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 MANUAL DE MATRICULACIÓN SICAU UTEQ
Calendario Académico de matriculación
Periodo 2014-2015, Segundo Periodo Académico
Matrículas Ordinarias
6 al 19 de octubre/2014
20 de octubre al 2 de
noviembre/2014
Matrículas extraordinarias
Inicio de clases
20 de octubre/2014
De acuerdo con el art.4 del INSTRUCTIVO DE MATRICULACIÓN EN LA UTEQ, bajo ninguna
circunstancia se permitirá la matriculación de estudiantes una vez concluidos los plazos
establecidos.
Cronograma de Matriculación en el SICAU
Para fines administrativos se ha establecido el siguiente cronograma de inscripciones en el SICAU:
Fecha
Último dígito de
cédula
Cursos
Tipo Matrícula
Lunes 6 de octubre/2014
0y1
Todos
Ordinarias
Martes 7 de octubre /2014
2y3
Todos
Ordinarias
Miércoles 8 de octubre /2014
4y5
Todos
Ordinarias
Jueves 9 de octubre /2014
6y7
Todos
Ordinarias
Viernes 10 de octubre /2014
8y9
Todos
Ordinarias
Todos
Todos
Ordinarias
Todos
Todos
Extraordinarias
Sábado 11 hasta domingo 19 de
octubre/2014
Del lunes 20 de octubre al
domingo 2 de noviembre/2014
Periodo de matrículas
De acuerdo al Reglamento de Semestralización y Créditos de la UTEQ, a partir del periodo 20132014 las matrículas son semestrales y por créditos. El año lectivo se dividirá en dos periodos
académicos (PPAàPrimer Periodo Académico y SPAà Segundo Periodo Académico) y en cada
uno de ellos habrá un proceso de matriculación. Por tanto este proceso de matrícula solo aplica
para el periodo que está por iniciarse.
También es importante conocer que las matrículas serán por créditos, es decir cada Unidad de
Aprendizaje tendrá un número definido de créditos en la malla curricular, y los costos por pérdida
de gratuidad estarán en función del número de créditos de la Unidad de Aprendizaje.
Para más conocimiento sobre los procesos descritos podemos revisar el Instructivo para el
Procedimiento de Matriculación en la Universidad Técnica Estatal de Quevedo o el
Reglamento de Semestralización y Créditos de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo.
Costos por Créditos
El costo por créditos se aplicará para estudiantes incurran en casos de pérdida de la gratuidad,
como se establece en la siguiente tabla:
Matrícula
Matrícula por
primera ocasión
Matrícula por
segunda
ocasión
Matrícula por
tercera ocasión
Costo Crédito
Matrícula
Ordinaria
($)
Más del 60%
créditos
Costo Crédito
Matrícula
Extraordinaria
($)
Más del 60%
créditos
Costo Crédito
Matrícula
Ordinaria
($)
Menos 60%
créditos
Costo Crédito
Matrícula
Extraordinaria
($)
Menos 60%
créditos
0,00
2,00
6,00
8,00
6,00
8,00
10,00
12,00
15,00
15,00
15,00
15,00
2 ANOTACIONES IMPORTANTES
Sobre matrícula En Línea
A partir de este periodo 2014-2015 SPA, solo deberán acercarse a la Unidad de Admisión y
Registro, a entregar documentos los estudiantes que incurran en los siguientes casos:
1) Que ingresen a la UTEQ por primera vez. Es decir estudiantes que provienen de nivelación
o estudiantes que vienen de otras universidades (en estos casos el estudiante deberá
acercarse con los requisitos establecidos al final de la página)
2) Que tengan valores a pagar en el Comprobante de Matrícula impreso en el SICAU. En este
caso deberán entregar el Comprobante de Matrícula (2 copias) y el certificado de depósito
bancario (con 3 copias del mismo)
Los demás estudiantes que no incurran en los casos anteriores, deberán enviar los requisitos,
escaneados en un solo documento PDF al correo [email protected] .
El documento PDF, para enviarlo al correo [email protected], deberá llevar como nombre el
siguiente formato: cédula-apellidos y nombres del estudiante en mayúsculas, ejemplo:
1205645879-JUEZ RODRIGUEZ ALBERTO ISIDRO.pdf
El ASUNTO del correo deberá llevar los mismos datos que el nombre del archivo pero antepuesto
el nombre de la carrera, ejemplo:
ASUNTO: Ingeniería Industrial 1205645879-JUEZ RODRIGUEZ ALBERTO ISIDRO
Los requisitos de matrícula son los siguientes:
En caso de Estudiantes provenientes del Curso de Nivelación o de otra universidad:
• Comprobante de Matrícula emitida por el SICAU (original y 2 copias).
