zakonsko določenem ravnanju ljudi pri delu, in sicer gre za definiranje odnosa med delavcem in delodajalcem, pri čemer je ravnanje z ljudmi omejeno na izvajanje pravil s področja delovnopravne zakonodaje. 2.4.3 Finančni model Že samo ime nam pove, da gre za vidik finančnega stanja, koliko pravzaprav delavec stane. S tem mislimo stroške, kot so npr. stroški plač, prispevki (za zdravstvo, pokojninsko in invalidsko zavarovanje, …), regres za letni dopust, stroški prevoza na in z dela, prehrane, jubilejne nagrade, odpravnine idr. Predvsem je tu pomembno, da morajo tisti, ki se ukvarjajo z ljudmi najdejo neko optimalno razmerje glede na stroške. 2.4.4 Vodstveni model Že samo ime modela nam pravi, da so s tem mišljeni vodje in njihovo vodenje. Zato je pomembno, da kadrovske službe oziroma določeni oddelki organizirajo izobraževanja, s katerimi bodo pripomogli k kvalitetnemu ravnanju z ljudmi pri delu s strani vodij. 2.4.5 Humanistični model Gre za to, da tisti, ki se ukvarjajo z ljudmi pri delu, razvijejo in vzgajajo človeške vrednote in zmožnosti glede na organizacijo. S tem namenom so organizirane posebne enote, ki pomagajo pri razvoju zmožnosti in kariere posameznikov. 2.4.6 Vedenjsko – spoznavni model Tisti, ki se ukvarjajo s človeškimi zmožnostmi vključujejo in izkoriščajo vsa spoznanja s strani znanosti, kar kasneje lahko uporabijo v praktične namene. 1 (Možina et al., 2002) 21 3 ZAKON O DELOVNIH RAZMERJIH (ZDR) Zakon o delovnih razmerjih ureja delovna razmerja, ki se sklepajo s pogodbo o zaposlitvi med delavcem in delodajalcem v skladu z direktivo Sveta in Evropskim parlamentom. Poleg tega je v 3. členu ZDR navedeno, da omenjeni zakon še ureja: delovna razmerja med delodajalci, ki imajo sedež in prebivališče v Republiki Sloveniji in pri njih zaposlenimi delavci, delovna razmerja med tujimi delodajalci in delavci, sklenjena na podlagi pogodbe o zaposlitvi na območju Republike Slovenije, in položaj delavcev, ki so s strani tujih delodajalcev napoteni na delo v Republiko Slovenijo na podlagi pogodbe o zaposlitvi po tujem pravu.(Uradni list, 2013) Glavni cilj že omenjenega zakona je, da se na podlagi upoštevanja vseh pravic delavcev z vidika njihove svobode in dostojanstva pri delu ter varovanja njihovih interesov v delovnem razmerju delavca vključi v delovni proces, ki poteka nemoteno in usklajeno ter se s tem preprečuje brezposelnost. V ZDR je jasno opredeljeno kaj je to delovno razmerje in med kom omenjeno razmerje poteka. 4. člen Zakona pravi, da je »delovno razmerje razmerje med delavcem in delodajalcem, v katerem se delavec prostovoljno vključi v organiziran delovni proces delodajalca in v njem za plačilo, osebno in nepretrgano opravlja delo po navodilih in pod nadzorom delodajalca.« Ko govorimo o delavcu, gre za fizično osebo staro 15 let ali več, ki z delodajalcem sklene pogodbo o zaposlitvi in je na podlagi pogodbe tako v delovnem razmerju. Delodajalec pa ima status pravne ali fizične osebe ali subjekta, kot je državni organ, lokalna skupnost, podružnica tujega podjetja ter diplomatsko in konzularno predstavništvo, ki delavca na podlagi pogodbe o zaposlitvi zaposli. (Ibidem, 2013) V Sloveniji lahko otrok, ki je mlajši od 15 let, izjemoma, proti plačilu, sodeluje pri snemanju filmov, pripravi in izvajanju umetnostnih, scenskih in drugih del s področja kulturne, umetniške, športne in oglaševalne dejavnosti. Otrok, ki je dopolnil 13 let, pa lahko opravlja tudi lažje delo, vendar najdlje 30 dni v posameznem koledarskem letu v času šolskih počitnic. Otrok lahko opravlja to delo po predhodnem dovoljenju, ki ga inšpektor za delo poda na podlagi vloge zakonitega zastopnika. (Informiran.si, 2014) Na to temo je zanimiv podatek iz Zakona o standardih zaposlovanja v Kanadi, ki v poglavju 113, v drugem delu navaja, da se lahko zaposli otroka, če je: oseba mlajša od 15 let in je pridobila pisno soglasje staršev ali skrbnikov, oseba mlajša od 12 let, če je pridobljeno dovoljenje s strani direktorja, direktor omogočil in določil delovne pogoje za zaposlitev otroka, mlajšega od 12 let. (Queen’s Printer, 2014) 3.1 Uredba o delovnem času Med delodajalcem in delavcem se sklene pogodba o zaposlitvi. Pogodba o zaposlitvi je pravni akt in se lahko sklene za določen ali nedoločen čas. Glavna značilnost omenjene pogodbe je, da se s pogodbo sklene delovno razmerje med delodajalcem in delojemalcem. Zakonsko opredeljen osem urni delavnik se je prvič pojavil v Združenih državah Amerike, leta 1886. Razlog je bil predvsem v tem, ker so pred tem časom delavci delali tudi do 18 ur dnevno, zaradi česar pa je bilo izredno ogroženo njihovo zdravje. Kresal (1997) navaja, da se je v Sloveniji omejitev delovnega časa pojavila leto prej kot v ZDA, vendar je bil delavnik 22 določen na 11 ur in prepovedano je bilo kakršno koli delo ob nedeljah in praznikih ter nočno delo za ženske in mladostnike. 8 urni delavnik se je pri nas pojavil leta 1918 z Naredbo narodne vlade SHS. (Ibidem, 1997) Vendar pa do leta 1969 vse države še niso imele sprejetega zakona o 40 urnem delavniku. V Tabela 1 lahko vidimo, da so imele leta 1967 nekatere industrijske države (npr. Avstrija in Nemčija) še določen 48 urni delavnik oziroma 9 delavnih ur na dan, kar pa se je leta 1969 spremenilo s sprejetjem Zveznega zakona o razporejanju delovnega časa, s katerim se je dnevna urna omejitev znižala na 8 ur. Tabela 1: Omejitev tedenskih delavnih ur Vir: Sangheon, Deirdre, & Messenger, 2007 Zmanjšanje delovnih ur je bil eden izmed prvotnih ciljev delovnega prava. Predvsem je bilo pri tem posebno osredotočenje na zmanjšanje delovnih ur otrok in žena in, da se z omejitvijo delovnih ur ohranja zdravje delavcev. Poleg tega je 40 urni delavnik deloval kot spodbuda k zaposlovanju, s katerim so delavci imeli omogočeno ravnovesje med zasebnim in poklicnim življenjem. (Sangheon et al., 2007) 3.1.1 Delovni čas V delovnem razmerju delavec v dobro delodajalca v določenem času opravlja dela in naloge, kar imenujemo delovni čas. Ena izmed prvih definicij delovnega časa je bila opredeljena v Konvenciji št. 30 podpisana v Ženevi leta 1930. V Konvenciji je teorija delovnega časa čas, ko so delavci delodajalcu na razpolago za delo, v kar pa ni vključen čas počitka. (International Labour Organization, 2012) V Sloveniji se je z Zakonom o delavnih razmerjih definicija delovnega časa spremenila. 141. člen ZDR (Uradni list, 2013) pravi, da je delovni čas efektivni delovni čas in čas odmora, kot tudi čas upravičenih odsotnosti z dela v skladu z zakonom in kolektivno pogodbo oziroma splošnim aktom. Za efektivni delovni čas se šteje vsak čas, ko delavec dela. To pomeni, da je slednji na razpolago delodajalcu in izpolnjuje svoje delovne obveznosti iz pogodbe o zaposlitvi. Efektivni delovni čas pa je osnova za izračun produktivnosti dela. Poleg tega je v kolektivni pogodbi podjetja določeno še, da se čas pripravljenosti na domu za delo na poziv ne všteva v efektivni delovni čas, se pa v efektivni delovni čas všteva tudi čas priprave na delo in zaključka dela, in sicer skladno s splošnimi akti delodajalca. Lipičnik (1996) delovni čas opredeljuje kot čas, ki ga ima delavec na razpolago, da opravi delavne naloge, oziroma gre za čas prisotnosti delavca na delovnem mestu. 23 Način evidentiranja prisotnosti in odsotnosti z dela ter razporejanje delovnega časa se določi s splošnim aktom delodajalca. (PS, 2012) Glede na vrste delovnega časa ločimo: polni delovni čas, ki ne sme biti daljši od 40 ur (v nasprotnem primeru govorimo o nadurnem delu) in ne krajši od 36 ur razen, če ne obstajajo nevarnosti za poškodbe ali zdravstvene okvare, krajši delovni čas, neenakomerno razporejen čas, nadurno delo, nočno delo idr. Glede na način ureditve dela delovni čas ločimo na: priložnostna dela, sezonsko delo, pogodbeno delo, samozaposlitev, delo od doma, portfolio delo (delati za različne delodajalce v dveh ali več podjetjih s krajšim delovnim časom). (Hudson, 2014) 3.1.2 Razporejanje delovnega časa2 Razporeditev in pogoji za kakršnokoli začasno prerazporeditev delovnega časa se določijo s pogodbo o zaposlitvi v skladu z zakonom in kolektivno pogodbo. Obveznost delodajalca je, da pred začetkom koledarskega oziroma poslovnega leta določi letni razpored delovnega časa in o tem obvesti delavce in sindikate pri delodajalcu. Prav tako mora v pisni obliki obvestiti delavce o začasni prerazporeditvi delovnega časa najmanj en dan pred razporeditvijo delovnega časa posameznega delavca oziroma tri dni pred razporeditvijo delovnega časa več kot deset delavcev. Pri enakomerni razporeditvi polni delovni čas ne sme biti razporejen na manj kot štiri dni v tednu. Lahko pa je delovni čas razporejen neenakomerno, kadar gre za naravo ali organizacijo dela ali potreb uporabnikov, vendar delovni čas ne sme trajati več kot 56 ur na teden. Pri tem se upošteva polni delovni čas kot povprečna delovna obveznost v obdobju, ki ne sme biti daljši od šest mesecev. 3.1.3 Delovni čas v podjetju na področju prometa in zvez Delovni čas zaposlenih v izbranem podjetju s področja prometa in zvez je podrobneje določen v Kolektivni pogodbi podjetja, kot tudi v Kolektivni pogodbi poštnih in kurirskih dejavnosti. V omenjenih pogodbah je v skladu z ZDR določeno, da polni delovni čas tedensko traja 40 ur, v kar je vključen tudi čas odmora in 30-minutni čas za malico. Delovni čas v izbranem podjetju poteka minimalno štiri delovne dni, pri čemer ima delodajalec možnost neenakomernega razporejanja delovnega časa, o katerem mora delavca obvestiti pravočasno. Delovni čas v podjetju s področja prometa in zvez poteka lahko dopoldne, popoldne, kot nočno, izmensko oziroma deljeno delo, lahko pa tudi v gibljivem času oziroma v času razporejenem glede na potrebe. Sama razporeditev delovnega časa je popolnoma odvisna od delovnega mesta, ki ga zaposleni zaseda. Delovna mesta se razvrščajo v deset tarifnih razredov glede na zahtevano stopnjo oziroma raven izobrazbe, določeno v aktu o sistemizaciji delovnih mest, in sicer: I. tarifni razred (najenostavnejša dela) Nedokončana osnovna šola 2 Uradni list RS (2013) Zakon o delovnih razmerjih ZDR-1, 147. člen. 24 - nepopolna nižja stopnja osnovnošolske izobrazbe - popolna nižja stopnja osnovnošolske izobrazbe - nepopolna višja stopnja osnovnošolske izobrazbe II. tarifni razred (enostavna dela) - končana osnovna šola - končana osnovna šola in krajše usposabljanja (krajši eno- ali večmesečni tečaji, lahko interni ali eksterni) III. tarifni razred (manj zahtevna dela) Nižje poklicno izobraževanje - 1,5- do 2-letni skrajšani programi srednjega izobraževanja - 1,5- do 2-letno izobraževanje za ozke poklicne profile IV. tarifni razred (srednje zahtevna dela) Srednje poklicno izobraževanje - programi 3-letnega izobraževanja za široke poklicne profile - programi izobraževanja in izpiti v šolah za KV-delavce V. tarifni razred (zahtevna dela) Srednje tehnično in drugo strokovno izobraževanje ter splošno izobraževanje - 4- do 5-letni programi izobraževanja za V. stopnjo strokovne izobrazbe - programi izobraževanja po modelu 3 + 2 - 4- do 5-letni programi za naziv tehnika - programi izobraževanja in izpiti za VKV-delavce - 4-letni gimnazijski programi VI. tarifni razred (bolj zahtevna dela) Višješolsko in višje strokovno izobraževanje - 2-letni programi višjega strokovnega izobraževanja - 2- do 2,5-letni višješolski študijski programi, sprejeti pred 1. januarjem 1994 (prejšnje višješolsko izobraževanje) VII. tarifni razred (zelo zahtevna dela) Visokošolsko izobraževanje prve stopnje in podobno izobraževanje - specialistično izobraževanje po višješolski izobrazbi (prejšnje) - visokošolsko strokovno izobraževanje (prejšnje) - visokošolski strokovni študijski programi in visokošolski univerzitetni študijski programi za pridobitev prve stopnje izobrazbe po novem »bolonjskem« študijskem sistemu VIII. tarifni razred (visoko zahtevna dela) Visokošolsko izobraževanje druge stopnje - specialistično izobraževanje po visokošolski strokovni izobrazbi (prejšnje) / specializacija po visokošolski strokovni izobrazbi (prejšnja) - visokošolsko univerzitetno izobraževanje (prejšnje) - magistrski študijski programi za pridobitev druge stopnje izobrazbe po novem »bolonjskem« študijskem sistemu IX. tarifni razred (najbolj zahtevna dela) Visokošolsko izobraževanje tretje stopnje - magistrsko izobraževanje (prejšnje) in podobno izobraževanje / magisterij znanosti - specialistično izobraževanje po univerzitetni izobrazbi (prejšnje) / specializacija po visokošolski univerzitetni izobrazbi (prejšnja) X. tarifni razred (izjemno pomembna najbolj zahtevna dela) Doktorsko in podobno izobraževanje - doktorsko izobraževanje (prejšnje) / doktorat znanosti (prejšnji) - doktorsko izobraževanje (tretja bolonjska stopnja) v trajanju 3 leta po končanem univerzitetnem programu (prejšnjem), diploma po končanem magistrskem programu (druge bolonjske stopnje) - doktorski študijski programi za pridobitev tretje stopnje izobrazbe po novem 25 »bolonjskem« študijskem sistemu (PS, 2012) Pri organizaciji delovnega časa ima delodajalec glede na Kolektivno pogodbo pravico organizirati delovni čas, ki je krajši od polnega, če gre pri tem za usklajevanje delovnih ur in organizacijo dela. Delavec pa ima pravico do krajšega delovnega časa, kadar eden od staršev koristi npr. pravico za krajši delovni čas pri enem otroku mlajšemu od treh let oziroma pri dveh otrocih mlajših od 6 let. Prav tako ima delavec pravico do krajšega delovnega časa, če neguje telesno ali duševno prizadeto osebo, razlika pri tem je, da mora delodajalec v tem primeru zagotoviti delavcu ustrezen delovni čas, da lahko slednji neguje prizadeto osebo. S Kolektivno pogodbo je poleg delovnega časa opredeljena še njegova neenakomerna razporeditev. To pomeni, da lahko delodajalec delovni čas odredi glede na potrebe poslovanja: pri spremembi organizacije dela, pri povečanju ali zmanjšanju obsega dela, zaradi izrednih potreb, kot je na primer nenadna odsotnost delavca zaradi bolezni. Seveda mora pri tem delodajalec upoštevati vsa določila glede počitka zaposlenih, ki pa so bolj natančno predpisana v 158. členu ZDR. Pomembno je tudi to, da se pri neenakomerni razporeditvi delovnega časa upošteva polni delovni čas za dobo 12 mesecev, v skladu s povprečno delovno obveznostjo delavca. 