1. No category

Gjern IdrætsForening
Når sport e r lidt mere e nd leg…
28. januar 2015
Forretningsorden for bestyrelsen i Gjern Idrætsforening.
Mødeaktivitet
Normalt afholdes der ordinært bestyrelsesmøde den anden tirsdag i hver måned, dog undtagen juli
og december. Efter generalforsamlingen udarbejder formanden en mødekalender gældende frem til
næste generalforsamling. Efter behov indkalder formanden til ekstraordinære bestyrelses møder.
Dagsorden
Formanden udarbejder en dagsorden til hvert bestyrelsesmøde. Bestyrelsen kan øve indflydelse på
dagsordnen ved at fremsende forslag til formanden. Formanden sender dagsordenen pr. mail til
bestyrelsesmedlemmerne senest 3 dage før mødet.
Bestyrelsesmedlemmerne orienterer de udvalg, som de er kontaktperson for, om dagsordenen med
henblik på, at få bemærkninger til de enkelte punkter.
Referat
Sekretæren udarbejder et beslutningsreferat for hvert møde. Referatet sendes dagen efter mødet til
hvert bestyrelsesmedlem, som inden tre dage skal meddele evt. bemærkninger pr. mail til
sekretæren. Herefter lægges referatet på hjemmesiden. Den endelige godkendelse og underskrift
foretages på det følgende bestyrelsesmøde.
Aktivitetsliste
Hvert bestyrelsesmøde afsluttes med gennemgang og opdatering af aktivitetslisten. Den opdaterede
aktivitetsliste vedhæftes referatet.
Regnskab
På bestyrelsens ordinære møder skal kassereren gennemgå en udarbejdet regnskabsoversigt,
suppleret med oplysninger om kontingenter, større omkostninger og likviditeten.
Regnskabsoversigten indeholder sammenligning med budgettet.
Omkostningsgodtgørelse
På første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen fastsættes der en fast omkostningsgodtgørelse,
til hvert bestyrelsesmedlem, dækkende perioden til næste generalforsamling.
Omkostningsdækningen udbetales i samme måned som næste generalforsamling afholdes.
Bestyrelsesmedlemmer der træder ud af bestyrelsen før valgperiodens udløb, udbetales en
forholdsmæssig omkostningsdækning.
Kontingentfastsættelse
På bestyrelsesmødet i juni fastsættes kontingentstørrelserne for de forskellige aktiviteter i GIF.
Kontingentstørrelserne gælder for kommende inde og udesæson.
Kontingentopkrævning
Vintersæson
Bestyrelsens ansvarlige for opkrævning af kontingent sender kontingentlisterne fra forrige sæson til
udvalgene senest 1. september. Udvalgene skal returnere både de afkrydsede lister fra forrige sæson
og listerne med nye medlemmer senest 10. oktober. Listerne danner grundlag for
Side
1 af 6
Gjern IdrætsForening
Når sport e r lidt mere e nd leg…
kontingentopkrævningen som foretages af eksternt firma via girokort eller betalingsservice den 1.
november.
Deltagere som begynder i perioden 10. oktober til 31. december skrives på en ny liste som
returneres senest 10. januar. Der betales fuld kontingent.
Deltagere der begynder efter 1. januar skrives løbende på en ny liste som returneres senest den 10. i
månederne januar, februar og marts Der betales halv kontingent.
Denne procedure betyder, at holdene hele sæsonen skal have lister liggende fremme til brug for nye
deltagere.
Sommersæson
Bestyrelsens ansvarlige for opkrævning af kontingent sender kontingentlisterne fra forrige sæson
Til udvalgene senest den 1. april. Udvalgene skal returnerer både de afkrydsede lister fra forrige
sæson og lister med nye medlemmer senest den 10. maj. Listerne danner grundlag for
kontingentopkrævningen, som foretages af eksternt firma via girokort eller betalingsservice den 1.
juni.
Deltagere som begynder i perioden 10. maj til 30. juni skrives på en ny liste som returneres den 10.
august. Der betales fuld kontingent
Deltagere der begynder den 1. juli eller senere skrives løbende på en ny liste som returneres den 10.
i månederne juli, august og september. Der betales halv kontingent.
Denne procedure betyder, at holdene hele sæsonen skal have lister liggende fremme til brug for nye
deltagere.
Reservation af træningstider i hallen og i skolens gymnastiksal.
Bestyrelsen sender senest 2. januar en opfordring til udvalgene om, at udarbejde forslag til
træningstider i såvel kultur- og Idrætscentret som i skolens gymnastiksal gældende for næste
vintersæson. Forslagene skal returneres til bestyrelsen senest 1. februar.
Bestyrelsen koordinerer forslagene udpeger et eller to bestyrelsesmedlemmer til at indberette
resultatet til Silkeborg kommune via PlanBook WEB Introduktion.