• Depósito bancario original y 3 copias (para los casos en los que haya valores a pagar).
• Copia de Cédula y papeleta de votación vigente (a color)
• Copia Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en caso de extranjeros)
• Certificado Médico y Odontológico otorgado por un Centro de salud Pública
• Copia a color del Título de Bachiller
• 1 Foto a color tamaño carnet
• Original y copia del acta de grado refrendada que lo acredite como bachiller de la república
• En caso de tener discapacidad traer una copia del carnet del CONADIS
En estos casos el estudiante deberá entregar la carpeta con los documentos físicos en la Unidad
de Admisión y Registro de la UTEQ
En caso de haber estado matriculado anteriormente en la UTEQ:
Escanear los siguientes requisitos y agruparlos en un solo documento PDF:
• Comprobante de Matrícula emitida por el SICAU. (lo debe imprimir del SICAU, firmar el
estudiante y escanearlo)
• Cédula y papeleta de votación vigente
• Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en caso de extranjeros)
• En caso de tener discapacidad traer una copia del carnet del CONADIS
En este caso, el documento PDF con los requisitos escaneados debe enviarlo al correo
[email protected]
3 COLORES DE CARPETAS MANILAS
Los estudiantes provenientes del curso de nivelación o de otra universidad deberán traer
una carpeta colgante de los colores que se especifican a continuación:
FACULTAD/UNIDAD
FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS
COLOR DE CARPETA
VERDE
FACULTAD DE CIENCIAS AMBIENTALES
AMARILLO
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CELESTE
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA INGENIERIA
ROJA
FACULTAD DE CIENCIAS PECUARIAS
BEYS
UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA
AZUL
NOTA: ADICIONALMENTE DEBERAN TRAER UNA CARPETA
COLGANTE DE COLOR AMARILLO PARA TODAS LAS FACULTADES
4 Sobre atención en el SICAU
A partir de este periodo 2014-2015 SPA, no habrá atención del personal administrativo del SICAU
a estudiantes de forma personal. Toda consulta, reclamo o sugerencia lo deberán hacer los
estudiantes al correo [email protected], indicando su número de cédula, nombres y apellidos
completos y el problema, reclamo o sugerencia. Los administradores del SICAU le contestarán al
mismo correo electrónico. Incluya todos los datos que crea conveniente pero sea breve y conciso
en la explicación de su inconveniente.
Sobre valores a pagar (pérdida de gratuidad)
Solo deben salir valores a pagar en dos situaciones:
1) Cuando se está matriculado en materias por segunda o tercera ocasión
2) Cuando está matriculado en menos del 60% de los créditos posibles correspondiente a un
semestre (es decir, cuando se matricula en pocas materias de un semestre)
Si usted considera que no debe pagar valor alguno, no pague hasta que confirme el valor a pagar.
Escriba un correo a [email protected], para que le indiquen si su valor a pagar está correcto.
5 Inscripción de la matrícula a través del SICAU
El proceso de inscripción se realizará mediante el Sistema Informático de Control Académico
Universitario – SICAU, al mismo que se puede acceder a través de la página principal de la UTEQ:
www.uteq.edu.ec
Una vez en la siguiente pantalla damos click en el link Matrículas
Y luego en el siguiente ícono:
En los casos de: terceras matrículas, estudiantes procedentes de otras carreras o estudiantes de
otras universidades se usará el siguiente link:
Nota: más adelante se describen pasos previos que deberán realizar los estudiantes en estos
casos para poder matricularse.
6 Luego se debe proceder a llenar el formulario de Actualización de Datos en el siguiente link
Procedemos entonces a ingresar el número de cédula en el cuadro de texto, como se muestra en
la imagen. Y luego damos click en el botón SEGUIR.
7 Proceder a llenar los datos como se indica:
Una vez llenados los datos en cada uno de los formularios, damos click en SEGUIR.
Luego aparecerá la pantalla para subir la foto que se imprimirá en el comprobante de matrícula y
en el carnet estudiantil.
Luego debemos dar click en AGREGAR.