3.2 Kolektivna pogodba podjetja s področja prometa in zvez Pomen kolektivne pogodbe podjetja je, da delodajalec in delavec določata pravice, obveznosti in odgovornost delodajalca ter delavcev na področju delovnih razmerij, plač in drugih osebnih prejemkov ter povračil stroškov v zvezi z delom. Kolektivna pogodba velja za območje Republike Slovenije. Omenjena pogodba velja za vse zaposlene, ne glede na delovno mesto in status (tudi za npr. študente in dijake), in sicer stopi v veljavo z naslednjim dnem od podpisa obeh strank in z objavo v Uradnem glasilu podjetja. V izbranem podjetju je Kolektivna pogodba sklenjena za določen čas štirih let. Pogodba je podpisana na način avtomatske veljavnosti za dobo enega leta in se prekine le v primeru, ko ena izmed strank poda pisno izjavo o prenehanju pogodbe, najkasneje v roku treh mesecev pred iztekom njene veljavnosti. (Pošta Slovenije, 2012) Omenjena pogodba je sestavljena iz: osnovnih splošnih določb, pravic in obveznosti delodajalca in delavca, prejemkov iz delovnega razmerja in pravic in obveznosti strank ter reševanje sporov. 3.3 Razporejanje zaposlenih v enotah podjetja Eden pomembnejših členov kolektivne pogodbe glede razporejanja zaposlenih in zasedenosti delovnih mest je 8. člen, ki govori o sistematizaciji delovnih mest v podjetju. Sistemizacija delovnih mest je določena z Aktom o sistemizaciji dela, ki je splošni akt delodajalca in določa delovna mesta in vrste del, pogoje za opravljanje dela na posameznem delovnem mestu ter opis del in nalog posameznega delovnega mesta, ki se uvrščajo v isto vrsto del, za katere je značilno, da se zanje zahteva ista vrsta in stopnja izobrazbe. Sistemizacijo delovnih mest sprejme delodajalec po predhodnem skupnem posvetovanju s svetom delavcev in predhodni pridobitvi mnenja sindikata, do katerega se pisno opredeli. (PS, 2012) 26 Na podlagi kolektivne pogodbe je v podjetju veljaven tudi Pravilnik o sistematizaciji dela, ki določa (2. člen): mikroorganizacijo družbe in naloge oz. dela, ki jih opravljajo delavci glede na sedanje potrebe in načrtovan razvoj družbe, izhodišča in cilje, ki jih želi družba uveljaviti s sistemizacijo, oblikovanje delovnih mest in načela za zaposlovanje delavcev na delovna mesta, podatke in dokumentacijo (opisni listi) o delovnih mestih, pogoje za objavo in zasedbo delovnih mest, seznam delovnih mest. (PS(1), 2012) Glavni cilj sistematizacije je: kakovostno in uspešno izvajanje poslovne dejavnosti družbe, učinkovita mikroorganiziranost in delitev dela ter preglednost delovnih procesov, izobraževanje, kadrovanje in zaposlovanje delavcev, načrtovanje strokovnega in osebnega razvoja delavcev, napredovanje delavcev, ugotavljanje in razlikovanje zahtevnosti dela, urejanje varnosti in zdravja pri delu, urejanje informacijske baze podatkov o delitvi dela. (Ibidem, 2012) Pri razporejanju zaposlenih v enotah podjetja se zaposleni ločijo v pet skupin: zaposleni s stalno razporeditvijo, zaposleni v organizacijski enoti rezerve, študent, študent na praksi in najemni delavec. Tema naloge je fokusirana na zaposlene s stalno razporeditvijo in delavce v organizacijski enoti rezerve. Zaposleni s stalno razporeditvijo so stalno razporejeni na eni enoti podjetja, lahko pa občasno opravljajo različna dela in naloge tudi na drugih enotah, če tako narekuje potreba delovnega procesa. Število stalnih delovnih mest na posamezni enoti se določa oziroma spreminja letno s potrditvijo kadrovskega načrta. Ko govorim o delavcih zaposlenih v organizacijski enoti rezerve gre za zaposlene, ki nimajo stalne razporeditve na določeni enoti. Ti delavci nadomeščajo stalno razporejene delavce na območju posamezne PE v primeru njihove odsotnosti iz kakršnega koli razloga ali zaradi spremenjenih obsegov storitev. Za razporejanje delavcev na tipične in dejanske lokacije znotraj določene enote se uporablja službena razdelitev. Službena razdelitev se dela na osnovi delovnega časa oziroma urnika, evidence prisotnosti in odsotnosti ter razporeditve in sistematizacije v okviru delavcev, ki so razporejeni na posamezno dislocirano enoto oziroma oddelek. (PS, 2010) 27 Slika 2: Planirana potreba po delavcih Vir: PS, 2010 Službena razdelitev razporeditve zaposlenih se izpisuje za vsak posamezni mesec samo za zaposlene, ki so razporejeni na posamezni enoti. Glavni pomen le te je predvsem pomoč pri obračunu plač. Prav tako pa imajo s pomočjo službene razdelitve vodje ter kadrovski oddelek popoln nadzor nad mesečnim številom ur za vsakega posameznega delavca. Slika 3: Planirana delovna obveznost Vir: PS, 2010 Službena razdelitev se izvaja na nivoju enote ali oddelka, glavni pogoji za uspešno razporejanje zaposlenih v službeni razdelitvi pa so: letni koledar, ki ga določa uprava družbe; tipične lokacije na enoti in na lokacijah dovoljena delovna mesta; sistematizacija delovnih mest in razporejanje delavcev, ki so določeni z letnim kadrovskim načrtom; urnik in razporejanje delavcev znotraj enote na dejanske lokacije, ki ga določi vodja enote oziroma oddelka. Osnovni podatek za pravilno sestavo službene razdelitve je vnaprej določeni delovni koledar, s katerim je določeno število ur delovne obveznosti za zaposlene za vsak mesec v letu. Poleg tega pa je obvezna priloga tudi seznam delavcev v PE, na katerem so podatki o Evidenčni številki delavca, oznaki delovnega mesta in tip delavca (zaposleni, rezerva, študent, praksa ali najemni delavec). 28 Slika 4: Seznam delavcev Vir: PS, 2010 Slika 5: Koledar delovne obveznosti Vir: PS, 2010 3.3.1 Problematika razporeditve zaposlenih v izbranem podjetju Trenutni največji problem proučevanega podjetja v zvezi s službeno razdelitvijo zaposlenih je prerazporejanje delavcev in presežek le teh. Poleg tega se še opozarja na slabo organizacijo dela, slabo organizacijo razporeditve zaposlenih glede na delavna mesta ter presežek ur pri enih oziroma primanjkljaj ur pri drugih delavcih, katerih ena izmed posledic je slabo razporejanje zaposlenih znotraj posameznih enot. Največji problem so zaposleni v rezervi, ki se dnevno razvrščajo na prosta delovna mesta po enotah, vse bolj pa se kaže problematika tudi pri stalnih delavcih iz razloga ukinitve delovnih mest zaradi padcev obsegov storitev. Kot že omenjeno, za presežek ur ni le krivo slabo razporejanje delavcev, pač pa tudi prirejanje 29 podatkov s strani zaposlenih predvsem na tistih enotah, kjer se evidence vodijo ročno. Na podlagi nadzorov beleženja delovnega časa so se pri tem pokazale največje razlike med dejansko opravljenimi urami zaposlenih in urah, ki so bile beležene, kar pa je v prihodnosti zagotovo potrebno odpraviti. Te razlike so predvsem v škodo podjetja, saj je na podlagi prirejenega beleženja delovnih ur izplačal več ur kot pa je bilo dejansko opravljenih s strani zaposlenih. 30 4 ZAKON O EVIDENCAH NA PODROČJU DELA IN SOCIALNE VARNOSTI (ZEPDSV) V 1. členu Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) je navedeno, da omenjeni zakon »določa vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti, način zbiranja podatkov, način vodenja in povezovanja evidenc, način posredovanja podatkov za potrebe državnih organov, lokalnih skupnosti in nosilcev javnih pooblastil ter ostalih uporabnikov, ki te podatke potrebujejo za opravljanje zakonsko določenih nalog oziroma za vodenje zbirk podatkov o posameznikih ali posameznicah ter za namene izvajanja statističnih, socialno ekonomskih in drugih raziskovanj, ki imajo zakonsko podlago.« (Uradni list, 2006) 4.1 Evidenca3 Uradna evidenca je uradna zbirka podatkov, ki jo vodijo za to pooblaščeni organi in organizacije v Republiki Sloveniji. Upravljavec evidence je fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega prava lahko določena z zakonom, ki sama ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba določena z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave. Podatki v evidencah se vodijo po enotnih metodologijah, standardih, šifrantih in klasifikacijah, ki jih predpiše minister pristojen za področje, v okviru katerega se vodi posamezna evidenca. Podatki se zbirajo s pomočjo prenosa iz listin, obrazcev ali računalniških nosilcev podatkov, ki jih upravljavcem evidenc posredujejo subjekti, ki so po zakonu dolžni voditi te podatke. Za potrebe zbiranja oziroma vnosa podatkov se lahko določeni podatki prenesejo tudi iz drugih evidenc. Vrste evidenc na področju dela in socialne varnosti (6. člen ZEPDSV): evidenca o zaposlenih delavcih, evidenca o stroških dela, evidenca o izrabi delovnega časa, evidenca o oblikah razreševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu, evidenca brezposelnih oseb, evidenca o potrebi po delavcih, evidenca o državljanih Evropske unije in z njimi izenačenih državljanov, ki se zaposlijo in delajo na ozemlju Republike Slovenije, evidenca o državljanih tretjih držav, ki se zaposlijo in delajo na ozemlju Republike Slovenije, evidenca o zavarovancih in uživalcih pravic iz obveznega zdravstvenega zavarovanja, evidenca o družinskih članih državljanov Republike Slovenije na začasnem delu v tujini— upravičencih do zdravstvenega varstva, evidenca o zavarovancih in uživalcih pravic iz pokojninskega in invalidskega zavarovanja, evidenca o socialnih prejemkih, evidenca o družinskih prejemkih, evidenca o starševskih nadomestilih, evidenca o uživalcih pravic iz naslova varstva vojnih invalidov, vojnih veteranov in žrtev vojnega nasilja, evidence s področja varnosti in zdravja pri delu. 3 Uradni list RS (2006) Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti – ZEPDSV. 31 5 EVIDENTIRANJE DELOVNEGA ČASA 5.1 Evidentiranje izrabe delovnega časa v teoriji Že omenjeni ZEPDSV v 6. členu določa vrste evidenc, ki se vodijo na področju dela in socialne varnosti. Ena izmed navedenih v tretji alineji 6. člena je tudi Evidenca izrabe delovnega časa, ki je z zakonom predpisana obveznost vsakega podjetja. V 7. členu ZEPDSV je jasno opredeljeno, da je: »vodenje Evidence delovnega časa dolžnost delodajalca z namenom uveljavljanja pravic iz sistema socialnega zavarovanja in socialnega varstva, za namen zagotavljanja statističnega spremljanja ter za potrebe inšpekcijskega nadzora.« V 18. členu ZEPDSV pa so opredeljeni podatki, ki se v Evidenci delovnega časa zaposlenih vodijo, in sicer; »Delodajalec dnevno vpisuje v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca podatke o: številu ur, skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa, opravljenih urah v času nadurnega dela, neopravljenih urah, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila, neopravljenih urah, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila, neopravljenih urah, za katere se ne prejema nadomestilo plače, številu ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem, oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje z oznako vrste statusa.« (Uradni list, 2006, št. 40) Evidenca o izrabi delovnega časa mora biti vodena na tak način, da zagotovi, da je delo opravljeno v celem letu za vsak delovni dan, ne glede na to ali so bolniški staleži in izrabe dopustov. Vsekakor mora biti evidenca potrjena s strani vodij oziroma predpostavljenih in pomembno je, da lahko zagotovi enostaven vpogled v primeru revizije (npr. jasno izpisani dnevniki, liste prisotnosti, poročila o opravljenem delu). V 19. členu ZEPDSV je določeno, da se evidenca prične voditi z dnem, ko se sklene pogodba o zaposlitvi med delodajalcem in delavcem, njeno vodenje pa se preneha z prenehanjem oziroma prekinitvijo pogodbe o zaposlitvi. Vsi dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se evidenca delovnega čas več ne vodi, se hranijo kot listine s trajno vrednostjo. Razlog za to je, da lahko pristojni organ kadarkoli zahteva predložitev listin na vpogled.(MDDSZ, 2012) Namen evidence delovnega časa je natančno beleženje prihodov zaposlenih na delo oziroma njihovih odhodov z dela, čas porabljen za malico, trajanje odsotnosti zaradi službenih ali zasebnih zadev, zamude, prezgodnje odhode z dela, koriščenje ur, dopustov, bolniško odsotnost itd. V kombinaciji z dobro organizacijo dela in stimulativnim nagrajevanjem lahko evidenca delovnega časa podjetju prinese izdatne prihranke, obenem pa tudi izboljša upravljanje s človeškimi viri. (Jantar, 2014) 32 5.2 Evidentiranje delovnega časa v praksi Poslovanje se v organizacijah vse bolj nagiba k modernizaciji in posodobitvi sistemov za boljše poslovanje in večjo produktivnost. Današnja sodobna tehnologija zahteva potrebo po uporabi računalnika in informacijskih sistemov, v kar pa je vključen tudi nadzor zaposlenih pri opravljanju delovnih ur. Za podjetja strošek zaposlenih za opravljene delovne ure predstavlja velik delež, zato je še bolj pomembno, da se Evidenca vodi kakovostno, ažurno in natančno. Še bolj pa je pri tem pomembno, da se delovni čas zaposlenih vodi na tak način, da so možnosti za prirejanje podatkov čim manjše in, da se z novim načinom vodenja Evidence delovnega časa razbremeni birokracijo. Prav tako je pomembno, da se podatki zajamejo na enkrat, ob nastanku oziroma izvoru, in potem preko različnih dostopov v informacijskem sistemu uporabljajo za različne namene, analize idr. 5.2.1 Načini evidentiranja delovnega časa V proučevanem podjetju se Evidenca o izrabi delovnega časa in podatki, ki so navedeni v 18. členu ZEPDSV vodi s pomočjo ustreznega računalniškega programa za vsakega zaposlenega posebej ne glede na njegovo funkcijo v podjetju. Na trgu obstajajo različni načini za evidentiranje delovnega časa: s pomočjo identifikacijske kartice, spletna registracija, s pomočjo NFC telefona, biometrijski ukrepi (uporaba prstnega odtisa, šarenice, obraza idr.) Registracija delovnega časa s pomočjo identifikacijske kartice in registracijskim terminalom (Četrta pot, 2013a) Pri tem gre trenutno za enega najbolj pogosto uporabljenih načinov evidentiranja delovnega časa S tem načinom registriranja omenjenega časa imamo pri službenem vhodu oziroma na primernem mestu nameščen registracijski terminal, ki zmore tudi velike fluktuacije zaposlenih ob jutranjih in popoldanskih špicah. S pomočjo razporejanja zaposlenih v prednastavljene urnike poskrbimo za pravilno registracijo in s tem onemogočimo zlorabe oz. 