KOLLEGIEKONTORET 28. oktober 2013 [email protected] Tlf.nr. 8732 8312 Udskrift af forhandlingsprotokollen for SKJOLDHØJKOLLEGIET Møde nr. 169 den 25. oktober 2013 kl. 10.00 Referat af møde 169 i Skjoldhøjkollegiets bestyrelse den 25. oktober 2013 kl.10.00 på kollegiet Til stede: Silas Fontain Jakobsen Søren Spangsberg Ahlers Karen Jensen Fraværende: Christian Rabjerg Madsen (vi har ikke en gyldig adresse til ham) Desuden deltog fra Kollegiekontoret varmemester Ernst J. Sørensen, direktør Per Juulsen, driftschef Kim S. Møller, boliginspektør Torben Kragh og Jette Bergendorff som referent. Dagsorden 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Forhandlingsprotokollen Revisionsprotokollen Valg til bestyrelsen Indstilling af 1 medlem til Kollegiekontorets bestyrelse Godkendelse af kollegiets regnskab for 2012/2013 Herunder orientering om regnskabet for Skjoldhøj Bar & Café Studiekontrol Kollegiets drift Evt. Ad 1. Forhandlingsprotokollen Referatet af møde 168 blev godkendt og forhandlingsprotokollen blev underskrevet af formanden. Der var ikke tilføjelser til revisionsprotokollen udover det udsendte protokollat i tilknytning til årsregnskabet. Ad 2. Valg til bestyrelsen Bestyrelsen ser således ud: Formand Menige medlemmer Silas F. Jakobsen Søren S. Ahlers Karen Jensen Christian R. Madsen (valgt af kollegiets beboere) (valgt af kollegiets beboere) (udpeget af uddannelsesinstitutionerne) (udpeget af Aarhus Kommune) Det har ikke været muligt at indkalde Christian R. Madsen, da Kollegiekontoret ikke har gyldig adresse eller e-mailadresse. Karen Jensen spurgte, om der kunne gøres noget for at tilskynde udpegning af medlemmer fra Aarhus Kommune. Der var ingen forslag udover det vi allerede gør, nemlig at rette henvendelse til byrådssekretariatet. Der blev også sat spørgsmålstegn ved, om uddannelsesinstitutionerne fortsat skal bruge ressourcer på at deltage i bestyrelsesmøder. Ad 3. Indstilling af 1 medlem til Kollegiekontorets bestyrelse Bestyrelsen indstiller Silas F. Jakobsen. Ad 4. Godkendelse af kollegiets regnskab for 2012/13 Der var, sammen med indkaldelsen, udsendt årsregnskab til bestyrelsen samt revisionsprotokol direkte fra revisoren. Torben Kragh gennemgik hovedtallene i regnskabet. Årets resultat er et overskud på 653.854 kr. Nettoprioritetsydelser – Ydelser på lån. Renteudgifter i øvrigt – Disse udgifter er realiseret kurstab i forbindelse med salg og udtræk (1.320.652 kr.) samt kurtage ved obligationshandel (127.703 kr.). Vandforbruget – Der har været en besparelse på ca. 129.000 kr. pga. et mindre forbrug end budgetteret, det hænger sammen med at der er tomme boliger. Forsikringer – Besparelsen på ca. 240.000 kr., afvigelsen skyldes, at vi ikke kendte prisen ved budgetlægning og havde forudsat prisstigninger. Varme – Der er brugt ca. 100 MWh mere end budgetteret. Elforbruget – En besparelse på ca. 300.000 kr. i forhold til budgettet. Rengøring indvendig og alm. vedligehold – Der er bl.a. brugt ca. 300.000 kr. på ekstra rengøring (rengøring i fællesarealer for værelser som ikke var udlejede). Beboerrådet overvejer om denne rengøring er nødvendig i de fællesarealer, som er på listen i øjeblikket og giver Torben Kragh besked om evt. ændringer der ønskes implementeret. Alm. vedligeholdelse, ppv og fornyelse - Detaljerede oplysninger kan ses i referatet fra driftsmøde nr. 33, som er udsendt pr. e-mail til bestyrelsen. Tab på fraflyttede – Der har været tab på ca. 76.000 som dækkes af henlæggelserne og der hensættes 335.828 i dette regnskabsår – det svarer til 50 % af det beløb som er sendt til advokat. På forespørgsel om hvordan inddrivelse sker, svarede Per Juulsen, at der er indgået kontrakt med Intrum Justitia, som