8 Escogemos la fotografía y damos click en Abrir.
OJO: La fotografía debe ser tipo carnet. No se aceptarán en el comprobante, fotografías de
cuerpo entero, de diferentes colores, junto con animales, ni nada que altere la calidad formal
de la imagen.
Luego damos click en SUBIR y aparecerá la foto en el recuadro como se indica:
9 Luego le damos click en SEGUIR y aparece la siguiente pantalla.
10 Al finalizar el último formulario nos debe aparecer el siguiente mensaje, y le damos click en
SEGUIR
11 Una vez concluido el proceso de Actualización de Datos, procedemos a la inscripción ingresando
el número de cédula y el resultado de la operación matemática que se solicita por seguridad.
Luego de dar click en Seguir accedemos a la siguiente pantalla:
Verificamos la carrera correcta y le damos click en Registrar.
12 Luego se nos presenta una pantalla con dos listados de Unidades de Aprendizaje: las que tenemos
aprobadas y las que nos falta por aprobar:
Las Unidades de Aprendizaje en las cuales no haya profesores asignados para este semestre nos
saldrán con la frase NO SE ABRE en color rojo.
Las Unidades de Aprendizaje a las que el estudiante puede optar aparecerán en con un check box:
Al dar click en el check box establecemos nuestra voluntad de tomarla en el presente semestre, tal
como se indica en el círculo de color azul:
En este ejemplo hemos escogido tres Unidades de Aprendizaje.
13 También podemos seleccionar el paralelo como se indica con el círculo rojo. La primera letra
corresponde al Paralelo (en este caso el A) y lo siguiente es el semestre al cual pertenece la
Unidad de Aprendizaje que se eligió (7S = séptimo semestre).
Debemos tomar en cuenta que si escogemos un número de créditos inferior al 60%
correspondientes a este semestre, perderemos la gratuidad, ya que así lo establece la LOES. En
esos casos nos aparecerá el siguiente mensaje: Usted toma '12' de 31 créditos del semestre 7, lo cual es
menos del 60%, por lo tanto pierde la gratuidad.
En cualquier caso podemos avanzar dando click en Finalizar:
NOTA: No debemos olvidarnos que la matrícula a partir del periodo anterior es SEMESTRAL, por
tanto solo debemos escoger las Unidades de Aprendizaje que deseemos ver en este año 20142015 Primer Periodo Académico. Recomendamos escoger todas las disponibles en el semestre
correspondiente, caso contrario podríamos tener inconvenientes en el futuro al no poder tomar
Unidades de Aprendizaje que tengan como requisito una de las que deseemos tomar.
La suma del número de créditos es de máximo 30 por semestre. El sistema le indicará un aviso en
caso de haber sobrepasado ese número de créditos en su matrícula, y le permitirá la rectificación
respectiva.
Los estudiantes deberán escoger entre las Unidades de Aprendizaje que se les presenten
incluyendo los proyectos integradores.
14 Una vez que demos click en Finalizar el sistema nos presentará la siguiente pantalla:
Una vez aquí, damos click en cualquiera de los dos botones indicados y procederemos a imprimir
el Comprobante de Matrícula:
15 La información más relevante del comprobante es la siguiente:
•
•
•
•
•
•
Datos personales del estudiante
El valor a cancelar en los casos previstos.
Las Unidades de Aprendizaje que hemos escogido.
El tipo de matrícula.
Fecha de caducidad del comprobante.
Datos sobre la cuenta bancaria de la UTEQ.
Confirmación de la Matrícula
Una vez impreso el Comprobante de Matrícula y en caso de tener valores a cancelar, debe
proceder al respectivo depósito en la cuenta bancaria de la universidad:
Cta. Corriente del BANCO DE FOMENTO
Número Cta: 0240065674
Nombre Cta: INGRESOS-UTEQ
OJO: los comprobantes de matrículas ordinarias (junto con demás documentos de matrícula sean
digitales o impresos, según el caso) se receptarán en la Unidad de Admisión y Registro de la
UTEQ (ya sea mediante correo electrónico o ventanilla, según el caso) hasta 3 días luego de
vencido el plazo de matrículas ordinarias, e igual procedimiento se llevará con las
matrículas extraordinarias. Cumplido ese plazo no se receptarán documentos y la universidad no
se responsabilizará valores depositados en la cuenta de la UTEQ. Tampoco es obligación de la
UTEQ la recepción de documentos fuera de ese plazo.