'nabiranje nadur' ter čim bolj pravilno evidenco delovnega časa. V primeru suma menjave kartic med zaposlenimi, tak nadzor nadgradimo še s pomočjo video nadzorom registracije. Ob koncu meseca obračunovalec lahko evidenco delovnega časa prenese v program za obračun plač, s čimer prihranimo veliko časa in se tako znebimo možnostim za nastanek napak pri prepisovanju. Kar se tiče uvedbe videonadzora zaposlenih je, kot pravi Tea Borovnik (Borovnik, 2012) v svoji diplomski nalogi, potrebno biti previden. Razlog so pravice zaposlenih do zasebnosti. V 74. členu Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1) je s strani delodajalca dolžnost, da obvesti svoje zaposlene o območjih videonadzora. V 77. členu ZOVP-1 je še navedeno, da se videonadzor izvaja lahko le v primerih, ko delodajalec s tem varuje svoje premoženje, tajne podatke, poslovne skrivnosti ali ljudi. (Uradni list RS, 2007) Spletna registracija delovnega časa (Četrta pot, 2013) Spletna registracija delovnega časa omogoča zaposlenim vnos evidence delovnega časa prek računalnika. Potek prijave je, da se zaposleni prijavi v aplikacijo s svojim uporabniškim imenom in geslom ter tako evidentira svoj prihod, odhod in različne vrste dela. Tak način registriranja je najbolj primeren za lokacije z manjšim številom zaposlenih, kjer namestitev klasičnih registrirnih mest z identifikacijskimi karticami ne bi bila ekonomična. Izredno pomembno pri tem je, da ima podjetje postavljeno mrežo v sistemu, ki pošilja podatke do 33 baze oziroma do oddelka plač. Registracija s pomočjo pametnega telefona (NFC registracija) (Ibidem, 2013) Registracija s pomočjo pametnega telefona je uporabna predvsem za zaposlene, katerih delo je večinoma terensko ali na oddaljenih lokacijah brez internetne povezave (varnostne službe, oskrba ljudi na domu idr.). Namesto nameščenega registracijskega terminala služi za registriranje kar pametni telefon, na katerem ima zaposleni nameščeno NFC aplikacijo (MobiRIS) na lokaciji, kadar je zaposleni na terenu pa se lahko evidentira preko identifikacijske nalepke oziroma drugega ID elementa. Beleženje prisotnosti s pomočjo biometrične identifikacije prstnih odtisov Pri tem gre za telesno značilnost vsakega posameznika s katero sistem zazna identifikacijo osebe. Pri registraciji se na podlagi identifikacije zabeleži čas prihoda oziroma odhoda (odvisno od izbire) posameznika v delovni prostor ali iz njega, lahko pa se uporablja tudi za odpiranje vrat ali vključitve in izključitve alarmnih naprav. Prepoznavanje prstnih odtisov je trenutno najbolj uveljavljena tehnologija, s katero lahko povsem odpravimo potrebo po karticah, lahko pa ga izkoristimo kot dodatni varnostni element za preprečevanje "posojanja" kartic. Žal je v Sloveniji dokaj odklonilen odnos do tovrstnega načina identifikacije. To pomeni, da je za vsako uporabo biometrije nad zaposlenimi potrebno predhodno dovoljenje Urada informacijskega pooblaščenca (UIP), kar je v skladu z ZVOP. (Špica, 2014) Tudi Borovnik (2012) v svoji nalogi ugotavlja, da je sistem vpeljevanja takega načina veliko bolj zapleten in ga je možno vpeljati le v primeru, če je to nujno potrebno za opravljanje dejavnosti, varnosti ljudi, premoženja, tajnih podatkov idr., pri čemer pa je potrebno dokazati, da zasledovalnega namena ni mogoče doseči na kakršen koli drug način. Poleg ustreznega načina evidentiranja delovnega časa je za podjetje pomembno kvalitetno oblikovanje informacijskega sistema s pomočjo katerega mu je omogočeno, da na čim lažji in hitrejši ter bolj pregleden način lahko spreminja podatke v smiselne informacije, slednje pa spreminja v znanje. V okviru kadrovanja govorimo o kadrovsko informacijskem sistemu — KIS, ki je znotraj kadrovske službe nujni, nepogrešljivi in obvezni pripomoček. KIS je integriran računalniški program za vodenje kadrovskih evidenc in kadrovskih procesov ter za upravljanje s kadri oziroma zaposlenimi v posamezni organizaciji. Kadrovsko informacijski sistem nam omogoča vodenje podatkov o: delovnih mestih ter vrednotenju le-teh, vseh trenutnih in bivših zaposlenih, organizacijskih enotah in organizacijski strukturi družbe, izobraževanju ter vseh izdanih dokumentih npr. pogodbah in sklepih, ki jih pripravimo v izbranem modulu. S pomočjo izbranega modula: vodimo razne izpise (za zaposlovanje, pokojninsko zavarovanje idr.) za potrebe zunanjih institucij in potrebe družbe, vodimo kadrovske evidence in razporejanje zaposlenih, izdajamo sklepe, pogodbe, obvestila o dopustu, načrtujemo in vodimo izobraževanja, vodimo reverze – kot je npr. lastnina podjetja, skrbimo za varstvo pri delu in zaščitna sredstva, in vodimo evidence delovnega časa. (Advise, 2013) 34 5.3 Kršitve in sankcije na področju evidentiranja delovnega časa Vedno bolj pogosto je opaziti, da se vse prevečkrat pojavljajo kršitve, ki so povezane z delovnim časom. Žal je trg neusmiljen, konkurenca pa izredno močna, kar podjetja prisili, da vedno bolj agresivno reagirajo na trgu. Vse prevečkrat je govora, da je potrebno uvesti varčevalne ukrepe v celotni državi in ne samo v podjetjih ali pri posamezniku. Ta način razmišljanja so povzela tudi podjetja, ki za svoje ''žrtve'' izbirajo zaposlene. Kot že omenjeno je delavec velik strošek za podjetje in podjetju je najlažje privarčevati, če varčuje na račun zaposlenih, pri tem pa računa, da s strani zaposlenih ne bo kontra-reakcije in upora. Najbolj problematične in pogoste kršitve s področja EDČ, ki jih ugotavljajo sindikati (MDDSZ, 2014) so: prerazporejanje delovnega časa v nasprotju z določili ZDR in kolektivnih pogodb, odrejanje in izplačevanje dela preko polnega delovnega časa (nadur), odrejanje letnega dopusta v primerih, ko delodajalec ne zagotavlja dela, delovni koledar, sprejemanje in spreminjanje. Medved Karmen (2013) v svoji magistrski nalogi ugotavlja, da je delodajalec dolžan spoštovati omejitve in določbe v zvezi z delovnim časom in je nezakonito odločanje in odrejanje delovnega časa zaposlenim v skladu z 230. členom ZDR opredeljen kot prekršek, ki se sankcionira z globo od 1.500 EUR do 4.000 EUR. V okviru delovnega časa je zaznati v podjetjih preveliko podzasedenost, v zadnjem času pa v podjetju s področja prometa in zvez tudi prezasedenost delovnih mest, kar posledično doprinese dodatno skrb za prerazporejanje delovnega časa zaposlenih. Z vidika podzasedenosti so pojavljajo presežki ur, ki jih v obdobju 12 mesecev ni mogoče izravnati skladno z zakonom, zato se dodatna izplačila za ure prikažejo v evidenci kot stimulacija ali nagrada za opravljeno delo. Iz finančnega vidika so zaposleni zadovoljni, težava se pokaže pri povečanih obolenjih in nezgodah, kar pa posledično pomeni breme za zdravstveno in pokojninsko blagajno ter za delavce nižje prejemke za čas odsotnosti zaradi delovne nezmožnosti. Na drugi strani se z vidika prezasedenosti pojavljajo primanjkljaji ur, saj delavec zaposlen s polnim delovnim časom tedensko opravi 20 namesto 40 delovnih ur. Zaradi prevelikega števila zaposlenih se v nasprotju s podzasedenostjo zaposlenim odredi izraba letnega dopusta, vendar se le tega razdrobi po dnevih, kar posledično pomeni, da ga zaposlenemu lahko primanjkuje takrat, ko bi ga rad izrabil. Poleg zgoraj omenjenih problematik, nastajajo težave tudi s področja evidentiranja časa. Tu omenim izvajanje dela preko polnega delovnega časa, razporejanje zaposlenih na delovno mesto v zadnjem trenutku brez kakršnega koli pisnega obveščanja ali sprejemanja delovnega koledarja idr. (Ibidem, 2014) Kar se tiče nadzora nad izvrševanjem določb ZEPDSV ter vseh predpisov s tega področja, letega izvaja za to pristojen organ — Inšpektorat RS za delo. V primeru ugotovitve kakršne koli kršitve teh določb se delodajalca kaznuje v skladu s 23. členom ZEPDSV, in sicer: Z globo od 417,29 EUR do 625,94 EUR se kaznuje za prekršek posameznika, ki na zahtevo upravljavca evidenc ne predloži vseh zahtevanih podatkov, oziroma so ti podatki neresnični ali nepopolni, ali pa se jih uporabi za druge namene. Z globo od 208,65 EUR do 417,29 EUR se kaznuje za prekršek odgovorna oseba pri upravljavcu evidenc, ki je določena za vodenje evidenc, če v evidenci navede neresnične ali nepopolne podatke oziroma le te uporabi za druge namene. 35 Z globo od 1251,88 EUR do 4172,93 EUR se kaznuje za prekršek pravna oseba ali samostojni podjetnik posameznik, ki ne vodi, ne hrani ali ne posodablja evidenc iz zakona oziroma, če jih uporabi neupravičeno za druge namene ali pa na zahtevo ne predloži podatkov iz evidenc. Z globo od 208,65 EUR do 417,29 EUR se za prekršek kaznuje delodajalec, ki je fizična oseba in ni samostojni podjetnik posameznik, če stori dejanje iz prejšnjega odstavka. Z globo od 208,65 EUR do 500,74 EUR se kaznuje za prekršek odgovorna oseba v državnem organu ali drugi organizaciji z javnim pooblastilom, ki za potrebe tega zakona ne zagotovi dostopa ali vpogleda v podatke iz evidenc.(Uradni list, 2006) 36 6 RAZISKAVA VODENJA EVIDENCE DELOVNEGA ČASA Delovni čas v podjetju se šteje takrat, ko je delavec prisoten v podjetju. To ne pomeni samo delovni čas, ko je delavec 100-odstotno aktiven, ampak je v to vključen tudi odmor, priprava delovnega mesta, samoupravljanje nalog in vsa ostala dela in naloge, ki so potrebne za to, da lahko zaposleni kvalitetno opravijo svoja dela in naloge. V izbranem podjetju ločimo dve vrsti delovnega časa, in sicer: čas, ko je delavec na delu oz. prisoten v posamezni enoti in čas, ko je enota dejansko odprta za uporabnike oziroma stranke podjetja. 6.1 Podjetje na področju prometa in zvez Proučevano podjetje deluje v okviru storitvene dejavnosti, kjer zaposleni predstavljajo največji kapital in tudi največji strošek. Za izbrano podjetje velja, da je delovno intenzivna dejavnost, pri čemer strošek za zaposlene predstavlja kar 70 % vseh stroškov. Zaposleni so tisti s katerimi lahko podjetje opravlja svoje storitve in v podjetju veljajo za nosilce umske in fizične sposobnosti, ki trošijo svojo energijo pri delu, predvsem za dobrobit podjetja, kot tudi za osebni razvoj in prihodek. Za zaposlene v izbranem podjetju velja, da so pomemben element s katerimi se navezujejo vsi kontakti in stiki z uporabniki. Izbrano podjetje deluje na območju cele Slovenije v okviru devetih Poslovnih enot (PE) in spada v kategorijo velikih podjetij. V nalogi se osredotočam na PE Gorenjske. Izbrana enota ima na svojem področju 46 poslovalnic in okoli 500 zaposlenih, a se te številke v zadnjem obdobju zmanjšujejo z razloga upadanja storitev, optimizacije enot ter reorganizacije podjetja. Do leta 2012 je bilo vseh poslovalnic 52, vendar je izbrano podjetje v zadnjih dveh letih podpisalo pogodbo z drugimi podjetji za prevzem poslovalnic kot pogodbene enote. V podjetju sem raziskala področje evidentiranja delovnega časa in kakšna je kvaliteta načina EDČ, ki ga podjetje uporablja. V namen raziskave sem se povezala z določenimi podjetji, ki so na kakršen koli način lahko povezani z mojo raziskavo oziroma so primerljivi z izbranim podjetjem ter na podlagi izpeljanih polstrukturiranih intervjujev, analizo rezultatov in s pomočjo analitične induktivne metode prišla do ugotovitev in možnih predlogov. 6.1.1 Vodenje evidence delovnega časa v podjetju na področju prometa in zvez na gorenjskem Sistem EDČ ima storitveno podjetje s področja prometa in zvez urejeno z internimi akti. Določen je letni koledar in v okviru posameznih enot ima podjetje urejeno razporeditev glede na obseg dela. Kar se tiče delovne razporeditve glede na obseg dela je naloga s strani upravnika oziroma vodje enote, da dnevno razporeja število prisotnih delavcev glede na obseg dela. Seveda pa ob določenih nepredvidljivih dogodkih (izrednih razmer, vremenskih vplivov, nenadnega izpada delavcev zaradi bolniških staležev, povečanih obsegov storitev idr.) prihaja tudi do tega da so delavci prisotni na delu dalj časa kot ga imajo v delovni razdelitvi. Pri tem so vodje v podjetju pozorni, da zaposleni niso na delavnem mestu preko zakonsko določenih meril in, da jim je v skladu z zakonom zagotovljen ustrezen počitek. Glede prirejanja podatkov o resnično opravljenih urah smo zaposleni s strani vodij obveščeni in se zavedamo, da do tega ne sme prihajati, to namreč predstavlja kršitev pogodbe o zaposlitvi in je lahko tudi element za odpoved pogodbe o zaposlitvi. Evidentirati se mora dejansko tisti čas, ko je delavec prisoten na delu, kar pa je potrebno preverjati s pomočjo elementov oziroma inštrumentov, ki jih ima podjetje na razpolago. Z razpoložljivimi 37 inštrumenti podjetja se ugotovi ali je bil čas opravljenih ur zaposlenih upravičen ali ne. Glede na način evidentiranja delovnega časa je lažje preverjati delovni čas zaposlenih, ki delajo v enotah podjetja oziroma v manipulaciji, saj se ti lahko evidentirajo s pomočjo registracije v aplikativno podporo — UPO (Slika 6). Večjo problematiko pri preverjanju dejansko opravljenih delovnih ur direktorica PE Gorenjska izpostavlja pri zaposlenih, ki opravljajo dela in naloge na terenu oziroma v dostavi, kjer je evidentiran čas prihoda v enoto, čas odhoda na teren ter čas prihoda s terena. Slika 6: Registracija v UPO Vir: Lasten Glede resničnosti podatkov o opravljenih delovnih urah in o prirejanju le-teh, se dejansko opravljene ure preverjajo s pomočjo normiranja dela, ki je izračunan tako, da se vzame povprečna vrednost glede na starost delavca in ostale elemente (zdravstveno stanje delavca, stopnja zahtevnosti delovnega mesta idr.). Način normiranja je določen z internimi akti. Na ta način se delo ovrednoti in se nato na podlagi ovrednotenja razporedi med zaposlene, ki so na voljo. Dela in naloge zaposlenih so določene s strani vodij. Zaključek dela delavca je v trenutku zapustitve delovnega mesta, ko se odjavi iz aplikacije in zaključi vsa dela in naloge. Ob opravljenem delu si mora tako zaposleni beležiti konec delovnega časa. Pri delovanju v nasprotju s tem bi to pomenilo neupravičeno beleženje viškov ur. V proučevanem podjetju uporabljajo različne načine evidentiranja delovnega časa. V strokovnih službah se uporablja evidentiranje preko evidenčnih sistemov z rešitvijo Time&Space podjetja Špica International d.o.o., kjer se opravi identifikacija uporabnika s pomočjo kartice, na podlagi tega pa se avtomatsko izvede prenos v informacijski sistem in dalje v obračun plač. Na treh večjih poštah znotraj PE Gorenjska se že uporablja kartični sistem EDČ pri katerem delavci svojo prisotnost evidentirajo s karticami. Ker sam sistem ni povezan z informacijskim sistemom, je ta sistem bolj v pomoč vodjem enote, da opravljajo nadzor kdaj je dejansko delavec bil prisoten v sami enoti in imajo zabeležen točen čas prihodov in odhodov za lažji ročni vnos v KIS. 38 6.1.1.1 Evidenca delovnega časa znotraj Kadrovsko informacijskega sistema4 Evidenca delovnega časa znotraj enot je namenjena vodenju prisotnosti in odsotnosti zaposlenih na delovnem mestu. Evidenca prisotnosti vsebuje naslednje podatke: prisotnost za delavca, prisotnost po dnevih, mesečna evidenca števila ur, odobritev dela preko delovnega časa, odobritev krčenja ali nadomeščanja zaposlenih, odobritev popoldanskega dežurstva. Podatki v aplikacijo KIS se vnašajo dnevno, pri čemer je možen vnos podatkov za posameznega delavca ali po dnevih za več delavcev hkrati, deljeno na tipične ali dejanske lokacije. Slika 7: Podatki v službeni razdelitvi za več delavcev po dnevih Vir: PS, 2010 Slika 8: Podatki v službeni razdelitvi po delavcu Vir: PS, 2010 4 PS (2010) Službena razdelitev in evidenca delovnega časa, Maribor, Kadrovsko pravni sektor. 