honoreres med en procentdel af det inddrevne beløb. Lejetab – Der har været et lejetab på 1.262.069 kr. Karen Jensen udtrykte bekymring for den store stigning i kollegiets lejetab. Per Juulsen svarer, at det var forventet, da der er bygget mange ungdomsboliger som idriftsattes i dette regnskabsår. Det er ikke realistisk at forvente nul i lejetab på Skjoldhøjkollegiet. D-værelserne er svære at udleje, men udlejningssituationen forventes bedre i indeværende år. Der forventes også i nærmeste fremtid at blive 264 færre kollegieværelser, når Hejredalskollegiet nedlægges. Karen Jensen oplyser, at universitetet i 2015 forventer at indgå aftale om opførelse af ca. 700 boliger hos en privat udlejer, som især skal anvendes til udvekslingsstuderende. Bestyrelsen ønsker at der budgetteres med det reelt forventede lejetab, så det bliver synligt hvad der forventes og at udgiften til vand, varme og el justeres herefter. Diverse udgifter – Hovedsageligt udgift til vagtordning. Beboerfaciliteter - Et af beboerne fastsat beløb, som beboerrådet råder over til afholdelse af beboerarrangementer, samt udgift til drift af vaskeri. Der er brugt ca. 130.000 kr. mindre end budgetteret til arrangementer. Beboerrådet meddeler Torben Kragh, om de ønsker, at nedsætte beløbet til arrangementer i kommende budget. Indtægter Renteindtægterne – Der har været en større renteindtægt end budgetteret og der har været en realise- ret kursgevinst ved udtræk og salg af obligationer på 625.508 kr. Samlet set har der været en forrentning på ca. 1,7 % af kollegiets midler. Diverse indtægter – Denne post indeholder hovedsageligt indtægtsføring af ydelser på udamortiserede lån. Der indgår også en indtægt på 106.496 kr. for inddrevne fordringer, som var afskrevet. Driftssikring – Løbende driftstilskud fra stat og kommune. Årets resultat er et overskud på 653.854 kr., hvoraf 29.405 kr. overføres til tabs- og vindingskontoen. Saldoen på tabs- og vindingskontoen er herefter på de maksimale (2 % af driftsudgifterne) 685.767 kr. De resterende 624.449 kr. overføres til henlæggelserne. Der henvistes til spørgeskemaets afkrydsninger, som Torben Kragh gennemgik, nærmere forklaring derpå findes på side 19 i regnskabet. I 2014 udløber to lån med en årlig ydelse på 2.701.372 kr. Dette beløb kan bruges til delvis tilbagebetaling af tre rente- og afdragsfrie statslån på i alt 13 millioner kroner, som udløber i 2017. Fremtidig nødvendig renovering kan ikke forudsiges, men Torben Kragh forklarer, at det meste pt. kan klares med reparationer, dog har der været flere fejl på varmeanlægget, og det er en potentiel stor udgift, hvis mange eller alle varme-rør skal udskiftes. Revisionsprotokollen – Revisors gennemgang har ikke givet anledning til forbehold. Bestyrelsen godkendte og underskrev årsregnskabet for kollegiet. Revisionsprotokollen vedr. årsregnskabet og regnskabserklæring til revisor blev underskrevet. Regnskab for Skjoldhøj Bar og Cafeteria A.m.b.a. Der var til orientering udsendt årsrapport og revisionsprotokol for Skjoldhøj Bar og Cafeteria, som udviser et overskud efter skat på 9.879 kr. Søren Ahlers fortalte, at der har været problemer med procedurehåndtering og bevilling pga. skiftende bestyrere. Der er nu ansat en ny bestyrer, som har mange idéer til driften. Der er fortsat faste udgifter, men ingen indtægter, da baren pt. er uden bevilling og derfor lukket. Beboerrådet er bekymret for barens fremtid og der vil blive stor udskiftning barens bestyrelse på næste generalforsamling, da flere at de nuværende udtræder. Per Juulsen informerede på forespørgsel om, at barens bestyrelsesmedlemmer, ved evt. likvidation, vil være ansvarlige og kan, hvis det vurderes, at de har haft kendskab til at