De no tener valores que cancelar no es necesario que se acerque a la institución bancaria.
Los requisitos de matrícula son los siguientes:
En caso de Estudiantes provenientes del Curso de Nivelación o de otra
universidad:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Comprobante de Matrícula emitida por el SICAU (original y 2 copias).
Depósito bancario original y 3 copias (para los casos en los que haya valores que pagar).
Copia de Cédula y papeleta de votación vigente (a color)
Copia Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en caso de extranjeros)
Certificado Médico y Odontológico otorgado por un Centro de salud Pública
Copia a color del Título de Bachiller
1 Foto a color tamaño carnet
Original y copia del acta de grado refrendada que lo acredite como bachiller de la república
En caso de tener discapacidad traer una copia del carnet del CONADIS
En estos casos el estudiante deberá entregar la carpeta con los documentos físicos en la Unidad
de Admisión y Registro de la UTEQ
16 En caso de haber estado matriculado anteriormente en la UTEQ:
Escanear los siguientes requisitos y agruparlos en un solo documento PDF:
• Comprobante de Matrícula emitida por el SICAU. (lo debe imprimir del SICAU, firmar el
estudiante y escanearlo)
• Cédula y papeleta de votación vigente
• Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en caso de extranjeros)
• En caso de tener discapacidad traer una copia del carnet del CONADIS
El documento PDF con los requisitos escaneados debe enviarlo al correo
[email protected]
NOTA:
En los casos en los cuales el estudiante NO tiene valores a cancelar: no
debe acercarse a entregar ningún documento adicional en la UTEQ. Solo
enviar los requisitos escaneados al correo [email protected]
En los casos en los cuales el estudiante SI tiene valores a cancelar: debe
acercarse a entregar en la Unidad de Registro lo siguiente:
• 2 copias del Comprobante de Matrícula emitida por el SICAU
• Original y 3 copias del comprobante de depósito bancario
Los documentos deben ir en el orden establecido.
Cuando entregue estos documentos en la Unidad de Admisión y Registro o cuando los
envíe por correo, se revisará que todo esté correcto y procederá a registrar en el SICAU
su matrícula y habrá concluido el proceso.
Si se detectaren inconvenientes posteriores como falsedad o alteración de alguno de los
documentos solicitados, la universidad procederá a anular la matrícula.
17 Terceras Matrículas
Los estudiantes que deseen obtener tercera matrícula deberán enviar una solicitud en papel
Universitario al Coordinador de carrera, adjuntando las respectivas causales y las evidencias
académicas que certifiquen la excepcionalidad de su petición.
El Coordinador de la Carrera, presentará un informe al Decano de la Facultad en 48 horas,
respecto a lo solicitado por el estudiante sobre la solicitud de Tercera Matrícula, quién enviará a la
Unidad de Admisión y Registro, la autorización de matrícula para ser asentado en el SICAU.
Las Unidades de Aprendizajes o módulos que puede tomar el estudiante, deberán ser definidas por
el Coordinador de Carrera en su informe, donde se deberá incluir la de tercera matrícula, y estas
no podrán superar el 40% de los créditos posibles en el semestre correspondiente.
La impresión del Comprobante de Matrícula y el pago de tercera matrícula lo realizará el estudiante
luego de asentada su matrícula en el SICAU, para ello deberá dar click en el ícono que se muestra
a continuación:
Y luego continuar con el trámite respectivo.
18 Estudiantes procedentes de otras carreras o de otras universidades
Los estudiantes que provengan de otras universidades o de otras carreras, deberán enviar una
solicitud en papel Universitario al Coordinador de carrera.
El Coordinador de la Carrera, presentará un informe al Consejo Directivo de la Facultad o al
decano, quién cursará a la Unidad de Registro la autorización de matrícula para ser asentado en el
SICAU, con el respectivo cuadro de Unidades de Aprendizaje (modalidad presencial) o Módulos
(modalidad semipresencial) convalidadas y sus calificaciones.
La impresión del Comprobante de Matrícula y el pago de tercera matrícula lo realizará el estudiante
luego de asentada su matrícula en el SICAU, para ello deberá dar click en el ícono que se muestra
a continuación:
Y luego continuar con el trámite respectivo.