39 Za posameznega delavca se službena razdelitev izpiše s pomočjo vnosa Evidenčne številke zaposlenega ter na podlagi izbranega meseca. Evidenca odsotnosti je namenjena vnosu oziroma pregledovanju odsotnosti za vse zaposlene, kot tudi za posameznega delavca. V sklopu Evidence odsotnosti je tudi vodenje letnega dopusta. Podatki se v aplikacijo vnašajo dnevno za vse vrste odsotnosti, in sicer: boleznine, dopusti, izobraževanje, prosti dnevi idr. Ko vodja na posamezni enoti ažurno vnese vse podatke o odsotnih zaposlenih, se ti v aplikaciji KIS avtomatično upoštevajo tako pri Službeni razdelitvi, kot tudi pri Evidenci prisotnosti. Razlika pri vnosu med zaposlenimi s stalno razporeditvijo in tistimi v rezervi je, da je za zaposlene v rezervi pri vnosu odsotnosti najprej potrebno pridobiti potrditev s strani Kadrovsko pravnega oddelka, nato pa je postopek enak kot pri stalnih delavcih. Slika 9: Evidenca delovnega časa delavca Vir: PS, 2010 V manjših enotah se še vedno uporablja ročni sistem EDČ, pri katerem pa se v informacijski sistem na podlagi ročnih evidenc vnašajo podatki o opravljenih urah, prisotnosti in zaključku 40 zaposlenih. Po besedah direktorice PE Gorenjska izbrano podjetje s tem načinom evidentiranja delovnega časa ni zadovoljno in se že iščejo nove rešitve, največ na področju nadgraditve KIS-a. Največji razlog za iskanje novih rešitev je na eni strani boljši nadzor in upravljanje z delovnim časom ter v spremembah na področju dejavnosti, kjer podjetje deluje. Slika 10: Ročno vodenje EDČ – Manipulacija Vir: Lasten Slika 11: Ročno vodenje EDČ – Dostava Vir: Lasten 41 6.1.2 Kršitve in pomanjkljivosti pri evidentiranju delovnega časa v podjetju na področju prometa in zvez Pri sestavljanju ročnih službenih razdelitev so napake s strani vodij predvsem zaradi nepreglednosti. Primeri napak: en delavec razporejen na več delavnih mest, na delovno mesto ni razporejen noben delavec, na eno delovno mesto razporejena dva delavca. Najbolj pogosto se omenjene napake pojavljajo na večjih enotah z več zaposlenimi, čeprav imajo kartični sistem EDČ. Zaposlene se v službeno razdelitev vpisuje ročno, pri čemer pa pri okoli 60 zaposlenih lahko pride do popolne zmede pri vnosih. Pri načinu kartičnega vodenja evidenc DČ pomanjkljivosti v oddelku manipulacije in vodstva niso tako izrazite, so pa. Kot že omenjeno je večja težava pri zaposlenih v dostavi. Če tu omenim ugotovitve drugih poslovnih enot, so bili ob uvedbi kartičnega sistema zaposleni v dostavi izvzeti iz tega načina. Ob menjavi vodstva je prišlo do sprememb tako, da so morali ti pri odhodu na teren žigosati službeni odhod, ob vrnitvi pa službeni prihod. Nekateri zaposleni so se posluževali določenih zlorab, saj so se namesto na terenu zadrževali v lokalih, kjer so čakali na čas primeren za obračun na enoti. S tem so se izognili primanjkljaju ur, ki bi ga morali v prihodnosti nadomestiti. Kar se tiče omenjene problematike, tudi PE Gorenjska ne odstopa in se na večjih enotah kjer uporabljajo kartični sistem EDČ pojavljajo enake kršitve s strani zaposlenih v dostavi. Iz teh razlogov so se uvedli različni načini ugotavljanja prisotnosti zaposlenih na terenu. Zaposlenim se občasno šteje količina pošiljk, ki se pomnoži z določenimi normami, na podlagi tega pa se izračuna čas potreben za dostavo le-teh. Ugotovljeni podatek se primerja z dejansko porabljenim — opravljenim časom delavca. Znotraj manipulacije obstajata dve skrajnosti pri katerih prihaja do neupravičenega beleženja delovnih ur, vendar nista tako pogosti. 1. Kadar zaposleni zaključijo s svojim delom predčasno, čakajo v delovnih prostorih čas, ki je naveden na službeni razdelitvi in nato žigosajo svoj odhod, pri čemer prihaja do neupravičenega beleženja ur. Delavec bi moral enoto zapustiti takoj, ko s svojim delom konča. Tako bi v podjetju lahko na podlagi primanjkljajev ur tak delavec pokril zaposlene, ki imajo zaradi drugih faktorjev (npr. čakanje na odpravo idr.) viške ur ali pa bi doprinos ur opravil ob povečanem prometu. 2. Zaposleni že zapustijo delovno mesto in delovni prostor, na ročnih evidencah pa si beležijo čas, ki je določen s službeno razdelitvijo. V podjetju seveda prihaja tudi do upravičenih opravljenih ur s strani zaposlenih. Te ure morajo biti odobrene s strani vodstva. Ob odobritvi se vodja in zaposleni dogovorita ali se zabeležijo kot višek ur, ki jih kasneje lahko zaposleni izkoristi za proste ure (npr. takrat, ko jih le-ta potrebuje oziroma, ko je obseg dela manjši), ali pa zaposleni nadure dobi izplačane pri obračunu plače. 42 6.2 Vodenje evidence delovnega časa v primerljivih podjetjih in drugih PE izbranega podjetja Pri raziskavi sem se osredotočila na primerljiva podjetja pri katerih je pomembno, da: dejavnost podjetja obsega predvsem storitve, imajo 300—550 zaposlenih, ima matično podjetje razširjene svoje enote po različnih krajih in ima primerljivo podjetje urejeno EDČ. V zvezi z raziskavo iskanja novih rešitev sem se povezala s podjetji, ki se ukvarjajo z razvojem in prodajo informacijske tehnologije s področja kadrovskega poslovanja v podjetjih. 6.2.1 Vodenje evidenc delovnega časa v drugih PE izbranega podjetja Podjetje ima svoj sedež v Mariboru. V zvezi z načinom vodenja EDČ v vseh enotah ima podjetje poenoten sistem. Razlike, ki bi lahko nastajale pri poslovanju med PE so le v tem, da ob uvedbi nove tehnologije najprej testirajo inovativnost na posameznih določenih enotah preden to uvedejo tudi na vseh ostalih. Ko je testni sistem s strani vodstva odobren, se ga vpelje na vse enote podjetja. 6.2.2 Kršitve pri evidentiranju delovnega časa v drugih PE podjetja Tako kot znotraj PE Gorenjska, se pojavljajo kršitve tudi znotraj drugih PE. Ob kontroli EDČ so bile na nekaterih enotah ugotovljene kršitve v povprečju 10 minut zabeleženega neupravičenega delovnega časa dnevno. Na eni izmed enot je bilo celo ugotovljeno, da je bilo v tovrstno goljufijo vključenih kar 25 % zaposlenih, pri čemer so v povprečju zaposleni podjetje v kontrolnem obdobju enega tedna oškodovali za 1,5 ure na zaposlenega. 6.2.3 Mlinotest d.d. Družba Mlinotest Živilska industrija d.d. ima svoj sedež v Ajdovščini, svoje enote pa po vsej Sloveniji. Mlinotest d.d. je podjetje z dolgoletno tradicijo, ki se ukvarja z izdelavo testenin, mlevskih in pekovskih ter drugih sorodnih izdelkov v skladu s strogimi domačimi in mednarodnimi standardi o varnosti živil. Glavne skupine proizvodov in storitev podjetja so: mletje in predelava žit; proizvodnja mlevskih izdelkov; proizvodnja testenin,tortelinov,krompirjevih svaljkov; proizvodnja kruha, pekovskega peciva in slaščic; proizvodnja bombonov; trgovina na debelo in drobno z živilskimi in neživilskimi izdelki. (Mlinotest, 2014) Slika 12: Logotip podjetja Mlinotest d. d. Vir: Mlinotest, 2014 43 V družbi Mlinotest d.d. je bilo ob koncu leta 2013 461 zaposlenih, a se število zaposlenih zmanjšuje predvsem zaradi posledice racionalizacije ter optimizacije poslovnih in proizvodnih procesov. Družba in njene enote imajo kadrovsko poslovanje za evidentiranje delovnega časa in razporejanje zaposlenih urejeno s pomočjo kadrovsko informacijskega sistema. 6.2.3.1 Način evidentiranja delovnega časa v podjetju Mlinotest d.d. Družba je do konca leta 2012 ročno beležila prihode in odhode zaposlenih v evidence. To pomeni, da so bile ure prihoda in odhoda zaposlenega ročno vpisane na A4 list, katerega so nadrejeni v enoti tedensko posredovali področnim vodjem, ti pa so podatke vnesli v enotni informacijski sistem. Od leta 2013 so vse enote prevzele vodenje delovnega časa s pomočjo informacijske tehnologije. To pomeni s strani nadrejenih dnevni vnos podatkov v sistem, s katerim se podatki avtomatično prenesejo v obračun plač. Glede evidentiranja delovnega časa imajo strog režim, saj imajo točno določen urnik. Delavec zaključi z delom na blagajni in ima še 30 minut časa da dokonča svoje delo in odide z delovnega mesta. V nasprotnem primeru se mu višek ur ne šteje, razen v izrednih primerih na podlagi pisne privolitve področne vodje. Ker je delovni čas vsakega delovnega mesta točno določen vnaprej in mora delavec na delovno mesto prihajati vsaj 5 minut pred pričetkom, se slednjemu pri zamujanju na delovno mesto odšteje ena ura delovnega časa. 6.2.3.2 Kršitve pri evidentiranju delovnega časa v podjetju Mlinotest d.d. Že v preteklosti, ko je podjetje še imelo star sistem evidentiranja delovnega časa je bilo zabeleženo neupravičeno beleženje ur s strani zaposlenih. Po nadgraditvi sistema se je to v veliki meri zmanjšalo, vendar pa se še vedno pojavljajo dogovori med določenimi posamezniki (nadrejenimi in zaposlenimi v posameznih enotah), da si pri zamujanju ne beležijo minus ure. Kot pravi zaposlena v podjetju, do kakšne večje finančne škode pri beleženju neupravičenih ur v podjetju ne prihaja več, ker je urnik delovnih mest točno določen. Prav tako je vodstvo za ugotovljene kršitve s tega področja napovedalo sankcije, tudi odpovedi, kršiteljem. Kršitve pa se v omenjenem podjetju pojavljajo tudi s strani delodajalca v škodo zaposlenim. V primeru opravljenih nadur teh delavec nima plačanih, niti jih ne more koristiti. Delavci imajo točno določen urnik, zaradi zakonsko določenega delovnega časa (40 ur/tedensko), vendar pa zaposleni v tem času ne morejo opraviti vseh delovnih aktivnosti predvsem zjutraj pred odprtjem enote, ko morajo razložiti celotno dobavljeno blago. Zaradi tega zaposleni na delovno mesto prihajajo prej, kar pa se jim ne šteje v delovni čas. 6.2.4 Poslovni sistem Mercator d.d. Poslovni sistem Mercator d.d. je del Skupine Mercator, ki izvaja trgovske storitvene in druge dejavnosti. V okviru Poslovnega sistema Mercator je vseh zaposlenih 11.479 delavcev. Podjetje ima svoje enote po vsej Sloveniji, kot tudi v tujini in je eno izmed največjih podjetij jugovzhodne Evrope. V okviru družbe Poslovni sistem je ena izmed njihovih dejavnosti tudi Supermarket, katerih maloprodajna mreža obsega 129 enot. Dejavnost teh je trgovina na drobno v nespecializiranih prodajalnah, pretežno z živili. 44 Slika 13: Logotip podjetja Poslovni sistem Mercator d. d. Vir: Mercator Poslovni sistemi, 2013 6.2.4.1 Evidentiranje delovnega časa v podjetju Poslovni sistem Mercator d. d Podjetje ima evidentiranje delovnega časa urejeno na dva načina. V večjih svojih prodajalnah delovni čas beležijo s pomočjo kartičnega sistema. Podjetje je v letu 2014, v sodelovanju s podjetjem Četrta pot d.o.o. iz Kranja, svoj način evidentiranja še nadgradilo in poenostavilo s pomočjo programa RIS4i. V okviru omenjenega programa podjetje uporablja le registrirni sistem, za kadrovski sistem in plače pa uporabljajo programsko rešitev Systems Applications and Products (SAP). Sistem RIS4 za registracijo delovnega časa je povezan z sistemom SAP na tak način, da preko SAP-a prejema kadrovske podatke, ki jih združi s podatki o registraciji in dalje posreduje v končne podatke za plače. Slika 14: Sistem RIS4i Vir: Četrta pot, 2013 RIS4i je registrirni informacijski sistem oz. celovito programsko orodje za podporo pri delu z ljudmi: obvladovanju delovnega časa, skrbi za varnost v podjetju, naročanju in evidenci koriščenja prehrane ter vodenju delovnih izkazov. Njegov glavni namen je izboljšanje učinkovitosti uporabnikovega poslovanja in s tem prihrankom časa in denarja. S pomočjo omenjenega sistema v podjetju vodijo evidence delovnega časa zaposlenih, najave in odobritve odsotnosti po elektronski pošti, razporede delovnega časa zaposlenih ter pripravo in prenos podatkov v obračun plač. (Četrta pot (1), 2009) V Supermarketih podjetje EDČ vodi po sistemu ročnega vpisovanja podatkov na vnaprej pripravljen obrazec. Vsak posameznik individualno beleži delovni čas, ki ga nato posreduje svoji vodji v enoti, slednji vnese podatke v kadrovsko informacijski sistem KADRIS, s pomočjo katerega se opravi avtomatski prenos podatkov v oddelek obračuna plač za zaposlene. 45 6.2.4.2 Kršitve pri evidentiranju delovnega časa v podjetju Mercator poslovni sistemi d.d. V podjetju žal niso želeli razkriti pomanjkljivosti pri EDČ, vendar menim, da pri ročnih evidentiranjih DČ prihaja do enakih kršitev (npr. dogovori med vodji enot in zaposlenimi) kot v drugih primerljivih podjetjih. 6.2.5 Podjetje X d.o.o. Podjetje ne želi biti imenovano, zato ga poimenujem kar podjetje X d.o.o.. Podjetje se ukvarja s storitveno dejavnostjo, predvsem z trgovino in proizvodnjo svojih izdelkov ter njihovo dostavo. Izbrano podjetje ima okoli 300 zaposlenih ter nekaj delavcev, ki delajo preko lastnih s.p.-jev. Podjetje deluje na območju Gorenjske, kjer ima 61 svojih poslovalnic, razvoz izdelkov pa ima razširjeno tudi na območje Ljubljane in okolice. 