Silkeborg kommune sender det endelige resultat til bestyrelsen, som videresender det til udvalgene
sammen med benyttelsessedlerne. Udvalgene udfylder og returnerer benyttelsessedlerne til kulturog Fritidsafdelingen.
Indhentelse af børneattester
Hvert år i januar før udesæsonen begynder og i juni før indesæsonen begynder, minder bestyrelsen
udvalgsformændene om, at der skal indhentes børneattester og at der skal forelægge svar fra
kriminalregistret inden sæsonstart. Se Idrætsforeningens regler for indhentelse af børneattester.
Formanden sørger for, at det i bestyrelsens referat for april og september konstateres, at klubbens
trænere, instruktører og ledere, der har direkte tilknytning til børn under 15 år, er blevet tjekket i
kriminalregistret.
Omkostningsbudget for afdelingerne
Skema til oprettelse af afdelingernes omkostningsbudget sendes til afdelingerne senest kort efter
bestyrelsens maj møde. Det udfyldte skema med bilag returneres til bestyrelsen den 1. juli.
Budget for Gjern IF
På grundlag af omkostningsbudgetter for de enkelte udvalg, som gennemgås af bestyrelsen,
udarbejder kasseren budget for hele foreningen, som løbende sammenlignes med de realiserede tal
Side
2 af 6
Gjern IdrætsForening
Når sport e r lidt mere e nd leg…
Folder/pjece om den kommende vintersæson
På bestyrelsens møde i maj planlægges udarbejdelsen af informationsmateriale for den kommende
vintersæson. Materialet skal være trykt og klar til omdeling i den uge i august hvor skolerne
begynder efter sommerferien.
Rent praktisk sender formanden filerne fra sidste års folder til kontaktpersonerne for de enkelte
udvalg, som så skal sørge for at få opdaterede filer tilbage og sende dem retur til formanden, således
er det den enkelte udvalgskontaktperson, der er tovholder på netop 'deres' afdelings filer, inden de
sendes videre til formanden.
Formanden formidler materialet videre til Lars Vad Sørensen, som efter aftale trykker folderen.
Stafetten
Stafetten udkommer fire gange om året, februar, maj, august og november. På bestyrelsesmøderne i
januar, april, juni og oktober drøfter bestyrelsen hvilke indlæg der skal skrives og hvem der skriver.
Efter bestyrelsesmøderne minder sekretæren formændene for Idrætsforeningens udvalg om dato for
deadline med en opfordring til, at udvalget skriver et indlæg. Bestyrelsens sekretær samler såvel
bestyrelsens som udvalgenes indlæg og videresender dem til Stafettens redaktion.
Links på gjern-if.dk
Hvis andre end foreningens sponsorer ønsker links på gjern-if.dk skal dette godkendes af
bestyrelsen
Aftale om indkøb af tøj
Bestyrelsen har indgået en sponsoraftale med Sportmaster Hammel. Aftalen betyder at foreningen
køber tøj og andre sportsartikler hos sportsmaster, som yder rabat i forhold til kalenderårets samlede
indkøb. Alle indkøb foretages af foreningens indkøbsansvarlige. Desuden afholder Sportsmaster en
klubaften pr år, for foreningens medlemmer, som ved denne lejlighed får rabat på alle ikke nedsatte
varer.
Klubhuset
Bestyrelsen er ansvarlig for, at der er nogen som passer klubhuset. Der stræbes efter at have et fast
værtspar. Bestyrelsen indkalder foreningens medlemmer til en årlig arbejdsdag i klubhuset i maj
måned. Idrætsforeningens medlemmer har mulighed for at leje klubhuset for kr. 75 i timen
minimum kr. 300, eller kr. 500 pr. døgn efter nærmere aftale med bestyrelsens klubhus ansvarlige.
Sponsorudvalg
Sponsorudvalgets aktiviteter er efter aftale overdraget til Støtteklubben ”Klubvennerne”, som således er ansvarlig for, via salg af sponsorater, at indsamle penge til Gjern Idrætsforening.
Sponsoraterne sælges i Gjern IF-regi, således at pengene fra de enkelte sponsorer indbetales direkte
på Gjern IF’s konto i Sparekasse Østjylland, og Gjern IF disponerer suverænt over pengene. Alle udgifter i forbindelse med overholdelse af forpligtelser overfor sponsorer afholdes af Gjern IF,
i henhold til et af Støtteklubben aflagt og af GIF godkendt udgiftsbudget.