19 Anulación de Matrículas
Para anular su matrícula el estudiante deberá dirigir una solicitud al decano de la facultad en papel
universitario, indicando:
•
•
•
•
Sus nombres apellidos y número de cédula
La carrera a la cual se matriculó
Las Unidades de Aprendizaje en las cuales desea anular su matrícula
El motivo de la anulación de la matrícula.
La solicitud no puede exceder los 30 días calendario, posteriores al inicio de clases. Bajo ningún
motivo se anulará matrículas cuya solicitud se realice luego de ese periodo.
20 Respuestas a posibles problemas:
¿Si tengo problemas en las calificaciones dónde debo acudir?
Puede enviar un correo a [email protected] o acudir a la facultad a la cual usted pertenece
¿Si el sistema no refleja el colegio donde estudie o el cantón donde nací, donde acudo?
Puede enviar un mail a [email protected] indicando todos los datos que nos puedan ser útiles, si
falta un cantón: enviar nombre cantón y provincia a la cual pertenece. Si falta un colegio, enviar el
nombre del colegio, el tipo de colegio (fiscal, fisco misional, particular, etc.), el cantón donde se
ubica el colegio.
¿Si no aparezco en el sistema, qué debo hacer?
Enviar un mail a [email protected] indicando su número de cédula, sus nombres y apellidos, la
carrera que cursa, el semestre y el paralelo.
El sistema no responde. ¿Qué debo hacer?
Puede ser un problema del explorador de Internet, intente con otro, existen varios, Mozilla Firefox,
Google Chrome, Internet Explorer, Opera, etc.
Si el problema persiste intente con otro computador, pueda que el que está usando tenga algún
problema de configuración o virus.
Si el problema aún persiste envíe un mail a [email protected] indicando el inconveniente, su
número de cédula, sus nombres, apellidos, la carrera que cursa y describa el problema que
presenta.
El sistema no me permite ingresar al formulario de Actualización de Datos. ¿Qué debo
hacer?
Enviar un mail a [email protected] indicando el inconveniente, su número de cédula, sus
nombres y apellidos y la carrera que cursa.
¿Qué debo hacer si mis datos personales son erróneos?
Debe enviar un mail a [email protected] indicando todos los datos que nos puedan ser útiles, si
falta un cantón: enviar nombre cantón y provincia a la cual pertenece.
En el sistema aparece que debo tomar Unidades de Aprendizaje que ya aprobé. ¿Qué debo
hacer?
Enviar un mail a [email protected] indicando su número de cédula, sus nombres y apellidos y la
carrera que cursa. Además de la o las Unidades de Aprendizaje en las cuales tiene el problema.
No se inscriba en el SICAU hasta que el problema esté solucionado.
También puede acercarse a la secretaría de su facultad, para averiguar que ocurrió en su caso.
21 ¿Dónde puedo consultar mi historial de calificaciones?
En el link NOTAS, usted puede consultar su registro de calificaciones.
He perdido mi comprobante de matrícula. ¿Es posible imprimirlo nuevamente?
Lo puede hacer dando click en siguiente link: Ingresar el número de cédula y la suma y dar click en seguir:
Luego en Registrar
22 Y luego en IMPRIMIR REGISTRO DE MATRÍCULA
¿Escogí demás una Unidad de Aprendizaje al momento de inscribirme, qué debo hacer?
Debe dirigir una solicitud al Coordinador de Carrera en especie valorada, explicando la situación
para la baja de esa materia. Tiene solo 30 días luego de iniciado el periodo de clases, luego de ese
periodo no es viable el trámite.
¿Olvidé escoger una Unidad de Aprendizaje al momento de inscribirme, qué debo hacer?
Debe dirigir una solicitud al Coordinador de Carrera en especie valorada, explicando la situación
para la inclusión de esa materia. Tiene solo 30 días luego de iniciado el periodo de clases, luego
de ese periodo no es viable el trámite. Esto no se aplica a estudiantes de segundas o terceras
matrículas, en esos casos, no hay forma de añadir más Unidades de Aprendizaje de las
seleccionadas por el estudiante.
¿Cómo puedo saber si estoy correctamente matriculado?
En el link NOTAS, usted puede consultar todas las materias en las cuales está matriculado.
23 En la columna de ESTADO, tendremos la palabra INSCRITO cuando el estudiante realiza la
inscripción en el SICAU. Una vez entregado o enviados los requisitos a la Unidad de Admisión y
registro, aparecerán las materias en el estado como MATRICULADO
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