6.2.5.1 Evidentiranje delovnega časa v podjetju X d.o.o. Na sedežu podjetja je zaposlenih 44 delavcev, predvsem v nočnem delavnem času, kjer imajo urejen kartični sistem beleženja delovnega časa. Na ostalih enotah prvi delovni dan prejmejo A4 list z mesečno razpredelnico na katero vsakodnevno vpisujejo uro prihoda in odhoda, lokacijo na kateri opravljajo svoje delo in kilometrino. Kar se tiče pomembnosti podatka o lokaciji delovnega mesta, delodajalec svoje zaposlene po enotah konstantno premešča, saj naj ne bi glede na poslovno politiko podjetja nihče od zaposlenih imel stalnega delovnega mesta. Glavni razlog je predvsem zaradi medsebojne navezanosti med zaposlenimi in s strankami. 6.2.5.2 Kršitve pri evidentiranju delovnega časa v podjetju X d.o.o. Kršitve s strani zaposlenih nimajo nobenega vpliva na EDČ v podjetju. Delodajalec zaposlenim vsak mesec plača 174 ur kar je v skladu z letnim povprečjem, čeprav zaposleni delajo tudi v sobotah in nedeljah. Pri tem nima nobenega pomena to, ali je delavec opravil več ali manj ur. V podjetju tako prihaja do kršitev s strani delodajalca za kar so ga zaposleni že opozorili, a do prijave še ni prišlo. Prav tako delodajalec pri izplačilu stroškov zaposlenim ne upošteva zakonsko določenega zneska za izplačilo kilometrine. Ker gre v podjetju v večini za zaposlene z nižjo stopnjo izobrazbe predvidevam, da do prijave s strani zaposlenih ni prišlo predvsem iz strahu za svoja delovna mesta. Z izgubo zaposlitve bi za njih pomenil velik izpad prihodka, prav tako pa bi taki zaposleni — v večini ženske, katerih delež v podjetju prevladuje — težko našle novo zaposlitev glede na današnje razmere. 6.2.6 IBM Slovenija d.o.o. IBM je eno največjih in najuglednejših svetovnih podjetij, ki je v letu 2010 obeležilo 100 let delovanja, na slovenskem trgu pa je danes dejavno že 74 let. Osnovna dejavnost podjetja IBM Slovenija d.o.o., Ljubljana obsega marketing in storitve za IBM, programsko in strojno opremo, instalacija in vzdrževanje računalniške opreme ter storitve mrežnega komuniciranja in izobraževanja. V podjetju deluje več kot 270 strokovno usposobljenih sodelavcev in okoli 50 zunanjih sodelavcev, ki s strankami, poslovnimi partnerji in drugimi soustvarjajo izjemne poslovne zgodbe. V IBM Slovenija delujejo v skladu z usmeritvami korporacije, rešitve in ponudbo pa prilagajajo potrebam domačega in regijskega trga. (IBM Slovenija, 2012) 46 Slika 15: Logotip podjetja IBM Slovenija d.o.o. Vir: IBM Slovenija, 2012 6.2.6.1 Evidentiranje delovnega časa v podjetju IBM Slovenija d.o.o. V podjetju IBM Slovenija d.o.o. evidentiranja delovnega časa za zaposlene nimajo najbolj urejenega. Sicer imajo zaradi zakonske uskladitve določen 8 urni delavnik, kar pomeni 40 ur na teden, a so v podjetju redki, ki svoje delo lahko zaključijo ob določenem času. Nadrejeni od zaposlenih zahtevajo, da je delo opravljeno ne glede na to, da s tem pride do presežka ur, katere pa jim ne plačajo oziroma glede na to, da se delovni čas ne beleži, le-teh ne morejo koristiti kot višek. Zaposleni se prijavijo v sistem s svojim geslom, da lahko delo opravljajo, a kakšnega večjega nadzora in pomena s strani EDČ prijava nima. Po besedah zaposlenih si ti želijo imeti urejeno evidentiranje delovnega časa, saj bi s tem lahko dokazali koliko ur dejansko opravijo za podjetje. Poleg tega, da zaposleni opravijo več delovnih ur že v samem podjetju, pa jih veliko dela tudi od doma, s čimer dejansko opravijo še več ur kot jih ima podjetje določenih za to, da zadosti zakonskim ureditvam. 47 7 AKTIVNOSTI PO CMMI-ACQ IN IZBIRA USTREZNEGA PONUDNIKA Magistrska naloga je sestavljena glede na potrebe po ERP (Enterprise resource planning) podpori iz vidika prenosa podatkov o službenih prisotnostih zaposlenih v oddelek plač podjetja, nadzora nad delovnimi urami zaposlenih s strani vodij ter z namenom zmanjšati stroške zaposlenih in pisarniškega materiala. Svetovni trend trga ERP sistemov je ogromen in iz leta v leto narašča. Vse bolj se za uvedbo ERP sistemov odločajo tudi manjša podjetja, predvsem iz razloga prihrankov. Na trgu je preko tisoč ponudnikov, ki podjetjem ponujajo rešitve s področja tovrstne informacijske tehnologije. Sternad (2007) ugotavlja, da obstaja na trgu pet vodilnih katerih svetovni tržni delež je kar 70-odstoten (Tabela 1). Združeni so v kratico BOPSE, kar pomeni Baann, Oracle, PeopleSoft, SAP in J. D. Edwards. Največji je že omenjeni programski sistem SAP, ki je prisoten tudi na slovenskem trgu in ga uporablja že preko 100 podjetij in več 10.000 uporabnikov. Podjetje ima podružnico SAP sistemi, aplikacije in produkti za obdelavo podatkov d.o.o. v Ljubljani, kjer je zaposlenih 24 ljudi. Tabela 2: Tržni delež BOPSE in ostalih ponudnikov ERP v svetu Vir: Bobek & Sternad, 2007 7.1 CMMI ACQUISITION Pri razvijanju informacijskega sistema, naj bo to uvedba novega ali nadgradnja že obstoječega, je potrebno upoštevati različne faktorje, pri tem pa določiti posamezne cilje s katerimi določimo delovanje sistema v okviru postavljenih poslovnih ciljev organizacije oziroma naročnika. Poleg tega smo pozorni na to, da je delovanje razvitega sistema varno in hitro, vsekakor pa tudi enostavno. Da to lahko omogočimo, uporabljamo pri razvijanju informacijskega sistema različne postopke testiranja s pomočjo pravilnih izbir metodologije. Izredno velik pomen pri vsem tem ima kvalitetno sodelovanje med naročnikom in dobaviteljem ter sprotno medsebojno usklajevanje in kontrola pri vpeljevanju novega sistema. Sama pri tem podpiram uvedbo testne baze na izbrani enoti s pomočjo katere lahko odkrijemo in odpravimo napake vpeljanega sistema. Model CMMI-ACQ zagotavlja celovit integriran nabor smernic za nadgrajevanje procesov, ki se nanašajo na izdelke in storitve. 48 Tabela 3: Možna preverjanja po CMMI-ACQ Vir: Lasten prirejen po CMMI Product Team, 2007 S pomočjo CMMI-ACQ v prakso vključimo spremljanje in nadzor dobaviteljev in izvajalcev ter zagotovimo učinkovito izvedbo razvoja izdelkov in storitev. Zmogljivosti omenjenega modela se uporabljajo v številnih panogah: bančništvu, letalski panogi, avtomobilski proizvodnji, telekomunikaciji idr. (Groše, 2013) Slika 16: Modul CMMI-ACQ in njegova procesna območja Vir: Gallagher & Shrum, 2005 49 7.2 Aktivnosti po CMMI-ACQ Tabela 4: Seznam aktivnosti Vir: Lasten 50 7.3 Tabela planiranja aktivnosti Tabela 5: Planiranje aktivnosti PRIDOBIVANJE PONUDB IN POGODBE Z DOBAVITELJI Izbiranje potencialnih ponudnikov PRIČETEK AKTIVNOSTI,KI SO V NAČRTU Junij 2014 ZAKLJUČEK AKTIVNOSTI,KI SO V NAČRTU Julij 2014 Oblikovanje pogajanj načrta Julij 2014 Priprava razpisne dokumentacije za izbor dobavitelja Izvedba razpisa Julij 2014 September 2014 Avgust 2014 November 2014 Raziskava trga dobaviteljev za nadgrajevanje oziroma prenovo Kadrovsko informacijskega sistema - Reference, izkušnje, pregled možnih rešitev, ki jih v podjetju že nudijo Komuniciranje s potencialnimi dobavitelji v zvezi s predvidenim povpraševanjem - Področja uporabe projekta, plan izvajanja, zahtevana usposobljenost Preveriti udeležence, ki bodo sodelovali pri pregledovanju prejetih ponudb, prispelih na razpis Določitev udeležencev, katerih naloga je pregledovanje vseh prejetih ponudb - Predhodne izkušnje ter vloge in odgovornosti Določanje tveganj in strategije Priprava seznama storitev - Datum izvedbe projekta, cilji projekta, izdelava natančne analize, ki je osnova za razvoj informacijske rešitve ter priprava dokumenta ''Specifikacija zahtev'' Določanje kriterijev in postopkov za ustreznost ponudbe Določanje kriterijev za ocenitev ponudnikov Objava razpisa Pregled ponudb in njihove ustreznosti Ugotovitve formalne skladnosti vseh ponudb Poziv dobaviteljem k eventualnim dopolnitvam IZBIRA DOBAVITELJA 51 Ocena rešitev predlaganih Izbor ustreznega dobavitelja VZPOSTAVITEV PONUDNIKOM Priprava dogovorov November 2014 Januar 2015 DOGOVORA December 2014 Realna ocenitev ponudb, vsebinski pregled prejetih ponudb - Ustreznost glede zahtev, reference, priporočila, dokazila in izjave Ovrednotenje ponudnikov glede na določene kriterije Določitev terminskih rokov Januar 2015 Vrednotenje ponudb Končna izbira na podlagi ocene ponudb Marec 2015 Priprava pogodbe - Ustrezna vsebina, kriteriji za izpolnjevanje in spoštovanje standardov Obveščanje neizbranih dobaviteljev S Februar 2015 Podpis dogovora April 2015 April 2015 Podpis Upoštevanje dogovora Vzdrževanje Razvoj storitve Marec 2015 Januar 2016 Marec 2016 Nadgrajena informacijska rešitev Junij 2016 Implementirana informacijska rešitev s strani dobavitelja in zaključeno testiranje nadgrajenega sistema December 2017 Aktivacija Implementacija rešitve Zaključek projekta Vir: Lasten 52 7.4 Izbira ustreznega ponudnika Na podlagi zahtev izberemo ustreznega ponudnika, ki zagotavlja rešitve za nadgradnjo aplikacije KIS. Cilj je, da s pomočjo prenove sistema znižamo stroške podjetja (stroške delovnih ur, pisarniškega materiala idr.), onemogočimo napake v službenih razdelitvah, omogočimo enostavnejši pregled opravljenih ur zaposlenih in EDČ in tako zagotovimo kvalitetnejše in cenejše opravljeno delo. 7.4.1 Izbira s pomočjo TEC Advisorja Ena izmed možnih izbir ustreznega ponudnika je, da s pomočjo spletne programske opreme TEC Advisor opredelim kriterije za potrebe podjetja na področju ERP ter tako dobim seznam ponudnikov, ki ustrezajo izbranim kriterijem. Graf 1: Trije največji ponudniki ERP sistema Vir: TEC, 2014 Na podlagi postavljenih zahtev za prenovo sistema KIS je orodje TEC Advisor ponudilo 20 ustreznih ponudnikov. Med vsemi najustreznejši so najboljši trije SAP ERP, JD Edwards EnterpriseOne in E-Business Oracle. Na Graf 1 je kot najustreznejši ponudnik s 97,75 % SAP ERP glede na to, da so bile poleg osnovnih zahtev za uporabo, izpostavljene zahteve kot so varnost in revizija, enostavna uporabnost in možna nadgradnja sistema, podpora s strani podjetja ter izobraževanje. 53 Graf 2: Grafični prikaz glede na zahtevnost programske opreme Vir: TEC, 2014 Graf 3: Najbolj ustrezni ponudniki za prenovo ERP sistema Vir: TEC, 2014 S pomočjo opredeljenih kriterijev (število zaposlenih, letni prihodek podjetja, lokacija podjetja, omejena finančna sredstva za projekt) iz Graf 3 lahko vidimo, da zahtevam najbolj ustreza (75 %) programska oprema JD Edwards EnterpriseOne. Z omenjeno programsko opremo lahko v celoti pokrijemo področje upravljanja odnosov s strankami (CRM), računovodstvo in finance, računovodstvo projektov, distribucijo, proizvodnjo, človeške vire (HR), plače, poročanje podjetij ter elektronsko poslovanje. Poleg omenjenega ponudnika pa zadosti zahtevam izbranega podjetja tudi SAP ERP, ki ga v Sloveniji že uporablja podjetje Mercator d.d. v kombinaciji s podjetjem Četrta pot. Pri izbiri igra pomembno vlogo tudi cenovna ugodnost, kar pa podjetje SAP v primerjavi s slovenskimi podjetji zagotovo ni. Če samo omenim, da en modul v SAPu stane okoli 500.000 EUR, urna postavka zaposlenih za izvedbo inštalacije pa okoli 1.500 EUR, to ni primerljivo s cenami slovenskih ponudnikov. 54 7.4.2 Izbira slovenskega ponudnika Izbira ponudnika oziroma dobavitelja je ena pomembnejših stopenj procesa pri uvedbi posodobljenega informacijskega sistema in nakupu opreme za delovanje le tega. Pri izbiri kvalitetnega in pravega dobavitelja je glavni pogoj raziskava trga vseh ponudnikov, ki delujejo v okviru naših zahtev in pravilen postopek njihove izbire. (Završnik, 2008) Slika 17: Izbira pravega ponudnika Vir: Završnik, 2008 Proučevano podjetje mora izvajalca za nadgradnjo informacijskega sistema ali postavitev novega sistema izbrati na podlagi zakonodaje s področja javnega naročanja. Glede na to, da izbiram ponudnike za slovensko podjetje, se bom osredotočila na slovenske ponudnike. Na podlagi raziskave slovenskega trga in ob vstopu v kontakt s posameznimi primernimi podjetji sem v ožji izbor podjetij, ki najbolj ustrezajo našim zahtevam, izbrala podjetja iPlus d.o.o., Četrta pot d.o.o. in podjetje SRC. 7.4.2.1 iPlus d.o.o.5 Osnovna dejavnost podjetja je razvoj informacijskih sistemov za podporo raznovrstnih proizvodnih in storitvenih dejavnosti, pri katerih v sklopu standardnih ERP informacijskih sistemov ni podpore. Vizija in poslanstvo podjetja Podjetje ima 18 zaposlenih in je družba za razvoj programske opreme, specializirana za razvoj namenskih informacijskih rešitev po meri naročnikov. Z znanjem in izkušnjami rešujejo vsakovrstne informacijske probleme z vidika zasnove, implementacije in integracije. Strateški cilj in vizija podjetja je nadaljevanje razvoja in vzpostavljanje učinkovitega okolja za razvoj IT rešitev. Predvsem je ključna strategija obvladovanje novih informacijskih tehnologij, razvoj kadrov in njihove sposobnosti generiranja sinergetičnih učinkov. 5 iPlus, 2013 55 Podjetje s področja prometa in zvez že posluje preko podjetja iPlus, saj je omenjeno podjetje razvilo sistem za centraliziran sprejem Športnih stav in ostalih iger na srečo, ki je že v uporabi kot programska oprema na enotah. 7.4.2.2 Četrta pot d.o.o.6 Podjetje ima 75 zaposlenih, njegova osnovna dejavnost pa je razvoj in proizvodnja programskih rešitev in strojne opreme za registrirno-informacijske in kadrovske sisteme ter sisteme za elektronsko plačevanje. Gre za slovensko zasebno tehnološko podjetje specializirano za kadrovske informacijske in identifikacijske sisteme. Poslanstvo podjetja je uvajanje uporabnikom prijaznih rešitev, s katerimi omogočajo lažje in hitrejše ter s tem uspešnejše delo organizacij različnih velikosti na področju kadrovskih in identifikacijskih procesov. Njihove vrednote so usmerjene k ljudem — osebna rast in strokovni razvoj zaposlenih omogočata strokovnost, hitro odzivnost in prilagodljivost, s katerimi so sposobni uspešno odgovarjati na potrebe uporabnikov njihovih rešitev. 