Gjern IF, strukturopbygning
Side
3 af 6
Gjern IdrætsForening
Når sport e r lidt mere e nd leg…
Strukturopbygningen (fem sider) revideres straks efter hver generalforsamling og om nødvendigt
løbende
Fællesudvalgsmøder
Der afholdes mindst et fællesudvalgsmøde om året. I mødet deltager medlemmer af de forskellige
udvalg. Bestyrelsen planlægger og indkalder udvalgenes medlemmer. Årets møde fastlægges i
marts
Udvalgsbeskrivelser
Udvalgene reviderer løbende deres egen udvalgsbeskrivelse. Bestyrelsen skal efter behov behandle
udvalgsbeskrivelserne på fællesudvalgsmøderne.
Prisuddeling
Hvert år på generalforsamlingen uddeles årets lederpris, prisen som årets træner og prisen som årets
idrætsudøver. Bestyrelsen behandler emnet på sine møder i november og januar. For at give alle
udvalgene mulighed for at stille forslag til hvem der skal modtage årets priser, skriver formanden
efter bestyrelsesmødet i november, til alle udvalgsformænd med opfordring til at indstille emner til
modtagelse af årets priser. På bestyrelsesmødet i januar besluttes det hvem der tildeles årets priser
Frivilligfest
Bestyrelsen arrangerer en gang om året, en fest for alle der deltager i det frivillige ulønnede arbejde,
der er så afgørende for, at drive og udvikle en idrætsforening af Gjern IF’s størrelse. Festen holdes i forbindelse med Sct. Hans byfest, som afholdes lørdag aften i festugen.
Unge frivillige under 18 år, tilbydes et gavekort på kr. 100,00 til biograf-tur.
Liste med frivillige i Gjern IF.
Bestyrelsen for Gjern IF udarbejder en liste med klubbens frivillige, som skal opdateres to gange
årligt; ved opstart af henholdsvis sommer/ude- som vinter/indesæson.
Det vil fremgå af dagsorden til bestyrelsesmøderne i henholdsvis marts og september, at listen over
frivillige skal opdateres. Marts-listen danner således grundlag for udsendelse af indbydelser til
frivillig- festen i juni og uddeling af biograf-gavekort.
Julefrokost
I december afholder bestyrelsen en julefrokost i foreningens lokaler i Gjern kultur- og Idrætscenter.
Som tak for indsatsen og afsavnet inviteres konen / manden / kæresten til dette arrangement.
Ekstern repræsentation
I begrænset omfang kan bestyrelsen vælge at lade sig repræsenterer i forbindelse med receptioner,
runde fødselsdage, begravelser el. l. Normalt vil det være formanden der repræsenterer foreningen,
men ellers en anden af bestyrelsen udpeget person
Bestyrelsen for Gjern Kultur- og Idrætscenter
Gjern IF har en fast plads i idrætscentrets bestyrelse. På første bestyrelsesmøde efter
Idrætsforeningens generalforsamling beslutter bestyrelsen hvem der skal udfylde pladsen
Side
4 af 6
Gjern IdrætsForening
Når sport e r lidt mere e nd leg…
Forretningsordenen
Forretningsordenen vurderes altid på første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen med henblik
på at foretage eventuelle ændringer. Bestyrelsen kan dog løbende foretage nødvendige ændringer.
Bestyrelsen
15. juni 2011
Kalender med forretningsordenens emner til bestyrelsens månedlige dagsorden.
Faste punkter:
Referat
Regnskab
Kontingentlister
Januar
Børneattester: Brev til afdelingerne, udesæson
Stafetten: Bestyrelsens indlæg og udsendelse af dato for deadline til afdelingerne
Februar
Reservation af træningstider i hallen og gymnastiksalen
Marts
Årets mødekalender.
Strukturopbygningen vurderes.
Forretningsordenen vurderes
Omkostningsgodtgørelse fastsættes.
Fællesudvalgsmøde.
April
Børneattester: Resultatet føres til referat, udesæson
Stafetten: Bestyrelsens indlæg og udsendelse af dato for deadline til afdelingerne
Den årlige arbejdsdag i klubhuset
Opdatering af liste over GIF’s frivillige.
Maj
Omkostningsbudget for afdelingerne forberedes
Folder/pjece om den kommende vintersæson
Juni
Børneattester: Brev til afdelingerne, indesæson
Fastsættelse af kontingentstørrelser for kommende inde og udesæson
Side
5 af 6
Gjern IdrætsForening
Når sport e r lidt mere e nd leg…
Stafetten: Bestyrelsens indlæg og udsendelse af dato for indlæg til afdelingerne
Frivilligfest i august
August
Omkostningsbudget for afdelingerne, resultatet
September
Børneattester: Resultatet føres til referat, indesæcon
Planlægning af fællesudvalgsmøde.
Bestyrelsessammensætning i næste toårige periode efter generalforsamlingen.
Opdatering af liste over GIF’s frivillige.
Oktober
Stafetten: Bestyrelsens indlæg og udsendelse af dato for deadline til afdelingerne
November
Reservation af træningstider i hallen og gymnastiksalen
Julefrokost
Side
6 af 6