der er stiftet gæld, som ikke kan forventes tilbagebetalt, hæfte personligt overfor f.eks. Skat. Egenkapitalen er herefter 80.369 kr. Skjoldhøjkollegiet har indskudt andelskapital på kr. 102.100. Regnskabet tages til efterretning. Ad 5. Studiekontrol Søren Ahlers har ønsket dette emne på dagsordenen, da beboerrådgiveren har fortalt, at der kan udlejes ungdomsboliger på midlertidige kontrakter på kollegier og det ønsker beboerrådet at benytte. Beboerrådet ønsker hurtigere opsigelse og udflytning af dem, der ikke er under uddannelse. Per Juulsen forklarer at det ikke er lovligt at leje ud på betingede, midlertidige kontrakter. Der skal udlejes på standardkontrakt og i oktober udføres studiekontrol med svarfrist på 6 uger. Derefter kan lejeren opsiges med 3 måneders varsel, hvis han ikke er studieaktiv. Alle frister er i henhold til gældende lov og kan ikke fraviges. Konklusionen er, at det ikke kan gøres hurtigere. Ad 6. Kollegiets drift Der kan findes flere oplysninger i driftsmødereferat nr. 33. Renovering af gavle, sterne og beton ved D-indgange – Der var udsendt tilstandsrapport til orientering. På gavlen er det en primært en kombination af dårlig vandskuring og gavle uden synlige skader men kun store forekomster af alger og snavs. I forbindelse af ønske om at murbindernes tilstand undersøges har det ikke været muligt at registrere, at der er brugt murbindere der skal holde murstensvæggen fast til den oprindelige gavl. Dette forhold skal undersøges nærmere. Det besluttes, at der på gavle med skader hvor reparation vil blive synlig sker total afrensning af vandskuring og efterfølgende genbehandling. Gavle uden skader afrenses for alger. Sterne består af eternit med asbest, derfor besluttes det at der kun behandles mod alger, hvilket kun dræber algerne. Både gavle og sterne bør igen behandles mod algevækst efter ca. 5 år. Beton ved indgange til D-opgangene skal renoveres på grund af store afskalninger ved terræn. Det besluttes at renovere betonen i forbindelse med renovering af gavle og sterne. Det besluttes at foretage renovering af gavle, sterne og beton til ca. 4,2 millioner kr, som dækkes af henlæggelserne. Beløbet er dog forudsat at murbindere er tilstede og intakte, da etablering af murbindere udgør kr. 1,25 millioner kr. Renoveringen forventes at kunne påbegyndes til foråret med afslutning efterår 2014. Bolignet-Tv – De leverer signal pr. 15. januar 2014. Stofa hævder, at de ejer kablingen der forbinder de enkelte blokke på kollegiets område, det er de blevet bedt om at dokumentere. Trappetrin som skal repareres – Torben Kragh har indhentet tilbud, det besluttes at arbejdet igangsættes. Køleskabe – De mærkes med boligens nummer. Rengøringsordning – Beboerrådet har ønsket en ændring af rengøringsordningen, så beboerne skulle være kollektivt ansvarlige for rengøringen af fællesarealer og ikke enkeltvis efter turnusordning som nu. Advokatens svar blev omdelt til bestyrelsen, hvori han konkluderer at den ønskede ordning vil være i strid med lejelovgivningen og derfor ikke bør indføres. Vagtordning – Der er mulighed for at beboerne kan tilkalde vagten ved behov, det besluttedes der ikke skal ske ændringer. Ledige lejemål – Torben Kragh omdelte statistik over ledige lejemål fordelt på typer. Ad 7. Evt. Søren Ahlers oplyser, at vedtægter og forretningsorden for beboerrådet gennemses og revideres af beboerrådet. Husordenen ønskes også revideret. Beboerrådet ønsker at definere præcist hvor mange dyr en beboer må have i lejemålet og at kæledyr ikke må opholde sig i fællesrum. Beboerrådet sender de reviderede dokumenter til [email protected] Mødet slut kl. 12.40 Referent: Jette Bergendorff __________________________________ Formanden