7.4.2.3 SRC7 Je podjetje, ki je v Sloveniji eno izmed vodilnih, v Evropi pa eno izmed naprednih podjetij na področju učinkovite poslovne tehnologije. Uspešnim podjetjem in vladnim službam pomagajo izboljšati učinkovitost poslovanja z vrhunsko ekipo 350 strokovnjakov na področju poslovnih procesov in IT, najsodobnejšo informacijsko tehnologijo in 27 leti izkušenj z optimizacijo najzahtevnejših poslovnih procesov iz vseh področij gospodarstva, zdravstva in javne uprave. V podjetju pomagajo, da s pomočjo sodobne tehnologije ter optimizacijo poslovnih procesov: skrajšajo in pospešijo poslovne procese, znižajo stroške celotnega poslovanja, izboljšajo učinkovitost zaposlenih in znižajo stroške dela, pridobijo in ohranijo več strank kot poprej in več kot tekmeci, izboljšajo in pospešijo poslovno odločanje ter hitreje ustvarijo nove izdelke in storitve, ki bolje zadovoljujejo potrebe kupcev. Njihov cilj je, da znižajo stroške poslovanja podjetja in stroške dela zaposlenih ter ustvarijo pogoje za večje zadovoljstvo svojih strank. 7.5 Kriteriji za izbiro ponudnika Namen opredelitve kriterijev ponudnikov je objektivnost pri izbiri pravega ponudnika. Seveda pri končni odločitvi niso le ti kriteriji merilo za odločanje. To dejstvo je pomembno v primeru izbire odločitev, ki niso v okviru kriterijev, jih pa je zato potrebno utemeljiti. Z določitvijo kriterijev določim tudi njihove ponderje oziroma uteži, ki pomenijo pomembnost posameznega kriterija med vsemi navedenimi. 6 7 Četrta pot (2), 2014 SRC, 2014 56 Tabela 6: Tabela kriterijev KRITERIJI Zahtevane funkcionalnosti Tehnična podpora Tehnična dokumentacija Licenciranje Izobraževanje uporabnikov Posodobitve Povezovanje z informatiki VREDNOST da/ne 0-3 0-3 da/ne da/ne da/ne da/ne PRAG SPREJEMLJIVOSTI Ocena kriterijev (0-3) da/3 3 2 da/3 da/3 da/3 da/3 57 PONDER (0-10) MERSKA LESTVICA 9 da (3 točke) zahtevane funkcionalnosti so ustrezne ne (0 točk) zahtevane funkcionalnosti niso ustrezne 8 0 – ni zagotovljena 1 – slaba 2 – dobra 3 – odlična 6 0 – ni zagotovljena 1 – neustrezna 2 – zadovoljiva 3 – primerna 8 da (3 točke) - PO licencirana ne (0 točk) - PO ni licencirana 7 da (3 točke) izobraževanje je zagotovljeno ne (0 točk) izobraževanje ni zagotovljeno 6 da (3 točke) posodobitve možne ne (0 točk) posodobitve niso možne 9 da (3 točke) povezovanje z informatiki je mogoče ne (0 točk) povezovanje z informatiki mogoče On-line dostop Uporabniški vmesniki Varnostno kopiranje Hitrost uvedbe/impleme ntacije Varnost Cena (v EUR) da/ne 1-3 da/ne 1-3 1-3 1-3 da/3 2 da/3 2 3 2 Vir: Lasten 58 ni 10 da (3 točke) - online dostop je omogočen ne (0 točk) - online dostop ni omogočen 6 1 točka- slabo (slab odziv, čakalna doba od 4 ure ali več) 2 točkidobro (dober odziv, čakalna doba od 2 do 4 ure) 3 točke - odlično (odličen odziv, do 2 uri) 8 da (3 točke) podatki se shranjujejo na dodaten server ne (0 točk) – podatki se ne shranjujejo 6 1 točka - slabo (slab odziv, dolga čakalna doba) 2 točki - dobro (dober odziv, srednje dolga čakalna doba) 3 točke - odlično (odličen odziv, kratka čakalna doba) 8 1 točka - slaba (slaba varnost, ni garancije) 2 točki sprejemljiva(srednja varnost) 3 točke - odlična (dobra zagotovljena varnost) 9 1 točka - previsoka 2 točki - načrtovana 3 točke – ugodna Tabela 6 prikazuje kriterije, ki imajo izreden pomen pri nadgradnji programske opreme ter prikazujejo kakšno vrednost hočem doseči pri vsakem posameznem kriteriju. Na podlagi ocenitve kriterijev in ponderji bom s pomočjo izračuna izbrala ustreznega izvajalca oziroma dobavitelja za prenovo ERP sistema. Izračun ocene ponudnika = O = ocena kriterija P = ponder Tabela 7: Tabela ponudnikov PRAG SPREJE- Četrta MLJIVO pot -STI KRITERIJI MERSKA LESTVICA SRC iPlus Zahtevane funkcionalnosti da (3 točke) – zahtevane funkcionalnosti so ustrezne ne (0 točk) – zahtevane funkcionalnosti niso ustrezne da da da da Tehnična podpora 0 – ni zagotovljena 1 – slaba 2 – dobra 3 – odlična 3 3 3 2 0 – ni zagotovljena 1 – neustrezna 2 – zadovoljiva 3 – primerna Tehnična dokumentacija 3 3 3 2 Licenciranje da (3 točke) - PO licencirana ne (0 točk) - PO ni licencirana da da da da Izobraževanje uporabnikov da (3 točke) izobraževanje je zagotovljeno ne (0 točk) - izobraževanje ni zagotovljeno da da da da Posodobitve da (3 točke) - posodobitve možne ne (0 točk) - posodobitve niso možne da da da da Povezovanje z informatiki da (3 točke) - povezovanje z informatiki je mogoče ne (0 točk) - povezovanje z da da da da 59 informatiki ni mogoče On-line dostop da (3 točke) - online dostop je omogočen ne (0 točk) - online dostop ni omogočen da da da da Uporabniški vmesniki 1 točka - slabo (slab odziv, čakalna doba od 4 ure ali več) 2 točki - dobro (dober odziv, čakalna doba od 2 do 4 ure) 3 točke - odlično (odličen odziv, do 2 uri) 2 3 3 2 Varnostno kopiranje da (3 točke) - podatki se shranjujejo na dodaten server ne (0 točk) - podatki se ne shranjujejo da da da da Hitrost uvedbe/impleme ntacije 1 točka - slabo (slab odziv, dolga čakalna doba) 2 točki - dobro (dober odziv, srednje dolga čakalna doba) 3 točke - odlično (odličen odziv, kratka čakalna doba) 2 3 3 2 varnost 1 točka - slaba (slaba varnost, ni garancije) 2 točki sprejemljiva(srednja varnost) 3 točke - odlična (dobra zagotovljena varnost) 3 3 2 2 1 točka - previsoka 2 točki - načrtovana 3 točke – ugodna 2 2 1 2 2,91 2,74 2,57 Cena (v EUR) Izračun ocene ponudnika Vir: Lasten Tabela 7 nam prikaže dobavitelje za prenovo ERP sistema v podjetju. Poleg tega nam poda končni podatek ocene za izbiro primernega ponudnika oziroma je osnova za primerjavo med možnimi ponudniki. Glavni podatek za izbiro ponudnika je, da skladno z zakonodajo na področju javnega naročanja cena predstavlja 60 % meril, drugih 40 % pa predstavljajo lahko 60 drugi kriteriji. Glede na podane ponudbe v okviru cene je podjetje Četrta pot še vedno v okviru ugodne ponudbe. Na podlagi izračuna ocene ponudnika s pomočjo opredelitve kriterijev z vrednostjo 0—3 in ponderji z ocenami 0—10 prav tako najbolj ustreza izbiri ponudnik Četrta pot. Izbrani ponudnik ustreza na področju vseh kriterijev, z oceno 2,91 pa celo dosega največ točk pri ovrednotenju le-teh. Poleg kriterijev se za izbor ponudnika upoštevajo tudi razni kazalniki (ROI, NPV, IRR). V magistrski nalogi bom uporabila kazalnik donosnosti investicije (ROI), s pomočjo katerega ocenimo ekonomsko upravičenost uvedbe ERP sistema. ROI določa, koliko podjetje dobi glede na porabljeni znesek denarja. Kazalnik je izražen kot odstotek vrnjene investicije v določenem času. ROI je enak sedanji vrednosti neto koristi v določenem časovnem obdobju, deljen z začetnim stroškom investicije in v primeru pozitivne vrednosti kazalnika je za organizacijo investicija v prenovo sistema ekonomsko upravičena. (Slovensko društvo Informatika, 2012) Glede na podane podatke o investiciji za izbrano podjetje to pomeni: (trenutno tveganje — strošek nakupa ERP sistema — zmanjšano tveganje — stroški za vzdrževanje in upravljanje/strošek nakupa ERP sistema + stroški za vzdrževanje in upravljanje) ROIČetrta pot= ROI = 288,89 % ROISRC= ROI = 100 % ROIiPLUS= ROI = 366,67 % Graf 4: Donosnost investicije v nadgradnjo aplikacije Vir: Lasten Vrednost ROI za podjetje pomeni, da se investicija povrne pri vseh treh izbranih ponudnikih že v prvem letu in se zagotovo izplača. 61 Glede na zahtevano 20 % stopnjo donosa je najprimernejši ponudnik podjetje iPlus iz Škofje Loke. Razlog je v nekoliko nižji ceni investicije in nižjih stroških upravljanja in vzdrževanja ter manjši razvitosti in razširjenosti podjetja, s čimer pa zagotovo nimamo zagotovljene takšne kvalitete kot v ostalih dveh izbranih podjetjih. Na podlagi polstrukturiranega intervjuja v ostalih dveh podjetjih je izbira primernega ponudnika nekoliko lažja. Pogoji in stroški podjetja Četrta pot Osnovna cena izvedbe prenove sistema v proučevanem podjetju, glede na okvirne zahteve (inštalacija terminalov, server, aktiviranje spletne registracije, registracija, planiranje in prenosi plače) bi v podjetju Četrta pot na podlagi javnega razpisa za celotno podjetje stala okoli 140.000 EUR. En terminal za eno enoto stane 1.000—1.500 EUR s postavitvijo in z vsemi nastavitvami tako, da stvar funkcionira. Ena delovna ura človeka na montaži stane okoli 60—80 EUR. Pogoj za montažo je, da: naročnik pripravi napeljavo za priključitev sistema na omrežje in terminal zazna server na kateremu je baza in aplikacija. Pri tem gre za spletno aplikacijo, ki se poveže na server. Priporočljivo je, da so računalniki povezani v mrežo oziroma je preko računalnikov dostop do centralnega računalnika na katerem se naredi inštalacija baze ter aplikacij. Poleg že naštetega zaposleni pri kartičnem registriranju potrebujejo kartice, ki stanejo od 2—4 €, odvisno od potiska, so pa na kartici že nameščeni podatki o imetniku. Ker nekateri zaposleni že uporabljajo kartice, bi z novim sistemom lahko uporabljali stare, pri čemer pa gre za okviren prihranek 8.000 EUR. Druga možnost je registracija delovnega časa preko spleta. Pri spletni registraciji je pomembno, da so računalniki povezani v mrežo in končno na glavno bazo. Prav tako bi se za nastavitev podatkov o delovnih časih lahko uporabili že zastavljeni podatki, ki jih ima podjetje opredeljene v okviru sodelovanja s podjetjem Špica. Ocenjujem, da Špica za zunanje enote ni ustrezen ponudnik, ker povezava sistema z enotami ni možna in vnos podatkov ostaja na način ročnih vnosov v KIS. Iz tega razloga sem omenjenega ponudnika izključila iz izbora ustreznih ponudnikov. Pogoji in stroški podjetja SRC Podjetje SRC je v Sloveniji podjetje z ''imenom'' in temu primerne so tudi cene. V okviru že omenjenih zahtev bi se cena izvedbe gibala 200.000—300.000 EUR, urna postavka delavca na montaži pa je okoli 120 EUR. Poleg tega bi vsakoletni stroški za vzdrževanje in upravljanje stali okoli 50.000 EUR. Tako kot pri prenovi procesa podjetja Četrta pot kot pri podjetju SRC bi lahko zaposleni v podjetju s področja prometa in zvez obdržali že uporabne kartice. Sama časovna izvedba prenove sistema bi v obeh podjetjih potekala do nekje leta 2017 v taki meri, da bi sistem v celoti deloval brez zapletov. Časovni rok je v večji meri odvisen od zahtev podjetja in medsebojne usklajenosti med izvajalcem in naročnikom. Glede na to, da ima podjetje s področja prometa in zvez svoje področje za informatiko in programski razvoj, po besedah intervjuvancev iz obeh potencialnih podjetij, je vprašanje ali so možnosti inštalacije nekega enotnega sistema oziroma in, ali je sploh možna nadgradnja že obstoječega KIS-a. Najboljši in najhitrejši način je, da se sistem postavi na novo v celoti, vendar je s tem potrebna menjava že obstoječih registratorjev, saj ti niso kompatibilni s programskimi sistemi, ki jih potencialna ponudnika ponujata. Prednost sodelovanja z 62 informatiki v izbranem podjetju vsekakor je, saj se z njihovo pomočjo prenova sistema lahko izvede hitreje in z bolj kvalitetnimi podatki. Izbira ponudnika V obeh podjetjih imajo programe, ki so si zelo podobni med seboj. Podjetje SRC je priznano podjetje s tega področja, vendar bi cenovno kot tudi z vidika opredeljenih kriterijev in ponderjev ne glede na vrednost donosa investicije (57,78 %) veliko bolj ustrezalo podjetje Četrta pot. Ker gre za vse bolj uveljavljeno podjetje ne bi zaostajali niti v kvaliteti, saj so v preteklosti že sodelovali z velikimi podjetji. Po nekaterih informacijah so podjetja v celoti zadovoljna z njihovo izvedbo. V podjetju imajo več programov za kadrovski del. Registracija je le en del od vseh programov. Zaradi vse večjega povpraševanja s strani naročnikov po enotnem sistemu, ki bi vseboval vse programe so v podjetju v lanskem letu vse te programe (za registracijo, za kadre in za plače) združili v enoten informacijski sistem, ki se imenuje RIS4 z vsemi integracijami. Glede na potrebe izbranega podjetja bi to bila ena izmed možnih rešitev s katero bi podjetje ne glede na strošek investicije zagotovo v veliki meri znižalo stroške zaposlenih kot tudi pisarniškega materiala. 63 8 ANALIZA REZULTATOV S pomočjo polstrukturiranega globinskega intervjuja sem v izbranih podjetjih prišla do rezultatov, da nekega popolnega evidentiranja delovnega časa nima nobeno od izbranih analiziranih podjetij. Pri vseh obstajajo pomanjkljivosti, ki so v škodo ali delodajalcu ali zaposlenimi. Kot pravijo v podjetju Četrta pot je registracija delovnega časa le osnova za neko akcijo, ki jo mora nato do konca izpeljati vodja, da omeji oziroma zmanjša beleženje neupravičenih ur. Z registracijskim sistemom lahko le nadzorujemo prihode in odhode zaposlenih, ne moremo pa odpraviti neupravičeno beleženje ur in prirejanje podatkov s tega področja, če to ni v interesu zaposlenih, predvsem vodij. Na koncu je vedno na človeku, da odpravi to anomalijo. Registratorji so le pomoč pri prenosu podatkov v plače, ki nam kaže kako ljudje delajo oziroma v kakšnem časovnem okviru, ni pa to rešitev za organizacijski problem podjetja. Po besedah direktorice PE Gorenjska je EDČ problematika s katero se podjetje že ukvarja in išče nove rešitve. Ob pregledu omenjenega področja s strani inšpektorice za delo na strani delodajalca v omenjeni PE ni bilo ugotovljenih nobenih nepravilnosti. Večji problem predstavljajo nekateri zaposleni, ki na vsak način iščejo za njih ugodne možnosti, čeprav s tem oškodujejo delodajalca in ogrozijo svoje delovno mesto. Ko se vsa ta prirejanja podatkov o opravljenih dejanskih urah s strani delavca spremenijo v številke, to za delodajalca pomeni pri 6.000 zaposlenih ogromen strošek, ki ga izplača zaposlenim neupravičeno. Iz tega razloga je za podjetje izredno pomembno, da najde nove kvalitetnejše rešitve glede evidentiranja prisotnosti na delu ter boljše izkoriščenosti delovnega časa zaposlenih. In to čim prej. 8.1 Podjetje in stroški Kot že omenjeno, se v izbranem podjetju na večjih enotah opravlja EDČ s pomočjo kartičnega sistema, ki pa ni povezan s centralnim oddelkom za obračun plač, ampak je ta način evidentiranja le v pomoč vodjem enot pri boljšem nadzoru nad delovnim časom. Seveda tudi s tem načinom EDČ še vedno obstajajo pomanjkljivosti, in sicer: vodja enote ročno vnaša podatke v KIS pri čemer lahko pride do napak pri vnosu; razporeditev zaposlenih po delavnih mestih se še vedno vodi s pomočjo ročne evidence delovne razporeditve; zaposleni ob končanem delu čakajo na čas, ki je naveden s službeno razdelitvijo in po preteku tega žigosajo odhod; razporejeni delavci v dostavi večkrat tudi v lokalih ali pa že doma čakajo na uro vrnitve na obračun, ki je določena s službeno razdelitvijo delovnega časa; 8.1.1 Zaposleni — strošek podjetja Podjetje zaposluje v celoti 6.000 delavcev na 550 enotah v Sloveniji, znotraj PE Gorenjska pa je okoli 500 zaposlenih. Za podjetje zaposleni pomenijo ogromen 70-odstotni strošek. V letu 2013 je povprečna bruto plača v izbranem podjetju znašala 1.504,60 EUR, delodajalčev bruto strošek za plačo pa okoli 1.800 EUR. Glede na to, da je v enem letu povprečno število delavnih ur 174 ur, je strošek podjetja za eno delovno uro približno 10,5 EUR. Na letni ravni ima tako podjetje za plačo enega zaposlenega okoli 22.000 EUR stroškov, kar za podjetje pomeni 13.200.000 EUR stroškov samo za plače vseh zaposlenih v enem letu. Na podlagi 64 ugotovitev, da prihaja s strani zaposlenih do prirejanja delovnih ur trdim, da je cca. 10 % del teh stroškov neupravičen. Primeri prirejanja ur v številkah kot strošek podjetja Znotraj PE Gorenjska se vsako leto opravlja inventura blaga posamezne enote ob sobotah po zaključku delovnega časa. To pomeni, da je v soboto na dan inventure od 12. ure dalje na enotah prisotnih cca. 250 delavcev manipulacije. V zadnjih dveh poslovnih letih je bil izveden nadzor zaključkov inventure z oddajo uradnega popisa inventurnih razlik v sistem, kar pomeni konec delovnega časa za zaposlene. Ugotovljeno je bilo, da so bile inventure na večini enot zaključene že ob 17.30 uri, nekateri zaposleni pa so imeli beležen čas do 20.30 ure. Če povzamem, da so bili v povprečju na eni enoti prisotni trije delavci, to za podjetje pomeni na dan inventure 9 ur preveč izplačanih. Za 250 zaposlenih je to 750 ur presežka opravljenih le z eno inventuro oziroma 7.875 EUR neupravičenih stroškov. Podjetje je izvedlo tudi dodatno kontrolo delovnih časov in evidentiranja delovnih ur s pomočjo nadzora vklopov alarmnih sistemov ob zaključku delovnega časa. Na podlagi ocene, da je bilo na eni enoti zabeleženih minimalno 100 ur neupravičenih, to za podjetje pomeni 1.050 EUR stroškov za ure ene enote, ki niso bile dejansko opravljene. Ker je enot 8 bi to v celoti pomenilo več kot 8.000 EUR stroškov. Na enotah, kjer že uporabljajo kartični sistem zaposleni čakajo na potek delovnega časa iz službene razdelitve, kar v povprečju pomeni vsaj neupravičenih 10—15 minut na delavca. Pri petih delavcih to pomeni 400 ur v enem letu samo na eni enoti. Znotraj PE Gorenjska so take enote tri in, ko govorim o obsegu celotnega podjetja nastane neupravičen strošek ur minimalno v višini 100.000 EUR8. Strošek za zaposlene v dostavi, ki na terenu čakajo na čas vrnitve na obračun, je še višji. Na podlagi lastnih izkušenj na delovnem mestu ocenjujem, da je povprečje enega delavca vsaj dve neupravičeno beleženi uri na teden. Na celotnem nivoju za proučevano podjetje s področja prometa in zvez glede na zgornje podatke to pomeni tudi preko milijon evrov stroškov za plače in neupravičeno beležene ure v obdobju enega leta. 8.1.2 Strošek pisarniškega materiala in izpisa EDČ Ker se evidence DČ vodijo ročno na A3 listu za manipulacijo in za dostavo posebej, naj bi to tedensko pomenilo 2x A3 list ter dnevno vsaj 15 listov A4 za izpis podatkov iz kartičnega sistema. Poleg tega je potrebno vračunati do ene ure časa za sestavo posamezne evidence. Glede na to, da se evidenca zaradi sprememb dopolnjuje in popravlja ter ponovno tiska najmanj 3-krat tedensko in se ob vsaki spremembi porabi v povprečju dodatnih 20 minut časa, so ti stroški za tako delo veliki. Ker se evidenca vodi ročno, velikokrat pride do napak pri izpisu, in sicer: je en delavec razvrščen na več delavnih mest, delavec ni vpisan v Službeno razdelitev, na eno delovno mesto vpisanih več delavcev v eni izmeni. Zaradi omenjenih napak to pomeni ponovni popravek in izpis evidence. Če iz zgoraj omenjenega analiziram stroške podjetja z enoto, ki že uporablja kartični sistem zgolj zaradi boljšega pregleda nad urami, to pomeni: Pisarniški material 6 x print A3 list za službeno razdelitev (0,12 EUR) = 0,72 EUR/teden 8 400 ur * 3 enote * 10,5 EUR = 12.600 EUR * 8 enot = 100.800 EUR 65 cca. 15 x print A4 list za izpis beleženih ur iz kartičnega registratorja (0,06 EUR) = 5,40 EUR/teden Poraba časa za sestavo Službene razdelitve 2 uri za sestavo evidence ter dodatni dve uri tedensko za porabo časa za vnos popravkov v evidenco. Kot že omenjeno, je za delodajalca veliki bruto strošek ene delovne ure v povprečju 10,5 EUR, kar pomeni, da je tedenski strošek podjetja za sestavo Službene razdelitve s strani enega vodje 42 EUR. Na letni ravni ima podjetje samo z izpisovanjem Službenih razdelitev s strani vodje na eni večji enoti, ki že uporablja kartični sistem EDČ okoli 2.500 EUR stroškov za nepotrebno delo in stroške materiala. Poleg stroškov za izpis EDČ ima podjetje še dodatne stroške pisarniškega materiala in delovnih ur, ko se izpisujejo podatki o letnih dopustih zaposlenih, izpisi opravljenih ur, izpisi viškov in primanjkljajev ur idr. 8.2 Nove rešitve Rešitev za znižanje stroškov bi bila, da se vzpostavi celoten ERP sistem. Tudi za izpis službene razdelitve. Možnost za znižanje stroškov ur za sestavo omenjene razdelitve in s tem povezanega pisarniškega materiala je, da preko sistema na večjih enotah (več kot 10 zaposlenih) namestimo ekran, na katerega bi bil računalniško voden prenos podatkov o službeni razdelitvi. Vsak posameznik bi imel svojo oznako, s čimer bi bil v sistemu onemogočen dvakratni vnos oznake oziroma bi sistem javil napako, če oznaka ne bi bila vnesena v službeno razdelitev. Ob spremembah podatkov v razdelitvi s strani vodij, bi se podatki avtomatsko ažurirali na povezanem ekranu do katerega imajo dostop vsi zaposleni. Prav tako pa bi bil omogočen prenos podatkov v kadrovsko pravni oddelek. S takim pristopom vodenja službene razdelitve bi zagotovo zmanjšali stroške pisarniškega materiala za najmanj 90 %, stroške za delavne ure za sestavo le-te pa zagotovo za 80 %. V celoti bi to na letni ravni pomenilo znižanje stroškov za enega vodjo iz 2.500 EUR stroškov na 500 EUR. Ker bi sistem že imeli postavljen, bi za namestitev zaslonov to pomenilo dodaten strošek okoli 200 EUR za en zaslon in 30 EUR za priključni kabel iz računalnika do zaslona. Poleg tega je potrebno všteti še strošek 1,5 ure dela za montažo. Skupaj bi to za eno enoto po podatkih podjetja Četrta pot pomenilo dodatnih 300—400 EUR. V PE Gorenjska bi bilo smotrno namestiti zaslone in aplikacijo na vsaj pet enot. Glede na oceno trenutnih stroškov in investicijo bi se stroški namestitve povrnili že v obdobju enega leta. Glede prirejanja in beleženja neupravičenih ur se na večjih enotah namesti terminale oziroma kartični registrator, na manjših enotah pa se izvede namestitev spletnih aplikacij. Podjetje že ima serverje na katere bi se dodatno namestila še aplikacija do katere lahko dostopa vsak, glede na dodeljeno vlogo. Ena izmed vlog je registriranje delovnega časa zaposlenih. Na računalniku do katerega ima dostop vsak zaposleni je nastavljena bližnjica do spletne aplikacije, ki je vidna na glavnem serverju. Zaposleni se prijavijo s svojim uporabniškim imenom in geslom kar odpre ekran viden na enak način kot na nameščenem terminalu na katerem je aplikacija že vidna. Ob pritisku gumba registriraj se na podlagi časa beleži registracijo oziroma dogodek enako kot na terminalu. Pogoj za to je računalnik z nameščeno aplikacijo v mreži. Vsi podatki o registracijah so nato vidni na eni bazi na samem sedežu podjetja v kadrovsko pravnem področju. Pri tem ima vsak zaposleni določeno omejitev dostopa. Zaposleni imajo dostop in vpogled do vseh podatkov v zvezi z registriranjem (nadzor nad svojimi urami — koliko ur je viška, kakšen je saldo ur, koliko dni letnega dopusta, odobreni in zavrnjeni dopusti idr.), vodje, ki se jim reče urejevalci pa imajo dostop do 66 podatkov zaposlenih znotraj enote, iz razloga potreb po nadzoru in urejanju vseh ur. V kadrovskih službah v posameznih PE se določi dostop do vpogleda v vse podatke o zaposlenih. Predhodno na podlagi pogodbe se določi kdo bo dostopal in na kakšen način bo lahko dostopal do aplikacije in podatkov oziroma kdo bo imel dostop do licence. Glede beleženja ur zaposlenih v dostavi je možna rešitev merjenje dela z različnimi meritvami (norma, postavitev različnih delavcev na enako delovno mesto, GPS meritve idr.). Za GPS sledilnike v podjetju Četrta pot menijo, da niso ustrezen inštrument za tako veliko število zaposlenih kot jih ima obravnavano podjetje. Prvi razlog so preveliki stroški za podjetje, drugi pa, da vsak posameznik opravi pot z svojo hitrostjo — nekdo počasneje, nekdo hitreje — in tak vir podatkov ni ustrezen. Če se ugotovi prepogosto predčasno končanje z delom vedno istih delavcev, je potrebna prerazporeditev dela ali zmanjšanje števila zaposlenih, o čemer pa odločajo vodje in kadrovski sektor. Za zaposlene v dostavi bi bila ena izmed možnih rešitev namestitev registrirne naprave oziroma kartice na posamezna mesta, ki so povezane preko signala na določene lokacije. Ko delavec pride do določenega mesta, s pomočjo telefona zabeleži svoj čas. Ni pa to ena izmed najboljših rešitev. Stroški sicer ne bi bili visoki, saj bi za tako rešitev poleg izvedbe prenova sistema še potrebovali: registrirne kartice na območju cca. vsakega kilometra na dostavi (strošek kartice je cca. 2 EUR), mobilni telefon za vsakega zaposlenega v dostavi (strošek telefona cca. 100 EUR, glede na javni razpis je cena lahko še nižja). Z registracijo se ne more popolnoma odpraviti beleženja neupravičenih ur, lahko se jih le omeji. Prednost je primerjanje podatkov med enim zaposlenim z drugimi, na podlagi katerih se ugotovi kateri od zaposlenih je kršitelj. Registracija je le osnova za neko akcijo, ki jo do konca izpelje vodja z namenom omejitve oziroma zmanjšanja beleženja neupravičenih ur. Ob raziskavi sem prišla do ugotovitve, da imajo v nekaterih podjetjih določen pogoj, da mora biti konec meseca stanje ur pozitivno vendar ne več kot 15 ur. Če je ur več, se višek ur izbriše. V nasprotnem primeru pri negativnem stanju ur se mu odvzame en dan dopusta. V okviru nastavljenih urnikov je za vsako delovno mesto točno določen urnik prihodov in odhodov. Če pride do kakršnih koli drugačnih podatkov kot je daljše delo v sistemu, slednji javi napako. Ob pregledu podatkov s strani vodij, ta napako sprejme kot odobren čas podaljšanja ali pa zavrne, in se tako delavcu beleži čas do maksimalne ure nastavljenega urnika. Pri takem načinu nastavljenega sistema bi vodje v izbranem podjetju vedeli za vsak zabeležen višek in bi se na podlagi tega od zaposlenih zahtevalo pojasnilo za tak dogodek. S tem bi zagotovo odpravili beleženje viška ur pri zaposlenih. Ko zaposleni vedo da vodja ve za beležene viške ur, je teh registracij zaradi moralne vesti v prihodnje zagotovo manj. Glede na podatke v primerljivih podjetjih je stroškov za višek ur manj za 50—70 %. Če v izbranem podjetju računam povprečno vrednost znižanja stroškov za 60 %, bi na celotnem območju Slovenije pomenilo več kot 700.000 EUR prihrankov za stroške dela v enem letu. Iz podjetja Četrta pot glede tega komentirajo, da imajo en sistem in eno aplikacijo preko katere s pomočjo mreže vsi dostopajo do vseh informacij vendar v okviru tistih pravic, ki jih ima posameznik določene (kadrovska obdelava, vodenje ur, izdelava plače idr.). Vsi ti programi se med seboj integrirajo in ni potrebnih večkratnih vnosov. To pomeni, da so podatki, ki se jih vnese, avtomatsko preneseni v plačni sistem. Na podlagi prenove sistema se po njihovi oceni prihrani vsaj 80 % časa, ki se ga trenutno porabi za vnos ur v sistem, poleg tega se s tem odpravi možen vnos napačnih podatkov. Seveda bi še vedno potrebovali nekje 67 do 20 % časa, da bi vodje preverjali vnos podatkov in njihovo pravilnost, kot tudi za obdelavo podatkov v kadrovsko pravnem sektorju. 8.3 Testiranje hipotez in preverjanje raziskovalnih vprašanj 8.3.1 Hipoteze HIPOTEZA 1: Z novim načinom evidentiranja delovnega časa bi se izognili napakam, ki nastajajo zaradi nepopolnih in različnih informacij znotraj enote. Trditev drži. Glede na to, da bi imel vsak posameznik svojo oznako, bi bil onemogočen dvakratni vnos oznake oziroma bi sistem javil napako, če oznaka ne bi bila vnesena v Službeno razdelitev. S tem bi vodje enot imeli popoln nadzor nad vnosom podatkov in nad pravilnostjo vnosov, in bi jim bilo omogočeno ažurno odpravljanje morebitnih napak. HIPOTEZA 2: Z novim sistemom za evidentiranje delovnega časa bi zmanjšali stroške za delo zaposlenih in pisarniškega materiala. Trditev drži. Glede stroškov pisarniškega materiala bi se zagotovo zmanjšali stroški, saj tiskanje službene razdelitve, delovnih ur zaposlenih, vodenje letnih dopustov idr. ne bi bili potrebni. Ob spremembah podatkov v službeni razdelitvi s strani vodij bi se podatki avtomatsko ažurirali na povezanem ekranu do katerega imajo dostop vsi zaposleni. Prav tako bi bil omogočen prenos podatkov v kadrovsko pravni oddelek. Na podlagi izračuna trenutnih stroškov, v nalogi ugotavljam, da bi bilo teh stroškov manj za kar 80—90 %. Glede stroškov za neupravičene ure zaposlenih bi se te zmanjšale v obsegu 60 %. Glavni razlog za zmanjšanje je zagotovo ta, da bi se morali zaposleni zagovarjati pred vodjo zaradi nejasnosti pri neupravičeno beleženih urah. Tej trditvi pritrjujejo tudi v podjetju Četrta pot, saj so v podjetju izvajali analize po uvedbi svojih sistemov v podjetja in prišli do enakih ugotovitev. HIPOTEZA 3: Na podlagi ugotovitve stanja po nadgradnji sistema v primerljivih podjetjih in z medsebojno primerjavo z izbranim podjetjem je rezultat boljši. Trditev drži. Definitivno so v primerjanih podjetjih rezultati boljši predvsem z vidika beleženja neupravičenih ur. Kot navajajo anketirani iz primerjanih podjetij je glavni razlog ta, da imajo vodje nadzor nad urami in je tako neupravičenih ur manj. Pri tem gre predvsem za psihološki vpliv na dejanja zaposlenih. Ker so do boljših rezultatov prišla tudi primerjana podjetja, proučevano podjetje zagotovo lahko računa na pozitivne rezultate po prenovi sistema. Prav tako se v veliki meri razbremeni vse, ki so do sedaj kakorkoli bili povezani z evidentiranjem ur zaposlenih. Predvsem je tu govora o vodjah posameznih enot, katerim je potrebno dodeliti dodatna dela. To pa bi za podjetje pomenilo večjo efektivnost vodij pri vodenju zaposlenih, kvalitetnejše opravljeno delo vseh zaposlenih in boljši pregled pri razporejanju zaposlenih na delovna mesta. 68 8.3.2 Raziskovalna vprašanja Pri vseh zastavljenih raziskovalnih vprašanjih sem prišla do spoznanja, da bi bila prenova kadrovsko informacijskega sistema izredno učinkovita poteza za rešitev problemov s področja EDČ. Podjetje bi z novim načinom prihranilo čas in denar, poleg tega pa bi imeli večji nadzor nad opravljenimi delovnimi urami zaposlenih. 69 9 SKLEP Podjetja vedno bolj stremijo k boljšemu, sodobnemu in hitrejšemu razvoju informacijske tehnologije. Ne glede na dejavnost imajo velike vložke v sam razvoj poslovanja in izobraževanja zaposlenih z namenom enostavnejšega poslovanja in vodenja podjetja. Tako kot vsa podjetja si tudi proučevano podjetje s področja prometa in zvez vse bolj želi znižati stroške na vseh področjih. Največji strošek podjetju predstavljajo zaposleni in v interesu podjetja je, da naredi korak v tej smeri in zniža stroške, ki so nepotrebni. Izbrano podjetje v enotah še vedno vodi evidentiranje delovnih časov na način ročnih vnosov. Tudi, če podjetje ima kartični sistem EDČ le-ta ni povezan z oddelkom obračuna plač in tudi ne z samim Kadrovsko informacijskim sistemom, ki bi omogočil avtomatske prenose delovnih ur zaposlenih, vodenje letnih dopustov, nadzor nad izrabo letnega dopusta idr. Iz tega razloga sem se odločila, da v magistrski nalogi obravnavam omenjeno problematiko oziroma, da bi proučevano podjetje izvedlo prepotrebno prenovo sistema za EDČ, da bi s tem dosegli znižanje stroškov pisarniškega materiala in stroške zaposlenih pri katerih se pojavlja neupravičeno beleženje ur, da se zaposlenim omogoči dostop do informacij o delovnih urah in ostalih podatkov povezanih s tem, in omogoči avtomatski prenos delovnih ur zaposlenih v oddelek obračuna plač ter s tem prihrani čas vodij, ki sedaj ročno vnašajo delovne ure zaposlenih v KIS. Namen magistrske naloge je raziskava možnih rešitev, ki so jih našla podjetja primerljiva s proučevanim podjetjem predvsem z vidika večjega števila zaposlenih v dislociranih enotah in kakšne rešitve so našla druga večja podjetja, ki delujejo v enakih ali drugih dejavnostih. V magistrski nalogi sem tudi dosegla cilj, saj sem raziskala način vodenja EDČ v podjetju in ostalih primerljivih podjetjih in prišla do ugotovitve, da imajo primerljiva podjetja — nekatera podobno nekatera pa izredno — razvit sistem s tega področja. S pomočjo podjetij, ki se ukvarjajo s prenovo informacijske tehnologije, sem prišla do rezultata, da je v podjetju obvezna prenova sistema. S tem bi se tako lahko prihranilo do 60 % stroškov za plačilo neupravičenih ur in 80—90 % za stroške pisarniškega materiala. Prav tako sem podala možne rešitve za prenovo sistema, in sicer bi se znotraj posameznih enot namestili spletni registratorji za enote z manj kot 10 zaposlenimi, v nasprotnem primeru bi se namestili kartični registratorji in zasloni za prenos podatkov službene razdelitve. Za zaposlene v dostavi bi se namestili registratorji na določenih mestih preko katerih bi zaposleni s pomočjo telefona beležil čas, intenzivno in natančno bi se izvajalo normiranje zaposlenih, nekaterim pa bi se namestili še GPS sledilniki. Z registracijo DČ se ne more popolnoma odpravit beleženja neupravičenih ur, jih pa lahko omejimo. Z izbiro pravega ponudnika za prenovo sistema sem na podlagi ocen stroškov ugotovila, da se investicija izplača in, da je trenutno najbolj ustrezen ponudnik podjetje Četrta pot iz Kranja. Pri prenovi gre za projekt z nekoliko daljšo časovno izvedbo, a se vseeno izplača. Časovna izvedba je odvisna od tega, kako hitro pride do sporazuma glede želj in potreb naročnika in od tega kako dobro so pripravljeni podatki. Glavni cilj je, da se poenoti sistem na podlagi želj stranke. Ko je sistem poenoten in so urniki nastavljeni v skladu z delovnim časom v podjetju in po enotah, se na podlagi žigosanja zamude ali predčasni odhodi štejejo v saldo. Saldo pa je tisto kar ima zaposleni kot višek ur. V sistemu ima vsak posameznik dostop v vpogled svojega stanja ur na podlagi česar se prireja delavnik. Ko bi 70 enkrat imeli nadzor nad urami tudi zaposleni sami, bi se zagotovo viški in primanjkljaji delovnih ur znižali. Zavedati se moramo, da rezerve pri EDČ so in bodo še vedno tudi v prihodnje. Neupravičeno beleženje ur ne moremo odpraviti le s prenovo sistema. Poleg prenove je potrebno reševati tudi organizacijske probleme, katere pa lahko rešujejo le vodje enot skupaj z vodilnimi člani. Verjamem, da vodstvo podjetja že razmišlja o prenovi in/ali nadgradnji kadrovsko informacijskega sistema. Upam, da bodo v bližnji prihodnosti pričeli s postopkom prenove, saj bo to za podjetje pomenilo velike prihranke pri stroških za zaposlene. Prihranki pa so vselej dobrodošli ne glede na velikost podjetja in finančno zmogljivost. 71 10 VIRI IN LITERATURA Ahčin, A. (2004). Organizacija kadrovske funkcije v podjetju Iskraemeco. Advise. (2013). Advise. Retrieved January 29, 2014, from http://www.advise.si/sl/8.asp Bobek, S., & Sternad, S. (2007). Uvajanje celovitih informacijskih rešitev in kritični dejavniki uspeha. Maribor. Borovnik, T. (2012). Problematika evidenc na področju dela in socialne varnosti z vidika delodajalcev v zasebnem sektorju. Retrieved from http://dkum.unimb.si/Dokument.php?id=38780 Bryman, A., & Bell, E. (2007). Business Researc Methods (Oxford Uni.). CIPD — Chartered Institute of Personnel and Development. (2013). Workforce planning. Retrieved from https://www.cipd.co.uk/hr-resources/factsheets/workforce-planning.aspx CMMI Product Team. (2007). CMMI, Process Improvement. Software Engineering Institute. Retrieved June 21, 2014, from http://resources.sei.cmu.edu/library/assetview.cfm?assetID=8451 Četrta pot. (2013a). Registracija delovnega časa - ČETRTA POT. Retrieved January 29, 2014, from http://www.cetrtapot.si/registracija-delovnega-casa/evidenca-delovnegacasa.html Četrta pot. (2013b). Registracija delovnega časa. Kadrovska evidenca. Kontrola dostopa. Obračun plač. - ČETRTA POT. Retrieved from http://www.cetrtapot.si/ Četrta pot (1). (2009). Identifikacijske rešitve. Retrieved July 22, 2014, from http://cetrtapot.host22.com/ris4i.html Četrta pot (2). (2014). O PODJETJU - ČETRTA POT. Retrieved April 07, 2014, from http://www.cetrtapot.si/podjetje/ Engel, Rafael, J., & Schutt, Russel, K. (2005). The practice of research in social work (Sage Publi.). Thousand Oaks. Gallagher, B. P., & Shrum, S. (2005). Library | Improving Defense Software-Intensive Systems Acquisition with CMMI-AM. Retrieved May 28, 2013, from http://www.sei.cmu.edu/library/abstracts/news-at-sei/feature120051.cfm Glavan, F. (1990). Pravna ureditev kadrovske dejavnosti (Moderna or.). Kranj. Grajfoner, D. (2010). Zgodovina In Metode Psihologije 3. Retrieved January 29, 2014, from http://www.slideshare.net/DrDG/zgodovina-in-metode-psihologije-3 Greenwood, M. R. (2002). Ethics and HRM: A review and conceptual analysis. Journal of Business Ethics, 36(3), 261–278. Groše, M. (2013). Nadgradnja aplikacije UPO za sprejem knjiženih pošiljk. Maribor. Hudson, M. (2014). Types of work arrangement and hours. Retrieved May 06, 2014, from http://www.careers.govt.nz/plan-your-career/get-career-ideas/types-of-work-arrangementand-hours/#c30785 IBM Slovenija. (2012). IBM. Retrieved from http://www.horus.si/zbornik2012/images/podjetja-ibm-slovenija.pdf Informiran.si. (2014). Kako zaposliti delavca. Retrieved from http://www.informiran.si/doc/Vsebina/kako zaposliti delavca.pdf International Labour Organization. (2012). Convention C030 - Hours of Work (Commerce and Offices) Convention, 1930 (No. 30). Retrieved May 16, 2014, from http://www.ilo.org/dyn/normlex/en/f?p=NORMLEXPUB:12100:0::NO::P12100_ILO_CO DE:C030 iPlus. (2013). iPlus. Retrieved April 07, 2014, from http://www.iplus.si/ Jantar. (2014). Registracija delovnega časa. Retrieved May 21, 2014, from http://jantar.si/old_jantar_page_2012/sl/resitve/registracija-delovnega-casa 72 Kardelj, E. (1979). Politični sistem socialističnega samoupravljanja. Zveza delavskih univerz Slovenije, Dopisna delavska univerza Univerzum. Retrieved May 06, 2014, from https://www.marxists.org/slovenian/teor_jug_soc/edvard_kardelj/poglavje_01.htm Kresal, F. (1997). Zgodovina kolektivnih pogodb na slovenskem. Kronika - Časopis Za Slovensko Krajevno Zgodovino. Lipičnik, B. (1996). Organizacija podjetja. Ljubljana: Ekonomska fakulteta. Lipičnik, B. (1998). Ravnanje z ljudmi pri delu. Gospodarski Vestnik. MDDSZ, I. R. za delo. (2012). Strokovna pomoč v zvezi z vodenjem evidenc po ZEPDSV. Retrieved from http://www.sviz.si/novice/media/623/media/IRSD_mnenjeEvidence.pdf MDDSZ, I. R. za delo. (2014). Najpogostejše kršitve delovne zakonodaje, ki jih opažamo sindikati pri svojem delu. Brdo. Retrieved from http://www.id.gov.si/fileadmin/id.gov.si/pageuploads/Splosno/KONFERENCE/12_konfer enca/konf_irsd_xii_2014_skei.pdf Medved, K. (2013). Pravna ureditev delovnega časa v zdravstveni dejavnosti. Koper. Mercator Poslovni sistemi. (2013). No Title. Retrieved from www.mercator.si Mihelič, A. (2000). Organizacija poslovanja. Novo Mesto: Višja ekonomska šola. Mlinotest. (2014). Predstavitev | Mlinotest. Retrieved May 28, 2014, from http://www.mlinotest.si/o-podjetju/predstavitev Možina, S., Jereb, J., Florjančič, J., Svetlik, I., Jamšek, F., Lipičnik, B., … Merkač, M. (1998). Management kadrovskih virov. Ljubljana: Fakulteta za družbene vede. Možina, S., Rozman, R., Glas, M., Tavčar, M., Pučko, D., Jenko, K., … Kovač, B. (2002). Management; nova znanja za uspeh. Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižica. Pošta Slovenije d.o.o. Uradno glasilo (2012). Pošta Slovenije d.o.o.(1). Pravilnik o sistematizaciji dela (2012). PS. (2010). Službena razdelitev in evidenca delovnega časa podjetja. (Kadrovsko pravni sektor, Ed.). Maribor. Queen’s Printer. (2014). Employment Standards Act. Retrieved April 16, 2014, from http://www.bclaws.ca/EPLibraries/bclaws_new/document/ID/freeside/00_96113_01 Racio razvoj. (2013). Strateško upravljanje s človeškimi viri | Racio Razvoj d.o.o. Consulting. Retrieved January 29, 2014, from http://www.raciorazvoj.si/consulting/upravljanje-s-cloveskimi-viri/ Sangheon, L., Deirdre, M., & Messenger, J. C. (2007). Working Time Around the World. London: Taylor & Francis e-Library,. Shenenberg, T., & Smith, D. (1999). Certifying compensation and benefits management competencies. Human Resource Management. Retrieved from http://www3.interscience.wiley.com.nukweb.nuk.uni-lj.si/cgi-bin/fulltext/61501054/PDF Slovensko društvo Informatika. (2012). Uporabna Informatika. Letnik XX, Št. 2. SRC. (2014). SRC. Retrieved April 07, 2014, from http://www.src.si/ Sternad, S. (2007). Kritični dejavniki uvajanja informacijske rešitve SAP po metodi ASAP. Naše Gospodarstvo, 49. Maribor. Špica. (2014). Biometrične rešitve. Retrieved July 22, 2014, from http://www.spica.si/resitve/kontrola-pristopa/pregled/biometrija TEC. (2014). TEC Advisor. Retrieved April 07, 2014, from http://itadvisor.technologyevaluation.com/(S(ktjupw45synqtj5501lce255))/SurveyFlow.as px Treven, S. (1998). Management človeških virov (Gospodarsk.). Ljubljana. Uradni list. (2006). Z A K O N O EVIDENCAH NA PODROČJU DELA IN SOCIALNE VARNOSTI (ZEPDSV). Retrieved from http://www.uradnilist.si/1/objava.jsp?urlid=200640&stevilka=1768 73 Uradni list. (2013). Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1). Retrieved June 07, 2014, from http://www.uradni-list.si/1/content?id=112301 Uradni list RS. (2007). Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1). Retrieved July 22, 2014, from http://www.uradni-list.si/1/content?id=82668#!/Zakon-o-varstvu-osebnihpodatkov-(uradno-precisceno-besedilo)-(ZVOP-1-UPB1) WiseGEEK. (2014). What Are Personnel? Retrieved May 06, 2014, from http://www.wisegeek.com/what-are-personnel.htm Završnik, B. (2008). Management nabave in oskrbnih verig. Maribor: Ekonomsko poslovna fakulteta. 74 PRILOGA (Vprašanja za izvedbo intervjuja) Lahko na kratko opišete svoj položaj in naloge v podjetju? Koliko časa že opravljate to funkcijo oziroma ste na omenjenem delovnem mestu? Vas lahko vprašam po vaši izobrazbi? Ste bili v preteklosti zaposleni v kakšnem drugem podjetju oziroma na kakšnem drugem delovnem mestu? Kaj za vas pomenijo zaposleni? Na podlagi Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti je določeno, da morajo podjetja voditi Evidenco o izrabi delovnega časa. Ste se že kdaj srečali s to tematiko? Kaj za vas pravzaprav pomeni delovni čas? Znano je da se pojavljajo kršitve s področja delovnega časa tako na strani delodajalcev kot tudi delavcev. Če tu omenim recimo s strani delodajalca odrejanje dela preko polnega delovnega časa; odrejanje letnega dopusta, ko delodajalec ne zagotovi delavcu dela; spreminjanje delovnega koledarja, … S strani delavca pa neupravičeno beleženje ur oziroma prisotnost na delovnem mestu, prirejanje podatkov o opravljenih urah, … Ste se že kdaj srečali oziroma slišali za tak primer? Kaj vi mislite o tem? Kakšna bi bila možna rešitev z vaše strani? Ste o tem kdaj razmišljali? Na kakšen način poteka evidentiranje delovnega časa v vašem podjetju? Ste s tem načinom beleženja ur zadovoljni ali bi kaj spremenili oziroma izboljšali? Podjetje s področja prometa in zvez se je že srečalo s problematiko glede vodenja EDČ? Predvsem menim, da so problematične manjše enote: Kaj vi mislite, na katerih enotah je potrebno izboljšati vodenje ur? Sama imam predlog nadgradnje sistema EDČ oziroma beleženja prisotnosti zaposlenih. Recimo, če omenim povezavo posameznih enot s kadrovskim oddelkom. Se pravi bi kadrovska služba imela posredovane informacije o logiranju prihoda in odhoda posameznika. Ali se strinjate s prenovo oziroma bi bili zadovoljni z nadgradnjo? Menite, da bi se s tem lahko zmanjšali stroški zaposlenih oziroma bi lahko s tem onemogočili prirejanje resnično opravljenih ur delavca? Menite, da bi s tem posledično zmanjšali stroške pisarniškega materiala? Kaj menite, kakšen odziv bi bil s strani zaposlenih in kako bi na to reagiralo vodstvo v Mariboru?
© Copyright 2024